Open marktconsultatie theater en sport softwarepakket

Facilitaire Zaken

Open marktconsultatie theater en sport softwarepakket SZ0001 juni 2008

vrije Universiteit amsterdam

© 2008 Vrije Universiteit, Amsterdam

Open marktconsultatie Theater en sport softwarepakket SZ0001

2

Inhoudsopgave Begripsbepalingen ..........................................................................................................................3 1. Beschrijving consultatie.........................................................................................................4 1.1. Inleiding .............................................................................................................................4 1.2. Doelstelling ........................................................................................................................4 1.3. Planning..............................................................................................................................4 1.4. Kader ..................................................................................................................................5 2. Domeinbeschrijving...............................................................................................................6 3. Beschrijving procedure ..........................................................................................................7 3.1. Algemeen ...........................................................................................................................7 3.2. Inlichtingen.........................................................................................................................8 3.3. Indienen Adviezen..............................................................................................................8 4. Instructie voor de Geconsulteerde..........................................................................................9 4.1. Adressen en contactpersonen .............................................................................................9 5. Consultatievragen ................................................................................................................10 5.1. Inleiding ...........................................................................................................................10 5.2. Hoofdprocessen................................................................................................................10 5.3. Processen..........................................................................................................................10 5.4. Naam pakket.....................................................................................................................11 5.5. Bereidheid om detailvragen te beantwoorden ..................................................................12



3

Begripsbepalingen Aanbestedende dienst De Vrije Universiteit uitgaande van de Vereniging van christelijk hoger onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en patiëntenzorg, hierna te noemen Vrije Universiteit of VU. VU Vrije Universiteit Advies De antwoorden van de Geconsulteerde op de vragen van de Aanbestedende dienst. Bestek Het Aanbestedingsdocument dat de Aanbestedende dienst zal uitbrengen voor de aanschaf van een theater en sport softwarepakket en dat mede op de door de Geconsulteerde aan te leveren informatie gebaseerd zal zijn. Geconsulteerde Een marktpartij die aan deze consultatie deelneemt. Consultatiedocument Dit document. T&S pakket Een Theater en Sport softwarepakket dat voorziet in de functionele behoefte zoals beschreven in document.



4

1. Beschrijving consultatie

1.1.

Inleiding Vrije Universiteit De Vrije Universiteit, VU, is een bijzondere universiteit: zij is ontstaan uit particulier initiatief. Meer dan een eeuw geleden, op 20 oktober 1880, richtten orthodox-protestantse Nederlanders onder leiding van de theoloog en staatsman dr. Abraham Kuiper een vereniging op met als doel de stichting van een vrije christelijke universiteit. De VU is een middelgrote universiteit met een jaarbudget van ruim € 400 mln, circa 19.000 studenten en ruim 3.000 medewerkers, waarvan 1.800 wetenschappelijke stafleden en 1.400 niet-wetenschappelijke medewerkers. De Vrije Universiteit heeft dertien faculteiten, biedt 47 bacheloropleidingen aan en bijna 100 verschillende masteropleidingen. De VU wil groeien, zowel in kwaliteit van onderwijs en onderzoek als in aantrekkingskracht op studenten, wetenschappelijk medewerkers en maatschappelijke partners. Daarbij staan de kernwaarden voorop: betrokken bij de maatschappij, zorgvuldig in de omgang met elkaar en ambitieus in onderwijs en onderzoek. Voor meer informatie betreffende de Vrije Universiteit verwijzen wij u graag naar de eigen website http://www.vu.nl/organisatie/index.html Hier vindt u, onder ‘bestuursstaf en diensten’ een nadere uitleg over het werkterrein van de dienst Facilitaire Zaken waaronder de afdeling Inkoopmanagement valt. Onder de titel “Over de VU” kunt u een organogram aanklikken dat een goed beeld geeft van de gehele organisatie, inclusief de diensten, faculteiten en instituten.

1.2.

Doelstelling De Aanbestedende dienst wil onderzoeken of de scope van het Programma van eisen voor een T&S softwarepakket een realistische scope is en ingevuld kan worden door een standaard in de markt verkrijgbaar softwarepakket.

1.3.


Planning Nr. 1 2

Activiteit Publiceren marktconsultatie Inleveren advies eerste fase

3

Toezenden lijst met detailvragen

4

Inleveren advies tweede fase.

Datum 11 juni 2008 23 juni 2008, voor 12:00 uur. uiterlijk 27 juni 2008 11 juli 2008, voor 12:00 uur.


1.4.

5

Kader Procedure Open marktconsultatie. Dit document is gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl. Rechten De Geconsulteerde kan aan de deelname van deze consultatie geen enkel recht ontlenen. Adviezen De uitgebrachte adviezen zullen door de Aanbestedende dienst gebruikt worden om een geanonimiseerd eindverslag te maken. Het eindverslag wordt ter beschikking gesteld aan de toekomstige Inschrijvers van een aanbesteding waarmee de betreffende software daadwerkelijk zal worden aangeschaft. Niet aanbieden Indien u na het lezen van deze aanvraag besluit om niet in te gaan op het verzoek van de Aanbestedende dienst, verzoeken wij u vriendelijk om dit aan de Aanbestedende dienst kenbaar te maken. Instemming Door deel te nemen aan de consultatie gaat u akkoord met het feit dat de door u aangeleverde informatie, geheel of gedeeltelijk, maar altijd geanonimiseerd, opgenomen zal worden in het eindverslag. Uw documenten Correspondentie en documenten worden na afloop van de consultatie niet geretourneerd. Communicatie Alle communicatie inzake deze consultatie verloopt via de contactpersonen die zijn vermeld in dit document. Het is niet toegestaan inzake deze consultatie contact op te nemen met andere medewerkers van de Aanbestedende dienst. Kosten Alle kosten voor het opstellen en uitbrengen van het Advies, zijn voor rekening van de Geconsulteerde. Intellectuele eigendom Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de VU niets uit dit document worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van dit bestek) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins. Taal De voertaal tijdens deze consultatie Nederlands. De gevraagde beschrijvingen van het product mogen in het Engels.



6

Vertrouwelijkheid De aan u verstrekte documenten en informatie dient u vertrouwelijk te behandelen.

2. Domeinbeschrijving Dienst studentenzaken De dienst Studentenzaken (DSZ) kent vijf afdelingen, waarin een veelzijdig pakket aan studentgerichte activiteiten samenkomen. Het Cultuurcentrum Griffioen en het Sportcentrum zijn afdelingen binnen DSZ met een ondernemend karakter. Zij bieden een hoogwaardig aanbod dat primair op studenten en VU-medewerkers is gericht, maar ook voor bewoners en werknemers uit de omgeving aantrekkelijk blijkt, waarmee deze afdelingen substantiële derde geldstromen genereren. De afdeling studentenadministratie en studentenbalie is een afdeling waar ‘kritische administratieve bedrijfsprocessen’ plaatsvinden, zoals de jaarlijkse inschrijving en registratie van nieuwe studenten. De vierde afdeling is het centrum voor Studie en Loopbaan (studentendecanen, studentenpsychologen, opleiders en loopbaanadviseurs) van waaruit de begeleiding en ondersteuning van studenten in verschillende stadia van hun studieloopbaan plaatsvindt. De vijfde afdeling is het Bureau internationalisering waar instellingsbrede operationele taken op het vlak van internationalisering zijn belegd. Daarnaast kent DSZ een algemeen bureau, waarin onder andere de afdeling Onderwijsstatistiek is ondergebracht. Hier werken onder andere een financial controller en een personeelsadviseur. In totaal werken bij de Dienst Studentenzaken ongeveer 140 medewerk(st)ers, fulltime en parttime. Griffioen Op het cultuurcentrum worden jaarlijks ongeveer 2500 cursussen verkocht en 18500 theater-, film- en lezingkaartjes. Ook het cultuurcentrum richt zich in eerste instantie op de doelgroep studenten, maar ook VU-medewerkers, VUMC medewerkers en overigen zijn van harte welkom. Naast deze activiteiten valt ook de organisatie van de Idee-week en het bureau evenementen onder de Griffioen. Tijdens de introductieweek maken nieuwe studenten kennis met de VU en Amsterdam. In totaal kopen zo’n 3000 studenten een passe-partout. Het evenementenbureau organiseert ongeveer tien concerten per jaar op verschillende locaties voor gemiddeld 500 personen. Sportcentrum VU Op het sportcentrum worden jaarlijks ruim 10000 sportcursussen verkocht. Hieronder vallen fitnessabonnementen, spinning, zaalvoetbal, schaatsen enz. Kortom een breed sportaanbod dat gericht is op studenten. Daarnaast is het sportcentrum er ook voor VUmedewerkers en voor VUMC-medewerkers. Voor deze doelgroepen zijn aparte locaties geopend waar een speciaal op deze doelgroepen toegesneden aanbod wordt verkocht. Alle cursussen en abonnementen zijn ook voor niet studenten of medewerkers te koop.



7

Softwarepakket De Aanbestedende dienst is op zoek naar een Commercial off-theshelf theater en sport softwarepakket. Het pakket moet de processen van zowel de Griffioen als het Sportcentrum ondersteunen. Het pakket moet in mei 2009 geïmplementeerd en operationeel te zijn. Programma van eisen softwarepakket Het onderwerp van deze consultatie is het programma van eisen voor het aan te schaffen softwarepakket. De vragen die de VU nu beantwoord wil hebben zijn: • Kunt u een standaard softwarepakket leveren dat voorziet in de gevraagde functionaliteit? • Zo nee, aan welke eisen kan uw pakket dan niet voldoen? • Wat is de naam van uw pakket en welke modules zijn benodigd? • Bent u bereid in een tweede ronde een uitgebreidere vragenlijst te beantwoorden? Komende aanbesteding In de zomer / het najaar van 2008 zal naar verwachting een aanbesteding plaatsvinden met als onderwerp: • Levering van standaard software voor theater en sport; • Levering van support en update rechten behorend bij de software; • Implementatie van de software; • Technisch applicatiebeheer van de software. De details van de aanbesteding kunt u later vinden in het nog op te stellen bestek.

3. Beschrijving procedure

3.1.

Algemeen U wordt in deze eerste ronde gevraagd een beperkt aantal vragen te beantwoorden. Uit uw antwoorden willen wij op kunnen maken of uw softwarepakket in principe in de behoefte van de VU kan voorzien. Indien dat zo is willen wij u vragen in een tweede ronde een meer gedetailleerde vragenlijst te beantwoorden. Deze tweede vragenlijst krijgt u van ons opgestuurd als u de vragen in dit document heeft beantwoord en als u de bereidheid heeft uitgesproken deel te nemen aan de tweede ronde.

Eerste ronde: Leveranciers beantwoorden vragen V1 tot en met V6

De VU selecteert leveranciers

Tweede ronde: Geselecteerde leveranciers beantwoorden een uitgebreide vragenlijst

De vragenlijst van de tweede ronde wordt alleen opgestuurd aan



leveranciers die door de VU daartoe geselecteerd worden. 3.2.

Inlichtingen U kunt vragen over deze consultatie stellen aan: [email protected].

3.3.

Indienen Adviezen De uiterste inleverdatum van de Adviezen is opgenomen in paragraaf 1.3.


8


4. Instructie voor de Geconsulteerde

4.1.

Adressen en contactpersonen Contactadres Vrije Universiteit Afdeling Inkoopmanagement kamer nr. M018, T.a.v. de heer D.F.P. van Nes De Boelelaan 1085 1081 HV AMSTERDAM e-mail: [email protected] Indienen van het Advies De inzending mag uitsluitend geschieden door de volgende adressering te gebruiken: Vertrouwelijk Vrije Universiteit Afdeling Inkoopmanagement kamer M018 De Boelelaan 1085 1081 HV Amsterdam Voor Geconsulteerden die hun stukken persoonlijk willen afgeven, bestaat de mogelijkheid dit te doen op het volgende inleveradres: Vertrouwelijk Vrije Universiteit Afdeling Inkoopmanagement kamer M018 De Boelelaan 1085 1081 HV Amsterdam Het is toegestaan de antwoorden op de consultatievragen per e-mail te verzenden.


9


10

5. Consultatievragen

5.1. Inleiding Wij vragen u op drie niveaus vragen te beantwoorden: • Hoofdprocessen; • Processen; • Productvormen. Voor de beantwoording van de vragen kunt u de tabel in bijlage 1 gebruiken. 5.2. Hoofdprocessen Het te automatiseren proces bestaat in hoofdlijnen uit de volgende delen:

Gevraagde functionaliteit

Theater

Nr V1

Cursussen en abonnementen

Vraag Biedt uw pakket ondersteuning aan de hoofdprocessen: • Theater; • Cursussen en abonnementen; • Sport.

Sport

Antwoord indicatie Ja / nee

5.3. Processen De drie hoofdprocessen zijn nader onder te verdelen in de volgende processen: 1. Leden / klanten administratie; 2. Vastleggen en raadplegen productvormen; 3. Ondersteuning balieverkoop; 4. Reserveringen; 5. Internetverkoop; 6. Vervaardigen toegangspasjes; 7. Vervaardigen eenmalige toegangskaartjes;



11

8. Geautomatiseerde toegangscontrole (pasjes, poortjes, scanners); 9. Rapportages; 10. Opstellen nieuwe rapportages; 11. Marketing; 12. Zaalplanning; 13. Importeren / exporteren gegevens; 14. Financiële verwerking (geen volledig boekhoudpakket) 15. Contante verkoop ondersteuning; 16. Voorraadadministratie beschikbare plaatsen; 17. Point of sale ondersteuning (digitale camera, klantdisplay, kassa, (bar)-code reader, kassabonprinter; 18. Beheermodule. Nr V2

Vraag Welke van bovenstaande processen worden door uw pakket ondersteund?

Antwoord indicatie Opsomming van nummers

5.4. Productvormen Nr

Vorm

Begindatum

Looptijd

Einddatum

1

Abonnement 1

Flexibel

2

Abonnement 2

Flexibel

3

Geen

4

Abonnement 3 (Tien rittenkaart) Cursus 1

Vast (1dg tot 1jaar) Vast (1dg tot 1jaar) Vast aantal keer

Formule: begindatum + looptijd Formule: begindatum + looptijd Wanneer iemand het gekochte aantal keren is binnengeweest. Vast

5

Cursus 2

Verschillen de vaste begindata

6

Losse artikelen (microfoon, bidon) Voorstelling 1 Voorstelling 2

7 8

Vast

Aantal deelnemers Onbeperkt Beperkt

Muziekkamer, fitness Spinning

Onbeperkt

Squash

Beperkt

Workshop Visagie Ballet, traditionele cursus met meerder startmomenten Microfoon, handdoek

Vast (1dg tot 1jaar) Vast (1dg tot 1jaar)

Verschillende vaste einddata

Beperkt

Geen

Geen

Geen

Eenmalig

Vast Vast

Eenmalig Eenmalig

Vast Vast

Beperkt Beperkt en besloten

Nr V3


Vraag Welke van de bovenstaande productvormen worden door uw pakket ondersteund?

Voorbeeld

Najib Amhali Medewerkersvoo rstelling

Antwoord indicatie Opsomming van nummers


12

5.5. Naam pakket Nr V4

Vraag Wat is de naam van uw pakket. Welke modules zouden wij aan moeten schaffen om bovenstaande processen te ondersteunen?

Antwoord indicatie Korte beschrijving, eventueel een folder van beperkte omvang.

5.6. Bereidheid om detailvragen te beantwoorden In de volgende stap van deze consultatie willen wij u vragen om een lijst van ongeveer 250 vragen te beantwoorden. De vragen hebben betrekking op bovenstaande processen. Het antwoord is een keuze uit ja of nee. Nr V5 V6


Vraag Bent u bereid aan de volgende ronde van deze consultatie deel te nemen? Wat zijn uw NAW gegevens?

Antwoord indicatie Ja / nee Graag zo volledig mogelijk omschrijven.

Open marktconsultatie theater en sport softwarepakket

Recommend Documents