Opbouw van onderzoek & analyses Aanpak De aanpak is pragmatisch en gericht op het analyseren en inventariseren van de kenmerken van de organisatie van werken, zonder dat de dagelijkse gang van zaken verstoord wordt. Het onderzoek wordt in 3 stappen doorlopen:
Advies
Werkstijl analyse
Activiteiten onderzoek
Stappen
Activiteiten
Belang
Uitkomsten
Enquête
Inzicht in activiteitenschema‟s van medewerkers obv type werkzaamheden
• Inzicht in activiteiten profielen
Verwerken en bespreken
Doorvertalen en interpreteren resultaten naar capaciteit werkomgeving voor nieuwe situatie. Tevens benoemen randvoorwaarden bij nieuwe opzet
• Kantoorbenutting • # werkplekken + types • # overlegplekken + types • Randvoorwaarden
Vaststellen werkstijlen
Obv mobiliteitsprofiel vaststellen van het aantal te ondersteunen werkstijl types
• Werkstijlen
Interviews
Detailinzicht in de werkstijlprofielen nodig voor het doorvertalen naar de “benutting” van de werkomgeving per werkstijl; tevens mens en organisatie info
• Werkstijlprofielen
Verwerken en bespreken
Opstellen schets van HNW obv Huisvesting; techniek en Mens & Organisatie
• Vlekkenplan per afdeling • Werkstijl toewijzing type werkplekken
Overzicht van uitgangspunten voor de realisatie van de huisvesting Programma voor invoering HNW:
• Lijst van eisen en wensen • Schets van nieuwe indeling en inrichting • PvA voor invoering HNW • Pilots & premieres • Leidinggevenden • medewerkers
Opstellen eind advies
1
Werkstijldefinitie
Werkstijlen 2
Wat zijn werkstijlen en waar dienen ze voor Werkstijlen Een werkstijl geeft inzicht in de manier van werken van een categorie medewerkers van een organisatie. Het benoemt en beschrijft de kenmerken van de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Het doel van het benoemen en beschrijven van werkstijlen is: • Goed kunnen bepalen op welke wijze c.q. hoe het beste medewerkers te faciliteren bij de dagelijkse werkzaamheden • Inzichtelijk maken hoe de organisatie “werken in de toekomst” voor zich ziet voor de medewerkers • Omdat medewerkers in een benoemde werkstijl overeenkomstige kenmerken (van werken) hebben, is het handig om de “veranderingen” op werkstijl te benoemen en het “verandertraject” ook toe te passen op de medewerkers van een bepaalde werkstijl
Doel van Werkstijlen Een werkstijlanalyse werkt het concept uit. Hierbij worden de dagelijkse activiteiten benoemd die ondersteund dienen te worden. Voor alle activiteiten wordt gespecificeerd welke middelen en ondersteuning nodig is.
Werkstijlen Er wordt gekozen voor een werkstijl definitie op basis van de volgende kenmerken:
Voor het werken in Kantoor wordt in het bijzonder de vertaalslag naar aantal en type werkplekken uitgewerkt.
• Mate van mobiliteit • Aard van de werkzaamheden
Daarnaast kan op basis van de werkstijl worden bepaald wat de beste manier is om de medewerkers te begeleiden naar een andere manier van werken.
3
Werkstijlen voor de Firma Werkplekgebonden
Locatie gebonden Locatiegebonden Kantoorgebonden
Kennis gericht
Mobiel Plaatsongebonden
Mobiel
Ldg, HRM, MCC, BC, PM
activteitenpatroon
AM, WT
FA, BA, Verz. Bedrijven
IAM PSA, LAC, Control
KCC, V&S, ‘Specials’ Taak gericht
mobiliteit
Uitwerking Werkstijl: Mobiele medewerker Persoonlijk profiel Dit is Mark. Mark is 36 jaar en is na zijn studie direct in zijn woonregio bij de Firma gaan werken. Hij is nu 8 jaar als accountmanager actief en voelt zich “verbonden” aan de bank; alsof het in zijn DNA zit. Na het werk fietst Mark graag een rondje op zijn racefiets. Hij is ook actief in het verenigingsleven in zijn woonplaats. Daarvoor is hij s‟avonds nog al eens op pad. Dan heeft Mark zijn commerciële voelsprieten uitstaan om waar mogelijk nieuwe contacten te leggen of informatie uit de regio op te vangen die hij zakelijk kan toepassen. Mark woont op centraal in zijn werkgebied. Gemiddeld heeft hij 1 of 2 klantbezoeken. Deze plant hij zo dat hij vanuit huis rechtstreeks bij de klant langs gaat. Daarna is hij op kantoor te vinden, voor overleg en om samen met zijn assistent account manager de lopende zaken door te spreken. Buiten kantooruren is hij ook bereikbaar. Mark heeft een HBO opleiding; hij is getrouwd en heeft twee jonge kinderen waarvoor hij 1 dag in de week zorgt. Mark maakt zijn 36 uur in 4 dagen; iedere week heeft hij op donderdag zijn “thuisdag”. Zijn vrouw werkt 3 dagen in de thuiszorg en stemt haar rooster af op het werkschema van Mark. Werken voor de bank Mark is een loyale medewerker, hij voelt zich een echte Firma man. Hij houdt van een beetje werkdruk en beleeft veel plezier aan het onderhouden van relaties en de successen die je daarbij kunt boeken bij het goed bedienen van de klant. Hij heeft het gevoel dat zijn werk er toe doet; en weet zich omringt door bewogen collega‟s die zich allemaal voor de volle 100% inzetten.
5
Vindt belangrijk Mark voelt zich goed op zijn plaats bij de Firma. Zijn drijfveren zijn: • • • • • • • • •
Goede werk/privé balans Waardering van omgeving Collega‟s (verbinding met groep) Vrijheid en verantwoordelijkheid Duidelijke afspraken Zelf tijd indelen Maatschappelijk betrokken carrière perspectief hobby's
Uitwerking Werkstijl: Mobiele medewerker Huidige situatie
nieuwe stijl
Werkstijl van de Accountmanager Gaat eerst naar kantoor
Start meer vanuit huis
Samenwerken op kantoor
Samenwerken op afstand
Vergaderen op kantoor
Vergaderen op afstand
Management is controlerend
Management is coachend
Zelfstandigheid en verantwoordelijkheid
Ondernemerschap en initiatief
Veel papier (dossiers)
Papier arm
Gebruik kantoor (en ict) Ieder zijn eigen vaste werkplek
Ieder zijn eigen kantoor (werkplek volgt de activiteit)
Werkpleknorm = 1.0
Werkpleknorm = 0.5
Vaste aansluitingen
Draadloos werken
Kantoor = statisch
Kantoor = dynamisch
Traditioneel kantoor met kamers en afdelingen
Transparant en plek voor ontmoeten (ook met klant)
Standaard uitrusting (desktop)
Iedereen kiest eigen (mobile) uitrusting (laptop en mobiel)
Naar kantoor om te werken
Werken daar waar logisch
6
Uitwerking Werkstijl: Mobiele medewerker Mobiliteit 15%
Extern/klant
37%
Bureauwerk Overleg 48%
Bureaupleknorm: 0.5
Overlegpleknorm: 0.15
Werkplekactiviteiten 15% 35%
8%
Open Concentratie
10%
Gesloten Informeel overleg 32%
7
Formeel overleg
Uitwerking Werkstijl: Locatiegebonden medewerker Persoonlijk profiel Dit is Ineke. Ineke is 29 jaar en werkt nu 4 jaar bij de Firma, waarvan de eerste twee waar als Assistent Verzekeringsspecialist. Nu is ze Assistent Account manager. Thuis is Christel moeder van een jonge baby, waardoor zij maximaal 3 dagen per week kan werken en er een strikte scheiding tussen werk en privé is ontstaan. Na haar werk doet ze vaak nog snel de bootschappen . Ze is getouwd met Ruud. De aard van de werkzaamheden maakt het lastig om volgens een vast en strak schema te werken. Prioriteiten kunnen per moment verschillen. Ondanks haar parttime schema en privéverplichting zorgt Ineke ervoor dat de adviseur altijd verder kan. Soms werkt zij langer door en is zij privé bereikbaar voor de adviseur. Ineke kan naar haar werk fietsen en besteed de hele dag op kantoor. Ze heeft haar vaste taken en veel afstemming en contact met haar adviseur/account manager. Kantoor is voor haar er ook even “uit” zijn. Thuiswerken zit er voor haar niet in omdat zowel technisch als praktisch er geen goede situatie is. Ze is afwisselend bezig met telefoontjes die binnenkomen en aktie vragen, en met het voorbereiden en uitwerken van (offertes van) diensten/producten die de accountmanager aanvraagt. Hiernaast vraagt Siebel de nodig aandacht . Werken voor de bank Ineke is de rechterhand van een adviseur die veel onderweg is. Ze zorgt voor de interne afhandeling; voorbereiding, op gesprekken, het maken van afspraken en uitwerken van offertes. Er is op dagelijkse basis afstemming met de adviseur over lopende zaken. Ineke vindt het leuk om waardering van klanten te krijgen voor de dingen die zij doet. Daarnaast vindt ze het fijn dat de Firma voldoende kansen biedt voor persoonlijke ontwikkeling.
8
Vindt belangrijk Ineke voelt zich goed op haar plaats bij de Firma. Haar drijfveren zijn: • • • • • • • •
Goede scheiding werk en privé Rijk sociaal leven Gezin/familie voorop Blijven ontwikkelen Salaris is mooi meegenomen Plezierige werkomgeving Waardering “Als je geeft krijg je meer”
Uitwerking Werkstijl: Locatiegebonden medewerker Huidige situatie
nieuwe stijl
Werkstijl van de Assistent Account manager Kantoor is primaire werkplek
Kantoor blijft primaire werkplek
Samenwerking fysiek bijeen
Samenwerking meer virtueel
Bereikbaar indien op werkplek
Bereikbaar in gehele kantoor
Werk “overkomt je”
Werk proactief en plannen
Werk is klaar als het tijd is (sturen op aanwezigheid)
Werk is klaar als het af is (sturen op resultaat)
Veel papier (dossiers)
Papier arm
Gebruik kantoor (en ict) Vaste werkplek
Wisselende werkplek obv type activiteit
Communicatie middel is mail en telefoon
Meerdere communicatie middelen worden gebruikt
Eigen werkplek met persoonlijke verzameling
Clean desk
Werkpleknorm =1.0
Werkpleknorm = 0.9
Werkplek = productieplek
Kantoor is ontmoetingsplaats
Vaak op zoek naar collega‟s
Duidelijk inzicht in “beschikbaarheid” van collega‟s
Collega‟s zitten op je afdeling
Collega‟s werken bij de Firma
9
Uitwerking Werkstijl: Locatiegebonden medewerker Mobiliteit 0% 12%
Extern/klant Bureauwerk Overleg 88%
Bureaupleknorm: 0.9
Overlegpleknorm: 0.1
Werkplekactiviteiten
3% 5%
7% 41%
Open Concentratie Gesloten
44%
Informeel overleg Formeel overleg
10
Uitgangspunten
werkplekgebonden referentie functies Fysiek
ICT
KCC, V&S, overige „specials‟
• •
• • •
Organisatie
Mens
•
• • •
locatiegebonden Financieel adviseur, Bedrijven adviseur, Verzekeringsadviseur Bedrijven
flexplek, functiespecifiek • aantallen direct afhankelijk van klantbehoefte
functie-specifieke specificaties IP-Telefonie TWP is ‘nice to have’ (met name raadpleegfunctionaliteit)
• • •
Zelfroostering
•
Ondernemerschap Bewust organiseren Outputgericht werken
kantoorgebonden Intern Accountmanager Financial Controller, mdw Staf, mdw Administratie
Activiteitgerelateerde werkomgeving, met nadruk op individuele werkzaamheden
plaatsongebonden Leidinggevenden, HRadviseur, advsieur MCC, Business Controller, Projectmanager • •
Vaste pc met dubbelbeeldschermopstelling IP-Telefonie (zowel in- als outbound) TWP aanvullend op reguliere werkzaamheden
•
mobiel Accountmanager, mdw Waardeteam
Activiteitgerelateerde werkomgeving, zowel individuele werkzaamheden als samenwerken Diversiteit in mogelijkheid voor klantontvangst
•
Vaste pc-opstelling individuele werkplekken aangevuld met (persoonlijke keuze?): • iPad, tablet-PC of laptop • Smartphone of Mobiele telefoon TWP aanvullend en/of vervangend kantoorwerk
•
Bereikbaarheid en beschikbaarheid teamverantwoordelijkheid afstemming met mobiele functies
• • •
Fysiek minimum Verantwoord vergaderen Afdelingsoverstijgend ontmoeten / samenwerken
• • •
Outputgericht werken Bewust organiseren Kennis/informatie delen
• • • • • •
Ondernemerschap Outputgericht werken Bewust organiseren Kennis/informatie delen Persoonlijke bereikbaarheid Werk-prive-balans
10 principes van werken bij de Firma
1. Ik zorg ervoor dat ik handel in het belang van de klant 2. Ik regisseer mijn eigen werk en mijn eigen loopbaan 3. Ik blijf verbonden met onze klanten en mijn collega’s
4. Ik zoek actief de samenwerking op: ik haal maar breng ook kennis 5. Ik breng ‘altijd bereikbaar zijn’ in praktijk 6. Ik stem af, spreek af en spreek aan 7. Ik werk virtueel en digitaal waar het kan en fysiek waar dat moet 8. Ik handel resultaatgericht en voeg waarde toe
9. Ik schakel tijdig hulp in waar nodig 10. Ik beheers mijn processen 11. Ik blijf vitaal en neem de verantwoordelijkheid voor een goede werk/privé balans 12. Ik respecteer de keuze van de ander t.a.v. de manier van werken en stel me flexibel op
12
