Opbouw van onderzoek & analyse Aanpak De aanpak is pragmatisch en gericht op het analyseren en inventariseren van de kenmerken van de organisatie van werken, zonder dat de dagelijkse gang van zaken verstoord wordt. Het onderzoek wordt in 3 stappen doorlopen:
Advies
Werkstijl analyse
Activiteiten onderzoek
Stappen
Activiteiten
Belang
Uitkomsten
Enquête
Inzicht in activiteitenschema‟s van medewerkers obv type werkzaamheden
• Inzicht in activiteiten profielen
Verwerken en bespreken
Doorvertalen en interpreteren resultaten naar capaciteit werkomgeving voor nieuwe situatie. Tevens benoemen randvoorwaarden bij nieuwe opzet
• Kantoorbenutting • # werkplekken + types • # overlegplekken + types • Randvoorwaarden
Vaststellen werkstijlen
Obv mobiliteitsprofiel vaststellen van het aantal te ondersteunen werkstijl types
• Werkstijlen
Interviews
Detailinzicht in de werkstijlprofielen nodig voor het doorvertalen naar de “benutting” van de werkomgeving per werkstijl; tevens mens en organisatie info
• Werkstijlprofielen
Verwerken en bespreken
Opstellen schets van HNW obv Huisvesting; techniek en Mens & Organisatie
• Vlekkenplan per afdeling • Werkstijl toewijzing type werkplekken
Overzicht van uitgangspunten voor de realisatie van de huisvesting Programma voor invoering HNW:
• Lijst van eisen en wensen • Schets van nieuwe indeling en inrichting • PvA voor invoering HNW • Pilots & premieres • Leidinggevenden • medewerkers
Opstellen eind advies
1
activiteitenanalyse 2
Het onderzoek: Deelname
Afdeling
#
totaal
respons
Functie
Control
0
Accountmanager
KRM
0
Services Financieel advies Private banking
#
totaal
215
221
71%
Adviseur
23
24
75%
0
Admin. medewerker
21
2
50%
0
Directielid
223
231
74%
23
25
60%
363
71%
224
139
62%
Intern accountmanager
0
Verkoop & Service
0
Manager/teamleider
Bedrijvenadvies
0
mdw Bankhal
0
mdw KCC/AcB
0
Zakelijke relaties
221
124
88%
Grootzakelijk
0
mdw Facilitair
0
Directie & Secretariaat
0
Stafadviseur
0
Bestuurszaken/Staf
0
Stafmedewerker
0
Secretaresse
0
totaal
respons
445
363
71%
totaal
3
445
Activiteitenpatroon - overall
Kantoor werkplek
Kantoor overleg
Buiten kantoor
68%
18%
13%
4
Bezettingsgraad kantoor
5
Eerste conclusie: totaal aantal (werk)plekken
Totaal aantal plekken = 0.87 x 357 = 310 Spreiding noodzakelijk: maandag aftoppen Verhouding Desk vs Overleg = 80%-20% Nb overlegplekken factor 2 ivm niet natuurlijke spreiding
6
Desk
xx
Overleg
yy
• Formeel • informeel
Deskwerk: profiel individuele werkzaamheden
7
Inventarisatie type werkplekken vs type werkzaamheden
8
Inventarisatie type werkplekken vs type (kantoor) werkzaamheden
open
Semigesloten
X
Vertrouwelijke gesprekken Communicatie
X
Telefoneren Samenwerken; ad-hoc
Informatie
X
X
X
X X
Beoordelen/analyseren/zoeken
Desk
xx
X
X
Samenwerken
Verwerken routine (oa mail) Verwerken niet routine
Open
Semi-gesloten
Gesloten
45%
50%
5%
y
y
Y
9
Gesloten
X
Activiteiten: Overleg
Overleg Type
%
Informeel
26%
Formeel < 6 personen
40%
Formeel > 6 personen
34% 10
# stoelen
# faciliteiten
Uitgangspunten
werkplekgebonden referentie functies Fysiek
ICT
KCC, V&S, overige „specials‟
• •
• • •
Organisatie
Mens
•
• • •
locatiegebonden Financieel adviseur, Bedrijven adviseur, Verzekeringsadviseur Bedrijven
flexplek, functiespecifiek • aantallen direct afhankelijk van klantbehoefte
functie-specifieke specificaties IP-Telefonie TWP is ‘nice to have’ (met name raadpleegfunctionaliteit)
• • •
Zelfroostering
•
Ondernemerschap Bewust organiseren Outputgericht werken
kantoorgebonden Intern Accountmanager Financial Controller, mdw Staf, mdw Administratie
Activiteitgerelateerde werkomgeving, met nadruk op individuele werkzaamheden
plaatsongebonden Leidinggevenden, HRadviseur, advsieur MCC, Business Controller, Projectmanager • •
Vaste pc met dubbelbeeldschermopstelling IP-Telefonie (zowel in- als outbound) TWP aanvullend op reguliere werkzaamheden
•
mobiel Accountmanager, mdw Waardeteam
Activiteitgerelateerde werkomgeving, zowel individuele werkzaamheden als samenwerken Diversiteit in mogelijkheid voor klantontvangst
•
Vaste pc-opstelling individuele werkplekken aangevuld met (persoonlijke keuze?): • iPad, tablet-PC of laptop • Smartphone of Mobiele telefoon TWP aanvullend en/of vervangend kantoorwerk
•
Bereikbaarheid en beschikbaarheid teamverantwoordelijkheid afstemming met mobiele functies
• • •
Fysiek minimum Verantwoord vergaderen Afdelingsoverstijgend ontmoeten / samenwerken
• • •
Outputgericht werken Bewust organiseren Kennis/informatie delen
• • • • • •
Ondernemerschap Outputgericht werken Bewust organiseren Kennis/informatie delen Persoonlijke bereikbaarheid Werk-prive-balans
10 principes van werken bij de Firma
1. Ik zorg ervoor dat ik handel in het belang van de klant 2. Ik regisseer mijn eigen werk en mijn eigen loopbaan 3. Ik blijf verbonden met onze klanten en mijn collega’s
4. Ik zoek actief de samenwerking op: ik haal maar breng ook kennis 5. Ik breng ‘altijd bereikbaar zijn’ in praktijk 6. Ik stem af, spreek af en spreek aan 7. Ik werk virtueel en digitaal waar het kan en fysiek waar dat moet 8. Ik handel resultaatgericht en voeg waarde toe
9. Ik schakel tijdig hulp in waar nodig 10. Ik beheers mijn processen 11. Ik blijf vitaal en neem de verantwoordelijkheid voor een goede werk/privé balans 12. Ik respecteer de keuze van de ander t.a.v. de manier van werken en stel me flexibel op
12