Seminar Professionalisering Projectmanagement 23 januari 2003, hotel Mövenpick te Voorburg
Op weg naar professioneel projectmanagement
Henk Schenk www.sharedvalues.nl
Lijn van de presentatie: Toegevoegde waarde van projectmanagement; Waarom en hoe worden projectmanagers ingezet; Ontwikkeling en groeimodellen projectmanagement; Wanneer gaat het goed en wanneer fout (crisis!); De kritische relatie en afhankelijkheden tussen de projectmanager en de organisatie: Q projectmanager x Q organisatie= effectiviteit; Wat komt er kijken bij een professionele projectmanager én een professionele organisatie.
Inzet projectmanagement
Projectmanagement is een prachtig middel om business doelstellingen met een groot afbreukrisico beheersbaar te maken
Echter, projectmanagement is “duur”, dient z’n toegevoegde waarde aan te tonen en dient selectief ingezet te worden
Projecten komen in ieder bedrijf in meer of mindere mate voor vanuit een oogpunt van bijvoorbeeld: Strategie Commercie Financiën Techniek
Projectmanagement ontwikkelt zich dus in iedere organisatie!
Leertraject
Kwaliteit
Professionalisatie Fase Standaardisatie Fase Experimentele Fase
Tijd
Experimentele fase
Organisaties ontdekken het nut van projectmatig werken: Willekeurige opstart van projecten, iedere manager heeft zo z’n targets en speeltjes
Selectie van projectmanagers wordt aan het toeval van dat moment overgelaten: Overbodig geworden lijnmanagers Pré VUT-ers Jonge academici Inhoudelijk kundige medewerkers Enz.
Crisis signalen experimentele fase (1) Het management ervaart zaken zoals:
projecten zijn een soort “black box”: ik stop er veel geld in maar ik weet niet wat ik er wanneer uit krijg; er wordt te veel aandacht besteed aan het blussen van brandjes in projecten. Dit incidentmanagement wordt als ongewenst ervaren en geeft een gevoel van onbeheersbaarheid; “ik hoor nooit iets vooraf maar word altijd achteraf met onaangename zaken geconfronteerd”; budgetten worden overschreden zonder dat dit vooraf is afgestemd en goedgekeurd; beloofde planningen worden niet gehaald en worden achteraf met veel pijn en moeite verklaard.
Crisis signalen experimentele fase (2) Projectmanagers ervaren zaken zoals: niet begrepen worden en zich “de kop van jut te voelen”; hoe zorgen we dat we onderlinge afhankelijkheden managen en wie neemt er in deze onderneming een “strategisch” besluit over diverse projecten heen indien het gaat om inzet van schaarse resources als geld, mensen en tijd; gevoel van inefficiëntie, “iedere keer weer hetzelfde wiel uitvinden”; ervaringen willen uitwisselen en van elkaar willen leren; netwerken met elkaar willen delen. De roep naar structurering, uniformering en verbetering van de efficiëntie brengt organisaties naar de volgende fase van ontwikkeling in projectmanagement.
Standaardisatie fase
Kenmerk: introductie van modellen, procedures, werkwijze. Met andere woorden “de harde kant” van projectmanagement.
Afhankelijk van het type organisatie worden projecten geclusterd in bijvoorbeeld: Vervanging Nieuwbouw Innovatie Proces redesign ICT Omvang in budget Doorlooptijd
Standaardisatie fase
Met behulp hiervan wordt een standaard aanpak per type project bedacht, veelal gebruikmakend van in de markt bekende methodes en hulpmiddelen, zoals: Prince II MS Project Probaat New Product Development Enz.
Standaardisatie fase Er zijn vele methodes en hulpmiddelen die als basis dezelfde principes hanteren:
BP
Idee Fase
BF
Analyse Fase
BOn
Definitie Fase
BTB
Ontwerp Fase
BL
Voorbereiding & Test Fase
BOv
Realisatie Fase
Nazorg Fase
IO
TWI
FO
IO TWI FO BP BF BOn BTB BL BOv
= = = = = = = = =
Idee Omschrijving Toegevoegde Waarde Idee Functioneel Ontwerp Besluit tot Project Besluit tot Financiering Besluit tot Ontwikkeling Besluit tot Test en Bouw Besluit tot Live te gaan Besluit tot Overdracht
Standaardisatie fase
Naast een overall projectplan worden dus ook beslisdocumenten gehanteerd. Fasen worden afgesloten met een beslisdocument welke een go of no-go besluit moet opleveren voor de aanvang van een volgende fase.
Voorts krijgt de besturing op de variabelen geld, organisatie, kwaliteit, informatie, acceptatie en tijd in iedere methode wel een plaats.
Toegevoegde waarde Standaardisatie fase
Beheersbaarheid
Rapportage
Efficiëntie
Transparantie
Besluitvorming
Kennismanagement
Flexibiliteit
Benchmarks
Standaardisatie fase Er gaat dus heel veel goed, maar men komt tot het besef dat aan een projectmanager ook eisen worden gesteld aan de “zachte kant”, zoals: Attitude Motieven Gedragskenmerken Enz. Ook gaat de projectmanager eisen stellen aan zijn omgeving.
De tijd is rijp voor een volgende fase: professionalisering!
Professionaliseringsfase
Projectmanagement krijgt een eigen plaats in de organisatie De functie wordt geformaliseerd Rollen, taken en verantwoordelijkheden worden belegd: Opdrachtgever Opdrachtnemer Resourcemanager Projectmanager Coach
Professionaliseringsfase
Er worden loopbaanpaden gecreëerd (employability) Projectmedewerker Projectleider Projectmanager Senior Projectmanager
Directies zien het strategisch belang van projectmanagement voor het realiseren van hun bedrijfsdoelen en in het kader van “human capital” doet competentiemanagement z’n intrede.
Professionaliseringsfase
Competentiemanagement
Het werken met competenties is bedoeld om medewerkers te helpen ontwikkelen en hun ontplooiingskansen te bieden gericht op optimalisering van hun prestaties in hun huidige en toekomstige functies.
Per functie (familie) worden er competentieprofielen opgesteld waaraan medewerkers (op termijn) zouden moeten voldoen.
Middels een “gap-analyse” kan een individueel ontwikkeltraject worden afgesproken.
Professionaliseringsfase Voor projectmanagement hanteren wij bijvoorbeeld het volgende competentieprofiel: Sociale effectiviteit Sturend vermogen
Werkhouding
Externe oriëntatie
Denkkracht
Communiceren
Coachen
Stresstolerantie
Omgevingsbewustzijn
Oordeelsvorming
Interpersoonlijke sensitiviteit
Samenwerking stimuleren
Aanpassings vermogen
Internationale oriëntatie
Analytisch vermogen
Vertrouwen opbouwen
Organiserend vermogen
Flexibiliteit
Ondernemend handelen
Conceptueel denken
Overtuigen
Planmatig werken
Financieel bewustzijn
Organisatie bewustzijn
Creativiteit
Visie ontwikkelen
Gevoel voor details
Visie uitdragen
Resultaatgerichtheid Kwaliteitsgerichtheid
Samenwerken
Leiderschap
Verantwoordelijkheid
Netwerken
Besluitvaardigheid
Initiatief
Klantgerichtheid
Professionaliseringsfase
Per competentie stellen we vast welke definitie hieraan verbonden is en welke kwaliteitsniveaus er aan gekoppeld dienen te worden. Een voorbeeld:
Competentie
Samenwerking stimuleren.
Definitie
Stimuleert wederzijdse samenwerking tussen individuen en / of groepen van binnen en / of buiten de organisatie om gemeenschappelijke doelen te bereiken.
Basisniveau
Ziet waar samenwerking gewenst is en stemt de samenstelling van de groep daarop af.
Niveau 1
Stimuleert individuele personen tot samenwerking ten behoeve van een groter geheel.
Niveau 2
Stimuleert de samenwerking binnen een team waarbij leden een vergelijkbare achtergrond hebben.
Niveau 3
Stimuleert de samenwerking tussen teams waarbij leden verschillende achtergronden en belangen hebben.
Professionaliseringsfase Deze niveaus kunnen bijvoorbeeld worden aangehouden tegen functieniveaus als projectleider, projectmanager en senior projectmanager.
De ontbrekende onderdelen kunnen worden ingevuld door o.a.: training stages coaching workshops thema bijeenkomsten Counseling
Enkele kwaliteitskenmerken: Certificering door bijvoorbeeld PMI Master Studie afgerond met: MSc PM
Conclusie
Projectmanagement is een “vak” met veel toegevoegde waarde voor de organisatie, maar tevens eisen stelt aan zowel de projectmanager als zijn omgeving.
Iedere organisatie bepaald, op basis van de bijdrage van projectmanagement aan het realiseren van de businessdoelen, z’n eigen ambities in het leertraject. De keuze is aan u!
Herkenning?
Vragen?
Opmerkingen?
www.sharedvalues.nl
