Onze Gedragscode. Ken hem. Gebruik hem. Breng hem tot leven

Onze Gedragscode

Ken hem

Gebruik hem Breng hem tot leven

Onze Gedragscode

Inhoud

We zullen u altijd respecteren en beschermen omdat u de moed hebt Onze Code tot leven te brengen.

02 Een bericht van onze Group Chief Executive

04 De principes achter Onze Code

Onze Gedragscode 06 Ken hem 10 Gebruik hem 12 Breng hem tot leven

14 Onze mensen 16 Mensenrechten 18 Rechtvaardige behandeling 20 Pesterijen, intimidatie en geweld 22 Een veilige werkplek 22 Drugs-/alchoholmisbruik

26 Ons bedrijf 28 Ons internationale profiel 30 Eerlijke markten 32 Werken met partners en concurrenten 34 Werken met anderen 36 Inhuren van werknemers van overheden en concurrenten 38 Politieke activiteiten 40 Omkoping en corruptie 42 Geschenken en gastvrijheid 44 Fraude 46 Handel met voorkennis 48 Belangenconflicten 50 Werken met gemeenschappen 52 Respect voor het milieu

54 56 58 60 62 64

66 Onze code tot leven brengen Wat doet u als u aan een kwestie wordt blootgesteld Als u niet zeker weet wat te doen ... 68 Gebruik onze beslissingsgids 70 Of probeer de SayNo-toolkit. Als u een vraag heeft of zich zorgen over iets maakt ... 72 Hoe vind ik het antwoord Als u denkt dat u iets moet melden ... 74 Hoe spreek ik het uit

Onze informatie Vertrouwelijke informatie Beveiligen van informatie Gebruik van onze systemen Sociale media Externe communicatie

Onze wereld Alle documenten waar in Onze Code naar wordt verwezen zijn deel van het Serco Management System (SMS) en kunt u vinden op Onze wereld onder: Onze manier van werken/Serco Management System. Als u geen toegaan heeft tot Onze wereld, vraag dan aan uw manager hoe u een kopie van deze documenten kunt krijgen.

01

Onze Gedragscode

Welkom Serco moet een bedrijf zijn dat altijd doet wat juist is. Een bedrijf waarvan mensen erop kunnen vertrouwen dat het zijn beloftes nakomt en hun belangen beschermt. En waar de mensen die er werken zich zeker, vertrouwd en gerespecteerd voelen. Met andere woorden: een plek waar we allemaal trots zijn dat we er werken.

Behandel anderen zoals u behandeld zou willen worden.

Hoe kunnen we daar voor zorgen? Niet met mooie woorden, maar door de manier waarop we ons elke dag gedragen tegenover onze klanten, onze collega’s, onze leveranciers en de rest van de gemeenschap. Als er een zin is die ik u zou willen vragen in gedachten te houden bij uw dagelijkse werk voor Serco, dan is het “Handel zoals u behandeld wilt worden”. Behandel anderen zoals u zou willen dat zij u behandelen. Maar een enkele zin is niet voldoende als richtlijn in alle omstandigheden en daarom wil ik onze gedragscode aan u voorstellen. Deze helpt ons de normen en gedragingen te begrijpen die van ons verwacht worden bij ons werk voor Serco. En ik ben vast van plan voor ons allemaal de allerhoogste gedragsnormen in te stellen. Hoe goed onze systemen en processen ook zijn, hoe slim onze commerciële voorstellen ook zijn, ze zijn nutteloos en waardeloos als klanten en collega’s ons niet vertrouwen. Er zijn mensen die geloven dat bedrijven niet eerlijk zijn op dit gebied. Dat ze het ene zeggen en het andere doen. Niet hier, niet onder mijn leiding. Dus lees onze gedragscode aandachtig door en houd u zich eraan. U hebt mijn volledige steun als u dat doet, en totaal niet als u dat niet doet. Vertrouwen, respect, energie, enthousiasme, inzet en het nakomen van onze beloftes. Dat zijn de fundamenten van ons bedrijf.

Rupert Soames OBE Group Chief Executive, Serco Group plc en hier heel trots op 02

03

De principes achter Onze Code We willen bekend staan en vertrouwd worden als ‘s wereld beste dienstverlenende bedrijf en een positieve bijdrage leveren aan het leven van mensen. Daarom hebben we een aantal grondbeginselen die ons vertellen wat belangrijk voor ons is en welke gedragingen we verwachten binnen Serco. We moeten ons allemaal in onze omgang met onze collega’s, klanten, leveranciers, partners, aandeelhouders en de gemeenschappen waarin we actief zijn aan deze beginselen houden.

Onze Gedragscode

We maken onze beloften waar

We bouwen vertrouwen en respect op

We bevorderen een ondernemende cultuur

We laten onze mensen uitblinken

We bevorderen een ondernemende cultuur

We laten onze mensen uitblinken

We maken onze beloften waar

We bouwen vertrouwen en respect op

Het is onze passie om innovatieve en succesvolle Serco-bedrijven op te bouwen.

Ons succes komt voort uit onze inzet en energie om net een stap verder te gaan. We zijn verantwoordelijk voor elkaar en kunnen steun verwachten wanneer we die het hardst nodig hebben.

We doen wat we zeggen dat we doen om aan de verwachtingen tegemoet te komen. We beloven alleen wat we waar kunnen maken.

We bouwen respect op door te werken op een veilige, sociaal verantwoordelijke, consistente en eerlijke manier.

Als we fouten maken, herstellen we die.

We doen nooit concessies aan de veiligheid en we werken altijd op een ethische en verantwoorde manier. We luisteren. Op die manier behandelen we anderen zoals we zelf behandeld zouden willen worden en treden op als we zien dat iets niet goed is. We integreren met onze gemeenschappen.

Ons succes is gebaseerd op het stimuleren en genereren van nieuwe ideeën. We vertrouwen erop dat onze mensen dat waarmaken. We omarmen verandering en stimuleren creatief denken door het nemen van afgewogen risico’s.

04

We verwachten dat onze mensen meer bereiken door de kracht van het individu te erkennen en te benutten. We waarderen mensen om hun kennis en hun ideeën en mogelijkheden om een bijdrage te leveren.

We zijn duidelijk over wat we moeten bereiken en we verwachten een eerlijke winst te maken.

05

Onze Gedragscode

We zijn wat we doen, of niet doen.

Ken hem

Onze Code: Ken hem Waar is Onze Code voor?

“U”

Onze code vertelt ons allemaal wat u van ons kunt verwachten en wat wij van u verwachten. Samen met onze grondbeginselen en onze beleidsregels en normen vormt het een integraal onderdeel van het Serco Managementsysteem, dat bepaalt hoe we ons bedrijf runnen.

Als de Code aan “u” refereert, dan betekent dat niet dat sommige mensen zich er niet aan hoeven te houden. “U” staat voor ons allemaal, ongeacht onze functie bij Serco. Het omvat ook iedereen die fulltime, parttime of tijdelijk voor ons werkt, en alle contractanten waar we in de hele wereld mee samenwerken.

Onze Code naleven

We zijn ook vastbesloten alleen te werken met partners, derden en klanten die dezelfde normen hanteren als wij.

Onze Code is geen arbeidsovereenkomst, maar als u eenmaal bij ons in dienst getreden bent, moet u zich aan Onze Code houden. Als u dat niet doet, kan dat ernstige gevolgen hebben. Veel onderdelen van Onze Code zijn gebaseerd op wetten en regelgeving. Als we ons daar niet aan houden, kunnen het bedrijf of individuele personen te maken krijgen met boetes, juridische sancties of zelfs gevangenisstraf. Maar het overtreden van Onze Code beschadigt ook onze reputatie en ondermijnt het vertrouwen van onze klanten, onze mensen en de gemeenschappen waarin we werken. We moeten ons dus niet alleen houden aan de wetten van het land waarin we werken, maar ook altijd de Code naleven en nooit bewust toelaten of aanmoedigen dat iemand iets doet wat daar inbreuk op maakt. En als we denken dat er een overtreding plaatsheeft, moeten we dat melden. Als we dat niet doen, kan een ieder van ons worden ontslagen, of zelfs worden aangeklaagd in een strafprocedure.

06

U vindt meer online Naast de gedrukte versie is Onze Code ook online beschikbaar op www.serco.com/codeofconduct. Hier vindt u meer hulpmiddelen, informatie en advies om u te helpen altijd het juiste te doen. U moet op de hoogte blijven van de meest recente code. Deze wordt zo nodig regelmatig door ons herzien. Revisies verschijnen eerst in de onlineversie.

Uw feedback We verwelkomen uw opmerkingen en suggesties ter verbetering van Onze Code en onze andere beleidsregels en -normen. Als u denkt dat er iets ontbreekt, of dat we iets kunnen verbeteren, laat het ons dan weten. Stuur uw opmerkingen of suggesties naar [email protected] of praat met uw Leider Ethiek. U vindt zijn of haar contactgegevens online op www.serco.com/codeofconduct.

07

Onze Gedragscode

Serco’s verantwoordelijkheden

Uw verantwoordelijkheden

Overal waar Serco actief is, moeten we ons houden aan plaatselijke wetgeving en de mensenrechten en de menselijke waardigheid respecteren. We leggen onszelf ook gedragsnormen op en staan erop dat die worden nageleefd. We dienen altijd integer en eerlijk te handelen, met inachtneming van de omgevingen, gemeenschappen en samenlevingen waarin we werken.

Wat uw functie binnen Serco ook is, u bent verantwoordelijk voor uw eigen daden en gedrag, en voor het melden van overtredingen van Onze Code.

Hier is een lijst met de dingen die u van ons kunt verwachten. Dit zijn dingen die we altijd moeten doen, maar we hebben ook de hulp van iedereen nodig om ervoor te zorgen dat ze altijd gedaan worden. We moeten altijd: • Een werkomgeving bieden waarin onze code en grondbeginselen actief ondersteund worden. • Ervoor zorgen dat iedereen die voor ons of met ons werkt, onze code begrijpt en weet hoe deze toegepast moet worden.

Als u voor ons werkt, verwachten we dat u altijd: • Onze Code kent, gebruikt en tot leven brengt. • Alle trainingssessies volgt die we u vragen te volgen, zodat u leert onze code tot leven te brengen en alle wetten, beleidsregels en regelgeving naleeft die op uw functie van toepassing zijn. • In elke situatie uw gezond verstand gebruikt en vragen stelt als u niet weet wat u moet doen. • Melding maakt van alle mogelijke overtredingen van de code en nooit bewust toelaat of aanmoedigt dat iemand iets doet wat onze code overtreedt.

Een opmerking voor managers U draagt de extra verantwoordelijkheid om leiderschap te bieden en ervoor te zorgen dat we nooit “voorbijlopen” aan een probleem of incident dat opgelost moet worden. U dient ervoor te zorgen dat uw mensen de Code en de implicaties ervan begrijpen en weten hoe ze deze moeten toepassen. Het is ook erg belangrijk dat u iedereen laat weten dat zij gesteund en beschermd worden als zij het juiste doen. U vindt veel meer informatie over uw verantwoordelijkheden en over Serco’s beleidsregels en -normen in het Serco Managementsysteem. Maar als u toch iets nog niet duidelijk is, bespreek het dan altijd met uw lijnmanager.

• En altijd volledig meewerkt als we u vragen te helpen bij het onderzoeken van vermeende overtredingen.

• Ons best doen om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de code houdt. • Iedereen aanmoedigen hulp en advies te vragen als zij niet precies weten wat zij moeten doen of als zij denken dat onze code wordt overtreden. • Iedereen vertrouwelijke manieren bieden om advies te vragen en overtredingen van de code te melden. • Iedereen steunen en beschermen die een overtreding meldt of helpt bij een onderzoek, en ervoor zorgen dat er geen represailles tegen hen zijn. • Effectief omgaan met alle gedragsproblemen. • Alleen werken met partners, derden en klanten die onze ethische normen delen. • Verbeteringen snel invoeren nadat ze zijn vastgesteld, en eventueel geïdentificeerde misstanden zo snel mogelijk aanpakken.

08

09

Onze Gedragscode

Onze code: Gebruik hem

Serco’s integriteit is afhankelijk van uw integriteit.

Gebruik hem

Onze code is bedoeld om u te helpen het juiste te doen

Bezwaren

De code geeft u in de meeste situaties waarin u zich bevindt richtlijnen voor wat u wel en niet moet doen.

• Iets wat u gevraagd wordt te doen als onderdeel van uw functie.

Maar geen enkele gedragscode kan alle mogelijke situaties omvatten. Daarom is Onze Code meer dan een verzameling regels. Het is een manier om actief na te denken over wat u en de mensen om u heen doen, en de vraag te stellen: “Is dit waar we voor staan?”

• De voorwaarden van uw arbeidsovereenkomst, zoals bijvoorbeeld uw salaris.

Onze Code actief toepassen

Als u een klacht hebt, volg dan uw plaatselijke klachtenprocedure en wij zorgen ervoor dat er werk van gemaakt wordt. Neem in geval van twijfel contact op met uw lijnmanager of personeelszaken.

Als u niet weet wat u moet doen ... • Praat met uw lijnmanager, personeelszaken of leider Ethiek.

U kunt bezwaar maken tegen zaken als:

• De manier waarop u op het werk behandeld wordt, bijvoorbeeld als u geen promotie krijgt terwijl u vindt dat dat wel zou moeten.

• Gebruik onze beslissingsgids als leidraad. Deze vindt u op pagina 68.

U vindt veel meer online

• U kunt ook onze SayNo-toolkit en -app gebruiken (deze vindt u online op http://serco.saynotoolkit.net, waar u ook de app kunt downloaden).

De gedrukte versie van Onze Code geeft u al veel advies. Maar als u behoefte hebt aan meer, dan vindt u online meer informatie, tips en links naar relevante beleidsregels en aanverwante zaken op www.serco.com/codeofconduct.

Altijd controleren! Als u een vraag of probleem hebt … • Gebruik onze gids “Vind het antwoord” om uit te zoeken waar u naartoe moet en aan wie u uw vragen kunt stellen. Deze vindt u op pagina 72. Altijd vragen! Als u denkt dat u iets moet melden … • Praat met uw lijnmanager, personeelszaken of leider Ethiek. • Gebruik ons Spreek Het Uit-proces. Het biedt duidelijkheid en beschermt u. Meer informatie over Spreek Het Uit vindt u op pagina 74. Spreek het altijd zo snel mogelijk uit!

U hebt altijd onze steun bij het tot leven brengen van Onze Code en het beschermen van onze integriteit.

Mensen die zich uitspreken voor Onze Code spreken zich uit voor ons allemaal. 10

11

Onze Gedragscode

Onze code: Breng hem tot leven Soms lijkt het alsof er een goede reden is om het verkeerde te doen. “Iedereen doet het …” “We moeten dit contract binnenhalen…” “Wie komt er nu achter? …” “Je wilt deze baan? …”

We moeten allemaal Onze Code tot leven brengen. Niet alleen de regels, – maar ook de gedachte en de principes erachter.

Breng hem tot leven

“Zo werkt dat hier…” Die is er nooit.

12

13

Onze Mensen We willen dat Serco een geweldige plek is om te werken. Waar ter wereld we ook werken, we respecteren onze mensen, hun rechten en hun werkomstandigheden. We bieden hen mogelijkheden om te groeien en zich te ontwikkelen. En we creëren een omgeving waarin iedereen zich gewaardeerd voelt en iedereen gelijk is.

Onze Gedragscode > Onze Mensen

Ons succes is afhankelijk van de vaardigheden, de integriteit en de diversiteit van onze mensen.

www.serco.com/ codeofconduct

14

15

Mensenrechten Onder geen enkele omstandigheid accepteren we misbruik van mensen of schending van hun rechten, en we werken niet bewust samen met anderen die dat wel doen.


Wat u van ons kunt verwachten:

We steunen de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties. Dat betekent dat we overal waar we actief zijn in de wereld de fundamentele mensenrechten en vrijheden respecteren en verdedigen van iedereen die voor of met ons werkt, en van de gemeenschappen waarbinnen we werken. We accepteren geen enkele schending van de mensenrechten. We zullen de mensenrechten beschermen en uitbuiting voorkomen. En we zullen u altijd steunen als u zich uitspreekt wanneer de rechten van mensen worden geschonden. We zullen nooit bewust deelnemen aan of profiteren van enige activiteit of relatie die de rechten van mensen direct of indirect schendt. We zullen nooit gebruikmaken van dwang-, kinderarbeid, verplichte of illegale arbeid, of bewust samenwerken met anderen die dat wel doen. We hanteren een zerotolerancebeleid op het gebied van mensenhandel, waaronder het gebruiken van mensen voor betaalde seksuele handelingen of dwangarbeid. We zullen het verleden en de activiteiten nagaan van degenen met wie we werken. Als we werken met iemand van wie we

We verwachten dat u:

• Handelt naar onze waarden en principes in de manier waarop u mensen respecteert en hun mensenrechten beschermt.

ontdekken dat die de mensenrechten schendt of dat in het verleden heeft gedaan, dan zullen we de relatie beëindigen en aangifte doen van de schending. We zijn actief in veel delen van de wereld, waarvan sommige een slechte reputatie hebben op het gebied van de mensenrechten. Ons Executive Management Team heeft daarom een “observatielijst” van zulke plaatsen en moet alle projecten en zakelijke kansen goedkeuren voordat we daarin aan het werk kunnen. Als het niet mogelijk is om ons werk te doen zonder de rechten van anderen te schenden, dan willen we geen zaken doen. Mensenrechten en onze grondbeginselen Mensenrechten zijn de fundamentele rechten en vrijheden die iedereen in de wereld heeft. Deze omvatten het recht om te leven, het recht op het respecteren van privé- en gezinsleven, en de vrijheid van gedachtegoed, godsdienst en meningsuiting. De basis van onze eigen grondbeginselen is het recht dat iedereen heeft om behandeld te worden met waardigheid, rechtvaardigheid, gelijkheid en respect. We zetten ons in om deze principes altijd en overal toe te passen in ons bedrijf.

• Nooit misbruik oogluikend toelaat. Zich altijd afvraagt: “Is dit waar we voor staan?” • Zich direct uitspreekt als u denkt of vermoedt dat de rechten van mensen worden geschonden.

• Voldoet aan zowel de wettelijke vereisten als de eisen van onze code op het gebied van werkgelegenheid en werkmethoden. • Nooit gebruik maakt van dwang-, kinderarbeid, verplichte of illegale arbeid, of bewust samenwerkt met anderen die dat wel doen.

Direct en indirect misbruik Als een bedrijf een schending van de mensenrechten veroorzaakt of begaat, dan is dat direct misbruik. En als een bedrijf tot schendingen wordt gedwongen door de wetten van het land waarin het actief is, dan is dat ook direct misbruik. Een bedrijf kan de mensenrechten ook indirect schenden. Dit wordt vaak “medeplichtig aan misbruik” genoemd. Dit is doorgaans het geval als er sprake is van misbruik door iemand in het netwerk van zakelijke relaties van een bedrijf, zoals een leverancier, een derde of zelfs een klant.

Bij Serco verdedigen we de mensenrechten. Blijf waakzaam! Wat onze klanten, derden en klanten doen, is onze zaak.

!

Stop en denk na! We zijn actief in veel delen van de wereld. Sommige hebben een slechte reputatie op het gebied van mensenrechten. Het is cruciaal alert te blijven zodat we niet betrokken raken bij schendingen, ook niet indirect. Soms kan het argument “zo werkt het hier nu eenmaal” erg overtuigend lijken Laat u daar nooit door overtuigen. Wanneer bent u verantwoordelijk voor misbruik? Bekijk de menselijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Groepsnorm voor zakelijk gedrag en ethiek Groepsnorm werkprocedure beslissingsboom voor mensenrechten

16

17

Rechtvaardige behandeling We waarderen verschillen en diversiteit, en vinden dat ieder persoon recht heeft op werken promotiekansen op basis van zijn of haar talenten en verdiensten.



We helpen iedereen om uit te blinken in een open, rechtvaardige en gelijkwaardige werkomgeving. We zijn tegen discriminatie en spreken ons er tegen uit als we het zien.

Ons werkgeverschap bij de werving en selectie van alle werknemers is gebaseerd op de gelijke en rechtvaardige behandeling van alle kandidaten. Dat betekent dat we onze beslissingen omtrent uw werving, indienstneming, ontwikkeling en carrièremogelijkheden altijd baseren op uw verdiensten en geschiktheid.

Als u onder een flexibele arbeidsovereenkomst werkt, dan bieden we u dezelfde ontwikkelingsmogelijkheden als uw fulltime collega’s. We zorgen ervoor dat mensen met een beperking nooit benadeeld worden als we mensen werven of promotie geven. We zullen ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat als we met derden werken, zij hun mensen behandelen zoals wij onze mensen.

We bieden u opleidingen en helpen u uw vaardigheden te ontwikkelen, en voeren open en constructieve prestatiegesprekken met u. We zullen uw prestaties erkennen en marktconform belonen. We doen al het mogelijke om u een goed evenwicht tussen werk en privé te bieden. Als u flexibele werkregelingen of andere aanpassingen in uw werkomgeving nodig hebt, zullen we proberen om daar zo mogelijk in te voorzien.


• Handelt naar onze waarden en grondbeginselen. • Iedereen rechtvaardig, gelijk en met respect behandelt. • Begrijpt welke gedragingen gepast zijn, zodat u anderen niet onbedoeld discrimineert of onrechtvaardig behandelt. • Onze beleidsregels en arbeidswetten en -regelgeving begrijpt en naleeft. • Lokale en persoonlijke culturen en tradities respecteert. • Zich uitspreekt als u denkt dat er sprake is van discriminatie of onrechtvaardige behandeling.

Geen discriminatie Bij Serco betekent discriminatie het onrechtvaardig, ongelijk of nadelig behandelen van een persoon of een groep vanwege: sekse, ras, huidskleur, nationale of etnische afkomst, seksuele oriëntatie, geslachtsidentiteit of -expressie, religie, politieke overtuiging, vakbondsactiviteit, burgerlijke staat, We willen dat het voor iedereen bij Serco volkomen duidelijk is: we tolereren geen enkele vorm van discriminatie.

We zullen al onze mensen altijd rechtvaardig en gelijk behandelen.

!

Stop en denk na! Onrechtvaardige behandeling op basis van vooroordelen en discriminatie kan snel vaste vorm aannemen en de “norm” worden als er niet direct tegen opgetreden wordt. Als u denkt dat het gebeurt en niets zegt, dan doet u er aan mee. Gewoon een grapje? Of discriminatie? Weet u het verschil? Bekijk de menselijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben.

Als u het ziet of ervaart, spreekt het dan uit! We zullen u steunen en beschermen tegen represailles. Ga naar pagina 74 voor meer informatie over het Spreek Het Uit-proces.

18

Groepsnorm levenscyclus werknemers

19

Pesterijen, intimidatie en geweld Iedereen bij Serco heeft er recht op altijd met respect behandeld te worden in een werkomgeving zonder enige vorm van pesterijen, intimidatie of geweld.



We nemen geweld bijzonder ernstig. Als u slachtoffer bent van geweld en lijdt onder de fysieke of mentale gevolgen daarvan, dan zullen we u helpen bij uw herstel en in eventuele civielrechtelijke procedures tegen de verantwoordelijken.

We zullen er alles aan doen om ervoor te zorgen dat iedereen op de werkplek met respect behandeld wordt. We tolereren geen enkele vorm van pesterijen, intimidatie of geweld door collega’s, derden of anderen. We zullen elk geval van geweld onderzoeken. Zo nodig schakelen we de politie in en doen we aangifte.

Dergelijke gedragingen zijn onacceptabel en worden niet door ons getolereerd. We ondernemen actie tegen iedereen die zich zo gedraagt.


• Iedereen op het werk beleefd, met waardigheid en respect behandelt.

• Nooit een andere persoon vernedert of verwondt, of nare roddels over hem/haar verspreidt.

• Verschillen in cultuur en overtuiging erkent en respecteert.

• Melding maakt van alle gevallen van pesten, intimidatie of geweld, of wanneer u denkt dat deze wellicht plaatsvinden.

• Zich nooit gedraagt op een manier die aanstootgevend, intimiderend, kwaadaardig of beledigend zou kunnen zijn.

• Helpt bij het onderzoek naar eventuele incidenten.

• Nooit iemand bedreigt met fysiek of verbaal geweld.

Pesten Pesten wil zeggen alle agressieve, grove, bedreigende of beledigende gedragingen of machtsmisbruik waardoor iemand zich overstuur, bedreigd, ondermijnd, vernederd of kwetsbaar voelt. Intimidatie Intimidatie is al het gedrag dat mensen beledigt, hun waardigheid schendt of hen intimideert of vernedert. Voorbeelden zijn: pesten, gebruik van dreigende, grove of beledigende woorden, fysieke bedreiging of aanranding, ongewenst fysiek of psychologisch contact of openlijke vijandigheid op de werkplek. Geweld Geweld is niet alleen fysiek geweld. Het zijn ook alle gedragingen waardoor iemand anders zich bedreigd voelt. Voorbeelden van geweld zijn: verbaal geweld, beledigende taal, racistische of seksistische opmerkingen, dreigen om pijn te doen of fysieke aanvallen, waaronder spugen of het gooien van objecten.

We tolereren geen pesterijen, intimidatie of geweld op de werkplek.

• Nooit wraak neemt op iemand die zich uitspreekt.

!

Stop en denk na! Wat voor u misschien een onschuldige opmerking of actie is, kan beledigend zijn voor iemand wiens cultuur anders is dan de uwe. Zorg er dus voor dat anderen zich niet ongemakkelijk voelen door uw gedragingen Als u gewelddadig of intimiterend gedrag ziet of er over hoort, laat dat niet ongemerkt voorbij gaan. Spreek het altijd uit, hoe eerder hoe beter. Niet ernstig genoeg om te melden? Waar ligt de grens? Bekijk de menselijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Vraag uzelf af: “Zou ik zelf zo behandeld willen worden?” “Is dit waar we voor staan?”

Groepsnorm welzijn werknemers

20

21

Een veilige werkplek


Onze visie is Geen Onrecht.


We willen niemand schade berokkenen door het werk dat we doen. We ontwikkelen en verbeteren onze systemen en processen daarom continu opdat iedereen veilig en gezond blijft. Dat betekent onder andere het creëren van een cultuur waarin we allemaal een hoge mate van gezondheidsen veiligheidsbewustzijn hebben, onze persoonlijke verantwoordelijkheid kennen om de werkplek voor onszelf en anderen veilig te houden, en getraind en gefocust zijn op het voorkomen van ongevallen, bijna-ongelukken en werkgerelateerde ziekten. Onze bedrijfsafdelingen hebben de primaire plicht om gezondheidsen veiligheidsproblemen in al hun activiteiten te identificeren en te beheren. Dit vereist een formele


en systematische benadering, opdat risico’s worden geïdentificeerd, beoordeeld, aangepakt en uiteindelijk geëlimineerd. We delen ontwikkelingen, best practices, nieuwe benaderingen, technologieën, trainingen en apparatuur die ons kunnen helpen bij het realiseren van Geen Onrecht binnen ons hele bedrijf. We werken ook samen met partners, leveranciers en klanten om ervoor te zorgen dat zij aan onze gezondheidsen veiligheidsnormen voldoen of vergelijkbare normen hanteren. In gevallen waarin we contractueel verplicht zijn het eigen veiligheidsmanagementsysteem van de klant te volgen, dan verzekeren we ons ervan dat dit voldoet aan de gezondheidsen veiligheidsnormen die we zelf hanteren.

• Onze veiligheidscultuur actief promoot en onze gezondheidsen veiligheidsnormen en -processen volgt.

• Melding maakt van alle defecte installaties en apparatuur, en van alle werkactiviteiten waarvan u denkt dat ze onveilig zijn.

• Begrijpt wat uw persoonlijke verantwoordelijkheden en persoonlijke aandeel zijn in het veilig houden van een werkplek.

• Stopt met werken als u denkt dat u uw taken niet veilig kunt uitvoeren en daarvan onmiddellijk melding maakt.

• Op de juiste wijze zorg draagt voor uw eigen gezondheid en welzijn, en van alle anderen op wie uw doen en laten invloed kunnen hebben. • Werkt binnen alle veiligheidsprocedures of risicoanalyses die op uw werk van toepassing zijn.

• Nooit deelneemt aan wanordelijk gedrag, gebruik van verdovende middelen of andere activiteiten waardoor u of anderen letsel kunnen oplopen. • Melding maakt van alle ongelukken en gevaarlijke situaties. • Helpt bij het onderzoek naar eventuele ongevallen of incidenten.

• Indien vereist de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen draagt en om vervanging vraagt als de uitrusting is beschadigd. • Installaties en apparatuur alleen bedient nadat u daarvoor bent opgeleid en bent geregistreerd als bekwaam gebruiker.

Onveilige omstandigheden of werkmethoden? Aanvullende opleiding nodig? Meer informatie nodig om veilig te werken?

Ons werk is nooit zo urgent dat we niet de tijd kunnen nemen om het veilig te doen.

Spreek het uit! Groepsnorm voor gezondheid, veiligheid en milieu

22

23

Alcohol-en drugsmisbruik


We voeren speciaal beleid om mensen te beschermen tegen de gevolgen van misbruik van drugs, alcohol of andere verdovende middelen. We helpen degenen die problemen hebben, maar we zorgen ervoor dat onze mensen kunnen werken op een veilige, gezonde plek waar geen verdovende middelen worden gebruikt.


Drugs-/alcoholgebruik houdt een belangrijk gezondheidsen veiligheidsrisico op de werkplek in. Als we dat nodig vinden, zullen we procedures instellen om dit te voorkomen. Een voorbeeld kan zijn controle op drugsof alcoholgebruik. U dient aan dergelijke procedures mee te werken als onderdeel van uw arbeidsovereenkomst. Uw lijnmanager of de Afdeling Personeelszaken kan u meer informatie geven. We zullen proberen u te helpen als u een verslavingsprobleem hebt, maar u moet ook uzelf helpen en voldoen aan onze eisen. We moeten een veilige werkplek handhaven en zullen reageren op slechte prestaties, wangedrag of overmatige afwezigheid. In sommige gevallen kan dit betekenen dat onze hulp aan u tegelijk plaatsvindt met disciplinaire maatregelen.

Als u vrij neemt als gevolg van gebruik van verdovende middelen, dan kunnen we vragen uw geschiktheid te laten beoordelen voordat u weer aan het werk gaat. We kunnen u ook vragen akkoord te gaan met vervolgbegeleiding, regelmatige medische controles en onaangekondigde testen. We zullen uw privacy zo veel mogelijk respecteren als u onder behandeling bent. We zullen u helpen in een poging terug te keren naar de taken die u voor de behandeling had, of een alternatieve functie zoeken als dat niet mogelijk is.

Mocht u een probleem hebben, dan zullen we u vragen zo snel mogelijk professionele hulp te zoeken. Als u dat niet doet en uw verslaving een risico voor uzelf of anderen vormt, dan zullen we disciplinaire maatregelen tegen u nemen.


• Op uw werk komt zonder alcohol, drugs of andere middelen gebruikt te hebben die van invloed kunnen zijn op uw prestaties. • Op uw eigen gezondheid let en in staat bent uw taken uit te voeren als u op het werk bent. • Op het werk nooit illegale drugs of middelen gebruikt, bezit, verkoopt of distribueert of overmatig alcohol gebruikt.

• Het ons meldt als uw arts medicijnen of geneesmiddelen heeft voorgeschreven die uw prestaties negatief kunnen beïnvloeden. We zullen u niet bestraffen, maar we moeten er wel voor zorgen dat u en de mensen met wie u werkt, veilig zijn. • Spreek het uit als u een vermoeden hebt van drugs-/ alcoholmisbruik bij anderen. Het is uw plicht dat te doen.

• Zo snel mogelijk professionele hulp zoekt als u een drugsof alcoholprobleem hebt en voldoet aan al onze eisen voor uw herstel.

U weet niet zeker wat het beste is? Vraag het.

U dient altijd fit en in staat te zijn uw taken uit te voeren als u op het werk bent.

!

U vermoedt dat een vriend een drankprobleem heeft, maar u weet het niet zeker. Wat moet u doen? Bekijk de menselijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. • Groepsnorm welzijn van werknemers

24

25

Ons bedrijf We zijn een groot bedrijf. We werken in zowel de openbare als de particuliere sector in veel delen van de wereld. Daardoor hebben we een aanzienlijke impact op de samenleving, de economie en het milieu. We willen dat die impact nuttig is. We willen een positief verschil maken in het leven van mensen. Dat betekent dat we overal onze waarden beleven en volgens onze normen leven. En dat we de omgevingen waarin we werken en de mensen bij wie we werken zorgvuldig, respectvol en bedachtzaam behandelen.

Onze Gedragscode > Ons bedrijf

Onze bedrijfsintegriteit is afhankelijk van uw integriteit. We vertrouwen erop dat u doet wat juist is en onze reputatie beschermt.


26

27

Ons internationale profiel


We doen zaken in veel landen en hebben een grote impact op onze wereld. We willen dat die impact nuttig is. Daarom vertrouwen we erop dat u niet alleen de vele wetten en voorschriften op het gebied van internationale activiteiten naleeft, maar ook allemaal doet wat juist is.


We houden ons aan de wetten en voorschriften in de landen, staten, provincies en gemeenten waarin we actief zijn. We werken daarentegen niet op plaatsen waar deze ons dwingen in strijd met Onze Code of internationale wetten te handelen. Import-, exporten andere handelsbeperkingen We houden ons aan nationale en internationale beperkingen op het gebied van handel en import/export en alle wettige sancties en boycots. We zullen echter niet voldoen aan onwettige sancties en zullen niet deelnemen aan verboden of beperkende handelspraktijken. Dit kan soms leiden tot juridisch conflict en in dergelijke gevallen dient u altijd juridisch advies in te winnen door de zaak ter oplossing voor te leggen aan de algemeen adviseur of commercieel leider van uw afdeling.

We willen dat iedereen ervan op aan kan dat we te allen tijde correct, eerlijk en rechtmatig zaken doen.


• Zich houdt aan de wetten en richtlijnen van het land waarin u werkt. • Handels-, importen exportregels op uw werklocatie controleert en naleeft.

• Juridisch of commercieel advies vraagt voordat u informatie of gegevens over klanten of voorstellen deelt met collega’s van andere delen van Serco. Dit is inclusief informatie uit bronnen als een offerteaanvraag of een prekwalificatieinschrijving voor een klant.

Deze bepalen dat onze Amerikaanse collega’s toestemming moeten vragen voor ontmoetingen met Serco-collega’s van buiten Noord-Amerika en zich aan speciale regels moeten houden als die toestemming eenmaal is gegeven. Zo moeten ze een overzicht bijhouden van alle telefonische en persoonlijke contacten met die collega’s. Als u niet weet of u aan speciale veiligheidsovereenkomsten gebonden bent op de plaats waar u werkt, vraag het dan aan uw lijnmanager.

28

Serco is een wereldwijd bedrijf dat actief is in Azië, het Midden-Oosten, Afrika, Austraal-Azië, Noord - en Zuid-Amerika, het Verenigd Koninkrijk en Europa.

Ons werk voor overheden Ons werk voor overheden vereist soms dat we speciale regelingen treffen om de nationale veiligheid en belangen veilig te stellen. We voldoen altijd aan dergelijke wettige vereisten of overeenkomsten. Af en toe zullen we gevraagd worden mee te werken aan interne of overheidsinpecties of-onderzoeken. We werken daar altijd aan mee en houden ons altijd aan de wet.

• De regels naleeft in geval van speciale handelsbeperkingen of speciale veiligheidsovereenkomsten. Dit is essentieel voor ons om zaken te kunnen blijven doen met overheden. • Juridisch of commercieel advies vraagt als u vragen hebt over speciale beperkingen of overeenkomsten, of niet precies weet hoe de regels toegepast moeten worden.

• Nooit importen of exporten onderneemt zonder juridische controle.

Speciale overeenkomsten In diverse landen hebben we specifieke overeenkomsten met overheden. Elk stelt zijn eigen voorwaarden, die we altijd naleven. Zo hebben we in de VS een verzameling regels aangenomen op basis van onze Speciale Veiligheidsovereenkomst inzake de correcte behandeling van geheime en andere gevoelige informatie van de Amerikaanse overheid.

We houden ons aan wettige, speciale handelsbeperkingen. Sommige landen hebben bijvoorbeeld wetten inzake de levering van apparatuur, software, diensten of technologie aan een ander land of een buitenlands persoon. Dat kan potentiële leveringen aan andere delen van Serco betreffen en kan zelfs betrekking hebben op buitenlandse werknemers in ons team.

!

• Altijd melding maakt van overtredingen van de regels.

Stop en denk na! Om met overheden te kunnen werken, moeten zij ons kunnen vertrouwen. Een essentië voor dat vertrouwen is onze belofte dat we hen op de hoogte brengen van elke schending van overeenkomsten die we met hen hebben. Hoe klein ook, en ongeacht er sprake is van opzet of toeval, laat het ons weten als er iets gebeurd is wat niet had moeten gebeuren. In een bar laat een buitenlandse collega per ongeluk iets los over een overheidscontract dat hij voor zich had moeten houden. Doen alsof het niet gebeurd is? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Om met overheden te kunnen samenwerken moeten zij ons kunnen vertrouwen. Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek

29

Eerlijke markten


We willen concurreren in markten die vrij, eerlijk en open zijn. En we willen dat iedereen erop vertrouwt dat we eerlijk concurreren.


Daarom zullen we ons altijd ethisch gedragen en alle wetten steunen en naleven die concurrentie bevorderen en beschermen, of we nu alleen of samen met anderen werken.

We concurreren op wettige, eerlijke en ethische wijze. We gaan niet in gesprek met concurrenten en leveren hen geen informatie over zaken die de concurrentie zouden kunnen beperken, en maken geen afspraken met hen om prijzen vast te stellen, voorraden te beheersen, markten te verdelen, klanten of leveranciers te boycotten, en gaan geen andere concurrentiebeperkende overeenkomsten met hen aan.

We zullen nooit suggereren of erop duiden dat onze leveranciers of klanten producten of diensten bij ons moeten kopen. Alles wat we zeggen in offertes of contractonderhandelingen met potentiële klanten moet accuraat en waarheidsgetrouw zijn. Al het werk dat we voor onze klanten verrichten, moet aan onze contractuele verplichtingen en aan de wet voldoen.

Wij zullen onze invloed niet gebruiken om anderen te intimideren of te dwingen tot concurrentieverstorend gedrag.


• Op ethische, eerlijke en wettige wijze concurreert.

• Het bedrijf nooit aan een overkomst bindt die prijzen vaststelt, voorraden beheerst, markten verdeelt of klanten of leveranciers boycot.

• Juridisch advies vraagt als u niet precies weet hoe te handelen.

• Melding maakt van alle verdachte of concurrentiebeperkende gedragingen.

• Externe evenementen verlaat als iemand begint concurrentiegevoelige informatie te bespreken. • Nooit informatie bespreekt of aan concurrenten verstrekt die de concurrentie zou kunnen beperken.

Anti-kartelwetgeving Antitrustwetten hebben tot doel het tegenhouden van alle pogingen om vrije en eerlijke concurrentie te beperken, bijvoorbeeld door het maken van prijsafspraken. Veel landen passen deze wetten zowel binnen als buiten hun grenzen toe, waardoor ze een internationale reikwijdte hebben. Overtreding van deze wetten kan een misdrijf zijn waarop zware straffen staan, zoals gevangenisstraf voor personen en zware boetes voor bedrijven.

We zetten nooit onze reputatie op het spel om een oneerlijk concurrentievoordeel te verkrijgen.

!

Stop en denk na! Als we samenwerken met partners of als we samen met concurrenten een offerte doen om een contract binnen te halen, dan moeten we ervoor zorgen dat wat we aanbieden ethisch en legaal is, onze klant niet benadeelt en hen geen verkeerde voorstelling van zaken geeft. Wees bijzonder voorzichtig! Zie het hoofdstuk “Werken met partners en concurrenten” voor meer informatie. En vraag advies als u niet weet of u of iemand anders het juiste doet. U komt er toevallig achter wat een concurrent gaat aanbieden. Wat doet u met die kennis? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek

30

31

Werken met partners en concurrenten Als we samenwerken met partners of als we samen met concurrenten een offerte doen om werk te leveren, dan moeten we altijd rechtvaardig, eerlijk en transparant handelen.



Het komt soms voor dat we in samenwerking offertes uitbrengen en contracten leveren met bedrijven waar we in andere situaties mee concurreren. Wat de omstandigheden ook zijn, bij Serco gaan we altijd op een rechtvaardige en eerlijke manier om met onze partners, concurrenten en klanten. Inkoopintegriteit • We willen bekend staan om onze integriteit in inkoopprocessen. Daarom beloven we alleen wat we kunnen waarmaken en laten zien hoe we dat doen.

Correct uitonderhandelen en uitvoeren van contracten • We concurreren en onderhandelen op eerlijke en ethische wijze voor alle zakelijke kansen. • We zijn open en transparant tegenover onze klanten over al onze relevante partnerovereenkomsten. • Als we een opdracht binnengehaald hebben, doen we ons uiterste best om te voldoen aan alle contractspecificaties en van toepassing zijnde voorwaarden.

• We spannen nooit samen met een partner om een verkeerde voorstelling van zaken te geven of om een klant te benadelen. • We geven niemand de schuld als er een oprechte fout is gemaakt. • We zullen de klant snel op de hoogte brengen zodra er een fout aan ons is gemeld. Dit is een zorgplicht die we naar al onze klanten hebben.


• Een nauwkeurige en transparante voorstelling geeft van prijzen en andere informatie die is ingediend als onderdeel van een inschrijving of offerte, of als onderdeel van de levering van het werk.

• Contracten en subcontracten op ethische wijze uitonderhandelt en ze vervolgens uitvoert in overeenstemming met hun voorwaarden.

• Ervoor zorgt dat alle verklaringen, beweringen en gegevens die u aan potentiële of bestaande klanten verstrekt, nauwkeurig en waarheidsgetrouw zijn. Geen onjuiste of misleidende informatie geeft.

Een contract binnenhalen en onze reputatie kwijtraken is de slechtste deal die we kunnen maken.

We zullen nooit proberen onze partners of onze klanten te bedriegen.

!

• Alle fouten onmiddellijk meldt aan uw lijnmanager. Fouten kunnen gebeuren, maar u dient. ze te herstellen zodra u zich realiseert dat ze gemaakt zijn.

Stop en denk na! In de samenwerking met partners kan het verleidelijk zijn om klanten te veel te beloven. Laat u daar niet toe verleiden! U ontdekt dat een partner een klant te veel gefactureerd heeft. Een beetje maar. Stil houden? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek

32

33

Werken met anderen De leveranciers en derden met wie we werken, spelen een cruciale rol in het succes en de integriteit van ons bedrijf. Ze kunnen ook bedragen aan onze doelen op het gebied van duurzaamheid, sociale verantwoordelijkheid en milieuverantwoordelijkheid.



We willen langdurige relaties ontwikkelen met de leveranciers en derden waar we mee werken, op basis van wederzijds vertrouwen. We zullen hen rechtvaardig en eerlijk behandelen. Dat is het gedrag dat we van onszelf eisen. Aan de andere kant hebben we een leveranciersgedragscode voor leveranciers, partners, subcontractanten en agenten, van wie we eisen dat ze aan onze normen voldoen. We definiëren op duidelijke wijze consistente, eerlijke en transparante inkoopprocessen die we hanteren, en werken binnen gedelegeerde goedkeuringsbevoegdheden. We letten niet alleen op de financiële kosten van de goederen en diensten die we inkopen. We kijken ook naar hun sociale,


• Leveranciers en derden met respect behandelt, op rechtvaardige en eerlijke wijze met hen omgaat en hen vlot betaalt.

ethische impact en hun impact op het milieu. Voor zover mogelijk houden we rekening met de volledige levenscyclus van onze inkopen. We willen geen goederen of diensten inkopen waarvoor anderen uitgebuit worden. Daarom nemen we maatregelen om het risico op sociale uitbuiting binnen onze toevoerketen te minimaliseren. Wij erkennen dat kleine bedrijven, vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke organisaties, sociale ondernemingen en allochtone bedrijven belangrijke leden van onze toevoerketen zijn. Zij dragen bij aan plaatselijke economieën en aan de sociale samenhang.

• Nooit een oogje dichtknijpt voor wat een derde mogelijk doet. Als er een gerucht over u de ronde doet, volgt dat dan op of maak er melding van.

• Zich uitspreekt als u twijfels hebt over hun gedrag of integriteit, en altijd melding maakt van eventuele twijfels die zij over ons hebben. • Zich houdt aan uw gedelegeerde goedkeuringsbevoegdheden.

Als we met anderen samenwerken, is het onze zaak wat zij doen en hoe zij dat doen.

We gaan rechtvaardig en eerlijk om met leveranciers en derden, en verwachten hetzelfde van hen.

!

Stop en denk na! We willen geen goederen of diensten inkopen waarvoor anderen uitgebuit worden, of samenwerken met iemand die zich niet aan Onze Code houdt. Als u twijfelt, stel dan “lastige vragen”. Kijk goed uit. Blijf alert. Meld uw bezorgdheid. U hebt geruchten gehoord dat een leverancier illegale werknemers gebruikt. U hebt het hem gevraagd en hij ontkent het. Wat nu? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Groepsnorm verwerving en toeleveringsketen Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek Gedragscode leveranciers

34

35

Inhuren van werknemers van overheden en concurrenten Als werknemers die bij ons in dienst treden rechtstreeks afkomstig zijn van overheden waar we mee werken of van klanten of concurrenten, dan hebben zij mogelijkerwijs grondige kennis van en inzicht in de strategie, bedrijfsprocessen, praktijken en systemen van hun vorige werkgever.



In dienst nemen van voormalige overheidsmedewerkers We hebben veel overheidscontracten en moeten voldoen aan alle regels die voortvloeien uit deze relaties. Dat betekent ook het begrijpen en naleven van de vaak zeer strikte regels omtrent het aannemen van voormalige overheidsmedewerkers, met name medewerkers die hoge en gevoelige functies bekleedden.

In dienst nemen van voormalige medewerkers van concurrenten Er gelden minder formele richtlijnen voor werknemers die vanuit een concurrent bij Serco komen werken. Toch mag een voormalige werknemer geen vertrouwelijke informatie van of over de voormalige werkgever vrijgeven of gevraagd worden vrij te geven.

In sommige landen betekent dat een één- of tweejarig of zelfs permanent verbod om te communiceren met of te verschijnen voor voormalige collega’s bij de overheid.

Dit mogen we nooit omzetten in een oneerlijk concurrentievoordeel.

We houden ons aan de regels van elk land waarin we actief zijn.


• Zich houdt aan alle regels van uw voormalige werkgever over wat u wel en niet kunt vrijgeven als u bij Serco komt werken. • Nooit voormalige werknemers dwingt tot het vrijgeven van vertrouwelijke informatie over een vorige werkgever.

(Zie ook “Vertrouwelijke informatie” op pagina 56.)

• Ons nooit vertrouwelijk informatie onthult over uw vorige werkgever.

Of het nu gaat om de onze of die van iemand anders,vertrouwelijke informatie moet altijd vertrouwelijk blijven.

• Alle mogelijke belangenverstrengelingen meldt en vragen stelt als u niet precies weet welke activiteiten u wel of niet kunt ondernemen, of welke informatie u wel of niet kunt vrijgeven.

!

Stop en denk na! Vermijd bij inschrijvingen, offertes en contracten altijd het risico dat iemand in het team ervan beschuldigd zou kunnen worden Serco een oneerlijk voordeel te geven of vertrouwelijke informatie over een voormalige werkgever vrij te geven. U bent bij Serco komen werken en uw vorige werkgever is een concurrent. Nu brengen we een offerte uit en uw kennis kan ons helpen de opdracht binnen te halen. Wat kunt u ons vertellen? Alles? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek

36

37

Politieke activiteiten We nemen deel aan publieke debatten over beleid dat ons bedrijf aangaat. Maar we zijn altijd onpartijdig als het gaat om partijpolitiek.



Politieke donaties We geven geen donaties aan en werven geen fondsen voor politieke partijen, politici of kandidaten voor openbare functies.

Politieke activiteiten We blijven altijd onpartijdig in onze omgang met politieke partijen en proberen nooit overheidsbeslissingen op illegale, oneerlijke of corrupte wijze te beïnvloeden. Maar we kunnen wel een bijdrage leveren aan het publieke debat over beleidszaken die Serco rechtstreeks raken. Werknemers die namens ons lobbyen of ons vertegenwoordigen in overheids- of regelgevingszaken dienen toestemming te hebben om dat te doen. Zij moeten zich ook houden aan alle relevante wetten en richtlijnen die bepalen hoe bedrijven kunnen deelnemen aan publieke zaken. Hoewel we vaak samenwerken met handels- en brancheverenigingen, behouden we ons het recht voor indien nodig onszelf te vertegenwoordigen. Lobbyen In sommige landen gelden speciale wetten en procedures die bepalen hoe lobbyisten en adviseurs zich moeten gedragen. Het is heel belangrijk dat u deze kent en naleeft.


• Openlijk uw eigen politieke mening hebt en uitdraagt, zolang deze legaal is en niet tot een belangenconflict leidt. • Openlijk deelneemt aan politieke activiteiten, waaronder het zich kandidaat stellen voor een openbare functie als u daarvoor kiest; het is uw wettelijk recht. Maar we moeten als bedrijf politiek neutral blijven, dus uw deelname is geheel op eigen titel. Uw politieke meningen vertegenwoordigen niet de positie van Serco. We vergoeden geen kosten die u maakt als gevolg van uw politieke activiteiten.

We respecteren de autoriteit van overheden en onderhouden eerlijke relaties met hen en hun organisaties, bestuurders en werknemers.

!

Er bestaat een uitzondering: in het geval van een wettig, vrijwillig Politiek Actie Comité (PAC) of vergelijkbare, vrijwillige bijdrageregeling. In dat geval staat het werknemers vrij om donaties te geven, maar er gelden strikte voorwaarden en dit soort regelingen is alleen in sommige landen toegestaan. Ook al is het in naam van het bedrijf moet de regeling geheel onafhankelijk gerund worden en het bedrijf mag geen enkele invloed hebben op het beheer ervan. Indien correct opgezet en bestuurd kan de CEO van de afdeling de regeling vervolgens autoriseren en het geven van gepaste politieke donaties toestaan, op voorwaarde dat deze strikt voldoen aan de geldende weten regelgeving.

• Nooit uitgaven doet namens Serco of gebruik maakt van diens activa, middelen of rekeningen om een donatie te geven aan een politieke partij, politicus of kandidaat voor een openbare functie.

Stop en denk na! U dient ervoor te zorgen dat uw activiteiten onze onpartijdigheid niet in opspraak brengt. U dient toestemming te vragen van uw ondersteuningsafdeling voordat u contact opneemt met politici of anderen met politieke invloed. Eenzelfde voorzichtigheid is geboden als u een evenement van een politieke partij voor voorlichtingsdoeleinden gaat bezoeken. Tenzij u toestemming hebt om namens ons te spreken, dient u duidelijk te maken dat uw meningen en standpunten niet die van Serco vertegenwoordigen. Wees ook voorzichtig als u betrokken bent bij externe evenementen waar u gevraagd wordt te spreken. (Zie “Externe communicatie” op pagina 64.) U wordt gevraagd te spreken op een plaatselijke overheidsbijeenkomst. Wat doet u? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. U weet niet zeker wat juist is? Vraag het. Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek

38

39

Omkoping en corruptie Zelfs op de kleinste schaal is corruptie destructief en alleen al de verdenking ervan kan onze reputatie ernstig schaden.



Wat de “plaatselijke gebruiken” ook mogen zijn, alle vormen van omkoping en corruptie, zelfs de kleinste hoeveelheid smeergeld, zijn verboden.

We nemen deel aan geen enkele vorm van corrupt gedrag, hetzij direct dan wel indirect, waar ook ter wereld. Onder geen enkele voorwaarde stemmen we in met onrechtmatige betalingen of betalingen in natura om een opdracht binnen te halen, anderen aan te moedigen tot ongepaste handelingen of om een beslissing in ons voordeel te beïnvloeden.

We kunnen disciplinaire maatregelen nemen en, indien van toepassing, aangifte doen als u steekpenningen aanneemt of deelneemt aan of instemt met enige vorm van corruptie. We staan erop dat ons beleid aangaande corruptie, steekpenningen en smeergeld wordt opgevolgd door onze zakelijke partners, waaronder joint ventures, agenten, contractanten en leveranciers.

We betalen geen smeergeld en we staan niet toe dat anderen die voor ons werken of ons vertegenwoordigen zulke betalingen doen.


• Altijd eerlijk en integer handelt. Zich niet schuldig maakt aan enige vorm van corruptie of omkoping, en dat niet door anderen namens u laat doen. • Zorgt dat u zich gemakkelijk voelt bij de oprechtheid en integriteit van alle agenten die Serco vertegenwoordigen en van onze zakelijke partners, contractanten en leveranciers, en zorgt dat zij onze code begrijpen en naleven.

Bijzondere omstandigheden In zeer uitzonderlijke gevallen kunt u genoodzaakt zijn een illegale betaling te doen. Als u of anderen in gevaar zijn of bedreigd worden, dan dient u te betalen. Maar u dient de betaling en de omstandigheden altijd vast te leggen en de informatie onmiddellijk te rapporteren aan uw lijnmanager en de ethisch leider van uw divisie.

• Zich onmiddellijk uitspreekt als u een vermoeden of weet hebt van enige vorm van corruptie, omkoping of betaling van smeergeld waar Serco op enigerlei wijze bij betrokken is. Corruptie is enig onrechtmatig of onbehoorlijk gedrag dat tot doel heeft voordeel te behalen via onwettige middelen. Omkoping, machtsmisbruik, afpersing, fraude, misleiding, samenzwering, kartelvorming, verduistering en witwassen van geld zijn allemaal vormen van corruptie. Omkoping betekent het geven of ontvangen van een onverdiende beloning om iemands gedrag te beïnvloeden. Een veel voorkomende vorm van omkoping is een “kickback” (smeergeld): een onverdiende beloning volgend op een gunstige behandeling. Beide zijn vormen van corruptie. UK Bribery Act (Antiomkoopwet in VK) Omdat we een bedrijf zijn dat gevestigd is in het VK moeten we de UK Bribery Act naleven. Deze is van toepassing op elke werknemer van Serco die waar dan ook ter wereld werkt, en op iedereen die namens ons werkzaam is. Zelfs als u geen VK ingezetene bent en het misdrijf buiten de VK plaats heeft, kunt u vervolgd worden. Ook Serco kan aanzienlijke boetes opgelegd krijgen en het kan onze reputatie ernstig schaden. Steekpenningen zijn een som geld die betaald wordt aan functionarissen om hun handelen te “versoepelen”. Daarom wordt dit ook vaak “smeergeld” genoemd. Wat de plaatselijke gebruiken ook zijn, Onze Code verbiedt het betalen van smeergeld overal ter wereld. We maken geen onderscheid tussen smeergeld en omkoping, hoe klein de bedragen ook zijn.

40

• Ontvangstbewijzen vraagt en al uw legitieme betalingen registreert. Dit zijn vaste en openbare tarieven, bijvoorbeeld voor het snel verwerken van een visumaanvraag, en de betaling ervan dient open en transparant te zijn.

We zullen geen steekpenningen of smeergeld aanbieden, accepteren, vragen of betalen.

!

Stop en denk na! Soms kan het verkeerde doen juist lijken. Als bijvoorbeeld een kleine, onwettige betaling kan voorkomen dat een project achter raakt op de planning, dan kan het lijken alsof betalen geen kwaad kan. Laat u er nooit toe verleiden. Onthoud dat we liever een opdracht mislopen of geld verliezen dan betrokken raken bij corruptie, zelfs op de kleinste schaal. Wees voorzichtig met het aanbieden of ontvangen van geschenken of uitnodigingen. (Zie “Geschenken en gastvrijheid” op pagina 42.) Een partner betaalt steekpenningen, maar niet op ons contract. Niet onze zaak? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. U weet niet zeker of het goed of fout is? Bekijk dan onze SayNo-toolkit en -app. U vindt deze online op http://serco.saynotoolkit.net Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek

41

Geschenken en gastvrijheid De langdurige, zakelijke relaties waarvan we afhankelijk zijn, zijn gebaseerd op vertrouwen en respect. Geschenken en gastvrijheid uitwisselen kan goodwill opbouwen, maar we mogen ze niet aanbieden of aannemen als we daarmee het risico lopen zelfs maar de schijn van ongepaste invloed te wekken. Dat vereist voorzichtigheid en gezond verstand.



We hebben een gestandaardiseerd rapportageproces voor het registreren van geschenken en gastvrijheid die we overal ter wereld aanbieden of aannemen. Dit is te vinden op https://gandh.serco.com. Als minimum geldt, dat alle geschenken en gastvrijheid met een waarde van meer dan £ 250 (€ 310) geregistreerd en door het management goedgekeurd moeten worden. Deze limiet kan lager zijn, afhankelijk van de lokale procedures.

We zullen nooit geschenken of gastvrijheid aanbieden die een ongepaste invloed kunnen uitoefenen op een zakelijke beslissing of beoordeling. We hebben duidelijk gedefinieerde grenzen voor geschenken die we kunnen geven of aannemen. Deze variëren binnen het bedrijf. Belangrijk is, dat we niets geven of aannemen wat buiten de norm valt of wat gezien kan worden als een poging tot het uitoefenen van ongeoorloofde invloed.


• Oppast als u zakelijk gerelateerde geschenken en gastvrijheid aanbiedt of aanneemt. U dient op de hoogte te zijn van wat momenteel gebruikelijk en acceptabel is. Als iets meer dan een bescheiden waarde heeft, of als u niet weet of iets gepast is, bespreek het dan altijd met uw lijnmanager. • Zich altijd afvraagt of een geschenk of gastvrijheid gezien kan worden als een poging om ongeoorloofde invloed uit te oefenen op een zakelijke beslissing. En registreer altijd alles wat u ontvangt of aanbiedt in het register Geschenken & Gastvrijheid op https://gandh.serco.com.

Geschenken en gastvrijheid is alles van waarde wat u aanbiedt of aanneemt, hetzij rechtstreeks of in natura. Alle geschenken en gastvrijheid die u van iemand aanneemt, moeten zaken zijn die u hen zou kunnen aanbieden als correcte en gepaste zakelijke uitgave. “Correct en gepast” zijn van belang. Als bijvoorbeeld een bestaande leverancier u uitnodigt in een box bij een voetbalwedstrijd, dan dient u dit te registreren, maar het is gepast. Als daarentegen een potentiële leverancier die op een contract van u hoopt, hetzelfde doet, dan is dat niet gepast. Bovendien kunnen plaatselijke regels lagere limieten opleggen voor de waarde van geschenken en gastvrijheid die u mag aannemen. Onacceptabele geschenken Sommige soorten geschenken zijn nooit acceptabel. Daartoe behoren contant geld, effecten en persoonlijke cheques of betalingen aan of ten gunste van individuen. Voor meer informatie, bekijk ons registratieproces voor geschenken en gastvrijheid. Je vindt dit online op https://gandh.serco.com Standaard werkprincipe van de Geschenken- en horecagroep

42

Gebruik uw gezond verstand. In geval van twijfel: Altijd controleren en registreren.

!

• Geschenken die u houdt doneert aan een erkend goed doel of ze ter beschikking stelt aan iedereen binnen uw eenheid. Als u een geschenk retourneert, doe dan dan direct en vergezeld van een schriftelijke toelichting. • In het bijzonder voorzichtig bent als er waardevolle zaken worden aangeboden wanneer we over contracten onderhandelen of deze overwegen en de ontvanger de uitkomst direct of indirect kan beïnvloeden.

Stop en denk na! Stel uzelf de volgende vragen om er zeker van te zijn dat u altijd de juiste beslissing neemt: • Waarom wordt dit aangeboden? Is het gepast? Is het in strijd met wetten, regelgeving of het beleid van Serco? • Wat is de achtergrond? Voelt degene die het aanbiedt zich verplicht om dat te doen? Wordt er iets voor terug verwacht? Kan de beoogde ontvanger zich tot iets verplicht voelen? • Is het echt een integraal en logisch onderdeel van de zakelijke relatie? Wat kan het gevolg zijn voor Serco of de ontvanger als het aanbod wordt geaccepteerd of afgewezen? Is de acceptatie ervan tegenover het publiek eenvoudig te rechtvaardigen? • Zijn er overheidsfunctionarissen bij betrokken (inclusief werknemers van staatsbedrijven of door de overheid beheerde bedrijven, of leden van door de overheid betaalde instellingen)? Geschenk of omkoping? Weet u het verschil? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Stel uzelf de vraag: “Hoe zou dit eruit zien als het in de krant stond?” Voor advies of iets gepast is: Bekijk dan onze SayNo-toolkit en -app U vindt deze online op http://serco.saynotoolkit.net

43

Fraude Onze reputatie op het gebied van financiële integriteit en eerlijkheid is essentieel. Fraude is het tegenovergestelde van eerlijkheid. Zelfs zonder enig bewijs kan het onze reputatie vernietigen.



We zullen nauwkeurig, eerlijk en transparant registreren en rapporteren. We zullen geen gegevens vervalsen of de feiten onjuist presenteren. Dat zou fraude kunnen zijn en kan leiden tot civiel - en strafrechtelijke aansprakelijkheid jegens individuen en Serco. We hebben duidelijk gedefinieerde, robuuste controlemechanismen om ervoor te zorgen dat al onze gegevens, rapporten en facturen correct zijn en voldoen aan de commerciële, wettelijke en reglementaire vereisten.

Daarom elimineren we alle ruimte voor twijfel door due diligence toe te passen en ervoor te zorgen dat onze boeken, administratie en financiële verslaglegging een nauwkeurige weergave vormen van de werkelijke stand van zaken van ons bedrijf, onze kosten en onze transacties.

We hanteren due diligence bij iedereen met wie we samenwerken. We bewaken financiële processen om ervoor te zorgen dat onwettige opbrengsten van fraude door anderen niet via onze activiteiten worden omgezet in legale gelden. Witwassen van geld wordt in geen enkele vorm getolereerd.


Het witwassen van geld geschiedt door middel van een onjuiste voorstelling van zaken of het creëren van een valse administratie. Wij houden ons overal ter wereld aan de wetgeving op het gebied van het witwassen van geld en terrorismebestrijding, en voeren due diligencecontroles uit op iedereen met wie we zaken doen.

We beschouwen het niet bijhouden van een complete en nauwkeurige administratie als een ernstige schending van Onze Code, ook als daarmee niet direct wetten worden overtreden. We zullen gepaste maatregelen nemen, waaronder het doen van aangifte, tegen iedereen die betrokken is bij frauduleuze activiteiten.

• Nooit valse of misleidende verklaringen aflegt of valse claims indient.

• Ervoor zorgt dat alle boeken, gegevens en facturen nauwkeurig, voldoende gedetailleerd en actueel zijn.

• Onze Reisstandaard volgt en gebruikt maakt van Serco Travel als u op zakenreis gaat voor Serco, en een correcte administratie met betalingsbewijzen bijhoudt van alle reiskosten die u claimt.

• Zich houdt aan de Handleiding Financiële Controlesgroep en andere financiële processen als u enige vorm van boekhoudkundige administratie voorbereidt of bijhoudt.

Witwassen van geld Witwassen van geld is het “witwassen” van de opbrengsten van criminele activiteiten als terrorisme, drugshandel en fraude in legale fondsen of activa. Soms betreft dit ook het gebruik van legale middelen voor de financiering van terrorisme.

We zullen al onze offertes en al ons werk eerlijk en accuraat waarderen en factureren, nooit valse claims indienen en altijd een complete en nauwkeurige administratie bijhouden.

• Zich houdt aan alle procedures voor het vastleggen en rapporteren van informatie.

• Prestaties en onkosten nauwkeurig en eerlijk rapporteert.

Fraude Als u iemand misleidt door de feiten onjuist of oneerlijk voor te stellen om daarmee voordeel te behalen, dan is dat fraude. Het is ook fraude als u dat door iemand anders laat doen. Fraude wordt meestal begaan om winst te behalen en is een zeer ernstig misdrijf. In sommige landen hoeft de misleiding niet eens opzettelijk plaats te vinden en kunt u al strafrechtelijk vervolgd worden voor het feit dat u het hebt laten gebeuren.

We zorgen voor de juiste training van iedereen die ons vertegenwoordigt of verantwoordelijk is voor de verslaglegging van onze status, prestaties of kosten.

• Zich uitspreekt als u denkt dat er iets niet in orde is.

• Zich nooit inlaat met activiteiten bedoeld om fraude te begaan of zaken onjuist voor te stellen, of die redelijkerwijs gezien kunnen worden als een poging om dat te doen.

We dienen ervoor te zorgen dat al onze boeken, gegevens en financiële verslagen volledig en nauwkeurig zijn.

!

Stop en denk na! Ook al gebeurt het per ongeluk en op kleine schaal, dan nog kan fraude onze reputatie op het gebied van integriteit vernietigen. Een collega schrijft te veel uren.Niet uw zaak? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Controleer het! Is het nauwkeurig? Wordt het ondersteund? Neem de tijd om het goed te doen. Groepsnorm zakelijk gedrag en ethiek Groepsnorm informatie-integriteit en datamanagement

Uren - en onkostenregistratie Om ervoor te zorgen dat we onze klanten correct factureren voor onze inspanningen en dat zij krijgen waarvoor ze betalen, is het van vitaal belang dat we altijd een nauwkeurige uren- en onkostenregistratie bijhouden. Verschillende bedrijfsonderdelen hebben verschillende manieren om dit te doen. Als u een vraag of probleem hebt, vraag dan om hulp. Neem de tijd om het goed te doen!

44

45

Handel met voorkennis Serco Group plc staat genoteerd aan de London Stock Exchange en wordt gereguleerd door de United Kingdom Financial Conduct Authority (FCA). We dienen ons strikt aan hun voorschriften te houden.



Wij verbieden het gebruik van voorwetenschap voor handel met voorkennis. Het is onethisch. Het kan onze reputatie ernstig beschadigen. En het is een misdrijf. We vervolgen iedereen die erop betrapt wordt. Voorbeelden van voorwetenschap; op de hoogte zijn van onze jaarlijkse of halfjaarlijkse financiële resultaten, een belangrijk nieuw contract, een acquisitie of verkoop van activiteiten voordat die openbaar gemaakt worden. We zijn verplicht een lijst van werknemers met voorkennis bij te houden en kunnen gevraagd worden deze door te geven aan de toezichthouder.


• Nooit interne informatie gebruikt of openbaar maakt of een andere persoon aanmoedigt op basis daarvan te handelen in aandelen van enig bedrijf, zelfs als deze daar geen direct voordeel bij heeft. • Zich houdt aan de openbaarmakingsregels van de FCA als u handelt in aandelen en effecten van Serco. Dit geldt ook voor specifieke beperkingen als u over interne informatie beschikt. • Schriftelijke toestemming vraagt voordat u in aandelen van ons bedrijf handelt als u een werknemer met voorkennis bent.

Interne informatie en handel met voorkennis Interne informatie is vertrouwelijke informatie die niet algemeen bekend is bij het publiek. Als u toegang hebt tot dergelijke informatie en daar gebruik van maakt of die doorgeeft aan iemand anders om daar oneerlijk voordeel mee te halen op de financiële markten, bijvoorbeeld om aandelen of effecten te kopen of te verkopen of hun prijs te beïnvloeden voordat anderen weten wat u weet, dat is “handel met voorkennis.” Dit is absoluut verboden.

Interne informatie mag nooit gebruikt worden voor handel met voorkennis.

!

Hoe weet ik of ik een werknemer met voorkennis ben? Als u regelmatig of periodiek over interne informatie beschikt of deze hebt vanwege een project waaraan u werkt, dan bent u een werknemer met voorkennis. De bedrijfssecretaris stelt u hiervan schriftelijk op de hoogte. Werknemers met voorkennis mogen niet handelen in aandelen van het bedrijf zonder schriftelijke toestemming. Een collega die over interne informatie beschikt, vertelt u per ongeluk iets wat u niet hoort te weten.Doen alsof het niet gebeurd is? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. U weet niet wat u moet doen? Vraag het. Groepsnorm over handel met voorkennis en aandelen

46

47

Belangenconflicten Belangenconflicten leiden tot onrechtvaardig, oneerlijk en zelfs corrupt gedrag. Ze kunnen ook leiden tot overtreding van de wet. Ze kunnen u in ernstige problemen brengen en onze integriteit en reputatie zwaar aantasten.



Bij Serco dienen alle werkelijke en potentiële belangenconflicten geïdentificeerd, gemeld, geregistreerd, gemonitord en beheerd te worden.

Daarbuiten staat het u vrij om persoonlijke investeringen te doen en om zowel sociale als normale zakelijke relaties te onderhouden.

We zorgen voor het identificeren en oplossen van alle organisatorische belangenconflicten (OBC’s) die ons een oneerlijk concurrentievoordeel kunnen opleveren.

We moedigen u ook aan u in te zetten voor maatschappelijke, charitatieve organisaties en beroepsorganisaties, zolang dat geen zakelijke of persoonlijke relaties betreft die een werkelijk of potentieel belangenconflict kunnen veroorzaken. Zo zal een externe relatie met een organisatie waar u als onderdeel van uw functie mee te maken hebt, altijd de schijn van een mogelijk belangenconflict creëren.

We hanteren ook strikte procedures en voorschriften met betrekking tot persoonlijke belangenconflicten waardoor de belangen van onze werknemers in conflict kunnen komen met die van Serco.

Zelfs als er geen sprake is van een daadwerkelijk belangenconflict kan alleen al de schijn ervan ernstige gevolgen hebben.


• Zakelijke beslissingen neemt namens Serco in plaats van in uw persoonlijke belang of het belang van uw familie of vrienden. • Zowel werkelijke belangenconflicten als de schijn ervan vermijdt.

• Nooit enig financieel belang van betekenis hebt in een leverancier, waaronder investeringen en leningen, als u betrokken bent bij enig aspect van onze relatie met deze leverancier, hetzij direct of via iemand die aan u rapporteert.

• Alle werkelijke en potentiële belangenconflicten die u hebt, identificeert en altijd meldt. • Als u niet weet wat u moet doen, vraag het dan. • Alle externe zakelijke relaties en rollen die u hebt aan uw lijnmanager meldt (als u bijvoorbeeld een tweede baan hebt, diensten aanbiedt of directeur van een andere organisatie

Een belangenconflict Als uw persoonlijke belangen het belang van Serco in de weg staan of in de weg lijken te staan, dan is er sprake van een belangenconflict. Uw eigen zakelijke oordeel kan negatief worden beïnvloed als gevolg van het conflict of omdat u of iemand die u kent, voordeel kan behalen ten koste van Serco of een andere werknemer. Organisatorische belangenconflicten Als een bedrijf een oneerlijk concurrentievoordeel zou kunnen behalen, is er sprake van een organisatorisch belangenconflict (OBC). Als we die niet identificeren en oplossen, kunnen ze enorm veel schade veroorzaken. Een voorbeeld is als we iemand in dienst nemen die toegang heeft tot vertrouwelijke informatie of die invloed uit zou kunnen oefenen op overheidsbeslissingen waar Serco baat bij zou kunnen hebben. Dit wordt “ongelijke toegang tot informatie” genoemd. Maar er zijn ook andere soorten OBC’s. Zodra u denkt dat er een OBC in het spel is, dient u dat te melden. Voor meer informatie, hulp en advies kunt u onze SayNo-toolkit en –app raadplegen U vindt deze online op http://serco.saynotoolkit.net

Alleen al de schijn van een belangenconflict kan ernstige schade veroorzaken.

bent). Als het een relatie met een concurrent, klant of leverancier betreft, dient u uw lijnmanager om schriftelijke toestemming te vragen.

!

• Melding maakt van alle potentiële of werkelijke organisatorische belangenconflicten zodra u daarvan op de hoogte bent en zich houdt aan alle ingestelde regels om deze te beheersen.

Voorbeelden van daadwerkelijke of potentiële belangenconflicten • Serco dingt mee naar een opdracht van een klant aan wie u advies geeft. • U hebt een tweede baan. • U, uw echtgeno(o)t(e), uw partner of een familielid: –– heeft een financieel belang in een bedrijf of onderneming waar we zaken mee doen. –– is in dienst van een bedrijf of joint venture van Serco. –– is in dienst van een directe concurrent van een bedrijf of joint venture van Serco. –– is in dienst van een leverancier van goederen of diensten aan Serco. • Als leider of manager moet u beslissen over het in dienst nemen van uw echtgeno(o)t(e), uw partner, een naast familielid of een vriend. • U raakt op de hoogte van omstandigheden die de onpartijdigheid of neutraliteit kunnen compromitteren, waardoor Serco een oneerlijk voordeel behaalt. • U weet dat de concurrentievoorwaarden niet gelijk zijn, waardoor het ene bedrijf in het voordeel is ten opzichte van een ander. Mijn ex-partner levert aan een bedrijf van Serco. Moet ik dat melden? Bekijk de zakelijke dilemma’s online: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben.

48

U weet niet of er sprake is van een conflict? Vraag het. Zou het een conflict kunnen zijn? Meld het.

49

Werken met gemeenschappen Wij geloven dat de succesvolste bedrijven diegene zijn die de meeste maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen. Het is onze verantwoordelijkheid om de gemeenschappen te steunen waarin we actief zijn en we zullen proberen u te helpen bij de sociale en charitatieve activiteiten die u wilt ondernemen.



We evalueren en rapporteren onze bijdrage aan maatschappelijke projecten en activiteiten in ons jaarlijkse verslag Verantwoord Ondernemen (VO).

Onze dagelijkse activiteiten hebben positieve invloed op de samenleving. Deze variëren van het bieden van werkgelegenheid en het betalen van belastingen tot de diensten en innovaties die we leveren. We dragen ook bij aan tal van organisaties en activiteiten in de gemeenschappen waarin we zaken doen. We willen levens verbeteren en een positief verschil maken. Daarom houden we rekening met wat belangrijk is voor onze klanten en de gemeenschappen om ons heen. We proberen open, transparante dialogen en overleg te hebben met de gemeenschappen en andere vertegenwoordigers uit het maatschappelijk middenveld die geraakt worden door wat wij doen. We luisteren naar hen en proberen waar mogelijk hun zorgen weg te nemen.


Voorbeelden van onze initiatieven op het gebied van maatschappelijke betrokkenheid zijn de ontwikkeling van lokale bedrijven, het bieden van kansen aan werknemers met een achterstand en het creëren van partnerschappen die onze gemeenschappen ten goede komen. We delen ook onze kennis, vaardigheden en middelen. We zullen proberen u te helpen bij uw charitatieve of maatschappelijke activiteiten, maar die beslissingen worden op lokaal niveau door uw managementteam genomen.

• Op verantwoorde en respectabele wijze werkt in de gemeenschappen waarin we actief zijn. • Nadenkt over hoe u zich kunt inzetten voor uw lokale gemeenschap en uw ideeën over het maken van een positieve sociale, milieuvriendelijke en economische impact voorlegt aan uw lijnmanager en/of VO-vertegenwoordiger. • Toestemming vraagt aan uw lijnmanager voor het doen van vrijwilligerswerk in uw lokale gemeenschap onder werktijd en achteraf verslag doet van de impact.

Charitatieve activiteiten, donaties en sponsoring We moedigen betrokkenheid bij en deelname aan charitatieve activiteiten en doelen actief aan. Maar we moeten er wel zeker van zijn dat het goede doel in kwestie legaal en gepast is, de activiteiten juist zijn en het geld daadwerkelijk voor liefdadigheid wordt ingezameld. We moeten niets steunen wat we niet willen steunen, of om wettige of ethische redenen niet kunnen steunen (bijvoorbeeld donaties voor politieke doeleinden).

50

Het is onze verantwoordelijkheid om de gemeenschappen te steunen waarin we actief zijn.

!

Stop en denk na! Als privépersoon kunt u natuurlijk geld inzamelen, donaties doen of deelnemen aan charitatieve activiteiten voor alle wettige goede doelen waar u in gelooft. Maar als u namens Serco betrokken bent bij activiteiten van of het inzamelen van geld voor een goed doel, controleer dan altijd of het legitiem is en vraag altijd toestemming aan uw lijnmanager. Groepsnorm werkzaamheden

51

Respect voor het milieu We werken met onze belanghebbenden continu aan het evalueren en verminderen van onze impact op het milieu en het verbeteren van onze milieuvriendelijke prestaties.



We moedigen onze klanten, contractanten en leveranciers aan hetzelfde te doen en helpen hen daar ook bij.

Onze visie is Geen Onrecht. Daarom streven we naar het voorkomen van alle milieuschade die het gevolg zou kunnen zijn van ons werk.

Dit is een integraal onderdeel van wie we zijn en hoe we ons werk doen.

Dat doen we door de gevolgen van onze activiteiten voor het milieu te meten en te begrijpen, en effectieve systemen te implementeren om deze te beheersen, minimaliseren en voorkomen. Dit is een proces van continue verbetering. We zoeken naar best practices in duurzame ontwikkeling. En terwijl we leren, aanpassen en verbeteren, stellen we onszelf steeds ambitieuzere doelen om het gebruik van energie en middelen te verminderen, te recyclen en te hergebruiken, en blijven we nadenken om de manier waarop we dingen doen te verbeteren.


• Werkt op een milieuverantwoorde manier. Dit houdt in:

• De vereisten begrijpt en ervoor zorgt dat we daaraan voldoen als er op de plaats waar u werkt milieuvoorschriften of speciale weten regelgeving van toepassing zijn.

–– Naleven van onze milieubeleidsregels. –– Ondersteunen van initiatieven die ons helpen onze doelstellingen te halen. –– Alert zijn op onverantwoordelijk gedrag. –– U bewust blijven van uw eigen gedrag. Bijvoorbeeld verlichting of apparatuur uitschakelen, recyclen, of nadenken over hoe u minder middelen kunt gebruiken en minder afval kunt produceren. –– Nadenken over hoe u de milieuvriendelijke prestaties kunt verbeteren op de plaats waar u werkt. Er zijn eenvoudige stappen die we allemaal kunnen nemen om een verschil te maken.

Groepsnorm gezondheid, veiligheid en milieu

Onze visie is Geen Onrecht. Dus streven we ernaar milieuschade te voorkomen en ons gebruik van energie en middelen te minimaliseren.

!

U speelt een cruciale rol in het beschermen van de plaatsen waar we werken • Meld elke overtreding van onze milieubeleidsregels. • Meld elk risico of incident dat schade aan het milieu tot gevolg kan hebben. • Luister naar de zorgen van de mensen en gemeenschappen waarin we actief zijn. • Laat het ons weten als u denkt dat we tekortschieten of als u een idee hebt over hoe we het beter kunnen doen. We beloven dat we naar u zullen luisteren. Deze manier is goedkoper. Die manier is beter voor het milieu.Welke manier kiezen we? Maak online een van onze informatiedilemma’s mee: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Hebt u een betere manier? Vertel het ons.

52

53

Onze informatie

Our Code of Conduct > Our Information

Onze ideeën, talenten, informatie en merkreputatie bieden ons een concurrentievoordeel. We moeten er goed gebruik van maken en onze informatie en ideeën beschermen en beheren om een duurzaam, betrouwbaar en vertrouwd bedrijf te kunnen zijn dat klaar is voor de uitdagingen van de toekomst. Daarin spelen we allemaal een rol.

Het is uw taak de informatie en ideeën te beschermen die ons ons concurrentievoordeel bieden.


54

55

Vertrouwelijke informatie Informatie is vertrouwelijk als deze van waarde is voor Serco en niet openbaar beschikbaar is. U kunt ook vertrouwelijke informatie krijgen van onze werknemers, klanten, partners en anderen.

Onze Gedragscode > Onze informatie


Onze vertrouwelijke informatie bevat ons intellectueel eigendom en waardevolle gegevens over ons en onze medewerkers. Daarom hebben we beleidsregels om ervoor te zorgen dat iedereen deze informatie beschermt en deze niet in verkeerde handen terechtkomt. Soms hebben we vertrouwelijke informatie over anderen, zoals onze klanten, partners of derden waar we mee samenwerken. De veiligheid daarvan is net zo belangrijk. Onze beleidsregels en de wet eisen ook van ons dat we bepaalde soorten informatie en gegevens gedurende een bepaalde tijd bewaren.


• Zich houdt aan onze beleidsregels en de wet als u vertrouwelijke informatie gebruikt, en dat u deze veilig houdt.

voor hebt. U dient vooral voorzichtig te zijn met documenten betreffende.

• Waakt over de vertrouwelijkheid van informatie van klanten of werknemers, tenzij zij schriftelijk toestemming hebben gegeven of als de wet het vrijgeven ervan toestaat of vereist.

• Contracten, rechtszaken of onderzoeken door overheden/ toezichthouders.Let erop dat u geen vertrouwelijk informatie onthult over Serco, een klant of een werknemer wanneer u het bedrijf verlaat om elders te gaan werken. Op dezelfde manier dient u, als u voorheen voor een klant of concurrent hebt gewerkt, de informatie die u daar hebt verkregen ook vertrouwelijk te houden. Het is niet toegestaan iemand te dwingen tot het openbaar maken van vertrouwelijke informatie over een vorige werkgever.

• Ons intellectueel eigendom beheert en naar behoren beschermt als u omgaat met gegevens en informatie van het bedrijf. • Nooit gegevens vervalst. • Nooit gegevens en documenten van Serco verbergt, of deze wijzigt of vernietigt zonder dat u daar toestemming

Soorten vertrouwelijke informatie Er zijn veel soorten vertrouwelijke informatie. Enkele voorbeelden zijn: informatie over financiën, businessplannen of methoden, marketingplannen, prijsbeleid, specificaties, systemen, relaties, kosten, strategieën, informatie over werknemers, klanten, partners of derden, overeenkomsten en intellectueel eigendom, zoals technische informatie, innovaties, verbeteringen, kennis en bedrijfsgeheimen.

U moet ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie veilig blijft en niet in verkeerde handen terechtkomt.

!

Stop en denk na! Let vooral op als u online bent of gebruik maakt van sociale media, als u vertrouwelijke informatie meeneemt op draagbare of mobiele apparaten, en als u zich in een openbare ruimte bevindt en andere mensen met uw gesprekken kunnen meeluisteren of uw beeldscherm of documenten kunnen zien. U moet laat doorwerken. Neemt u vertrouwelijke papieren mee naar huis? Maak online een van onze informatiedilemma’s mee: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Houd het vertrouwelijk. Groepsnorm informatie-integriteit en datamanagement Groepsnorm werkprocedure databeveiliging

56

57

Beveiligen van informatie We moeten zorgvuldig omgaan met de manier waarop we onze archiverings – en informatieopslagsystemen gebruiken. Als het gaat om digitale technologie, zoals mobiele apparaten en smartphones, moeten we vooral voorzichtig zijn met wachtwoorden en inloggegevens, maar ook als we gebruikmaken van internet. We moeten informatie ook zorgvuldig classificeren en er ons op correcte wijze van ontdoen.



We moeten waardevolle informatie beschermen tegen ongeoorloofde openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Dit geldt voor informatie in welke vorm ook, digitaal, analoog of gedrukt.

We controleren onze systemen op virussen, malware en andere schadelijke software. We bieden versleuteling voor alle apparaten en situaties die dat vereisen.

We hebben beleidsregels en procedures om ervoor te zorgen dat onze informatie altijd veilig blijft en niet in verkeerde handen terecht komt.

We respecteren het recht van mensen om hun persoonlijke gegevens privé te houden.

We leveren veilige opslagfaciliteiten voor onze informatie.

We bewaren persoonlijke informatie alleen als dat wettelijk toegestaan is.

We geven duidelijke richtlijnen voor het maken en distribueren van documenten.


• Uw inloggegevens van Serco altijd veilig houdt. Als u denkt dat ze gecompromitteerd zijn, dient u ze te wijzigen en dit te melden aan uw lijnmanager of IT-afdeling. • De privacy van onze informatie beschermt en ervoor zorgt dat deze geclassificeerd is volgens de normen van Serco, of van uw klant indien dat is overeengekomen. Als u omgaat met informatie van een klant, dan dient u de classificatie van de klant te gebruiken. Als die er niet is, dan gebruikt de u de classificatie van Serco. • Informatie met een beschermende markering nooit vrijgeeft aan anderen die niet het recht hebben om het te zien of de noodzaak hebben om het te weten. Kopieer deze informatie alleen op verwisselbare media als daar een significante of onvermijdelijke zakelijke noodzaak toe bestaat en de media versleuteld zijn. Als u de informatie elektronisch verstuurt buiten Serco, dan dient u deze te versleutelen.

Groepsnorm veiligheid Groepsnorm acceptabel gebruik Groepsnorm werkprocedure databeveiliging

! Onze computersystemen en gedrukte archieven bevatten cruciale informatie en waardevolle eig endommen. Die moeten we naar behoren beschermen en beveiligen.

• Er scherp op let geen informatie over werknemers van Serco, onze klanten of onze partners aan derden te geven, tenzij u daarvoor toestemming hebt van de eigenaar van de informatie. • IT-apparatuur die niet van Serco is of uw eigen IT-apparaten niet zonder toestemmingen van uw IT-afdeling koppelt aan netwerken van Serco of klanten. • Bedrijfsgevoelige en persoonlijke informatie permanent verwijdert van apparaten voordat deze weggedaan of hergebruikt worden. Als u afdrukken met dergelijke informatie weggooit, moeten die door de papierversnipperaar. • Nooit opzettelijk virussen, Trojaanse paarden of andere schadelijke programma’s introduceert op systemen van ons, onze klanten of onze partners. • Nooit belangrijke documenten of geprinte informatie laat rondslingeren.

Stop en denk na! Als u van plan bent een draagbare pc, een laptop, een mobiel apparaat of verwisselbare media buiten onze beveiligde ruimten te gebruiken, zorg er dan voor dat deze correct versleuteld zijn. Neem in geval van twijfel contact op met uw IT-afdeling. Uw hebt een onversleutelde laptop in de trein laten liggen. Deze bevat vertrouwelijke informatie. Wat doet u? Maak online een van onze informatiedilemma’s mee: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Houd het veilig.

58

59

Gebruik van onze systemen


Het effectief beheren van onze informatie, systemen en communicatie is van cruciaal belang. We willen dat onze werknemers informatie benaderen, verwerken en publiceren op manieren die voldoen aan sociale, ethische, wettelijke en veiligheidseisen en tegelijkertijd onze reputatie beschermen.


We bieden u computertechnologie om onze processen en communicatie efficiënter en effectiever te maken. Alle hardware en software en alle informatie die we bewaren, waaronder informatie over ons intellectueel eigendom en over onze klanten en werknemers, is ons eigendom.

We kunnen uw gebruik van internet, e-mail, messaging en andere informatiesystemen monitoren ten behoeve van beveiligings - en nalevingsdoeleinden. Dit kan ook betekenen het scannen van uw e-mailberichten en bijlagen op ongeschikte inhoud.

We laten u de informatiesystemen van Serco gebruiken voor gepast persoonlijk gebruik, op voorwaarde dat duur en frequentie redelijk zijn, dit geen negatieve invloed heeft op uw prestaties of die van uw collega’s, het onze reputatie niet schaadt en het onze activiteiten niet hindert.

We kunnen alle informatie die we via het monitoren ontvangen, gebruiken voor het onderzoeken van overtredingen van Onze Code of de wet, en indien van toepassing voor het nemen van disciplinaire of juridische maatregelen.

We laten u ook gebruikmaken van door Serco geleverde telefoons, waaronder mobiele telefoons en persoonlijke digitale assistenten (PDA’s) voor het in redelijkheid voeren van persoonlijke gesprekken.


• De verantwoordelijkheid neemt voor alle tekst-, audio- en beeldmateriaal dat u verstuurt via Serco’s e-mail en andere berichtensystemen, waaronder instant messaging en smsberichten.

• Let op verdachte e-mails en berichten, deze onmiddellijk verwijdert en melding maakt bij uw IT-afdeling.

• Alleen e-mailadressen en berichtensystemen van Serco gebruikt voor zaken die met Serco te maken hebben. U dient een standaard vrijwaring op te nemen aan het eind van elke e-mail die u vanaf ons systeem verzendt. Verstuur geen anonieme e-mails en berichten vanaf Serco-systemen.

• Nooit gebruik maakt van externe e-mailaccounts (zoals Hotmail, Yahoo en Gmail) of systemen voor instant messaging of tekstberichten voor het versturen van informatie met beschermende markering, gevoelige informatie van of over klanten, of informatie gemarkeerd met ‘Serco Vertrouwelijk’.

• Nooit onze e-mail- of messagingsystemen gebruikt voor het versturen van ongevraagde berichten, waaronder reclamemateriaal (“spam”), kettingbrieven of piramidespellen in enige vorm. Dat soort berichten moet u niet beantwoorden of doorsturen, maar verwijderen zonder ze te openen.

Veiligheid cloudcomputing Als u van plan bent gegevens op te slaan of applicaties te gebruiken buiten de eigen infrastructuur van Serco (d.w.z. in de ‘cloud’), dan dient u na te gaan of er geen wettelijke of contractuele beperkingen bestaan die het opslaan van gegevens in een ander land onmogelijk maken. U dient zich ook te houden aan de Standaardgebruiksprocedure Cloudbeveiliging (LSOP19) en de vereiste risicoanalyse te voltooien. U dient ook contact op te nemen met de eigenaar van de gegevens om te controleren of voldaan wordt aan eventuele aanvullende eisen die deze kan stellen.

60

We moeten allemaal op verantwoorde wijze gebruikmaken van hardware, software en de informatie op onze systemen.

!

U hebt een bericht verstuurd naar de verkeerde persoon. Het bevat informatie die hij of zij niet mag zien. Wat nu? Maak online een van onze informatiedilemma’s mee: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Controleer voordat u op “Verzenden” drukt. Groepsnorm informatie-integriteit en datamanagement Groepsnorm acceptabel gebruik

61

Sociale media Sociale media bieden nieuwe manieren om zaken te doen, te communiceren en samen te werken, maar betekenen ook nieuwe verplichtingen voor ons om onze mensen en reputatie te beschermen.



We erkennen dat u sociale media kunt gebruiken voor zelfexpressie en dat de belangen van Serco onder bepaalde omstandigheden via deze kanalen gediend kunnen worden.

Maar sociale media vormen een openbare ruimte. Als u als werknemer van Serco spreekt, dient u te letten op wat u zegt en hoe u dat zegt. Als wij denken dat u iets zegt dat niet gepast is, dan kunnen we u vragen het te verwijderen. In sommige gevallen kunnen we disciplinaire maatregelen nemen en het is zelfs mogelijk dat u de wet overtreedt.


• Duidelijk maakt dat uw meningen niet die van Serco vertegenwoordigen wanneer u iets publiceert over Serco via enig sociaal medium. Als we in verband met vertrouwelijkheid of om wettige redenen u vragen bepaalde onderwerpen niet te bespreken, dan moet u daaraan gehoor geven. U dient ook gehoor te geven aan onze verzoeken tot het verwijderen van informatie die in strijd is met de wet of met onze richtlijnen of beleidsregels.

• Melding maakt bij uw lijnmanager of divisiecommunicatieteam als u onlinemateriaal over Serco aantreft dat onjuist, onrechtvaardig of lasterlijk is.

• Erop let dat u de richtlijnen van het Bedrijfscommunicatieteam volgt als u informatie van Serco op internet publiceert. U dient het materiaal actueel te houden, geen inbreuk te maken op ons intellectueel eigendom, geen verkeerde voorstelling van zaken te geven en niet te communiceren op een manier die onze reputatie kan schaden.

Sociale media Sociale media zijn websites en apps waarmee gebruikers content kunnen creëren en delen, een deelnemen aan sociale netwerken. Voorbeelden zijn sites als Facebook, YouTube, LinkedIn, Twitter, MySpace, blogs, wiki’s en nieuwsgroepen. Maar ze omvatten ook alle andere manieren waarop u digitale berichten kunt plaatsen voor iemand anders.

We zijn allemaal verantwoordelijk voor wat we online zeggen.

!

Using social media – your responsibilities. • U bent verantwoordelijk voor alles wat u publiceert op sociale media. Als u zichzelf bekend maakt als werknemer van Serco, dan dient u zich te houden aan de gedragsrichtlijnen en waarden van Onze Code. • Uw profiel en inhoud dienen in overstemming te zijn met de manier waarop u zichzelf en Serco zou presenteren aan collega’s en klanten. • U dient geen onfatsoenlijk, beledigend, discriminerend of lasterlijk materiaal te plaatsen.

Groepsnorm reputatie, merk en communicatie Groepsnorm acceptabel gebruik

• Uw materiaal dient alle religieuze, politieke, economische en raciale verschillen en meningen te respecteren. • Uw materiaal dient de privacy van anderen te respecteren. • Alles wat u presenteert als feit dient correct en eerlijk te zijn, en als u fouten maakt, dient u deze zo snel mogelijk te herstellen. • Het gebruik van sociale media op de werkplek met faciliteiten van het bedrijf dient in overeenstemming te zijn met onze normen voor acceptabel gebruik. Een collega brengt teamleden in diskrediet op sociale media. Het is niet uw team, dus is het ook niet uw zaak? Maak online een van onze informatiedilemma’s mee: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Wat eenmaal openbaar is, kan niet meer teruggenomen worden.

62

63

Externe communicatie Onze reputatie wordt beïnvloed door wat mensen rechtstreeks of via de media over ons horen. Daarom moeten we ervoor zorgen dat onze externe communicatie gecoördineerd en consistent is.



We hebben specialisten bij Serco die met verschillende externe doelgroepen communiceren. Als u niet een van hen bent, dan zullen we u alleen onder speciale omstandigheden vragen namens ons te spreken. Veel van onze activiteiten zijn voor iedereen zichtbaar. Daarom moeten we alle leden van het publiek met respect, beleefdheid en aandacht behandelen als we optreden of spreken in het openbaar.


Tijdens een potentiële of daadwerkelijke crisis volgen we de richtlijnen zoals opgesteld in onze Handleiding Crisiscommunicatie. Als aan de beurs genoteerd bedrijf moet Serco zich houden aan strikte regels voor het verstrekken van informatie aan de beurs. Alleen geautoriseerde medewerkers, zoals aandeelhouders, handelaren en beleggingsanalisten, mogen praten met investeerders.

• Altijd de relevante toestemming vraagt voordat u namens Serco communiceert. • Nauwkeurige, consistente en tijdige informatie geeft als u namens ons communiceert. • Nooit misleidende uitlatingen doet over het bedrijf, onze diensten of onze concurrenten. • Financiële analisten of instellingen doorverwijst naar Investeerdersrelaties als zij u om informatie vragen. • Toestemming vraagt aan uw lijnmanager of communicatiemanager voordat u intern of extern informatie vrijgeeft.

Kritieke incidenten Altijd als zich een kritiek incident voordoet, bestaat er enorme druk om zo snel mogelijk te communiceren wat er gebeurd is. Maar wat mensen het eerst lezen en horen over een incident bepaalt hun perceptie van wat er aan de hand is. Het is dus heel belangrijk dat we er alles aan doen om de feiten op een rij te krijgen en duidelijk te zijn over wat we wel en niet weten, zodat we accuraat en bondig kunnen communiceren over wat er gebeurd is. We moeten ook lokale regelingen volgen, die worden beschreven in een crisisbeheersplan. Vraag uw lijnmanager om meer informatie.

Alle communicatie door een werknemer van Serco heeft haar weerslag op de Serco Group.

!

Stop en denk na! Externe presentaties en toespraken bieden goede mogelijkheden om de bekendheid van Serco te vergroten en onze reputatie te verbeteren. Maar u moet wel een afweging maken van het nut voor Serco en toestemming vragen aan uw lijnmanager en/of communicatiemanager voordat u een uitnodiging aanneemt om extern een toespraak te houden. Alle communicatie door een werknemer van Serco heeft haar weerslag op de Serco Group. Maak online een van onze informatiedilemma’s mee: • Ga de uitdaging aan. • Kijk wat onze ethisch experts te zeggen hebben. Denk na voordat u spreekt.

Groepsnorm reputatie, merk en communicatie

64

65

Onze Code tot leven brengen Soms is het moeilijk om te doen wat juist is. U voelt zich onder enorme druk staan. Bang. Eenzaam. Onbeschermd. We willen dat u weet dat u niet alleen bent. We zullen luisteren. We zullen helpen. We zullen advies geven. We zullen u beschermen.

66

Onze Gedragscode

We zullen u respecteren en beschermen omdat u de moed hebt Onze Code tot leven te brengen.

U weet niet wat u moet doen? U hebt een vraag of een probleem? U denkt dat u iets moet melden? In dit deel vindt u hulp en advies.

67

Als u niet weet wat u moet doen...

Onze Gedragscode

1

Gebruik deze beslissingsgids. Het proces leidt u stap voor stap naar een duidelijke conclusie. Neem de tijd om elke stap te volgen en de vragen te beantwoorden die u zich daarbij stelt.

Stop

2 Denk

Gebruik dit eenvoudige hulpmiddel

3 Kies een oplossing en test het

Als u een probleem of dilemma herkent

Wees op uw hoede en let op ethische kwesties situaties zonder duidelijk ‘goed’ of ‘fout’ antwoord, waarin u het moeilijk vindt een beslissing te nemen of waarin u aarzelt om te handelen.

Verzamel de feiten stel uzelf de vraag:

·· Is het u duidelijk wat er precies besloten moet worden? ·· Wat zijn de relevante feiten? En was is er niet bekend? ·· Hebt u alle informatie die u nodig hebt? ·· Begrijpt u de risico’s?

Praat met anderen stel uzelf de vraag:

·· Hebt u degenen geraadpleegd die een belang hebben bij de uitkomst? ·· Wie moet uw beslissing steunen?

Overweeg uw opties stel uzelf de vraag:

·· Wat zijn uw beschikbare opties? ·· Zijn er factoren die uw beslissing beïnvloeden?

Regels stel uzelf de vraag:

Wettelijke test - is het legaal? Nalevingstest - voldoet het aan het bedrijfsbeleid?

Waarden stel uzelf de vraag:

Waardentest - voldoet het aan onze grondbeginselen? ·· Worden de risico’s begrepen? Worden er nieuwe ideeën uitgeprobeerd? ·· Hebben we geluisterd? Laat het zien dat we ons uiterste best doen? ·· Kunnen we het waarmaken? Handelen we ethisch/ verantwoord? ·· Helpt het ons vertrouwen en respect te verdienen? Is het rechtvaardig? ·· Zijn we bereid verantwoordelijkheid te dragen voor deze actie?

Persoonlijk stel uzelf de vraag:

Familietest - zou u het met trots aan uw familie vertellen? Openbare test - heeft het een positieve invloed op onze reputatie als het algemeen bekend wordt of morgen in de krant staat? Intuïtieve test- voelt het als het juiste om te doen?

4 Handel

5 Evalueer

68

met vertrouwen en transparantie

Communiceer uw beslissing en uw motivatie.

de uitvoering en monitor de impact

Vraag feedback op de impact van uw beslissing Stel uzelf de vraag: ·· Is het probleem hiermee opgelost? ·· Heeft het het verwachte resultaat?

69

Als u niet weet wat u moet doen …

Onze Gedragscode

AU kunt ook onze SayNo-tool en -app gebruiken. Deze zijn bedoeld om u te helpen antwoorden te vinden op vele verschillende kwesties waar u mee te maken kunt krijgen als u samenwerkt met leveranciers en derden. Dus waarom probeert u de tool niet uit? Deze zijn online te vinden op http://serco.saynotoolkit.net, waar u ook de app kunt downloaden.

70

71

Als u een vraag of probleem hebt …

Onze Gedragscode

Volgt u hieronder het pad dat u wilt volgen. Het geeft aan met wie u kunt praten en biedt ook alternatieven voor het geval u zich niet prettig voelt bij uw eerste opties. Het geeft ook aan wat er gebeurt als u zich uitspreekt.

Als u denkt dat de Code wordt overtreden, is het uw verantwoordelijkheid zich uit te spreken.

Kunt u erover praten met het plaatselijke management? (Uw supervisor, manager, PZ-manager of ethisch medewerker)

Ja

Nee

Praat met uw supervisor, manager, PZ‑manager of ethisch medewerker.

Neem contact op met SpeakUp.

Wilt u op basis van het gegeven advies melding maken van een overtreding van onze code?

Nee

Ja

Vraag uw manager om uw probleem te melden of meld het rechtstreeks aan SpeakUp.

Zaak afgesloten

72

De case wordt met u afgerond.

Als u contact opneemt met SpeakUp, dan worden u enkele eenvoudige vragen gesteld over u en de plaats waar u werkt. Zo krijgen we alles duidelijk en kunnen we u feedback geven over onze bevindingen.

We verbieden absoluut alle represailles ten opzichte van iedereen die een overtreding meldt of helpt bij een onderzoek, en zullen u beschermen en respecteren omdat u de moed hebt Onze Code tot leven te brengen.

Er worden u ook vragen gesteld over uw problemen. Op basis van de informatie die u geeft, kunnen wij besluiten wie de aangewezen persoon is om het af te handelen en bepalen welke actie we moeten ondernemen.

Indien nodig wordt een onderzoek gestart om de relevante feiten te verzamelen en vast te stellen. Deze feiten worden geëvalueerd om te bepalen of er actie ondernomen moet worden.

Bezwaren Als u een klacht hebt, volg dan uw plaatselijke klachtenprocedure en wij zorgen ervoor dat er werk van gemaakt wordt. Neem in geval van twijfel contact op met uw lijnmanager of personeelszaken.

Als er een overtreding van de code wordt geconstateerd, dan worden passende maatregelen genomen om het probleem met de betrokkenen aan te pakken. Dit kunnen ook disciplinaire maatregelen zijn.

73

Als u denkt dat u iets moet melden … Praat eerst met uw plaatselijk management (uw supervisor, manager, HR of leider Ethiek). Als u zich daar niet prettig bij voelt, dan kunt u vertrouwelijk contact opnemen met het bedrijf via de Serco Hotline Ethiek. U kunt gratis bellen naar onderstaande nummers. Deze kunnen veranderen, maar u kunt online altijd de actuele contactgegevens vinden op www.serco.com/codeofconduct.

Onze Gedragscode

Direct Dial Numbers

See Note(s)

Australia

1-800-267-057

Bahrain

8000-0199

Belgium

0800-7-6194

Brazil

0800-892-1643

Canada

800-969-6363

France

0-800-91-8654

Germany

0-800-180-6762

Hong Kong

800-90-5876

Italy

800-789938

*3

New Zealand

0800-452479

*1,*3

Poland

0-0-800-111-1953

*3,*4

South Africa

0800-990-465

Spain

900-99-1281

*1

Switzerland

0800-56-1326

*1,*2

United Kingdom

0808-234-9902

*2

United States

800-969-6363

*1,*2

*1,*2

Direct Access Code Dial the code shown below, then when prompted, dial the following toll-free number:

We zullen u altijd respecteren en beschermen omdat u de moed hebt Onze Code tot leven te brengen.

74

Dial

Followed by

See Note(s)

Gibraltar

8800

877-517-2683

Guatemala

138-120

877-517-2683

138-126

877-517-2683

*3,*8

999-9190

877-517-2683

*3,*8

India

000-117

877-517-2683

*2,*5,*7

Ireland

1-800- 550-000

877-517-2683

*6

Ireland (UIFN)

00-800-222-55288

877-517-2683

*7

Mauritius

01 120

877-517-2683

*7

Netherlands

0800-022-9111

877-517-2683

*3,*7

Philippines

105-11 or 12

877-517-2683

*10

1010-5511-00

877-517-2683

*10

Qatar

Collect Call

7708106661

*11

Saudi Arabia

1-800-10

877-517-2683

Turkey

0811-288-0001

877-517-2683

*3,*7

UAE

8000-021

877-517-2683

*3

UAE (Military-USO & cellular)

8000-051 or 061

877-517-2683

75

OF u kunt het online melden op: www.tnwinc.com/serco U kunt ook ook problemen met de hotline nummers raporteren via e-mail: [email protected] Of u kunt schrijven naar: Bedrijfssecretaris, Serco Group plc Serco House 16 Bartley Wood Business Park Bartley Way Hook RG27 9UY Verenigd Koninkrijk Algemene opmerkingen: • Bellers naar de hotlinenummers moeten altijd eerst zorgen dat hun vaste of mobiele telefoonlijn geschikt is voor internationale gesprekken. • Bij het gebruik van een kantoortelefoon moet de beller eerst afhankelijk van het lokale gebruik een “0” of een “9” draaien om een buitenlijn te krijgen. • Let op de specifieke beperkingen die van kracht kunnen zijn op de landenlijst van uw hotline. • Voor mobiele gesprekken kunnen gesprekskosten van toepassing zijn. • Als een lokale IT-beperking toegang tot onlinecontact verhindert, is het geoorloofd een alternatief apparaat dat niet van het bedrijf is te gebruiken.

Opmerkingen: *1 Niet toegankelijk vanaf mobiele telefoons. *2 Niet toegankelijk vanaf betaaltelefoons. *3 Openbare telefoons hebben munten of kaartstorting nodig. *4 Telefoon moet internationale toegang hebben. *5 Alleen toegankelijk vanaf telefoons die internationale toegang hebben en de meeste openbare telefooncellen. Mogelijk niet beschikbaar op alle locaties. *6 Gebruik het hotlinenummer in de VK als u belt uit Noord-Ierland. *7 Als u belt vanaf een kantoortelefoon – indien u een “0” moet kiezen voor een buitenlijn en “0” is het eerste getal van de gebruikte toegangscode, dan kan de eerste “0” van de toegangscode verwaarloosd worden. *8 Is mogelijk niet toegankelijk vanaf elke telefoon. *9 Afhankelijk van waar de beller zich bevindt en het apparaat dat wordt gebruikt, kan het collectcallnummer met of zonder telefoniste gebeld worden. Collectcalls kunnen worden gedaan vanaf bijna alle openbare telefooncellen door het opvolgen van de aanwijzingen die zich op of bij de telefoon bevinden. Met de tijd kunnen deze details wijzigen. *10 Nummer dat gebeld moet worden afhankelijk van de lokale maatschappij, d.w.z. Bayan, Digitel, Globe, Option 2, Philcom, PLDT of Smart. Openbare telefoons kunnen munten of kaartstorting nodig hebben. *11 Collectcalls kunnen met behulp van een telefoniste en met gebruik van de lokale instructies vanuit bijna alle openbare telefoons gedaan worden. Met de tijd kunnen sommige van deze details wijzigen.

76


Bij Serco zijn we tezamen verantwoordelijk om onze Code te kennen, het te gebruiken – en het na te leven.

Serco Group plc Serco House 16 Bartley Wood Business Park Bartley Way Hook Hampshire RG27 9UY United Kingdom www.serco.com

August 2014

Onze Gedragscode. Ken hem. Gebruik hem. Breng hem tot leven

Recommend Documents