Ontwerpvoorstel aan de raad Opgesteld door
Presidium
Kenmerk
14.00000
Vergadering
Commissie Mens en Samenleving
Vergaderdatum
11/13 november 2014
Geheim
Nee
Gunning aanbesteding accountantscontrole 2015 ev. (2015 t/m 2017) Op advies van de subcommissie Controle en Financiën stelt het Presidium de gemeenteraad voor het volgende te besluiten: 1 De gunning van de aanbesteding van de controlewerkzaamheden van de jaarrekening voor de boekjaren 2015 t/m 2017 aan BDO, vaststellen middels de 'Overeenkomst accountantscontrole 2015 ev’. 2
De subcommissie Controle en Financiën belasten met de uitvoering van de overeenkomst.
3
Op grond van artikel 25, derde lid van de Gemeentewet de geheimhouding bekrachtigen van een aantal vertrouwelijke aanbestedingsbijlagen.
Het Presidium, De griffier,
De voorzitter van het presidium,
drs. A.A.H. Smits
mr. R.W. Rollingswier
Ontwerpvoorstel aan de raad Bijlages Voorstel: Voorstel_2134 Bijlage: Overeenkomst accountantscontrole van de jaarrekening 2015 ev BDO excl bijlagen 141017 Bijlage: Bijlagenboek bij de overeenkomst Accountantscontrole van de jaarrekening 2015 ev Eerdere besluitvorming Uitvoering
Ontwerpvoorstel aan de raad Raadsbesluit
Opgesteld door
Presidium
Kenmerk
14.00000
Vergadering
Commissie Mens en Samenleving
Vergaderdatum
11/13 november 2014
Gunning aanbesteding accountantscontrole 2015 ev. (2015 t/m 2017) Op advies van de subcommissie Controle en Financiën stelt het presidium de gemeenteraad voor het volgende te besluiten: 1 De gunning van de aanbesteding van de controlewerkzaamheden van de jaarrekening voor de boekjaren 2015 t/m 2017 aan BDO, vaststellen middels de 'Overeenkomst accountantscontrole 2015 ev’. 2 De subcommissie Controle en Financiën belasten met de uitvoering van de overeenkomst. 3 Op grond van artikel 25, derde lid van de Gemeentewet de geheimhouding bekrachtigen van een aantal vertrouwelijke aanbestedingsbijlagen.
Aldus besloten in de vergadering van de raad, gehouden op …, De griffier
De burgemeester
drs. A.A.H. Smits
mr. J.H.C. van Zanen
Context Op grond van Artikel 3, lid 1 van de 'Verordening op de subcommissie Controle en Financiën van de commissie Mens en Samenleving van de gemeente Utrecht' adviseert de subcommissie de raad jaarlijks over de opdrachtverlening aan de accountant. Naast de wettelijk verplichte controle, kunnen dit ook bijzondere controleopdrachten zijn. Op grond van Artikel 4, lid 1 van voornoemde verordening, is de subcommissie het contactorgaan van de accountant.
Beslispunt 1
De gunning van de aanbesteding van de controlewerkzaamheden van de jaarrekening voor de boekjaren 2015 t/m 2017 aan BDO, vaststellen middels de 'Overeenkomst accountantscontrole 2015 ev’.
Argumenten 1.1
De overeenkomst accountantscontrole ev. met de externe accountant dient door de raad te worden vastgesteld. Resultaat aanbestedingsprocedure De overeenkomst is het resultaat van een aanbestedingsprocedure volgens de methode van de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI), waarbij gegund wordt op basis van prijs- en kwaliteitscriteria. In de beoordelingscommissie namen zitting: een vertegenwoordiging van de subcommissie (incl. de voorzitter), team Audit en de afdeling Financiën, ondersteund door concerninkoop. Vier kantoren hadden een inschrijving gedaan. Na de toets op de geldigheid van deze inschrijvingen, heeft de beoordelingscommissie middels de EMVI-methode punten toegekend op verschillende onderdelen. Het onderdeel ‘prijs’ kende een wegingsfactor van 40%, het onderdeel ‘plan van aanpak’ 10%, het onderdeel ‘competentieprofiel’ 20%, het onderdeel ‘informatieoverdracht’ 15%, het onderdeel ‘presentatie’ 15%. Op basis hiervan heeft accountantskantoor BDO de inschrijving gewonnen. Verder ter informatie De overeenkomst betreft de boekjaren 2015 t/m 2017, met een verlengingsoptie van één boekjaar. De overeenkomst zal jaarlijks, zoals gebruikelijk, worden uitgewerkt met een opdrachtbevestiging, die eveneens door de raad wordt vastgesteld. De accountant rapporteert over haar controlebevindingen met een controleverklaring bij de jaarrekening en een Verslag van bevindingen (voorjaar). Ook rapporteert de accountant over haar interim-controle met een Boardletter (najaar). De subcommissie benoemt in de overleggen met de accountant speerpunten, welke opgenomen worden in de jaarlijkse opdrachtbevestigingen. De eerste opdrachtbevestiging van BDO zal omstreeks de zomer 2015 als raadsvoorstel ingebracht worden. De subcommissie adviseert met de Overeenkomst accountantscontrole 2015 ev. in te stemmen.
Beslispunt 2
De subcommissie Controle en Financiën belasten met de uitvoering van de overeenkomst.
Argumenten 2.1
De subcommissie is, als controle- en adviesorgaan van de commissie Mens en Samenleving, betrokken geweest bij de aanbestedingsprocedure en is gezien de daarin aanwezige expertise te belasten met de uitvoering de overeenkomst en jaarlijkse opdrachtverleningen.
Beslispunt 3
Op grond van artikel 25, derde lid van de Gemeentewet de geheimhouding bekrachtigen van een aantal vertrouwelijke aanbestedingsbijlagen.
Argumenten 3.1
Op grond van Artikel 25, lid 2 en Artikel 86, lid 2 van de Gemeentewet wordt u geheimhouding opgelegd op de bij dit voorstel behorende bijlage van de overeenkomst en de stukken m.b.t. de inschrijvingen en beoordeling van de aanbesteding. Op grond van Artikel 25, lid 2 en Artikel 86, lid 2 van de Gemeentewet wordt u geheimhouding opgelegd op de bij dit voorstel behorende bijlage van de overeenkomst en de stukken m.b.t. de inschrijvingen en beoordeling van de aanbesteding. Tot geheimhouding is besloten omdat met de openbaarmaking van de bedoelde stukken het financieel belang van de gemeente niet gediend is en derden anders onevenredig bevoordeeld zouden kunnen worden (weigeringsgronden Artikel 10 van de Wob, lid 2 sub b en g). Deze bieden de mogelijkheid om rekening houdend met de genoemde belangen, af te zien van openbaarheid.
