Agenda voor de bestuursvergadering van de VNG afdeling Utrecht op vrijdag 18 september 2009, aanvang 9.30 uur in de commissiekamer 1.27 van het nieuwe gemeentehuis van Eemnes, tevens kantoor van de BEL-combinatie (Bezoekadres: Zuidersingel 1, 3755 AZ, Eemnes, tel.nr: 035 - 75 13 111). Zie routebeschrijving.
Ontvangst. Burgemeester R. van Benthem is aanwezig en zal o.a. ingaan op actuele ontwikkelingen in de gemeente Eemnes. 1.
Opening en mededelingen. • Op verzoek van de landelijke VNG zijn de griffiers (i.a.a. de gemeentesecretarissen) van de Utrechtse gemeenten per e-mail geattendeerd op Raadsledencampagne duurzaamheid, gericht op raadsleden.
2.
Besluitenlijst bestuur 26 juni 2009 in Wijk bij Duurstede. Vast te stellen
3.
Lijst van ingekomen stukken nr. 2009-IV. Voor kennisgeving aannemen.
4.
Schenking en in beheer geven archieven VNG afd. Utrecht aan Het Utrechts Archief; goedkeuren overeenkomst. Zie bijlage. Voorstel: 1. Akkoord te gaan met de conceptovereenkomst zoals bijgevoegd; 2. De overeenkomst te ondertekenen op 11 december 2009, gekoppeld onze bestuursvergadering die dan plaatsvindt bij het HUA in Utrecht; 3. Akkoord te gaan met de eenmalige vergoeding van € 114,-- ( incl. BTW) per jaar voor de periode 2009-2019 en het totaalbedrag van € 1.140,-- dit kalenderjaar te voldoen; 4. Het college van Nieuwegein een dankbrief te sturen voor alle inspanningen die zijn verricht om i.v.m. de nieuwbouw van het gemeentehuis het archief van de VNG afdeling Utrecht tijdig te kunnen verplaatsten.
5.
Stand van zaken diverse bijeenkomsten: a. bijeenkomst over “integrale handhaving: een kwestie van bestuurlijke lef” op donderdag 24 september in Nieuwegein. herinnering per e-mail 18-8-2009 b. Utrechtse Commissiedag op maandag 28 september in Antropia – Driebergen. c. bijeenkomst over Wgr op dinsdag 13 oktober in De Bilt. d. bijeenkomst over Rekenkamerrapporten; datum en locatie nog niet bekend. e. bijeenkomst nieuwe raadsleden: woensdag 3 februari of woensdag 10 februari 2010. Voorstel: bespreken.
1
6.
Stand van zaken boek 90-jaar VNG afdeling Utrecht . Op 30 januari ’09 heeft het bestuur besloten de geschiedenis van de VNG afd. Utrecht in boekvorm te laten verwerken door Jacques Lemmink. De kosten voor onderzoek en schrijfwerk bedragen € 12.000,--. Het boek vordert gestaag en is wat betreft de tekst bijna gereed. Het boek zal uit 3 hoofdstukken bestaan, die de periode 1919 tot 1945 beschrijven. Voor de periode 1945 – 2009 is gewerkt met 3 kronieken. Deze week is opdracht gegeven aan Janita Sassen (grafisch ontwerper). Zij gaat de vormgeving, inclusief drukwerkbegeleiding verzorgen; de kosten bedragen € 6.430,--. incl. 19% btw. Voor wat betreft de oplage gaan we uit van 1.500 exemplaren (onze gebruikelijke doelgroepen, oud-bestuursleden, provinciale afdelingen, provinciale archiefdiensten, landelijke VNG, provincie Utrecht, gemeentelijke bibliotheken in de provincie, pers). Ook is bij dit aantal rekening gehouden met nieuwe raadsleden en nieuwe wethouders na de gemeenteraadsverkiezingen in 2010. De drukkosten zijn nog niet bekend, maar worden geschat op bedrag tussen de € 14.000,-- en € 16.000,-- incl. 6% btw. De voorzitter zal een voorwoord schrijven en de secretaris een nawoord. De officiële uitreiking van het boek vindt plaats in het Najaarscongres (5 november in Houten) De voorzitter zal het eerste exemplaar aanbieden aan de CdK. Voorstel: bespreken.
7.
Stand van zaken Najaarscongres 5 november 2009 in Houten. zie bijgevoegde afspraken, gemaakt in de Voorbereidingsgroep op 26 augustus jl. inclusief de opzet van het programma. Er wordt nu gewerkt aan de uitwerking. Het is nog niet duidelijk of de bedachte formule ook zo gerealiseerd kan worden. De Voorbereidingsgroep heeft een vervolgvergadering gepland op 15 oktober in Amersfoort (aansluitend aan de vergadering van de Agendacommissie). In de Agendacommissie is vastgesteld dat 2 punten besproken zouden kunnen worden: 1. de samenstelling van het panel; 2. de voorzitter heeft kenbaar gemaakt direct na het huishoudelijk deel gaarne een “jubileumspeech” te willen houden, in combinatie met het overhandigen van het 1e exemplaar van ons boek aan de CdK; Henk en Liesbeth hebben op 3 september een gesprek gehad met de gemeentesecretaris van Houten en de directiesecretaris. Inmiddels heeft de directiesecretaris laten weten dat het Najaarscongres zal plaatsvinden in de (zojuist gerestaureerde) raadszaal. Voorts heeft zij gemeld dat de gemeente Houten afziet van een extra activiteit na de lunch. Voorstel: bespreken.
8.
Begroting 2010 en contributievoorstel Zie aanbiedingsbrief en concept-begroting 2010. Voorstel: 1. De contributie 2010 niet te verhogen met 1,45 % , maar te handhaven op het niveau van 2009: € 0,1486 per inwoner met een maximum van 150.000 inwoners;
9
2.
De formatieomvang voor 2010 te verhogen van 1,43 naar 1,5 fte, hetzelfde niveau als voor 2007en 2008;
3.
De salariskosten voor 2010 te laten stijgen met 1 % ;
4.
De begroting en contributie 2010 goed te keuren en te agenderen voor de algemene ledenvergadering van 5 november 2009 in Houten
Notitie beleidsvragen bestuursvergaderingen. (zie bijlagen) Notitie is bijgevoegd met “overzicht aanwezigheid bestuursleden 2007, 2008 en lopende jaar 2009”. Voorstel: instemmen met de vijf conclusies zoals geformuleerd in de notitie (aanwezigheid, aantal bestuursvergaderingen, vergaderen bij de leden, de vrijdag als vergaderdag en het wenselijke aantal bestuursleden).
2
10. Vergaderschema 2010, inclusief samenstelling van Voorbereidingsgroep voor het Voor- en Najaarscongres 2010. In het vergaderschema is geen Utrechtse Commissiedag 2010 gepland, omdat alle VNG-commissies na de gemeenteraadsverkiezingen opnieuw zijn samengesteld en nog geen werkjaar achter de rug hebben. Voorstel:
11
het vergaderschema vaststellen en Voorbereidingsgroepen samenstellen voor het Voor- en Najaarscongres.
Uitwerking / opzet van de aangeklede lunch in Slot Zeist (donderdag 3 december en maandag 21 december) In de bestuursvergadering van juni in Wijk bij Duurstede heeft het bestuur besloten een “aangeklede” lunch te organiseren voor (oud)-bestuursleden in Slot Zeist. Inmiddels is ook de voorzitter van de VNG uitgenodigd deze lunch bij te wonen. (4 data). Zij heeft laten weten niet in de gelegenheid te zijn de lunch bij te wonen. In de Agendacommissie is afgesproken dat Koos Janssen haar zal bellen om te vragen of zij belangstelling heeft ons bestuursdiner dit jaar bij te wonen. Daarnaast is het idee –naast (oud) bestuursleden - ook bestuurders uit de provincie Utrecht uit te nodigen, die in het bestuur van de landelijke VNG zitting hebben/ hebben gehad. (denk bv. aan Annie Brouwer, Ivo Opstelten). Voor de invulling van het programma wordt gedacht Henk Vonhoff uit te nodigen (hij was bestuurslid van 1974 – 1979) en hem te vragen een luchtige verhandeling te geven. Er zijn op dit moment nog 2 mogelijke data over: 3 december en 21 december. Er is een optie genomen voor beide data op de Spiegelzaal in Slot Zeist. Er is nog geen offerte aangevraagd voor de catering c.a. Een student (Lilian Geurtsen) heeft alle namen en adressen van alle (oud)-bestuursleden inmiddels opgespoord (ca. 55). De namen en adressen van Utrechtse bestuurders in het landelijk VNG-bestuur zullen nog worden gegaan. Gerekend wordt in totaal op ca. 70 à 75 personen inclusief het huidige bestuur. programma: 12.00 uur ontvangst 12.30 uur jubileum-welkomstwoord door de voorzitter en brengt een toast uit. boek uitreiken aan Henk Vonhoff 12.45 uur lunch - luchtige verhandeling door Henk Vonhoff 14.30 uur einde Voorstel: bespreken.
12. Uitwerken programma bestuursvergadering op 11 december bij Het Utrechts Archief. Wij stellen voor van 9.00 -10.30 uur te vergaderen, inclusief ondertekening van de overeenkomst. Aansluitend een rondleiding door Het Utrechts Archief. Einde bijeenkomst is om 12.00 uur. Voorstel: bespreken. 13. Voorbereiding Groot Bestuurlijk Overleg: college van GS en voltallig afdelingsbestuur op dinsdag 10 november in het provinciehuis. Zie het verslag ( terugblikken; Klein Bestuurlijk Overleg) op de website. Genoemde onderwerpen zullen in het GBO terugkomen. Specifiek aandachtspunt is hoe we omgaan met de suggestie van de provincie over een bijeenkomst voor nieuwe collegeleden en raadsleden (zie punt 5 van het verslag). Een ander specifiek aandachtspunt is de aanwezigheid van ons bestuur. Voorstel: bespreken en graag eventuele andere suggesties.
3
14. Voortgang website / marketing- en communicatieplan. Op 17 juni hebben Jannelies, Ago, Eric, henk en Liesbeth overleg gehad over de website Afgesproken is dat Ago en Eric een “marketing en communicatieplan” maken. Voorstel: mondeling toelichten. 15. Vast agendapunt: communicatie, voedsel voor onze website Voorstel: graag suggesties. 16. Rondvraag en sluiting.
4
Overzicht (te plannen) activiteiten 2009 + overleg met GS. onderwerp waar en wanneer
doelgroep
bijeenkomst “integrale handhaving: een kwestie van bestuurlijke lef”
raadszaal gemeente Nieuwegein; donderdag 24 september, 13.30 – 16.00 uur
burgemeesters, wethouders en gemeentesecretarissen van Utrechtse gemeenten en 10 gemeenten Gooi- en Vechtstreek
Utrechtse Commissiedag 2009
maandag 28 september, 16.00 – 19.30 uur, Antropia.
vanaf 16.00 uur: Utr. vertegenwoordigers in VNG-bestuur en – commissies en bestuursleden VNG afd. Utrecht; vanaf 17.30 uur: ook voor alle doelgroepen
Najaarscongres 2009
donderdag 5 november, 10.00 uur, Houten
alle doelgroepen
Groot Bestuurlijk overleg
donderdag 10 november, provinciehuis, 16.00 uur
voltallig college van GS en bestuur VNG afd. Utrecht.
Vergaderdata en locaties bestuursvergaderingen 2009. datum vergaderplaats 30 januari Gemeentehuis Oudewater 20 maart
Gemeentehuis Rhenen
15 mei
VERVALLEN
26 juni
Gemeentehuis Wijk bij Duurstede
18 september
Gemeentehuis Eemnes
30 oktober
Gemeentehuis Lopik
11 december
Het Utrechts Archief (langere vergadertijd i.v.m. rondleiding, ondertekening schenkingsakte).
5
