Actuele ontwikkelingen in IT en IT-audit
Kennistechnologie Auteur: ir. drs. J. van der Vlugt RE CISA Samenvatting Kennistechnologie is een losjes gedefinieerde verzameling hulpmiddelen waarmee kennis en informatie beter kunnen worden gerepresenteerd, georganiseerd en uitgewisseld. Door de inzet van kennistechnologie kan in en tussen organisaties de kennis beter worden benut voor het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Gezien het zeer sterk toenemende belang van kennis en informatie als separate productiefactor en product, en de snelle ontwikkelingen in de technologie die steeds grootschaliger inzet van deze productiefactor van steeds groter belang maakt, verdient de technologie de aandacht van management indien dat gericht is op bevestiging of versterking van de continuïteit van de organisatie op korte en (middel)langere termijn. Een aantal kennistechnologietermen doen inmiddels als buzz- of hype-words de ronde, en IT-auditors zullen in hun adviserende rol op de hoogte moeten zijn van kennistechnologie, en de inzetmogelijkheden en –vereisten.
Representatie, organisatie en uitwisseling Kennistechnologie wordt voor drie doelen ingezet: 1. Representatie van kennis; 2. Organisatie van aanwezige kennis; 3. Middelen om kennis te kunnen uitwisselen. Representatie Voorzover technologie wordt gebruikt voor representatie van kennis, kan deze in wezen al tot kennistechnologie worden gerekend. Uiteraard spelen daarbij wel de verschillen in abstractieniveaus een rol die bestaan tussen ruwe gegevens, kennis, representaties en hun communicatieve waarden, en informatie. In engere zin wordt onder technologie ten behoeve van kennisrepresentatie verstaan: De hulpmiddelen die zorgdragen voor vastlegging van kennis op een wijze die deze kennis voor een voldoende intelligent en begrijpende mens bruikbaar maakt. Tot deze categorie kunnen databases worden gerekend, hoewel de erin opgeslagen kennis vaak nog impliciet is; kennis stijgt uit boven de vaak simpel opgeslagen gegevens. Een ‘data warehouse’ en de erop gestapelde ‘business intelligence’ komen al dichter in de buurt. Wat normaliter ‘ontologieën’ worden genoemd (datamodellen met concepten en hun onderlinge samenhang) zijn al veel duidelijker representatietechnologie. Door de ontwikkelingen rond Web 2.0 komen versneld nieuwe begrippen naar voren die de facto kennisrepresentatie beogen. Hierbij valt te denken aan semantische netwerken, topic maps (ook wel mind maps genoemd) en tag clouds, zie onderstaande afbeeldingen.
© NOREA, 2010
1
Actuele ontwikkelingen in IT en IT-audit
Organisatie Hulpmiddelen ten behoeve van de organisatie zijn er in twee categorieën: inhoudelijk gerichte en organisatorisch gerichte. De inhoudelijk georiënteerde tools richten zich op het vindbaar maken van kennis. Er bestaan relatief simpele tools, zoals document management systems en content management systems. Ook sommige vormen van (wat meer intelligente) indexering van databases bevatten intelligentie die uitstijgt boven de platte gegevensinhoud. De meer complexe tools gebruiken op zichzelf (kunstmatige) intelligentie om kennis te organiseren.
© NOREA, 2010
2
Actuele ontwikkelingen in IT en IT-audit
Als er werkelijk sprake is van intelligentie bij het indexeren en gebruik van latent semantic analysis (op zich al een kennistechnologie), dan valt dat onder de noemer van de ‘expertise locators’. Daarnaast zijn er uiteraard de relatief gezien klassieke hulpmiddelen Expert Systems (gebaseerd op onder andere de programmeertalen Prolog en Lisp) en Neurale Netwerken, die kennis- ofwel redeneerregels respectievelijk impliciete-kennisleren als doel hebben. De zogenaamde ‘folksonomies’ (reddit, digg, stumbleupon, del.icio.us), een samentrekking van folks en taxonomy, zijn een bijzondere vorm van kennisorganisatietechnologie, omdat ze niet zozeer zelf de organisatie verzorgen, maar de faciliteiten bieden aan willekeurige gebruikers om bij te dragen aan de organisatie. De andere categorie organisatie-tools bestaat uit hulpmiddelen voor, of de structuren zelf, voor inrichting van kennismanagement binnen organisaties. Dit betreft dus de bekende Knowledge Management-structuren, toegang tot en beheer over intranetten met achterliggende databases, de inbedding van kennisdelingsdoelstellingen in de individuele jaarplannen etc. De directieve opzet die deze kennisdeling in eerste instantie kende, heeft in een aanzienlijk aantal gevallen tot verzet van de werkelijke kennis-werkers geleid daar deze van management een faciliterende instelling verwachtten en geen directieve. De laatste decennia is er daarom een zekere terugtrekkende beweging te zien, hoewel met ‘collaborative computing’ zoals gedeelde en samengevoegde agenda’s, workflowsystemen en gedeelde documenten de meer faciliterende insteek wordt nagestreefd. Uitwisseling Deels van binnen, voornamelijk van buiten organisaties, ontstonden netwerken van allerlei aard met als doel kennis uit te wisselen. In wezen ligt hierin de ontstaansreden van ‘het’ Internet. In engere zin wordt als het gaat om kennistechnologie tegenwoordig echter eerder gedoeld op allerhande al of niet ad hoc totstandgekomen netwerken over diverse communicatiemiddelen en -vormen, zoals de aloude (?) e-mail, instant messaging, blogs, social networking engines, wikis, voornoemde folksonomies en andere ‘Web 2.0 user generated content’. Kenmerken zijn de extra-organisatorische aard en het gebrek aan centrale sturing op deelname en inhoud(skwaliteit). De deelname en kwaliteit van deelname worden bewaakt door de ‘wisdom of crowds’ oftewel er wordt vertrouwd op het zelforganiserend en zelfreinigend vermogen van de gebruikers. De meest recente tendens is dat (grote(re)) organisaties de op het Internet beschikbare hulpmiddelen intern zijn gaan gebruiken. Dit gebeurt met wisselend succes. Waar het faciliterende en zelforganiserende van de hulpmiddelen in de organisatiecultuur gebruikelijk is en wordt geaccepteerd, zijn de hulpmiddelen zonder veel strubbeling als extra’s opgenomen. Waar de organisatiecultuur directief was en is, slagen de hulpmiddelen niet; ze zijn te vreemd en bedreigend.
Aandachtspunten voor management Management zal rekening moeten houden met de beweging op de arbeidsmarkt in het algemeen naar jonge werknemers die zich steeds minder gelegen laten liggen aan de in een organisatie heersende vaste structuren. Ze zijn zich expliciet bewust van hun rol als kenniswerker, die als ‘free agent’ zijn eigen kennis en kunde verhuurt waar het bevalt, en ze accepteren niet dat ze de tools die ze van huis uit kennen en waarmee ze de, in hun ogen, kern van hun werk willen doen, niet onverkort beschikbaar zijn binnen de organisatie.
© NOREA, 2010
3
Actuele ontwikkelingen in IT en IT-audit
Aan de andere kant brengen de hulpmiddelen van ‘Web 2.0’ met zich mee, en maken mogelijk, dat er een verschuiving begint plaats te vinden van enorme monolithische hiërarchische organisaties naar kleine onderneminkjes die in een los maar zeer uitgebreid onderling verband productie-op-maat tot stand brengen. Hiermee lopen de hulpmiddelen gelijkop met een Schumpeteriaanse creatieve destructie van branche-organisatie in zeer veel, wellicht alle branches. Of kennistools buiten de organisatie een dergelijke baanbrekende rol spelen, of dat ze alleen maar binnensijpelen en intern effectief gebruik van de belangrijkste productiefactor stimuleren, zal de tijd moeten leren. Tot nu toe wijzen alle tekenen op de majeure verschuiving van bureaucratische hierarchieën naar ‘kennisdelen is macht’-meritocratieën. Management kan zich derhalve niet veroorloven afzijdig of vijandig te staan tegenover kennistechnologie, maar dient het gebruik ervan waar mogelijk te omarmen en te stimuleren – ook zelf. Zo niet, dan maakt management zichzelf tot dinosaurus. Hedendaagse schoolverlaters kennen e-mail nog wel – als datgene wat hun ouders gebruiken! Zelf zijn ze al verder en vinden e-mail achterhaald door de beperkingen ervan.
Aandachtspunten voor de IT-auditor IT-auditors zouden om analoge redenen kunnen worden geacht bij uitstek kennis en vaardigheid te hebben met kennistechnologie: Als kenniswerker zijn ze effectiever met de tools, en als IT-auditor moeten ze kunnen adviseren over alle aspecten van de inzet ervan. In beoordeling en advisering speelt nog een belangrijk inherent probleem: Kennistechnologie richt zich steeds meer op de steeds meer onmogelijk door AO/IC gebonden informatiestromen. Vermenigvuldig dit met het toegenomen gebruik van de hulpmiddelen maal het steeds grotere belang van kennis als productiefactor, en het probleem dient zich aan dat IT-auditors vooraan mee zullen moeten lopen met kennistechnologie om niet door relatieve stilstand achterop te raken. Als een IT-auditor zich niet druk maakt om ‘alles’ wat gangbaar is en gewoon op in onbruik rakende oude ideeën blijft hangen; prima – mits dat een expliciete keuze is en niet de gedachte leeft nog helemaal bij te zijn want de wereld is toch niet veranderd (quod non).
Achtergrondinformatie http://www.wikipedia.org/ http://www.skyrme.com/updates/u65_f3.htm http://www.studiegids.vu.nl/index.html?home_file.cfm?objectnaam=PROGRAMMAFASEN&r uid=67238021&vak_ruid=0&datum=26-Sep-2007&taal=EN (1 regel)
© NOREA, 2010
4
Actuele ontwikkelingen in IT en IT-audit
Over de Auteur: Ir.drs. J. (Jurgen) van der Vlugt RE CISA Jurgen van der Vlugt (1966) is senior manager voor advies- en auditdiensten op gebied van ITgovernance en risicobeheer bij Noordbeek B.V. Hiervoor was hij onder andere IT Audit Manager bij KPMG, en IT Audit Manager en Group Security Information Manager bij ABN AMRO Bank. Tevens is hij lid van de Commissie Herziening Beroepsregels en de Vaktechnische Commissie, voorheen voorzitter van de Commissie Educatie, secretaris van ISSA NL, en regelmatig publicist en spreker op conferenties. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel.
© NOREA, 2010
5
