ONS TEHUIS BRABANT V.Z.W. Perksesteenweg 126 1910
KAMPENHOUT
Tel. 016/65.91.10 Fax 016/65.91.11
[email protected] www.onstehuisbrabant.be
Woonvoorziening en dagopvang voor volwassen personen met een mentale beperking
erkend en gesubsidieerd door
WOORD VOORAF ........................................................................................ Pag.
1
EEN TERUGBLIK OP HET FEESTJAAR 2012 ............................................. Pag. 30 jaar Ons Tehuis Brabant : 1982 - 2012 ...................................... Pag. 29/04/2012 : Brunch voor gasten en ouders ................................... Pag. 04/05/2012 : Lenteverkoop ............................................................. Pag. 29/05/2012 : Sportdag in Bloso-domein Hofstade .......................... Pag. 16/08/2012 : Kampenhout Swingt ................................................... Pag. 6 en 7/10/2012 : 30ste Oktoberfeesten ............................................ Pag. Vrijwilligersmoment ......................................................................... Pag. Inhuldiging kunstwerk “Levenslijnen” – Maarten Schaubroeck ....... Pag. 21/12/2012 : Van mijmeren…over gedenken…naar “de kapel” ...... Pag.
3 4 5 6 6 7 9 10 11 13
EEN VERDERE GREEP UIT EEN GOED GEVULD JAAR .......................... Pag. Een goed gevuld jaar vol variatie .................................................... Pag. Onaangekondigde inspectie op 24/02/2012 ................................... Pag. Sponsoring uit een onverwachte doch welgekomen hoek .............. Pag. En dat waren de verbouwingswerken in 2012 ................................ Pag.
14 15 18 20 21
TEVREDENHEIDSONDERZOEK PERSONEEL 2012 EN ONDERNOMEN / GEPLANDE ACTIES ....................................................... Pag. Bespreking resultaten ..................................................................... Pag. Ondernomen acties ........................................................................ Pag. Geplande acties .............................................................................. Pag.
23 25 34 36
PERSONEELSKENGETALLEN 2011 – 2012 .............................................. Pag.
38
EVALUATIE ACTIEPLANNEN 2012 ............................................................ Pag.
44
ONZE PLANNEN IN 2013 ............................................................................. Pag.
59
SAMENSTELLING VAN OVERLEGORGANEN ........................................... Pag.
75
Jaarverslag 2012
INHOUD
WOORD VOORAF Wij hebben de eer u ons jaarverslag 2012 voor te stellen. We maken u graag deelgenoot in onze realisaties en feestelijkheden, onze plannen en ambities en geven u graag een beeld van onze cliënten, medewerkers en vrijwilligers. U krijgt verhalen en beelden van grote en kleine gebeurtenissen. Het jaar 2012 was een bewogen jaar voor onze voorziening. In 2012 verwelkomden we Nancy Crabbé (dagcentrumbezoeker pulpa), Sven Margan (dagcentrumbezoeker bakkerij) en Wendy Onsea (bewoner leefgroep 2) en werden Dave Van Camp en de begeleidster Machteld Priëls 30 jaar, zo oud als onze voorziening, toch wel speciaal. Mia Hemeleers en Luc Leten zijn ons spijtig genoeg vorig jaar ontvallen door overlijden. 2012 was ook het jaar waar onze algemeen directeur Rob Delpiedsente afscheid nam van onze voorziening. Rob Delpiedsente was gedurende 23 jaar de Algemeen Directeur van Ons Tehuis Brabant. Gedurende zijn loopbaan in OTB werd in 1997 het tehuis niet werkenden uitgebreid met 29 bijkomende plaatsen voor opvang en begeleiding van personen met een mentale beperking. Tevens kwam ons Inclusief Project Zuurhage tot stand, waarbij 12 cliënten de kans kregen om buitenshuis in studio’s te wonen. Dankzij deze realisatie kregen alle cliënten op onze campus een individuele kamer. 2012 was ook het jaar waarbij we de pijnlijke ervaring opdeden dat conflicten enkel bemiddelbaar zijn indien er de bereidheid is om samen te zoeken naar een oplossing en empathie op te brengen voor de andere. Veranderingen zijn nodig om te groeien, zowel als individu als voorziening. Een voorziening kan zich niet afsluiten van de wereld. Meer
maar vergroot ook de kwetsbaarheid op lokaal vlak. De wereld zoals we die vandaag kennen is er één propvol technologische wonderen die ons leven op heel wat vlakken verrijkt. De wereld van vandaag is ook een geglobaliseerde wereld.
Jaarverslag 2012
en meer stellen we vast dat de wereld een dorp is geworden. Dit heeft zijn voordelen
1
Niet alleen weten we ogenblikkelijk wat er aan de andere kant van de wereld gebeurt maar wat aan de andere kant plaats vindt bepaalt ook voor een steeds groter deel wat hier gebeurt. Het stelt ons voor complexe uitdagingen. We staan in de volgende jaren voor een grote uitdaging, namelijk de implementatie van de zorgzwaartemeting en de persoonsvolgende financiering. In 2013 zal het plan van minister Vandeurzen volgens de meest recente informatie resulteren in een decreet. De toekomst voor onze voorziening zal er heel anders uitzien. We zullen evolueren naar een erkend dienstverleningscentrum, waarbij de oude erkenningsvormen en vaste capaciteiten zullen verdwijnen. Dienstverleningscentra zullen een gedifferentieerd aanbod bieden aan mensen met een persoonsvolgend voucher, in samenwerking met het sociaal netwerk, reguliere diensten en andere diensten binnen en buiten de sector. Sowieso weten we dat een zeer gespecialiseerde residentiële zorg zal blijven bestaan, rekening houdend met de grote wachtlijsten. In 2012 werd Ons Tehuis Brabant 30 jaar. Dankzij het feestcomité, alle medewerkers en vrijwilligers was het een geslaagd feestjaar met memorabele momenten zoals een gezellige brunch, een zonnige sportdag, een uitbundig Kampenhout Swingt, oktoberfeesten in een nieuw kleedje, een fijn personeelsfeest en een ingetogen inhuldiging van onze lang verhoopte mijmerplek. De kunstwerken van Maarten Schaubroeck zullen ons blijvend herinneren aan dit feestjaar. Maar er is natuurlijk nog veel meer gebeurd in dit feestjaar en dat vindt u zeker terug in volgend jaarverslag. Wij zijn erg blij met uw sympathie, steun en interesse en wensen u van harte veel leesplezier!
Jaarverslag 2012
De directie
2
EEN TERUGBLIK
Jaarverslag 2012
OP HET FEESTJAAR 2012
3
30 JAAR ONS TEHUIS BRABANT 1982 - 2012 Deze bewoners verblijven in Ons Tehuis Brabant vanaf de oprichting: Guy BAETS, Luc BRACKE, Sylvia DE WINTER, Ingrid DEPOORTER, Paul DETHIER, Paul GEYSEN, Josée RYCKMANS, Hubert RONSE, Willy SPREUTELS, Paul VAN
Jaarverslag 2012
DONGEN, Marc VAN ESCH, Wim VAN LOOCK en Eddy VERHASSELT.
4
Jaarverslag 2012
Op 29 april 2012 werden de cliënten en de familieleden uitgenodigd op een overheerlijke brunch
5
De lenteverkoop had plaats op 4 mei 2012.
De sportdag op 29 mei 2012 in het Bloso-domein te Hofstade voor bewoners, dagcentrumbezoekers, personeel en vrijwilligers was een dag om “wow”, “tof”,
Jaarverslag 2012
“fantastisch”, … op te zeggen.
6
Op 16 augustus 2012 werd een punt in majeur gezet achter Kampenhout Swingt. Onze gebruikers voelden als eerste de “vibes” wanneer al het gerief werd aangereden om het centrale grasplein om te toveren in een festivalweide. Uiteindelijk was het moment daar dat tafels en stoelen met vereende kracht geplaatst werden binnen de kring waar een paar uur later het feest in volle hevigheid losbarstte. Door de opstelling van podium, tap, frituur en hamburgerkraam had het wat weg van een Wild-West-pionierskaravaan, zoals je dat kan zien in westerns wanneer de huifkarren zich groeperen in een cirkel om de nacht in te gaan. Zakken fritten werden onder de bekwame leiding van Michel, onze kok, in het vet goudbruin gebakken en sterkten onze gebruikers aan om de muzikale energie los te laten komen. Vanaf dan was het alleen nog maar zaak “to go with the flow
Jaarverslag 2012
and to let the good vibes rule”!!!
7
8
Jaarverslag 2012
Dankzij de onbaatzuchtige inzet van vele vrijwilligers en personeelsleden was de feestelijke editie van de 30ste oktoberfeesten op 6 en 7 oktober 2012 een groot succes. Er was een talrijke opkomst. Kiwanis Vilvoorde zorgde weer voor een goeddraaiend mosselfestijn. Iedereen genoot ten volle van de optredens van “Sophisticated”, “Texmachine”, het kinderkoor “Jong Cantabile” uit Kampenhout, het koor “Cantabile” uit Kampenhout, de “Koninklijke Fanfare Tenierskring Perk” en het majorettenkorps “Va et Vient”. De hongerigen en dorstigen vonden hun gading bij de talrijke eet-, dessert- en drankstandjes. Kurt Dekoninck, de wereldkampioen barbecue en Michel, onze kok, zorgden voor een lekkere maaltijd. De kinderanimatie, zoals de kinderrommelmarkt, de schminkstand, het springkasteel, de kinderworkshops en de cinemawagen, draaide op volle toeren. Gedurende het volledige weekend kon men shoppen in de verkoopstandjes, waar er creaties van de atelierwerking en de hobbyclub KAV Erps-Kwerps, de verjaardagskalenders en ons bier ”het Trenteke” te koop werden gesteld. In de fototentoonstelling van Eddie Moyaers kwamen onze bewoners en dagcentrumbezoekers heel mooi uit de verf en de sportievelingen streden ondertussen in de Pimp your
Jaarverslag 2012
Trikerace voor een podiumplaats.
9
De oktoberfeesten werden uiteindelijk feestelijk afgesloten met een dankmoment voor alle vrijwilligers. Het was een zware klus alle vrijwilligers – die ooit in de loop der jaren meegeholpen hebben op zondag met de oktoberfeesten - in de archieven van het Solidariteitsfonds op te zoeken.
Jaarverslag 2012
I
10
In het kader van de grote renovatiewerken op de campus, met onder andere de nieuwe daken en de automatische schuifdeuren, werden ons door de overheid bouwsubsidies toegekend voor 60% van de kostprijs. Om in aanmerking te komen voor deze subsidies moesten we onze campus verfraaien met een kunstwerk. Er werd een wedstrijd uitgeschreven met als voorwaarde dat er bijzondere aandacht moest besteed worden aan een contextuele/conceptuele binding met de doelgroep. De jury, waar ook 2 cliënten deel van uitmaakten, kozen voor het werk “Levenslijnen” van Maarten Schaubroeck. Tevens vroegen we Maarten om een kunstwerk te ontwerpen als mijmerplek ter herinnering van onze overleden cliënten.
Maarten Schaubroeck gaf op de inhuldiging de volgende duiding bij zijn werk. “Er werd me gevraagd een korte duiding te geven bij mijn werk Hier kom ik dan snel uit op de vraag die ik mezelf voortdurend stel: ‘Wat is Kunst’?
kunst. Is design kunst? Is kunst design? Zelf tracht ik de synergie tussen functie en creativiteit op de spits te drijven.
Jaarverslag 2012
Mijn creaties en ontwerpen bevinden zich vaak in de schemerzone tussen design en
11
Vooral bij het ontwerpen voor openbare ruimtes wil ik rekening houden met de doelgroep. Voor de ene is dit een kunstwerk dat mooi is om naar te kijken. Voor de andere is dit een object, dat men kan gebruiken, even op kan rusten en genieten van de omgeving. Voor dit project ‘Levenslijnen’ kon ik mijn visie voor 100% verwezenlijken. Het werk is tot stand gekomen MET de bewoners en ook VOOR de bewoners. Hier vertrokken we met het nemen van vinger- en handafdrukken. Deze zijn telkens voor elk individu uniek en staan symbool voor de lijn van het leven. Ieders levenslijn doorkruist die van iemand anders. Zo worden connecties, verbanden, samenwerkingen tot stand gebracht. Deze overlappingen, kruispunten symboliseren het samenzijn, de dialoog tussen verschillende individuen die het leven een waarde geven. Ze maken het leven kostbaar ! Graag wil ik de directie en de Raad van Bestuur bedanken voor de mooie kans en vooral voor hun enthousiasme voor mijn ontwerp. Bijkomend werd me gevraagd om een voorstel te doen voor een herdenkingskapel in het bos. Het enthousiasme binnen Ons Tehuis Brabant voor mijn ontwerp heb ik met evenveel enthousiasme beantwoord. Hier heb ik mij dan ook volledig gegeven en de ‘kunst’ voorop geplaatst. Bij deze kapel ben ik vertrokken met het archetype van een huis. Deze vorm werd overtrokken door een lijnenspel. De lijnen kruisen elkaar en tekenen schaduwen af. De lijnen staan hier symbool voor het heden en de schaduw voor het verleden. Het heden en het verleden zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
in het werk. Deze bevinden zich waar de schaduw en het lijnenspel één worden. Het is de bewustwording dat het heden en het verleden samenhoren en kleur geeft aan de toekomst.”
Jaarverslag 2012
Dit wordt gesymboliseerd door de gekleurde vlakken
12
Op 21 december 2012 werd de mijmerplek plechtig ingehuldigd met een wandeling van alle cliënten, personeelsleden en vrijwilligers naar de kapel. VAN MIJMEREN… OVER GEDENKEN… NAAR : DE “KAPEL” 30 jaar OTB dat zijn 30 jaar herinneringen… Dat is een jaar om te feesten, te vieren… en dat zijn vele jaren om te koesteren… Dat is een jaar om eens extra stil te staan bij fijne momenten, bij moeilijke … en vooral met wie we ze beleefden… Dat zijn heel wat mensen waar we nu nog dagelijks mee delen maar zeker ook mensen die we verloren zijn… En dàt zijn mensen die we niet willen vergeten… Omdat we binnen OTB op een natuurlijke manier met rouw en verlies willen omgaan, omdat de dood nu éénmaal bij het leven hoort, omdat ook onze bewoners het recht hebben om hun verdriet te delen, om afscheid te nemen, om deel uit te maken van een afscheidsritueel,…omdat, omdat, omdat… En daarom… een droom, een mijmering maar ook en vooral een grote wens van een werkgroep – ‘de Grijze Cel’ – voor het creëren van een gepaste gedenkplek voor onze overleden bewoners… En soms komen dromen dan toch uit… Het antwoord, een kunstwerk van Maarten Schaubrouck kwam uit de hemel gevallen…
Jaarverslag 2012
Daar staat het dan…’Ons Kapelleke’!!!
13
EEN VERDERE GREEP UIT EEN GOED GEVULD JAAR
Jaarverslag 2012
VOL VARIATIE
14
EEN GOED GEVULD JAAR VOL VARIATIE Januari 6 januari 2012 7 januari 2012 9 januari 2012 10 januari 2012 23 januari 2012
Mieke Peeters (bewoner leefgroep 9) wordt 60 jaar De fanfare van Perk komt driekoningen zingen in OTB Raad van Bestuur Solidariteitsfonds Nieuwjaarsreceptie en –lunch in OTB waar werknemers met 10 en 20 jaar dienst in de bloemetjes werden gezet Cliëntenraad
25 januari 2012 30 januari 2012
Dave Van Camp (bewoner leefgroep 6) wordt 30 jaar Raad van Bestuur Solidariteitsfonds
Februari 7 februari 2012 13 februari 2012 21 februari 2012
Maart 5 maart 2012 9 maart 2012 16 maart 2012
Gebruikersraad Cliëntenraad Carnaval in OTB Raad van Bestuur OTB
Raad van Bestuur Solidariteitsfonds Dankavond voor onze vrijwilligers Beurs in OTB rond Vrije tijd, Vorming en Vakantie i.s.m. projectgroep HUB
April
23 april 2012 24 april 2012 29 april 2012
Infoavond : Opnamebeleid, zorgregie, opvangmogelijkheden en toekomstige ontwikkelingen Raad van Bestuur Solidariteitsfonds Raad van Bestuur OTB Brunch feestjaar voor cliënten, ouders en familie
Jaarverslag 2012
17 april 2012
15
Mei 4 mei 2012 8 en 10 mei 2012 10 mei 2012 14 mei 2012 15 mei 2012 16 mei 2012 21 mei 2012 22 mei 2012 29 mei 2012
Lenteverkoop met hapje en tapje Sociale verkiezingen in OTB Beurs rond relaties en seksualiteit in OTB : organisatie door studenten Plantijnhogeschool Antwerpen Cliëntenraad Raad van Bestuur en Algemene Vergadering Solidariteitsfonds Jaarlijkse paardenkoetsentocht Receptie vernieuwde kamer Corneel Vanden Branden Gebruikersraad Sportdag in domein Hofstade voor cliënten, personeel, vrijwilligers n.a.v. 30 jaar OTB
Juni 4 juni 2012 18 juni 2012 19 juni 2012 22 juni 2012 23 juni 2012 27 juni 2012
Cliëntenraad Marc De Haes (bewoner leefgroep 6) wordt 50 jaar Raad van Bestuur en Algemene Vergadering OTB De directie neemt deel aan de dag “Ondernemen in perspectief 2020, zorgvernieuwing in de praktijk”. Paul Geysen (bewoner leefgroep 1) wordt 50 jaar Raad van Bestuur Solidariteitsfonds
Augustus 16 augustus 2012 20 augustus 2012
Kampenhout Swingt in OTB met OTB zingt, de Smilies, Bempt Band, Marino Punk en Tracy Lane Raad van Bestuur Solidariteitsfonds
September 2 september 2012 3 september 2012
Nog 1 keer voluit GORDELEN !! Charly Cooreman (bewoner zuurhage) wordt 50 jaar
4 september 2012 10 september 2012 11 september 2012
Raad van Bestuur OTB Cliëntenraad Gebruikersraad
Jaarverslag 2012
Juli
16
September (vervolg) 17 september 2012 Raad van Bestuur Solidariteitsfonds 23 september 2012 Vertrek 29ste wandeltochten Houtheimstappers vanuit OTB 23 september 2012 Sing for the climate : ook wij hebben meegezongen en zijn bezorgd voor het milieuklimaat. Oktober 6 en 7 oktober 2012
30ste Oktoberfeesten : Een feesteditie !
16 oktober 2012 19 oktober 2012 25 oktober 2012
Marc Van Dyck (bewoner leefgroep 6) wordt 50 jaar Christiane Stolck (bewoner leefgroep 8) wordt 70 jaar Flex- en bewegingsbeurs
19 november 2012
Eric Meskens (bewoner leefgroep 8) wordt 50 jaar Heel wat bewoners en dagcentrumbezoekers nemen deel aan “de dag van begeleid werken” Cliëntenraad
20 november 2012 23 november 2012 26 november 2012 29 november 2012
Raad van Bestuur OTB Personeelsfeest : 30 jaar OTB Raad van Bestuur Solidariteitsfonds Rudy Temmerman (bewoner leefgroep 6) wordt 50 jaar
December 7 december 2012 11 december 2012
Kerstmarkt/Winterhappening Raad van Bestuur Solidariteitsfonds
13 december 2012 15 december 2012 16 december 2012 17 december 2012 18 december 2012 21 december 2012
Julien Boschmans (bewoner leefgroep 1) wordt 50 jaar 3de eindejaarsmarathon en aflossingsmarathon te Kampenhout t.v.v. OTB. 23ste eindejaarsjogging t.v.v. OTB. Cliëntenraad Raad van Bestuur & Algemene Vergadering OTB Inhuldiging mijmerplek Jaarverslag 2012
November 8 november 2012 15 november 2012
17
ONAANGEKONDIGDE INSPECTIE OP 24 FEBRUARI 2012 In de lijn van de nieuwe regelgeving – die voortaan onaangekondigde inspecties vooropstelt – kregen we op 24 februari 2012 de inspectie op bezoek. De staf- en personeelsleden maakten de inspecteur feilloos wegwijs in de voorziening en stelden alle informatie ter beschikking waar ze om vroeg.
De inspectie gebeurde enkel op de campus van Kampenhout, waarbij de aandacht vooral werd toegespitst op de cluster, - snoezel-, auti- en bejaardenwoning - en een paar ateliers in het dagcentrum. De thema’s die tijdens het inspectiebezoek werden behandeld waren voeding en de organisatie van maaltijden, veiligheid en gezondheid, personeel, infrastructuur en vrijheidsbeperkende maatregelen.
Algemeen kregen we een positieve beoordeling. Er werden daarenboven geen tekorten vastgesteld op het vlak van regelgeving. Met betrekking tot de infrastructuur erkende de inspectie daadwerkelijk de inspanningen die geleverd zijn om de infrastructuur aan te passen aan de hedendaagse comforteisen en de specifieke behoeften van de meer zorgbehoevende bewoners. Tevens kregen we
zorgbehoevende en ouder wordende cliënt. Uiteraard werden er ook aandachtspunten geformuleerd. Zo geeft de inspectie aan dat alle time-outruimtes afdoende moeten beveiligd worden en dat er voldoende toezicht moet voorzien worden.
Jaarverslag 2012
een goede beoordeling voor het dagaanbod dat wordt aangereikt op maat van de meer
18
Daarenboven dient men bij extreem gebruik van vrijheidsbeperkende maatregelen regelmatig te evalueren of er geen alternatieven voorhanden zijn.
In het najaar maakte de veiligheidsadviseur een gedetailleerde infrastructuurbeschrijving van de time-outruimten om op basis daarvan maatregelen te kunnen treffen conform het advies van de inspectie.
Op het domein van communicatie bleek er genoeg ondersteunend materiaal - zoals foto’s, pictogrammen, communicatieborden - voorhanden te zijn, maar werden deze middelen niet steeds aangewend. Bovendien kwam de vraag of het middagmaal niet via foto’s en pictogrammen kan worden gevisualiseerd, zodat alle cliënten weten wat er die dag geserveerd wordt. Intussen is er een cliënt van het combi-atelier die dagelijks foto’s ophangt van het middagmaal.
De vraag werd ook gesteld of het niet wenselijk zou zijn om incontinente bewoners dagelijks een bad te geven. Dit lijkt niet haalbaar, wat niet ten koste gaat van de hygiëne aangezien elke dag wel een intiem toilet wordt voorzien.
Tenslotte vond de inspectie het aangewezen om de nachtdienst dichter in te planten bij de meest zorgbehoevende bewoners. Dit werd verder opgenomen op een stuurgroep en/of sociaal-pedagogische staf.
We blijven er ons van bewust dat het kwaliteitsbeleid een dagelijkse bekommernis is. We
zodat we niet de kans krijgen om op ons lauweren te rusten of onze aandacht hier rond te laten verslappen.
Jaarverslag 2012
juichen het dan ook toe dat er op geregelde tijdstippen inspectiebezoeken plaatsvinden,
19
SPONSORING UIT EEN ONVERWACHTE DOCH WELGEKOMEN HOEK Onze verwondering was groot dat we in deze tijden van bankcrisissen een aanbod kregen via een medewerker van DEXIA/BELFIUS om de vaandeldrager te zijn voor een te sponsoren project van OTB.
Een projectidee was op een mum van tijd gevonden. We wilden onze vormingsactiviteiten die nu een jaar liepen uit de donkere middeleeuwen halen qua infrastructuur en zo een serieuze duw in de rug geven.
We kregen in een eerste mail te horen dat we geselecteerd waren uit talrijke aanvragers, samen met nog 29 anderen. Het was verwachtingsvol afwachten tot we het verlossende bericht kregen dat we verkozen waren tot de 10 winnende laureaten. Op woensdag 7 maart 2012 mochten we in de Pachecolaan te Brussel ons “diploma van laureaat” gaan afhalen.
Het inrichten van het vormingslokaal met multimedia waaronder een flatscreen, een beamer, een mini-stereoketen, een laptop en een projectiescherm zal de wereld voor onze cliënten weer heel wat bevattelijker
Jaarverslag 2012
maken.
20
EN DAT WAREN DE VERBOUWINGSWERKEN IN 2012
Na de vernieuwing van de daken, kwam ook de binnenisolatie van plafonds aan de beurt in sportzaal, cafetaria en ateliers. Voor
Automatische deuren aan de wasserij, aan de inkom van blok A, blok B en tuinatelier dagcentrum. Voor
en na
Jaarverslag 2012
en na
21
Vernieuwd grasplein. Voor
Nieuwe vloeren in de gangen van blok A en blok B. Voor
en na
en na
Vernieuwd stuk betonbaan
Jaarverslag 2012
22
TEVREDENHEIDSONDERZOEK PERSONEEL 2012 EN ONDERNOMEN/GEPLANDE
Jaarverslag 2012
ACTIES
23
TEVREDENHEIDSONDERZOEK PERSONEEL 2012 EN ONDERNOMEN/GEPLANDE ACTIES
In 2012 werd een tevredenheidsonderzoek (TVO) uitgevoerd bij het personeel van onze voorziening. Hierbij werd gepeild naar:
werkklimaat en de werkvoorwaarden professionele ontwikkeling communicatie en overleg werkomgeving en probleemoplossing
Tussen 1 maart en 30 april 2012 konden de vragenlijsten ‘online’ worden ingevuld. Iedereen kreeg hiertoe een gebruikersnaam en paswoord toegewezen zodat de anonimiteit gewaarborgd werd. Van de 141 personeelsleden vulden 109 medewerkers de vragenlijsten in wat neerkomt op een respons van 77,3%.
Deelname personeel aan TVO ( in AC) 160
Deelname personeel aan TVO ( in %)
140 120 100
deelname TVO
23%
80
141 109
60 40 20
32
77%
geen deelname TVO
0
Totaal
geen deelname TVO
deelname TVO
Jaarverslag 2012
De bedoeling van dit rapport was tweeërlei. Enerzijds wensten we onze sterktes/zwaktes in kaart te brengen met de bedoeling datgene wat goed is, goed te blijven doen en wat minder goed is voortaan beter te doen. Anderzijds wilden we onze zwaktes eens tegen het licht houden om op die manier verbeterprioriteiten voorop te stellen waaraan concrete verbeteracties zullen gekoppeld worden.
24
BESPREKING RESULTATEN I. Totaalscores TVO personeel Allereerst bogen we ons over de totaalscore van dit tevredenheidsonderzoek alvorens we dieper ingingen op specifieke werkpunten die meer onze aandacht vragen.
Totaalscore tevredenheidsonderzoek personeel
Som van schaalscores (/100)
Som van positieve items (%)
1.Werkklimaat en werkvoorwaarden bij medewerkers
108
61.5
39
89
72.6
15
100
2.Professionele ontwikkeling van medewerkers
105
62.4
28
89
74.9
5
100
3.Communicatie en overleg bij 106 medewerkers
61.3
33
97
70.6
10
100
4.Werkomgeving en 106 probleemoplossing
61.4
34
91
74
20
100
Als we de som van schaalscores wat nader bekeken, viel onmiddellijk op dat de gemiddelde scores van de verschillende domeinen quasi in de zelfde lijn lagen. Wanneer we de op één na hoogste en laagste scores tegen het licht hielden zagen we dat er een enorme spreiding was in de mate waarin de waarden onderling met elkaar verschilden. Dit gaf aan dat er grote verschillen bestaan in de beoordeling door de medewerkers.
Jaarverslag 2012
Aantal Gemiddelde Laagste -1 Hoogste-1 Gemiddelde Laagste -1 Hoogste-1
25
Wat ‘communicatie en overleg’ betreft, zagen we bijvoorbeeld dat de laagste -1 score 33% bedroeg, terwijl de hoogste-1 omzeggens 97% bedroeg. Een verschil in score van maar liefst 64%! Wanneer we de som van de positieve scores onder de loep namen, kregen we een iets ander beeld. De positieve scores waren gebaseerd op de optelling van de voldoende scores; hiermee bedoelde men de items waarop de medewerkers minstens 3 (eerder wel akkoord) gescoord hebben. Deze score was eigenlijk een meer werkbaar gegeven aangezien het aangaf welk percentage van de personeelsleden een specifiek item of domein eerder positief beoordeelden. Hier stellen we vast dat het gemiddelde boven 70% ligt.
II. Specifieke scores op de verschillende domeinen Alvorens in te gaan op de cijfergegevens van de diverse vragenlijsten, werden eerst nog een paar zaken duidelijk gesteld. In het verdere rapport werkten we vooral met ‘ de positieve scores’ aangezien dit een genuanceerder beeld gaf dan de ‘schaalscores’. Bovendien trachtten we voor elk domein aan te geven waar we zowel goed als minder goed scoorden. Hierbij maakten we de afspraak dat een item een goede score kreeg wanneer minstens 85% van de medewerkers hierop voldoende scoorde. Een item kreeg daarentegen een minder goede score wanneer hoogstens 60% à 65% van de medewerkers dit item een voldoende gaf.
Jaarverslag 2012
Dit rapport was een objectieve weergave van de cijfergegevens zonder expliciet conclusies te trekken of aanbevelingen te doen. Het zal de basis vormen voor het opstarten van een verbeterteam. Hun taak zal eruit bestaan om verbeterdoelen voorop te stellen waaraan concrete actieplannen zullen gekoppeld worden.
26
1. Werkklimaat en werkvoorwaarden bij medewerkers De positieve scores gaven het percentage van medewerkers die voor de specifieke items een voldoende- score hebben gegeven ( = minstens 3 geantwoord ). De onvoldoende scores waren een weergave van het aantal medewerkers die slechts 1 of 2 geantwoord hebben. Allereerst bekeken we de positieve scores.
Percentage positieve (= voldoende) scores op vlak van werkklimaat en werkvoorwaarden 100% 80% 60% 40%
85%
93%
werkklimaat= aangenaam
snelle integratie nieuwe MW
91%
85%
20% 0% initiatieven tot ruimte creativiteit verbeteren & zelfontplooiing werkklimaat
Vervolgens bekeken we de items waar we ‘een onvoldoende’ kregen op het vlak van werkklimaat en werkomstandigheden.
120%
Percentage (on)voldoende scores op vlak van werkklimaat en werkomstandigheden
100% 80% 60%
59%
56%
41%
44%
aandacht bevordering werkklimaat
organisatie activiteiten personeel
42%
50%
58%
50%
20% 0%
onvoldoende score
waardering werkklimaat & prestaties
waardering taakuitvoering / inspanningen door voldoende score directie
Jaarverslag 2012
40%
27
2. Professionele ontwikkeling van medewerkers Algemeen kon men stellen dat de tevredenheid van het personeel op het vlak van professionele ontwikkeling, vrij behoorlijk te noemen was. Minstens 7 op 10 van de medewerkers gaf een positieve beoordeling op 15 van de 20 items. Als we de 15 items samen namen, konden we zelfs vaststellen dat gemiddeld 8 op 10 medewerkers voldoende tevreden waren over de professionele ontwikkeling.
Items die positief scoren op vlak van professionele ontwikkeling MW (in %) 100%
7%
7%
8%
93%
93%
92%
90%
15%
80% 70% 60% 50% 40%
85%
30%
20% 10% 0% MW. zijn bereid zich Zicht op noden inzake Geregeld volgen van Invloed verder te bekwamen professionele bijscholing professionalisering op ontwikkeling loopbaanontwikkeling
onvoldoende scores Jaarverslag 2012
voldoende scores
28
Vervolgens bogen we ons over de items waar de medewerkers een minder goede beoordeling gaven.
Items die minder positief scoren op vlak van professionele ontwikkeling (in %) 100% 90% 56%
56%
44%
44%
63%
66%
66%
37%
34%
34%
bijscholing is bron voor voortdurende vernieuwing
70%
appreciatie door directie voor professionele ontwikkeling
80% 60% 50% 40% 30% 20%
voldoende scores
Jaarverslag 2012
onvoldoende scores
maximaal gebruik maken van resultaten bijscholing
zinvol opvolgen bijscholingsactiviteiten
0%
met succes volgen van uitgestippeld ontwikkelingstraject
10%
29
3. Communicatie en overleg bij medewerkers
Items met positieve scores op vlak van communicatie en overleg (in %) 100% 80% 60% 40% 20% 0%
91%
93%
88%
12%
9%
weten waar terecht voor spec. Info
regelmatig vergaderen rond bespreken werksituatie
12%
7%
tijdig ontvangen verslag en agenda vergadering
voldoende scores
88%
teamwerk draagt bij tot verhogen efficiëntie, effectiviteit en Kwaliteit
onvoldoende score
Andere items die positief scoren op vlak van communicatie en overleg teamwerk wordt gestimuleerd en ondersteund
83%
vergaderingen worden goed voorbereid en geleid
81%
Vergaderingen zijn duidelijk georganiseerd
82%
MW. hebben makkelijk toegang tot essentiële info
78%
Voldoende scores
80%
82%
84%
Jaarverslag 2012
76%
79%
30
Items die onvoldoende scoren op vlak van communicatie en overleg 100% 90% 80%
37%
43%
51%
57%
70% 60% 50% 40% 30%
63%
57%
49%
43%
20% 10% 0% comm.kanalen zijn efficiënt en voldoen aan behoeften MW.
onvoldoende scores
oorzaken comm.problemen worden onderzocht en snel en efficiënt opgelost
MW. worden voldoende ingelicht over ontwikkelingen in OTB
voldoende scores
Jaarverslag 2012
interne comm. is stabiel op vlak van betrouwbaarheid
31
4. Werkomgeving en probleemoplossing
Items die positief scoren op het vlak van werkomgeving en probleemoplossing infrastructuur draagt bij tot… aanpak problemen binnen…
6%
kennis regelingen van lokalen en…
7%
afstemming lokalen op onderlinge…
7%
voldoende
89%
11%
formuleren verbetersuggesties
0%
87%
13%
20%
94% 93% 93% 40%
60%
80%
100%
onvoldoende
Items die onvoldoende scoren op vlak van werkomgeving en probleemoplossing 39% regelmatig evaluatie klachtenbehandeling en probl.…
61% 38%
efficiënte en effectieve aanpak problemen
62% 51% 40%
problemen gebruik technische uitrusting
49% 60%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
onvoldoende scores
voldoende scores
Jaarverslag 2012
snelle opvolging en herstelling van tekorten
32
Algemeen besluit De som van de positieve scores geeft zodoende voor de 4 domeinen een gemiddelde score van 73%. Het domein professionele ontwikkeling scoort met 75% iets beter. Het is niet gemakkelijk om op basis van de tevredenheidenquête algemene conclusies te trekken. Daarenboven moeten we de kanttekening maken dat een tevredenheidsonderzoek slechts een momentopname is dat op bepaalde gebieden een inkijk geeft in de werking van onze organisatie en waaruit we hooguit een aantal trends kunnen distilleren. We moeten tevens met z’n allen meer positief over onszelf leren denken. We zijn soms veel te bescheiden in het durven benoemen van onze kwaliteiten en capaciteiten en we verliezen ons massaal in het focussen op datgene wat we niet of minder goed doen. Door steeds het licht te laten schijnen op onze ‘negatieve kanten/punten’ voeden we onbewust ‘het selffulfilling prophecyparadigma’ en creëren we net datgene wat we eigenlijk niet meer wensen en raken onze competenties en sterkten steeds meer ondergesneeuwd.
Jaarverslag 2012
Er zijn inderdaad een aantal pijnpunten die telkens opnieuw de kop opsteken en waar we nog een weg hebben af te leggen op het vlak van attitudeverandering maar tevens in het durven zoeken naar oplossingen buiten het geëigende en vertrouwde kader. Zoals Einstein het ooit verwoordde ‘kan een probleem niet worden opgelost met hetzelfde niveau van denken als waarop het is ontstaan’. In het verlengde hiervan trappen we telkens opnieuw in de valkuil dat we steeds zoeken naar een zondebok of de fout proberen te leggen bij de ander (een collega, leidinggevende) of het systeem dat niet goed werkt, zonder onszelf in de ‘picture’ te brengen. In onze visietekst personeelsbeleid stellen we dat we moeten evolueren naar een cultuur van zelfsturing en zelfresponsabilisering waarbij vooral de nadruk gelegd wordt op het nemen van de eigen verantwoordelijkheid. Dit impliceert dat we primordiaal moeten werken aan de ontwikkeling van ons eigen leiderschap, wat wil zeggen dat we moeten (h)erkennen dat we minder sterke kanten hebben/dat we dingen minder goed doen, maar dat dit een eerste stap is om onszelf te veranderen en onszelf te blijven ontwikkelen en groeien. Als iedere medewerker hiervan voldoende doordrongen is, kan dit een kruisbestuiving vormen waardoor de ganse organisatie naar een hoger niveau kan opgetild worden.
33
Op basis van deze tevredenheidsenquête werd door de directie opgelijst welke acties reeds ondernomen werden en welke acties gepland werden.
Ondernomen acties Werkklimaat en werkvoorwaarden: - Problemen logistieke dienst o Op 22 mei 2012 was er een vergadering voor de poetsdames waarbij de volgende thema’s aan bod kwamen, namelijk: ‘omgaan met elkaar, samenwerking en wat heeft men nodig bij de uitoefening van het werk’. Deze vergadering resulteerde in het opmaken van een charter. o De logistieke dienst werd gereorganiseerd waarbij de poets- en wasdames onder de bevoegdheid van de coördinator poetsdienst en het keukenpersoneel en de technische dienst onder de bevoegdheid van de coördinator technische dienst en keuken kwamen. o Er kwam een bemiddelingsgesprek tussen 2 poetsdames in juni 2012 met twee opvolgingsgesprekken, waarbij het conflict werd uitgepraat. - Het conflict in leefgroep 8 Hiervoor werd een externe bemiddelaar aangesteld die van maart tot september 2012 aan conflictcoaching deed. Gezien de onomkeerbare escalatie van het conflict tussen bepaalde leden van het team was een wissel van personeelsleden binnen de verschillende teams onafwendbaar. Naar aanleiding van de wissels volgden tussen de directie en betrokken medewerkers in december 2012 en januari 2013 een aantal nazorggesprekken. - In 2012 werden heel wat gezamenlijke evenementen/festiviteiten georganiseerd: de nieuwjaarsreceptie, de sportdag, het personeelsfeest, Kampenhout Swingt, inhuldiging van de mijmerplek en het kerstfeest. De directie kan zich niet vinden in de opmerking dat er voor de medewerkers te weinig activiteiten worden georganiseerd. Naar de toekomst zullen dergelijke activiteiten zeker nog doorgaan. Jaarlijks hebben alle medewerkers recht op 3 uur teambuilding, binnen de werkuren.
- De directie geeft, zowel collectief als individueel, waardering voor een goede taakuitvoering, cfr. mededelingen in Info en OTB-Nieuws, via mails en individuele gesprekken.
Jaarverslag 2012
- Via het tevredenheidsonderzoek konden de personeelsleden hun waardering uiten over het werkklimaat. Tevens zijn er voldoende overlegorganen - zoals de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk, de dienstvergaderingen, de werkgroep personele middelen,..- die een forum bieden om opmerkingen of verbetervoorstellen te doen m.b.t. het werkklimaat en werkvoorwaarden.
34
Professionele ontwikkeling - in 2012 werd een vernieuwd VTO-beleid uitgewerkt, dat – rekening houdend met de opmerkingen vanuit het tevredenheidsonderzoek – in 2013 verder zal gefinaliseerd worden via een specifiek actieplan. - Jaarlijks wordt er +/- 10.000 € besteed aan vorming en opleiding van medewerkers wat toch een voldoende hoog bedrag is. - In het kader van zelfresponsabilisering zien we het als de taak van elke medewerker, om de opgedane kennis vanuit een vorming of opleiding in de praktijk om te zetten. Tevens verwachten we ook dat alle personeelsleden openstaan voor het volgen van opleidingen. In de procedure 4.7.6 van het kwaliteitshandboek (procedure m.b.t. vormen, trainen en opleiden van het personeel), wordt de verwachting gesteld dat iedere begeleider van het dagcentrum en tehuis niet-werkenden 2 opleidingen per jaar volgt. Deze vooropgestelde norm wordt niet door iedereen gehaald.
Communicatie en overleg - In 2012 werd er een grote financiële inspanning geleverd om zowel de leefgroepen als het dagcentrum van desktops te voorzien en te verbinden met de server. Zodoende kunnen de meeste diensten op een gemakkelijke manier via mail met elkaar communiceren en kunnen veel documenten / verslagen digitaal worden doorgestuurd. - Sinds eind 2012 is er een rechtstreekse buitenlijn voor de begeleiders van het dagcentrum. - Van de werknemers wordt ook verwacht om duidelijk, correct en goed te communiceren met collega’s. - Er heerst toch een laagdrempeligheid om een directielid aan te spreken.
Werkomgeving en probleemoplossing
- Dankzij de realisatie van het ICT-stappenplan is het veel gemakkelijker om de technische dienst te mailen betreffende technische en logistieke noden.
Jaarverslag 2012
- De logistieke dienst werd in 2012 herschikt en heeft een veel betere efficiëntie- en effectiviteitsgraad.
35
Geplande ACTIES Werkklimaat en werkvoorwaarden - Jaarlijks zal met de poetsdames een vergadering georganiseerd worden, waarbij de items vanuit het charter, zoals samenwerking, … aan bod zullen komen. Deze vergadering zal geleid worden door de kwaliteitscoördinator. - De problemen rond samenwerking binnen de nachtwaak zullen door de leidinggevende mits ondersteuning van een arbeidspsychologe van IDEWE en de algemeen directeur worden aangepakt. - Eind 2013 begin 2014 zal er - in samenspraak met de algemeen directeur - een risicoanalyse rond psychosociale aspecten worden uitgevoerd door de arbeidspsychologe van IDEWE, hetgeen wordt uitgeschreven in een actieplan voor 2014. Deze risicoanalyse kan maar pas uitgevoerd worden na de implementatie van de zorgzwaartemeting aangezien een risicoanalyse pas tot objectieve resultaten kan leiden in een rustige/stabiele periode. - Tussen 2013 en 2015 zullen de thema’s: burn-out, roteren, vastroesten,… op de agenda geplaatst worden van de werkgroep personeelsbeleid (aansluitend op de risicoanalyse). - In 2013 wordt de nieuwe evaluatiemethode gefinaliseerd (zie actieplan 2013/2).
Professionele ontwikkeling - De verdere uitwerking van het VTO-beleid zal zeker aandacht hebben voor alle personeelsgroepen, vandaar een opsplitsing, zowel budgettair als qua uren, tussen de pedagogisch geschoolde personeelsleden en de andere personeelsleden (administratief, logistiek, medisch, …). De return van gevolgde opleidingen moet duidelijker voelbaar zijn op de werkvloer en ook teruggekoppeld worden naar de collega’s (zie actieplan 2013/3).
Communicatie en overleg
- In 2013 werd de stentofooninstallatie vernieuwd, waardoor de begeleiding van het dagcentrum voortaan kan communiceren met de begeleiding van de leefgroepen en omgekeerd. - De vergadertijd zal in 2014 grondig geëvalueerd worden op basis van zijn efficiëntie en effectiviteit.
Jaarverslag 2012
- Naargelang de noodzaak zullen in de toekomst collectieve infomomenten worden georganiseerd, waarop alle medewerkers worden uitgenodigd. Zodoende loopt de communicatie rechtstreeks vanuit het beleid naar de basis. Op 16 april en 7 mei 2013 worden de eerste infomomenten gepland. 2 grote thema’s die hierbij aan bod komen zijn de zorgvernieuwing en de resultaten van de tevredenheidsenquête met de oplijsting van de genomen en geplande acties.
36
Werkomgeving en probleemoplossing - In 2013 worden aanpassingen gepland aan de infrastructuur in functie van de (zorg) noden van de gebruikers (oa. aanpassingen isolatieruimten, inrichten verzorgingsruimte DC, plaatsen dwaaldetectiesysteem,…)
Jaarverslag 2012
- Er wordt een meerjarenplan opgesteld om de sanitaire voorzieningen en de verlichting binnen het dagcentrum en het TNW grondig te vernieuwen.
37
PERSONEELSKENGETALLEN
Jaarverslag 2012
2011 - 2012
38
PERSONEELSKENGETALLEN 2011 - 2012 Het Vlaams Welzijnsverbond verzamelde voor de 5de maal cijfers over het personeel in de Vlaamse welzijnssectoren. In 2012 namen reeds 256 aangesloten voorzieningen deel. In deze steekproef zijn ruim 23.566 werknemers uit de Vlaamse welzijnssectoren opgenomen. De steekproef is zodoende representatief voor Vlaanderen. Binnen een beperktere steekproef van 170 voorzieningen of ongeveer 18.000 werknemers beschikken wij intussen over vergelijkbare gegevens voor de periode 2007 – 2011. We zien in deze cijfers een aantal opvallende verschuivingen. In Vlaanderen werd er een besparing doorgevoerd vanaf het jaar 2011 en deze maatregel wordt voor de 3e maal ook verdergezet in 2013, wel enkel op werkingsmiddelen maar niet op personele middelen. In de zorgsector wordt er meer dan 80% van de subsidies gespendeerd aan personeel. Het personeel vormt zodoende het belangrijkste kapitaal van een voorziening en evoluties binnen de loopbaan van de werknemers betekenen zodoende een belangrijke pool in het maatschappelijk verantwoord ondernemen. Uit de veelheid aan informatie haalden we een aantal opvallende cijfers. Veel deeltijds werk We stellen vast dat 63,60% van de personeelsleden deeltijds werkt in de gehandicaptensector. Dit is een toename van 4,07% ten opzichte van 2007. In Ons Tehuis Brabant werkt 68,18% van de personeelsleden deeltijds, wat een toename betekent van 3,56% ten opzichte van 2007. We merken dus duidelijk een verschil tussen de keuze voor voltijdse tewerkstelling in de sector ten opzichte van de keuze voor voltijdse tewerkstelling in Ons Tehuis Brabant. Dit heeft vooral te maken met het dienstensysteem van de woningen en de mogelijkheden om loopbaanvermindering in het kader van tijdskrediet op te nemen. We stellen wel vast dat de jonge werknemers een voorkeur hebben voor voltijdse jobs. Arbeidsovereenkomsten De overgrote meerderheid van het personeel, namelijk 84,79%, heeft een contract van onbepaalde duur in de sector. In Ons Tehuis Brabant bedraagt dit percentage 88,36%, wat hoger ligt dan de sectorale trend.
De welzijnssector is duidelijk een vrouwelijke sector. Als we de man – vrouwverdeling berekenen bekomen we immers een verhouding van 79% vrouwen en 21% mannen in de sector en een verhouding van 76,03% vrouwen en 23,97% mannen in Ons Tehuis Brabant.
Jaarverslag 2012
Man – vrouwverdeling
39
Leeftijd en anciënniteit Het personeel is gemiddeld ruim 40 jaar in de sector en de gemiddelde leeftijd neemt verder toe. In 2007 zijn we gestart met een gemiddelde leeftijd van 38,94. Opvallend is dat 27,54% van het personeel eind 2011 ouder was dan 50 jaar. Eind 2007 was dit slechts 21%. Als we rekening houden met een gemiddelde uitstapleeftijd op 62 jaar, betekent dit dat bijna 1/4e van het personeel moet vervangen worden tijdens de komende 10 jaar. Het Vlaams Welzijnsverbond becijferde dat er de komende 10 jaar voor vervanging van personeelsleden en uitbreiding van de sectoren ongeveer 13.500 nieuwe werknemers nodig zijn. Nu geniet reeds 41,67% van het personeelsbestand vanaf 45, 50 en 55 jaar van de extra dagen arbeidsduurvrijstelling. In 2007 bedroeg dit nog 38,92%, een verontrustende evolutie. Om aan de personeelsbehoeften blijven te voldoen zal de sector inspanningen moeten doen om onder andere de 50-plussers langer aan de slag te houden en de instroom van jongeren te vergroten. Zoniet dreigt er een serieus tekort aan personeel. In Ons Tehuis Brabant is de gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand 42,62 jaar. We zien zodoende een stijging van de gemiddelde leeftijd met ongeveer 2,96 jaar ten opzichte van 2007. Nu geniet reeds 52,74% van het personeelsbestand van VAP−dagen (45−plussers), wat een toename betekent van 8,68% ten opzichte van 2007. 11,64% van het personeelsbestand is ouder dan 55 jaar, 21,92% van het personeelsbestand is ouder dan 50 jaar en jonger dan 55 jaar en 19,18% van het personeelsbestand is ouder dan 45 jaar en jonger dan 50 jaar. De stijging in het aantal uren van de extra dagen arbeidsduurvrijstelling neemt enorm toe, van 6.314 uren in 2007 naar 6.805 uren in 2008 naar 6.979 uren in 2009 naar 7.968 uren in 2010, naar 8.337 uren in 2011 en naar 9.343 uren in 2012. Dit betekent een toename van 3.029 uren over 6 jaar waar geen vervanging tegenover staat.
Een personeelslid heeft in de sector een gemiddelde baremieke anciënniteit van 16,50 jaar en in onze voorziening 17,40 jaar.
Jaarverslag 2012
Loyaal personeel met een schat aan ervaring in de sector verhoogt de kwaliteit van de zorg. Voor sommigen is het dan ook een job voor het leven, wat ook zijn schaduwkanten heeft, zoals burnout en gebetonneerd zitten in de job. Een belangrijk aandachtspunt blijft hierbij dat er bijkomende inspanningen zullen moeten geleverd worden om de competenties op niveau te houden en aan te passen aan de evolutie van de zorg.
40
Scholingsgraad Het personeel heeft een vrij hoge scholingsgraad. Bijna 55,25% van het personeel heeft minimaal een bachelor diploma in de gehandicaptensector. In Ons Tehuis Brabant heeft 64,56% minimaal een bachelor diploma. Hier scoren we dus duidelijk hoger dan in de gehandicaptensector. Deze personeelsgroep situeert zich vooral in het begeleidend en stafpersoneel. Bij het logistiek en administratief personeel is deze tendens zeker niet waar, wat een probleem oplevert bij de stijgende vraag naar specialisatie rond ICT-gebeuren, administratieve regelgeving en innoverende technieken rond gebouwenbeheer. Tevens worden we ook geconfronteerd met de clicheringsmaatregel bij de administratieve personeelsgroep. Arbeidsverzuim 7,52% van de uurcapaciteit gaat in de gehandicaptensector naar arbeidsverzuim wegens ziekte. Het ziekteverzuim bij de Vlaamse beroepsbevolking bedroeg in 2010 5,68%. In Ons Tehuis Brabant beliep in 2011 8,82% en in 2012 7,68% van de uurcapaciteit aan arbeidsverzuim wegens ziekte wat een daling van 1,14% betekende. Er is een duidelijke positieve tendens. We zien de totaal uren ziekte dalen van 18.818,98 uren in 2010 naar 17.587,37 uren in 2011 naar 15.332 uren in 2012. De totaal uren ziekte binnen gewaarborgd maandloon stegen van 6.754 uren in 2008 naar 7.090 uren in 2009 en naar 7.795 uren in 2010, daalden naar 7.577 uren in 2011 en naar 5.186 uren in 2012. Deze afwezigheidsuren kunnen niet vervangen worden, daar de titularis een gewaarborgd loon krijgt. We zien de totaal uren ziekte buiten gewaarborgd maandloon evolueren van 5.028 uren in 2010 naar 5.789 uren in 2011 en naar 5.166 uren in 2012. De totaal uren ziekte na één jaar daalden van 5.996 uren (5 werknemers) in 2010 naar 4.222 uren (3 werknemers) in 2011 naar 4.980 uren in 2012 (6 werknemers). De Bradfordfactor van het totale personeelsbestand (163 personeelsleden) beliep in 2010 36.065, in 2011 24.300 en in 2012 11.576. De pieken bevonden zich bij de logistieke dienst (gemiddeld 460 in 2011 en 230 in 2012), leefgroep 7 (245 in 2011 en 216 in 2012) en leefgroep 8 (174 in 2012)
Jaarverslag 2012
We mogen concluderen dat het ziekteverzuim duidelijk lager lag in 2012.
41
Loopbaanonderbreking 23,38% van het personeel heeft in 2011 gebruik gemaakt van loopbaanonderbreking via thematisch verlof (ouderschapsverlof, palliatief verlof of verlof voor verzorging van een ziek familielid) of via tijdskrediet in de gehandicaptensector. In Ons Tehuis Brabant bedroeg dit 23,97%. We moeten hier wel bij vermelden dat 13% loopbaanvermindering vanaf 50 jaar betreft. Het is wel zo de reglementering rond tijdskrediet en thematisch verlof een grondige wijziging onderging in 2012 naar aanleiding van het Vlinderakkoord in 2011. Men kan maar in landingsbaan gaan vanaf 55 jaar. We kunnen hieruit besluiten dat werkgevers uit de welzijnssectoren voor grote uitdagingen staan om tegelijk de continuïteit van de zorg georganiseerd te krijgen en een sociaal personeelsbeleid te voeren met aandacht voor het evenwicht tussen werk en privé en ruimte voor flexibele werkgelegenheden. Het blijft in ieder geval een moeilijke evenwichtsoefening die heel tijds- en arbeidsintensief is voor de personeelsdienst en het kader. Stroomkenmerken De instroomratio (de aantal aanwervingen / totaal aantal werknemers) bedraagt in de sector 17,90% en in Ons Tehuis Brabant 13,70% en de uitstroomratio (aantal uitdiensttredingen) bedraagt in de sector 16,02% en in Ons Tehuis Brabant 14,38%. Diversiteit Op het vlak van diversiteit wordt een vrij lage score behaald. Zo bestaat slechts 1,05% van het personeelsbestand uit werknemers van allochtone afkomst (0% in Ons Tehuis Brabant) en vertegenwoordigen de werknemers met een arbeidshandicap 0,71% (1,37% in Ons Tehuis Brabant) van het personeelsbestand
Jaarverslag 2012
Deze percentages stegen de voorbije jaren licht, maar toch moeten er dringend aangepaste initiatieven genomen worden om in de gesubsidieerde sector instapmogelijkheden en trajecten voor deze doelgroepen aan te moedigen. Diplomavereisten maken het voor vele allochtone jongeren vandaag bijna onmogelijk een job te krijgen in deze sectoren waar loonsubsidiëring gekoppeld is aan diploma’s. Zonder aan de kwaliteit van de dienstverlening afbreuk te doen moet naar oplossingen worden gezocht. Ook het onderwijs moet ons voldoende goed opgeleid personeel blijven leveren voor de knelpuntberoepen. Mobiliteit en talenkennis blijken ook een obstakel te zijn, waarvoor we eventueel creatieve oplossingen moeten zoeken. We merken wel dat werknemers in het kader van re-integratie na een lange ziekteperiode terug tewerkgesteld worden in onze voorziening als personen met een arbeidshandicap met tewerkstellingsondersteunde maatregelen (VOP).
42
Conclusie : De tendensen die we de laatste jaren vaststelden zetten zich nog meer door. De 45-plussers zijn oververtegenwoordigd in Ons Tehuis Brabant (meer dan 50%) wat een sterke toename van de VAP-dagen (vrijstelling van arbeidsprestaties) betekent. Dit heeft als gevolg dat het saldo van de netto werkuren systematisch daalt. Dit zal in de toekomst nijpende tekorten geven op de werkvloer. Tevens is er een duidelijk probleem van vergrijzing. Vervangingen gaan vaak over deeltijdse en tijdelijke jobs (te wijten aan het groot aantal deeltijdse tewerkstellingen, ziekteverzuim, zwangerschapsverlof en tijdskrediet), die voor jonge mensen minder aantrekkelijk zijn en dus moeilijker ingevuld worden. Vacatures geraken niet altijd gemakkelijk ingevuld. Het vinden van medisch, leidinggevend, begeleidend en logistiek personeel is vooral in Vlaams-Brabant problematisch. De organiseerbaarheid hiervan geeft veel puzzelwerk voor de verantwoordelijken van de voorziening. De hoge anciënniteit (17 jaar) bij het personeel verwijst naar een grote trouw aan de sector. De mogelijkheid om deeltijds te werken en de arbeidsduurvermindering voor oudere werknemers is een troef van de sector maar tegelijkertijd een probleem. De subsidies voor de vervangingen zijn onvoldoende, waardoor de last op de schouders van de verantwoordelijken van de voorziening en de jonge werknemers terecht komt.
Jaarverslag 2012
De opdracht is groot, maar de sector blijft aantrekkelijk om in te werken. De sector staat in de top 5 van de groeisectoren (Dun&Bradstreet, 2012), er is geen loonkloof tussen vrouwen en mannen en er zijn jobs dicht bij huis te vinden. Vandaag gaan we op zoek naar nieuwe, innoverende antwoorden via een creatief HR-beleid.
43
Jaarverslag 2012
EVALUATIE ACTIEPLANNEN 2012
44
EVALUATIE ACTIEPLANNEN 2012 1. Zorgintensieve bewoners Deze problematiek werd in het kader van de zorgzwaartemeting verschoven naar het jaar 2013.
2. VTO-beleid De projectgroep van tRede “Investeren in medewerkers” heeft vijfmaal vergaderd. Er zijn 8 thema’s geselecteerd waarrond verder werd samengewerkt: -
VTO-beleid i.f.v. samenwerken van personeelsleden VTO-beleid i.f.v. individuele ontwikkeling van medewerkers (link met coaching en competentiemanagement) Invulling van ‘leren’ (leerstijlen, lerende organisatie,…) Plaats van literatuur binnen leerbeleid Borgen van kennis en uitwisseling van expertise Vrijwilligers en vorming Voorwaarden voor een goede transfer van het geleerde naar de werkvloer Middelen: budget, uren,…
Tijdens de samenwerking werd op het concrete vlak bekeken hoe ‘direct bevruchtend’ kan gewerkt worden en wat we kunnen leren uit elkaars werking. Binnen deze samenwerking werd ook de intentie geuit om een strategie uit te werken voor een motiveringsbeleid. In het najaar werd er beslist om in eerste instantie te focussen op expertise-uitwisseling rond gedeelde thema’s, met name vergrijzing, aanpak gedragsproblemen, medische zorg, ondersteunende communicatie en burgerschapsmodel in de praktijk. In november is op de stuurgroep een ontwerp van een nieuw VTO-beleid gepresenteerd met als belangrijke verbeterpunten:
Een effectiever beleid met samenhang op 4 niveaus: detectie van leernoden (zowel individuele behoeften van medewerkers als organisatienoden); keuze van best mogelijke antwoord; transfer/impact van het geleerde en verankering in de organisatie van expertise. Een meer vraaggestuurd beleid gericht op alle medewerkers. Hierbij raken we aan het personeelsbeleid: coaching, loopbaanbegeleiding, competentiemanagement,… Jaarverslag 2012
45
3. Zorgzwaartemeting Na de nodige vergaderingen en communicatie omtrent de formule en werkwijze werden in het voorjaar alle bewoners ingeschaald op vlak van zelfredzaamheid, paramedische zorgen en het voorkomen van probleemgedrag. Tijdens de zomer werden alle gegevens verwerkt en geplaatst t.o.v. de actuele personeelsverdeling. De grote tendensen zijn dat leefgroep 7, leefgroep 8 en Zuurhage versterkt worden en de kleinere leefgroepen meer overkoepelend zullen moeten samenwerken om efficiënter om te gaan met minder personele omkadering. Omdat we de inzet van personele middelen ook ruimer dan enkel in het tehuis niet-werkenden willen evalueren en weten dat meer overkoepeling en samenwerking ook binnen het geheel van onze organisatie bekeken moet worden (over de scheiding woningen/ dagcentrum heen) heeft de stuurgroep beslist om in een eerste fase de helft van de resultaten van de zorgzwaartemeting door te voeren. In 2013 zal de algehele inzet en verdeling van personele middelen doorgelicht worden.
4. Diensten inclusieve ondersteuning Overleg met het O.C.M.W. en de sociale huisvestingsmaatschappij leverde geen perspectieven. Aangezien het uitbreidingsbeleid vanaf volgend jaar persoonsvolgend zal worden ingevuld, is OTB in zijn uitbreidingsplannen afhankelijk van zorgvragers met middelen Persoonsvolgende financiering, of convenanten (tijdelijk of voor onbepaalde duur). Momenteel volgen wij de nieuwe regelgeving op de voet, zowel m.b.t. persoonsvolgende financiering als Diensten Inclusieve Ondersteuning (DIO). Omdat deze nieuwe zorg- en financieringsvormen kaderen binnen een ander denken over de zorg voor personen met een handicap plannen we begin 2013 een algemene informatieronde voor alle personeelsleden betreffende de zorgvernieuwing en -tendensen.
5. Functieomschrijving coördinatoren en teamanimatoren & ‘staf-functioneren’
Jaarverslag 2012
Op de denkdag van de directie werd er beslist om een aantal wijzigingen in de taakomschrijving van de teamanimatoren te realiseren, zodat de teamanimatoren duidelijker binnen de hiërarchische lijn geplaatst worden en dit op vlak van evaluaties, verzekeren van de continuïteit en leiden van de teamvergaderingen. Samenhangend wijzigde de taakinhoud van de coördinatoren. Hun kerntaken situeren zich op vlak van teamondersteuning, procesbegeleiding, coaching van medewerkers en organisatieontwikkeling. Om de afbakening met de staffuncties helderder te krijgen, participeren zij niet langer aan de vergaderingen van de pedagogisch-sociale staf. Hun belangrijkste overlegorgaan is de Stuurgroep. In oktober hielden we een evaluatie van deze vernieuwde verwachtingen waarbij de vraag naar extra opleiding omtrent coachen voor alle leidinggevenden gesteld werd.
46
6. Nieuwe evaluatiemethode Binnen de Werkgroep “Personeelsevaluaties” willen we een nieuwe evaluatiemethode ontwikkelen met oog voor een goede rendabiliteit, een verantwoorde tijdsinvestering en de mogelijkheid om deze te differentiëren in functie van de loopbaan. Als stappen ondernamen we tot op heden: 1. Een analyse van het werkdocument “Evaluatieprocedure” 2. Het opvragen en doornemen van informatie en procedures uit andere voorzieningen met name: Ave Regina, Huis in de stad, Alvinnenberg, Blijdorp, t’Prieeltje, Stichting Delacroix. 3. Het ontwikkelen van een werkwijze met het volgende voorstel tot timing, namelijk een medewerker krijgt binnen de 3 maanden na aanwerving een evaluatie van de vereiste basisattitudes en binnen de 6 maanden een evaluatie van functiespecifieke competenties en vanaf dan minstens tweejaarlijks een functioneringsgesprek. 4. Het uitwerken van basisattitudes die algemeen gelden voor elke medewerker. Voor de functie-specifieke competenties werd er een model voorbereid voor begeleiders en teamanimatoren in het tehuis niet-werkenden om vervolgens met dit werk naar de logistieke dienst over te gaan. Dit model zal verder ontwikkeld worden in 2013.
7. Tevredenheidsonderzoek personeel (TVO) Op 16/01/12 werden door de directeur personeel & administratie en de kwaliteitscoördinator 4 vragenlijsten weerhouden voor het TVO personeel. Deze werden ter goedkeuring voorgelegd op de stuurgroep. De nodige voorbereidingen voor het TVO gebeurden door de medewerkster van het onthaal: input personeelsgegevens, toekennen paswoord, toewijzen van groepen,… Eind februari werden de vragenlijsten geoperationaliseerd en vanaf 1 maart tot 30 april kon elke medewerker de vragenlijsten invullen. De gegevens werden verwerkt en in Excel bestanden opgeslagen. De inleiding van het rapport werd in juni geschreven.
-
op de stuurgroep van 15/10/12 op de algemene vergadering van het dagcentrum van 20/12/12
In het voorjaar van 2013 zullen via een algemene informatieronde de resultaten meegedeeld worden aan het personeel van het tehuis niet-werkenden en de andere diensten.
Jaarverslag 2012
Tijdens de zomervakantie werd het rapport volledig geschreven en in september voorgesteld op het directiecollege. Aan de hand van een powerpointvoorstelling werden de resultaten van het TVO vervolgens voorgesteld :
47
De bedoeling van het rapport was om de sterktes en zwaktes in kaart te brengen. Op basis van deze resultaten werd er een oplijsting gemaakt van alle ondernomen en geplande acties naar aanleiding van deze enquête.
8. ICT-stappenplan en implementatie ORBIS- dossier
In maart 2012 werden de fysieke lijnen door de technische dienst voor de verbinding tussen de server en lokale pc’s gelegd. De eerste verbinding tussen de pc’s en de server situeerde zich in blok A. De pc’s van blok B werden verbonden in de maand juni 2012. Nadien volgden de verbindingen tussen de pc’s en de server met blok C en het dagcentrum. Voortaan heeft elke leefgroep een pc ter beschikking, elke blok een printer en zijn er 11 locaties in het dagcentrum met een beschikbare pc. Tevens volgde de ICT-medewerkster de opleiding Crystal Reports. Dit is een rapporteringsprogramma waardoor men gemakkelijk gegevens kan ophalen uit alle modules van Orbis in een gewenste lijst. De ICT-medewerkster en de Algemeen directeur a.i. namen ook deel aan een demo, gegeven door de vzw Automatisatie Vlaamse Welzijnszorg, betreffende het proefproject “Dagboek”. Het proefproject is ontwikkeld in het kader van kennismaking met een nieuw ontwikkelingsplatform door de programmeurs van Softwell. Samen met de personeelsdienst werd er basiskennis opgedaan rond de Orbismodule uurroosters via een intervisiegesprek met een personeelsmedewerkster van vzw Clara Fey en werd er ook een werkbezoek gebracht aan vzw Clara Fey te Brecht betreffende tijdsregistratie en de link met de Orbismodule. Een verkennend gesprek met leverancier Bodet rond tijdsregristratie en een analyse op de website van Save Scan leidde tot de beslissing om op basis van de criteria bedrijfszekerheid, continuïteit en onderhoudsgemak de knoop door te hakken. Uiteindelijk werd er toch gekozen voor de aankoop van een tijdsregistratiesysteem bij Bodet. In het najaar werd tijdsregistratiesysteem Kelio geïmplementeerd op basis van een analyse, uitgevoerd door een medewerker van Bodet en de personeelsadministratie. Er volgde een opleiding en een ingave van de biometrie en parametrisatie. Eind 2012 zat de implementatie in een testfase. Gedurende 2012 werd de upgrade naar Office 2010 gerealiseerd, een upgrade voor Cubic naar versie 4.0.0.443, een upgrade voor Orbis bewoners naar versie 2.2.2, voor Orbis personeel naar versie 3.0.5 en voor First naar versie 4.6.1. De Orbismodule uurroosters werd ook geïnstalleerd. In 2012 werd er een werkgroep ICT opgestart, waar van elke leefgroep een personeelslid deelnam, 2 personeelsleden van het dagcentrum, een coördinator van de woningen, de kwaliteitscoördinator en een pedagoge. Op deze vergadering werd het ICT-protocol besproken, een stappenplan uitgewerkt voor de implementatie van de pc’s in de woningen
Jaarverslag 2012
In januari 2012 werd er een ICT-medewerkster aangeworven. Haar eerste taken waren de inventarisatie van alle pc’s, het optimaliseren van de beveiliging en het opstellen van images. Tevens maakte ze nieuwe gebruikers aan met name de leefgroepen, de ateliers en de teamanimatoren. Elke gebruiker kreeg tevens een mailadres. In oktober 2012 kwam er een tijdelijke ICT-medewerker bij en zodoende werd de ICT-dienst uitgebreid.
48
en een beperkte opleiding. De opleidingen zullen geschieden op basis van een beperkte maar eenvoudige gebruikershandleiding (opgesteld door de ICT-medewerkster) en door intervisie met de trekker van de leefgroep en collega’s. De doelstelling is duidelijk gerealiseerd, met name dat elke medewerker een basiskennis heeft van Word, een verslag kan maken en ook mails kan versturen. De website is tevens aan vernieuwing toe. In dit kader werd binnen de ICT-dienst de voorbereidingen getroffen om de website gebruiksvriendelijker, actueler en toegankelijker te maken.
9. Uurroosters, tijdsregistratie en Europese wetgeving In het voorjaar werden er voorbereidende gesprekken gehouden tussen de coördinatoren en de hoofdopvoeders betreffende het opstellen van de uurroosters in uren en niet in diensten. De realisaties in verband met implementatie van de Orbismodule uurroosters wordt nauwgezet beschreven in de evaluatie van het actieplan ICT. Vanuit het samenwerkingsverband tRede is er in het najaar een doorlichting gebeurd van alle voorzieningen betreffende het naleven van de Europese Arbeidswetgeving. Er werd een projectmanager aangeworven voor de 4 laatste maanden van het jaar 2012 met als opdracht een doorlichting van de uurroosters van de begeleiding en leidinggevenden in functie van de efficiënte en optimale inzet van onze personele middelen. De implementatie van de zorgzwaartemeting zal hier ook een plaats moeten krijgen. De implementatie van de Orbismodule uurroosters werd tevens door hem voorbereid in overleg met de personeelsdienst. Zowel de doorlichting van de uurroosters als de implementatie van de Orbismodule uurroosters krijgt een vervolg en een finalisering in 2013. De Orbissoftware zal gekoppeld worden aan de Kelio software. Tevens zullen alle teamanimatoren, alle medewerkers van de personeelsdienst, alle co- en coördinatoren, alle directieleden en eventuele medewerkers die de back up verzorgen opgeleid worden in het gebruik van de uurroostersoftware door de tijdelijke projectmanager.
Woondifferentiatie op de campus en toegankelijkheid van de gebouwen Voor het verhogen van de toegankelijkheid werd de betonbaan tussen blok A en B hersteld. Tevens werd de rubberen noppenvloer in de centrale gangen en de vloerbekleding in de slaapgangen van blok A en B vervangen. Vervolgens werden automatische deuren geplaatst aan hoofdingang van blok A en B aan de wasserij en aan het tuinatelier. Slaapkamer 8 van woning 2 werd ook aangepast op basis van de zorgnood van de cliënt. Deze werken werden volledig uitgevoerd in het kader van het VIPA-dossier en de voorlopige oplevering vond plaats op 25 april 2012.
Jaarverslag 2012
10.
49
11.
Verbeteren van technische installaties Het Studiebureau Lambrecht maakte het ontwerp van een lastenboek einde mei 2012. Na een grondig nazicht van het lastenboek werden de opmerkingen overgemaakt aan Studiebureau Lambrecht. Het lastenboek werd aangepast en in juni volgde de prijsvraag. Op 21 augustus 2012 was er de opening van de offertes. Een eerste werfvergadering vond plaats op 20 september en het bevel tot aanvang werd gegeven op 15 oktober 2012 aan NV Tevean. Op 7 december 2012 was de stentofonie-centrale operationeel. De renovatie van de LS borden werd voorzien tegen eind januari 2013. Een voorlopige oplevering der werken is voorzien als beide werken uitgevoerd zijn.
12.
Energie en verfraaiing De isolatiewerken in Blok A, B en dagcentrum en het vernieuwen van de plafonds in gispkartonplaten werd in 2012 uitgevoerd. De voorlopige oplevering vond plaats op 9 mei 2012.
13.
Tevredenheidsonderzoek ouders en voogden In augustus 2012 werd bekeken welke vragenlijsten in aanmerking komen om de ouders/voogden te bevragen. Het tevredenheidsonderzoek wordt gepland in het voorjaar van 2013. Er wordt gewerkt met 2 vragenlijsten van het Prose–instrumentarium voor duurzame en integrale kwaliteitszorg. De vragenlijsten die werden weerhouden peilen naar de tevredenheid van ouders en voogden en meer bepaald naar de inspraak van en houding naar cliënten.
Aanpassen Kwaliteitshandboek Het besluit van 4/02/11 werd toegelicht op de stuurgroep van 23/01/12 aan de hand van een PowerPointpresentatie. Het protocol en het charter werden gewijzigd conform de nieuwe regelgevingen; de ouders/voogden kregen de nieuwe teksten toegestuurd. Alle ontwerpteksten van de vernieuwde procedures zijn klaar; sommige procedures werden door het directiesecretariaat aangepast; andere procedures dienden allereerst nog besproken te worden met de pedagogische dienst.
Jaarverslag 2012
14.
50
Het kwaliteitshandboek werd als volgt aangepast conform de nieuwe wetgeving: -
De indeling van het kwaliteitshandboek werd compleet gewijzigd. Er werd een ontwerp van Individuele dienstverleningsovereenkomst gemaakt. De klachtenprocedure werd herschreven rekening houdend met de wettelijke vereiste van het aanstellen van een bemiddelaar bij eenzijdig ontslag. Er werd een nieuwe procedure vrijheidsbeperkende/afzonderingsmaatregelen uitgewerkt. De procedure grensoverschrijdend gedrag werd herschreven, rekening houdend met de concrete verwachtingen omtrent meldingen van GOG aan het VAPH.
Los van deze wettelijke vereisten zullen in 2013 2 procedures aangepast worden vanwege organisatorische veranderingen, namelijk het VTO-beleid en het ondersteunen en evalueren van het personeel.
15.
Verbeterteam zelfevaluatie Het opstarten van het verbeterteam zelfevaluatie werd uitgesteld naar 2013 na de voorstelling van het rapport rond het TVO van het personeel. De verbeterpunten die naar voor kwamen vanuit het tevredenheidsonderzoek zullen opgenomen worden in de volgende actieplannen voor 2013 en 2014: - Werkklimaat (risicoanalyse door arbeidspsychologen van IDEWE) - VTO-beleid - Communicatie en timemanagement Ook uit het tevredenheidsonderzoek gehouden bij ouders en wettelijke vertegenwoordigers in 2013 zullen verbeterpunten vooropgesteld worden die eveneens in actieplannen zullen gegoten worden.
Vergrijzing: omgaan veroudering, palliatieve zorg, dementie Twee palliatieve dossiers werden opgestart en opgevolgd.
Jaarverslag 2012
16.
51
17.
Preventie en veiligheid: ergonomie en sensibilisering Er werd een tillift aangekocht voor de zorgblok. De dienst kine gaf hierrond een opleiding. Rond hef- en tiltechnieken werd er op regelmatige basis opleidingen gegeven. Volgende items kwamen ook in 2012 aan bod: - hernieuwing van de aandacht voor het meldsysteem van medicatiefouten, opvolging op continue basis; - ontwikkeling en plaatsing van een afgesloten kast/doorgeefluik om aangevraagde medicatie veilig te bewaren maar op continue wijze beschikbaar te houden voor de begeleiding voor afhaling op een willekeurig tijdstip; - medische routines: routine vaccinatie griep, opvolgen van risicogroepen voor pneumokokken-infectie, opvolging van de tetanusvaccinatie van de bewoners; - herhalen van de hygiënische maatregelen bij bewoner met infectie hepatitis C; - specifiek: opstarten van een project rond slikstoornissen, deelname aan bijscholing en opzet van voorlichting en sensibilisering binnen de instelling in samenwerking met de pedagogische dienst.
18. Basiszorg Rond basiszorg werden de volgende acties ondernomen: - samenwerking project tand- en mondhygiëne met opleidingsmoment voor begeleiding; - deelname aan de werkgroep basiszorg (voor wat betreft het medische luik) en mee opstellen van een consensustekst; - deelname aan de werkgroep (Arteveldehogeschool Antwerpen) over het aanbod basiszorg in opleidingsmodules; - controle op de pedicure, verzorging en manicure bij verschillende bewoners.
Medicamenteuze behandeling De medische fiche en het medicatieschema van alle bewoners werden ‘à la demande’ uitgevoerd binnen het kader van kritische doorlichting van behandelingsschema’s. De controle op toedieningsfouten berust op continue registratie met schriftelijke melding en controle van de medicatiedoosjes als lopende maatregel. Er werd met de apothekers overleg gepleegd over voorschriften en gebruik van generische medicatie en gebruik van juiste verpakkingen; Tevens waren er besprekingen en initiatie van overleg en prospectie omtrent de kost van medicatie en het zoeken en bepalen van de beste prijs/kwaliteit leverancier.
Jaarverslag 2012
19.
52
20. Hulpmiddelen De medische dienst zorgt ervoor dat elke gebruiker, begeleiding en familie vlot toegang krijgen tot informatie over mogelijke hulpmiddelen/aanpassingen en stelde met die bedoeling een vaste procedure op voor schriftelijke aanvragen en herstellingen. Deze procedure is momenteel in gebruik. Elke stap van de aanvraagprocedure werd precies opgevolgd en genoteerd. Tevens werden de afspraken tussen de kinesitherapeuten en de aankoopdienst geactualiseerd.
21. Evaluatie werkgroepen a. Grijze cel De ‘grijze cel’ is eerste helft 2012 viermaal samengekomen. We plannen nog 2 bijeenkomsten in het najaar. De vorming rond “rouw en verlies” werd voor bewoners aangeboden in het flexatelier. De vorming werd uitgewerkt en gegeven door een pedagoge en begeleider tehuis niet-werkenden. Elke sessie bestond uit een ‘intro’, een ‘thema’ en ‘doestuk’. De verschillende thema’s waren: “Wat is vorming”, “Muziek”, “Wat is dood”, “Begrafenis en rituelen”, “Emoties bij afscheid nemen”. De reeks werd uitgewerkt i.f.v. groepssessies maar werd ook gebruikt voor individuele bewoners in concrete situaties (bvb. als pedagogische activiteit, i.f.v. een evolutiebespreking). De sessies kunnen eveneens als afzonderlijke onderdelen gebruikt worden. De map is terug te vinden bij de pedagogen. De Mijmerplek werd gerealiseerd in samenwerking met de kunstenaar Maarten Schaubroeck. De kapel staat in het bos. De inhuldiging vond plaats tijdens de winterreceptie van 21/12/12. Er is een voorlopige fotocollage gemaakt van de overleden bewoners door het crea-atelier. Een artikel hierover werd gepubliceerd in OTB-nieuws. Sessies rond vorming “rouw en verlies” werden aangeboden door de pedagogen en de begeleiding. De rouwkoffer werd verschillende keren uitgeleend aan de teams.
Er werd gezorgd voor visuele ondersteuning voor dementerenden. In verband met dit item werd vanuit de werkgroep communicatie een bezoek gebracht aan de Wingerd. Naar aanleiding van de denkdag van leefgroep 9 rond dementie werd er kennis gedeeld rond ondersteunend communiceren bij dementie.
Jaarverslag 2012
De nota rond comfortzorg zal een plaats krijgen in de checklist rond basiszorg.
53
Het palliatief team overlegde 4 keer rond 2 bewoners, met als actiepunt het mogelijk opstarten van een voorlichtingsproject voor begeleiding rond dementie in samenwerking met de pedagogische dienst.
b. Werkgroep ondersteunde communicatie De keuze van thema’s voor 2012 waren: - het “sensorisch dieet”: besproken n.a.v. een concrete casus; - het ondersteunend communiceren bij dementerenden in een samenwerking met de grijze Cel; - het realiseren van inspraak en ondersteunen van keuzeprocessen in het kader van het keuzegebeuren in het dagcentrum. Boeiend en relevant op dat vlak was het werken met onderscheiden begripsniveaus: - cliënten die zelf keuzes kunnen aangeven en overzicht houden - cliënten die mits communicatie-ondersteuning toch wel uitspraken kunnen doen over hun voorkeuren - cliënten die voor de vertaling van hun behoeften helemaal op begeleiders aangewezen zijn. Op vlak van ondersteunde communicatie bij het hertekenen van de trajecten waren er de flexbeurs, visualisaties van het bewegingsaanbod en foto’s van de atelierwerkingen. Daarnaast was er het bezoek aan Modem rond spraaktechnologie. Binnenkort heeft een bewoonster met motorische spraakproblemen een computer met spraakuitvoer. Verder blijven de Smogtrainingen en –oefenmomenten op teamvergaderingen lopen zoals afgesproken in het “grote Smogplan” (2011). Vanuit Team 3 werd er een digitaal kookboek samengesteld.
Aan de hand van het vlaggensysteem van sensoa werd een voorstel uitgewerkt om binnen OTB om te gaan met grensoverschrijdend gedrag. Dit werd nog niet verspreid. Eerst en vooral wordt de procedure rond grensoverschrijdend gedrag herschreven. Er komt ook een Vlaams meldpunt voor grensoverschrijdend gedrag voor voorzieningen. Het is de bedoeling om het denkwerk af te toetsen en af te stemmen op deze procedures. Zo kunnen deze naadloos op mekaar aansluiten en op hetzelfde moment geïmplementeerd worden. Grensoverschrijding gaat ook over weerbaarheid. De maatregelen om potentiële slachtoffers te beschermen moet nog worden uitgewerkt.
Jaarverslag 2012
c. Werkgroep seksualiteit en relaties
54
Beide groepen vorming (seksualiteit en relaties & relaties en weerbaarheid) zijn gestart. De cliënten tekenen meer in op relaties en weerbaarheid. In die zin zal het vormingsaanbod aangepast worden, met name het oprichten van een werkgroep waar gewerkt wordt met koppels. De informatie rond specifieke doelgroepen (EMG en autisme) werd gebundeld door 2 begeleiders. De verwerking van deze kan mogelijk een thema worden voor een volgend beleidsplan. Op 10 mei 2012 ging de beurs rond relaties en seksualiteit door. Deze beurs werd geëvalueerd door de werkgroep op 28 juni 2012. Op basis van het rapport (sterkte-zwakteanalyse i.v.m. preventie van seksueel misbruik) formuleerde het expertiseteam voorstellen om acties te ondernemen t.a.v. de organisatie, cliënten en begeleiders. Deze punten werden besproken op de pedagogische staf van 13 december 2012. Er werd besloten om de voorgestelde acties uit te voeren. Dit jaar werden er 2 vormingsreeksen binnen het flex-aanbod georganiseerd (6 deelnemers in seksualiteit en relaties & 10 deelnemers in relaties en weerbaarheid). Deze werden afgerond in december. De opvolgformulieren worden ingevuld door de begeleiders van deze sessies en in januari 2013 aan de aandachtsbegeleiding en aan de voorzitster van de werkgroep bezorgd.
d. Werkgroep vraag-gestuurd werken
Jaarverslag 2012
Er werd gewerkt naar een éénduidiger aanpak in de onderscheiden dagdelen binnen het dagbestedingsaanbod met meer eigen accenten met als verantwoording: - Atelierbegeleiders ondervinden een spanningsveld tussen het productgericht werken en de nood van sommige cliënten aan een meer belevingsgericht aanbod binnen de ateliersetting. - Als elk atelier zijn belevingsgericht en productief aanbod uit elkaar haalt en over de dagdelen in de week schikt, kunnen we trajecten van cliënten beter leggen.
55
Dit bracht ons tot het menu waaruit kan gekozen worden bij het uittekenen van het traject per cliënt: Vertrekkend vanuit de 5 pijlers zien we volgende mogelijkheden welke in een traject van een cliënt een plek kunnen krijgen: Arbeidsmatig: Jobs intern en extern Materiegericht: Materie met Productief karakter Materie met Artistiek karakter Materie met Semi karakter Materie met Belevingskarakter Belevingsgericht: beleving “pur sang” beleving onder FLEX Vorming Opvang Rekening houdend met de onrust die een bevraging van cliënten teweegbrengt omtrent wissels willen we de tijd tussen bevraging en wissels zo kort mogelijk houden. Dit kan niet als we cliënten willen betrekken in het hele proces van de trajectontwikkeling en -keuzes. Dit kan wel als we het voorbereidend werk laten doen door ‘belangenbehartigers’. Volgende criteria werden weerhouden om richting te geven aan de bevraging: De 5 pijlers vermeld in onze visietekst rond aanbod binnen kwaliteit van leven. Deskundige analyse door de begeleiding. Rust binnen het bevragingsproces. De organiseerbaarheid van de uiteindelijke trajecten.
1. de bevragingen per atelier werden gebundeld met als gevolg een zicht op de cliënten in de relatie met de ateliermaterie de ruimte per atelier voor opvang, eigen artistiek project en beleving het aantal cliënten die voor hun aanbod een andere setting behoeven het aantal cliënten met een vraag voor intern en extern begeleid werk 2. de cliënten zelf werden bevraagd door een begeleiders-duo met als gevolg informatie van het gewenste traject; 3. gelijklopend werd een flex- en sportbeurs georganiseerd om de keuze voor aanbod hierbinnen bij de cliënten eveneens te achterhalen; 4. alle naar voor gebrachte keuzes werden onder de vorm van trajecten ingeroosterd binnen de gevraagde ateliers en werkingen (beweging);
Jaarverslag 2012
De volgende stappen werden samen met de werkgroep genomen:
56
5. per atelier werd het aantal deelnemende cliënten genoteerd per dagdeel bij een bezetting rekening houdend met en zonder dagdeel-vullend alternatief aanbod (bvb. Begeleid werken en flex). We organiseerden een “inkijk-week” voor de laatste bemerkingen.
e. Werkgroep WOOM Deze werkgroep heeft tot doel het vraaggestuurd werken op vlak van wonen te versterken. De werkgroep is samengesteld uit vertegenwoordigers van alle woningen en de pedagogen. In elk team is nagedacht over een concreet project om het cliëntgericht werken te vertalen. Omdat deze werkwijze wel boeiende discussies en ervaringen oplevert, maar onvoldoende is om een “omslag in de geesten” te bewerkstelligen, is nagedacht hoe het nieuwe denken ook handen en voeten kan gegeven worden door veranderingen in de organisatiestructuur. We laten ons hierbij inspireren door het emancipatorisch kader van Karel de Corte. Op de denkdag van de pedagogen werd een nieuwe methodiek en procedure ontwikkeld om persoonlijke ondersteuningsplannen op te stellen. De cliënt en zijn netwerk komen in dat gebeuren centraler te staan en de ondersteuningsplannen worden meer een werkdocument dat resultaatsgericht opgevolgd kan worden. We verwachten dat deze nieuwe werkwijze een reële bijdrage kan leveren om de fundamenteel vernieuwde kijk op ondersteuning van personen met een handicap verder te implementeren. Ook plannen we begin 2013 een vorming voor alle personeelsleden omtrent de ruimere kaders van de zorgvernieuwing. Omdat we eerder via deze wegen verder willen werken aan een nog meer uitgesproken cliëntgerichtheid, hebben we beslist om de werkgroep WO.O.M te ontbinden.
Werkgroep personele middelen = voortaan Werkgroep personeelsbeleid De realisaties in 2012 waren: - Een verdere operationalisering van het verzuimbeleid met o.a. het ontwerp van een verzuimkaart, een standaardbrief bij ziekte langer dan 1 maand en een leidraad bij het voeren van verzuim- of terugkomgesprek,… - Het tevredenheidsonderzoek van het personeel werd afgerond. Het rapport werd geschreven door de kwaliteitscoördinator en werd reeds op bepaalde overlegfora voorgesteld. - Het aanpassen/uitwerken van een procedure rond arbeids- en schierongevallen - Het mentorschap werd geïmplementeerd. Eind september werd de visietekst rond mentorschap geëvalueerd aan de hand van een korte bevraging bij de respectievelijk betrokkenen (mentors, personeelsleden die mentor werden toegewezen en eventueel dienstverantwoordelijken). - De functie- en taakomschrijving van een begeleider werd voorbereid. - Het luik uurroosters wordt verder behandeld binnen het actieplan ICT.
Jaarverslag 2012
f.
57
g. Werkgroep ICT Binnen de Werkgroep ICT kwamen de volgende zaken aan bod:
Jaarverslag 2012
- Het invoeren en introduceren van de ICT-infrastructuur bij de leefgroepen en het dagcentrum. - Het organiseren van opleidingen rond inloggen op de computer, mailbeheer, beheer mappenstructuur, bewaren van documenten, gebruik van usb-sticks, gebruik van sociale media, … - Intervisie rond gebruik van software (Office 2010) - Het uitwerken van mappenstructuur.
58
Jaarverslag 2012
ONZE PLANNEN IN 2013
59
ONZE PLANNEN IN 2013 We geven u graag een beeld van de belangrijkste thema’s die in het jaar 2013 ons beleid bepalen en hoe wij daarmee aan de slag gaan. Deze thema’s worden gedetailleerd beschreven in de actieplannen 2013. Het betreft hier:
Inzet personele middelen op basis van de zorgzwaartemeting (cfr. actieplan 2013/1) Evaluatiemethode (cfr. actieplan 2013/2) VTO-beleid (cfr. actieplan 2013/3) ICT-stappenplan (cfr. actieplan 2013/4) Zorgvernieuwing (cfr. actieplan 2013/5) Overheidsopdrachten (cfr. actieplan 2013/6) Gebruiksvriendelijk maken van het kwaliteitshandboek (cfr. actieplan 2013/7) Persoonlijk ondersteuningsplan (cfr. actieplan 2013/8) Aanpassen infrastructuur OTB (cfr. actieplan 2013/9) Optimaliseren energiegebruik en –verbruik (cfr. actieplan 2013/10) Aanpassen van de medische zorg ifv de verouderende populatie (cfr. actieplan 2013/11) Preventie en veiligheid/basiszorg (cfr. actieplan 2013/12) Tevredenheidsonderzoek ouders en voogden (cfr. actieplan 2013/13)
Jaarverslag 2012
Zelfevaluatie (cfr. actieplan 2013/14)
60
Actieplan 2013/1: Inzet personele middelen op basis van de zorgzwaartemeting
Januari 2013: voorbereiding van de inzet van de personele middelen op basis van de 2e fase van de resultaten van de zorgzwaartemeting op de Stuurgroep Februari 2013 : implementatie van de 1e fase van de resultaten van de zorgzwaartemeting Februari – maart 2013: de personeelsdienst berekent de te besteden nettobegeleidingsuren personeelsbezetting voor het totaal van het woon- en dagaanbod in overleg met de pedagogen. Deze berekeningen leiden tot een overzichtelijke tabel. Februari 2013: risicoanalyse betreffende het naleven van de Europese arbeidswetgeving op de werkgroep personele middelen tRede. Maart 2013: bespreking op directiecollege van de doorlichting van de uurroosters door de tijdelijke projectmanager. Maart - september 2013: het directiecollege en de Stuurgroep evalueert deze cijfergegevens en op basis hiervan zal een voorstel tot herverdeling van de beschikbare personele middelen geformuleerd worden. In dit kader zal het organogram en de vergadertijd onder de loep worden genomen. Tevens zal bekeken worden of alle personele en infrastructurele middelen, die momenteel ingezet worden tussen 9u45 en 16u30, gecombineerd en/of verschoven kunnen worden. De focus wordt daarbij gelegd op de 5 pijlers beleving/materie/arbeid/vorming/opvang. Tevens wordt er aandacht besteed aan het naleven van de Europese arbeidswetgeving met de nadruk op het correct opmaken van een modeluurrooster en het gebruik van een afwijkingsregister. Het systeem van uurroosters (diensten/uren) zal hier ook worden bekeken. Tijdens dit denkproces worden de overlegorganen op regelmatige basis geïnformeerd en geconsulteerd. September 2013: tussentijdse evaluatie van de implementatie van de 1e fase van de zorgzwaartemeting. September- november 2013: bekrachtiging van het voorstel door de stuurgroep en directiecollege, gevolgd door de communicatie naar de ondernemingsraad en begeleidersploeg van het dag- en woonaanbod. Het inhoudelijke en organisatorische luik van het dagaanbod wordt grondig voorbereid, ook rekening houdend met de resultaten van de denkdag van het dagcentrum. Januari 2014 : Implementatie van de 2e fase van de resultaten van de zorgzwaartemeting. Uitvoering: Opvolging:
Stuurgroep Directie en Stuurgroep
Jaarverslag 2012
Verbeterdoel: Het efficiënt inzetten van personele middelen op basis van de resultaten van de zorgzwaartemeting om het woon- en dagaanbod te realiseren Tijdspad: 2013 tot 2015 Stappenplan:
61
Actieplan 2013/2: het ontwikkelen van een nieuwe evaluatiemethodiek
Maart 2013: Afstemming met de directieleden rond de evaluatiecriteria, voorbereid in 2012 (bvb. VTO, rotatie, ziekteverlof….) Juni 2013: Binnen de werkgroep Evaluaties werken we de “functie-specifieke” competenties voor begeleiders dag- en woonaanbod uit op basis van de volgende items: Visietekst personeelsbeleid Functieomschrijving begeleider dag- en woonaanbod Algemene visietekst Vorige evaluatieleidraad Deze worden omgezet naar specifieke competenties. September - oktober 2013: Volgens het voorbeeld “functie-specifieke competenties begeleider”, toegelicht op de Stuurgroep, werken de andere diensten hun specifieke competenties uit. Medisch directeur en directeur dagaanbod (bewegingsdienst) Medisch directeur (medische dienst) Pedagogisch directeur (pedagogen) Coördinatoren en directielid (teamanimatoren) Pedagogisch en algemeen directeur (sociale dienst) Administratief en algemeen directeur (administratieve dienst) Coördinator technische dienst en algemeen directeur (technische dienst en keuken) Coördinator poetsdienst en algemeen directeur (poetsdienst en wasserij) Directeur dagaanbod, pedagogisch en algemeen directeur (coördinatoren woon- en dagaanbod) Algemeen directeur (coördinatoren poets- en technische dienst) Algemeen directeur (kwaliteitscoördinator) Algemeen en administratief directeur (ICT-medewerkers) November 2013: Alles wordt samen gebracht en afgestemd op een Stuurgroep en bepaling van de keuze van het score systeem en de methodiek (eenvormige lay-out en systematiek) Voorjaar 2014: Communicatie naar Ondernemingsraad, Raad van Bestuur en medewerkers Uitvoerders: Directie en stuurgroep Opvolging: Directie en stuurgroep
Jaarverslag 2012
Verbeterdoel: Het herwerken van de omslachtige en tijdsintensieve evaluatiemethodiek die we momenteel gebruiken naar een doeltreffend instrument waarmee we medewerkers kunnen beoordelen. Tijdspad: Januari 2013-december 2013 Stappenplan:
62
Actieplan 2013/3: VTO-beleid Verbeterdoel: Implementeren van een nieuw VTO-beleid met dubbele focus: Meer vraaggestuurd VTO-beleid gericht op alle medewerkers Een effectiever beleid met samenhang op vier niveaus: detectie van leernoden => keuze van antwoord =>transfer van het geleerde => verankering in de organisatie Tijdspad:
2013-2014
Stappenplan:
Uitvoering:
VTO-verantwoordelijken samen met coördinatoren en kwaliteitscoördinator
Opvolging:
Stuurgroep
Jaarverslag 2012
April 2013: Detectie leernoden: a.d.h.v. individuele detectielijst aangepast aan de verschillende diensten en functies Mei 2013: Aanpassen van de procedure met nadruk op: cyclus van detectie, keuze, transfer en verankering verwachtingen-op-maat Mei 2013: Opdeling budget en verantwoordelijkheden in functie van de inhoud over de diensten heen: Zorginhoudelijk/pedagogisch-medisch-sociaal = Pedagogisch directeur Organisatorisch en HR = Algemeen en pedagogisch directeur Juridisch- ICT/logistiek-administratief: Algemeen en administratief directeur September 2013: Communicatie over vernieuwd VTO-beleid op alle overlegfora Oktober 2013 : Werken met individuele VTO-plannen in samenwerking met de stuurgroep en het directiecollege Begin 2014: Evaluatie vernieuwde VTO-beleid met aandacht voor systematiek en methodiek In de loop van 2014: Detectie leernoden: a.d.h.v. collectieve methodieken: te overwegen op teamdagen samenhangend met evaluatie- en functioneringsgesprekken
63
Actieplan 2013/4: ICT-stappenplan Verbeterdoel: De digitalisering van de uurroosters en koppeling aan het tijdsregistratiesysteem Het up-to-date maken van de website De digitalisering van de agenda’s van alle diensten via Outlook De prospectie naar de mogelijkheid op pedagogische, sociale en medische dossiers te digitaliseren Tijdspad:
2013
Stappenplan: Januari – maart 2013: ontwikkeling van een dynamische website onder PHP en MY SQL met bijhorende back office pagina’s voor administratieve toepassingen. Januari - maart 2013 : pilootfase voor de implementatie van de software Uurroosters bij leefgroep 1 en leefgroep 9 onder toezicht van de tijdelijke projectmanager. Januari – maart 2013: implementatie van het nieuwe tijdsregistratiesysteem met de daartoe behorende controles. April - juni 2013: implementatie van de software Uurroosters in alle diensten via opleidingen gegeven door de tijdelijke projectmanager. Juli - december 2013: het opmaken van agenda’s via Outlook voor alle diensten door de ICT-dienst. Hier wordt aandacht besteed aan de mogelijkheden tot delen van agenda’s. Najaar 2013: prospectie bij andere voorzieningen en softwareontwikkelaars naar de mogelijkheden om pedagogische, sociale en medische dossiers te digitaliseren op een systematische en eenvormige wijze. Najaar 2013 : Opvolging en evaluatie van de implementatie van de software Uurroosters In de loop van 2013: de werkgroep ICT volgt de ICT noden van alle diensten grondig op en zorgt via de ICT-medewerkers voor de nodige opleidingen zodat alle Office toepassingen tegen eind 2013 door iedereen kan gebruikt worden.
Uitvoering: Tijdelijke projectmanager, ICT-dienst en directie
Jaarverslag 2012
Opvolging: Algemeen directeur en administratief directeur
64
Actieplan 2013/5: Zorgvernieuwing Verbeterdoel: Prospectie rond werken met persoonlijke convenanten en persoonsvolgende financiering Tijdspad:
2013 tot 2014
Stappenplan: Januari – maart 2013: het opmaken en opvolgen van het subsidiedossier van een tijdelijke convenant afgesloten in het najaar van 2012. Januari - juni 2013 : via de werkgroep convenanten van tRede know-how opdoen rond het werken met tijdelijke convenanten en convenanten van onbepaalde duur. In de loop van het jaar 2013: alle info- en studiedagen bijwonen rond de nieuwe financieringsvormen zoals rechtstreekse toegankelijke hulp, convenanten en persoonsvolgende financiering.
Uitvoering: Directie
Jaarverslag 2012
Opvolging: Directie
65
Actieplan 2013/6: Implementatie en toepassing van de wet overheidsopdrachten Verbeterdoel: Het verwerven van kennis en expertise voor het uitschrijven en gunnen van overheidsopdrachten conform de wet van 15/06/06. Tijdspad:
2013
Stappenplan:
Uitvoering:
Medewerker aankoopdienst, tijdelijke projectmanager, kwaliteitscoördinator
Opvolging:
Algemeen directeur en kwaliteitscoördinator
Jaarverslag 2012
november 2012: deelname aan introductienamiddag rond overheidsopdrachten georganiseerd door tRede januari 2013 : deelname aan training georganiseerd door het Vlaams Welzijnsverbond rond nieuwe wetgeving m.b.t. overheidsopdrachten met concrete uiteenzetting van de verschillende stappen die moeten gezet worden vanaf de plaatsing tot en met de uitvoering van de werken/leveringen of diensten (door de kwaliteitscoördinator) maart 2013: praktische opleiding m.b.t. overheidsopdrachten waarbij de theorie wordt omgezet in de praktijk aan de hand van casussen (door de tijdelijke projectmanager, de medewerker aankoopdienst en kwaliteitscoördinator) april – juli 2013: in kaart brengen van aankopen die binnen onze voorzieningen dienen te gebeuren + kostprijsramingen; verkennen van de mogelijkheden voor het sluiten van raamovereenkomsten en het aansluiten bij aankoopcentrale augustus – oktober 2013: voorbereiden van overheidsopdrachten m.b.t. vervoer externen en aankoop voeding oktober - december 2013: in overleg met de medische dienst een verdere prospectie omtrent de aankoop van medicatie, rekening houdend met de juiste verpakkingen, gebruik van generische medicatie en wetgeving rond aankoopmandaten
66
Actieplan 2013/7: Het gebruiksvriendelijk maken van het KHB Verbeterdoel: Het vlotter kunnen raadplegen van het Kwaliteitshandboek via hyperlinks Tijdspad:
2013- 2014
Stappenplan:
Uitvoering:
ICT-medewerkers, kwaliteitscoördinator
Opvolging:
kwaliteitscoördinator
Jaarverslag 2012
Maart – april 2013: samen met de ICT-medewerkers wordt bekeken wat de mogelijkheden zijn om het kwaliteitshandboek vlotter te kunnen raadplegen. Een mogelijkheid bestaat erin om, op basis van de inhoudstafel, hyperlinks te maken zodat men rechtstreeks in de procedures komt die hieraan gekoppeld zijn. mei 2013: de kwaliteitscoördinator maakt een inhoudstafel van het kwaliteitshandboek (voorlopig alleen van het KHB en niet van de bijlagen). Juni – augustus 2013: operationalisering door ICT-medewerkers aanmaken van hyperlinks gekoppeld aan de inhoudstafel) September 2013: finaliseren + testcase of operationalisatie geslaagd is Oktober – november 2013: voorstelling op de respectievelijke vergaderingen van: stuurgroep, AV/DC, teamanimatoren,… Januari 2014 : implementatie van het vereenvoudigde systeem
67
Actieplan 2013/8: Persoonlijk ondersteuningsplan P.O.P Verbeterdoel: Implementatie van een nieuwe methodiek (het opstellen van een persoonlijk ondersteuningsplan ter vervanging van het vroegere zorgplan van elke cliënt) als exponent van een nieuwe zorgvisie. Tijdspad:
2013
Stappenplan:
Uitvoering:
Pedagogen in samenwerking met de kwaliteitscoördinator
Opvolging:
Pedagogenoverleg met terugkoppeling naar Staf en Stuurgroep
Jaarverslag 2012
Januari 2013: Communicatie op alle teams en algemene vergadering dagcentrum over nieuwe werkwijze en documenten, gekaderd binnen een meer cliëntgerichte en vraaggestuurde benadering Februari en maart 2013: Vorming voor alle pedagogische medewerkers rond de nieuwe zorgvisie met externe spreker Juni 2013: Herschrijven en herwerken procedure hulp- en dienstverleningsplan (4.6.2. in kwaliteitshandboek). September 2013: Evaluatie implementatie van de nieuwe werkwijze
68
Actieplan 2013/9: Aanpassen van de infrastructuur van OTB Verbeterdoel: Het optimaliseren en verbeteren van de infrastructuur in functie van de (zorg)noden van de gebruikers of conform het advies van het VAPH. a) b) c) d)
Tijdspad:
Aanpassen sanitaire ruimte tot verzorgingsruimte in woning 6 Inrichten verzorgingsruimte in DC voor rolstoelgebruikers Aanpassen isolatieruimten in TNW en DC Plaatsing dwaaldetectie in woning 9
De werken worden gepland in de loop van 2013. Afhankelijk van de beschikbare budgetten worden de werken over meerdere jaren gespreid (bvb. de aanpassing van de isolatieruimten). Sommige taken worden exclusief uitgevoerd door het personeel van de logistieke dienst, andere werken worden uitbesteed aan externe firma’s en sommige werken worden door hen beiden uitgevoerd.
Stappenplan: a) Aanpassen sanitaire ruimte tot verzorgingsruimte in woning 6 De werken starten in het voorjaar van 2013 De voorbereiding (zoals verplaatsen elektronische en elektrische installaties) en werken die binnen de mogelijkheden van de logistieke dienst vallen worden door hen uitgevoerd. De andere werken gebeuren door een externe firma. De opvolging gebeurt door de logistieke dienst. De uitvoeringstermijn wordt geraamd op + 6 weken b) Inrichten verzorgingsruimte voor rolstoelgebruikers in dagcentrum
Jaarverslag 2012
In het voorjaar 2013 worden de werken uitgevoerd door externe firma’s volgens een nog te maken lastenboek. 2 WC’s met sas worden omgebouwd tot 1 ruimte. In deze ruimte is 1 WC en een douche voorzien. Een railsysteem wordt voorzien om onze gebruikers op een comfortabele manier te kunnen verplaatsen vanuit rolstoel naar WC en/of douche. Het gebruik van een railsysteem zorgt ervoor dat de rug van het personeel minder belast wordt. De werken worden opgevolgd door de logistieke dienst. Coördinatie tussen aannemer en de zone waar gewerkt wordt, gebeurt door de logistieke dienst, die eveneens logistieke steun verleend.
69
c) Aanpassen isolatieruimten in TNW en DC In 2012 werd een lijst van de isolatieruimten opgemaakt en werd de inrichting beschreven. Begin 2013 wordt door de logistieke dienst een voorstel gedaan met kostenraming van de aanpassingen. In functie hiervan wordt door de directie een beslissing genomen betreffende de uitvoering van de aanpassingen. Na goedkeuring worden de aanpassingen door de logistieke dienst uitgevoerd, die tevens de volgorde van de aan te passen ruimten bepaalt. Volgens het advies van het VAPH : dient overal camerabewaking voorzien te worden. Na bepalen van de locatie van het bewakingsscherm kan de installatie geplaatst worden. dienen de isolatieruimten op uniforme wijze te worden ingericht/aangekleed Panelen met kussens voor bescherming tegen kwetsuren worden zowel op de wand als op de vloer aangebracht. Mechanische verluchting wordt gekoppeld aan de verlichting, die indien nodig ook aangepast wordt; waar nodig wordt ook verwarming voorzien. Om beschadiging van de deur te voorkomen zal waar nodig versteviging voorzien worden in de vorm van balkjes, die voor de deur schuiven ter hoogte van de kwetsbare scharnieren. In functie van het beschikbare budget worden de werken over meerdere jaren gespreid, rekening houdend met de prioritaire noden, namelijk een isolatieruimte per blok en in het dagcentrum.
d) Plaatsing dwaaldetectie in woning 9
Uitvoering:
Personeel logistieke dienst, coördinatoren logistieke dienst, externe firma’s
Opvolging:
Algemeen directeur en coördinatoren logistieke dienst
Jaarverslag 2012
december 2012: In december 2012 werd de bestelling van een dwaaldetectiesysteem geplaatst. In de loop van 2013: Na ontvangst van de materialen wordt de plaatsing opgenomen in de planning van de logistieke dienst. . De installatie wordt aangebracht aan maximum 4 doorgangen. Bij het detecteren van een zendertje, dat in de armband of enkelband van de te bewaken personen zit, zal het centraal opvangstation een akoestisch alarm geven. Het alarm wordt niet gekoppeld aan het personenzoeksysteem (piepers).
70
Actieplan 2013/10: Optimaliseren van energiegebruik –en verbruik Verbeterdoel: Het verbeteren van technische installaties, isolatie en verlichting in functie van veiligheid, geëvolueerde (verzorgings)behoeften van de gebruikers en een energiezuiniger beleid. Tijdspad:
2013- 2014
Stappenplan: a) het aanpassen/verbeteren van isolatie en verlichting specifieke doelstellingen Aanpassen verlichting in slaapkamers/sanitaire ruimten en leefruimten om te voldoen aan de behoeften van gebruikers Automatiseren lichtsturingen van gangen zodat lichten automatisch uitgeschakeld worden indien er voldoende daglicht is. Verbeteren van isolatie van enkele burelen in DC en bepaalde zones in blok C
b) het verbeteren van technische installaties In het voorjaar 2013 worden de werken uitgevoerd door externe firma’s volgens een lastenboek dat in 2011 uitgewerkt werd in het kader van het VIPA-dossier. Bevel tot aanvang werd gegeven op 15 oktober 2012. Vervangen/aanpassen LS borden in blok A, B en dagcentrum De werken worden opgevolgd door de logistieke dienst en studiebureau Lambrecht. Wekelijks is een werfvergadering voorzien. Coördinatie tussen aannemer en de zone waar gewerkt wordt, gebeurt door de logistieke dienst, die ook logistieke steun verleent. Uitvoering:
Studiebureau Lambrecht, externe firma’s logistieke dienst en algemeen directeur
Opvolging:
Coördinatoren logistieke dienst en algemeen directeur
Jaarverslag 2012
januari – juni 2013: Uitvoeren van lichtmetingen en registratie van de tijdstippen dat de lichten aan staan. Zoeken naar geschikte armaturen en uitvoeren van lichtstudies. Uitwerken van aangepaste lichtschakelingen met sturing door schemerschakelaar. Vervangen van bestaande lichtarmaturen door armaturen met een zo laag mogelijk vermogen, waarvan de lichtopbrengst zodanig is dat de taken - waaronder de verzorging - op een goede manier kunnen uitgevoerd worden tegen november 2013 In functie van budget en beschikbare tijd zal isolatie in dagcentrum en bepaalde zones in blok C aangebracht worden. alle werken worden uitgevoerd door het personeel van de logistieke dienst
71
Actieplan 2013/11: Aanpassen van de medische zorg in functie van de verouderende populatie Verbeterdoel: specificiteit van de zorg, rekening houdend met typische aspecten van zorg voor een verouderende populatie: lichamelijke pathologie, verouderingsprocessen met afname van psychische en fysische gezondheid, hulpbehoevendheid en dementering. bijdrage door de medische dienst voor wat betreft het medische, psychiatrische en verpleegkundige luik aan de specifieke behoeften van ouder wordende bewoners, zoals opgelijst door de werkgroep.
Tijdspad:
2013
Stappenplan : De volgende actiepunten zijn verspreid over het jaar 2013:
Uitvoering:
Medische Dienst
Opvolging:
Medisch directeur
Jaarverslag 2012
Sensibilisering en extra aandacht voor de typische problematiek van gebruik van medicatie bij bejaarden (specifieke gevoeligheid en vatbaarheid voor ongewenste effecten van medicatie – controleren van medicatielijsten op mogelijke interacties, bewaken van zorgvuldigheid bij het bepalen van de noodzakelijkheid van de medicatie); Aandacht voor de bepaling van vitamine D bij bloedcontroles (vitamine D deficiëntie is een vaak voorkomende problematiek bij ouderen – botfragiliteit) en aanvulling i.g.v. deficiëntie (in het kader van valpreventie); Aanzet tot het mogelijk opstarten van voorlichtingsproject voor begeleiding rond dementie, organisatie van opleidingsmoment voor begeleiding, in samenwerking met de pedagogische dienst.
72
Actieplan 2013/12: Preventie en veiligheid/ Basiszorg Verbeterdoel: preventie van ziekte of letsel bij de bewoners op grond van kennis van risicofactoren. opvolging en ondersteuning van de kwaliteit van de basiszorg aan de bewoners door de begeleidingsteams.
Tijdspad:
2013
Stappenplan: De volgende actiepunten zijn verspreid over het jaar 2013: Preventie en veiligheid Hernieuwing van de aandacht voor het meldsysteem van medicatiefouten, opvolging op continue basis; Opstarten en opvolgen van een project rond slikstoornissen: deelname aan bijscholing en opzet van voorlichting en sensibilisering binnen de instelling in samenwerking met de pedagogische dienst; Januari 2013-juni 2013 :Organisatie van PTV-training (Persoons- en Teamgerichte Verdedigingstechnieken) in samenwerking met kiné en bewegingsdienst met het oog op veiligheid van bewoners en personeel in geval van agressie-incidenten;
Uitvoering:
Medische Dienst en dienst beweging en kiné
Opvolging:
Medisch directeur
Jaarverslag 2012
Basiszorg en hulpmiddelen Opvolging specifieke aspecten van basiszorg (zoals manicure en pedicure bij de bewoners; mondhygiëne en tandverzorging bij de bewoners) Ondersteuning van de begeleidende teams door de verpleegkundigen en huisarts van de instelling voor gebruik en uitvoering van specifieke verzorgende handeling (sonde, wondzorg,….). De medische dienst zorgt ervoor dat elke gebruiker, begeleiding en familie vlot toegang krijgen tot informatie over mogelijke hulpmiddelen/aanpassingen. Met betrekking tot de orthopedische hulpmiddelen is het de bedoeling dat het hulpmiddel zo snel mogelijk kan bekomen worden en dat herstellingen vlot verlopen.
73
Actieplan 2013/14: Introduceren van een instrument rond zelfevaluatie Verbeterdoel: Het verwerven van kennis en expertise rond methodieken en instrumenten van zelfevaluatie met het oog op een continue kwaliteitsverbetering van de organisatie. Tijdspad:
2013 - 2014
Stappenplan:
Uitvoering:
Kwaliteitscoördinator, stuurgroep, stafleden sociaal - pedagogische dienst
Opvolging:
Algemeen directeur en kwaliteitscoördinator.
Jaarverslag 2012
2012: deelname door de kwaliteitscoördinator aan een studiedag georganiseerd vanuit het Vlaams welzijnsverbond door VOCA rond het wettelijk kader en specifieke vereisten met betrekking tot de methodiek van zelfevaluatie. Februari 2013: uiteenzetting via een PowerPointpresentatie van het doel, de werkwijze en mogelijke kaders van zelfevaluatie op de stuurgroep vergadering van 4/02/13 (door kwaliteitscoördinator) Februari 2013: deelname aan een pilootproject – op initiatief van de Hogeschool Gent - rond het gebruik van de OEES ( = organisationele effectiviteits- en efficiëntieschaal gebaseerd op de balanced scorecard (BSC) : dit is een veelgebruikte techniek voor strategisch management en het behalen van lange termijndoelstellingen binnen organisaties). Het OEES biedt een instrument om binnen uw organisatie aan zelfevaluatie te doen en (strategische) doelstellingen te formuleren. Het pilootproject werd voorgesteld op 14/02/13 te Gent (deelname door algemeen directeur en kwaliteitscoördinator) Maart 2013: afname van de OEES op een stuurgroepvergadering (al dan niet aangevuld met andere stafleden); het registreren van de scores op het bijgevoegde formulier en het versturen van de resultaten naar het onderzoeksteam te Gent. Mei – juni 2013 : feedback rond de resultaten van deelname aan het pilootproject September - december 2013: verder verwerven van ‘know-how’ met betrekking tot zelfevaluatiesystemen.
74
Jaarverslag 2012
Samenstelling van overlegorganen
75
SAMENSTELLING VAN DE OVERLEGORGANEN OP 31/12/2012 DE RAAD VAN BESTUUR Dhr. G. VANTIEGHEM, voorzitter Dhr. H. SEGERS, ondervoorzitter Dhr. J. BIESEMANS, waarnemend vertegenwoordiger van de Gebruikersraad Mevr. H. DE CEULAER Dhr. J. DELMOTTE Dhr. J. GEYSEN Dhr. H. HEMMERECHTS Prof. P. LAUWERS Dhr. M. PAPS, waarnemend vertegenwoordiger van de Gebruikersraad Dhr. G. VAN BELLE Dhr. A. VANWINSEN
DE TOEZICHTRAAD Dhr. J. VAN DEN ABEELE, voorzitter Dhr. G. VANTIEGHEM, namens de voorziening Dhr. M. PAPS, namens de gebruikersraad
Jaarverslag 2012
DE GEBRUIKERSRAAD Mevr. B. VERHAEREN, voorzitter Dhr. J. BIESEMANS Dhr. J. DEKELVER, secretaris Dhr. M. DE VALCK Mevr. M. JAPPENS Dhr. M. PAPS Dhr. W. PETITJEAN Dhr. J. PUTTEMANS Dhr. Y. RONSE Mevr. M. SLOOTMAEKERS Mevr. A. VLASSENBROECK, ondervoorzitter
76
DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET SOLIDARITEITSFONDS Dhr. A. DEVER, voorzitter Dhr. R. BEHAEGEL, ondervoorzitter Mevr. L. VAN CAUWENBERGH-BOSSENS Dhr. R. DELPIEDSENTE, secretaris-penningmeester Mevr. J. HANSSENS-DREISSEN Dhr. F. ESSELDEURS Mevr. M. SLOOTMAEKERS Mevr. A. ANGILLIS-VAN EETVELDE Mevr. M. VANHALLE Dhr. D. VAN STEEN Mevr. M. VAN THIENEN Dhr. G. VANTIEGHEM
Jaarverslag 2012
CLIENTENRAAD Eddy VERHASSELT (team 1) Arlette HESPEL (team 2) (vervanger : Veerle PUTTEMANS) Guy BAETS (team 45) (vervanger : Sabinne VERBOOMEN) Axel BOUCHER (team 6) Jos CLERENS (team 8) Sonja COCHET (zuurhage) (vervanger : Philippe SCHOTS) Joost DESMET (dagcentrum) Katrien DEROOVER (dagcentrum) Kristina VAN NEROM (dagcentrum) (vervangers DC : Meryam BOUHARAT, Wouter CEULEMANS)
77
ORGANOGRAM Directiecollege E. SMEDTS, algemeen directeur a.i. & directeur personeel en administratie H. MICHIELS, directeur dagaanbod K. DECAVELE, pedagogisch directeur W. VANMECHELEN, medisch directeur Coördinatoren R. BELMANS A. VANAVERBEKE A. CORNETTE F. VAN MEEL M. VOLKAERTS W. GEERAERTS, huisarts Sociale Dienst G. BEELEN M. VANDERVELDE Pedagogen V. BERNAERT I. PATTEET Kwaliteitscoördinator I. FRANCOIS
Verpleegkundigen K. ROOM V. JACOBS
Jaarverslag 2012
Kiné/Beweging P. DE WINTER K. DE RICK T. ARRUTI
78
Teamanimatoren L. SCHOENMAKERS K. DE COCK V. DE CAUTER J. D’HOORE K. HANSSENS K. VANDERSTIJLEN H. FRERE M. VAN INGELGOM W. VLASSAK Co-coördinatoren M. VAN LANKVELD
Jaarverslag 2012
Vrijwilligerscoach D. VANHOOFF
79
