Onderzoeksplan Rekenkamercommissie 2011
Boxtel, maart 2011
Onderzoeksplan rekenkamercommissie Boxtel 2011
Voorwoord Voor u ligt het onderzoeksplan 2011 van de rekenkamercommissie Boxtel. Het onderzoeksplan is het resultaat van de suggesties die we hebben ontvangen en de ideeën van de rekenkamercommissie zelf. Op basis van een aantal criteria is vervolgens een keuze gemaakt. In 2011 verricht de rekenkamercommissie een onderzoek naar: - Quick-scan Lokale Agenda 21; - De doorwerking van rekenkamerrapporten; - De beheersing van grote projecten. We gaan met veel enthousiasme aan de slag om via deze rapporten u handvatten te bieden bij de uitoefening van uw taken. Boxtel, 24 maart 2011
Drs. Huub Tilburgs, voorzitter rekenkamercommissie Boxtel
1
Onderzoeksplan rekenkamercommissie Boxtel 2011
1.
Inleiding
De rekenkamercommissie stelt ieder jaar een onderzoeksplan vast. Het onderzoeksplan bevat alle ideeën en suggesties voor onderzoek van de rekenkamercommissie. De suggesties kunnen afkomstig zijn van de commissie zelf, van de raad en van burgers. Het plan maakt duidelijke welke onderwerpen uiteindelijk voor onderzoek in aanmerking komen. Naast de uiteindelijke keuze treft u in dit onderzoeksplan ook informatie over de onderzoeksopzet en de –planning aan. Het onderzoeksplan gaat eerst in op de criteria die de rekenkamercommissie hanteert bij het bepalen van de onderwerpen die uiteindelijk onderzocht worden. Vervolgens komen alle suggesties aan bod waarbij wordt aangegeven waarom een onderwerp al dan niet gekozen is om een onderzoek naar uit te voeren.
2. De criteria De rekenkamercommissie hanteert een aantal criteria op basis waarvan ze bekijkt of een onderzoekssuggestie uiteindelijk tot een onderzoek kan leiden. De criteria luiden als volgt: 1. Is er sprake van een substantieel belang in financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk opzicht? 2. Heeft het onderzoek voldoende toegevoegde waarde? Rechtvaardigen de te verwachten leereffecten en nieuwe inzichten de onderzoeksinspanning? 3. Is er een risico/vermoeden van ondoelmatigheid en/of ondoeltreffendheid en/of onrechtmatigheid? 4. Is er sprake van subsidiariteit: is de onderzoeksvraag niet op een andere, meer eenvoudige, wijze te beantwoorden? 5. Is het onderwerp voor de rekenkamercommissie haalbaar en past dit binnen de financiële en organisatorische mogelijkheden? Met betrekking tot punt 1 wordt ook gekeken naar de vraag of het onderwerp de interesse van de raad heeft. De rekenkamercommissie is er immers om de raad handvatten te bieden. Uiteraard kan hierbij de zelfstandigheid en de onafhankelijkheid van de rekenkamercommissie niet in het geding zijn. Bij punt 2 en punt 5 wordt zijdelings de vraag betrokken of een onderwerp voldoende concreet is. De rekenkamercommissie wil immers een duidelijk en afgebakend onderzoek kunnen presenteren. Bij vraag 2 en 4 speelt ook de vraag of een recent onderzoek heeft plaatsgevonden een rol. Is dat het geval, dan heeft het onderzoek van de rekenkamercommissie weinig toegevoegde waarde en is de onderzoeksvraag simpelweg te beantwoorden door het andere onderzoek te bestuderen. Een ander belangrijk punt bij 4 is dat de “antwoorden” in het geval van een onderzoek niet ook op een andere, eenvoudiger wijze, te verkrijgen zijn. Er staan de raad immers meer mogelijkheden ter beschikking om antwoorden op specifieke vragen te krijgen, zoals: a) rechtstreekse vraagstelling aan het college b) de mogelijkheid om voorstellen op de raadsagenda te plaatsen c) verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a Gemeentewet): deze verordening regelt weliswaar de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het college m.b.t. periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid, maar de raad kan reageren op het onderzoeksplan en de voortgangsrapportages d) het “zwaarste” instrument: de raadsenquête Ten slotte kijkt de rekenkamercommissie bij vraag 5 naar de mogelijkheden van regionale samenwerking. Dit levert geen financieel voordeel op, maar wel een gedeeltelijk organisatorisch voordeel. De onderzoeksvragen en -opzet zijn gelijk. Daarnaast heeft het als voordeel dat de organisaties van elkaar kunnen leren. Is op basis van deze criteria een keuze gemaakt, dan moet de rekenkamercommissie nog rekening houden met het beschikbare budget. Voor 2011 heeft de rekenkamercommissie een budget van € 25.000,- ter beschikking.
2
Onderzoeksplan rekenkamercommissie Boxtel 2011
3.
Suggesties voor 2011
De rekenkamercommissie heeft tijdens een bijeenkomst van het seniorenconvent op 13 december 2010 en tijdens een presentatie aan de commissie Bestuurlijke Zaken op 12 januari 2011 diverse suggesties ontvangen. De volgende onderwerpen zijn geinventariseerd: • Kostendekkendheid leges • Automatisering tegen de achtergrond van Het Nieuwe Werken • Lokale Agenda 21 • Voortgang grootschalige infrastructuur • Doorwerking rekenkamervoorstellen • Succesfactoren voor plattelandsontwikkeling • Effect van zondagsopenstelling van een tweede supermarkt • Informatieverstrekking door het college • Maatschappelijke effecten WMO • Samenwerking met derden • Onderzoek naar Delta (en samenwerking met De Twern • Het Nieuwe Werken • Beheersing grote projecten De keuze is gemaakt voor een onderzoek naar Lokale Agenda 21, de doorwerking van rekenkamervoorstellen en de beheersing van grote projecten. De eerste twee onderzoeken kunnen met beperkte middelen worden uitgevoerd. Wat betreft Lokale Agenda 21 wil de rekenkamercommissie zelf een onderzoek uitvoeren met als resultaat een rekenkamerbrief. De doorwerking van rekenkamervoorstellen wordt uitgevoerd door studenten als afstudeeropdracht voor hun studie Bestuurskunde. Als overkoepelend groot onderzoek wil de rekenkamercommissie een onderzoek doen naar de beheersing van grote projecten.
4.
Onderzoeksonderwerpen 2011
Ten aanzien van de daadwerkelijk te onderzoeken onderwerpen geldt dat, voordat met het onderzoek kan worden begonnen, eerst de onderzoeksopzet moet worden vastgesteld. Hiervoor verricht de rekenkamercommissie een vooronderzoek door het bestuderen van relevante documenten. Ook kunnen in deze fase eventueel al oriënterende gesprekken met sleutelpersonen gevoerd worden. Een onderzoeksopzet bevat minimaal de volgende onderdelen:
a) b) c) d) e) f) g)
Aanleiding en achtergronden van de onderzoeksvraag Doel van het onderzoek Centrale vraagstelling en deelvragen Omschrijving van het normenkader Globale onderzoeksopzet: keuze van onderzoeksinstrumenten Organisatie: tijdpad, inhuur externe expertise en kosten. Wijze van rapporteren
Elke definitieve onderzoeksopzet, voorzien van de mededeling wie het onderzoek zal gaan uitvoeren, zal ter kennis van raad, college en gemeentesecretaris worden gebracht. De te onderzoeken onderwerpen kunnen als volgt nader worden toegelicht:
4.1 Quick-scan Lokale Agenda 21 Tijdens de vergadering van het seniorenconvent van 13 december 2010 werd de rekenkamercommissie geattendeerd op de Lokale Agenda 21. Het was raadsleden niet duidelijk wat deze werkgroep inhoudt, waaraan de ter beschikking gestelde middelen worden besteed en of de
3
Onderzoeksplan rekenkamercommissie Boxtel 2011
inzet van de middelen leidt tot de beoogde effecten. Naar aanleiding hiervan heeft de rekenkamercommissie informatie opgevraagd via de gemeentesecretaris over het ontstaan en de activiteiten van Lokale Agenda 21. Hieruit blijkt dat Lokale Agenda 21 een werkgroep is die in 1996 is opgericht. De werkgroep zou activiteiten ontplooien om de duurzame gedachte dicht bij de burger te brengen. Sinds de oprichting ontvangt de werkgroep jaarlijks een bedrag van omgerekend € 16.000,-. Het bedrag is nooit verhoogd. Het bedrag is inmiddels in het beschikbare budget voor duurzaamheid opgenomen en niet meer als bijdrage aan Lokale Agenda 21 herkenbaar. Lokale Agenda 21 stelt geen programma vast maar richt zich op de actualiteit. Dit
geheel biedt voldoende aanleiding tot het stellen van de volgende vragen: Heeft de raad aangegeven welke doelen hij wil bereiken met betrekking tot duurzaamheid? Worden de daarvoor beschikbaar gestelde middelen voor ingezet? Wordt getoetst of de gestelde doelen ook daadwerkelijk gerealiseerd worden? Hoe vindt terugkoppeling over de bereikte effecten en ingezette middelen naar de raad plaats? Hadden de door de raad gestelde doelen ook op een ander wijze bereikt kunnen worden?
Het doel van het onderzoek is om inzicht te krijgen in de activiteiten van Lokale Agenda 21 en te toetsen of het budget wordt aangewend om het gestelde doel te bereiken. Omdat duurzaamheid sinds 1996 steeds meer ingeburgerd is geraakt, vraagt de commissie zich ook af of de doelen niet op een andere wijze bereikt kunnen worden. Om het onderzoeksterrein af te bakenen richt de quick-scan zich op 2010. De rekenkamercommissie wil de quick-scan zelf uitvoeren. De verwachting is dat de scan in de eerste helft van 2011 uitgevoerd kan worden zodat de resultaten na de zomer kunnen worden aangeboden.
4.2 De doorwerking van rekenkamerrapporten De doorwerking van rekenkamerrapporten heeft de aandacht van de raad als van de rekenkamercommissie zelf. Na 4 jaar rekenkameronderzoek is het de vraag welke invloed de rapporten van de rekenkamercommissie hebben gehad. Een onderzoek naar de doorwerking van een vijftal rekenkamerrapporten laat de raad zien in hoeverre het college uitvoering heeft gegeven aan de aanbevelingen die de raad heeft overgenomen. Voor de rekenkamercommissie is het gedeeltelijk een evaluatie van het eigen functioneren. Doel is het verkrijgen van inzicht in de mate waarin de door de raad overgenomen aanbevelingen een vervolg hebben gekregen van het college. De
volgende vragen komen aan de orde: Heeft de raad duidelijk aangegeven welke aanbevelingen uitgevoerd moeten worden? Waren deze aanbevelingen voldoende duidelijk geformuleerd? Heeft het college uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? Hebben de uitgevoerde aanbevelingen hun doel bereikt? Zijn er gemene delers (succes- en faalfactoren) te benoemen in de processen die de vijf rapporten na bespreking in de raad hebben doorlopen?
Voor de uitvoering van het onderzoek maakt de rekenkamercommissie gebruik van twee afstudeerders van de HBO opleiding Bestuurskunde van Avans Hogeschool Den Bosch. De kosten van dit onderzoek zijn daardoor zeer beperkt. In opdracht en onder verantwoordelijkheid van voeren zij het onderzoek uit. Vanwege de eisen die de opleiding stelt, vindt het onderzoek in de eerste helft van 2011 plaats en is het de verwachting dat het nog voor de zomerperiode aangeboden kan worden aan de gemeenteraad.
4.3 Onderzoek naar beheersing van grote projecten Samen met Sint-Oedenrode vindt een groter onderzoek plaats naar de uitvoering en beheersing van grote projecten. Hierbij kan gedacht worden aan projecten op bijvoorbeeld het gebied van infrastructuur, revitalisering van een bedrijventerrein etc. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de manier waarop de raad voor deze projecten kaders stelt, stuurt en controleert. Aan de hand van de
4
Onderzoeksplan rekenkamercommissie Boxtel 2011
bevindingen wil de rekenkamercommissie concrete handvatten geven aan de raad. Gezien de omvang van het onderzoek en de samenwerking met Sint-Oedenrode neemt dit onderzoek langere tijd in beslag.
5
Onderzoeksplan rekenkamercommissie Boxtel 2011
5.
Financiën
In 2011 is € 25.000,- beschikbaar voor onderzoek en presentiegelden. De kosten voor de quick-scan en het onderzoek naar de doorwerking zijn vanwege de gekozen opzet beperkt. Dit maakt het mogelijk om een groter onderzoek te doen naar grote projecten. De rekenkamercommissie is van mening dat het budget voor 2011 toereikend is voor de geplande onderzoeken. 24 maart 2011
De secretaris
De voorzitter
D.N. Bastin
H. Tilburgs
6
Onderzoeksplan rekenkamercommissie Boxtel 2011
Bijlage: samenstelling rekenkamercommissie De rekenkamercommissie is onafhankelijk en bestaat uit externe leden. De leden worden benoemd voor een periode van twee jaar. In 2011 bestaat de rekenkamercommissie uit: Drs. Huub Tilburgs Drs. Aart Jooren RC Drs. Marga Vermeer Msc
voorzitter lid lid
Drs. Desiree Bastin
secretaris
7
