Jaarverslag Rekenkamercommissie Vlagtwedde 2011
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4.
Inleiding Doelstelling Samenstelling Activiteiten 4.1 Vergaderingen 4.2 Onderzoek 4.2.1 Selectie van onderwerpen 4.2.2 Afgeronde onderzoeken 4.2.3 Gestarte onderzoeken in 2009 5. Conclusies en vooruitblik 5.1 Conclusies 5.2 Vooruitblik 6. Financiële verantwoording
Blz 2 2 2 2 2 3 3 3 6 6 6 6 8
1
Jaarverslag Rekenkamercommissie Vlagtwedde 2011 1.
Inleiding
In het Reglement van Orde voor de Rekenkamercommissie gemeente Bellingwedde - Vlagtwedde is opgenomen dat jaarlijks een jaarverslag door de rekenkamercommissie wordt vastgesteld en aangeboden aan de gemeenteraad. De rekenkamercommissie stelt het op prijs om door middel van dit jaarverslag aan u als gemeenteraad van Vlagtwedde verantwoording af te leggen wat de commissie in het afgelopen jaar heeft gedaan. Dit is het vierde jaarverslag van de rekenkamercommissie. In dit jaarverslag komt in hoofdstuk 2 doelstelling van de rekenkamercommissie aan de orde. In hoofdstuk 3 wordt de samenstelling van commissie weergegeven. Hoofdstuk 4 bevat een verslag van de activiteiten van rekenkamercommissie. Hoofdstuk 5 gaat in op de herbenoeming; hoofdstuk 6 op de conclusies en vooruitblik. Tenslotte geeft hoofdstuk 7 de financiële verantwoording weer.
2.
de de de de
Doelstelling
De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid op drie onderdelen: A. Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? B. Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? B. Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van het beleid efficiënt verlopen? Om het gevoerde beleid te toetsen op bovengenoemde drie punten voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van de door rekenkamercommissie gevoerde onderzoeken is om inzicht te bieden in prestaties van de gemeente als geheel en waar mogelijk aanbevelingen voor verbetering van het beleid voor de toekomst. Hiermee wil zij de raad steunen in zijn controlerende taak.
3.
Samenstelling
De samenstelling van de rekenkamercommissie is eind 2011 als volgt:
Voorzitter Leden Secretariaat
4.
2011 mw. mr. A.E. Schiphuis - Piël dhr. H. Zomer mw. drs. G. Paas Broekman, Dhr. J.L. de Jong
Activiteiten
De activiteiten van de commissie worden per onderwerp behandeld. 4.1
Vergaderingen
De rekenkamercommissie heeft 12 vergaderingen gehouden, als volgt verdeelt: 6 reguliere vergaderingen en 6 onderzoeksvergaderingen. De onderzoeksvergadering werden gehouden voor overleg over een lopend onderzoek of voor onderzoekswerkzaamheden.
2
Jaarverslag Rekenkamercommissie Vlagtwedde 2011
4.2
Onderzoek
4.2.1
Selectie van onderwerpen 1
De Verordening Rekenkamercommissie geeft aan dat de commissie zelf de onderwerpen vaststelt die zij onderzoekt. Het door de Rekenkamercommissie opgestelde onderzoeksprotocol geeft de selectiecriteria voor de onderzoeksonderwerpen aan. Deze zijn: • financieel belang; • maatschappelijk belang; • is het moment geschikt voor dit onderzoek; • is er risico t.a.v. rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid; • geschiktheid van het onderwerp voor de rekenkamercommissie; • zijn er leereffecten te verwachten. De combinatie van gedane onderzoekssuggesties door de raad, inbreng van de commissie en de selectiecriteria leidde tot de volgende onderzoeksonderwerpen in 2011: • Actualiteiten bestemmingsplannen. De rekenkamercommissie heeft een rekenkamerbrief opgesteld en de stand van zaken daarin beschreven. • Toeristenbelasting. Naar aanleiding van het overleg met de raadswerkgroep Financiën van de gemeente heeft de rkc een quick scan uitgevoerd naar de heffing van deze gemeentelijke belastingen. Overige onderwerpen, afgestemd met de Raadswerkgroep Financiën welke nog op de groslijst staan zijn: • woonplannen; • subsidies; • wmo (van beleid naar uitvoering); • openbare werken, met name de IBA’s (de Individuele Behandeling Afvalwater); • ict; • burgerparticipatie De groslijst van onderzoeksonderwerpen wordt ten minste eenmaal per jaar – ten tijde van het vaststellen van het jaarverslag van het afgelopen onderzoeksjaar – door de rekenkamercommissie geactualiseerd. Indien gedurende het onderzoeksjaar de rekenkamercommissie nieuwe onderzoeksonderwerpen wenselijk acht of nieuwe onderzoeksonderwerpen door de raad aangereikt krijgt, vindt tussentijdse actualisering plaats.
4.2.2
Afgeronde onderzoeken
De Rkc heeft in 2011 het onderzoek naar de actualiteiten van de bestemmingsplannen in de gemeente Vlagtwedde afgerond. Tijdens het jaarlijks overleg tussen de Rkc en de raadswerkgroep Financiën van de gemeente kwamen de actualiteiten van de bestemmingsplannen aan de orde. Er is toen door de rekenkamercommissie aangegeven dat, in dit kader, voor gemeenten in Nederland het jaar 2013 van belang is. Bestemmingsplannen moeten op 1 juli 2013 geactualiseerd zijn en niet ouder zijn dan 10 jaar. Tijdens het gesprek is aangegeven dat er bij de gemeenteraad geen zicht is op de actualiteit in Vlagtwedde. De raadswerkgroep gaf toen aan geen behoefte te hebben aan een diepgaand onderzoek, maar dat een korte uiteenzetting van de stand van zaken door de raad gebruikt kan worden in zijn controlerende taak richting het college. De rkc heeft in de vorm van een rekenkamerbrief antwoord op het verzoek van de raadswerkgroep gegeven. Uit de inventarisatie van de rekenkamercommissie komt naar voren dat van de in totaal elf bestemmingsplannen er 3 zijn vastgesteld en 8 in voorbereiding. De bestemmingsplannen die zijn 1
Verordening betreffende het instellen en instandhouden van een gezamenlijke locale rekenkamercommissie voor de gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde.
3
Jaarverslag Rekenkamercommissie Vlagtwedde 2011 vastgesteld zijn digitaal op de website van de gemeente gepubliceerd, waarbij opgemerkt dient te worden dat het bestemmingsplan “Buitengebied” niet rechtstreeks kan worden benaderd op de website. De gemeentelijke website kan wat betreft het onderdeel “informatievoorziening” worden aangepast om het voor de burger eenvoudiger te maken. Op de website van de gemeente wordt nu 'slechts' verwezen naar de website ruimelijke plannen en er is niet rechtstreeks informatievoorziening voor de burger beschikbaar. Van de 8 bestemmingsplannen welke in voorbereiding zijn is niet bekend wat de planning van de verdere procedure is en wanneer publicatie plaatsvindt. Hierover kon ambtelijk geen uitsluitsel gegeven worden. Van een van de 8 in voorbereiding zijnde bestemmingsplannen is nog geen concept voorontwerpbestemmingsplan gereed en staat dus nog aan het begin van de procedure. Tenslotte zijn er nog gebieden in de gemeente waarvoor geen bestemmingsplan geldt, dit blijkt niet te zijn berust op een beleidsmatige afweging. Op basis van deze conclusies zijn door de rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen gedaan. •
• • •
• •
De gemeente loopt risico in het proces van actualiseren van de bestemmingsplannen. Om risico’s in te schatten van die plannen waarbij de gemeente mogelijk legesinkomsten gaat missen bij het niet tijdig vastgesteld hebben van ruimtelijke plannen is het verstanding een risicomatrix op te stellen. In deze matrix kan een planning worden opgenomen welke plannen het laatst en welke het eerst kunnen worden aangepakt om vastgesteld te krijgen. Te denken valt bijvoorbeeld aan die plangebieden waar bouwcapaciteit de komende jaren valt te verwachten. Deze risicomatrix onderdeel te laten zijn van een plan van aanpak voor de korte en (middel)lange termijn. Het verdient aanbeveling om qua capaciteit voldoende formatie in de gemeentelijke organisatie beschikbaar te hebben en voldoende middelen in te zetten om dit plan van aanpak uit te voeren (bijvoorbeeld door externe inhuur, binnen de regels van het aanbestedingsbeleid). De gemeentelijke website biedt te weinig duidelijkheid over de ruimtelijke plannen en geeft te weinig inzicht in de status van de plannen. Inwoners, belanghebbenden zullen zich in veel gevallen oriënteren via de gemeentelijke website. In dat opzicht kan een verbeterslag worden gemaakt. Het is raadzaam om inwoners en andere belangstellenden een overzicht te bieden in de status van alle ruimtelijke plannen. Dit geeft inzicht en biedt service aan de inwoners. Tot slot de verantwoording van het college aan de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft momenteel te weinig inzicht. Het zou voor de raad wenselijk kunnen zijn om van het college te vernemen wat de doorlooptijd is van de bestemmingsplannen die nog in voorbereiding zijn. Een overall planning die onderdeel uit maakt van een bestuursrapportage geeft wel inzicht aan de raad. De gemeenteraad kan zodoende zijn controlerende taak beter uitoefenen.
Bespreking van het rapport heeft plaatsgevonden in de raad van 13 december 2011 en is door de gemeenteraad positief ontvangen.
4
Jaarverslag Rekenkamercommissie Vlagtwedde 2011 Toeristenbelasting De rekenkamercommissie heeft in 2011 ook een quick scan uitgevoerd naar de toeristenbelasting in de gemeente Vlagtwedde. Het doel dat de rekenkamercommissie voor ogen heeft met de quick scan is om inzicht te krijgen in de volgende vragen: 1. Waarom en wanneer is door de gemeenteraad besloten tot het heffen van toeristenbelasting en welke doelen zijn daarbij geformuleerd. 2. Is het beleid van het heffen van deze belasting S(pecifiek) M(eetbaar) A(cceptabel) R(ealistisch) T(ijdgebonden) en in hoeverre worden de gestelde doelen gehaald. 3. Wat was ten tijde van het besluit tot heffing de verwachting met betrekking tot de opbrengsten en de daarmee gepaard gaande perceptiekosten (kosten die door de gemeente moeten worden gemaakt om de belastingopbrengst te ontvangen). 4. Hoe is de relatie tussen het door de gemeenteraad vastgestelde dag-(nacht-)tarief. 5. De samenstelling van de populatie van belastingplichtigen, de tarieven en de opbrengsten gedurende de jaren 2006-2008. 6. Heeft de gemeente Vlagtwedde belastingen, die cumuleren met de toeristenbelasting, zodat op dat terrein geen dubbele belastingen worden geheven. Met de quick scan is getracht in kaart te brengen of de gemeente rechtmatig deze belasting int, of de gestelde doelen worden gehaald en of de kosten en baten tegen elkaar opwegen. De conclusies de rkc aan deze quick scan heeft verbonden zijn de volgende. Het beleid dat de gemeenteraad heeft vastgesteld voor de heffing van toeristenbelasting is deels SMART geformuleerd. De heffing van toeristenbelasting vindt niet aantoonbaar rechtmatig plaats, is niet doelmatig en deels doeltreffend. Op basis van deze quick scan heeft de rkc de volgende aanbevelingen gedaan. 1. Om alle belastingaanslagen een netto positieve opbrengst te geven zou een aanslag over meerdere jaren ( bijvoorbeeld één keer per twee of drie jaar) overwogen kunnen worden. 2. Geef duidelijkheid een besteding van de opbrengst van de belasting aan. Ofwel leg een duidelijk verband aan tussen opbrengsten en uitgaven voor specifiek doelen, - die daarbij wel omschreven moeten worden -, dan wel merk de opbrengst als algemeen dekkingsmiddel aan. 3. Specificeer de kosten van de heffing duidelijk in de administratie, zodat de netto opbrengst van de belastingheffing duidelijk is. 4. Geef een nadere omschrijving van de begrippen “jaar”, “maand” en “niet-vaste standplaats”. 5. Bekijk in hoeverre de forfaitaire berekeningsystematiek rechtmatig is en zorg er zo nodig voor dat deze de toets der rechtmatigheid kan doorstaan. De behandeling van deze quick scan heeft plaatsgevonden in de raadsvergadering van 27 september 2011. Naar aanleiding van de behandeling in die vergadering zijn door een aantal raadsleden aanvullende vragen gesteld die in oktober van dat jaar door de rkc zijn beantwoord.
Reserves en voorzieningen De rkc heeft in 2011 nog een vooronderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken van de reserves en voorzieningen. Zij heeft geconstateerd op basis van een voorstel van het college aan de raad en op
5
Jaarverslag Rekenkamercommissie Vlagtwedde 2011 basis van een gesprek dat de rkc met de accountant van de gemeente Vlagtwedde in het najaar van 2011 heeft gevoerd, dat het uitvoeren van dit onderzoek geen meerwaarde zou bieden en zij heeft dit onderwerp niet verder opgepakt.
Leerlingenvervoer De rkc heeft nog een vooronderzoek naar het leerlingenvervoer uitgevoerd. Zij heeft geconstateerd dat dit onderwerp geen meerwaarde zou bieden en heeft dit onderwerp niet verder opgepakt. 4.2.3
Gestarte onderzoeken in 2011
Na bestudering van de groslijst van de onderzoeksonderwerpen en afweging van selectiecriteria ten opzichte van elkaar heeft de commissie, na overleg met de raadswerkgroep Financiën eind 2010 besloten onderzoeken te doen naar het volgende onderwerp: • Van beleid naar uitvoering Centrale vraagstelling in dit onderzoek is in hoeverre “het gemeentebestuur de door de gemeenteraad gestelde beleidsdoelen in de praktijk weet te vertalen in concrete prestaties zodat er gesproken kan worden van een doeltreffende uitvoering?” Deze centrale vraagstelling is nader uitgewerkt in een aantal onderzoeksvragen, waarin ondermeer ingegaan wordt op . • • • • • • • • • • • • •
Wordt er in de praktijk een uniform beleidsproces voorgeschreven en, zo ja, wordt deze dan ook gevolgd? Op welke wijze is het beleid geagendeerd geweest op de agenda van de raad? Hoe was het proces van beleidsvoorbereiding georganiseerd? Wordt in algemene zin een vaste beleidslijn gevolgd bij de voorbereiding van beleid? Zijn er beleidsvoornemens gedefinieerd en, zo ja, welke? Hoe is de besluitvorming ten aanzien van de inhoud van het beleid verlopen (beleidsbepaling)? Zijn de doelen, de middelen en de tijdstippen geformuleerd en is dat adequaat gebeurd? In hoeverre is het beleid SMART geformuleerd? In hoeverre wordt het beleid in de praktijk uitgevoerd met het oog op gekozen middelen en doelen? In hoeverre worden beleidsdoelen in de praktijk behaald? Op welke wijze wordt vastgesteld of beleidsdoelen daadwerkelijk behaald worden? Wordt de inhoud, het proces en/of de effecten van beleid beoordeelt aan de hand van criteria (beleidsevaluatie)? Vindt terugkoppeling plaats over de prestaties die binnen het kader van beleid worden behaald en hoe wordt daarover gerapporteerd (feedback/leervermogen)?
6
Jaarverslag Rekenkamercommissie Vlagtwedde 2011 5
Conclusies en Vooruitblik
5.1
Conclusies
De rekenkamercommissie concludeert dat zij dit verslagjaar ten opzichte van het vorig jaar goed zichtbaar is geweest als onafhankelijke commissie en als verlengstuk voor de gemeenteraad in het versterken van hun controlerende taak. De discussies in de raad rond de bespreking van de onderzoeken gaven dit aan. De commissie is wat dat betreft in de afgelopen periode in haar rol, taak en functioneren gegroeid. De rekenkamercommissie bestaat nu 6 jaar waarbij de ervaring in de afgelopen periode heeft geleerd dat 2 tot 3 onderzoeken per jaar, afhankelijk van het type onderzoek -groot of klein-, voor een commissie met een samenstelling van 3 leden, wel het maximaal haalbare is. De contacten met de raad zijn door de rekenkamercommissie als bijzonder plezierig ervaren. 5.2
Vooruitblik
Zoals bij de conclusie is aangegeven is het houden van 2 - 3 onderzoeken in een commissie bestaande uit 3 leden het maximaal haalbare. De rekenkamercommissie wil de in de afgelopen jaren ingeslagen weg om meer zichtbaar te zijn en de communicatie met de gemeenteraad te versterken, doorzetten. Het aanwezig zijn en volgen van raadsvergaderingen en een periodiek overleg met het presidium om ideeën voor onderzoekssuggesties op te doen zoals het afgelopen jaar het geval is geweest zijn een paar voorbeelden.
7
Jaarverslag Rekenkamercommissie Vlagtwedde 2011 6.
Financiële verantwoording
FINANCIEEL VERSLAG 2011 VLAGTWEDDE
Totale begrote kosten 11 32.339 88.736 -
Beschikbaar budget 2011 Overschot voorgaande jaren (obv jaarverslag 2010) Aanpassing budget voorgaande jaren (obv daadwerkelijke bijdrage) Totaal beschikbaar
€
Gezamenlijke kosten
121.075
€
Uitgaven: Commissievergaderingen Vergoeding leden
2.500
2.686
Secretariaat Vergoeding werkzaamheden
5.500
4.667
Diverse kosten Reiskostenvergoeding (niet specifiek toerekenbaar) Overleg (griffiers) Deskundigheidsbevordering Kopieerkosten Vergaderkosten (gebruik ruimtes) Onvoorzien
2.500 1.800 50 250 400
1.043 113 150 -
Subtotaal divers
5.000
1.306
Totale gezamenlijke kosten
€
13.000
Beschikbaar voor onderzoek in 2011 (obv begroting)
€
108.075
Bellingwedde realisatie 12.125 9.647 421-
€
8.658
Specifiek toerekenbare kosten Eigen onderzoeksuren Totaal uitbestede onderzoeken Totale uitgaven
€
Overschot in 2011, te besteden in 2012 Overig overschot
21.351
Vlagtwedde realisatie 24.392 10.000 €
2.875 *
5.784 *
1.140
1.381
13.350
8.258
-
-
17.365
€
3.986 -
Totale uitgaven + overschot
€
34.392
21.351
15.422 18.684 286
€
34.392
* gezamenlijke kosten zijn verdeelt obv bijdrage desbetreffende gemeente Bellingweddde
33,2%
Vlagtwedde
66,8%
Wijze van verantwoorden: Het verslag is opgemaakt op basis van het principe van vastgelegde middelen. Hierbij zijn de uitgaven verantwoordt in het jaar dat de verplichtingen zijn aangegaan. Ook het deel van de lasten welke op 31 december 2011 nog moeten worden betaald, zijn in dit overzicht meegenomen. Hierdoor kunnen verschillen ontstaan met de gegevens zoals deze bij de gemeente bekend zijn. Doordat op deze wijze de financiële verantwoording vorm wordt gegeven, is goed inzicht in de uitgaven welke betrekking hebben op 2011 en de nog ter beschikking staande middelen van de rekenkamercommissie voor onderzoeksjaar 2012. Vergoeding leden: Betreft de vergoeding van de leden voor de 6 reguliere commissievergaderingen welke in 2011 hebben plaatsgevonden. Vergoeding secretariaatswerkzaamheden: Betreft de vergoeding van de secretaris voor ondersteunende werkzaamheden, zoals (agenda)planning, verslaglegging en dossiervorming. Diverse gezamenlijke kosten Betreffen algemene kosten, welke niet specifiek toerekenbaar zijn aan een van beide gemeenten. Specifiek toerekenbare kosten Betreffen kosten welke specifiek toerekenbaar zijn aan de betreffende gemeente en geen directe onderzoeksuren betreffen, zoals reiskosten voor onderzoek in de betreffende gemeente, overleg met presidium / raad. Eigen onderzoeksuren: In de eigen onderzoeksuren zijn de kosten meegenomen welke o.a. betrekking hebben op onderzoeksvergaderingen, het opstellen van onderzoeksvoorstellen en het feitelijk uitvoeren van onderzoek. Uitbestede onderzoeken: In 2011 heeft de rekenkamercommissie geen onderzoeken uitbesteed. Overschot Overschot welke in 2012 besteedt mag worden is gebaseerd op afspraken met de betrokken gemeente.
8
