Onderzoek naar communicatie en. burgerparticipatie in Nieuwegein. Nota van Bevindingen

Onderzoek naar communicatie en burgerparticipatie in Nieuwegein

Nota van Bevindingen

2

Onderzoek naar communicatie en burgerparticipatie in Nieuwegein

Postbus 85203 3508 AE Utrecht [t] 030 670 12 36 [f] 030 262 34 38 [i] www.delokalerekenkamer.nl Onderzoekers Drs. E.(Eelke) Horselenberg Drs. A.L. (Lauryan) Bakker Contactpersoon Drs. H.M. (Maarten) Hoogstad [t] 06 451 563 42 [e] [email protected] Kenmerk LD 11666-99 Datum 6 juli 2009 Beeld voorpagina: bestemmingsplan Binnenstad Nieuwegein Bron: gemeente Nieuwegein

3

I N H O U D S O P G A V E

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave

3

1

Onderzoek naar communicatiebeleid en burgerparticipatie

5

1.1

Inleiding

5

1.2

Doelstelling en vraagstelling

5

1.3

Normering

6

1.4

Onderzoeksaanpak

6

1.5

Leeswijzer

7

2

3

4

Communicatie en burgerparticipatie

9

2.1

Inleiding

9

2.2

Communicatie in Nieuwegein

9

2.3

Burgerparticipatie in Nieuwegein

10

2.4

Samenvatting

11

2.5

Beoordeling

11

Communicatie en burgerparticipatie: project Binnenstad

13

3.1

Inleiding

13

3.2

Bestemmingsplan Binnenstad

13

3.3

Communicatie rondom project Binnenstad

14

3.4

Participatie bij het project Binnenstad

17

3.5

Algemene communicatie-uitingen binnenstad

18

3.6

Communicatie-uitingen gericht op inspraak

20

3.7

Perceptie van burgers

22

3.8

Samenvatting

23

3.9

Beoordeling

24

Toepassing Inspraakverordening

26

4.1

Toetsingscriteria en inspraaktrajecten

26

4.2

Aankondigingen, termijnen en zienswijzen

27

4.3

Verslag

28

4.4

Onvolledigheid dossiers

28

Bijlage 1 - Normenkader

29

Bijlage 2 - Onderzoeksaanpak

31

Bijlage 3 - Geraadpleegde documenten

33

Bijlage 4 - Geïnterviewde personen

35

ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN NIEUW EGEIN

3

Bijlage 5 - Belangrijke definities

4

37

O N D E R Z O E K

1

N A A R C O M M U N I C A T I E E N B U R G E R P A R T I C I P A T I E

ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIEBELEID EN BURGERPARTICIPATIE

1.1 Inleiding De rekenkamercommissie Nieuwegein heeft in haar onderzoeksprogramma 2009 aangegeven onderzoek te willen doen naar de werking van de inspraakverordening. In 2008 is hiervoor door de rekenkamercommissie een vooronderzoek gedaan. Het onderzoeksbureau Jacques Necker/De Lokale Rekenkamer is eind 2008 begonnen met een benchmarkonderzoek, het zogenaamde DoeMee-onderzoek, naar communicatie en burgerparticipatie. De opzet van dit onderzoek hangt nauw samen met het onderzoeksonderwerp van de rekenkamercommissie en daarom is besloten deel te nemen aan de benchmark. In dit onderzoek wordt gekeken naar de effectiviteit van de gemeentelijke communicatie tijdens een interactieve beleidsvormingsproces. Omdat de rekenkamercommissie vooral geïnteresseerd is in de werking van de inspraakverordening, is gekozen voor het project Binnenstad als casus in het onderzoek. Daarbij is de communicatie rondom de inspraakprocedure voor het bestemmingsplan geanalyseerd. In aanvulling op het DoeMee-onderzoek, heeft De Lokale Rekenkamer specifiek gekeken naar het rechtmatigheidsaspect van de praktische toepassing van de inspraakverordening. Hier is een aparte casus van gemaakt.

1.2 Doelstelling en vraagstelling De doelstelling van dit onderzoek is: Inzicht geven in de effectiviteit van de communicatie met burgers bij interactieve beleidsvormingsprocessen van de gemeente Nieuwegein. De centrale onderzoeksvraag van dit onderzoek luidt: Wat doet de gemeente Nieuwegein aan communicatie bij interactieve beleidsvormingsprocessen en wordt hiermee het beoogde doel bereikt? Deze centrale onderzoeksvraag is nader gespecificeerd in deelvragen. De deelvragen gaan achtereenvolgens in op het algemene communicatiebeleid van de gemeente, op de kaders voor burgerparticipatie en op de communicatie rond één specifiek project in de gemeente. Algemeen beleid 1. Heeft de gemeente een actueel communicatiebeleid geformuleerd waarin de algemene uitgangspunten van zijn communicatie zijn omschreven? Burgerparticipatie 2. Heeft de gemeente kaders gesteld ten aanzien van burgerparticipatie waarin specifiek aandacht is voor communicatie? 3. Zo ja, past dit binnen de kaders van het algemene communicatiebeleid? ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN NIEUW EGEIN

5

Projectcase beleid en plan 4. Is er voor het gekozen project een actueel communicatieplan vastgesteld? Projectcase in de praktijk 5. Wat is de boodschap die de gemeente communiceert? 6. Met de inzet van welke communicatiemiddelen heeft de gemeente met burgers gecommuniceerd? 7. Wat is de kwaliteit van de communicatiemiddelen die de gemeente heeft ingezet? 8. Worden met de ingezette communicatiemiddelen de beoogde doelen bereikt? a. Zijn de betrokken burgers geïnformeerd over de resultaten van het project? b. Hoe beoordelen betrokken burgers de communicatie met de gemeente? Resultaat 9. Op welke punten zijn op basis van de bevindingen verbeteringen mogelijk? Rechtmatigheid inspraaktrajecten 10. In welke mate verlopen inspraaktrajecten conform de inspraakverordening en de Awb?

1.3 Normering Wij hanteren bij dit onderzoek verschillende normen. Deze normen zijn ontleend aan eerdere rekenkameronderzoeken naar dit onderwerp en algemeen geaccepteerde normen omtrent beleid. Het communicatiebeleid en burgerparticipatie worden getoetst aan de volgende hoofdnormen: • Er is sprake van een actueel communicatiebeleid waarin de algemene beleidsuitgangspunten van communicatie zijn omschreven en vastgelegd als basis voor de uitvoering. • Er is sprake van een actueel kader voor burgerparticipatie waarin specifiek aandacht is voor de communicatie met burgers. • Er is sprake van een heldere communicatieboodschap die duidelijk wordt gecommuniceerd. • Er is sprake van een afgewogen en onderbouwde communicatiestrategie. • De gemeente heeft inzicht in de perceptie van de doelgroep en heeft mogelijkheden om hier op te anticiperen. Het volledige, uitgewerkte normenkader is als bijlage 1 aan het rapport toegevoegd.

1.4 Onderzoeksaanpak Het onderzoek bestond uit twee aspecten. In de eerste plaats een bestudering van het algemeen beleid van de gemeente Nieuwegein op het gebied van communicatie en participatie. Hierbij is nagegaan in welke mate er beleid aanwezig is en of dit voldoende kaders biedt voor de eensluidende wijze van communiceren door de gemeente alsmede voor het laten van participeren van burgers. In de tweede plaats is nagegaan hoe de gemeente de participatie van burgers in de praktijk vormgeeft en wat de resultaten hiervan zijn. Dit heeft plaatsgevonden aan de hand van een analyse van het participatietraject project Binnenstad. Voor dit project is

6

O N D E R Z O E K

N A A R C O M M U N I C A T I E E N B U R G E R P A R T I C I P A T I E

nagegaan hoe communicatie en participatie is geïncorporeerd in de beleidsdocumenten. Aanvullend hebben interviews plaatsgevonden zowel met ambtenaren als met burgers die bij het participatietraject zijn betrokken. Een volledig overzicht van de onderzoeksaanpak treft u aan in bijlage 2.

1.5 Leeswijzer In dit hoofdstuk stond beschreven welke doelstelling en vraagstelling De Lokale Rekenkamer bij dit onderzoek hanteert. Daarnaast zijn de hoofdnormen beschreven. Het onderzoek heeft plaatsgevonden in verschillende fasen. Een uitgebreide beschrijving van de onderzoeksaanpak is opgenomen in bijlage 2. In hoofdstuk twee beschrijft De Lokale Rekenkamer haar bevindingen voor het algemene communicatiebeleid en het beleid rondom burgerparticipatie in de gemeente Nieuwegein. In hoofdstuk drie zijn de bevindingen voor de casus Binnenstad beschreven. Ten slotte zijn in hoofdstuk vier de bevindingen voor de rechtmatigheidscheck op de handhaving van de inspraakverordening beschreven.


7

C O M M U N I C A T I E

2

E N

B U R G E R P A R T I C I P A T I E

COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE

2.1 Inleiding Voor de gemeente Nieuwegein bestaat het beleidskader voor communicatie en burgerparticipatie uit een aantal (beleids)documenten. In dit hoofdstuk bekijkt De Lokale Rekenkamer het relevante beleid aan de hand van de vooropgestelde normen. Een overzicht van de bestudeerde documenten is opgenomen als bijlage 3.

2.2 Communicatie in Nieuwegein Binnen de gemeente Nieuwegein valt de unit Communicatie onder de afdeling Communicatie en Juridische Zaken. De unit wordt gecoördineerd door een communicatieadviseur en heeft enerzijds een adviserende rol en anderzijds een uitvoerende rol. De uitvoerende rol is met name gericht op het beheer van de centrale communicatiemiddelen, zoals de website en redactionele werkzaamheden. De communicatieadviseurs hebben ieder een eigen sector als klant. De unit Communicatie is onder andere met de volgende taken belast: projectadvisering, huisstijl bewaking, perswoordvoering, raadscommunicatie, stadspromotie en arbeidsmarktcommunicatie. De gemeente heeft geen algemeen communicatiebeleid. Door de unit Communicatie is er wel initiatief genomen voor het opstellen van een nota communicatie. Het doel hiervan was om meer lijn in de communicatie te krijgen. Hiervoor zijn de diverse relaties met burgers, bedrijven en het maatschappelijk middenveld in kaart gebracht. Het initiatief is echter gestrand in een startnotitie. De geïnterviewden geven aan dat er verschillende redenen zijn waarom een volledig beleidskader tot nu toe nooit van de grond is gekomen. In de eerste plaats kenmerkt de werkwijze het college en het directieteam (DT) zich door een pragmatische aanpak, waarbij het opstellen van (communicatie)beleid niet op de eerste plaats komt. In de tweede plaats liggen er bij de unit Communicatie dermate veel werkzaamheden en taken dat er geen tijd resteert voor het opstellen van beleid. Wel hanteert de unit Communicatie drie notities: omgang met de pers, huisstijl en project 1 Klare taal. De raad heeft in de programmabegroting 2007 enkele uitgangspunten voor communicatie verwoord. Zo wil de gemeente haar inwoners informeren over het totale gemeentelijke beleidsproces, de besluitvorming van beleid en de afwegingen daarbij en de mogelijkheden voor participatie en/of inspraak. Om de raad en het college goed te informeren over de standpunten die onder verschillende groepen leven, wil de gemeente 2 meer interactieve beleidsvorming toepassen.

1

Het project Klare taal is gericht op het schrijven van heldere brieven en boodschappen aan burgers en bedrijven. Inmiddels hebben ongeveer 250 ambtenaren de cursus gevolgd. 2 Programmabegroting 2007, gemeente Nieuwegein, 41-42. ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN NIEUW EGEIN

9

In de programmabegroting van 2008 zijn er geen doelen of uitgangspunten geformuleerd. Wel wordt vermeldt dat er in 2007 een denktank van raadsleden is opgericht dat zich over de raadscommunicatie buigt. Volgens de geïnterviewden heeft het opstellen van een raadscommunicatieplan echter (nog) geen doorgang gekregen.

2.3

Burgerparticipatie in Nieuwegein

De gemeente geeft onder andere invulling aan burgerparticipatie met de 3 inspraakverordening en de verordening burgerinitiatief welke momenteel wordt herzien. De inspraakverordening beschrijft wanneer de gemeente inspraak wel of niet toepast. Ook staat beschreven dat er na inspraak altijd een eindverslag opgesteld moet worden. In het eindverslag wordt de zienswijze van de betrokkene uiteen gezet en wordt een beargumenteerde reactie op deze zienswijze gegeven. Dit gebeurt vaak in de vorm van een Nota beantwoording zienswijzen, opgesteld door de betreffende beleidsafdeling, die wordt teruggekoppeld aan de betrokkenen. Naast de inspraakverordening is de gemeente momenteel bezig een nieuwe verordening burgerinitiatief op te stellen. Zoals hierboven is beschreven, heeft de raad in de programmabegroting van 2007 de wens geuit meer burgerparticipatie en interactieve beleidsvorming toe te willen passen. Omdat de gemeente van mening is dat elk participatietraject maatwerk is, is er (nog) geen overkoepelende nota burgerparticipatie opgesteld. De unit Communicatie is wel voornemens een dergelijke nota op te stellen. De nota zal volgens de geïnterviewden vooral op het procesmanagementniveau worden geschreven, aangezien participatie voor een belangrijk deel draait om goed procesmanagement aldus de organisatie. Daarnaast is in de programmabegroting van 2008 aangegeven dat de gemeente voornemens is een nota interactief beleid op te stellen. Hier is tot op heden nog geen invulling aan gegeven. Volgens de geïnterviewden komt dat door een wijziging in prioriteiten vanuit de raad. In de programmabegroting van 2008 staat ook als te realiseren doel aangegeven dat er een 4 systematiek interactieve beleidsvorming is ontwikkeld en ingevoerd. Vooralsnog wordt voor elk afzonderlijk participatietraject een specifieke aanpak bepaald. Hierbij wordt soms een afwegingslijst gebruikt, op basis waarvan getoetst wordt of participatie wel of niet gewenst is. Soms neemt ook de raad het initiatief om een project interactief in te steken. De totstandkoming van een participatietraject en de wijze waarop burgers betrokken worden is verder afhankelijk van de persoonlijke wensen en vaardigheden van de wethouders en de betrokken ambtenaren. De unit Communicatie wordt vaak informeel betrokken bij het opstellen van trajectplannen. De unit denkt dan mee over de aanpak en de procesinrichting. Bij het opstellen van de plannen wordt volgens de geïnterviewden vooral nagedacht over de grenzen aan de participatie. Er zijn een aantal instrumenten die relatief vaak tijdens de participatietrajecten worden ingezet: workshops, wijkconferenties, inloopavonden en inspraakavonden. Naast specifieke participatieprojecten heeft de gemeente Nieuwegein een aantal vaste overlegstructuren met burgers en belangenvertegenwoordigers. De Wmo-raad en de wijkplatforms zijn hier voorbeelden van.

3 4

Door de raad vastgesteld in 2008. De inspraakverordening verving de eerdere versie uit 2005. Programmabegroting 2008, gemeente Nieuwegein, 38.

10


E N

B U R G E R P A R T I C I P A T I E

2.4 Samenvatting De gemeente Nieuwegein hanteert geen algemeen communicatiebeleid. Hier is min of meer bewust, vanuit een pragmatisch oogpunt, voor gekozen. Communicatie is als taak toebedeeld aan de unit Communicatie, die vooral een adviserende rol heeft. Uitvoering van communicatie door de unit bestaat uit redactionele werkzaamheden en het beheer van de website. De beleidsafdelingen zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor communicatie en bij de meeste afdelingen is een beleidspecifieke communicatieadviseur werkzaam. De gemeentelijke communicatie krijgt vorm met drie specifieke notities: omgang met de pers, huisstijl en het project Klare taal. Verder is de uitvoering van communicatie vaak ad hoc: er zijn naast het informeren van burgers over gemeentelijk beleid, geen algemene doelen en uitgangspunten geformuleerd. Het beleidskader voor burgerparticipatie bestaat momenteel uit de inspraakverordening en een verordening burgerinitiatief die momenteel wordt herzien. De gemeente is voornemens om een nota burgerparticipatie op te stellen. De raad heeft hier echter tot nog toe geen prioriteit aan gegeven. Elk participatietraject wordt naar gelang de aard van het project ingericht. Hier zijn geen richtlijnen voor. Wel wordt er soms een vaste afwegingslijst gehanteerd en zijn er veel gehanteerde participatie-instrumenten. Tot slot bestaan er een aantal vaste overlegstructuren, waaronder de Wmo-raad en de wijkplatforms. De raad heeft aangegeven meer burgerparticipatie te willen toepassen, om zichzelf en het college te laten informeren over de standpunten van verschillende groepen in de samenleving.

2.5 Beoordeling Norm

Beoordeling

•

Er is een actueel communicatiebeleid vastgesteld waarin algemene beleidsuitgangspunten van communicatie zijn geformuleerd.

•

•

De gemeente heeft een actueel plan voor burgerparticipatie vastgesteld, waarin onderscheid wordt gemaakt in het niveau van participatie en het belang van communicatie daarin.

•

Deels voldaan. De gemeente heeft geen algemeen communicatiebeleid vastgesteld. Wel hanteert de unit Communicatie drie notities voor de omgang met de pers, duidelijke taal en huisstijl. Er zijn echter geen overkoepelende doelstellingen en uitgangspunten geformuleerd, met uitzondering van het informeren van burgers over gemeentelijke beleid. Niet voldaan. De gemeente heeft geen algemeen beleid voor burgerparticipatie vastgesteld. Algemene doelen en uitgangspunten zijn niet verwoord. Over de aanpak van participatieprojecten wordt ad hoc besloten. Hieraan liggen geen standaardprocedures ten grondslag. Wel hanteert de organisatie soms een


11

afwegingslijst en wordt er vaak samengewerkt met de unit Communicatie. Voor de specifieke participatieplannen wordt wel een afweging over het niveau van participatie gemaakt. Voor inspraaktrajecten hanteert de gemeente een inspraakverordening.

12


3

E N

B U R G E R P A R T I C I P A T I E : P R O J E C T B I N N E N S T A D

COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE: PROJECT BINNENSTAD

3.1 Inleiding De gemeente Nieuwegein is eind jaren negentig begonnen met het project Binnenstad voor de herstructurering van de binnenstad. Het doel van het project, dat zich momenteel in de uitvoeringsfase bevindt, is het creëren van een levendig stadshart. Om dat te kunnen bereiken realiseert de gemeente onder andere een nieuw Stadshuis, een nieuw theater en parkeergelegenheid. De ruimtelijke uitwerking volgde in 2005 met de vaststelling van het Operationeel Ontwikkelingsplan Binnenstad (OOB) op 17 januari 5 2005, dat de basis vormde voor het bestemmingsplan Binnenstad. De inspraakprocedure 6 en de communicatie rondom het bestemmingsplan vormt de casus voor dit onderzoek. Hieronder beschrijft De Lokale Rekenkamer haar bevindingen.

3.2 Bestemmingsplan Binnenstad Het bestemmingsplan is opgesteld op basis van het OOB. Op basis van de Wet ruimtelijke ordening (Wro) was inspraak op het bestemmingsplan verplicht. De procedure verliep in drie stappen: het voorontwerp, het ontwerp en het uiteindelijke bestemmingsplan. Het voorontwerp heeft twee keer ter inzage gelegen, in februari en juni 2005, en is ter advisering aan de Provinciale Planologische Commissie (PPC) en verschillende overlegpartners voorgelegd.

Binnenstad Nieuwegein Bron: presentatie voorontwerp binnenstad

De inspraakreacties zijn verwerkt in de nota ‘Beantwoording inspraakreacties en artikel 10 Besluit ruimtelijke ordening (Bro) overleg voorontwerp bestemmingsplan Binnenstad’, dat door het college is vastgesteld op 26 juli 2005. De wijzigingen die naar aanleiding van de 7 inspraak zijn gemaakt, hebben geleid tot het ontwerp bestemmingsplan. Dit heeft van 11 november tot 22 december 2005 ter inzage gelegen. Hierop zijn 37 reacties binnengekomen. Een groot deel van de reacties hebben betrekking op de luchtkwaliteit. Er bestond onduidelijkheid over de rekenmethode die door de gemeente is toegepast. Dit 5

In 2001 is het stedenbouwkundig plan Integraal Ontwikkelplan Binnenstad vastgesteld, maar deze is na de raadsverkiezingen in 2002 aangepast in het OOB in 2005. 6 Vastgesteld door de raad op 29 maart 2007. 7 Nota beantwoording zienswijzen ontwerp bestemmingsplan Binnenstad, 13 februari 2007, 4-5. ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN NIEUW EGEIN

13

vormde voor het college aanleiding om nogmaals naar de verschillende onderzoeken die hierover bestaan te kijken en de resultaten van nieuwe onderzoeken af te wachten. Het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) had wel normen voor luchtkwaliteit opgesteld, maar er was geen eenduidige rekenmethode. Pas eind 2006 is deze er gekomen. Tot die tijd koos de gemeente er volgens de geïnterviewden voor om zich niet actief te mengen in de discussie over luchtkwaliteit, maar de inwoners van Nieuwegein vooral te informeren over de stand van zaken. Wel waren betrokken medewerkers en bestuurders zoveel mogelijk bij bijeenkomsten die rond dit thema zijn georganiseerd. De boodschap die de gemeente hiermee wilde afgeven, was volgens de geïnterviewden dat de gemeente zich wilde conformeren aan regels, maar dat deze eerst helder moesten zijn. Toen een eenduidige rekenmethode beschikbaar kwam, heeft het college de nota ‘Beantwoording zienswijzen ontwerp bestemmingsplan Binnenstad’ (nota Zienswijzen) in februari 2007 vastgesteld. Hierin worden de inspraakreacties uit 2005 beantwoord met de opgedane kennis uit 2006. Het aangepaste bestemmingsplan is vervolgens door de raad vastgesteld en ter goedkeuring bij de Gedeputeerde Staten van de Provincie Utrecht ingediend. Belanghebbenden die eerder inspraak hadden geleverd, konden dat nu binnen zes weken weer doen. Na de goedkeuring heeft het plan nogmaals zes weken ter inzage gelegen en konden belanghebbenden beroep indienen bij de Raad van State. Hierna is het bestemmingsplan Binnenstad onherroepelijk geworden. Op de nota Zienswijzen gaan de onderzoekers in paragraaf 3.5 verder in.

3.3 Communicatie rondom project Binnenstad Het totale project Binnenstad is ondergebracht bij het gemeentelijke projectbureau Binnenstad. Ook de communicatie voor dit project is hier ondergebracht en staat los van de unit Communicatie. Wel vindt er tussen beide afstemming plaats. Voor de communicatie rondom de binnenstad zijn in deze periode een communicatiemanager en incidenteel een medewerker werkzaam. De eindverantwoordelijkheid voor het project Binnenstad ligt bij de directeur Binnenstad. De verantwoordelijkheid voor de bestemmingsplanprocedure ligt bij de directeur van de sector Stadsontwikkeling. Hoewel er geen directe samenwerking of vaste overlegstructuur tussen het projectbureau en de unit Communicatie is, vindt er op projectniveau, vooral voor de stadspromotie, wel overleg plaats. Daarnaast worden de publicaties over de binnenstad door de redactie van de unit geplaatst in diverse communicatie-uitingen. Uit de interviews kwam naar voren dat de unit een vaste overlegstructuur wenselijk acht. Voor de communicatie over de binnenstad is echter specifieke kennis van het project vereist. Omdat de afdeling communicatie meer een adviserende afdeling is, en de communicatiemanager Binnenstad ook verantwoordelijk is voor de uitvoering van de communicatie, is er voor gekozen de communicatie bij het projectbureau onder te brengen. Dit betekent wel dat bij afwezigheid van de communicatiemanager of –medewerker, vervanging lastig is en de uitvoering van communicatie vertraagt.

3.3.a. Communicatieplan 2002-2004 In 2001 is een communicatieplan geschreven dat in 2002 na de raadsverkiezingen is vervangen door het communicatieplan 2002-2004. Volgens de geïnterviewden is dit plan

14


E N

B U R G E R P A R T I C I P A T I E : P R O J E C T B I N N E N S T A D 8

op hoofdlijnen het uitgangspunt voor de communicatie tot aan 2008. Het plan is overkoepelend; voor deelprojecten werden specifieke plannen van aanpak geschreven, waar ingegaan wordt op planning, kosten en activiteiten. In het communicatieplan zijn onder andere deze vier uitgangspunten beschreven; transparantie, beheersbaarheid, betrokkenheid en projectpromotie. Omdat de projectpromotie een specifiek project binnen de herinrichting van de binnenstad is en een rol speelt bij de bredere stadspromotie, laat De Lokale Rekenkamer het in dit onderzoek buiten beschouwing. Het communicatieplan is omvangrijk en beschrijft per hoofdstuk meerdere doelen, uitgangspunten en aandachtspunten. In het hoofdstuk waarin de communicatiestrategie uiteen is gezet, wordt het volgende doel omschreven: De te onderscheiden doelgroepen (intern en extern) bekend maken met zowel het verdere proces, het nut en de noodzaak en de inhoud van het project en hen laten weten waar zij welke informatie kunnen verkrijgen. De betrokkenheid bij het project Binnenstad vergroten. Uiteindelijk is het doel dat de bekendheid en betrokkenheid bij de doelgroepen uitgroeien tot een trots gevoel over het project Binnenstad (en de stad Nieuwegein). 9

De communicatiestrategie richt zich vooral op de informatievoorziening over het project, maar heeft ook aandacht voor participatie. Door middel van informatievoorziening wil de gemeente dat betrokkenen begrijpen waarom het project wordt uitgevoerd en dat zij een globale kennis hebben van de inhoud van de plannen. Herhaling van de beweegredenen voor het project is dan van belang. Het projectbureau wil gevarieerde middelen inzetten en promotioneel getinte en doelgroepgerichte communicatie uitvoeren. De toon moet zakelijk zijn en ruimte bieden voor interactie met burgers. Op het gebied van participatie moet er duidelijkheid zijn over de bereikbaarheid van de gemeente en moeten er afspraken gemaakt worden over de regels en de speelruimte tijdens participatietrajecten. De rol die burgers door de gemeente krijgen toebedeeld is het leveren van ideeën en het meedenken vanuit eigen ervaring. Het plan is verder uitgewerkt in doelgroepen, doelen per doelgroep en mogelijk in te zetten media. De mogelijke communicatiekanalen bestaan uit landelijke en regionale bladen, de gemeentelijke website, een digitale nieuwsbrief en een jaarverslag van het project. De middelen moeten in de deelplannen aan bod komen. Op basis hiervan wordt ook een integrale begroting opgesteld. Tot slot wordt de organisatie van communicatie uiteengezet. Deze bestaat uit een projectmanager en –medewerker communicatie. De rol van het college bij de communicatie over de binnenstad bestaat uit het contact met de private partijen, de Planbegeleidingscommissie en de bewoners. De raadscommissie Grote Gebiedsgerichte Ontwikkelingen (GGO) moet actief op de hoogte gehouden worden van alle communicatie-initiatieven, zodat de commissie ook buiten haar vergaderingen om 10 een rol kan spelen.

3.3.b. Deelplannen Voor de binnenstad zijn meerdere deelplannen opgesteld. Hieronder behandelen we ter illustratie van de deelplannen een plan van aanpak voor het deelproject Palmtorens. Voor het project Palmtorens moet de gemeente de grond saneren en bouwrijp maken en 8

In 2008 werd het plan vervangen door het communicatieplan 2008-2012. Oorspronkelijk liep het plan 20022004 tot aan de definitieve ontwerpen van centrum oost en centrum west. 9 Communicatieplan Binnenstad 2002-2004, 13. 10 Ibidem, 22-24, 37-38. ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN NIEUW EGEIN

15

hiervoor wordt een apart communicatietraject ingezet. Het plan van aanpak behandelt algemene uitgangspunten bij het project, deelactiviteiten, doelgroepen, 11 communicatieacties, kosten en planning. Uit het plan blijkt dat er een algemeen budget voor de communicatie over de binnenstad beschikbaar is gesteld. De omvang van het budget is niet duidelijk. Wel blijkt dat een deel van de activiteiten wordt bekostigd uit het algemene communicatiebudget van het projectbureau Binnenstad en een deel uit het specifieke projectbudget van de Palmtorens. Voorbeelden van activiteiten zijn het gereed maken van de website en het organiseren van een bouwspreekuur en een inloopavond. Voor het bestemmingsplan is geen specifiek communicatiedeelplan geschreven. Uit de interviews blijkt dat het stappenplan van de bestemmingsplanprocedure is gebruikt om de communicatiemomenten af te stemmen. Het gaat dan vooral om de communicatie rondom de formele inspraakmomenten. Hierbij zijn de website, nieuwsbrieven en het huis-aanhuisblad als belangrijkste communicatiemiddelen gebruikt.

3.3.c. Evaluatie, voortgang traject en een nieuw communicatieplan 2008-2012 In 2003 heeft er een nulmeting voor de communicatie rondom de binnenstad plaatsgevonden. Hieruit blijkt dat veel inwoners nog niet voldoende op de hoogte zijn van de plannen voor de binnenstad. Er is wel behoefte aan informatie, maar de informatie die inwoners tot dusver hebben ontvangen is verwarrend, omdat de plannen steeds veranderen. Inwoners ontvangen informatie het liefst via het huis-aan-huisblad en via nieuwsbrieven. In het rapport is aangegeven dat de communicatie in een ‘gedwongen windstilte’ zat vanwege een aantal zakelijke ontwikkelingen en het aanpassen van het 12 IOB. De nulmeting is een bouwsteen voor het nieuwe communicatieplan van 2008-2012, maar heeft ook tussentijds tot een aantal ontwikkelingen geleid, zoals de website voor de binnenstad en de digitale nieuwsbrief. Daarnaast wordt er vaker gepubliceerd op de gemeentepagina. Tijdens de bestemmingsplanprocedure ontstond de discussie over luchtkwaliteit. Hierdoor is de procedure vertraagd. Het projectbureau heeft er toen voor gekozen geen promotionele communicatie te voeren, alleen functionele. Deze vertraging heeft tot 2007 geduurd, tot de procedure weer werd opgestart. In de twee jaar heeft het projectbureau de inwoners wel geïnformeerd over de stand van zaken. In deze periode is het communicatieplan 2002-2004 niet actief gebruikt, maar hierna is er een start gemaakt met een nieuw communicatieplan voor de nieuwe (realisatie) fase in het project.

11 12

Plan van aanpak Palmtorens, september 2005. Raadsadvies uitkomsten communicatieonderzoek binnenstadsplannen, 23 september 2003.

16


E N


De communicatiemanager heeft in 2008 het huidige communicatieplan 2008-2012 opgesteld voor de realisatiefase waarin het project zich momenteel bevindt. Het plan hanteert het overkoepelende doel om een levendige binnenstad te creëren, maar heeft vooral aandacht voor de tijdelijke situatie, vanwege alle bouwactiviteiten. De nadruk ligt daarom ook op 13 informeren. Het plan is helder opgesteld met een analyse, een probleemstelling en communicatiedoelen. De uitgangspunten zijn hetzelfde als het voorgaande plan uit 2002. Ook in 2008 blijkt dat nog te weinig inwoners inhoudelijke kennis van de plannen hebben. Het projectbureau wil de kennis vergroten door het realiseren van het informatiecentrum, het bijhouden van de website en het uitlichten van speciale momenten, zoals het schroeven van de eerste paal voor het nieuwe stadshuis.

Speciale actie ter gelegenheid van de eerste paal voor het stadshuis Bron: gemeentelijke website

3.4 Participatie bij het project Binnenstad In het communicatieplan 2002-2004 zijn verschillende externe doelgroepen benoemd en vooral bij de doelgroepen ‘bewoners’ en ‘adviesgroepen’ is participatie van toepassing. De participatietrajecten moeten per doelgroep en per situatie ingericht en omschreven worden in de communicatiedeelplannen. Voorbeelden van specifieke situaties zijn betaald parkeren, bereikbaarheid voor gehandicapten, sloop en het integraal programma van 14 eisen voor de deelgebieden centrum oost en centrum west. In het communicatieplan zijn een aantal ideeën voor participatievormen genoemd: een architectuurdebat met de samenleving en functioneel opdrachtgeverschap voor de inrichting van deellocaties. Een belangrijk onderdeel van het participatietraject is de Planbegeleidingscommissie (PBCB). De PBCB bestaat uit bewoners, ondernemers en culturele instellingen uit de binnenstad en fungeert als adviesorgaan bij de planvorming. De binnenstad is opgedeeld in tien buurten en uit elke buurt zit een vertegenwoordiger in de commissie. Alle plannen omtrent de binnenstad worden aan de PBCB voorgelegd. Deze voorziet het college van een advies dat samen met het plan aan de raad wordt aangeboden. Daarnaast dient de commissie als klankbord en ‘verbindingsofficier’ tussen bewoners en de gemeente. De PBCB geeft een jaarverslag uit en heeft een vaste rubriek in het huis-aan-huisblad de Molenkruier en op de internetsite. De adviezen van de PBCB zijn openbaar. Naast de PBCB is er korte tijd (ten tijde van de Milieu Effect Rapportage) een speciale milieubegeleidingscommissie (MBCB) geweest. Deze bestond uit milieudeskundigen en had een adviserende rol. Andere manieren die zijn genoemd om de interactie met bewoners te bewerkstelligen zijn een chat room en een forum op de gemeentelijke internetsite en een informatiecentrum. Het informatiecentrum is in 2008 gerealiseerd, de chat room en het forum zijn niet op de website zijn niet gerealiseerd. 13 14

Communicatieplan Binnenstad 2008-2012, 5. Communicatieplan Binnenstad 2002-2004, 26. ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN

NIEUW EGEIN

17

De raad zijn uitgenodigd voor interactieve bijeenkomsten. Daarnaast komt het voor dat wethouders de raadsleden uit eigen partij uitnodigen. Tijdens de bijeenkomsten vindt dan eerder politieke profilering plaats dan raadsbrede vertegenwoordiging. De raadscommissie GGO is periodiek op de hoogte gehouden door middel van een voortgangsrapportage van het projectbureau. Daarnaast komen de adviezen van de PBCB in de commissie aan de orde bij de onderwerpen waarop is geadviseerd.

3.5 Algemene communicatie-uitingen binnenstad De gemeente gebruikt omtrent de Binnenstad diverse communicatiekanalen om plannen, informatie en participatie kenbaar te maken. In deze paragraaf wordt een inzicht gegeven in welke kanalen er zijn gehanteerd voor de algemene informatie over de Binnenstad. De voornaamste vormen van communicatie zijn: 1. De website www.binnenstad.nieuwegein.nl 2. Nieuwsbrieven 3. Gemeentepagina in de Molenkruier 4. Bulletin Binnenstad Website www.binnenstad.nieuwegein.nl De gemeente Nieuwegein heeft voor het project Binnenstad een eigen website opgesteld. Deze website was eerst compleet onafhankelijk van de eigen gemeentelijke website, maar is in een later stadium geïntegreerd in de gemeentelijke website. De website biedt toegang tot de nieuwsbrieven die zijn verschenen sinds 2001 en de persberichten vanaf 2001. Daarnaast is een aparte pagina met de noemer Denkt u Mee? Op deze pagina zijn de mogelijkheden van participatie voor de burger weergegeven. Concreet wordt hier de functie van de planbegeleidingscommissie Binnenstad beschreven, waarbij is aangegeven dat burgers bij de commissie hun mening kunnen geven. Tevens wordt op deze pagina de raadscommissie GGO toegelicht, ook hier vermeldt de website dat de burger de mogelijkheid heeft in te spreken tijdens vergaderingen van de raadscommissie. De website biedt daarnaast informatie over het project binnenstad zelf en wordt aandacht besteed aan het informatiecentrum Binnenstad.

Nieuwsbrieven Naast de website heeft de gemeente de burger geïnformeerd door middel van nieuwsbrieven. Van maart 2001 tot en met mei 2005 zijn er in totaal acht nieuwsbrieven verschenen die zijn verstuurd naar alle inwoners van de gemeente Nieuwegein. Het valt op dat met name in de periode 2001 en 2002 de nieuwsbrieven relatief Nieuwsbrief Binnenstad: special OOB frequent verschijnen (tweemaal per jaar), hierna neemt verschijningsfrequentie af tot eenmaal per jaar. De inhoud van de nieuwsbrieven is divers, van een toelichting op plannen, een vooruitzicht op de uitwerking van de plannen, tot de mogelijke inspraak op deze plannen. De nieuwsbrieven zijn in verregaande mate burgergericht geschreven: meer vakspecifieke elementen zoals procedures en termen worden toegelicht en teksten zijn leesbaar opgesteld.

18


E N


In 2004 verschijnt er een speciale nieuwsbrief over het Operationeel Ontwikkelingsplan Binnenstad. In deze special wordt onder meer ingegaan op de inspraak. Onder de noemer Plannen Binnenstad klaar voor inspraak geeft de gemeente de mogelijkheden hiervoor aan: Het concept-Operationeel Ontwikkelingsplan Binnenstad (OOB) is klaar. Het plan heet nog ‘concept’ omdat de gemeenteraad het laatste woord heeft en haar besluit nog moet nemen. Dat doet zij pas nadat de inwoners en belanghebbenden van Nieuwegein en de Planbegeleidingscommissie hun reactie op het plan hebben gegeven. Vandaar ook dat er eerst inspraak wordt georganiseerd van 29 oktober tot en met 26 november 2004. 15

Naast de mogelijkheden tot inspraak, geeft de gemeente ook aan dat er informatie avonden worden georganiseerd om het OOB toe te lichten. Uit de nieuwsbrief blijken duidelijk de boodschap – nut en noodzaak en voorgang van het project - aan en mogelijkheden voor de burgers aangaande het OOB, welke conform het communicatieplan zijn. De laatste nieuwsbrief verschijnt in 2005. Dit heeft de gemeente gedaan omdat zij de keuze had gemaakt geen promotionele communicatie te doen ten tijde van de bestemmingsplanprocedure. In deze editie gaat de gemeenten in op de inspraak op het voorontwerp Bestemmingsplan Binnenstad, die opnieuw wordt ingezet. Dit vanwege een schaalonnauwkeurigheid in het oorspronkelijke OOB. Aangegeven is dat de inspraak opnieuw zal plaatsvinden, maar dat reeds ingediende zienswijzen meegenomen worden in de hernieuwde procedure. De exacte datum van de inspraak was nog niet bekend en is daarom niet opgenomen in de nieuwsbrief. Op welke wijze deze wel kenbaar wordt gemaakt, geeft de nieuwsbrief niet aan behalve dat dit zo snel mogelijk is. Door de keuze van de gemeente om de nieuwsbrieven aan alle inwoners van de gemeente te sturen, hebben deze inwoners in ieder geval de mogelijkheid gehad zich bekend te maken met het project en de mogelijkheid tot inspraak. Gemeentepagina in de Molenkruier De persberichten die op de website zijn gepubliceerd, zijn ook in de Molenkruier verschenen. Vanaf 2001 zijn er regelmatig berichten geplaatst over onder andere specifieke deelprojecten, besluitvorming, inspraakmomenten en overeenkomsten. In de eerste periode gaat de aandacht vooral uit naar de besluitvorming over het project, de planvorming en het aangaan van de overeenkomsten met de verschillende samenwerkingspartners. Hierna verschuift de aandacht enigszins naar de inspraakmomenten, inloopavonden en het bestemmingsplan. Vanaf 2007 bericht de gemeente vooral over de uitvoering van de deelprojecten. De inwoners van Nieuwegein zijn regelmatiger geïnformeerd over de binnenstad via de gemeentepagina dan via de nieuwsbrieven. In 2006, toen de communicatie over het bestemmingsplan min of meer tot een halt geroepen is, hebben er nog regelmatig berichten over de voortgang van deelprojecten in de Molenkruier gestaan. Een voorbeeld hiervan is het participatietraject rondom de inrichting van de openbare ruimte in de binnenstad. Er heeft in 2006 drie keer een bericht over de voortgang van de bestemmingsplanprocedure en het lopende onderzoek naar luchtkwaliteit op de gemeentepagina gestaan. 15

Nieuwsbrief OOB Nieuwegein, oktober 2004, 2. ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN

NIEUW EGEIN

19

De berichten in de Molenkruier zijn net als de nieuwsbrieven burgergericht geschreven in de standaardopmaak van de gemeentepagina. Vaak is vermeld waar je terecht kunt voor vragen. De berichten zijn informatief, maar bevatten niet allemaal de overkoepelende communicatieboodschap (het creëren van een levendig stadshart). Bulletin Binnenstad Vanaf oktober 2007 verschijnt het Bulletin Binnenstad, welke in april 2008 vervolg krijgt in de vorm van een stadshuis special. Deze bulletins geven inzicht in de (voortgang van de) diverse projecten en zijn in die zin logische opvolgers van de nieuwsbrieven. De bulletins zijn voornamelijk gericht op het informeren van burgers en bedrijven. De bulletins zijn de eerste uitingen die verschijnen na de inspraakperiode. In geen van de bulletins wordt echter inhoudelijke aandacht geschonken aan het verloop van de inspraak op het OOB. De enige berichten die hieraan refereren zijn een algemeen bericht in het bulletin van 2007 en één in 2008. In de eerste is aangegeven dat het bestemmingsplan weer een stap verder is na de Algemene Verklaring van geen bezwaar van Provinciale Staten. In het bulletin van 2008 staat dat de provincie eind november 2007 akkoord is gegaan met het bestemmingsplan binnenstad, maar dat er nog beroepsprocedures lopen. Over het algemeen kan gesteld worden dat de gemeente op redelijke actieve wijze de burger heeft geïnformeerd over de binnenstad. Dit informeren heeft echter gedurende 2004 tot en met 2006 op een lage frequentie plaatsgevonden in vergelijking met de periode 2001 – 2004 en na 2006.

3.6 Communicatie-uitingen gericht op inspraak Bestemmingsplan Zoals in de vorige paragraaf aangegeven, konden de betrokkenen informatie vinden over de inspraak op het bestemmingsplan op de website www.binnenstad.nieuwegein.nl, in de nieuwsbrieven en op de gemeentepagina van de Molenkruier. Daarnaast heeft de gemeente ook meer specifiek gerichte communicatie uitgebracht omtrent de inspraak op het bestemmingsplan. In de eerste plaats is de inspraak op het bestemmingsplan aangekondigd op onder meer de gemeentepagina in de Molenkruier. Daarnaast zijn er diverse brieven opgesteld voor de belanghebbenden, waarin zij geïnformeerd worden over de mogelijkheid tot inspraak. In de brieven is aangegeven gedurende welke periode het bestemmingsplan ter inzage ligt. De gemeente heeft op 24 maart en 25 mei 2005 het persbericht Inspraak op Voorontwerp 16 Bestemmingsplan Binnenstad opnieuw uitgegeven. Hierin is uitgelegd dat de inspraakprocedure op het voorontwerp opnieuw zal plaatsvinden. Ook de verdere voortgang van de bestemmingsplanprocedure is gecommuniceerd in 2006 en 2007. Deze berichten informeren over de stand van zaken en gaan niet in op de inspraak die op dat moment al is geleverd. 16

Persbericht: Inspraak op Voorontwerp Bestemmingsplan Binnenstad opnieuw, 24 maart 2005. Persbericht: Voorontwerp Bestemmingsplan Binnenstad opnieuw in de inspraak, 25 mei 2005.

20


E N


Naast de schriftelijke uitingen heeft de gemeente ook inspraakavonden georganiseerd naar aanleiding van het voorontwerp en het ontwerp bestemmingsplan. De bezoekers ontvingen bij binnenkomst een hand-out. Hierin was ondermeer de agenda opgenomen, een lijst met aandachtspunten en een overzichtskaartje. Tijdens de inspraakavond zijn de bezoekers met een presentatie geïnformeerd over het bestemmingsplan en was er voor de bezoekers de mogelijkheid in te spreken. Pas in de presentatie heeft de gemeente de bezoekers van de inspraakavond uitgelegd wat de inspraak precies inhield en welke grenzen aan de inspraak werden gesteld. Van de inspraakavond is verslag gemaakt, waarin alle reacties op een rij zijn gezet, welke later door het college beantwoord worden. Het verslag is teruggekoppeld aan alle bezoekers. Daarnaast is er naar aanleiding van de inloopavonden een artikel in de Molenkruier geplaatst. Hierin zijn niet de reacties opgenomen, maar is wel aangegeven tot wanneer en hoe je nog schriftelijk inspraak kunt leveren. Over de vertraging die de procedure opliep naar aanleiding van de discussie over luchtkwaliteit, is tevens in de Molenkruier bericht. Daarnaast hebben de mensen die inspraak hebben geleverd persoonlijk een brief ontvangen van het college, waarin is uitgelegd waarom de procedure is vertraagd en waarom het college wacht met een 17 formele reactie op de inspraak. Aangekondigd is dat er een Nota beantwoording zienswijzen zal worden opgesteld zodra er een afweging is gemaakt in relatie tot de luchtkwaliteit. Op 13 februari 2007 verschijnt de Nota beantwoording zienswijzen ontwerp bestemmingsplan Binnenstad. Hierin is de voorgeschiedenis van het bestemmingsplan omschreven en is er extra aandacht voor de reden van de vertraging in de procedure en de discussie over luchtkwaliteit. Vervolgens zijn alle reacties uit 2005 op het ontwerp bestemmingsplan geclusterd per onderwerp in een tabel weergegeven en is er op elke reactie door het college een antwoord geformuleerd. Tot slot is er een lijst met 18 toezeggingen naar aanleiding van de zienswijzen opgenomen. Uit de interviews blijkt dat over het algemeen de opkomst per bijeenkomst sterk verschilt en afhankelijk is van het thema. Wanneer een aansprekend thema zich op wijkniveau bevindt, zoals parkeren of sloop, dan is de opkomst hoger - zo’n vijftig mensen - dan bij een algemener thema.

Andere participatiemomenten Naast de inspraak op het bestemmingsplan hebben er enkele andere participatiemomenten plaatsgevonden. Een voorbeeld is de inrichting van de openbare ruimte in de binnenstad. In een bericht op de gemeentepagina is de bijeenkomst aangekondigd, is uitgelegd wie hiervoor zijn uitgenodigd en hoe je jezelf kunt aanmelden. 19 Het is niet aangegeven waar de deelnemers precies over mee mogen praten. Na de bijeenkomst is een verslag in de Molenkruier geplaatst. Hierin is aangegeven dat alle 20 deelnemers worden uitgenodigd om te zien wat er met hun input is gebeurd.

17 18 19 20

Brieven inzake beantwoording zienswijzen, 2 februari 2006. Nota beantwoording zienswijzen ontwerp bestemmingsplan Binnenstad, 13 februari 2007. Persbericht: Bijeenkomsten over de nieuwe binnenstad in de Bron, 13 juni 2006. Persbericht: Vele ideeën over inrichting van de binnenstad, 21 juni 2006. ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN

NIEUW EGEIN

21

3.7 Perceptie van burgers Om een indruk te krijgen van hoe de gemeentelijke communicatie rondom het bestemmingsplan is ervaren, hebben de onderzoekers een telefonische enquête onder betrokken personen gehouden. Deze personen hebben in 2005 een inspraak gehad op het bestemmingsplan. De lijst met respondenten die De Lokale Rekenkamer aangeleverd heeft gekregen, bleek achterhaalde gegevens te bevatten. Het inspraakproject heeft in 2005 plaatsgevonden. Een deel van de respondenten is inmiddels niet meer via de aan ons verstrekte contactgegevens te bereiken. Ook bleken enkele respondenten wethouder of raadslid te zijn. Zij hebben uiteraard geen deel genomen aan het inspraaktraject. Hieronder vindt u de resultaten van de negen telefonische interviews die wij wel hebben kunnen houden. Alle respondenten op één na geven aan van tevoren op de hoogte gesteld te zijn van de algemene doelstelling van de gemeente bij het bestemmingsplan voor de binnenstad. Enkele respondenten waren als vertegenwoordiger van een stichting, winkeliersvereniging of belanghebbende al langere tijd geïnformeerd over de planvorming omtrent de binnenstad. Andere manieren waarop de respondenten op de hoogte zijn gebracht waren de gemeentepagina en andere algemene communicatiemiddelen van de gemeente. Het vermeende doel komt in dit geval overeen met de centrale communicatieboodschap: het creëren van een levendig stadshart. Vier van de negen respondenten waren hier niet van op de hoogte. De mate waarin de respondenten zijn voorbereid op de inspraak, verschilt. Drie respondenten zijn hier tevreden over. Zij werden op de hoogte gebracht van de inhoud van het bestemmingsplan, via brieven of het bijwonen van vergaderingen. Eén respondent zegt met name te zijn voorbereid vanuit de actiegroep in de wijk, maar ook stukken te hebben ontvangen vanuit de gemeente. Vijf respondenten geven aan niet tevreden te zijn over de wijze waarop zij vanuit de gemeente zijn voorbereid op de inspraak. Een terugkerend aspect is dat ze met name vinden dat ze procedureel voldoende zijn voorbereid, maar dat ze inhoudelijke informatie over de plannen zelf moesten opvragen. Daarnaast was ook de informatie over de inspraak niet als voldoende ervaren. Wel stond er algemene informatie in het huis-aan-huisblad en het volledige dossier was in te zien in de stadswinkel. De meeste respondenten, acht van de negen, vonden het verloop de informatieavonden voldoen aan de verwachtingen. De gemeente stond open voor vragen en suggesties van burgers. Tijdens de avonden is een toelichting op het bestemmingsplan gegeven en is uitgelegd hoe de inspraakprocedure zou verlopen. De resterende respondent heeft de informatieavonden niet bijgewoond. In 2007 heeft het college een formele reactie kunnen geven op alle ingebrachte zienswijzen via een Nota beantwoording zienswijzen. Zes respondenten geven aan de nota persoonlijk te hebben ontvangen, maar de helft hiervan toont zich ontevreden over het feit dat er niets met de inspraak gebeurt is. Drie respondenten hebben de formele reactie niet persoonlijk ontvangen. Deze hebben uiteindelijk via verenigingen waaraan zij verbonden waren de reactie wel ontvangen. Eén van hen merkt op dat individuele bezwaren naar de betreffende personen zijn teruggekoppeld maar niet aan de overige personen en noemt dit merkwaardig.

22


E N


Opvallend is het aanzienlijk aantal respondenten dat aangeeft de inspraak niet te beschouwen als een moment waarop invloed op het beleid kan worden uitgeoefend. Zij ervaren de inspraak als een instrument dat wettelijk ingezet moet worden, waarbij er geen ruimte is om met de ingebrachte punten iets te doen. Eén van de respondenten geeft aan niet tevreden te zijn, omdat zijn standpunt in de eerste instantie niet werd ingewilligd. Uiteindelijk heeft de gemeente dit alsnog gedaan, nadat de respondent had aangegeven gerechtelijke stappen te ondernemen. Iets minder dan de helft van de respondenten ervaart de communicatie gedurende het proces als voldoende. Vijf van de negen respondenten geven echter aan dat de communicatie beter had kunnen verlopen. Dit recht zich bovenal op het proces rondom de inspraak. De algemene communicatie beoordelen zij vaak nog wel als voldoende, zoals folders en nieuwsbrieven. De gemeentelijke communicatie over het bestemmingsplan is volgens de drie respondenten onvoldoende geweest. Eén respondent geeft aan dat er door de gemeente teveel vanuit de projectontwikkelaar is geredeneerd. Er was weinig ruimte voor het perspectief van de inwoners van Nieuwegein. Een andere respondent geeft aan dat de directe communicatie met de projectleiders vanuit de gemeente goed was, maar dat de algemene communicatie onvoldoende was. Volgens acht van de negen respondenten heeft de gemeente de verwachtingen die zij had geschept ten aanzien van de inspraakprocedure, niet waargemaakt. De invloed van inwoners werd als beperkt ervaren en de respondenten hebben het gevoel dat alle plannen eigenlijk al vast stonden. Zij voelen zich over het algemeen niet serieus genomen.

3.8 Samenvatting De communicatie rondom de binnenstad is ondergebracht bij twee medewerkers van het projectbureau voor de binnenstad. De unit Communicatie heeft een kleine ondersteunende rol op redactioneel niveau en op deelprojectniveau. Er zijn drie communicatieplannen geschreven voor het project. De eerste twee plannen zijn niet actief gebruikt, het derde plan (2008-2012) is relatief nieuw: de effecten hiervan moeten nog blijken. Voor het project binnenstad is een overkoepelend doel geformuleerd: een levendig stadshart creëren. De communicatie moet hier aan bijdragen. In het plan 20022004 staat echter een meervoud aan doelen en uitgangspunten beschreven en er is geen sprake van een eenduidige boodschap. Na een evaluatie in 2003 is er wel invulling gegeven aan een aantal punten uit het plan 2002-2004, zoals de ontwikkeling van de website voor de binnenstad. In de periode 2002-2007 zijn er tevens een aantal deelplannen opgesteld. Hierin is naast de uitvoering van het deelproject, ook aandacht voor communicatieactiviteiten. Deze verhouden zich niet direct tot het overkoepelende communicatieplan. Voor het deelproject Bestemmingsplan Binnenstad, is geen specifieke communicatieaanpak opgezet. De bestemmingsplanprocedure heeft vertraging opgelopen en de communicatie hieromtrent is reactief geweest. Belanghebbenden zijn in deze periode van twee jaar summier ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN NIEUW EGEIN

23

geïnformeerd over het bestemmingsplan, maar zij zijn wel van andere projecten op de hoogte gehouden. Participatie vond plaats door middel van inspraak, participatie bij deelprojecten (zoals de inrichting van de openbare ruimte), de Planbegeleidingscommissie Binnenstad en de Milieubegeleidingscommissie Binnenstad. De communicatie rondom deze vormen van participatie bestond uit aankondigingen, voortgangsberichten en terugkoppeling. Het projectbureau heeft verschillende communicatiemiddelen ingezet: de gemeentelijke website, nieuwsbrieven, de gemeentepagina en bulletins. Al deze middelen zijn gebruikt om te informeren over de binnenstad in het algemeen en over de inspraak- en participatiemomenten. Daarnaast heeft het projectbureau persoonlijke brieven gestuurd aan betrokkenen en is er een Nota beantwoording zienswijzen opgesteld voor het voorontwerp en het ontwerp bestemmingsplan. De communicatiemiddelen zijn informatief en burgergericht geschreven. Daarnaast is het duidelijk waar inwoners terecht kunnen met vragen en opmerkingen. Over het algemeen waren de respondenten goed op de hoogte van de doelstelling van de gemeente met het bestemmingsplan voor de binnenstad. Deze kwam overeen met de centrale communicatieboodschap: een levendig stadshart. De inspraakprocedure liep echter anders dan werd verwacht. De respondenten zijn voorbereid op de inspraak door middel van een informatiebijeenkomst en via algemene communicatiemiddelen, maar specifieke informatie over de inspraak is niet in die mate geleverd als waar de respondenten behoefte aan hadden. De respondenten hebben het gevoel dat zij niet serieus zijn genomen door de gemeente en dat zij weinig invloed hebben kunnen uitoefenen op de planvorming.

3.9 Beoordeling Norm

Er is sprake van een afgewogen en onderbouwde communicatiestrategie.

Er is sprake van een heldere communicatieboodschap die duidelijk wordt gecommuniceerd.

24

Beoordeling Deels voldaan. In het communicatieplan 20022004 is veel aandacht besteed aan de strategie op overkoepelend niveau, het niveau van deelprojecten, verschillende fases van het project en op het niveau van doelgroepen. Het omvangrijke plan is in praktisch opzicht moeilijk te hanteren. In de praktijk blijkt het plan ook niet veel te zijn gebruikt. Plannen van aanpak voor de deelprojecten waren vaak de aanleiding tot het bedenken van passende communicatieactiviteiten. Daarnaast is tijdens de ‘radiostilte’ van 2005 tot 2007, wat betreft het bestemmingsplan, vooral reactief en informerend gecommuniceerd, vanwege de lopende onderzoeken naar luchtkwaliteit. In het communicatieplan van 2008 is een verbeterslag gemaakt in de helderheid en handzaamheid van de communicatiestrategie. Deels voldaan. Het overkoepelende doel om een levendig stadshart te creëren, is ook de centrale boodschap in de communicatie. Deze is in de periode 2002-2007 niet altijd even


E N

De gemeente anticipeert op de inbreng van burgers. En de resultaten van deze inbreng zijn onderbouwd teruggekoppeld naar de betrokkenen.

B U R G E R P A R T I C I P A T I E : P R O J E C T B I N N E N S T A D nadrukkelijk uitgedragen, vanwege de ‘radiostilte’ tussen 2005 en 2007 en vanwege de diversiteit aan doelen en uitgangspunten bij de verschillende deelplannen en binnen het plan 2002-2004. In de communicatie vanaf 2007 is hier verbetering in gekomen. Mogelijkheden voor burgers en belanghebbenden waren duidelijk, de communicatie was echter gedurende 2005 en 2006 wel aanmerkelijk lager dan in periode daarvoor. Deels voldaan. De gemeente heeft naast de reguliere inspraakprocedure ook een inspraakavond georganiseerd. Daarnaast is de PBCB opgericht als formeel adviesorgaan voor de binnenstad. Van de inspraakavond is een verslag gemaakt en aan de bezoekers verzonden. Van de ingediende zienswijzen uit de totale inspraakprocedure is een nota beantwoording zienswijzen gemaakt, waarin het college heeft aangegeven welke zienswijzen er zijn ingediend en is beargumenteerd aangegeven welke zienswijzen in het definitieve bestemmingsplan zijn opgenomen en welke niet. Deze terugkoppeling heeft pas twee jaar na de inspraak plaatsgevonden. Respondenten die een zienswijze hebben ingeleverd, zijn matig tevreden over de gemeentelijke communicatie. Met name de terugkoppeling was onvoldoende. Daarnaast hadden zij het gevoel dat de gemeente niet echt open stond voor de zienswijzen van inwoners.


25

4

TOEPASSING INSPRAAKVERORDENING

In dit onderzoek heeft De Lokale Rekenkamer aanvullend gekeken naar de toepassing van de inspraakverordening in de praktijk. De inspraakverordening legt samen met de Algemene wet bestuursrecht (Awb) de gemeente verplichtingen op voor het toepassen en de uitvoering van inspraak. Voor deze analyse zijn zes dossiers opgevraagd uit de periode 2005 – 2008. Deze dossiers zijn geselecteerd aan de hand van de burgerjaarverslagen van de gemeente, waarin een verslag van ieder inspraaktraject per jaar dient te zijn opgenomen. Voor 2008 is een overzicht gevraagd aan de gemeente, aangezien het burgerjaarverslag ten tijde van het onderzoek nog niet gereed was. Van de geselecteerde dossiers bleken twee van de zes gevallen geen officiële inspraak conform de Awb en inspraakverordening te betreffen.

4.1 Toetsingscriteria en inspraaktrajecten De geselecteerde inspraaktrajecten zijn op alle vereisten van de inspraakverordening en de Awb getoetst. Voor de inspraakverordening geldt dat er gedurende de periode 2005 2008 een nieuwe verordening is opgesteld, de inspraakverordening 2008. De inspraaktrajecten die in 2008 hebben plaatsgevonden, zijn op deze verordening getoetst. Een overzicht van deze vereisten zijn weergegeven in onderstaand kader, daarbij zijn wijzigingen in de inspraakverordening 2008 cursief weergegeven. Awb • • •

• • •

26

De stukken liggen ter inzage gedurende de in artikel 3:16 eerste lid, bedoelde termijn (6 weken). Voorafgaand aan de terinzagelegging geeft het bestuursorgaan in een of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen of op een andere geschikte wijze kennis van het ontwerp. In de kennisgeving wordt vermeld: o Waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen; o Wie in de gelegenheid worden gesteld om zienswijzen naar voren te brengen; o Op welke wijze dit kan geschieden; o Indien toepassing is gegeven aan artikel 3.18, tweede lid: de termijn waarbinnen het besluit zal worden genomen. Indien het besluit tot een of meer belanghebbenden zal zijn gericht, zendt het bestuursorgaan voorafgaand aan de terinzagelegging het ontwerp toe aan hen, onder wie begrepen de aanvrager. Belanghebbenden kunnen bij het bestuursorgaan naar keuze schriftelijk of mondeling hun zienswijze over het ontwerp naar voren brengen. De termijn hiervoor bedraagt zes weken, tenzij bij wettelijk voorschrift een langere termijn is bepaald.


E N


Inspraakverordening • Inspraak wordt altijd verleend indien de wet daartoe verplicht • Inspraak ten aanzien van ruimtelijk beleid wordt altijd verleend op beleidsvoornemens betreffende21: o De voorbereiding van ruimtelijke visie, zoals structuurvisies en (stedenbouwkundige) ontwikkelingsvisies o De voorbereiding van bestemmingsplannen en beheersverordeningen, behoudens bestemmingsplannen en beheersverordeningen die enkel dienen ter verwerking van onherroepelijke projectbesluiten • Inspraak wordt verleend aan ingezeten en belanghebbenden. • Bij een voornemen tot voorbereiding van ruimtelijke beleidsvoornemens wordt de termijn als bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht gesteld op twee weken. 22 • Ter afronding van de inspraak maakt het bevoegd bestuursorgaan een eindverslag op • Het eindverslag bevat in elk geval: o Een overzicht van de gevolgde inspraakprocedure; o Een weergave van de zienswijzen die tijdens de inspraak mondeling of schriftelijk naar voren zijn gebracht; o Een reactie op deze zienswijzen, waarbij met redenen omkleed wordt aangegeven op welke punten al dan niet tot aanpassing van het beleidsvoornemen wordt overgegaan. • Het bestuursorgaan maakt het eindverslag op de gebruikelijke wijze openbaar. • Ten aanzien van ruimtelijk beleid als bedoeld in artikel 2 lid 3, worden de werkzaamheden als bedoeld in het eerste en het derde lid uitgevoerd door burgemeester en wethouders. 23 • De burgemeester vermeldt het eindverslag in zijn burgerjaarverslag.

In de analyse zijn de volgende zes inspraaktrajecten betrokken. • • • • • •

Bestemmingsplan Doorslag Bomenbeleidsplan Wortelopdruk Batau Noord Gedoogverklaring Coffeeshop Gebiedsvisie Jutphaas Wijkersloot Voorontwerp bestemmingsplan Galecop

4.2 Aankondigingen, termijnen en zienswijzen Voordat de inspraakprocedure start, dient de mogelijkheid tot inspraak door de gemeente aangekondigd te worden. De gemeente heeft dit voor alle onderzochte inspraaktrajecten gedaan. In praktisch alle gevallen gebeurt dit door het plaatsen van een persbericht en/of een mededeling op de gemeentepagina in het huis-aan-huis blad. Een vorm die de gemeente hiernaast hanteert als aankondiging is het versturen van brieven aan inwoners in de wijk waarop het plan betrekking heeft. Dit heeft plaatsgevonden bij een project in de wijk Batau Noord. Daarnaast organiseert de gemeente in meerdere gevallen een informatie-avond. Tijdens deze avonden licht de gemeente de plannen toe en is er de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Nadat de mogelijkheid tot inspraak is aangekondigd dienen de stukken behorende bij het plan minimaal zes weken ter inzage te liggen. In de helft van inspraaktrajecten wordt niet aan deze eis voldaan. De stukken liggen hier korter ter inzage, variërend van drie tot vijf weken. Het indienen van de zienswijze is in de meeste gevallen gekoppeld aan de termijn 21 22 23

Dit artikel is opgenomen in de inspraakverordening 2008. Idem. Idem. ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN

NIEUW EGEIN

27

van ter inzage ligging. Dit houdt in dat in twee van de zes gevallen ook niet de wettelijke termijn is gehanteerd voor het indienen van de zienswijze. De zienswijze moet een belanghebbende zowel mondeling als schriftelijk kunnen indienen. Deze mogelijkheid wordt door de gemeente niet expliciet aangegeven. Waar wel expliciet is opgenomen op welke manier de zienswijze moet worden ingediend, het is aangegeven dat dit schriftelijk dient plaats te vinden.

4.3 Verslag De inspraakverordening stelt duidelijke kaders voor het eindverslag van het inspraaktraject. In de praktijk blijken deze kaders in geringe mate te worden nageleefd. Van twee van de zes onderzochte inspraaktrajecten is een eindverslag opgesteld dat aan alle kaders voldoet. In de overige gevallen is of alleen een overzicht van de zienswijze en een antwoord hierop opgenomen of er is geen eigen verslag opgesteld, maar is dit opgenomen in een overkoepelend verslag. Het ontbreekt in al deze trajecten aan een verslag over de gevolgde procedure. In het burgerjaarverslag dienen de eindverslagen van de in dat jaar gehouden inspraaktrajecten te worden vermeld. Ondanks dat de burgerjaarverslagen een bondig verslag bevatten van de inspraaktrajecten, wordt er formeel geen melding gemaakt van het verslag, zoals bedoeld in de inspraakverordening.

4.4 Onvolledigheid dossiers De analyse van de inspraaktrajecten toont naast bovenstaande aspecten nog een ander punt aan. De dossiers van de inspraaktrajecten waren in veel gevallen op een belangrijk aantal punten onvolledig en gaven daardoor geen toereikend inzicht in het verloop van het inspraaktraject. Om desondanks een volledig inzicht te verkrijgen in het verloop van de inspraaktrajecten was het noodzakelijk aanvullende informatie op te vragen binnen de organisatie.

28

B I J L A G E N

BIJLAGE 1 - NORMENKADER In hoofdstuk 1 van dit rapport zijn de hoofdnormen vermeld. Hieronder worden deze herhaald en zijn de bijbehorende subnormen opgenomen. Hoofdnormen • Er is sprake van een actueel communicatiebeleid waarin de algemene beleidsuitgangspunten van communicatie zijn omschreven en vastgelegd als basis voor de uitvoering. • Er is sprake van een actueel kader voor burgerparticipatie waarin specifiek aandacht is voor de communicatie met burgers. • Er is sprake van een heldere communicatieboodschap die duidelijk wordt gecommuniceerd. • Er is sprake van een afgewogen en onderbouwde communicatiestrategie. • De gemeente heeft inzicht in de perceptie van de doelgroep en heeft mogelijkheden om hier op te anticiperen. Subnormen Algemeen beleid: actueel communicatieplan • • •

Er is een actueel communicatiebeleid vastgesteld waarin algemene beleidsuitgangspunten van communicatie zijn geformuleerd. De gemeente heeft doelstellingen vastgesteld waarin de gemeente aangeeft wat zij met het communicatiebeleid wil bereiken. De doelstellingen voor het communicatiebeleid zijn helder, tijdgebonden en meetbaar geformuleerd.

Burgerparticipatie: actueel kader voor burgerparticipatie •

• • •

De gemeente heeft een actueel plan voor burgerparticipatie vastgesteld, waarin onderscheid wordt gemaakt in het niveau van participatie en het belang van communicatie daarin. De doelstellingen voor het participatieplan zijn voldoende helder, tijdgebonden en meetbaar geformuleerd. De uitvoering van het participatieplan is voldoende in de organisatie verankerd. Het participatieplan past binnen de kaders van het communicatiebeleid.

Projectcase beleid en plan: afgewogen en onderbouwde communicatiestrategie •

•

De gemeente heeft een actueel communicatieplan voor het project vastgesteld, waarbij aandacht is voor het niveau van participatie van de betrokken burgers en de rol van communicatie daarin. Voor de communicatieaanpak in het project zijn duidelijke doelen omschreven.


29

Projectcase in de praktijk: heldere communicatieboodschap • • • •

• • •

De communicatieaanpak voor het project is aan het begin van het traject daadwerkelijk uitgevoerd. De informatie is duidelijk over de rol van betrokken burgers in het participatieproces en de mogelijkheden voor invloed in het beleidstraject. Er is bewust en planmatig gecommuniceerd met de betrokken burgers. Er is bewust gekozen voor een mix van communicatiemiddelen waarbij beschikbare middelen tegen elkaar zijn afgewogen en naar nieuwe middelen is gekeken. De informatie is toegankelijk geformuleerd en niet in ambtelijke teksten. De informatie is zo weergegeven – zoals het gebruik van beelden - dat die de boodschap dichter bij de burger brengt. De betrokken burgers weten waar zij terecht kunnen met vragen, suggesties of opmerkingen.

Projectcase in de praktijk: inzicht in de perceptie van de doelgroep •

• • • • • • •

30

De doelgroep heeft kennis genomen van de boodschap en er bestaat overeenkomst tussen de gemeentelijke communicatie-intentie (de centrale boodschap) en de perceptie daarover van de burger. Er zijn duidelijk herkenbare inhoudelijke resultaten uit het participatieproces gekomen. De betrokken burgers zijn geïnformeerd over de resultaten van het project. De gemeente legt gedurende het proces verantwoording af aan de burger over gemaakte keuzes. Betrokken burgers weten wat hun mogelijkheden zijn in het participatieproces en hebben gebruik kunnen maken van die mogelijkheden. Betrokken burgers kunnen met vragen, suggesties of opmerkingen de juiste personen te bereiken. De kwaliteit van de communicatie wordt door de betrokken burgers als voldoende ervaren. De betrokken burgers vinden dat de door de gemeente gewekte verwachtingen ook zijn waargemaakt.

B I J L A G E N

BIJLAGE 2 - ONDERZOEKSAANPAK Fase 1: startbijeenkomst en inventarisatie beleid Het onderzoek begint met een startbijeenkomst met de opdrachtgever. Tijdens deze bijeenkomst maken we werkafspraken met de rekenkamer over het opvragen van dossiers en het plannen van interviews. Er worden afspraken gemaakt over de wijze van onderlinge communicatie tijdens de uitvoering van het onderzoek en tussentijdse terugkoppelingen van de onderzoeksresultaten. Ook lichten we het normenkader toe. Na de startbijeenkomst maken wij het normenkader definitief. Vervolgens inventariseren en beschrijven we in deze fase de kaders rond burgerparticipatie en communicatie. Dit doen we aan de hand van een beknopte dossierstudie en een gesprek met de griffier. • Beleidsnota communicatie • Verordening burgerparticipatie • Gesprek met de griffier In deze fase vindt er ook een inventarisatie van geschikte projecten (als rekenkamer dit nog niet heeft aangedragen) plaats. In samenspraak met de rekenkamercommissie selecteren wij tijdens de startbijeenkomst op basis van de criteria éé n project: • • • •

De besluitvorming rond het project moet zijn afgerond; Het project moet binnen het geldende beleidskader zijn uitgevoerd; Het project moet van maatschappelijk belang zijn. Het betreft een project waarin pogingen zijn gedaan om burgers actief te laten participeren. Bij het project moet een communicatiestrategie van de gemeente zijn gehanteerd.

Resultaat fase 1: •

Beschrijving beleidskader

•

Project geselecteerd voor casestudy

Fase 2: Casestudy De tweede fase van het onderzoek bestaat uit een casestudy. Deze vormt het hart van het onderzoek. In deze fase houden wij een dubbelinterview met de ambtelijk betrokkene en de betrokken communicatieadviseur. In dit gesprek brengen wij in kaart of, en zo ja welk communicatiebeleid er geformuleerd is voor het geselecteerde project. We richten ons daarbij op het achterhalen van de communicatiedoelen. Daarnaast maken wij een analyse van de media-uitingen en voorlichtingsmaterialen die zijn gebruikt. Een verslag in het huis-aan-huisblad, of een vooraankondiging in de krant kan een belangrijke gegevensbron zijn. Om de effecten van de communicatie in de praktijk te meten, interviewen we telefonisch tien burgers die goed bekend zijn op het beleidsterrein of zijn betrokken in een participatietraject. In deze interviews zal aan de respondenten gevraagd worden de specifieke communicatie door de gemeente (dus in het kader van het geselecteerde project) te waarderen. Op deze manier wordt onderzocht in hoeverre de


31

gemeentelijke communicatie heeft bijgedragen aan het creëren van draagvlak en in hoeverre er door de gemeente is teruggekoppeld. Gemeentelijke bronnen • Projectdossiers (communicatieplan, communicatie-uitingen, verslagen) • Dubbelinterview met betrokken ambtenaar en communicatieadviseur Externe bronnen • Analyse van beschikbare media-uitingen • Tien telefonische interviews met burgers Resultaat fase 2: •

Inzicht in het specifieke beleidskader

•

Toetsing / beschrijving van de werkwijze van de gemeente bij de betreffende casus

•

Inzicht in de beoordeling van de communicatie van de gemeente door burgers

•

Inzicht in de bijdrage van gemeentelijke communicatie aan het communicatiedoel

Fase 3: rapportage Op basis van de onderzoeksbevindingen uit de eerdere fasen, stellen wij een rapportage op die we ambtelijk laten verifiëren (ambtelijk hoor en wederhoor) op een juiste weergave van de feiten. Daarnaast doen wij een voorzet voor conclusies en aanbevelingen. We kunnen de rekenkamer ook ondersteunen bij het bestuurlijk wederhoor en de verwerking daarvan. Dit hebben wij niet in deze planning opgenomen. Resultaat fase 3: •

Een concept nota van bevindingen

•

Verwerking ambtelijke reactie

•

Een voorzet tot conclusies en aanbevelingen

Fase 4: overkoepelende notitie In de overkoepelende rapportage zullen we de bevindingen van uw gemeente vergelijken met de (geanonimiseerde) bevindingen bij andere deelnemende gemeenten. Hiermee plaatsen we de bevindingen van uw gemeente in een breder perspectief. Zoals inmiddels traditie is geworden, presenteren we de uitkomsten op een gezamenlijke bijeenkomst voor alle deelnemers aan dit DoeMee-onderzoek. Resultaat fase 4:

32

•

Inzicht in de overkoepelende bevindingen

•

Presentatie van goede voorbeelden

B I J L A G E N

BIJLAGE 3 - GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN

Project Binnenstad • Programmabegroting 2007 • Programmabegroting 2008 • Diverse communicatierichtlijnen • Communicatieplan 2002-2004 • Communicatieplan 2008-2012 • Nulmeting communicatie binnenstad (2003) • Plan van aanpak Palmtorens (2005) • Procedure Bestemmingsplan (2005) • Nota beantwoording zienswijzen ontwerp bestemmingsplan Binnenstad (2007) • Diverse communicatie-uitingen Project Inspraakverordening • Projectdossiers van zes inspraaktrajecten


33

B I J L A G E N

BIJLAGE 4 - GEÏNTERVIEWDE PERSONEN Dhr. Laponder Dhr. Roodenburg Dhr. Huiden

Plaatsvervangend raadsgriffier Communicatiemanager Projectbureau Binnenstad Coördinator unit Communicatie


35

B I J L A G E N

BIJLAGE 5 - BELANGRIJKE DEFINITIES Inleiding In dit onderzoek hanteren wij de volgende definitie van communicatie: Het informatieverkeer tussen gemeente en burgers over voorgenomen beleids- en besluitvormingsprocessen.

Een ander belangrijk begrip in dit onderzoek is de effectiviteit. In relatie met communicatie verstaan wij hier het volgende onder: Het communicatieproces realiseert de doelen die het op basis van het communicatieplan of het specifiek beleidskader moest realiseren (bijv. tot een gedeelde visie komen, creëren van draagvlak, komen tot een gezamenlijk besluit).

Meerdere niveaus van burgerparticipatie De overheid wordt democratisch aangestuurd. De belangen, verwachtingen en wensen van burgers zouden centraal moeten staan. Toch klinkt er in de afgelopen jaren de kritiek dat de afstand tussen burgers en de democratisch verkozen volksvertegenwoordigers, (te) groot is geworden. Participatieladder

Een manier om de kloof tussen burgers en beleidsmakers te verkleinen, is burgers te laten Raadplegen participeren in het beleids- en Adviseren besluitvormingsproces. Door burgers Coproduceren te betrekken bij dit proces, wordt de Hoog niveau van participatie effectiviteit verbeterd en het draagvlak Meebeslissen van het besluit vergroot. Niet in ieder Zelfbeheer traject heeft de burger evenveel invloed op het te ontwikkelen beleid. Spanning in interactie, Instituut voor Publiek en De mate van invloed van varieert van Politiek, december 1998 informeren (weinig invloed) tot zelfbeheer (zeer veel invloed). Veel organisaties hebben daarom een ‘participatieladder’ ontwikkeld waarmee het participatieniveau kan worden bepaald (oorspronkelijk ontwerp is van Arnstein, 1969). Informeren

Laag niveau van participatie

Burgerparticipatie heeft de afgelopen jaren een andere verschijningsvorm gekregen De verschillende manieren waarop burgers de afgelopen decennia participeren zijn door Van der Heijden e.a. (Help! Een burgerinitiatief) gecategoriseerd in drie generaties burgerparticipatie. Bij de eerste generatie was vooral de overheid zelf aan zet. De gemeente bereidde een besluit voor, nam een beslissing en informeerde burgers achteraf over de uitkomsten en de consequenties. Als burgers de mogelijkheid krijgen om vóóraf mee te denken over beleids- en besluitvorming, is er sprake van tweede generatie burgerparticipatie. Bij de tweede generatie burgerparticipatie worden er andere eisen ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE IN NIEUW EGEIN

37

gesteld aan communicatie. Het scheppen van de juiste verwachtingen en het geven van adequate feedback zijn hierbij essentieel, er is immers meer sprake van tweerichtingsverkeer. Bij de invoering van de Wmo maakte deze vorm van burgerparticipatie een wezenlijk onderdeel uit van de beleidsfilosofie. Recent is de derde generatie burgerparticipatie ‘geboren’. Het echte initiatief ligt niet langer bij de gemeente, maar bij burgers en instellingen zelf. De overheid faciliteert vooral bij deze initiatieven. Als burgers participeren is communicatie van cruciaal belang In dit DoeMee-onderzoek onderzoeken wij de doeltreffendheid van communicatie bij interactieve beleidsvorming, oftewel de tweede generatie burgerparticipatie. Bij deze trajecten betrekt de gemeente inwoners actief bij het maken van plannen en beleid. Communicatie is daarbij essentieel. Veel gemeenten hebben de afgelopen jaren een Verordening burgerparticipatie vastgesteld om de werkwijze bij burgerparticipatie te regelen. Dit is op grond van ex. artikel 150 Gw zelfs verplicht. Een succesvol verloop van deze participatietrajecten is van belang voor de volksvertegenwoordigende rol van de raad. Daarmee kan de raad recht doen aan de inbreng van burgers. Informatie van burgers is essentieel om kaders voor het beleid te stellen, maar ook om de controlerende functie goed uit te kunnen oefenen.

38

Onderzoek naar communicatie en. burgerparticipatie in Nieuwegein. Nota van Bevindingen

Recommend Documents