Onderzoek digitale Reflex Inventarisatie van wensen, ideeën en behoeften Afdeling Onderzoek & Statistiek, 24 september 2012
Inhoud Belangrijkste conclusies Inleiding Doel van Reflex Digitale Reflex: winst en verlies Bladvorm en frequentie Interactie Inhoud Verspreiding Medewerkers buitendienst Rol correspondenten en medewerkers Aandachtspunten
3 4 5 6 7 9 11 13 14 16 17
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
|2|
Belangrijkste conclusies •
Uit het onderzoek blijkt dat het belangrijkste voordeel van een digitale Reflex is dat het meer mogelijkheden biedt. Zoals het gebruik van filmpjes, kunnen reageren op artikelen en links naar achtergrondinformatie. De geïnterviewden verwachten wel dat mensen een digitale Reflex vluchtiger zullen lezen. Ze gaan scannen naar interessante informatie.
•
Er is een lichte voorkeur voor een magazine met een vaste frequentie, gecombineerd met korte nieuwsberichten die tussendoor uitkomen. Het magazine wordt gezien als een verzameling van korte en bondige artikelen met links naar meer informatie. Voor de nieuwsberichten is het idee dat medewerkers zich kunnen abonneren op een soort nieuwsbrief met updates. Verder is het belangrijk om medewerkers via de e-mail te informeren als er een nieuw magazine uit is.
•
Het heeft de voorkeur om de digitale Reflex te integreren met intranet, bijvoorbeeld op de voorpagina van intranet een vaste plek voor Reflexberichten en tevens een aparte Reflex-intranetpagina. Aandacht voor een duidelijk onderscheid tussen Reflexberichten en algemene intranetberichten is belangrijk.
•
De digitale Reflex moet vooral gericht zijn op artikelen over human interest, persoonlijke achtergrond, vakinhoudelijke achtergrond en nieuws over ontwikkelingen in de organisatie. Een beetje dezelfde mix als in de papieren Reflex. Enkele suggesties voor vernieuwing zijn: meer externen aan het woord laten en meer opinie en feedback (ook zelfkritisch). Medewerkers spelen een belangrijke rol in het aanleveren van informatie, artikelen, e.d.
•
Interactie is een belangrijk aspect van een digitale Reflex. Het is leuk als mensen kunnen reageren op artikelen en hun stem kunnen uitbrengen over een onderwerp. De meeste geïnterviewden vinden dat mensen direct reacties moeten kunnen plaatsen, maar sommigen zien dit niet zo zitten. Zij willen dat de redactie de reacties eerst leest en goedkeurt voordat ze worden geplaatst.
•
Medewerkers in de buitendienst zitten voor hun werk niet (regelmatig) achter de computer. Er is extra aandacht nodig om deze mensen te bereiken met digitale Reflex. Enkele suggesties zijn: – Reflex per e-mail versturen naar hun privé e-mailadres – Reflex tonen op beeldschermen in de kantines – Relevante artikelen uit Reflex printen en verspreiden via prikborden, postvakjes, e.d. | 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
|3|
Inleiding •
In 2012 wil de gemeente met Reflex een nieuwe weg in slaan. Reflex wordt digitaal. In de periode juni t/m augustus heeft de afdeling Onderzoek & Statistiek daarvoor op verzoek van de afdeling Communicatie een onderzoek gehouden. Doel van het onderzoek was: Een verkenning uitvoeren naar de wensen, ideeën en behoeften van medewerkers bij een Reflex in digitale vorm: zowel voor wat betreft de vorm als de inhoud.
•
Voor het onderzoek zijn in totaal negen interviews gehouden met mensen uit de volgende groepen: – MT-leden – Afdeling Communicatie – Afdeling Personeelsbeheer – Correspondenten van Reflex – Afdelingen met medewerkers in de buitendienst (Realisatie en Beheer, Afvalstoffendienst, Weener groep)
•
Vervolgens zijn er twee verdiepende workshops gehouden met: – Medewerkers – Correspondenten van Reflex
•
In oktober verschijnt de eerste digitale Reflex. De resultaten van dit onderzoek worden gebruikt om deze digitale Reflex in de toekomst verder door te ontwikkelen.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
|4|
Doel van Reflex •
Het doel van een personeelsblad als Reflex is volgens de geïnterviewden tweeledig: –
–
Zorgen dat de medewerkers weten wat de organisatie allemaal doet en dat ze de samenhang zien tussen verschillende organisatieonderdelen. Hierdoor ontstaat een bredere blik dan de eigen afdeling/sector en ontstaat meer binding met de organisatie in zijn geheel. De organisatie een gezicht geven: wie werken er bij de gemeente? wat is hun achtergrond? Etc.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
|5|
Digitale Reflex: winst en verlies De reacties op de komst van een digitale Reflex zijn wisselend. Sommige geïnterviewden zijn heel enthousiast en zien veel nieuwe mogelijkheden. Anderen vrezen dat Reflex in digitale vorm veel minder of niet meer wordt gelezen. Aan de geïnterviewden is gevraagd wat zij de belangrijkste winst- en verliespunten vinden van een digitale Reflex. Dit zijn:
Winst: • Meer mogelijkheden van interactie (niet alleen ‘zenden’ van informatie); • Toegang tot meer informatie via diverse links en doorklikken; • De informatie is actueler; • Digitaal is multi-medialer met filmpjes, geluid, e.d. Dit zorgt voor een andere beleving; • Je kunt sneller reacties van mensen ophalen; • Het is altijd toegankelijk; • Het is beter voor het milieu; • Er is een kortere doorlooptijd voor oplevering.
Verlies: • Zichtbaarheid en beleving van Reflex als personeelsblad wordt minder; • Mensen lezen Reflex minder uitgebreid en vluchtiger; • Van papier leest fijner dan van beeldscherm; • Digitaal is nog niet voor iedereen plaats- en tijdonafhankelijk.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
|6|
Bladvorm en frequentie (1/2) Aan de geïnterviewden is gevraagd in welke vorm zij de digitale Reflex het liefst ontvangen en met welke frequentie. •
De meesten zien een digitale Reflex als een magazine met een verzameling van korte en bondige artikelen met linkjes naar meer informatie.
•
Het magazine moet mogelijkheden bieden voor interactie tussen schrijver en lezer en tussen lezers onderling. Bijvoorbeeld kunnen reageren op artikelen of kunnen stemmen op stellingen. Het combineren van verschillende mediavormen, zoals tekst, film en foto’s, moet het magazine aantrekkelijk maken om te lezen. Ook een herkenbare en overzichtelijke lay-out is belangrijk. Er moeten bijvoorbeeld niet te veel verschillende linkjes in één artikel staan.
•
Er is een lichte voorkeur voor een magazine dat met een vaste frequentie uitkomt, gecombineerd met korte nieuwsberichten die tussendoor uitkomen. Met de nieuwsberichten kan worden ingespeeld op de actualiteit. Ook kan alvast worden verwezen naar een artikel dat later verschijnt in het magazine. Een magazine met een vaste frequentie zorgt voor herkenning en binding. Dit is belangrijk voor een personeelsblad. De geïnterviewden vinden dat het magazine ongeveer 8 keer per jaar uit moet komen. Dan blijft het iets om naar uit te kijken.
•
Niet iedereen vindt een magazine met een vaste frequentie een goed idee. Het is teveel informatie tegelijkertijd. Mensen nemen niet de tijd om dat te lezen. Ook mis je hierdoor een stuk snelheid en actualiteit.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
|7|
Bladvorm en frequentie (2/2) •
Voor de verdere toekomst zien sommige geïnterviewden de digitale Reflex als een levendig forum waarop continu nieuwe berichten/artikelen verschijnen, waarop mensen zelf berichten kunnen plaatsen, etc. Ook zou het volledig geïntegreerd kunnen worden met intranet.
•
Een idee is dat medewerkers zich kunnen abonneren op een nieuwsbrief. Zij kunnen dan zelf aangeven met welke frequentie ze op de hoogte gehouden willen worden van nieuwe berichten/artikelen. Maar dit legt wel druk op de aanlevering van berichten/artikelen. Het is volgens de meesten niet handig als er bijvoorbeeld iedere week of iedere twee weken verplicht een bericht/artikel moet worden geplaatst.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
|8|
Interactie (1/2) De gemeente wil op intranet de mogelijkheden van interactie uit gaan breiden. Ook de digitale Reflex biedt mogelijkheden voor interactie, bijvoorbeeld mensen laten reageren op artikelen, polls uitzetten, etc. Aan de geïnterviewden is gevraagd wat zij vinden van de mogelijkheden van interactie in een digitale Reflex. •
Vrijwel alle geïnterviewden vinden het een winstpunt van de digitale Reflex dat het mogelijkheden biedt voor interactie. Voorbeelden die zij noemen voor interactie in de digitale Reflex zijn: – Reacties geven op artikelen; – Aangeven of je een artikel leuk vindt (‘liken’); – Een artikel aanmerken als favoriet. Je blijft dan automatisch op de hoogte van reacties op dat artikel.
•
De meesten vinden dat mensen vrij reacties moeten kunnen plaatsen, zonder dat de redactie de reacties eerst goedkeurt. Dan zijn de reacties zo actueel mogelijk. ‘We mogen ervan uit gaan dat collega’s elkaar met respect behandelen.’ Enkelen vinden dat reacties altijd eerst langs de redactie moeten gaan. Anders heb je kans op negatieve reacties die contraproductief kunnen werken voor de schrijvers van artikelen.
•
Door de reacties op je artikel weet je als schrijver ook hoe je artikel valt en wat mensen er van vinden. Bij de papieren Reflex kregen de correspondenten nauwelijks reacties. Door de reactiemogelijkheid stellen de schrijver en degene die reageert zich wel kwetsbaar op. ‘Je laat jezelf zien aan veel mensen, ook mensen die je niet kent. Dat is ook wel een beetje spannend.’
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
|9|
Interactie (2/2) •
Alle geïnterviewden zijn het erover eens dat reacties op naam en niet anoniem geplaatst moeten worden.
•
Voor de mensen die geen token hebben wordt het wat lastiger om vanuit huis te reageren op artikelen. Zij moeten daarvoor inloggen met DigiD. De vraag is of ze dat gaan doen.
•
Sommige correspondenten verwachten dat er maar weinig mensen gaan reageren op artikelen. Maar dit moet ook gaan groeien. Het heeft ook te maken met de tijdgeest waarin we zitten. Media als Twitter, Facebook en LinkedIn worden steeds meer gebruikt en zorgen voor interactie tussen mensen, ook mensen die elkaar minder goed kennen. Maar iedereen groeit hier in zijn eigen tempo in mee. Lang niet iedereen is al zover dat hij hier actief aan deelneemt. Dat zal ook gelden voor reacties op artikelen in de digitale Reflex.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
| 10 |
Inhoud (1/2) Aan de geïnterviewden is gevraagd hoe de inhoud van de digitale Reflex eruit moet zien. Wat voor soort artikelen verwachten zij? Wat zijn ideeën voor nieuwe rubrieken? Etc. •
Als er wordt gekozen voor een magazine met een vaste frequentie dan vinden de geïnterviewden dit vooral geschikt voor achtergrondartikelen. Het meer actuele nieuws komt terug in de tussentijdse nieuwsberichten, bijvoorbeeld berichten zoals de Bossche Mol.
•
Er moet een duidelijk onderscheid zijn tussen Reflex-berichten en intranetberichten: – Reflex-berichten: ‘nice to know’; persoonlijke achtergronden en personeelsaangelegenheden; – Intranetberichten: ‘need to know’; huishoudelijke mededelingen, zakelijke berichten. Volgens sommigen zullen deze twee soorten berichten al snel in elkaar overlopen. Het onderscheid is niet altijd duidelijk. Het is in ieder geval belangrijk dat berichten van Reflex herkenbaar zijn op intranet, bijvoorbeeld door het Reflex-logo op te nemen in het bericht.
•
De meesten zijn tevreden over de mix aan artikelen zoals deze er in de papieren Reflex was. De Reflex moet vooral gericht zijn op artikelen over human interest, persoonlijke achtergrond, vakinhoudelijke achtergrond en nieuws over ontwikkelingen in de organisatie. Het gaat vooral om interne zaken. Wat speelt er in de organisatie en bij de medewerkers?
•
Er zijn ook ideeën om wat meer externen aan het woord te laten, bijvoorbeeld een extern betrokkene bij een project. Ook mag volgens sommigen in artikelen wat meer opinie en feedback (wat is goed gegaan? wat hebben we ervan geleerd?) terugkomen. Het mag meer zelfkritisch.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
| 11 |
Inhoud (2/2) •
De digitale Reflex moet geen lange lappen tekst bevatten, maar vooral doorverwijzen naar meer informatie.
•
Een idee is dat mensen hun persoonlijke Reflex-pagina kunnen aanmaken met een eigen interesseprofiel. Er zijn dan een aantal vaste rubrieken die bij iedereen terugkomen (bijvoorbeeld organisatiebreed nieuws) en verder kun je kiezen over welke andere onderwerpen je artikelen / berichten wil ontvangen.
•
Een aantal suggesties voor vernieuwing/nieuwe rubrieken zijn: – Den Bosch in cijfers: leuke weetjes en cijfers over Den Bosch; – Themanummers, bijvoorbeeld over Ruimte voor Werk; – Een prijsvraag; – Meer personeelsnieuws (verandering werkplek, jubilea, geboorte, etc.); – Een politieke cartoon; – Een organisatiejournaal: dit kan bijvoorbeeld worden getoond in het EWC of in de kantine van o.a. de Afvalstoffendienst.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
| 12 |
Verspreiding Aan de geïnterviewden is gevraagd hoe de digitale Reflex verspreid moet worden. Hierbij is ook speciaal aandacht geschonken aan groepen medewerkers die op hun werk geen toegang hebben tot een computer. •
De geïnterviewden vinden het belangrijk om de digitale Reflex te integreren met intranet. Bijvoorbeeld door een pagina op intranet in te richten voor Reflex. Een idee is om op de voorpagina van intranet een vaste plek te reserveren voor links naar actuele berichten. Zo kunnen medewerkers snel zien als er een nieuw bericht is verschenen.
•
Niet iedereen kijkt dagelijks op intranet. Medewerkers van de buitendienst doen dit zelfs zelden of nooit. Het is daarom belangrijk om mensen ook via e-mail te attenderen dat er een nieuwe Reflex uit is. Aan medewerkers kan de keuze worden geboden of ze een e-mail willen ontvangen en op welk emailadres (kan ook een privé e-mailadres zijn). Het is niet handig om de hele Reflex mee te sturen per e-mail. Dat gaat technisch niet goed werken vanwege de grootte van het bestand.
•
Een tip is om de mogelijkheid te bieden voor medewerkers om zich te attenderen op een soort nieuwsbrief van Reflex via de e-mail. Het gaat dan om een update van nieuw verschenen berichten/artikelen. Medewerkers kunnen zelf kiezen of zij deze willen ontvangen en met welke frequentie (bv. tweewekelijks, maandelijks, etc). Een aandachtspunt is dan wel dat er met enige regelmaat nieuwe artikelen verschijnen.
•
Digitale Reflex moet gemakkelijk toegankelijk zijn. Dus niet nog een aparte inlogcode voor Reflex.
•
Verspreiding richting medewerkers van de buitendienst vraagt specifieke aandacht (zie hierna). | 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
| 13 |
Medewerkers buitendienst (1/2) Er zijn diverse afdelingen waar medewerkers in de buitendienst werken. Een groot deel van deze groep heeft op de werkplek geen beschikking over een computer. Het gaat om medewerkers van de afdelingen Realisatie en Beheer, Afvalstoffendienst en Weener groep. Bij de Afvalstoffendienst zijn het deels mensen die via een uitzend- of detacheringsovereenkomst voor de gemeente werken. Zij zijn niet in dienst van de gemeente. •
De papieren Reflex werd door medewerkers van de buitendienst vrij selectief gelezen. Zij lazen met name artikelen over mensen die ze kennen en artikelen over onderwerpen die hun vakgebied raken. Maar dit is niet veel anders dan hoe kantoormedewerkers de papieren Reflex lazen. Medewerkers in de sociale werkvoorziening van Weener groep lazen Reflex zeer beperkt. Maar dit is ook geen primaire doelgroep van Reflex.
•
Er zijn wisselende beelden over hoe digitaal medewerkers van de buitendienst zijn. Volgens sommigen zijn deze medewerkers niet per definitie minder digitaal dan kantoormedewerkers. Zij maken thuis ook gebruik van een computer. Maar er zijn buitendienstmedewerkers die ook thuis helemaal geen gebruik maken van een computer. Sommigen zullen echter in de toekomst in hun werk wel te maken krijgen met meer digitalisering, bijvoorbeeld het gebruik van PDA’s door Realisatie en Beheer om informatie op te vragen over de openbare ruimte of meldingen.
•
Belangrijke nieuwsberichten van intranet worden nu voor buitendienstmedewerkers door kantoormedewerkers geprint en opgehangen op informatieborden, ze worden in de nieuwsbrief van de afdeling opgenomen (Afvalstoffendienst) of via de leidinggevenden verspreid.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
| 14 |
Medewerkers buitendienst (2/2) •
Buitendienstmedewerkers zijn over het algemeen meer betrokken bij de eigen afdeling dan bij de hele gemeente. Zij zijn daardoor in het algemeen meer geïnteresseerd in informatie uit de nieuwsbrief van de afdeling dan informatie uit de Reflex.
•
Het bereiken van de medewerkers in de buitendienst met digitale Reflex vraagt specifieke aandacht. Er zijn volgens de geïnterviewden een aantal mogelijkheden: – Verstuur een e-mail met een link naar de Reflex naar het privé e-mailadres. Hiervoor moet wel eerst toestemming worden gevraagd aan de medewerkers. Een nadeel is dat buitendienstmedewerkers minder geneigd zijn om thuis voor hun werk e-mail te lezen. – Hang beeldschermen op in de kantines. Hierop kunnen berichten uit Reflex en filmpjes worden getoond. Bij Weener groep en Afvalstoffendienst hangt al een dergelijk beeldscherm. Realisatie en Beheer heeft plannen om op enkele werven beeldschermen te plaatsen. Misschien is het mogelijk dat mensen zelf uit een menu kunnen kiezen welke artikelen ze willen lezen op het scherm. Een andere optie is een selectie van artikelen tonen, namelijk alleen de onderwerpen die voor het betreffende organisatieonderdeel relevant zijn. Het nadeel van deze schermen is dat mensen even de tijd moeten nemen om de berichten te gaan staan lezen. De verwachting is dat mensen dat niet snel zullen doen. Ook gaat er veel tijd in zitten om dit allemaal te regelen. Een tip is om bijvoorbeeld één week per maand de nieuwe Reflex te tonen. Dan weten mensen het ook als er een nieuwe Reflex uit is. – Print relevante artikelen uit en verspreid ze via prikborden, leestafels of postvakjes. Het nadeel is dat een geprinte versie niet zo mooi is van opmaak. Ook wordt het lastig om alle informatie te printen omdat de artikelen zullen bestaan uit verschillende linkjes naar meer informatie. En filmpjes kunnen uiteraard niet geprint worden, terwijl ze wel een belangrijke informatiewaarde hebben binnen de digitale Reflex. | 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
| 15 |
Rol correspondenten en medewerkers •
De rol van de correspondenten wordt anders bij een digitale Reflex. Zij hebben meer verschillende vaardigheden nodig: – Zij moeten ander soort artikelen gaan schrijven. Het worden kortere teksten met meer doorklikmogelijkheden en verschillende informatiebronnen aan elkaar gekoppeld. – Correspondenten zullen multi-medialer moeten worden, niet alleen denken in tekst, maar ook in beeld en geluid en de combinatie van deze drie. – Correspondenten hebben minder te maken met vaste aanleverdata voor artikelen. Dit geeft meer flexibiliteit in de planning. Maar tegelijkertijd is er wel meer druk om actueel nieuws snel te verspreiden. – Correspondenten zullen ook anderen moeten gaan motiveren om artikelen te schrijven.
•
Correspondenten zouden zich in de loop van de tijd kunnen toeleggen op een meer specifieke rol. Ze kunnen zich specialiseren in de rol die het best bij hen past, bijvoorbeeld: – Razende reporter: iemand die zich meer richt op het spotten van nieuwtjes en hier artikelen over schrijft. – Onderzoeker: iemand die wat meer uitgebreide achtergrondartikelen schrijft. – Creatieve maker: iemand die filmpjes maakt, lay-out verzorgt, etc.
•
Medewerkers spelen een belangrijke rol in het aanleveren van informatie, artikelen, e.d. ‘Het is een blad van de medewerkers, voor de medewerkers.’ Zo zou bijvoorbeeld de Bossche Mol een prima rubriek zijn waar medewerkers zelf berichten voor kunnen aanleveren. De geïnterviewden verwachten echter dat er een zeer beperkte groep medewerkers zal zijn die uit zichzelf artikelen gaat aanleveren. | 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
| 16 |
Aandachtspunten Tot slot zijn er in de interviews nog een aantal aandachtspunten genoemd. •
Als gebruik gemaakt gaat worden van filmpjes en geluid, dan is een aandachtspunt dat binnen het huidige open kantoorconcept collega’s het geluid van de computer horen van elkaar. Dat kan vervelend zijn.
•
Niet teveel doorklikken, het moet wel logisch en overzichtelijk blijven voor de lezer. En de lezer moet nog wel bij de beginpagina kunnen terugkomen en niet ‘verdwalen’ in allerlei verwijzingen.
•
Het is goed om correspondenten te bekwamen om meer multimediaal te worden door het gebruik van filmpjes, polls, e.d.
•
Gepensioneerden kregen Reflex nu altijd in PDF per mail toegestuurd. Als de digitale Reflex via intranet wordt aangeboden, raak je deze doelgroep kwijt. Of het moet via een afgeschermd deel van intranet kunnen worden aangeboden.
•
Thuis ben je minder geneigd om een digitale Reflex te gaan lezen, omdat je hiervoor eerst moet inloggen. Misschien is de ontwikkeling van een App een goede oplossing hiervoor.
•
Een goede archieffunctie. Je moet artikelen gemakkelijk terug kunnen vinden, bijvoorbeeld met zoektermen.
| 24 september 2012 |
Onderzoek digitale Reflex
| 17 |
