COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 9A
Nummer: 604438
Onderwerp: Risico inventarisatie project rwzi Utrecht In D&H: In Cie: In AB: Portefeuillehouder:
22-01-2013
Steller:
BMZ 29-01-2013 SKK
Telefoonnummer: Afdeling:
Drs. J.L.P.A. Dankaart MCM/ ing. M.J.A. Boersen 030 634 57 43 MO/ZB
Reerink
Dit onderwerp wordt geagendeerd ter kennisneming ter consultering ter advisering
Korte inhoudelijke omschrijving: De NAR rapportage (laatste versie januari 2013) en deze oplegnotie zijn inhoudelijk opgesteld in het vierde kwartaal 2012. Inmiddels zijn er ontwikkelingen in het project rwzi Utrecht. De formulering moet op onderdelen aan de nieuwe situatie worden aangepast maar de strekking blijft hetzelfde. Inleiding Door de stuurgroep rwzi Utrecht is het initiatief genomen om de risico’s voor project rwzi Utrecht in kaart te brengen. Hiertoe is een risicorapportage door een extern bureau aan de hand van interviews opgesteld. Dit om in een vroeg stadium van het project met aanbevelingen te komen om deze risico’s te beheersen. Medio 2012 heeft het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) zowel ambtelijk als bestuurlijk betrokkenen geïnterviewd om zicht te krijgen op de risico’s. De gesignaleerde risico’s zijn geclusterd en gerapporteerd. In de bijlage treft u dit rapport waarin ten aanzien van de gesignaleerde risico’s aanbevelingen zijn gedaan voor beheersmaatregelen. In het NAR rapport is door de stuurgroep rwzi Utrecht een aantal opmerkingen toegevoegd bij een aantal specifieke risico’s. Deze opmerkingen zijn cursief weergegeven in het rapport. In 2012 is bij het inrichten van het project en de projectorganisatie aandacht geweest voor risicomanagement. Dit heeft tot activiteiten geleid om de risico’s te beheersen, zoals bijvoorbeeld het op detailniveau in kaart brengen van operationele en technische risico’s binnen de deelprojecten. De stuurgroep rwzi Utrecht geeft hieronder de huidige stand van zaken weer ten aanzien van de ondernomen acties bij een aantal aanbevelingen uit het NAR rapport. Er is telkens een verwijzing naar de paragraaf waar de aanbeveling in het NAR rapport is opgenomen.
Bij paragraaf 4.1. uit het NAR rapport: Uitvoeringsrisico’s Prioritering van uitvoeringsrisico’s Kern aanbeveling Om deze prioritering wel mogelijk te maken adviseren wij een inschatting te maken van de kans op optreden van het risico en de mogelijke gevolgen in termen van tijd, geld en kwaliteit van de uitvoeringsrisico’s. Stand van zaken is nu dat er een risicosessie gehouden is met de leden van de projectgroep. Dit heeft geresulteerd in een (uitgebreide) lijst met risico’s. De prioritering en weging van deze risico’s zijn in gang gezet. Alle risico’s worden opgenomen in het programma Intus of Naris. De risico’s worden vastgelegd per deelproject en gescoord op tijd, geld kwaliteit en uitvoeringsrisico’s.
604438
-1-
De belangrijkste risico’s en maatregelen voortvloeiend uit deze rapportage van de NAR worden toegevoegd aan het risicodossier. Doelstelling van dit dossier is om per risico beheersmaatregelen te formuleren die in de tijd gezien gevolgd kunnen worden. Door periodiek agenderen van de risico’s in de stuurgroep rwzi Utrecht is de afloop daarvan met de daarbij mogelijke beheersmaatregelen actief te volgen. Regelmatig monitoren van risico’s en beheersmaatregelen Kern aanbeveling Wanneer duidelijk is welke uitvoeringsrisico’s het belangrijkste zijn is het mogelijk het benoemen en implementeren van beheersmaatregelen in de eerste plaats te richten op deze belangrijkste risico’s. Om een project beheerst uit te voeren is het van belang niet alleen maatregelen te benoemen, maar ook de implementatie van maatregelen te monitoren en de werking van maatregelen te evalueren. Om de alertheid op mogelijke risico’s te bevorderen is het tot slot van belang regelmatig het risicoprofiel van zowel de risico’s in de deelprojecten als de algemene uitvoeringsrisico’s te bespreken in bijeenkomsten van projectteams en daarbij de risico’s te actualiseren. Stand van zaken De risico’s zullen worden vastgelegd in Intus of Naris. Conform de risicomanagementstrategie is het voorstel alle risico’s minimaal elk kwartaal te evalueren, maar vaker indien nodig. Intus of Naris kent een rapportagemogelijkheid die gebruikt wordt om over de risico’s te rapporteren aan de opdrachtgever, de klankbordgroep en de stuurgroep rwzi Utrecht. In de risicomanagementstrategie is afgesproken dat risico’s boven de afgesproken drempelwaarde actief worden gemanaged. Aan elk risico wordt een beheersmaatregel gekoppeld. Ook dit wordt vastgelegd in het Intus of Naris systeem. De belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen moeten vanaf 15 december 2012 periodiek in project- en of stuurgroep rwzi Utrecht besproken worden. Frequentie dient nog bepaald te worden in stuurgroep rwzi Utrecht. De 3 mogelijke maatregelen die genoemd worden in de risicorapportage van de NAR zullen apart beoordeeld worden in de stuurgroep rwzi Utrecht op wenselijkheid en bruikbaarheid. Indien gewenst en bruikbaar worden deze toegevoegd aan de lijst met risico’s en beheermaatregelen. Bij paragraaf 4.2. uit het NAR rapport: Organisatorische risico’s Opstellen besluitvormingskalender Kern aanbeveling Om een voorspoedig verloop van het project te bevorderen adviseren wij een éénduidige kalender op te stellen voor besluitvorming waaruit duidelijk blijkt wie wanneer welk besluit neemt. Wezenlijk onderdeel van deze kalender is een eenduidige lijn hoe om te gaan met besluiten die niet in deze kalender passen doordat acuut een beslissing noodzakelijk is. Stand van zaken De kalender is opgesteld en in de stuurgroep rwzi Utrecht besproken. Bewaking en actieve monitoring van de kalender wordt als vast agendapunt opgenomen van de stuurgroep- en projectgroepvergaderingen. Ook andere dan financiële en technische informatie opnemen in op de verschillende rollen toegesneden rapportages Kern aanbeveling Deze kalender helpt tevens om informatie aan te bieden die past bij de verschillende rollen en de beslissingen die betrokkenen vanuit hun rol moeten maken. Naast dit onderscheid in informatievoorziening is het van belang niet alleen technische en financiële informatie op te nemen in
604438
-2-
rapportages, maar bijvoorbeeld ook informatie betreffende samenhang tussen deelprojecten, planning en communicatie met de omgeving. Stand van zaken Er zijn rapportages voor project rwzi Utrecht ontwikkeld. In deze rapportages wordt ingegaan op de financiële stand van zaken, de planning, risico’s, kansen, scopewijzigingen en afwijkingen in geplande acties. Ook is er een raamplan communicatie om de interne en externe informatievoorziening te stroomlijnen. Voorstelde werkwijze is om deze punten als vast punt op de agenda van de projectgroep en stuurgroep rwzi Utrecht op te nemen. Opstellen escalatielijn besluitvorming (rapportagelijn bij onvoorziene omstandigheden) Kern aanbeveling Tot slot is het met betrekking tot besluitvorming van belang afspraken vast te leggen met betrekking tot rapportages bij bijzondere omstandigheden (escalatielijn).
Stand van zaken De escalatielijn bij onvoorziene omstandigheden waarbij spoed geboden is, is niet formeel vastgelegd. In de praktijk komen opdrachtgever, portefeuillehouder en andere leden stuurgroep rwzi Utrecht nu bij elkaar. Voorstel is dit uitgewerkt te hebben voordat de projectdirecteur aangetrokken wordt. Met de voorgenomen aanstelling van de projectdirecteur wordt ook voorgesteld tevens het punt van escalatielijn vast te leggen..
Organiseer tegenspraak en erken en communiceer onzekerheden. NAR beveelt aan tegenspraak te organiseren op alle mogelijke niveaus. Dit leidt tot veilige communicatie en een goede afweging van alternatieven. Ook helpt het expliciet te communiceren over onzekerheden in het project. Kern aanbeveling Om het vertrouwen in het project te bevorderen is het belangrijk tegenspraak te organiseren op alle betrokken niveaus. Om dit te bereiken helpt het ook expliciet te communiceren over onzekerheden in het project. Stand van zaken Tegenspraak is nu met name georganiseerd in de klankbordgroep. Voorstel is dit punt van “organiseren van tegenspraak” te bezien bij het aanstellen van de projectdirecteur. Stand van zaken Het punt van communicatie krijgt per stuur- en projectgroepvergadering apart aandacht. Dit in de zin van wat willen we wanneer naar welke doelgroepen communiceren naar aanleiding van de gehouden vergadering en/of genomen besluiten. Specifiek aandacht voor Algemeen Bestuur, commissies, gemeente Utrecht, burgers gemeente Utrecht (omwonenden) en eigen medewerkers.
Bijlage: HDSR Rapportage project Utrecht, NAR
604438
-3-
