Onderwerp Rapportage drie jaar leertraject Forum Ervarum : terugblik en verdere ontwikkeling

Notitie

Aan Drs. K.B. Robaczewska (DiD/RIKZ/WINN) Van Drs. M. Duijn

Onderwerp Rapportage ‘drie jaar leertraject Forum Ervarum’: terugblik en verdere ontwikkeling

Innovatie en Ruimte Van Mourik Broekmanweg 6 Postbus 49 2600 AA Delft www.tno.nl T 015 276 30 00 F 015 276 30 10 [email protected]

Datum 9 november 2007 Onze referentie E-mail [email protected] Doorkiesnummer 015 269 54 26 Doorkiesfax 00 31 15 269 5469

Deze notitie kent de volgende opbouw: 1. Inleiding 2. De oorspronkelijke doelstelling van het leertraject 3. Drie jaar leertraject Forum Ervarum: a) De aanpak van Forum Ervarum b) Effecten van het leertraject 4. Leerpunten over het organiseren van innovatie in de context van RWS 5. Verdere ontwikkeling van Forum Ervarum als leertraject van WINN. 6. Bijlagen 1. Inleiding In deze notitie wordt een voorstel gedaan voor de verdere ontwikkeling van het leertraject Forum Ervarum in het innovatieprogramma WINN van DG Rijkswaterstaat. Om een beargumenteerd ontwikkelingsvoorstel neer te leggen wordt eerst teruggekeken op drie jaar Forum Ervarum. Zo wordt de lezer beter meegenomen in de argumenten om Forum Ervarum op een aantal punten ongewijzigd te laten en op een aantal andere aspecten te wijzigen. In paragraaf 2 komt de oorspronkelijke vraagstelling van Forum Ervarum aan de orde alsmede de vertaling daarvan in de gevolgde aanpak. In paragraaf 3 wordt teruggekeken op de uitvoering van deze aanpak én op de gegeneerde effecten. Paragraaf 4 geeft een doorkijk naar de (veranderende) context waarin Forum Ervarum is uitgevoerd. Dat wordt gedaan door de leerpunten over ‘leren en innoveren’ binnen het WINN-programma in beeld te brengen en te bespreken. Deze bespreking vormt de opmaat voor paragraaf 5 waarin de aanpak van Forum Ervarum in 2008 wordt voorgesteld.

2. De oorspronkelijke doelstelling(en) van het leertraject In de afgelopen jaren zijn door DG RWS verschillende innovatieprocessen opgestart 1. Eén van die programma’s is WaterINNovatiebron (WINN). Bij aanvang van WINN wijzen de ervaringen de RWS-innovatieprogramma’s uit dat kennis en ervaringen over het organiseren van innovaties nog niet structureel opgeslagen en gedeeld worden. En juist uit die ervaringen kunnen lessen getrokken worden voor nieuwe innovatie-initiatieven. Ook het ‘naar binnen halen’ van externe kennis bij het organiseren en uitvoeren van RWS-innovaties blijkt nog geen gemeengoed te zijn. Binnen de muren van de specialistische diensten van DG RWS heerst toch nog vaak de ‘not invented here’ gedachte (net als in veel andere expertorganisaties). Het zelf doen prevaleert boven het ‘leren van anderen’. Tevens wordt innovatie door RWS-ers toch nog vaak opgevat als een kennisinhoudelijk vraagstuk dat vanuit de bekende disciplines (waterbouwkunde, hydrologie, grondmechanica, rivierkunde, civiele techniek, etc.) ‘opgelost’ kan worden. Echter een innoverende overheidsorganisatie moet vooral in staat zijn om maatschappelijk relevante innovaties te initiëren, organiseren en in beleid en beheer te implementeren. Dat vereist aanvullende expertises en competenties. Kort gezegd, de ervaringen leren dat RWS- innovatieprogramma’s niet sterk ontwikkeld zijn ten aanzien van de organisatorische kant van innovatie en niet uitblinken in het genereren, overdragen én toepassen van nieuwe (externe) kennis en ervaringen over uitgevoerde innovatieprojecten. Om dit te ondervangen is voor het WINN-programma het leertraject Forum Ervarum opgestart. Uit de bovenstaande inleidende probleembeschrijving volgt de volgende centrale vraagstelling voor het leertraject van WINN: Op welke wijze kan het innoveren en leren binnen het WINN-programma zodanig vorm en inhoud gegeven worden dat er sprake is van een betere beklijving zowel op individueel als op organisatorisch niveau, een betere verspreiding én toepassing van de gegenereerde kennis en ervaringen, en van een betere vastlegging én ontsluiting van (externe) kennis en ervaringen ten bate van toekomstige innovatieprocessen binnen (de natte sector van) RWS? In deze vraagstelling zijn twee functies te herkennen: een professionaliseringsfunctie en een kennisoverdrachtsfunctie. De eerste functie omvat het ondersteunen van de bij WINN betrokken professionals; de tweede heeft betrekking op het overdragen van (nieuwe) kennis en ervaringen over (het organiseren van) innovatie. Het ondersteunen van de betrokken professionals vindt in het leertraject plaats door het gericht aanbieden van kennis en ervaringen die toegesneden op hun specifieke taken, nl. het organiseren en uitvoeren van waterinnovaties. Daarnaast moet het leertraject zorgdragen voor een verbeterde kennisverwerving en –overdracht door het innovatieprogramma WINN én daardoor de gehele RWS-organisatie. Er wordt verondersteld dat WINN functioneert als ‘doorgeefluik’ voor innovatieve kennis en ervaringen naar de overige diensten van RWS. Beide functies moeten in Forum Ervarum een plaats 1

Zie bijvoorbeeld de innovatieprogramma’s Wegen naar de Toekomst, innovatieprogramma Luchtkwaliteit (IPL), innovatieprogramma Geluidhinder (IPG) en Stuurboord.

Datum 9 november 2007 Onze referentie Blad 2/2

krijgen om de versterking van het WINN-programma tijdens de uitvoering daarvan, te bevorderen. Daarmee komt er haast vanzelf, een nadruk te liggen op het ondersteunen van de betrokken professionals bij de ontwikkeling van hun innovatiepraktijk. Die vanzelfsprekendheid volgt uit de constatering dat de professionals van WINN, innovatie moet gaan vormgeven. Zonder competente mensen, geen innovatie! De ondersteuning van de WINN-professionals vereist een real time en groepsgerichte inrichting van het leertraject. Het uitgangspunt voor de professionaliseringsfunctie van het leertraject is ´ervaringsleren´. Ervaringsleren wordt ondersteund door onderwerpen en werkvormen te kiezen die helpen bij het reflecteren op de ervaringen die de professionals in WINN worden opgedaan. Tevens moeten de aangereikte leersessies een ervaring op zich zijn die de WINNprofessionals inspireert bij het ontwikkelen van hun eigen innovatiepraktijk. De ervaringen van de WINN-medewerkers kunnen tevens als inspiratiebron gaan gelden voor andere RWS-ers. In de uitvoering van Forum Ervarum heeft het ondersteunen van de WINNprofessionals de meeste nadruk gekregen. De vorm en inhoud van het leertraject is hierop vooral toegesneden. De kennisoverdrachtsfunctie heeft daardoor minder aandacht gekregen, zij het dat de kennisverspreiding vanuit WINN naar andere organisatie-onderdelen van RWS wel heeft plaatsgevonden door middel van allerlei ‘kennisproducten’ (daarover in paragraaf 5 meer).


3. Drie jaar leertraject Forum Ervarum Het leertraject Forum Ervarum is volgens het volgende schema georganiseerd en uitgevoerd: Ex ante Evaluatie herfst 2004

Ex durante Evaluatie herfst 2005

Leertraject in 2005

Ex Durante evaluatie herfst 2006

Leertraject in 2007

Leertraject in 2006

Eindnotitie 2007

In de onderstaande paragraaf wordt deze figuur nader toegelicht. 3a. De aanpak van Forum Ervarum In 2004 is begonnen met het leertraject Forum Ervarum in het innovatieprogramma WINN van DG RWS. Het leertraject is bedoeld om de professionals die in WINN actief zijn, concreet en actief te ondersteunen bij hun innovatiepraktijk. WINN’s programma manager Bert Polak duidde de ambitie van Forum Ervarum meestal kernachtig aan met ‘het professionaliseren van professionals’. In 2004 is begonnen met het inventariseren van de leerbehoeften van de beoogde deelnemers aan het leertraject alsmede met het in beeld brengen van de wijze

waarop deze leerbehoeften het beste in een leertraject vorm en inhoud gegeven konden worden. Op basis van deze ‘ex ante evaluatie’ zijn twee ‘try out leersessies’ georganiseerd in de vorm van masterclasses van een dagdeel. De masterclass als werkvorm werd positief beoordeeld en is daarmee de hoofdvorm in het leertraject geworden en gebleven. In 2005 is een viertal tweedaagse masterclasses georganiseerd waarin onderwerpen uit de inventarisatie aan de orde zijn gesteld. Deze serie van masterclasses is geëvalueerd door de deelnemers naar hun ervaringen met het leertraject te vragen. Deze ‘ex durante evaluatie’ is benut bij het organiseren van de het leertraject in 2006 dat opnieuw middels vier tweedaagse masterclasses, uitgevoerd is. Na afloop is de uitvoering van het leertraject opnieuw geëvalueerd, ex durante evaluatie 2, als opmaat voor 2007. In het afgelopen jaar is gekozen voor een tweetal tweedagse masterclasses, aangevuld met enkele bijeenkomsten van een dagdeel in het Mobilion. Op het leertraject wordt met deze notitie teruggekeken. De concrete uitvoering van alle masterclasses is schematisch weergegeven in de bijlage; voor de leerpunten uit beide jaren wordt verwezen naar de WINN-website, onder ‘Forum Ervarum’. Gaandeweg het leertraject is door de projectleider Forum Ervarum, Krystyna Robaczewska, steeds meer nadruk gelegd op ‘innovatie als proces van co-creatie’. Innovatie vindt steeds meer plaats in een samenspel tussen overheden, marktsector en kennisinstituten; innovatie is steeds meer een zaak van het aaneensmeden van verschillende disciplines, zienswijzen en inspiratiebronnen 2. Kortom, (open) innovatie vraagt om het vermogen om ‘anders naar het vraagstuk te kijken’, om uiteenlopende gezichtspunten te verenigen en om creatief te kunnen gaan met diversiteit en verschil. Aan deze uitdaging is in 2007 gevolg gegeven door in 2 tweedaagse masterclasses aandacht te geven aan het begrip ‘open innovatie’ en ‘anders kijken naar en anders beleven van water’. Terugkijkend mag gesteld worden dat het leertraject Forum Ervarum zich tot dusver bewezen heeft als reflectiemogelijkheid, inspiratiebron én verbindingsmechanisme voor de deelnemende WINN-professionals. Dit blijkt ook uit de onderbeschreven effecten van het leertraject. 3b. Effecten van het leertraject Zoals het bovenstaande schema laat zien is het leertraject tijdens de uitvoering ervan (in 2005 en 2006) geëvalueerd. In diepte-interviews met de deelnemende professionals is nagegaan wat volgens hen de effecten van het leertraject zijn geweest. De interviews zijn voornamelijk gericht geweest op de professionaliseringsfunctie van het leertraject. Maar ook de kennisoverdrachtsfunctie is aan de orde geweest, zij het minder uitgebreid. De evaluatie van de professionaliseringsfunctie van Forum Ervarum draait om de vraag in hoeverre het leertraject erin slaagt de WINN-professionals te ondersteunen bij het vormgeven van hun innovatiepraktijk? Echter, in de reflectie door de deelnemers op de beoogde effecten van het leertraject zijn door hen ook additionele effecten genoemd die door het leertraject bereikt zouden moeten worden. Het gaat om effecten op: 1. de samenwerking en communicatie tussen de deelnemende professionals; 2

Zie bijvoorbeeld Open Innovation (Chesborough, 2003; Von Hippel, 1989).


2. de aansturing en interne organisatie van het programma; 3. de inhoudelijke koers van het programma. In het onderstaande worden de positieve, neutrale en ‘negatieve’ effecten van het leertraject behandeld. De drie typen van “additionele effecten” lopen daar herkenbaar doorheen. Het leertraject Forum Ervarum heeft positieve effecten gehad op: • De innovatie -praktijk van de individuele deelnemende professionals in de zin dat men meer extern gericht is gaan handelen. Men is gaandeweg innovatie als een minder cognitief -inhoudelijke opgave en meer als proces-organisatorische en relationele uitdaging gaan oppakken. Er is een toegenomen besef van het belang van (externe) communicatie met betrokken partijen om hen te bewegen bij te dragen aan vernieuwing en verandering. Men ziet dat zonder ondersteuning van andere (externe) partijen maatschappelijke relevante innovatie in het waterbeheer niet of nauwelijks tot stand kan komen. Daarbij is meer aandacht gegroeid voor het tot stand brengen van verbindingen met de beleidsmatige (zoals DG Water) en politiek-bestuurlijke omgeving (Staf DG en Staatssecretaris); • De professionals hebben hun inspanningen verlegd van het zelf initiëren van inhoudelijke innovaties (zelf de inhoud van de innovatie vooraf uitdenken) naar het creëren van gunstige randvoorwaarden voor innovatieinitiatieven; • Het initiëren én implementeren van een andere inhoudelijke focus van het programma als geheel. In het leertraject is de gewijzigde focus, naar meer lange termijn denken, opgekomen, besproken en in actie omgezet. Het programma van het leertraject heeft daartoe ruimte geboden door expliciet aandacht te besteden aan de strategische vraagstukken vanuit de samenleving maar ook uit de eigen organisatie (DG RWS / ministerie van V&W); • De hernieuwde aandacht voor én visie op de interne en externe context(en) van WINN. Daaruit volgt het toegenomen besef dat de interne en externe legitimiteit van het innovatieprogramma een sleutelvoorwaarde is voor het succesvol functioneren én voortbestaan. Ten aanzien van de kennisoverdrachtsfunctie zijn de volgende positieve effecten genoemd: • Tot stand brengen van een verbinding tussen de deelnemende professionals. Men heeft elkaar regelmatig bijgepraat over hun ervaringen, uitdagingen en vorderingen; • Het organiseren van een kennisuitwisselingsplatform tussen de professionals onderling én tussen hen en de ‘buitenwereld’. Het innovatieprogramma is door het leertraject ‘opengesteld’ aan ‘kennis van buiten RWS’. Er is meer aandacht voor ‘alternatieve informatiebronnen’ die niet noodzakelijk uit het waterbeheer (of aanpalende kennisvelden) afkomstig zijn; • Het leertraject is gaandeweg opengesteld voor (een beperkt aantal) deelnemers die van buiten WINN afkomstig zijn, waardoor er meer begrip én bekendheid voor het werk van WINN is gecreëerd.


Ook het uitbrengen cq. bijhouden van allerlei ‘kennisproducten’ (zie ook par. 5) die voortvloeien uit het leertraject, mag als positief effect voor de kennisoverdrachtsfunctie worden opgevat. Het leertraject Forum Ervarum heeft nauwelijks ‘zichtbare’ effecten gehad op: • De communicatie- en interactiepatronen tussen de deelnemende professionals. Deze zien discussie nog steeds als natuurlijke manier om met elkaar om te gaan en zijn niet overgegaan tot meer dialoog; • Het teamgevoel van de professionals die samen WINN vormen. Ondanks en aantal ‘teambuildingsactiviteiten’ kan nauwelijks gesproken van een coherent, samenhangend en goed functionerend team. Met uitzondering van het WINNlab, handelt men nog steeds overwegend solistisch en betrekt elkaar slechts mondjesmaat bij het uitvoeren de innovatietaken. Alleen in 2005 is slechts tijdelijk sprake geweest van frequenter en intensiever contact tussen de themaleiders maar naar verloop van enkele maanden zakt dit weer weg; • De (gewenste cq. noodzakelijke) aanpassing van de aansturing en interne organisatie van het innovatieprogramma. Ondanks dat deze onderwerpen herhaaldelijk in het leertraject aan de orde zijn geweest en er zelfs aparte sessies aan gewijd zijn – bijvoorbeeld de intervisie- en case consultatiesessies in 2005 – zijn er nauwelijks lessen getrokken voor verbetering van de aansturing en interne organisatie. Er zijn geen nieuwe rollen of rolbeschrijvingen voortgevloeid uit het leertraject. Integendeel, er is een voortdurende verwarring over rollen en rolopvattingen. De vraag wie doet wat (wanneer) en waarom, blijft in het leertraject bij voortduring de kop op steken; • De doelstellingen die de WINN-professionals voor zichzelf geformuleerd hebben. Het leertraject heeft ook enkele ‘negatieve’ effecten gehad, doordat: • het erop lijkt dat het leertraject de noodzaak bij de professionals om elkaar bij te praten en op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen, heeft verminderd of weggenomen. “We zien elkaar toch wel weer bij de masterclasses” lijkt een gevleugeld excuus te zijn om elkaar buiten het leertraject om, niet op te zoeken. De interactie tussen de professionals is ‘georganiseerd’ in het leertraject en in de kernteam vergaderingen en daar blijft het bij; • zaken met betrekking tot de aansturing, de interne organisatie en/of communicatiepatronen in het leertraject aan de orde worden gesteld, men vooral verwacht dat de Master en/of de begeleiders hiermee aan de slag gaan (’men heeft de neiging om achteruit te leunen’) in plaats van zelf een actieve rol te spelen. Deze zaken worden ook niet actief buiten het leertraject om, aan de orde gesteld (bijvoorbeeld in kernteam vergaderingen); • er gaandeweg een mechanisme is ontstaan om nieuwe onderwerpen en uitdagingen die in WINN en/of zijn interne omgeving aan de orde komen, meteen in het leertraject aan de orde te stellen. Daarmee komt de doelstelling van het leertraject onder druk te staan omdat het werd


‘overspoeld’ met additionele doelstellingen die niet direct te maken hebben met de professionaliserings- en/of kennisoverdrachtsfunctie. Kortom, de effecten van het leertraject laten een gemengd beeld zien. Het leertraject heeft aantoonbaar effect op de ontwikkeling van een individuele innovatiepraktijk door de WINN-professionals en op de inhoudelijke koers van het innovatieprogramma. Het leertraject heeft nauwelijks aantoonbaar effect op de interne samenwerking en communicatie tussen de betrokke n professionals onderling en ook niet op de intern-organisatorische ontwikkeling van het innovatieprogramma (rolverdeling en –opvatting in WINN). 4. Leerpunten over het organiseren van innovatie in de context van RWS De ex durante evaluaties van het leer traject Forum Ervarum én de evaluatie van een drietal WINN-pilots (zie de rapportage Leren & Innoveren van CvC en TNO) geven een beeld van de organisatorische en culturele belemmeringen voor innovatie binnen Rijkswaterstaat. In een notendop zijn dat de volgende: • Innovatie krijgt wel prioriteit op papier maar heeft geen eenduidige interne opdrachtgever. Wie is ‘de maecenas’, cq. interne beschermheer? • Innovatieprogramma’s worden door beleids- en beheerdiensten van DG RWS gezien als ‘externe, aparte’ clubs. • De innovatieprogramma’s zelf stellen zich door een gesloten houding ook zo op! • Spagaat tussen lange termijn denken en korte termijn doen. Daarmee begeeft innovatie zich zowel in het beleidsdomein (DGW) als in het beheerdomein (RD’en). • Markt, tenzij….-principe; Wie leert en innoveert er nu eigenlijk? Kennisopbouw door Rijkswaterstaat zelf is onmisbaar! • Kerntaken Rijkswaterstaat; hoe verhouden deze zich tot lange termijn opgaven voor het waterbeheer? • Een innoverende uitvoeringsorganisatie, zoals RWS, begeeft zich op het competentieveld van de beleidsorganisatie (denk aan DG Water). Door innovatie in de uitvoering wordt het bestaande beleid ter discussie gesteld omdat zaken anders aangepakt worden. • Parttime innoveren is moeilijk voor elke professional. Uit deze, geenszins volledige, opsomming blijkt dat innoveren vraagt om veranderingen in de organisatorische en ‘culturele’ inbedding van innovatie in DG RWS. De vraag is wat kan anders doen om innovatie van een verbeterde voedingsbodem te voorzien. In de onderstaande tabel worden enkele suggesties gedaan om innovatie op een andere manier organisatorisch en ‘cultureel’ in te bedden. Oud: • • •

Nadruk op kennis -inhoudelijke aspect van innovatie (technologie) Innovatie staat los van beleid Innovatie staat los van de staande organisatie

Nieuw: • Nadruk op organisatorische en relationele aspect van innovatie • Innovatie versterkt en vernieuwt beleid • Innovatie maakt deel uit van de staande organisatie


• • • •

Innovatie kent meerdere interne opdrachtgevers die elk hun eigen agenda hebben Innovatie kent divergerende, onverenigbare doelen Innovatie wordt gedaan door óf RWS óf door ‘de markt’ Innovatie wordt gedaan door parttimers

• •

• •

Innovatie heeft één interne opdrachtgever met één agenda Innovatie heeft een duidelijke doelstelling: óf korte termijn (beheer) óf lange termijn (beleid) Innovatie is een co-productie tussen RWS en ‘de markt’. Innoveren is een full time job.

Om deze verbetersuggesties te vertalen naar een aanpak voor het (anders) organiseren van innovatie binnen DG RWS is het raadzaam om een aantal uitgangspunten te formuleren. Deze uitgangspunten zijn dat innovatie: 1. plaatsvindt in een maatschappelijke context, 2. en daardoor in toenemende mate een proces van co-creatie wordt, 3. met verschillende competentievelden – beheer, beleid en verkenning – met bijbehorende tijdshorizon. 4. bijdraagt aan de gewenste cultuurontwikkeling binnen DG RWS en 5. zo een onderdeel vormt van de core-business van DG RWS. In onze uitgangspunten is een ‘5C-model’ voor het organiseren van innovatie te herkennen: context, co-creatie, competentievelden, cultuurontwikkeling en corebusiness. De eerste 3 C’s hebben een externe oriëntatie, de laatste twee C’s richten zich op de interne verankering van innovatie. Het 5C-model vormt de leidraad voor het vervolg van het leertraject omdat het inzichtelijk maakt welke specifieke aandachtspunten er voor leren en innoveren binnen DG RWS zijn. 5. Verdere ontwikkeling van Forum Ervarum als leertraject van WINN Voor de organisatie van het leertraject in 2008 gelden de volgende aanwijzingen die, op basis van de ervaringen met Forum Ervarum in de afgelopen drie jaren, zorg moeten dragen voor een verbeterde aansluiting op de leerbehoeften en inbedding in het innovatie-programma en de gereorganiseerde specialistiche diensten van DG RWS. Tevens fungeert het 5C-model als richtinggevend kader voor het organiseren en uitvoeren van het leertraject omdat het zo aansluiting blijft houden bij de veranderende (interne en externe) context van het innovatieprogramma en de daarbij betrokken professionals. In het onderstaande worden achtereenvolgens suggesties gedaan voor het handhaven van de sterke kanten van Forum Ervarum tot nu toe en verbeteren van de zwakkere aspecten van het leertraject. 5.1 Handhaven van de sterke kanten van het leertraject Forum Ervarum kent enkele ‘succesfactoren’. Het verdient aanbeveling om deze in een eventueel vervolg van het leertraject in 2008, zoveel mogelijk te handhaven. Het gaat om: • Het hanteren van de filosofie van ‘innovatie als co-creatie proces’. In de nieuwe constellatie van RWS, met de landelijke diensten en Deltares als belangrijkste nieuwe spelers, én de wens om innovatie (nog) beter aan te


•

•

•

•

laten sluiten bij het beleid en het beheer én tegelijkertijd de marktsector (nog) verder uit te dagen, kán innovatie alleen maar succesvol zijn als het in co-creatie wordt georganiseerd en uitgevoerd; Het in hoofdzaak uitvoeren door middel van meerdere tweedaagse bijeenkomsten per jaar. Het meest ideale lijkt een drietal tweedaagse bijeenkomsten te zijn, waarvan er 2 vóór de zomerperiode (bijv. half maart en begin juni) en 1 ná de zomerperiode (bijv. eind september) plaatsvinden. De periode vanaf half oktober tot aan de jaarwisseling blijkt moeilijk te liggen vanwege de verhoogde werkdruk die een gevolg is van de (administratieve) afsluiting van projecten en pilots; Het volgen van de inhoudelijke koers van het programma. WINN kent in 2008 drie nieuwe inhoudelijke thema’s die uit de Wateruitdagingen volgen. Voor elk van deze thema’s kan een deel van de masterclasses gereserveerd worden om alle deelnemende professionals deelgenoot te maken van de gewijzigde inhoudelijke koers. Ook worden zo nieuwe ideeën opgedaan voor het (inhoudelijk) organiseren van het betreffende thema. De betreffende masterclass wordt voorbereid en georganiseerd samen met de betreffende themaleider (en in overleg met de relevante pilottrekkers). Voor de meer ondersteunende thema’s, Platform en Forum Ervarum, zou ook een deel van het leertraject bestemd kunnen worden maar het is nog niet duidelijk of deze nog in 2008 doorgang zullen vinden; Het betrekken externe deskundigen (Masters). Het ‘voor de klas halen’ van een externe deskundige blijkt een succesnummer te zijn. De interactie tussen de WINN-professionals en de externe deskundigen kan verder aangescherpt worden door de rollen soms ook om te draaien. In plaats van een presentatie van de externe aan de WINN-ers, kan er ook voor gekozen worden om WINN-ers een presentatie te laten geven aan één (of meer) externe deskundige(n) als een methode om te reflecteren op de activiteiten die in WINN plaatsvinden; Het organiseren op een externe locatie voor de Masterclasses. De Masterclasses blijven plaatsvinden in externe (conferentie) accommodaties, zodat de deelnemers ook echt ‘uit de werkomgeving weg’ zijn 3. Het is raadzaam om één van de Masterclasses te voorzien van een externe excursie (bijv. in juni) om ook op een fysieke manier inspiratie op te doen.

5.2 Verbeteren van de zwakkere kanten van het leertraject Forum Ervarum kent ook enkele punten die voor verb etering vatbaar zijn. In het vervolg van het leertraject zou aandacht moeten zijn voor: • Het verbeteren van de aansluiting van het leertraject op de (formele) kernteam vergaderingen van WINN. De Masterclasses blijken lessen op te leveren over de wijze waarop de organisatie van het WINN-programma verbeterd kan worden. Tevens levert het leertraject nieuwe inzichten op over de wijze waarop de WINN-professionals met elkaar (zouden) moeten samenwerken en over hoe men met elkaar zou kunnen communiceren. Deze lessen worden slechts mondjesmaat in de kernteam vergaderingen 3

In dat opzicht verdient het ook aanbeveling dat de deelnemers hun black berries en mobiele telefoons zouden uitschakelen maar dat lijkt niet echt haalbaar te zijn.


•

•

•

•

aan de orde gesteld, laat staan dat er besluiten over genomen worden. En dat terwijl wel steeds geconstateerd wordt dat ‘men iets met de lessen uit de Masterclasses zou moeten’ omdat men gezien heef t dat het ook anders kan (via de externe deskundige) of omdat men tot het inzicht komt dat ‘er iets veranderd moet worden’. De terugkoppeling van de lessen uit het leertraject wordt een vast agendapunt op de kernteam vergaderingen. Dit agendapunt wordt verzorgd door de themaleider Forum Ervarum; Het deelnemen door zoveel mogelijk WINN-ers in verschillende functionele rollen. Door verbeteren van de deelname van zoveel mogelijk rollen binnen WINN kan de onderlinge kennisuitwisseling, begripsvorming én communicatie versterkt worden. Het verdient aanbeveling om ook de rollen bij het leertraject te betrekken die niet meteen voor de hand liggen, zoals het bestuur en de interne ‘beschermheren’ (DG en plv. DG) maar ook Waterdienst-medewerkers die als intern klankbord gaan fungeren voor WINN-projecten. Tevens moet de deelname georganiseerd voor de Deltares-medewerkers die voor WINN projecten gaan uitvoeren. Deltares -medewerkers die op dat moment voor WINN actief zijn worden voor de Masterclass uitgenodigd voor het onderwerp waaraan zij een bijdrage leveren; Het voorkomen van teveel ‘additionele doelen’ in het leertraject. ‘De professionalisering van de professional’ en de kennisoverdrachtsfunctie moeten de centrale doelstellingen blijven. Meer perifere doelen, bijvoorbeeld de organisatie-ontwikkeling en/of inhoudelijke vernieuwing van het innovatieprogramma, zijn legitiem maar mogen de centrale doelstellingen van het leertraject niet gaan overvleugelen. Dat geldt in versterkte mate voor zuiver opportunistische doelen die weinig met de professionalisering van professionals, organisatie-ontwikkeling en/of de inhoudelijke koers van het programma van doen hebben, zoals ‘het bedienen van Ruimte voor de Rivier’ of ‘het samenwerken met WnT’; Het voorkomen van ‘additionele aansturing’ van het leertraject. Er blijft één aanspreekpunt (de themaleider Forum Ervarum) eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van het leertraject. Het stellen van teveel additionele doelen vertroebelt de sturing van het leertraject doordat zich teveel personen van binnen en buiten WINN zich met de inhoud én vormgeving gaan bemoeien. Daarmee komen de oorspronkelijke doelstellingen van het leertraject in het gedrang; Het versterken van de kennisoverdrachtsfunctie van Forum Ervarum (zie hieronder in een aparte paragraaf).

5.3 Versterken van de kennisoverdrachtsfunctie van het leertraject In navolging van de centrale vraagstelling zou het leertraject twee functies moeten hebben: het ondersteunen van individuele professionals en het overdragen van (nieuwe) kennis en ervaringen inzake het organiseren van innovatie. Naast de beoogde versterking van de innovatie-competenties van de deelnemende professionals, heeft het leertraject ook een functie in de kennisverwerving en – overdracht ten behoeve van het innovatieprogramma WINN alsmede voor de gehele RWS-organisatie. WINN (en zijn medewerkers) haalt verschillende typen kennis van buiten naar binnen en zou deze kennis over moeten dragen naar andere


organisatie-onderdelen en medewerkers van RWS. Deze kenn isoverdrachtsfunctie van het leertraject moet verder ontwikkeld worden. Deze constatering kan niet zonder de waarschuwing dit niet ten koste te laten gaan van de professionaliserinsgfunctie. Innovatie staat of valt bij de inzet van competente professionals. Forum Ervarum heeft aangetoond de competenties van de betrokken professionals te versterken door sterk ‘mensgericht’ te zijn. De mensgerichtheid van het leertraject kan nooit vervangen worden door een versterkte kennisoverdrachtsfunctie van het leertraject; kennis heeft pas betekenis als deze wordt toegepast door professionals die de waarde ervan kunnen inschatten. Kennisverwerving en –overdracht kan gerelateerd worden aan het begrip ‘boundary spanning’. Met boundary spanning wordt bedoeld het overdragen van kennis (knowledge transfer) over ‘grenzen heen’ (van persoon naar persoon, van team naar team en van organisatie naar organisatie). Boundary spanning gebeurt door personen die daarvoor veelal boundary spanning objects (kennisproducten) voor kunnen benutten, zoals intranet, werkinstructies, boeken, websites en handreikingen. Tevens kan doelbewust ‘een proces’ gecreëerd worden waarin boundary spanning objects en boundary spanners (mensen) samenkomen in poging ‘iets voor elkaar te krijgen’. Met processen wordt bedoeld een georganiseerde of spontane aanleiding om kennisverwerving en-overdracht tussen personen (gedeeltelijk) te baseren op ‘kennis-inhoudelijke objecten’; denk daarbij bijvoorbeeld aan pilot projecten. Voor een geïntegreerde benadering van kennisverwerving en –overdracht moeten de componenten ‘kennisinhoudelijke objecten’, kennisoverdragende personen en processen in samenhang ontwikkeld en geactiveerd worden. Dat wordt in het onderstaande iets verder uitgewerkt. In het leertraject zijn verschillende ‘boundary spanning objects’ gemaakt, denk bijvoorbeeld aan de WINN-website waar de verslagen, presentaties en leerpunten van de masterclasses zijn vastgelegd. Ook heeft Forum Ervarum geïnspireerd tot het opstellen van de Handreiking Leren Innoveren die later ook in een masterclass besproken is. Een laatste voorbeeld is de publicatie Leren & Innoveren waarin drie WINN-pilots zijn beschreven en besproken vanuit verschillende perspectieven. De evaluaties laten zien dat de WINN-professionals fungeren als kennisoverdragers (boundary spanners) naar elkaar maar zeker ook naar hun collega’s binnen de verschillende onderdelen van de RWS-organisatie. De WINNers dragen hun kennis en inspiratie actief over naar niet WINN collega’s door gebruik te maken van de kennis en ervaringen die zij in de masterclasses hebben opgedaan. Maar ook het delen van de kennis en ervaringen die met de innovatiewerkzaamheden opgedaan zijn, maken dat de WINN-professionals bij uitstek kunnen fungeren als ‘boundary spanners’. En misschien zouden zij dat meer actief en doelbewust moeten gaan doen door zelf als Masters te gaan optreden bij de nieuwe landeljke diensten van RWS alsmede bij de regionale diensten en bijvoorbeeld DGW. Zo wordt de leerfunctie binnen WINN verder opgeschaald en mag WINN zich met recht een platform voor innovatie binnen RWS noemen. De functie ‘kennisverwerving en –overdracht kan met name aan de overdrachtskant verder versterkt worden. Nu worden de lessen uit de masterclasses wel steeds teruggekoppeld via de WINN-website maar met die lessen wordt


vervolgens nauwelijks iets gedaan in het formele werkprocessen, bijvoorbeeld in de kernteam vergadering of bij het opzetten van innovatiepilots. Kennisinhoudelijke objecten – bijvoorbeeld de Handreiking Leren Innoveren – worden niet of nauwelijks (zichtbaar) benut om innovatieprojecten te onderbouwen en te structureren. Het verdient aanbeveling om de functie van het leertraject in de kennisverwerving en –overdracht verder te verkennen. De aanbodzijde van ‘kennisinhoudelijke objecten’ verdient verbeterd te worden omdat er te weinig wordt gedaan met de beschikbare informatie uit de masterclasses en de kennisobjecten die daaruit voortvloeien. Wellicht kan een interactieve website met een ‘publiek deel’ voor alle externe belangstellenden en een ‘privaat deel’ voor de deelnemende professionals een eerste stap zijn. Het ‘private deel’ fungeert zo als ‘virtuele projectruimte’ voor ontsluiten van (nieuwe) informatie tussen de WINNprofessionals. Elk WINN-thema (dus ook Forum Ervarum) zou een deel van deze ‘virtuele projectruimte’ kunnen bijhouden zodat gelijktijdig aan een actueel kennisbestand wordt gewerkt. Deze ‘virtuele projectruimte’ kan bijvoorbeeld ingericht worden naar de drie nieuwe WINN-thema’s. Elke betrokken professionals kan hierop documenten uploaden (gespreksverslagen, presentaties, achtergrondrapprotages, etc). die zo meteen ontsloten worden voor degenen die hier toegang toe hebben. Een andere mogelijkheid is dat het leertraject een ‘externe component’ krijgt in de vorm van ‘masterclasses’ die door WINN-ers worden verzorgd ten behoeve van de collega’s die niet direct bij innovatie betrokken zijn, zoals bij de vier nieuwe landelijke diensten en de regionale directies. Dit type van kennisoverdracht vindt nu ook al plaats, zij het niet gestructureerd, door WINN-ers die op (innovatie) congressen en symposia vertellen over hun innovatiepilots. Dit kan echter verder versterkt worden door een pro-actief leerprogramma waarin WINN-ers hun collega’s bijpraten over hun vorderingen én w orstelingen.


Datum 9 november 2007 Onze referentie

6. Bijlagen Leertraject in 2005 Datum 1 februari

2 februari

31 mei

1 juni

20 september

21 september

8 november

9 november

Ochtend Ir. Henk Stoelhorst – RWS Adviesdienst Verkeer en Vervoer/ Wegen naar de Toekomst: Innoveren binnen Rijkswaterstaat – ervaringen van de WnT -pilot Route 26. Dr. Roel Slootweg - Slootweg en Van Schooten Advies voor Natuur en Leefomgeving: Van buiten naar binnen werken – case Overdiepse Polder. Prof. dr. Hans Hellendoorn Siemens Nederland/TU Delft: Doorwerking en implementatie van innovaties - “Innovatie als overlevingsstrategie”. Ir. Frank Ploegmakers Irmato/Philips: Het organiseren van innovatief werken - “Veranderen gaat altijd over Mens, Techniek en Organisatie en leidt tot een Product, Dienst of Proces”. Mw. Dr. Fietje Vaas - TNO Kwaliteit van Leven: Rollen en verantwoordelijkheden in (project)teams - “Succes vereist balans tussen technologie, arbeid en organisatie. Teamgericht werken kan daarbij ondersteunen”. Mw. drs. Marbeth Bierman Beukema toe Water - VVD -senator: Motivatie- en krachtenveld analyse in politiek-bestuurlijke context. Ing. Toon Gerbrands - directeur AZ: Resultaatgericht werken in teams Drs. Rob van Gijzel – Politea: Effectief functioneren in politiek bestuurlijke context

Blad 13/13

Middag Intervisie en case consultatie in twee groepen: programmamanagement / WINNlab en themaleiders

Intervisie en case consultatie in twee groepen: programmamanagement / WINNlab en themaleiders Intervisie en case consultatie in twee groepen: programmamanagement / WINNlab en themaleiders Intervisie en case consultatie in twee groepen: programmamanagement / WINNlab en themaleiders

Oefening: bedenken nieuwe rolopvattingen binnen WINN; wie moet wat doen?

Oefening: voorbereiding gesprek met de DG RWS (op 18 oktober a.s.). Oefening: hoe houd je contact met de interne leiding van je organisatie? Hoe houd je elkaar aan afspraken? Oefening: het sturen van de interne en externe legitimatie van innovatie.


Leertraject in 2006 Datum 14 februari

15 februari

25 april

26 april

31 oktober

1 november

14 november

15 november

Ochtend Drs. Arko van Brakel (Nieuwe Helden): Ondersteuning desk study – Innovatie in de communicatiemaatschappij ... Nieuw spel? Of alleen nieuwe regels? Prof. dr. Paul Frissen (UvT / NSOB / RMO): Ondersteuning desk study – ontwikkelingen in samenleving en bestuur. Dr. Ir. Ruud Smeulders (Rabobank NL): Ondersteuning desk study – “In de toekomst kijken: over trends, scenario’s en R&D bij de Rabobank”. Drs. Aukje van Roessel (Groene Amsterdammer): “Kijken, luisteren, voelen - Wat speelt er eigenlijk?” Ir. Alan Hoekstra (Bouwdienst /WINN): WINN-pilot Terpen van Baggerspecie.

Middag Oefening: identificatie lange termijn trends (obv 1e concept desk study WINN).

Oefening: omzetten lange termijn trends naar globale scenario’s voor het waterbeheer. Oefening: nadere uitwerking scenario’s.

Oefening: omgaan met maatschappelijke gevoeligheid in (pers-) communicatie. Mw. Ing. Lizette Koekkoek (min. LNV – DLG-zuid): pilot Zuiderklip in het Interreg IIIbproject FRaME. Ir. Ronald Roosjen (RIZA/WINN): Prof. dr. Toine Smits (Radboud WINN-pilot IJsselmeer zoekt Universiteit Nijmegen): pilot in verdieping. het Interreg IIIb-project Freude am Fluss. Ir. Wim Leendertse (RWS Staf DG / Mw. Dr. ir. Elisabeth Ruijgrok Markt & Inkoop): “Rijkswaterstaat wil (Witteveen+Bos): “Sociaalde marktkennis beter benutten. Hoe economische aspecten van doe je dat?” innovatie-projecten”. Ir. Jeroen van Erp (Fabrique): creatieve sessie voor projectideeën voor de PKB Ruimt e voor de Rivier; samen met WnT.

Blad 14/14


Leertraject in 2007 Datum 25 april

26 april

19 september

20 september

Ochtend Prof. dr. André Doree en Ir. Jasper Caerteling – Tu Twente: open innovatie in de publieke sector. Drs. ing. Henk Werksma – H2Ruimte: Gebiedsontwikkeling en Innovatie Drs. Frank van Empel en mw. drs. Caro Sicking – WoordWerk: verhalen vertellen als methode voor (open) innovatie Ir. Lodewijk van Nieuwenhuijze – H+N+S: het landschappelijk ontwerp als methode voor (open) innovatie

Middag Oefening: toepassen van het concept open innovatie in WINNprojecten Drs. Aalt Aalten: aikido oefeningen Oefening: elkaar verhalen vertellen om verbinding te leggen. Excursie naar MuZIEum. Oefening: maken van een ontwerp voor de Oosterhoutse Waarden. Excursie naar de Oosterhoutse Waarden olv. Han Berg en Berty Weernink (gem. Nijmegen).

Blad 15/15

Onderwerp Rapportage drie jaar leertraject Forum Ervarum : terugblik en verdere ontwikkeling

Recommend Documents