Ondersteunend systeem voor de BBC in Oss. Inrichtingsplan Navigus

Ondersteunend systeem voor de BBC in Oss Inrichtingsplan Navigus

Versie: 1.0 20 september 2006

Page 1of 32

Inrichtingsplan Navigus

Inhoudsopgave 1

Inleiding ......................................................................................................................................................................................................................................4 1.1 Aanleiding...................................................................................................................................................................................................................4 1.1.1 Aanleiding verbeteringen planning & control proces ................................................................................................4 1.1.2 Knelpunten planning & control........................................................................................................................................................4

2

3

1.2

Verbetertraject .......................................................................................................................................................................................................4

1.3

Fasering inrichting Navigus...................................................................................................................................................................... 6

1.4

Aandachstpunten / projectrisico s...................................................................................................................................................... 6

Planning & Control bij de gemeente Oss: BBC ...................................................................................................................................7 2.1

Besturingsfilosofie..............................................................................................................................................................................................7

2.2

Planning & control proces ..........................................................................................................................................................................7

Functionele wensen en eisen .............................................................................................................................................................................. 9 3.1 Afdelingsplannen................................................................................................................................................................................................ 9 3.1.1 Vastleggen basisgegevens............................................................................................................................................................... 9 Productstructuur......................................................................................................................................................................................................... 9 Organisatiestructuur............................................................................................................................................................................................... 9 Budgetverantwoordelijke ..................................................................................................................................................................................10 Verbeterinitiatieven ................................................................................................................................................................................................10 Prestatie indicatoren .............................................................................................................................................................................................. 11 Tijdsdimensie(s)........................................................................................................................................................................................................ 12 Grootboek........................................................................................................................................................................................................................ 12 Omschrijving en doelstelling per afdeling / product................................................................................................................ 13 Afdeling Product matrix................................................................................................................................................................................. 13 Functies............................................................................................................................................................................................................................. 14 Opleidingen.................................................................................................................................................................................................................... 14 3.1.2 Invoer afdelingsplanning..................................................................................................................................................................... 15 Kwalitatief ........................................................................................................................................................................................................................ 15 Prestaties......................................................................................................................................................................................................................... 17 Geld.......................................................................................................................................................................................................................................18 Uren.......................................................................................................................................................................................................................................19 Formatie & Bezetting............................................................................................................................................................................................19 Opleidingen...................................................................................................................................................................................................................20 Inzetbaarheid ............................................................................................................................................................................................................... 21 3.1.3 Confrontatiefunctionaliteit.................................................................................................................................................................. 21 3.1.4 Invoer projectenbegroting.................................................................................................................................................................. 21 3.1.5 Urenmarkt ......................................................................................................................................................................................................... 21 3.1.6 Afdrukken jaarplannen.......................................................................................................................................................................... 21 3.1.7 Autorisatie........................................................................................................................................................................................................ 22 3.1.8 Versiebeheer.................................................................................................................................................................................................22 3.1.9 Statusbeheer.................................................................................................................................................................................................22 3.2 Inlezen van gegevens ................................................................................................................................................................................. 22 3.2.1 Koppelingen met brongegevens................................................................................................................................................ 22 3.2.2 Handmatige invoer .................................................................................................................................................................................. 22 3.3 Stuurinformatie................................................................................................................................................................................................... 22 3.3.1 Scorecards en cockpits....................................................................................................................................................................... 22 3.3.2 Afdelingsrapportage............................................................................................................................................................................... 22 3.4 Analyse...................................................................................................................................................................................................................... 22 3.4.1 Analysemogelijkheden / ad hoc rapportage ................................................................................................................... 22 3.5

Verantwoordingsrapportage..................................................................................................................................................................23

Page 2 of 32


3.5.1 Bijstellen en toelichten.........................................................................................................................................................................23 Prognosticeren ..........................................................................................................................................................................................................23 Toelichten.......................................................................................................................................................................................................................23 Budgetbijstellingen ................................................................................................................................................................................................23 3.5.2 Aggregeren / oprolfunctionaliteit ................................................................................................................................................23 Tekstuele toelichtingen......................................................................................................................................................................................23 Prognose......................................................................................................................................................................................................................... 24 3.5.3 Maraps opstellen....................................................................................................................................................................................... 24 4

5

Informatiestromen..........................................................................................................................................................................................................25 4.1

Architectuur............................................................................................................................................................................................................25

4.2

Financieel ................................................................................................................................................................................................................25

4.3

Uren ..............................................................................................................................................................................................................................26

4.4

Personeel.................................................................................................................................................................................................................26

4.5

Geïntegreerd welzijn systeem (GWS)......................................................................................................................................... 27

Scope en planning Fase 2 inrichting Navigus....................................................................................................................................28 5.1 Organisatie gemeente Oss.....................................................................................................................................................................28 5.1.1 Organogram...................................................................................................................................................................................................28 5.1.2 Organisatieonderdelen betrokken bij Fase 2.................................................................................................................28 5.2 Op te leveren functionaliteit Fase 2 en verder.....................................................................................................................29 5.2.1 Functionaliteit Fase 2............................................................................................................................................................................29 5.2.2 Op te leveren functionaliteit in latere fasen.....................................................................................................................30 5.3 Planning Fase 2 ................................................................................................................................................................................................30 5.3.1 Projectorganisatie.....................................................................................................................................................................................30 5.3.2 Tijdsplanning.................................................................................................................................................................................................30 5.3.3 Inzet resources ............................................................................................................................................................................................ 31 5.4

Benodigde hard- en software................................................................................................................................................................ 31

Geraadpleegde bronnen .......................................................................................................................................................................................................32

Page 3 of 32


1 Inleiding 1.1

Aanleiding 1.1.1

Aanleiding verbeteringen planning & control proces

1.1.2

Knelpunten planning & control

Aanleiding voor het inrichten van een ondersteunend systeem: Het opstellen van de rapportages is tijdrovend Afhankelijkheid van individuen Veel verschillende formats Veel verschillende bronnen Veel excel en word heen en weer gekopieer Verschillende versies op verschillende niveaus Begroting en realisatie zijn lastig te vergelijken Verbeterinitiatieven stranden in schoonheid Bron: [1]

1.2

Verbetertraject

Om bovenstaande knelpunten weg te nemen wordt een verbetertraject opgestart met de volgende doelstellingen: Betere uitvoering Planning en Control-cyclus Efficienter! Minder afhankelijk! Vergroten bestuurbaarheid en meetbaarheid van de prestaties Relatie tussen inzet middelen, prestaties en effecten KSF, PI s Meer gebruikersvriendelijk 1 versie van de waarheid: Transparantie zowel in- als extern Tijdig, juist, eenduidig Bron: [1]

Page 4of 32


Het verbetertraject zal zich richten op verschillende gebieden. In onderstaand figuur staan 5 onderwerpen waarop (parallel) zal worden ingezet.

Waar staat Oss NIVEAU 1 “Registratie”

en is dit in evenwicht

NIVEAU 2 “Verslaglegging”

NIVEAU 3 “Prestatiemeting”

NIVEAU 4 “Prestatiemanagement”

Besturing

- Focus Informatie Voorziening op draaiend houden van de operatie

- Gericht op kernactiviteit of financiën - (Externe) verantwoording

- Besturingsconcepten als INK, BSC, KSF, PI’s, ... - Interne sturing

- Focus op executie strategie - Integrale Planning & Control

Organisatie

- Geen ‘awareness’ - Afhankelijkheid van individuen

- Individuele initiatieven - Eerste formalisering informatie voorziening

- Sponsorship vanuit top - Projectbasis - Competence Centers

- Eigendom bij top - Management / Controlling en ICT betrokken

Gebruik

- Gebruik maken van beschikbare meegeleverde (standaard) rapportages

- Handmatig verzamelen - “Lijstjes”

- Beperkt gebruik BI functionaliteit - Informatie aanbod dominant

- Geïntegreerde BI functionaliteit - Informatie vraag is dominant

Architectuur

- Geen BI-producten - Veel Excel gebruik

- Excel uitgenut (draaitabellen) - BI -prototyping

- Organisatie onderdelen of informatiedeelgebieden - DWH / BI oplossingen

- DWH / BI strategisch ingezet - Organisatiebrede inzet

Operatie

- Primaire processen gedeeltelijk geautomatiseerd

- ERP aanwezig voor primair proces ondersteuning

- ERP geoptimaliseerd - Hiaatanalyses en data opschoning

- Integratie van procesregistratie en MI-voorziening

Bron: [1] Eén van de aspecten om de genoemde doelstellingen te bereiken is het aspect Architectuur. Om op dit aspect te verbeteren wordt een ondersteunend systeem ingezet. In hoofdlijnen zal dit ondersteunend systeem de volgende functionaliteit bieden: Instrument ter ondersteuning van besturing en verantwoording voor directie en alle managementniveaus Ondersteuning van het rapportageproces: standaardrapportages Adhoc rapportages ScoreCards / Cockpits / Dashboards Budgetteren van uren, geld en prestaties Bron: [1] Door Navigus B.V. is een Planning & Control instrument ontwikkeld voor beleids- en uitvoeringsverantwoording onder de naam Navigus. Het Navigus Branchemodel Gemeenten is speciaal ontwikkeld voor zowel generieke als specifieke management informatie bij gemeenten. Navigus zou als ondersteunend systeem voor de BBC van Oss kunnen functioneren. Om deze oplossing te toetsen is een afspraak gemaakt tussen gemeente Oss en Navigus BV om deze software voor een vooraf beschreven onderdeel van gemeente Oss te implementeren, waarna een definitief besluit genomen kan worden om tot verwerving van Navigus over te gaan. Het nu voorliggende document ( inrichtingsplan) is het resultaat van de eerste fase in dit traject en heeft tot doel de gewenste functionaliteit en de scope van de eerste implementatie te beschrijven.. Aan de hand van dit inrichtingsplan zal gezamenlijk een go/nogo worden gegeven aan het ontwikkelen implementatietraject.

Page 5 of 32


1.3

Fasering inrichting Navigus

Fase 1

Op te leveren Inrichtingsplan

2

Standaard applicatie

3

Instructie van de applicatiebeheerder

4

Applicatiebeheer en training gebruikers

1.4

Wanneer 2e helft juli

Besluitvorming Akkoord begin augustus 1 augustus eind Acceptatietest eind oktober oktober Als afsluiting zal een instructie aan de functioneel applicatiebeheerder worden gegeven die hem in staat stelt de gebruikers te kunnen opleiden Nader in te vullen in overleg met Gemeente Oss, eventueel een SLA met Navigus

Aandachstpunten / projectrisico s

Eén van de belangrijkste voorwaarden voor het slagen van het project is dat de basisadministratie op orde moet zijn dan wel moet komen. Tijdens fase 2 zal aandacht besteedt moeten worden aan verwachtingsmanagement. Hierbij zal met zowel het management als met applicatiebeheerders duidelijk afgestemd moeten worden welke eisen aan bronsystemen worden gesteld.

Page 6 of 32


2 Planning & Control bij de gemeente Oss: BBC BBC staat voor beleids- en beheerscyclus, binnen gemeente Oss de benaming voor de Planning & Control cyclus.

2.1

Besturingsfilosofie SPEERPUNTEN beleid

SPEERPUNTEN beleid

EFFECTEN

doeltreffendheid Norm Realisatie

Meer Kwalitatief

Beoogd Realisatie

SPEERPUNTEN beleid

PRESTATIES

Budget Realisatie

MIDDELEN

Meer Kwantitatief

doelmatigheid

Bron: [1]

2.2

Planning & control proces

jaar 1

begrotingsmodel

ramingen

meerjarig

activamodel

boekingen

meerjarig

kaders

financiele administratie CODA

afdelingsmodel

rapportages

één jaar begroting

vastleggen tekst en pi's

gegevens uit andere systemen

via impormptu? aangepast begrotingsmodel meerjarig

Confrontatie

Consolidatiemodel

begrotingswijzigingen

jaar 2

begrotingsmodel meerjarig

Bron: A. t Hardt

Page 7of 32


Bron: [3]

Page 8 of 32


3 Functionele wensen en eisen 3.1

Afdelingsplannen 3.1.1

Vastleggen basisgegevens Productstructuur De productstructuur zal vanuit CODA worden ingeladen in Navigus op basis van de structuren in element 2, incl. vlaggen (zie H4: informatiestroom Financieel). De productstructuur van gemeente Oss ziet er schematisch alsvolgt uit: Totaal Productstructuur

Totaal

Programma (=beleidsveld)

….

Programma

Product (=concernproduct)

Resultaatgebieden

Deelgebieden

….

Product

Activiteit (= resultaatgebied)

Subactiviteit

….

….

Kredieten

Subactiviteit

Deelkrediet

Exploitatieprojecten

Deelkrediet

….

complexen

Organisatiestructuur / Kostenplaatsstructuur De organisatiestructuur wordt afgeleid van de kostenplaatsstructuur. De kostenplaatsstructuur zal vanuit CODA worden ingeladen op basis van de structuren in element 2 (zie H4: informatiestroom Financieel). De organisatiestructuur van gemeente Oss ziet er schematisch alsvolgt uit: Totaal Gemeente Oss

Totaal

.

Diensten

Afdeling

.

Afdelingen

Teams

Dienst

.

Team

.

.

.

De organisatiestructuur wordt in Navigus als losse hierarchie, naast de kostenplaats dimensie worden vastgelegd. Aan de organisatiestructuur zullen budgetverantwoordelijken worden gekoppeld (zie hierna). De organisatiestructuur dient handmatig aangepast te kunnen worden.

Page 9 of 32


Budgetverantwoordelijke De vereiste relaties voor de producten organisatieverantwoordelijkheid worden standaard aangemaakt. Iedere gebruiker kan aan een budgethouder gekoppeld worden en iedere budgethouder is verantwoordelijk voor een aantal producten en/of organisatieonderdelen. Uitgangspunt hierbij is dat een product en/of organisatieonderdeel maar aan één budgethouder gekoppeld kan worden. Budgethouders en portefeuillehouders zullen automatisch uit de vlaggen op de CODAelementen worden gelezen (zie H4: informatiestroom Financieel)

Verbeterinitiatieven Verbeterinitiatieven zijn er in vele soorten. Bij gemeenten Oss bestaan bijvoorbeeld: Speerpunten, Ontwikkelingen, Aandachtspunten en Projecten. Om tot een generiek model te komen worden binnen Navigus twee soorten verbeterinitiatieven ondersteund: 1. Verbeterinitiatieven voor afdelingen / diensten 2. Verbeterinitiatieven voor producten (deze zijn via een budgethouder van dit product gerelateerd aan een organisatie-eenheid) Binnen deze twee soorten zijn er talloze mogelijkheden. Voor gemeente Oss zijn de volgende twee voorbeeldhierarchien voor respectievelijk afdelingsverbeterinitiatieven en productverbeterinitiatieven gegeven: Totaal Verbeterinitiatieven Af delingen

Totaal

Ontw ikkelingen

Speerpunten

Type

.

Categorie

Verbeterinitiatief

Speerpunt

.

Speerpunt

Bedrijfsvoering

Risico's

Uitvo eren risico beheersingsmaatregelen

Speerpunt

Ontw ikkeling

Innovatie

Ontw ikkeling

Project

Project

Totaal Verbeterinitiatieven Producten

Totaal

Aandachts gebieden

Type

.

Categorie

Verbete rinitiatie f (nu: voorbeeld)

Integrale w erkgeversbenadering

Projecten

.

...

...

...

...

...

...

...

...

Verbeterinitiatieven worden jaarlijks bepaald en kunnen vastgelegd worden in een apart invoerscherm in Navigus.

Page 10 of 32


Prestatie indicatoren Ook prestatie indicatoren zijn verdeeld in twee typen: 1. prestatie indicatoren voor afdelingen (PI s horende bij bijv. speerpunten of PIJCOF doelstellingen. 2. prestatie indicatoren voor producten cq activiteiten / resultaatgebieden (PI s horende bij bijv. productverbeterinitiatieven of daadwerkelijke productie-PI s uit de activiteitenstaatjes). Voor elk van deze typen is een apart informatiemodel gedefinieerd. Voor elke PI dient een meeteenheid aangegeven te kunnen worden, alsmede het brontype (indicatie of de realisatie handmatig ingevuld zal worden, of dat deze automatisch uit een bronsysteem zal worden ontsloten). Prestatie indicatoren voor afdelingen Totaal Prestatie indicatoren Afdelingen

Totaal

PIJCOF

Speerpunt

Type

Categorie

.

P

...

Subcategorie

Prestatie indicator

...

PI

PI

PI

PI

J

I

C

Inzetbaarheid

...

...

...

...

PI

PI

PI

PI

PI

O

F

Prestatie indicatoren voor producten Totaal Prestatie indicatoren Producten

Totaal

Aandachts gebieden

Categorie (nu: voorbeeld)

.

Subcategorie

Prestatie indicator

PI

Verbeter projecten

.

PI

.

Productie

.

PI

...

PI

...

PI

PI

PI

Subcategorieën kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om de productie-PI s onder te verdelen in PI s die van belang zijn voor de directeur van de dienst of alleen voor de afdelingsmanager.

Page 11 of 32


Tijdsdimensie(s) Gemeente Oss kent drie keer per jaar een rapportagemoment: 2 Maraps en een jaarrekening. Hiermee wordt het jaar dus in 3 trialen verdeeld. Deze indeling zal dan ook gebruikt worden voor de tijdsdimensie in Navigus. Alle Jaren

Totaal

2006

Jaren

Triaal 1 2006

Rapportage Frequentie

Maanden

etc....

Jan 2006

Feb 2006

Triaal 1 2006

Mrt 2006

Apr 2006

Mei 2006

Jun 2006

Triaal 1 2006

Jul 2006

Aug 2006

Sep 2006

Okt 2006

Nov 2006

Dec 2006

Grootboek De grootboek- of kostensoortstructuur zal vanuit CODA worden ingeladen in Navigus op basis van de structuren in elementen 1, 2, 3 en/of 4(zie H4: informatiestroom Financieel). De grootboekstructuur van gemeente Oss ziet er schematisch alsvolgt uit: To taal Gro o tbo ek

Totaal

Rekening

To egekende rente

rekening

rekening

...

rekening

0. Vaste act+pass

4. Lasten

8. B aten

Rubrfiek

Soort

B alans

V en W

Type

A anko pen niet duurz.

Lo o n

rekening

rekening

rekening

rekening

Page 12 of 32

rekening

1. Fin.rek

2. Tussenrek.

3. Vo o rrad en

…

771Vo o rziening

...

...

...

...

rekening

rekening

rekening

rekening

rekening

...


Omschrijving en doelstelling per afdeling / product Op diverse niveaus van de organisatiehiërarchie moet het mogelijk zijn om een omschrijving en een doelstelling te registreren. De omschrijving en doelstelling moet handmatig ingevoerd kunnen worden. De verantwoordelijke zal afgeleid worden uit Organisatie een vlag op element 2 in CODA. Het informatiemodel voor organisatie ziet er als volgt uit: Dit model zal ook voor de producthiërarchie beschikbaar worden gesteld. Omschrijving Doelstelling

Tijd

Afdeling Product matrix Afdelingen werken aan diverse concernproducten en beleidsvelden. Er dient in Navigus een informatiemodel beschikbaar te zijn waarin deze relatie wordt bijgehouden. Indien deze informatie uit een bronsysteem opgehaald kan worden, zal dat gebeuren; anders dient deze tabel handmatig bijgehouden te kunnen worden.

Organisatie

Relatie

Product

Tijd

Page 13 of 32


Functies Voor een aantal personeelsgerelateerde informatiemodellen is een functiedimensie benodigd. Deze zal worden onttrokken aan PIMS en ziet er uiteindelijk alsvolgt uit: Totaal Functie

Totaal

Functiegroep

….

Functiegroep

Functie

Functie

Functie

Functie + Niveau

Medewerker

Functie +niveau

Medewerker

Medewerker

….

Functie

Functie +niveau

Medewerker

Medewerker

Functie +niveau

Medewerker

Medewerker

In PIMS wordt de formatie / bezetting bijgehouden in de vorm van reeksen van functieniveau s. In Navigus zullen deze reeksen wel ingelezen en worden opgeteld naar functies. In de rapportage wordt in principe geen gebruik gemaakt van deze reeksen.

Opleidingen Voor het plannen en registreren van opleidingen wordt een aparte opleidingshierarchie beschikbaar gesteld. Deze kan geheel naar eigen inzicht worden vormgegeven.

Page 14 of 32


3.1.2

Invoer afdelingsplanning Kwalitatief Verbeterinitiatieven Afdelingen Verbeterinitiatieven zoals Speerpunten en ontwikkelingen worden jaarlijks opgesteld in begrotingsfase en moeten handmatig toegevoegd kunnen worden. Tijdens elke rapportageperiode moet het mogelijk zijn (naast de voortgang van prestatie indicatoren) een kwalitatieve toelichting op de verbeterinitiatieven te geven. Het informatiemodel voor verbeterinitiatieven voor afdelingen ziet er als volgt uit:

Organisatie

Zie tabel

Verbeterinitiatieven afdelingen

Tijd

De afdelingsgerelateerde verbeterinitiatieven kunnen met behulp van de hiervoor bedoelde hierarchie onderverdeeld worden naar eigen inzicht. Voor de gemeente Oss zou bijvoorbeeld eerst de tweedeling Speerpunten en Ontwikkelingen kunnen worden gemaakt, waarna Ontwikkelingen weer in drie subcategorieën verdeeld kan worden: bedrijfsvoering, risico s en innovatie. Voor alle categorieën is een aantal standaard gegevensvelden beschikbaar; niet elke categorie hoeft gebruik te maken van elk veld. Onderstaand overzicht geeft een voorbeeld van de relatie tussen categorie en gegevensveld: Velden Naam Omschrijving Startdatum plan Einddatum plan Startdatum realisatie Einddatum realisatie Uren norm Uren realisatie Uren prognose Geld norm Geld realisatie Geld prognose Toelichting

Bedrijfsvoering Ontwikkeling Effect Startdatum plan Einddatum plan Startdatum realisatie Einddatum realisatie

Risico s Risicobeheersing Te nemen acties

Innovatie Project Resultaat

Uren norm Uren realisatie Geld norm Geld realisatie Toelichting/ Afwijking

Toelichting/ Afwijking

Toelichting/ afwijking

Dit betreft alleen de verbeterinitiatieven zelf. Aan verbeteriniaitieven kunnen ook performance indicatoren gekoppeld worden (zie hiervoor Informatiemodel PI afdelingen ).

Page 15 of 32


Verbeterinitiatieven Producten Naast afdelingsgerelateerde verbeterinitiatieven bestaan ook productgerelateerde verbeterinitiatieven. Bij gemeente Oss zijn dit bijvoorbeeld aandachtsgebieden en projecten. Hiervoor is een apart informatiemodel beschikbaar dat op dezelfde wijze gebruikt kan worden als het informatiemodel voor afdelingsgerelateerde verbeterinitiatieven (zie hier direct boven). Dezelfde velden zijn ook beschikbaar in dit informatiemodel. Het enige verschil is dat bij deze verbeterinitiatieven aangegeven kan worden bij welk product of welke activiteit deze hoort.

Tijd

Zie tabel

Verbeterinitiatieven Producten

Product

Page 16 of 32


Prestaties Prestatie indicatoren zijn er in twee soorten: 1. prestatie indicatoren voor afdelingen (PI s horende bij bijv. speerpunten of PIJCOF doelstellingen. 2. prestatie indicatoren voor producten cq activiteiten / resultaatgebieden (PI s horende bij bijv. productverbeterinitiatieven of daadwerkelijke productie-PI s uit de activiteitenstaatjes). Voor elke PI geldt dat hiervoor handmatig (voor elke rapportageperiode / seizoenspatroon) een norm aangegeven moet kunnen worden. Tijdens realisatie geldt dat er naast een gerealiseerde waarde ook een kwalitatieve toelichting cq. afwijkingsreden ingevuld moet kunnen worden. Afhankelijk van het soort worden PI s per organisatieonderdeel, per product en/of per verbeterinitatief ingevoerd. De informatiemodellen voor de twee soorten zijn alsvolgt:

Organisatie

Prestatie indicatoren Afdelingen

Zie tabel

Tijd

Verbeterinitiatieven Producten

Tijd

Prestatie indicatoren Producten

Zie tabel

Verbeterinitiatieven afdelingen

Product

Informatiemodel PI afdelingen

Informatiemodel PI producten

Voor PI s zijn de volgende velden beschikbaar: Velden (1/2) Naam Omschrijving Bron Meeteenheid Optelbaarheid over tijd j/n Richting (boven / gelijk / neer) Prestatie Norm Teller Norm Noemer Norm

Velden (2/2) Prestatie Realisatie Teller Realisatie Noemer Realisatie Toelichting Prestatie Prognose Teller Prognose Noemer Prognose Toelichting

Page 17 of 32


Geld Tijdens de begrotingsronde worden lasten, baten, investeringen en voorzieningen begroot per kostenplaats per activiteit per grootboekrekening. Hierbij dient een seizoenspatroon ingevuld te kunnen worden. Daar waar mogelijk zullen ook meerjarenbegrotingen in fase 2 uit CODA ingelezen worden. Meerjarenbegrotingen opstellen wordt in deze fase nog niet ondersteund. In fase 2 zal wel ruimte gereserveerd worden voor een initiele begroting en een bijgestelde begroting; een begrotingswijzigingsvolgsysteem zal echter in een latere fase aan bod komen. De realisatie zal uit CODA worden ingelezen. Verplichtingen zullen in een volgende fase in Navigus worden opgenomen. Informatiemodel geld:

Kostenplaats

Product

Init. begroting Bijgesgt. begroting Realisatie Prognose [verplichting] Toelichting [meerjaren]

Tijd

Grootboek

Aan de hand van de standaard meetwaarden (zie middelste rondje) is een groot aantal afgeleide meetwaarden te definiëren, te denken valt aan : Cumulatieve realisatie (Som realisaties t/m geselecteerde periode) Cumulatieve verplichtingen (Som verplichtingen t/m geselecteerde periode) Beschikbaar budget (Budget (cum. realisatie + cum. verplichtingen) % Beschikbaar budget (100 * (Beschikbaar budget/Budget)) Verwacht overschot/tekort (Budget Prognose)

Page 18 of 32


Uren Tijdens de begroting moeten uren ingevuld kunnen worden per activiteit per kostenplaats en per functie.

Kostenplaats

Begroting Realisatie Prognose Toelichting

Product

Tijd

Functie

Tijdens realisatie zullen de daadwerkelijk geschreven uren automatisch uit Artemis ingelezen worden. Hierbij is de dimensie functie niet gevuld. De kostenplaatsen productdimensie waarop in Artemis uren worden geschreven zijn gelijk aan de dimensies uit CODA. Afdwingen van eenduidig gebruik van deze dimensies in zowel CODA als Artemis gebeurt op operationeel niveau. Formatie & Bezetting In PIMS worden zowel de toegestane formatie als de werkelijke bezetting geregistreerd. Deze zullen dan ook periodiek, geautomatiseerd, uit PIMS worden onttrokken (moment van onttrekken wordt bepaald door applicatiebeheerder PIMS, zodat de foto gelijk is aan andere rapportages m.b.t. bezetting). Tevens dient aangegeven te worden hoeveel uren er per organisatieonderdeel, per functie improductief en productief (productief verder onderverdeeld in indirect en direct ) worden begroot. Hiervoor kunnen per organisatieonderdeel, per functie een aantal parameters worden ingevuld: 1. 2. 3. 4.

Bruto aantal uren per FTE % improductief plan % indirect plan % direct plan

Organisatie

Op basis van deze parameters kunnen de improductieve, directe en indirecte uren worden bepaald. Tijdens realisatiefase zal steeds de werkelijke bezetting uit PIMS worden onttrokken, alsmede de geschreven (im)productieve uren uit Artemis. Het informatiemodel voor formatie & bezetting ziet er als volgt uit:

Zie tabel

Functie

Page 19 of 32

Tijd


De velden die gebruikt kunnen worden in het informatiemodel formatie & bezetting zijn: Fase Begroting

Realisatie

Velden Formatie vast Formatie tijdelijk Bruto uren per FTE plan % improductief plan % indirect plan % direct plan Bezetting vast (FTE) Bezetting tijdelijk (FTE) (Realisatie improductieve uren) (Realisatie indirecte uren) (Realisatie directe uren) Toelichting

De gerealiseerde uren zijn afkomstig uit Artemis en zijn ook opgenomen in het informatiemodel Uren. Of deze velden ook in het informatiemodel formatie & bezetting zal worden opgenomen zal tijdens fase 2 worden bepaald. De informatie zal sowiezo beschikbaar zijn. Opleidingen Geplande en genoten opleidingen worden niet in PIMS vastgelegd. Om toch het aantal opleidingen per afdeling per functie / medewerker te kunnen plannen en bijhouden is een apart informatiemodel Opleidingen beschikbaar in Navigus. Zowel plan als realisatie zal echter handmatig ingevoerd dienen te worden. Het niveau waarop opleidingen gepland worden (afdeling, team, functie(groep) of individuele medewerker) is afhankelijk van de inrichting van de dimensies Organisatie en Functie.

Organisatie

Opleiding

# opleiding plan # opleiding real Kosten plan Kosten real Toelichting

Tijd

Functie

Page 20 of 32


Inzetbaarheid Die inzetbaarheid van medewerkers cq afdelingen zal in begrotingsfase worden gepland en wordt vervolgens in realisatiefase uit PIMS ingelezen. Hiervoor is een seperaat informatiemodel beschikbaar: Of de inzetbaarheid bij de gemeente Oss ook per functie ingelezen wordt, zal tijdens de uitvoering van fase 2 worden besloten.

Organisatie

Kort, middel en lang % plan Kort, middel en lang% realis. Toelichting

Functie

3.1.3

Tijd

Confrontatiefunctionaliteit Met confrontatiefunctionaliteit wordt de mogelijkheid bedoeld om zowel top-down (programmabegroting) als bottom-up (productenraming / afdelingsbegroting) te begroten en vervolgens deze twee met elkaar te confronteren. Fase 2 zal zich alleen richten op de bottom-up begroting en zal ook niet de hiervoor bedoelde confrontatiefunctionaliteit bevatten.

3.1.4

Invoer projectenbegroting In principe worden projectgegevens niet gerekend tot de scope van fase 2. Projectgegevens die in CODA aanwezig zijn zullen wel zoveel mogelijk in fase 2 worden meegenomen.

3.1.5

Urenmarkt Voor de urenmarkt wordt voor het berekenen van het initiële saldo per kostenplaats per functie de volgende informatie gebruikt: A. Beschikbare productieve uren (Bezetting: # FTE s * % directe uren) B. Interne vraag uit activiteiten / projecten Tijdens de invoering van fase 2 zal worden bepaald of A en B op zelfde wijze zijn gedimensioneerd. Indien dit het geval is zal in fase 2 het saldo in een apart overzicht worden getoond. De functionaliteit van aanvragen en toekennen van interne uren onderling zal nog niet in fase 2 worden opgenomen.

3.1.6

Afdrukken jaarplannen Het jaarplan dient op een zelfde wijze als de MARAP met een druk op de knop afgedrukt te kunnen worden. Hierbij moet de keuzemogelijkheid worden geboden om met of zonder bijlagen af te drukken. Een voorbeeld van het jaarplan is bijgevoegd als integraal onderdeel van dit inrichtingsplan.

Page 21 of 32


3.1.7

Autorisatie Voor Navigus zullen gebruikers aangemaakt worden. Iedere gebruiker kan aan een budgethouder gekoppeld worden en iedere budgethouder is verantwoordelijk voor een aantal producten en/of organisatieonderdelen. Uitgangspunt hierbij is dat een product en/of organisatieonderdeel maar aan één budgethouder gekoppeld kan worden. Budgethouders en portefeuillehouders zullen automatisch uit de vlaggen op de CODAelementen worden gelezen (zie H4: informatiestroom Financieel).

3.1.8

Versiebeheer In fase 2 zal nog geen gebruik gemaakt worden van versiebeheer.

3.1.9

Statusbeheer In fase 2 zal nog geen gebruik gemaakt worden van statusbeheer.

3.2

Inlezen van gegevens 3.2.1

Koppelingen met brongegevens In fase 2 worden 4 bronsystemen ontsloten: - CODA (financieel) - Artemis (uren) - PIMS (personeel) - GWS (PI s werk & inkomen) In Hoofdstuk 4 staat de informatiestroom tussen deze bronsystemen en Navigus verder toegelicht.

3.2.2

Handmatige invoer Sommige PI s zullen in fase 2 - en wellicht wel nooit automatisch aan een bronsysteem worden onttrokken. De realisatie van deze PI s moeten handmatig in Navigus ingevoerd kunnen worden.

3.3

Stuurinformatie 3.3.1

Scorecards en cockpits Een online scorecard voor PI s zal als voorbeeld worden gegeven.

3.3.2

Afdelingsrapportage Drie online voorbeelden van stuurinformatie zullen beschikbaar worden gesteld: - Salariskosten t.o.v. aantal FTE s (vacaturevoordeel) - # uitkeringstrekkenden per maand - Budgetuitputting personeeelsbudgetten

3.4

Analyse 3.4.1

Analysemogelijkheden / ad hoc rapportage

Voor elk informatiemodel wordt een standaard analyse overzicht gemaakt, waarbij de dimensie selecties zich aanpassen aan de dimensiewaarden waar men als budgethouder verantwoordelijk voor is. Naast deze analyse overzichten wordt ook een adhoc overzicht aangeboden, waarin men zijn eigen selecties kan maken.

Page 22 of 32


3.5

Verantwoordingsrapportage 3.5.1

Bijstellen en toelichten Prognosticeren Tijdens realisatie moet voor alle kwantitatieve gegevens (geld, uren en prestaties) handmatig prognoses ingevoerd kunnen worden. Bij het starten van een nieuwe rapportageperiode zullen de prognosevelden eerst gevuld worden met of de begroting (eerste periode) of de prognose van vorige rapportageperiode (alle volgende periodes). Na fase 2 zal een algoritme beschikbaar gesteld worden waarbij de prognose niet gevuld wordt met de vorige prognose / begroting, maar met de realisatie t/m de periode, aangevuld met de resterende bijgestelde begroting. Toelichten Naast het invoeren van kwantitatieve prognoses dient ook een kwalitatieve toelichting ingevuld kunnen worden. Hierbij dient uitdrukkelijk naar voren te komen of een afwijking structureel of incidenteel van aard is. Budgetbijstellingen Gedurende het jaar kunnen budgetbijstellingen worden voorgesteld en dienen deze na goedkeuring te worden verwerkt in een aparte kolom bijstelling . Het proces volgt de volgende stappen: - aanvragen - goedkeuren - verwerken in Navigus - verwerken in CODA In fase 2 zal wel ruimte gereserveerd worden voor een initiele begroting en een bijgestelde begroting; een begrotingswijzigingsvolgsysteem zal echter in een latere fase aan bod komen. Tevens bestaat de wens (zie [6], punt 10.) om via Navigus de status van budgetwijzigingen te kunnen volgen. Deze functionaliteit wordt op de lijst voor de volgende fase gezet.

3.5.2

Aggregeren / oprolfunctionaliteit Alle kwantitatieve gegevens kunnen volgens de hierarchiën van de dimensies die voor deze gegevens van toepassing zijn opgeteld worden. Speciale aandacht is benodigd voor het oprollen van twee specifieke soorten informatie: tekstuele toelichtingen en prognoses. Tekstuele toelichtingen Voor het oprollen van tekstuele toelichtingen kan gekozen worden uit 3 vormen: a. Link naar onderliggende tekst (op hoger niveau niet meer te wijzigen; wijzigingen op lager niveau gaan automatisch mee naar hoger niveau). Hierbij kan gekozen worden welke tekst wel en welk tekst niet meegenomen dienen te worden naar een hoger organisatieniveau door middel van het aanvinken van de teksten. b. Kopieren van onderliggend niveau naar hoger niveau. Hierna vrij te muteren, maar geen link meer met onderliggend niveau. Hierbij kan gekozen worden welke tekst wel en welk tekst niet meegenomen dienen te worden naar een hoger organisatieniveau door middel van het aanvinken van de teksten. c. Vanaf scratch invoeren op hoger niveau. Gemeente Oss kiest voor optie 2: kopieren met de mogelijkheid om daarna aan te passen.

Page 23 of 32


Prognose Voor het aggregeren van prognoses kan gekozen worden uit twee vormen: a. Automatisch optellen lager niveau naar hoger niveau (dan ook niet meer te wijzigen op hoger niveau). Dit is de standaardvorm. b. Handmatig invullen op elk niveau (geen relatie tussen niveaus) Voor de gemeente Oss zullen beiden mogelijkheden in twee aparte velden beschikbaar worden gesteld.

3.5.3

Maraps opstellen De MARAP van de afdeling Werk & Inkomen dient, net zoals het afdelingsplan, met een druk op de knop afgedrukt te kunnen worden. Hierbij moet de keuzemogelijkheid worden geboden om met of zonder bijlagen af te drukken. Een voorbeeld van een jaarplan, inclusief realisatie is bijgevoegd als integraal onderdeel van dit inrichtingsplan. Dit rapport dient ook op dienstniveau aangemaakt te kunnen worden.

Page 24 of 32


4 Informatiestromen 4.1

Architectuur

Verantwoording

Sturing

Analyse

Invoer Module

Jaar Plan Module

Centrale Database Coda

Artemis

PIMS

GWS

etc

etc

Bron: [1]

4.2

Financieel Infomodel: Financieel

CODA

Element 1, 2, 3

kostensoorten hierarchie

Kostensoort

Element 2

kostenplaatsen hierarchie

Kostenplaats

Impromptu catalog

Organisatie Verantw oordelijken

Verantw oordelijkentabel

product hierarchie

Product

Element 4

Voorzieningen

Kostensoort of aparte dimensie?

Financiele Mutaties

Financiele mutaties

Element 2

Element 2, 3

Geld - realisatie - begroting

beginbalans nodig?

Legenda:

Brontabel

query

Dimensie

Fact table

Verplichtingen zullen in een volgende fase worden opgenomen.

Page 25 of 32


4.3

Uren Infomodel: Uren

Geschreven uren

Impromptu catalog

Artemis

Uren

Legenda:

Uren

Brontabel

Fact table

Dimensie

query

Project- en capaciteitsplanning is momenteel niet in Artemis ingevoerd, dit is in principe wel mogelijk (er lopen momenteel geen initiatieven). In Artemis zijn ook roosters (# uren per jaar) beschikbaar. Of deze in Navigus kunnen worden toegepast dient te worden besloten tijdens de uitvoering van fase 2.

4.4

Personeel Infomodellen: - Formatie & bezetting - Ziekteverzuim

PIMS

Verzuim gegevens

Bezetting per afdeling / functie plan + w erk.

Impromptu catalog

Medew erker en Functie gegevens

Functies

Functie

Verzuim

Ziekteverzuim

Vertaaltabel afdeling PIMS - kostenplaats CODA - organisatie

Formatie & Bezetting

Legenda:

Formatie & bezetting

Brontabel

query

Handmatige invoer parameters

Dimensie

Fact table

In PIMS zijn verzuimgegevens en gegevens m.b.t. de toegestane formatie en de werkelijke bezetting (FTE s) aanwezig. De afdelingen die bijgehouden worden in PIMS zijn niet gelijk aan de kostenplaatsen cq. afdelingen in CODA. Om deze toch vergelijkbaar te houden zal een vertaaltabel bijgehouden moeten worden door de applicatiebeheerder van Navigus. In deze tabel wordt bijgehouden welke CODA kostenplaats-code correspondeert met de afdeling uit PIMS.

Page 26 of 32


4.5

Geïntegreerd welzijn systeem (GWS) Infomodel: PI productie

Diverse tabellen (kennis: E Mus)

Impromptu catalog

GWS

PI's Productie Werk & Inkomen

PI's

Legenda:

Brontabel

query

Dimensie

Fact table

In deze informatiestroom wordt er van uit gegaan dat gebruikt gemaakt wordt van een impromptu catalog. Nadeel is dat deze bij elke nieuwe uitlevering van GWS (ongeveer 2x per jaar) bijgewerkt moet worden. Belangrijk is om rekening te houden met de vorderingen van het overlegstructuur tussen gemeenten en Centric waarin gewerkt wordt aan een standaard definitie en een extractieproduct. Dit product zal in fase 2 nog niet betrokken worden. Om na te gaan welke PI s van Werk & Inkomen automatisch uit GWS kunnen komen zal een lijst opgesteld worden en gemaild worden aan Erik Mus ([email protected]). Erik zal aangeven welke PI s automatisch uit GWS kunnen komen. Let op: peildatum = unieke foto!

Page 27 of 32


5 Scope en planning Fase 2 inrichting Navigus 5.1

Organisatie gemeente Oss 5.1.1

Organogram

Bron: [2]; juni 2006 Afdelingen per dienst: Dienst Publiekszaken

Gemeentebedrijven

Dienst Stadsbeleid

5.1.2

Afdeling Werk & inkomen Zorg Publiekscentrum Bouwen, wonen en milieu Handhaving Museum Jan Cunen Ingenieursbureau Beheer openbare ruimte Vastgoedbedrijf Servicecentrum Management adviescentrum Informatieve diensten Cultuur en educatie Zorg & veiligheid Stedelijke ontwikkeling Ruimtelijke ontwikkeling Strategische projecten

Organisatieonderdelen betrokken bij Fase 2

In fase 2 zal de afdeling Werk & Inkomen centraal staan. Het afdelingsplan van deze afdeling is gebruikt als basis voor het opstellen van de gewenste functionaliteit. Voor de PIJCOF-prestaties is tevens gebruik gemaakt van de verantwoordingsrapportage van het servicecentrum. Om ook een afdeling van gemeentebedrijven te betrekken, wordt ook de afdeling Museum Jan Cunen in fase 2 betrokken. De informatie die in fase 2 in Navigus wordt opgenomen is primair bedoeld voor de afdeling Werk & Inkomen. Echter, daar waar mogelijk, zal het onttrekken van informatie van bronsystemen zo breed

Page 28 of 32


mogelijk worden opgezet. Tevens zal bij het vullen van stamgegevens en structuren, daar waar mogelijk, de structuren van de gehele gemeenteorganisatie opgenomen worden.

5.2

Op te leveren functionaliteit Fase 2 en verder 5.2.1

Functionaliteit Fase 2

jaar 1

begrotingsmodel

ramingen

meerjarig

activamodel

boekingen

meerjarig

kaders

financiele administratie CODA

afdelingsmodel

rapportages

één jaar begroting

vastleggen tekst en pi's

gegevens uit andere systemen

via impormptu? aangepast begrotingsmodel meerjarig

Confrontatie

Consolidatiemodel

begrotingswijzigingen

jaar 2

begrotingsmodel meerjarig

Fase 2 bevat een afdelingsbegroting en een afdelingsrapportage, gebaseerd op de éénjarige begroting en gegevens uit 4 bronsystemen. Tevens is het mogelijk om de gegevens te consolideren via de in Navigus opgenomen hiërarchieën (o.a. organisatie en product). De specifieke op te leveren functionaliteit in fase 2 voor de afdelingsbegroting en afdelingsrapportage staat beschreven in Hoofdstuk 3. De koppeling met de 4 bronsystemen staat in grote lijnen beschreven in Hoofdstuk 4. Het invullen van de details van deze koppelingen is onderdeel van fase 2 zelf.

Page 29 of 32


5.2.2

Op te leveren functionaliteit in latere fasen Op te leveren functionaliteit latere fasen: - meerjarenraming - activamodule - project control - projectgegevens die niet uit CODA komen (zie [6]) - confrontatiefunctionaliteit - productenboek - budgetwijzigingsvolgsysteem - versiebeheer en statusbeheer van handmatig ingevoerde begrotingscijfers

5.3

Planning Fase 2 5.3.1

5.3.2

Projectorganisatie Projecteigenaar/opdrachtgever

: André t Hardt

Projectteam: Projectleider Projectteamlid Publiekszaken Projectteamlid Bedrijven Projectteamlid ICT Projectteamlid Navigus Projectteamlid Navigus

: Arno Verstegen : Mari van de Pas : Wim van Loon (Marjolein van Scheppingen) : Fred Wiegel : Peter Kalk : Lando Markhorst

Experts: Management W&I GWS CODA Artemis PIMS

: Cees Magielse : Erik Mus : Casper Bast : Paul Strik : Hans de Bruin

Tijdsplanning maand-> wk ->

Activiteit Opstellen datastructuur (views tbv olap) obv functioneel ontwerp Opstellen globaal technisch ontwerp Gesprekken met applicatie beheerders Opstellen definitief technische ontwerp Afstemmen ICT omgeving Bouwen laadproces vanuit bronsystemen - CODA - ARTEMIS - PIMS - GWS Afstemmen met applicatie beheerders Voorbereiden OLAP Bouwen handmatige invoer Fasering nog in te vullen a.d.h.v. def. TO Views beschikbaar / gevuld voor OLAP Fasering nog in te vullen a.d.h.v. def. TO Bouwen OLAP - Kubussen - Marap - Dienst rapp - Schermen Evaluatie - Data structuur - Marap / Dienst rapp - Schermen - Invoermodule - Overig Projectteamoverleg

Navigus / Oss Navigus Navigus Navigus Oss

Resource Adri Melle Melle / Adri / Peter Appl. Beheerders

Navigus Oss

André / Luc ICT-A

Navigus Navigus Navigus Navigus Oss Navigus

Appl. Beheerders Adri

sept. 38 39

40

oktober 41 42 43

44

nov. 45 46

Navigus Navigus Navigus Navigus Navigus Navigus

Adri Adri Adri Adri

Appl. Beh. Oss + Navigus Test team Oss + ond.Navigus Test team Oss + ond.Navigus Test team Oss + ond.Navigus Test team Oss + ond.Navigus Projectteam

Page 30 of 32


5.3.3

Inzet resources In § 5.3.2 wordt een overzicht gegeven van de in te zetten resources van gemeente Oss en van Navigus. De benodigde resources vanuit gemeente Oss in fase 2 zijn: Projectteam (1x per 2 weken 2 uur bijeenkomen om voortgang te bespreken, risico s te bepalen en daar waar nodig bij te sturen) Applicatiebeheerders van CODA, Artemis, PIMS en GWS. In wk 39 en 40 zullen gesprekken tussen de applicatiebeheerders en de ontwikkelaars van Navigus ingepland worden. Deze gesprekken zullen 1-2 uur duren. Daarna (wk 39 t/m 43) zullen de ontwikkelaars van Navigus zo nu en dan een beroep doen op de kennis van de applicatiebeheerders, o.a. voor het evalueren van de geextraheerde datastructuren. De hiervoor benodigde tijd zal in overleg worden vastgesteld. ICT-A zal worden geconsulteerd over de wijze waarop Navigus binnen de architectuur van de gemeente ingepast kan worden. Tevens zal ICT-A betrokken zijn bij de gesprekken met Oracle omtrent de licentiestructuur. Benodigde inzet is sterk afhankelijk van de wijze waarop Navigus in de gemeente-architectuur wordt ingepast. Het Test-team of evaluatieteam van Oss zal nog moeten worden samengesteld. Met name in wk 44 en 45 zal een aantal dagdelen beroep op deze personen worden gedaan.

5.4

Benodigde hard- en software

Mogelijkheden hieromtrent worden nog besproken tussen Gemeente Oss, Oracle en Navigus.

Page 31 of 32


Geraadpleegde bronnen [1] [2] [3] [4] [5] [6]

Powerpoint navigus voor de BBC in oss .ppt opgesteld door André t Hardt, mei 2006 www.oss.nl Aanpassing Beleids- en Beheerscyclus ; memo aan de gemeenteraad volgnr 123 van 24-112005 door A. t Hardt. Beschikbaar via [2] Afdelingsplan 2006 van de afdeling Werk en Inkomen, Dienst publiekszaken gemeente Oss Verantwoordingsrapportage 2e kwartaal 2006, Servicecentrum gemeente Oss Interne memo Functionele wensen Navigus , W. van Loon, 27 juni 2006

Page 32 of 32


Ondersteunend systeem voor de BBC in Oss. Inrichtingsplan Navigus

Recommend Documents