Opstarten BBC in de praktijk GEMEENTE OOSTROZEBEKE Klantendag 17 mei en 19 mei 2011 Siegfried Masschaele Gemeenteontvanger West-Vlaanderen www.oostrozebeke.be
Inhoudstabel • • • •
Algemeenheden - randvoorwaarden Stappenplan Stand van zaken Conclusie
2
Algemeen - randvoorwaarden • BBC is meer dan het financiële alleen! • Geen verhaal van de secretaris, financieel beheerder en schepen van financiën maar vergt… – Integrale aanpak – Projectaanpak – Bezint eer ge begint
3
Integrale aanpak • Medewerking intern nodig van: – – – –
Het beleid: CBS en GR: fiat, beleidskeuzes Managementteam: engagement, intern klankbord Diensthoofden: overtuigen hun personeel Leden financiële dienst: motivatie, zeer omvangrijk project, communicatie, nieuw terminologie – Financieel beheerder: projectleider: pioniersbloed, gedrevenheid, trekker
• Alle neuzen in dezelfde richting
4
Integrale aanpak • Externe ondersteuning – Softwarehuis: helpdesk, opleidingen – BBC-cel Agentschap binnenlands bestuur • Opleidingen • helpdesk
– Collega-pilootbesturen: je zit in hetzelfde situatie
• Ieder heeft zijn rol • OCMW – samen denken en werken 5
Projectaanpak • Het is een project – Technische implementatie • Financieel technische luik
– Change management • Organisatie, processen • Nieuwe manier van denken: doelstellingen, financieel meedenken, output
– People management • Weerstand nieuwe zaken • Opleiding, bewustmaking, communicatie
– Via projectplan, projectteam
6
Bezint eer ge begint • Waarom wij gestart zijn als piloot? – Toch verplicht vanaf 2014, maar is een uitdaging om vroeger te starten – Filosofie van het decreet: doelstellingen, boekhoudtechnisch, – Al ver gevorderd met doelstellingen en processen – Reeds gestart met satelliet financiële programma’s, – Kleine gemeente: bevattelijk, overzichtelijk – Intense ondersteuning kringen en zelf mee helpen/ denken vorm geven aan de programma’s – Nieuwe stafmedewerker: onmiddellijk nieuwe BBC aanleren
• Maar: voor ons zeer korte en intense periode, scherpe deadlines 7
Stappenplan - chronologisch • • • • • • • •
Akkoord college: juni 2010 – GR oktober Projectgroep: mat – financiële dienst Organisatie – organogram Doelstellingen Beleidsdomeinen, velden, items Algemene rekening Opmaak MJP en budget Conversie
8
Projectgroep • Samenstelling in juni 2010 – Secretaris – Financieel beheerder (projectleider) – Stafmedewerker dienst financiën – Overige leden managementteam
• Projectplan: flexibiliteit noodzakelijk – Wetgeving – Software 9
Organisatie in kaart brengen • Zelfevaluatie: waar staan we nu met onze organisatie? • Organogram – Op punt stellen: over na denken – Impact op keuzes: • Beleidsdomeinen • Rapportages: informatiebehoeftes • Reponsabilisering: link met budgethouderschap • Interne controle – Bij ons was in 2009 een nieuw organogram getekend (gemeentedecreet)
• Processen: actualisatie en extra 10
Bepalen van doelstellingen • Reeds in budget 2008 met doelstellingen: doelstellingenmatrix • Wat bij huidige doelstellingen bijgestuurd – Prioritaire doelstellingen bepalen – Indicatoren (volgend budget 2012) – Rapportage: informatiebehoefte: beleid en administratie
• Tip: begin met niet teveel doelstellingen 11
Bepalen van doelstellingen HOE • Beleid en mat: structuur bepaald • De gehele organisatie is ermee betrokken geweest • Acties decentraal bepaald, aan ieder personeelslid gevraagd wat zijn jouw acties • Coördinatie bij de MAT/financiële dienst 12
Beleidsdomeinen, velden en items bepalen • Bepaling van de beleidsdomeinen – Keuze voor 10 domeinen (deze van Vlaanderen) – Hangt voor een stuk samen met je organisatiestructuur (organogram) – Hoogste kredietcontrole – interne kredietaanpassing – rapporten responsabilisering (invoeren budgethouderschap) – duurzaam legislatuuroverschrijdend
• Keuze uit verplichte beleidsvelden – Beschrijving wat onder de beleidsvelden valt - ABB
• Keuze beleidsitems: verdere opdeling – Ofwel uitsplitsing van beleidsveld – ofwel specifiekere verstaanbaardere omschrijving van beleidsveld 13
Beleidsdomeinen, velden en items bepalen • Investeringsenveloppes – Prioritair en algemeen – Bijsturen bij volgend budget: per beleidsdomein, eenvoudiger interne kredietaanpassing, kredietcontrole
14
Algemeen rekeningstelsel • Keuze van de algemene rekeningen • Omvorming oude naar nieuwe artikels – Voorstel concordantietabel ABB
• Uniformiteit gemeente en ocmw: voor dezelfde kostensoort • Kans aanzien om indeling kosten te herzien 15
Kapstok - boomstructuur • Als je hier bent, heb je je structuur – Doelstellingen – Beleidsdomeinen – Beleidsvelden en beleidsitems – Algemene rekening – Samen met je • Organisatiestructuur • Processen
• Dan kan je beginnen met budgetteren 16
MJP - budget • Nieuwe elementen: (art 14) – Staat financieel evenwicht: 2 evenwichten • één op resultaat op kasbasis: positief zijn (financiële meerjarenplanning) • Autofinancieringsmarge: streng – financiële draagkracht van de gemeente – mogelijkheid nieuwe investeringen aan te gaan: voor sommige besturen niet moeiteloos
– Liquiditeitenbudget (cfr OCMWboekhouding) 17
MJP - budget • Budgettering in oude artikels wegens: – te korte tijdspanne: onder tijdsdruk – Personeel niet tijdig kunnen informeren – Uitvoeringsbesluit nog niet klaar pas op 1 oktober 2010
• Conversie artikels naar budget BBC • Decentrale opmaak: budgetverantwoordelijken 18
MJP - budget • Voordelen – Eén financieel resultaat: kasresultaat – T-formulier vervalt – Beleidskeuzen bij GR op algemene lijnen – Kredietcontrole: hoger niveau – Lenen als je thesaurietekorten hebt
• Aanpassing – gewoon worden – Officiële documenten – weinig details 19
Conversie • Bepaling gecumuleerd budgettaire resultaat van vorig jaar • Belangrijk, communicatie tussen oude met nieuwe pakket: overzetten van documenten • Zo weinig mogelijk openstaande documenten hebben op het einde van het jaar • Wachtrekeningen opschonen • Hoe meer opgeschoond is, hoe minder werk bij de opmaak van de beginbalans 20
Conversie • TIPS: – Zoveel mogelijk betalingen uitvoeren eind december – Vooraf openstaande vorderingen opschonen – T-formulier opschonen: belangerijke vastleggingen aanrekenen bv dotatie brandweer – Openstaande documenten – financiële boekingen – Vooruit denken 21
Samenvatting stappenplan • Juni 2010: goedkeuring college: instappen piloot • Juli 2010: wetgeving doornemen, project aanpak en planning • Augustus 2010: beleidsdomein, velden, algemene rekeningen, overzicht investeringen, terminologiën • September 2010: budget af in NGB versie • Oktober 2010: conversiebudget – aanpak conversie • November 2010: budget af en opgestuurd • December 2010: goedkeuring GR 9/12
22
Waar staan wij nu al? • Januari 2011: opleiding en installatie boekhoudprogramma • Februari 2011: eerste bestelaanvraag 8/2, 22/2 eerste betaling documenten uit 2011, kassa BBC • Maart 2011: factuur in alfa BBC • April 2011: processen wat verfijnen • Mei 2011: inlezen eerste loonboeking • Juni 2011: financieel afboeken • Juli 2011: debiteurenbeheer / rapportage • Augustus 2011: voorbereiding budget 2012 • September 2011: budgetwijzing en interne kredietaanpassing
23
Wat moeten wij nog doen • Eerste budgetwijzing – interne kredietaanpassing: september • Boekingen investeringsbudget • Waarderingsregels opmaken • Beginbalans opmaken (vooral klasse 2) • Allerlei beleids en beheersrapporten
24
Wat kunnen jullie nu al doen? • Inventaris maken wat je allemaal hebt • Organogram nazien • Nadenken hoe doelstellingen bepalen of aanpassen: beleid warm maken, personeel informeren, omgevingsanalyse maken • Samen zitten met gemeente en OCMW • Processen opmaken of aanpassen 25
Wat kunnen jullie nu al doen? • Gefaseerde aanpak van financiële software: wacht niet tot je start met de BBC: nu reeds kun je – facturatieprogramma gebruiken – kassaprogramma introduceren – budgetteringsprogramma
• Verlicht de implementatie in het jaar van instap in de BBC 26
Conclusie • • • •
Moeilijke en intense periode voor ons Zeer leerrijk met zeer veel problemen Werken met zeer stricte timing Opleidingen wat laat, uitvoeringsbesluiten • Wetgeving zit goed in elkaar – Zou je het nog doen: JA
27
Tips • Voor jullie – Je hebt meer tijd, neem je tijd – Meer gefaseerd voorbereiden – Bewustmaking en bewustwording – Tijdige opleidingen krijgen – En,… de weg zal al wat geëffend zijn
28
Vragen ?
• Bedankt voor uw aandacht! • www.oostrozebeke.be
29
