Aanbestedingsbeleid in de gemeente Venray: theorie en praktijk vergeleken
Een onderzoek uitgevoerd onder auspiciën van de Rekenkamercommissie van de gemeente Venray. Onderzoeker: mr F.J.L.M. Claus, extern lid Rekenkamercommissie gemeente Venray.
November 2008
Inhoudsopgave 1.
AANBESTEDINGSBELEID IN DE GEMEENTE VENRAY: THEORIE EN PRAKTIJK VERGELEKEN .................................................................................................................. 3 1.1 INLEIDING ........................................................................................................................................ 3 1.2 ONDERZOEKSDOELEN ....................................................................................................................... 3 Regels en procedures ................................................................................................................ 3 Naleving regels en procedures................................................................................................... 4 Leervragen ................................................................................................................................ 4 1.3 ONDERZOEKSOPZET ......................................................................................................................... 4
2.
DE TOEPASSELIJKE WET- EN REGELGEVING............................................................. 5 2.1 INLEIDING ........................................................................................................................................ 5 2.2 MONDIAAL NIVEAU ............................................................................................................................ 5 2.3 HET EUROPESE NIVEAU .................................................................................................................... 6 Verordening ............................................................................................................................... 6 Richtlijnen .................................................................................................................................. 7 Interpretatieve mededelingen van de Europese Commissie........................................................ 8 2.4 HET NATIONALE NIVEAU .................................................................................................................. 10 Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen .......................................................................... 10 Bao en Bass ............................................................................................................................ 10 Aanbestedingswet.................................................................................................................... 12 2.5 HET GEMEENTELIJKE NIVEAU ........................................................................................................... 12
3.
VERSCHILLENDE CASUS NADER BEKEKEN ............................................................. 14 3.1 INLEIDING ...................................................................................................................................... 14 3.2 AFDELING MIDDELEN ...................................................................................................................... 14 Publiekshalbouwkosten / installaties / inrichting (2004)............................................................. 14 3.3 AFDELING PD ................................................................................................................................ 16 Telecommunicatie / aanschaf telefooncentrale / diensten extern adviesbureau (2007).............. 16 3.4 AFDELING MD ............................................................................................................................... 17 Onderwijskundige vernieuwingen 2004-2007 (2004) ................................................................ 17 3.5 AFDELING OPENBARE RUIMTE ......................................................................................................... 19 Bestek Openbare Ruimte NLW Buitenbeheer 1 t/m 5 en Groenonderhoud Veltum/Vlakwater BTL Verhoeven ................................................................................................................................... 19 Asfaltonderhoud Horsterweg .................................................................................................... 21 Afkoppelen Laurahof Van den Berk .......................................................................................... 22
4.
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN............................................................................ 24 4.1 INLEIDING ...................................................................................................................................... 24 4.2 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN..................................................................................................... 24 Regels en procedures .............................................................................................................. 24 Naleving regels en procedures................................................................................................. 27 Leervragen .............................................................................................................................. 28
5.
BIJLAGE ......................................................................................................................... 30 5.1 AFTEKENLIJST GEHANTEERD BIJ DE CONTROLE VAN AANBESTEDINGSDOSSIERS..................................... 30 5.2 SCHEMATISCHE WEERGAVE PER AANBESTEDINGSDOSSIER ................................................................. 31
1.
Aanbestedingsbeleid in de gemeente Venray: theorie en praktijk vergeleken
1.1
Inleiding
Voor u ligt het rapport van het door de Rekenkamercommissie geëntameerde onderzoek naar het aanbestedingsbeleid door de gemeente Venray. Bij de keuze van het onderwerp voor dit onderzoek van de Rekenkamercommissie heeft de commissie zich laten leiden door de in artikel 11 lid 6 van het Reglement van Orde aangegeven richtinggevende selectiecriteria, te weten: - maatschappelijk belang - gerede twijfel over doeltreffendheid - gerede twijfel over doelmatigheid - gerede twijfel over rechtmatigheid - beleidsrisicofinancieel belang en risico - toegevoegde waarde voor de raad - variatie - communicatie. De volgende overwegingen waren daarbij van doorslaggevend belang: - Het maatschappelijk / politiek-bestuurlijk belang van aanbestedingen is relatief groot. Het gaat vaak om omvangrijke bedragen gemeenschapsgeld en adequate verantwoording aan de gemeenteraad en burgerij is geboden. - De huidige praktijk is voor de raad ondoorzichtig. - Met een onderzoek naar het beleid en de praktijk wordt o.a. inzicht verkregen in de knelpunten, ondoelmatigheden en financiële risico's die zich voor kunnen doen. Voorstellen tot verbeteringen kunnen worden gedaan. - Middels een onderzoek kan het belang worden onderstreept van en aandacht worden gevraagd voor een goede vastlegging van procedures binnen het gemeentelijk apparaat. - Een onderzoek kan een bijdrage leveren aan een discussie over de meest doeltreffende en doelmatige organisatie van het aanbesteden. - Een onderzoek naar het beleid is een impuls voor de controlerende taak van de gemeenteraad inzake grote politiek-bestuurlijke en maatschappelijke belangen. De gemeenteraad van Venray heeft dan ook aangegeven dat zij de behoefte heeft inzicht te verkrijgen in de aanbestedingspraktijk van de gemeente Venray, inzake werken, diensten en leveringen.
1.2
Onderzoeksdoelen
De doelstelling van het onderzoek naar het gemeentelijk aanbestedingsbeleid, ten behoeve van werken en diensten en de uitvoering daarvan, is de gemeenteraad van Venray inzicht te bieden in de procesmatige, organisatorische en financiële uitvoering van dit beleid. Teneinde dit doel te bereiken, zijn de volgende onderzoeksvragen geformuleerd:
Regels en procedures 1. Wat is het beleid?
3
2. Welke regels en procedures zijn door de raad, college of leidinggevenden gesteld ten aanzien van het aanbesteden en welke regels worden feitelijk gehanteerd? 3. Hoe is de uitvoering georganiseerd? 4. Hoe worden besluiten over gunning van werken, diensten en leveringen voorbereid? 5. Hoe is de naleving van gemaakte afspraken en de controle op de kwaliteit van aanbestedingen georganiseerd?
Naleving regels en procedures 6. Worden de regels feitelijk gehanteerd? Dit wordt nagegaan via bestudering van een beperkt aantal dossiers. 7. Welke motivering wordt gegeven voor de eventuele afwijkingen van de toe te passen criteria en regels? Met andere woorden: is de uitvoering van het beleid en de naleving van de gestelde regels transparant en controleerbaar? 8. Zijn gemaakte afspraken bijvoorbeeld ten aanzien van leveringstermijnen afdwingbaar?
Leervragen 9. Leidt het beleid en de wijze waarop de gemeentelijke diensten hier uitvoering aan geven tot de gewenste resultaten? Wordt daarbij voldaan aan de eisen die vanuit het politiek/maatschappelijk belang aan het beleid worden gesteld (transparantie, doelmatigheid, integriteit, controleerbaarheid, sociale verantwoordelijkheid)? 10. Wat zijn de sterke en zwakke punten van het beleid en de regels en wat valt daaruit te leren? 11. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan voor verbetering van het aanbesteden van werken, diensten en leveringen door gemeentelijke diensten?
1.3
Onderzoeksopzet
Bij de daadwerkelijke uitvoering van het onderzoek is het navolgende stappenplan gevolgd: Stap 1 Inventarisatie van wetgeving, raadsbesluiten, notulen, nota's, instructies, procedures en beleids)richtlijnen en overzicht(en) van aanbestedingen vanaf 2002. Stap 2 Keuze en bestudering van de door de rekenkamercommissie geselecteerde casus, alsmede interviews met betrokkenen en/of verantwoordelijken. Stap 3 Vaststelling (voorlopige) rapportering geconstateerde feiten. Stap 4 Toetsen vastgestelde feiten bij College van Burgemeester & Wethouders en het ambtelijk apparaat. Stap 5 Interpretatie van de onderzoeksresultaten. Stap 6 Formuleren van bevindingen. Stap 7 Formuleren van conclusies en aanbevelingen. Stap 8 Bespreken en toelichten van de eindrapportage tegenover de raad.
4
2.
De toepasselijke wet- en regelgeving
2.1
Inleiding
Aanbesteden is een methode waarop een aanbestedende dienst onder de meest gunstige voorwaarden de inkoop van een werk, een levering of een dienst tot stand kan brengen. Onder de term “aanbesteden” vallen verschillende varianten om de markt te benaderen. Deze varianten zijn: 1. Europese aanbesteding 2. Openbare aanbesteding 3. Niet-Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie 4. Onderhandse aanbesteding Naast de voornoemde vier methoden van aanbesteding is er ook nog de zogenaamde gunning uit de hand, ook wel enkelvoudige onderhandse gunning genoemd. Dit is echter geen vorm van aanbesteden, aangezien het aanbesteden een vorm van concurrentiestelling is en bij gunning uit de hand geen sprake is van concurrentiestelling. Wanneer welke methode toegepast wordt, wordt bepaald door de aard en de waarde van de opdracht. De gemeente Venray heeft bijvoorbeeld bij vaststelling van de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Venray de navolgende indeling ingevoerd:
Overzicht van drempelbedragen per type opdracht Werken Minder dan € 70.000,-€ 70.000,-- tot € 230.000,-€ 230.000,-- tot € 5.923.624,-Meer dan € 5.923.624,--
Diensten en Leveringen Minder dan € 10.000,-€ 10.000,-- tot € 100.000,-€ 100.000,-- tot € 236.945,-Meer dan € 236.945,--
Te volgen procedure Gunning uit de hand Onderhandse aanbesteding Openbare aanbesteding Europese aanbesteding
Welke drempelbedragen gehanteerd worden is, afgezien van het Europese drempelbedrag, een kwestie van beleid van het bevoegd gezag. Procedureel echter is elke aanbestedingsvorm als methode van marktbenadering gebonden aan wet- en regelgeving op alle niveaus. In dit hoofdstuk wordt de regelgeving van de verschillende niveaus kort beschreven. In paragraaf 2.2 komt het mondiale niveau als eerste aan bod gevolgd door paragraaf 2.3 met het Europese niveau. Op dit niveau worden op het terrein van aanbestedingen allereerst twee typen regeling besproken: een verordening (onder punt 2.2.1) en enkele richtlijnen (onder 2.2.2). In paragraaf 2.4 komt het nationale niveau ter sprake, waarbij zowel geldende regelgeving als ook toekomstige regelgeving ter sprake komen. Op lokaal niveau speelt het lokale beleid een cruciale rol, met name bij het bepalen welke aanbestedingsvorm gekozen dient te worden (paragraaf 2.5).
2.2
Mondiaal niveau
Op mondiaal niveau zijn aanbestedingen onderwerp van intergouvernementele afspraken. Zo is in het kader van de wereldhandelsorganisatie, de World Trade Organisation (WTO), de Government
5
1
Procurement Agreement (GPA), afgesloten. De GPA is van toepassing bij aanbestedingen waarbij meerdere landen betrokken kunnen zijn. Bij het bepalen of de GPA van toepassing is, gaat deze uit van bepaalde financiële drempels die zijn uitgedrukt in Specials Drawing Rights (SDR) die eens per twee jaar worden bijgesteld. Dit mondiale niveau blijft bij dit onderzoek verder buiten beschouwing, doch duidelijk moge zijn dat economisch handelen door overheden een dusdanige impact op het economisch verkeer kan hebben, dat het zelfs op mondiaal niveau van belang wordt geacht hiervoor een regeling te treffen. De GPA is overigens een multilaterale overeenkomst waarbij de EU als 2 organisatie, alle EU-lidstaten en daarnaast nog een 12-tal staten lid van zijn. De hiervoor vermelde Specials Drawing Rights zijn niet alleen van belang voor de toepassing van de GPA, doch zij worden tevens toegepast als drempelwaarden welke gehanteerd worden bij het bepalen of een opdracht Europees aanbesteed moet worden of niet. Desondanks kan gesteld worden dat voor de reguliere praktijk van het aanbesteden enkel de regelingen op Europees, nationaal en lokaal niveau van belang zijn.
2.3
Het Europese niveau
De belangrijkste doelstelling van de Europese Unie is het bereiken van een interne markt waarbinnen een vrij verkeer van goederen, diensten, werknemers en kapitaal mogelijk is. Wat betreft de toepasselijkheid van Europees recht hebben de lidstaten geen vrije keuze. Reeds lang is de rechtsorde van de Europese Unie erkend als een supranationale orde waar somtijds de nationale orde voor moet wijken. Teneinde de verdragsdoelstelling te bereiken kunnen enkele instrumenten gehanteerd worden. Belangrijke instrumenten zijn de verordening en de richtlijn. Beide instrumenten zijn op het gebied van aanbestedingen reeds gehanteerd en zij worden hierna kort toegelicht.
Verordening Europese verordeningen hebben directe werking op nationaal niveau. Zij hebben die werking zonder omzetting naar nationale regelgeving. De reden hiervoor is dat men wilt voorkomen dat de kwintessens van de betreffende regeling als gevolg van het vertalen naar nationale wetgeving per lidstaat zal gaan verschillen. Het betreft dan niet alleen de vertaling naar “een andere taal”, doch ook naar een ander type nationale regeling die wellicht per lidstaat qua status kan verschillen. Op het gebied van aanbestedingsregelingen is voor Europese aanbestedingen de Common Procurement Vocabulary (CPV) van belang. Deze CPV is vervat in EG-verordening nr. 2195/2002 en de vijf bijlagen daarbij en is bedoeld als een soort register / classificatiesysteem voor alle soorten opdrachten voor werken, leveringen en diensten. De CPV is de Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten die moet zorgen dat er bij overheidsopdrachten overeenstemming wordt bereikt door het gebruik van referentienomenclaturen. Decentrale overheden dienen bij bijvoorbeeld aankondigingen van opdrachten de 9-cijferige CPV code op te geven van het betreffende werk, de levering of de dienst. Ook kan de CPV codering soms bruikbaar zijn bij het vaststellen van de aard van de opdracht (is het een werk, levering of dienst?).
1 2
Tractatenblad 1994, nr. 235; in werking getreden op 1 januari 1996. De volledige lijst van deelnemende staten is: Canada, Europese Gemeenschappen (inclusief de 25 lidstaten: Oostenrijk, België, Cyprus, Tsjechische Republiek, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Duitsland, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Polen, Portugal, Slowaakse Republiek, Slovenië, Spain, Zweden, Verenigd Koninkrijk), Hong Kong China, IJsland, Israël, Japan, Korea, Liechtenstein, Nederland met betrekking tot Aruba, Noorwegen, Singapore, Zwitserland, Verenigde Staten van Amerika.
6
Achtergrond van het opstellen van de CPV is geweest dat de lidstaten de beschikking moeten hebben over één enkel referentiesysteem, waarin de goederen in alle officiële talen van de Gemeenschap op dezelfde wijze worden omschreven en eenzelfde alfanumerieke code krijgen. Het doel hiervan is dat taalbarrières binnen de gemeenschap worden opgeheven. Het hogere doel is immers om een interne markt te bereiken waarin alle mogelijke belemmeringen voor het grensoverschrijdend economisch verkeer zoveel mogelijk geslecht zijn. Van belang is, zich te realiseren dat ook aanbestedingen waarvan de gebudgetteerde waarde lager is dan de Europese drempelwaarden, wel toegankelijk dienen te zijn voor potentiële inschrijvers vanuit andere lidstaten van de EU. Cruciaal hiervoor is dat men zeker stelt dat beide partijen, zowel de aanbesteder als de inschrijver, dezelfde invulling geven aan de opdracht waar het om gaat. In het werkprogramma van de Europese Commissie voor 2007 staat een herziening aangekondigd van EG-verordening nr. 2195/2002 in verband met actualisering van de CPV. De herziening gaat gepaard met een uitgebreide consultatieronde onder doelgroepen en belanghebbenden. De actualisering is noodzakelijk om een efficiënt en simpel aanbestedingssysteem, dat gemakkelijk toepasbaar is voor zowel leveranciers als aanbieders, te behouden.
Richtlijnen In tegenstelling tot verordeningen is het bij richtlijnen nu juist wel de bedoeling dat zij omgezet worden naar nationale regelgeving. Bij elke richtlijn wordt tevens bekend gesteld wat de uiterste datum van assimilatie is. Het is verder aan elke lidstaat om te bepalen of de betreffende richtlijn vertaald wordt naar een wet in formele zin of een AMvB. De richtlijnen hebben in beginsel geen directe werking voor burgers. Wanneer een lidstaat echter de richtlijn niet tijdig implementeert, kan deze in bepaalde gevallen toch directe werking toegekend worden. Dat aanbestedingen als onderwerp op de wetgevende agenda staan is geen novum. De eerste Europese aanbestedingsrichtlijnen dateren al van begin jaren ’70 van de vorige eeuw. Begin 2004 stemden het Europees Parlement en de Raad in met het nieuwe 'wetgevend pakket' aanbestedingen. Dit pakket had tot doel de toen bestaande situatie te uniformeren, moderniseren en te vereenvoudigen. De vier op dat moment bestaande aanbestedingsrichtlijnen voor Werken (93/37 3 4 5 6 EG ), Leveringen (93/36/EG ), Diensten (92/50/EG ) en Nutssectoren (93/38/EG ) zijn vervangen 7 door één richtlijn voor leveringen, diensten en werken (Richtlijn 2004/18/EG ), de richtlijn voor de zogenaamde 'klassieke sectoren' en één richtlijn voor de nutssectoren water, energie, transport en 8 posterijen (Richtlijn 2004/17/EG ), de richtlijn voor de zogenaamde 'speciale sectoren'. Deze laatste 3
4
5
6
7
8
Richtlijn nr. 93/37/EEG van de Raad van de Europes Gemeenschappen van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor de uitvoering van werken (PbEG 1993, L199/54), laatstelijk gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/78/EG (PbEG 201/ L 285/1). Richtlijn nr. 93/36/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen (PbEG 1993, L199/1), laatstelijk gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/78/EG (PbEG 2001, L 285/1). Richtlijn 92/50/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening (PbEG 1992, L 209/1), laatstelijk gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/78/EG (PbEG 2001, L 285/1). Richtlijn 93/38/EEG van de Raad van 14 juni 1993 houdende coördinatie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en telecommunicatie; laatstelijk gewijzigd bij richtlijn nr. 2004/437/EG (PbEG 2004, L 236/1). Richtlijn nr. 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten; PbEU 2004, L134/114. Richtlijn 2004/17/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 houdende coördinatie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten, Pb EU 2004, L 134/1; laatstelijk gewijzigd bij richtlijn 2006/97/EG.
7
twee Europese aanbestedingsrichtlijnen vormen verreweg de belangrijkste regelgeving op het gebied van aanbestedingen. De nieuwe richtlijnen moderniseren de oude Europese aanbestedingsrichtlijnen en er is dan ook sprake van een groot aantal aanpassingen. Belangrijke noviteiten zijn (1) de invoeging van de concurrentiegerichte dialoog, (2) het gebruik van elektronische middelen bij aanbestedingen wordt sterk gestimuleerd en (3) de opname van een regeling om te gunnen op basis van een raamovereenkomst. De aanbestedingsrichtlijnen zijn onder andere opgesteld om binnen de Europese Unie, en ten behoeve van het totstandkomen van een interne markt, de vrije, eerlijke concurrentie te stimuleren. Overheidsopdrachten maken tenslotte 16% uit van het Bruto Binnenlands Product (BBP) van de Europese Unie. Doel van de werkzaamheden van de Unie is om in het kader van de interne markt één Europese ruimte voor overheidsopdrachten tot stand te brengen. Daarnaast zou een goede toepassing van de richtlijnen opdrachtgevers moeten brengen tot een professioneler inkoopproces, waarbij integriteit van het bestuur, transparantie en het verkrijgen van het beste product tegen de voordeligste prijs (besparingen én efficiëntie derhalve) hoog in het vaandel staan. Aan de aanbestedingsrichtlijnen liggen de beginselen uit het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap ten grondslag, namelijk gelijke behandeling, transparante en niet-discriminerende mogelijkheden voor mededinging, wederzijdse erkenning en bestrijding van fraude en corruptie. Dat deze beginselen een verdragsstatus hebben, heeft als gevolg dat ze ook toepasselijk zijn in situaties waarin de richtlijnen niet van toepassing zijn. In concreto betekent dit dat de Europese aanbestedingsprocedure zoals vastgesteld in de richtlijnen pas toe te passen is bij aanbestedingen met een waarde die hoger is dan de Europese drempelbedragen. De toepasselijkheid van de beginselen met een verdragsstatus echter, zijn ongeacht de waarde van de opdracht van toepassing. Een gevolg hiervan is dat als sprake is van een aanbesteding die qua nettowaarde boven de Europese drempelbedragen uitgaat, dan moet deze conform de Europese aanbestedingsregels uitgevoerd worden, teneinde de mededinging door bedrijven uit andere lidstaten zo ongehinderd mogelijk te laten plaatsvinden. Indien sprake is van een aanbesteding met een waarde die lager is dan de drempelbedragen, dan mag de publicatie tot nationaal niveau beperkt blijven, doch een mededinging door bedrijven uit andere lidstaten mag niet belemmerd worden vanwege de voormelde beginselen met verdragsstatus. De mogelijkheid dat bedrijven uit andere lidstaten ook mee kunnen dingen in een aanbestedingsprocedure kan in het bijzonder bij gemeenten aan de landsgrenzen een rol spelen. Zo is het zeer wel mogelijk dat Belgische of Duitse bedrijven meedingen in een aanbesteding, in welk 9 geval de CPV ineens van belang kan zijn. Het doelbewust aansturen op een mededinging door Belgische of Duitse bedrijven kan ook uit financiële overwegingen lucratief zijn.
Interpretatieve mededelingen van de Europese Commissie Met enige regelmaat brengt de Europese Commissie documenten uit, die decentrale overheden van nut kunnen zijn bij de interpretatie van (onderdelen van) de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Dergelijke documenten zijn bijvoorbeeld: Groenboeken
9
De eerdergenoemde Common Procurement Vocabulary. Zie hiervoor op blz. 6.
8
Dit zijn reflectiedocumenten die de Commissie over een bepaald beleidsterrein publiceert. Deze documenten zijn vooral bestemd voor belanghebbende organisaties en personen, die worden verzocht deel te nemen aan een raadplegings- en discussieprocedure. In sommige gevallen liggen zij aan de basis van verdere ontwikkelingen op het gebied van wetgeving. Witboeken Dit zijn documenten met voorstellen voor communautaire maatregelen op een bepaald gebied. Zij sluiten soms aan op een groenboek dat is gepubliceerd om een raadplegingsprocedure op Europees niveau op gang te brengen. In groenboeken wordt een scala van ideeën behandeld met het oog op openbare discussie en debat. Witboeken daarentegen bevatten een officieel aantal voorstellen voor bepaalde beleidsterreinen; zij dienen om die voorstellen verder uit te werken. (Bron: http://europa.eu/documents/comm/index_nl.htm) Interpretatieve mededelingen en de zogenaamde ‘Explanatory notes’ Dit zijn documenten die de Europese Commissie afgelopen jaren heeft uitgegeven, en waarin zij aangeeft hoe met bepaalde vraagstukken naar haar mening kan of dient te worden omgegaan. In die mededelingen wordt vaak ook aangegeven wat de status en bedoeling daarvan is, bijvoorbeeld dat het document belicht hoe de rechtspraak van het Hof van Justitie in aanbestedingszaken door de Europese Commissie wordt geïnterpreteerd, dat deze is bedoeld om lidstaten op goede (aanbestedings)praktijken te wijzen, of om een analyse en een overzicht te geven van mogelijkheden om in het bestaande communautaire rechtskader bepaalde aanbestedingsrechtelijke overwegingen te integreren. De notities betreffen vaak een uitleg over een specifiek richtlijnartikel of specifiek onderdeel uit de aanbestedingsrichtlijn. De interpretatieve mededelingen en explanatory notes (alleen in het Engels beschikbaar), relevant op het gebied van de aanbestedingsrichtlijnen, zijn onder andere terug te vinden via de website van 10 de DG interne markt van de Europese Commissie. Op de volgende aanbestedingsterreinen zijn dergelijke, ook voor decentrale overheden relevante, documenten verschenen: Definitie van bijzondere of speciale rechten: Explanatory note (nutssectorenrichtlijn (93/38 EG en 2004/17/EG) – definition of exclusive or special rights (2004). Concurrentiegerichte dialoog: Explanatory note – competitive dialogue - (klassieke richtlijnen werken, leveringen en diensten en 2004/18/EG) (2005). Diensten van algemeen belang: Groenboek Diensten van algemeen belang (2003). PPS en Concessies: Groenboek over publiek private samenwerking en het Gemeenschapsrecht inzake overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten (2004). Interpretatieve mededeling over concessieovereenkomsten in het Communautaire recht (2000). Raamovereenkomsten: Explanatory note – framework agreements – classic directive (Richtlijn 2004/18/EG) (2005). Sociale - en milieucriteria: Interpretatieve mededeling over het Gemeenschapsrecht dat van toepassing is op overheidsopdrachten en de mogelijkheden om sociale overwegingen hierin te integreren (2001). Interpretatieve mededeling over het Gemeenschapsrecht dat van toepassing is op overheidsopdrachten en de mogelijkheden om milieuoverwegingen hierin te integreren (2001).
10
Op de internetpagina http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/index_en.htm
9
Transparantie: Interpretatieve mededeling over de gemeenschapswetgeving die van toepassing is op het plaatsen van opdrachten die niet of slechts gedeeltelijk onder de richtlijnen inzake overheidsopdrachten vallen (2006).
2.4
Het nationale niveau
Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen In de vorige paragrafen is kort aangegeven dat er Europese richtlijnen zijn op het gebied van aanbestedingen en, aangezien het richtlijnen betreft, deze in het nationale recht geïmplementeerd moeten worden. De richtlijn 2004/18/EG bevat voorschriften betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Deze richtlijn, alsmede de richtlijn 2004/17/EG, zijn in Nederland geïmplementeerd via de Raamwet EEG-voorschriften 11 aanbestedingen. In art. 2 van deze raamwet is bepaald dat bij algemene maatregel van bestuur regels gesteld kunnen worden ter implementatie van, onder andere, een aanbestedingsrichtlijn. Die algemene maatregel van bestuur is voor richtlijn 2004/18/EG het Besluit aanbestedingsregels voor 12 overheidsopdrachten (Bao) geworden en voor richtlijn 2004/17/EG het Besluit aanbestedingen 13 speciale sectoren.
Bao en Bass Op 1 december 2005 zijn in Nederland het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass) in werking getreden. Het Bao en Bass gaan vergezeld van een Nota van Toelichting. Deze twee besluiten zijn de implementatie van de twee Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG (Bass) en 2004/18/EG (Bao). De besluiten Bao en Bass hebben alleen betrekking op opdrachten die: • Boven een bepaald (gezamenlijk) geraamd bedrag uitkomen, de zogenaamde drempelwaarden; − Voor verschillende soorten opdrachten gelden specifieke drempelwaarden. De drempelwaarden staan vermeld in artikel 7 van richtlijn 20004/18/EG en artikel 16 van richtlijn 2004/17/EG. Deze drempelwaarden worden tweejaarlijks vastgesteld op basis van 14 de GPA-overeenkomst en uitgedrukt in SDR. Na deze vaststelling vindt een omrekening naar Euro’s plaats. Vanwege het verschil in eenheden zijn de Europese drempelwaarden doorgaans geen afgeronde getallen. − De term “gezamenlijk” is ingevoegd omdat bij de waardebepaling van een opdracht ook gekeken moet worden of bijvoorbeeld sprake is van een mogelijke verlenging. In dat geval dient de waarde van de opdracht inclusief de waarde van de verlenging bepaald te worden om te bezien of sprake is van een drempeloverschrijding (art. 9 lid 1 Bao). Deze samentelling geldt ook indien sprake is van meerdere percelen die gelijktijdig doch afzonderlijk worden gegund (art. 9 lid 6 Bao).
11
12
13
14
Wet van 31 maart 1993, tot uitvoering van EEG-maatregelen inzake het plaatsen van opdrachten voor de levering van producten, de uitvoering van werken en de verrichting van diensten; Stb. 1993, nr. 212. Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, Stb. 2005, nr. 408; laatstelijk gewijzigd bij besluit van 29 augustus 2007, Stb. 2007, nr. 313. Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van opdrachten in de sectoren wateren energievoorziening, vervoer en postdiensten; Stb. 2005, nr. 409; laatstelijk gewijzigd bij besluit van 7 december 2005, Stb. 2005, nr. 650 Deze overeenkomst staat kort uitgelegd in paragraaf 2.1, op blz. 5.
10
−
•
De per 1 januari 2008 aangepaste waarden zijn via de besluiten Bao en Bass in Nederland van toepassing in de periode 1 januari 2008 tot (voorzien) 1 januari 2010. Zie verder artikel 9 Bao en artikel 14 Bass voor aanwijzingen voor de berekening van deze drempelbedragen. Voor zover deze opdrachten niet vallen onder één van de uitzonderingen geformuleerd in art. 10 t/m art. 17 Bao.
Teneinde de toepassing van de Europese richtlijnen te vergemakkelijken, zijn verschillende aanbestedingsreglementen gepubliceerd welke onder andere zijn: - het Uniform Aanbestedingsreglement 1972 (UAR 1972) - het Uniform Aanbestedingsreglement 1986 (UAR 1986) - Uniform Aanbestedingsreglement-EG 1991 (UAR-EG), - het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001), - het Aanbestedingsreglement Werken 2004 (ARW 2004) en - Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005). Het UAR en het UAR-EG zijn vervangen door het ARW 2004 naar aanleiding van de parlementaire enquête bouwnijverheid.15 Het ARW is later geactualiseerd naar aanleiding van de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen en staat nu bekend onder de naam ARW 2005. In tegenstelling tot de vier bouwdepartementen zijn andere overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, niet verplicht het ARW 2005 toe te passen. Dat gold ook voor het ARW 2004, het UAR-EG 1991 en het UAR 2001. De praktijk was niettemin dat andere overheden deze reglementen veelvuldig op hun aanbestedingen van toepassing verklaarden. Het ARW 2004 en het UAR-EG 1991 kunnen deze overheden voor de Europese aanbesteding echter niet meer toepassen, omdat deze gebaseerd zijn op de oude Richtlijn Werken in plaats van de RL WLD. Om het gebruik van het ARW 2005 te bevorderen heeft de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer de koepelorganisaties van gemeenten (Vereniging van Nederlandse Gemeenten – VNG), provincies (Interprovinciaal Overleg – IPO) en waterschappen (Unie van Waterschappen) nauw betrokken bij het opstellen van het ARW 2005. Voor andere overheden dan de rijksoverheid betekent dit dat het ARW 2005 moet worden toegepast bij Europese aanbestedingen. Bij aanbestedingen onder de Europese drempelwaarden heeft men de keuze tussen toepassing van het ARW 2005 of het UAR 2001. De twee reglementen verschillen op enkele punten. Zo is het ARW 2005 volledig toegesneden op de nieuwe Europese richtlijnen waardoor ook de nieuwe aanbestedingsvormen zoals de concurrentiegerichte dialoog en het gunnen op basis van een raamovereenkomst zijn opgenomen. Deze zijn in de UAR 2001 dus niet terug te vinden. Daarnaast is de UAR 2001 in ieder geval op een onderdeel strijdig met het Europese recht. Volgens de UAR 2001 is het aanbieden van alternatieven verboden tenzij expliciet toegestaan. Deze stelregel kan belemmerend werken voor de interne markt en is derhalve strijdig met beginselen van 16 het Europees Verdrag. Zoals eerder gesteld dienen aanbestedingen in ieder geval ook te voldoen aan de beginselen verwoord in het Europees Verdrag, ongeacht de waarde van de opdracht. Het generieke verbod op alternatieven kan een belemmerend effect hebben op het vrij verkeer van goederen en/of diensten. Het ARW 2005 kent de regeling dat alternatieven zijn toegestaan, mits deze gelijkwaardig zijn. De bewijslast berust dan bij de aanbieder van het alternatief.
15
16
Het eindrapport van de parlementaire enquête is verschenen onder de titel De bouw uit de schaduw, Kamerstukken II 2002/03, 28 244 nr. 6. Zie deze tekst terzake de toepasselijkheid van Europese richtlijnen en de reikwijdte van de verdragsbeginselen op blz. 7.
11
Aanbestedingswet Op 28 maart 2006 verscheen het wetsvoorstel Aanbestedingswet inclusief Memorie van Toelichting. Op 20 september 2006 verscheen het geamendeerde wetsvoorstel Aanbestedingswet. Momenteel ligt het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer ter goedkeuring. Verschillende malen zijn streefdata van inwerkingtreding genoemd, doch geen enkele is gehaald. Momenteel is geen zinnig woord te zeggen over het moment van inwerkingtreding. Met betrekking tot de aanbestedingswet kunnen wel enkel opmerkingen gemaakt worden op inhoudelijk niveau. Bij lezing van het wetsvoorstel wordt duidelijk dat geprobeerd is om beginselen van behoorlijk aanbestedingsrecht zoals met name door het Europees Hof ontwikkeld een wettelijke status te geven. Een dergelijke codificatie heeft bijvoorbeeld ook plaatsgevonden bij invoering van de Algemene Wet Bestuursrecht toen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals ontwikkeld in de jurisprudentie gespecificeerd op te nemen in de wettekst. Ook nu is sprake van het verwoorden in de wettekst van beginselen die met name ontwikkeld zijn in jurisprudentie. Hierbij kan gedacht worden aan het gebod dat elke aanbesteding transparant verloopt en dit kan voor problemen zorgen bij de onderhandse aanbestedingen. De selectie van bedrijven die uitgenodigd worden om in te schrijven verloopt immers nooit transparant. Een ander beginsel wordt wel aangeduid met de Alcatel-termijn. Zo genoemd naar het Alcatel-arrest waarin het Europees Hof vastlegde dat bij openbare aanbestedingen de “verliezende” inschrijvers een bezwaartermijn moesten hebben tegen het voornemen om te gunnen aan de “winnaar”. Het zou immers kunnen zijn dat de aanbestedende dienst niet alle relevante gegevens heeft terwijl die mogelijkerwijs zouden kunnen leiden tot een uitsluiting van deelname dan wel ongeldig verklaren van de inschrijving. De beginselen die in de aanbestedingswet gecodificeerd worden, zijn die beginselen die te herleiden zijn op het Europees Verdrag dat immers altijd gelding heeft, dus ook bij niet-Europese aanbestedingen. Met betrekking tot de Europese aanbestedingen zal de wijziging zijn dat BAO en 17 Bass zullen vervallen en in plaats daarvan treedt het Besluit Aanbestedingsregels (BA) in werking.
2.5
Het gemeentelijke niveau 18
In de gemeente Venray is de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Venray leidend. In deze nota is onder andere aangegeven welke procedurele stappen gezet dienen te worden teneinde te komen tot een aanbestedingsprocedure die (1) de toets der kritiek kan doorstaan, (2) die organisatiebreed wordt gehanteerd en (3) die het risico van een gerechtelijke procedure minimaliseert. De in de nota genoemde procedurele stappen zijn: 1. behoeftestelling; 2. voorcalculatie; 3. bepalen op welke wijze de markt wordt benaderd. Met de behoeftestelling wordt de vraag van de interne klant verwoord. Deze behoeftestelling geeft aan of sprake is van een werk, een dienst of een levering. De geuite behoefte wordt zo concreet mogelijk geformuleerd, hetgeen leidt tot een programma van eisen. Op basis van dit programma van eisen wordt een voorcalculatie uitgevoerd wat leidt vaststelling van een budget. De hoogte van dit
17 18
Zie p. 10. Laatstelijk gewijzigd op 26 mei 2005. De nota die daarvoor het beleid bepaalde is de nota aanbestedings- en inkoopbeleid gemeente Venray die door het college op 30 maart 1999 is vastgesteld.
12
budget is van belang bij het bepalen van de wijze waarop aanbesteed kan worden. Voor de gemeente Venray gelden sinds 26 mei 2005 de drempelwaarden zoals hierna weergegeven.
Overzicht van drempelbedragen per type opdracht Werken
Diensten en Leveringen
Te volgen procedure
Minder dan € 70.000,--
Minder dan € 10.000,--
Gunning uit de hand
€ 70.000,-- tot € 230.000,--
€ 10.000,-- tot € 100.000,--
Onderhandse aanbesteding
€ 230.000,-- tot € 5.923.624,--
€ 100.000,-- tot € 236.945,--
Openbare aanbesteding
Meer dan € 5.923.624,--
Meer dan € 236.945,--
Europese aanbesteding
19
Zoals eerder aangegeven is het lokaal bepalen van verschillende drempelwaarden, die telkens tot een andere vorm van aanbesteding verplichten, een kwestie van lokaal beleid. Uitzondering hierop 20 zijn de Europese drempelwaarden. Deze worden tweejaarlijks dwingendrechtelijk opgelegd bij Europese Verordening. De laatste twee regels van de hiervoor weergegeven tabel zouden, sinds vaststelling van de nieuwe Europese drempelbedragen, met ingang van 1 januari 2008 als volgt moeten uitzien: Werken
Diensten en Leveringen
Te volgen procedure
€ 230.000,-- tot € 5.150.000,--
€ 100.000,-- tot € 206.000,--
Openbare aanbesteding
Meer dan € 5.150.000,--
Meer dan € 206.000,--
Europese aanbesteding
21
Aangezien de Europese drempelwaarden tweejaarlijks worden gewijzigd, behoeft de gemeentelijke nota ook tweejaarlijks, laatstelijk sinds 1 januari 2008, een kleine aanpassing. Het laatste vaststellingsbesluit met betrekking tot de nota dateert van 26 mei 2005.
19
Zie § 2.1 op blz. 5. Zie § 2.2 op blz. 6. 21 De drempelbedragen van de Europese aanbesteding worden tweejaarlijks bij verordening vastgesteld. De hier genoemde bedragen gelden sinds 1 januari 2008 tot en met 31 december 2009. De tekst van de verordening is als pdf-document te vinden op: http://www.pianoo.nl/content.jsp?objectid=12767. 20
13
3.
Verschillende casus nader bekeken
3.1
Inleiding
Aan de griffier is het verzoek gedaan om de Rekenkamercommissie een overzicht te verschaffen van aanbestedingsprocedures die in de laatste 5 jaren gevoerd zijn en een gebudgetteerde waarde hadden van € 40.000,-- of meer. Naar aanleiding van die vraag is men uiteraard direct naarstig op zoek gegaan naar de relevante stukken. Men zou in alle redelijkheid moeten kunnen verwachten dat alle dossiers van de volledig afgeronde procedures compleet uit het archief gelicht kunnen worden en de lopende dossiers van de betreffende bureaus gehaald kunnen worden. In de navolgende paragrafen worden de bevindingen per dossier aangegeven. Voordat het nalopen van de aanbestedingsdossiers ter hand genomen werd, is een aftekenlijst opgesteld van die onderdelen die normaliter deel uitmaken van een aanbestedingsprocedure en 22 waarvan een schriftelijk stuk aanwezig zou moeten zijn. Vervolgens is de compleetheid van de aanbestedingsdossiers die voorhanden zijn geverifieerd aan de hand van die opgestelde aftekenlijst. De gehanteerde aftekenlijst vermeldt de onderdelen van het aanbestedingsdossier die Bijlage 5 van de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Venray opsomt en geeft dus de minimale inhoud van een aanbestedingsdossier aan. Het is dan ook van belang dat de gearchiveerde dossiers een compleet beeld geven van de aanbestedingsprocedure die doorlopen is. Dat betekent bijvoorbeeld dat in het dossier opgenomen zijn: 23 1. het onderwerp van de procedure (het volledige bestek ), 2. de start van een procedure (een advertentietekst ter inleiding van een openbare procedure dan wel een uitnodigingsbrief ter inleiding van een onderhandse procedure), 3. de resultaten van de procedure (een Proces Verbaal van Aanbesteding en de inschrijvingsstukken van de “winnaar”) en 4. de afronding van de procedure (zowel de opdrachtbrief als de afwijzingsbrief).
3.2
Afdeling Middelen
Publiekshalbouwkosten / installaties / inrichting (2004) Blijkens het dossier betreffende de verbouwing van de publiekshal, betreft het hier een project dat gaande de uitvoering groeide. Tijdens de uitvoering werd telkens weer vastgesteld dat bepaalde onderdelen niet waren opgenomen in de planning en daardoor ook niet waren opgenomen in de budgettering. In een situatie waarin een tot stand te brengen werk eerst ontworpen en vervolgens uitgevoerd dient te worden, bieden twee mogelijke aanbestedingsprocedures zich aan. Althans indien de waarde van de totale opdracht boven de drempelwaarde komt zoals gesteld in de de nota Inkoop- en 22 23
Deze lijst is toegevoegd als Bijlage 1, blz. 30. Een bestek bestaat uit: de beschrijving van het werk, de bijbehorende tekeningen en de Nota van Inlichtingen welke opgemaakt wordt indien de aanbesteder aanvullende dan wel corrigerende opmerkingen heeft met betrekking tot de beschrijving of de tekeningen. Deze opmerkingen kunnen aangevuld worden met vragen van inschrijvers met de gegeven antwoorden. Deze nota is dus een verduidelijking van de beschrijving en/of de tekeningen en is als zodanig cruciaal voor de werkbeschrijving.
14
Aanbestedingsbeleid Gemeente Venray. De eerste is dat een aanbesteding wordt gehouden welke de opdracht Design & Construct het beoogde werk omvat. De opdrachtgever stelt een definitief eisenpakket op en aan de hand daarvan wordt het ontwerp gemaakt en vervolgens uitgevoerd. De uitvoering vindt dan plaats onder de vigeur van het UAV-gc (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen). Een belangrijk voordeel van deze procedure is dat “meer werk” niet onverwacht voorkomt. De enige mogelijke reden voor meer werk is dat de opdrachtgever zijn wensenpakket wijzigt. Een tweede mogelijke aanbestedingsprocedure is het (laten) opmaken van 24 een stabu-bestek. Vervolgens wordt een aanbesteding gehouden welke de opdracht omvat om het voorliggende bestek te laten uitvoeren en die uitvoering te begeleiden. Die opdracht wordt 25 doorgaans onder de vigeur van het RVOI uitgevoerd. Daarna wordt een aanbesteding gehouden betreffende het uit te voeren bestek. Deze aanbesteding kan door de opdrachtgever of door de 26 raadgevend ingenieur gehouden worden. Tijdens de uitvoering van een werk op basis van een stabu-bestek kan het voorkomen dat werkzaamheden uitgevoerd moeten worden die niet expliciet in het aanbesteedde bestek zijn opgenomen. Onder omstandigheden kunnen deze werkzaamheden door de uitvoerend aannemer meegenomen worden tegen een meerprijs onder de noemer “meer werk”. Van meer werk is sprake als het bijkomende werk niet alleen niet vermeld is, maar bovendien ook niet in redelijkheid voorzien had kunnen worden door de aannemer. Een andere mogelijkheid is dat het bijkomende werk op basis van een bestekswijziging dient te worden uitgevoerd. In het geval dat sprake is van meer werk, wordt de aannemer om een prijsopgave gevraagd. Indien de opdrachtgever akkoord is met die prijsopgave, wordt de bijkomende opdracht verleend en kan de aannemer het werk (laten) uitvoeren. Een onderdeel van de offerte is het vooraf overeengekomen opslagpercentage. Dit percentage ligt doorgaans tussen de 10% en 15% en dient ter dekking van de algemene bouwplaatskosten, algemene bedrijfskosten en extra kosten gemaakt ten behoeve van projectplanning en –uitvoering. Hoe hoog dit percentage uitkomt, is een punt van onderhandeling. Het betreft immers een bijkomende overeenkomst. In beide procedures, dus zowel het Design & Construct als het stabu-traject, moet de opdrachtgever zijn huiswerk goed gedaan hebben. In geval van een verbouwing moet hij vooraf exact weten en vastgelegd hebben wat de bestaande toestand is en wat de gewenste toestand zal zijn. Het ontwerp van de nieuwe publiekshal is gemaakt door een architect die vervolgens ook het project heeft laten uitvoeren en de uitvoering begeleid heeft. Zo gesteld, lijkt het te duiden op de eerstgenoemde procedure, Design & Construct. De keuze voor de betreffende architect is niet tot stand gekomen via een aanbesteding, doch gemaakt op basis van tevredenheid met zijn werk in voorgaande jaren. Dit is ook de reden waarom dezelfde architect altijd de opdracht krijgt. Er is geen indicatie dat de waarde van de opdracht enige rol gespeeld heeft bij het bepalen welke architect de opdracht zou krijgen, terwijl die waarde van belang is om te bepalen of sprake is van een 27 aanbestedingsplicht krachtens de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Venray. Aangezien altijd dezelfde architect de verbouwingen aan het gemeentehuis doet, zou verwacht moeten worden dat de beginsituatie tot op de laatste steen bekend is en dat tijdens de uitvoering
24
Dit is het type bestek waarbij een uitgebreide en nauwgezette beschrijving wordt gemaakt van het uit te voeren werk. Regeling van de Verhouding tussen Opdrachtgever en adviserend Ingenieursbureau, uitgegeven door het Koninklijk Instituut Van Ingenieurs (KIVI NIRIA) te Den Haag. 26 Vanwege een limitering van de aansprakelijkheid van de raadgevend ingenieur is het echter verstandiger de aanbesteding van het bestek door de opdrachtgever te laten houden. 27 Voor een overzicht van de toepasselijke drempelwaarden, zie de tabel op p. 5. 25
15
geen onverwachte zaken meer opkomen. Dat betekent dat juist het gebruiken van een “huisarchitect” welhaast dwingt tot het hanteren van een Design & Constructprocedure. Uit het aangeleverde materiaal blijkt niet dat gewerkt is conform de structuur zoals voorgeschreven in de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Venray. De voorgeschreven structuur laat een stappenplan zien dat begint bij een behoeftestelling, vervolgens een op die behoeftestelling geformuleerd plan van eisen. Dat plan van eisen leidt tot een voorlopig ontwerp dat na eventuele aanpassing en vervolgens vaststelling door de daartoe bevoegde partij het definitief ontwerp vormt. Dat is de basis voor een alomvattende budgettering hetgeen op haar beurt de aanbestedingsvorm bepaalt. Het beeld dat het overgelegde dossier laat zien is de uitvoering van een werk waarvan het einddoel en de direct zichtbare beginsituatie bekend waren, doch de tussenliggende route is gaandeweg bepaald. Het gevolg was dat het onmogelijk was een gedegen budgettering op te stellen waardoor men geen doordachte keuze voor een aanbestedingsprocedure kon maken. Bovendien kwam men telkens onverwachte werkzaamheden tegen, die vervolgens onder de noemer "meer werk" aan de aannemer gegund werden. De gehanteerde werkwijze is per saldo altijd duurder. Indien extra werkzaamheden worden opgedragen, zal de hoofdaannemer het hem toekomende opslagpercentage bij de opgevraagde offerte optellen. Indien een andere aannemer gevraagd wordt om de extra werkzaamheden te verrichten teneinde de kwalificatie "meer werk", dus bijtelling van het opslagpercentage, te vermijden, zal de hoofdaannemer de hem toekomende coördinatievergoeding claimen.
3.3
Afdeling PD
Telecommunicatie / aanschaf telefooncentrale / diensten extern adviesbureau (2007) In 2006 is door de raad ingestemd met het visiedocument betreffende de telefonische dienstverlening en het bijbehorende investeringskrediet. Ex art. artikel 1 lid 2 sub c van richtlijn 2004/18 is in geval van zowel leveren als plaatsen van producten sprake van een levering. Vastgesteld werd dat de waarde van de totale opdracht de drempelwaarde van € 211.000,-- te boven ging en dat i.c. dus een Europese aanbesteding gehouden moest worden. Teneinde zeker te stellen dat die procedure op correcte wijze doorlopen zou worden, werd besloten een gespecialiseerd bureau in te huren om het geheel te begeleiden. De geraamde waarde van de in te huren dienst strekkende tot begeleiding van een Europese aanbesteding bedroeg € 47.000,--, dus ruim boven de drempelwaarde van € 10.000,-- waarboven een onderhandse aanbesteding volgens de gemeentelijke inkoopnota verplicht is. Conform de inkoopnota zijn drie adviesbureaus aangeschreven.met de uitnodiging offerte uit te brengen. In de uitnodigingsbrief is tevens aangegeven welke criteria gehanteerd zullen worden bij het bepalen wie de opdracht krijgt. De genoemde criteria zijn later ook daadwerkelijk gebruikt om te beslissen wie de opdracht toekomt. Interessant is om aan de hand van het dossier vast te stellen, dat de projectgroep de facto een onderhandse aanbesteding heeft georganiseerd, met als gunningcriterium de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Uit reacties van de projectleidster, gegeven tijdens een kort gesprek over het aanbestedingstraject, bleek nochtans dat men zich dat kennelijk niet bewust is. Na gunning van de adviesopdracht is een aanvang gemaakt met de voorbereiding van de Europese aanbesteding. De projectgroep koos voor het traject van de niet-openbare aanbesteding met 16
voorafgaande selectie. Het vastgestelde gunningcriterium was wederom EMVI. Het gekozen traject betekent een grondige en tijdrovende voorbereiding, welke overigens later in de procedure zijn vruchten afwerpt. Het Programma van Eisen (PvE) werd nauwgezet voorbereid en opgesteld. Tijdens deze voorbereiding bleek dat de totale opdracht beter in twee percelen gesplitst kon worden. Gebleken was inmiddels dat het telefoniegedeelte een weliswaar verwant doch duidelijk ander specialisme was dan het ict-gedeelte. Het kiezen voor een telefoniespecialist, betekende inleveren op de kwaliteit van het ict-gedeelte en vice versa. Beter was het om voor elk gedeelte een specialist te vinden, ergo een splitsing in twee percelen. Met het helder krijgen van wat men precies wenste, werden gaandeweg ook de selectiecriteria duidelijk welke aan de toekomstige leverancier gesteld dienden te worden. Bovendien volgden de gunningcriteria welhaast logischerwijs uit het gedetailleerde PvE. Na afronding van de voorbereidingen werd de advertentie geplaatst. Een 25-tal bestekken werden opgevraagd, welke vergezeld werden van het selectiedocument. Dankzij het selectiedocument bleven per perceel een vijftal partijen over welke uitgenodigd werden in te schrijven op de opdracht. Aangezien gekozen voor EMVI als gunningcriterium, werd de uitnodiging vergezeld van een matrix met een 100-tal punten waarop gescoord kon worden. De bedoeling was om niet alleen voor elk perceel de beste installateur te vinden, doch tevens de installateur die ook zou kunnen voldoen aan een tevredenstellend onderhoud van de geplaatste installatie. De door de projectgroep gestelde doelen zijn bereikt.
3.4
Afdeling MD
Onderwijskundige vernieuwingen 2004-2007 (2004) Teneinde begripsverwarring te voorkomen wordt allereerst aangegeven dat onder de aanduiding “onderwijskundige vernieuwingen” niet gedoeld wordt op onderwijsinhoudelijke zaken die vernieuwd worden, doch enkel op de faciliteiten ten behoeve van het onderwijs, meer in het bijzonder de algehele opzet en inrichting van schoolgebouwen. Ten behoeve van dit project is een budget beschikbaar gesteld. Dit budget dient verdeeld te worden over 19 basisscholen hetgeen stapsgewijs, per groepje van 2 à 3 basisscholen, verloopt. De onderwijskundige vernieuwing als project, valt onder verantwoordelijkheid van de Stichting Primair Onderwijs Venray (SPOV). Dit is een beheersstichting die verantwoordelijk is voor de instandhouding van de gebouwen ten behoeve van het primair onderwijs in de gemeente Venray. Aangezien de verschillende opdrachten op de markt gebracht zullen worden door SPOV, is het van belang om te bepalen of SPOV die opdrachten moet aanbesteden of dat gehandeld kan worden als elke private partij. Om te kunnen bepalen of SPOV een organisatie is die aan te merken is als “aanbestedende dienst” moet worden voldaan aan drie criteria: 28 1. de organisatie moet rechtspersoonlijkheid bezitten ; 2. de organisatie moet opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn; 3. de activiteiten van die organisatie worden in hoofdzaak door de staat, het territoriale lichaam of andere publiekrechtelijke instellingen gefinancierd, ofwel het beheer is onderworpen aan toezicht door deze laatste, ofwel de leden van het bestuursorgaan, het leidinggevend of het
28
Dat een stichting qua rechtspersoonlijkheid civielrechtelijk van aard is, is in dezen dus niet relevant.
17
toezichthoudend orgaan voor meer dan de helft door de staat de territoriale lichamen of andere 29 publiekrechtelijke instellingen zijn aangewezen. Aangezien SPOV voldoet aan de drie voormelde criteria, is zij aan te merken als een aanbestedende dienst en dient het opdragen van de verschillende werken conform de regelgeving betreffende het aanbesteden te verlopen. Zoals vermeld is sprake van een stapsgewijze uitvoering. Dit betekent dat dit project evenveel aanbestedingsdossiers kent als er stappen zijn. Tot nu toe zijn 10 dossiers van afgeronde deelprojecten beschikbaar en één dossier van een lopend deelproject. De afgeronde deelprojecten betreffen de scholen: 1. Antonius en Regina Facis 2. Flierefluit, Vlaswei en St. Jan de Doper 3. Petrus’ Bandenschool 4. Toverbal 5. De Keg en Coninxhof 6. De Bongerd 7. De Meulebeek, De Kruudwis en De Stek 8. De Foekepot 9. St. Oda, 10. De Landweert, De Hei en Heilige Maria Het momenteel lopende project betreft basisschool De Hommel. Niettegenstaande de eisen die de Nota aanbestedingsbeleid gemeente Venray in bijlage vijf bij die 30 nota stelt aangaande de inhoud van het aanbestedingsdossier , zijn de aanbestedingsdossiers die uit het gemeentelijk archief komen zeer beperkt van omvang. Dit blijkt ook uit het schematisch 31 overzicht op blz. 33. De gehanteerde aftekenlijst is, zoals eerder opgemerkt , opgesteld aan de hand van de opsomming in bijlage vijf bij de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Venray. Die lijst omvat 24 punten die elk een stuk aanduiden dat van belang is in het aanbestedingstraject. De gearchiveerde aanbestedingsdossiers inzake onderwijskundige vernieuwingen bevatten elk doorgaans vijf verschillende stukken. De term “doorgaans” is gehanteerd omdat de dossiers niet consequent zijn in opbouw. Niet elk dossier heeft bijvoorbeeld een stuk waaruit het akkoord van de opdrachtgever, i.c. het College van Burgemeester en Wethouders, blijkt en slechts één der dossiers bevat de akte van oplevering. Terwijl uit het enkele feit dat een aanbestedingsdossier gearchiveerd is begrepen moet worden dat het betreffende project is afgerond en er dus voor elk project een akte van oplevering zou moeten zijn. Uit de dossiers blijkt dat elk deelproject begeleid wordt door een architectenbureau. Op welke wijze de opeenvolgende architectenbureaus aan hun opdracht komen is niet duidelijk. De aanbestedingsdossiers betreffen enkel de aanbestedingen van het werk dat aan de diverse schoolgebouwen verricht dient te worden. Vanuit aanbestedingsrechtelijk perspectief zou men verwachten dat de aangestelde architectenbureaus, in het bijzonder gezien de adviserende rol die ze vervullen, optreden als 29
30 31
Zie hieromtrent art. 1 lid 9 Algemene Richtlijn waarin het begrip “publiekrechtelijke instelling” nader wordt omschreven. In art. 1 sub q BAO, art. 1 sub 9 Richtlijn 2004/18/EG en art. 1 sub b Richtlijn 93/36/EEG staan dezelfde criteria genoemd. Zie ook de verdere toelichting met vermelding van jurisprudentie Pijnacker Hordijk/Van der Bend/Nouhuys. Zie hieromtrent § 2.5, blz. 12 e.v.. Zie § 3.1, blz. 14.
18
“raadgevend ingenieur” waarmee automatisch de weg gewezen wordt naar de toepasselijkheid van 32 het RVOI – 2001. Bij dit traject wordt een dienst aanbesteed, welke dienst bestaat uit het via een aanbesteding op de markt brengen van een werk en vervolgens begeleiden van dat werk. Uit de voorhanden zijnde stukken blijkt enkel dat aanbestedingen zijn gehouden betreffende de respectieve werken en niet de diensten verricht door de betrokken architectenbureaus. Het is gebruikelijk om na een aanbesteding de open begroting op te vragen van de laagste inschrijver. Deze begroting wordt vervolgens afgezet tegen het door de opdrachtgever gebudgetteerde bedrag. Dienaangaande komen enkele opmerkelijke zaken naar voren. Allereerst blijkt dat er geen eigen begroting is voordat aanbesteed wordt. Er is dus op geen enkele wijze na te gaan of de berekening van de inschrijvende aannemer redelijk is, noch of zijn kostenraming verantwoord is in het licht van het totale project namelijk het doorvoeren van onderwijskundige vernieuwingen door middel van elf deelprojecten. Ten tweede wordt opgemerkt dat de inschrijfsom van de aannemer gehanteerd wordt als het bedrag waarvoor goedkeuring wordt gevraagd bij het College. Die fondsaanvraag wordt steevast afgesloten met de opmerking dat het een verantwoorde uitgave is waarbij zeker is dat er voldoende overblijft voor de andere scholen. Die zekerheid is nog aannemelijk bij de eerste paar fondsaanvragen, dus als er nog ruim voldoende budget is voor het totale project. De afname van die zekerheid verloopt echter rechtevenredig met de toename van het totaalbedrag dat al uit het totale budget geput is. Dit zou anders zijn als op voorhand alle deelprojecten gebudgetteerd waren geweest en aan de hand daarvan in abstracto fondsen verdeeld. Men had dan een maatstaf gehad om inschrijvingen van aannemers aan te toetsen en bovendien was op voorhand bekend geweest of men inderdaad met het vastgestelde budget uit zou komen. Een derde opmerkelijk aspect is dat in begrotingen welke aangeleverd worden via het architectenbureau eveneens de kostenpost met betrekking tot de dienstverlening door het architectenbureau wordt opgevoerd. Een dergelijke kostenpost is een vreemde eend in de bijt, nu de opgevraagde begroting enkel het tot stand brengen van een werk door de aannemer zou moeten betreffen en er dus geen plaats is voor de vergoeding van de dienstverlening door de architect.
3.5
Afdeling Openbare Ruimte
Bestek Openbare Ruimte NLW Buitenbeheer 1 t/m 5 en Groenonderhoud Veltum/Vlakwater BTL Verhoeven Eind jaren 90 heeft ook in Venray een privatiseringsslag plaatsgevonden waarbij onder andere de sociale werkvoorziening is overgegaan van een gemeentelijke dienst naar het werkvoorzieningschap Noord-Limburg West (NLW). Dit werkvoorzieningschap heeft niet alleen de werknemers overgenomen, doch ook het bijbehorend sociaal statuut. Dit sociaal statuut blijft gelden zolang overgenomen mensen nog werkzaam zijn bij NLW, waardoor de gemeente de verantwoordelijkheid op zich heeft genomen NLW te voorzien van een minimumomzet teneinde die mensen in dienst te kunnen blijven houden. Daarom is men begonnen met het aangaan van meerjarige overeenkomsten welke telkens weer verlengd worden. Deze meerjarige opdrachten worden zonder aanbestedingsprocedure gegund aan NLW. Verscheidene dossiers betreffende het buitenbeheer bevatten nochtans een inschrijvingsbiljet waarmee de suggestie wordt gewekt dat een 32
RVOI – 2001: Regeling van de verhouding tussen Opdrachtgever en raadgevend Ingenieursbureau. Deze regeling zal in de nabije toekomst vervangen worden door De Nieuwe Regeling. Wanneer deze transitie plaats zal vinden is nog niet duidelijk.
19
aanbestedingsprocedure heeft plaatsgevonden. De te betalen prijs komt echter telkens tot stand via onderhandeling, zonder dat daadwerkelijk concurrentie gesteld wordt. 33
Op 1 januari 2005 is het Bao in werking getreden waarmee richtlijn 2004/18/EG werd geïmplementeerd. In art. 19 Bao is de navolgende tekst te vinden: Art. 19 Lid 1. Een aanbestedende dienst kan de deelneming aan procedures voor de gunning van overheidsopdrachten voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen als bedoeld in artikel 1, 34 onderdeel e, van het Besluit uitvoering sociale werkvoorziening en begeleid werken , indien de meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende overheidsopdracht betrokken werknemers personen met een handicap zijn die wegens de aard of de ernst van hun handicaps geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. 2. Een aanbestedende dienst vermeldt in de aankondiging dat de overheidsopdracht is voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen als bedoeld in het eerste lid. Met het van kracht worden van het Bao heeft de vrijwel gelijkluidende optionele bepaling van richtlijn 2004/18/EG gelding gekregen binnen de Nederlandse rechtsorde. In de toelichting van het Bao staat geen aanvullende informatie over de toepassing van deze bepaling. Het Bao spreekt over het voorbehouden van overheidsopdrachten aan sociale werkvoorzieningen. Dit betekent in de praktijk dat de concurrentiestelling (middels het plaatsen van een aankondiging) bij dergelijke opdrachten – onder voorwaarden - beperkt mag worden tot sociale werkvoorzieningen. Met inwerkingtreding van art. 19 Bao is nochtans geen vrijbrief geschapen om opdrachten (onderhands) aan de eigen lokale sociale werkvoorziening te gunnen. Op de opdracht kunnen dus ook sociale werkplaatsen uit andere gemeenten inschrijven aan wie vervolgens de opdracht zou kunnen worden gegund. De opdracht kan na concurrentiestelling onder de diverse werkplaatsen dus ook aan een andere sociale werkplaats dan de lokale gegund moeten worden na beoordeling van de inschrijvingen op de objectieve en non-discriminatoire selectie en gunningcriteria die gesteld zijn. Daarnaast dient een voorbehoud van een opdracht te voldoen aan de in artikel 19 gestelde voorwaarde dat de meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende overheidsopdracht betrokken werknemers personen met een handicap zijn die wegens de aard of de ernst van hun handicaps geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. Of het Bao in een specifieke situatie van toepassing is, is afhankelijk van de waarde van de opdracht. Deze waarde dient boven de Europese drempelwaarde voor diensten te komen. De huidige drempelwaarde voor diensten en leveringen staat op € 236.945,--. De goedkoopste opdracht kost de gemeente € 252.300,-, dus ruim boven de grens van een Europese aanbesteding. Het Bao biedt de gemeente een handvat dat specifiek aan de sociale werkvoorziening gekoppeld is om zowel te voldoen aan de aanbestedingsplicht als ook aan het voorzien in voldoende opdrachten voor NLW. Voorwaarde is dan wel dat NLW voldoende concurrerend werkt om de concurrentie met andere sociale werkvoorzieningen aan te gaan.
33 34
Zie hieromtrent de paragraaf “Bao en Bass” op p. 10. Besluit van 24 september 2004 tot vaststelling van een algemene maatregel van bestuur ter uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening alsmede de bepalingen betreffende de indicatie en herindicatie in het kader van genoemde wet in de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Besluit uitvoering sociale werkvoorziening en begeleid werken.
20
Asfaltonderhoud Horsterweg In het kader van een aanbestedingsprocedure kunnen twee mogelijke beslismethoden gehanteerd worden om een opdracht te gunnen: 1. de laagste prijs of 2. de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Methode 1 wordt doorgaans gebruikt als het gewenste product volledig bepaald is door de opdrachtgever, dus zowel wat uiteindelijk tot stand gebracht moet worden, als ook de wijze waarop, met welke materialen, welke fasering, etc. etc. Methode 2 echter wordt gebruikt als de aanbesteder zich beperkt tot een doelomschrijving van het tot stand te brengen werk. In dat geval wordt het werk op de markt gezet als Design & Construct waarbij de aanbesteder een aantal criteria nauwgezet omschrijft en aan elk criterium een relatieve waarde toekent. De prijs is dan één van de criteria geworden. Het resultaat van de aanbesteding kan dan best zijn dat de uiteindelijke “winnaar” niet de goedkoopste is, maar wel degene met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Welke methode door de aanbesteder gehanteerd zal worden, moet uiteraard op voorhand bekend gemaakt worden aan de inschrijvers. Indien gekozen is voor EMVI, moet de aanbesteder in de vorm van een matrix, bekendmaken op welke criteria de inschrijver kan scoren en wat de relatieve zwaarte is van elk criterium. De Horsterweg is een voormalige provinciale weg die in minder goede staat van onderhoud aan de gemeente Venray is overgedragen. Het onderhoudswerk is aanbesteed op 2 september 2004. Het betrof hier, in afwijking van het gemeentelijk beleid, een onderhandse aanbesteding die qua waarde 35 openbaar had moeten zijn. Deze afwijking is wel aangevraagd en ook geaccordeerd op grond van de motivering dat men zeker wilde stellen dat bepaalde bedrijven waarvan bekend was dat zij nieuwe producten hadden ontwikkeld ook mee zouden dingen. Deelname aan een aanbesteding wordt echter niet gewaarborgd door het houden van een onderhandse aanbesteding in plaats van een openbare aanbesteding. De enige waarborg die dit oplevert is dat de bedoelde bedrijven kennis krijgen van de betreffende aanbesteding. Of zij al dan niet inschrijven blijft hun vrije keuze. De lijn van het streven naar het innovatieve wordt verder doorgetrokken in de uitnodigingsbrief als men stelt dat alternatieven met betrekking tot ontwerpen en materiaalgebruik uitdrukkelijk zijn 36 toegestaan. In de uitnodigingsbrief wordt bovendien aangegeven dat de ingediende alternatieven nadrukkelijk meegenomen zullen worden in de beslissing betreffende de gunning. De daarbij te hanteren criteria zijn: • Alternatieve asfaltconstructies, zowel in soort als in gradering en dikte; • Budgettair en economisch effect op de lange termijn • Visuele aspecten; • Akoestische eigenschappen • Rijcomfort. De uitnodigingsbrief doet daarmee overigens vermoeden dat aan het accepteren van de alternatieven andere criteria gesteld zullen worden dan aan de standaardproducten.
35
De waarde van de opdracht was uiteindelijk € 309.000,--, dus ruim boven het drempelbedrag van € 230.000,--. Zie de tabel op blz. 5. 36 Overigens zijn, krachtens Europees recht, alternatieven altijd toegestaan, tenzij uitdrukkelijk verboden. Het geven van toestemming is echter in lijn met het gehanteerde aanbestedingsreglement UAR 2001, een reglement dat op onderdelen strijdig is met het Europese recht.
21
De hiervoor weergegeven criteria zijn van een duidelijk andere orde dan simpelweg “de laagste prijs”, een criterium dat in het geheel niet genoemd wordt. De uitnodiging lijkt te duiden op het hanteren van de EMVI-systematiek, doch in dat geval had een matrix bijgevoegd moeten zijn waarin de relatieve zwaarte van elk aangegeven criterium expliciet gemaakt had moeten zijn. In de brief waarmee de inschrijvers worden geïnformeerd over de uitslag van de aanbesteding, wordt gesteld dat een afweging heeft plaatsgevonden van de gedane inschrijvingen en alternatieven “…met name op het punt van prijs/kwaliteitverhouding”. Dit is echter een criterium dat niet werd genoemd in de uitnodiging. Opmerkelijk is bovendien dat gerept wordt van “inschrijvingen en alternatieven”, wat doet vermoeden dat de alternatieven niet als inschrijving beschouwd werden. De uitverkoren inschrijving is uiteindelijk de besteksconforme inschrijving met de laagste prijs, waarmee de motivering die leidde tot een afwijken van de gemeentelijke aanbestedingsregels ontkracht wordt.
Afkoppelen Laurahof Van den Berk In 2007 is de hemelwaterafvoer losgekoppeld van het rioleringstelsel in het gebied grenzend aan de Laurahof in de wijk Veltum. In het dossier worden stukken van drie externe partijen aangetroffen: (1) de bestekschrijver, (2) de aannemer en (3) de leverancier van infiltratiemateriaal. Ad (1) Teneinde deze werkzaamheden uit te kunnen voeren is allereerst een bestek gemaakt. Dit bestek is gemaakt door een externe partij, hetgeen betekent dat een dienst is ingekocht. Volgens de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Venray moeten diensten die een waarde van € 10.000,-- te boven gaan aanbesteed worden. Tot een waarde van € 100.000,-- mag deze aanbesteding onderhands zijn. Blijkens een in het dossier aangetroffen brief is de bestekschrijver mondeling gevraagd een offerte in te dienen. Deze offerte geeft aan dat de waarde van de opdracht € 13.000,-- betrof, dus 30% boven de drempelwaarde. Indien de gevraagde offerte bedoeld was als marktverkenning, dan had die offerte moeten leiden tot een onderhandse aanbesteding. De marktverkenning had immers uitgewezen dat de waarde van de opdracht de drempelwaarde van € 10.000,-- te boven ging. Op basis van de mondeling aangevraagde offerte is de opdracht uit de hand gegund. Ad (2) Met betrekking tot de overeenkomst strekkende tot aanneming van het betreffende werk, wordt geen enkel stuk aangetroffen waaruit blijkt dat sprake is geweest van een aanbesteding. Tot een drempelwaarde van € 70.000,-- mag een werk uit de hand gegund worden. De opdracht is gegund voor een bedrag van € 329.000,--, dus ook ruim boven de drempelwaarde van € 230.000,--, het bedrag waarboven een openbare aanbesteding dient plaats te vinden. Ad (3) Ten behoeve van de uitvoering van het werk is door de gemeente materiaal ingekocht bij een ander dan de uitvoerende partij. Het betreft hier verzamel- en infiltratiemateriaal ten behoeve van de gecontroleerde afvoer van hemelwater. Dat dit materiaal door de gemeente zelf is ingekocht, is zeer opmerkelijk. Het bestek is opgemaakt volgens de RAW-systematiek. Een dergelijk bestek bevat normaliter ook een (geschatte) opname van te gebruiken materialen met vermelding van de bijbehorende stelpost. De prijs waartegen de inschrijver die materialen kan leveren, is medebepalend voor de inschrijvingssom. Aannemers werken dan ook bij voorkeur met vaste leveranciers waardoor ze kortingen kunnen bedingen en daarmee voor een lagere prijs inschrijven. 22
Blijkens de in het dossier aangetroffen facturen was de gemeente de inkoper, doch het afleveradres was de uitvoerend aannemer. In casu is sprake van een levering zoals bedoeld in de nota Inkoopen Aanbestedingsbeleid Gemeente Venray. Bij een waarde tussen € 10.000,-- en € 100.000,-- moet de opdracht strekkende tot levering van zaken onderhands aanbesteed worden. De waarde van de geleverde zaken bedroeg in totaal € 67.406,30, exclusief BTW. In het dossier is niets aangetroffen waaruit blijkt dat sprake is geweest van een aanbesteding.
23
4.
Conclusies en aanbevelingen
4.1
Inleiding
In het inleidende hoofdstuk van dit onderzoeksrapport zijn de vragen weergegeven welke leidend waren bij dit onderzoek. Dit resulteerde in de nu voorliggende structuur: eerst een schets van het theoretisch kader welke op mondiaal niveau begint en vervolgens via Europees en nationaal niveau inzoomt op het lokale niveau. Na deze schets is gekeken of die theorie nog wel in zicht blijft als aan de hand van verschillende casus de Venrayse praktijk bekeken wordt. Deze laatste stap was enkel mogelijk dankzij de zeer coöperatieve opstelling van de ambtelijke organisatie, waardoor niet alleen dossiers zonder haperen aangeleverd werden, doch ook mensen altijd bereid waren tot het geven van een mondeling toelichting. Dit hoofdstuk bevat de conclusies en aanbevelingen welke gebaseerd zijn op de vergelijking tussen de theorie zoals geschetst in hoofdstuk 2 en de praktijk zoals die blijkt uit de casusstudie weergegeven in hoofdstuk 3. Hierbij wordt dezelfde opbouw gehanteerd zoals weergegeven in hoofdstuk 1. Als eerste worden dus de vragen weergegeven onder het kopje Regels en procedures, vervolgens Naleving regels en procedures en als laatste het kopje Leervragen. Aan de beantwoording van de gestelde vragen worden de bijbehorende conclusies gekoppeld. De conclusies worden op hun beurt telkens direct gevolgd door de daaraan gekoppelde aanbevelingen.
4.2
Conclusies en aanbevelingen
Regels en procedures 1. Wat is het beleid? Op alle niveaus, van mondiaal tot lokaal, is het beleid er op gericht om onder voldoende concurrentiestelling, op transparante en non-discriminatoire wijze een zo goed mogelijk product in te kopen door de terzake competente aanbestedende dienst. Teneinde deze doelstelling te bereiken, is het instrument van de aanbesteding ontwikkeld. Dit instrument kent inmiddels vele verschijningsvormen, zoals bijvoorbeeld de onderhandse aanbesteding met of zonder voorafgaande selectie, de openbare aanbesteding en de elektronische veiling. Cruciaal bij elke aanbestedingsvorm is dat deze transparant wordt uitgevoerd, op non-discriminatoire wijze uitgevoerd en dat voldoende concurrentiestelling gewaarborgd is. Belangrijke leidraad hierbij is dat telkens een gepaste mate van openbaarheid wordt betracht. Globaal kan gesteld worden dat naarmate de waarde van de opdracht stijgt, een grotere mate van openbaarheid betracht moet worden. Als concretisering hiervan, kan verwezen worden naar de drempelbedragen zoals de gemeente Venray die heeft vastgesteld in de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Venray. Het door de gemeente Venray vastgestelde beleid is verwoord in voormelde nota. Kernbepaling van deze nota betreft de drempelwaarden aan de hand waarvan het type aanbesteding bepaald wordt. Een gemotiveerd afwijken hiervan is enkel om zwaarwegende redenen mogelijk en kan alleen na verkregen goedkeuring door het college. 24
-
Van elke aanbesteding wordt een dossier bijgehouden. De minimuminhoud van dit dossier is voorgeschreven in voormelde nota. In bijlage 5 bij de nota staat de minimuminhoud expliciet per onderdeel genoemd. Een dergelijk dossier is bedoeld om: in geval van een rechtszaak het correcte verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen; te worden gebruikt ten behoeve van het opstellen van rapporten aan het College van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad; als leerinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. In het aanbestedingsdossier komen de kernstukken van de aanbestedingsprocedure terecht. Aan de hand van de lijst die wordt weergegeven in bijlage 5 van voormelde nota, kan exact worden nagegaan hoe volgens de gemeente Venray een aanbestedingsprocedure dient te verlopen. Het beleid dienaangaande ligt vast, resteert de daadwerkelijke uitvoering. Aanbeveling Gezien de diversiteit qua inhoud van de aanbestedingsdossier, lijkt het alleszins praktisch bijlage 5 van de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Venray tevens te gebruiken als inhoudsopgave annex aftekenlijst bij elk aanbestedingsdossier vanaf het moment dat dit dossier geopend wordt. 2. Welke regels en procedures zijn door de raad, college of leidinggevenden gesteld ten aanzien van het aanbesteden en welke regels worden feitelijk gehanteerd?
a. Op lokaal niveau is de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Venray vastgesteld in mei 2005. In die nota is een tabel opgenomen welke een overzicht biedt van de drempelwaarden met de bijbehorende aanbestedingsvormen. Als hoogste drempelwaarde staat de Europese drempelwaarde als getal opgenomen. Aangezien deze waarde elke twee jaar herzien wordt, is de nota maximaal twee jaren correct. Indien het vermelde bedrag achterhaald is ten gevolge van een herziening op Europees niveau en hier intern onvoldoende aandacht aan wordt besteed, ontstaat het risico dat een foutieve norm gehanteerd wordt. Dit risico wordt verhoogd doordat de verschillende afdelingen zelf de aanbestedingen organiseren. Indien de aanbestedingen door een gespecialiseerd intern inkoopbureau georganiseerd zouden worden, mag men verwachten dat dit risico weer tenietgedaan wordt. Tot dat moment echter is men afhankelijk van de kennis van de verantwoordelijk ambtenaar, wiens vak eigenlijk iets anders behelst dan aanbestedingen. Gezien de snelle ontwikkelingen op aanbestedingsrechtelijk vlak en het daardoor uitgroeien naar een waar specialisme, kan het niet als verstandig aangemerkt worden om aanbestedingen niet te centraliseren en volledig neer te leggen bij een intern inkoopbureau. Aanbeveling Aangezien aanbestedingen inmiddels aan te merken zijn als een specialistisch vak, verdient het aanbeveling een duidelijke keuze te maken met betrekking tot de organisatorische inrichting van de aanbestedingen. Die keuze is tweeledig: of het aanbesteden gebeurt decentraal en dient men in te zetten op vergroting van de kennis terzake, of het aanbesteden gebeurt centraal door een intern inkoopbureau of eventueel door een inkoopbureau voor alle in NLW samenwerkende gemeentes b. In mei 2008 is de nota herzien en opnieuw vastgesteld door het college. Aangezien het, volgens het college, geen majeure wijziging betrof, werd geoordeeld dat goedkeuring door de raad niet nodig was. Vanuit de commissie Middelen echter, is verzocht de herziene versie ter goedkeuring aan de raad voor te leggen. De herziening betrof immers meer dan enkel een aanpassing aan de 25
nieuwe Europese norm welke per 1 januari 2008 is ingegaan. De lagere drempelwaarden die herzien zijn, betreffen met name de overgangsdrempels van onderhands naar openbaar aanbesteden. Aangezien als basisnorm geldt dat met het stijgen van de waarde van een opdracht, de mate van openbaarheid rechtevenredig toeneemt, is het opmerkelijk dat juist die overgangsdrempel van onderhands naar openbaar sterk verhoogd wordt.
Aanbeveling De verwijzing naar de Europese drempelwaarde in de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Venray kan beter in abstracte vorm worden opgenomen teneinde te voorkomen dat een foutieve drempelwaarde gehanteerd wordt. c.
De nota schrijft voor dat een afwijking van de gestelde drempelwaarden enkel toegestaan is wegens zwaarwegende redenen en na goedkeuring door het college. In de bestudeerde aanbestedingsdossiers is slechts één stuk aangetroffen waaruit bleek dat toestemming voor een 37 afwijkende procedure was aangevraagd en ook verkregen. Uit verschillende andere dossiers kan geconcludeerd worden dat er sprake was van een afwijking van de voorgeschreven 38 procedure, doch telkens zonder dat de vereiste goedkeuring werd aangetroffen. Aanbeveling Het invoeren van een scheiding tussen de functies opdrachtgever en aanbesteder, zal hoogstwaarschijnlijk bijdragen aan een meer objectieve toepassing van de verschillende aanbestedingsvormen.
d. In de nota wordt voorgeschreven dat van elke aanbesteding een aanbestedingsdossier wordt bijgehouden. In een bijlage bij de nota (bijlage 5) staat puntsgewijs opgenomen uit welke onderdelen een dergelijk dossier moet bestaan. De opgevraagde aanbestedingsdossiers zijn geselecteerd uit een overzicht van aanbestedingsprocedures die in de laatste 5 jaren gevoerd 39 zijn en een gebudgetteerde waarde hadden van € 40.000,-- of meer. Afgezien van één dossier betrof het afgesloten en gearchiveerde dossiers. Met uitzondering van één gearchiveerd dossier was geen enkel aanbestedingsdossier als compleet aan te merken. Het incompleet archiveren lijkt structureel, waarmee geen enkel doel dat gediend zou moeten worden door het consciëntieus bijhouden van aanbestedingsdossiers behaald kan worden. Aanbeveling Het correct en volledig archiveren dient nadrukkelijker gehandhaafd te worden. Wellicht dient de taakstelling van de gemeentearchivaris tevens het onderdeel dossiercontrole te gaan omvatten.
37
Het betreft hier het dossier aangaande het onderhoud aan de Horsterweg. Zie bijvoorbeeld het dossier betreffende Afkoppeling Laurahof e.o. waarin een levering vermeld staat die 1. niet separaat gedaan had mogen worden en 2. vervolgens uit de hand gegund werd terwijl deze vanwege de waarde onderhands aanbesteed had moeten worden. Zie ook de dossiers betreffende Onderwijskundige Vernieuwing waarin werkzaamheden van een architect in begrotingen worden opgevoerd, terwijl geen aanbestedingstukken zijn terug te vinden betreffende de inkoop van zijn diensten. 39 Het betreft het dossier aangaande basisschool De Hommel welke in het kader van de Onderwijskundige Vernieuwing verbouwd wordt. 38
26
Aanbeveling Het invoeren van een scheiding tussen de functies opdrachtgever en aanbesteder, zal hoogstwaarschijnlijk bijdragen aan een meer objectieve toepassing van de verschillende aanbestedingsvormen. 3. Hoe is de uitvoering georganiseerd? Uit de aangeleverde dossiers blijkt dat elke afdeling verantwoordelijk is voor haar eigen aanbestedingen. Dat betekent dat op dit vlak geen functiescheiding is doorgevoerd in de gemeente Venray, waardoor projectverantwoordelijkheid, aanbestedingsverantwoordelijkheid en budgetverantwoordelijkheid nog steeds nauw verweven zijn. Wat zou bijvoorbeeld gebeuren als de laagste inschrijving ongeldig verklaard moet worden? Is de aanbesteder dan standvastig genoeg om weerstand te bieden tegen de budgethouder en projectverantwoordelijke om vooral zo voordelig en zo snel mogelijk te werken? Is het antwoord ook "ja", als de drie functies in één persoon verenigd zijn? Aanbeveling Aanbevolen wordt om een functiescheiding in te voeren. Dit leidt niet alleen tot een meer objectieve bepaling aangaande de toe te passen aanbestedingsvorm, doch ook tot een verdeling van verantwoordelijkheid en een reductie van het risico dat de gemeente Venray loopt bij een onjuiste toepassing van een aanbestedingsprocedure. 4. Hoe worden besluiten over gunning van werken, diensten en leveringen voorbereid? Op basis van het aangeleverde materiaal, kan niet eenduidig aangegeven worden hoe de uiteindelijke gunningsbeslissing verloopt. De aangeleverde dossiers, met uitzondering van twee dossiers, bevatten geen gegevens met betrekking tot de toe te passen gunningcriteria. Slechts één van die twee dossiers laat zien dat de aangekondigde gunningcriteria ook daadwerkelijk zijn toegepast. 5. Hoe is de naleving van gemaakte afspraken en de controle op de kwaliteit van aanbestedingen georganiseerd? Tijdens het onderzoek is uit niets gebleken dat een objectieve kwaliteitscontrole wordt toegepast.
Naleving regels en procedures 1. Worden de regels feitelijk gehanteerd? Dit wordt nagegaan via bestudering van een beperkt aantal dossiers. Van de bestudeerde dossiers, liet één dossier zien dat de betreffende aanbesteding conform de gestelde regels is verlopen. De andere dossiers waren te gebrekkig om een compleet.beeld te verkrijgen over de gevoerde procedure. Dit leidt tot twee mogelijkheden: a. de dossiervorming laat ernstig te wensen over, in welk geval de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid op het punt van voorgeschreven dossiervorming niet nageleefd wordt; b. de dossiervorming is zo compleet mogelijk, in welk geval het volgen van de aanbestedingsprocedures ernstig te wensen over laat. In beide gevallen echter kan niet gesteld worden dat de gestelde regels volledig worden nageleefd. 27
2. Welke motivering wordt gegeven voor de eventuele afwijkingen van de toe te passen criteria en regels? Met andere woorden: is de uitvoering van het beleid en de naleving van de gestelde regels transparant en controleerbaar? Op basis van de aangeleverde dossiers kan niet gesteld worden dat de uitvoering van het beleid en de naleving van de regels transparant en controleerbaar is. Meerdere malen kan echter wel gesteld worden dat die uitvoering diffuus verloopt. In concreto: vele malen wordt een architect ingehuurd, doch op geen enkel moment kan bepaald worden hoe deze aan zijn opdracht is gekomen, terwijl wel de door hem in rekening te brengen bedragen in de dossiers vermeld staan. Aanbeveling Aanbevolen wordt om jaarlijks een overzicht op te laten maken waarin puntsgewijs is opgenomen welke aanbestedingen zijn gehouden en daarbij per aanbesteding aantekeningen omtrent budget, of deze aanbestedingen conform vastgesteld beleid zijn gehouden en indien er een afwijking was de bijbehorende motivering. Dit overzicht dient ter informatie aan het college en aan de raad. 3. Zijn gemaakte afspraken bijvoorbeeld ten aanzien van leveringstermijnen afdwingbaar? In de aangeleverde dossiers waren geen contractstukken aanwezig, noch is gebleken van een bepaalde set algemene voorwaarden die gehanteerd wordt, zoals bijvoorbeeld de Uniforme Algemene Voorwaarden 1989 (UAV 1989). Juridisch gezien is nakoming van een overeenkomst altijd afdwingbaar, mits deze voldoende helder is. Of echter afdoende de wederzijdse verantwoordelijkheden geregeld zijn is niet duidelijk geworden.
Leervragen 1. Leidt het beleid en de wijze waarop de gemeentelijke diensten hier uitvoering aan geven tot de gewenste resultaten? Wordt daarbij voldaan aan de eisen die vanuit het politiek/maatschappelijk belang aan het beleid worden gesteld (transparantie, doelmatigheid, integriteit, controleerbaarheid, sociale verantwoordelijkheid)? Het gewenste resultaat is het verkrijgen van een zo goed mogelijk product tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden. Of dit doel bereikt wordt, is op basis van de aangeleverde dossiers niet te bepalen. 2. Wat zijn de sterke en zwakke punten van het beleid en de regels en wat valt daaruit te leren? Een sterk punt van het beleid is de helderheid waarmee het vastgesteld is door middel van de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het zwakke punt is de naleving van deze nota. 3. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan voor verbetering van het aanbesteden van werken, diensten en leveringen door gemeentelijke diensten? In aanvulling op de reeds gegeven aanbevelingen, wordt als bijkomende aanbeveling gesteld dat het beter zou zijn om voor werken het ARW 2005 te hanteren in plaats van het nu gehanteerde 28
UAR 1991. Al is het maar om te voorkomen dat men struikelt over de bepalingen in het UAR 1991 welke strijdig zijn met het Europees recht.
29
5.
Bijlage
5.1
Aftekenlijst gehanteerd bij de controle van aanbestedingsdossiers Onderwerp
Aanwezig?
Algemene administratieve gegevens interne/externe projectopdracht
1 van opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën e.d.) Behoeftestelling uitbesteding (beschrijving gewenst product of 2 resultaat, inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden) 3 Bedrijfseconomische kostenraming Proceduregegevens: de gekozen aanbestedingsprocedure is de gekozen wijze van aanbesteden conform het aanbestedingsbeleid, 4 ja/nee bij afwijking van het aanbestedingsbeleid de redenen waarom is afgeweken van de in het aanbestedingsbeleid voorgeschreven wijze van aanbesteden 5 Programma van eisen/bestek en tekeningen
6 Reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden) 7 Conceptovereenkomst/juridische randvoorwaarden Te hanteren gunning- en selectiecriteria. Bij keuze voor criterium
8 EMVI: de toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen (zie hoofdstuk 440)
9 10 11 12 13
Aankondiging/publicatie van aanbesteding Ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie Uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat) Ontvangen inschrijvingen/offertes
Nota van inlichtingen Uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding (verslag 14 beoordelingscommissie en resultaat, aannemerskeuze) 15 Aankondiging van gunning
16 (Concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract 17 Ontwerpgegevens (indien aanwezig) Financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s) Persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en 19 sleutelfunctionarissen Ondernemingsgebonden gegevens (naam en handelsnaam van de 20 onderneming, nummer KvK of het buitenlandregister, het registratienummer van de onderneming, adres etc, rechtsvorm enz.) 21 Evaluatieformulier
18
22
40
Overige gegevens (bestekswijzigingen meer/minder werk, rapport van opneming, oplevering)
Hier is Hoofdstuk 4 van de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Venray bedoeld.
30
5.2
Schematische weergave per aanbestedingsdossier = Aanwezig in het aanbestedingsdossier
= Niet aanwezig in het aanbestedingsdossier
= Niet van toepassing
Publiekshalbouwkosten / installaties / inrichting (2004) Algemene administratieve gegevens interne/externe projectopdracht van 1 opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën e.d.) Behoeftestelling uitbesteding (beschrijving gewenst product of resultaat, 2 inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden) 3 Bedrijfseconomische kostenraming Proceduregegevens: de gekozen aanbestedingsprocedure is de gekozen wijze van aanbesteden conform het aanbestedingsbeleid, ja/nee bij afwijking van het 4 aanbestedingsbeleid de redenen waarom is afgeweken van de in het aanbestedingsbeleid voorgeschreven wijze van aanbesteden 5 Programma van eisen/bestek en tekeningen 6 Reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden) 7 Conceptovereenkomst/juridische randvoorwaarden Te hanteren gunning- en selectiecriteria. Bij keuze voor criterium EMVI: de 8 41 toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen (zie hoofdstuk 4 ) 9 Aankondiging/publicatie van aanbesteding 10 Ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie 11 Uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat) 12 Ontvangen inschrijvingen/offertes 13 Nota van inlichtingen Uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding (verslag beoordelingscommissie 14 en resultaat, aannemerskeuze) 15 Aankondiging van gunning 16 (Concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract 17 Ontwerpgegevens (indien aanwezig) 18 Ontwerpgegevens (indien aanwezig) 19 Financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s) Persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en 20 sleutelfunctionarissen Ondernemingsgebonden gegevens (naam en handelsnaam van de onderneming, 21 nummer KvK of het buitenlandregister, het registratienummer van de onderneming, adres etc, rechtsvorm enz.) 22 Evaluatieformulier Overige gegevens (bestekswijzigingen meer/minder werk, rapport van opneming, 23 oplevering) = Aanwezig in het aanbestedingsdossier
41
= Niet aanwezig in het aanbestedingsdossier
= Niet van toepassing
Hier is Hoofdstuk 4 van de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Venray bedoeld.
31
Aanschaf nieuwe telefooncentrale Algemene administratieve gegevens interne/externe projectopdracht van 1 opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën e.d.) Behoeftestelling uitbesteding (beschrijving gewenst product of resultaat, 2 inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden) 3 Bedrijfseconomische kostenraming Proceduregegevens: de gekozen aanbestedingsprocedure is de gekozen wijze van aanbesteden conform het aanbestedingsbeleid, ja/nee bij afwijking van het 4 aanbestedingsbeleid de redenen waarom is afgeweken van de in het aanbestedingsbeleid voorgeschreven wijze van aanbesteden 5 Programma van eisen/bestek en tekeningen 6 Reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden) 7 Conceptovereenkomst/juridische randvoorwaarden Te hanteren gunning- en selectiecriteria. Bij keuze voor criterium EMVI: de 8 toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen (zie hoofdstuk 442) 9 Aankondiging/publicatie van aanbesteding 10 Ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie 11 Uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat) 12 Ontvangen inschrijvingen/offertes 13 Nota van inlichtingen Uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding (verslag beoordelingscommissie 14 en resultaat, aannemerskeuze) 15 Aankondiging van gunning 16 (Concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract 17 Ontwerpgegevens (indien aanwezig) 18 Ontwerpgegevens (indien aanwezig) 19 Financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s) Persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en 20 sleutelfunctionarissen Ondernemingsgebonden gegevens (naam en handelsnaam van de onderneming, 21 nummer KvK of het buitenlandregister, het registratienummer van de onderneming, adres etc, rechtsvorm enz.) 22 Evaluatieformulier Overige gegevens (bestekswijzigingen meer/minder werk, rapport van opneming, 23 oplevering)
42
Hier is Hoofdstuk 4 van de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Venray bedoeld.
32
Algemene administratieve gegevens interne/externe projectopdracht van opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën e.d.) Behoeftestelling uitbesteding (beschrijving gewenst product of resultaat, inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden) Bedrijfseconomische kostenraming
1
2 3
4
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
43
♦
Ex Post
Ex Post
Ex Post
ST. ODA
DE MEULEBEEK DE KRUUDWIS DE STEK DE FOEKEPOT
DE BONGERD
= Niet van toepassing
DE KEG CONINXHOF
TOVERBAL
Onderwijskundige vernieuwingen
FLIEREFLUIT VLASWEI ST. JAN DE DOPER PETRUS’ BANDENSCHOOL
= Niet aanwezig in het aanbestedingsdossier
ANTONIUS REGINA FACIS
= Aanwezig in het aanbestedingsdossier
Ex Post
Proceduregegevens: de gekozen aanbestedingsprocedure is de gekozen wijze van aanbesteden conform het aanbestedingsbeleid, ja/nee bij afwijking van het aanbestedingsbeleid de redenen waarom is afgeweken van de in het aanbestedingsbeleid voorgeschreven wijze van aanbesteden programma van eisen/bestek en tekeningen Reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden) Conceptovereenkomst / juridische randvoorwaarden te hanteren gunning- en selectiecriteria. Bij keuze voor criterium EMVI: de 43 toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen (zie Hoofdstuk 4 ) Aankondiging/publicatie van aanbesteding Ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie Uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat) Ontvangen inschrijvingen / offertes Nota van Inlichtingen Uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding (verslag beoordelingscommissie en resultaat, aannemerskeuze) Aankondiging van gunning
Hier is Hoofdstuk 4 van de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Venray bedoeld. De bestekken inzake “Onderhoud Openbare Ruimte” zijn zogenaamde RAW-bestekken. Deze hebben geen begroting doch een “Staat van verrekenprijzen” bestaande uit verrekenbare prijzen, nietverrekenbare prijzen en staartkosten. Het bestek bevat ook een aantal inschattingen van de hoeveelheid te verrichten werk. Deze inschattingen zijn medebepalend voor de hoogte van de inschrijvingsprijs.
33
16 17 18 19
20 21 22
♦
ST. ODA
DE MEULEBEEK DE KRUUDWIS DE STEK DE FOEKEPOT
DE BONGERD
DE KEG CONINXHOF
TOVERBAL
FLIEREFLUIT VLASWEI ST. JAN DE DOPER PETRUS’ BANDENSCHOOL
ANTONIUS REGINA FACIS
Onderwijskundige vernieuwingen (Concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract Ontwerpgegevens (indien aanwezig) Financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s) Persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en sleutelfunctionarissen Ondernemingsgebonden gegevens (naam en handelsnaam van de onderneming, nummer KvK of het buitenlandregister, het registratienummer van de onderneming, adres etc, rechtsvorm enz.) Evaluatieformulier Overige gegevens (bestekswijzigingen meer/minder werk, rapport van opneming, oplevering)
De bestekken inzake “Onderhoud Openbare Ruimte” zijn zogenaamde RAW-bestekken. Deze hebben geen begroting doch een “Staat van verrekenprijzen” bestaande uit verrekenbare prijzen, nietverrekenbare prijzen en staartkosten. Het bestek bevat ook een aantal inschattingen van de hoeveelheid te verrichten werk. Deze inschattingen zijn medebepalend voor de hoogte van de inschrijvingsprijs.
34
2006 – 04 WIJKBESTEK CENTRUM € 314.500,--
WIJKBESTEK BAB € 252.300,--
2006 – 02 WIJKBESTEK LAKS 2006 € 292.400,-2006 – 03
Niet van toepassing
2006 – 27 “BOR 2006” € 302.200,--
Beheer Openbare Ruimte
“BOR 2006” € 571.000,--
Niet aanwezig in het aanbestedingsdossier
2004 – 31 “BOR 2005” € 839.000,-2006 – 01
Aanwezig in het aanbestedingsdossier
Algemene administratieve gegevens interne/externe projectopdracht van opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën e.d.) Behoeftestelling uitbesteding (beschrijving gewenst product of resultaat, inhoudelijke eisen 2 en overige randvoorwaarden) 3 Bedrijfseconomische kostenraming 1
4
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 ♦
Proceduregegevens: de gekozen aanbestedingsprocedure is de gekozen wijze van aanbesteden conform het aanbestedingsbeleid, ja/nee bij afwijking van het aanbestedingsbeleid de redenen waarom is afgeweken van de in het aanbestedingsbeleid voorgeschreven wijze van aanbesteden Bestek Vooraankondiging project Reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden) Conceptovereenkomst/juridische randvoorwaarden Te hanteren gunning- en selectiecriteria. Bij keuze voor criterium EMVI: de toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen (zie hoofdstuk 4) Opname aanbesteding in Aanbestedingskalender Ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie Uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat) Ontvangen inschrijvingen/offertes Nota van Inlichtingen Uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding (verslag beoordelingscommissie en resultaat, aannemerskeuze) Aankondiging van gunning (Concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract Ontwerpgegevens (indien aanwezig)
De bestekken inzake “Onderhoud Openbare Ruimte” zijn zogenaamde RAW-bestekken. Deze hebben geen begroting doch een “Staat van verrekenprijzen” bestaande uit verrekenbare prijzen, nietverrekenbare prijzen en staartkosten. Het bestek bevat ook een aantal inschattingen van de hoeveelheid te verrichten werk. Deze inschattingen zijn medebepalend voor de hoogte van de inschrijvingsprijs.
35
2006 – 04 WIJKBESTEK CENTRUM € 314.500,--
WIJKBESTEK BAB € 252.300,--
2006 – 02 WIJKBESTEK LAKS 2006 € 292.400,-2006 – 03
2006 – 27 “BOR 2006” € 302.200,--
“BOR 2006” € 571.000,--
2004 – 31 “BOR 2005” € 839.000,-2006 – 01
Beheer Openbare Ruimte
18 Financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s) 19 Persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en sleutelfunctionarissen Ondernemingsgebonden gegevens (naam en handelsnaam van de onderneming, nummer 20 KvK of het buitenlandregister, het registratienummer van de onderneming, adres etc, rechtsvorm enz.) 21 Evaluatieformulier Overige gegevens (bestekswijzigingen meer/minder werk, rapport van opneming, 22 oplevering)
♦
De bestekken inzake “Onderhoud Openbare Ruimte” zijn zogenaamde RAW-bestekken. Deze hebben geen begroting doch een “Staat van verrekenprijzen” bestaande uit verrekenbare prijzen, nietverrekenbare prijzen en staartkosten. Het bestek bevat ook een aantal inschattingen van de hoeveelheid te verrichten werk. Deze inschattingen zijn medebepalend voor de hoogte van de inschrijvingsprijs.
36
= Aanwezig in het aanbestedingsdossier
= Niet aanwezig in het aanbestedingsdossier
= Niet van toepassing
Onderhoud Horsterweg Algemene administratieve gegevens interne/externe projectopdracht van 1 opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën e.d.) Behoeftestelling uitbesteding (beschrijving gewenst product of resultaat, 2 inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden) 3 Bedrijfseconomische kostenraming Proceduregegevens: de gekozen aanbestedingsprocedure is de gekozen wijze van aanbesteden conform het aanbestedingsbeleid, ja/nee bij afwijking 4 van het aanbestedingsbeleid de redenen waarom is afgeweken van de in het aanbestedingsbeleid voorgeschreven wijze van aanbesteden 5 Programma van eisen/bestek en tekeningen 6 Reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden) 7 Conceptovereenkomst/juridische randvoorwaarden Te hanteren gunning- en selectiecriteria. Bij keuze voor criterium EMVI: de 8 toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen (zie hoofdstuk 4) 9 Aankondiging/publicatie van aanbesteding 10 Ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie 11 Uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat) 12 Ontvangen inschrijvingen/offertes 13 Nota van inlichtingen Uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding (verslag 14 beoordelingscommissie en resultaat, aannemerskeuze) 15 Aankondiging van gunning 16 (Concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract 17 Ontwerpgegevens (indien aanwezig) Financiële, economische en juridische gegevens van de externe 18 opdrachtnemer(s) Persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en 19 sleutelfunctionarissen Ondernemingsgebonden gegevens (naam en handelsnaam van de 20 onderneming, nummer KvK of het buitenlandregister, het registratienummer van de onderneming, adres etc, rechtsvorm enz.) 21 Evaluatieformulier Overige gegevens (bestekswijzigingen meer/minder werk, rapport van 22 opneming, oplevering)
37
= Aanwezig in het aanbestedingsdossier
= Niet aanwezig in het aanbestedingsdossier
= Niet van toepassing
Afkoppelen Laurahof e.o. Algemene administratieve gegevens interne/externe projectopdracht van 1 opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën e.d.) Behoeftestelling uitbesteding (beschrijving gewenst product of resultaat, 2 inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden) 3 Bedrijfseconomische kostenraming Proceduregegevens: de gekozen aanbestedingsprocedure is de gekozen wijze van aanbesteden conform het aanbestedingsbeleid, ja/nee bij afwijking van het 4 aanbestedingsbeleid de redenen waarom is afgeweken van de in het aanbestedingsbeleid voorgeschreven wijze van aanbesteden 5 Programma van eisen/bestek en tekeningen 6 Reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden) 7 Conceptovereenkomst/juridische randvoorwaarden Te hanteren gunning- en selectiecriteria. Bij keuze voor criterium EMVI: de 8 toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen (zie hoofdstuk 4) 9 Aankondiging/publicatie van aanbesteding 10 Ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie 11 Uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat) 12 Ontvangen inschrijvingen/offertes 13 Nota van inlichtingen Uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding (verslag beoordelingscommissie 14 en resultaat, aannemerskeuze) 15 Aankondiging van gunning 16 (Concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract 17 Ontwerpgegevens (indien aanwezig) 18 Financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s) Persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en 19 sleutelfunctionarissen Ondernemingsgebonden gegevens (naam en handelsnaam van de onderneming, 20 nummer KvK of het buitenlandregister, het registratienummer van de onderneming, adres etc, rechtsvorm enz.) 21 Evaluatieformulier Overige gegevens (bestekswijzigingen meer/minder werk, rapport van opneming, 22 oplevering)
38
