Ondernemend in moeilijke tijden. Rapport van bevindingen voor gemeente Hoogeveen

Ondernemend in moeilijke tijden

Rapport van bevindingen voor gemeente Hoogeveen

.. april 2011

Aan de raad van an de gemeente Hoogeveen t.a.v. de griffier, de heer J. P. Wind Postbus 20000 7900 PA Hoogeveen .. april 2011 Referentie: HB//293183/J 93183/JB/

Geachte raad, U hebt ons de opdracht gegeven de jaarrekening jaa van de gemeente Hoogeveen te controleren. De werkzaamheden voor de jaarrekening over boekjaar 2010 zijn nu afgerond. Dit verslag bevat onze belangrijkste bevindingen uit de controle van uw jaarrekening. Graag maken wij van deze gelegenheid gebruik u, het college van burgemeester en w wethouders en de ambtelijke medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en de constructieve houding tijdens onze controle. De samenwerking is naar onze mening goed verlopen.

Goedkeurende verklaring bij uw jaarrekening Wij zijn voornemens een goedkeurende goedk controleverklaring, gedateerd .. april 2011, af te geven bij de jaarrekening 2010 van uw gemeente. In dit accountantsverslag lag schetsen wij een duidelijk beeld van onze bevindingen. ingen. We hebben dit verslag op 4 april met leden van de gemeenteraad van de gemeente Hoogeveen besproken. Als u daarna nog aanvullende vragen hebt, dan kunt u vanzelfsprekend contact met ons opnemen. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers seCoopers N.V.

H. Boshove RA Partner

PricewaterhouseCoopers erhouseCoopers Accountants N.V., Badweg 2, 8934 AA Leeuwarden, Postbus 321, 8901 BC Leeuwarden T: 088 792 00 58, F: 088 792 94 27, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen han handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschapp vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Inhoudsopgave 1.

Onze belangrijkste bevindingen

5

2.

Uw jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld

6

2.1.

Goedkeurende controleverklaring wordt verstrekt

6

2.2.

De dekking en de reikwijdte van de controle zijn conform het dienstverleningsplan

6

2.3.

Onze bevindingen ten aanzien van aspect rechtmatigheid

6

2.4.

Geen bevindingen ten aanzien van uw Sisa-bijlage bij de jaarrekening

6

2.5.

In 2010 is een negatief resultaat behaald van € 1,7 mln.

7

2.6.

Belangrijke schattingen van het college

8

2.7.

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn beperkt gewijzigd.

8

2.8.

Enkele controlebevindingen geconstateerd welke zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening

8

3.

Interne beheersing

3.1.

Ons algemene beeld van de interne beheersing is voldoende om tot een getrouwe jaarrekening te kunnen komen 10

3.2.

Uw interne beheersing kan op een aantal aspecten verbeterd worden

10

3.3.

Benchmark interne beheersing

11

3.4.

Wat vinden wij van uw begroting en jaarrekening?

11

3.5.

Verbeteringen inzake uw IT-omgeving zijn mogelijk

12

3.6.

Geen bijzonderheden ten aanzien van fraude tijdens onze controle van de jaarrekening 2010

13

4.

Wat ons verder is opgevallen

14

4.1.

De gevolgen van economische crisis

14

4.2.

Weerstandsvermogen geeft inzicht in de mogelijkheden om uw financiële risico’s op te vangen

14

4.2.1. 4.3.

Weerstandsvermogen is beperkt bij Hoogeveen

Reserves

10

14 15

4.3.1.

Inzet van reserve structuurvisie verdient blijvend veel aandacht

16

4.3.2.

Afbouw van de reserve egalisatie riolering dient gemonitord te worden gezien het saldo ultimo 2010 16

4.3.3.

De reserve Bodemsanering bevat geen concrete projecten

16

4.3.4.

De reserve WMO is ultimo 2010 uitgeput

16

4.3.5.

Reserve winstuitkering RENDO zal in 2012 worden opgeheven, dit heeft belangrijke financiële consequenties

16

Ons rapport van bevindingen is uitgegeven op grond van artikel 2:393 lid 4 van het Burgerlijk Wetboek en uitsluitend opgesteld voor gebruik door de raad en het college van de gemeente Hoogeveen . U mag deze zonder onze toestemming vooraf, niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of ter inzage krijgt.

4.4.

Onze visie op uw grondexploitaties

16

4.4.1.

Algemeen

16

4.4.2.

De waardering van de overige gronden is conform taxaties

17

4.4.3.

Gronden zonder kostprijs bevatten vooral bestuurlijke projecten

17

4.4.4.

Gronden met kostprijs zijn in 2010 intensief beoordeeld, voorzieningen zijn getroffen en risico’s zijn toegelicht 17

4.5.

De balans nader bekeken

18

4.5.1.

Waardering lening De Tamboer is een aandachtspunt

18

4.5.2.

Enkele aandachtspunten rondom debiteuren en vorderingen

18

4.5.3.

Bevoegdheden inzake ING inmiddels aangepast

18

4.5.4.

Voorzieningen in verband met verzelfstandiging BOPO en bodemsanering

18

4.6.

U hebt voldaan aan de Wet openbaarmaking uit publieke middelen financierde topinkomens

19

5.

Goedkeurende oordeel op aspect rechtmatigheid

20

5.1.

Interne beheersing rechtmatigheid is stabiel

20

5.2.

De organisatie heeft rechtmatig gehandeld

20

5.3.

Voldoende waarborgen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik

21

5.4.

Begrotingscriterium

21

6.

Onze dienstverlening

22

6.1.

Kwaliteitsbeheersing binnen PwC

22

6.2.

Onze reactie op het rapport van de AFM

22

6.3.

PwC is gedurende het jaar onafhankelijk geweest

22

7.

Single information Single Audit (SiSa)

23

Gemeente Hoogeveen, … april 2011 Pagina 4 van 24

1.

Onze belangrijkste bevindingen

Onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen zijn: 1.

Op basis van de door ons uitgevoerde controle zijn wij voornemens een accountantsverklaring af te geven met een goedkeurend oordeel op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid.

2. De interne beheersing van gemeente Hoogeveen is van een voldoende niveau om tot een betrouwbare jaarrekening te komen. 3. Bij onze interim-controle hebben wij geen significante tekortkomingen of bevindingen geconstateerd. De basisprocessen om te komen tot een getrouwe en rechtmatige jaarrekening zijn van een voldoende niveau. Wel hebben een aantal gerapporteerde bevindingen en aanbevelingen met de prioriteit ‘Hoog’ in onze rapportage opgenomen. 4. Naar aanleiding van de intern uitgevoerde procescontroles rondom rechtmatigheid en onze review hierop blijken enkele beheersmatige aandachtspunten en enkele zeer geringe financiële tekortkomingen. 5.

De door ons geconstateerde controlebevindingen (voorziening voor bruidschat BOPO, enkele oude debiteuren en een te hoge voorziening debiteuren sociale zaken) zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening waardoor geen controlebevindingen meer resteren.

6. Het verschil tussen de begroting en jaarrekening voor mutaties in reserves bedraagt € 25 mln. (nadelig). Dit is omvangrijk doch wordt verklaard door de timing van werkzaamheden inzake grondexploitaties. Het verschil tussen het rekeningresultaat (ná mutaties in reserves) en het resultaat van het tussenbericht bedraagt € 1,1 mln. en is verklaarbaar en blijft binnen de veel gehanteerde norm van 1%-afwijking. Aandachtspunten blijft het inzicht in en monitoren van uitgaven WWB, WSW, WMO en riolering. 7.

De gemeente Hoogeveen kent een beperkt vrij besteedbaar eigen vermogen. Het weerstandsvermogen is wel op peil. Daarnaast neemt de omvang van de reserves in 2010 en daarna sterk af. Daarnaast kent de gemeente Hoogeveen nog een aanzienlijke bezuinigingsdoelstelling, deze wordt verder opgepakt bij de voorjaarsnota 2012. Veel aandacht voor risicoanalyses en risico management is derhalve noodzakelijk voor Hoogeveen.

8. De grondexploitaties zijn in deze tijd van economische neergang het meest gevoeligst voor financiële nadelen. De gronden en grondexploitaties zijn intern in 2010 weer intensief beoordeeld. Voorzieningen zijn op basis van gekozen uitgangspunten fors verhoogd (mn. door splitsing Buitenvaart II) en risico’s zijn toegelicht in de jaarrekening 2010 (oa. de paragraaf grondbeleid en paragraaf weerstandsvermogen). 9. Uit de controle van de specifieke uitkeringen zoals opgenomen in de SiSa bijlage bij de jaarrekening 2010 van Hoogeveen resteren geen tekortkomingen, deze zijn in de definitieve versie gecorrigeerd.


2. Uw jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld 2.1. Goedkeurende controleverklaring wordt verstrekt Onder voorwaarde dat u de door het college opgestelde jaarrekening 2010 formeel vaststelt zonder wijzigingen, zijn wij voornemens een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Deze verklaring is gedateerd op .. april 2011 Dit is de datum waarop wij onze controle hebben afgerond. Wij verzoeken u contact met ons op te nemen als de gemeenteraad de jaarrekening niet ongewijzigd vaststelt. In overleg kunnen we dan actie ondernemen.

2.2. De dekking en de reikwijdte van de controle zijn conform het dienstverleningsplan Wij voeren de jaarrekeningcontrole uit om een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel te vormen, zoals bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. Het is niet de doelstelling van een jaarrekeningcontrole om zekerheid te verschaffen over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle van de jaarrekening bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferbeoordelingen, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van dit oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Tijdens onze controlewerkzaamheden maken wij gebruik van de rapporterings- en goedkeuringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (‘BAPG’), tenzij de raad in een controleprotocol ten behoeve van de accountant andere controle- of rapporteringstoleranties vaststelt. Dit houdt in dat wij een goedkeurende verklaring kunnen afgeven als de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% (€ 1.873.000) en de onzekerheden minder zijn dan 3% (€ 5.619.000) van de totale werkelijke lasten in de jaarrekening inclusief de dotaties aan de reserves.

2.3. Onze bevindingen ten aanzien van aspect rechtmatigheid In 2010 zijn door de gemeente rechtmatigheidsonderzoeken uitgevoerd. Op basis van deze onderzoeken en de door ons uitgevoerde werkzaamheden is een beperkt aantal financieel fouten en onzekerheden geconstateerd ten aanzien van het aspect rechtmatigheid. In hoofdstuk 5 van deze rapportage hebben wij een uiteenzetting opgenomen van deze geconstateerde fouten en onzekerheden. Aangezien de geringe geconstateerde fouten en onzekerheden binnen de door u vastgestelde controletoleranties blijven, hebben wij op het aspect rechtmatigheid een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven.

2.4. Geen bevindingen ten aanzien van uw Sisa-bijlage bij de jaarrekening Wij hebben de bijlage bij de jaarrekening 2010 betreffende SiSa-regelgeving gecontroleerd. Wij hebben geen tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van de gecontroleerde SiSa-regelingen, bevindingen zijn in de definitieve versie aangepast. Voor de (voorgeschreven) uiteenzetting van onze controlebevindingen per SiSaregeling verwijzen wij naar hoofdstuk 7 in deze rapportage.


2.5. In 2010 is een negatief resultaat behaald van € 1,7 mln. Uit de jaarrekening 2010 van gemeente Hoogeveen blijkt een negatief resultaat van € 1,7 mln. Dit resultaat is een samenspel van uitgaven en ontvangen en mutaties in reserves, deze hebben wij hieronder toegelicht: (x € 1 mln.) Negatief resultaat voor bestemming Onttrekkingen aan reserves (begroot) Resultaat na bestemming

Begroot 2010 -3,7 5,9 ----2,2 -----

Realisatie 2010 -29,1 27,4 -----1,7 -----

Verschil 25,4 21,5 ----3,9 -----

Hieronder gaan wij in op de afwijkingen ten opzichte van de begroting. Immers, de mate van de afwijking tussen de begroting en de rekening is een goede indicator van de kwaliteit en voorspelbaarheid van het financieel beheer. Daarom richten wij onze analyse als eerste op het resultaat voor bestemming van reserves Het negatief resultaat voor dotaties en onttrekkingen aan de reserves van € 29,1 mln. Het begrote resultaat (na wijziging) is een negatief resultaat van € 3,7 mln.. Dit is op zich een omvangrijk verschil. In het hoofdstuk ‘hoofdlijnen programmarekening’ in de programmarekening 2010 wordt dit goed toegelicht. Het verschil van € 25,4 mln. wordt veroorzaakt door de volgende posten: Omschrijving Nadelige effecten van actualisatie grondexploitatie

Extra afschrijving De Wieken Hogere kosten WWB, WMO en WSW Extra afschrijvingen VO scholen en gronden Overige Totaal

Verschil t.o.v. begroting 2010 € 10,9 mln.

Toelichting

€ 1,8 mln. € 1,8 mln.

Gemeld in voorjaarsnota 2011. Actualisatie van de grondexploitaties vindt plaats bij de jaarrekening conform het tijdspad en planning van de afgelopen jaren. Daarom is het financieel effect in de jaarrekening zichtbaar en niet bij een tussentijdse bestuursrapportage Gemeld in programmabegroting 2011 Gemeld in gemrap en tussenbericht

€ 9,3 mln.

Gemeld in programmabegroting 2011

€ 1,6 mln. € 25,4 mln.

Nvt

De verschillen zijn qua bedragen omvangrijk ten opzichte van de gewijzigde begroting. Met uitzondering van de grondexploitaties (gezien het gekozen tijdspad) zijn de overige posten naar onze mening wel in de 2e Gemrap 2010 te voorzien en af te ramen. Gedurende 2010 is de Raad op verschillende momenten geïnformeerd over de ontwikkeling van het resultaat 2010. In het tussenbericht 2010 (november 2010) wordt door het College aangegeven dat een negatief resultaat van € 2,5 mln. wordt verwacht. Op 22 december heeft het College een brief naar de Raad gestuurd waarbij een negatief resultaat van € 2,8 mln. wordt verwacht. Over het boekjaar 2010 is een negatief resultaat na dotaties en onttrekkingen aan de reserves gerealiseerd van € 1,7 mln. Het verschil met de laatste mededeling aan de Raad bedraagt € 1,1 mln. en wordt hieronder nader toegelicht.


Dit betreft met name de volgende posten: Afwijking Voordeel verkoop woning Vrijval voorziening Dubo Erflanden Lagere uitgaven Openbaar Groen Lagere uitgaven exploitatie afvalverwijdering Vrijval voorziening dubieuze debiteuren WWB Hogere bijdrage tekort Alescon Lagere lasten talentontwikkeling kind en gezin Hogere uitkering gemeentefonds Voordeel kapitaalslasten Hogere personeelskosten Totaal

€ € € € € € € € € € €

Bedrag 0,2 mln. 0,1 mln. 0,2 mln. 0,4 mln. 0,2 mln. -0,2 mln. 0,4 mln. 0,6 mln. 0,4 mln. -0,3 mln. 1.1 mln.

Voor 2011 en verder blijft het inzicht in en monitoren van uitgaven WWB, WSW, WMO en riolering een aandachtspunt.

2.6. Belangrijke schattingen van het college

Bij het opmaken van de jaarrekening maakt het college van burgemeester en wethouders schattingen. Omdat deze schattingen van subjectieve aard zijn, brengen wij onze bevindingen onder uw aandacht:       

de verwachte levensduur voor materiële vaste activa, die de basis is voor de berekende afschrijvingslast; Mogelijke afwaardering van materiële vaste activa; De bepaling van de eventueel benodigde voorziening voor oninbare activa, zoals debiteuren en verstrekte geldleningen; Inschattingen inzake grondexploitaties en grondposities; De bepaling en onderbouwingen van de verplichtingen; De omvang en toereikendheid van voorzieningen; Waardering van belastingdebiteuren.

Wij stemmen in met de toegepaste waarderingsgrondslagen en de door de het college gemaakte afwegingen en schattingen. Ten aanzien van de waardering van de grondexploitaties verwijzen wij naar paragraaf 4.3.

2.7. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn beperkt gewijzigd. De grondslagen van waardering en resultaatbepaling zijn in vergelijking met vorig boekjaar beperkt gewijzigd. In overleg met ons is besloten tot het afboeken de boekwaarden en het opheffen van de herwaarderingsreserves inzake onderwijshuisvesting voor het VO. De gehanteerde grondslagen zijn passend voor de financiële verslaggeving van gemeente Hoogeveen.

2.8. Enkele controlebevindingen geconstateerd welke zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening Tijdens onze controlewerkzaamheden zijn enkele controlebevindingen geconstateerd welke in de definitieve jaarrekening zijn gecorrigeerd. Een fout is materieel als kennis daarvan de (economische) beslissingen en/of acties die gebruikers op basis van de jaarrekening nemen, zou hebben beïnvloed. Materialiteit op zich is een onderdeel van de professionele oordeelsvorming. Voor het vaststellen van materialiteit hanteren wij indicatoren zoals één procent van de omzet/baten of een half procent van het eigen vermogen.


Ook andere factoren kunnen van invloed zijn op de materialiteit zoals:   

Een groot aantal kleinere fouten De aard van de fout (al dan niet opzettelijk) Het effect dat aanpassing heeft op het beeld van de jaarrekening: bijvoorbeeld winst of verlies, de invloed op ratio’s of het halen van een target.

Onze werkzaamheden zijn erop gericht een redelijke mate van zekerheid te verschaffen. Die zekerheid houdt in dat kwantitatief of kwalitatief materiële fouten tijdens de accountantscontrole worden gesignaleerd. Wij hebben in het overzicht hieronder alle verschillen gerapporteerd die wij tijdens onze controle hebben geconstateerd, boven een bedrag van € 188.000 (materialiteit jaarrekeningcontrole is € 1.879.000). Getrouwheid Tijdens onze controlewerkzaamheden resteren geen tekortkomingen meer. Deze zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening. Tekortkomingen/fouten Geen

Geen

Onzekerheden Geen

Geen

Rechtmatigheid In 2010 zijn de rechtmatigheidonderzoeken uitgevoerd door de eigen organisatie. Op basis van deze onderzoeken en de door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat de organisatie heeft gehandeld binnen het door de raad gestelde normenkader en de wettelijke regels. Tekortkomingen/fouten Geen

Geen

Onzekerheden Geen

Geen

De tekortkomingen en onzekerheden blijven zowel bij getrouwheid als rechtmatigheid ruim onder de maximale grens van 1% (€ 1,8 mln.). daarom zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring af te geven voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.


3. Interne beheersing 3.1. Ons algemene beeld van de interne beheersing is voldoende om tot een getrouwe jaarrekening te kunnen komen Binnen het kader van de controleopdracht fungeren wij voor het college en het management als klankbord voor onder meer het verbeteren van de interne beheersing. Over het algemeen kan de interne beheersing als voldoende worden gekwalificeerd om tot een getrouwe jaarrekening te kunnen komen.

3.2. Uw interne beheersing kan op een aantal aspecten verbeterd worden In februari 2011 hebben wij onze managementletter uitgebracht. In onze managementletter hebben wij het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd over de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de interne beheersing. Bij onze interim-controle hebben wij geen significante tekortkomingen of bevindingen geconstateerd. De basisprocessen om te komen tot een getrouwe en rechtmatige jaarrekening zijn van een voldoende niveau. Wel zijn een aantal gerapporteerde bevindingen en aanbevelingen met de prioriteit ‘Hoog’ in onze rapportage opgenomen. Deze betreffen:    

Verbeteren functiescheiding WMO Verbeteren informatievoorziening rondom grondexploitaties is onderhanden Stamgegevens crediteuren beter beveiligen Enkele aandachtspunten ten aanzien van openstaande interne controles (rechtmatigheid en SiSa) en aandachtspunten jaarrekening 2010

Daarnaast hebben wij aanbevelingen gedaan met betrekking tot het verbeteren van    

De bestuurlijke Planning- en Controlcyclus De management controlcyclus Bezuinigingen Structurele inbedding van procescontrol

Intern wordt concreet en actief invulling gegeven aan gesignaleerde aandachtspunten en aanbevelingen. De follow-up en afwikkeling van de hierin opgenomen aanbevelingen zullen wij ieder jaar nauwgezet blijven volgen, evenals de afwikkeling van onze aandachtspunten.


3.3. Benchmark interne beheersing Tijdens onze interim-controle over het boekjaar 2010 hebben wij gebruik gemaakt van onze benchmark interne beheersing. Deze benchmark geeft een grafische weergave van de kwaliteit van de (formele) interne beheersing binnen uw gemeente. Hiertoe hebben wij, middels enkele gerichte vragen, uw gemeente beoordeeld op elf specifieke onderdelen. Deze vragen zijn beantwoord door uw medewerkers die het meest betrokken zijn bij het desbetreffende onderdeel. Wij willen benadrukken dat deze benchmark niet uitgaat van goed of fout, van zwart of wit. Het model is in eerste instantie bedoeld als discussiemodel. Uiteraard wisselen wij graag met u van mening over hoe noodzakelijke of gewenste verbeteringen te realiseren. Hieronder vindt u de score van gemeente Hoogeveen, waarbij het blauwe vlak de score is van de Gemeente Hoogeveen en de groene lijn de benchmark (landelijk gemiddelde). Gemeente Hoogeveen

Score 2010

Toezicht

WMO

100

Benchmark

Best in class Belastingen

75 Grondexploitaties

50

ICT

25 Rechtmatigheid

Inkoop

0 Treasury

Sociale Zaken Planning & Control

Risicomanagement

HRM Inkomensoverdrachten

Uit de benchmark blijken geen directe grote aandachtspunten. De score op ICT is laag (zie ook paragraaf 3.5). De scores op risicomanagement en treasury liggen in lijn met vergelijkbare gemeenten doch verbetering is mogelijk. In onze managementletter hebben wij concrete suggesties opgenomen om op de diverse processen tot een verdere verbetering van de intern beheersing te komen.

3.4. Wat vinden wij van uw begroting en jaarrekening? De bestuurlijke planning en control cyclus van de gemeente Hoogeveen bestaat uit het College programma, de voorjaarsnota, programmabegroting, één tussentijdse gemrap, een tussenbericht en de jaarrekening. Opzet begroting en jaarrekening De begroting 2011 geeft op strategische wijze invulling aan het beleid. Deze omvat de programma’s (gebaseerd op de peilers van coalitieakkoord ‘samen naar een nieuw evenwicht’) en de paragrafen,welk een dwarsdoorsnede geven van belangrijke onderwerpen zoals treasury, bedrijfsvoering, risico’s en weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalsgoederen etc.). Daarnaast kent de gemeente Hoogeveen een specifieke paragraaf voor de grote projecten. Gezien de bestuurlijke aandacht en (financieel) belang is dit naar onze mening passend bij de gemeenten Hoogeveen. Hiertoe is bijvoorbeeld ook een specifieke projectcontroller benoemd voor de beheersing van deze projecten.


De doelstellingen zoals opgenomen (per pijler) onder de vragen ‘wat willen we bereiken en wat gaan we daarvoor doen’ zijn goed zichtbaar en herkenbaar voor de Raad. Deze strategische doelstellingen zijn verankerd in de clusterplannen (er is dus een koppeling tussen de bestuurlijke cyclus en de management cyclus is). Naar wij hebben vernomen wordt in de clusterplannen vooral prestatieafspraken naar aanleiding van de doelstellingen (en gekoppeld aan de capaciteit) opgenomen. Daarnaast kunnen deze doelstellingen nog SMART’er worden gemaakt (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistische, Tijdsgebonden). Daarnaast kan de koppeling tussen het beoogd doel en de verantwoording in de jaarrekening soms scherper. Bijvoorbeeld de tevredenheid over de WMO (Sociale pijler, programma Hoogeveen Zorgt) is afgenomen doch in de verantwoording wordt hier niet op ingegaan. Wel wordt ingegaan op de formatie uitbreiding van het WMOteam maar of nu de klanttevredenheid verbeterd is onduidelijk. Verder geven wij u in overweging om ook een meerjarige politieke termijnagenda in de programmabegroting op te nemen zodat de Raad kan sturen op belangrijke nieuwe beleid of actualisatie/evaluatie hiervan. Immers er wordt bij ieder programma een opgave gedaan van actuele beleidsdocumenten, het is passend om hierbij ook de planning voor actualisatie aan de raad op te nemen. Daarnaast kent de gemeente Hoogeveen een zogeheten financiële begroting waar dieper wordt ingegaan op de baten en lasten per programma. In de begroting 2011 wordt ook de verwerkte (40) besparingen per programma weergegeven. Dit geeft de raad veel informatie doch het overzicht van de baten en lasten per product is op basis van de BBV (verslaggevingsregels voor gemeenten) niet verplicht. De programmabegroting zou nog verder ‘ingedikt’ kunnen worden door in het programmadeel in te gaan op de bezuinigingen (dit is naar onze mening bestuurlijk relevant) en de investeringen per programma (zoals opgenomen in bijlage 1). De baten en lasten per product zou eventueel kunnen verdwijnen op basis van de BBV en beperkte bestuurlijke relevantie. Sturing op de programma’s Hoogeveen onderscheidt zich in positieve zin van diverse andere gemeenten door de wijze van programmasturing door het College. Er wordt gewerkt met zgn. ‘Troika’s’ bestaande uit de wethouder (portefeuillehouder), programmamanager en programma regisseur. Hiermee wordt op een concrete wijze invulling gegeven aan programmasturing waarbij de verantwoordelijkheden en taken tussen College en management duidelijk zijn. De portefeuillehouder kan zich hierdoor richten op bestuurlijke doelstellingen en overdragen van politieke en bestuurlijke informatie. Dus sturing op (hoofd)lijnen en gericht op bestuurlijke verantwoordelijkheid. Taken op het uitvoerende en managerial niveau behoren tot de programma manager, regisseur en evt. beleidsmedewerker.

3.5. Verbeteringen inzake uw IT-omgeving zijn mogelijk De gemeente Hoogeveen maakt gebruik van diverse informatiesystemen, uiteenlopend van specialistisch/ondersteunend tot veelomvattend/organisatiekritisch. Voor onze jaarrekeningcontrole willen wij zoveel mogelijk gebruikmaken van de gegevens uit deze systemen. Als gevolg van onze controleaanpak en artikel 2:393 lid 4 BW besteden wij daarom aandacht aan de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking die door middel van deze systemen plaatsvindt. Wij hebben enkele operationele bevindingen geconstateerd met betrekking tot de geautomatiseerde systemen. Een aantal is direct opgepakt en afgewikkeld. Resterende bevindingen hebben wij aan het college van burgemeester en wethouders gerapporteerd in onze managementletter:       

De huidige methodiek voor het gebruik van wachtwoorden en accounts is voor verbetering vatbaar (minimale lengte, complexiteitseisen, wachtwoordhistorie); Het aantal gebruikers met te uitgebreide rechten is te hoog Logging van handelingen van externe leveranciers die toegang hebben tot de ICT-systemen te verbeteren Een gedocumenteerde autorisatieprocedure voor het monitoren, toekennen, wijzigen of verwijderen van gebruikers in besturingssystemen, databases, applicaties is niet aanwezig; Binnen de gemeente is geen gedocumenteerd informatie beveiligingsbeleid De change-management procedures dienen verder uitgewerkt te worden Opstellen van een actueel continuïteitsplan en calamiteitenplan. Het uitwijkhandboek is verouderd.


3.6. Geen bijzonderheden ten aanzien van fraude tijdens onze controle van de jaarrekening 2010 De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij de het college van burgemeester en wethouders. De gemeenteraad ziet erop toe dat het college hiertoe adequate procedures volgt en actie onderneemt als daartoe aanleiding bestaat. Als uw accountant hebben wij de verantwoordelijkheid om risico’s van fraude te herkennen, voor zover deze risico’s kunnen leiden tot materiële fouten in de jaarrekening. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2010 zijn ons geen aanwijzingen van fraude gebleken uitgezonderd hetgeen in algemene toelichting van het jaarverslag is opgenomen. Het College geeft aan dat er één integriteitincident geweest. Het werkproces is hier inmiddels op aangepast.


4. Wat ons verder is opgevallen Uiteraard mag u van ons als accountant meer verwachten dan dat wij alleen de jaarcijfers controleren. Wij brengen immers de nodige tijd door binnen uw organisatie en wij komen bij organisaties die vergelijkbaar zijn met gemeente Hoogeveen. In dit hoofdstuk geven wij aan wat ons tijdens onze werkzaamheden verder is opgevallen binnen uw organisatie.

4.1.

De gevolgen van economische crisis

De gemeente Hoogeveen wordt geconfronteerd met een niet sluitende meerjarenbegroting. De begroting 2011 en 2012 is sluitend na het uitwerken van de bezuinigingsvoorstellen zoals opgenomen in de voorjaarsnota. Dit betreffen afwegingen zoals opbrengsten vergroten, stoppen, kaasschaaf toepassen of minder doen. Hoogeveen heeft inzake bezuinigingen strategische keuzes gemaakt. Dus in lijn met de ambities zoals die zijn geformuleerd in het collegeakkoord ‘Samen naar een nieuw evenwicht’ Dit proces is nog volop bezig. Daarbij gaat Hoogeveen na wat haar visie en missie is. Wat vind de Raad echt belangrijk? Waar kan Hoogeveen zich onderscheiden. Naar onze mening is dit een gedegen aanpak waarbij zoveel mogelijk prioriteit van verschillende onderwerpen en keuzes aangegeven wordt. Onderstaand geven wij vanuit onze natuurlijke adviesfunctie enkele overwegingen mee die Hoogeveen mogelijk kan gebruiken in het bezuinigingsproces (uitwerking, monitoring etc.). Het draait hierbij om een strategische herpositionering welke antwoord dient te geven op vragen zoals wat voor (externe) krachten spelen er momenteel bij de gemeente (economische ontwikkelingen, demografische ontwikkelingen, maatschappelijke ontwikkelingen en technologische ontwikkelingen) en hoe is de gemeente hierop gepositioneerd. Volgens dient op basis van deze strategische uitgangspunten naar kansen voor duurzame kostenreductie worden gekeken. Deze aanpak zien wij ook terug in de voorjaarsnota 2011 (mei 2010) en de programmabegroting 2011 (november 2010). De beïnvloedbaarheid van uitgaven en ontvangsten zijn beoordeeld door te beoordelen of je kan stoppen, meer opbrengsten kan generen of anders kan werken. Ook wordt terecht de vraag gesteld ‘doen we goede dingen?’. Op 29 beleidsitems is dit in kaart gebracht. Veel is toen gebaseerd op bestaand beleid. Onduidelijk is of ook de strategische richting en ambitie van Hoogeveen hierin voldoende onder de loep is genomen. Eind november heeft een strategische conferentie plaatsgevonden die duidelijk als doel had hoe om te gaan met minder geld, innovatie stimuleren en opdrachten voor de komende voorjaarsnota 2012 (mei 2011) te formuleren. Hiermee wordt sturing gegeven aan het bezuinigingsproces. Daarnaast adviseren wij u om in de gemraps en jaarrekening de Raad te informeren over de voortgang van realisatie van de bezuinigingen. Dit betreffen niet alleen de huidige (40) bezuinigingen (om verrassingen van het niet realiseren voor voorkomen) maar ook het toekomstige proces. Dit zal in 2011 worden opgepakt.

4.2. Weerstandsvermogen geeft inzicht in de mogelijkheden om uw financiële risico’s op te vangen 4.2.1. Weerstandsvermogen is beperkt bij Hoogeveen De balans geeft een indruk van de financiële positie van de gemeente Hoogeveen. Om die reden willen wij nader ingaan op de reserves van de gemeente Hoogeveen, de risico’s en het weerstandsvermogen. Veel informatie hierover is te vinden in de paragraaf weerstandsvermogen. Deze geeft een dwarsdoorsnede van risico’s en weerstandsvermogen en is in dat licht lezenswaardig. Conform vorig jaar zijn de bij de gemeente Hoogeveen geïdentificeerde risico’s nader toegelicht. Deze risico’s betreffen met name de grondexploitaties, algemene uitkering gemeentefonds, uitkeringen sociale zekerheid (WWB, WSW etc.) en een algemene risiconorm (exploitatierisico) van 2%.


De totale inschatting van de risico’s bedraagt € 13,5 mln.(conform de programmabegroting 2011-2014). Actualisatie van deze risico-inschatting zal bij de voorjaarsnota 2012 weer plaatsvinden. In de programmabegroting 2011-2014 wordt tevens ingegaan op risico’s rondom het niet realiseren van taakstellingen zoals die zijn ingeboekt in de meerjarenbegroting. Voor 2011 is het van belang om gedurende en jaar en bij de jaarrekening over de voortgang hiervan te rapporteren. De intern aanwezige weerstandscapaciteit wordt eveneens toegelicht. De weerstandscapaciteit bestaat globaal uit de algemene reserve ad € 17,5 mln.. Op deze reserve liggen enkele ‘beslagen’:  Minimaal benodigd weerstandsvermogen ad € 13,5 mln.  Negatief resultaat 2010 € 1,7 mln.  Claims (zie programmabegroting 2011-2014) ad € 1,0 mln. Per saldo resteert een gering vrij besteedbaar deel van € 1,2 mln. Bij de bestemmingsreserves is sprake concrete verplichtingen (hebben een concrete bestemming/afspraken met derden). Er is geen sprake van vrij besteedbare ruimte volgens de jaarrekening 2010. Dit ook mede naar aanleiding van de herziening van de reserves en voorzieningen zoals in de nota reserves 2009 is uitgewerkt. De paragraaf weerstandsvermogen geeft een goed overzicht van een beperkt aantal omvangrijke financiële risico’s en maakt deze ook financieel zodat de Raad inzicht heeft in de risico’s, weerstandsvermogen en aanwezig capaciteit (buffer). De opsomming is echter erg globaal, bijvoorbeeld een ‘algemeen risico’ / vuistregel van 2%. Verbeterpunt is het benoemen van beheersingmaatregelen om risico’s te mitigeren en het koppelen van deze paragraaf aan bijvoorbeeld een risicokaart/analyse met financiële, bestuurlijke en omgevingsrisico’s. De risicokaart kan ook benut worden om de vuistregel van 2% nader te onderbouwen (en afwegingen en inschattingen aan te geven). Overigens wordt in de begroting 2011 aangegeven dat in 2012 men de risicomanagement methodiek wil verfijnen (bijvoorbeeld impact én kans te bepalen). Dit is naar onze mening ook gewenst. Intern is reeds een belangrijke aanzet hiertoe gegeven door het uitvoeren van een risicoinventarisatie en vastlegging hiervan in risico-kaarten. Daarnaast gaat de paragraaf weerstandsvermogen niet in op risico’s bij verbonden partijen. De paragraaf verbonden partijen geeft een goed inzicht in de verbonden partijen en gaat in op doel, risico’s en (aan)sturingsmogelijkheden van verbonden partijen. Verbeterpunt is het nog iets specifieker ingaan op geconstateerde risico’s, bijvoorbeeld die bij Alescon. Overigens is door Hoogeveen inmiddels intern ingezoomd op de (financiële) risico’s bij Alescon, wij adviseren de belangrijkste constateringen (risico’s etc.) ook te betrekken in de paragraaf verbonden partijen. Tenslotte is de reserve Structuurvisie een aandachtspunt, deze bedraagt ultimo 2010 € 6,5 mln. In de begroting 2011-2014 wordt aangegeven dat deze naar verwachting in 2020 negatief/uitgeput is en dat hierna of projecten uit de structuurvisie geschrapt moeten worden of aanvullende dekking moet worden gezocht.

4.3. Reserves De gemeente Hoogeveen kent een algemene reserve van € 17,5 mln. en bestemmingsreserves voor een totaal bedrag van € 37,7 mln. Voor een nadere analyse van de algemene reserve en de ‘beslagen’ die hierop liggen verwijzen wij naar paragraaf 4.2.1. De bestemmingsreserves zijn in 2010 afgenomen van 63,5 mln. naar 37,7 mln. Dit wordt vooral veroorzaakt door het opheffen van de herwaarderingsreserves (€ 7 mln.) en onttrekkingen aan de reserve structuurvisie ad € 14 mln. Mutaties hebben plaatsgevonden conform de in 2009 vastgestelde nota reserves en conform door de Raad is geautoriseerd op basis van deze nota of de begroting 2010. Hieronder gaan wij in op enkele aandachtspunten.


4.3.1. Inzet van reserve structuurvisie verdient blijvend veel aandacht De reserve structuurvisie wordt gevoed uit de winst van grondverkopen, deze zijn lager dan verwacht. Begroot was een winst van € 2,8 mln., uiteindelijk is een bedrag van € 8,1 mln. onttrokken. Dit betrof (conform de verwerkingswijze zoals opgenomen in de nota reserves) de afboekingen van de grondexploitaties (zie hieronder, mn. door de knip in complex Buitenvaart II) en de afschrijving voor de Wieken fase 2a ad € 1,8 mln. ten laste van deze reserve gebracht.

4.3.2. Afbouw van de reserve egalisatie riolering dient gemonitord te worden gezien het saldo ultimo 2010 De reserve egalisatie riolering is in 2010 toegenomen tot € 4,8 mln. (begroot was een afname tot € 3,8 mln.) Dit lijkt ten opzichte van het uitgangspunt van kostendekkende tarieven omvangrijk. Echter het saldo van deze reserve is ingezet naar aanleiding van het nieuwe GRP en de invoering van de brede rioleringsheffing. In de begroting 2011-2014 is de inzet van de reserve nader beoordeeld. Naar verwachting zal de egalisatiereserve eind 2019 € 155.000 bedragen. De reserve wordt dus de komende 10 jaar nagenoeg volledig ingezet is de verwachting. Wij hebben het College geadviseerd dit nauwgezet te monitoren.

4.3.3. De reserve bodemsanering bevat geen concrete projecten Ten aanzien van de bodemsanering is de toentertijd opgerichte Gemeenschappelijke Regeling inmiddels opgeheven en zijn de resterende middelen naar de gemeente Hoogeveen gegaan. De gemeente Hoogeveen houdt dit saldo (ultimo 2010 € 0,65 mln.) beschikbaar voor bodemsanering doch momenteel zijn er geen concrete projecten.

4.3.4. De reserve WMO is ultimo 2010 uitgeput De reserve WMO bedraagt ultimo 2010 ca. € 0,03 mln. Dit was ultimo 2009 ca. € 1,8 mln. De reserve WMO is in 2010 sterk afgenomen tot bijna nihil door het grote exploitatietekort op de WMO. Voor 2011 is het niet meer mogelijk om tekorten uit deze reserve te dekken en zullen daarom ingaande 2011 direct ten laste van het resultaat 2011 moeten worden gebracht. In een bezuinigingsopdracht voor 2011 en 2012 is dit reeds opgepakt.

4.3.5. Reserve winstuitkering RENDO zal in 2012 worden opgeheven, dit heeft belangrijke financiële consequenties De reserve winstuitkering RENDO bedraagt conform 2009 € 23,4 mln. De rente van deze reserve wordt gebruikt als dekkingsmiddel in de begroting. Indien de Raad van Hoogeveen besluit tot aanwending van deze reserve dient voor deze structurele middelen aanvullende dekking gevonden te worden. De structurele baat/dekking bedraagt circa € 2 mln. per jaar. Dit wordt vooral veroorzaakt door het gunstige beleggingsarrangement zoals in het verleden is afgesloten. In de begroting 2011-2014 is aangegeven dat in 2012 deze reserve wordt overgeheveld naar de reserve structuurvisie omdat deze dan negatief zal worden. In de begroting 2011-2014 is rekening gehouden met het verdwijnen van dit structurele dekkingsmiddel.

4.4. Onze visie op uw grondexploitaties 4.4.1. Algemeen

De post grondexploitaties en voorraden is in deze tijd van verslechterende economische omstandigheden en de kredietcrisis een zeer belangrijk aandachtspunt. In verhouding met overige posten in de jaarrekening 2010 zijn grondexploitaties en voorraden het gevoeligst voor afnemende economische omstandigheden waardoor de waardering van de posten mogelijkerwijs aangepast dient te worden. Daarom gaan wij uitgebreid in op de grondexploitaties en voorraden. De gemeente Hoogeveen heeft onderhanden werken geactiveerd.


De samenstelling van deze post is als volgt: Omschrijving Overige gronden Gronden zonder kostprijs Gronden met kostprijs Totaal

2010 € 9.829.000 € 3.718.000 € 22.107.000

2009 € 8.174.000 € 2.825.000 € 28.187.000

€ 35.654.000

€ 39.186.000

In verband met reeds voorziene tekorten op de gronden met en zonder kostprijs is een voorziening van € 24,25 mln. getroffen (vorig jaar € 12,96 mln.). Hieronder gaan wij nader in op de betreffende posten.

4.4.2. De waardering van de overige gronden is conform taxaties Onder de overige gronden zijn de percelen grond en eventuele opstallen opgenomen die de gemeente Hoogeveen heeft verworven voor toekomstige exploitaties. De bruto-boekwaarde bedraagt ultimo € 14,7 mln. Daarnaast zijn er voorzieningen getroffen voor een bedrag van € 4,9 mln. op basis van taxaties van een externe deskundige of interne inschattingen. Het uitgangspunt is namelijk dat indien de taxatiewaarde lager is dan de boekwaarde voor het verschil een voorziening wordt getroffen. De netto-boekwaarde (dus inclusief getroffen voorzieningen) bedraagt circa € 6,60 per m2 (ter vergelijking, agrarische grondwaarde is circa € 3 - € 5 p/m2). Hierbij is geen rekening gehouden met de vml. KIP terreinen (A.G. Bellstraat 4-6). Het College geeft aan dat op basis van de intentieovereenkomst met de overnemende partij van KIP de boekwaarde ad € 1,5 mln. gerealiseerd zal worden. Wij hebben de waardering van de gronden intensief besproken. Bij de waardering van de gronden is altijd spraken van een subjectief schattingelement, maar door gebruik van taxaties wordt de waardering zo objectief mogelijk beoordeeld door het college. Met name door het treffen van voorzieningen voor de gronden Roelof van Echten College ad € 2,2 mln. is de voorziening hoger dan 2009.

4.4.3. Gronden zonder kostprijs bevatten vooral bestuurlijke projecten Deze post omvat met name de (bestuurlijke) projecten zoals Mauritshal, WOP Krakeel en Hoek Haagje-Not. Mulderstr. (De Kaap) en Stuifzand. Voor locatie Mauritshal, Zuid/Haagje Wolfsbos en De Kaap zijn voorzieningen getroffen voor in totaal € 1,6 mln. Er is een duidelijk onderscheid tussen gronden waarbij men op korte termijn verwacht dat deze in exploitatie worden genomen en welke pas op lange termijn in gebruik worden genomen. De waardering van de gronden is hierop aangepast. Bij de boekwaarde van Stuifzand blijkt op basis van haalbaarheidsberekeningen dat de boekwaarde ad € 1,1 mln. ingebracht kan worden in de nog vast te stellen exploitatie. Bij de gronden zonder kostprijs is t.a.v. het perceel Bilderdijkpark € 1 mln. winst genomen. In 2005 is naar aanleiding van een transactie met een woningcorporatie een transactie van € 1,5 mln. geweest. De resterende € 0,5 mln. wordt nog aangehouden tot dat volledig zekerheid is over de afwikkeling van het complex.

4.4.4. Gronden met kostprijs zijn in 2010 intensief beoordeeld, voorzieningen zijn getroffen en risico’s zijn toegelicht De gemeente Hoogeveen heeft (conform 2009) in 2010 al haar grondexploitaties geactualiseerd. Eens per 3 jaar vind een (externe) herziening plaats. In de paragraaf grondbeleid wordt uitgebreid ingegaan op de lopende grondexploitaties. Zo wordt bijvoorbeeld de geprognosticeerde resultaten weergegeven. Deze resultaten zijn hoger ten opzichte van de exploitatieberekeningen van 2009. Dit wordt vooral veroorzaakt doordat het rente% in de exploitatieberekeningen is verlaagd. Daarnaast zijn de grondprijzen van de binnenkavels voor industrieterreinen verhoogd. De omvangrijkste grondexploitatie is Buitenvaart II (boekwaarde circa € 30,5 mln.). In 2010 is deze exploitatie gesplitst aangezien de looptijd van de totale exploitatie ruim meer dan 10 jaar is. Dit heeft als resultaat dat in 2009 de voorziening nog bepaald mocht worden op het totaal van € 14 mln. verlies voor het Noordelijk deel en € 7 mln. winst voor het Zuidelijk deel (dus werd in 2009 een voorziening van € 7 mln. getroffen). Gemeente Hoogeveen, … april 2011 Pagina 17 van 24

In 2010 is de exploitatie gesplitst waardoor de voorziening verhoogd moet worden tot € 14 mln. voor het gehele Noordelijke deel. In de paragraaf grondbeleid zijn ten aangezien van Buitenvaart II nog de volgende risico’s benoemd. In het geval dat het bestemmingsplan de status van onherroeppelijkheid niet haalt, dan rest er niets anders dan de reeds aangekochte gronden (83 ha.) tegen een agrarische prijs te verkopen. De kans dat dit risico zich voor doet wordt niet hoog ingeschat. Op basis van het vorenstaande is het risicobedrag op € 2,8 miljoen (worst-case scenario) bepaald. Voor de gronden welke zijn gelegen in het noordelijk deel van Riegmeer wordt een onteigeningsprocedure gevoerd. Het risicobedrag is op € 1,5 miljoen bepaald. In het gemeentebrede weerstandsvermogen (zie paragraaf weerstandsvermogen) is hier rekening mee gehouden (maximaal € 4,5 mln.). Het Zuidelijk blok/Riegmeer zal in de toekomst worden ontwikkeld en er wordt uitgegaan van een winst van € 7 mln. Overige lopende exploitaties zijn Stationsgebied (€ 4,8 mln.) en Erflanden (€ 3,3 mln.). Ten aanzien van Stationsgebied blijven risico’s bestaan aangezien dit ontwikkeling van kantorenlocaties betreft. Daarnaast is voor de deelgebieden B en C nog geen ontwikkelingen gepland. Op basis hiervan is een voorziening van € 3,1 mln. getroffen. Erflanden is een PPS-constructie en wordt door een externe planeconoom geadministreerd. Verwachte winst is € 1,7 mln. (gemeentelijke aandeel 50%). In 2011 wordt de huidige exploitatie en de eventuele rol van de gemeente Hoogeveen opnieuw tegen het licht gehouden.

4.5. De balans nader bekeken 4.5.1. Waardering lening De Tamboer is een aandachtspunt Onder de financiële vaste activa is een in het verleden verstrekte lening aan cultureel centrum de Tamboer ad € 386.000 opgenomen. Aflossing van deze lening zal, conform de overeenkomst op lange termijn plaatsvinden. In 2010 heeft de gemeente Hoogeveen een zogeheten comfort letter afgegeven aan de huisaccountant van Tamboer. Hierdoor kon de huisaccountant van Tamboer een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening afgeven (in verband met continuïteit). Monitoring van de financiële positie van Tamboer is en blijft een aandachtspunt voor het College in 2011 en verder.

4.5.2. Enkele aandachtspunten rondom debiteuren en vorderingen Bij onze controle hebben wij geconstateerd dat onder de debiteuren een aantal oude vorderingen waren opgenomen en bleek de voorziening voor debiteuren sociale zaken te hoog. Dit is in de definitieve jaarrekening gecorrigeerd (effect van € 0,26 mln. nadelig). Daarnaast wordt conform 2009 meer uitgaven ten laste van het participatiebudget gedaan dan wordt ontvangen van het ministerie van SZW. Conform de mogelijkheden van wettelijke regeling (maximaal 25% overheveling van tekorten of overschotten) is dit tekort (€ 1 mln.) overgeheveld naar 2011. Wij hebben het College geadviseerd om het beleid rondom inzet van participatiebudget aan te passen zodat het tekort wordt ingelopen.

4.5.3. Bevoegdheden inzake ING inmiddels aangepast Bij onze controle hebben wij geconstateerd dat een oud wethouder nog bevoegdheden heeft bij de ING. Dit is door het College onmiddellijk aangepast.

4.5.4. Voorzieningen in verband met verzelfstandiging BOPO en bodemsanering In verband met de verzelfstandiging van BOPO wordt een ‘bruidschat’ betaald. Deze is in 2010 door de raad vastgesteld. De financiële dekking van de bruidschat is voor bedrag van maximaal € 0,9 mln. nog niet verwerkt in de meerjarenbegroting. Daarom is het op basis van de verslaggevingregels noodzakelijk om voor dit bedrag in de jaarrekening 2010 een voorziening te treffen. Dit heeft conform onze aanbeveling in de jaarrekening 2010 plaatsgevonden.


De voorziening bodemsanering ad € 0,14 mln. bevat geen concrete verplichtingen meer. Gezien het geringe bedrag hebben wij geen correctie voorgesteld.

4.6. U hebt voldaan aan de Wet openbaarmaking uit publieke middelen financierde topinkomens Op grond van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (‘Wopt’) moeten beloningen, waaronder voorzieningen ten behoeve van toekomstige beloningen, zoals pensioen en ontslaguitkeringen, in de jaarrekening worden vermeld als deze de gemiddelde ministersbeloning (voor 2010 vastgesteld op € 193.000) te boven gaan. Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat de Wopt wordt nageleefd door de gemeente Hoogeveen.


5. Goedkeurende oordeel op aspect rechtmatigheid In 2010 zijn door de gemeente Hoogeveen even als in voorgaande jaren, rechtmatigheidcontroles uitgevoerd. Wij hebben deze interne controles getoetst. In dit hoofdstuk informeren wij u over de geconstateerde bevindingen op het aspect rechtmatigheid.

5.1. Interne beheersing rechtmatigheid is stabiel De wet- en regelgeving waaraan de gemeente wordt getoetst is opgenomen in het normenkader en bestaat uit externe wetgeving, verordeningen en kaderstellende besluiten. Naast de verplichte elementen is het mogelijk om overige besluiten op te nemen in het normenkader. In 2010 heeft de gemeente Hoogeveen net als in voorgaande jaren voldaan aan de elementen opgenomen in haar normenkader. Om een rechtmatigheidcontrole uit te kunnen voeren, dient het normenkader omgezet te worden naar een meer praktisch toetsingskader. Gemeente Hoogeveen heeft vastgesteld dat de voorwaarden uit interne wetgeving slechts in het toetsingskader worden opgenomen voor zover zij bepalingen betreffen aangaande recht, hoogte en duur. Bepalingen aangaande bijvoorbeeld tijdigheid en het voldoen aan termijnen maken geen deel uit van het toetsingskader. De uitvoering van de interne (proces)controles over het boekjaar 2010 hebben plaatsgevonden in overeenstemming met het door uw organisatie opgestelde interne controleplan. Deze controles zijn in 2010 en 2011 uitgevoerd. Aandachtspunt is het tijdig afronden van de rechtmatigheidcontroles en (interne controle) werkzaamheden voor de specifieke uitkeringen inzake SiSa.

5.2. De organisatie heeft rechtmatig gehandeld De opzet en kwaliteit van de interne controles over het jaar 2010 zijn voldoende geweest om op te kunnen steunen bij onze controlewerkzaamheden. De geconstateerde fouten en onzekerheden op het aspect rechtmatigheid blijven ruim binnen de vastgestelde tolerantiegrenzen. Op basis hiervan zijn wij voornemens een goedkeurende accountantsverklaring op het aspect rechtmatigheid verstrekt. De algehele bevindingen uit de controles op het aspect rechtmatigheid vindt u hieronder kort aangegeven: 

Bij investeringen en inkopen kan de documentatie van aanbestedingen verbeterd worden (proces-verbaal van aanbesteding, offerteaanvraag ontbreekt)



Actualiseren treasurystatuut (gepland in 2011)



Achterstanden ten aanzien van het opleggen van toeristenbelastingen zijn opgepakt



Facturatie van precario vertoond achterstanden, tevens kan de AO/IB op dit punt verbeterd worden (vastleggingen, berekening precario beter documenteren), wordt reeds opgepakt door Financiën



Interne beheersing van de verhuuropbrengsten dient verbeterd te worden, dit is onderhanden door de betreffende afdeling



In 2010 is expliciet aandacht besteed aan verleende omgevingsvergunningen (in het kader van de WABO). In de legesverordening blijken een aantal sterk afwijkende tarieven te zijn opgenomen die door de afdeling daarom ook niet worden gebruikt. Legesverordening 2011 is hierop aangepast



De controle op de waardepapieren en volledigheid opbrengsten bij de secretarieleges kan verder verbeterd worden




Rondom het proces WMO zijn enkele bevindingen geconstateerd rondom ondertekening door client van aanvraagformulier en interne toetsing/kwaliteitszorg op (concept)besluiten/adviezen



Tenslotte rondom leerlingenvervoer kan de controle op ingediende facturen en verantwoordingen inzake vervoer verbeterd worden

5.3. Voldoende waarborgen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik Ten aanzien van M&O geldt dat gemeente Hoogeveen niet expliciet een integraal M&O-beleid heeft. Wel zijn op de desbetreffende beleidsmatige onderdelen de relevante M&O-aspecten opgenomen in beleid en beheer. In de paragraaf rechtmatigheid van de jaarrekening 2010 wordt hier ook op ingegaan. Vanuit onze controle van de jaarrekening en de controle van specifieke verantwoordingen hebben wij geen tekortkomingen op dit punt geconstateerd.

5.4. Begrotingscriterium In de kadernota rechtmatigheid van het platform rechtmatigheid is het begrip begrotingsrechtmatigheid nader uitgewerkt. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de programmarekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijzigingen, kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de raad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten. Het bepalen of, respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen onrechtmatig zijn, is voorbehouden aan de raad. In de paragraaf rechtmatigheid in van de programmaverantwoording wordt middels een tabel een samenvatting gegeven van de begrotingsoverschrijdingen op de gemeentelijke lasten. Uit bovenstaande analyse blijkt dat op de meeste programma’s van gemeente Hoogeveen de werkelijke lasten hoger zijn dan begroot, zonder dat dit wordt gecompenseerd door hogere baten. Het college heeft in de jaarstukken een nadere toelichting op deze overschrijdingen opgenomen en is van mening dat de overschrijdingen passen binnen het bestaande beleid. Daarnaast konden de overschrijdingen niet eerder worden geconstateerd. Wij adviseren u kennis te nemen van de redenen van de overschrijdingen en te bepalen of u hiermee kunt instemmen.


6. Onze dienstverlening 6.1. Kwaliteitsbeheersing binnen PwC Om te voldoen aan de vereiste wettelijke en beroepsregels beschikken wij over bekwame professionals en sectorexperts. Zij worden onder andere ondersteund door een intern kwaliteitsbeheersings- en controlesysteem. In ons transparantieverslag dat beschikbaar is op onze website, doen wij verslag van onze activiteiten op het gebied van de kwaliteitsbeheersing rondom onze werkzaamheden. Alle in dat verslag genoemde maatregelen en procedures zijn erop gericht een redelijke mate van zekerheid te bieden dat controles worden uitgevoerd in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. Op basis van uit de kwaliteitsbeheersing voortvloeiende acties hebben wij geconcludeerd dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing doeltreffend functioneert, het interne toezicht op de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften is uitgevoerd en onze partners, directors en medewerkers de vereiste kennis van, inclusief de ontwikkelingen op ons vakgebied, op een gestructureerde manier onderhouden.

6.2. Onze reactie op het rapport van de AFM In het kader van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) houdt de AFM toezicht op de Nederlandse accountantsorganisaties. Op 1 september 2010 heeft de AFM haar ‘Rapport algemene bevindingen kwaliteit accountantscontrole en kwaliteitsbewaking’ gepubliceerd. In dit rapport staan de bevindingen van onderzoeken die de AFM in 2009 en 2010 heeft gedaan naar 46 accountantscontroles - voor PwC waren dit er 12 - van jaarrekeningen over 2008 van ondernemingen en instellingen uit sectoren die in het bijzonder zijn geraakt door de crisis, zoals de financiële sector en de sectoren bouw/vastgoed en automotive. De AFM heeft in generieke bewoordingen harde conclusies getrokken ten aanzien van de Big-4 kantoren en wij betreuren dit. Uit het AFM-rapport ten aanzien van onze eigen organisatie komt een aantal bevindingen naar voren die met name betrekking hebben op interne regels. Deze zijn inmiddels opgevolgd. We benadrukken dat de AFM geen aanwijzing of maatregel heeft opgelegd. Wij vinden het jammer dat het de AFM wettelijk niet is toegestaan om de rapporten die aan de individuele accountantsorganisaties zijn gestuurd te publiceren. Gezien de vertrouwelijkheid van klantgegevens kunnen we dit rapport niet in zijn geheel aan u verschaffen. Wij hebben hieraan uitgebreid aandacht besteed in ons transparantieverslag dat beschikbaar is via onze website.

6.3. PwC is gedurende het jaar onafhankelijk geweest De ‘International Federation of Accountants’ (IFAC) heeft per 1 juli 2009 enkele wijzigingen aangebracht in de ‘Code of Ethics for Professional Accountants’ (de Code). Deze vernieuwde Code wordt van kracht per 1 januari 2011 en is per die datum volledig geïmplementeerd in de onafhankelijkheidsregels en -procedures van PwC wereldwijd. Implementatie van de Code in nationale regelgeving wordt begin 2012 verwacht. De veranderingen zullen niet tot nauwelijks invloed hebben op de relatie van PwC met haar klanten.


7.

Single information Single Audit (SiSa)

Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de rechtmatigheid en waar van toepassing deugdelijke totstandkoming van de (financiële) verantwoordingsinformatie in de bijlage inzake SiSa bij de jaarrekening 2010 van gemeente Hoogeveen. Onze werkzaamheden hebben gevarieerd tussen het beoordelen van de interne beheersing en het uitvoeren van detailcontroles. In de bijlage bij de jaarrekening zijn twee typen indicatoren opgenomen:  

Indicatoren (bedragen en andere kwantitatieve gegevens, veelal prestatie-indicatoren), die van invloed zijn op de financiële vaststelling; Indicatoren, zonder invloed op de financiële vaststelling.

Voor de eerste indicator geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de bijlage. Wij hebben op deze indicatoren een reguliere rechtmatigheidscontrole uitgevoerd en indien specifiek gevraagd is de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. De tweede indicator heeft normaliter geen directe relatie met de gemeentelijke jaarrekening. Deze indicatoren zijn noodzakelijk voor het departementale jaarverslag. Bij deze indicatoren hebben wij alleen de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten zwaardere rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. In dit rapport van bevindingen hebben wij per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, opgenomen voor zover deze niet door de gemeente zijn gecorrigeerd. De financiële grens is afhankelijk gesteld van de omvangsbasis van de regeling. De omvangsbasis wordt gebaseerd op de gevraagde indicator. Bij een gevraagde indicator van “bestedingen gedurende het jaar” wordt de omvangsbasis bijvoorbeeld gevormd door de bestedingen in de regeling. De financiële grens is per specifieke uitkering:   

€ 10.000 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 100.000; 10% indien de omvangsbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; € 100.000 indien de omvangsbasis groter dan € 1.000.000 is.

De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole.


Op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole uitgegeven door het ministerie van Binnenlandse Zaken rapporteren wij middels onderstaande voorgeschreven tabel de geconstateerde fouten of onzekerheden per regeling. Nr

Naam specifieke uitkering of overige

B1

Regeling Opvang Asielzoekers (ROA)

C4 D1 D2 D5 E3 E5 E26 E27B E35 F6 G1C G2C G3C G4 G5C G6 H2 H10

Tijdelijke stimuleringsregeling woningbouwprojecten 2009 tweede tranche Regionaal meld- en coördinatiecentra voortijdig schoolverlaten Onderwijsachterstandenbeleid niet-GSB (OAB) Regeling verbetering binnenklimaat primair onderwijs 2009 Subsidieregeling sanering verkeerslawaai Verzameluitkering VROM Spoorse Doorsnijdingen Brede doeluitkering verkeer en vervoer SiSa tussen medeoverheden Tijdelijke regeling eenmalige uitkering bestrijding regionale wateroverlast Besluit subsidies herstructurering Topprojecten bedrijventerreinen (TOPPER-regeling) Wet sociale werkvoorziening (Wsw) Gemeenten die uitbesteden aan openbare lichamen Gebundelde uitkering (WWB+WIJ+IOAW+IOAZ+levensonderhoud beginnende zelfstandigen Bbz 2004+WWIK Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) Wet Werkloosheidsvoorziening (WWV) Wet Participatiebudget (WPB) Gemeenten die uitbesteden aan openbare lichamen Schuldhulpverlening Regeling Buurt, Onderwijs en Sport Brede doeluitkering Centra voor Jeugd en Gezin (BDU CJG)


Totale fout of onzekerheid per specifieke uitkering Geen Geen

Totale omvang van de fout of de onzekerheid (in Euro’s)

Toelichting fout/onzekerheid

0 0

Nvt Nvt

Geen

0

Nvt

Geen Geen

0 0

Nvt Nvt

Geen

0

Nvt

Geen Geen

0 0

Nvt Nvt

Geen

0

Nvt

Geen

0

Nvt

Geen

0

Nvt

Geen

0

Nvt

Geen

0

Nvt

Geen Geen

0 0

Nvt Nvt

Geen Geen Geen

0 0 0

Nvt Nvt Nvt

Ondernemend in moeilijke tijden. Rapport van bevindingen voor gemeente Hoogeveen

Recommend Documents