OMGAAN MET VRIJWILLIGERS

OMGAAN MET VRIJWILLIGERS

Informatie voor verenigingen

Inhoud Voorafje

blz. 3

1. Inleiding

blz. 4

2. Het werven en plaatsen van vrijwilligers

blz. 6

3. Introductie van een nieuwe vrijwilliger

blz. 9

4. Uittroductie en afscheid van een vrijwilliger

blz. 11

Wat wil de vrijwilliger en wat moeten wij doen?

Wat te doen om nieuwe vrijwilligers binnen te halen?

Wat te doen bij binnenkomst van een nieuwe vrijwilliger?

Wat te doen als een vrijwilliger stopt, met stille trom laten vertrekken?

Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Voorbeeld Verenigingsvrijwilligerscoördinator Overzicht proces rondom de vrijwilliger Voorbeeld benoemingsbrief Activiteiten mentor Voorbeeld bedankbrief en exit-formulier Kaderaanmeldingsformulier Voorbeeld klachtenmogelijkheid Voorbeeld vrijwilligersovereenkomst

Gewoon beginnen

en

blz. 14 blz. 15 blz. 16 blz. 17 blz. 18/19 blz. 20 blz. 21/22 blz. 23

loop niet te hard van stapel

Deze informatie is een op de verenigingen toegesneden versie van de landelijke nota “Omgaan met vrijwilligers”. Gezinus Dekker/31-10-2002 E-mail: [email protected]

2

Voorafje Verenigen is samenvoegen, binden van iets. Bij een korfbalvereniging zijn dat de leden. Een vereniging bestaat dan ook bij de gratie van haar leden. Jong, oud, jongen, meisje, man, vrouw. Leden die korfballen en leden die niet korfballen maar de vereniging “runnen’. Zij houden de vereniging niet alleen sportief moor ook organisatorisch en recreatief draaiend. Denk aan trainers, bestuursleden, commissieleden, kantinemedewerkers, etc. Al die mensen zorgen ervoor dat de vereniging draait en als ze dat met plezier doen is dat te merken in de hele vereniging. Deze activiteiten worden voor het overgrote deel uitgevoerd door vrijwilligers, veelal onbetaald. Het is niet meer vanzelfsprekend dat leden zich als vrijwilliger inzetten. Het wordt als maar moeilijker om hiervoor mensen te krijgen. Veel gehoorde kreten zijn ‘We zijn al blij als we iemand hebben” en “We zijn allang blij dat we de tent draaiende kunnen houden”. Bij een dergelijke aanpak krijgt het vinden van iemand voor een functie meer aandacht, dan het nadenken over de manier van werven, begeleiden, waarderen en evalueren van de vrijwilliger. Daarom is extra blijvende aandacht voor deze groep van groot belang. Vrijwilligers dreigen dikwijls af te haken omdat ze te weinig aandacht (en waardering) krijgen. Het is van groot belang dat binnen een dergelijke 'vrijwilligersorganisatie' een goed vrijwilligersbeleid wordt gevoerd. Een vrijwilligersbeleid dat het voor een sportvereniging ook inzichtelijk en beter mogelijk maakt te werken aan acties op het gebied van het werven en behoud van vrijwilligers. Het vrijwilligersbeleid van de vereniging richt zich op: -

Het verkrijgen van voldoende enthousiaste vrijwilligers.

-

Het begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers zodat ze hun taken zo goed mogelijk en met veel plezier kunnen vervullen en willen blijven vervullen.

We verwijzen daarvoor graag als voorbeeld naar het vrijwilligersbeleid van korfbalvereniging Rheko. (zie bij kennisbank onder “Vrijwilligersbeleid” op de site van het KNKV).

Begeleiden en ondersteunen

Veel mensen houden zich in de vereniging bezig met het werven, inwerken etc. van nieuwe vrijwilligers, hierbij zou enige coördinatie niet misstaan. De coördinatie van het vrijwilligersgebeuren kan liggen bij één persoon. Deze persoon is de centrale figuur voor wat betreft het vrijwilligersbeleid. Hij/zij coördineert en geeft vorm en inhoud aan het vrijwilligersbeleid in de vereniging. (zie verder de bijlage 1) Om binnen een vereniging te komen tot een praktische vertaling van een vrijwilligersbeleid is het aanstellen van een vrijwilligerscoördinator een praktische aanpak. De vrijwilligerscoördinator is als het ware de spin in het vrijwilligersweb, heeft inzicht in de verschillende (benodigde) taken, is aanspreekpunt voor zowel bestuur als alle vrijwilligers, signaleert mogelijke knelpunten en zorgt voor het op peil houden van het vrijwilligerskorps binnen de vereniging. Bij een kleine vereniging zal de vrijwilligerscoördinator (of het bestuurslid dat zich met de coördinatie van het vrijwilligerswerk bezig houdt) vrij veel taken zelf uitvoeren. In grotere verenigingen met veel vrijwilligers, worden taken ook door anderen uitgevoerd. De rol van de coördinator is dan vooral: er op toezien dat taken uitgevoerd worden en waar nodig anderen ondersteunen bij de uitvoering.

3

1. Inleiding Wat wil de vrijwilliger en wat moeten wij doen? Het vinden van iemand voor een bepaalde functie krijgt over het algemeen meer prioriteit dan het nadenken over de manier van werven, plaatsen en begeleiding van vrijwilligers. De bedoeling van deze notitie is daarom om meer structuur aan te brengen in dat hele proces en de verbinding tussen de verschillende processtappen te laten zien. Dit proces is in grote lijnen als volgt voor te stellen: PLAATSEN BEGELEIDEN

NIEUWE VRIJWILLIGER

WERVEN

EVALUEREN BIJSTUREN

BEËINDIGEN FUNCTIE

Vrijwilligersaanpak

De vrijwilliger wil plezier in zijn vrijwilligerswerk hebben en houden. Voor elke vrijwilliger zijn dat andere criteria. De een wil op de voorgrond treden, belangrijk zijn, de ander wil uitgedaagd worden en weer een ander zoekt gezelligheid/contact. De een wil het liefs iets alleen uitdokteren, de ander zoekt de samenwerking op. Belangrijk dus om te weten wat de vrijwilliger onder “leuk” verstaat. Om het iemand naar de zin te kunnen maken is het daarom nodig te weten :”Waarom wordt iemand vrijwilliger?”, zodat daarmee goed rekening kan worden gehouden. De reden kan zijn dat hij/zij: • er bij toeval in terecht is gekomen • voor vrijwilligerswerk voelt, uit liefhebberij dus • naast spelen, zelf ook een steentje wil bijdragen • gevraagd is • nieuwe contacten wil opdoen, behoefte aan gezelschap heeft • het tot zijn taak vindt behoren, maatschappelijke bewogenheid • zinvol bezig wil zijn in zijn vrije tijd • het een noodzakelijke compensatie vindt m.b.t. het dagelijkse werk? • een nieuwe uitdaging wil aangaan • gewoon eigenbelang Wat de reden ook mag zijn van een vrijwilliger om een taak op zich te nemen, de organisatie waarin ze terechtkomen moet er voor zorgen dat zij plezier in deze hobby hebben en houden. Punten die plezier in de hobby waarborgen en de vrijwilligerstaak het grootste rendement geven zijn o.a.: • de vrijwilliger duidelijkheid heeft over zijn werkzaamheden • de vrijwilliger de functie aan kan qua tijd en kennis/kunde • voldoende hulp en ondersteuning/begeleiding • op een goede manier daarmee actief is • de potentie van de VW’er optimaal wordt benut (juiste mens op de juiste plaats) • functie moet zichtbaar zijn in het organigram van de betreffende verenigingsorganisatie • waardering ondervindt.

4

Drie vragen spelen een duidelijke rol: 1. Hoe zorgen we ervoor dat we voldoende vrijwilligers hebben? 2. Hoe zorgen we ervoor dat de vrijwilligers die we hebben, ook behouden? 3. Hoe zorgen we ervoor dat niet teveel op de schouders van te weinig vrijwilligers drukt? Het inpassen van een nieuwe VW’er in een functie vraagt dan ook bijzondere aandacht. De nieuwe VW’er zal zeker tijdens de inwerkperiode een goede introductie en voldoende begeleiding moeten krijgen. Daarnaast zal ook gedurende de gehele “loopbaan” van de vrijwilliger aandacht moeten worden geschonken aan die aspecten die voor plezier in de functie zorgen. Belangrijk bij het omgaan met vrijwilligers zijn de 5

B’s:

Binnenhalen Begeleiden Belonen Behouden Beëindigen Deze vijf B’s komen in het navolgende uitgebreid aan de orde. Om een idee te krijgen hoe de stappen in detail eruit zien die een vrijwilliger kan doorlopen als hij/zij bij een organisatie start om een vrijwilligerstaak op zich te nemen, wordt in het schema op bijlage 2 weergegeven. Op dit blad zijn ook per stap attentievragen toegevoegd, deze vragen zijn aandachtspunten die bij een bepaalde stap van belang kunnen zijn. De soort organisatie waarin de vrijwilliger aan de gang gaat speelt bij elke stap een belangrijke rol. Inzicht in detail wat er op de werkvloer afspeelt is nodig om gevoel te hebben hoe de vrijwilliger zich (thuis)voelt. We zullen drie belangrijke fasen in een vrijwilligersleven wat nader bekijken t.w.: Wat te doen om aan nieuwe vrijwilligers te komen? Wat te doen bij binnenkomst van een nieuwe vrijwilliger? Wat te doen als een vrijwilliger stopt? NB

De wijze waarop met deze punten wordt omgegaan is voor alle vrijwilligers vrijwel hetzelfde, maar de uitvoering kan mede bepaald worden door de vrijwilligersvorm waarmee we van doen hebben, zoals: • volledig pro deo • alleen vergoeding voor gemaakte kosten • onkosten vergoeding + vergoeding per afgesproken eenheid.

Informatie geven en ontvangen

5

2. Het werven en plaatsen van vrijwilligers Wat te doen om nieuwe vrijwilligers binnen te halen? Het is altijd weer een kunst om mensen bereid te vinden vrijwilligerswerk te doen en het is een terugkerend vergaderitem in vrijwilligersorganisaties. Alle vrijwilligersorganisaties hebben te maken met natuurlijk verloop en nieuwe taken. Als er iemand stopt of als er zich nieuwe taken aandienen, ga dan vroegtijdig op zoek naar een nieuwe vrijwilliger. Werving zal dus altijd nodig zijn en daardoor een aandachtspunt blijven. Met kunst en vliegwerk lukt het wel om een vacature ingevuld te krijgen, maar veelal een moeizame klus. Ondanks dat het moeizaam gaat zijn er elke keer toch weer mensen die erin stappen, ze zijn er dus wel! In veel (nood)situaties misschien niet de eerste keus omdat er niet zoveel te kiezen valt, maar omdat men blij is dat er iemand is die de functie wil vervullen. Bij een tekort aan vrijwilligers is de bereidheid dat iemand de functie op zich wil nemen wel een pluspunt, al wordt het principe: de juiste persoon op de juiste functie, los gelaten. Daar schuilt echter het gevaar in dat er iemand komt te zitten die niet bekwaam genoeg is om de functie naar ieders tevredenheid te vervullen, met het risico dat de persoon weer afhaakt als hij/zij teveel tegenstoom krijgt en dan zijn we weer terug bij af. Waarom gaat het vaak zo moeizaam, hoe zou het minder moeizaam kunnen en hoe pakken we dit aan? Twee vragen spelen bij het werven een rol: 1. Wat is de vraag en 2. Wat is het aanbod? Werven is het bij elkaar brengen, het afstemmen van vraag en aanbod, het krijgen van de juiste persoon op de juiste plaats, zorgen dat functie en persoon goed bij elkaar passen. Als vraag en aanbod niet goed op elkaar zijn afgestemd, omdat b.v. de verwachtingen ver uiteenlopen, is de kans op teleurstelling groot en stapt de vrijwilliger er na korte tijd toch weer uit. Om succes te kunnen boeken moeten we heel goed weten wie we voor welke klus zoeken, hoe concreter hoe beter. Informatie over vacature(s), kan het zoeken naar nieuwe vrijwilligers eenvoudiger en plezieriger maken. Belangrijke aandachtspunten zijn o.a.: ‫ ـ‬Voor welke functie zoeken we iemand? ‫ ـ‬Is het een vaste taak of een losse klus? ‫ ـ‬Wat wordt van hem/haar verwacht, hoe ziet de functie eruit? ‫ ـ‬Wat hebben we de nieuwe vrijwilliger te bieden? ‫ ـ‬Op welk moment en hoeveel tijd is ervoor nodig? ‫ ـ‬Geef het gevoel dat de klus “Leuk is om te doen” ‫ ـ‬Appeleer aan talent, je kunt dat goed, daarom …… Om gericht te kunnen zoeken is eveneens informatie over de gewenste kandidaat nodig, zoals: ‫ ـ‬Wat hij/zij concreet kan ‫ ـ‬Hoeveel tijd hij/zij beschikbaar heeft ‫ ـ‬Wat de motieven zijn om de functie uit te oefenen ‫ ـ‬Wat zijn zijn/haar eigenschappen ‫ ـ‬Welke opvattingen heeft hij/zij over de uit te voeren taken Pas als bovenstaand informatie beschikbaar is dan kunnen we een volgende stap maken, namelijk zoeken naar de geschikte persoon.

6

Een belangrijke vraag is: Wie werft? Het meest logische dat degene die goed op de hoogte is van alle ins en outs van het vrijwilligersbestand van een organisatie of commissie. Hij/zij weet waar de knelpunten zitten en welke mogelijkheden benut kunnen worden. Hoe kan het werven gebeuren? Welke werkwijze kan worden gevolgd? Aansluiten bij de motieven van de mensen zoals die op blad 4 zijn aangegeven is een goed wervingsaanpak, omdat daarmee wordt bereikt dat sneller de interesse wordt gewekt en daaruit een beter gesprek kan volgen. De wervingsaanpak is in grote lijnen te verdelen in drie categorieën A. Directe werving door middel van persoonlijk contact: mond tot mond werving, potentiële vrijwilligers opzoeken en uitnodigen, de ene VW’er neemt de andere mee. Dit is de meest succesvolle aanpak, de persoonlijke benadering. Deze benadering werkt over het algemeen zeer succesvol, maar ook in vrijwilligersorganisaties kan niet iedereen, iedereen kennen. Maak daarom gebruik van kaderleden die veel contacten hebben, bijvoorbeeld de sportconsulenten, zij staan dicht bij de basis. Maar ook commissieleden die op een bepaald terrein goed ingevoerd zijn in de organisatie en de inhoud van de functies kennen. B. Indirecte werving door onpersoonlijke eenzijdige benadering: advertentie in tijdschriften, nieuwsbrieven, brochures, folders, websites, vrijwilligersvacaturebanken etc. C. Zelf-werving, personen bieden zichzelf aan voor een vrijwilligersfunctie. Vraag aan deze personen wat ze graag willen en zoek daarna voor hem/haar een passende functie. Om het e.e.a. goed vast te leggen kan een kaderinschrijfformulier hierbij goede diensten bewijzen. Bijlage 5 laat een dergelijk formulier zien.

Succes verzekerd

Als er voor een functie moeilijk mensen te vinden zijn, is het verstandig eens na te denken hoe reëel de criteria voor die functie zijn. Hoe redelijk is het om al deze eisen aan één persoon te stellen. Misschien is het is goed om de criteria te heroverwegen, er flexibel mee om te gaan en een uitsplitsing te maken tussen wat minimaal nodig is en wat wenselijk zou zijn, zowel wat zwaarte als tijdsbesteding betreft. Splitsing van een functie zou een oplossing kunnen zijn om wel aan mensen te komen. Het is dan van belang om de nieuwe vrijwilliger in het begin niet te overladen met taken. Houd de tijdsinvestering beperkt en laat deze langzaam toenemen. Soms is het verstandig om iemand eerst voor een specifiek project te vragen, als dat goed bevalt is de kans groot dat ze ook in zijn voor een vaste taak. Zoek in eigen kring, en vergeet de bestaande vrijwilliger niet die graag binnen de organisatie van functie wil veranderen of “carrière” wil maken. Krijgen is één, maar houden is een andere zaak. Als iemand voor een bepaalde functie niet in aanmerking komt, moet deze z.s.m. op de hoogte gebracht worden. Doe dit op een wijze dat ze nog wel bereid zijn om voor een andere functie in te zijn.

7

Samenvattend: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Bedenk wat we de nieuwe vrijwilliger te bieden hebben. Zorg dat er een functie-/taakomschrijving is. Bedenk wat voor soort vrijwilliger we zoeken Bedenk welke vragen we de vrijwilliger willen stellen. Kies de juiste wervingsmethode. Bepaal de wijze van inwerken.

Met open armen ontvangen

Het mag niet zo zijn dat als alle functies zijn ingevuld we op onze lauweren kunnen gaan rusten. Begeleiden en zorgen dat de VW’er zich thuis voelt en tevreden is, maar ook blijft. Het aspect ‘waarderen” is een belangrijk aandachtspunt in het omgaan met vrijwilligers. Waarderen is meer dan het bekende schouderklopje, het is veel meer op een persoonlijke manier duidelijk maken dat de inzet van de vrijwilliger wordt gewaardeerd en dat niet (alleen) met geld. De wijze van waarderen heeft vooral ook te maken met de motieven waarom iemand vrijwilliger wordt. Primair daarbij is dat de waardering dus aansluit bij het motief van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te willen doen, zoals:

Punt 2 Punt 1 ƒ goed informeren ƒ serieus nemen ƒ mogelijkheid tot gratis opleiding ƒ regelmatig werkoverleg ƒ reële beloning voor afgesproken taken ƒ persoonlijke coaching ƒ passende onkosten vergoeding ƒ betrekken bij het beleid ƒ risico verzekering ƒ inspraak geven Punt 3 ƒ eigen taak/verantwoordelijkheid geven ƒ vrijwilligersavond o.i.d. ƒ uit de functie zelf (bevrediging, reacties relaties, ƒ aandacht bij ziekte, jubilea, gevoel dat ze nodig zijn) feestdagen Punt 4 ƒ wij gevoel geven ƒ ruim aandacht geven bij vertrek ƒ betrokken proberen te houden bij de vereniging

Belangrijke waarderingsaandachtspunten

8

3. Introductie van een nieuwe vrijwilliger Wat te doen bij binnenkomst van een nieuwe vrijwilliger? Het proces van introductie in de verenigingsorganisatie is bepalend voor de wijze waarop en de snelheid van functioneren waarmee de nieuwe vrijwilliger in de organisatie aan de slag gaat. Als dat proces niet goed is geregeld kan dat grote gevolgen hebben voor zowel de vrijwilliger als de organisatie. Een goede introductie is een voorwaarde voor het succesvol kunnen vervullen van een functie. Als men niet weet hoe alles werkt, met wie je moet werken en waar je wat kunt vinden, is het lastig beginnen als je nieuw bent. Uitgangspunt bij de introductie van nieuwe vrijwilligers is om de kloof, die bestaat tussen de nieuwkomer en de werkende organisatie, zo snel mogelijk te verkleinen. Introductie activiteiten zijn dus bedoeld om het proces van aan- en inpassing van nieuwkomers te versnellen en te bevorderen. Dit aan- en inpassingproces kan worden bevorderd met een aantal gerichte introductie activiteiten, zoals: 1. Welkomst informatiepakket 2. Benoemen begeleider/mentor 3. Kennismaken met de toekomstige werkplek

1. Welkomst informatiepakket Na de benoemingsbrief (bijlage 3) waarin de aanstelling voor de functie officieel is bevestigd en de vrijwilligersovereenkomst (bijlage 8), krijgt de nieuwe vrijwilliger als welkom een pakket met relevante informatie over de vereniging, het KNKV, het District en de commissie of werkgroep waar het kaderlid onderdeel van uit gaat maken. Dit pakket bestaat o.a. uit verenigingsinformatie die door het verenigingssecretariaat wordt aangeleverd. •

Informatiefolder over de vereniging

•

Statuten & Reglementen

•

Clubblad

•

Organisatieschema vereniging

•

Jaarverslag

•

Verwijzing naar informatie op de websites van de vereniging en het KNKV

•

Werkwijze declaratie onkostenvergoeding

Het secretariaat kan rechtstreeks voor toezending naar de nieuwe vrijwilliger zorgen, maar kan ook (en verdient de voorkeur) volgens afspraak met een commissie, door het commissielid en/of begeleider/mentor worden gedaan. Actuele informatie over verenigings-activiteiten, -plannen, -nota’s en –wedstrijdzaken kan het nieuwe kaderlid verkrijgen via de sites van de vereniging of het KNKV.

9

2. Benoemen begeleider/mentor Het aanstellen van een begeleider/mentor voor een nieuw kaderlid kan een belangrijke steun zijn bij het vinden van de weg in de nieuwe organisatie en de nieuwe functie. De begeleider/mentor speelt een belangrijke coachende, informatieve en deskundigheidsrol bij de directe introductie in de betreffende commissie. Hij/zij is het aanspreekpunt voor de nieuwe vrijwilliger. Mogelijke taken begeleider/mentor (zie ook bijlage 4): • •

Eerste aanspreekpunt nieuwe vrijwilliger Functie-, taakomschrijving nader toelichten m.b.v. informatie t.a.v.: ‫ـ‬ verantwoordelijkheden, bevoegdheden ‫ـ‬ werk en werkomgeving, ‫ـ‬ besluitvormingsproces, ‫ـ‬ werkcontacten ‫ـ‬ Voortgangsgesprek ‫ـ‬ Kennismakingsactiviteiten (zie punt 3) ‫ـ‬ Begeleiden / coachen / (bij)scholen

Deze begeleiders-/mentorrol moet bij voorkeur door een lid van een bestuur of commissie worden vervuld en niet door de voorzitter, wel zal hij/zij goed geïnformeerd moeten blijven.

3. Kennismaken met de toekomstige werkplek Het is van belang dat de nieuwe vrijwilliger zo vlug mogelijk kennismaakt met zijn/haar nieuwe werkomgeving. Deze kennismaking betreft mensen en werk, zoals kennismaken met: • collega’s en eigen werkplek • actuele zaken, werkplannen, oude notulen etc. • de organisatiecultuur. • de normen en verwachtingen die er in de organisatie bestaan over de functie. De uitvoering van deze kennismakingsactiviteiten kan zowel door de begeleider/mentor als door een ander lid van bestuur of commissie worden gedaan. Daarnaast is het belangrijk de nieuwe vrijwilliger te verwijzen naar de websites van de vereniging en het KNKV waar veel actuele informatie is te vinden over de organisatie, beleidsplannen, competitie, uitslagen etc.

Tenslotte

Na de introductie is de rol van de mentor en ook van collega’s erg belangrijk om ervoor te zorgen dat het nieuwe kaderlid de functie leuk vindt, maar ook leuk blijft vinden! Dit betekent goed op de hoogte blijven met het wel, maar ook met het wee van het nieuwe kaderlid. Behoud van het kaderlid zal daar voor een groot deel van afhangen. Een goede mogelijkheid is om vroegtijdig goed geïnformeerd te zijn en om de vrijwilliger de gelegenheid te geven zijn klachten over het reilen en zeilen van een bepaalde commissie of personen kwijt te kunnen. Zo is op voorhand en niet op achteraf basis vast te stellen wat er speelt, wat en in welke mate er iets niet goed gaat. Er kan dan adequaat op gereageerd worden en kunnen plotselinge bedankjes van kaderleden worden voorkomen. Zie hiervoor ‘Klachtenmogelijkheid voor de verenigings-vrijwilliger”, bijlage 7. Bijvoorbeeld ook de mogelijkheid geven deze te downloaden van de verenigings-website.

10

4. Uittroductie en afscheid van een vrijwilliger 4.1 Wat te doen als een vrijwilliger stopt? Het verzorgen van een goede introductie, informatie, begeleiding en regelmatig contact voorkomt dat we te laat merken dat iemand geen zin meer in een bepaalde functie heeft en wil stoppen. Vrijwilligers zullen beter gemotiveerd blijven als we hen niet aan hun lot over laten, maar regelmatig aandacht geven. Vrijwilligerswerk kan veel van iemand vergen. Het vraagt trouw, inzet, enthousiasme en incasseringsvermogen om met mensen op te trekken waarvoor het vrijwilligers werk wordt gedaan. De “beloning“ kan mooi zijn, waardering, vertrouwen, dankbaarheid. Maar hoe lang blijft de functie leuk en wordt met plezier gedaan? Het is dus geven en ontvangen, de kunst is nu om hierin zodanig evenwicht te vinden dat het plezierig blijft. Want we moeten er in de eerste plaats voor zorgen dat we de vrijwilligers die we hebben, ook behouden! Het werven en binnenhalen van vrijwilligers is niet eenvoudig, we moeten dan ook alles in het werk stellen om een vrijwilliger vast te houden. Een vrijwilliger stopt niet zomaar en van de ene op de andere dag. Besluit de vrijwilliger te stoppen dan is het zaak om de reden van vertrek te weten te komen. In het exit formulier wordt een opsomming gegeven van mogelijke redenen van vertrek. We zouden graag het waarom willen weten van geen zin meer, teveel taken, te weinig begeleiding etc. De antwoorden hierop kunnen knelpunten wegnemen en kunnen maatregelen worden genomen om iets dergelijks in de toekomst te voorkomen. Er zijn twee manieren om na te gaan wat de werkelijke reden is: 1. 2.

Mondeling in de vorm van een “Bedank-gesprek” en het “Exit formulier”. Alleen schriftelijk door middel van een “Exit formulier” (Brief en Exit-formulier bijlage 5)

1. Mondeling in de vorm van een bedank-gesprek.

Uittroductie-gesprek

Een bedank-gesprek is meer dan een oppervlakkig praatje. We moeten proberen achter de beweegredenen en diepere achtergronden te komen en daartoe kunnen we het beste met indirecte vragen beginnen (wie, wat, waar, waarom, etc.), het is geen percentagemeting, maar een motievenonderzoek. Met ja of nee schieten we niet zoveel op. De juiste vragen stellen en goed luisteren naar de gegeven antwoorden kan een schat aan informatie opleveren. Een vraag in de richting van wat er zou moeten veranderen om de vrijwilliger te behouden is een heel belangrijke. Misschien komen er wel zaken aan de orde waarop direct in te spelen valt met als gevolg dat de "verloren" vrijwilliger alsnog binnen de poorten van de organisatie blijft. Lukt dat niet, dan hebben we toch veel informatie gekregen waar we in combinatie met andere gehouden gesprekken mee aan de slag kunnen. Zijn er overeenkomsten in de bedankredenen?

11

Wat kunnen we doen om dergelijke gevallen in de toekomst te voorkomen? Bij het gesprek kan het exit formulier goede diensten bewijzen om als gespreksleidraad te dienen of om gespreksinformatie geordend vast te leggen. 2.

Schriftelijk door middel van een “Exit formulier” Is een bedankgesprek niet (meer) mogelijk, dan geeft dit “Exit formulier“ de vertrekkende vrijwilliger toch de mogelijkheid aan te geven waarom hij/zij stopt en misschien leidt dit er wel toe dat de verloren vrijwilliger alsnog een ander functie of een project wil gaan doen.

Tenslotte De informatie uit gesprek en exit formulier is niet het enige wat een positief effect kan hebben. Het geeft een ex-vrijwilliger ook de mogelijkheid zijn hart te luchten en eventuele grieven te spuien. Er wordt serieus naar hem of haar geluisterd. Het afscheid wordt daardoor naar twee kanten toe verduidelijkt. Per slot van rekening kan een verloren lid beter goede dan slechte verhalen aan anderen vertellen. 4.2 Met stille trom laten vertrekken of kan het ook anders? Het kan ook anders, want met stille trom laten vertrekken moeten we in principe nooit doen. We moeten er altijd voor proberen te zorgen dat iemand met een goed gevoel vertrekt. Hij/zij zal dan ook positief over de organisatie praten, ook als is in het verleden niet altijd alles naar (zijn/haar) wens verlopen. Daarnaast hoeft iemand die stopt met vrijwilligerswerk niet voor altijd verloren te zijn. Daarom is het goed dat ook aan een afscheid op gepaste wijze aandacht wordt geschonken. Wat die gepaste wijze is, is afhankelijk van de soort functie, tijdsduur, reden van vertrek, wens van het ex-kaderlid, etc. Wat we willen bereiken is dat er waardig afscheid wordt genomen van iemand die voor de vereniging bezig is geweest. Hier een paar mogelijkheden in willekeurige volgorde: 1. Een ludiek getuigschrift, uitgegeven en ondertekend door de mensen en/of verenigingen waarvoor iemand altijd heeft klaar gestaan. 2. Een ingelijste afscheidskaart met afscheidswens en ondertekend door alle mensen en/of verenigingen waarmee iemand te maken heeft gehad. 3. De bestaande "vrijwilligersovereenkomst" ludiek aanpassen zodat duidelijk is waarvoor hij/zij niet meer in aanmerking komt. 4. Een bedankbrief voor bewezen diensten en de vraag of we nog eens een beroep op hem/haar mogen doen voor een andere functie of op projectbasis. 5. In het zonnetje zetten b.v. in clubblad, website vereniging. Als we daar ook nog de opvolgers/sters bij betrekken slaan we twee vliegen in één klap. Bij een "spetterende inhoud" is dit is eveneens goed voor de promotie van het vrijwilligerswerk. 6. Tijdens een finale of andere grote happening hier op een speciale manier aandacht aan besteden. 7. Met de ex-commissie leden een gezamenlijke afscheidsetentje, -borrel of -spel organiseren

12

8. Bioscoopbonnen of een dinerkaart voor hem/haar en partner. 9. Op de hoogte houden van het wel en wee van de vereniging en ze op een of andere manier te blijven voorzien van relevante informatie, zodat ze betrokken blijven bij de verenigings-organisatie. Je weet maar nooit of je ze nog eens nodig hebt. Zie hiertoe ook brief bij exit formulier bijlage 5.1. 10. Aandacht schenken of nog liever aanwezig zijn bij (korfbal)jubilea of andere (blijde) gebeurtenissen van een ex-kaderlid. Zomaar een aantal ideeën, misschien dat door combinatie hier iets leuks uit te halen is. Belangrijk is wel dat we rekening houden met de wens van het ex-kaderlid.

Combineren van ideeën

De 5 B’s :

Binnenhalen

Begeleiden

Belonen

Behouden Beëindigen

zijn in de notitie ergens wel belicht en zoals we gezien hebben zijn alle B’s even belangrijk, als we er één van verwaarlozen zal dat meteen gevolgen hebben voor één van de andere B’s.

Bronnen: KNKV, Literatuur, Internet, VIS kit etc.

13

Bijlage 1

Voorbeeld Functiebeschrijving Verenigingsvrijwilligerscoördinator Doel.

Geeft inhoud aan het vrijwilligerswerk binnen de vereniging.

Plaats in de vereniging. -

Maakt deel uit van het bestuur.

Functie-inhoud. -

Is belast met de coördinatie van alle vrijwilligers binnen de vereniging. Stelt een vrijwilligersplan op en houdt dit actueel. Bewerkstelligt een goede communicatie met alle bestuursleden en commissies en houdt deze in stand Maakt i.o.m. commissies taakomschrijvingen voor alle vrijwilligers en houdt deze actueel. Draagt er zorg voor dat vrijwilligers zonodig opleidingen kunnen volgen. Doet zonodig verslaggeving in de bestuursvergadering Organiseert jaarlijks een vrijwilligersavond. Zorgt voor actueel houden van de vacaturebank

Tijdsbesteding. -

Afhankelijk van de verenigingsituatie. Informeel naar eigen invulling. Formeel 10 x per jaar bestuursvergadering Formeel 1 x jaarvergadering. Indien de functie dit vereist vergaderingen KNKV District Oost, Regio enz.bezoeken. Telefonische contacten enkele uren per maand. Informele contacten enkele uren per maand.

Geboden wordt. -

Het vrijwilligersbeleid is van toepassing. Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. Een scholing die bij de functie hoort. Onkosten vergoeding op basis van geldende tarieven, vastgesteld op de JAV.

Kwalificaties. -

Goede communicatieve vaardigheden. Flexibele instelling en stressbestendig. Gezonde dosis humor. Goed kunnen omgaan met vrijwilligers

Gewenst. -

Ervaring in een leidinggevende functie. Sympathiseren met het beleid en de visie van de vereniging.

14

Bijlage ….. GLOBAAL OVERZICHT PROCES RONDOM DE VRIJWILLIGER

Bijlage 2

EN ATTENTIE-VRAGEN BIJ DE STAPPEN DIE EEN (NIEUWE) VRIJWILLIGER IN DE ORGANISATIE DOORLOOPT

Hoe is de nieuwe vrijwilliger met de vereniging in contact gekomen, via andere kaderleden, vrienden of kennissen, media, schoolkorfbal, of andere manieren? Hoe is de werving verlopen? Is er bij ouders, familie, vrienden etc. bereidheid iets voor de vereniging te doen?

1

WERVING

2

NIEUWE VW’er

Zijn er vragen gesteld m.b.t.: achtergrond, afkomst, kennis en ervaring over/in korfbal en nevenactiviteiten (waar is zij/hij goed in?) Is bekend wat haar/zijn wensen en/of verwachtingen zijn? Is er een functieomschrijving beschikbaar en is deze toegelicht?

3

INTRODUCTIE EN OPVANG

Is er een introductie geweest en zo ja, hoe? Zo nee, waarom niet? Is er een kennismakingsgesprek geweest? Zo ja, hoe, door wie en zo nee, waarom niet? Is er documentatie met informatie overgedragen?

4

INWERKEN IN EEN FUNCTIE

Is zij/hij op een goede manier ingewerkt? Hoe is dat gegaan? Heeft zij/hij daarop kunnen reageren? Zo ja hoe en zo nee, waarom niet? Is er rekening gehouden met de wensen en verwachtingen van de nieuwe vrijwilliger?

5

BEGELEIDING EN/OF SCHOLING

6

EVALUATIE m.b.t. DE FUNCTIE

Is er een begeleider/mentor aangewezen? Zo ja, hoe wordt dan de begeleiding van de begeleider/mentor het nieuwe kaderlid ervaren? Is de begeleider/mentor goed geïnformeerd over de achtergronden/kennis/ervaringen van het nieuwe kaderlid?

Voelt het (nieuwe) kaderlid zich thuis binnen de commissie cq werkgroep. Is het (nieuwe) lid tevreden met de functie? Is er mogelijk een verschil tussen de wensen en ervaringen en de uiteindelijke functie invulling? Wordt aan eventuele verschillen voldoende aandacht geschonken?

Is de functie conform wensen/ verwachtingen?

7 8 9

10

FUNCTIE OP MAAT?

JA

NEE

BIJSCHOLING EN/OF AANPASSING V.D. FUNCTIE

ANDERE FUNCTIE

Is de functie voor verbetering vatbaar? Is er voldoende actie genomen om aan de wensen en verwachtingen tegemoet te komen? (m.a.w. het verschil tussen wens en aanbod te overbruggen?) Is er een duidelijke afspraak over een aangepaste/ aan te passen of nieuwe functie?

NEE

11

12

Is de functie aangepast aan de wensen/ verwachtingen van het (nieuwe) kaderlid?

TEVREDEN VW”er!

De VW’er voelt zich thuis binnen de commissie en is tevreden met de functie!

Nu verder behandelen als een bestaande VW’er

JA

NEE

AFSCHEID EN MOTIVATIE ANALYSE

EINDE FUNCTIE

JA

Was er geen functie op maat mogelijk? Is er alles aan gedaan om haar/hem te behouden?

Terug naar stap 5/6

Is er geanalyseerd wat de oorzaken zijn, waarom geen functie op maat aangeboden kon worden. Zo ja, hoe en zo nee, waarom niet? Is de reden van afscheid geregistreerd? Is er op een adequate manier afscheid genomen? Hoe? Gezinus Dekker/27-09-2002

Bijlage 3

Voorbeeld benoemingsbrief Logo vereniging

heer/mevr.: …………………… …………………… …………………… ……………………

Plaats Onderwerp Benoeming Geachte heer/mevr. …………………….., In vervolg op de gemaakte afspraken met ………………………………., sturen wij u de formele bevestiging toe van uw benoeming als …………………………… van onze vereniging, Het secretariaat zal de benoeming administratief verwerken en daaraan bekendheid geven binnen de vereniging. Om u snel wegwijs te maken in de verenigingsorganisatie en de functie zal mevr./heer ……………….. , tel.: ………..….., als mentor optreden, u ondersteunen en van de noodzakelijke informatie voorzien. Wij wensen u veel succes en veel plezier toe in de nieuwe functie. Met vriendelijke groeten, BESTUUR KORFBALVERENIGING …………………….

.…………………… Secretaris

21-10-2002

16

Bijlage 4

Activiteitenbeschrijving: MENTOR

CONCEPT

Doel van de functie Doel van het mentorschap is het introduceren en begeleiden van nieuwe vrijwilligers in de organisatie. De mentor is voor een nieuw kaderlid een belangrijke steun bij het vinden van de weg in de organisatie en de nieuwe functie. De mentor speelt daarbij een coachende, informatieve en deskundigheidsrol. Uitgangspunt bij de introductie van nieuwe vrijwilligers is om de kloof, die bestaat tussen de nieuwkomer en de werkende organisatie, zo snel mogelijk te verkleinen. Daarnaast zijn deze introductie activiteiten bedoeld om het proces van aan- en inpassing van nieuwkomers te versnellen en te bevorderen. De mentor is daarvoor in de eerste periode aanspreekpunt voor de nieuwe vrijwilliger.

Plaats in de organisatie Maakt deel uit van de commissie waarin de nieuwe vrijwilliger tewerk wordt gesteld.

Functie-inhoud -

-

De mentor maakt een introductieprogramma voor de nieuwe vrijwilliger en krijgt daartoe vooraf informatie over de nieuwe vrijwilliger (o.a. naam, opleiding, ervaring, aanvangsdatum, etc.). De welkomst/informatiemap krijgt hij/zij van het verenigingssecretariaat, eventueel door hem-/haarzelf aan te vullen met relevante commissie/werkgroep informatie en licht de inhoud toe. Bespreekt de functie van de nieuwe vrijwilliger met betrekking tot o.a.: verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Begeleidt de nieuwe medewerker en is beschikbaar voor vragen. Verzorgt de kennismaking, dit betreft mensen en werk, zoals kennismaken met: - collega’s en eigen werkplek, - actuele zaken, werkplannen, oude notulen etc., - de verschillende werkzaamheden binnen de organisatie, - de organisatiecultuur, - de normen en verwachtingen die er in de organisatie bestaan over de functie. Maakt de nieuwe vrijwilliger wegwijs op de websites van de vereniging, het District en het KNKV.

Kwalificaties -

De mentor kan ieder niveau hebben of iedere functie vervullen. Dit wordt met name bepaald door het niveau en functie van de in te werken vrijwilliger. De mentor is zelf een ervaren vrijwilliger en is in principe de toekomstige collega van de nieuwe vrijwilliger. Mentor wordt door de voorzitter van een commissie/werkgroep aangewezen. De volgende competenties/vaardigheden zijn van belang bij deze functie: - luistervaardig, - kunnen voeren van een begeleidingsgesprek, - inlevingsvermogen, - kunnen aanzetten tot nadenken, - sturen maar niet dwingen, - stimuleren en motiveren tot verdere groei en ontwikkeling,

Tijdsbesteding Afhankelijk van de ervaring en snelheid waarmee door de nieuwe vrijwilliger de functie wordt opgepakt.

Tenslotte Het mentorschap is in principe kortdurende activiteit en daarna wordt de coaching overgenomen door de voorzitter of een door hem aangewezen persoon, dit kan natuurlijk ook weer de mentor zijn. Na de introductie is de rol van de mentor en ook van collega’s erg belangrijk om ervoor te zorgen dat het nieuwe kaderlid de functie leuk vindt, maar ook leuk blijft vinden! Dit betekent goed op de hoogte blijven met het wel, maar ook met het wee van het nieuwe kaderlid. Behoud van het kaderlid zal daar voor een groot deel van afhangen. Gezinus Dekker/28-10-2002

17

Bijlage 5.1

Voorbeeld bedankbrief

Logo vereniging

heer/mevr.:

…………………… …………………… …………………… ……………………

Onderwerp

Bedanken

Ons kenmerk

Uw brief d.d.

Uw kenmerk

Geachte heer/mevr. …………………….., Helaas heeft u besloten om uw functie ………………. bij onze vereniging neer te leggen. We willen u hartelijk danken voor het werk dat u voor de vereniging hebt verricht en hopen dat we in de toekomst nog eens een beroep op u mogen doen. Deze tekst invoegen als nog geen exit- formulier is ingevuld. We willen u vragen bijgaand “Exit-formulier” in te vullen, zodat wij met deze informatie misschien knelpunten kunnen wegnemen of niet goed functionerende situaties in de toekomst kunnen verbeteren. Bij voorbaat dank. Als u geen lid bent/blijft van onze korfbalvereniging, kunt u zich als ex-kaderlid van onze vereniging aanmelden als lid van de “Exit ploeg”. U blijft dan lid van onze vereniging. De contributie hiervoor bedraagt slechts Є 4.50 per seizoen. • Met dit lidmaatschap blijft u het clubblad ontvangen en wordt u aldoende met het wel en wee van de vereniging op de hoogte gehouden.. Als u hiervoor in aanmerking wilt komen, dit graag doorgeven aan het secretariaat of op bijgaand Exit formulier aangeven. Met vriendelijke groeten, BESTUUR KORFBALVERENIGING …………………….

.……………………

Secretaris 21-10-2002

18

Bijlage 5.2

Exit-formulier vrijwilliger U hebt bedankt als vrijwilliger en we willen graag weten waarom. Met deze informatie kunnen we zeker ons voordeel doen en verbeteringen in de organisatie realiseren. We verzoeken u daarom vriendelijk onderstaande vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden.

Persoonlijke gegevens: Naam

:

Adres

:

Postcode en plaats: Telefoon

:

E-mail:

Functie

:

Periode: van

tot

Persoonlijk oordeel

over de commissie, werkgroep etc. waarvan u deel heeft uitgemaakt. (Zet een kruisje in het vierkantje van uw keuze) Algemene indruk: Prima Goed Matig Slecht

□

□

Oordeel sfeer:

Prima

Goed

Matig

Slecht

□

□

□

□

□

□

Matig

□

Prima

Redenen voor bedanken:

Goed

□

Oordeel organisatie:

□

Slecht

□

Hieronder een opsomming van motieven/redenen waarom iemand stopt met vrijwilligerswerk. (Geef d.m.v. een kruisje in het betreffende vierkantje aan wat uw reden is.) ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰

Gebrek aan tijd. Geen zin meer Te veel taken. Te weinig ondersteuning en/of begeleiding. Verkeerde aanpak manier van werken. Lang genoeg gedaan

‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰

Verhuizing. Studie elders. Mogen we uw gegevens doorsturen naar de nieuwe woonomgeving. Onderwaardering verrichte werkzaamheden. Afwijzen beleid Andere redenen:

Welke verbeteringen zou u adviseren:

Eventueel andere opmerkingen/aanvullingen

Nee Voorlopig niet Bent u wel bereid om in een andere functie ingezet te worden: Ja □ □ □ (Geef d.m.v. een kruisje in het betreffende vierkantje uw keuze aan.) Indien ja: - Op projectbasis □ Ja □ Nee - Voor welke omvang: □ … uren per week □ … uren per maand □ … uren per jaar - Binnen werkgebied: □ bestuurlijk, □ technisch, □ opleidingen, □ reglementen, □ evenementen - Op: □ landelijk, □ districts- of □ verenigingsniveau

Ik wil voor € ……… per seizoen lid blijven/worden van de vereniging: (Als u geen lid meer bent/blijft van onze korfbalvereniging.) Hartelijk dank voor uw medewerking. Graag dit formulier geven of verzenden aan: Mevr/heer: …………………………. ………………………………… ……………………………..

□

Ja

□

Nee

21-10-2002

19

Bijlage 6

Kaderaanmeldingsformulier Voornaam:……………………………………………………………………. Achternaam……………………………………………………………….. Adres:…………………………………………………………………………………………………………………………………Leeftijd: ……………….. Telefoonnummer:……………………………………………………….. E-mailadres:…………………………………………………………….. Werk of opleiding: ……………..………………………………………. Hobby’s: …………………………………………………………….…… Ervaring met vrijwilligerswerk: … Nee … Ja, op het gebied van: … Bestuur … Sporttechnisch … Communicatie … Anders ƒ

De functie(s) die ik op korfbalgebied heb vervuld zijn:……………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ƒ

De functie(s) die ik nu vervul zijn:………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………

ƒ

Ik zou graag (weer) als vrijwilliger willen werken omdat: ……………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ƒ

Ik zou graag nadere informatie ontvangen over de volgende functie(s) binnen de vereniging: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ƒ

Betrokkenheid met deze functie heb ik vanuit mijn hobby’s / werk/ motivatie Toelichting:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ƒ

Ik zou het liefst projectmatig willen werken en heb … ……………. uur per week/maand tijd om er mee bezig te zijn … op doordeweekse dagen morgen/middag/avond … in het weekend op zaterdag/zondag

ƒ

Dit is mijn visie op een mogelijke taak binnen de vereniging: ……….………………………….……………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ƒ

Overige opmerkingen…………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ƒ

U kunt mij het best telefonisch bereiken op ………………….dag tussen ………………en ………… uur

Dit formulier in een voldoende gefrankeerde envelop zenden naar het secretariaat postbus .., … te ………. Het formulier is ook te downloaden van onze website, ………………………………….. digitaal te versturen. 21-10-2002

20

Bijlage 7.1 VOORBEELD

Klachtenmogelijkheid voor de VERENIGINGS-vrijwilliger Samen werken aan een betere organisatie Kwaliteit is voor de vereniging een serieuze zaak. Natuurlijk kan het altijd beter. Een altijd opgaand spreekwoord vertelt ons: waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Bij onze vereniging is dat niet anders. Als u vindt dat de organisatie (of een onderdeel ervan) tekortschiet, dan willen wij dat graag van u horen. Wij zien een klacht als een kans. Een kans om het beter te doen. Blijf niet met uw klacht lopen. Breng ons op de hoogte. Samen kunnen wij naar een oplossing zoeken. Wij willen graag voorkomen dat het in de toekomst weer gebeurt.

Wanneer kunt u een klacht indienen? Als u ontevreden bent over het handelen van de organisatie of juist het nalaten daarvan. Bijvoorbeeld als u geen correct antwoord heeft gekregen. Of u hebt te lang moeten wachten op uw antwoord. Bent u het echter niet eens met een beslissing van het bestuur, of een commissie dan beschouwen wij dat niet als een klacht.

Hoe kunt u een klacht indienen? Als u een klacht heeft, bespreekt u dit natuurlijk eerst met betrokkene. Komt u er samen niet uit, dan kunt u uw klacht schriftelijk indienen op het daartoe bestemde formulier. Dit formulier kunt u opvragen bij het secretariaat, de vrijwilligerscoördinator, dan wel op de internetpagina van onze vereniging Het (volledig) ingevulde formulier kunt u zenden naar de vrijwilligerscoördinator van de vereniging: Mevr./heer: ………………………………………………………………..

Procedure: Hebben wij uw klacht ontvangen, dan sturen wij u een schriftelijke bevestiging daarvan (bij voorkeur per e-mail). U krijgt binnen vier weken na ontvangst bericht hoe uw klacht is afgehandeld. In uitzonderingsgevallen kan het gebeuren dat vier weken niet voldoende zijn. Wij laten u dan tijdig de nieuwe datum weten. Van alle klachten wordt een registratie bijgehouden. We kunnen dan op basis van deze informatie actie ondernemen om het aantal klachten te verminderen of zelfs te voorkomen

21

Bijlage 7.2

Klachtenformulier voor de VERENIGINGS-vrijwilliger Samen werken aan een betere organisatie Om uw klacht goed te kunnen behandelen verzoeken wij u onderstaande vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden. Datum:…………………..……………………… Persoonlijke gegevens: Naam: Adres: Postcode en plaats: Functie: Telefoon: E-mail: Omschrijving klacht:

Welke activiteiten heeft u reeds ondernomen om tot een oplossing te komen?

Dit formulier zenden aan: ……………………………………………………………. Verenigingsvrijwilligerscoördinator

22

Vrijwilligersovereenkomst verenigingen

Bijlage 8

Voorbeeld Datum:…………………..

De vrijwilligersovereenkomst is een middel om gemaakte afspraken en verwachtingen helder te krijgen. Het doel van dit document is om aan te geven wat partijen van elkaar kunnen verwachten, wat de rechten en plichten van de partijen zijn die een samenwerking aangaan en gemaakte afspraken vast te leggen. Ondergetekenden: Bestuur van ................……………………………............ vertegenwoordigd door het bestuurslid: * Facilitaire zaken * Technische zaken * Administratieve zaken. * Algemene zaken * Vrijwilligerscoördinator * Jeugdzaken * Overige zaken. en mevr./heer ……………………………… wonende te .………………………..…………… hierna te noemen “vrijwilliger”. 1. Aard en inhoud van de overeenkomst. 1. De vrijwilliger verricht werkzaamheden ten behoeve van vereniging ……………………………….………. in de functie van …………………………………... 2. De betreffende taak/functieomschrijving maakt deel uit van deze overeenkomst. Nadat deze taak/functieomschrijving samen met betrokkene is doorgesproken en vastgesteld. 2. Duur van de overeenkomst. De vrijwilliger zal tot wederopzegging de in 1 genoemde functie verrichten. 3. Onkostenvergoeding: Voor gemaakte kosten is de onkostenregeling, die jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering wordt vastgesteld, van toepassing. 4. Verzekering. Vereniging………………………. heeft bij het KNKV een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. 5. Faciliteiten. 1. Scholing die op de functie gericht is. 2. Gratis …………………… (kan per vereniging verschillend zijn) 3. Alle toebehoren en middelen die nodig zijn om de functie naar behoren te kunnen uitvoeren. 4. Ondersteuning van het bestuur. De vrijwilliger zal volgens een afgesproken plan minimaal een maal per jaar worden uitgenodigd voor een informatiegesprek. Genoemd gesprek kan ook op verzoek van de vrijwilliger zelf plaatsvinden. Eventuele actiepunten zullen worden vastgelegd in een vertrouwelijk document. 6. Beëindigen van de overeenkomst. De overeenkomst kan zowel door vereniging.……………………… als de vrijwilliger worden beëindigd met een opzegtermijn van twee maanden. (dit is niet van toepassing voor vrijwilligers benoemd door de Algemene Vergadering). Aldus in tweevoud opgemaakt te ………………………………………….. De vrijwilliger ……………………………………………… Het bestuurslid …………………………………………

23