Nota Vrijwilligersbeleid SWV
oktober 2015
Inhoudsopgave
Begrippenlijst
4
Samenvatting
5
Inleiding
6
1 Vrijwillige inzet bij de organisatie
7
2
3
1.1
Definitie vrijwilligerswerk
7
1.2
De vrijwilliger heeft recht op
7
1.3
De vrijwilliger heeft de plicht om
7
Wervingsproces: werving – selectie- kennismakingsgesprek- aanname – evaluatie
8
2.1
Werving
8
2.2
Selectie
8
2.3
Kennismakingsgesprek
8
2.4
Aanname
9
2.5
Introductie
9
2.6
Aanname evaluatie
9
Binden en behouden, primaire en secondaire voorwaarden
10
3.1
De relatie vrijwilliger-beroepskracht
10
3.2
Begeleiding
10
3.3
Deskundigheidsbevordering
10
3.4
Waardering en erkenning
11
3.5
Informatievoorziening
11
3.6
Verhindering
11 2
3.7
Onkostenvergoeding
11
3.8
Arbeidsomstandigheden
12
3.9
Vrijwilligerstevredenheidsonderzoek
12
3.10
Geheimhoudingsplicht
12
3.11
Klachtenreglement
13
3.12
Registratie en privacy
13
3.13
Zorg voor eigendommen van de organisatie
13
3.14
Verzekeringen
13
3.15
Geschenken
13
3.16
Vrijwilligerswerk en een uitkering
14
3.17
Gedragsregels
14
4
Beëindiging van de overeenkomst
5
Bijlagen
15
Bijlage 1: Aanmeldformulier Bijlage 2: Intakeformulier Bijlage 3: Vrijwilligersovereenkomst Bijlage 4: Klachtenreglement Bijlage 5: Formulier vertrekkende vrijwilliger
3
Begrippenlijst
SWV:
Stichting Welzijn Vianen
Eerste aanspreekpunt:
kan zowel beroepskracht als coördinerend vrijwilliger zijn
Eerstverantwoordelijke medewerker: betaalde kracht onder wiens verantwoordelijkheid de vrijwilliger zijn werkzaamheden verricht Mentor:
officieuze titel van een begeleider voor een nieuwe vrijwilliger
Vrijwilliger:
kracht (m/v), die zich onbezoldigd inzet voor de SWV. Waar in de nota “hij” en “zijn” wordt gebruikt is ook “zij” en “haar” bedoeld.
4
Samenvatting De SWV heeft met het vrijwilligersbeleid het doel om vrijwilligers te werven en te behouden. Vrijwillige inzet is meer dan ooit concurrerend met andere vormen van vrijetijdsbesteding. Vrijwilligers van nu stellen hogere eisen aan flexibiliteit en zijn sneller aan verandering toe dan voorheen het geval was. Voor het werven, binden en behouden van vrijwilligers kiest de SWV voor een aanpak die ruimte biedt aan deze nieuwe trends in het vrijwilligerswerk: duidelijke(re) afspraken over flexibiliteit in werktijden, projectmatige inzet wordt een optie, met serieuze afstemming op de behoeften en kwaliteiten van de vrijwilliger. Naast diverse en uitdagende functies (vastgelegd in profielen) op maat wordt de vrijwilligers een goede introductie, begeleiding en werkvoorwaarden geboden. De SWV werkt eraan dat haar vrijwilligers de organisatie graag aanbevelen door aandacht te besteden aan alle verbetervoorstellen uit evaluaties, voortgangsgesprekken en gesprekken met vertrekkende vrijwilligers.
5
Inleiding De Nota Vrijwilligersbeleid geeft aan wat de organisatie van haar vrijwilligers vraagt en hen biedt in ruil voor hun inzet. Het eerste hoofdstuk gaat in op de visie van de organisatie op vrijwilligers en vrijwillige inzet. Hoofdstuk 2 omschrijft het traject van werving tot evaluatie van de oriëntatieperiode van de vrijwilligers. In hoofdstuk 3 komen de primaire en secundaire voorwaarden aan bod. In hoofdstuk 4 wordt er aandacht besteed aan het beëindigen van de vrijwilligersovereenkomst. Tot slot zijn in de bijlagen diverse procesbeschrijvingen en formulieren opgenomen. Visie van SWV ten aanzien van vrijwilligersbeleid SWV is dé welzijnsorganisatie voor de gemeente Vianen (Vianen, Zijderveld, Everdingen en Hagestein) en andere lokale partijen in het maatschappelijk veld. Zij staat midden in de Viaanse samenleving en stelt inwoners in staat hier actief aan deel te nemen. Actief meedoen, omdat het mensen in staat stelt zich te ontwikkelen en omdat het voor iedereen kansen biedt, ook in kwetsbare momenten. Op alle terreinen werkt SWV nauw samen met alle denkbare organisaties, zo deelt SWV signalen, verbindt SWV bewoners en instanties en is SWV als een spin in het web. De SWV verschuift daarmee van uitvoeringsgerichte naar een netwerkorganisatie, die signaleert, verbindt en faciliteert. Met een kleine groep betaalde krachten worden initiatieven opgezet en gecoördineerd. Dankzij de inzet van circa 120 vrijwilligers wordt zorg gedragen voor uitvoering ervan. Doel De organisatie wil duidelijk neerzetten wat haar uitgangspunten zijn met betrekking tot de inzet van vrijwilligers. Dit om de vrijwilligers vanuit haar visie te ondersteunen als uitvoerder en als klant. Het doel is het vinden, binden en behouden van vrijwilligers. Voor wie Dit vrijwilligersbeleid is van toepassing op alle vrijwilligers die binnen de organisatie werkzaam zijn, behalve de bestuursleden. De vrijwilliger is door middel van een Vrijwilligersovereenkomst verbonden aan de organisatie.
6
1 Vrijwillige inzet bij de organisatie 1.1 Definitie vrijwilligerswerk “Werk dat, in georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald, wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving.” In georganiseerd verband betekent dat het vrijwilligerswerk binnen een bepaalde structuur plaatsvindt. De vrijwilligers die werk voor SWV verrichten, doen dat te allen tijde onder de verantwoordelijkheid van de eerstverantwoordelijke medewerker tot wiens taken de werkzaamheden behoren. Vrijwilligers die voor SWV werken dragen geen eindverantwoordelijkheid. De beroepskrachten en het bestuur van SWV zijn te allen tijde eindverantwoordelijk. Onverplicht betekent dat de vrijwilliger er zelf in alle vrijheid voor kiest om bepaalde werkzaamheden op zich te nemen. Dat wil echter niet zeggen dat er sprake is van vrijblijvendheid. Het kiezen voor vrijwilligerswerk bij SWV brengt wel verplichtingen met zich mee. Er wordt een vrijwilligersovereenkomst gesloten tussen SWV en de vrijwilliger waar beiden zich aan dienen te houden. Vrijwilligers zijn onbetaalde krachten. Eventuele vergoedingen van onkosten passen binnen de fiscale regelgeving. 1.2 De vrijwilliger heeft recht op: - een duidelijk aanspreekpunt in de persoon van een eerstverantwoordelijk medewerker of een coördinerend vrijwilliger; - vrijwilligerswerk dat in principe past bij zijn kwaliteiten; - een goede inwerkingsperiode; - duidelijke regels en werkinstructie om de taak te kunnen vervullen; - informatie en waar nodig begeleiding die nodig zijn om vrijwilligerswerk goed te kunnen uitvoeren; - informatie over ontwikkelingen binnen SWV (bijvoorbeeld door middel van een nieuwsbrief); - deskundigheidsbevordering: in de gelegenheid gesteld worden om de vaardigheden te verwerven die nodig zijn voor het verrichten van werkzaamheden; - een respectvolle bejegening door collega-vrijwilligers, medewerkers, management en bestuur; - verzekering en onkostenvergoeding zoals beschreven in deze nota; - zorgvuldige behandeling van de persoonlijke gegevens van de vrijwilliger; - inzage in eigen dossier. 1.3 De vrijwilliger heeft de plicht om: - zich te conformeren aan het algemeen beleid van SWV; - zich tenminste voor een bepaalde tijd te binden; - de afgesproken werkzaamheden te verrichten; - daar waar nodig bereid te zijn tot deelname aan overleg; - zich bereid te tonen aangeboden scholing te volgen die noodzakelijk is voor het uitvoeren van zijn taak, teneinde de kwaliteit van het vrijwilligerswerk te waarborgen; - geheimhoudingsplicht (zie 3.10); - verhindering tijdig te melden bij zijn eerste aanspreekpunt; - melding te doen aan de eerstverantwoordelijke medewerker van incidenten met klanten, medewerkers, of collega-vrijwilligers; - zorgvuldig om te gaan met goederen die aan zijn zorgen zijn toevertrouwd: het is daarbij niet toegestaan legitimatiebewijzen, betaalpassen, sleutels of geld van klanten/deelnemers in bewaring te nemen.
7
2 Wervingsproces werving – selectie- kennismakingsgesprek- aanname – evaluatie 2.1 Werving Werving mond- tot- mond Werving begint met bekendheid over het bestaan van de organisatie als organisatie waar vrijwillige inzet mogelijk is. Mond-tot-mondreclame is een effectieve manier om vrijwilligers te bereiken en enthousiast te maken voor vrijwillige inzet. Degenen die dat het beste kunnen zijn onze ambassadeurs: tevreden vrijwilligers, medewerkers en samenwerkende partners. Open sollicitaties De organisatie ondersteunt mond- tot-mond reclame door andere vormen van informatie- voorziening. Open sollicitaties kunnen binnenkomen via onze balie in Hof van Batenstein, via de website van SWV, of via de verschillende facebookpagina’s (van SWV, Vianenvoorelkaar, Steunpunt Mantelzorg en de Wijkwinkel). Voor mensen die zich via deze wegen bij de organisatie aanmelden, wordt er gekeken of er een passende functie voor hen bestaat of gecreëerd kan worden. De open sollicitaties komen bij de directeur van SWV binnen indien niet duidelijk is wat de kandidaat binnen SWV zou willen doen. Deze zal dergelijke sollicitaties doorgeven aan een van de eerstverantwoordelijke medewerkers. Deze neemt contact op met de potentiële vrijwilliger en gaat een kennismakingsgesprek aan. Gerichte werving Bij gerichte werving is er sprake van een openstaande positie. Hiervoor wordt een passend functieprofiel opgesteld, afhankelijk van de vaardigheden en kwaliteiten die voor deze functie nodig zijn. Vervolgens wordt er een wervingsmethode gekozen waarmee potentiële vrijwilligers geattendeerd worden op de beschikbare positie, bijvoorbeeld door een advertentie in de krant en/of door de vacature te plaatsen op “Vianenvoorelkaar.nl”. Ook social media (facebook, twitter, Linkedin) kunnen een goede methode zijn om nieuwe vrijwilligers te werven. Daarnaast zijn de huidige vrijwilligers natuurlijk de beste ambassadeurs. De vacature wordt altijd intern bekend gemaakt zodat de al actieve vrijwilliger de kans heeft te solliciteren op de openstaande vrijwilligersfunctie. 2.2 Selectie Uit de ontvangen brieven of ingevulde aanmeldformulieren (bijlage 1) wordt een selectie gemaakt. De kandidaten waar de keuze op is gevallen, worden uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. 2.3 Kennismakingsgesprek In het kennismakingsgesprek krijgt de potentiële vrijwilliger informatie over de organisatie en de voorwaarden van vrijwillige inzet. De potentiële vrijwilliger kan tevens zijn verwachtingen uitspreken. De gegevens van de potentiële vrijwilliger worden op een intakeformulier vastgelegd (bijlage 2). De vrijwilliger ontvangt een: - concept vrijwilligersovereenkomst (bijlage 3) - informatieboekje vrijwilligers - functieprofiel - ingevuld intakeformulier Tijdens het kennismakingsgesprek krijgen de organisatie en de kandidaat een indruk van elkaar. Er volgt een af te spreken bezinningsperiode waarna uitsluitsel komt of er van beide kanten wordt overgegaan tot een oriëntatieperiode. 8
Wanneer een potentiële vrijwilliger niet bij de functie past, wordt deze hierover gemotiveerd ingelicht. Er wordt samen gekeken of de vrijwilliger geplaatst kan worden in een functie die beter bij zijn of haar capaciteiten past binnen de organisatie. De eerstverantwoordelijke medewerker kan eventueel de potentiële vrijwilliger doorverwijzen naar “Vianenvoorelkaar”. 2.4 Aanname Als een vrijwilliger wordt aangenomen gaat er een oriëntatieperiode van start. Na de oriëntatieperiode (die, afhankelijk van de aard van het werk, tussen de 1 en 3 maanden is) volgt een evaluatiegesprek over het vervolg van de vrijwillige inzet (zie bij 2.6). De verantwoordelijkheid voor het traject van de werving tot en met het einde van de overeenkomst met een vrijwilliger valt onder die van de eerstverantwoordelijke medewerker of een coördinerende vrijwilliger. 2.5 Introductie De eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger is verantwoordelijk voor het opstellen van een gedegen introductie en voor het maken van afspraken hierover met de nieuwe vrijwilliger. Nadat de vrijwilliger is aangenomen en weet wat van hem wordt verwacht, wordt de vrijwilliger voorgesteld bij de organisatie / op de werkvloer. Afhankelijk van de vrijwilligersfunctie zal de beroepskracht of een toegewezen collega-vrijwilliger een “mentorrol” vervullen. De mentor maakt de nieuwe vrijwilliger wegwijs in de organisatie, bij de activiteit, introduceert hem bij de andere beroepskrachten en collega vrijwilligers en is aanspreekpunt voor allerlei vragen. De mentor ziet er ook op toe dat er geen activiteiten verricht worden die buiten de bevoegdheden, afspraken of afgesproken termijn vallen. 2.6 Aanname evaluatie Na de afgesproken oriëntatieperiode (1 tot 3 maanden) wordt in een persoonlijk gesprek gekeken of beide partijen de samenwerking willen voortzetten. Bij aanname wordt de vrijwilligersovereenkomst ingevuld en ondertekend in tweevoud. De vrijwilliger ontvangt een exemplaar en het andere exemplaar gaat in het vrijwilligersdossier. Met het ondertekenen van de overeenkomst valt een vrijwilliger onder het beleid van de SWV. SWV moet bij controle kunnen aantonen wie er werkzaam zijn, tegen welke voorwaarden en of zij daartoe bevoegd zijn. Vrijwilligers worden daarom gevraagd bij het invullen van de vrijwilligersovereenkomst eenmalig hun legitimatiebewijs te tonen. De organisatie is verplicht uiterst zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en de richtlijnen te volgen van de Wet op Bescherming Persoonsgegevens. De eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger draagt er zorg voor dat de vrijwilliger in het vrijwilligersbestand van SWV wordt opgenomen. Wanneer er niet over wordt gegaan tot aanname kan de vrijwilliger doorverwezen worden naar de website “Vianenvoorelkaar” voor ander passend vrijwilligerswerk.
9
3 Binden en behouden, primaire en secondaire voorwaarden De organisatie streeft ernaar de vrijwilliger aan zich te binden en te behouden. Hiertoe komt de organisatie met goed vrijwilligersbeleid, begeleiding, opleidingsmogelijkheden, waardering en erkenning, een serieuze relatie met professionals, een goede sfeer en goede secundaire voorwaarden. Omdat de vrijwilliger van tegenwoordig vaker kortdurende verbanden aangaat, wil SWV daar (meer) op inspelen. Wanneer er bij de vrijwilliger nieuwe wensen en behoeften ontstaan, kijkt SWV of er opnieuw passend aanbod kan komen waarbij de (ex-)vrijwilliger weer betrokken wenst te zijn. Zo niet, dan hoopt de organisatie met haar inspanningen te hebben bereikt dat de vrijwilliger de organisatie met genoegen zal aanbevelen aan anderen die geïnteresseerd zijn in vrijwillige inzet. 3.1 De relatie vrijwilliger-beroepskracht De rol van vrijwilligers kan uitvoerend, ondersteunend en signalerend zijn. Daarnaast kunnen ze ook een klankbordrol vervullen. Vrijwilligers werken, afhankelijk van het type werk dat ze doen, soms nauw samen met één of meer uitvoerende beroepskrachten. Vaak ook werken ze vrijwel geheel zelfstandig. Ze verrichten hun werkzaamheden echter altijd onder de verantwoordelijkheid van een beroepskracht tot wiens taakgebied de werkzaamheden behoren en dragen nooit eindverantwoordelijkheid. De vrijwilliger verricht werkzaamheden die vermeld staan in het betreffende functieprofiel. Bij aanname van een nieuwe vrijwilliger nemen de eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger en de nieuwe vrijwilliger het op hem toegesneden functieprofiel door. In de vrijwilligersovereenkomst worden de rechten en plichten van de vrijwilliger vastgelegd. De eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger draagt altijd zorg voor goede bereikbaarheid (een telefoonnummer), zodat er bij gerichte vragen een beroepskracht van SWV desgewenst uitkomst kan bieden. 3.2 Begeleiding Iedere vrijwilliger kan rekenen op ondersteuning en/of begeleiding van een eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger. De begeleiding is zowel gericht op de waarde voor de vrijwilliger als op de kwaliteit van de vrijwillige inzet. De eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger legt in de vrijwilligersovereenkomst vast wie zorg draagt voor de begeleiding en hoe deze plaats gaat vinden. Vrijwilligers die bij de organisatie werkzaamheden uitvoeren ontvangen jaarlijks een vrijwilligerstevredenheidsonderzoek (zie 3.9). Wanneer er behoefte is aan een voortgangsgesprek kan hiervoor een afspraak gemaakt worden met de eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger. Aan vrijwilligers die bij projectactiviteiten betrokken zijn, wordt gevraagd na afloop hiervan een evaluatieformulier in te vullen. Alle verbeterpunten uit de evaluaties en voortgangsgesprekken worden meegenomen voor toekomstige verbeteringen. 3.3 Deskundigheidsbevordering Onder deskundigheidsbevordering wordt verstaan de taak- en persoonsgerichte begeleiding van de vrijwilliger, gericht op het vergroten van diens kennis, vaardigheden en motivatie. Beoogd wordt hiermee de kwaliteit van het werk van de vrijwilligers en daarmee van SWV te verhogen. Deskundigheidsbevordering kan plaatsvinden op initiatief van SWV en op verzoek van de vrijwilliger. Activiteiten in dit verband – denk aan instructie, training of scholing - kunnen groepsgewijs of individueel worden aangeboden. In welke mate vrijwilligers gebruik kunnen maken van extern aangeboden cursussen of trainingen wordt in overleg met de eerstverantwoordelijke medewerker van de vrijwilliger bepaald. 10
Wanneer de instructie, training of scholing noodzakelijk is om de kwaliteit van de uit te voeren taken te waarborgen moet de vrijwilliger bereid zijn hier aan deel te nemen. 3.4 Waardering en erkenning De organisatie vindt waardering, persoonlijke aandacht en erkenning van essentieel belang voor het gemotiveerd houden van vrijwilligers en om hun betrokkenheid met de organisatie te behouden. Ter ondersteuning hiervan biedt de organisatie verschillende attentiemogelijkheden. De attenties zijn specifiek gericht op persoonlijke waardering voor de vrijwilliger. De attenties: -
-
-
-
-
Eenmaal per jaar vindt er per vrijwilligersonderdeel een gezellig samenzijn plaats. De eerstverantwoordelijke medewerker organiseert dit. Per vrijwilliger is er € 15 beschikbaar, eventueel aangevuld met een bijdrage uit de fooienpot. Alle vrijwilligers worden ieder jaar uitgenodigd voor de nieuwjaarsbijeenkomst. De eerstverantwoordelijke medewerker biedt consumpties aan de vrijwilliger aan tijdens of na afloop van de werkzaamheden, evenals tijdens vergaderingen. Jaarlijks ontvangt elke vrijwilliger een kerstattentie. Dienstjubilea van vrijwilligers verdienen persoonlijke aandacht. Voor de organisatie zijn feestelijke jubilea vastgesteld bij 10 jaar (attentie van € 15), 20 jaar (€ 20), 25 jaar (€ 50). Voor elke volgende 5 jaar is er € 15 beschikbaar. De eerstverantwoordelijke medewerker verzorgt voor hen een attentie. De vrijwilligers ontvangen een verjaardagskaart. De kaarten worden centraal verstuurd. Vrijwilligers krijgen een kaartje bij vrolijke gebeurtenissen bij bijvoorbeeld een huwelijk of de geboorte van een kind, maar ook bij gebeurtenissen zoals langdurige ziekte en droeve familieomstandigheden. De eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger verzorgt dit. Bij langdurige ziekte draagt de eerstverantwoordelijke medewerker zorg voor kaartjes en contactmomenten. Wanneer (een medewerker /bestuurslid van) SWV een uitnodiging ontvangt voor een kroonverjaardag of –trouwdag is er € 15 voor een attentie beschikbaar. Bij uitdiensttreding wordt voor een passend bedankje of attentie gezorgd door de eerstverantwoordelijke medewerker. Bij een dienstverband van minder dan 1 jaar is dit een kaartje. Tussen 1 en 10 jaar een attentie van € 10 en langer dan 10 jaar van € 15. Bij overlijden van een vrijwilliger draagt de eerstverantwoordelijke medewerker zorg voor een kaartje naar de naaste familie en desgewenst een bloemstukje.
3.5 Informatievoorziening Naast informatievoorziening van door de eerstverantwoordelijke medewerker worden vrijwilligers regelmatig geïnformeerd omtrent relevante ontwikkelingen binnen de organisatie. Dit kan zijn via een nieuwsbrief, werkoverleg of een teamuitje. 3.6 Verhindering In geval van verhindering (ziekte, vakantie) van de vrijwilliger brengt deze tijdig de organisatie op de hoogte en zorgt zo nodig en mogelijk voor vervanging. 3.7 Onkostenvergoeding Vrijwilligers kunnen rekenen op een vergoeding van de daadwerkelijke kosten gemaakt voor het vrijwilligerswerk. De werkzaamheden waar kosten aan verbonden zijn, worden van tevoren afgesproken met de eerstverantwoordelijke medewerker en uitgevoerd met diens toestemming. Reiskosten binnen de gemeentegrens worden niet vergoed; daarbuiten bedraagt de vergoeding € 0,39 p/km of worden de kosten van het openbaar vervoer vergoed. De kosten kunnen door middel van een declaratieformulier worden 11
gedeclareerd, vergezeld van (originele) bewijsstukken. Declaratieformulier wordt getekend door de eerstverantwoordelijke medewerker. Declareren dient te gebeuren binnen het lopende boekjaar en tot maximaal 2 maanden in het volgende boekjaar. Nadien kan de vrijwilliger geen aanspraak meer maken op zijn vergoeding. SWV biedt geen geldelijke beloning voor het uitvoeren van het vrijwilligerswerk. 3.8 Arbeidsomstandigheden Arbeidsomstandigheden omschrijven de condities waarin werkzaamheden worden verricht. Om goede werkcondities te creëren is het van belang dat de werkomgeving en werkmethoden veilig en gezond zijn. De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) regelt dit. Vrijwilligers vallen daar over het algemeen niet onder, maar voor vrijwillige inzet waar bijzondere risico's aan zijn verbonden, (vrijwilligers onder 18 jaar, zwangere vrijwilligers en vrouwen die borstvoeding geven) blijft een aantal aanvullende voorschriften uit de Arbo-wet van kracht. Binnen SWV kan overigens elk knelpunt of probleem dat zich voordoet op het terrein van arbeidsomstandigheden worden doorgegeven aan de eerstverantwoordelijke medewerker en via deze aan de directeur. De directeur ziet erop toe dat knelpunten worden besproken en zo nodig aangepakt. Hoewel SWV ernaar streeft dat er altijd een betaalde kracht aanwezig is, kan het voorkomen dat een vrijwilliger werkzaam is op een SWV-locatie waarbij dat niet het geval is. In dat geval worden duidelijke afspraken gemaakt tussen de betrokken vrijwilliger(s) en de beroepskracht over sleutel, alarm in- en uitschakelen e.d. Er dient altijd een beroepskracht via een 06-nummer bereikbaar te zijn. Verder draagt de organisatie er zorg voor dat vrijwilligers op de hoogte zijn van wat er moet gebeuren bij calamiteiten. In het Hof van Batenstein draagt Zorgspectrum de verantwoordelijkheid voor voldoende BHVers en heeft derhalve de leiding bij een calamiteit. In de Prenter worden alle huurders geacht over voldoende BHV-kennis te beschikken. 3.9 Vrijwilligerstevredenheidsonderzoek Tevreden vrijwilligers zijn van groot belang voor het voortbestaan van het vrijwilligerswerk. Zij werken hard, zijn creatief en flexibel en zorgen voor een goede sfeer. Ontevreden vrijwilligers zijn vaker ziek en vertrekken op den duur. Tevreden vrijwilligers zijn voor een organisatie bovendien positieve ambassadeurs in contacten buiten de organisatie en ter versterking van de werving. SWV voert daarom 1 maal per jaar een vrijwilligerstevredenheidsonderzoek uit. De uitkomsten worden gebruikt om toekomstige verbeteringen door te voeren 3.10 Geheimhoudingsplicht Vrijwilligers hebben de plicht tot geheimhouding tijdens de duur en na het einde van de overeenkomst over wat hen in de organisatie en in de werkzaamheden ter kennis komt. Het gaat hierbij om informatie waarvan de vrijwilliger het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Deze geheimhouding geldt niet richting de eerstverantwoordelijke medewerkers die zelf eveneens onder de geheimhoudingsplicht vallen. Vrijwilligers gaan akkoord met de geheimhoudingsplicht door middel van het ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst. Bij overtreding van dit beding tijdens de duur van deze overeenkomst is de organisatie gerechtigd deze overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. Daarnaast heeft de organisatie het recht om van de (voormalige) vrijwilligers volledige schadevergoeding te vorderen. 3.11 Klachtenregeling Heeft de vrijwilliger een conflict of klacht dan maakt hij dit eerst bespreekbaar bij de eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger van SWV. Wordt er samen niet uitgekomen dan kan 12
het conflict of de klacht bespreekbaar worden gemaakt bij de directeur. Hoe de procedure in zijn werk gaat staat in het Klachtenreglement SWV dat ook op de website van SWV is te vinden (bijlage 4). 3.12 Registratie en privacy SWV registreert een aantal persoonlijke gegevens van de vrijwilligers. Naast gegevens betreffende naam, adres en woonplaats worden verder de datum van het starten met het vrijwilligerswerk en het moment waarop dit wordt beëindigd vastgelegd. Per vrijwilliger is er een dossier dat in elk geval de gesloten overeenkomst bevat en eventuele andere correspondentie of schriftelijke afspraken. De vrijwilliger kan desgevraagd zijn eigen dossier inzien. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in acht genomen. Voor onze Plusbuschauffeurs en vrijwilligers die met hun eigen auto klanten vervoeren wordt er een kopie van het rijbewijs gevraagd. Van vrijwilligers die met hun eigen auto klanten vervoeren wordt verwacht dat ze in het bezit zijn van een inzittendenverzekering. 3.13 Zorg voor eigendommen van de organisatie Vrijwilligers gaan zorgvuldig om met de eigendommen van de organisatie. 3.14 Verzekeringen SWV stelt zich niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van eigendommen van klanten/deelnemers. De gemeente Vianen heeft voor alle vrijwilligers die binnen haar grenzen werkzaam zijn diverse verzekeringen afgesloten, die de risico's van vrijwilligerswerk zo goed mogelijk afdekken tijdens hun werkzaamheden als vrijwilliger. De gemeente beoogt hiermee het maatschappelijk belang van een goede vrijwillige inzet te benadrukken en de participatie van vrijwilligers te stimuleren. Voor wie? Voor iedereen die 'in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend'. Dus iedere vrijwilliger, actief in de gemeente of actief voor een organisatie uit de gemeente, van "voetbalvader" die kinderen naar de wedstrijd brengt, tot Plusbuschauffeur, is verzekerd. Alle vrijwilligers zijn verzekerd:
ongeacht hun leeftijd;
ook bij eenmalige activiteiten;
geen minimum aantal uren;
ook bij kerkelijk werk en buurtactiviteiten.
Hoe werkt het? Het verzekeringspakket biedt een ruime dekking op het gebied van ongevallen, persoonlijke eigendommen en aansprakelijkheid. Registratie als vrijwilliger is niet nodig. Als vrijwilligers tijdens het werk iets overkomt kan via de website van de gemeente een schadeformulier worden gedownload. 3.15 Geschenken De vrijwilliger neemt geen goederen aan in ruil voor verrichte werkzaamheden. Geld dat eventueel wordt ontvangen, wordt in de fooienpot gestopt. Daar delen op een bepaald moment alle vrijwilligers van SWV aan mee. 3.16 Vrijwilligerswerk en een uitkering 13
Vrijwilligers met een uitkering (behalve AOW) zijn er zelf verantwoordelijk voor dat zij bij de uitkeringsinstantie melden dat ze vrijwilligerswerk doen. Vrijwilliger en uitkeringsinstantie bespreken samen of het vrijwilligerswerk uitgevoerd mag worden. Wanneer een vrijwilliger een betaalde baan kan accepteren wordt de vrijwilligersovereenkomst gelijk ontbonden. 3.17 Gedragsregels De eerstverantwoordelijke medewerker geeft bij het intakegesprek een informatieboekje mee met daarin de gedragsregels van de organisatie. Bij ondertekening van het vrijwilligersovereenkomst gaat de vrijwilliger hiermee akkoord. Wanneer een vrijwilliger zich niet aan deze gedragsregels houdt is SWV gerechtigd de vrijwilligersovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. De gedragsregels zijn: 1 Ik ga met respect om met de ander. 2 Ik hou rekening met de grenzen van anderen. 3 Ik doe niet mee aan pesten of roddelen. 4. Wat mij in vertrouwen verteld wordt, houd ik in vertrouwen bij me. 5 Ik maak op geen enkele wijze misbruik van mijn positie. 6 Ik onthoud me van elke vorm van onderscheid, uitsluiting of beperking op grond van uiterlijk, ras, godsdienst, geslacht, seksuele geaardheid of levensovertuiging. 7 Ik onthoud me van elke vorm van ongewenste seksueel of seksueel getinte gedragingen of uitingen. 8 Ik dring niet verder door in het privéleven van deelnemer/klant dan functioneel noodzakelijk is. Ik ontvang de deelnemer/klant niet thuis. 9 Ik help anderen om zich ook aan deze afspraken te houden en spreek degene die zich daar niet aan houdt hierop aan en meldt dit zo nodig aan de directeur.
14
4 Beëindigen van de vrijwilligersovereenkomst Een samenwerkingsovereenkomst kan zowel door de organisatie als door de vrijwilliger worden beëindigd. Het beëindigen van een overeenkomst wordt mondeling of schriftelijk gedaan. De vrijwilliger zal bij het beëindigen van deze overeenkomst zoveel mogelijk rekening houden met een opzegtermijn van 1 maand. Bij “SWV de Wijkwinkel” worden er duidelijke afspraken gemaakt over de opzegtermijn om continuïteit van de dienst te garanderen. Bij het beëindigen van een overeenkomst zijn de beweegredenen hiertoe van groot belang. Als het initiatief van contractbeëindiging bij de organisatie ligt, krijgt de vrijwilliger uitleg over de redenen van het beëindigen van de samenwerking. Dit gebeurt bij voorkeur via een exitgesprek. Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de relatie te verbreken, wordt, indien realiseerbaar, ook via een exitgesprek naar de beweegredenen geïnformeerd. De eerst verantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger van de vrijwilliger neemt het initiatief hiertoe. Eventueel wordt er een evaluatieformulier aan de vertrekkende vrijwilliger opgestuurd (bijlage 5). De organisatie verzamelt alle verbeterpunten uit exitgesprekken en of enquête voor toekomstige verbetering. Bij langdurige ziekte neemt de eerstverantwoordelijke medewerker of coördinerende vrijwilliger regelmatig contact op met de vrijwilliger. Wanneer blijkt dat de vrijwilliger voor een langere tijd niet beschikbaar is voor de SWV, zal er samen worden gekeken of de vrijwilligersovereenkomst van kracht blijft of beter kan worden ontbonden. Bij de Wijkwinkel worden er direct duidelijke afspraken gemaakt bij ziekte van een vrijwilliger. Er wordt bij aanname verteld dat wanneer een vrijwilliger langdurig ziek is er een nieuwe vrijwilliger geworven gaat worden. Wanneer de vrijwilliger weer beter is wordt er in een gesprek gekeken of de vrijwilliger terug kan komen bij de Wijkwinkel. Dit alles om de continuïteit bij de Wijkwinkel te garanderen. Na beëindiging van de samenwerking met de SWV wordt een bedankbrief aan de vrijwilliger verstuurd. Indien gewenst kan een getuigschrift aan de vrijwilliger worden verstrekt. Wanneer de vrijwilliger voor een bepaalde periode vrijwilliger is geweest, ontvangt deze een attentie hiervoor (zie 3.4).
15
Bijlage 1:
Aanmeldformulier voor mensen die geïnteresseerd zijn vrijwilliger bij SWV te worden
Aanmeldingsdatum: …… - …… - …… Naam: ………………………………………………………………………………… Adres: ………………………………………………………………………………… Postcode en woonplaats: …………………………………………………………… Telefoonnummer: ……………………
Mobiel:………………………………
Geboortedatum: ………………………
E-mail adres: ……………………..
S.v.p. aankruisen wat van toepassing is: Heeft u voorkeur voor een bepaald soort vrijwilligerswerk? ( ) Ja namelijk: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ( )
Ik weet het nog niet, maar ontvang graag informatie via de telefoon of E-mail.
In te vullen door receptioniste van SWV Aanmelding aangenomen door: ………………………………………………………
Aanmeldingsformulier is doorgegeven aan: Coördinator………………………………………………………………… of Directeur (indien onduidelijk wat de wens is van de potentiële vrijwilliger) Kopie is in de map bij de receptie gedaan, datum………………………………..
16
Bijlage 2
Intakeformulier vrijwilliger In te vullen door 1e verantwoordelijke medewerker SWV/coördinerende vrijwilliger SVW
Intakeformulier vrijwilliger Datum: Naam: Adres: PC/Woonplaats: Telefoonnummer: E-mail: Geboortedatum: Man / vrouw: Hoe bent u bij ons terecht gekomen? 0 Via via 0 website SWV 0 Krant / artikel 0 Anders, nl:
0 Website Vianenvoorelkaar 0 Vrijwilligersmarkt 0 Sociaal Media 0 Doorverwezen
Reden aanmelden voor vrijwilligerswerk: 0 Maatschappelijke betrokkenheid 0 Persoonlijke interesse 0 (werk)-ervaring opdoen
0 Nuttige vrijetijdsbesteding 0 Behoud uitkering 0 Sociaal netwerk uitbreiden
0 motivatie, verwachtingen vrijwilligerswerk zijn: ……………………………………………………………... Relevante ervaring: 0 Voortgezet onderwijs / studerend Werkervaring in / Studierichting: ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. Taalvaardigheid Nederlands: 0 Goed 0 Redelijk goed 0 Matig
Kwaliteiten: 0 Behulpzaam en geduldig 0 Initiatiefrijk 0 Flexibel 0 Anders,
0 Betaalde baan 0 Vrijwilligerswerk 0 Met pensioen 0 Werk zoekend 0 Uitkering:………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Talen: 0 Engels 0 Frans 0 Arabisch 0 Berbers 0 Somalisch 0 anders
0 klant en service gericht 0 Signalerend vermogen 0 Zelfstandig kunnen werken 0 computervaardigheden
Hobby’s / Talenten:
17
Lichamelijke of geestelijke belemmeringen t.a.v. uitvoeren van vrijwilligers werk? (b.v. rugklachten geen zware spullen tillen.) Mijn voorkeur gaat uit naar de volgende activiteit(en): 0 SWV de Wijkwinkel 0 Via Vrouw 0 Activiteiten voor ouderen namelijk:
0 Vianenvoorelkaar 0 Steunpunt Mantelzorg 0 Plusbus
Ander vrijwilligerswerk namelijk: …………………………………………………..……….
Op de volgende dagen/ dagdelen is de vrijwilliger Ik ben niet beschikbaar op de volgende beschikbaar: dagen/dagdelen: Beschikbaar per: …………………………………….. …………………………………………………………
Hoe vaak bent u gemiddeld inzetbaar: 0 op afroep 0 1 maal per week 0 meerdere dagen per week, nl:
0 1 maal per 14 dagen 0 1 maal per maand
Hoe vindt vervolg plaats: 0 Medewerker belt de vrijwilliger op:
0 Vervolgafspraak wordt gelijk gemaakt:
Wanneer wordt er gebeld: ………………………………..
Datum: ………………………………………………………. Tijd: ………………………………………………………..… Plaats: ……………………………………………………..
0 vrijwilliger neemt eerst alles thuis door en neemt zelf contact op voor een eventueel vervolgafspraak. 0 vrijwilliger loopt mee met de volgende activiteit: …………………………………………………………... Datum: …………………………………………………. Begeleider is: ……………………………………………
Doorgenomen en meegegeven aan vrijwilliger: 0 Taak en functieomschrijving 0 Informatiemapje voor de vrijwilligers 0 nog niet doorgenomen want:
18
Bijlage 3 van Vrijwilligersbeleid SWV
Vrijwilligersovereenkomst (in te vullen en te ondertekenen na proeftijd) Naam en functie medewerker SWV:
Gegevens vrijwilliger Naam:
……………………………………………………………………..
Adres:
……………………………………………………………………..
Postcode en plaats: …………………………………………………………………….. Telefoonnummer:
……………………………………………………………………..
06-nummer:
……………………………………………………………………..
Geboortedatum:
……………………………………………………………………..
E-mailadres:
……………………………………………………………………..
********************************************************************************************************** Spreken het volgende af: Artikel 1 aanvang overeenkomst en werkzaamheden De vrijwilliger zal ten behoeve van de organisatie met ingang van:…………………………… werkzaamheden verrichten op het gebied van (activiteit of project) …………………………… …………………………………………………………………………………………………………, …………………………………………………………………………………………………………, De taken van de vrijwilliger zijn: …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………….…………………………………………………………………… De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die hij of zij op zich heeft genomen. (zie vrijwilligersprofiel) Artikel 2 beschikbaarheid De vrijwilliger is bereid voor het verrichten van de werkzaamheden in principe minimaal ………… uur per dag/week/maand* beschikbaar te zijn. De werktijden zijn (kan ook oproepbasis zijn):……………………………… …………………… Artikel 3 begeleiding De vrijwilliger wordt ingewerkt en begeleid door (1e aanspreekpunt): ……………………………………….………………………………………………………………….. Indien de bij artikel 3 ingevulde persoon geen medewerker is, wordt de contactpersoon (1 e verantwoordelijke medewerker) vanuit de organisatie: ……………………………………….………………………………………………………………….. Afspraken over frequentie en aard van de begeleiding…………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. Artikel 4 deskundigheidsbevordering De vrijwilliger kan deskundigheidsbevordering aangeboden krijgen vanuit de organisatie indien dit noodzakelijk of wenselijk is voor de werkzaamheden of eigen ontwikkeling van de vrijwilliger.
19
Artikel 5 vergoedingen De vrijwilliger ontvangt een vergoeding op declaratiebasis van de werkelijk gemaakte kosten. Hier worden vooraf afspraken over gemaakt (zie informatieboekje vrijwilligers SWV) Artikel 6 verhindering In geval van verhindering (ziekte, vakantie) van de vrijwilliger brengt deze tijdig de organisatie op de hoogte en zorgt zo nodig en mogelijk voor vervanging. Artikel 7 klachten en conflicten In geval van conflicten en klachten geldt de klachtenregeling die onderdeel uitmaakt van deze overeenkomst en die op de website te vinden is:www.welzijnvianen.nl Artikel 8 verzekering Vrijwilligers zijn collectief verzekerd via de gemeente Vianen. De verzekering is terug te vinden op de website van de gemeente Vianen: www.vianen.nl. Artikel 9 geheimhoudingsplicht Voor vrijwilligers geldt de plicht tot geheimhouding van wat hun in de organisatie en in de werkzaamheden ter kennis komt. Artikel 10 gedragscode en gedragsregels De organisatie hanteert gedragsregels voor vrijwilligers in de uitvoering van het vrijwilligerswerk. Met de ondertekening van de overeenkomst conformeert de vrijwilliger zich aan deze afspraken. (Zie Informatieboekje vrijwilligers SWV) Artikel 11 beëindiging overeenkomst De vrijwilliger zal bij het beëindigen van deze overeenkomst zoveel mogelijk rekening houden met een opzegtermijn van 1 maand. Wanneer de organisatie de overeenkomst wil opzeggen moet daar een gegronde reden voor zijn en dient de organisatie deze expliciet te vermelden. Bij langdurige ziekte neemt de verantwoordelijk medewerker contact op met de vrijwilliger. Samen wordt er gekeken of het voortzetten van deze overeenkomst van kracht blijft. De vrijwilliger verklaart dat hij of zij bekend is met de richtlijnen voor vrijwilligers binnen de organisatie. Hij of zij kan zich verenigen met het doel en de werkwijze van de organisatie, met de taken en plaats van de vrijwilligers in het algemeen binnen de organisatie en de inbreng in het beleid. Voorts met hetgeen voor vrijwilligers is geregeld met betrekking tot verzekeringen en onkostenvergoeding. De vrijwilliger gaat tevens akkoord met het vastleggen van de persoonlijke gegevens door de organisatie.
Namens SWV ………………………………………...……
Vrijwilliger …………………………………………………..
Functie: ……………………………………
Datum:………………………………………
Datum: ………………………..……..
Handtekening
Handtekening
……………………………………………..
…………………………………………………..
20
Bijlage 4 van Vrijwilligersbeleid SWV: Klachtenreglement
Klachtenreglement SWV
Oktober 2015
21
1. Visie en doel reglement Voor de Stichting Welzijn Vianen (SWV) geldt als uitgangspunt dat iedereen binnen de organisatie zijn werk zo goed mogelijk, zo verantwoord mogelijk en met veel inzet verricht. Toch kan het voorkomen, dat er fouten of vergissingen worden gemaakt. De klachtenprocedure moet ervoor zorgen dat ontevreden cliënten/gebruikers/vrijwilligers goed worden geholpen en wel zo, dat zij vertrouwen houden in SWV. Ook voor de beroepskrachten en stagiaires is het belangrijk dat zij ergens met hun klachten op een veilige manier terecht kunnen. Dit reglement voorziet erin dat: A. De gebruikers van de diensten van SWV een klacht kunnen indienen over de dienstverlening van de stichting, alsmede over de medewerkers en vrijwilligers die daarvoor werkzaam zijn. B. Vrijwilligers en medewerkers een klacht in kunnen dienen over het functioneren en gedragingen van andere medewerkers en vrijwilligers. C. Beroepskrachten een klacht in kunnen dienen over hun leidinggevende, de directeur. Met dit Klachtenreglement voldoet SWV aan de Arbowet die stelt dat de werkgever verplicht is de werknemers te beschermen tegen psychosociale belasting of wel ongewenst gedrag. 2. Definities SWV: Stichting Welzijn Vianen, gevestigd in Hof van Batenstein en de Prenter te Vianen. Cliënt/gebruiker/vrijwilliger: De natuurlijke persoon die gebruik wil maken, gebruik maakt of gebruik heeft gemaakt van het dienstenaanbod, of op vrijwillige basis werkzaam is bij SWV Medewerker: beroepskrachten en stagiaires bij SWV Klager: De persoon die een klacht voorlegt of voorgelegd wil zien. Dit kan een cliënt, gebruiker, vrijwilliger of een nabestaande daarvan zijn. Indien de klacht over het functioneren van de directeur gaat is de klager een beroepskracht. Vertrouwenspersoon: Voorzitter van het Bestuur Beklaagde: degene over wiens gedraging wordt geklaagd Klacht: Een mondelinge (informele klacht) en/of schriftelijke (formele klacht) uiting van ongenoegen van een cliënt/gebruiker/vrijwilliger over de wijze waarop hij/zij is behandeld door een medewerker, vrijwilliger of stagiaire van SWV. 3. De aard van de klacht De klacht kan van aard verschillen. We onder scheiden twee soorten klachten: 1. De informele klacht. 2. De formele klacht.
22
3.1. Informele klacht Indien zich een klacht voordoet, kan deze klacht in eerste instantie worden voorgelegd aan de medewerker op wie de klacht betrekking heeft. Hierbij kan mogelijk de directeur aanwezig zijn. Binnen de organisatie wordt uitgegaan van het beginsel: 'Bespreek de klacht daar waar die ontstaan is en probeer hem daar op te lossen’. 3.2. Formele klacht Daarnaast kent de organisatie ook de formele klacht die bij de directeur kan worden ingediend. Deze wordt schriftelijk en ondertekend ingediend door de klager. 4. Procedure klachtenopvang Een klacht kan schriftelijk aanhangig gemaakt worden. Door het indienen van een klacht onderschrijft de klager het klachtenreglement. De klager is gerechtigd te allen tijde de klacht schriftelijk in te trekken. Termijn voor het indienen van een de klacht: − Klachten moeten zo snel mogelijk, doch niet langer dan drie maanden na het voorval schriftelijk worden gemeld. Voor klachten die betrekking hebben op seksueel ongewenst gedrag geldt er geen termijn. − Er kan alleen een klacht worden ingediend tegen iemand die, op het moment dat de klacht wordt ingediend, nog bij SWV in dienst en/of werkzaam is. 4.1. De informele klacht De klager neemt contact op met de beklaagde over zijn/haar klacht. Deze maakt binnen twee weken een afspraak met de klager om de klacht te bespreken en tot een oplossing te komen. Eventueel is de directeur hierbij aanwezig. Binnen drie weken zou de klacht opgelost moeten zijn. Telefonisch ingediende klachten worden per e-mail doorgegeven aan de directeur welke verder zorg draagt voor de afhandeling met de klager als zijnde een informele klacht. 4.2. De formele klacht Betreft: A. Gebruikers jegens medewerkers of vrijwilligers B. Medewerkers of vrijwilligers jegens andere medewerkers/vrijwilligers − Een formele klacht kan rechtstreeks, zonder tussenkomst van een medewerker, ingediend worden bij de directeur. Dit kan alleen schriftelijk en voorzien van de naam, adres en telefoonnummer van de cliënt/gebruiker. (Bijlage 1: Klachtenformulier ten behoeve van cliënten, gebruikers, vrijwilligers) − Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. − Ook indien de klager niet tevreden is over de oplossing zoals in het gesprek met de medewerker aangedragen, kan zij/hij op deze wijze de informele klacht tot een formele klacht maken. − De directeur neemt binnen twee weken contact op met de klager om de klacht door te nemen en tot een goede oplossing te komen. Indien nodig wordt door de directeur een medewerker/bestuurder benoemd die met de klager de klacht gaat afhandelen. − Streven is om binnen drie weken na contact de klacht te behandelen en tot een, voor beide partijen, acceptabele oplossing te komen. Deze wordt vervolgens schriftelijk bevestigd aan beide partijen.
23
Betreft: C. Medewerker versus directeur Om de veiligheid van de medewerker te garanderen is een vertrouwenspersoon in het leven geroepen, zijnde de voorzitter van het bestuur van SWV. De medewerker kan hier contact mee opnemen. Dit kan mondeling of schriftelijk. (Bijlage 2: Intern klachtenformulier SWV). Binnen twee weken neemt de Vertrouwenspersoon contact op met de klager. In gezamenlijk overleg wordt daarna de vervolgprocedure bepaald. 5. Bevoegdheden klager − De klager kan vragen mondeling gehoord te worden. − Bij een mondelinge behandeling van de klacht dient ofwel de klager ofwel zijn/haar gemachtigde aanwezig te zijn. De klager kan eventueel stukken overleggen, die zijn/haar beweringen kunnen bevestigen of toelichten. − Zowel de klager, als de beklaagde, als de organisatie, worden in de gelegenheid gesteld alle de op klacht betrekking hebbende stukken in te zien. − Stukken die door een van de partijen worden ingediend onder de conditie dat de andere partij hierin geen inzage mag hebben, worden niet in behandeling genomen en spelen bij de uiteindelijke oordeelsvorming geen rol. 6. Waarborgen privacy − De klager heeft geen recht op kopieën of inzage van stukken, indien deze privacygevoelige gegevens van derden bevatten. De klager wordt hier schriftelijk van op de hoogte gesteld. Voor de overige stukken hebben de klager als ook de betrokken beklaagde(n) inzagerecht. − De vertrouwenspersoon en de directeur zijn tot geheimhouding verplicht. Ook de medewerkers van SWV zijn verplicht tot geheimhouding van alle gegevens, waarvan zij in het kader van behandeling van de klacht, kennis hebben genomen. − Nadat er voor beide partijen een bevredigende uitspraak is gedaan en daarmede de klacht is opgelost, zullen de betreffende stukken en persoonsgegevens worden vernietigd, dan wel op verzoek van de klager worden teruggegeven. 7. Bezwaar. − De klager en/of beklaagde kunnen uiterlijk 6 weken na de dag van de verzending van het oordeel als bedoeld in artikel 4.2, schriftelijk bezwaar maken bij het bestuur van SWV tegen de wijze waarop het onderzoek naar de klacht is verricht en/of tegen de uitspraak van de directeur inzake de klacht. − De directeur verleent het bestuur inzage in alle stukken die van belang zijn voor de behandeling van het bezwaarschrift. − Het bestuur doet uitspraak uiterlijk twee maanden nadat het bezwaarschrift is binnengekomen. 8. Naam en datum in werking treden
Dit reglement kan aangehaald worden als ”Klachtenreglement Stichting Welzijn Vianen”. Dit reglement treedt in werking 01.01.2016 De aanwezigheid van dit reglement wordt vermeld op de website van SWV.
24
Bijlage 1 Klachtenreglement Klachtenformulier SWV ten behoeve van cliënten, gebruikers, vrijwilligers Indien u een klacht heeft over de dienstverlening van SWV of over gedragingen van medewerkers/vrijwilligers die u schriftelijk kenbaar wenst te maken dan verzoeken wij u gebruik te maken van dit formulier, en deze te verzenden ter attentie van de directeur, Hof van Batenstein 3, 4131 HB Vianen. Voor een beschrijving van het verdere verloop van de behandeling van uw klacht verwijzen we naar onze klachtenreglement. Naam indiener Adres Postcode/plaats Telefoonnummer E-mailadres Voor een snelle en zorgvuldige behandeling van uw klacht vragen wij u uw klacht zo concreet mogelijk te beschrijven: wat is de aard en omvang van het probleem, wat en/of wie betreft het? Hoe lang speelt het al; heeft het zich één of meerdere keren voorgedaan? Omschrijving klacht(en):
Indien relevant: als u al een idee heeft over een mogelijke oplossing of anderszins de reactie die u van ons wenst: Wat zou dat dan zijn? Gewenste oplossing/reactie:
Heeft u al (telefonisch) contact gehad over de klacht, en zo ja met wie, en wat is daar uitgekomen?
Datum:
Handtekening klager:
25
Bijlage 2 Klachtenreglement Intern klachtenformulier SWV ten behoeve van medewerkers bij geschil met directeur Indien je een klacht hebt over de directeur die je schriftelijk kenbaar wenst te maken van verzoeken we je gebruik te maken van dit formulier en te versturen ter attentie van de voorzitter van het Bestuur (zijnde de Vertrouwenspersoon) Hof van Batenstein 3, 4131 HB Vianen.
Naam medewerker/klager Datum klacht Omschrijving klacht(en):
Is er al (een idee over de) gewenste oplossing/reactie of is de klacht al afgehandeld (zo ja, hoe?):
Heb je al (telefonisch) contact(en) gehad over de klacht, en zo ja met wie, en wat is daar uitgekomen?
Datum:
Handtekening medewerker:
Binnen twee weken na ontvangst ontvang je nader bericht van de Vertrouwenspersoon
26
Bijlage 5 van Vrijwilligersbeleid SWV
Formulier Vertrekkende Vrijwilliger (in gesprek of schriftelijk) Het is voor ons als organisatie van groot belang om te weten waarom vrijwilligers willen stoppen met het doen van vrijwilligerswerk en wat de ervaringen van de vrijwilliger zijn. Met deze informatie kunnen wij misschien knelpunten wegnemen of niet goed functionerende situaties in de toekomst verbeteren. Het invullen van deze enquête kost je ongeveer 10 minuten van je tijd. Wij zien graag dit formulier weer retour via de bijgesloten envelop. (postzegel niet nodig) Naam:………………………………………………………………………………………………………… Vrijwilligersfunctie(s) / werkzaamheden:…………………………………………………………………. Verantwoordelijk medewerker:……………………………………………………………………………. Werkzaam geweest van …………………tot ………………………………………………………..…... Datum:………………………………………………………………………………………………………...
1.
Je hebt aangegeven te willen stoppen met bovenstaande vrijwilligersfunctie, kun je aangeven waarom?
� Te weinig tijd om vrijwilligerswerk met privé te kunnen combineren � Ander vrijwilligerswerk gevonden � Een betaalde baan gevonden � Te weinig ondersteuning en/of begeleiding van uit de organisatie � Verhuizing � Onderwaardering verrichte werkzaamheden � Geen leuke sfeer in het team of bij de SWV � De samenwerking werd beëindigd op initiatief van de organisatie � Het werk vind ik niet meer passen omdat, …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
2. Wat vond je aan het vrijwilligerswerk? 0 erg leuk 0 leuk 0 niet zo leuk Want,…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
27
3. Wat vond je van de geboden begeleiding en ondersteuning van de verantwoordelijke medewerker van SWV bij het uitvoeren van je vrijwilligersfunctie? 0 zeer goed 0 goed 0 voldoende 0 matig 0 onvoldoende Want, …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
4. Hoe heb je de samenwerking en het contact met collega-vrijwilligers ervaren? 0 zeer goed 0 goed 0 voldoende 0 matig
0 onvoldoende
Want, …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
5. Wat heb je als positief of misschien minder positief ervaren in de relatie tot de organisatie SWV? Positieve ervaringen: …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………… Minder positieve ervaringen: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. 6. Heb je nog een tip voor SWV die je graag mee wilt geven? …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
Bedankt voor het invullen. Wij zullen vertrouwelijk omgaan met deze informatie.
28
