Nota vrijwilligersbeleid Milieudefensie
1
Inleiding
Bij Milieudefensie kunnen vrijwilligers op allerlei manieren aan de slag. Werken met vrijwilligers én met betaalde krachten is binnen onze organisatie een bewuste keuze . Samen vormen vrijwilligers en betaalde krachten een team om milieuresultaten te boeken. Om de vrijwilliger een prettige werkomgeving aan te bieden, streeft Milieudefensie een goed vrijwilligersbeleid na. Om beter zicht te krijgen hoe het vrijwilligersbeleid van Milieudefensie in elkaar steekt, is deze nota vrijwilligersbeleid opgesteld. De nota is aanvullend op het 'arbeidsvoorwaardenreglement voor onbetaalde medewerkers'. Dit laatste is alleen geldig voor vrijwilligers waarmee Milieudefensie een vrijwilligersovereenkomst heeft afgesloten.
Hoe definiëren we vrijwilligersbeleid? Het geheel aan voorwaarden, dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden. Waarom willen we een vrijwilligersbeleid ? • om een optimaal en prettig klimaat te creëren voor vrijwilligers om bij Milieudefensie te werken; • om duidelijkheid te geven aan zowel de betaalde krachten als de vrijwilligers over hoe we met vrijwilligers werken; • ter voorkoming van wrijving, conflicten en ongelijke behandeling tussen vrijwilligers. Wat verstaat Milieudefensie onder vrijwilligerswerk: Het vrijwilligerswerk binnen Milieudefensie wordt onverplicht en onbetaald verricht. Onverplicht wil zeggen dat je als vrijwilliger zelf kiest om aan bepaalde activiteiten deel te nemen. Dit betekent overigens niet dat het vrijblijvend is. Er worden afspraken met vrijwilligers gemaakt en deze afspraken brengen uiteraard verplichtingen met zich mee.
2
Positie van de vrijwilligers
2.1 Mogelijkheden voor vrijwilligerswerk Er is een groot scala aan vrijwilligerswerk-en functies bij Milieudefensie. Om wat meer zicht te krijgen op de mogelijkheden in het algemeen, werken we met drie categorieën: A
Kantoorvrijwilligers Hieronder vallen vrijwilligers die incidenteel (op oproepbasis), structureel of op projectmatige basis (o.b.v. functieprofiel en vacature) allerhande kantoorwerkzaamheden verrichten.
B
Actievoerders 1. Incidentele vrijwilligers: zetten zich in door deel te nemen aan campagne gerelateerde en van tevoren aangemelde acties en/of (klus)werkzaamheden. 2. Actieteam: een selecte groep vrijwilligers die een aparte intake hebben gekregen en die bereid zijn om deel te nemen aan confronterende en mogelijk wetsovertredende acties. Binnen het actieteam bestaat een klimteam en een deëscalatieteam.
C
Lokale afdelingen Dit zijn vrijwilligers die behoren tot een groep mensen die op lokaal niveau activiteiten uitvoeren. De diversiteit van de lokale afdelingen loopt sterk uiteen: van een steunpunt op lokaal niveau dat zich beperkt tot het verstrekken van informatie tot een groep actieve mensen die zelfstandig op lokaal niveau activiteiten uitvoeren.
1
De lokale afdelingen en daarmee ook hun leden nemen een bijzondere positie in binnen Milieudefensie. De lokale afdelingen vormen een integraal onderdeel van de organisatie Milieudefensie en zijn daarmee formeel verbonden. Zoals boven aangegeven kunnen de lokale afdelingen heel verschillend zijn. Sommige afdelingen haken graag aan bij de door het landelijk bureau geïnitieerde activiteiten, terwijl andere afdelingen liever hun eigen agenda volgen. Om te zorgen dat de lokale afdelingen tot hun recht komen en goede afstemming tussen het bureau en de lokale afdelingen te waarborgen bestaat er binnen de organisatie de Uitvoeringsregelingen Lokale Afdelingen . Wanneer leden van lokale afdelingen op individuele basis meedoen aan door het bureau geïnitieerde activiteiten vallen ze onder deze nota. 2.2 Plek van de vrijwilliger in organisatie De vrijwilliger hoeft geen lid te zijn van Milieudefensie. Het voordeel van lidmaatschap is dat het stemrecht geeft op de Algemene Ledenvergadering; dit stemrecht is persoonlijk en kan niet worden overgedragen. Vrijwilligers zonder lidmaatschap zijn welkom op ledendagen, inspraakmomenten en werkgroep vergaderingen. Hier wordt de mening van de leden( en niet leden dus ook?) gehoord en voor zover mogelijk meegenomen.
Als de vrijwilliger zich op structurele basis praktisch en op uitvoerend niveau wil inzetten, dan komt deze in bijna alle gevallen te werken op het landelijk bureau. De vrijwilliger is in principe onderdeel van een thema-/campagneteam, afdeling, project of specialisatie.
Vrijwilligersovereenkomst In de vrijwilligersovereenkomst worden de rechten en plichten van de vrijwilliger en Milieudefensie geregeld. Door dit te ondertekenen erkennen beide partijen, onder welke arbeidsvoorwaarden er wordt gewerkt. Een overeenkomst wordt afgesloten als de vrijwilliger binnen een vastgestelde periode regelmatig werkzaam is voor een project en/of activiteit met een duidelijke taakomschrijving en minimaal 0,1fte per week aan vrijwilligerswerk besteed. Voor deze vrijwilligers geldt dat ze gekoppeld zijn aan een werkeenheid (thema-/campagneteam, afdeling, project of specialisatie) binnen de werkorganisatie. Er zijn twee categorieën vrijwilligers met wie een overeenkomst wordt afgesloten: projectmatige vrijwilligers en kantoorvrijwilligers op structurele basis. 2.3 Begeleiding en verantwoordelijkheid De vrijwilliger werkt onder begeleiding van een beroepskracht. Deze zal aan het begin van de werkperiode worden vastgesteld. Dat kan een beroepskracht bij een thema-/campagneteam, een afdeling, een project of
2
specialisatie zijn. De beroepskracht draagt zorg voor de dagelijkse gang van zaken met de vrijwilliger (zie verder hst. 3.2). De manager/opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor de werkzaamheden van de vrijwilliger en de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. De verantwoordelijkheid voor het vaststellen, jaarlijks evalueren en bijstellen van het algeheel vrijwilligersbeleid ligt bij de afdeling Actief. 2.4 Rechten en plichten Voor de categorieën vrijwilligers A en B biedt Milieudefensie de volgende mogelijkheden: • bij het matchen van het type werk en de vrijwilliger wordt rekening gehouden met de wensen, mogelijkheden en kwaliteiten van de vrijwilliger; • de begeleiding vindt plaats door beroepskrachten. Vorm, inhoud en frequentie van de begeleiding wordt per activiteit vastgesteld en is afhankelijk van het type werk; • er zijn voldoende werkruimtes en faciliteiten beschikbaar voor het uitvoeren van de taak; • alle vrijwilligers zijn gedurende de uitvoering van het werk verzekerd voor ongevallen; • vrijwilligers kunnen rekenen op bescherming en geheimhouding van de persoonlijke gegevens; • vrijwilligers mogen tot drie maanden na het vrijwilligerswerk reageren op interne vacatures. Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij: • gemaakte afspraken nakomen; • zich op tijd afmelden bij verhindering; • de werkzaamheden naar beste vermogen zo goed mogelijk uitvoeren; • geheimhouding in acht nemen omtrent te verwachten acties en discreet omgaan met intern en extern gevoelige informatie. Er gelden enkele specifieke rechten en plichten voor kantoorvrijwilligers: • vrijwilligers wordt een vrijwilligersovereenkomst aangeboden. Het arbeidsvoorwaardenreglement is van toepassing; vrijwilligers kennen het arbeidsvoorwaardenreglement en volgen het op; • als vrijwilliger heb je recht op een proefperiode van 1 maand en op voortgangs- en exitgesprekken met de begeleider; • vrijwilligers verbinden zich door het ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst aan een vooraf overeengekomen aantal uren en periode.
3
Profielschets
3.1 Profielschets vrijwilliger Milieudefensie werkt voor de vrijwilligers in de categorieën A en B met onderstaande algemene profielschets: • je bent betrokken en toont een open houding t.a.v. de werkzaamheden; • je hebt affiniteit met de doelstellingen en het werk van de organisatie; • je bent bereid (bege)leiding te accepteren; • je bent gemotiveerd, bereid om samen te werken en te overleggen; • je komt afspraken na. Aanvullend kennen bepaalde categorieën vrijwilligers specifieke functie-eisen. 3.2 Taken begeleider Om de vrijwilliger een prettige werkomgeving te garanderen, verrichten de begeleiders o.a. de volgende werkzaamheden: • zorgdragen voor een duidelijke taakomschrijving; • inwerken van nieuwe vrijwilliger(s);
3
• • • • • • •
4
begeleiding van vrijwilliger(s); bewaking van de kwaliteit en het resultaat van het werk; coördinatie van de werkzaamheden; zorgdragen voor randvoorwaarden zodat vrijwilligers gemotiveerd en effectief kunnen werken, o.a. goede werkplek, verzorging, aanspreekpunt; voortgangs-, en exitgesprekken (indien van toepassing en gewenst); uiten van waardering voor de inzet van vrijwilligers; nakomen van werkafspraken.
Waardering van vrijwilligers
Tegenover het doen van vrijwilligerswerk staat geen salaris. Devrijwilliger moet het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, goede sfeer en waardering van je inzet. Vaak gaat het om kleine dingen. Belangrijk is dus dat de vrijwilliger waardering voelt voor zijn inzet. Voor met name begeleiders betekent dit dat ze zich bewust zijn van een positieve houding, attent zijn, en zorgvuldig communiceren met vrijwilligers. Milieudefensie laat de waardering ook blijken door: • • • • • • •
het geven van persoonlijke aandacht en de vrijwilliger serieus te nemen; een goede verzorging (thee, koffie, lunch etc.) tijdens een actie en of op kantoor; een kaartje te sturen bij verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken; met kerst een bedankbrief en klein cadeautje te sturen (projectmatige vrijwilligers, kantoorvrijwilligers); het organiseren van een leden/vrijwilligersdag; het geven van een jubileumuitkering (kantoorvrijwilligers op structurele basis); het verzorgen van een kleine attentie bij langdurige ziekte en/of rouwverwerking (projectmatige en kantoorvrijwilligers).
Leren is één van de belangrijkste motivaties om onbetaalde werkzaamheden te willen doen. Daarom zorgt Milieudefensie voor competentie ontwikkeling en de ontwikkeling van persoonlijke vaardigheden.
5
Materiële voorzieningen
Onder bepaalde voorwaarden kunnen vrijwilligers een beroep doen op de volgende voorzieningen.
Studiekosten Milieudefensie biedt opleidingsmogelijkheden, wanneer dat nodig is voor een goede uitoefening van de werkzaamheden. De hieraan verbonden kosten komen voor rekening van Milieudefensie. Onkostenvergoeding Vrijwilligers kunnen reiskosten declareren op basis van openbaar vervoer (woon-werkkosten, dienstreizen die vooraf met de begeleider zijn afgestemd). Een kilometervergoeding voor gebruik van de auto wordt enkel betaald, als het reizen per auto noodzakelijk is. Dit dient vooraf door de begeleider goedgekeurd te zijn. Ook kosten die voortvloeien uit de werkzaamheden bijvoorbeeld aanschaf materialen, of lunchkosten vanwege werk elders in het land, kunnen worden gedeclareerd. Deze kosten dienen vooraf afgestemd te zijn met de begeleider. Ongevallen verzekering Milieudefensie heeft een collectieve ongevallenverzekering afgesloten voor alle vrijwilligers die deelnemen aan landelijk geïnitieerde activiteiten/werkzaamheden, voor schade geleden bij de uitoefening van de functie waarvan de vrijwilliger aan het ontstaan ervan geen schuld heeft. Vrijwilligers, die tijdens deze werkzaamheden/activiteiten bij Milieudefensie een ongeval krijgen, kunnen het
4
no-claimbedrag, dat gederfd wordt wegens het ongeval, declareren bij Milieudefensie. Vanaf het moment van verrekening van de no-claim door de verzekeraar (einde van het kalenderjaar), kunnen zij dit verzoek met originele bewijsstukken bij Milieudefensie indienen. Voorwaarde is dat mensen niet verwijtbaar zijn in de oorzaak van het ongeval. Bij roekeloosheid of het niet opvolgen van orders van Milieudefensie, met ongeval tot gevolg, geldt bovenstaande niet.
Wettelijke aansprakelijkheid Alle vrijwilligers zijn voor de wettelijke aansprakelijkheid voor schade verzekerd tijdens werkzaamheden en/of activiteiten die geïnitieerd worden vanuit het landelijk bureau. Voor Lokale Afdelingen gelden andere regels. In de Uitvoeringsregelingen Lokale Afdelingen en de aanvullende regelingen zoals jaarlijks opgenomen in het Milieudefensie lokale afdelingenboek wordt aangegeven, welke kosten bij het landelijk bureau kunnen worden gedeclareerd.
5
