Offerteaanvraag. IT-Dienstverlening. Quadraam, Gelderse scholengroep

Offerteaanvraag IT-Dienstverlening Quadraam, Gelderse scholengroep

‘Offerteaanvraag IT-dienstverlening’, Quadraam, Gelderse scholengroep Refnr.: pro-ofa-48905odqsd-IT-dienstverlening 1 12.docx

Colofon In opdracht van

:

Quadraam, Gelderse scholengroep

Contactpersoon

:

de heer P. van Buuren, lid College van Bestuur

Auteurs

:

de heer R. van der Burg, project manager de heer M.A.R. de Jager, coach

File

:

\pro-ofa-48905odqsd-IT-dienstverlening 1 12.docx

Status

:

definitief

Aantal pagina's

:

95

Datum

:

17 juli 2012

Het overnemen en vermenigvuldigen van (delen van) dit document ten behoeve van derden is slechts geoorloofd na schriftelijke toestemming van EV.

© EV, Huizen, 17 juli 2012, versie 1.12

pagina 2 van 95

1 van 0


Inhoudsopgave 1.

INLEIDING ........................................................................................................................................ 4

2

AANBESTEDINGSVOORWAARDEN .................................................................................................. 12

3

WIJZE VAN BEOORDELING .............................................................................................................. 25

4

UITSLUITINGSGRONDEN EN MINIMUMEISEN ................................................................................ 29

5

HUIDIGE SITUATIE ........................................................................................................................... 33

6

GEWENSTE SITUATIE ...................................................................................................................... 34

7

PROGRAMMA VAN EISEN - CENTRALE IT-VOORZIENING ............................................................... 38

8

PROGRAMMA VAN EISEN - BEHEER EN ONDERHOUD ................................................................... 47

9

PROGRAMMA VAN EISEN - PORTAL ............................................................................................... 66

10

PROGRAMMA VAN EISEN – TRANSITIE, MIGRATIE EN ACCEPTATIE ............................................ 68

BIJLAGE A: BIJLAGE B: BIJLAGE C: BIJLAGE D: BIJLAGE E: BIJLAGE F: BIJLAGE G: BIJLAGE H: BIJLAGE I: BIJLAGE J: BIJLAGE K: BIJLAGE L: BIJLAGE M: BIJLAGE N: BIJLAGE O: BIJLAGE P: BIJLAGE Q: BIJLAGE R:

BEDRIJFSGEGEVENS............................................................................................................... 73 VERKLARING CONFORM ARTIKEL 45, LID 1, BAO ....................................................................... 74 VERKLARING CONFORM ARTIKEL 45, LID 3, BAO........................................................................ 75 BEWIJS VAN INSCHRIJVING IN HET NATIONAAL BEROEPSREGISTER ................................................. 76 VERKLARING ECONOMISCHE EN FINANCIËLE DRAAGKRACHT ......................................................... 77 HOLDINGVERKLARING ............................................................................................................ 78 REFERENTIES ....................................................................................................................... 79 OMSCHRIJVING ONDERAANNEMING ........................................................................................ 81 VERKLARING BEREIDHEIDSTELLING BEROEP OP MIDDELEN ............................................................. 82 CONFORMITEITTABEL ............................................................................................................. 83 PRIJZENOVERZICHT ............................................................................................................... 84 CONCEPT RAAMOVEREENKOMST ............................................................................................. 87 OVERZICHT HUIDIGE ICT PER SCHOOL ..................................................................................... 88 ICT- ARCHITECTUURPRINCIPES ................................................................................................ 89 LOCATIEONTWIKKELING EN LEERLINGAANTALLEN ....................................................................... 90 WEERGAVE WAN ................................................................................................................ 92 APPARATUURLIJST TEN BEHOEVE VAN INRUIL ............................................................................ 93 BEGRIPPENLIJST ................................................................................................................... 94


pagina 3 van 95

1 van 0


1.

Inleiding

1.1

Algemeen Voor u ligt de offerteaanvraag van de OPENBARE aanbestedingsprocedure ten behoeve van de ITdienstverlening voor de Gelderse Onderwijsgroep Quadraam (Quadraam). Op deze aanbesteding is het “Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO)” van toepassing.

1.2

Beschrijving van het project

1.2.1 Inleiding Het doel van deze aanbesteding is het voor Quadraam realiseren van de meest optimale ITondersteuning voor haar scholen en haar onderwijsondersteunende processen. Om dit te bereiken wenst Quadraam haar huidige IT-omgeving grotendeels als dienst te gaan onderbrengen bij een externe Dienstverlener voor een periode van drie jaar met een optionele verlenging van twee maal één jaar. De Dienstverlener dient deze diensten vanuit een datacenter aan te bieden. Quadraam brengt in, en blijft eigenaar, van de voor de te leveren dienst noodzakelijke werkplekapparatuur en de volledige LAN/WLAN en WAN-infrastructuur op en tussen de scholen. In paragraaf 1.2.4 wordt de projectafbakening opgevoerd.

1.2.2 Achtergrond project De Quadraam Gelderse onderwijsgroep (kortweg: Quadraam) bundelt dertien VO-scholen met elk een herkenbaar profiel. Samen zorgen zij ervoor dat leerlingen en ouders kunnen kiezen voor een school met een profiel dat past bij hun wensen. Van praktijkschool tot gymnasium of internationale school, van montessorionderwijs tot technasium en van sport- en cultuur- tot bètaprofiel. Zo biedt Quadraam een breed en divers keuzepalet voor elk talent, dat bovendien sterk concurrerend is met het aanbod van andere scholen in de regio. Bij Quadraam werken ruim 1.600 medewerkers die onderwijs geven aan circa 13.000 leerlingen. De huidige IT van Quadraam wordt verzorgd door drie eigen IT-afdelingen: •

IT Liemers College - twee scholen op vijf locaties;

•

Candea College - één school op drie locaties plus het bestuursbureau;

•

Arnhemse scholen - tien scholen (in Elst en Arnhem) op elf locaties plus de Service Organisatie.

De scholen hebben elk hun eigen IT-omgeving, die wordt beheerd door de eigen IT-afdelingen. De ondersteuning van de huidige IT-afdelingen is vooral gericht op de technische ondersteuning.


pagina 4 van 95

1 van 0


Quadraam wil zich nog meer richten op haar kernproces onderwijs, een proces waarin IT een steeds belangrijkere factor wordt. IT dient conform de volgende voorwaarden op het onderwijs aan te sluiten: 1. IT moet functioneel aansluiten, het moet een meerwaarde hebben voor het onderwijs. 2. IT moet technisch voldoen, het moet op een optimale wijze worden gefaciliteerd. De functionele aansluiting van IT is zo verweven met het onderwijs dat het onderdeel is van het leerprogramma. Deze component zal zich de komende jaren meer en meer moeten ontwikkelen. Hierop zal de focus komen te liggen van de (eigen) Quadraam organisatie. De technische component van IT inclusief Beheer zal extern worden gefaciliteerd door ITdienstverlener(s). Na de Transitie zal bij Quadraam een IT-regieorganisatie ontstaan die er zorg voor draagt dat de dienstverlener(s) optimale dienstverlening leveren voor de scholen en de onderwijs ondersteunende diensten incl. administraties (kortweg: ‘klanten’). De IT-regieorganisatie heeft de volgende eigenschappen: •

De IT-regieorganisatie faciliteert een coöperatieve samenwerking tussen de klanten en de IT- dienstverlener(s).

•

De IT-regieorganisatie vervult een brugfunctie tussen vraag en aanbod. De ITregieorganisatie is de spil tussen de business, IT-dienstverlener en vervult de regiefunctie.

•

De IT-regieorganisatie bewaakt op strategisch niveau de governance, wettelijke bepalingen, security en architectuur en adviseert het bestuur ten aanzien van ITvraagstukken.

•

De IT-regieorganisatie is verantwoordelijk voor de ingeregelde diensten en producten, en de eventuele projecten die daaraan voorafgaan.

•

De IT-regieorganisatie bestuurt op tactisch niveau de uitvoering op afstand en op hoofdlijnen door het aansturen en controleren van de klanten incl. de IT-conciërge (lokale IT- ondersteuning op school) en de IT-dienstverlener(s).

•

De klanten en IT-dienstverlener(s) zijn samen verantwoordelijk voor de operationele besturing en uitvoering. De IT-regieorganisatie is uitsluitend operationeel actief met betrekking tot: o

Functioneel beheer;

o

Bestellen en inkopen van producten en diensten;

o

Organisatorische consequenties (het geven van opvolging) met betrekking tot security.


pagina 5 van 95

1 van 0


Schematisch en vereenvoudigd kan de positie van de regieorganisatie als volgt worden weergeven:

De Dienstverlener (die wij door middel van deze Aanbesteding willen contracteren) fungeert als SPOC voor alle IT gerelateerde leveranciers van de Quadraam organisatie. De incidenten zullen rechtstreeks worden ingebracht door en afgestemd met de scholen, Service Organisatie of Bestuursbureau. Het aantal contactpersonen per school is beperkt voor de Dienstverlener. De contactpersonen zullen worden aangeduid als IT-conciërge. Zij zullen de eerste check uitvoeren op locatie bij storingen. Als de storing niet snel en direct kan worden verholpen door hen, dan zullen ze deze als incident melden bij de IT-dienstverlener. De IT-conciërge blijft het contactpunt voor deze melding. Alle andere IT gerelateerde zaken zullen centraal worden afgestemd, waarbij de regieorganisatie het leeuwendeel voor haar rekening neemt. De regieorganisatie stroomlijnt en bundelt daarbij de behoefte van de klanten en regisseert, in overleg met de klanten, het logistieke proces van leveringen door de Dienstverlener(s).

1.2.3 Personele consequenties Het inrichten van de IT-regieorganisatie en het afstoten van de huidige IT-organisaties heeft personele consequenties voor Quadraam. Concreet betekent dit voor met name systeembeheerders en helpdeskmedewerkers dat hun functie vervalt. Quadraam vraagt aan de IT-Dienstverlener om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn voor de overname van personeel.


pagina 6 van 95

1 van 0


Hoewel Quadraam zich realiseert dat een overnameverplichting niet realistisch is, stelt Quadraam wel als eis, dat de IT-Dienstverlener, na gunning, het onderzoek naar eventuele overname van medewerkers van Quadraam uitvoert en gesprekken voert met potentiële gegadigden. Een grove indicatie van het aantal potentiële gegadigden is tien.

1.2.4 IT-uitgangspunten Quadraam De ontwikkelingen rond IT gaan snel. De integratie van IT in het onderwijs is inmiddels zo ver doorgevoerd dat onderwijs zonder IT nauwelijks denkbaar is. Ook de komende jaren zullen deze ontwikkelingen voortgaan en versnellen. De IT-component in het onderwijs moet daarop aansluiten. IT moet aansluiten bij de continu veranderende belevingswereld van de leerlingen en medewerkers. Omdat IT continu aan verandering onderhevig is valt de toekomst moeilijk te duiden. Quadraam wil daar zo goed mogelijk op inspelen door te kiezen voor algemeen gangbare en flexibele oplossingen die schaalbaar zijn en die zich direct kunnen aanpassen aan veranderde behoefte. Bovendien geeft Quadraam er de voorkeur aan derden te laten investeren en faciliteiten als dienst af te nemen om flexibel te kunnen handelen bij veranderende omstandigheden. Geheel in lijn met het Quadraam beleid richt IT zich bij nieuwe ontwikkelingen en producten op zaken die hun waarde reeds hebben bewezen in de markt. Quadraam zal IT-ontwikkelingen oppakken als een eerste groep vanuit de markt de oplossing reeds heeft omarmd. Quadraam is een snelle volger met betrekking tot IT-ontwikkelingen. In het verlengde van de hier genoemde ICT uitgangspunten van toepassing zijnde architectuurprincipes zijn opgevoerd in bijlage N. Bij het zoeken naar oplossingen voor problemen of ontwikkelingen wordt de voorkeur gegeven aan investeringen die veel waarde toevoegen aan het (onderwijs)proces. Dit geldt voor elke verandering (met een IT-component). IT levert pas een toegevoegde waarde als gebruikers het toepassen. Alleen het gebruik van IT kan een investering rechtvaardigen. Medewerkers zullen worden getraind zodat hun kennis en vaardigheden ten aanzien van IT toeneemt. Daarnaast zullen de medewerkers in het onderwijs worden ondersteund door collega’s die zich toeleggen op informatievoorziening. Zij zorgen er – gezamenlijk met de docenten en het ondersteunend personeel - voor dat de informatie aansluit bij de (onderwijs)processen. Ze zijn ook de verbindende schakel naar Informatie Management. Informatie Management draagt zorg voor de regie over het definiëren van de (informatie)vraagstelling bij de scholen. Ze weegt de informatiebehoefte van scholen en ondersteunende afdelingen af en zoekt naar ‘grootste gemene delers’, om zo tot keuzes te komen inzake de meest optimale IT-ondersteuning voor Quadraam. Hamvraag daarbij is: Wat voegt het meeste waarde toe? Het belang van informatie in het onderwijs zal toenemen. Daarmee nemen ook de digitalisering en complexiteit toe. Een optimale informatievoorziening is belangrijk en zal steeds meer de aandacht vragen van de IT-organisatie.


pagina 7 van 95

1 van 0


Het eenmalig vastleggen van informatie bij de bron en het toepassen van eenduidige sturingsinformatie, gekoppeld aan eenduidige definities, zijn aspecten die Quadraam nastreeft. In de processen wil Quadraam samenwerking tussen leerlingen en/of medewerkers stimuleren. Dit geldt ook voor het delen van informatie en het kunnen communiceren op een wijze die men ook buiten school gewend is. De informatie moet daarbij gemakkelijk toegankelijk zijn voor de doelgroepen en goed beveiligd zijn tegen ongewenst gebruik. Quadraam streeft ernaar om kwaliteitsverbeteringen en efficiencyvoordelen te behalen door gebruik te maken van haar schaalgrootte. Door IT op een eenduidige wijze te integreren en te organiseren, kan kennis worden gebundeld en synergie voordelen worden behaald. Het streven naar standaardisatie en het werken volgens principes en structuren past daar bij. Onderwijs is steeds afhankelijker van een goede informatievoorziening. Hierop zal de Quadraam IT-organisatie gericht moeten zijn. De techniek die ervoor zorgt dat processen voorzien worden van informatie, wordt aangeduid als Automatisering. Automatisering faciliteert het onderwijs en wordt als dienst geleverd door een derde. Met deze partij worden afspraken gemaakt over de wijze van dienstverlening ten aanzien van kwaliteit en snelheid, maar ook over beschikbaarheid, betrouwbaarheid en performance van IT-systemen. Het beheer van de techniek is geen kernactiviteit voor Quadraam. IT dient op een adequate manier geregeld te zijn voor gebruikers. Zij moeten de mogelijkheden die IT biedt als een vrijheid van werken en leren ervaren. Een vrijheid die tot uiting komt in het kunnen werken met ‘any device’, en onafhankelijk van tijd en plaats. Een voorbeeld hiervan vinden we op het Beekdal Lyceum. Het Beekdal Lyceum wil iPads in gaan zetten voor alle eerste klassen vanaf augustus 2012. Hoewel deze iPads van het type 2 PC’s (CYOD) (zie paragraaf 6.4.2) zijn, waarbij er geen beheer van de Dienstverlener wordt gevraagd, dient de benodigde server wel in de toekomstige situatie in het datacenter van de Dienstverlener te worden opgenomen. Deze ontwikkelingen vragen daarmee dus om flexibiliteit van de toekomstige Dienstverlener. Door gebruik te maken van IT kan ook meer ingespeeld worden op individuele behoeften van leerlingen in relatie tot hun onderwijstraject. Voorwaarde voor deze vrijheid is dat applicaties als dienst worden afgenomen. Het aantal applicaties dat als dienst geleverd wordt zal de komende jaren fors toenemen ten koste van conventionele applicaties. Onder Quadraam vallen dertien scholen. Elke school heeft een eigen identiteit en wil zich als zodanig in de markt kunnen profileren. Scholen zijn daarom vrij in de keuze van onderwijstoepassingen. Daarnaast willen de scholen profiteren van de kracht van een Quadraam als centrale ondersteunende organisatie. Hiervoor dienen gezamenlijke afspraken te worden gemaakt ten aanzien van structuren, principes en standaarden. Devices van gebruikers zullen in steeds meer verschijningsvormen binnen de schoolomgeving worden gebruikt. Gebruikers zullen in de toekomst hun eigen devices meebrengen. De netwerkomgeving, die toegang tot de portal en beveiliging regelt, moet hierop voorbereid zijn. De portal presenteert informatie en geeft toegang tot applicaties en informatiebronnen.


pagina 8 van 95

1 van 0


De portal is gestandaardiseerd in haar verschijningsvorm, doch qua content individueel aan de wensen van de (groepen) gebruiker(s) aangepast. Het kan - afhankelijk van de gebruiker – onderwijs, ondersteunende en/of administratieve toepassingen bevatten. Bij ondersteunende en administratieve toepassingen wordt gestreefd naar een standaardisatie binnen Quadraam. Bij onderwijstoepassingen (of digitale leermiddelen) is de school bepalend.

1.2.5 Projectomschrijving De gewenste dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Het als dienst afnemen van een centrale IT-voorziening (hoofdstuk 7): ⋅

Applicatiedistributie en technisch applicatiebeheer;

⋅

Centrale dataopslag, back-up en restore;

⋅

Beveiligingsdiensten.

2. Beheer en onderhoud van de IT-voorziening (hoofdstuk 8): ⋅

Beheer werkplekapparatuur;

⋅

IT-beheer op basis van ITIL;

⋅

Helpdesk functie;

⋅

Het uitvoeren van de SPOC (Single Point Of Contact) functie richting externe leveranciers voor: 

Interne LAN/WLAN infrastructuur;



WAN-verbindingen;



Randapparatuur (digiborden, printers, gebouwbeheersystemen, toegangssystemen e.d.);



VoIP.

3. Ontsluiting van de Quadraam omgeving middels een portal (hoofdstuk 9). 4. Transitie/Migratie naar de nieuwe situatie (hoofdstuk 10). Alle Quadraam scholen zijn onderling gekoppeld via een breedband netwerk (WAN). De door de leverancier te leveren dienstverlening dient via dit netwerk te worden ontsloten. Een detailbeschrijving van het WAN is opgenomen in bijlage P.

1.2.6 Projectafbakening Quadraam levert de werkplekapparatuur inclusief de benodigde OS licenties voor de werkplekapparatuur en alle noodzakelijke licenties voor de applicaties. Ook alle overige decentrale apparatuur (printers, scanners, digiborden e.d.) en de volledige LAN/WLAN/WAN-infrastructuur worden door Quadraam aangeschaft. Quadraam blijft ook eigenaar van deze producten.


pagina 9 van 95

1 van 0


De dienstverlener voorziet in en blijft eigenaar van alle overig noodzakelijke harden software (zoals datacenter faciliteiten) welke benodigd zijn voor het realiseren van de dienstverlening.

1.2.7 Leeswijzer Deze offerteaanvraag bevat een hoofdtekst (dit document) en bijlagen. De hoofdtekst bestaat uit de volgende onderdelen: In hoofdstuk 2 ‘Aanbestedingsvoorwaarden’ worden de voorwaarden beschreven die naast het “Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten” (BAO) van toepassing zijn op deze aanbesteding. In hoofdstuk 3 ‘Beoordelingsmethode’ wordt de methode beschreven die Quadraam zal hanteren bij het beoordelen van de Inschrijvingen en de daarbij gehanteerde Minimumeisen en Gunningscriterium. In hoofdstuk 4 ‘Uitsluitingsgronden en Minimumeisen’ worden de Uitsluitingsgronden en Minimumeisen opgesomd die van toepassing zijn. Deze zijn gebaseerd op het “Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten” (BAO). In hoofdstuk 5 en 6 schetsen de huidige omgeving en de gewenste situatie op hoofdlijnen. Het Programma van Eisen is ondergebracht in de hoofdstukken 7 (Centrale IT-voorziening), 8 (Beheer en onderhoud), 9 (Portal) en 10 (Transitie, Migratie en acceptatie). De bijlagen vormen de basis waarop de Inschrijver zijn Inschrijving dient te baseren. Bijlagen A t/m J: bevatten diverse modellen die door de Inschrijver moeten worden gebruikt bij het opstellen van de Inschrijving. Bijlage K, Prijzenoverzicht: in deze bijlage wordt het model opgegeven dat de Inschrijver dient te hanteren bij het uitwerken van zijn financieel aanbod. Bijlage L bevat de concept raamovereenkomst. Bijlage M beschrijft de huidige ICT omgevingen per school. Bijlage N beschrijft de architectuurprincipes. Bijlage O beschrijft de locatieontwikkeling en leerlingaantallen. Bijlage P beschrijft het WAN. Bijlage Q beschrijft de apparatuur die voor inruil in aanmerking komt.


pagina 10 van 95

1 van 0


1.3

Instructies en vragenlijst Inschrijving Dit hoofdstuk is samengesteld ter ondersteuning van de Inschrijver bij het tot stand komen van een kwalitatief goede Inschrijving. Het volgen van de instructies en de vragen in dit hoofdstuk biedt Quadraam de gelegenheid de Inschrijvingen snel en objectief te kunnen beoordelen. Het is in het belang van beide partijen dat de instructies en vragen nauwkeurig en in de aangegeven volgorde worden opgevolgd. 1

Graag starten met een algemene aanbiedingsbrief met daarin een korte samenvatting van de Inschrijving.

2

U dient akkoord te gaan met de voorwaarden zoals benoemd in hoofdstuk 2. Graag een verklaring hieromtrent onder Tabblad 1 van uw Inschrijving plaatsen.

3

De in hoofdstuk 4 gevraagde bewijsstukken dienen onder Tabblad 2 van de Inschrijving te worden geplaatst. Binnen deze tab dient tevens de in het hoofdstuk gehanteerde onderverdeling te worden gehanteerd.

4

Bij de beantwoording van het gestelde in het Programma van Eisen (hoofdstuk 7, 8, 9 en 10) dient u gebruik te maken van de conformiteittabel (bijlage J). Een verdere toelichting is opgenomen in paragraaf 3.4. U dient uw antwoorden op hoofdstuk 5 onder Tabblad 3 van uw Inschrijving te plaatsen.

5

In bijlage L is de concept raamovereenkomst opgenomen. De inkoopvoorwaarden van Quadraam kunt u vinden op de website van Quadraam: http://www.quadraam.nl/showsite.asp?map_id=8564. U dient bij inschrijving onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de Inkoopvoorwaarden en raamovereenkomst. Voor de verdere procedure verwijzen wij u naar paragraaf 2.5 sub 8 en 9. U dient onder Tabblad 4 van uw Inschrijving een verklaring te plaatsen waarin u onvoorwaardelijk akkoord gaat met de Inkoopvoorwaarden en de raamovereenkomst.

6

U dient het prijsmodel zoals opgenomen in bijlage K conform het gevraagde in te vullen, waarbij de structuur van het model wordt gehanteerd. U dient het prijsmodel onder Tabblad 5 van uw Inschrijving te plaatsen.

7

U dient alle relevante folders en beschrijvingen die u Quadraam niet wilt onthouden onder Tabblad 6 van uw Inschrijving te plaatsen.

8

U dient een concept plan van aanpak voor de Transitie, Migratie en acceptatie, met daarin minimaal benoemd hetgeen vermeld staat in hoofdstuk 10, onder Tabblad 7 van uw Inschrijving te plaatsen.

9

U dient een conceptplanning onder Tabblad 8 van uw Inschrijving te plaatsen.


pagina 11 van 95

1 van 0


2

Aanbestedingsvoorwaarden Bij het volgen van de in deze Offerteaanvraag beschreven procedure zijn de in dit hoofdstuk genoemde voorwaarden van toepassing. Door het doen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met het bepaalde in deze Offerteaanvraag. Indien de Inschrijver afwijkt van deze aanbestedingsvoorwaarden, zal Quadraam de Inschrijving ongeldig verklaren en terzijde leggen.

2.1

Indienen van de Inschrijving 1

De uiterste inleverdatum van de Inschrijving is op:

17 september 2012 om 12.00 uur De Inschrijving dient te worden aangeleverd op het onderstaande adres: Stichting Quadraam T.a.v. Esther Thoonen Saturnus 7 6922 LX Duiven Hiervoor gelden de volgende kantoortijden: 09.00-17.00 uur. 2

Inschrijvingen die na het in punt 1 genoemde tijdstip worden ontvangen, worden ongeopend terzijde gelegd.

3

Bij de ontvangst van de Inschrijving zal Quadraam een ontvangstbewijs afgeven, waarop in ieder geval wordt aangegeven het aantal enveloppen c.q. pakketten dat is afgeleverd, de dag, de datum, het tijdstip van ontvangst en de namen en handtekeningen van zowel de ontvangende als de aanbiedende persoon.

4

Het risico van postbezorging bij Quadraam na de uiterste inleverdatum berust uitdrukkelijk bij de Inschrijver.


pagina 12 van 95

1 van 0


2.2

De vorm van de Inschrijving 1

De Inschrijver wordt verzocht de Inschrijving vergezeld van een door een daartoe bevoegde functionaris ondertekende aanbiedingsbrief in drievoud op papier, bestaande uit één origineel en twee kopieën, alsmede in enkelvoud op een gangbaar digitaal medium (bijvoorbeeld cd-rom, USB-stick) in pdf-formaat aan te leveren. Bij verschillen tussen de papieren exemplaren en die op de CD-ROM is het originele papieren exemplaar bepalend.

2

De originele Inschrijving en de kopieën dienen te worden aangeleverd in een ringband met een losbladig systeem.

3

De Inschrijving dient geheel te worden aangeleverd in een gesloten envelop of pakket. Op de buitenenvelop mogen geen kenmerken van de afzender staan of andere kenmerken die tot een herkenning van de afzender aanleiding kunnen geven. De enveloppen dienen duidelijk te zijn voorzien van het opschrift ‘Vertrouwelijk, alleen te openen door geadresseerde, niet door receptie of postkamer’.

4

Iedere pagina dient te zijn geparafeerd door een daartoe bevoegde persoon. De kopieën dienen afdrukken te zijn van de originele geparafeerde versie. De bevoegdheid om de Inschrijving te ondertekenen en te paraferen dient te blijken uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Mocht een ander persoon worden gemachtigd om de Inschrijving en bijbehorende stukken te ondertekenen, dan dient u een door een tekenbevoegd persoon getekende schriftelijke volmacht toe te voegen aan uw Inschrijving.

5

Bij de Inschrijving dient een inhoudsopgave aanwezig te zijn waarin wordt aangegeven uit welke delen en bijlagen de Inschrijving bestaat.

6

Elke pagina, bijlage en tekening van de Inschrijving dient te zijn voorzien van de handelsnaam van de Inschrijver, de projectnaam (IT-dienstverlening) en de datum.

7

De taal waarin de Inschrijving is opgesteld en waarin alle correspondentie plaatsvindt, is de Nederlandse taal. De Inschrijving mag vergezeld gaan van bijlagen zoals informatie van de producent over bepaalde producten of diensten, in de Nederlandse of Engelse taal. Eventuele mondelinge verduidelijkingen moeten in de Nederlandse taal kunnen worden gegeven.

8

Bijlagen mogen alleen worden toegevoegd als duidelijk wordt verwezen naar de eis, de wens en/of de vraag waarop de bijlage betrekking heeft. Tevens dient, indien de bijlage een uittreksel of kopie is, onmiskenbaar te worden aangegeven welk deel van de tekst behoort bij de gestelde eis, wens en/of vraag.


pagina 13 van 95

1 van 0


9

Er dient strikt op basis van het gevraagde een Inschrijving te worden opgesteld. Varianten zijn uitdrukkelijk niet toegestaan.

2.3

Communicatie en informatieverstrekking 1

Quadraam zal het contact met de Inschrijver laten verlopen via een door de Inschrijver uit zijn midden aangewezen contactpersoon of diens plaatsvervanger. Beiden dienen volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn om namens de Inschrijver op te kunnen treden.

2

De namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van de contactpersoon en zijn/haar plaatsvervanger dienen in de Inschrijving te worden vermeld.

3

Quadraam

zal

het

contact

met

de

Inschrijver

laten

verlopen

via

het

managementadviesbureau Expanding Visions BV middels [email protected]. 4

Nadere inlichtingen over de offerteaanvraag worden tot 3 september 2012 uur verstrekt op voorwaarde dat daarom binnen een redelijke termijn voor het verstrijken van de uiterste termijn waarop Inschrijvingen kunnen worden ingediend om is verzocht. Informatie wordt wekelijks gepubliceerd op www.ev.nl/quadraam. Op verzoek van de Inschrijver kan voornoemde informatie schriftelijk worden verzonden.

5

Verzoeken tot nadere inlichtingen worden zo spoedig mogelijk behandeld. Mede gelet op de vakantieperiode heeft Quadraam reeds een tweetal data voor beantwoording van vragen middels een Nota van Inlichtingen opgenomen in de voorlopige planning. Alle vragen dienen via e-mail te worden ingediend via [email protected]. De antwoorden op deze vragen worden iedere vrijdag op de projectwebsite www.ev.nl/quadraam geplaatst. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan mondelinge uitspraken. Contact opnemen met anderen dan de aangegeven contactpersoon wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken de Inschrijver daarom alleen via het genoemde e-mailadres te communiceren.

2.4

Commerciële condities 1

Alle prijzen dienen in euro’s inclusief btw te worden vermeld. De afgegeven prijzen dienen betrekking te hebben op alle door de Inschrijver in het kader van deze offerteaanvraag te leveren goederen en/of overige te verrichten prestaties.

2

De Inschrijving dient een geldigheid van minimaal 60 dagen te hebben, gerekend vanaf de uiterste inleverdatum. Indien de besprekingen met de winnende Inschrijver waarin de afstemming van de bij de eventuele Gunning af te sluiten overeenkomst plaatsvindt meer tijd dan vooraf geschat was vergt, zal de geldigheidsduur stilzwijgend worden verlengd voor de duur van deze besprekingen. Indien rechtsmiddelen worden aangewend vóór het


pagina 14 van 95

1 van 0


moment van definitieve Gunning zal de gestanddoeningstermijn stilzwijgend worden verlengd tot twee weken na uitspraak van het rechterlijke vonnis. 3

De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van de Inschrijver dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn niet van toepassing.

4

Alle kosten van Inschrijving als gevolg van deelname aan deze aanbestedingsprocedure zijn voor rekening van de Inschrijver.

2.5 Algemene aanbestedingsvoorwaarden 1

Door het accepteren van een opdracht verplicht de Inschrijver zich om aan de gevraagde levering, dienstverlening en uitvoering van werkzaamheden zoals gesteld in de offerteaanvraag te voldoen, inclusief de daarin gestelde specificaties.

2

De Inschrijving is onherroepelijk en zonder voorbehoud.

3

Door het niet inwinnen van schriftelijke inlichtingen acht de Inschrijver deze offerteaanvraag en de bijbehorende bijlage(n) voldoende uitvoerig en toereikend.

4

Het niet-voldoende inspelen op of foutief interpreteren van de door Quadraam aangereikte informatie kan nooit aanleiding zijn tot vertraging van de aanbesteding of verrekening van kosten.

5

De aanbestedingsdocumenten (waaronder deze Offerteaanvraag inclusief de Bijlagen) zijn met grote zorgvuldigheid opgesteld. Mocht u echter constateren dat het document of de gevolgde procedure onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken of strijdigheden met het BAO bevat dan bent u gehouden hiervan onverwijld, doch uiterlijk binnen vijftien dagen na ontvangst van het desbetreffende aanbestedingsdocument, schriftelijk melding te doen aan de contactpersoon van Quadraam. Als een Inschrijver niet tijdig op de voorgeschreven wijze Quadraam heeft geattendeerd, heeft die Inschrijver daarmee ieder recht jegens Quadraam verspeeld voor zover verband houdende met de vermeende onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken of strijdigheden met het BAO. U dient hier derhalve tijdig aandacht te besteden aan hetgeen is opgenomen in de desbetreffende aanbestedingsdocumenten en zich zo nodig te laten adviseren.

6

De Inschrijver dient volledige geheimhouding te betrachten naar derden met betrekking tot informatie die betrekking heeft op deze offerteaanvraag. De gedurende deze aanbesteding verkregen informatie mag Uitsluitend ten behoeve van de realisatie van het uitbrengen van een Inschrijving naar aanleiding van deze aanbesteding worden gebruikt. Indien Quadraam gegronde redenen heeft om hieraan te twijfelen, kan Quadraam besluiten dat Inschrijver van verdere deelname aan de procedure wordt uitgesloten.


pagina 15 van 95

1 van 0


7

Indien door de Inschrijver gebruik wordt gemaakt van een onderaannemer of van personeel ingehuurd bij derden, wordt de Inschrijver geacht dit kenbaar te maken onder vermelding van de bedrijfsnaam, het aantal mensen dat wordt ingehuurd en de werkzaamheden die door derden worden uitgevoerd.

8

De bijgevoegde concept raamovereenkomst is in dit stadium nadrukkelijk nog geen aanbod tot het aangaan van een overeenkomst. De Inschrijver dient bij Inschrijving onvoorwaardelijk in te stemmen met de definitieve raamovereenkomst.

9

In verband met het onvoorwaardelijk instemmen met de Inkoopvoorwaarden en de raamovereenkomst is het belangrijk dat u deze documenten zorgvuldig leest en uw vragen, opmerkingen en eventuele nieuwe of alternatieve teksten uiterlijk 28 augustus 2012 voor 17.00 per e-mail indient bij de in paragraaf 2.3 genoemde contactpersoon. Alternatieve en nieuwe teksten dienen gemotiveerd te worden ingediend. Gebeurt dit niet, dan is Quadraam niet of onvoldoende in staat om te beoordelen of de bestaande Inkoopvoorwaarden en raamovereenkomst wel/niet gewijzigd moeten worden dan wel nieuwe teksten als dan niet worden gehonoreerd. Quadraam zal alle vragen, opmerkingen en alternatieve teksten zorgvuldig bestuderen en besluiten of de Inkoopvoorwaarden en raamovereenkomst gewijzigd moet worden. De wijzigingen worden opgenomen in de laatste Nota van Inlichtingen zodat voor alle Inschrijvers duidelijk is waar zij onvoorwaardelijk mee in dienen te stemmen.

2.6

Toepasselijk recht en geschillen De verhouding tussen Quadraam en Inschrijver wordt uitsluitend beheerst door het Nederlandse recht. Een vordering in verband met enige handeling en/of beslissing van Quadraam in het kader van deze aanbesteding – daaronder begrepen bekendmakingen of het stellen van voorschriften in de aanbestedingsdocumenten, beslissingen tot selectie van Inschrijver en/of gunningsvoornemens – dient aanhangig te zijn gemaakt bij de Voorzieningenrechter te Arrondissement Arnhem binnen 15 dagen na verzending van bekendmaking daarvan aan Inschrijver of, bij gebreke van zo'n bekendmaking, binnen 15 dagen nadat Inschrijver met de desbetreffende handeling en/of beslissing van Quadraam bekend werd of redelijkerwijs bekend had moeten zijn. Indien niet tijdig en op deze wijze een vordering aanhangig is gemaakt, vervalt elk recht van de Inschrijver om ten aanzien van de desbetreffende handeling en/of beslissing een vordering tegen Quadraam in te stellen. Het voorgaande geldt niet met betrekking tot vorderingen in een bodemprocedure die zien op vergoeding van schade door Quadraam. Dergelijke vorderingen dienen binnen 30 dagen nadat Inschrijver met de handeling en/of beslissing waarop de vordering is gebaseerd bekend werd of redelijkerwijs bekend had moeten zijn, aanhangig zijn gemaakt bij de bevoegde rechter te


pagina 16 van 95

1 van 0


Arrondissement Arnhem bij gebreke waarvan elk recht van Inschrijver vervalt om ten aanzien van de desbetreffende handeling en/of beslissing zo'n vordering jegens Quadraam in te stellen.

2.7

Karakter termijnen Tenzij de aanbestedingsdocumenten uitdrukkelijk anders bepalen zijn de daarin aan Inschrijver gestelde termijnen (waaronder die voor het stellen van vragen, het indienen van een Inschrijving, het doen van een Inschrijving en het stellen van vorderingen) fatale termijnen. Bij overschrijding ervan treedt verval van recht in.

2.8

Afbreken/wijzigen aanbesteding Quadraam behoudt zich het recht voor om niet tot gunning over te gaan en/of de aanbesteding tussentijds te beëindigen. Quadraam behoudt zich het recht voor de wijze waarop de aanbesteding zal verlopen aan te passen. Quadraam behoudt zich het recht voor om informatie in de aanbestedingsdocumenten aan te vullen en/of te wijzigen.


pagina 17 van 95

1 van 0


2.9

Voorlopige planning Voorlopige planning

Week

Datum 20-07-2012

Activiteit Versturen van de aankondiging van de aanbesteding naar het EGbureau. Deadline stellen van vragen door Inschrijvers t.b.v eerste Nota van

30-07-2012

Inlichtingen.

03-08-2012

Eerste Nota van Inlichtingen Deadline stellen van vragen door Inschrijvers t.b.v. laatste Nota van

28-08-2012

Inlichtingen.

03-09-2012

Laatste Nota van Inlichtingen.

10-09-2012

Sluitingsdatum (12.00 uur).

Week 37

Beoordeling Inschrijvingen. 13-09-2012

Verzenden vragen.

17-09-2012

Deadline beantwoording (12.00 uur).

Week 38

Vaststelling gunningsbesluit 21-09-2012

Week 39

Verzending gunningsbeslissing en afschrijvingsbrieven Toelichtende gesprekken met de afvallers. Afstemmingsbesprekingen over de bij een eventuele Gunning af te

Week 39/40

sluiten overeenkomsten. 08-10-2012

Einde wachttijd ex art. 55 lid 2 BAO.

08-10-2012

Definitieve Gunning.

09-10-2012

Ondertekenen contract

Week 41

Verzending melding gegunde opdracht aan Inschrijvers.

Week 41

Indienen “Publicatie van gegunde opdracht”. 10-10-2012

Start transitie traject met IT Dienstverlener

De bovenstaande planning dient te worden beschouwd als een doelplanning en is voor betreft de onderdelen na de uiterste inleverdatum van de Inschrijving aan veranderingen onderhevig. Aan deze planning kunnen derhalve geen rechten worden ontleend.


pagina 18 van 95

1 van 0


2.10 Verificatie van verstrekte informatie Quadraam houdt zich het recht voor om alle verstrekte informatie te (laten) verifiëren, door middel van bijvoorbeeld bedrijfsbezoeken, door het inwinnen van nadere informatie en het verkrijgen van inzicht in de te leveren producten en diensten. Door het indienen van een Inschrijving stemt u hiermee in. U stemt er tevens mee in om in voorkomend geval actief mee te werken aan de verificatie van verstrekte informatie, bij gebreke waarvan Quadraam gerechtigd is de Inschrijving (alsnog) ongeldig te verklaren en terzijde te leggen. Indien op enig moment blijkt dat een Inschrijver onjuiste informatie heeft verschaft, wordt die Inschrijver in de regel uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding.

2.11 Hertoetsing vóór Gunning Quadraam behoudt zich het recht voor om voordat zij een voorlopige Gunningsbeslissing neemt de door de Inschrijver verstrekte bewijsmaterialen (opnieuw) te toetsen. Indien blijkt dat de Inschrijver op het moment van toetsing niet (meer) voldoet aan de gestelde Minimumeisen dan wel dat één van de gehanteerde Uitsluitingsgronden van toepassing is, zal de Inschrijving (alsnog) ongeldig worden verklaard en terzijde worden gelegd.

2.12 Beroep op bekwaamheid Het is de Inschrijver toegestaan om zich te beroepen op de draagkracht en/of bekwaamheid van andere natuurlijke personen of rechtspersonen. Zie hiervoor Bijlage H en Bijlage I.

2.13 Bewijsstukken De gevraagde bewijsstukken worden vertrouwelijk behandeld. De bescheiden kunnen, indien gewenst, binnen twee weken na het afronden van de aanbestedingsprocedure worden afgehaald bij Quadraam.

2.14 Onderaanneming In geval van hoofd/onderaanneming geldt de hoofdaannemer als Inschrijver. De Inschrijver is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving inclusief alle door de onderaannemers in te vullen en te ondertekenen documenten. De Inschrijver dient in het geval van onderaanneming aan te geven welk deel van de opdracht aan wie in onderaanneming wordt gegeven. In dat geval geldt met betrekking tot het voldoen aan de Geschiktheidseisen het volgende:


pagina 19 van 95

1 van 0


Bijlage A ‘Bedrijfsgegevens’:

Alle betrokken partijen (dus hoofdaannemer en zijn onderaannemers) moeten deze verklaring invullen en inleveren en hierop aangeven dat sprake is van een Inschrijver met onderaannemer(s), alsook wat de hoedanigheid is van de desbetreffende betrokken partij. De Inschrijver is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

Bijlage B ‘Dwingende Uitsluitingsgronden’:

Deze verklaring inclusief bijbehorende bewijsmiddelen dienen door alle betrokken partijen (dus hoofdaannemer en zijn onderaannemers) afzonderlijk te worden ingevuld en ingeleverd. De Inschrijver is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

Bijlage C ‘Uitsluitingsgronden’:

Deze verklaring inclusief bijbehorende bewijsmiddelen dienen door alle betrokken partijen (dus hoofdaannemer en zijn onderaannemers) afzonderlijk te worden ingevuld en ingeleverd. De Inschrijver is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

Bijlage D ‘Bewijs van Inschrijving in nationaal beroepsregister’:

Het gevraagde bewijsmiddel dient door de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd.

Bijlage E ‘Financiële en economische draagkracht ex artikel 48 BAO’:

Deze verklaring dient door de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd met daarbij de vermelding ten aanzien van welke onderdelen een beroep wordt gedaan op middelen van een onderaannemer.

Bijlage F ‘Holdingverklaring’:

Deze verklaring dient door de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd.

Bijlage G ‘Referenties’:

Deze verklaring dient door de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd met daarbij de vermelding ten aanzien van welke onderdelen een beroep wordt gedaan op middelen van een onderaannemer.


pagina 20 van 95

1 van 0


Bijlage H ‘Omschrijving onderaanneming’:

Deze dient door de Inschrijver te worden ingeleverd.

Bijlage I ‘Verklaring bereidheidstelling beroep op middelen’:

Deze verklaring dient te worden ingevuld en ingeleverd door de Inschrijver en de onderaannemers op wiens middelen de Inschrijver een beroep doet in het kader van deze aanbesteding.

De Inschrijver dient zorg te dragen voor de volledige en juiste aanlevering van de gevraagde relevante bescheiden door de betrokken onderaannemer. Als op het moment van Inschrijving de onderaannemer nog niet bekend is en de Inschrijver wenst (delen van de) opdracht toch in onderaanneming te geven, moeten teneinde Quadraam in staat te stellen of zij akkoord gaat met de voorgestelde onderaannemer(s), genoemde relevante bescheiden op het moment van gunnen overlegd worden m.u.v. de ‘Omschrijving Onderaanneming’. Deze dient bij de Inschrijving aanwezig te zijn en in voorkomende gevallen te zijn voorzien van de opmerking ‘nog niet bekend’. Indien een Inschrijver eenmaal is geselecteerd (mede) op basis van conformiteit met de gestelde Uitsluitingsgronden van zijn onderaannemer(s) en een onderaannemer op enig moment wegvalt, dient de Inschrijver dat op de kortst mogelijke termijn schriftelijk aan Quadraam te berichten. Indien de Inschrijver, ter vervanging van de weggevallen onderaannemer, een nieuwe onderaannemer voorstelt, moet Quadraam te allen tijde toestemming geven voor het inzetten van de voorgestelde onderaannemer. Indien de (nieuwe) Combinatie hoofdaannemer/onderaannemer niet meer voldoet aan één van de Minimumeisen, dan wordt de Inschrijving terzijde gelegd. Het wegvallen en/of wisselen van een onderaannemer mag er verder nooit toe leiden dat rangorde van geselecteerde Inschrijvers wijzigt.

2.15 Inschrijving als Combinatie In geval van een Combinatie dient, voorafgaand aan het indienen van de Inschrijving, de penvoerder van de Combinatie te worden vastgesteld. De penvoerder dient tevens alle relevante Bijlagen te ondertekenen en is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving. Indien de Inschrijver voornemens is een Combinatie te vormen, dan geldt met betrekking tot het voldoen aan de Geschiktheideisen het volgende: Bijlage A ‘Bedrijfsgegevens’:

Alle Combinanten moeten deze verklaring invullen en inleveren en hierop aangeven dat men een Combinatie vormt met anderen. Ook de naam van de andere Combinanten dient vermeld te worden.


pagina 21 van 95

1 van 0


Tevens dient te worden aangegeven wie de penvoerder is namens de Combinatie. De penvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving. Bijlage B ‘Dwingende Uitsluitingsgronden’:

Deze verklaring inclusief bijbehorende bewijsmiddelen dienen door alle Combinanten afzonderlijk te worden ingevuld en ingeleverd. De penvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

Bijlage C ‘Uitsluitingsgronden’:

Deze verklaring inclusief bijbehorende bewijsmiddelen dienen door alle Combinanten afzonderlijk te worden ingevuld en ingeleverd. De penvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

Bijlage D ‘Bewijs van Inschrijving in nationaal beroepsregister’:

Het gevraagde bewijsmiddel dient door alle Combinanten afzonderlijk te worden ingeleverd. De penvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

Bijlage E ‘Financiële en economische draagkracht ex artikel 48 BAO’:

Deze dient door alle partijen afzonderlijk namens de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd. Gezamenlijk moet worden voldaan aan de gestelde Minimumeisen. De penvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

Bijlage F ‘Holdingverklaring’:

Deze dient door alle Combinanten afzonderlijk te worden ingeleverd. De penvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

Bijlage G ‘Referenties’:

Deze verklaring inclusief bijbehorende bewijsmiddelen dient door alle Combinanten afzonderlijk namens de Inschrijver te worden ingeleverd. Gezamenlijk moet worden voldaan aan de gestelde Minimumeisen. De penvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.


pagina 22 van 95

1 van 0


Bijlage H ‘Omschrijving onderaanneming’:

Deze opgave inclusief bijbehorende bewijsmiddelen dient door alle Combinanten afzonderlijk namens de Inschrijver te worden ingevuld en ingeleverd. Gezamenlijk moet worden voldaan aan de gestelde Minimumeisen. De penvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

Bijlage I ‘Verklaring bereidheidstelling beroep op middelen’:

Deze verklaring dient door alle Combinanten afzonderlijk te worden ingevuld en ingeleverd. De penvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van één gezamenlijke Inschrijving.

De afzonderlijke leden van een Combinatie verklaren door Inschrijving dat zij hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de volledige en correcte nakoming van alle verbintenissen jegens de Aanbestedende Dienst. Quadraam wil in dat kader vooropstellen dat de dienstverlening zal worden vervat in één overeenkomst. In die overeenkomst zal worden vastgelegd dat gedurende de looptijd van de overeenkomst slechts één van de Combinanten zal fungeren als feitelijk en juridisch aanspreekpunt voor alle aspecten van de dienstverlening. Het zijn van juridisch aanspreekpunt laat voornoemde hoofdelijke aansprakelijkheid onverlet. Met andere woorden, de desbetreffende Combinant is - zolang Quadraam daarvoor kiest - de enige gesprekspartner van Quadraam voor de uitvoering van het contract. De desbetreffende Combinant kan in geval van een tekortkoming in de nakoming dan ook - zolang Quadraam er voor kiest de woordvoerder-Combinant daarop aan te spreken - geen beroep doen op zijn afhankelijkheid van de andere Combinanten. De penvoerder van de Combinatie dient zorg te dragen voor de volledige en juiste aanlevering van de gevraagde bescheiden door de betrokken Combinanten. Indien de Inschrijving van een Inschrijver (mede) op basis van conformiteit met de gestelde Uitsluitingsgronden van zijn Combinant(en) wordt beoordeeld en een Combinant op enig moment wegvalt, dient de Inschrijver dat op de kortst mogelijke termijn schriftelijk aan Quadraam te berichten. Indien de Inschrijver, ter vervanging van de weggevallen Combinant, een nieuwe Combinant voorstelt, moet Quadraam te allen tijde toestemming geven voor het inzetten van de voorgestelde Combinant. Indien de (nieuwe) Combinatie niet meer voldoet aan één van de Minimumeisen en/of Geschiktheideisen dan wel een Uitsluitingsgrond op de betreffende Combinant van toepassing is, wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en terzijde gelegd. Het wegvallen en/of wisselen van een Combinant mag er verder nooit toe leiden dat de rangorde van geselecteerde Inschrijvers wijzigt.


pagina 23 van 95

1 van 0


2.16 Meerdere Inschrijvingen Ten aanzien van het doen van of betrokken zijn bij meerdere Inschrijvingen hanteert Quadraam de volgende voorschriften: •

Het is Ondernemers niet toegestaan meerdere Inschrijvingen in te dienen of daarbij betrokken te zijn in de zin dat beroep wordt gedaan op de middelen van die Ondernemer, ongeacht of dit als Inschrijver, onderaannemer of Combinant gebeurt.

•

In uitzondering op het voorschrift geldt dat het een Ondernemer wel is toegestaan als Inschrijver of als Combinant een Inschrijving in te dienen en tevens betrokken te zijn bij het doen van één andere Inschrijving in de zin dat beroep wordt gedaan op de middelen van die Ondernemer en/of dat die Ondernemer fungeert als onderaannemer van een andere Inschrijver.

•

In uitzondering op het voorschrift geldt dat het een Ondernemer wel is toegestaan betrokken te zijn bij het doen van een Inschrijving in de zin dat beroep wordt gedaan op de middelen van die Ondernemer en/of dat die Ondernemer fungeert als onderaannemer van een andere Inschrijver en vervolgens op dezelfde wijze nogmaals betrokken te zijn bij één andere Inschrijving.

•

Per Concern mogen er slechts twee Ondernemers een Inschrijving indienen of daarbij betrokken zijn in de zin dat beroep wordt gedaan op de middelen van die Ondernemers, ongeacht of dit als Inschrijver, onderaannemer of Combinant gebeurt. Deze 'Concernbeperking' geldt niet voor zover de desbetreffende Ondernemers kunnen aantonen dat de desbetreffende Inschrijvingen (drie of meer) en eventuele latere Inschrijvingen zonder vervalsing van de mededinging tot stand zijn gekomen.


pagina 24 van 95

1 van 0


3

Wijze van beoordeling

3.1

Algemeen De Inschrijving dient aan alle eisen en voorwaarden uit de Offerteaanvraag te voldoen. Een Inschrijving die niet voldoet aan alle daaraan gestelde eisen en voorwaarden zal in de regel door Quadraam ongeldig worden verklaard en buiten beschouwing worden gelaten. Quadraam is gerechtigd, maar niet gehouden, een Inschrijver om aanvulling van zijn Inschrijving of anderszins om nadere informatie te verzoeken.

3.2

Gunningscriterium Quadraam hanteert als Gunningscriterium het criterium “economisch meest voordelige Inschrijving”.

3.3

Beoordelingsmethode De Inschrijvingen worden vanaf het moment van verstrijken van de uiterste termijn voor indiening in vijf stappen beoordeeld: Stap 1:

In de eerste stap wordt gecontroleerd of alle documenten in de Inschrijving volledig

en correct zijn aangeleverd. Indien de Inschrijving niet volledig en correct is aangeleverd, behoudt Quadraam zich het recht voor de Inschrijving ongeldig te verklaren en terzijde te leggen. Stap 2:

Indien de Inschrijving in stap 1 niet terzijde is gelegd, start de tweede stap van de

Beoordeling. Quadraam toetst of de Inschrijver de bewijsstukken ten aanzien van de Uitsluitingsgronden heeft overlegd, en toetst de bewijsstukken aan de Uitsluitingsgronden die zijn geformuleerd in hoofdstuk 4. Indien aan één of meer Uitsluitingsgronden wordt voldaan wordt Inschrijver uitgesloten van deelname. Stap 3:

Als de Inschrijver niet is uitgesloten van deelname, start de derde stap van de

Beoordeling. Quadraam toetst of de Inschrijver voldoet aan de gestelde Minimumeisen ten aanzien van de geschiktheid van de Inschrijver die zijn geformuleerd in hoofdstuk 4. Indien de Inschrijver niet voldoet aan de gestelde Minimumeisen, wordt de Inschrijving terzijde gelegd. Stap 4:

Indien de Inschrijving in stap 1 niet terzijde is gelegd en aan alle eisen met het

karakter van een Minimumeis wordt voldaan wordt de Inschrijving beoordeeld op basis van Gunnen Op Waarde. In het Programma van Eisen (hoofdstuk 7, 8, 9 en 10) is per item aangegeven of het een Eis, Wens, of Vraag betreft.


pagina 25 van 95

1 van 0


Eis. De eisen hebben het karakter van een minimumeis. De Inschrijver dient in de conformiteittabel (bijlage J) per eis aan te geven dat deze akkoord is. Indien niet wordt voldaan aan een of meerdere eisen in het Programma van Eisen wordt de Inschrijving terzijde gelegd. Wens. De invulling van de wensen (aangegeven met Wens in de conformiteittabel) zullen worden gescoord. Indien het antwoord voldoet aan de wens wordt de meerwaarde gegeven zoals opgevoerd. Vraag. Om inzicht te geven in de te leveren producten en diensten worden er vragen gesteld. De beantwoording van de vragen is vereist. De invulling van de vragen (aangegeven met Vraag in de conformiteittabel) wordt gescoord. De beoordeling van de antwoorden op de vragen vindt plaats door een beoordelingsteam dat wordt samengesteld uit meerdere (materie)deskundigen. Hiervoor wordt een meetinstrument gehanteerd dat gebruik maakt van punten. Per antwoord op een vraag worden punten door de individuele beoordelaars toegekend. Door de individuele beoordelaars kunnen uitsluitend de hierna genoemde hele even aantallen punten en 0 punten worden toegekend. 10 punten: Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de Inschrijver een inhoudelijk relevant, toepasselijk en uitstekend antwoord gegeven dat volledig is gebaseerd op het gevraagde type dienstverlening. Alle elementen en aspecten van de vraag zijn volledig uitgewerkt en inhoudelijk uitstekend en aansprekend beantwoord. De beantwoording sluit volledig aan bij de wens van Quadraam. 8 punten: Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de Inschrijver een inhoudelijk relevant, toepasselijk en goed antwoord gegeven dat gebaseerd is op het gevraagde type dienstverlening. Alle gevraagde elementen zijn uitgewerkt en beantwoord, en sluiten grotendeels aan bij de wens van Quadraam. 6 punten: Naar het oordeel van de beoordelaar gaat de Inschrijver slechts ten dele inhoudelijk relevant in op het gevraagde type dienstverlening en sluit ten dele aan bij de wens van Quadraam. 4 punten: Naar het oordeel van de beoordelaar gaat de Inschrijver maar beperkt inhoudelijk relevant in op het gevraagde type dienstverlening en sluit maar beperkt aan bij de wens van Quadraam. 2 punten: Naar het oordeel van de beoordelaar gaat de Inschrijver zeer beperkt inhoudelijk relevant in op het gevraagde type dienstverlening en sluit maar zeer beperkt aan bij de wens van Quadraam. 0 punten: Geen score, Inschrijver geeft naar het oordeel van de beoordelaar geen antwoord op de vraag, heeft de vraag geheel overgeslagen.


pagina 26 van 95

1 van 0


De beoordeling van de antwoorden is naar het inzicht van de beoordelaars. Ieder lid van het beoordelingsteam beoordeelt de ontvangen Inschrijvingen individueel en kent individueel een score toe aan de antwoorden op de vragen uit de Inschrijvingen. Bij het geven van genoemde score moet de beoordelaar een inhoudelijke beoordeling van het antwoord in de score tot uitdrukking laten komen. Welke score wordt toegekend aan de beantwoording op een vraag is geheel naar het oordeel van de afzonderlijke beoordelaar. Na de individuele beoordeling vindt er een plenaire sessie plaats met alle beoordelaars waarin de scoreresultaten worden doorgenomen. Grote afwijkingen tussen scores onderling worden beargumenteerd doorgesproken en eventueel bijgesteld. Daarna wordt de totaalscore per Inschrijving opgemaakt. Iedere individuele beoordeling telt evenredig mee voor de totaalscore van de Inschrijving. Stap 5:

Na Beoordeling van de Inschrijvingen zal Quadraam een voornemen tot Gunning

meedelen aan de winnende Inschrijver. De overige Inschrijvers zullen in kennis worden gesteld over het voornemen tot Gunning waarbij hen wordt medegedeeld waarom zij niet de winnende Inschrijving hebben uitgebracht. Indien binnen 15 dagen na mededeling van het voornemen tot Gunning geen rechtsmiddelen zijn aangewend, volgt in de regel Gunning door het sluiten van een overeenkomst met de winnende Inschrijver.

3.4

Gunnen op waarde Gunnen op waarde gaat uit van de meerwaarde en de prijs van de Inschrijving. Hierbij wordt de meerwaarde (in €) bepaald aan de hand van wensen en vragen die worden gescoord. Vervolgens wordt de gescoorde meerwaarde in mindering gebracht op de inschrijvingsprijs hetgeen resulteert in de evaluatieprijs. Deze evaluatieprijs is de score die een Inschrijver behaald heeft voor zijn/haar Inschrijving en die aangeeft op welke plaats een Inschrijver in de rangorde geëindigd is. De evaluatieprijs wordt als de behaalde score voor de Inschrijving gecommuniceerd naar de Inschrijvers. De Inschrijving met de laagste evaluatieprijs is de “economisch meest voordelige aanbieding”. De maximaal te behalen meerwaarde (Mw) binnen deze aanbesteding betreft € 660.000,-. De te behalen meerwaarde op de wensen en de vragen is opgenomen in de tabellen van het Programma van Eisen. Voor de wensen geldt dat de exacte te behalen meerwaarde in de tabel is opgenomen. Voor de vragen geldt dat er gewerkt wordt met een puntensysteem (zie paragraaf 3.3). Voorbeeld: indien op een vraag maximaal € 10.000,- aan meerwaarde kan worden behaald en de beoordeling van de beoordelaars leidt tot het cijfer 6 (zie paragraaf 3.3), dan is de behaalde meerwaarde voor deze vraag aldus € 6.000,-.


pagina 27 van 95

1 van 0


Alle behaalde meerwaarde wordt vervolgens bij elkaar opgeteld. Nadat de totale meerwaarde is bepaald kan de Evaluatieprijs (Ep) worden berekend. De Evaluatieprijs (Ep) is de Prijs (P) minus de Meerwaarde (Mw) in €. Als formule: FORMULE: Ep = P – Mw De Inschrijver met de laagste Evaluatieprijs (Ep) is de “economisch meest voordelige Inschrijving”.


pagina 28 van 95

1 van 0


4

Uitsluitingsgronden en Minimumeisen Onderstaand treft u de gehanteerde Uitsluitingsgronden, Minimumeisen en Shortlistcriteria met inbegrip van de daarbij aan te leveren bewijsstukken. U dient deze aan te leveren in de volgorde zoals hieronder is aangegeven. Daar waar om een verklaring wordt gevraagd, dient deze ondertekend te worden door een daartoe bevoegd persoon. In het geval een Inschrijver om moverende redenen niet in staat is de gevraagde bewijsstukken met betrekking tot de financieel economische draagkracht te overleggen kan deze voor dagmaand-jaar een schriftelijk voorstel bij Quadraam indienen met betrekking tot de in dat geval aan Quadraam te overleggen bewijsstukken. Quadraam zal, indien zij met het voorstel akkoord gaat, de voorgestelde bewijsstukken accepteren op grond van art. 48 lid 5 BAO. Indien Quadraam niet met het voorstel akkoord kan gaan, bericht zij de Inschrijver daar binnen 5 dagen schriftelijk over. De letters in onderstaande lijst komen overeen met de bijlagen in deze Offerteaanvraag:

4.1

Uitsluitingsgronden A

Algemene bedrijfsgegevens

De Inschrijver dient de relevante algemene bedrijfsgegevens aan te leveren conform Bijlage A van deze Offerteaanvraag. Deze gegevens moeten in de Inschrijving worden opgenomen als Bijlage A. Indien de Inschrijver de algemene gegevens van de onderneming(en) en contactpersonen niet kan overleggen als gevraagd, wordt de Inschrijver uitgesloten van deelname. B

Dwingende Uitsluitingsgronden ex artikel 45, lid 1 BAO

Ten aanzien van de Inschrijver, onderaannemers en Combinanten mogen geen van de dwingende Uitsluitingsgronden (artikel 45, lid 1 BAO) van toepassing zijn. Voor deze verklaring dient Bijlage B te worden gebruikt. Bij het indienen van deze Eigen Verklaring dient tevens het navolgende officiële bewijsstuk te worden ingediend: Verklaring Omtrent Gedrag rechtspersonen (VOG/rp), afgegeven door de Minister van Justitie. Deze verklaring is aan te vragen bij het Centraal Orgaan Verklaringen Omtrent Gedrag. Het ingediende officiële bewijsstuk, mag niet ouder zijn dan 6 maanden (mits dit de actuele situatie weergeeft) gerekend vanaf de uiterste inleverdatum van de Inschrijving en moet worden bijgevoegd bij Bijlage B. Indien de Inschrijver de verklaring en bewijsmiddelen niet kan overleggen als gevraagd, wordt de Inschrijver uitgesloten van deelname.


pagina 29 van 95

1 van 0


C

Uitsluitingsgronden ex artikel 45 lid 3 BAO

Ten aanzien van de Inschrijver, onderaannemers en Combinanten mogen geen van de Uitsluitingsgronden (artikel 45, lid 3 BAO) van toepassing zijn. Voor deze verklaring dient Bijlage C te worden gebruikt. Bij het indienen van deze Eigen Verklaring dienen tevens de navolgende officiële verklaringen te worden bijgevoegd: •

Non-failliet verklaring afgegeven door de griffier van de Rechtbank in de vestigingsplaats van de betreffende Ondernemer.

•

Verklaring dat voldaan is aan de plicht tot betaling van sociale premies en de geldende belastingen, afgegeven door de Belastingdienst.

De ingediende officiële bewijsstukken, mogen niet ouder zijn dan 6 maanden (mits deze de actuele situatie weergeven) gerekend vanaf de uiterste inleverdatum van de Inschrijving en moeten worden bijgevoegd bij Bijlage C. Indien de Inschrijver de verklaring en bewijsmiddelen niet kan overleggen als gevraagd, wordt de Inschrijver uitgesloten van deelname. D

Inschrijving in het beroeps- of handelsregister ex artikel 47 BAO

De Inschrijver en Combinanten dienen te zijn ingeschreven in het nationale beroepsregister of in het nationale handelsregister. Als bewijs dient een Inschrijving van de onderneming in het nationale beroepsregister of in het handelsregister te worden overlegd. Dit bewijs moet worden bijgevoegd als Bijlage D en mag niet ouder zijn dan 6 maanden (mits deze de actuele situatie weergeeft). Indien de Inschrijver de gevraagde bewijsmiddelen niet kan overleggen, wordt de Inschrijver uitgesloten van deelname.

4.2

Minimumeisen en/of Shortlistcriteria E

Financiële en economische draagkracht ex artikel 48 BAO

De Inschrijver dient te voldoen aan de gestelde Minimumeis ten aanzien van de financiële en economische draagkracht. Deze verklaring moet worden bijgevoegd als Bijlage E. Indien de Inschrijver de gevraagde verklaring niet kan overleggen en/of niet kan voldoen aan de gestelde Minimumeis, wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en terzijde gelegd.


pagina 30 van 95

1 van 0


F

Holdingverklaring

Indien de Inschrijver deel uitmaakt van een holdingmaatschappij en van de jaarcijfers van de bedoelde holdingmaatschappij gebruik maakt bij de verklaring betreffende de financiële en economische draagkracht (Bijlage E), dan dient de holding de verklaring conform Bijlage F van deze Selectieleidraad te ondertekenen ter verklaring dat de holding zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de nakoming van de overeenkomst(en) die Quadraam in voorkomend geval sluit met de Inschrijver. Deze verplichting geldt ook ten aanzien van een Combinatie die voor de vereiste financiële en economische draagkracht (Bijlage E) gebruik maakt van de omzet/jaarcijfers van een holdingmaatschappij waar een van de Combinanten deel van uitmaakt. De verklaring(en) moet(en) in de Inschrijving worden opgenomen als Bijlage F. Indien de Inschrijver de holdingverklaring(en) niet kan overleggen als gevraagd, wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en terzijde gelegd. G

Relevante referenties

De Inschrijver dient de naar zijn mening DRIE meest relevante referenties op te geven (artikel 49, lid 2a/b BAO) van projecten die in het verleden zijn uitgevoerd en niet ouder zijn dan drie jaar. In Bijlage G van deze Offerteaanvraag is aangegeven wat Quadraam onder “relevant” verstaat. Indien de Inschrijver voldoet aan deze eisen, worden de referenties beoordeeld volgens de methodiek zoals beschreven in Bijlage G. De Inschrijver dient hiervoor gebruik te maken van Bijlage G. Quadraam behoudt zich het recht voor om contact op te nemen met de opgegeven referent teneinde de betreffende referentie(s) te verifiëren. De referenties moeten in de Inschrijving worden opgenomen als Bijlage G. Indien de Inschrijver de gevraagde verklaring niet kan overleggen en/of niet kan voldoen aan de gestelde Minimumeisen, wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en terzijde gelegd. H

Onderaanneming

De Inschrijver dient een opgave van het gedeelte van de opdracht dat de Inschrijver desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven (artikel 49, lid 2j BAO) te overleggen. Deze opgave moet in de Inschrijving worden opgenomen als Bijlage N. Indien de Inschrijver geen opgave kan overleggen als gevraagd, wordt de Inschrijving terzijde gelegd.


pagina 31 van 95

1 van 0


I

Verklaring bereidheidstelling beroep op middelen

De Ondernemer die als onderaannemer of Combinant van de Inschrijver optreedt en in het kader van deze aanbesteding middelen ter beschikking stelt, dient een verklaring te overleggen waarin hij verklaart dat de Inschrijver de beschikking heeft over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen (Art. 48 lid 2 en 3, Art. 49 lid 3 en 4 BAO). Deze opgave moet in de Inschrijving worden opgenomen als Bijlage I. Indien de Inschrijver geen verklaring(en) kan overleggen als gevraagd, wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en terzijde gelegd.

4.3

Overzicht Uitsluitingsgronden en Minimumeisen Onderdeel

Aard

Opmerking

Bijlage A: Model bedrijfsgegevens

N.v.t.

N.v.t.

Bijlage B: Verklaring conform artikel 45, lid 1 BAO Bijlage C: Verklaring conform artikel 45, lid 3 BAO Bijlage D: Bewijs van Inschrijving in het nationaal beroepsregister Bijlage E: Model verklaring financiële en economische draagkracht

Uitsluitingsgrond Uitsluitingsgrond Uitsluitingsgrond Minimumeis

Bijlage F: Model holdingverklaring

Minimumeis

Bijlage G: Model meest relevante referenties

Minimumeis

Bijlage H: Omschrijving eventuele onderaanneming Bijlage I: Verklaring bereidheidstelling van bekwaamheid


Minimumwaarde

Minimumwaarde

Minimumeis Minimumeis

pagina 32 van 95

1 van 0


5

Huidige situatie De Quadraam Gelderse onderwijsgroep (kortweg: Quadraam) bundelt dertien VO-scholen met elk een herkenbaar profiel. Samen zorgen zij ervoor dat leerlingen en ouders kunnen kiezen voor een school met een profiel dat past bij hun wensen. Van praktijkschool tot gymnasium of internationale school, van montessorionderwijs tot technasium en van sport- en cultuur- tot bètaprofiel. Zo biedt Quadraam een breed en divers keuzepalet voor elk talent, dat bovendien sterk concurrerend is met het aanbod van andere scholen in de regio. Bij Quadraam werken ruim 1.600 medewerkers die onderwijs geven aan circa 13.000 leerlingen. De huidige IT van Quadraam wordt verzorgd door drie eigen IT-afdelingen: •

IT Liemers College - twee scholen op vijf locaties;

•

Candea College - één school op drie locaties plus het bestuursbureau;

•

Arnhemse scholen - tien scholen uit Elst en Arnhem op elf locaties plus de Service Organisatie.

De scholen hebben elk hun eigen IT-omgeving, die wordt beheerd door de eigen IT-afdelingen. De ondersteuning van de huidige IT-afdelingen is vooral gericht op technische ondersteuning.


pagina 33 van 95

1 van 0


6

Gewenste situatie

6.1

Inleiding Quadraam wenst haar IT-omgeving als dienst te gaan afnemen. Concreet betekent dit dat de uiteindelijke leverancier het beheer van de werkplekken dient uit te voeren en deze te voorzien van de gewenste functionaliteit (applicaties e.d.). Uitgangspunt is dat alle centrale systemen in het datacenter van de leverancier zijn geplaatst en er dus geen servers op de schoollocaties staan. Mogelijke uitzonderingen hierop kunnen toepassingen als media(video)servers zijn. Een specifieke functionaliteit die Quadraam middels deze aanbesteding wenst te realiseren betreft het bieden van een portal. Deze portal zal niet alleen dienen als centrale toegangspoort voor alle gebruikers, maar kan ook worden voorzien van extra functionaliteit zoals applicaties.

6.2

IT-uitgangspunten Quadraam heeft een aantal uitgangspunten gedefinieerd die de basis vormen voor de gewenste dienstverlening en daarmee dit Programma van Eisen: ⋅

Quadraam is een snelle volger met betrekking tot IT-ontwikkelingen.

⋅

Het gebruik van IT moet de investeringen rechtvaardigen.

⋅

IT wordt op een eenduidige wijze geïntegreerd en georganiseerd binnen Quadraam.

⋅

IT moet een vrijheid van werken en leren geven.

Bij ondersteunende en administratieve toepassingen wordt gestreefd naar een standaardisatie binnen Quadraam. Bij onderwijstoepassingen (of digitale leermiddelen) is de school bepalend.

6.3

Relevante ontwikkelingen IT in het onderwijs ondergaat grote wijzigingen. Niet alleen de manier waarop IT wordt toegepast in de klas maar zeker ook de wijze waarop IT, in technische zin, de klas wordt binnengebracht. Applicaties zullen op termijn steeds meer door uitgevers via de ‘cloud’ worden gedistribueerd. In combinatie met vrijelijk toegankelijke internettoepassingen en (methode-)software die lokaal dient te worden geïnstalleerd, vraagt dit om een heterogene ontsluiting van deze toepassingen. Daarnaast is er ook binnen de Quadraam scholen een steeds sterkere roep om leerlingen middels hun eigen PC’s (laptops, tablet) toegang te bieden tot de onderwijstoepassingen. Dit principe wordt ook wel Bring Your Own Device (BYOD) genoemd. Het uitgangspunt “IT moet een vrijheid van werken en leren geven” sluit hier precies op aan. Het principe van BYOD vraagt echter wel om een andere benadering met betrekking tot het ontsluiten van toepassingen voor de leerlingen.


pagina 34 van 95

1 van 0


6.4

Projectomschrijving

6.4.1 Algemeen De gewenste dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Het als dienst afnemen van een centrale IT-voorziening (hoofdstuk 7): ⋅

Applicatiedistributie (inclusief portal) en technisch applicatiebeheer;

⋅


⋅


2. Beheer en onderhoud van de IT-voorziening (hoofdstuk 8): ⋅

Beheer werkplekapparatuur;

⋅

IT-beheer op basis van ITIL;

⋅

Helpdesk functie;

⋅

Het uitvoeren van de SPOC (Single Point Of Contact) functie richting externe leveranciers voor: ⋅


⋅

WAN-verbindingen;

⋅

Randapparatuur (digiborden, printers, gebouwbeheersystemen,

⋅

VoIP.

toegangssystemen e.d.);

3. Ontsluiting van de Quadraam omgeving middels een portal (hoofdstuk 9). 4. Transitie/ Migratie naar de nieuwe situatie (hoofdstuk 10). Alle Quadraam scholen zijn onderling gekoppeld via een breedband netwerk (WAN). De door de leverancier te leveren dienstverlening dient via dit netwerk te worden ontsloten. Een detailbeschrijving van het WAN is opgenomen in bijlage P.

6.4.2 Werkplek Er worden drie soorten werkplekken onderscheiden, met de volgende kenmerken: Type 1: Quadraam PC ⋅

Gestandaardiseerde werkplekapparatuur;

⋅

Aanschaffen door school in overleg met IT-dienstverlener: beperkte keuze;

⋅

Alle applicaties zijn te benaderen;

⋅

Beheer van werkplekapparatuur bij IT-dienstverlener.

Type 2: CYOD PC, Choose Your Own Device ⋅

Gestandaardiseerde werkplekapparatuur;


pagina 35 van 95

1 van 0


⋅

Aanschaffen door leerling / ouders / medewerker: zeer beperkte keuze door school aangereikt;

⋅

Generiek image beschikbaar, zonder onderwijsapplicaties;

⋅

Uitsluitend het beheer generieke image ligt bij de IT-dienstverlener. De IT-dienstverlener zorgt jaarlijks voor de productie en uitrol van het image;

⋅

Geen verder beheer van de werkplekapparatuur;

⋅

Omruil / reservevoorraad door de school geregeld (of een derde partij);

⋅

Alleen internettoegang en daarmee de daar beschikbare applicaties;

⋅

Alleen toegang tot het draadloze netwerk.

Type 3: BYOD PC, Bring Your Own Device PC ⋅

Niet gestandaardiseerde werkplekapparatuur;

⋅

Aanschaffen door leerling / ouders / medewerker: vrije keuze;

⋅

Geen beheer van de werkplekapparatuur;

⋅

Geen omruil / reservevoorraad door school: leerling / ouders volledig verantwoordelijk;

⋅

Alleen internettoegang en daarmee de daar beschikbare applicaties;

⋅

Alleen toegang tot het draadloze netwerk.

De verlangde dienstverlening spitst zich voornamelijk toe op de Quadraam PC (1) en slechts zeer beperkt op de CYOD PC (2). Voor de BYOD werkplek (3) worden geen diensten verwacht van de ITdienstverlener. De in deze Offerteaanvraag opgevoerde eisen en wensen zijn grotendeels gerelateerd aan de Quadraam PC (1). Indien in het vervolg van dit document over werkplek of werkplekapparatuur wordt gesproken wordt de Quadraam PC (1) bedoeld, tenzij nadrukkelijk anders vermeld.

6.4.3 Portal Quadraam wenst voor de ontsluiting van haar IT-omgeving een portal toe te passen. Concreet betekent dit dat het portal vooral als toegangspoort zal dienen. Gebruikers loggen in op het portal en krijgen hierbij toegang tot zowel generieke (Quadraam) als specifieke (school of gebruiker) informatie of toepassingen. Ten aanzien van de managed werkplekken heeft Quadraam geen voorkeur over de wijze waarop de benodigde applicaties worden gedistribueerd naar de Quadraam PC. Dit kan middels het portal maar evengoed via een methodiek waarbij applicaties zonder tussenkomst van de portal op de desktop worden geplaatst. In het laatste geval is de primaire functie van het portal het toegang bieden tot externe (via internet toegankelijke) toepassingen, zoals ELO’s. Tevens biedt het portal een intranetfunctionaliteit.


pagina 36 van 95

1 van 0


6.4.4 Mail- en agendafunctionaliteit Tijdens de transitiefase zullen alle scholen migreren naar Microsoft Live@Edu, of haar opvolger. Uitzondering hierop zijn Produs en Liemers College, want die gebruiken reeds Live@Edu. De Migratie van mail-, agenda-, taken- en contacten-data van medewerkers zijn onderdeel van de opdracht. Mail-, agenda-, taken- en contacten-data van leerlingen worden niet gemigreerd. Het aanmaken van nieuwe accounts van Live@Edu behoort wel tot de opdracht.


pagina 37 van 95

1 van 0


7

Programma van Eisen - centrale IT-voorziening

7.1

Algemeen Item

Vraagstelling

Beoordeling Maximaal te

Prio

Score

behalen waarde 1

Alle te leveren functionaliteit van de totale IT-omgeving dient als

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

dienst te worden geleverd. De Dienstverlener plaatst geen servers op locaties van Quadraam. Mogelijke uitzonderingen hierop kunnen toepassingen als media(video)servers zijn. Alle centrale apparatuur, inclusief media(video)servers, die worden gebruikt om de gevraagde dienst te leveren blijven eigendom van de Dienstverlener. 2

De volledige IT-dienstverlening en alle daarvoor benodigde harden software, noodzakelijke werkzaamheden, inventarisaties en voorzieningen worden geacht te zijn inbegrepen in de Inschrijving. Quadraam draagt zorg voor de benodigde desktop licenties.

3

De Inschrijver dient zich te conformeren aan de architectuurprincipes van Quadraam zoals opgenomen in bijlage N.

4

Het volledige beheer van de totale IT-omgeving, met uitzondering van incidenten, storingen en wijzigingen aan de decentrale hardware, dient door de Dienstverlener op afstand plaats te vinden. Ten behoeve van de als dienst te leveren ITomgeving zullen op de locaties van de aanbestedende dienst geen beheerwerkzaamheden worden uitgevoerd. Hieronder vallen ook alle werkzaamheden die nodig zijn om de dienstverlening aan de wensen van Quadraam aan te passen.

5

Het datacenter van waaruit de dienstverlener zijn diensten

€

35.000,-

Wens

aanbiedt, dient bij voorkeur ISO 27001 (informatiebeveiliging) gecertificeerd te zijn. Punten verdeling: •

Ja = €

•

Nee = €


35.000,0,-

pagina 38 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 6

De Dienstverlener dient onderzoek te verrichten naar de

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

mogelijkheden van het herplaatsen van IT-personeel van Quadraam in haar organisatie. De Dienstverlener dient hiertoe ten minste gesprekken te voeren met de boogde gegadigden. Door het voldoen aan deze eis is de in artikel 17.1 van de Inkoopvoorwaarden van Quadraam bedoelde schriftelijke toestemming tot stand gekomen. 7

Inschrijver dient aan te geven welke gevolgen de toename van het aantal webbased applicaties en daarmee de afname van het aantal applicaties dat op een traditionele manier worden gedistribueerd, voor gevolgen heeft voor de prijsstelling van haar dienstverlening. U dient dit te beschrijven op maximaal één A4-tje.


pagina 39 van 95

1 van 0


7.2 Werkplek Zoals gesteld heeft Quadraam geen voorkeur over de (technische) wijze waarop de noodzakelijke applicaties op de Quadraam PC (type 1) ter beschikking worden gesteld. De leverancier kan dit invullen op de wijze dit het beste past binnen zijn dienstverleningsconcept. Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 21

Wanneer een gebruiker inlogt op de Quadraam PC (type 1),

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

€ 45.000,-

Wens

krijgt de gebruiker de applicaties waarvoor de betreffende persoon rechten heeft. 22

Bij gebruik van de internetbrowser op de Quadraam PC (type 1) dient de startpagina te verwijzen naar het portal (zie hoofdstuk 9).

23

Wanneer een ingelogde gebruiker gedurende een door Quadraam vrij te definiëren tijd geen activiteit uitvoert, dient de betreffende sessie(s) middels wachtwoordbeveiliging te worden geblokkeerd.

24

Na inloggen op de Quadraam PC (type 1) dient de betreffende gebruiker in maximaal 60 seconden te beschikken over de applicaties/functionaliteiten, die naar behoefte kunnen worden gestart.

25

Na inloggen op een werkplek in het Quadraam-netwerk dient de betreffende gebruiker bij voorkeur in minder dan 45 seconden te beschikken over de applicaties/functionaliteiten, die naar behoefte kunnen worden gestart. Punten verdeling: •

Binnen 30 seconden na inloggen beschikt de gebruiker over alle functionaliteiten: €

•

45.000,-

Na 30 seconden, maar binnen 45 seconden na inloggen beschikt de gebruiker over alle functionaliteiten: € 25.000,-

•

Na 45 seconden na inloggen beschikt de gebruiker over alle functionaliteiten: €


0,-

pagina 40 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 26

Gebruikers dienen alle grafische en gevoeligheidsinstellingen van

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

beeld, toetsenbord en muisaanwijzers aan te kunnen passen. Hieronder vallen ook instellingen die van toepassing zijn bij visueel/auditief beperkte gebruikers. 27

Voor multimedia toepassingen waaronder webconferencing en het bekijken van extern aangeboden video content is het noodzakelijk dat de Quadraam PC zonder tussenkomst van de dienstverlener (zelfstandig door de eindgebruiker) te kunnen worden voorzien van de laatste versies van mediaplayers en de noodzakelijke plug-ins.


pagina 41 van 95

1 van 0


7.3

Onderwijs en onderwijsondersteunende applicaties In de eisen en wensen betreffende ‘Applicaties’ wordt een aantal maal verwezen naar de ‘inventarisatielijst’ van applicaties, dit is een lijst met alle huidige in gebruik zijnde applicaties binnen Quadraam. Deze lijst is opgenomen bijlage M ‘Applicatielijst’ van de Offerteaanvraag opgenomen. De in deze paragraaf opgenomen eisen en wensen gelden alleen voor de Quadraam (type 1) PC. Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 51

In bijlage M is de inventarisatielijst van applicaties opgenomen.

N.v.t.

Eis

De Dienstverlener dient 100% van de administratieve applicaties aan te bieden binnen de te leveren dienstverlening. De Dienstverlener dient minimaal 95% van de educatieve applicaties aan te bieden binnen de te leveren dienstverlening. Quadraam draagt zorg voor de benodigde licenties. 52

De Dienstverlener dient het percentage aan te geven van het

€

30.000,-

Wens

aantal educatieve applicaties dat door de Inschrijver wordt aangeboden binnen de te leveren dienstverlening. Punten verdeling:

53

•

99,5% en meer = € 30.000,-

•

Meer dan 98% maar minder dan 99,5% = €

•

Meer dan 95% maar minder dan 98% = €

•

95% of minder = €

20.000,10.000,-

0,-

De registratie en het beheer van licenties (licentiebeheer) zal

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

door de Inschrijver worden uitgevoerd. 54

Scholen dienen individuele keuzes betreffende aanschaf van applicaties gedurende de dienstverleningsperiode te kunnen maken. Deze applicaties dienen alleen voor die specifieke school/groep beschikbaar te zijn.

55

De door de Dienstverlener geboden oplossing voor het aanleveren van applicaties gedurende de dienstverleningsperiode mag op geen enkele wijze de prestatie van de applicatie beperken of aanpassen.

56

Het dient voor Quadraam inzichtelijk te zijn welke gebruiker, welke applicatie en in welke mate welke de applicatie gebruikt worden. Dit overzicht dient per school, bestuursbureau, service organisatie en als totaal beschikbaar te zijn.

57

De Dienstverlener dient te voldoen aan de eisen die CITO stelt bij het kunnen aanbieden van CITO digitale examens door Quadraam.


pagina 42 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

Vraag

0-10

behalen waarde 58

De Dienstverlener dient aan te geven op welke wijze het

€

30.000,-

aanbieden van digitale CITO examens wordt ondersteund. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan: •

59

beschrijving werkwijze;

•

oplossen van mogelijk lokale verstoringen;

•

communicatie met CITO in geval van calamiteiten.

De Dienstverlener dient op verzoek van de scholen, indien

N.v.t.

Eis

gewenst, tijdens digitale examens lokale aanwezigheid te organiseren.


pagina 43 van 95

1 van 0


7.4

Opslag en backup Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 71

De opslag en back-upoplossing bestaat uit een centrale opslag

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

en een centrale back-upoplossing. Voor deze oplossingen dient geen apparatuur op locaties van Quadraam te worden geplaatst. Mogelijke uitzonderingen hierop kunnen toepassingen als media(video)servers zijn. 72

Quadraam stelt de indeling van de dataopslag (netwerkschijven e.d.), die voor (groepen) gebruikers beschikbaar dienen te komen, vast. De Inschrijver zal gedurende de transitiefase hierover advies geven en de gewenste indeling realiseren.

73

De oplossing voor de back-up- en restorediensten dient voor de eindgebruiker niet tot merkbare vertraging of andere belemmering van de functionaliteit te leiden.

74

De opslagoplossing dient over voldoende opslagcapaciteit te beschikken waarbij de volgende uitgangswaarden gelden: Medewerkers: Afdelingsdata: 1 Gb per medewerker (op basis van Magister/ SOM) Persoonlijke data (data + e-mail): 2 Gb per medewerker (OP / OOP) Data van de leerlingen zal worden opgeslagen binnen Microsoft Live@Edu (of opvolger Office365 voor Educatie). Onder opslagcapaciteit wordt verstaan de capaciteit die effectief kan worden gebruikt voor dataopslag en is exclusief opslag van eventuele images, back-updata e.d. Inschrijver maakt inzichtelijk wat de kosten zijn bij uitbreiding van de benodigde opslagcapaciteit (zie Bijlage K, prijzenoverzicht).

75

Het opslagsysteem dient dynamisch te kunnen worden vergroot en verkleind. Het moment waarop deze wijziging wordt uitgevoerd, wordt in overleg met de regieorganisatie van Quadraam vastgesteld.


pagina 44 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 76

De back-up moet minimaal de volgende functionaliteit leveren: •

Back-up en restore op bestandsniveau;

•

Back-up en restore van applicatiedata.

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

Data kan naar minimaal de laatste 4 opgeslagen versies of naar elk moment in de voorgaande 2 werkweken worden hersteld. Daarnaast dient er in ieder geval wekelijks een incrementele back-up van de gehele omgeving te worden gemaakt. Deze back-up moet minimaal één jaar bewaard blijven. Er dient een jaarlijks een back-up te worden gemaakt op externe media van financiële en HR gegevens. Per 31 december van elk jaar wordt een complete jaarback-up gemaakt op een externe data drager. De jaarback-up dient 7 jaar bewaard te worden en gedurende die tijd benaderbaar te zijn door Quadraam. 77

Gebruikers dienen zelfstandig overschreven versies van bestanden terug te zetten. Slechts een klein deel van de overschreven versies van bestanden zal via de Inschrijver worden teruggezet.

78

De lokale harddisk van de werkplekapparatuur moet voor lokale dataopslag kunnen worden geblokkeerd. Gebruikers moeten data kunnen opslaan op en kunnen openen vanaf een USB-stick.


pagina 45 van 95

1 van 0


7.6

Beveiligingsdiensten Quadraam beschikt op een aantal scholen (zie bijlage M) over Quarantainenet waarmee beveiligde netwerktoegang wordt geregeld. De andere scholen beschikken niet over vergelijkbare beveiligingssystemen. De hier genoemde beveiligingsdiensten hebben dan ook betrekking op de externe omgeving (datacenter) en de werkplek (Quadraam PC). Voor meer informatie zie www.quarantainenet.nl Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 91

De Dienstverlener dient in ieder geval de volgende diensten te

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

leveren: •

Een firewall, om ongewenste toegang te voorkomen. Deze firewall dient wel configureerbaar te zijn en applicaties zoals Skype toe te kunnen laten.

•

Een spamfilter, die ongewenste (reclame)boodschappen blokkeert.

•

Een virusscanner, voor bescherming tegen virussen,

•

Een anti-malware oplossing.

•

De firewall dient instelbaar te zijn per school.

trojans en dergelijke.

92

Het verversen van de malware- en virusdefinities gebeurt dagelijks en zonder tussenkomst van gebruikers.

93

De verschillende scholen van Quadraam kunnen de inrichting van het contentfilter en de white-/blacklist aan (laten) passen aan hun schoolspecifieke wensen.

94

De Dienstverlener dient externe leveranciers toegang te verlenen tot het datacenter voor beheer en onderhoud aan de systemen die ten behoeve van Quadraam zijn opgenomen, zoals bijvoorbeeld Quarantainenet en KPN.


pagina 46 van 95

1 van 0


8

Programma van Eisen - Beheer en onderhoud Beheer en onderhoud is verdeeld in een aantal aandachtsgebieden. Deze zullen in onderstaande paragrafen worden beschreven, ten aanzien van:

8.1

⋅

Algemeen

⋅

Servicedesk

⋅

Gebruikersbeheer

⋅

Incidentbeheer

⋅

Wijzigingsbeheer

⋅

Probleembeheer

⋅

Governance

⋅

Training

Algemeen Definities: Openingstijden servicedesk

Het tijdsinterval waarin de servicedesk bereikbaar is voor Quadraam.

Servicevenster

Het dagelijkse tijdsinterval waarin de dienstverlening wordt geleverd.

Onderhoudsvenster

Het dagelijkse tijdsinterval waarin de onderhoud kan worden uitgevoerd.

Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 111

De Dienstverlener is volledig verantwoordelijk voor het beheer

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

en onderhoud, zoals genoemd in onderstaande paragrafen. 112

Quadraam wil met alle vragen, storingen en verzoeken terecht kunnen bij dezelfde Dienstverlener. De Dienstverlener dient daarom op te treden als Single Point of Contact (SPOC) naar onderaannemers, betreffende:

113

•


•

WAN-verbindingen;

•

Randapparatuur (zie bijlage M);

•

VoIP.

De Dienstverlener verzorgt de configuratie van de werkplekapparatuur (Quadraam PC – type 1) ten behoeve van het gebruik van digiborden, netwerkprinters en multifunctionals.


pagina 47 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 114

De Dienstverlener dient het beheer van de volledige IT-

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

dienstverlening aan de hand van ITIL versie 2.0 of hoger (http://www.itil-officialsite.com) uit te voeren of gelijkwaardig. 115

De Dienstverlener stelt samen met de regieorganisatie van Quadraam een onderhouden serviceovereenkomst (SLA) met betrekking tot de gevraagde en te leveren IT-omgeving op.

116

Quadraam gaat uit van de volgende beschikbaarheid betreffende de IT-dienstverlening (exclusief de werkplekapparatuur): •

Maximaal 12 storingen binnen het servicevenster per jaar.

•

De totale duur van de storingen bedraagt per jaar maximaal 5 dagen.

De beschikbaarheid wordt gemeten per schooljaar (van 1 augustus tot 1 augustus). Eventuele consequenties voor het niet voldoen aan deze beschikbaarheid door de Inschrijver zullen worden vastgelegd in da SLA. Met IT-dienstverlening wordt hier bedoeld het gestelde in paragraaf 6.4.1: •

Applicatiedistributie (inclusief portal) en technisch applicatiebeheer;

•


•


De beschikbaarheid van de werkplekapparatuur en alle infrastructuur (LAN/WLAN/WAN)-componenten vallen hier niet onder. Voor deze onderdelen voert de dienstverlener alleen een SPOC functie uit. 117

Alle overzichten die inzicht geven in de geleverde diensten of openstaande diensten of producten zijn als totaal en per school beschikbaar.


pagina 48 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 118

De Dienstverlener stelt minimaal maandelijks overzichten ter

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

beschikking met de tot dan toe opgetreden niet-beschikbaarheid van alle onderdelen van de IT-dienstverlening. Daarbij wordt per rapportage ten minste aangegeven:

119

•

De betrokken onderdelen van de IT-dienstverlening;

•

De oorzaak van de niet-beschikbaarheid;

•

Het begintijdstip van de niet-beschikbaarheid;

•

Het tijdstip van formele herstelmelding;

•

De storing of het geplande onderhoud.

Gepland en/of preventief onderhoud vindt altijd plaats tijdens een vooraf overeengekomen onderhoudsvenster en dient minimaal 10 werkdagen voor de uitvoering te worden aangekondigd. Het onderhoudsvenster valt buiten het servicevenster.

120

De Inschrijver dient aan te geven op welke wijze de servicedesk

€

45.000,-

Vraag

0 – 10

€

15.000,-

Vraag

0 – 10

is ingericht op het werken met onderwijsorganisaties. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan: • •

Affiniteit met het onderwijs; De wijze waarop specifieke vaardigheden zijn geïmplementeerd.

121

De Inschrijver dient in haar Inschrijving aan te geven op welke wijze een constante ontwikkeling van de aangeboden dienstverlening kan realiseren. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan: •

122

Optimalisatie op technisch gebied;

•

Optimalisatie van dienstverlening;

•

Initiatieven voor verbeteringen;

•

Kennisniveau Quadraam medewerkers.

De Dienstverlener produceert jaarlijks, in overleg met de

N.v.t.

Eis

regieorganisatie van Quadraam, een image per school voor de CYOD werkplekken (type 2). De uitrol van het image zal door de Inschrijver worden verzorgd op basis van nacalculatie. Scholen kunnen er desgewenst ook voor kiezen om het image zelf uit te rollen.


pagina 49 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 123

De Dienstverlener moet voor beheerwerkzaamheden de lokale

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

werkplek (type 1) kunnen overnemen. In het geval er een gebruiker is ingelogd moet laatstgenoemde hierbij de mogelijkheid hebben de overname en controle te accepteren of te weigeren. 124

Bij onverwachte calamiteiten levert de Dienstverlener extra inzet op basis van nacalculatie, indien het servicecontract hierin niet direct voorziet. De extra inzet zal uitsluitend worden uitgevoerd na overleg en akkoord met de regieorganisatie.

125

De Dienstverlener ontwikkelt en onderhoudt de documentatie van operationele processen en procedures zodat werkzaamheden controleerbaar en overdraagbaar zijn.

126

De Dienstverlener stelt Quadraam in de gelegenheid om middels digitale overzichten inzicht te verkrijgen in statistische gegevens over de geboden Service Levels.

127

De Dienstverlener stelt Quadraam in de gelegenheid om middels digitale overzichten inzicht te verkrijgen over de uitgevoerde werkzaamheden, trends en serviceniveaus

128

De Dienstverlener verzorgt, zowel gevraagd als ongevraagd strategisch ICT advies tijdens periodiek in te plannen overleg. Met strategisch advies wordt bedoeld advies op het vlak van zowel ICT innovatie als kwaliteitsverbetering.

129

De Dienstverlener verzorgt de uitrol en installatie van de werkplekapparatuur (Quadraam PC – type 1). De werkplekapparatuur (Quadraam PC – type 1) doorloopt – vóór de uitrol en installatie - het volgende proces: •

Infotheek plaatst de apparatuur op de door de regieorganisatie van Quadraam aangegeven werkplek.

130

•

Infotheek voert de DOA test uit op de apparatuur.

•

De school accepteert de apparatuur.

De Inschrijver dient aan te geven op welke wijze de uitrol en

€

20.000,-

Vraag

0-10

installatie van de Quadraam PC wordt uitgevoerd. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan: •

Planning en communicatie;

•

Beveiliging;

•

Kwaliteitsborging.


pagina 50 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 131

De Dienstverlener is verantwoordelijk voor het bijhouden van

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

een CMDB voor de werkplekapparatuur (Quadraam PC type 1) en alle randapparatuur. 132

De Dienstverlener zorgt voor afvoeren van het verpakkingsmateriaal, afgeschreven werkplekapparatuur, randapparatuur en digiborden. De afgeschreven apparatuur moet, indien mogelijk, worden gerecycled of worden hergebruikt in maatschappelijk verantwoorde projecten/doelen. De datadragers in de werkplekapparatuur of randapparaten moeten daarbij worden gewist.

133

De Dienstverlener dient de voor de iPad omgeving noodzakelijke Apple server te plaatsen in haar datacenter. Deze server wordt geleverd door Quadraam. Ten behoeve van dit systeem zijn voor de Dienstverlener, los van het ontsluiten van het systeem middels het netwerk, geen extra beheerwerkzaamheden vereist.


pagina 51 van 95

1 van 0


8.2

Servicedesk

Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 151

De openingstijden van de servicedesk zijn tussen 07.30 uur en

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

17.00 uur op werkdagen. 152

Het vereiste servicevenster is tussen 06.00 uur en 24.00 uur op alle dagen.

153

De Dienstverlener stelt een Nederlands sprekende servicedesk (1e en 2e lijns support) ter beschikking.

154

Storingen/incidenten moeten in ieder geval ook telefonisch kunnen worden gemeld. Dit blijft van kracht indien de Dienstverlener gebruik maakt van een portal of andere media ten behoeve van het melden van storingen.

155

De servicedesk beantwoordt informatieve vragen binnen twee werkdagen.

156

De servicedesk beschikt bij voorkeur over een door Quadraam te

€

15.000,-

Wens

benaderen digitale knowledge base met daarin opgenomen veel voorkomende vragen en antwoorden. Punten verdeling: •

Ja = € 15.000,-

•

Nee = €


0,-.

pagina 52 van 95

1 van 0


8.3

Gebruikersbeheer Quadraam maakt zoveel mogelijk gebruik van de systematiek van basisregistraties, waarbij de vastgelegde gegevens in de schooladministratie (zoals SOM, Magister) als zodanig worden gebruikt. Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 171

Het gebruikersbeheer wordt uitgevoerd door de Dienstverlener.

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

Hij dient per gebruiker minimaal de volgende zaken vast te leggen:

172

•

Persoonlijke gegevens;

•

Accountgegevens;

•

Gebruikersgroepen;

•

Overige profielgegevens en rechten.

Elke school binnen Quadraam bepaalt welke gebruiker welke rechten binnen de IT-dienstverlening krijgt toegewezen. De Dienstverlener bepaalt hoe deze verdeling dient te worden aangeleverd. Bijvoorbeeld in de vorm van een rollenmatrix of per gebruiker aangegeven. Het toewijzen van rechten wordt uitsluitend uitgevoerd indien de informatie wordt aangeleverd door een Quadraam medewerker die hiervoor geautoriseerd is.

173

De Inschrijver dient aan te geven hoe rechten en profielen

€

20.000,-

Vraag

0 - 10

worden uitgerold. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan: •

Structuur;

•

Kwaliteitsborging;

•

Distributiegroepen.


pagina 53 van 95

1 van 0


8.4

Incident beheer De incidenten zullen rechtstreeks worden ingebracht door en afgestemd met de scholen, Service Organisatie of Bestuursbureau. Het aantal contactpersonen per school is beperkt voor de Dienstverlener. De contactpersonen zullen worden aangeduid als IT-conciërge. Zij zullen de eerste check uitvoeren op locatie bij storingen. Als de storing niet snel en direct kan worden verholpen door hen, dan zullen ze deze als incident melden bij de Dienstverlener. De IT-conciërge blijft het contactpunt voor deze melding. De prioriteit van het incident wordt bepaald door de impact. Van belang bij het bepalen van de impact zijn: •

Het aantal betrokken mensen;

•

Belangrijkheid van het proces dat wordt verstoord en de mate waarin verstoring plaatsvindt.

Er worden vijf prioriteiten onderscheiden. In de velden is de prioriteit van de verstoring weergegeven. Betrokkenen:

3 of meer

1 of 2

personen

persoon

Proces: Bedrijfskritisch proces, zijnde het roosterproces, stagneert.

A

A

Administratief proces stagneert.

A

B

Administratief proces ondervindt overlast, maar stagneert niet.

B

C

Betrokkenen: Proces:

Meerdere

1 klas/

klassen/

groep

groepen

Veiligheidsmanco.

AA

AA

Onderwijs proces stagneert.

A

B

Onderwijs proces ondervindt overlast, maar stagneert nie.t

B

C

Prioriteit van de

Eerstelijns hersteltijd of

Tweedelijns hersteltijd

verstoring

escalatietijd binnen

binnen

AA

10 minuten

1 uur

A

1 uur

4 uren

B

4 uren

2 werkdagen

C

8 uren

5 werkdagen

D

16 uren

10 werkdagen

Genoemde hersteltijden vallen binnen de servicevensters. Categorie D is opgevoerd in verband met eis 184. Eerstelijns herstel is de activiteit die de servicedesk direct uitvoert bij ontvangst van een storing. Indien de storing niet door de eerstelijns kan worden opgelost, wordt deze doorgezet naar het tweedelijns herstel.


pagina 54 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 181

De Dienstverlener dient een Incident manager aan te wijzen.

N.v.t.

Eis

182

De servicedesk neemt storingen/incidenten aan, registreert

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

deze, zet acties in gang om deze af te handelen en bewaakt de doorlooptijd van de afhandeling. De status van het incident/de storing en de doorlooptijd is door Quadraam elektronisch te raadplegen. 183

In geval van een storing/incident, gedetecteerd door de beheerorganisatie van de Inschrijver (proactief) of gemeld door Quadraam (reactief), stelt de Dienstverlener onmiddellijk de herstelprocedure in werking. De herstelprocedure voorziet onder meer in: •

Een schriftelijke melding van de storing (via e-mail), met daarin de datum, het tijdstip van de eerste melding, de prioriteit en een uniek storingsnummer binnen 1 uur;

•

Eerstelijns herstel of escalatie binnen de in bovenstaande tabel aangegeven tijden;

•

Indien noodzakelijk: tweedelijns herstel met een planning en uitvoering van de herstelwerkzaamheden, binnen de in onderstaande tabel aangegeven tijden;

•

Eventuele maatregelen die Quadraam moet nemen om de gevolgen van de storing te beheersen;

•

Het documenteren van de storing en de (mogelijk)

•

Melden van onvoorziene ontwikkelingen die zich

•

Herstelbericht binnen 4 uur nadat de storing/het

aangebrachte wijzigingen/maatregelen; voordoen bij het verhelpen van de storing; incident is verholpen.


pagina 55 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 184

In het eerste jaar handelt de Dienstverlener ten minste 80% van

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

de incidenten af binnen de aangegeven tijd. Van de overige 20% handelt de Dienstverlener ten minste 90% af binnen de aangegeven tijd van één categorie lager. In het tweede jaar handelt de Dienstverlener ten minste 90% van de incidenten af binnen de aangegeven tijd. Van de overige 10% handelt de Dienstverlener ten minste 93% af binnen de aangegeven tijd van één categorie lager. In de daarop volgende jaren wordt ten minste 95% van de incidenten afgehandeld binnen de aangegeven tijd. Van de overige 5% handelt de Dienstverlener ten minste 95% af binnen de aangegeven tijd van één categorie lager. Eventuele consequenties voor het niet voldoen aan deze beschikbaarheid door de Dienstverlener zullen worden vastgelegd in de SLA. 185

Op de locatie is een reservevoorraad van lokale werkplekapparatuur (Quadraam PC – type 1) aanwezig. Deze wordt beheerd en omgeruild door de IT-conciërge. De Dienstverlener draagt - als SPOC - zorg voor de communicatie met de leverancier(s) van de werkplekapparatuur.


pagina 56 van 95

1 van 0


8.5

Wijzigingsbeheer Quadraam heeft centraal een regieorganisatie ingericht die wijzigingen inventariseert, bundelt, selecteert en planmatig aanbiedt aan de Inschrijver. Er zijn twee soorten wijzigingen te onderkennen. 1.

Standaard wijzigingen: deze zijn opgenomen in onderstaande tabel.

2.

Niet-standaard wijzigingen: dit zijn alle wijzigingen die geen standaard wijziging zijn.

Standaard wijzigingen aantal wijzigingen per jaar * Item

Omschrijving

C1

Leveren, aansluiten en installeren van een

Maximale

Candea

Arnhemse

Liemers

doorlooptijd

College

scholen

College

140

600

180

25

200

40

10

50

40

2

25

10

2

600

30

15

1000

30

15

50

5

10

100

5

10

50

0

15

40

15

5

20

10

4 werkdagen

beheerde Quadraam PC (type 1).

C2

Creëren, aanpassen of verwijderen van

1 werkdag

gebruikers, inclusief alle gebruikersspecifieke instellingen.

C3

Creëren, aanpassen of verwijderen van een groep

1 werkdag

(in Active Directory).

C4

Creëren, aanpassen of verwijderen van een share

1 werkdag

of directory.

C5

‘Unlocken’ van gebruikers accounts in Active

1 werkdag

Directory.

C6

Creëren, aanpassen of verwijderen van een e-

1 werkdag

mail account.

C7

Aanpassen van de grootte van een gebruikers

1 werkdag

mailbox.

C8

Creëren, aanpassen of verwijderen van een

1 werkdag

Distributielijst.

C9

Meerdere e-mail domeinen aan een gebruiker of

1 werkdag

groep toewijzen.

C10

Toevoegen van een applicatie; na aanlevering van

4 werkweken

de benodigde licentie/applicatie door de regieorganisatie, inclusief het doorlopen van de OTAP-omgeving en het toekennen van de juiste rechten.

C11

Aanpassen of verwijderen van een applicatie; na aanlevering van de benodigde informatie door de

2 werkweken

regieorganisatie, inclusief het doorlopen van de


pagina 57 van 95

1 van 0


OTAP-omgeving en het toekennen van de juiste rechten.

C12

Toevoegen van een patch of update; na

2 werkweken

aanlevering van de benodigde licentie/applicatie door de regieorganisatie, inclusief het doorlopen

10

50

15

2

25

2

van de OTAP-omgeving.

C13

Beschikbaar maken, toekennen of wijzigen van

1 werkdag

een netwerkprinter.

C14

Terugzetten data van back-up.

1 werkdag

5

25

2

C15

Terugzetten van een mailbox.

1 werkdag

2

10

2

C16

Het aanpassen van de configuratie van de

4 werkdagen 1

50

10

firewall, spamfilter, contentfilter en/of virusscanner.

* De aantallen zijn indicaties, gebaseerd op de huidige aantallen wijzigingen per IT-organisatie. Sommige aantallen (bijvoorbeeld C5 en C6) liggen bij Liemers en Candea College veel lager dan bij de Arnhemse scholen. Liemers en Candea College hebben deze processen geautomatiseerd. De geautomatiseerde processen zijn niet in de aantallen opgenomen.


pagina 58 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 201

De Dienstverlener dient een Wijzigingsmanager aan te wijzen.

N.v.t.

Eis

202

Wijzigingen, die impact hebben voor de gebruikers, worden

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

uitgevoerd in het onderhoudsvenster. Elke wijziging die buiten het onderhoudsvenster wordt gerealiseerd, wordt vooraf geaccordeerd door de regieorganisatie van Quadraam. 203

Planbare wijzigingen worden uitgevoerd zonder dat de ITdienstverlening wordt onderbroken en binnen het onderhoudsvenster.

204

De Dienstverlener stelt een wijzigingskalender op, bewaakt deze en communiceert hierover en voert deze uit conform richtlijnen en afspraken met de regieorganisatie van Quadraam.

205

De Dienstverlener neemt wijzigingsverzoeken aan, registreert deze, zet acties in gang om wijzigingsverzoeken af te handelen en bewaakt de doorlooptijd van de afhandeling. De status van het verzoek is door Quadraam elektronisch te raadplegen. Per openstaand wijzigingverzoek wordt ten minste aangegeven wat de prioriteit, de impact, de datum van indienen van het verzoek en de planningsdatum is.

206

Er wordt onderscheid gemaakt tussen standaarden niet standaard wijzigingen, waarbij de standaard wijzigingen (zie lijst van Standaard Wijzigingen) inbegrepen zijn in de totaalprijs. Niet standaard wijzigingen dienen separaat in rekening worden gebracht door de Inschrijver. Elke niet standaard wijziging wordt pas doorgevoerd na afstemming en akkoord met de regieorganisatie.


pagina 59 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 207

In het eerste jaar handelt de Dienstverlener ten minste 80% van

N.v.t.

Eis

de standaard wijzigingen af binnen de aangegeven doorlooptijd. Van de overige 20% handelt de Dienstverlener ten minste 90% af binnen de aangegeven tijd vermenigvuldigd met een factor twee. In het tweede jaar handelt de Dienstverlener ten minste 90% van de standaard wijzigingen af binnen de aangegeven doorlooptijd. Van de overige 10% handelt de Dienstverlener ten minste 93% af binnen de aangegeven tijd vermenigvuldigd met een factor twee. In de daarop volgende jaren wordt ten minste 95% van de standaard wijzigingen afgehandeld binnen de aangegeven doorlooptijd. Van de overige 5% handelt de Dienstverlener ten minste 95% af binnen de aangegeven tijd vermenigvuldigd met een factor twee. Eventuele consequenties voor het niet voldoen aan deze beschikbaarheid door de Inschrijver zullen worden vastgelegd in da SLA. 208

De Inschrijver dient in haar Inschrijving een initieel ontwerp aan

€

50.000,-

Vraag

0-10

te leveren van het wijzigingsbeheer proces. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan:

209

•

Inrichting interne organisatie en proces;

•

Samenwerking met Quadraam;

•

Samenwerking met externen;

•

Doorlooptijden van standaard wijzigingen;

•

Het opstellen van de planning;

•

Doorvoeren van het escalatieproces;

•

Kwaliteitsbewaking en rapportage.

De Dienstverlener draagt samen met de regieorganisatie van

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

Quadraam zorg voor het verzorgen van een autorisatieproces, middels wijzigingsplannen, voor het goedkeuren van wijzigingen. 210

De door de Dienstverlener geboden oplossing dient te voorzien in een testen acceptatie -omgeving, naast de productieomgeving.


pagina 60 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 211

Het creëren, aanpassen en verwijderen van gebruikers, inclusief

€ 25.000,-

Wens

€

20.000,-

Wens

€

20.000,-

Wens

alle gebruikers specifieke instellingen wordt binnen 4 uren uitgevoerd. Punten verdeling:

212

•

Mutaties zijn binnen 4 uren uitgevoerd: €

25.000,-

•

Mutaties worden tussen 4 en 8 uren uitgevoerd: €

0,-

Het toevoegen van een applicatie, dan wel een upgrade van een applicatie wordt geïnitieerd door de scholen of de ondersteunende diensten van Quadraam. Onder upgrade verstaan we een major release. Het wordt gecoördineerd met de Dienstverlener door de regieorganisatie. Na aanlevering van de benodigde licentie/applicatie door de regieorganisatie, wordt ten minste 90% hiervan binnen 2 werkweken door de Dienstverlener toegevoegd, inclusief het doorlopen van de OTAP-omgeving. Quadraam dient toegang te hebben tot de testomgeving t.b.v. het functioneel testen. Punten verdeling: •

Ten minste 90% van de nieuwe applicaties wordt binnen 2 werkweken beschikbaar gesteld voor gebruikers: € 20.000,-

•

Minder dan 90% van de nieuwe applicaties wordt binnen 2 werkweken beschikbaar gesteld voor gebruikers: € 0,-

213

Het up-to-date houden van applicaties (patches en updates) is de verantwoordelijkheid de Dienstverlener. Na het beschikbaar komen van patches en update wordt ten minste 90% binnen 1 werkweek door de Dienstverlener gerealiseerd, inclusief het doorlopen van de OTAP-omgeving. Quadraam dient toegang te hebben tot de testomgeving t.b.v. het functioneel testen. Punten verdeling: •

Ten minste 90% van de patches en updates worden

•

Minder dan 90% van de patches en updates wordt

binnen 1 werkweek gerealiseerd: € binnen 1 werkweek gerealiseerd: €


20.000,0,-.

pagina 61 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 214

De Dienstverlener dient ervoor te zorgen dat op elke locatie een

N.v.t.

Eis

reset van wachtwoorden direct kan plaatsvinden. 215

De Inschrijver dient te omschrijven op welke wijze het resetten

€

10.000,-

Vraag

0 – 10

van wachtwoorden wordt gerealiseerd. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan: •

Eenvoud van handeling;

•

Snelheid;

•

Gebruiksvriendelijkheid;

•

Zelfredzaamheid van gebruikers;

•

Kwaliteitsborging.


pagina 62 van 95

1 van 0


8.6

Probleembeheer

Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 231

De Dienstverlener dient een Probleembeheerder aan te wijzen.

N.v.t.

Eis

232

De Dienstverlener registreert problemen, zet acties in gang om

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

deze op te lossen en bewaakt de doorlooptijd van de afhandeling. De status van het probleem is door Quadraam elektronisch te raadplegen. Per openstaand probleem wordt ten minste aangegeven wat de prioriteit, de impact, de datum van het vaststellen van het probleem en de planningsdatum is. 233

De Inschrijver dient in haar Inschrijving een ontwerp aan te leveren van het Probleembeheer proces. Hierbij dient minimaal aandacht te zijn voor: •

Inrichting interne organisatie en proces;

•

Uitvoeren van testen en samenwerking met leveranciers;

234

•

Doorvoeren van het escalatieproces;

•

Kwaliteitsbewaking en rapportage.

De Dienstverlener signaleert trends in de aangemelde incidenten en vragen die kunnen wijzen op structurele problemen en rapporteert daarover.

235

De Dienstverlener onderzoekt de oorzaken van de ontstane structurele problemen en rapporteert daarover.

236

De Dienstverlener adviseert over mogelijke oplossingen van gesignaleerde structurele problemen.


pagina 63 van 95

1 van 0


8.7

Governance

Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 251

De Dienstverlener dient haar dienstverlening af te stemmen met

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

en op de regieorganisatie van Quadraam zoals deze is weergegeven in paragraaf 1.2.2. 252

Quadraam draagt zorg voor een bundeling en structurering van de vraag op centraal niveau bij de regieorganisatie. Het verstrekken van opdrachten aan de Inschrijver zal gestructureerd plaatsvinden. Afspraken over de wijze waarop (processen, procedures) worden door de Dienstverlener, in overleg met de regieorganisatie van Quadraam, vastgelegd in een DAP (Dossier Afspraken en Procedures).

253

De Inschrijving bevat een voorstel met daarin een overzicht van: •

De voorgestelde overleggen, op de volgende niveaus: o

Operationeel overleg;

o

Tactisch-/projectoverleg;

o

Strategisch overleg.

Per overleg ten minste aangeven: de deelnemers van Quadraam (op functioneel niveau), de deelnemers van de Inschrijver (op functioneel niveau), de voorgestelde frequenties en de agenda. •

Verantwoordelijkheden tussen Quadraam en Inschrijver (opgevoerd in het RA(S)CI-model);

•

Aanspreekpunt voor afstemmen processen en

•

Algemene escalatieprocedures.

procedures;


pagina 64 van 95

1 van 0


8.8

Training Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 261

De Dienstverlener dient na oplevering (per locatie) instructies te

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

verzorgen aan circa 1.000 medewerkers ten aanzien van de werking van de nieuwe omgeving. Hierbij dienen in ieder geval de volgende onderdelen te worden behandeld:

262

•

Inloggen;

•

Opslaan documenten;

•

Indeling van het netwerk (wat staat waar);

•

Rollen en gebruikers;

•

De wijze waarop software dient te worden aangevraagd;

•

Hoe de servicedesk te benaderen is.

De Dienstverlener dient na oplevering een verdiepingsinstructie te verzorgen aan circa 25 medewerkers ten aanzien van de werking van de nieuwe omgeving.

263

Om een goed gebruik van de IT-omgeving te kunnen maken dient de Dienstverlener alle medewerkers te voorzien van een geplastificeerde instructiekaart (formaat A5). Quadraam wenst de inhoud van deze kaart met de Dienstverlener af te stemmen en ook een digitale bewerkbare versie te ontvangen.

264

De dienstverlener dient na oplevering instructies te verzorgen aan circa 40 medewerkers die een rol hebben als IT-conciërge. IT-conciërges zullen de eerste check uitvoeren op locatie bij storingen. Als de storing niet snel en direct kan worden verholpen door hen, dan zullen ze deze als incident melden bij de IT-dienstverlener. De IT-conciërge blijft het contactpunt voor deze melding. In de instructies dienen in ieder geval de volgende onderdelen te worden behandeld: •

Processen

•

Contactpersonen bij de IT-dienstverlener

•

Wijze van indienen van incidenten

•

Wijze van communiceren,


pagina 65 van 95

1 van 0


9

Programma van Eisen - Portal Het portal zal vooral als toegangspoort dienen voor de gebruikers tot de schoolomgeving. Met schoolomgeving wordt bedoeld een schoolspecifieke pagina waarbij gebruikers (afhankelijk van hun rol) toegang hebben tot zowel administratieve systemen (zoals rooster applicaties) als bovenschoolse educatieve toepassingen (zoals ELO’s). Doordat het portal eveneens als toegangspoort naar internet dient te worden gebruikt en zijn daarmee ook alle educatieve applicaties die via internet worden ontsloten direct beschikbaar. Waar mogelijk wil Quadraam op termijn de veel gebruikte internet toepassingen middels een link of koppeling direct op de portal geplaatst hebben (op basis van gedefinieerde rollen). Deze functionaliteit geldt voor alle gebruikers, ongeacht het type werkplek (Quadraam PC, CYOD PC en BYOD PC). Op termijn wenst Quadraam het portal verder uit te breiden met een rijkere functionaliteit. Het staat de leverancier vrij om ook de specifieke educatieve applicaties voor de Quadraam PC’s (zie paragraaf 6.4.2) via de portal aan te bieden. Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 301

Het portal is de toegangspoort tot de schoolomgeving.

N.v.t.

Eis

302

Via het portal krijgen gebruikers toegang tot zowel generieke

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

(Quadraam) als specifieke (school of gebruiker) informatie of toepassingen. 303

Het portal biedt toegang tot de administratieve en bovenschoolse applicaties zoals opgevoerd in bijlage M.

304

Op basis van gedefinieerde rollen worden de administratieve en

€

40.000,-

Wens

bovenschoolse en (middels internet beschikbare) educatieve applicaties (zie bijlage M) bij voorkeur ontsloten middels een Single Sign-On. Punten verdeling: •

Maximale score indien alle administratieve applicaties zijn opgenomen in het Single Sign-On-concept: €

40.000,-

•

Indien één van de administratieve applicaties niet is

•

Indien twee of meer van de administratieve applicaties

opgenomen in het Single Sign-On-concept: €

20.000,-

niet zijn opgenomen in het Single Sign-On-concept: €


0,-

pagina 66 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 305

Het portal biedt bij voorkeur toegang tot de educatieve

€

15.000,-

Wens

applicaties voor de Quadraam PC’s zoals opgevoerd in bijlage M. Punten verdeling:

306

•

Ja = €

•

Nee = €

15.000,0,-

Het portal is ook buiten het Quadraamnetwerk (via internet)

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

beschikbaar. 307

Authenticatie en autorisatie vindt plaats op basis van het gebruikers ID (naam/wachtwoord). Indien ouders van leerlingen willen inloggen, maken zij in sommige gevallen gebruik van een eigen ID en in andere gevallen gebruik van het ID van hun kind. Per school zal bepaald worden welke van de twee mogelijkheden gebruikt wordt.

308

Het portal kan op termijn worden voorzien van een rijke

Eis

functionaliteit (intranet, platform voor samenwerking etc.). 309

De Inschrijver dient aan te geven op welke wijze de rijke

€

65.000,-

Vraag

0-10

functionaliteit kan worden gerealiseerd. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan:

310

•

Documenten delen;

•

Samenwerken;

•

Intranet;

•

Intelligente koppelingen;

•

Beveiliging.

Via de portal dienen gebruikers toegang te krijgen tot alle

N.v.t.

Eis

gebruikersdata. 311

De Inschrijver dient aan te geven op welke wijze in de toekomst

€

20.000,-

Vraag

0-10

andere devices (zoals tablets, smartphones) ook gebruik kunnen maken van de portal en de daarin opgenomen toepassingen. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan:

312

•

Toegankelijkheid;

•

Beveiliging;

•

Mate van device onafhankelijkheid.

De dienstverlener is verantwoordelijk voor logging en monitoring

N.v.t.

Eis

van de portal.


pagina 67 van 95

1 van 0


10

Programma van Eisen – Transitie, Migratie en acceptatie

Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 401

De Dienstverlener is verantwoordelijk voor de volledige Transitie

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

(de overgang van de huidige naar de nieuwe omgeving). De volledige Transitie en alle daarvoor benodigde (voorbereidende) werkzaamheden worden geacht te zijn inbegrepen in de Inschrijving. 402

De Dienstverlener is verantwoordelijk voor de volledige Migratie van gebruikersdata en e-mails, applicatiedata met borging van de data-integriteit. Ten aanzien van de e-mail- en agendafunctionaliteit betreft de Migratie naar Microsoft Live@Edu (zoals omschreven in par. 6.4.4). De volledige Migratie en alle daarvoor benodigde (voorbereidende) werkzaamheden worden geacht te zijn inbegrepen in de Inschrijving.

403

De Dienstverlener stelt bij levering een projectleider aan die fungeert als eerste aanspreekpunt betreffende de planning en uitrol.

404

De Dienstverlener dient na gunning: •

Een Plan van Aanpak voor de Transitie op te stellen met daarin een projectaanpak, de scope van de Transitie, planning (tijd en financieel), beheersing, organisatie, risico’s, randvoorwaarden, afhankelijkheden, mijlpalen, doelstelling en resultaten;

•

Een interactieve sessie te organiseren om te komen tot het Plan van Aanpak;

•

Het technisch ontwerp voor de IT-dienstverlening op te

•

Het detail ontwerp voor de IT-dienstverlening op te

stellen en te laten goedkeuren door de opdrachtgever; stellen en te laten goedkeuren door de opdrachtgever; •

Maandelijkse voortgangsrapportages te leveren;

•

Tijdig knelpunten te signaleren;

•

Aanspreekpunt te zijn tijdens de uitvoering;

•

Op te treden als projectleider en daarmee te zorgen voor afstemming van activiteiten met derden;

•

Een migratieplan op te stellen, met in ieder geval een plan omtrent de Migratie van gebruikersdata en e-mails, applicatiedata met borging van de data-integriteit.


pagina 68 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

Vraag

0 – 10

behalen waarde 405

De Inschrijving bevat een concept Plan van Aanpak. Quadraam

€

80.000,-

verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan:

406

•

Projectaanpak;

•

Scope van de Transitie;

•

Planning (tijd en financieel) en beheersing;

•

Organisatie;

•

Risico’s, randvoorwaarden en afhankelijkheden;

•

Mijlpalen, doelstelling en resultaten.

In het geval van een gefaseerde overgang naar de IT-

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

dienstverlening bepaalt Quadraam de volgorde van oplevering. 407

De Transitie dient zo te worden georganiseerd dat er geen verstoringen optreden in het onderwijsproces. In overleg met Quadraam worden de momenten bepaald waarop werkzaamheden worden verricht die het onderwijsproces kunnen verstoren. De Inschrijver dient hierbij rekening te houden dat dit type werkzaamheden in vakanties en/of weekenden dienen te worden uitgevoerd.

408

De Transitie van de eerste school is gerealiseerd binnen drie maanden na gunning. De Transitie van de laatste school is gerealiseerd binnen negen maanden na gunning. De definitieve planning zal in overleg met, en op basis van de wensen van, de scholen worden vastgesteld.

409

De Inschrijver dient in haar Inschrijving aan te geven welke

€

40.000,-

Vraag

0 - 10

randvoorwaarden van belang zijn om tot een gerealiseerde Transitie te komen. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan: •

De wijze waarop de Transitie naar de nieuwe omgeving

•

Kwaliteitsborging.

wordt gerealiseerd; 410

De acceptatie van de IT-dienstverlening vindt per school plaats

N.v.t.

Eis

door de opgeleverde IT-dienstverlening te toetsen aan de contractueel vastgelegde eisen. Het tijdens de acceptaties te gebruiken testen acceptatiedocument zal in goed overleg, vóór de acceptatie van de eerste school, met de Inschrijver worden opgesteld.


pagina 69 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 411

Onmiddellijk nadat een acceptatietest met succes is voltooid,

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

zullen partijen een acceptatieverklaring opstellen en ondertekenen. 412

Kleine gebreken, waartoe gerekend worden gebreken, die, door hun aard en/of aantal, bedrijfsmatige ingebruikname van de ITdienstverlening redelijkerwijze niet in de weg staan, zullen geen reden tot onthouding van de acceptatie of onderbreking van de acceptatietest zijn, onverminderd de verplichting van de Dienstverlener tot kosteloos herstel van zodanige gebreken.

413

Binnen tien werkdagen na ontvangst van de acceptatieverklaring zal de Dienstverlener de in de acceptatieverklaring vastgelegde gebreken voor eigen rekening verhelpen. Zodra de gebreken door de Dienstverlener zijn verholpen, zal de Dienstverlener dit schriftelijk aan Quadraam bevestigen. Indien de Dienstverlener niet in staat is binnen de gestelde termijn vastgestelde gebreken te verhelpen, maar hij wel in staat is een voorlopige oplossing te creëren waarbij de bedrijfsmatige ingebruikname van de ITdienstverlening aan de gestelde eisen voldoet, dan is de Dienstverlener gerechtigd een dergelijke oplossing - nadat dit is voorgelegd aan en geaccordeerd is door de Quadraam - aan te brengen en zal deze acceptatie niet in de weg staan.

414

Indien Quadraam de IT-dienstverlening niet bij de eerste uitvoering van de acceptatietest bedoeld heeft geaccepteerd, zal uiterlijk binnen het aantal in het betreffende transitiedraaiboek aangegeven werkdagen de acceptatietest worden herhaald. In een tweede acceptatieverklaring zal worden vastgelegd of de in de eerste acceptatieverklaring opgenomen gebreken zijn verholpen en of de Transitie thans is geaccepteerd. De Dienstverlener is in geval dat daarmee de fatale termijn zoals omschreven in eis 413 wordt overschreden aansprakelijk voor de door Quadraam geleden en te lijden schade op de wijze als genoemd in het (en met inachtneming van het) bepaalde in de Inkoopvoorwaarden.


pagina 70 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 415

In afwijking van het hierboven bepaalde kan de in genoemde

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

N.v.t.

Eis

procedure, op initiatief van en na voorafgaande schriftelijke goedkeuring door Quadraam, maximaal drie maal worden herhaald totdat de IT-dienstverlening is geaccepteerd. Overigens geldt hierbij wel, dat indien de Dienstverlener niet voldoet aan zijn verplichting tot herstel van bedoelde gebreken, Quadraam, onverminderd haar verdere rechten, gerechtigd is deze gebreken na voorafgaande schriftelijke kennisgeving op kosten van de Dienstverlener door derden te doen verhelpen. De Dienstverlener is verplicht hieraan zijn medewerking te verlenen. In dat geval is de Dienstverlener verplicht de daarvoor benodigde informatie op eerste verzoek te verstrekken. 416

Wanneer de Dienstverlener binnen drie weken na ontvangst van acceptatieverklaring geen bericht van acceptatie of geen bericht van onderbreken van de acceptatietesten heeft ontvangen, sommeert deze Quadraam een bericht als hier bedoeld af te geven. Indien Quadraam een dergelijk bericht niet binnen de tien dagen na de sommatie door Dienstverlener heeft afgegeven wordt de Transitie geacht te zijn geaccepteerd door Quadraam. De Transitie wordt in ieder geval geacht te zijn geaccepteerd door Quadraam, indien deze de IT-dienstverlening geheel of gedeeltelijk bedrijfsmatig in gebruik heeft genomen. Het bovenstaande geldt, onverminderd de verplichting van de Dienstverlener om geconstateerde gebreken op te lossen.

417

De Dienstverlener dient per school een evaluatie te organiseren van circa twee uur, twee weken na in gebruik name. Doel van de evaluatie is het formeel afsluiten van de transitie van die school en lering trekken voor andere Transities en voor toekomstige dienstverlening.

418

De Dienstverlener levert handleidingen in de Nederlandse en/of Engelse taal van alle aangeleverde systemen, diensten en functionaliteiten.


pagina 71 van 95

1 van 0


Item

Vraagstelling


Prio

Score

behalen waarde 419

De Dienstverlener dient in geval van Re-transitie maximale

N.v.t.

Eis

medewerking te verlenen om een succesvolle Transitie naar een externe (andere Dienstverlener of Quadraam-)omgeving te realiseren. De medewerking dient ten minste te omvatten: • •

Migratie van data; Overdracht van documentatie en administraties in de ruimste zin des woords.

420

De Inschrijver dient in haar Inschrijving aan te geven op welke

€

20.000,-

Vraag

0 - 10

wijze de Re-transitie zal worden uitgevoerd. Quadraam verwacht dat in de beantwoording minimaal aandacht wordt besteed aan: •

Risicobeperking en maatregelen;

•

Inspanningen die door Quadraam dienen te worden genomen en geleverd;

•


Kwaliteitsborging.

pagina 72 van 95

1 van 0


Bijlage A:

Bedrijfsgegevens

Officiële naam en rechtsvorm Inschrijver: Naam contactpersoon en functie: Bezoekadres: Postcode en plaatsnaam: Postadres: Postcode en plaatsnaam: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail: Indien sprake is van onderaanneming of Combinatie Officiële naam en rechtsvorm Onderaannemer/Combinant*: Is penvoerder van de combinatie

Ja/nee/niet van toepassing*

Naam contactpersoon en functie: Bezoekadres: Postcode en plaatsnaam: Postadres: Postcode en plaatsnaam: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail: *doorhalen indien niet van toepassing

Ondergetekende verklaart dat: a

De Inschrijver akkoord gaat met alle in deze Offerteaanvraag aangegeven condities en voorbehouden.

b

De Inschrijver borg staat voor de juistheid en volledigheid van alle gevraagde en geleverde informatie.

Bedrijfsnaam: Naam bevoegd vertegenwoordiger: Functie: Handtekening: Handtekening penvoerder(indien van toepassing): Plaats en datum:


pagina 73 van 95

1 van 0


Bijlage B:

Verklaring conform artikel 45, lid 1, BAO

Van deelneming aan een Overheidsopdracht wordt uitgesloten, de Ondernemer jegens wie bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b, of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter, of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. Een bevoegde officiële instantie moet verklaren dat de Inschrijver (en eventueel ingeschakelde Combinanten en/of onderaannemers) niet in bovengenoemde situatie verkeert.



pagina 74 van 95

1 van 0


Bijlage C:

Verklaring conform artikel 45, lid 3, BAO

Een bevoegde officiële instantie moet verklaren dat de Inschrijver (en eventueel ingeschakelde Combinanten en/of onderaannemers) niet een Ondernemer is: a

die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde - of regelgevingen van een lidstaat van de Europese Unie;

b

wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde - of regelgevingen van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt;

c

jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgevingen van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels;

d

die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de Aanbestedende Diensten aannemelijk kan maken;

e

die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland;

f

die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van het land van Nederland;

g

die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 BAO kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt.



pagina 75 van 95

1 van 0


Bijlage D:

Bewijs van Inschrijving in het nationaal beroepsregister

De Inschrijver dient het bewijs van Inschrijving in het nationaal beroepsregister als bedoeld in artikel 47 BAO achter dit tabblad in te voegen. Dit bewijs van Inschrijving mag niet ouder zijn dan zes maanden gerekend vanaf de uiterste inleverdatum van de Aanmelding/Inschrijving (mits deze de actuele situatie weergeeft).



pagina 76 van 95

1 van 0


Bijlage E:

Verklaring economische en financiële draagkracht

De Inschrijver, of in geval van een Combinatie, de Combinant namens de Inschrijver, dient het jaarverslag over het meest recent afgesloten boekjaar achter dit tabblad in te voegen. Onderhavige Inschrijver, of in geval van een Combinatie, onderhavige Combinant namens de Inschrijver, verklaart met het ondertekenen van deze verklaring in staat te zijn om een bankverklaring aan te kunnen leveren, indien daar volgens Quadraam aanleiding toe kan zijn (met name indien er redenen zijn voor Quadraam – dit ter beoordeling van Quadraam – te twijfelen aan de financiële en economische draagkracht van Inschrijver).



pagina 77 van 95

1 van 0


Bijlage F:

Holdingverklaring

Indien Inschrijver niet een Combinatie is: 1

De Inschrijver maakt wel/geen*) deel uit van een holdingmaatschappij.

2

De Inschrijver maakt bij het verstrekken van de informatie conform het model in Bijlage E wel/geen*) gebruik van de jaarcijfers van de bedoelde holdingmaatschappij.

Antwoord 1

Wel

Geen

Antwoord 2

Wel

Holdingverklaring noodzakelijk

Geen

Geen holdingverklaring

Indien Inschrijver wel een Combinatie is: 2

De Combinant maakt wel/geen*) deel uit van een holdingmaatschappij.

3

De Combinatie maakt bij het verstrekken van de informatie conform het model in Bijlage E wel/geen*) gebruik van de jaarcijfers van de bedoelde holdingmaatschappij waar Combinant deel van uitmaakt.

Indien holdingverklaring wel van toepassing is: Hierbij verklaart de hieronder vermelde hoogste moedermaatschappij van de holding waar de Inschrijver deel van uitmaakt zich hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de overeenkomst(en) die Quadraam in voorkomend geval sluit met de hieronder vermelde Inschrijver.

Indien holdingverklaring niet van toepassing is: Hierbij verklaart de hieronder vermelde Inschrijver dat de holdingverklaring niet van toepassing is.

Namens de hoogste moedermaatschappij: Bedrijfsnaam: Naam bevoegd vertegenwoordiger: Functie: Handtekening: Plaats en datum:

Namens Inschrijver: Bedrijfsnaam: Naam bevoegd vertegenwoordiger: Functie: Handtekening: Plaats en datum:


pagina 78 van 95

1 van 0


Bijlage G:

Referenties

De Inschrijver, dient de naar zijn mening drie meest relevante referenties, te beschrijven volgens onderstaand model. Hetgeen Quadraam als relevant, en daarmee minimumeis ziet, is hieronder aangegeven. De referenties mogen slechts diensten betreffen die in de afgelopen vijf jaar zijn verricht. Referentie:

1

2

3

Naam organisatie: Soort organisatie: Land Contactpersoon te benaderen door Quadraam.

Naam: Functie: Tel:

Bij de omschrijving gaarne ingaan op de volgende aandachtspunten op maximaal 1 A4 pagina: Onder relevant verstaat Quadraam: •

Het aanbieden, leveren en onderhouden van een centrale IT-dienstverlening, vergelijkbaar met de in deze offerteaanvraag beschreven toepassing, aan onderwijsinstelling binnen VO, HBO of ROC’s, waarbij ten minste één referentie minimaal 1000 werkplekken dient te betreffen. Deze dienstverlening moet worden geleverd via een breedbandverbinding waarbij servers (m.u.v. mediaservers of vergelijkbaar) in een datacenter van de dienstverlener (dus niet op de scholen zelf) zijn geplaatst.

•

Inrichten van de technische beheeromgeving (monitoring, OTAP, patch management, security management, deployment, logging, rapportage) ten behoeve van de centrale ITdienstverlening.

•

Het bieden van een 1e lijns centrale helpdesk.

•

Het ondersteunen van CITO examens.

•

Het op afstand onderhouden en beheren van werkstations inclusief applicatiedistributie.

Waarde in Euro’s inclusief btw. Het betreft hier uw deel van de opdracht. Beschreven project vond plaats

Van:

Tot:

Bedrijfsnaam Inschrijver: Naam bevoegd vertegenwoordiger: Functie: Handtekening: Plaats en datum:


pagina 79 van 95

1 van 0


Bij het niet voldoen aan de gestelde minimumeis bij de referenties zal de Inschrijving terzijde worden gelegd. Inschrijver dient, indien van toepassing, per referentie aan te geven voor welke onderdelen een beroep wordt gedaan op middelen van een onderaannemer.



pagina 80 van 95

1 van 0


Bijlage H:

Omschrijving onderaanneming

De technische bekwaamheid van de Inschrijver, of in geval van een Combinatie, de Combinant namens de Inschrijver dient te worden aangetoond aan de hand van een omschrijving (artikel 49, artikel 2 lid j BAO) van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener eventueel in onderaanneming wil geven.

Naam organisatie

Activiteit



pagina 81 van 95

1 van 0


Bijlage I:

Verklaring bereidheidstelling beroep op middelen

Deze verklaring dient door iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon op wiens voor de uitvoering van de onderhavige Overheidsopdracht noodzakelijke middelen en/of ervaring de Inschrijver zich beroept ingevuld te worden en door zowel de betreffende onderaannemer(s)/Combinant als de Inschrijver te worden ondertekend. 1

Ondergetekende heeft kennis genomen van de voorliggende Offerteaanvraag voor deze aanbesteding en verklaart onvoorwaardelijk met de daarin vastgelegde procedure in te stemmen.

2

Ondergetekende verklaart naar eer en geweten alle informatie die ondergetekende in het kader van deze aanbesteding aan Quadraam heeft verstrekt en zal verstrekken juist is.

3

Ondergetekende is zich er van bewust dat eventueel door aan Quadraam aan te tonen onjuistheden daarin aan Quadraam aanleiding kunnen geven de Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan deze Aanbesteding.

4

Ondergetekende verklaart dat de Inschrijver, indien de Overheidsopdracht aan hem zal worden gegund, daadwerkelijk zal kunnen beschikken over de middelen en/of ervaring die ondergetekende ter beschikking heeft. In dit verband stemt ondergetekende er mee in dat de ervaring van ondergetekende als eigen ervaring aan Quadraam wordt overhandigd.

Namens de natuurlijke personen of rechtspersonen op wiens middelen een beroep wordt gedaan (onderaannemer of Combinant):



pagina 82 van 95

1 van 0


Bijlage J:

Conformiteittabel


pagina 83 van 95

1 van 0


Bijlage K:

Prijzenoverzicht

De Inschrijver dient ten aanzien van de op te leveren prijzen de lay-out van de volgende tabellen te hanteren. Het totaalbedrag voor de dienstverlening voor een periode van 5 jaar (inclusief post Uurtarief) zijnde de Exploitatie en de eenmalige kosten voor de Transitie en Migratie en Training minus de Inruil huidige apparatuur, bepalen gezamenlijk de Prijs (zie paragraaf 3.4). Met nadruk wordt gesteld dat alle kosten noodzakelijk voor het uitvoeren van de gevraagde dienstverlening in de tabellen dienen te worden opgenomen. Indien uit de aanbieding van de Inschrijver blijkt dat Quadraam aanpassingen dient te doen in haar omgeving, zullen eventuele meerkosten worden meegenomen in de TCO en daarmee in het totale investeringsoverzicht van de aanbieding. Alle prijzen dienen te worden opgevoerd in Euro’s en inclusief btw. 1. Exploitatie A. De volledige dienstverlening zoals gevraagd. Tarief per

Totaaltarief op

Totaaltarief voor

leerling per jaar

basis van 13.500

de periode van 5

leerlingen per

jaar

jaar Dienstverlening zoals omschreven in deze Offerteaanvraag.

Het aantal leerlingen per 1 oktober bepaalt het tarief voor dat schooljaar. Genoemde tarief per leerling per jaar dient te zijn gebaseerd op het huidig aantal beheerde PC’s (zie bijlage M). Inschrijver dient aan te geven wat de consequentie voor de prijs is bij onderstaande afname van het aantal beheerde PC’s (type 1). Afname van het

Afname van het

Afname van het

aantal beheerde

aantal beheerde

aantal beheerde

PC’s met 10%

PC’s met 25%

PC’s met 50%

ten opzichte van

ten opzichte van

ten opzichte van

de beschreven

de beschreven

de beschreven

situatie

situatie

situatie

Kortingspercentage t.o.v. geoffreerde prijs per leerling per jaar, waarbij de overige omstandigheden gelijk blijven.

Het aantal leerlingen per 1 oktober bepaalt het tarief voor dat schooljaar.


pagina 84 van 95

1 van 0


Inschrijver dient aan te geven wat de consequentie voor de prijs is bij onderstaande afname van het aantal applicaties (zie Bijlage L) dat door de dienstverlener dienen te worden gedistribueerd naar de werkplekken, veroorzaakt door een toename van webbased applicaties. Afname van het

Afname van het

Afname van het

aantal applicaties

aantal applicaties

aantal applicaties

met 10% ten

met 25%

met 50% ten

opzichte van de

ten opzichte van

opzichte van de

beschreven

de beschreven

beschreven

situatie

situatie

situatie

Kortingspercentage t.o.v. geoffreerde prijs per leerling per jaar, waarbij de overige omstandigheden gelijk blijven.

Het aantal leerlingen per 1 oktober bepaalt het tarief voor dat schooljaar. B. Uurtarief. Quadraam wenst van de Dienstverlener op basis van uurtarief de volgende diensten facultatief af te nemen. •

Lokale examenondersteuning. Per school afzonderlijke ondersteuning op locaties. Directe beschikbaarheid op afroep.

•

Implementatie specifieke randapparatuur: toegangscontrole, elektronische kluisjes, beveiligingscamera's, etc..

•

Implementatie nieuwe toepassingen (nieuwe personeelssysteem AFAS, Quarantainenet, Apple omgeving, Sharepoint, Cloud toepassingen, etc.)

•

Betrokkenheid dienstverlener bij BYOD

•

Ondersteuning op open dagen en multimedia weken

Quadraam verwacht 500 uur op jaarbasis af te nemen. Dit betreft een indicatie, de Dienstverlener kan hier geen rechten aan ontlenen. Post

Aantal

Tarief projectleider

100 uur

Tarief consultant

400 uur

Tarief per uur

Totaal

Totaaltarief


pagina 85 van 95

1 van 0


2. Transitie en Migratie Post

Eenmalig

Transitie en Migratie zoals omschreven in deze Offerteaanvraag; specifiek hoofdstuk 10.

3. Training Post

Eenmalig

Training medewerkers Quadraam zoals omschreven in deze Offerteaanvraag; specifiek paragraaf 8.8.

4. Inruil huidige apparatuur De Inschrijver dient een inruilprijs op te voeren voor de over te nemen c.q. af te voeren centrale hardware. De centrale hardware heeft nog een boekwaarde van € 100.000,- per 1 juli 2013. De specificaties van deze apparatuur zijn opgenomen in bijlage Q. Post

Eenmalig

Inruilprijs huidige centrale hardware conform bijlage Q.

De dienstverlening zal gefaseerd worden afgenomen. Na acceptatie van de dienst per school zal de dienstverlening voor de desbetreffende school in rekening kunnen worden gebracht.


pagina 86 van 95

1 van 0


Bijlage L:

Concept raamovereenkomst

De concept raamovereenkomst is als separate bijlage toegevoegd.


pagina 87 van 95

1 van 0


Bijlage M:

Overzicht huidige ICT per school


pagina 88 van 95

1 van 0


Bijlage N:

ICT- architectuurprincipes


pagina 89 van 95

1 van 0


Bijlage O:

Locatieontwikkeling en leerlingaantallen

In deze bijlage is een beschrijving van de huidige situatie van de scholen opgenomen. Van elke school is informatie gegeven omtrent NAW, aantal leerlingen, aantal medewerkers, aantal ICT werkplekken en de ontwikkeling van de locaties. De informatie is geordend per IT-organisatie: 1. Candea College; 2. Liemers College, Symbion en ArbeidsTrainingsCentrum; 3. Arnhemse Scholen.

Candea College

Adres

Postcode

Eltensestaat 8 Saturnus 1 Saturnus 3

6922 JB 6922 LX 6922 LX

Het aantal fte’ers begroting 2012 is:

Plaats Duiven Duiven Duiven

Aantal ll. 20112012

Aantal ll. 20152016

1.118 1.132 187

1.070 1.099 179

217.

Het huidige aantal dienstverbanden is: 273. Het huidige aantal werkplekken is:

860.

Liemers College inclusief het Symbion en het ArbeidsTrainingsCentrum (ATC)

Adres

Postcode

Plaats

Aantal ll. 20112012

Aantal ll. 20152016

Liemers Dijksestraat 12

6942 GC

Didam

657

700

Vesterbos 4 *

6901 BV

Zevenaar

557

590

Heerenmaaten 6

6904 GZ

Zevenaar

864

860

Zonegge 07-09

6903 EP

Zevenaar

862

895

6942 RD

Didam

212

200

Symbion/ATC Hoge Witteveld

* gaat over naar een andere locatie. Liemers Het aantal fte’ers begroting 2012 is:

274.

Het huidige aantal dienstverbanden is: 345.


pagina 90 van 95

1 van 0


Het huidige aantal werkplekken is:

980.

Symbion/ATC Het aantal fte’ers begroting 2012 is:

34.

Het huidige aantal dienstverbanden is: 48. Het huidige aantal werkplekken is:

85.

Arnhemse scholen (incl. twee uit Elst)

code

School

Adres

BD LL LE MvR MC OC PD SGA VE WE EC BB SO

Beekdal Lorentz Lyceum Lyceum Elst MvR 1235 Montessori College Olympus College Produs Stedelijk Gymnasium Het Venster Het Westeraam Expertise centrum Bestuursbureau Service Organisatie

Bernhardlaan 49 6824 LE Groningensingel 1245 6835 HZ Auditorium 6 6661 TZ Groningensingel 1235 6835 HZ Utrechtseweg 172 6812 AL Olympus 11 6832 EL Leidenweg 60 6843 LD Thorbeckestraat 17 6828 TS Thomas a Kempislaan 82 6822 LS Auditorium 6 6661 TZ Groningensingel 1191 6835 HZ Saturnus 3 6922 LX Groningensingel 1191 6835 HZ

code BD LL LE MvR MC OC PD SGA VE WE EC BB SO

Huidige aantal ll. 1.030 1.240 293 487 650 1.515 162 1.018 548 428 30 0 0

aantal FTE 82 120 33 62 49 122 26 73 72 50 14 27 51

Postcode

Plaats Arnhem Arnhem Elst Arnhem Arnhem Arnhem Arnhem Arnhem Arnhem Elst Arnhem Duiven Arnhem

aantal dienstverbanden 107 158 48 75 66 159 34 99 98 70 24 22 62

Ontwikkeling locatie Blijvend Blijvend Nieuwbouw aug. 2012 Blijvend Blijvend Blijvend Blijvend Blijvend Blijvend Blijvend Zoekt naar andere locatie Blijvend Blijvend

ICT werkplekken 274 296 69 263 215 364 60 226 284 294 34 20

Ten aanzien van de naamgeving dient het volgende te worden opgemerkt: •

Het Expertise Centrum wordt in sommige overzichten aangeduid met Groningensingel 1191.

•

In het applicatieoverzicht is Jan Ligthart als separate school genoemd. In de andere overzichten is Jan Ligthart opgenomen in de cijfers van het Olympus College. Jan Ligthart is ondergebracht in dezelfde locatie.

•

AIS = Arnhem International School, onderdeel van het Lorentz Lyceum.


pagina 91 van 95

1 van 0


Bijlage P:

Weergave WAN


pagina 92 van 95

1 van 0


Bijlage Q:

Apparatuurlijst ten behoeve van inruil


pagina 93 van 95

1 van 0


Bijlage R:

Begrippenlijst

Aanbestedende Dienst Aanbestedende Dienst in de zin van het BAO. In dit geval Quadraam. BAO

Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten.

Beoordelen

Het toetsen van de Inschrijving aan de normen welke daarvoor door Quadraam zijn gesteld.

Combinatie

Combinatie van meer dan één Ondernemer.

Combinant

Ondernemer die deel uitmaakt van een Combinatie.

Concern

Groep juridisch zelfstandige ondernemingen onder gemeenschappelijke leiding.

Dienstverlener

Ondernemer of Combinatie van Ondernemers waaraan de opdracht tot dienstverlening is gegund.

Inkoopvoorwaarden

De Algemene Inkoopvoorwaarden van Stichting Quadraam, gevestigd te Arnhem, gedeponeerd 16 juni 2009 bij de Kamer van Koophandel te Arnhem, Nederland onder nummer 41053607

Inschrijver

Ondernemer of Combinatie van Ondernemers die in aanmerking wenst te komen voor de eventuele Gunning.

Inschrijving

De verzameling van stukken die door een Inschrijver aan Quadraam wordt gezonden zodat aan Quadraam in staat is te Beoordelen of de Inschrijving de economisch meest voordelige is.

Geschiktheidseis

Eis van kwalitatieve aard waaraan de Inschrijver moet voldoen om voor eventuele Gunning in aanmerking te komen.

Gunning

Formele bekendmaking aan de Ondernemer of Combinatie van Ondernemers dat de door haar of hen ingediende Inschrijving de economisch voordeligste Aanbieding betreft.

Holdingmaatschappij

Onderneming die de meerderheid van de aandelen in een of meer andere ondernemingen bezit.


pagina 94 van 95

1 van 0


Migratie

De volledige migratie van gebruikersdata en e-mails, applicaties en applicatiedata met borging van de data-integriteit naar de omgeving van de Dienstverlener.

Minimumeis

Eis waaraan de Inschrijver dient te voldoen om voor verdere Beoordeling in aanmerking te komen.

Offerte

Inschrijving.

Ondernemer(s)

Elke natuurlijke rechtspersoon of openbaar lichaam of Combinatie van deze personen en/of lichamen die de uitvoering van werken en/of werkzaamheden van producten en diensten op de markt brengt.

Transitie

Het voorbereide en gecoördineerde proces waarin de overdracht van de dienstverlening aan de Dienstverlener plaats vindt.

Uitsluiting

Het definitief niet (verder) Beoordelen van de Inschrijving omdat aan een Uitsluitingsgrond wordt voldaan.

Uitsluitingsgrond

Grond die de Ondernemer betreft en die diens Uitsluiting van een Aanbesteding in het algemeen rechtvaardigen.


pagina 95 van 95

1 van 0

Offerteaanvraag. IT-Dienstverlening. Quadraam, Gelderse scholengroep

Recommend Documents