ocmw

Integratietraject stad/OCMW

Integratietraject stad/OCMW Stad en OCMW gaan nauwer samenwerken

SITUERING TORHOUT

SITUERING TORHOUT Enkele gegevens: • Ruim 20.000 inwoners • Geen deelgemeenten, enkel wijken • Oppervlakte: 45,23 km² • Dichtheid: 450,89 inwoners/km

HET LOKAAL BESTUUR TORHOUT

- 200 werknemers bij de stadsdiensten

– 220 werknemers in het OCMW (incl. 1 WZC met 180 bedden)

Tot 2014 verspreid over diverse locaties, vanaf 2014 beperkte centralisatie in nieuw stadskantoor naast het OCMW

INLEIDING Vlaanderen: regels en vooruitzichten   

Vlaams regeerakkoord 2014 Conceptnota Homans 2015 Te verwachten (timing ?): concretere ‘richtlijnen’ Vlaamse regering

INLEIDING Torhout  Beheersovereenkomst stad/OCMW  Eén secretaris  Gemma (gemeenschappelijk managementteam)  Veel lopende initiatieven samenwerking Stad/OCMW

INTEGRATIETRAJECT

INTEGRATIETRAJECT = samenwerking stad en OCMW VERTREKPUNTEN  Tot 2019 twee aparte besturen: stad – OCMW  Toch reeds samenwerken (= integreren) waar mogelijk  Project per project: met stappenplan en timing  Aanpassing mogelijk door andere regels/wetten en belangrijke trends  Lopende samenwerkingen tussen Stad/OCMW blijvend maken

INTEGRATIETRAJECT = wat willen we bereiken? DOELSTELLING 1 + 1 >2 elkaar versterken kwaliteitsvolle dienstverlening beter maken van werking stad/OCMW eén organisatiestructuur voor stad en OCMW samen  organogram met de juiste man/vrouw op de juiste plaats  duidelijkheid over beheer centen (ook financiële afspraken tot in 2019)    

INTEGRATIETRAJECT AANDACHTSPUNTEN Structuur op maat van Torhout:  Verandering haalbaar houden  Praktische aanpak: realistisch en haalbaar maar wel met een duidelijk doel  Communicatie met personeel en betrokkenheid  Geen copy/paste

HET PROJECT - DE NAAM

WAVE-PROJECT

WAVE staat voor

Werk Allen Voor Eén

WAVE-project ALGEMENE TIMING 2016: voorbereiden  Organogram: één personeelsstructuur met hier en daar veranderingen (+ gevolgen voor het budget)  Uitwerken dienstverleningsconcept (inzetten op kwaliteitsvolle dienstverlening)  Huisvesting: weten waar mensen zullen werken (+ gevolgen voor het budget)

WAVE-project ALGEMENE TIMING 2017: uitvoeren  Samengaan van de diensten

PROJECTSTRUCTUUR STUURGROEP OPDRACHT  trekker van het project;  plannen;  wat komt eerst;  tussenstappen goedkeuren;  communicatie met personeel

PROJECTSTRUCTUUR STUURGROEP WIE?  enkele schepenen  mensen van Gemma (gemeenschappelijk managementteam)

PROJECTSTRUCTUUR STUURGROEP WIE?  enkele schepenen  mensen van Gemma (gemeenschappelijk managementteam) WANNEER?  maandelijks

PROJECTSTRUCTUUR STUURGROEP WIE?  enkele schepenen  mensen van Gemma (gemeenschappelijk managementteam)

WANNEER?  Maandelijks

WERKING?  verslagneming beurtrol stad/OCMW  CBS voor officiële beslissingen  Een persoon leidt: secretaris

PROJECTSTRUCTUUR WERKGROEPEN PER DIENST

OPDRACHT?  Plan voor betere dienstverlening concreet maken,  Ambitieniveau (= hoe hoog moet de kwaliteit per deel zijn?)  Op één lijn brengen van manier van werken,… WIE?  Diensthoofd  Medewerkers WANNEER?  Naar nood en haalbaarheid WERKING?  Overleg tussen werkgroepen per dienst en algemene stuurgroep  met kort verslag  Eén persoon leidt: een diensthoofd

Hoe pakken we het aan?

PLAN VAN AANPAK

PLAN VAN AANPAK

fase fase fase fase

1: 2: 3: 4:

voorbereiden concretiseren beslissen uitvoeren

HOE PAKKEN WE HET AAN? ONDERSTEUNENDE DIENSTEN = zij      

die moeten samenwerken Onthaal, secretariaat en archief Personeelsdienst Financiële dienst Facility: oa (onderhoud) gebouwen IDPB: preventiedienst (Communicatie en ICT)

‘Op één lijn brengen’ van diensten :  Sociaal huis/welzijn/burgerzaken  Sociaal huis/wonen  Zorg/kinderopvang

Samenwerking stad - OCMW op vlak van ICT • Eerste gesprekken december 2014 • Vaststelling dat zowel Stad als OCMW heel wat “gelijkaardige” projecten op de planning hadden staan voor 2015  Opportuniteit voor (de start) van een samenwerking !

Vorige situatie • “Gescheiden” werelden op vlak van ICT • Communicatie tussen beiden kan enkel via het internet • Weinig of geen kennis van elkaars organisatie (ICT)

Samenwerken - voordelen • Schaalvoordeel Eén server-infrastructuur, één mailserver, één printserver, één fileserver… ‘Volume’ voordeel

• Delen van Kennis / Expertise Specifieke ICT-kennis, (één)veiligheidsconsulent, …

Samenwerken - uitdagingen • Weinig of geen kennis van elkaars organisatie (ICT) • Beide organisaties staan op technologisch vlak niet even ver, inhaalbeweging is noodzakelijk • Meerdere betrokken partijen, impact op overleg, tot stand komen van beslissingen, … • Druk op dienst ICT, invloed op huidige infrastructuur/dienstverlening en/of andere projecten • Omvang van het project

Samenwerken uitdagingen & oplossingen  Nauwe samenwerking ICT stad met ICT OCMW

Samenwerken uitdagingen & oplossingen

 standaardisatie met bewaking van de huidige aanwezige (hoogste) kwaliteiten

Samenwerken uitdagingen & oplossingen

 Duidelijke afspraken maken

Samenwerken uitdagingen & oplossingen

 Realistische planning (!) / verwachtingen  Bepalen prioriteiten  Bewaken kwaliteit

Samenwerken uitdagingen & oplossingen Opdelen in fasen

Fasen

Open Systems Interconnection model (OSI)

Fase 1

verbinding stad - OCMW • Fysieke verbinding tussen Stad en OCMW (fiber)

• (her)inrichten server lokaal OCMW

Fase 2

Nieuwe gedeelde server-infrastructuur Zowel voor stad als OCMW stond in 2015 het vernieuwen van de server-infrastructuur op de planning. In plaats van beide server-infrastructuren afzonderlijk te vernieuwen wordt de voorkeur gegeven aan één platform voor stad en OCMW (aanzienlijke besparing) Meerkost één gezamenlijke infrastructuur “nihil” ten opzichte van 2 afzonderlijke infrastructuren

Fase 3

Integratie OCMW op ICT-infrastructuur stad Migratie Linux domein OCMW naar Windows domein stad (vanaf dan gezamenlijk domein). Goede afspraken met de betrokken leveranciers, beperkte ondersteuning tijdens het migratie traject.

Wat na fase 3? • Geen eindfase… Elke toekomstige investering zal moeten bekeken worden vanuit het standpunt van (verdere) migratie stad & OCMW  zorgen voor de nodige transparantie; waakzaamheid

Wat na fase 3? Enkele voorbeelden: -

Contract MFP (multifunctionele printers) Telefonie (één platform ?) Microsoft licenties Software(toepassingen) …

Concrete projecten • Nieuwe mappenstructuur • Mid-office / CRM / Informatiearchitectuur (gegroeid vanuit postregistratie)

Toekomstige projecten • Nieuwe website • Telefonieplatform • …

“Optimaal digitaal” Mid-office

“Optimaal” Digitaal

CRM

Zaakgericht werken

“Historiek” Informatiearchitectuur lokale besturen… typische Vlaamse koterijen. Tijd voor een grondige renovatie !

Doelstellingen • Dienstverlening (verbeteren) / administratieve lasten voor burgers en bedrijven verlagen • Efficiëntie (verhogen) • Informatie zodanig met elkaar verbinden zodat bruikbare loket- en beleidsinformatie kan gegenereerd worden ten dienst van de klant / burger (IKZ / transparant) • Mogelijkheden digitale / online dienstverlening benutten • Proactieve dienstverlening

Software map

Inspiratie… OSLO CCSP Bezoek Aalter & Lokeren Bevraging besturen Uitnodigen leveranciers Radicaal digitaal Vlarigem …

Traject Informatiearchitectuur • 10 sessies • Leveranciersonafhankelijk

• Betrokkenheid college en GEMMA (gemeenschappelijk MAT stad & OCMW)

Traject Informatiearchitectuur • In kaart brengen visie / doelstellingen • Analyse huidige ‘situatie’

• (Generieke) processen, procesanalyse • Opzetten architectuur / gebruik authentieke bronnen • …

• Traject halverwege

Vragen?