OCMW

INHOUDSTAFEL

Voorwoord...................................................................................................................... 2 Onze missie.................................................................................................................... 5 Onze waarden ................................................................................................................ 5 Onze basisdoelstellingen.............................................................................................. 6 Strategische nota 2014-2019 ........................................................................................ 7 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2014-2019 .............................................................. 12 Beleidsnota 2016 ......................................................................................................... 17 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2016 ....................................................................... 17 Overige beleidsdoelstellingen 2016 ........................................................................... 18 OCMW globaal ............................................................................................................. 18 Kwaliteit, Veiligheid, Milieu & Ethiek.......................................................................... 21 Kwaliteit ........................................................................................................................ 21 Veiligheid...................................................................................................................... 22 Milieu ............................................................................................................................ 23 Ethiek ............................................................................................................................ 24 Groep administratie ..................................................................................................... 25 Externe communicatie ................................................................................................ 25 Interne communicatie.................................................................................................. 25 Secretariaat .................................................................................................................. 26 Algemeen onthaal ........................................................................................................ 27 Aankoopdienst ............................................................................................................. 28 Juridische dienst ......................................................................................................... 30 Financiële dienst ......................................................................................................... 30 Informatica ................................................................................................................... 31 Technische dienst ....................................................................................................... 32 Personeelsdienst ......................................................................................................... 33 Sociale dienst .............................................................................................................. 35 Individuele en projectwerking gezamenlijke doelstellingen .................................... 35 Individuele hulpverlening ........................................................................................... 36 Projectwerking ............................................................................................................. 37 Extramurale dienst ...................................................................................................... 39 Thuiszorg ..................................................................................................................... 39 Dienstencentrum Het Gaverke ................................................................................... 41 Intramurale dienst ....................................................................................................... 43 Rob-rvt - intake - dvc - kortverblijf ............................................................................. 43 Serviceflats/groep van assistentiewoningen/seniorenwoningen ............................ 47 Logistiek ....................................................................................................................... 50 Keuken.......................................................................................................................... 50 Lijst met afkortingen ................................................................................................... 52

OCMW Waregem

Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

1

VOORWOORD 2016 wordt het jaar waarbij de eerste tekenen van inkanteling van het OCMW in de stad zichtbaar zullen worden. Door de pensionering van verschillende mensen op diverse diensten zullen in eerste instantie de financiële en aankoopdienst alsook de sociale dienst van het OCMW en de stad samensmelten. De integratie van de beide sociale diensten op de huidige locatie van het administratief centrum van het OCMW moet resulteren in een welzijnswinkel voor onze stad, die de dienstverlening naar de burger toe, op dat vlak centraliseert. Dit jaar doen we ook de nodige aanpassingen aan de gebouwen van De Meers om het dienstencentrum en de thuiszorg ook in dit gebouw te lokaliseren, zonder ook maar de minste afbreuk te doen aan de dienstverlening. Zoeken naar efficiëntiewinsten en samenwerking liggen hierbij aan de grondslag. Buurtgerichte zorg realiseren blijft voor dit beleid een topprioriteit. De uitgevoerde doorlichtingen van de overheid tonen aan dat we in Waregem over twee mature organisaties beschikken die momenteel op heel wat diverse vlakken, goed gestructureerd en uitgebouwd zijn. Met het plan 2020 willen we jaarlijks stappen zetten, om de inkanteling te realiseren en tegemoet komen aan de doelstellingen van de hogere overheid. Externe specialisten zullen ons bijstaan om dit proces in goede banen te leiden. Het mondiale probleem van de vluchtelingencrisis laat ook ons niet onberoerd. Na de verplichte afbouw van vorig jaar van de LOI-werking van 46 naar 33 plaatsen, hebben we tot op heden al heel wat vluchtelingen opgevangen. Het integreren van deze mensen door het aanleren van de Nederlandse taal, het aanbieden van onderwijs op maat in een OKAN-klas of in het basisonderwijs, het wegwijs maken in de dienstverlening en de administratie, zijn noodzakelijk te nemen stappen die we volop ondersteunen. Het hoeft ook geen betoog dat door de genomen regeringsmaatregelen de modale burger het moeilijker krijgt. Ik stel vast dat de armoede in onze streek toeneemt. De stijging van het aantal leefloners op korte termijn is hiervan een sprekend voorbeeld. De voortdurende stijging van de prijzen voor de basisbehoeften, zoals elektriciteit en water, maken het voor vele gezinnen lastig om de eindjes aan elkaar te knopen. Met de inzet van twee brugfiguren in Waregem en de trimestriële opvolging in het WOK-overleg (Waregems Overlegplatform Kinderarmoede) willen we de kinderarmoede op termijn systematisch terugdringen. Het is duidelijk dat we hier drempelverlagend werken. Om de werking van de crisisopvang aan te passen aan de huidige noden van deze tijd, zodat we naast mannen ook vrouwen kunnen opvangen, willen we een nieuwbouwproject realiseren in de Molenstraat. Een zestal studio’s worden daar gerealiseerd. In de loop van 2016 doen we hiervoor het nodige beleidsvoorbereidende werk zodat we in 2017 tot realisatie kunnen overgaan. Als werkgever moeten we ook oog en oor hebben voor het welbevinden van het personeel. We willen de betrokkenheid hoog houden op de werkvloer en zorgen voor werkbaar werk. Aangezien we met zijn allen langer moeten werken is dit een noodzakelijk aandachtspunt. 2016 wordt dus terug een jaar met heel wat uitdagingen, die we op een positieve manier willen waarmaken.

Joost Kerkhove Schepen sociale zaken, senioren en sociale economie OCMW-voorzitter

OCMW Waregem


2

Het meerjarenplan 2014-2019 en de beleidsnota 2016 werden opgesteld vanuit 4 perspectieven: financieel perspectief, groeien leervermogen, interne processen en klantenperspectief. Voor elk perspectief werden een aantal strategische doelstellingen gedefinieerd: - Financieel perspectief: financiële zekerheid, kostenbeheersing, maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen, correcte verhouding tussen individuele bijdrage van de cliënten en de bijdrage van de gemeenschap. - Groeien leervermogen: personeelstevredenheid, deskundigheid, betrokkenheid, integriteitsmanagement, veilige werkomgeving, ICT en technologie. - Interne processen: afstemming dienstverlening, nieuwe dienstverlening, nieuwe praktijken/werkmethoden, efficiëntie verhogen, milieuvriendelijke en veilige infrastructuur. - Klantenperspectief: klantentevredenheid, naambekendheid, ruim kwalitatief hoogstaand aanbod, prijszetting en marktaandeel.

De totale organisatie en organogram van het OCMW werden vertaald in een overkoepelende procesmap met: -

sturende processen: KVME, leiderschap, strategie, financiën, personeel waardetoevoegende processen: sociale dienst, intra- en extramurale dienst ondersteunende processen: informatica, aankoopdienst, technische dienst, logistiek, keuken en secretariaat

OCMW Waregem


3

S tr a te g ie m a p O C M W W a r e g e m K L A N T E N P E R S P E C T IE F K la n te n te v r e d e n h e id

M a r k ta a n d ee l verh ogen

P r ijs z e ttin g R u im k w a lita tie f h o o g s ta a n d a a n b o d

N a a m b e k e n d h e id

IN T E R N E P R O C E S S E N A fs te m m e n b e s ta a n d e d ie n s tv e r le n in g e n

N ie u w e d ie n s tv e r le n in g e n

O p tim a lis e r e n o r g a n is a tie p r o c e s s e n

N ie u w e p r a k tijk e n / w e r k m e th o d e n

V e ilig e e n m ilie u v r ie n d e lijk e in fr a s tr u c tu u r

G R O E I- E N L E E R V E R M O G E N P e r so n e e lste v r e d e n h e id D e s k u n d ig h e id

I C T & te c h n o lo g ie I n te g r ite itm a n a g e m e n t

B e tr o k k e n h e id

V e ilig h e id

F IN A N C IE E L P E R S P E C T IE F F in a n c ië le z e k e r h e id : m ee r ja r e n g e m e e n te lijk e b ijd r a g e K o s te n b e h e e r s in g

M a x im a a l b e n u tte n o v e r h e id s m id d e le n / gen ereren van o v e r h e id s s u b s id ie s

C o r r e c te v e r h o u d in g tu s s e n in d iv id u e le b ijd r a g e n c lië n te n e n d e gem een sch a p

OCMW Waregem


4

ONZE MISSIE

Iedereen heeft het recht om in alle vrijheid en op een menswaardige wijze deel te nemen aan het maatschappelijk gebeuren. Daartoe willen wij zorg, hulp, opvang en begeleiding bieden waar nodig en dit in de eerste plaats voor de inwoners van onze eigen stad. Dit willen we realiseren d.m.v. een toegankelijk dienstenpakket, een doorgedreven gepersonaliseerd gebouwencomplex en een hoge kwaliteit van ouderenzorg en kansenbeleid op maat van de noden van onze cliënten.

ONZE WAARDEN

In onze dienstverlening richten wij ons op het totale mens-zijn van de cliënt, met bijzondere aandacht en respect voor zijn eigenheid en zelfredzaamheid. Samenwerking van beleid, medewerkers, cliënten en hun omgeving ervaren wij als een positieve kracht. Daartoe willen wij de nodige middelen inzetten, rekening houdend met een rechtvaardige verdeling tussen individu en gemeenschap. Wij willen vanuit een open kijk en in samenspraak met onze omgeving blijven zoeken naar een kwaliteitsvol, vooruitstrevend en creatief welzijnsbeleid, met bijzondere aandacht voor kansarmen en senioren.

OCMW Waregem


5

ONZE BASISDOELSTELLINGEN

Aanbod Aanbieden van een brede waaier van dienstverlening in Waregem voor alle bevolkingsgroepen met voortdurende aandacht voor maatschappelijke ontwikkelingen en veranderingen.

Cliënten Het verder ontwikkelen van een totaalbenadering van de cliënt met respect voor zijn eigenheid en gericht op het maximaal behoud van zijn fysiek, psychisch en sociaal welzijn.

Accommodatie Realiseren van een eigentijdse en milieuvriendelijke infrastructuur gericht op huiselijkheid en veiligheid.

Personeel Uitbouwen van een voldoende kwantitatieve en kwalitatieve personeelsomkadering met aandacht voor deskundigheid, betrokkenheid en samenwerking.

Prijs Realiseren van financiële haalbaarheid voor cliënten en organisatie met als basis een evenwichtige verhouding prijs-kwaliteit en een rechtvaardige verdeling tussen individu en gemeenschap.

Plaats in omgeving Lokaal en regionaal profileren van het OCMW als een onmisbare partner in het welzijnsgebeuren.

Promotie Voeren van een doeltreffend en doelmatig informatiebeleid, zowel intern als extern.

Organisatie Streven naar een duidelijke organisatiestructuur, naar inhoud en vorm voortdurend gevoed door de specifieke inbreng van beleids- en beroepskrachten.

OCMW Waregem


6

MEERJARENPLAN 2014-2019 STRATEGISCHE NOTA 2014-2019 OCMW GLOBAAL Doelstelling Samenwerking faciliteren met de stad Actie

•

de kwaliteit en de efficiëntie van de organisatie borgen en waar mogelijk verhogen door synergieën te creëren

FINANCIËLE EN SOCIALE HULP We voeren de missie van het OCMW uit binnen een snel veranderende en steeds complexer wordende maatschappij. Qua organisatie en structuur gaan we mee in de tendens van informatiseren en optimaliseren van de hulpverlening. Ook onze visie volgt deze evolutie: diversifiëren van dienstverlening, hulpverlening bieden binnen verschillende levensdomeinen, met respect voor verschillende sociaal-culturele achtergronden. We vertrekken vanuit de sterktes van onze cliënten en hun leefwereld. We geloven in hun capaciteiten en creëren een draagvlak waarin ze leren voortbouwen op hun kwaliteiten en leren omgaan met hun beperkingen.

Sociale dienst Doelstelling Het verzekeren van het recht voor de persoon om een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid Het verzekeren van preventieve en curatieve hulp • informatie bieden en bemiddelen bij allerlei maatschappelijke problemen Actie •

•

•

aanbieden van begeleiding op maat binnen de mogelijkheden van de organisatie (schuldhulpverlening/CSR, financiële ondersteuning, opvoedingsondersteuning, juridische bijstand, materiële bijstand,…) wegwijsfunctie binnen en/of buiten het OCMW zodat de mensen correct geïnformeerd worden m.b.t. hun hulpvraag preventieve en curatieve hulpverlening aanbieden (energie, wonen,…)

Doelstelling De zorg voor wonen verder uitwerken • onderzoek naar het organiseren van een woonloket (centraal informatiepunt kenniscentrum Actie • • • •

m.b.t. wonen) verdere uitwerking en opvolging van het proefproject preventieve woonbegeleiding in samenwerking met het CAW, RSVK en Helpt Elkander verdere uitwerking en opvolging regisseursrol lokale toewijzingscommissie Lokaal Toewijzingsreglement Waregem uitwerking van het begeleid zelfstandig wonen voor jongvolwassenen lokale en regionale afstemming aanbod sociale dienst met andere welzijnsorganisaties (deelname aan stuurgroep thuisloosheid, project Warmer Wonen Leiedal,…) realiseren van een performant aanbod coc/doorgangswoningen

• Doelstelling Zorgen dat de burger met zijn vraag op de juiste plaats terecht kan en zo snel mogelijk het juiste antwoord krijgt OCMW Waregem


7

•

Actie

verruimen van het digitaal sociaal huis (informatie-, loket- en doorverwijsfunctie - netwerk) onderzoek naar invulling van de zitdagen in deelgemeenten

• Doelstelling Hulpverlening preventief en pro-actief inzetten met het oog op het terugdringen van kinderarmoede Actie • gerichter inzetten van de enveloppe kinderarmoedebestrijding binnen de middelen socio-

•

•

culturele participatie met het oog op het verhogen van de ontwikkelingskansen van kinderen in armoede overleg rond kinderarmoede structureel inbedden in het reeds bestaande lokaal overleg kinderopvang met het oog op een multidisciplinaire en integrale aanpak en het ontwikkelen van een beleid dat kinderarmoede bestrijdt onderzoek naar de realisatie van/samenwerking met een laagdrempelig lokaal initiatief met het oog op het verhogen van het bereik van gezinnen in armoede

Doelstelling Verhogen van de samenwerking en afstemming van de lokale welzijnsactoren Actie • verder stimuleren van de informatieuitwisseling, samenwerking en afstemming van de • •

verschillende welzijnsorganisaties door het jaarlijks organiseren van een sociaal rendez-vous uitbouw en opvolging van het lokaal sociaal beleid en bepalen regierol bij de uitvoering en monitoring van beleidsdomeinoverschrijdende doelstellingen via de stuurgroep LSB organiseren van externe jobwissels met het oog op het verhogen van de kwaliteit van de hulpverlening door te leren van elkaar invulling en verdere uitbouw buurtwerk kritisch bekijken (positie verduidelijken)

• Doelstelling Verhogen preventieve aanpak armoedebestrijding Actie • promoten gebruik van mobiele budgetbeurs in de scholen • verder promoten opvoedingsondersteuning - gezinsondersteuning • onderzoek naar noodzaak aan studieondersteuning in Waregem • vormingen organiseren voor de doelgroep kansarmen (via socio-culturele integratie) • energiearmoede: betere bekendmaking en stimuleren groepsaankoop groene energie, sociale dakisolatie, premies, rationeel energiegebruik,…

Loi Doelstelling Verhogen inburgering en integratie van nieuwkomers Actie • uitwerken project ‘samen inburgeren’ i.s.m. de integratiedienst stad Waregem • verder uitbouwen van het netwerk op vlak van inburgering via de integratiedienst stad Waregem

Activering van tewerkstelling Doelstelling Een actief en doelgericht opleidings- en tewerkstellingsbeleid voeren Actie • actieve samenwerking met lokale sociale economiebedrijven (Werkplus,…) • meewerken aan het actieplan regionale activeringsstrategie voor Zuid-West-Vlaanderen • blijvende participatie in de werkwinkel • gerichter inzetten op activering van kwetsbare jongvolwassenen (18- tot 25-jarigen)

OCMW Waregem


8

THUISZORG We willen de thuiszorgdiensten gericht uitbouwen om zo de Waregemse thuiswonende senioren, langdurig zieken en personen met een beperking in staat te stellen zo lang mogelijk kwaliteitsvol thuis te wonen. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de groep van de meest kwetsbare ouderen.

Thuiszorgdiensten Doelstelling Verder uitbouwen van de loketfunctie voor informatie, advies en ondersteuning op vlak van thuiszorg Actie • informeren en adviseren rond het aanbod aan thuiszorgondersteuning binnen de Waregemse regio organiseren en deelnemen aan zorgoverleggen bij complexe zorgsituaties realiseren van één aanspreekpunt voor senioren verdere uitbouw van de werking Lokaal Steunpunt Thuiszorg, creëren van zorgnetwerken

• • • Doelstelling Gericht aanbieden van dienstverlening met bijzondere aandacht voor de groep van de meest kwetsbare ouderen Actie • gericht ondersteunen van mantelzorgers onder andere door het organiseren van • •

infomomenten focus op de doelgroep van meest zorgbehoevenden door regelmatige opvolging actief meewerken in de verdere uitrol van de wijkwerking

Doelstelling Onderzoeken inbedding thuiszorgloket en versterken van de samenwerking met sociale dienst en wzc De Meers Actie • verstevigen van de samenwerking met wzc De Meers en sociale dienst o.a. door het •

realiseren van structureel overleg tussen de intake en de zorgcoördinatie onderzoeken van de mogelijkheden op vlak van locatie van het thuiszorgloket

Dienstencentrum Doelstelling Realiseren van 1 centraal sterk uitgebouwd erkend lokaal dienstencentrum, met antennepunten Actie • realisatie 1 centraal sterk uitgebouwd dienstencentrum dat voldoet aan de • • •

infrastructuurnormen uitbouwen van minstens 1 wijkhuis mogelijkheden van een mobiel dienstencentrum onderzoeken wijkwerking verder uitrollen: organiseren van toegankelijke ontmoetingsnamiddagen en individuele bezoeken aan 80+ die niet (meer) actief zijn in het verenigingsleven

Doelstelling Afstemmen van het aanbod op de veranderende behoeften en samenstelling van de doelgroep Actie • afstemmen van de programmatie op het bestaande aanbod vanuit de verenigingen • verkennen van hiaten binnen het bestaand aanbod • zoeken naar manieren om diverse nieuwe doelgroepen (o.a. allochtonen, langdurig zieken, langdurig werklozen, psychiatrische patiënten,…) in te passen binnen de werking

Doelstelling Verhogen van de mobiliteit van senioren Actie • Minder Mobielen Centrale verder uitbouwen • gebruik van minibus om mobiliteit van senioren en personen in een rolwagen te verhogen • aandachtvoor mobiliteit bij de organisatie van activiteiten OCMW Waregem


9

Doelstelling Voeren van een actief stimulerend vrijwilligersbeleid Actie • afstemming van het vrijwilligersbeleid binnen de verschillende diensten van het OCMW • aantrekken van voldoende vrijwilligers • ondersteunen van vrijwilligers onder andere door het organiseren van gerichte vormingsactiviteiten

WONEN VOOR OUDEREN De Meers Het woonzorgcentrum is een voorziening van het OCMW van Waregem die aangepaste woongelegenheid wil bieden aan bejaarden en dit ongeacht hun filosofische, ethische, culturele en politieke overtuiging of hun financiële situatie. De Meers wil een thuis zijn waar zowel gezonde als zorgbehoevende ouderen wonen, leven, verzorgd worden en mogen sterven. Bewoners mogen bij elk van deze processen begeleiding verwachten vanwege de directie en de medewerkers. De Meers wil ook een plaats zijn waar jonge zorgbehoevende mensen een thuis kunnen vinden. Zij kunnen opvang en begeleiding verwachten binnen de grenzen van de medische, verpleegkundige en psychosociale opdracht van een rust- en verzorgingstehuis. De Varent/Coorenblomme De Varent en de Coorenblomme zijn voorzieningen van het OCMW van Waregem die aangepaste woongelegenheid bieden aan valide en laagzorgbehoevende senioren en dit ongeacht hun filosofische, ethische, culturele of politieke overtuiging. De Varent en de Coorenblomme willen de autonomie van de bewoners maximaal garanderen. Indien zij dit wensen kunnen bewoners beroep doen op diverse vormen van dienstverlening.

Bejaardenwoningen Doelstelling Het aanbod van seniorenwoningen vergroten in functie van de stijgende noden Actie • uitbouwen bejaardenwoningen • eenpersoonswoongelegenheden binnen PPS Ware Heem

De Varent/Coorenblomme Doelstelling Structureel samenwerken met het dienstencentrum Actie • sociaal-culturele activiteiten worden georganiseerd in samenwerking met het dienstencentrum

Doelstelling Onderzoeken renovatie infrastructuur Coorenblomme Actie • onderzoek naar renovatiemogelijkheden energie • keuze prioriteiten renovatie en praktische planning vernieuwing Doelstelling Profilering verblijfscondities in functie van doorstroming naar wzc De Meers Actie • uitwerken van duidelijke doorstroomcriteria van De Varent en de Coorenblomme naar • •

OCMW Waregem

wzc De Meers oplijsten van meetbare condities om doorverwijzing te verantwoorden vertalen condities naar opnameovereenkomst en huishoudelijk reglement


10

De Meers/Kortverblijf Doelstelling Expertise dementie uitbouwen Actie • opnamemogelijkheden ouderen met dementie uitbreiden • mogelijkheden voor opname jongdementerenden onderzoeken • kleinschaligheid organiseren in grootschalige omgeving Doelstelling Deskundigheid en betrokkenheid verhogen van personeelsbeleid van wzc De Meers Actie • uitbouwen van een doordachte functiedifferentiatie • werkdruk in kaart brengen – gerichte maatregelen treffen • acties ondernemen om teamgeest hoog te houden • doordacht opleidingsbeleid • capaciteiten van medewerkers onderkennen en benutten Doelstelling Aanbieden van comfortabele infrastructuur aan bewoners Actie • nagaan welke impact ‘kleine’ kamers hebben op opnamebeleid confer nieuwe wzc • plannen van eventuele aanpassingen Doelstelling Uitwerken van een beleid rond vroegtijdige zorgplanning Actie • palliatief referent • opmaken van infobrochures • religieuze en filosofische ondersteuning aanbieden Doelstelling Aanbieden van psychologische ondersteuning aan bewoners Actie • onderzoeken psychologische ondersteuning • overleg met huisartsenkorps • beperken van psychofarmaca Doelstelling Fixatievrij werken Actie • benchmarking • aanpassing van infrastructuur en accommodatie • duidelijke richtlijnen opmaken • geregeld overleg met huisartsen en familieleden Doelstelling Structureel samenwerken met thuiszorgdiensten OCMW Waregem Actie • uitwisselen van gegevens bij opname van bewoners die gekend zijn door de extramurale • • •

dienst samenwerking in het kader van opvang van ouderen die niet aan de criteria voldoen voor opname in het wzc samenwerking bij opname en ontslag gebruikers kortverblijf zorgcoördinatie hier expliciet benoemen

Dagverzorgingscentra De Meers/De Manège Doelstelling Uitbouwen van ondersteuning van familieleden van gebruikers met dementie Actie • opstarten van praatgroepen • kennisoverdracht omtrent het ziektebeeld dementie • individuele begeleiding waar nodig • samenwerking met thuiszorgdiensten Doelstelling Uitwerken van een programma voor jongere mensen met dementie Actie • onderzoeken welke nood er is voor opvang van mensen met jongdementie • aangepaste accommodatie en programma uitwerken OCMW Waregem


11

Strategische nota Prioritaire beleidsdoelstellingen 2014-2019 2016 KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Uitgave 0 0 0 0 0 0

Doelstelling

Opstarten welzijnswinkel Waregem 03 – Financiële en sociale hulp 09000 - Sociale dienst • voorbereidende activiteiten voor de realisatie van de welzijnswinkel • uitbouw van de loketten • opdeling in clusters • invulling zitdagen deelgemeenten • impact op werking in kaart brengen • uittekenen personeelskader (stadspersoneel/OCMW-personeel) • opmaak organogram uitgewerkt organogram/personeelskader Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0

Investering Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0

Andere Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Realiseren van een vernieuwde werking van het dienstencentrum en het thuiszorgloket op de nieuwe locatie

Beleidsdomein B04 - Thuiszorg Beleidsitem 09460 - Maaltijdbedeling

Actieplan

Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Uitgave 0 0 0 0 0 0

OCMW Waregem

09481 - Poetsdienst 09490 - Zorgcoördinatie 09511 - Dienstencentrum Het Gaverke • realisatie van de verhuis van het thuiszorgloket naar het administratief centrum OCMW • realisatie van de verhuis van het dienstencentrum naar wzc De Meers • communicatie met betrokken medewerkers en gebruikers • organiseren toekomstige werking van het dienstencentrum en het thuiszorgloket • voorbereiden van de effectieve verhuis effectieve realisatie van de verhuis Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 81 600 0 0 0



Saldo 0 0 - 81 600 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0


12

Saldo 0 0 0 0 0 0

2014 KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Uitgave 0 0 0 0 0 0

Visie toekomstige locatie en werking dienstencentrum en thuiszorg 04 – Thuiszorg 09511 – Dienstencentrum Het Gaverke • visie ontwikkelen voor toekomstige locatie en werking dienstencentrum en thuiszorg • uitvoeren van een benchmarkbezoek aan een mobiel dienstencentrum • evalueren van het project wijkwerking • oplijsten van alternatieven voor de locatie dienstencentrum en thuiszorg • evalueren van de verschillende alternatieven • formuleren van een gefundeerd voorstel en beleidsbeslissing documentatie benchmarkbezoek en oplijsting mogelijke alternatieven gefundeerd voorstel Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0


Saldo 0 0 0 0 0 0


Uitgave 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Uitgave 0 0 0 0 0 0

Impact op de loi-werking naar aanleiding van afbouw loi-plaatsen 03 – Financiële en sociale hulp 09030 - Lokaal opvanginitiatief • heroriëntering lokale opvang in het kader van de loi-afbouw • opmaak analyse van mogelijke alternatieven in functie van de werking • herorganiseren personeelsinzet op basis van gemaakte beleidskeuzes dossierbarometer loi-coc-doorgangswoningen Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0


Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0


Nieuwe praktijken en werkmethoden Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan OCMW Waregem

Verkorten gemiddelde doorlooptijd budgethulpverlening - uitstroom 03 - Financiële en sociale hulp 09000 - Sociale dienst • nagaan uitstroom budgethulpverlening aan cliënten Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

13

Saldo 0 0 0 0 0 0

•

Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Uitgave 0 0 0 0 0 0

bevorderen maximale zelfredzaamheid in budgetbeheer en ontwikkelen uitstroommethodiek • invoering van de intensievere begeleidingsmethodiek • evaluatie evolutie doorlooptijd, daling aantal budgetdossiers doorlooptijd dossiers Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0


Uitgave 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0


Uitgave 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Uitgave 0 0 0 0 0 0

Brandveiligheid De Meers – A-attest behalen 05 - Wonen voor ouderen 09531 - De Meers • maatregelen treffen om aan de brandweernormen te voldoen • inventaris opmaken van zitmeubilair met en zonder brandvertragend attest • aankoop van brandvertragend zitmeubilair • open livings inrichten conform regelgeving • wegwerken van technische mankementen volgens inspectieverslag brandweer behalen brandweerverslag met A-score Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 40 000 0 0 0 0 0


Saldo - 40 000 0 0 0 0 0


Uitgave 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

2015 INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting 2014 2015 2016 2017

Uitgave 0 0 0 0

OCMW Waregem

Optimaliseren van de instroom van budgethulpverlening 03 – Financiële en sociale hulp 09000 – Sociale dienst • diverse instroomsystemen in kaart brengen volgens het principe van maximale zelfredzaamheid • gedifferentieerde aanpak budgethulpverlening aantal instroom en reden instroom Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0

Investering Ontvangst 0 0 0 0


Saldo 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0

Andere Ontvangst 0 0 0 0

14

Saldo 0 0 0 0

2018 2019

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

Doelstelling Op punt stellen van de samenwerking tussen Werkplus en thuiszorgloket Beleidsdomein 04 - Thuiszorg Beleidsitem 09470 - Klusjes- en groendienst Actieplan

Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Uitgave 0 0 0 0 0 0

Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Uitgave 0 0 0 0 0 0

09481 - Poetsdienst • op elkaar afstemmen van beide werkingen • overleg tussen beide diensten • vastleggen van de interne procesflows • verzekeren van de link met het thuiszorgloket positieve evaluatie van de nieuwe werking Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0


Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0


Saldo 0 0 0 0 0 0

Verkorten gemiddelde duur doorlooptijd budgethulpverlening - uitstroom 03 – Financiële en sociale hulp 09000 – Sociale dienst • gefaseerde afbouw van het budgetbeheer in functie van uitstroom • nagaan aantal en reden uitstroom budgethulpverlening • verder implementeren van de uitstroommethodiek • ontwikkelen gefaseerd model voor afbouw budgetbeheer • verfijnen afsprakennota en evolutieopvolging • opleiding rond sterkte van de cliënten en zelfredzaamheid bevorderen evaluatie evolutie doorlooptijd en daling budgetdossiers Exploitatie Ontvangst 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0


Saldo 0 0 0 0 0 0

Uitgave 0 0 0 0 0 0


Saldo 0 0 0 0 0 0

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting 2014 2015

Uitgave 0 0

OCMW Waregem

Uitwerken nieuwe structuur sociale dienst B03 - Financiële en sociale hulp 09000 - Sociale dienst • opmaak nieuw organogram • benchmarkonderzoek/overleg met OCMW’s uit de Belfiussector • opstart interne werkgroep • in kaart brengen aanbod hulpverlening/expertise – linken met dienst thuiszorg en sociale dienst stad • uittekenen personeelskader nieuw organogram gekoppeld aan het personeelskader Exploitatie Ontvangst 0 0

Saldo 0 0

Uitgave 0 0

Investering Ontvangst 0 0

Saldo 0 0


Uitgave 0 0

Andere Ontvangst 0 0

15

Saldo 0 0

2016 2017 2018 2019

0 0 0 0

OCMW Waregem

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0


0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

16

Beleidsnota 2016 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2016 KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting 2016

Uitgave 0

Beleidsdomein Beleidsitem

Meting 2016

Uitgave 0

OCMW Waregem

03 – Financiële en sociale hulp 09000 - Sociale dienst • voorbereidende activiteiten voor de realisatie van de welzijnswinkel • uitbouw van loketten • opdeling in clusters • invulling zitdagen deelgemeenten • impact op werking in kaart brengen • uittekenen personeelskader (stadspersoneel/OCMW-personeel) • opmaak organogram uitgewerkt organogram/personeelskader

Exploitatie Ontvangst 0

Doelstelling

Actieplan

Opstarten welzijnswinkel Waregem

Saldo 0

Uitgave 0

Investering Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 0

Andere Ontvangst 0

Saldo 0

Realiseren van een vernieuwde werking van het dienstencentrum en het thuiszorgloket op de nieuwe locatie B04 - Thuiszorg 09460 - Maaltijdbedeling 09481 - Poetsdienst 09490 - Zorgcoördinatie 09511 - Dienstencentrum Het Gaverke • realisatie van de verhuis van het thuiszorgloket naar het administratief centrum OCMW • realisatie van de verhuis van het dienstencentrum naar wzc De Meers • communicatie met betrokken medewerkers en gebruikers • organiseren toekomstige werking van het dienstencentrum en het thuiszorgloket • voorbereiden van de effectieve verhuis effectieve realisatie van de verhuis

Exploitatie Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 81 600

Investering Ontvangst 0


Saldo - 81 600

Uitgave 0

Andere Ontvangst 0

17

Saldo 0

Overige beleidsdoelstellingen 2016 OCMW globaal KLANTENPERSPECTIEF Naambekendheid Doelstelling Actie

Dienstverlening van het OCMW/welzijnswinkel bekendmaken • dossier in De Sprong • druk en verdeling infobrochure • actualiseren van de website verdeling nieuwe infobrochure

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

verdeling nieuwe infobrochure

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie

Bundelen alle welzijns(aan)vragen in het OCMW/welzijnswinkel • uitwerken samenwerking sociale diensten stad en OCMW en thuiszorgloket en bundelen in het OCMW/welzijnswinkel incl. loketfunctie 1 centrale welzijnswinkel

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

centrale welzijnswinkel

Doelstelling Actie Meting

Realiseren van studio’s voor het coc • bouwen van 6 nieuwe studio’s start bouwwerken

Streefcijfer:

Realisatie:

start bouwwerken

Prijszetting Doelstelling Actie Meting

Evalueren en actualiseren van de tarieven • goedgekeurde prijsaanpassingen door de OCMW-raad goedgekeurde tarievenlijst

Realisatie:

Streefcijfer: goedgekeurde tarievenlijst

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie Meting

Afstemmen vrijwilligersbeleid • voldoen aan erkenningsnormen als erkende autonome vrijwilligersdienst erkenning en subsidiëring

Realisatie:

Streefcijfer: erkenning en subsidiëring

OCMW Waregem


18

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling

Samenwerking financiële diensten en aankoopdiensten stad en OCMW versterken • aanwerving financieel adviseur ter vervanging van de financieel beheerder van het OCMW

Actie

o.l.v. van de financieel beheerder stad uittekenen verdere samenwerking aankoopdiensten stad en OCMW kennisoverdracht samenvoegen financiële dienst en aankoopdienst binnen het OCMW kwalitatief niveau van ondersteunende dienstverlening

• • • Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 1e kwartaal kennisoverdracht financiën en aankoop


Onderzoeken van de samenwerkingsmogelijkheden met stad Waregem • bespreking met het stadsbestuur/managementteams bespreking

Realisatie:

Streefcijfer: 1 bespreking

Doelstelling

Voldoen aan de nieuwe elementen van het (ontwerp)decreet lokaal bestuur/OCMW-decreet • opvolgen nieuwe elementen van het ontwerpdecreet lokaal bestuur/OCMW-decreet

Actie Meting

interne voorbereiding implementatie nieuwe elementen

Realisatie:

Streefcijfer: 50 % uitgewerkte nieuwe elementen

Doelstelling

I.f.v. al dan niet inkanteling van het OCMW, uittekenen structuur en werking zorg, thuiszorg en wonen voor ouderen • uittekenen mogelijkheden in te actualiseren visietekst

Actie Meting

vastgelegde visie m.b.t. zorg, thuiszorg en wonen voor ouderen

Realisatie:

Streefcijfer: vastgelegde visie

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie Meting

Opvolgen auditrapport van Audit Vlaanderen • opvolgen aanbevelingen auditrapport aantal opgevolgde aanbevelingen

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %


Interne jobwissel organiseren • aanbod en modaliteiten interne jobwissel bekendmaken aantal jobwissels

Realisatie:

Streefcijfer: 20 jobwissels

Doelstelling Actie

Uittekenen en implementeren werking financiële dienst en aankoopdienst • werking financiële dienst en aankoopdienst uittekenen n.a.v. pensioneringen en samenvoegen binnen het OCMW aankoopdienst en financiële dienst vormen één ondersteunende dienst binnen het OCMW

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 1 ondersteunende dienst

Doelstelling Actie

OCMW Waregem

Lean denken verder uitrollen • implementeren van de aanbevelingen van de leanscan in De Meers • vormingsmoment voor sociale dienst en administratie • leanmethodiek inbouwen in de interne audits Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

19

Meting

aantal gerealiseerde acties/aanbevelingen

Realisatie:

Streefcijfer: 5

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie Meting

Opvolgen infrastructurele veiligheidsmaatregelen ac OCMW • uitvoeren vastgelegde maatregelen aantal uitgevoerde maatregelen

Realisatie:

Streefcijfer: 100 % uitvoering vastgelegde maatregelen

GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Actie Meting

Opvolgen van de acties n.a.v. de algemene medewerkerstevredenheidsenquête • vastleggen acties n.a.v. de algemene medewerkerstevredenheidsenquête aantal gerealiseerde acties

Realisatie:

Streefcijfer: 50 %

Betrokkenheid Doelstelling Actie Meting

Uitvoeren van interne kwaliteitsaudits in alle processen • de interne auditpool staat in voor de uitvoering van de audits aantal interne audits

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %

Veilige werkomgeving Doelstelling Actie Meting

Actualiseren agressieprotocol • actualiseren en naleven afspraken in het agressieprotocol geactualiseerd protocol

Realisatie:

Streefcijfer: geactualiseerd protocol

FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting

Kwartaalvergaderingen met de financiële dienst en alle budgethouders • kwartaalvergaderingen aantal vergaderingen

Realisatie:

Streefcijfer: 4 x/jaar

Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling OCMW Waregem

Financiële opvolging van alle belangrijke financiële stromen Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

20

Actie Meting

•

opvolging via de kwartaalvergaderingen met de budgethouders aantal opvolgingen

Realisatie:

Streefcijfer: 4 x/jaar

Kwaliteit, Veiligheid, Milieu & Ethiek Kwaliteit KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting

Voldoen aan de ISO-9001 norm • certificatieaudit door Bureau Veritas Certification eindrapport

Streefcijfer:

Realisatie:

hercertificatie


Systematisch zoeken naar afstemming en coördineren van de werking en dienstverlening bij de uitvoering van de interne audits • opdracht aan de interne auditpool aantal audits met verbetersuggestie naar coördinatie

Realisatie:

Streefcijfer: 20 %

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie Meting

Integreren van de nieuwe elementen van de nieuwe versie van de ISO-9001 norm • oplijsting van de nieuwe elementen na publicatie van de Nederlandstalige versie • opvolging implementatie via de kwartaalkwaliteitsvergaderingen aantal geïmplementeerde nieuwe elementen

Realisatie:

Streefcijfer: 75 %


Verder in kaart brengen van alle procesrisico’s i.f.v. het intern controlesysteem • risicomatrixen per proces zijn opgemaakt aantal volledige risicomatrixen

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %

OCMW Waregem


21

Veiligheid INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie Meting

Ergonomiebeleid uitbouwen • stuurgroep ergonomie legt maatregelen vast data overleg actiepunten

Streefcijfer:

Realisatie:

actiepunten zijn opgemaakt met timing 1 themaweek

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie

Veiligheidsinstructies borgen op de werkvloer • afspreken met directe chef voor een volledig sluitend systeem voor VIK’s (arbeidsmiddelen, taken, GVP,…) beschikbaarheid en kennis van deze documenten op werkvloer registraties

• Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

alle teams hebben een systeem dat sluitend is registratie opleiding gebeurd

Doelstelling Actie

Openstaande restrisico’s met waarde “hoog” en “gemiddeld” verminderen • periodieke samenkomst met budgethouder waar oplossingen samen worden uitgewerkt (minstens 2 x per jaar) • de openstaande top van de risico’s wordt mee opgenomen in budgetbespreking voor volgend jaar • budgethouders en leidinggevenden nemen actief deel aan het dynamisch risicobeheerssysteem en kunnen zelf beheersmaatregelen mee aanvullen en valideren door rechtstreekse toegang in Opssys data + maandverslag + indicatoren

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

aantal openstaande restrisico’s met waarde > 200 (hoog) halveren aantal openstaande restrisico’s met waarde > 70 (gemiddeld) met 1/3 verminderen

Doelstelling Actie

Documentenbeheer veiligheid efficiënter maken • elimineren van vele tussenstappen en kans op versieverschillen, door de gebruiker de documenten rechtstreeks in Opssys te laten ophalen • voor td: koppeling met Ultimo aantal documenten in Opssys

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

alle nieuwe indienststellingen en werkinstructies, zijn 100 % consulteerbaar in Opssys


Brandinterventieplan beter integreren • zelfsturende brandteams op vlak van brandoefeningen data + verslag uit teams

Streefcijfer:

Realisatie:

per brandteam 1 oefening OCMW Waregem


22


Werkplus ondersteunen • de veiligheids- en welzijnswerking ondersteunen verslagen

Streefcijfer:

Realisatie:

zie specifiek actieplan

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Actie

Veiligheidscultuur verder uitwerken en bestendigen • opleiding voor alle medewerkers HL min. ½ dag • hernieuwing Ba4/Ba5-opleiding en attesten • update EHBO voor alle geattesteerde EHBO-medewerkers • sensibilisatie via affiches, themaweek • meten veiligheidscultuur alle diensten registraties, attesten, aantal sensibilisaties, performantie-indicatoren

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 2 intekendata voor HL attesten Ba4 en Ba5 zijn hermaakt ½ dag opleiding voor EHBO-medewerkers minstens 2 veiligheidsthema’s veiligheidscultuur zichtbaar maken met een waarde tussen 0 en 5 voor alle diensten

Milieu INTERNE PROCESSEN Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie

Papierverbruik OCMW daalt met 2 % t.o.v. 2015 • bijhouden papierverbruik via webshop Ultimo • tijdens kwaliteitsvergaderingen de resultaten toetsen aan de verbruikscijfers 2015 • regelmatig sensibiliseren van de medewerkers om papierverbruik te verminderen (nieuwsflits, teamvergaderingen e.a.) communiceren van resultaten aan de budgethouders én de afdelingen performantie-indicator papierverbruik

• Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 2 % minder dan in 2015

Doelstelling Actie

Duurzamer aankopen • oplijsten investeringsdossiers of dossiers courante aankopen die in aanmerking komen om specifieke eisen te stellen op het vlak van milieuvriendelijkheid en/of duurzaamheid bestekken opmaken waaruit deze duurzaamheid blijkt en/of die overeenstemmen met de principes van het nieuwe materialendecreet van 23/12/2011 (vervanger van het afvalstoffendecreet VLAREA) en VLAREMA van 23/05/2012 • toepassen van het LCC-principe op de aankopen (Life Cycle Costing) 2 opdrachten in 2016

•

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 2 opdrachten

OCMW Waregem


23

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling

Actieve deelname overdracht taken milieureferent aan opvolger van de huidige referent die op 01/05/2016 met pensioen gaat • inbreng in procedure voor opvolging • opstellen begeleidingsplan • opmaak werkprogramma 2016 i.s.m. milieuteam • overdracht taken

Actie

effectieve overdracht is gebeurd tegen 01/05/2016

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 01/05/2016

Doelstelling

Deelname aan minstens 1 nationale actie op vlak van milieu, ecologie of Fair Trade • opvolgen van landelijke acties die worden geprogrammeerd • keuzes bepalen naar inhoud, relevantie en haalbaarheid • kostenbepaling • inplannen in agenda en opmaak actieplan

Actie

publicatie(s) en bekendmaking(en) in nieuwsflits of intranet

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: minstens 1 actie in 2016

Ethiek GROEI- EN LEERVERMOGEN Integriteitsmanagement Doelstelling Actie Meting

Opleiding referent ethiek • volgen opleiding attest gevolgde opleiding

Streefcijfer:

Realisatie:

behalen attest

Doelstelling Actie

Meting

Opstellen van een anti-discriminatiebeleid • bevragen medewerkers omtrent vaststellingen discriminerend gedrag • anoniem in kaart brengen van concrete casussen • formuleren van gepaste “aanpak” • opmaken van een beleid afleveren van een praktische handleiding

Streefcijfer:

Realisatie:

eind december 2016

Doelstelling Actie

Psychosociaal welzijn in kaart brengen van de mensen op de werkvloer door bevraging operationeel leidinggevenden • identificeren van de operationeel leidinggevenden • bevragen operationeel leidinggevenden • akteren van de bevraging inzake psychosociaal welzijn mensen op de werkvloer • bespreking + oplossingsgerichte evaluatie binnen comité ethiek •

OCMW Waregem

(voormalig comité vertrouwenspersonen) in kaart brengen psychosociaal welzijn (anoniem) probleem + aanpak Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

24

Meting

gebundeld verslag

Streefcijfer:

Realisatie:

eind december 2016

Groep Administratie Externe communicatie KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

Alle informatie- en communicatiebronnen worden gebruikt, onderhouden en opgevolgd • opvolgen van alle communicatiebronnen via het redactieteam

Actie Meting

via performantie-indicatoren in SharePoint

Streefcijfer:

Realisatie:

maandelijkse opvolging

Naambekendheid Doelstelling Actie

Bekendmaken dienstverlening OCMW/welzijnswinkel • verdeling nieuwe infobrochure • dossier in De Sprong • actualiseren website verdeling nieuwe infobrochure in alle brievenbussen in Waregem

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

verdeelde infobrochures


Ontwikkelen huisstijl • afstemmen en ontwikkelen van een minimale huisstijl afstemming via de redactievergaderingen

Realisatie:

Streefcijfer: ontwikkelde huisstijl

Interne communicatie KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting OCMW Waregem

Opvolging van alle informatiebronnen • opvolging via het redactieteam maandelijks redactieteam Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

25

Streefcijfer:

Realisatie:

10 x/jaar

Secretariaat KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie

Meting

Actieve deelname aan het kwaliteitsgebeuren • opvolgen van klachten en meldingen • meldingssysteem aanmoedigen • opleiden nieuwe medewerkers • opvolgen van performantie-indicatoren • organisatie en verslaggeving van de kwaliteitsvergaderingen en correspondentenoverleg • ondersteuning bij interne audits • voorbereiding hercertificatieaudit • garant staan voor de update van documenten op SP • organiseren van interne jobwissels • doubleren van de taakinhoud kwaliteitscorrespondent kwaliteitsverslagen, teamverslagen en performantie-indicatoren

Streefcijfer:

Realisatie:

december 2016

Doelstelling Actie

Meting

Blijvende optimalisering van de werking secretariaat-onthaal • opvolging behoeftenanalyse qua vorming rekening houdend met talenten en competenties • organiseren van opleiding voor gevorderden programma’s Indesign en Illustrator voor medewerkers die grafische ontwerpen maken o.a. ontwikkeling nieuwe huisstijl • borgen van kennisoverdracht • voldoende ruimte bieden om talenten te ontplooien door herverdeling van de taken en eigen verantwoordelijkheden toe te kennen, hierbij strevend naar een evenwichtige taakverdeling en efficiënter structureren • opvolgen clusterwerking onthaal/secretariaat/financiële dienst en aankoopdienst + bewaken permanentie n.a.v. pensionering medewerkers • blijvend werken aan onze troeven nl. een duidelijke klantvriendelijke visie + correcte doorverwijzing • coördinatie en opvolging van de nieuwe pool • permanente bijsturing via verslaggeving teamoverleg en overleg diensthoofden zie performantie-indicatoren

Streefcijfer:

Realisatie:

december 2016

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie OCMW Waregem

Herafstemming werking feestcomité n.a.v. pensionering bestuur vriendenkring • aanstelling nieuw bestuur vriendenkring • uitwerken modaliteiten feestcomité-vriendenkring, afgestemd op deze van de stad Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

26

• • Meting

vastleggen verantwoordelijkheden per lid vastleggen vaste overlegmomenten voor werkjaar 2016 verslagen feestcomité

Realisatie:

Streefcijfer: eind 2016

Doelstelling Actie

Meting

Ondersteunende rol in de uitbouw van een transparant en praktisch documentbeheersysteem • verwijderen van de verouderde documenten • wegwerken mappen op naam medewerker • afspraken rond naamgeving, versies,… • gefaseerd mappen herstructureren mappen op naam van medewerkers zijn verwijderd

Realisatie:

Streefcijfer: eind 2016

Algemeen onthaal KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Maximale tevredenheid scoren bij de Waregemse bevolking • wegwijsfunctie: doorverwijzen naar de bevoegde diensten of externe welzijnsdienst gebeurt op een correcte manier hulp bij het verwerven van wettelijk voorziene rechten en voordelen (stookoliepremie, cpactiviteiten, UiTPAS,…) • hulp bij het invullen van allerhande formulieren • uitbreiden digitaal sociaal huis (informatie-, loket- en doorverwijsfunctie) webformulieren zijn beschikbaar

•

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

december 2016


Mee vorm geven aan de uitbouw van de welzijnswinkel • visie en ambitie voor vernieuwing aanmoedigen en vertrouwen creëren • organiseren van interne opleiding m.b.t. uitbreiding welzijnsproducten en doorgave van elkaars expertise flexibiliteit en continuïteit verzekeren door gestructureerde uitbouw van de pool onthaalmedewerkers • capaciteitsvergroting door toestroom nieuwe doelgroepen inpassen in de bestaande infrastructuur • updaten bestaande en uploaden nieuwe documenten • onderzoek mogelijkheden van e-mailhulpverlening/onlinehulpverlening in functie van toegankelijkheid dienstverlening • uitvoeren van de afspraken binnen het Lokaal Sociaal Beleidsplan realisatie tegen eind 2016

•

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

december 2016

OCMW Waregem


27

INTERNE PROCESSEN Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie

Meting

Systematische aanpak van agressie door gebruikers in en buiten de campus • budgetteren, aanpassen en beveiligen van infrastructuur en accommodatie • opvolgen corrigerende en preventieve beheersmaatregelen • aanpassen van + aandacht voor de opvolging en naleving van het agressieprotocol • vormingsnoden opvolgen en aanbieden • bespreking agressiegevallen in teamoverleg en overleg diensthoofden teamverslagen

Realisatie:

Streefcijfer: geactualiseerd protocol

GROEI- EN LEERVERMOGEN Betrokkenheid Doelstelling Actie

Blijvende aandacht voor de symbiosewerking tussen front- en backoffice • bespreking van de knelpunten in overleg, permanente en flexibele bijsturing

bewerkstelligen • sensibiliseren backoffice tot correct gebruik telefoon- en cliëntdoorstroming en bereikbaarheid bewaken • afstemming performantie-indicatoren op de knelpunten • organisatie jaarlijkse wisselmomenten mw -) onthaal, om de voeling met elkaars job te verhogen • maximale informatieuitwisseling verslaggeving, performantie-indicatoren Meting Realisatie: Streefcijfer: maandelijkse bespreking in overleg diensthoofden

Aankoopdienst INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Meting

Promoten elektronisch factureren bij de OCMW-leveranciers • inventariseren van aantal leveranciers dat reeds elektronisch factureert • lijst opmaken van prioritaire leveranciers (met veel facturen op jaarbasis) • mailing naar deze leveranciers met oproep tot elektronisch factureren • bijhouden van lijst met ‘overgeschakelde’ leveranciers (van papier naar e-factuur) tegen eind 2016 minstens 10 % van onze leveranciers factureren elektronisch

Realisatie:

Streefcijfer: 10 % e-facturen

Efficiëntie verhogen Doelstelling OCMW Waregem

Realisatie van de vooropgestelde investeringen – minimaal 90 % uitgevoerd, Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

28

waarvan 90 % binnen het voorziene tijdsschema • opmaken investeringsplan na de voorbereidende gesprekken met de betrokken diensten

Actie

en de financiële dienst verkennende gesprekken voeren met de betrokken staf- en lijndiensten over het inhoudelijke en de opportuniteit vooraleer het dossier op te starten • marktverkenning, indien noodzakelijk • opmaken dossier per item en aanvraag visum of financieel advies van financieel beheerder • opstart gunningsprocedure • bespreken offertes met betrokken partijen • opmaken gunningsvoorstel voor de raad • uitvoering raadsbesluit en verdere opvolging • bijhouden evolutie investeringstotaal en budgetcontrole • bijsturen van tijdsschema en/of investeringsopdrachten waar nodig of gevraagd door budgethouder minimum 90 % van het investeringsplan moet uitgevoerd zijn tegen het einde van het jaar (= mits beslissing van de raad) 90 % van de gerealiseerde investeringsdossiers wordt gerealiseerd binnen de voorziene planning – zie performantie-indicatoren

•

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 90 % uitgevoerd 90 % binnen tijdsschema


Klassement en archivering dossiers aankoopdienst voorbereiden i.f.v. overname door opvolger beleidsmedewerker aankoop • oude en niet meer relevante dossiers uit klassement verwijderen • archiveren en opnemen in bestaand elektronisch archiveringsbestand tegen eind maart 2016 moet het klassement ‘aankoop’ up to date zijn

Realisatie:

Streefcijfer: eind maart 2016


Meting

Opstellen opleidingsprogramma voor opvolger beleidsmedewerker aankoop (i.f.v. takenpakket) • afstemmen opleidingsmogelijkheden en eventuele programma’s met personeelsdienst • bepalen welke opleidingen intern en extern kunnen worden gevolgd, zoals bv. - basiscursus overheidsopdrachten - Ultimo – software webshop en magazijnwerking - New Horizon (als budgethouder) - SharePoint en kwaliteitssysteem aantal gevolgde opleidingen tegen 31/12/2016

Realisatie:

Streefcijfer: tegen eind juni 2016 minstens de helft van de voorziene opleidingen gevolgd

Betrokkenheid Doelstelling Actie

OCMW Waregem

Samenwerking aankoopdiensten stad en OCMW versterken • aanwerving aankoopverantwoordelijke • uittekenen verdere samenwerking aankoopdienst stad en OCMW • samenvoegen financiële dienst en aankoopdienst binnen het OCMW Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

29

• Meting

kennisoverdracht takenpakket aankoopverantwoordelijke kwalitatief niveau van ondersteunende dienstverlening

Realisatie:

Streefcijfer: e

1 kwartaal kennisoverdracht aankoop

Juridische dienst INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Opmaken draaiboek RMI- en OCMW-wetgeving • opmaken handleiding betreffende RMI- en OCMW-wetgeving met eraan gekoppeld de interne beslissingen van het bcsd terugkoppelen aan de sociale dienst aan de hand van vormingen duidelijkere besluitvorming bij individuele hulpvragen voor het bcsd en afname adviezen van de desbetreffende wetgeving

•

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: tijdswinst bij voorbereiding besluitvorming individuele hulpvragen

Nieuwe dienstverlening Doelstelling Actie

Meting

Opstarten familiale bemiddeling • uitschrijven procedure, werkinstructies • naambekendheid verwerven door o.a. verspreiding folders • deelname aan intervisiegroep familiaal bemiddelaars Kortrijk zie performantie-indicatoren

Realisatie:

Streefcijfer: 2 bemiddelingen

Financiële dienst INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie Meting

Elektronische verwerking van de inkomende facturen • uitbreiding van de testfase naar alle budgethouders • leveranciers zoveel mogelijk de facturen elektronisch laten aanleveren maximaal aantal leveranciers bezorgen digitale facturen alle budgethouders werken met de elektronische verwerking van de inkomende facturen

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %

Doelstelling Actie

De taken van de financieel beheerder worden maximaal overgedragen aan de financieel beheerder stad en de nieuwe financieel adviseur OCMW • concrete afspraken naar tijd, taakverdeling en inwerking • officiële aanstelling d.m.v. protocol, van de financieel beheerder stad als financieel beheerder OCMW

• overdracht van de wettelijke bevoegdheden en praktische regelingen • regeling inzake ruimtelijke indeling burelen financiële dienst OCMW Waregem


30

gehele regeling en werking van de financiële dienst OCMW tegen 01/05/2016

Meting

Realisatie:


FINANCIEEL PERSPECTIEF Financiële zekerheid Doelstelling

Het jaarbudget en het meerjarenplan worden bewaakt door intense opvolging van de budgetevolutie • de evolutie van het budget, de kostprijsanalyses en diverse gegevens worden

Actie

weergegeven in de kwartaalrapportering • de evolutie van de doelstellingen (boordtabel) wordt meegegeven in de kwartaalrapportering de kwartaalrapporteringen worden ter beschikking gesteld van de OCMW-raad, de budgethouders en de directies

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 4 kwartaalrapporteringen

Informatica INTERNE PROCESSEN Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie Meting

Uitvoeren aanbevelingen van de I-scan • samen met werkgroep informatiebeheer aanbevelingen uitwerken aantal gerealiseerde aanbevelingen

Realisatie:

Streefcijfer: 50 %

Doelstelling Actie

Meting

Invoeren stavingsdocumenten budgetbeheer sociale dienst • New Horizon werkt met MS Sql als database • installatie stavingsdocumenten • opleiding budgetbeheer werkt zonder papier

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %

Doelstelling Actie

Meting

Invoeren elektronische documenten in COT-module (sociale extramuraal - wachtlijsten rusthuis) • module elektronische documenten in COT bestellen en installeren • installatie stavingsdocumenten • opleiding

dienst

alle documenten in COT worden enkel elektronisch behandeld

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %

GROEI- EN LEERVERMOGEN ICT en technologie OCMW Waregem


31

–


Vervangen oudste thin clients en laptops (vooral De Meers) • aankopen via raamcontract alle oudere toestellen zijn vervangen

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %


Vervangen schermen sociale dienst (i.k.v. elektronisch documentbeheer) • 20 schermen aankopen via raamcontract alle schermen zijn vervangen

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %

INTERNE PROCESSEN ICT en technologie Doelstelling Actie

Actualiseren informatieveiligheidsplan • opmaken risico-analyse • opmaak continuïteitsplan • opmaak geactualiseerd veiligheidsplan

Meting

veiligheidsplan is goedgekeurd door de raad

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %

Technische dienst KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting

Regelmatig overleg met belangrijkste klanten van technische dienst • maandelijks overleg met betrokken budgethouder aantal verslagen of effectieve bijeenkomsten

Realisatie:

Streefcijfer: 8/jaar/budgethouder

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie Meting

Realiseren van studio’s voor coc • bouwen van 6 nieuwe studio’s start bouwwerken

Realisatie:

Streefcijfer: start bouwwerken

INTERNE PROCESSEN Efficiëntie verhogen Doelstelling OCMW Waregem

Integreren van veiligheidsgebonden zaken in Ultimo + toepassen CLP Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

32

Actie Meting

•

MSDS-kaarten en VIK-kaarten van gevaarlijke producten koppelen aan artikels in Ultimo aantal artikels met gekoppelde documenten

Realisatie:

Streefcijfer: 40

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Actie Meting

Voldoende kennis hebben van nieuwe technieken • diverse opleidingen volgen en oplijsten + verslag uitbrengen in team td tabel met aantal, aantal uren, thema, persoon

Realisatie:

Streefcijfer: minimum 30u voor gehele td en minimum 4 verschillende medewerkers volgen een opleiding

Betrokkenheid Doelstelling Actie Meting

Betrokkenheid medewerkers td verhogen • maandelijks teamoverleg waarin medewerkers meedenken en meebeslissen verslag teamoverleg

Realisatie:

Streefcijfer: 8/jaar

Veilige werkomgeving Doelstelling Actie Meting

Efficiënte tweede interventieploeg verzekeren • opmaak draaiboek voor tweede interventieploeg in overleg met idpbw draaiboek is opgemaakt

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %


Afval waar mogelijk valideren • metaalafval via metaalopkoper valideren bedragen op factuur

Realisatie:

Streefcijfer: € 500

Personeelsdienst KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid OCMW Waregem


33

Doelstelling Actie

Meting

Onderzoek naar initiatieven inzake leeftijdsbewust personeelsbeleid • betrokkenheid van medewerkers creëren in het onderzoek • in kaart brengen van mogelijke problematieken per leeftijdscategorie • in kaart brengen van mogelijke acties per leeftijdscategorie oplijsting van initiatieven inzake leeftijdsbewust personeelsbeleid

Streefcijfer:

Realisatie:

1 oplijsting met initiatieven tegen december 2016

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Aanpassing rechtspositieregeling • toepassen wijzigingen OCMW-decreet • toepassen wijzigingen wet op arbeidsovereenkomsten • toepassen wijzigingen in aanwervingsvoorwaarden maatschappelijk werker en kinesitherapeut aangepaste rechtspositieregeling

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: goedkeuring rpr in de raad tegen eind 2016


Actief meewerken aan externe opmaak organogram 20/20 • overleg personeelsdiensten stad/OCMW nieuw organogram

Realisatie:

Streefcijfer: goedgekeurd organogram

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Integreren HR-software • afstemmen op bestaande personeelsinformatica • overnemen van historische persoons- en contractgegevens vanuit personeelsbestand • opleiding voorzien voor gebruikers binnen personeelsdienst • opleiding voorzien voor leidinggevenden de nieuwe HR-software is geïntegreerd

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 100 % functioneel tegen eind 2016

Doelstelling Actie

Verdere uitbouw strategisch VTO-beleid • digitaliseren van een centraal kwalitatief vormingsaanbod • centraliseren van evaluaties externe vormingen • overzicht van (veiligheids)opleidingen per functie • in kaart brengen van interne lesgevers & talenten platform voorzien waarin alle acties zijn opgenomen

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: het platform is operationeel

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie Meting

Onderzoek naar het integreren van 360°-feedback bij functioneringsgesprekken • onderzoek naar doelgroep: voor wie van toepassing? • denkoefening werking: welk proces? voorstel procedure 360°-feedback

Realisatie:

Streefcijfer: OCMW Waregem


34

1 uitgewerkte procedure

Sociale dienst Individuele en projectwerking gezamenlijke doelstellingen INTERNE PROCESSEN

Afstemming dienstverlening Doelstelling Opmaak samenwerkingsovereenkomst met CAW Zuid-West-Vlaanderen Actie • afspraken maken rond privacy en beroepsgeheim • afspraken maken in functie van afstemming dienstverlening en doorverwijzing 1 samenwerkingsovereenkomst Meting Realisatie: Streefcijfer: 1 samenwerkingsovereenkomst

Doelstelling Sociale activering en participatie van mensen in armoede Actie • evaluatie huidige werking • ontwikkelen/invoeren methodiek sociale activeringstrajecten • opstarten dialooggroepen cliëntenparticipatie: competentieontwikkeling via versterkend groepswerk en systematische inbreng van de feedback van cliënten in kader van optimaliseren hulpverleningsaanbod • haalbaarheidsstudie opstart ‘sociale gidsen’: binnen gefaseerd leertraject neemt doelgroep concrete deeltaken op ter ondersteuning van cliënten. Implementeren indien positief aantal nieuwe initiatieven

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 2

Nieuwe dienstverlening Doelstelling Implementatie UiTPAS Actie • toeleiding kwetsbare doelgroep • samenwerking met externe partners Meting effect van de UiTPAS op de participatie door kwetsbare doelgroep Realisatie: Streefcijfer: geen vermindering tegenover 2015

Doelstelling Actieve deelname aan de uitbouw van de welzijnswinkel Actie • voorbereidende activiteiten voor de uitwerking van de welzijnswinkel • herindelen en heroriënteren van de bestaande clusterwerking • uittekenen van een preventieve en curatieve hulpverlening 1 centrale welzijnswinkel Meting Realisatie: Streefcijfer: welzijnswinkel is operationeel

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Digitaal dossier (verder uitwerken resultaten I-scan) Actie • inventarisatie huidige werking • aanbevelingen I-scan implementeren OCMW Waregem


35

• Meting

eenvormige, gebruiksvriendelijke structuur digitale documenten gebruiksgemak nieuwe praktijken

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %

Doelstelling Uitwerken mogelijkheden van e-mailhulpverlening/onlinehulpverlening in functie van toegankelijkheid van de dienstverlening Actie • uitwerken visie + kader • richtlijnen rond e-mailhulpverlening uitschrijven • nagaan in hoeverre onlinehulpverlening kan geïntegreerd worden in de werking • screening en optimalisatie bestaande vormen: doc. SP, website, e-mail • implementatie indien aangewezen • vorming rond e-mailhulpverlening organiseren gebruik onlinehulpverlening Meting Realisatie: Streefcijfer: 1 nieuwe mogelijkheid implementeren 1 werkinstructie rond e-mailhulpverlening

Efficiëntie verhogen Doelstelling Optimaliseren administratieve werking en voorbereiding besluitvorming voor bcsd Actie • inhoudelijke afstemming van de rapportering • optimaliseren van de voorbereiding (agenda, sociaal verslag,…) en opvolging (lijsten,

Meting

beslissingsbrieven,…) • maximaal benutten mogelijkheden binnen New Horizon • optimaliseren intervisie via cliëntoverleg • huisbezoeken en gebruik KSZ efficiëntere besluitvorming bij individuele hulpvragen in bcsd meting huisbezoeken en opvraging KSZ bij aanvragen RMI

Realisatie:

Streefcijfer: tijdswinst bij voorbereiding besluitvorming individuele hulpvragen 90 % huisbezoeken en opvragingen KSZ ok

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie Meting

Intensieve controle van de aangevraagde en uitbetaalde toelagen van de POD MI • aantal correcties aantal correcties

Realisatie:

Streefcijfer: 0 % correcties

Individuele hulpverlening INTERNE PROCESSEN Nieuwe dienstverlening Doelstelling

Optimaliseren van de instroom van budgethulpverlening

OCMW Waregem


36

•

Actie

diverse instroomsystemen in kaart brengen volgens het principe van maximale zelfredzaamheid • gedifferentieerde aanpak budgethulpverlening • deelname aan intervisie BIZ verhouding aanvragen budgetbeheer en opstart budgetbeheer

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: daling 2 %


Begeleiding moeilijke cliënten optimaliseren • vorming ‘omgaan met moeilijke cliënten’ VVSG • gebruik maken van aanwezige competenties binnen team bij vastgelopen situaties (intervisie/advies collega’s) effect van andere aanpak in 10 moeilijke dossiers

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: positief effect in 2 dossiers

Doelstelling Actie

Verkorten gemiddelde doorlooptijd budgethulpverlening • •

nagaan uitstroom budgethulpverlening aan cliënten bevorderen maximale zelfredzaamheid in budgetbeheer en ontwikkelen uitstroommethodiek • invoering van de intensievere begeleidingsmethodiek • evaluatie evolutie doorlooptijd, daling aantal budgetdossiers doorlooptijd dossiers

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

gemiddeld 4 jaar

Projectwerking KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Verder promoten en inzetten op tewerkstelling art. 60§7 privé • afspraken maken in functie van de regionale activeringsstrategie • afstemmen met personeelsdienst rond toepassen sectorale loonbarema’s • bedrijfsbezoeken plannen bij mogelijke potentiële nieuwe werkgevers

Meting

aantal tewerkstellingen + positieve uitstroom in een periode van 6 maanden na beëindiging

Streefcijfer:

Realisatie:

50 % positieve uitstroom


Meting

Verder werken aan de integrale aanpak en afstemming met externe partners in de strijd tegen kinderarmoede via het WOK (Waregems Overleg Kinderarmoede) • eenmaal per kwartaal het WOK organiseren • drempels in kaart brengen en indien aangewezen de werking aanpassen aan de noden • afstemming/samenwerking met Huizen van het Kind • optimaal gebruik van de werkingsmiddelen in de strijd tegen kinderarmoede • opmaak plan van implementatie en verankering registratie drempels/knelpunten


Realisatie: Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

37

50 % van de drempels/knelpunten zijn weggewerkt

Doelstelling Actie

Behalen erkenning indiceringsconsulent • beide arbeidsbegeleiders volgen de VDAB-opleiding in functie van indiceren collectief maatwerk erkenning behaald

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

100 %

Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie

Voldoen aan de erkenningsnormen voor de autonome dienst vrijwilligerswerk • organisatie van de vormingsnamiddag • registreren van de vrijwilligers in de vrijwilligersdatabank • indienen van het jaarverslag ontvangen subsidie

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 12 000 euro

Doelstelling Actie

Maximaal inzetten op het uitschrijven van projecten i.f.v. projectoproepen • projecten bekijken in opdracht van noden • bestaande projecten bestendigen project is ingediend

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: minimum 1 project

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Opvolgen evoluties asielbeleid en bijsturen waar nodig • impact van de wijzigingen in kaart brengen • werking aanpassen aan de nieuwe doelgroep • in samenwerking met de integratiedienst opstarten buddywerking aangepast draaiboek registratie aantal opgestarte buddy’s

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 100 % aanpassing draaiboek 100 % registratie buddy’s

Doelstelling Actie

Afstemmen opvoedingsondersteuning op lokale noden/evoluties • evaluatie van de huidige werking + aanpassingen doorvoeren indien nodig • optimaliseren samenwerking met Vereniging Ons Tehuis – aanbod gericht afstemmen op de doelgroep aantal individuele pedagogische adviesmomenten

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 30 individuele pedagogische adviesmomenten


Meewerken aan het actieplan regionale activeringsstrategie voor Zuid-WestVlaanderen • deelname aan het lerend netwerk voor trajectbegeleiders • toeleiden potentiële kandidaten tot gezamenlijke projecten registratie van het aantal toegeleide kandidaten registratie en evaluatie van de resultaten per deelnemer

Streefcijfer:

Realisatie:

100 % registratie en evaluatie OCMW Waregem


38


Uitrol project brugfiguren over alle Waregemse basisscholen • bekendmaking van het project (doelgroep – schoolpersoneel – WOK-partners – buurt) • opmaak jaaractieplan per school op basis van de vooropgestelde doelstellingen • organiseren van ouderparticipatie • toeleidingen tot de hulpverlening faciliteren • opmaak werkinstructie rond de cliëntgerichte aanpak • beleidsaanbevelingen naar de scholen formuleren • afstemming + terugkoppeling met het WOK/Huizen van het Kind/VOT/provincie WestVlaanderen deelname aan het lerend netwerk kinderarmoede van de provincie West-Vlaanderen evaluatie na 1 jaar werking + nagaan verankering project registratie aantal doorverwijzingen naar brugfiguur, gezinssamenstelling, soort vragen, doorverwijzing, reden niet doorverwezen 1 jaaractieplan opgemaakt per school 1 werkinstructie

• • Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

100 % registratie doorverwijzingen 100 % opmaak jaaractieplannen 100 % opmaak werkinstructie

Doelstelling Actie

Meting

Uitrol spelotheek “Vakje Vooruit” in wijk Torenhof • bekendmaking spelotheek bij de doelgroep • evaluatie na 6 maanden en na 1 jaar werking • toepassen UiTPAS-criteria • samenwerking met stadsdiensten (bibliotheek, vindplaatsgericht werken, integratiedienst), brugfiguren basisscholen, Vereniging Ons Tehuis en vrijwilligers aantal ontleningen aantal activiteiten in samenwerking met interne/externe diensten

Streefcijfer:

Realisatie:

250 ontleningen 2 activiteiten


Versterken competenties brugfiguren • intervisiemomenten voorzien in samenwerking met Vereniging Ons Tehuis • aangeleerde methodieken toepassen in werking werkinstructie

Realisatie:

Streefcijfer: 100 % werkinstructie

Extramurale dienst Thuiszorg INTERNE PROCESSEN OCMW Waregem


39

Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Meting

Realiseren van samenwerking met de welzijnsdienst van de stad • uittekenen clusterwerking • zoeken naar raakpunten in de werking • bundelen van de werking naar senioren toe realisatie van een centraal welzijnsloket voor aanvragen en premies

Realisatie:



Optimaliseren samenwerking tussen zorgcoördinatie en het woonzorgcentrum (intake + dvc’s) • optimaliseren van info-overdracht tussen de verschillende diensten • faciliteren door gebruik van hetzelfde softwarepakket nl. New Horizon aantal intakehuisbezoeken op vraag van het dvc

Realisatie:

Streefcijfer: 8

Doelstelling Actie

Meting

Verder afstemmen van de samenwerking tussen Werkplus vzw en de klusjes- en groendienst • regelmatig overleg tussen beide diensten • realiseren van doublure bij afwezigheid van de technisch instructeur • implementatie overkoepelend planning van beide diensten verloopt via Timewax

Realisatie:



Meting

Nakijken van de mogelijkheid tot opstart van een dementiecafé • bekijken van de mogelijkheid om de bestaande werking rond dementie te integreren • bepalen van de vorm • betrekken van partners beslissing om al dan niet op te starten

Realisatie:



Inzetten op verwaarloosde situaties in samenwerking met de sociale dienst • zoeken naar manieren om verwaarloosde situaties vroegtijdig op te sporen • opstellen van een globaal plan van aanpak bij verwaarloosde situaties aantal verwaarloosde situaties die in samenwerking met de sociale dienst werden aangepakt

Realisatie:

Streefcijfer: 3

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie

Meting

Verhuis van de burelen van het thuiszorgloket • voorbereiden van de verhuis • communicatie naar medewerkers en klanten • afstemmen van de werking effectieve realisatie van de verhuis

Realisatie:



40

31/12/2016


Versterken van de deskundigheid op vlak van thuiszorgloket • deelname aan de opleiding dementiekundige basiszorg

dementie

binnen

aantal deelnemers vanuit het thuiszorgloket

Realisatie:

Streefcijfer: 3

ICT en technologie Doelstelling Actie

Optimaliseren van het documentenbeheer in navolging van de I-scan • deelname aan de werkgroep I-scan • bepalen van een vaste structuur voor benaming van documenten • herorganiseren van de L-schijf wat betreft de extramurale diensten de map extramuraal is volledig herwerkt

Meting

Realisatie:


FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing Doelstelling Actie

Beperken van te vermijden onderhoudskosten aan materialen • inventariseren en analyseren van de onderhoudskosten • in rekening brengen van de onderhoudskosten bij nieuwe aankopen • bewustmaking en opleiding van de medewerkers in het zorgvuldig gebruik van de materialen grootte van de onderhoudskosten aan machines in 2016

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: daling met 10 % t.o.v. 2015


Meting

Voldoen aan de erkenningsnormen voor de autonome dienst vrijwilligerswerk • organisatie van de vormingsnamiddag • registreren van de vrijwilligers in de vrijwilligersdatabank • indienen van het jaarverslag ontvangen subsidie

Realisatie:

Streefcijfer: 12 000 euro

Dienstencentrum Het Gaverke KLANTENPERSPECTIEF OCMW Waregem


41

het

Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting

Tevredenheidsmeting pedicure • alle klanten die de eerste vier maanden van het jaar langskomen krijgen een meting mee tevredenheidspeiling

Streefcijfer:

Realisatie:

70 enquêtes terug

Naambekendheid Doelstelling Actie Meting

Meewerken aan UiTPAS-initiatief • promotie en bekendmaking activiteiten via UiT-kalender en UiTPAS aantal activiteiten waarbij UiTPAS-punten gespaard werden

Realisatie:

Streefcijfer: minstens 10 activiteiten waarbij punten gespaard werden

INTERNE PROCESSEN Nieuwe dienstverlening Doelstelling Actie Meting

Realiseren van een aanbod van kortlopende cursussen • minstens 2 minicursussen organiseren aantal cursussen

Realisatie:

Streefcijfer: 2

Doelstelling Actie

Verder uitbouwen van de antennewerking • in samenwerking met de bestaande seniorenverenigingen een infomoment organiseren in de deelgemeenten rond thuiszorgdiensten bestendigen van de bestaande 2 wijkwerkingen voorbereiden van de opstart van een derde wijkwerking aantal infomomenten

• • Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 1


Bekijken samenwerking project ‘de weg kwijt’ dagverzorging - wzc dienstencentrum • opstellen jaarplanning, budget en visie i.v.m. project • samen organiseren van activiteiten/vorming personen met dementie en/of mantelzorgers 2 gezamenlijke activiteiten

Realisatie:

Streefcijfer: 30 verschillende personen met dementie en hun mantelzorger bereiken

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie OCMW Waregem

Verhuis dienstencentrumwerking naar De Meers • opstart werkgroep voorbereiding verhuis, werking • aanpassingswerken op vlak van infrastructuur Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

42

• •

integratie van de werking binnen de lokalen van De Meers heroriënteren van een aantal lokalen aantal bijeenkomsten werkgroep

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

voorbereiding installatie dienstencentrum klaar tegen 31/12/2016

FINANCIEEL PERSPECTIEF Financiële zekerheid Doelstelling Actie Meting

Erkenningsnormen i.f.v. verhuis aftoetsen met inspectie dienstencentra • afspraak met inspectie i.k.v. infrastructurele voorwaarden nieuwe locatie duidelijke richtlijnen inspectie

Realisatie:

Streefcijfer: tegen eind 2016 verhuisd zijn

Intramurale dienst Rob - rvt - intake - dvc - kortverblijf KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Bewoners voelen zich beter geïnformeerd omtrent verblijf en zorg in De Meers (DM – kv) • bewoners krijgen uitleg omtrent de leefgewoonten in De Meers • in de onthaalbrochure wordt meer uitleg gegeven over de leefgewoonten in De Meers • met de bewoner worden het zorgplan en de eventuele wijzigingen besproken • met de bewoner worden zijn wensen in het kader van levenseinde besproken. Dit wordt meegenomen in het opvolggesprek bij bewoners zonder cognitieve problemen heeft de voorkeur van de bewoner prioriteit op de voorkeur van de familieleden aangepaste onthaalbrochure aantal keren dat zorgaspecten aangehaald worden in de opvolggesprekken steekproef bij bewoners omtrent tevredenheid rond dit item

• Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

90 % van de opvolggesprekken vindt plaats binnen de 3 maanden na opname 50 % van de bewoners beschikt over een plan levenseinde bij een steekproef van 30 bewoners geeft 70 % aan voldoende informatie te krijgen omtrent de werking in De Meers

Doelstelling Actie

OCMW Waregem

Bewoners zijn tevreden over de activiteiten die zij aangeboden krijgen (DM – kv – dvc) • nagaan welke activiteiten door bewoners als zinvol ervaren worden • activiteiten aanbieden die nieuwe interesses of vaardigheden beogen • activiteiten aanbieden die de omgang met medebewoners stimuleren Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

43

• •

aandacht hebben voor zinvolle tijdsbesteding tijdens de weekends animatieteam overtuigen van het belang van “kleine” zinvolle bezigheden en het activeren van bewoners • activiteiten inbouwen die de mobiliteit van bewoners verhogen levensverhaal bewoners is gekend bevraging van bewoners uitwerken van een actieplan verslag animatieteam - afspraken

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

bij een steekproef van 30 bewoners geeft 70 % aan tevreden te zijn over het aanbod van activiteiten


Aangepaste mondzorg aanbieden aan bewoners (DM) • samenwerking met project Gerodent – UZ Gent • mondzorgstatus en –plan per bewoner opmaken • implementatie richtlijn mondzorg mondzorgstatus en –plan in Geracc aantal bezoeken Gerodentteam

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

voor elke bewoner wordt een mondzorgstatus opgemaakt Gerodentteam 2 x per jaar

Doelstelling Actie

Optimaliseren van de samenwerking met het dienstencentrum (dvc) • mantelzorgers van gebruikers dvc aanmoedigen om deel te nemen aan activiteiten van het dienstencentrum • aanbieden vanuit dvc De Meers van verzorgende activiteiten voor gebruikers dienstencentrum zoals het nemen van een bad, wondverzorging e.d. aantal mantelzorgers dat deelneemt aan activiteiten van dienstencentrum

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

31/12/2016 eerste evaluatie

Marktaandeel Doelstelling Actie

Het huidige aanbod binnen de regio behouden (DM – kv – dvc) • opvolging van nieuwbouw- en uitbreidingsprojecten van externe initiatiefnemers • ons doelpubliek duidelijk omschrijven rekening houdend met de ambities van de Vlaamse Overheid meewerken aan samenwerkingsinitiatieven voorrangsregels bepalen voor opname in De Meers voor dvc’s, seniorenwoningen bezettingscijfers diverse ac geregeld overleg met aanleverende ziekenhuizen

• • Meting

Realisatie:

Streefcijfer: jaarlijks overleg ziekenhuis Waregem voorrangsregels voor opname zijn vastgelegd door de raad

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling OCMW Waregem

Uitbouwen van bijkomende bedden voor ouderen met dementie (DM) Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

44

Actie

Meting

• • • •

omvormen van Sulkyroute naar een afdeling voor ouderen met dementie overleg met sociale dienst omtrent opnamemogelijkheden mogelijkheden splitsing afdeling onderzoeken dagelijkse organisatie uitwerken aantal opnames van ouderen met dementie op deze afdeling

Realisatie:

Streefcijfer: uitgewerkte organisatie d.d. 31/12/2016

Doelstelling Actie

Meting

Optimaliseren samenwerking zorgcoördinatie • optimaliseren van info-overdracht tussen zorgcoördinatie en dvc’s in het kader van problemen in de thuissituatie bij gebruikers dvc • meewerken aan zorgoverleg waar nodig aantal tussenkomsten zorgcoördinatie

Realisatie:

Streefcijfer: zorgcoördinatie volgt probleemsituaties kort op met verslag naar dvc’s


Ondersteuning mantelzorgers (dvc - kv) • samenwerking met dienst thuiszorg bij het uitwerken van een programma ter ondersteuning van mantelzorgers van zorgbehoevende ouderen in de thuissituatie bepaling van de specifieke doelgroepen jaarplanning opmaken gerichte communicatie jaarplanning

• • • Meting

Realisatie:

Streefcijfer: minstens 1 gerichte bijeenkomst voor mantelzorgers


Evalueren extern vervoer gebruikers beide dvc • werking extern vervoer evalueren op vlak van stiptheid, tevredenheid gebruikers, nakomen afspraken opvolgen facturatie extern vervoer – dienstencheques en forfaitkost aantal dienstencheques maandelijkse factuur tevredenheid gebruikers

• Meting

Realisatie:

Streefcijfer: forfaitkost is vergelijkbaar met kost eigen vervoer excl. personeelskost steekproef bevraging gebruikers

Doelstelling Actie

Meting

Aanpassing werking dvc’s naar aanleiding van extern vervoer • aantal mw per dvc bepalen naar aanleiding van wegvallen uren vervoer • opmaken nieuw uurrooster • aanpassen interne organisatie personeelsequipe per dvc goedgekeurd roulement in boc uitschrijven interne organisatie

Realisatie:

Streefcijfer: voorjaar 2016

Efficiëntie verhogen OCMW Waregem


45

Doelstelling Actie

Lean – de prioritaire werkpunten aangehaald door de medewerkers tijdens de opleiding “Lean” worden systematisch onderzocht en geoptimaliseerd • vanuit de lijst van prioritaire werkpunten aangehaald door mw worden de meest voorkomende geselecteerd en gecommuniceerd naar alle mw in de loop van januari 2016 deze punten worden in ad hoc werkgroepjes onderzocht voorstellen van optimalisatie worden besproken in De Kring en in de teamvergaderingen afgewerkte projecten worden systematisch opgevolgd en gemeten lijst van prioritaire werkpunten afspraken rond wijziging werking controlepunten scorebord per afdeling

• • • Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 10 werkpunten in de loop van 2016

Doelstelling Actie

Meting

Lean – op punt stellen van de documentaire basis (DM – kv – dvc) • de documentaire basis wordt door een ad hoc werkgroep kritisch bekeken op bruikbaarheid en noodzakelijkheid • documenten worden op een gebruiksvriendelijke manier opgeslagen – de benaming en de plaats van opslag worden, in samenwerking met de IT-dienst, op een logische wijze uitgevoerd • waar mogelijk wordt een dubbele ingave van gegevens vermeden • opnamegegevens worden gegenereerd uit dossiers New Horizon voor sociale dienst DM alle formulieren op SP zijn nagezien op bruikbaarheid en noodzaak formulieren zijn voor alle mw gemakkelijk terug te vinden New Horizon is geimplementeerd

Realisatie:

Streefcijfer: nazicht formulieren 100 % documenten zijn per item onder één item samengebracht

Doelstelling Actie

Meting

Actualiseren van het vrijwilligersbestand (DM - kv - dvc) • gegevens vrijwilligers worden op punt gesteld • gegevens inbrengen in registratiepakket • vorming registratiepakket voor animatoren en ergotherapeuten het registratiepakket bevat alle gegevens van vrijwilligers van IM

Realisatie:

Streefcijfer: 100 %


Meting

Fixatiearm werken – mw’s zijn zich bewust van de gevaren van fixatie en zoeken creatief naar alternatieven (DM – kv – dvc) • mw ervan overtuigen dat fixatie een uitzonderingmaatregel moet zijn • zorgoverleg met belanghebbenden waarbij de vrijheid van de bewoner centraal staat • alternatieven voor fixatie oplijsten + criteria vastleggen indicator “fixatie”

Realisatie:

Streefcijfer: aantal gefixeerde bewoners mag max. 15 % zijn (excl. bedsponden)

Doelstelling Actie OCMW Waregem

Medewerkers beschikken over voldoende kennis om diabetische voet te voorkomen (DM – kv – dvc) • referentiepersoon diabetes aanstellen + opleiding laten volgen • nulmeting uitvoeren rond diabetes voetulcus Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

46

• •

vorming diabetische voet dagelijkse voetcontrole bij diabetici resultaten nulmeting aanwezigheidslijst vorming aanstelling referentiepersoon Geracc – voetcontrole in zorgplan

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: nulmeting tegen juni 2016 uitgewerkt zorgenplan tegen september 2016

FINANCIEEL PERSPECTIEF Financiële zekerheid Doelstelling Actie

Optimaliseren van RIZIV-inkomsten (DM – kv – dvc) • 100 % rvt-bezetting in De Meers tijdens de referentieperiode • opname van zorgbehoevende bewoners in De Meers • optimale bezetting in De Meers • waar mogelijk logistieke mw’s vervangen door zorgkundigen • 100 % bezetting F-forfaits in beide dvc’s • prioritaire opname van zorgbehoevende gebruikers in beide dvc’s • opvolgen kosten vervoer en personeel in beide dvc’s dagelijks: rvt-bezetting wekelijks: aantal F-forfaits facturatie extern vervoer dvc’s

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 100 % rvt 97 % bezetting De Meers 100 % F-forfait in beide dvc’s

Doelstelling Actie

Gefundeerd prijzendossier (DM – kv – dvc) • opleiding volgen rond opmaak prijsdossier • prijsdossier opmaken volgens nieuwe richtlijnen Vlaamse Overheid voor diverse diensten binnen IM prijsdossier wordt aanvaard door Vlaamse Overheid

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: goedgekeurd prijsdossier


Meting

Opvolgen van de diverse subsidiekanalen • evolutie wetgeving rond herstelverblijven volgen • wijziging in subsidiëring animatie vanwege Vlaamse Overheid volgen • in het kader van visie Vlaamse Overheid betreffende woonzorg van de toekomst, inspelen op nieuwe initiatieven animatiesubsidie wetgeving herstelverblijven

Realisatie:

Streefcijfer: tegemoetkomingen 2016 blijven vergelijkbaar met deze van 2015

Serviceflats/groep van assistentiewoningen/ seniorenwoningen OCMW Waregem


47

KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Aansporen sociale integratie bewoners naar aanbod dienstencentrum Het Gaverke en animatie De Meers • samenwerken met dienstencentrum en animatie De Meers • organiseren/deelnemen aan gemeenschappelijke activiteiten • systematische bekendmaking van aanbod dienstencentrum en activiteiten animatie De Meers die voor ruimer publiek toegankelijk zijn systematische bekendmaking van aanbod sociale dienst stad Waregem en seniorenraad verslagen overleg dienstencentrum en animatie De Meers activiteitenkalender beide residenties met verwijzingen naar gezamenlijke activiteiten en interessant aanbod stad Waregem en seniorenraad

• Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

geplande acties zijn gerealiseerd gezamenlijke activiteiten met dienstencentrum en animatie De Meers zijn gerealiseerd

Doelstelling Actie

Meting

De bewoners en/of familie zijn tevreden over de aspecten waarover zij bevraagd worden • in de loop van 2016 uitvoeren tevredenheidsmeting bewoners De Varent en • • • •

Coorenblomme evalueren resultaten en (eventuele) verbeteracties aan koppelen resultaten terugkoppelen op bewonersraad tegen eind 2016 resultaten tevredenheidsbevraging verbeteracties opnemen in verbeteractieplan

Streefcijfer:

Realisatie:

80 % tevredenheid


Meting

Lean – op punt stellen van de documentaire basis • toetsen procedures, documenten, werkinstructies naar dagelijkse werking • actualiseren van procedures, documenten en werkinstructies • verwijderen dubbele, overbodige documenten versiedatum procedures, documenten en werkinstructies

Streefcijfer:

Realisatie:

december 2016 100 % aanpassing

Doelstelling Actie

Uitwerken en actualiseren documentaire basis opstart seniorenwoningen • opmaken, toetsen en verfijnen van procedures, documenten, werkinstructies naar praktische dagelijkse werking procedures, documenten en werkinstructies opnemen in SharePoint versiedatum procedures, documenten en werkinstructies

• Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

december 2016 100 % actualisatie SP

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling OCMW Waregem

Actualiseren van wachtlijsten Ons meerjarenplan 2014-2019 Onze beleidsnota 2016

48

•

Actie

briefwisseling aan eerste 15 kandidaten op wachtlijsten met concrete info over plaats wachtlijst flats en seniorenwoningen met oog op een eventuele verhuis in nabije toekomst • contact met eerste 3 kandidaten wachtlijst met concrete peiling interesse en voorbereiding naar eventuele verhuis in nabije toekomst • meten wachtduur (sedert 2011) om structurele evolutie wachttijden te verwerven • organiseren van gezamenlijke voorstelling flats aan concrete kandidaat-bewoners (met eventuele instapmogelijkheden binnen het jaar) verslagen bcoz meting duur wachttijd (onder performantie-indicatoren)

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: wachttijd is gekend voor beide residenties en seniorenwoningen en evolutie van voorbije jaren 100 % van de nieuwe opnames zijn gerealiseerd uit de eerste 15 personen op de wachtlijsten


Opvolging verhuring en evolutie seniorenwoningen • bijhouden wachtlijsten seniorenwoningen met New Horizon (tryout) • zoeken naar efficiënte werkwijze om systematische opvolging gebruikname seniorenwoningen te garanderen 100 % transparante wachtlijst correcte opvolging

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: efficiënte wachtlijstregistratie efficiënte opvolging


Verder opvolgen evolutie uitvoeringsbesluiten betreffende groepen assistentiewoningen • verzamelen info en mogelijkheden toepassing uitvoeringsbesluiten groepen van assistentiewoningen via overleg deelnemen aan regionaal overleg woonzorg VVSG selecteren bruikbare documenten, procedures in functie van werking verslagen overleg samenwerkende organisaties en regionaal overleg woonzorg VVSG

• • Meting

Realisatie:

Streefcijfer: verslagen


Optimale bezetting serviceflats en seniorenwoningen • leegstand binnen vooropgestelde marge • korte opvolging renovatiewerken Coorenblomme bezettingscijfers Coorenblomme/De Varent/seniorenwoningen Kernelle

Realisatie:

Streefcijfer: 100 % bezetting De Varent 99 % bezetting Coorenblomme 100 % bezetting seniorenwoningen

OCMW Waregem


49

van

Logistiek KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie

Correct wasprocédé onderhoudsdoeken – apart wassen van vloermoppen en vezeldoeken • vloermoppen en vezeldoeken toewijzen aan elke mw onderhoud • vuile vloermoppen en vezeldoeken apart verzamelen op afdelingen • apart wassen van vloermoppen en vezeldoeken • organisatie wasserij aanpassen voor verdeling onderhoudsdoeken aantal onderhoudsdoeken per mw onderhoud steekproeven wasserij

Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

vezeldoeken en vloermoppen worden voor 100 % gescheiden gewassen

INTERNE PROCESSEN Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie

Het centraal magazijn bevat geen vervallen producten • de voorraad in het centraal magazijn wordt vol/leeg georganiseerd • de bestelhoeveelheden worden nagezien aantal vervallen producten

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 50 % minder vervallen producten

Keuken KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie

Bij de bereiding van maaltijden een goed evenwicht vinden tussen uniformiteit en creativiteit • elk menu heeft een duidelijke omschrijving van hoe en hoeveel er klaargemaakt moet worden – nazicht en bespreking met de koks om tot een uniforme aanpak te komen controle op de uitvoering van de vooropgestelde menu’s menu’s klaargemaakt door verschillende koks moeten dezelfde afwerking en smaak hebben

• Meting

Streefcijfer:

Realisatie:

100 % uitgeschreven menu’s alle koks volgen uitvoering op

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening OCMW Waregem


50

Doelstelling

Klein keukenmateriaal dat meegegeven wordt naar afdelingen komt terug naar de keuken • maandelijks tellen van klein materiaal • maandelijks oplijsten van verdwenen materiaal op SP • bespreken in De Kring

Actie

verdwenen klein materiaal

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: 10 % minder verdwenen materiaal

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie

Lean – koelcellen en magazijnen fefo inrichten • inrichten van koelcellen en magazijnen volgens vol/leeg systeem – first expired first out • vorming van mw’s keuken aantal vervallen producten

Meting

Realisatie:

Streefcijfer: geen vervallen producten


Mw’s inzetten volgens hun opleiding en capaciteiten • werkverdeling herzien in het kader van opleiding en capaciteiten mw • personeelsbezetting optimaliseren in het kader van de werkverdeling aangepast roulement

Realisatie:

Streefcijfer: voorjaar 2016

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie Meting

Ergonomisch werken binnen de keuken • aandachtspunten bedrijfsgeneeskundige dienst onderzoeken • aanpassingen waar mogelijk verslag onderzoek bedrijfsgeneeskundige dienst uitgevoerde aanpassingen

Realisatie:

Streefcijfer: alle mogelijke aanpassingen worden uitgevoerd tegen 31/12/2016

OCMW Waregem


51

A

DE MEEST GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC: administratief centrum AD: aankoopdienst ADL: activiteiten van het dagelijks leven AVAP: actueel verbeteractieplan

B

B: budget BA: burgerlijke aansprakelijkheid BBC: beleids- en beheerscyclus BBH: budget beheer BCOZ: bijzonder comité ouderenzorg BCSD: bijzonder comité sociale dienst BEO: boortgat energie opslag BIB: bibliotheek BIN: Belgisch Instituut voor Normalisatie BIRB: Belgisch interventie- en restitutiebureau BIZ: Budget Inzicht Zuid West-Vlaanderen BMI: body mass index BND: buurt- en nabijheidsdiensten BOC: basis overleg comité BOH: breed overleg huisvesting BS: Belgisch staatsblad BSC: balanced scorecard BW: budgetwijziging BWHI: bijzondere wet tot hervorming der instellingen BZW: begeleid zelfstandig wonen

C

CAW: centrum voor algemeen welzijnwerk CBM: collectief beschermingsmiddel CBS: college van Burgemeester en Schepenen CEVI: centrum voor informatica (softwarehuis) CGG: centrum geestelijke gezondheidszorg CGVS: commissariaat generaal voor vluchtelingen en staatslozen CLB: centra voor leerlingenbegeleiding CLO: cliëntoverleg COC: crisisopvangcentrum COT: cliëntonthaal en trajectopvolging CP: culturele participatie CRA: coördinerend arts CSR: collectieve schuldenregeling

D

DAF: digitaal aanvraagformulier voor school – en studietoelage DAVO: dienst alimentatievorderingen DC: dienstencentrum DGW: doorgangswoning DRK: digitale regio Kortrijk DT: directieteam DVC: dagverzorgingscentrum

OCMW Waregem


52

F

FD: financiële dienst FIFO: first in, first out FOD: federale overheidsdienst FPC: financiële plannings controle FRGE: Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost FRM: formulieren

G

GECO: gesubsidieerd contractueel GEDIS: gemeentelijk samenwerkingsverband voor distributienetbeheer GESCO WEP PL: gesubsidieerd contractueel in het kader van het werkervaringsplan plus GIP: geïntegreerde proef GOP: gezinsontwikkelingsplan GPMI: geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie GSM: Global System for Mobile Communications GTB: dienst voor gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding GVP: gevaarlijk product

H

HACCP: Hazard Analysis and Critical Control Points HB: huisbezoek HL: hierarchische lijn HOC: hoog overleg- en onderhandelings comité HR of HRM: human resource management HVK: hoofdverpleegkundige

I

IBF: interdepartementaal begrotingsfonds ICF: International Classification of Functioning, disability and health. ICS: intern controlesysteem ICT: informatie- en communicatietechnologie ID: intramurale dienst IDEWE: externe dienst voor preventie en bescherming op het werk IDPBW-IDP-IDPB: interne dienst voor preventie, bescherming en welzijn op het werk IHV: individuele hulpverlening IGS: intergemeentelijke samenwerking IKV: in het kader van IKZ: integrale kwaliteitszorg IM: intramuraal IT: informatietechnologie IVA: intern verzelfstandigd agentschap IW: industriële wetenschappen

J

JAC: jongeren adviescentrum JD: juridische dienst JV: jaarverslag

K

KA: Koninklijk Atheneum K-CO: kwaliteitscoördinator K-decreet: kwaliteitsdecreet KG: kwaliteitsgroep KMO: kleine en middelgrote onderneming KSF: kritische succes factoren KSZ: Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid KV: kortverblijf KVME: Kwaliteit, Veiligheid, Milieu, Ethiek KW: kwartaal KZ: katzschaal

OCMW Waregem


53

L

LAC: lokale adviescommissie energie LCC: life cycle costing LED: licht-emitterende diodes LDE: lokale diensteneconomie LN: lean LMRA: last minute risk analysis LOI: lokaal opvang initiatief LSB: lokaal sociaal beleid LSBP: lokaal sociaal beleidsplan LSI: lokaal samenwerkingsinitiatief LST: lokaal steunpunt thuiszorg LTWR: Lokaal toewijzingsreglement Waregem LWN: leerwerknemer

M

MAT: managementteam MDO: multidisciplinair overleg MJP: meerjarenplan MMC: mindermobielencentrale MMPP: medische, mentale, psychische en of psychiatrische problematiek MMSE Mini Mental State Examination MRSA: Meticilline-resistente Staphylococcus aureus MW: maatschappelijk werker - medewerker

N

NAH: niet aangeboren hersenletsels NBBM: niet begeleide buitenlandse minderjarige asielzoeker NH: New Horizon NOB: nieuwe OCMW-boekhouding NOO: nieuwe OCMW-organisatie

O

OC: overleg comité of ontmoetingscentrum OCMW: openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn OGGW: ontewenst gedrag op het werk OSGW: ongewenst sexueel gedrag op het werk OXO: ouders en opvoeden

P

PAPS: preventieadviseur psychosociale contacten (externe dienst) PBM: persoonlijke beschermingsmiddelen PC: personal computer PD: personeelsdienst PDL: passiviteiten van het dagelijks leven PI: performantie indicatoren PIC: provinciaal integratiecentrum nu de SOM genoemd PO: preventief onderhoud POD MI: programmatorische federale overheidsdienst maatschappelijke integratie POD: programmatorische overheidsdienst POP: persoonlijk ontwikkelingsplan PR: procesrisico PPS: publiek private samenwerking PRC: procedure PSY: psychosociaal PSR: psychosociale risico’s PWA: plaatselijk werkgelegenheidsagentschap

R

RADAR: results, approach, deployment, assessment en review

OCMW Waregem


54

RCK: regionaal crisisnetwerk REG: rationeel energie gebruik RIZIV: Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering RMI: recht op maatschappelijke integratie ROB: rustoordbewoners ROG: recht om gehoord te worden RPR: rechtspositieregeling RTF: rich text format RSVK: regionaal sociaal verhuur kantoor RSZPPO: rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale overheidsdiensten RUP: ruimtelijk uitvoeringsplan RVS: raad van state RVT: rust- en verzorgingstehuis RWO: ruimtelijk ordening - woonbeleid - onroerend erfgoed

S

SAR: seniorenadviesraad SBR-rekening: sociale bijstandsrekening SD: sociale dienst SDO: sociale dienst – onthaal overleg SEL: samenwerkingsinitiatieven éérste lijn SERR: sociaal-economische raad van de regio SF: serviceflat SIF: sociaal impulsfonds SINE: sociale inschakelingseconomie SIT: samenwerkingsinitiatief thuiszorg SMART: systematisch, meetbaar, aantoonbaar, realistisch, tijdsgerelateerd SMK: sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen SOM(de): sociaal onthaalbureau voor maatschappelijk integratie SP: sharepoint SVK: sociaal verhuur kantoor SVZ: stand van zaken

T

TD: technische dienst afkortingen gebruikt binnen de technische dienst: A: iets bijplaatsen, iets wegdoen en niet hoort tot de andere categorieën H: herstellen O: opleiding PO: preventief, periodiek onderhoud TOK: tewerkstelling en opleiding voor kansarmen V: verbeteren zodat de onderhoudskosten dalen

U V

VB: vast bureau VDAB: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding VIK AM= veiligheidsinstructie arbeidsmiddelen VIK TAKEN = veiligheidsinstructies taken VIPA: Vlaams infrastructuurfonds voor persoonsgebonden aangelegenheden VIPS: Verantwoordelijke incontinentie personeel VMSW: Vlaamse maatschappij voor sociaal wonen VOT: vereniging ons tehuis Ieper VP: vertrouwenspersoon VTI: vrij technisch instituut VTO-beleid: vorming, training en opleidingsbeleid VVBAD: Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie

OCMW Waregem


55

VVSG: vereniging van Vlaamse steden en gemeenten W

WD: werkdag WEP PL: werkervaringsplan plus WG: werkgroep WI: werkinstructies WIVO: West-Vlaams instituut voor de vorming van overheidspersoneel WOK: Waregems overlegplatform kinderarmoede WM: warme maaltijden WOB: werkgroep overleg buurtwerking WVI: West-Vlaamse Intercommunale

XY Z

OCMW Waregem


56

OCMW

Recommend Documents