OCMW

INHOUDSTAFEL

Onze missie.................................................................................................................... 4 Onze waarden ................................................................................................................ 4 Onze basisdoelstellingen.............................................................................................. 5 Strategische nota 2013-2015 ........................................................................................ 6 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2013-2015 ................................................................ 6 Beleidsnota 2013 ........................................................................................................... 8 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2013 ......................................................................... 8 Overige beleidsdoelstellingen 2013 ........................................................................... 10 OCMW globaal ............................................................................................................. 10 Kwaliteit, Veiligheid, Milieu & Ethiek.......................................................................... 13 Kwaliteit ........................................................................................................................ 13 Veiligheid...................................................................................................................... 13 Milieu ............................................................................................................................ 15 Ethiek ............................................................................................................................ 16 Groep Administratie .................................................................................................... 16 Externe communicatie ................................................................................................ 16 Interne communicatie.................................................................................................. 17 Secretariaat .................................................................................................................. 18 Algemeen onthaal ....................................................................................................... 19 Aankoopdienst ............................................................................................................. 20 Juridische dienst ......................................................................................................... 22 Financiële dienst ......................................................................................................... 23 Informatica ................................................................................................................... 24 Technische dienst ....................................................................................................... 24 Personeelsdienst ......................................................................................................... 28 Sociale dienst .............................................................................................................. 30 Individuele & projectwerking gezamenlijke doelstellingen...................................... 30 Individuele hulpverlening ........................................................................................... 32 Projectwerking ............................................................................................................ 33 Extramurale dienst ...................................................................................................... 36 Thuiszorg ..................................................................................................................... 36 Dienstencentrum ‘t Gaverke ....................................................................................... 39 Intramurale dienst ....................................................................................................... 40 ROB-RVT- Intake - DVC - Kortverblijf ......................................................................... 40 Serviceflats .................................................................................................................. 43 Logistiek ....................................................................................................................... 45 Apotheek ...................................................................................................................... 45 Keuken.......................................................................................................................... 46 Lijst met afkortingen ................................................................................................... 48

OCMW Waregem

Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

1

De beleidsnota 2013 werd opgesteld vanuit 4 perspectieven: financieel perspectief, groei- en leervermogen, interne processen en klantenperspectief. Voor elk perspectief werden een aantal strategische doelstellingen gedefinieerd: - Financieel perspectief: financiële zekerheid, kostenbeheersing, maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen, correcte verhouding tussen individuele bijdrage van de cliënten en de bijdrage van de gemeenschap. - Groei- en leervermogen: personeelstevredenheid, deskundigheid, betrokkenheid, integriteitsmanagement, veilige werkomgeving, ICT en technologie. - Interne processen: afstemming dienstverlening, nieuwe dienstverlening, nieuwe praktijken/werkmethoden, efficiëntie verhogen, milieuvriendelijke en veilige infrastructuur. - Klantentevredenheid: naambekendheid, ruim kwalitatief hoogstaand aanbod, prijszetting en marktaandeel.

Procesmap Leiderschap

Strategie

Financiën

Personeel

Interne Communicatie

Externe Communicatie

Juridisch & Ethiek

Kwaliteit

Veiligheid

Milieu

Intake

Serviceflats

ROB-RVT

Intake

K L A N T E N

Onthaal

Intake

Intramurale Dienst

Kort Verblijf

Dagverzorgingscentrum

Sociale Dienst Financiële hulp

E I S E N

Niet-Financiële hulp

Extramurale Dienst Thuiszorg

Informatica

Aankoop Dienst

Technische Dienst

Dienstencentrum

Logistiek

Keuken

Apotheek

K L A N T E N T E V R E D E N H E I D

Secretariaat Post & Archief

De totale organisatie en organogram van het OCMW werd vertaald in een overkoepelende procesmap met: -

sturende processen: KVME, leiderschap, strategie, financiën, personeel waardetoevoegende processen: sociale dienst, intra- en extramurale dienst ondersteunende processen: informatica, aankoopdienst, technische dienst, logistiek, keuken, apotheek en secretariaat

OCMW Waregem


2

S tr a te g ie m a p O C M W W a r e g e m K L A N T E N P E R S P E C T IE F K la n te n te v r e d e n h e id

M a r k ta a n d ee l verh ogen

P r ijs z e ttin g R u im k w a lita tie f h o o g s ta a n d a a n b o d

N a a m b e k e n d h e id

IN T E R N E P R O C E S S E N A fs te m m e n b e s ta a n d e d ie n s tv e r le n in g e n

N ie u w e d ie n s tv e r le n in g e n

O p tim a lis e r e n o r g a n is a tie p r o c e s s e n

N ie u w e p r a k tijk e n / w e r k m e th o d e n

V e ilig e e n m ilie u v r ie n d e lijk e in fr a s tr u c tu u r

G R O E I- E N L E E R V E R M O G E N P e r so n e e lste v r e d e n h e id D e s k u n d ig h e id

I C T & te c h n o lo g ie I n te g r ite itm a n a g e m e n t

B e tr o k k e n h e id

V e ilig h e id

F IN A N C IE E L P E R S P E C T IE F F in a n c ië le z e k e r h e id : m ee r ja r e n g e m e e n te lijk e b ijd r a g e K o s te n b e h e e r s in g

M a x im a a l b e n u tte n o v e r h e id s m id d e le n / gen ereren van o v e r h e id s s u b s id ie s

C o r r e c te v e r h o u d in g tu s s e n in d iv id u e le b ijd r a g e n c lië n te n e n d e gem een sch a p

OCMW Waregem


3

ONZE MISSIE

Iedereen heeft het recht om in alle vrijheid en op een menswaardige wijze deel te nemen aan het maatschappelijk gebeuren. Daartoe willen wij zorg, hulp, opvang en begeleiding bieden waar nodig en dit in de eerste plaats voor de inwoners van onze eigen stad. Dit willen we realiseren d.m.v. een toegankelijk dienstenpakket, een doorgedreven gepersonaliseerd gebouwencomplex en een hoge kwaliteit van ouderenzorg en kansenbeleid op maat van de noden van onze cliënten.

ONZE WAARDEN

In onze dienstverlening richten wij ons op het totale mens-zijn van de cliënt, met bijzondere aandacht en respect voor zijn eigenheid en zelfredzaamheid. Samenwerking van beleid, medewerkers, cliënten en hun omgeving ervaren wij als een positieve kracht. Daartoe willen wij de nodige middelen inzetten, rekening houdend met een rechtvaardige verdeling tussen individu en gemeenschap. Wij willen vanuit een open kijk en in samenspraak met onze omgeving blijven zoeken naar een kwaliteitsvol, vooruitstrevend en creatief welzijnsbeleid, met bijzondere aandacht voor kansarmen en senioren.

OCMW Waregem


4

ONZE BASISDOELSTELLINGEN

Aanbod Aanbieden van een brede waaier van dienstverlening in Waregem voor alle bevolkingsgroepen met voortdurende aandacht voor maatschappelijke ontwikkelingen en veranderingen.

Cliënten Het verder ontwikkelen van een totaalbenadering van de cliënt met respect voor zijn eigenheid en gericht op het maximaal behoud van zijn fysiek, psychisch en sociaal welzijn.

Accommodatie Realiseren van een eigentijdse en milieuvriendelijke infrastructuur gericht op huiselijkheid en veiligheid.

Personeel Uitbouwen van een voldoende kwantitatieve en kwalitatieve personeelsomkadering met aandacht voor deskundigheid, betrokkenheid en samenwerking.

Prijs Realiseren van financiële haalbaarheid voor cliënten en organisatie met als basis een evenwichtige verhouding prijs-kwaliteit en een rechtvaardige verdeling tussen individu en gemeenschap.

Plaats in omgeving Lokaal en regionaal profileren van het OCMW als een onmisbare partner in het welzijnsgebeuren.

Promotie Voeren van een doeltreffend en doelmatig informatiebeleid, zowel intern als extern.

Organisatie Streven naar een duidelijke organisatiestructuur, naar inhoud en vorm voortdurend gevoed door de specifieke inbreng van beleids- en beroepskrachten.

OCMW Waregem


5

Strategische nota 2013-2015 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2013-2015 INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken en werkmethoden Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting

2013 2014 2015

Uitgave 0 0 0

Geautomatiseerde individuele medicatie voorbereiding B05 – wonen voor ouderen 09531 – De Meers  uitwerken organisatie en communicatie naar bewoners  aanpassing organisatie werking afdelingen  aantal uren inzet verpleegkundigen voor medicatie  opvolging bewonersfacturen Streefcijfer: Realisatie: Exploitatie Ontvangst 0 0 0

Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0

Investering Ontvangst 0 0 0

Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0

Andere Ontvangst 0 0 0

Saldo 0 0 0

Efficiëntie verhogen Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting

2013 2014 2015

Uitgave 0 0 0

Doelstelling

Organisatie van de interne werking in de thuiszorg B04 - thuiszorg 09460/09470/09481/09/09482/09490/09511= volledig beleidsdomein B04 - thuiszorg  vereenvoudigen en automatiseren planning klusjes- en groendienst  herbekijken van het systeem planning van de poetsdienst  bekijken mogelijkheden tot uitbreiding gebruik elektronische dienstencheques  onderdelen van de planning en administratieve afhandeling die geautomatiseerd zijn  aantal maatregelen die genomen worden om planning poetsdienst te vereenvoudigen  % klanten die gebruik maken van de elektronische dienstencheques Streefcijfer: Realisatie: Exploitatie Ontvangst 0 0 0

Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

Toeleiding en opvolging tewerkstelling leefloners en werklozen in dienstenchequebedrijven

Beleidsdomein B03 – financiële en sociale hulp Beleidsitem 09040 – activering van tewerkstelling Actieplan  iedere nieuwe toewijzing aan dienst arbeidsbemiddeling screenen i.f.v. mogelijke tewerkstelling  minimale competenties vastleggen in overleg met dienstenchequebedrijven  aanleggen wervingsreserve gemotiveerde leefloners/werklozen die in aanmerking komen Meting  kandidaten toeleiden naar kwaliteitsvolle poetsopleidingen en stage  begeleiden en evalueren werknemers tijdens tewerkstelling (i.s.m. dc-bedrijf)  lijst bijhouden: wervingsreserve, wie in opleiding, wie in contract, wie gestopt, … Streefcijfer: Realisatie:

OCMW Waregem


6

2013 2014 2015

Uitgave 0 0 0

Exploitatie Ontvangst 0 0 0

Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

Afstemming dienstverlening Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting

2013 2014 2015

Uitgave 0 0 0

OCMW Waregem

Herziening steunbarema sociale dienst B03 – financiële en sociale hulp 09000 – sociale dienst  toepassing steunbarema herdefiniëren  berekening steunbarema herbekijken  steun bekijken als hulpverleningsvorm i.p.v. puur financiële tussenkomst  bekijken efficiëntie en administratieve vereenvoudiging  verslagen cliëntoverleg als klankbord  wijzigingen in procedures, werkinstructies en documenten Streefcijfer: Realisatie: Exploitatie Ontvangst 0 0 0

Saldo 0 0 0

Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0


Uitgave 0 0 0


Saldo 0 0 0

7

Beleidsnota 2013 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2013 INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken en werkmethoden Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan Meting

2013

Uitgave 0

Geautomatiseerde individuele medicatie voorbereiding B05 – wonen voor ouderen 09531 – De Meers  uitwerken organisatie en communicatie naar bewoners  aanpassing organisatie werking afdelingen  aantal uren inzet verpleegkundigen voor medicatie  opvolging bewonersfacturen Streefcijfer: Realisatie: Exploitatie Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 0

Investering Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 0

Andere Ontvangst 0

Saldo 0

Efficiëntie verhogen Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting

2013

Uitgave 0

Doelstelling

Organisatie van de interne werking in de thuiszorg B04 - thuiszorg 09460/09470/09481/09/09482/09490/09511= volledig beleidsdomein B04 - thuiszorg  vereenvoudigen en automatiseren planning klusjes- en groendienst  herbekijken van het systeem planning van de poetsdienst  bekijken mogelijkheden tot uitbreiding gebruik elektronische dienstencheques  onderdelen van de planning en administratieve handeling die geautomatiseerd zijn  aantal maatregelen die genomen worden om planning poetsdienst te vereenvoudigen  % klanten die gebruik maken van de elektronische dienstencheques Streefcijfer: Realisatie: Exploitatie Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 0


Saldo 0

Uitgave 0

Andere Ontvangst 0

Saldo 0

Toeleiding en opvolging tewerkstelling leefloners en werklozen in dienstenchequebedrijven

Beleidsdomein B03 – financiële en sociale hulp Beleidsitem 09040 – activering van tewerkstelling Actieplan  iedere nieuwe toewijzing aan dienst arbeidsbemiddeling screenen i.f.v. mogelijke tewerkstelling  minimale competenties vastleggen in overleg met dienstenchequebedrijven  aanleggen wervingsreserve gemotiveerde leefloners/werklozen die in aanmerking komen Meting  kandidaten toeleiden naar kwaliteitsvolle poetsopleidingen en stage  begeleiden en evalueren werknemers tijdens tewerkstelling (i.s.m. dc-bedrijf)  lijst bijhouden: wervingsreserve, wie in opleiding, wie in contract, wie gestopt, …. Streefcijfer: Realisatie:

2013

Uitgave 0

OCMW Waregem

Exploitatie Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 0


Saldo 0


Uitgave 0

Andere Ontvangst 0

Saldo 0

8

Afstemming dienstverlening Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting

2013

Uitgave 0

OCMW Waregem

Herziening steunbarema sociale dienst B03 – financiële en sociale hulp 09000 – sociale dienst  toepassing steunbarema herdefiniëren  berekening steunbarema herbekijken  steun bekijken als hulpverleningsvorm i.p.v. puur financiële tussenkomst  bekijken efficiëntie en administratieve vereenvoudiging  verslagen cliëntoverleg als klankbord  wijzigingen in procedures, werkinstructies en documenten Streefcijfer: Realisatie: Exploitatie Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 0


Saldo 0


Uitgave 0

Andere Ontvangst 0

Saldo 0

9

Overige beleidsdoelstellingen 2013 OCMW globaal KLANTENPERSPECTIEF Naambekendheid Doelstelling Actie Meting

Dienstverlening van het OCMW bekend maken  realisatie en verdeling 2 druk infobrochure verdeling brochures Streefcijfer: + 15 000 brochures e

Realisatie:

Deelname aan dag van de zorg

Doelstelling Actie Meting

 uitwerken deelname OCMW aan dag van de zorg 17 maart 2013 aantal bezoekers Streefcijfer: Realisatie: 500 bezoekers

Prijszetting Doelstelling Actie Meting

Evalueren en actualiseren van de prijzen  n.a.v. de spilindexoverschrijding de gehanteerde prijzen evalueren en aanpassen goedgekeurde prijslijst door de OCMW-raad Realisatie: Streefcijfer: goedgekeurde prijslijst

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling

Samenwerking realiseren met ziekenhuis Waregem in het kader van de reïntegratie van psychische patiënten vanaf april 2013  samenwerkingsovereenkomst uitwerken  bepalen criteria van toewijzing verslaggeving Streefcijfer: 100 %

Actie Meting

Realisatie:

Nieuwe dienstverlening Doelstelling

Actie Meting

Opvolgen bouw bejaardenwoningen in Beveren-Leie.

 opvolging bouwproject i.s.m. de WVI aanvangsbevel aannemer en werfverslagen Streefcijfer: aanvangsbevel aannemer

Doelstelling

Actie OCMW Waregem

Realisatie:

Opvolgen realisatie eenpersoonswoongelegenheden site Ware Heem  deelname aan werken stuurgroepen Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

10

Meting verslagen van de werken stuurgroepen Streefcijfer: 100% aanwezigheid

Realisatie:

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Implementeren van de wijzigingen van het OCMW-decreet Actie  de wijzigingen van het OCMW-decreet organisatorisch implementeren Meting goedgekeurde wijzigingen Realisatie: Streefcijfer: voldoen aan alle nieuwe elementen van het decreet Doelstelling Opvolgen van de clusterwerking van administratieve taken Actie  uitwerken en opvolging van de clusterwerking aankoopdienst en financiële dienst, secretariaat en telefonie en onthaal, sociale dienst alsook de onderlinge samenwerking Meting aantal gerealiseerde uitwisselingen en onderling uitgevoerde taken Realisatie: Streefcijfer: uitwisseling in alle clusters uitwisseling onderling door alle clusters Doelstelling Verder onderzoeken van de samenwerkingsmogelijkheden met de stad

Waregem  bespreking met het stadsbestuur en de stadsdiensten  gezamenlijke aankoopdossiers  gezamenlijk ICT- raamovereenkomst Realisatie: Streefcijfer: ICT-raamovereenkomst Doelstelling Opmaken van het toewijzingsreglement voor de bejaardenwoningen Actie  opmaken van een reglement Meting goedgekeurd toewijzingsreglement door de OCMW-raad Streefcijfer: Realisatie: goedgekeurd toewijzingsreglement Actie Meting

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie

Meting

Doorlichten van alle procedures en werkinstructies en vereenvoudigen waar mogelijk  externe screening  screening via de werkgroepen kwaliteit en via de interne audits  bevraging bij alle administratief medewerkers aantal vereenvoudigde procedures Streefcijfer: Realisatie: 20 procedures

GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Actie Meting

OCMW Waregem

Verwerken van de personeelstevredenheidsenquêtes en opvolgen van de resultaten  verwerking van de enquêtes  opname van de resultaten in het verbeteractieplan aantal acties in het verbeteractieplan Streefcijfer: Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

Realisatie: 11

10 verbeteracties

Deskundigheid Doelstelling Actie Meting

Introductieprogramma nieuwe raadsleden organiseren  algemeen introductieprogramma organiseren  verdere uitdieping via toelichtingen in de bijzondere comités aantal introductiemomenten Streefcijfer: Realisatie: 2 introductiemomenten

Betrokkenheid Doelstelling Actie Meting

Uitvoeren van interne kwaliteitsaudits in alle processen  de auditpool staat in voor de uitvoering van de audits aantal audits Realisatie: Streefcijfer: 27 audits

ICT & technologie Informatie en documentatie voor OCMW-raadsleden elektronisch ter beschikking stellen

Doelstelling

 onderzoek naar de diverse mogelijkheden de info en documentatie kan elektronisch ter beschikking gesteld worden Streefcijfer: Realisatie: elektronisch systeem

Actie Meting

FINANCIEEL PERSPECTIEF Financiële zekerheid Doelstelling Actie Meting

Goedkeuring budget en meerjarenplan  opmaak i.s.m. het managementteam en de budgethouders goedgekeurd budget en meerjarenplan Streefcijfer: Realisatie: goedkeuringsbeslissing

Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting

De kostprijs van de dienstverlening van het OCMW berekenen

 kostprijsberekening in de BBC-boekhouding opname in de toelichting bij de jaarrekening Streefcijfer: agendering OCMW-raad mei

Realisatie:

Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie Meting OCMW Waregem

Alle subsidiemogelijkheden onderzoeken  sensibiliseren van de budgethouders om max. alle subsidiemogelijkheden te onderzoeken en projectoproepen op te volgen ontvangen subsidies Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

12

Realisatie:

Streefcijfer: + 5% t.o.v. 2012 Doelstelling

Alle belangrijke financiële stromen in kaart brengen en beheersen d.m.v. uitgeschreven procedures en werkinstructies (Intern controlesysteem)

 uitschrijven procedures en werkinstructies  overzichtstabel door de financiële dienst waarin de verantwoordelijkheden qua opvolging vastgelegd worden Meting aantal procedures en werkinstructies Realisatie: Streefcijfer: 10 procedures of werkinstructies Actie

Kwaliteit, Veiligheid, Milieu & Ethiek Kwaliteit KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie Meting

Voldoen aan de ISO-9001 norm

 hercertificatie audit door Bureau Veritas Certification hercertificatie Streefcijfer: Realisatie: hercertificatie tegen 30/6

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling

Systematisch zoeken naar vereenvoudigingen door de interne auditoren bij de uitvoering van de interne audits

 LEAN-vorming voor de interne auditoren aantal voorstellen naar vereenvoudigingen door de interne auditoren in de auditrapporten Realisatie: Streefcijfer: 1 voorstel van vereenvoudiging per auditrapport per proces Actie Meting

Veiligheid Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

OCMW Waregem

Veiligheid verder promoten als een gezamenlijke verantwoordelijkheid  opleiding veilig gedrag  promotiecampagne  overleg in Directieteam: algemene consensus rond beleid (veilig gedrag, scoop Ohsas)  beleid rond ergonomie in beeld brengen Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

13

      

risicoanalyses in teams (her)introduceren welzijnsmanagement systeem plan van aanpak aanbevelingen uit Ohsas pre audit bespreken in directieteam Meting registratie opleiding planning agendering, rapportering Realisatie: Streefcijfer: 1 opleiding (2 nam.) 1 campagne 1 directieteam rapport i.v.m. ergonomie 1 pre-audit Doelstelling Klassement veiligheid Actie  volgens nieuw Sardio-systeem Meting 1/3 verwezenlijkt

Realisatie:

Streefcijfer: 1/3 van 31 hoofdstukken is klaar

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie Meting

Optimaliseren actiekaarten brand De Meers  via werkgroep optimaliseren op sharepoint staan de geactualiseerde versies

Streefcijfer:

Realisatie:

alle noodzakelijke actiekaarten zijn vernieuwd Doelstelling Optimaliseren actiekaarten brand Coorenblomme Actie  via werkgroep optimaliseren Meting op sharepoint staan de geactualiseerde versies

Realisatie:

Streefcijfer:

alle noodzakelijke actiekaarten zijn vernieuwd Doelstelling Efficiëntie verhogen in afhandelen van arbeidsongevallen en

risicoanalyses  safety soft bereikbaar maken voor HL  informeren en/of opleiding HL Meting via safety soft Streefcijfer: tegen 01/09/2013 beschikbaar Doelstelling Vormingsbeleid veiligheid beter structureren Actie  meewerken denk- en werkgroep VTO-beleid  koppelen veiligheidsopleidingen aan functies Meting  aantal adviezen, deelnames aan project  aantal gekoppelde veiligheidsopleidingen Streefcijfer: per werkgroep advies of aanwezigheid minstens 1 veiligheidsopleiding hiërarchische lijn Actie

Realisatie:

Realisatie:

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie Meting

Overzichtsmatrix brandveiligheid De Meers  integratie fase 3 map 16

Realisatie:

Streefcijfer: OCMW Waregem


14

rapportering mogelijk (bestuur, brandweer)

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Actie Meting

Kennis van welzijnsmaterie verhogen bij interne preventieadviseur  langlopende opleiding aantal dagen gevolgd Streefcijfer: 100% aanwezigheid

Asbest herkennen voor (nieuwe) technische medewerkers Gevaren van elektriciteit kennen voor (nieuwe) technische medewerkers Blusoefeningen voor nieuwe medewerkers OCMW

Doelstelling

Actie Meting

Realisatie:

 opleiding aantal opleidingen Streefcijfer: 1 opleiding per thema

Realisatie:

Milieu INTERNE PROCESSEN Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie

Meting

Doelstelling Actie

Meting

Doelstelling

Actie OCMW Waregem

Papierverbruik binnen het OCMW blijft op hetzelfde peil als in 2012  bijhouden papierverbruik  tijdens de kwaliteitsvergaderingen de resultaten toetsen aan de verbruikscijfers 2012  regelmatig sensibiliseren van medewerkers om papierverbruik te verminderen (nieuwsflits, teamvergaderingen e.d.)  communiceren van resultaten via performantieindicatoren ‘milieu’ Streefcijfer: Realisatie: idem als 2012

Duurzamer aankopen  oplijsten van investeringsdossiers of dossiers courante aankopen die in aanmerking komen om specifieke eisen te stellen op vlak van milieuvriendelijkheid of duurzaamheid  bestekken opmaken waaruit deze duurzaamheid blijkt en/of die overeenstemmen met de principes van het nieuwe materialendecreet van 23/12/2011 (vervanger van het afvalstoffendecreet Vlarea) en VLAREMA van 23/05/2012  toepassen van het LCC- principe op deze aankopen (Life Cycle Costing) 3 opdrachten in 2013 Streefcijfer: Realisatie: 3 opdrachten

Uitvoeren van een eco-efficiëntiescan van de verschillende OCMWinstellingen of sites met het oog op het nemen van maatregelen of vinden van opportuniteiten om de eco-efficiëntie van het OCMW te verbeteren.  uitvoeren eco-efficiëntiescan (via OVAM-software) Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

15

Meting

 overzicht maken van mogelijke maatregelen of opportuniteiten  opstellen actie- en stappenplan resultaten scan bekend tegen juni 2013 Streefcijfer: Realisatie: juni 2013

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Actie

Meting

Volgen van vormingsinitiatieven en/of studiedagen rond het thema ‘Milieu’ binnen de zorgsector  opvolgen opleidingsaanbod  keuzes bepalen naar inhoud, relevantie en kostprijs  inplannen in agenda registratie aantal uren vorming Streefcijfer: 10 uren

Realisatie:

Ethiek GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Actie Meting

Organiseren van een opleiding voor vertrouwenspersonen  keuzes bepalen naar inhoud, relevantie en kostprijs  inplannen in agenda effectief gevolgde opleidingsdagen Streefcijfer: 3 dagen

Realisatie:

Groep Administratie Externe communicatie KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting

OCMW Waregem

Regelmatig actualiseren van de website  regelmatige aanpassingen van de website  verder verdiepen van de website door opname van formulieren e.d. aantal aanpassingen van de website Streefcijfer: Realisatie: 12 aanpassingen Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

16

Alle informatie- en communicatiebronnen worden gebruikt, onderhouden en opgevolgd als hefboom om de werking te optimaliseren, de dienstverlening bekend te maken en daardoor een klantgericht dienstbetoon aan te bieden

Doelstelling

   

Actie

bewaken van een kwaliteitsvolle en herkenbare stijl onderzoek naar de communicatiebehoeften van de burgers bewaken van een correcte informatiedoorstroming vast agendapunt overleg onthaal en sociale dienst  terugkoppeling naar het redactieteam performantieindicatoren externe communicatie Streefcijfer: Realisatie: maandelijkse controle

Meting

Naambekendheid Doelstelling Actie Meting

Bekendmaking van deelname aan Dag van de Zorg  brede bekendmaking via alle mogelijke kanalen aantal bezoekers aan Dag van de Zorg Streefcijfer: 500 bezoekers

Realisatie:

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie Meting

Doorlichten van alle communicatiekanalen

 externe doorlichting van de communicatiekanalen eindrapport Streefcijfer: geactualiseerd communicatiebeleid tegen 31/12

Realisatie:

Interne communicatie INTERNE PROCESSEN Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie Meting

Intern doorlichten van alle communicatiekanalen

 interne doorlichting en aanpassen waar nodig actueel overzicht van alle interne communicatiekanalen Streefcijfer: Realisatie: actueel overzicht op intranet

OCMW Waregem


17

Secretariaat INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Meting

Doelstelling

Actieve deelname aan de aanpassingen van het OCMW-decreet  opmaak stappenplan voor welke beleidsvergaderingen er welke info digitaal ter beschikking wordt gesteld  inplementeren van het digitaal doorsturen documenten voor de raad/BC’s  duidelijke afspraken en beheersverantwoordelijken vastleggen  documenten aanpassen i.f.v. de nieuwe wetgeving aangepaste documenten Realisatie: Streefcijfer: februari

Algemene werking optimaliseren door het uitbreiden van de samenwerking met de stadsdiensten

 uitwerken gezamenlijk consulteerbare databanken  samenwerking bij de organisatie van o.a. plechtigheden, huldigingen, bijeenkomsten,  samenwerking afstemmen op beleidsniveau en op niveau van de burger Meting verslagen Realisatie: Streefcijfer: 100% voor alle feestelijkheden Overleg 2x jaar Actie


Optimaliseren indeling en gebruik archief  bewaken evenwicht tussen te behouden en te vernietigen documenten  registratie archief residenten excellijst met gearchiveerde gegevens van de residenten Streefcijfer: Realisatie: 100%

GROEI- EN LEERVERMOGEN Betrokkenheid Doelstelling Actie

Organisatie van 2 initiatieven ter ondersteuning van een goed doel

 keuze van een project door het feestcomité  praktische organisatie  evaluatie Meting aantal initiatieven Realisatie: Streefcijfer: 1 project in voorjaar en 1 in najaar Doelstelling Organiseren van de mogelijkheid om een jobwissel te doen. Actie  organisatie van de jobwissels Meting aantal personen die een jobwissel doen in 2013 Realisatie: Streefcijfer: 10% van het personeelsbestand OCMW Waregem


18

Algemeen onthaal KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Meting

Blijvend optimaliseren en bijsturen van het onthaal i.s.m. de andere processen  organiseren van een vorming agressie – keuzes maken naar inhoud en prijs + opleidingsmomenten inplannen in het permanentiesysteem  ontwikkelen van een eenduidige, breed gedragen visie op gebied van klantvriendelijkheid door 6-maandelijkse evaluatie met onthaal en SD o.l.v. externe partner  coördinatie en opvolging van de nieuwe pool  behandeling en evaluatie van ontvangen signalisatieformulieren op het teamoverleg en op de kwaliteitsvergaderingen AC en SD  betrokkenheid verhogen door inbreng van onthaalmedewerkers als vast agendapunt op het team in te voegen  verdere verfijning en updating van het draaiboek  garanderen van een effectieve doublurewerking verslagen / performanties Streefcijfer: Realisatie: 1 vorming agressie 2 x evaluatie

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Meting

Afstemmen samenwerking met de stad m.b.t. OCMW-onthaal stadswinkel  afstemmen en indien nodig uitbreiden van de productencatalogus  organisatie van een jobwissel tussen onthaalmedewerkers OCMW en stadswinkel  6-maandelijks overleg met de verantwoordelijken onthaal  evaluatie van de praktische invulling van het charter  uitvoering van de afspraken binnen het Lokaal Sociaal Beleidsplan verslagen Realisatie: Streefcijfer: 1 x jobwissel 2 x overleg


Meting

OCMW Waregem

Opvolgen en bijsturen van cliënt- en telefoondoorstroming  sensibilisering medewerkers tot correct gebruik bestaande afspraken  permanente bijsturing via verslaggeving overleg onthaal en overleg met diensthoofden SD  meting wachttijd bezoekers  meting wachttijd beller  meting telefonische bereikbaarheid medewerkers AC en SD Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

19

 meting wachttijd reguliere cliënten (op afspraak) a.d.h.v. het aangemaakte ticket in New Horizon  meting wachttijd nieuwe intakes a.d.h.v. het aangemaakte ticket in New Horizon Streefcijfer: Realisatie: 2-wekelijkse bespreking via vast agendapunt op het overleg wekelijkse meting doorstroming

Aankoopdienst INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Meting

Op punt stellen en implementeren van Ultimo magazijnwerking in het magazijn van de aankoopdienst  inwerken nieuwe medewerker(s) (via cluster AD – FD) in de magazijnwerking  volgen van specifieke Ultimo-opleiding  voorzien in webtoepassing van Ultimo voor bestellingen papier- en kantoorbenodigdheden Ultimo-magazijnwerking (software) + bestellingen zijn geïmplementeerd tegen juni 2013 Streefcijfer: Realisatie: juni 2013

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie Meting

Doelstelling Actie

Implementeren van nieuwe wetgeving overheidsopdrachten in de basisen modeldocumenten van de aankoopdienst  inventariseren van de meest courante documenten  documenten aanpassen i.f.v. de nieuwe wetgeving documenten klaar tegen eind 2013 of tegen de inwerkingtreding van betrokken besluiten of wetten Realisatie: Streefcijfer: eind 2013

Stimuleren van de samenwerking met de AD van Stad Waregem, na bepalen van een gezamenlijk aankoopbeleid     

overleg Stad-OCMW inzake aankoopbeleid voorstellen van enkele concrete dossiers stappenplan voor samenwerking samenaankoop ook stimuleren met andere OCMW’s (en/of steden) binnen de regio eventuele aansluiting bij ‘aankoopcentrale’ voor bepaalde gangbare producten (vb. massaproductieartikelen zoals papier, brandstoffen…) Meting aantal gezamenlijk gerealiseerde aankoopdossiers Realisatie: Streefcijfer: minstens 2 dossiers in 2013

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie OCMW Waregem

Realisatie van de vooropgestelde investeringen - minimaal 90% uitgevoerd, waarvan 90% binnen het voorziene tijdschema  opmaken investeringsplan na de voorbereidende gesprekken met de betrokken Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

20

        

Meting



diensten en de financiële dienst verkennende gesprekken voeren met de betrokken staf- en lijndiensten over het inhoudelijke en de opportuniteit op het ogenblik van de opstart van het dossier opmaken dossier per item en aanvraag visum ontvanger opstart gunningprocedure bespreken offerte met betrokken partijen opmaken gunningvoorstel voor de raad uitvoering raadsbeslissing en verdere opvolging bijhouden evolutie investeringstotaal en budgetcontrole bijsturen van tijdschema en/of investeringsopdrachten minimum 90% van het investeringsplan moet uitgevoerd zijn op het einde van het jaar (= minstens beslissing van de raad) 90% van de gerealiseerde investeringsdossiers wordt gerealiseerd binnen de voorziene planning - zie performantie-indicatoren Streefcijfer: Realisatie: 90%

Briefwisseling i.v.m. gunningen of nieuwe offerteaanvragen wordt verstuurd binnen de 5 wd na de raad waarin de beslissing werd genomen

Doelstelling

 bijhouden van de tijdslimieten in de performantieindicatoren AD  afwijking mag maximum 10% bedragen Meting performantieindicatoren Streefcijfer: Realisatie: max. 10% briefwisseling > 5 wd Actie

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling

Volgen van een opleiding rond de uitvoeringsbesluiten op de nieuwe wet op de overheidsopdrachten  opvolgen opleidingsaanbod  keuzes bepalen naar inhoud en kostprijs  opleidingsmomenten inplannen in agenda registratie aantal vormingsuren – minstens één dag/medewerker tegen eind 2013 Streefcijfer: Realisatie: 2 dagen

Actie

Meting

Veilige werkomgeving Doelstelling Actie

Meting

Veiligheid verder uitwerken als een gezamenlijke verantwoordelijkheid  meewerken aan een welzijnsmanagementsysteem: - plan van aanpak samen opstellen met directieteam - verdere uitwerking plan aanpak via werkgroep (Pol, Jo, Luc, Carmen en secretaris)  plan aanpak  meewerken aan interne auditgids (auteur IDPBW) Streefcijfer: Realisatie: 4 werkgroepen ½ dag

OCMW Waregem


21

Juridische dienst KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting

Checkup tevredenheid interne adviezen


Checkup tevredenheid CSR-cliënten

 tevredenheidsenquête voor sociale dienst organiseren score op deskundigheid, snelheid, e.d. Streefcijfer: Realisatie: > 80%  tevredenheidsenquête voor CSR-cliënten organiseren score op deskundigheid, snelheid, e.d. Streefcijfer: Realisatie: > 70%

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie Meting

Uniformiteit van dossierbehandeling garanderen  organisatie van een maandelijks overleg tussen de juristen aantal plaatsgevonden samenkomsten Streefcijfer: 9 x in 2013

Realisatie:


Juridische basisprincipes terugkoppelen naar sociale dienst  verstrekken van interne juridische opleidingen aantal gegeven sessies Streefcijfer: 3 in 2013

Realisatie:

ICT & technologie Doelstelling Actie Meting

OCMW Waregem

Efficiëntere behandeling CSR-dossiers  integratie van de CSR-module van logins in New Horizon realisatie van de integratie in het computersysteem Streefcijfer: Realisatie: eind 2013


22

Financiële dienst KLANTENPERSPECTIEF Prijszetting Doelstelling Actie

Evalueren van de tarieven en prijzen voor de diverse dienstverleningen

 opvolgen evolutie index consumptieprijzen, de tarieven en prijzen evalueren en hieraan aanpassen Meting voorstellen nieuwe prijzen aan de OCMW-raad en goedkeuring prijslijst door de OCMW-raad Realisatie: Streefcijfer: telkens bij de overschrijding van de spilindex

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Meting

Implementatie van het BBC-financieel instrumentarium – deel 2      

conversie van de NOB-gegevens uit de jaarrekening 2011 naar het BBC-stelsel opmaak van de nieuwe waarderingsregels voorbereiding van de BBC-beginbalans per 01/01/2012 resten en evalueren van de BBC-software matrix van de conversie NOB naar BBC opmaak en goedkeuring van de BBC-beginbalans Realisatie: Streefcijfer: tegen eind maart 2013


Implementeren van een cluster voor de administratieve taken financiële dienst/aankoopdienst  uitwerken, opvolgen en evalueren van de administratieve taakverdeling cluster financiële dienst/aankoopdienst duidelijke taakverdeling en organisatie van administratieve taken binnen de cluster financiële dienst/aankoopdienst Realisatie: Streefcijfer: tegen februari 2013

FINANCIEEL PERSPECTIEF Financiële zekerheid Doelstelling Actie

Bewaking van het jaarbudget en maken van kostprijsanalyses van de dienstverleningen    

bepalen van de gemeentelijke bijdrage in consensus met het stadsbestuur verzamelen van data voor de kwartaalrapporteringen Meting kwartaalrapporteringen (budgetevolutie, bezettingsgegevens, personeelsgegevens) kostprijsanalyses bij de toelichting van de jaarrekening Streefcijfer: Realisatie: per kwartaal in 2013 jaarrekening: mei 2013 OCMW Waregem


23

Vaststelling meerjarenplan 2014-2019 en budget 2014

Doelstelling Actie

 bijeenkomsten van het managementteam en de budgetcommissies  opmaak ontwerpen van het meerjarenplan en het budget Meting beslissing vaststelling meerjarenplan en budget Streefcijfer: Realisatie: tegen eind november 2013

Informatica INTERNE PROCESSEN Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie Meting

Rationeel gebruik van fotomateriaal  bewerken fotobestand  opladen fotomateriaal naar beeldbank van stad Waregem hoeveelheid bruikbaar beeldmateriaal staat op beeldbank en niet meer op eigen servers Streefcijfer: Realisatie: 100% op eind 2013


Optimaliseren databeveiliging

 vernieuwen, rationaliseren back-upsysteem back-up werkt/ restore is mogelijk tot min. 2 maand na datum Streefcijfer: Realisatie: realisatie tegen half 2013

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling

Veiligheidsplan volledig conform maken aan minimale veiligheidseisen KSZ

 verfijnen veiligheidsplan, risicoanalyse en continuïteitsplan  laten uitvoeren van audit door KSZ Meting externe audit KSZ Streefcijfer: Realisatie: geslaagd zijn voor de audit Actie

Technische dienst KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting

Doelstelling Actie OCMW Waregem

Blijvende opvolging openstaande zaken  maandelijks overleg met budgethouder sociale dienst projectwerking (LOI, COC, doorgangswoningen) verslag Streefcijfer: Realisatie: 10 maal/jaar

Blijvende opvolging openstaande zaken  minstens tweewekelijks overleg met budgethouder De Meers en centrale keuken Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

24

Meting

verslag Streefcijfer: 20 maal/jaar

Realisatie:

Naambekendheid Doelstelling Actie Meting

TD OCMW bekend maken bij studenten in een technische opleiding

 aanvraag voor stagiairs vanuit VTI of KA Waregem stagerapport Streefcijfer: minimum 2 studenten lopen stage

Realisatie:

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie

Meting

Woningen dienen te voldoen aan gestelde eisen  verbeteringswerken uitvoeren aan zowel eigen woningen als aan huurwoningen (waar eigenaar minstens tussenkomt voor het bekostigen van de gebruikte materialen)  aantal jobs van jobsoort “structurele verbeteringen” en afdelingscode “41.02: sociale dienst: LOI, COC, SD-woningen” Streefcijfer: Realisatie: 10/jaar


Voldoende bezetting TD (ook tijdens verlofperiodes)

 opvolging bezettingsgraad gedurende gans het jaar berekening procentuele bezettingsgraad/dag via gegevens protime Streefcijfer: Realisatie: nooit onder de 60% (uitgezonderd ziekte)

Nieuwe dienstverlening Doelstelling Actie

Algemene opvolging realisatie ZuidBoulevard

 aanwezigheid op werkgroep waar OCMW belanghebbend is (werkgroep openbaar domein, werkgroep BIB + gebouwen (enkel gebouwen van belang voor OCMW)) Meting aanwezigheden te verifiëren via werfverslagen Streefcijfer: Realisatie: 100% aanwezigheid op werfvergaderingen Doelstelling Algemene opvolging realisatie nieuwe bejaardenwoningen Beveren-Leie Actie  aanwezigheid op werfvergaderingen en overlegmomenten Meting aanwezigheid te verifiëren via werfverslagen Streefcijfer: Realisatie: 100% aanwezigheid op werfvergaderingen

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie Meting OCMW Waregem

Algemene opvolging realisatie nieuwe sociale werkplaats door de WVI  aanwezigheid op werfvergaderingen en overlegmomenten aanwezigheid te verifiëren via werfverslagen Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

25

Realisatie: Streefcijfer: 100% aanwezigheid op werfvergaderingen Doelstelling Evaluatie samenwerking TD – klusjesdienst voor bepaalde

werkzaamheden Actie Meting

 samenwerking met klusjesdienst voor bepaalde werkzaamheden inplannen en overleg inplannen voor opvolging. aantal projecten doorgegeven aan klusjesdienst en volledig afgewerkt door klusjesdienst + bijhouden parameters Streefcijfer: Streefcijfer: 5 projecten in 2013


LEAN-werking TD

 nazien van alle PO (periodiek onderhoud) met uitvoerende technieker en evaluatie naar noodzaak, nut, uitvoeringsmodaliteiten, enz…met de bedoeling aantal PO te verminderen en de PO op zich te vereenvoudigen Meting datum goedkeuring PO-model valt in 2013. Aantal PO-modellen actief Streefcijfer: Realisatie: aantal PO < 500 (nu 581 PO) 31/12/13 alle PO herzien Doelstelling Betere inschatting “datum gereed” voor jobs waarbij materiaal besteld

moet worden.  levertermijnen van de verschillende hoofdleveranciers TD in kaart brengen meten van termijn tussen bestelaanvraag en ontvangst goederen Streefcijfer: Realisatie: gemiddelden bepalen en gebruiken bij leveranciersbeoordeling

Actie Meting

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie

Voldoen aan EPB-wetgeving voor alle publieke gebouwen

 opstellen EPB-rapport voor publieke gebouwen naar aanleiding van recente wijzigingen (zonnepanelen, BEO-veld, Fase 3,…) Meting opstellen document voor De Meers, Coorenblomme,… Streefcijfer: Realisatie: 100% afgewerkt 31/12/13


Voldoende kennis hebben van nieuwe technieken, enz.  opleiding betreffende energie, technieken, enz. volgen aantal uren gevolgde opleiding Streefcijfer: Realisatie: 10 uren

Betrokkenheid Doelstelling Actie OCMW Waregem

Betrokkenheid verhogen van medewerkers TD  maandelijks teamoverleg organiseren Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

26

Meting

verslag teamoverleg Streefcijfer: 10/jaar

Realisatie:

Veilige werkomgeving Doelstelling Actie Meting

Veiligheidsgedrag medewerkers TD bevorderen  volgen van verschillende veiligheidsopleidingen (BA4, herkennen asbest, brandblusoefeningen,…)  zie ook PROCES VEILIGHEID aanwezigheid op opleidingen Streefcijfer: Realisatie: 100% aanwezigheid

ICT & technologie Vlotte werking Ultimosysteem garanderen

Doelstelling

 twee bijkomende licenties + analyse scan laten uitvoeren i.f.v. mogelijke upgrade naar ultimo 10 licenties operationeel + rapport van systeem scan = 100% Streefcijfer: Realisatie: 30/06/2013: 100%

Actie Meting

FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting

Kosten per afdeling in kaart brengen

 oplijsten van de kosten per afdeling via Ultimo aantal euro en aantal gepresteerde uren TD per maand per afdeling Streefcijfer: Realisatie: maandelijkse cijfers bijhouden

Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling

Volledige renovatie woning Roterijstraat 121 met subsidie Nationale Loterij

 planning opstellen, jobs aanmaken, budget opstellen en uitvoering 100% benutting subsidie Realisatie: Streefcijfer: 01/02/13: planning 01/03/13: jobs 01/05/13: gedetailleerd plan + budget 01/06/13: aanvang renovatie Actie Meting

OCMW Waregem


27

Personeelsdienst KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Optimaliseren personeelsbezetting      

meer jobstudenten tijdens het weekend en schoolvakanties rekruteringskanalen uitbouwen aanbod in vacatures meer belichten opvolgen evaluaties jobstudenten/stagiairs getuigenissen website deelname Dag van de Zorg en Jobbeurs Waregem  ‘vliegende’ personeelsleden?  gezamenlijke selectie met OCMW’s uit de regio?  … Meting performatieindicatoren: analyse rekruteringskanalen, aantal sollicitanten en effectieve aanwervingen Streefcijfer: Realisatie: optimale personeelsbezetting


Opvangen van toekomstige pensioneringen  systematische bevraging van medewerkers + 59 rond hun gewenste pensioendatum

overzicht van de toekomstige pensioneringen en noodzakelijke aanwervingen Streefcijfer: Realisatie: resultaat van de bevraging: 100% overzicht


Optimaliseren VTO-beleid  ontwikkelen langetermijnscope  vraag én aanbodgestuurd  centrale coördinatie (PD)  evalueren evaluatieformulieren

Meting

uitgewerkt strategisch VTO-beleid, centraliseren en evalueren van vorming, training en opleiding Streefcijfer: Realisatie: implementatie tegen eind 2013 Doelstelling Opvolgen en evalueren aanwezigheidsbeleid Actie  evalueren nieuwe procedure en opvolgen waar aanpassingen wenselijk zijn Meting procedure aanwezigheidsbeleid Streefcijfer: Realisatie: 100% Doelstelling Optimaliseren van het competentiegericht selectiebeleid Actie  inventariseren van de meest geselecteerde functies en noden/mogelijkheden van OCMW Waregem


28

Meting

praktijktesten en persoonlijkheidstesten  verkennen van de markt op vlak van testing uitgewerkt voorstel rond het gebruik van testen Streefcijfer: 100 %

Realisatie:

Nieuwe praktijken/werkmethoden Invoeren exitgesprekken  systematisch voeren van gestandaardiseerde exitgesprekken  terugkoppeling voorzien  gecentraliseerd/objectief

Doelstelling Actie

Meting

reden van verlaten organisatie nagaan met oog op het nemen van acties ter verhoging van de werkbaarheid (vb. stressreductie, verzuimbeleid, jobrotatie, …) Streefcijfer: Realisatie: 3 acties zijn uitgevoerd


Aanpassen van de personeelsformatie  uitwerken personeelsformatie

overzicht personeelsformatie Streefcijfer: personeelsformatie is aangepast

Realisatie:

ICT & technologie Doelstelling Actie Meting

Doelstelling Actie

Meting

Doelstelling Actie

Opvolging functionerings- en evaluatiegesprekken Cevips  registreren van alle vormen van functionerings- en evaluatiegesprekken  timing functionerings- en evaluatiegesprekken genereren uit Cevips leidinggevende en directie ten alle tijde op de hoogte brengen van de timing Streefcijfer: Realisatie: 100%

Verder uitbouwen van het softwarepakket Cevips-HRM  opstart van de module vorming  opstart module rekrutering en selectie  contracten automatisch genereren de module Cevips-HRM en de consultatiemodule zijn volledig operationeel Streefcijfer: Realisatie: 100%

Vervolledigen van het tijdsregistratiesysteem ProTime binnen het OCMW    

communicatie naar medewerkers en diensthoofden opleiden van de diensthoofden invoeren van de uurroosters realiseren van de automatische linken tussen het tijdsregistratiepakket en het loonpakket

Meting

protime is operationeel bij diensthoofden Streefcijfer: 80% van de medewerkers werkt via protime

OCMW Waregem


Realisatie:

29

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie

Groeidiversiteitsplan

 afwerken van de geplande acties: opleidings- en loopbaanbeleid ontwikkelen met aandacht voor kansengroepen, verhoging van de werkbaarheid (exitgesprekken), opleiding coachend leidinggeven (koks)  indienen van het bewijsdossier Meting bedrag van de ontvangen subsidie Realisatie: Streefcijfer: de maximale subsidie wordt bereikt

Sociale dienst Individuele en Projectwerking gezamenlijke doelstellingen KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

Actie Meting

Bij afwezigheid van de maatschappelijk werker die dossier beheert, zorgen dat de cliënten voldoende info kunnen krijgen of vragen aan de doublure  voldoende actuele info beschikbaar m.b.t. dossier in New Horizon  voldoende info m.b.t. afwezigheid van de collega in outlook  steekproef NH  steekproef outlook

Streefcijfer: Realisatie: steekproef NH: 90% steekproef outlook: 90% Doelstelling Verhogen tevredenheid van de cliënten sociale dienst Actie  bevragen/meten tevredenheid  afnemen van een enquête/interviews door externe firma e  vertalen naar verbeteracties (1 helft 2014) e  terugkoppelen van de verbeteracties naar cliënten (1 helft 2014) Meting  afgewerkte bevraging met voldoende resultaten om representatief te zijn (afhankelijk van methodiek)  aantal verbeteracties die hieruit voortvloeien Streefcijfer: Realisatie: afgewerkte bevraging: 100% aantal verbeteracties: 5

OCMW Waregem


30

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Opmaak lokaal sociaal beleidsplan i.s.m. Stad Waregem

 overleg met de stadsdiensten in het kader van de opmaak van het lokaal sociaal beleidsplan Meting  verslagen voorbereidende vergaderingen  uitwerking lokaal sociaal beleidsplan 2013-2018 Streefcijfer: Realisatie: 100% verslagen 100% beleidsplan Doelstelling Afstemming aanbod SD met andere welzijnsorganisaties in Waregem Actie  overleg m.b.t. overlappingen en hiaten in het hulpverleningsaanbod  duidelijke communicatie m.b.t. hulpverleningsaanbod en hulpverleningsconcept van de SD  kennis m.b.t. sociale kaart en de werking van andere welzijnsorganisaties optimaliseren bij de MW van de sociale dienst/onthaalmedewerkers  situaties waarbij de afstemming met andere welzijnsorganisaties onduidelijk zijn bijhouden a.d.h.v. bevraging/registratie Meting aantal acties die de afstemming verbeteren Streefcijfer: Realisatie: 4 acties

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling

Strijd tegen kinderarmoede: kinderen zo vroeg mogelijk kansen geven, generatie-armoede doorbreken

 samenwerking met diensten die kinderarmoede kunnen signaleren en/of detecteren  verduidelijking aanbod OCMW (bv. opvoedingsondersteuning, studie-ondersteuning) naar jeugbewegingen en scholen toe. herbekijken financiële steun ten behoeve van het kind  ontwikkelen hulpverleningsmethodiek(en) voor gezinnen met jonge kinderen Meting registreren acties in kader van kinderarmoede (financieel/aantal gezinnen) Realisatie: Streefcijfer: 2 acties herbekijken financiële steun ten behoeve van het kind 1 uitgewerkte hulpverleningsmethodiek voor gezinnen met jonge kinderen Actie


Doelstelling Actie

OCMW Waregem

Organiseren van intervisie voor maatschappelijk werkers  per kwartaal 1 intervisiemoment voorzien met externe begeleiding  bevraging evaluatie/effecten van de intervisie bevraging eind 2013 Streefcijfer: 100%

Realisatie:

Sociale fraude opsporen en beperken  lijst maken van sociale fraude waarmee we geconfronteerd (kunnen) worden  controlesysteem uitwerken voor efficiënt opsporen van niet aangegeven inkomsten uit sociale uitkeringen en/of tewerkstelling Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

31

   

systeem om spaargelden en eigendommen na te vragen evaluatie inspanningen/effecten eind 2013 Meting wijzigingen in procedures en werkinstructies aantal situaties waarin sociale fraude opgespoord werd (in verhouding tot aantal controles om relevant cijfermateriaal te bekomen) om evolutie te kunnen vaststellen Streefcijfer: Realisatie: uitgewerkt controlesysteem Doelstelling LEAN-proces SD Actie  interne opleiding voorzien rond handvaten LEAN voor één of meerdere medewerkers  doorlichten 3 processen en vereenvoudigen waar mogelijk. Meting 3 procedures + gekoppelde werkinstructies worden aangepast indien vereenvouding mogelijk is Streefcijfer: Realisatie: 3 processen: 100%

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie Meting

Maximale betoelaging van dossiers door POD MI  intensieve controle van de aangevraagde en uitbetaalde toelagen van de POD MI aantal correcties Realisatie: Streefcijfer: 0% correcties

Individuele hulpverlening INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling

Actie Meting

Doelstelling

Verwerking van de gegevens van de dossiers die op het LAC komen via NH om op deze wijze een betere opvolging te hebben van de dossiers die op het LAC komen  implementatie en verwerking van alle LAC-dossiers in NH tegen eind 2013  implementie beslissingsbrieven van alle LAC-dossiers via NH tegen eind 2013 invoering van de implementatie in NH Streefcijfer: Realisatie: 100%

Bepalen richtlijnen voor budgetbeheer met het oog op het verhogen van de kwaliteit van de hulpverlening

 doelstellingen bepalen binnen budgetbeheer  fases in budgetbeheer uitwerken in functie van afbouw (incl. evolutie- en evaluatiesysteem)  richtlijnen in het kader van bepalen leefgeld  efficiëntie en administratieve vereenvoudiging waar mogelijk  evaluatie van de effecten van bovenstaande acties eind 2013 Meting wijzigingen in procedures en werkinstructies Streefcijfer: Realisatie: wijzigingen in procedures en werkinstructies:100% Actie

OCMW Waregem


32

Nieuwe dienstverlening Doelstelling

Onderzoek naar noodzaak om aanvragen studietoelagen elektronisch uit te voeren voor niet-cliënten van het OCMW

Actie

 toegang tot de DAF-module voor de maatschappelijk werkers  schooljaar 2012-2013 proef met aanvragen voor cliënten van het OCMW Waregem  contact met directies van de scholen om kansarmen te detecteren en naar het OCMW toe te leiden via de aanvragen studietoelagen voor schooljaar 2013-2014 aantal cliënten met recht op studietoelage die geen aanvraag ingediend hebben (steekproef) Streefcijfer: Realisatie: 0%

Meting

Efficiëntie verhogen Doelstelling

Actie

Meting

Onderzoek naar noodzaak en haalbaarheid van een bijkomend oplaadpunt voor budgetmeter  registratie aantal opladingen opvragen bij Eandis  contact met Eandis voor navraag naar mogelijkheden en moeilijkheden voor inplanting nieuw oplaadpunt  contact en informatie met betrokken partijen voor nieuw oplaadpunt nood aan extra oplaadpunt Streefcijfer: Realisatie: 1 oplaadpunt

Projectwerking KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Creëren en stimuleren van ontmoeting onder bewoners Torenhof - verdere uitbouw wijkcafetaria Torenhof     

evaluatie van de huidige werking bevraging behoefte uitbreiding openingsuren tegen eind 2013 onderzoek naar de mogelijkheden opstart wijkresto Meting registratie van het aantal activiteiten in het kader van de wijkcafetaria resultaten van de bevraging in wijk Torenhof rond uitbreiding openingsuren en opstart wijkresto  verslagen van overleg met diverse diensten (thuiszorg, WOB,…) rond opstart wijkresto Streefcijfer: Realisatie: aantal activiteiten in het kader van de wijkcafetaria: 5 resultaat van de bevraging i.v.m. wijkresto: 100% verslagen:100%

Naambekendheid Doelstelling OCMW Waregem

Digitale promotie buurtwerk Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

33

Actie

Meting

Doelstelling

 nagaan of de wijkwebsite up to date wordt gehouden  registratie van aantal bezoekers website, aantal ‘likes’ facebook, aantal adressen mailinglist, aantal keren bekeken ‘youtube’-filmpjes evaluatie evenredigheid aantal gebruikers t.o.v. input gegevens wijkwebsite. Streefcijfer: Realisatie: 1 evaluatie

Werkgeversbenadering met het oog op het creëren van meer tewerkstellingsmogelijkheden (arbeidsbegeleiding)

 kleine KMO’s (0-50 werknemers) uit Waregem inventariseren en aanschrijven  opmaken infobrochure over opleidingen tewerkstellingsmogelijkheden van het OCMW (opleiding art. 60 - art. 60 privé - art. 61)  verkennende bedrijfsbezoeken organiseren bij geïnteresseerde KMO’s  screening van cliënten arbeidsbegeleiding i.k.v. eventuele nieuwe vacatures Meting  nieuwe werken opleidingsplaatsen registeren op lijst in SP  aantal bedrijfsbezoeken registreren + resultaat Streefcijfer: Realisatie: infobrochure 100% aanschrijven KMO’s 100% lijst KMO’s die openstaan voor plaatsing van onze doelgroep: 100% Actie


Werken aan gezondheidsbevordering in wijk Torenhof

 project ‘uitgerookt’ i.s.m. LOGO  komen tot gerichte doorverwijzing naar bestaande initiatieven met het oog op verduurzamen van dit thema  in kaart brengen van de bestaande initiatieven in de regio Meting  registratie van het aantal deelnemers aan het project + slaagpercentage  registratie van het aantal doorverwijzingen met gericht resultaat (bv. inschrijving)  verzamelen van een 3-tal good practices die als voorbeeld kunnen dienen voor wijk Torenhof Streefcijfer: Realisatie: minstens 6 deelnemers 2 doorverwijzingen met gericht resultaat 3 good practices Doelstelling Ondersteunen van bestaande bewonersinitiatieven en groepen in wijk

Torenhof Actie Meting

 evaluatie werking tegen eind 2013 via bevraging aan de diverse bewonersgroepen door externe persoon  verslaggeving evaluatie tegen eind 2013 Streefcijfer: Realisatie: 100%

Doelstelling

Ontwikkelen methodiek in het kader van zelfstandig wonen voor erkende NBBM’s en/of NBBM’s met subsidiaire bescherming en/of jongeren (-21 jaar) (doorgangswoning Ooigemstaat 23, Desselgem)

Actie

 eventueel samenwerkingsovereenkomsten uitwerken met externe welzijnspartners i.h.k. van BZW  bepalen criteria van toewijzing, bepalen opname- en begeleidingsvoorwaarden.  opmaak procedure rond werking en methodiek.  realiseren van de eerste opnames  verslaggeving WG thuisloosheid  opmaak procedure  registratie van de opnames (in NH + dossierbarometer)

Meting

OCMW Waregem


34

Streefcijfer: verslaggeving 100% procedure 100% registratie van de opnames (in NH + dossierbarometer) 100%

Realisatie:

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling

Onderzoek naar de mogelijkheid om de werking COC aan te passen naar analogie met de werking doorgangswoningen

 onderzoek relevantie + haalbaarheid  eventuele implementatie van de nieuwe werking indien haalbaar en relevant Meting  aanpassen procedure in het kader van de nieuwe werking. Streefcijfer: Realisatie: aanpassing procedure 100% Actie


Meting

Doelstelling Actie

Realiseren studieondersteuning    

implementatie en uitbouwen van studieondersteuning binnen de sociale dienst ondersteunen van minstens 2 gezinnen in het kader van studieondersteuning evaluatie van de werking na de eerste proefperiode evaluatienota Streefcijfer: Realisatie: evaluatienota

Uitwerken invulling lokaal toewijzingsreglement Stad Waregem

 opmaak samenwerkingsovereenkomst met alle betrokken welzijnsactoren en de bouwmaatschappij en opstart van een toewijscomité  opmaak aanmeldingsformulier  vastleggen criteria van toeleiding  opmaak interne procedure + infovergadering voor SD rond deze werking Meting  registratie van de toeleidingen  procedure uitwerken Streefcijfer: Realisatie: registratie toeleiding: 100% uitgewerkte procedure: 100% Doelstelling Groenproject voor moeilijk bemiddelbare werklozen Actie  praktische en theoretische uitwerking van het project  onderzoek van mogelijke subsidiekanalen Meting uitgewerkt project Streefcijfer: Realisatie: 100 %


OCMW Waregem

Herbekijken en definiëren van doorverwijscriteria SD individuele hulpverlening - dienst arbeidsbemiddeling  bepalen criteria van doorverwijzing  utwerken tool voor gerichte doorverwijzing  optie gezamenlijke intake bekijken Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

35

Meting

 verslaggeving overleg met de sociale dienst individuele hulpverlening  opmaak werkinstructie in het kader van de uitgewerkte criteria Streefcijfer: Realisatie: werkinstructie 100%

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Actie

Meting

Voorzien van een vorming voor LOI-medewerkers rond zelfzorg en verwerking moeilijke hulpverleningssituaties  regionale vorming organiseren voor LOI-medewerkers rond zelfzorg en verwerking moeilijke hulpverleningssituaties  opmaak evaluatieformulier in te vullen door de medewerkers (toetsing bevindingen vorming)  1 vormingsmoment organiseren  evaluatieformulier Streefcijfer: Realisatie:

vorming 100% evaluatieformulier 75%

Extramurale dienst Thuiszorg KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie Meting


Doelstelling

Actie Meting

OCMW Waregem

Concretiseren van de doelgroep en voorwaarden voor de hulpverlening  herdefiniëren van de doelgroep  communiceren naar aanvragers toe aandeel aan klanten zonder specifieke hulpvraag binnen de huishoudelijke hulp Streefcijfer: Realisatie: max. 10%

Versterken van de opvolging van klanten door systematische huisbezoeken  vastleggen duidelijke afspraken rond het doen van huisbezoeken naar doel en frequentie aantal huisbezoeken per maatschappelijk werker Streefcijfer: Realisatie: 50

Uitkijken naar eventuele alternatieven voor de 4e route van de warme maaltijden  analyseren van de huidige knelpunten  inventariseren van de verschillende mogelijkheden analyse van de verschillende mogelijke pistes Streefcijfer: Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

Realisatie: 36

gefundeerd voorstel Doelstelling Actie

Meting


Uitbouwen van de onthaalfunctie  centraliseren van het telefoonverkeer naar onthaal  overhevelen van minder mobielen centrale naar thuiszorgloket  herverdelen van bestaande administratieve taken uitvoering van de 3 acties Streefcijfer: Realisatie: 100%

Zorgcoördinatie spreiden over meerdere personen  overleggen binnen het team van het thuiszorgloket rond sterkere samenwerking met zorgcoördinatie minstens 1 van de maatschappelijk werkers wordt voor een deel van zijn opdracht toegevoegd aan de zorgcoördinatie Streefcijfer: 1 Realisatie:

INTERNE PROCESSEN Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie

Herbekijken van het systeem van planning voor de poetsdienst

 nagaan van de knelpunten in de planning  knelpunten wegwerken Meting aantal knelpunten die weggewerkt zijn Streefcijfer: Realisatie: 80% van de knelpunten zijn weggewerkt Doelstelling Uitbreiden van het gebruik van New Horizon Actie  nagaan van de mogelijkheden van New Horizon  nagaan van de mogelijkheden om de intakemodule te gebruiken Meting aantal nieuwe functionaliteiten die gebruikt worden Streefcijfer: Realisatie: 2 Doelstelling Vereenvoudigen van bestaande administratieve processen Actie  inventariseren van knelpunten  aanpassen van processen waar nuttig Meting aantal aangepaste processen Streefcijfer: Realisatie: 2 Doelstelling Vereenvoudigen en automatiseren van de planning van de klusjesdienst Actie  afleggen van minstens 1 benchmarkbezoek  nagaan van de knelpunten en behoeften  uitwerken nieuw systeem van planning  implementatie nieuw planningssysteem Meting uitvoering van de 4 acties Streefcijfer: Realisatie: 100% Doelstelling Bekijken van de mogelijkheden tot uitbreiding van het gebruik van

elektronische dienstencheques  afleggen van minstens 1 benchmarkbezoek  omschakelen van klanten naar elektronische dienstencheques waar mogelijk Meting % aandeel klanten die werken via elektronische dienstencheques Streefcijfer: stijging met 10% Realisatie: Actie

OCMW Waregem


37

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie

Meting

Doelstelling

Actie Meting

Voorzien van een spreekruimte en verfraaiing van de locatie  overleggen met de stad rond noodzakelijke werken aan o.a. voorgevel en trottoir  herindeling van de burelen om een spreekruimte te creëren  schilderen van binnenmuren waar nodig uitvoering van de 3 acties Streefcijfer: Realisatie: 100%

Zoeken naar een duurzame oplossing om de knelpunten binnen de huidige locatie van het thuiszorgloket weg te werken  oplijsten van de huidige knelpunten  nagaan van de verschillende mogelijkheden analyse van de verschillende mogelijke pistes Streefcijfer: uitgewerkt voorstel

Realisatie:

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling

Nakijken van de mogelijkheden om sociale tewerkstelling te voorzien binnen de poetsdienst

Actie

 overleg met dienst arbeidsbegeleiding  aanbieden van opleiding en stagemogelijkheden voldoen aan de nieuwe regel inzake aanwerving van 60% leefloners of werklozen binnen dienstenchequebedrijven Streefcijfer: Realisatie: 100%

Meting


Doelstelling Actie

Meting

OCMW Waregem

Beperken van het ziekteverzuim binnen de poetsdienst  implementeren van het ziekteverzuimbeleid binnen de thuiszorgdienst  voeren van verzuimgesprekken daling van het aantal medewerkers met meer dan 4 ziektemeldingen op jaarbasis (= blijvend verzuim) Streefcijfer: Realisatie: daling met 5%

Optimalisatie van de werking van de klusjesdienst  nagaan van de huidige verliesposten  realiseren van een stijging van het aantal gefactureerde prestaties  herbekijken van de tarieven aandeel gefactureerde prestaties Streefcijfer: Realisatie: stijging met 5%


38

KLANTENPERSPECTIEF Naambekendheid Doelstelling Actie Meting

Herwerken van alle bestaande folders van de thuiszorgdiensten  omzetten naar uniforme lay-out en indeling  herwerken van de inhoud van de folders aantal vernieuwde brochures Streefcijfer: 4

Realisatie:

Dienstencentrum ‘t Gaverke KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Meting

Tweejaarlijkse tevredenheidsmeting bij gebruikers infomomenten  opmaak enquêtes  verspreiden en verwerking van de enquêtes aan de gebruikers  verbeteracties bepalen uitvoering van de 3 acties Streefcijfer: Realisatie: 100%

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie Meting



OCMW Waregem

Bekendmaken en uitbouwen van de restaurantfunctie binnen het dienstencentrum  bekendmaking via de Belle, bestaande folders en bedelers  aantrekkelijker aankleden van het dienstencentrum aantal gebruikers van maaltijden Streefcijfer: Realisatie: stijging met 5%

Evalueren van de projecten ‘telefoonster’ en ‘wijkwerking’  evaluaties van beide projecten  opmaak actieplan actieplan Streefcijfer: 100 %

Realisatie:

Verruimen van het vervoersaanbod via Minder Mobielen Centrale door aankoop van een ‘handicar’ via subsidie  nazien van de mogelijkheden tot subsidie  aankoop handicar uitbreiding van het aanbod Streefcijfer: aankoop handicar


Realisatie:

39

INTERNE PROCESSEN Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie

Meting


Aantrekkelijker maken van de het dienstencentrum  opfrissen van de cafetaria door o.a. versiering en gordijnen  overleg met de stad rond herstellen van het binnendak van de boltrog  herschikken van de bergruimte uitvoering van de 3 acties Streefcijfer: Realisatie: 100%

Zoeken naar een definitieve oplossing om te blijven voldoen aan de erkenningsnormen op vlak van infrastructuur  oplijsten van de vereisten voor erkenning als dienstencentrum  oplijsten van de mogelijkheden naar de toekomst analyse van de mogelijke pistes Streefcijfer: uitgewerkt voorstel

Realisatie:

Intramurale dienst ROB-RVT- Intake - DVC - Kortverblijf KLANTENPERSPECTIEF Naambekendheid Doelstelling Actie

DVC – bekendmaking nieuw DVC De Manège

 aan huidige en nieuwe gebruikers onderscheid tussen beide DVC uitleggen  informeren van omgeving via thuiszorgdiensten, huisartsen, ziekenhuis, maatschappelijke diensten  informatie via gebruikersblad, scherm aan onthaal, plaatselijke kranten  meewerken aan Dag voor de Zorg  opmaken nieuwe brochures Meting  aanwezigheid brochures  acties naar diverse doorverwijzers Streefcijfer: Realisatie: Gebruikers kennen duidelijk onderscheid tussen beide DVC Doelstelling DM – DVC: De Meers en de DVC in een positief daglicht zetten naar

eventuele toekomstige bewoners en medewerkers Actie

   

meewerken aan Dag voor de Zorg organiseren van opendeurdag in De Meers en beide DVC Meting aantal bezoekers aantal inschrijvingen sollicitanten Streefcijfer: Realisatie: Inschrijvingen zorgflats Inschrijvingen kandidaat mw

OCMW Waregem


40


DM – KV – DVC: voorkomen van ondervoeding bij bewoners en gebruikers     

registreren van bewoners met onbedoeld gewichtsverlies nagaan hoe extra calorieën via de voeding kunnen gegeven worden correct gebruik van bijvoeding Meting verbruik van caloriedrankjes aangepaste diëten van bewoners met onbedoeld gewichtsverlies Streefcijfer: Realisatie: bijvoeding reduceren met 15% Doelstelling DM: opnamemogelijkheden voor personen met dementie verhogen Actie  een aantal bedden omschakelen naar zorg voor personen met dementie Meting aantal opnames op jaarbasis Streefcijfer: Realisatie: stijging met 10% t.o.v. 2012 Doelstelling DM – KV: levenseindebeleid Actie  uitwerken van procedure levenseindebeleid in het kader van palliatieve sedatie en euthanasie  procedure ter goedkeuring voorleggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn Meting  aanwezigheid van een procedure  verslagen Kring, teamvergaderingen, werkgroepen  aanwezigheidslijsten vorming Streefcijfer: Realisatie: richtlijnen opgenomen in SP tegen 31/12/2013


DM – KV: interne organisatie aanpassen aan schaarste op de arbeidsmarkt      

optimalisatie uurschema’s uitzuiveren van taken herzien van taakomschrijvingen zorgkundigen-verpleegkundigen inzetten van logistiek assistenten Meting werkdrukmeting aantal overuren Streefcijfer: Realisatie: daling aantal overuren met 15% Actie


DVC: Opstart DVC De Manège

 uitwerken opnamebeleid  effectieve opstart vanaf 1/01/2013  organisatie dagelijkse werking, animatie en ergo  samenwerking met expertisecentrum dementie Meting aantal gebruikers dvc De Manège Streefcijfer: Gemiddelde van 10 gebruikers per dag

OCMW Waregem


Realisatie:

41

Nieuwe praktijken/werkmethoden DM – KV- onderhoud: werkdrukmeting


 via Probis, werkdrukmeting op alle afdelingen, onderhoud en logistiek softwarepakket Probis Realisatie: Streefcijfer: 2 x per maand ingeven van correcte cijfergegevens Doelstelling Zelfevaluatie Actie  metingen zoals opgelegd door de Vlaamse Gemeenschap correct uitvoeren  vorming aan alle mw Meting resultaten metingen op SP Realisatie: Streefcijfer: alle verplichte metingen worden correct uitgevoerd

GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Werkdruk verlagen

Doelstelling Actie

    

mogelijkheden mobiele equipe nagaan inzetten logistiek assistenten meer vakantiejobs inzetten tijdens schoolvakanties Meting werkdrukmeter overzicht aantal overuren Streefcijfer: reduceren aantal overuren met 15%

Realisatie:

ICT & technologie DVC: automatisatie gebruikersdossier


 invoeren van gerniss-dossiers in beide DVC  alle gebruikers hebben een elektronisch dossier  de dossiers zijn volledig en correct ingevuld Streefcijfer: 100%

Realisatie:

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie Meting


OCMW Waregem

DVC: beide DVC behalen een 100% bezetting van F-forfait gerechtigden  opnamebeleid uitwerken  opvolging van KATZ-schalen bezetting F-forfait gerechtigden Streefcijfer: 100%

Realisatie:

DVC: indienen van projecten voor beide DVC aan provinciale overheid  uitwerken project DVC De Meers en De Manège  tijdig ingediende projecten


42

 goedgekeurde projecten door provinciale overheid Streefcijfer: indienen van 2 projecten

Realisatie

Serviceflats KLANTENPERSPECTIEF Naambekendheid Doelstelling Actie

Meting

Deelname aan het maatschappelijk gebeuren, bevorderen van maatschappelijke en sociale integratie  minstens 3 x per jaar een gezamenlijke activiteit met dienstencentrum ‘t Gaverke  samenwerking animatie met dienstencentrum ‘t Gaverke en animatie De Meers  systematisch bekendmaken en aanbieden van activiteiten die sociale netwerkvorming binnen de gemeente bevorderen  verslagen overleg dienstencentrum en animatie De Meers  affichering aanbod activiteiten stad, dienstencentrum en De Meers  organisatie gezamenlijke activiteit met dienstencentrum

Streefcijfer:

Realisatie:

geplande acties zijn gerealiseerd gezamenlijke acties met dienstencentrum


Actualiseren van de documentaire basis

 actualiseren van procedures en werkinstructies in overleg met medewerkers en gebruikers  verslagen teamoverleg Meting  versiedatum procedures, werkinstructies en formulieren Streefcijfer: Realisatie: december 2013:100% actualisatie

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Actualiseren van wachtlijsten

 briefwisseling aan eerste 15 personen op wachtlijst met concrete info plaats wachtlijst SF  contacteren eerste 5 personen op wachtlijst SF en peilen naar concrete belangstelling  meting wachtduur bijhouden om structureel overzicht te be komen  organiseren van gezamenlijke voorstelling serviceflat aan concrete kandidaatbewoners (met instapmogelijkheden binnen het jaar)  verslagen BCOZ Meting  schriftelijke neerslag contacten interesse eerste 5 personen wachtlijst SF Streefcijfer: Realisatie: eind december 2012: wachtlijstduur is gekend voor beide SF 100% van de nieuwe opnames zijn gerealiseerd OCMW Waregem


43

uit de eerste 15 personen op de wachtlijsten Doelstelling Opvragen en verwerking van KATZ-scores in serviceflat Coorenblomme  van alle bewoners een recente KATZ-score opvragen in voorjaar 2013 Actie  verwerking van de scores  klasseren gegevens in persoonlijke dossiers  aanpassen bewonerslijst  mogelijke heroriëntering bewoner analoog KATZ-scores  aantal opgevraagde KATZ-schalen Meting Streefcijfer: Realisatie: 100% van de KATZ-schalen zijn verwerkt

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling

Implementatie uitvoeringsbesluiten Besluit Vlaamse Regering betreffende de groepen van assistentiewoningen

 verzamelen info en mogelijkheden toepassing uitvoeringsbesluiten groepen van assistentiewoningen  onderzoek mogelijkheden organisatie van crisiszorg en overbruggingshulp en/of aftasten samenwerkingsmogelijkheden overbruggingshulp met andere organisaties met berekening financiële consequenties Meting  neerslag info en mogelijkheden  verslagen overleg samenwerkende organisaties Realisatie: Streefcijfer: gefundeerd voorstel naar raad in functie van beslissing/keuze voor beide serviceflats Actie

GROEI- EN LEERVERMOGEN Betrokkenheid Doelstelling Actie Meting

Bekendmaking procedure tot aanwerven van een nieuwe conciërge voor SF Coorenblomme  takenpakket uitschrijven  selectie kandidaten verslagen selectiegesprekken

Streefcijfer:

Realisatie:

effectieve aanstelling conciërge


Optimale bezetting serviceflats  leegstand binnen vooropgestelde marge  korte opvolging opknapwerken Coorenblomme bezettingscijfers Coorenblomme/De Varent

Streefcijfer:

Realisatie:

gemiddelde bezetting De Varent: 100% gemiddelde bezetting Coorenblomme: > 98%

OCMW Waregem


44

Logistiek INTERNE PROCESSEN nieuwe dienstverlening Doelstelling Actie

Meting

Procedure opstellen m.b.t. ontvangst van geleverde goederen in de Meers  ontvangstmelding  registratie gebruik van goederen  teruggave van niet gebruikte hoeveelheden procedure Streefcijfer: 100 %

Realisatie:


Centraal magazijn: elektronisch voorraadbeheer

 ultimomodule: elektronisch voorraadbeheer voor verpleegmaterialen en onderhoudsproducten wordt optimaal gebruikt  bestelvoorstellen voor alle producten uit magazijn Meting  enkel elektronisch beheer van voorraden  bestelvoorstellen via Ultimomodule Streefcijfer: Realisatie: Voorraad wordt volledig elektronisch bijgehouden


DM-KV-DVC: begeleiding jobstudenten onderhoud uitwerken

 jobstudenten onderhoud worden ingewerkt volgens een begeleidingsplan aanwezigheid van begeleidingsplan Streefcijfer: Realisatie: alle jobstudenten krijgen aangepaste begeleiding 30/06/2013

Apotheek KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie Meting

OCMW Waregem

Optimaliseren van de spoedkast  huidige inhoud controleren, geneesmiddelen bijvullen of weghalen zo nodig, afhankelijk van het verbruik in 2012 nieuwe lijst is getekend door de CRA Streefcijfer: Realisatie: Onze beleidsnota 2013 Ons meerjarenplan 2011-2013

45

eind maart 2013


Formularium generieken bijwerken en aanpassen

 formularium bijwerken afhankelijk van de verpakking, prijs van generieken en de nieuwe generieken Meting nieuw formularium zit in sharepoint Streefcijfer: eind februari 2013 Realisatie: Actie

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Procedure en/of werkinstructie weegschaal Actie  uitschrijven procedure Meting procedure en/of werkinstructie weegschaal zit in sharepoint Streefcijfer: eind februari 2013 Realisatie:

Keuken KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting

Vegetarisch aanbod in De Paddock evalueren en bijsturen

 nagaan welke niet gefrituurde vegetarische gerechten aangeboden kunnen worden overzicht menu’s Streefcijfer: Realisatie: Dagelijks keuze tussen minstens 2 vegetarische gerechten

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie Meting

Verfijning recepturen, aangepaste kooktechnieken  alle recepturen evalueren en waar nodig aanpassen en verfijnen uitgewerkte recepturen Streefcijfer: Realisatie: 100% recepturen

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening OCMW Waregem


46


Veilig, hygiënisch en respectvol werken met keukenapparatuur

 vorming door leveranciers, technische dienst en Aramark vormingsfiches Streefcijfer: Realisatie: aantal breuken keukenapparatuur dalen Doelstelling Daling van het verbruik calorierijke dranken Actie  nagaan welke bewoners nood hebben aan extra calorieën  dagelijkse voeding opwaarderen door extra calorieën toe te voegen voor deze bewoners  calorierijke dranken enkel op aangeven van de diëtist inschakelen waar nodig Meting verbruik calorierijke dranken Streefcijfer: Realisatie: daling met 10%

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie Meting

Aantal kg keukenafval daalt  soorten keukenafval in kaart brengen  porties bewoners, cafetaria, uitvoermaaltijden evalueren daling van aantal kg keukenafval Streefcijfer: Realisatie: daling met 10%

GROEI- EN LEERVERMOGEN Personeelstevredenheid Doelstelling Actie

Meting

OCMW Waregem

Werkregeling keuken en cafetaria evalueren  werkdrukmeting  overleg met medewerkers keuken en cafetaria  aanpassingen in de werking waar nodig medewerkers zijn tevreden over de werkregeling Streefcijfer: werkdrukmeting


Realisatie:

47

A

DE MEEST GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC: administratief centrum AD: aankoopdienst ADL: activiteiten van het dagelijks leven AVAP: actueel verbeteractieplan

B

BS: Belgisch staatsblad BA: Burgerlijke aansprakelijkheid BOC: basis overleg comité BCSD: bijzonder comité sociale dienst BCOZ: bijzonder comité ouderenzorg BOH: breed overleg huisvesting BIRB: Belgisch interventie- en restitutiebureau

C

CEVI: centrum voor informatica (softwarehuis) CP: culturele participatie CSR: collectieve schuldenregeling CGVS: commissariaat generaal voor vluchtelingen en staatslozen COC: crisisopvangcentrum CRA: coördinerend arts

D

DT: directieteam DC: dienstencentrum DVC: dagverzorgingscentrum DAVO: dienst alimentatievorderingen DRK: digitale regio Kortrijk DAF: digitale aanvraag voor school – en studietoelage

E

ESF: Europees sociaal fonds EX. D. : extramurale dienst EHBO: eerste hulp bij ongevallen

F

FD: financiële dienst FPC: financiële plannings controle FOD: federale overheidsdienst FRM: formulieren FRGE: Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost

G

GECO: gesubsidieerd contractueel GESCO WEP PL: gesubsidieerd contractueel in het kader van het werkervaringsplan plus GEDIS: gemeentelijk samenwerkingsverband voor distributienetbeheer GPMI: geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie GSM: Global System for Mobile Communications GTB: dienst voor gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding

H

HOC: hoog overleg- en onderhandelings comité HRM: human resource management HACCP: Hazard Analysis and Critical Control Points

I

IBF: interdepartementaal begrotingsfonds IDPBW-IDP: interne dienst voor preventie, bescherming en welzijn op het werk IKZ: integrale kwaliteitszorg ID: intramurale dienst ICT: informatie- en communicatietechnologie IT: informatietechnologie

OCMW Waregem


48

IM: intramuraal J

JV: jaarverslag JD: juridische dienst

K

K-CO: kwaliteitscoördinator K-decreet: kwaliteitsdecreet KV: kortverblijf KZ: katzschaal KSF: kritische succes factoren KVME: Kwaliteit, Veiligheid, Milieu, Ethiek KSZ: Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

L

LAC: lokale adviescommissie energie LOI: lokaal opvang initiatief LSI: lokaal samenwerkingsinitiatief LST: lokaal steunpunt thuiszorg

M

MMC: mindermobielencentrale MW: maatschappelijk werker MMPP: medische, mentale, psychische en of psychiatrische problematiek

N

NOB: nieuwe OCMW-boekhouding NOO: nieuwe OCMW-organisatie NAH: niet aangeboren hersenletsels NBBM: niet begeleide buitenlandse minderjarige asielzoeker NH: New Horizon

O

OC: overleg comité of ontmoetingscentrum OCMW: openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn OXO: ouders en opvoeden

P

PWA: plaatselijk werkgelegenheidsagentschap PDL: passiviteiten van het dagelijks leven POD: programmatorische overheidsdienst POD MI: programmatorische federale overheidsdienst maatschappelijke integratie PPS: publiek private samenwerking PI: prestatie indicatoren PRC: procedure PIC: provinciaal integratiecentrum nu de SOM genoemd PD: personeelsdienst PBM: persoonlijke beschermingsmiddelen

R

RSZPPO: rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale overheidsdiensten RSVK: regionaal sociaal verhuur kantoor RVT: rust- en verzorgingstehuis RVS: raad van state ROB: rustoordbedden RCK: regionaal crisisnetwerk RMI: recht op maatschappelijke integratie ROG: recht om gehoord te worden

S

SVK: sociaal verhuur kantoor SBR-rekening: sociale bijstandsrekening SIF: sociaal impulsfonds

OCMW Waregem


49

SF: serviceflat SD: sociale dienst SIT: samenwerkingsinitiatief thuiszorg SEL: samenwerkingsinitiatieven éérste lijn SINE: sociale inschakelingseconomie SOM (de): organisatie, decretaal verantwoordelijk voor de realisatie en de opvolging van het decreet ten aanzien van etnisch-culturele Minderheden voor het grondgebied West-Vlaanderen. SP: sharepoint T

U V

W

TD: technische dienst afkortingen gebruikt binnen de technische dienst: H: herstellen PO: preventief, periodiek onderhoud O: opleiding V: verbeteren zodat de onderhoudskosten dalen A: iets bijplaatsen, iets wegdoen en niet hoort tot de andere categorieën TOK: tewerkstelling en opleiding voor kansarmen

VVSG: vereniging van Vlaamse steden en gemeenten VB: vast bureau VOT: vereniging ons tehuis Ieper VIPA: Vlaams infrastructuurfonds voor persoonsgebonden aangelegenheden VDAB: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding VVBAD: Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie WIVO: West-Vlaams instituut voor de vorming van overheidspersoneel WM: warme maaltijden WEP PL: werkervaringsplan plus WI: werkinstructies WVI: West-Vlaamse Intercommunale

XY Z

OCMW Waregem


50

OCMW

Recommend Documents