Notulensi Pertemuan Fasilitator Forum Nasional Gula Palma Indonesia

Notulensi Pertemuan Fasilitator Forum Nasional Gula Palma Indonesia

Tanggal Waktu Tempat Agenda

: Jumat, 18 Maret 2016 : 09.30-16.15 WIB : Kantor Hivos/AgriProFocus, Jalan Kemang Selatan XII No.1, Jakarta Selatan : 09.30 – 09.45 Pembukaan oleh Tina Napitupulu, AgriProFocus Indonesia 09.45 – 10.15 Sesi perkenalan oleh fasilitator acara 10.15 – 10.45 Mengulas hasil workshop nasional pengembangan industri kecil gula kelapa dan aren oleh Alfa Edison dari Perhimpunan Setara 10.45 – 11.45 Diskusi fungsi, peran, mekanisme kerja sembilan fasilitator forum 11.45 – 13.30 Makan siang dan ibadah sholat jumat 13.30 – 14.00 Pleno mengulas fungsi, peran, mekanisme kerja, dan arah pengembangan forum sembilan fasilitator forum 14.00 – 15.00 Membuat rancangan visi dan misi untuk forum 15.00 – 15.45 Membuat rancangan beberapa model struktur oganisasi untuk forum 15.45 – 16.15 Diskusi hal-hal yang muncul di parking lot 16.15 – 16.30 Pengenalan online platform dan penutupan

Fasilitator hadir: 1. Alfa Edison, Perhimpunan Setara 2. Helianti Hilman, Javara 3. Kukuh Haryadi, LPPSLH 4. Maula Paramitha, AgriProFocus Indonesia 5. Muhlas, LPPSLH 6. Nartam Andrea Nusa, Asosiasi Koperasi Gula Kelapa Jawa Tengah 7. Nuryati Gobel, Kementerian Perindustrian 8. Rini R, Kementerian Perindustrian 9. Tina Napitupulu, AgriProFocus Indonesia 10. Ulfa Wulandari, Fasilitator 11. Yohanes Zega, Javara Fasilitator tidak hadir: 1. Kementerian Ekonomi 2. Kementerian Koperasi dan UMKM 3. Kementerian Perdagangan


Latar Belakang Pertemuan Peserta Workshop Nasional Pengembangan Industri Kecil Gula Kelapa dan Aren telah menyepakati pembentukan forum bagi pelaku sektor gula palma di Indonesia. Forum ini bernama “Forum Nasional Gula Palma Indonesia”. Untuk memulai kerja-kerja forum, 77 peserta yang terdiri dari berbagai elemen pelaku sektor gula palma sepakat menunjuk Sembilan fasilitator. Mereka adalah Perhimpunan Setara, LPPSLH, AgriProFocus Indonesia, Kementerian Perindustrian, Kementerian Koordinator Bidang Ekonomi, Kementerian Koperasi dan UMKM, Kementerian Perdagangan, Javara, dan Asosiasi Koperasi Gula Kelapa jawa Tengah.

Peran, Fungsi, dan Mekanisme Kerja Fasilitator Workshop Nasional Pengembangan Industri Kecil Gula Kelapa dan Aren, Desember 2015 yang lalu, belum menguraikan secara detail tugas fasilitator. Maka, bahasan pertama dalam pertemuan adalah merumuskan peran, fungsi, dan mekanisme kerja fasilitator. Hal-hal yang disepakati antara lain: 1. Peran Fasilitator Para fasilitator sepakat bahwa mereka adalah tim formatur untuk mempersiapkan rancangan/draf alat kerja forum, seperti visi dan misi, struktur kelembagaan, roadmap kerja forum, dan sebagainya, yang nantinya akan didiskusikan dan disepakati oleh anggota forum. Peran dan fungsi fasilitator adalah sebagai penentu arah pengembangan forum hingga Musyawarah Nasional. 2. Fungsi Fasilitator  Merumuskan bentuk kelembagaan forum/asosiasi yang efektif, merumuskan lingkup kerja forum (akan dilakukan secara on-line)  Memetakan stakeholder untuk setiap isu di sektor gula palma (PIC: AgriProFocus)  Menyusun mekanisme komunikasi dan konektivitas dengan seluruh anggota  Menyusun mekanisme adhoc untuk menyikapi isu penting/ kritis  Memetakan dan mendekati Anggota tambahan rumpun palma  Menentukan alasan strategis industri palma dan data base industri palma  Merumuskan kebijakan yang ingin didorong perubahannya Pertemuan membuat pembagian tugas kerja fasilitator beserta tanggung jawabnya sebagai berikut: Pembagian Tugas

Penanggung Jawab

Merumuskan bentuk kelembagaan forum/asosiasi yang efektif, merumuskan lingkup kerja forum

Perhimpunan SETARA

Memetakan stakeholder untuk setiap isu di sektor gula palma (termasuk memetakan kebutuhan yang sesuai dengan tawaran bantuan dari kementrian)

- AgriProFocus, - JAVARA (sebagai pelaku yang paham kebutuhan di daerah)

Menyusun mekanisme komunikasi dan konektivitas dengan seluruh anggota Menyusun mekanisme adhoc untuk menyikapi isu penting/ kritis

- LPPSLH - Asosiasi Koperasi Gula Kelapa Jawa Tengah - JAVARA - Asosiasi Koperasi Gula Kelapa Jawa Tengah

Memetakan dan mendekati anggota tambahan

AgriProFocus Kementrian Industri (input semua) AgriProFocus (input semua)

Menentukan alasan urgensi strategis industri palma dan mengumpulakan data base industri palma Memetakan kebijakan yang ingin didorong perubahannya (memerlukan relasi dengan FKP yang memiliki spesifikasi di kajian kebijakan)

Asosiasi Koperasi Gula Kelapa Jawa Tengah


3. Mekanisme Kerja Fasilitator Mekanisme Koordinasi yang akan dijalankan oleh fasilitator adalah:     

Update berkala ke anggota : AgriProFocus (dalam komunikasi online) Pertemuan koordinasi online : Email, Skype  admin: AgriProFocus Pertemuan koordinasi offline : Pertemuan dengan tempat bergilir  1 bulan 1 kali, Pertemuan minggu terakhir bulan April disepakati akan diadakan di Javara Platform Komunikasi Media Sosial : Facebook dan Website resmi AgroProFocus Sekretariat fasilitator : AgriProFocus

Rancangan Arah Pengembangan Forum Sebagian fasilitator membahas peran, fungsi, dan mekanisme kerja forum. Keberadaan asosiasi lebih dapat mendorong pemerintah untuk melihat kebutuhan komunitas sebenarnya. Jika ingin dijadikan forum, haruslah benar-benar menjadi forum yang dapat mewadahi koperasi-koperasi gula kecil. Forum juga diharapkan bisa menjadi alat untuk menyampaikan informasi mengenai MEA hingga ke tingkat petani. 1. Peran & Fungsi Forum  Mendorong kebijakan pemerintah terkait industri gula palma  Menjembatani komunikasi antar stakeholder pelaku industri dan pelaku pasar  Memfasilitasi sinkronisasi kebijakan antar pemerintah pusat dan daerah  Merumuskan strategi keberlanjutan industri gula palma dari hulu ke hilir (produksi ke pasar)  Menyusun profil pemilik lahan, penderes dan pengrajin  Mendokumentasikan SOP dari industri gula palma 2. Mekanisme Kerja Forum  Forum ini dapat menyusun “Mekanisme roadmap Pengembangan Forum Gula Palma Indonesia”  Forum perlu merancang “Mekanisme mediasi pelaku industri gula”.  Forum ini memerlukan “Mekanis fungsi setiap fasilitator”  Bagi setiap anggotanya forum ini dapat membantu menyediakan “Mekanisme Pendataan peralatan keselamatan kerja dan peralatan produksi” 3. Rancangan Visi dan Misi  Visi Menjadi wadah konsolidasi dan berkolaborasi semua pelaku rantai nilai dalam mewujudkan iklim usaha gula palma di Indonesia yang adil, berdaya saing dan berkelanjutan.  Misi a) Mendorong para pihak/ stakeholder bersinergi dalam pengembangan gula palma di Indonesi b) Mendorong kebijakan nasional dan daerah untuk meningkatkan peran strategis industri gula palma yang berdaya saing global c) Memfasilitasi terbangunnya iklim usaha gula palma yang adil dan berkelanjutan d) Mendorong riset dan pengembangan produk gula palma yang inovatif dan kompetitif


4. Rancangan Struktur Kelembagaan Forum  Bentuk Organisasi Dari hasil workshop nasional dapat dilihat bahwa kerja-kerja yang harus dilakukan ‘forum’ merupakan kerja-kerja asosiasi karena mencakup kerja seperti advokasi kebijakan. Di sisi lain, perlu juga bentuk ‘forum’ yang memiliki pola komunikasi dan koordinasi yang cair karena sifatnya hanya untuk sharing informasi. Bentuk ‘asosiasi’ dianggap memiliki posisi tawar lebih kuat. Kedepannya hal ini akan dibawa ke anggota untuk didiskusikan. Dua model ini masih terbuka dan tim fasilitator akan mengumpulkan informasi terkait dua model forum. Model forum yang dipilih akan mempengaruhi struktur organisasi lembaga.  Model Struktur Organisasi Model A: Musyawarah Forum

Penasehat

Ketua Pengurus Anggota Pengurus

Anggota Pengurus

Anggota Pengurus

Anggota Pengurus Kesekretariatan

Pokja Riset & Pengembang an

Pokja Pengem. Kebijakan Strategis

Pokja Pengemb. Produk & Pemasara n

Pokja Humas & Kerjasama

Penjelasan : Bentuk kepengurusan ini adalah Kolektif Kolegial, yang jamak dipakai sekarang ini. Kolektif kolegial diusung karena ada dalam pengambilan keputusan melibatkan beberapa ahli. Rantai komando dalam model kepengurusan ini dinilai tidak terlalu ketat dan memungkinkan pengambilan keputusan cepat. Ini mengacu pada kebutuhan forum usaha yang perlu cepat menyikapi perubahan iklim usaha. Badan pengurus yang terdiri dari kertua pengurus dan para anggota pengurus akan didampingi oleh kesekretariatan untuk mengurus surat menyurat dan kebendaharan. Sedangkan pokja-pokja yang ada merupakan penterjemahan dari visi misi kita. Pengurus dalam struktur ini juga akan didampingi oleh penasehat yang berfungsi memberikan pemahaman tentang trend atau hal-hal terbaru dalam hal gula palma di dunia dan di ASEAN. Kemudian seluruh pengurus dan penasehat, dipilih dan bertanggung jawab pada musyawarah forum.


Model B : Rapat Tahunan Anggota Forum

Koordinator Forum

Litbang

Produksi

Pasar

Kebijakan

Penjelasan: Kami tidak meletakkan pengawas karena kami berharap bahwa pengawas ataupun penasehat nanti dapat berasal dari pemerintah. Dalam forum ini pemerintah sebenarnya ada didalam kelompok fasilitator juga. Di bagian kebijakan, kita juga akan bisa memasukan pemerintah disini. Struktur organisasi yang akan dipakai dapat dibahas saat pertemuan offline berikutnya.

Pembahasan Tambahan Selain mendiskusikan agenda rapat yang telah disepakati, menjelang akhir pertemuan, peserta mendiskusikan hal-hal yang ada dalam parking lot. Adapun hal-hal yang penting dibahas di luar agenda rapat masuk dalam pembahasan tambahan, yaitu: 1. Target dan impact dari forum yang akan dibentuk. Ada kekhawatiran bahwa target dan impact forum tidak jelas terhadap pengembangan sektor gula kelapa, tetapi setelah melihat kembali rancangan visi misi yang disusun, sudah tampak target yang cukup jelas. Sementara untuk impact, belum dapat diukur karena belum ada yang dilakukan. 2. Jumlah fasilitator. Jumlah fasilitator saat ini dirasakan kurang jika dibandingkan dengan kesiapan yang harus dilakukan. Untuk itu disepakati bahwa penambahan jumlah fasilitator dimungkinkan, selama anggota fasilitator lainnya terinformasikan. 3. Jumlah anggota forum. Pada musyawarah nasional, diharapkan juga ada penambahan anggota, karena 77 peserta workshop nasional lalu belumlah mewakili para pelaku di lapangan. Diahrapkan masing-masing organisasi anggota melakukan pendekatan untuk membawa lebih banyak elemen masuk ke dalam forum, ketika Musyawarah Nasional Gula Palma Indonesia dilakukan. 4. Program di tahun depan Pesan dari Ibu Nuraini – Kementrian Perdagangan Beliau sangat mendukung berjalannya Forum ini. Forum yang nanti terbentuk harus membantu penderes melegalkan usahanya, sertifikasi, branding, dan akses pasar. Untuk melakukan semua ini menurut beliau, ada program-program pemerintah yang bisa disinergikan. UMKM sekarang menjadi “anak emas” pemerintah, karenanya banyak sekali bantuan yang diberikan seperti bantuan Sertifikasi, bantuan SNI, bantuan HAKI. Forum ini juga disarankan untuk bekerjasama dan meminta fasilitasi dari Kementrian, jika nantinya ada permohonan keperluan akan sangat dimungkinkan untuk meminta lewat surat atau proposal ke Kementrian-kementrian terkait. Beliau terbuka untuk konsultasi. Menurut peraturan nomer 23 tahun 2014, tentang pemerintah pusat yang tidak bisa merumuskan kegiatannya sendiri. Jadi pemerintah membutuhkan masukan dari pihak lain untuk membuat program kedepannya. Ini sangat diperlukan oleh para komunitas-


5. 6. 7. 8.

komunitas di daerah. Pemerintah sedang gencar untuk membantu UKM, walaupun koperasi belum memiliki badan legal. Di tahun depan, kita bisa memulai mendekati pemerintahan di kementrian untuk mengakses bantuan-bantuan yang ditawarkan. Musyawarah Nasional akan diadakan di bulan Agustus 2016 Draft AD/ART akan dibahas setelah bulan Mei (lihat tengat waktu pembagian kerja di atas) Asosiasi vs Forum. Bentuk apa yang lebih sesuai? Ini akan dibahas pada pertemuan fasilitator berikutnya. Komunikasi forum dan fasilitator. Membangun kepercayaan anggota merupakan hal penting yang harus dimulai dari sekarang. Untuk itu, AgriProFocus ditunjuk sebagai penanggung jawab platform untuk diseminasi informasi – misalnya pajak. Penting bagi tim fasilitator untuk membangun ‘keberadaan’ forum. Platform yang digunakan dapat berupa Whatsapp, Twitter, Facebook Account, serta Fan page dari AgriProFocus, bisa juga memakai Mail Chimp untuk melakukan survey. Anggota tim fasilitator yang lain diperlukan untuk membangun kontennya, dan info yang sedang terjadi di daerah. Fasilitator diharapkan melakukan registrasi di platform AgriProFocus dan memosting content. Konten kemudian akan disebarkan langsung ke email anggota forum. {}

Notulensi Pertemuan Fasilitator Forum Nasional Gula Palma Indonesia

Recommend Documents