Notulen Bestuurlijke aanbesteding Hulp bij het Huishouden DGWW 2017 eerste plenaire sessie fysieke overlegtafel
dinsdag 26 april 2016 09.30 uur – 12.00 uur Vergaderlocatie: gemeentehuis Drimmelen, Raadzaal Adres: Park 1 te Made Voorzitter: dhr. H. Hellendoorn
1. Opening en kennismakingsronde De voorzitter opent de vergadering en de aanwezigen stellen zich voor. ActiefZorg - Marjolijn de Lint ActiefZorg – Silja van Hoof Tzorg - Aukje van den Oord Het Hoge Veer - Anja Burger Het Zorgteam Oosterhout - Marijke Kloen Het Zorgteam Oosterhout - Mary Keulemans De Wijngaerd - Cees Jaspers Hans Hellendoorn – voorzitter overlegtafel Henk Stam – gemeente Drimmelen Yvonne Troost – gemeente Werkendam Bert van Helvoirt – gemeente Geertruidenberg Gijs van Riet – gemeente Werkendam Susan van Loenen – Inkoopbureau west-Brabant Rens van Overeem – Inkoopbureau west-Brabant Afwezig: Trema - Marjolijn Wilschut (zonder kennisgeving) Alfa & Zorg BV - Roger van Huystee (zonder kennisgeving)
2. Mededelingen en vaststelling agenda Geen mededelingen, geen toevoegingen aan de agenda.
3. Toelichting procesgang bestuurlijke aanbesteding Dhr. Hellendoorn licht het proces toe van deze bestuurlijke aanbesteding. De planning staat vast, deze verandert in principe niet, mits er sprake is van onverwachte wijzigingen. Er zijn twee overeenkomsten, te weten de Procesovereenkomst en de Basisovereenkomst. De Procesovereenkomst regelt hoe we met elkaar omgaan. De Basisovereenkomst is de uitvoeringskomst, hierin ligt vast wat we afspreken met elkaar. Het proces wordt openbaar gevoerd. De stukken zullen worden gepubliceerd op de website van gemeente Drimmelen. Deze aanbesteding is gemeld op de website van gemeente Drimmelen en op Tenderned. Er kunnen zich nog partijen aanmelden, deze zullen worden toegelaten als zij de procesovereenkomst hebben getekend. Belangrijk gegeven is dat we op een dergelijk moment niet alle besluitvorming opnieuw onder de loep zullen nemen. De discussies zullen niet nog een keer worden gedaan. De later aangemelde partijen stappen op een bepaald moment in en alle besluiten die dan al genomen zijn, moeten dan worden overgenomen. Ook zullen zij de Procesovereenkomst moeten tekenen en aanwezig zijn aan de tafel. Veelvuldig niet aanwezig zijn aan de tafel heeft consequenties. Dit staat tevens beschreven in de Procesovereenkomst.
4. Doornemen procesovereenkomst De procesovereenkomst wordt, nadat gevraagd is of er algemene op- of aanmerkingen zijn, pagina per pagina doorgenomen. Er zijn geen algemene vragen of opmerkingen. Pagina 2 B tweede bullet: betekent dit 1 partij die alle diensten levert voor bijvoorbeeld HBH en Wmo? Nee, wel dat men niet langs elkaar heen werkt en dat er afstemming plaatsvindt met de collega-instellingen. Pagina 2 B eerste bullet: Er wordt ‘adl’ genoemd, maar de overeenkomst gaat over HBH en gestructureerd huishouden. Dit lijkt verwarrend. Afgesproken wordt dat nader gekeken wordt naar deze zinssnede. Gevraagd wordt door de dienstverleners om een duidelijke scheidslijn tussen ADL en de dienst die hier wordt bedoeld. Is dit bijvoorbeeld een toekomstvisie? Een combinaties van ADL en HBH is mooi, maar niet voor nu. Voorstel: zinssnede schrappen en vervangen door ‘in staat is tot’. Bladzijde 3, B, zevende bullet: Wat betekent resultaatfinanciering binnen deze overeenkomst? Dit komt terug bij agendapunt 5 van deze vergadering. Voor de gemeenten is dit een nieuw principe en daarom willen zij graag een gesprek hierover met de aanbieders om, zo gewenst, te komen tot een goede vorm van resultaatfinanciering. Bladzijde 3, B, zevende bullet: Indien dienstverleners de Procesovereenkomst tekenen, betekent dit niet dat zij automatisch de basisovereenkomst moeten tekenen. Dienstverleners merken op dat het lastig is om nu te moeten meegaan in de resultaatfinanciering, terwijl nog niet helder is wat de uitkomst zal zijn. Voorstel om de zinssnede te wijzigen in: Alle partijen hebben een inspanningsverplichting om mee te denken in het komen tot een andere bekostingssystematiek.
Pagina 3 B negende bullet: Wat betekent duurzaam? Langdurig en gerelateerd aan de tijdsperiode. Belangrijk is de balans tussen duurzaam en flexibiliteit. Daarom behelst het contract in eerste instantie 2 jaar met verlengingsmogelijkheden. Pagina 3 B achtste bullet: Wat wordt bedoeld met ‘serieus sanctioneren’? De mogelijkheden tot boeteclausules. De uitwerking komt in de basisovereenkomst, hier gaan we dus nog over praten in een later stadium. Onderdeel C: toevoeging voorzitter: amvb nog niet wettelijk van toepassing, maar we willen wel in de lijn hiervan opereren. Uitsluitingsgronden en Eigen Verklaring: Uniforme Eigen Verklaring wordt meegenomen als bijlage van de overeenkomst. Artikel 7.2: opmerking aangaande de Wmo-raden van de voorzitter: De gemeenten hebben opgehaald bij Wmo-raden en bij gemeenteraden wat zij belangrijk achten bij deze aanbesteding. De Wmo-raden hebben aangegeven dat ze graag betrokken blijven bij het proces, dus we nodigen de Wmo-raden twee keer uit; op 12 mei (na deze eerste FOT) en aan het einde van het proces, zodat ze op twee momenten hun input kunnen geven. Zij fungeren als klankbord en niet als partij, zoals hier genoemd. Dit wordt gewijzigd. Pagina 7, artikel 6.4: Er is sprake van een gering aantal deelnemers, dus men kan aangeven wat men op de agenda wil bij mevr. Van Loenen of bij dhr. Hellendoorn. Er hoeft geen specifieke agendacommissie te worden ingesteld. Onderdeel C: Er bestaat een nieuwe code en een nieuwe cao. Betekent deze tekst dat de gemeente zich hier niet aan houdt? De gemeenten hebben het uitgangspunt om de code binnen de mogelijkheden van de gemeenten te respecteren. Dus de gemeenten willen er graag gezamenlijk uitkomen. Artikel 9.3: hoe kan iets ontbonden worden, als deze nog niet is opgesteld? Dit gaat over de Procesovereenkomst, dus als geen Basisovereenkomst wordt opgesteld, zal deze Procesovereenkomst ontbonden worden. Wanneer aangemelde dienstverleners niet aanwezig zijn, zonder kennisgeving, zal de gemeente navraag doen. Zullen de Uitsluitingsgronden worden aangepast als de nieuwe wetgeving van kracht is? Nee, de ‘oude’ Uitsluitingsgronden blijven van kracht voor deze aanbesteding. De procesovereenkomst wordt vastgesteld met bovenstaande wijzigingen. Deze Procesovereenkomst zal vervolgens gestuurd worden naar de dienstverleners om in tweevoud te tekenen en terug te sturen naar mevr. Van Loenen. De mail hierover volgt na 9 mei, maar voorafgaand aan de tweede Fysieke Overlegtafel.
5. Eerste bespreking uitgangspunten gemeenten De uitgangspunten worden toegelicht door de gemeenten door middel van een powerpoint presentatie. De eerste vier sheets worden toegelicht door dhr. Stam: Het doel van HBH, een eerste verkenning van het begrip resultaatfinanciering en globaal de werkwijze van p*q. Resultaatgebied Schoon en leefbaar huis: dit betekent een gestructureerd huishouden zoals vermeld in de sheets en als er meer nodig is, bijvoorbeeld
een maaltijd, dan worden hierover aparte afspraken gemaakt, wellicht ook prijstechnisch gezien. Werkt de gemeente met een wijkteam? Dat verschilt per gemeente. De beschikking wordt door de gemeente worden afgegeven. Het gesprek met de cliënt kan door het wijkteam gevoerd worden (Werkendam en Woudrichem), maar dit is een advies en wordt door Loket Altena bekrachtigd (of niet). Het wijkt niet veel af van hoe dit nu plaatsvindt. Wat willen de dienstverleners de gemeenten meegeven? Zij zijn zoekende in: Hoe ga je resultaatgericht werken combineren met p*q financiering? Dit houdt in dat er geen prikkel is voor de dienstverlener de hulp eventueel af te schalen? De resultaatfinanciering moet nog worden onderzocht. Er wordt begonnen met de bekende grondslagen en er is dus tijd ingeruimd om wellicht tot een andere vorm van financiering te komen. Met een duidelijke beschikking zijn de definities van een gestructureerd huishouden prima. Hoe gedetailleerd is de beschikking? Er zit nu verschil tussen de gemeenten, maar zij willen toegroeien naar 1 vorm van de beschikking. Staan er activiteiten op de beschikking? De activiteiten moeten worden benoemd. Zeker als er sprake is p*q financiering. Indien er sprake is van arrangementen: moeten er dan activiteiten benoemd worden? Dit moeten we nog met elkaar bediscussiëren. Er moeten afspraken gemaakt worden aangaande welke definities gehanteerd worden, welke zaken van belang zijn voor p*q financiering en over welke ambitie er ligt en wat haalbaar is. De gemeenten doen hiervoor een aanzet in de Basisovereenkomst. Dit zal in de tweede fysieke overlegtafel aan bod komen. Komt er een einddatum of een evaluatiedatum in de beschikking? 8 weken voorafgaand aan de afloop van de indicatie gaat er naar cliënten (Werkendam en Woudrichem) een bericht voor een gesprek waarin besloten wordt of het gecontinueerd wordt of dat het afloopt. De volgende 6 sheets worden toegelicht door dhr. Van Riet. Er worden meerdere vormen van financiering benoemd. In 2017 is er nog sprake van p*q financiering. De andere vormen van financiering geven een ambitieniveau aan. Vooral de dienstverleners worden uitgenodigd om hun ervaringen met andere vormen van financiering te delen. Drie vormen van financiering worden nader toegelicht (productfinanciering, trajectfinanciering en resultaatfinanciering). Welke nadelen kleven er nog meer aan productfinanciering? Belangrijk is dat de gespendeerde tijd bij de cliënt correct geregistreerd wordt. Dat moet voor iedere organisatie gelijk zijn. De facturen die naar de gemeente gaan, moeten wel voldoen aan de werkelijkheid. Dus de tijd die besteed wordt aan de cliënt moet worden afgerekend. Minder tijd betekent een lagere factuur. Wie controleert dit? De accountantsverklaring van de dienstverlener voorziet in de controle hiervan. Is er sprake van bezuinigingen bij de gemeenten? Nee, bij geen van alle gemeenten ligt op dit moment een bezuinigingstaakstelling. De afspraak wordt gemaakt dat TZorg hun visiedocument mailt m.b.t. resultaatfinanciering. Het verschil tussen resultaatfinanciering en trajectfinanciering is dat de dienst betaald wordt per periode, maar niet naar aanleiding van het meten van het resultaat.
Waarom wordt er gesproken over ‘cliënt’ i.p.v. ‘klant’? Volgende keer komen de gemeenten hierop terug. Het verschil tussen p*q en trajectfinanciering is dat er per periode betaald wordt, dus er is sprake van dezelfde flexibiliteit als bij resultaatfinanciering, maar dat er geen sprake is van het meten van de resultaten. Gevraagd wordt hoe dit zich verhoudt tot het registreren voor de Eigen Bijdrage? Het advies van TZorg is om de CAK bijdrage te blijven berekenen op basis van geleverde uren. Deze cijfers kunnen uit de personeelsadministratie gehaald worden. Afgesproken wordt dat tijdens de volgende vergadering de voor- en nadelen van de financieringsmethoden vanuit oogpunt van de dienstverleners aan bod komen en de eventuele overgang van ‘oud’ naar ‘nieuw’. Belangrijk is om eerst scherp te hebben wat we willen bereiken, welke vorm van financiering, om daarna over de overgang te praten. De laatste twee sheets worden toegelicht door dhr. Van Helvoirt. Dit gaat over de kwaliteit van de dienstverlener en de kwaliteit van het personeel. Dient er een VOG te zijn voor alle medewerkers? Want hier hangt een flinke kostenpost aan. Is dit perse noodzakelijk? De gemeenten ontvangen graag een tegenvoorstel vanuit de dienstverleners hieromtrent. TZorg zal een concreet voorstel doen. ActiefZorg geeft aan graag mee te denken. Dit zal geagendeerd worden voor de volgende vergadering. Met betrekking tot het signaleren: wat voor opleiding moet men hiervoor gevolgd hebben? Het gaat vooral om ‘met een gezond verstand’ bekijken hoe het gaat met een cliënt. Het gaat niet over Thuiszorg, het gaat over normale signalen die men kan constateren. HBH 1 is alleen voor cliënten die lichte ondersteuning nodig hebben in de huishoudelijke hulp. Daar is geen cursus voor nodig. Indien de dienstverleners vinden van wel, dan graag aangeven welke opleiding hiervoor nodig is. Signaleren moet wel in de keten geborgd zijn. In de volgende vergadering wordt de Basisovereenkomst besproken waar dit in terugkomt.
6. Procesafspraken en volgende bijeenkomst De aangepaste Procesovereenkomst zal tijdig worden verstrekt, gevraagd wordt deze ondertekend mee te nemen naar de volgende vergadering indien mogelijk. Daarnaast wordt afgesproken dat tevens voor de volgende vergadering ‘storytelling’ wordt geagendeerd, waarmee bedoeld wordt dat iedere dienstverlener een onderbouwd verhaal doet over de mogelijke vormen van financiering. Tevens wordt afgesproken dat de concept Basisovereenkomst geagendeerd wordt. 7. Rondvraag en sluiting Vragen tijdens de rondvraag: Houden alle gemeenten zich in totaliteit aan de afspraken die gemaakt gaan worden? De gemeenten hebben te maken met een algemene voorziening vanuit Drimmelen voor HBH 1. Vooralsnog blijft dit bestaan, zolang het
wettelijk kan. Alle gemeenten sluiten aan op dezelfde overeenkomst, dus er zijn geen veranderingen per gemeente. Kan de geldigheidsduur van de Basisovereenkomst wellicht gewijzigd worden? Dienstverleners dienen te investeren in de nieuwe werkwijze in het jaar 2017 indien er sprake zal zijn van een wijziging van financiering. Wellicht een optie om de overeenkomst op te stellen voor 3 jaar en daarna een verlenging? Gemeenten gaan dit overwegen. Is er sprake van vier percelen? Dit zal aan de orde komen in de volgende vergadering. ActiefZorg vraagt of zij met twee deelnemers mogen komen tijdens de Fysieke Overlegtafels i.p.v. 1. Gemeenten gaan akkoord. De vergadering wordt door de voorzitter met dank aan allen afgesloten.
