Notulen Algemene ledenvergadering Bré-Da-Boules 30 maart 2009 ’t Boullaar Aanwezig: 33 leden inclusief bestuur Afwezig met bericht: 23 leden
1
Inleiding door voorzitter en opening
De voorzitter opent de 27e Algemene ledenvergadering sinds de oprichtingsvergadering. Helaas moesten wij ook deze keer afscheid nemen van een trouw lid van het eerste uur die onlangs is overleden. De vergadering neemt 1 minuut stilte ter nagedachtenis van Wim de Jong. Het is voor de voorzitter zijn 10e jaarvergadering en zoals eerder aangekondigd zijn laatste volledige algemene jaarvergadering. In 2010 treed de voorzitter af en is dan niet meer herkiesbaar. 2
Ingekomen stukken
- Subsidie toekenning voor de basis subsidie voor het bestuur. - Afmeldingen van diverse leden. - Informatie materiaal van Breda Actief. 3
Bestuursmededelingen
De vereniging telt op dit moment 129 betalende leden, een erelid en 3 donateuren. Er zijn nu 33 leden aanwezig, ruim voldoende om geldige besluiten te nemen want daarvoor hoeft maar 10% van het ledenbestand aanwezig te zijn. Er moet vandaag onder wat primitieve omstandigheden worden vergaderd dit vanwege de verbouwingswerkzaamheden. Er wordt een extra agendapunt opgevoerd onder 7a: BTW Overige bestuursmededelingen: De voorzitter bedankt iedereen voor het handhaven en uitbreiden van de goede clubsfeer. Veel leden doen vrijwillig en belangeloos veel voor de club in deze bouwperiode. Dagelijks blijkt dat de verbouwing zonder de werkzame hulp van velen van de leden “onhaalbaar” zou zijn. Ten minste 30% van de totale kosten wordt hierdoor bespaard. Ook wordt er gevraagd om meer bijdragen van de leden in ons clubblad de Koerier zodat onze redacteur niet weer een hele moppentrommel leeg moet schudden om de Koerier vol te krijgen. 4
Goedkeuring notulen najaarsvergadering 01-12-2008
- Bij de ingekomen stukken staat: Mededeling van Gerrie van ’t Geloof en Aad Seijkens betreffende contributie, dit moet zijn betreffende hypotheek. - Bij de Wedstrijd Organisatie Commissie staan datums verkeerd dit moet zijn: externe toernooien op 3-05-09 en 16-08-09. Het tete á tete toernooi en het 4-tallen toernooi
Pagina 1 van 5
bestaan uit 4 wedstrijden. - Martin van Hintum vraagt hoe het staat met het plaatsen van de straatverlichting en Jan Leijs vraagt om de bestrating. De voorzitter beantwoordt dat dit meegenomen zal worden bij de bouwwerkzaamheden. De notulen worden vervolgens goedgekeurd. 5
Jaarverslag over 2008 van de secretaris.
Het jaarverslag wordt zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd. 6
Kascontrole commissie
Paul America neemt tijdelijk de taak over van Jan Leijs, Corrie Metkemeijer en Ad Segeren die verhinderd zijn. Vervolgens leest hij de bevindingen van de kascontrole commissie voor. De commissie stelt vast dat de gehele administratie er zeer overzichtelijk en verzorgd uitzag en akkoord is bevonden. De leden van de commissie stellen voor aan de leden van de algemene ledenvergadering om de penningmeester de heer Jan Matthee decharge te verlenen over het boekjaar 2008. Een afschrift van de bevindingen wordt overhandigd aan de secretaris. Vervolgens wordt er de waardering uitgesproken voor het vele werk wat de penningmeester heeft verricht. 7
Behandeling / vaststelling van de jaarstukken over 2008
- Frank Primo vraagt naar de verhoogde energiekosten. Jan Matthee legt uit waarin dit zit. Vervolgens geeft Ad van de Goorbergh technisch uitleg: de thermostaat stond hoger waardoor er meer stookkosten waren. Bij een nieuw systeem zal dit beter geregeld worden. Ook de extra activiteiten leiden tot een hoger verbruik. Er wordt nogmaals aan de leden gevraagd om zuinig om te gaan met energie zoals de verwarming en het licht. - Frank Primo vraagt waarom er geen km kosten en reservering voor het jubileum worden vermeld en de hoogte van de telefoonkosten van € 285,82 en waar de ECO tax in zit Jan Matthee legt uit dat dit valt onder de post vrijwilligerskosten. Het telefoonabonnement kost € 22,- per maand dus per saldo is er niet veel gebeld. Deze reservering komt terug in de begroting voor 2009. De ECO tax zit in de energiekosten. - Martin van Hintum merkt op dat de begroting opbrengst hoog is geschat. De penningmeester geeft aan dat bij het opstellen er nog van uit werd gegaan dat dit reëel was. De begroting zal niet aangepast worden. - Aad Seijkens vraagt wat er valt onder verhuur. Onder verhuur wordt verstaan de huur van de banen en ballen. De verwarmingskosten zitten in de post algemene kosten. - Janny Keuning vraagt om de prijzen van banenverhuur. De voorzitter deelt mee dat dit niet een standaardbedrag is maar afhankelijk is van de groepsgrootte en de soort groep.
Pagina 2 van 5
7a
BTW
Jan Matthee heeft een verzoek ingediend bij de belastingdienst om BTW-plichtig te worden als vereniging. Dit vanwege de grote uitgave die de vereniging doet i.v.m. de verbouwing. De aanvraag is gedaan op 12 maart 2009 en wordt dan met terugwerking van kracht per 1 januari 2009. Voorwaarde is wel dat de statuten van de vereniging aangepast dienen te worden. De kosten van de statuten wijziging zullen ongeveer € 100,- a € 150,- bedragen bij de notaris. Er zal een toevoeging moeten komen dat het doel van de vereniging ook is om de exploitatie van de kantine winstgevend te maken. Tevens zal er een uitgebreidere BTW boekhouding moeten worden bijgehouden en er moet een apart kasregister komen voor de kantine. Er moet dan wel in de toekomst BTW betaald / verrekend worden over de opbrengst van de kantine, verhuur, activiteiten en toernooien. Er is geen accountantsverklaring nodig van de financiën van de vereniging voor de belastingdienst. Als de belastingdienst onze aanvraag goedkeurt zal deze ca. € 26000, - nu opleveren aan teruggave van BTW gelden over de bouwkosten. De vergadering gaat vervolgens akkoord met het voorstel om BTW-plichtig te worden als vereniging. Dit betekent wel dat er een nieuwe ledenvergadering belegd moet worden om de statuten te kunnen wijzigen en er moet dan minimaal 2/3 van de leden hiermee akkoord gaan. Frank Primo merkt op dat dit dan ook schriftelijk kan gebeuren of per machtiging. Voor de nieuwe ledenvergadering zal de secretaris bij de uitnodiging een machtigingsbrief en een brief voor de stemming meesturen. Ook zal er naar alle leden de concept statuten worden gestuurd. Het voorstel van de begroting 2009 wordt met algemene stemmen aangenomen. PAUZE 8
Verslag van de commissies
Wedstrijd organisatie commissie. Durk Keuning neemt het woord. Man-vrouw toernooi gaat van 4 april naar 18 april. Ladiesday wordt 12 mei gehouden en start om 10.15 uur. Op Koninginnedag zal er een tireerwedstrijd worden gehouden. De ZCC start op 4 april. De commissie zal zich gaan beraden om de deelname aan interne toernooien te vergroten en ook bij de leden van de maandag en de woensdag er meer bij te betrekken. Mogelijkerwijs om ook eens iets te organiseren op een andere dag dan de zaterdag. Onze vereniging heeft op dit moment 94 recreanten en 28 wedstrijdboulers. De commissie pleit ervoor om ook eens deel te nemen aan een extern toernooi buiten afdeling 13. Er worden door andere boules verenigingen ook leuke toernooien georganiseerd waar iedereen met een W-licentie aan kan meedoen. Informatie over de diverse toernooien is te verkrijgen bij de wedstrijdcommissie. Barcommissie. Mels Aarts neemt het woord.
Pagina 3 van 5
Ria Sips heeft zich teruggetrokken als vrijwilliger bij de barcommissie. De voorzitter zal bij haar een attentie afgeven als dank voor haar jarenlange inzet. Vervolgens bedankt Mels alle andere vrijwilligers voor hun inzet bij de barcommissie. Website en Koerier. Simon Noot deelt mee dat de website goed wordt bezocht zelfs uit andere landen dan Nederland. Voorbeelden hiervan zijn België, Frankrijk en zelfs Amerika. Ad Rietveld verzoekt nogmaals om zoveel mogelijk kopij in te leveren. Technische commissie. Frank Primo neemt het woord. De verbouwing is volop aan de gang Ad van de Goorbergh stuurt het project samen met de bouwcommissie. Alles verloopt voorspoedig. Er wordt om vrijwilligers gevraagd om mee te helpen tijdens de verbouwing. Terreincommissie. Corrie Antonissen neemt het woord. De commissie is bijzonder verheugd met het tuinhuis waar al hun gereedschap nu opgeborgen kan worden. Tevens zoekt de commissie nog aanvulling van extra leden. Evenementencommissie. Janny Keuning en Netty Bosma zullen dit weer oppakken als de verbouwing gereed is. 9
Verkiezing kascontrole commissie 2009.
Ad Segeren is aftredend en niet herkiesbaar. Jan Leijs en Corrie Metkemeijer nemen in 2009 weer zitting in de commissie. Paul America zal de opengevallen plaats invullen in de commissie. 10
Stand van zaken rondom de verbouwing.
De verwachting is dat de verbouwing gereed zal zijn rond half juni. Frans spreekt de waardering uit voor de grote hoeveelheid werk dat verzet wordt door de leden tijdens de verbouwing. Zij zorgen ervoor dat de verbouwing op tijd klaar komt, zo goed mogelijk en zo goedkoop mogelijk. Er wordt gevraagd om de kleurstelling van de kantine. Frans zal zorgen voor wat voorbeelden van o.a. de vloertegels en geeft vervolgens uitleg over de kleuren van de kantine. 11
Rondvraag.
- Jan Lammens vraagt of de statuten en het huishoudelijke reglement op de website voor de leden geplaatst kunnen worden. De secretaris zal dit verder afhandelen met de webmaster. - Cor Snapper vraagt of er een mini en maxi toernooi georganiseerd kan worden zoals men nu ook bij Va-Tout doet. De WOC zal dit bekijken. - Aad Seijkens zou graag een fotoboek willen introduceren van alle leden. Het koor waar hij lid van is werkt met zo´n fotoboek en dat wordt door iedereen als zeer
Pagina 4 van 5
prettig ervaren. Hij zal zorgen voor een voorbeeld van zo´n fotoboek. Het bestuur zal het in overweging nemen om ook bij Bre-da Boules een fotoboek te maken. - Jan Matthee verzoekt aan de leden om eens rond te kijken voor adverteerders in de Koerier. Afmelding van het lidmaatschap kan alleen gedaan worden bij de ledenadministratie en/of de secretaris. Dit moet schriftelijk gebeuren. - Paul Benders verzoekt aan de commissies om voor het jaarverslag van 2009 zelf hun stukje te schrijven. Tevens wil hij een overzicht maken van alle vrijwilligers per commissie en verzoekt om hem alle namen van de commissieleden toe te sturen per mail. 12
Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor zijn of haar inbreng en nodigt iedereen uit voor een drankje. Hij sluit vervolgens de vergadering.
Pagina 5 van 5
