Notulen Algemene Ledenvergadering Amersfoort Sportfederatie (ASF) Datum: Locatie:
1.
Donderdag 22 mei 2014 Verenigingsgebouw CJVV
Opening en vaststellen agenda
De voorzitter opent de vergadering om 20.08 uur en heet de aanwezigen welkom. 2.
Mededelingen
3.
Jaarverslag 2013
4.
Deze is per pagina doorgenomen voor eventuele opmerkingen of vragen Het jaarverslag is goedgekeurd door de aanwezigen.
Verslag ALV 23 mei 2013
5.
Presentatielijst wordt door alle aanwezigen getekend. Gerrit Nieuwenhuizen is nog niet aanwezig, komt iets later. Mark van Spriel en Teus Ham zijn afwezig vanavond. De afgemelde verenigingen worden genoemd.
Deze is per pagina doorgenomen voor eventuele opmerkingen of vragen. Het verslag is goedgekeurd door de aanwezigen.
Financieel verslag jaarverslag 2013
Juliette van Balen heeft hierbij een toelichting gegeven over de grootste kostenpost. Dit zijn de kosten geweest voor de combinatiefunctionaris, deze is nagenoeg volledig gefinancierd vanuit een subsidieverstrekking vanuit de gemeente en heeft het bidbook voor de schoolsportkampioenschappen opgesteld. Daarnaast is een reservering gemaakt voor eventuele juridische kosten in verband met de huurovereekomsten die herzien zullen worden.
6.
Verslag kascommissie
Sinds vorig jaar gebruikt de ASF een online boekhoudprogramma. Het heeft enige tijd gekost om naar een goed programma te zoeken en het eigen te maken. Nu is men vooral tevreden over dit boekhoudprogramma.
1
De kascommissie heeft nog niet naar de jaarcijfers en afrekening van 2013 kunnen kijken. Er bleken een aantal emailadressen niet meer juist te zijn waardoor de kascommissie geen tijd heeft gehad om de cijfers in te zien. De ASF heeft toestemming gekregen van de aanwezigen om dit uit te stellen en verleent bij voorbaat decharge ingaand op het moment dat de kascommissie de controle heeft kunnen uitvoeren en de vergadering adviseert die te verlenen. De leden worden daarvan via email op de hoogte gesteld. [naschrift: de controle heeft plaatsgevonden op donderdag 19 juni 2014; de kascommissie bestaande uit Marcel Pouwels en Leo Schalkwijk heeft vervolgens de vergadering positief geadviseerd met de volgende opmerkingen: - er is geen geld kwijt - de vereniging loopt geen risico, de uitgaven (tot. ca. 3000 euro) zijn minder dan de jaarlijkse subsidie bijdrage van de gemeente (5000 euro). Zelfs als er geen contributie binnenkomst, geen risico. - advies meer geld uit te geven. Verder ter verbetering: - de contributiefacturen op tijd versturen zodat inkomsten in bankjaar gelijk aan boekjaar zijn. Wordt het makkelijker omdat dan geen bewerkingsslag meer nodig is op informatie uit online boekhoud programma. - de reserves bijwerken, de 3000 euro gereserveerd voor ondersteuning als zodanig benoemen. Marcel Pouwels heeft zich bereid verklaard opnieuw onderdeel uit te maken van de kascommissie. Ter vergadering heeft ook heeft mevrouw Monar van de Amersfoortse IJsvereniging zich beschikbaar gesteld als kascommissie lid.
7.
Toekomst ASF
Vorig jaar op de ALV was er vooral discussie tussen de Gemeente, SRO en de ASF over de taken en rollen van een ieder. Door met elkaar te discussiëren en in gesprek te gaan is dankzij een constructieve houding van een ieder een duidelijke rolverdeling tot stand gekomen. De sportclubs worden erkend als belangrijke partner van de gemeente. Inmiddels zijn deze drie partijen aan het bouwen in plaats van aan het vechten. Nu word gekeken wie welke rol heeft. Er wordt bijvoorbeeld gezien door de SRO en gemeente dat de behoefte van de clubs groot is als het gaat om beheer, onderhoud van de accommodatie en sport en spelactiviteiten. Er ontstaat een vorm van samenwerking. Het bestuur van ASF wordt nu vaak uitgenodigd voor vergaderingen (meer dan voorheen). De ASF kan op dit moment niet naar alle vergaderingen in verband met een tijdstekort. De ASF staat nu op het punt om goed te kijken hoe wij als ASF toch kunnen mee doen, misschien door de inzet van professionals, dit met als doel dat de gemeente en SRO de clubs blijven zien als belangrijke partner. Hoe ASF het beste toekomst bestendig te maken is een onderwerp van discussie dat het komende jaar een belangrijke rol zal blijven spelen. Het bestuur is voornemens in december 2014 of januari 2015 een bijeenkomst te organiseren om de toekomst van de ASF te bespreken in breder verband.
2
8. Schoolsportkampioenschappen De ASF zet zich momenteel vol in voor de Schoolkampioenschappen die starten in september 2014. De ASF kijkt naar het verbeteren van de zichtbaarheid van de sportverenigingen en de ASF zelf. Onder andere door de communicatie met de pers te verbeteren. Wij willen laten zien dat de sportverenigingen meer doen dan alleen het spelen van de competitie. De maatschappelijke tegenpresaties die de verenigingen al jaren laten zien zijn nog te onzichtbaar. De schoolsportkampioenschappen spelen in het verhogen van de zichtbaarheid en maatschappelijke functie van de sportverenigingen een belangrijke rol. 9. Huurovereenkomsten – ondernemende verenigingen De ASF wil graag dat sportverenigingen die dat willen ondernemende verenigingen kunnen worden, ook wel ‘breed en sterk’ . Bijvoorbeeld door een aangepaste huurovereenkomst. Een ondernemende vereniging kan dan bijvoorbeeld een Buitenschoolse opvang overdag realiseren in het clubgebouw van de vereniging of een kamp/ bedrijfssportdag organiseren zonder dat de SRO meer kosten vraagt in verband met het dubbel gebruik van de accommodatie. Joost Bos laat een powerpoint presentatie zien over de huurovereenkomst. Zie powerpoint. Er is een huurcommissie opgesteld. Zij kijken nu voornamelijk eerst naar de huurovereenkomsten van buitensporten. Voor de binnensporten ligt het wat gecompliceerder. Ook daar is aandacht voor.
10. Begroting De ASF heeft geld gereserveerd voor juridisch advies. Tevens is er geld gereserveerd voor de communicatie omdat de vrijwilligers niet de continuiteit kunnen bieden voor consistente informatieverstrekking. Er is gekozen om dit professioneel uit te besteden aan Annemiek de Crom. Annemiek verzorgt de communicatie via de website, maandelijkse nieuwsbrief en twitter account. De begroting wordt door de vergadering goedgekeurd. 11.
Bestuursverkiezing
Nienke Woudstra is kandidaat penningmeester ASF. De vergadering stemt hiermee in waarmee Nienke is benoemd tot penningmeester. De positie van secretaris blijft vacant, maar het bestuur is hard op zoek naar invulling van die functie en zal zo mogelijk deze tussentijds invullen.
3
12.
Rondvraag
Vanuit de aanwezigen wordt de vraag gesteld of de ASF wel slagvaardig genoeg is, gezien de vacante functie van secretaris die vorig jaar ook al open stond. De voorzitter antwoordt dat de huidige situatie waarin SRO, gemeente en ASF steeds meer gaan samenwerken, ook kansen biedt voor nieuwe bestuursleden. Vanwege de verhoudingen in het verleden, kon niet iedereen zich het veroorloven bestuurslid te worden van ASF, simpelweg omdat dat zou kunnen betekenen dat SRO dan wel de gemeente geen opdrachten meer zouden verlenen aan die personen die als zelfstadnig professional opereren. Die situatie is inmiddels veranderd. 13.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 21.00 uur en bedankt de leden voor hun aanwezigheid. De discussie over de toekomst van de ASF
4
PRESENTIELIJST
Aanwezig: (DB)
Juliette van Balen (voorzitter) Joost Bos André Hielckert
Aanwezige clubs: AV Triathlon Karin Knopper Aqua-Holic E.M. Roos GYMXL Peter Trappe Fulmen/Fidelitas B. Verhoog S.V. Vivas P.P.A. van Dam CKV Mia J. Ballegooyen/L. Meijerink Korfbalver. Soesterkwartier Patrick/ E. Geurts A.IJ.V. Csilla Molnar CJVV Hidde Ter Hoor
Traithlon Duiken Gymnastiek/turnen Handbal Schermen Korfbal Korfbal Schaatsen/Inline skaten Voetbal
Overige aanwezigen: Annemiek de Crom Freek Abma Nienke Woudstra
5
