EnVErderNEMENTEN vanaf 2008
Notitie van het college voor een discussie in de raadscommissie van 23 oktober 2007
Inleiding Terwijl iedereen nog in de feestroes zit van alle activiteiten in het kader van Hoorn 650 jaar stad, willen wij met de raadscommissie van gedachte wisselen over de eventuele voortgang van activiteiten. Want wij willen voorkomen dat in 2008 zou blijken dat alle energie slechts eenmalig is ingezet om Hoorn op de kaart te zetten. Denk maar aan het VOC jaar in Hoorn of andere steden die ook zoveel jaar stadsrechten hebben gevierd. Het huidige evenementenbeleid is vooral gebaseerd op handhaving van de openbare orde, dus hebben wij behoefte om een aantal uitgangspunten met u te bespreken, zodat wij dit mee kunnen nemen in de voorbereiding en verwerking van raadsvoorstellen m.b.t. subsidie van evenementen en eventuele prestatieafspraken Stadsmanagement, rekening houdend met de samenhang tussen economie, cultuur en sport. De voortgang van activiteiten moet u ook bezien in het geheel van de eventuele komst van het stadsmanagement wat wordt gevoed door de reclamebelasting, het strategisch marketingplan en uitvoering van de toerismenota ‘Op jacht naar de schat”. Bij de begroting voor 2008 vindt u bij de aanmelding voor de vrije beleidsruimte € 50.000 structureel voor de uitvoering van het strategisch marketingplan en € 50.000 incidenteel voor toeristische initiatieven, waarvan voortzetting van evenementen uit het feestjaar onderdeel uitmaken. Een aantal toeristische initiatieven hebben een relatie met andere beleidsvelden, waaronder kunst en cultuur. Hieronder geven wij in het kort de door de raad gestelde kaders weer als startpunt om dan vervolgens te komen tot de te bespreken stellingen. Wij hebben fragmenten geplukt uit eerder genomen raadsbesluiten die van belang zijn en ons geheugen kunnen opfrissen. Met de kaders in de hand willen wij de commissie uitdagen om in een meningvormende bespreking in te gaan op de uitgangspunten die het college wil hanteren om de voortgang van diverse evenementen te waarborgen en voor de toekomst de weg voor nieuwe evenementeninitiatieven open te houden. Na discussie in uw commissie komen wij nog dit jaar met een raadsvoorstel om zo de snelheid erin te houden. Uw bestuurlijke keuzen moeten duidelijkheid geven over financiering, organisatie, verantwoordelijkheid en doelgroepen voor ons als college en voor marktpartijen, diverse stichtingen en (toekomstige) samenwerkingsverbanden. Eerdere besluitvorming Beleidsregels evenementen 2004 - evenementenaanvragen beoordelen op basis van “wie het eerst komt, het eerst maalt”, waarbij traditionele evenementen en evenementen met een sociaal, cultureel en/of maatschappelijk karakter de voorkeur genieten; - onderzoek doen naar het voorplein van de Schouwburg als evenementenlocatie; En verder…Het organiseren van kwalitatief hoogwaardige en op toerisme gerichte evenementen levert daarnaast ook veel lokale en regionale bezoekers op. Dergelijke evenementen verlevendigen de binnenstad en maken de stad als geheel ook voor eigen ondernemers en inwoners aantrekkelijker. In ieder geval wordt bij het onderdeel subsidie
altijd gekeken naar de aard van het evenement en de mate waarin de organisator zelf moeite heeft gedaan om anderszins geld te genereren (b.v. sponsoren)…. Stadsvisie 2005-2025 De positieve aspecten van het imago van Hoorn hebben vooral betrekking op het leefklimaat (gezellig, prettig, sfeervol) en op de cultuurhistorie (monumenten, authentiek karakter, cultureel erfgoed). Daarbij ligt het voor de hand om uit te gaan van de kernkwaliteiten van Hoorn, het historisch karakter van de binnenstad + de ligging aan het water = monument aan het water, aangevuld met de rode draad van de stadsvisie (een vitale en leefbare stad, met aandacht voor het kind en culturele diversiteit). Het toerisme (en vrije tijdsbesteding in het algemeen) blijft een economische factor van belang en het toerisme zal daarom verder gestimuleerd worden. Toerismenota “Op jacht naar de schat” 2005 Wat is een evenement. De definitie die in de toerismenota is gehanteerd wijkt af van de definitie die in het juridisch kader en dus ook in het beleid openbare orde en handhaving is gebruikt. Vanuit het juridisch kader is als definitie gegeven elk voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: bioscoopvoorstellingen, markten, kansspelen, dansen in een horeca-inrichting, betogingen etc. Hierin gaat het dus over alles, van rommelmarkt tot autorace. De omschrijving die vanuit economisch kader gegeven wordt aan een evenement heeft veel meer betrekking op de economische impuls die uitgaat van een evenement en/of waar de aantrekkingskracht van de stad mee wordt vergroot. Kiezen voor evenementen betekent kiezen voor levendigheid. Dit moet vanuit de openbare orde uiteraard geregeld worden, maar in economische zin is een evenement een publiekstoegankelijke, speciaal georganiseerde gebeurtenis, gericht op vermaak, van tijdelijke aard, die van lokale, regionale of landelijke betekenis kan zijn en die georganiseerd wordt voor relatief groot aantal bezoekers. Wat is de doelstelling die Hoorn nastreeft? - versterking van de levendigheid van de binnenstad…; - verlengen van de verblijfsduur van een bezoeker en (dus) het verhogen van de bestedingen in de stad. Vergroting dus van de spin-off van een evenement; - het trekken van bezoekers naar de stad, waardoor kennis gemaakt wordt met de stad Hoorn. Bezoekers komen in aanraking met andere aspecten van de stad zoals winkels, horeca en ons cultuurhistorische erfgoed; - de evenementen hebben een bepaalde samenhang met elkaar, clustering van evenementen blijkt bij te dragen aan de tweede en derde doelstelling. Op welke evenementen zet Hoorn zich in voor de toekomst? De toeristische evenementen waarop Hoorn zich (naast de kermis) richt, hebben een relatie met cultuurhistorie, met hedendaagse cultuur of met water. Daarnaast verdienen die sportevenementen aandacht die tegemoet komen aan de bovengenoemde doelstellingen. De subsidie van evenementen: De beoordeling van de subsidie voor evenementen gebeurt in de toekomst gestructureerd, aan de hand van doelstellingen en uitgangspunten waaraan evenementen moeten voldoen. Een totaalbudget voor toeristische en culturele evenementen wordt aanbevolen. Voor nieuwe initiatieven wordt een budget gereserveerd. De organisatie van evenementen: De gemeente moet, weliswaar samen met het bedrijfsleven, een actieve en stimulerende rol gaan vervullen om de geformuleerde ambitie en doelstellingen naar de verschillende
partijen te communiceren. Een inhoudelijk evenementencoördinator kan dan optreden als intermediair. Nota binnenstadsmanagement 2006 Hoofddoelstelling: versterken van het functioneren van de binnenstad met accenten op productontwikkeling, de promotie en de evenementenorganisatie. Naar de toekomst toe kan uitvoering en ontwikkeling van (structurele) evenementen tot onderdeel worden gemaakt van het werkgebied van het binnenstadsmanagement. Marketingdoelstellingen: het verhogen van bezoekersaantallen, de bezoekfrequentie en de verblijfsduur. Raadsvoorstel(len) viering 650 jaar stadsrechten Er is uitgegaan van de volgende uitgangspunten en doelstellingen: De opgerichte Stichting Hoorn 650 heeft onder andere als doelstelling meegekregen dat: - aan de activiteiten zowel actief als passief kan worden deelgenomen door zo veel mogelijk inwoners van de stad, uit alle lagen van de bevolking, van jong tot oud en uit alle wijken; - de activiteiten een divers gebied bestrijken op het gebied van kunst, cultuur en recreatie; - de stichting zich inspant om publieksevenementen zo veel mogelijk gratis toegankelijk te laten zijn; - de festiviteiten een duidelijk, liefst blijvend promotioneel element hebben; - er sprake is van een evenwichtige verhouding tussen organisatie- en uitvoeringskosten; - de stichting zich inspant om voor de financiering van activiteiten substantiële bijdragen uit andere bronnen te genereren.
Hoe nu verder? Het huidige feestjaar 2007 Ondanks het feit, dat het feestjaar officieel nog niet ten einde is, heeft iedereen een globale indruk hoe het jaar verlopen is. Hoorn stond permanent op de kaart met een veelvoud aan gevarieerde activiteiten die over het algemeen veel publiek hebben getrokken. Evenementen waren veelal laagdrempelig en het weer was ondanks de slechte zomer geen spelbreker. Op de vragen welke evenementen wij willen continueren en welk structureel promotioneel effect Hoorn 650 heeft of hoeveel extra bezoekers er nu zijn geweest, daar geven wij op dit moment geen antwoord op. Hoorn 650 in zijn totaliteit komt afzonderlijk terug in het voorjaar voor een evaluatie. Inmiddels is wel duidelijk dat de promotie in verband met de beschikbare budgetten vooral beperkt is moeten blijven tot de regio. Meningvormende bespreking Tijdens de evaluatie proberen wij –zo mogelijk- antwoord te geven op de volgende vragen: Wat heeft de gemeente er ambtelijk zelf aan tijd ingestoken (faciliterende rol) in heel 2007? Wat zijn de gevolgen geweest voor de leefbaarheid (geluidsoverlast, parkeerdruk, veiligheid e.d.)? Hoeveel bezoekers heeft een evenement/activiteit getrokken? Kwamen de bezoekers uit Hoorn zelf, de regio of elders uit het land? Was de activiteit gericht op een speciale doelgroep (jongeren bijv.)?
Hoeveel vrijwilligers waren er betrokken bij de organisatie per evenement? Hoeveel subsidie kreeg de organisatie van stichting Hoorn 650? En welk % van de totale begroting is dat geweest? Zijn evenementen eenmalig geweest of zijn er plannen voor herhaling de komende jaren? Is er continuïteit in de organisatie (bij vrijwilligers en bestuur)? Deze vragen zullen in een brief aan de organisatoren van de diverse evenementen worden voorgelegd. Bij voorbaat is het onmogelijk om precies te weten wat de opbrengst is van Hoorn 650 met betrekking tot bezoekersaantallen, extra bestedingen en de promotionele effecten. Ook zullen niet alle initiatieven volgend jaar terugkeren. Toch willen wij de commissie een tweetal vragen stellen: 1 Zijn er nog andere vraagstukken, naast de bovengenoemde, die in een evaluatie van Hoorn 650 meegenomen moeten worden? 2 Kunt u, los van cijfers en evaluaties, een top vijf noemen van evenementen uit 2007 die u in de toekomst graag terugziet (zie bijlage voor een overzicht)? Uit een evaluatie komt een aantal kansrijke projecten naar voren. Kansrijk wat betreft organiserend vermogen, genoeg eigen middelen, voldoende betalende bezoekers enz. De moeilijkheid zit in die evenementen die een steuntje in de rug nodig hebben en wat is de rol van de gemeente vervolgens daarin? Wij kunnen of willen niet elk jaar € 650.000 bijleggen voor evenementen en promotie. Naast ambtelijke capaciteit die benodigd is om evenementen mogelijk te maken, heeft het college voor de begroting van 2008 incidenteel € 50.000 aangemeld voor toeristische initiatieven, waarvan het behoud van evenementen in 2008 onderdeel uitmaakt. De initiatieven kunnen ook een relatie hebben met cultuur. Waar gaan wij dat aan uitgeven en onder welke criteria? Aan de hand van een aantal stellingen probeert het college een grote gemene deler eruit te halen die het toewijzen van middelen vergemakkelijkt en waarbij geen sprake is van willekeur. Bovendien schept een mening van de raad duidelijkheid richting diverse organisaties en stichtingen, marktpartijen en het binnenstadsmanagement. Wilt u in uw reactie rekening houden met de hieronder vermelde stellingen?
Stellingen als leidraad Stelling 1 Evenementen die voor 2007 reeds bestonden kunnen in principe niet meer rekenen op extra bijdragen. Toelichting; veel organisaties deden dit jaar wat extra’s m.b.t. Hoorn 650 met daarbij extra middelen van de stichting. Deze extra middelen hebben in principe een eenmalig karakter. Stelling 2 De gemeente staat sowieso open voor self-supporting evenementen. Toelichting; evenementen als Jan Smit, Hoorn Mode Stad, Auto Sportief en het Stereo Outdoor Festival hebben een bijna sluitende begroting zonder overheidsbijdragen. De gemeente heeft dan louter een faciliterende taak.
Stelling 3 Voor combinatie-evenementen geldt dat marktpartijen (sponsors, maar ook BSM) financieren. Toelichting; combinatie-evenementen zijn er vooral ter ondersteuning voor de horeca en detailhandel als aanvullend evenement op bijvoorbeeld een koopzondag, denk aan beach volleybal op de Roode Steen. Stelling 4 Opbrengsten uit de reclamebelasting kunnen benut worden voor combinatieevenementen. Toelichting; hierbij wordt de rol duidelijker tussen gemeente en het bedrijfsleven. Naast enkele Hoorn 650 evenementen kun je dit iets breder trekken, zoals is aangegeven in de startnotitie reclamebelasting. (Een bandje op 5 mei op de Roode Steen of een Sinterklaasintocht wordt ook voor een deel betaald door ondernemers.) Economische motieven zijn leidend. Stelling 5 Voor evenementen met entreeprijzen geldt het principe van marktconforme prijzen. Toelichting; Het Stereo Outdoor Festival rekent marktconform, echter het Pepper Festival weer niet. Bij een prijs die vergelijkbaar is met gelijksoortige evenementen is geen subsidie meer nodig. Stelling 6 De gemeente zal open moeten blijven staan voor grootschalige (boven-Hoornse) evenementen. Toelichting; in 2007 hadden wij een subsidie beschikbaar gesteld voor een meerdaags Summer Sail evenement met landelijke promotie mogelijkheden en passend bij de kernwaarden van Hoorn, te weten het VOC verleden en de monumentale haven. Helaas ging dit evenement met drie andere Zuiderzeesteden in 2007 niet door. De organisatie richt zich nu op Summer Sail in 2008. Stelling 7 Aanvragen worden getoetst op minstens een regionale uitstraling. Toelichting; een evenement louter alleen voor onze inwoners draagt niet bij aan een structurele promotie van Hoorn. Stelling 8 Aanvragen moeten passen bij de kernwaarden van Hoorn, cultuurhistorie aan het water met een prettig leefklimaat. Toelichting; om Hoorn structureel te promoten is het van belang dat evenementen zijn afgestemd op de communicatie die wij willen voeren om een beeld/image van Hoorn naar buiten over te brengen.
Opmerking: de stellingen 1, 3 en 5 liggen meer op collegebevoegdheid, echter wij vinden uw mening van belang om een goed totaalbeeld te krijgen.
Raadsvoorstel Na de meningvormende bespreking in uw raadscommissie hoopt het college genoeg gehoord te hebben om e.e.a. verder uit te werken in nadere inhoudelijke richtlijnen. Wij zullen uw mening trachten om te zetten in een raadsvoorstel zodat wij kunnen werken vanuit een kader en de beschikbare middelen kunnen worden vrijgegeven. Uiteraard behoren daar de richtlijnen bij die u reeds eerder heeft vastgesteld in diverse nota’s en raadsbesluiten. Wij denken hierbij dan aan de volgende aspecten: Meer bezoekers uit Hoorn zelf; Meer bezoekers vanuit West-Friesland; Meer bezoekers bovenregionaal of landelijk; Langere bezoekduur van bezoekers; Gemiddeld hogere bestedingen; Verhoging frequentie herhalingsbezoeken; Verlenging van het seizoen (voorjaar en najaar); Vullen van een gat in de markt m.b.t. doelgroepen (jongeren/kinderen); Relatie met de regio.
