Notitie Financieel Beleid Hogeschool Rotterdam
13 november 2013
Pagina 1 van 23
Pagina 2 van 23
Titel Eventueel: Subtitel Dienst(en) Vastgesteld/goedgekeurd door Registratienummer (DocBase)
Notitie Financieel Beleid n.v.t. Dienst Financiën & Studentregistratie College van Bestuur op 28 januari 2014 I0050-2014/RvR/STB
Pagina 3 van 23
Pagina 4 van 23
Voorwoord Dit document heeft ten doel om de lezer antwoorden te geven op vragen die betrekking hebben op het financiële beleid van Hogeschool Rotterdam: Hoe doen we dat hier? Als een nieuwe, leidinggevende, medewerker van Hogeschool Rotterdam kennis heeft genomen van deze notitie moet deze medewerker een compleet beeld op hoofdlijnen hebben van het financieel beleid van de instelling. Binnen Hogeschool Rotterdam bestaan diverse strategische beleidsdocumenten. Vele hiervan raken het financieel beleid van de instelling. Uit praktische overwegingen wordt, daar waar dat van toepassing is, naar deze documenten verwezen en worden ze in deze notitie niet herhaald.
Recapitulatie normen en afspraken Omschrijving Huisvesting Ziekenvervangingsfonds Mandatering directie Verplichtingen Current ratio Solvabiliteit Verhouding OP/ AOP Realisatie decentrale begrotingen Liquiditeitspositie
Norm of afspraak 8% van (RB+CG) Kosten personeel langer dan 1 jaar ziek € 45.000, € 100.000 resp € 450.000 Alle PNIL en boven € 5.000 registreren 0,5 Bandbreedte 30% - 40% 19% AOP diensten en 21 % decentraal AOP 2% marge t.o.v. de begroting Ten minste 10 mln
Pagina 5 van 23
Pagina 6 van 23
Inhoud 1. Algemeen........................................................................................................................................... 9 2. Wat is financieel beleid en waartoe moet het leiden? .................................................................. 10 3. Wat zijn de risico’s waaraan Hogeschool Rotterdam bloot staat? ............................................... 11 4. Hoe komt Hogeschool Rotterdam aan haar baten? ...................................................................... 12 a. Rijksbijdrage .............................................................................................................................. 12 b. College- en examengelden ........................................................................................................ 13 c.
Overige baten ............................................................................................................................ 13
5. Hoe worden de baten van Hogeschool Rotterdam naar de instituten en diensten verdeeld? ... 14 6. Hoe houdt de hogeschool grip op de besteding van middelen door de diensten en de instituten? ....................................................................................................................................... 16 a. Borging door organisatiestructuur, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ....................... 16 b. Borging door inrichting van processen ..................................................................................... 17 c.
Borging met behulp van normeringen ...................................................................................... 19
d. Informatievoorziening anders dan middels periodieke rapportages ........................................ 20 e. Management-/sturingsinformatie ............................................................................................ 20 7. Hoe gaat de hogeschool om met reserves, fondsen, voorzieningen en subsidies? ..................... 21 a. Reserves .................................................................................................................................... 21 b. Fondsen ..................................................................................................................................... 21 c.
Voorzieningen ........................................................................................................................... 21
d. Subsidies (o.a. middelen uit tweede en derde geldstroom) ...................................................... 21 8. Hoe gaat de hogeschool om met haar liquiditeitspositie respectievelijk –behoefte? ................. 22 9. Heeft de hogeschool ook te maken met fiscaliteiten? .................................................................. 23
Pagina 7 van 23
Bijlagen: 1. Positionpaper 2. Focus plan 3. Voorbeeld managementcontract 4. Inhoudsopgaven diverse (beleids-) documenten 5. Periodiek te actualiseren financiële informatie a. Verkorte jaarrekening Hogeschool Rotterdam + current ratio + solvabiliteitsratio b. Opbouw financiering Hogeschool Rotterdam c. Grafische weergave bepaling rijksbijdrage d. Hoogte bekostiging per student e. Onderwijsopslagen OCW f. Kaderbrief 6. Reglement Onderwijsinstituutsdirecties 7. Treasury statuut 8. Beslissingsboom opleiding Privaat/Publiek
Pagina 8 van 23
1. Algemeen Onderwijs is van groot maatschappelijk belang en daarom speelt de overheid hierbij een grote rol. Naast het verzorgen van wetgeving, zoals de leerplichtwet en de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW), financiert de overheid het publieke onderwijs, ten behoeve van wettelijk erkende opleidingen. Hogeschool Rotterdam verzorgt HBO-opleidingen welke wettelijk zijn erkend, na beoordeling en goedkeuring (accreditatie) van de Nederlands- Vlaamse Accreditatie Organisatie (NVAO). De overheid houdt hierop toezicht en schrijft voor dat de scholen jaarlijks verantwoording afleggen over hun onderwijskundig en financiële beleid. Vanuit de maatschappelijke rol van Hogeschool Rotterdam zijn er twee hoofdtaken te onderscheiden welke een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van stad en regio: Opleiden van voldoende hbo'ers voor de arbeidsmarkt; Bijdragen aan de ontwikkeling van de beroepsuitoefenaars in de regio. Daarom heeft Hogeschool Rotterdam als missie geformuleerd kennisinstelling van en voor de regio te zijn.
Pagina 9 van 23
2. Wat is financieel beleid en waartoe moet het leiden? Hoewel onderwijsinstellingen zelf mogen beslissen waaraan zij het ontvangen overheidsgeld besteden, worden zij geacht de beschikbare geldmiddelen zo in te zetten dat de onderwijsdoelstellingen kunnen worden gerealiseerd. Dit vanzelfsprekend binnen de geldige wet- en regelgeving in het algemeen en voor onderwijsinstellingen in het bijzonder. Het financieel beleid heeft ten doel de geldmiddelen op meest effectieve en efficiënte wijze in te zetten voor het realiseren van de onderwijsdoelstelling. Voor Hogeschool Rotterdam is de concrete vertaling hiervan vastgelegd in het Position Paper (zie bijlage 1). In het Position Paper staat de Missie en Visie van Hogeschool Rotterdam beschreven en de daarvan afgeleide strategische doelen. De strategische doelen zijn inmiddels aangevuld met de in 2012 met de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) gemaakte Prestatieafspraken. Bij het schrijven van deze notitie (november 2013) wordt het Position Paper verder aangescherpt naar aanleiding van het door het College van Bestuur (CvB) gepresenteerde Focusplan (zie bijlage 2). Het Focusplan laat zich als volgt kernachtig verwoorden: Hogeschool Rotterdam richt zich, met een publiek profiel, op kwalitatief goede voltijdse bacheloropleidingen, waarbij de Rotterdamse praktijk centraal staat en het onderzoek in dienst staat van het onderwijs. Vanuit het Position Paper wordt jaarlijks, door het CvB, een aantal speerpunten vastgesteld. Deze speerpunten worden door de instituten (onderwijsvisie) en diensten (takenpakket) vertaald binnen hun eigen jaarplannen en per instituut respectievelijk per dienst vastgelegd in het jaarlijks managementcontract (zie bijlage 3). Tijdens de bilaterale overleggen van de instituutsdirecties respectievelijk van de dienstendirecties met het CvB wordt de betreffende voortgang besproken. De instrumenten, die bij het financieel beleid van Hogeschool Rotterdam, ten behoeve van sturing/management respectievelijk verantwoording, worden ingezet, zijn: Onder verantwoordelijkheid van de dienst Financiën en Studentregistratie: Financieel Beleid Kaderbrief Jaarlijkse begroting, waarin ook de meerjarige begroting wordt opgenomen Gewijzigde begroting Periodieke rapportages/uitputtingsoverzichten Jaarrekening Ratio’s en normeringen Treasury statuut Risicoregister Onder verantwoordelijkheid van overige diensten: Jaarverslag (dienst Algemeen Bestuurlijke Zaken; ABZ) Communicatieplan (dienst Communicatie & Externe Betrekkingen; C&EB) Huisvestings- en inventarisplan (Facilitaire dienst; FaDi) Inkoopbeleidsplan (FaDi) ICT- en inventarisplan (dienst Hogeschool Rotterdam Services; HRS) Personeelsplan (dienst Personeel & Organisatie; P&O) Zie bijlage 4 voor inhoudsopgaven van bovengenoemde documenten.
Pagina 10 van 23
3. Wat zijn de risico’s waaraan Hogeschool Rotterdam bloot staat? Belangrijk element binnen het financieel beleid van de hogeschool is de optimalisatie van de financieringsstructuur en de beperking van de financiële risico’s. De optimalisatie van de financieringsstructuur wordt in hoofdstuk 7 nader uitgewerkt. Een onderwijsinstelling, zoals Hogeschool Rotterdam, wordt voornamelijk gefinancierd vanuit de overheid (Rijksbijdrage) in combinatie met college- en examengelden (zie bijlage 5b). Daarmee wordt de continuïteit van de instelling vooral bepaald door de overheid, uiteraard in combinatie met verstandig budgetbeheer. De invloed van de hogeschool op het overheidsbeleid is natuurlijk zeer gering. Daarom zal de hogeschool steeds ruimte en flexibiliteit in de begroting en bedrijfsvoering inbouwen om op dat beleid te kunnen inspelen. Daartoe brengt Hogeschool Rotterdam jaarlijks in kaart wat de grootste risico’s en/of bedreigingen voor de continuïteit op korte en lange termijn (kunnen) zijn. Hiervoor wordt een risicoregister bijgehouden van waaruit beheersmaatregelen worden getroffen. Incidentele risico’s: De door de overheid aangekondigde bezuinigingen om de economische crisis te bestrijden verhogen de kans op: - Stagnatie bij de instroom van studenten - Verlaging van de Rijksbijdrage aan de hogescholen Mogelijke structurele risico’s: - Er ontstaat meer open marktwerking, waardoor concurrentie mogelijkerwijs kan toenemen Ten behoeve van het bewaken van de continuïteit, hanteert Hogeschool Rotterdam twee financiële risico indicatoren (de current ratio en de solvabiliteitsratio). Deze worden behandeld in hoofdstuk 6.c.
Pagina 11 van 23
4. Hoe komt Hogeschool Rotterdam aan haar baten? Het ministerie van OCW bepaalt jaarlijks de hoogte en de verdeling van middelen over onderwijsinstellingen en de hoogte van het collegegeld (zie hoofdstuk bijlage 5b voor aandelen Rijksbijdrage, Collegegelden en Overige baten en bijlage 5c voor een schematische weergave van de wijze waarop de rijksbijdrage wordt bepaald). Politieke en maatschappelijke ontwikkelingen beïnvloeden de opbouw en stabiliteit van de financiering op korte en lange termijn. Recent voorbeeld (2012) is het instellen en later weer intrekken van de langstudeerboete. a. Rijksbijdrage De hoogte van de rijksbijdrage (situatie 2013) wordt voor meer dan 90% bepaald door de omvang van directe onderwijsactiviteiten: ‘Studentgebonden financiering’ en ‘Onderwijsopslagen’. De ‘Studentgebonden financiering’, ook wel aangeduid met de ‘normatieve rijksbijdrage’, is verreweg het grootste deel van de rijksbijdrage. De hoogte wordt bepaald door het aantal ingeschreven studenten (gegevens t – 2) + het aantal graden (diploma’s) dat is behaald. Voor iedere student die een reguliere vier jaar durende bacheloropleiding volgt, krijgt een hogeschool bekostiging (zie bijlage 5d) voor de eerste vier jaar dat de student is ingeschreven, ongeacht bij welke hogeschool dat is (uitzonderingen gelden voor sectoren gezondheidszorg en lerarenopleidingen). Voor de daarop volgende jaren krijgt de hogeschool van het ministerie geen bekostiging meer. Voor een diploma krijgt de hogeschool een bedrag, gelijk aan het bedrag voor een ingeschreven jaar. Per opleiding en graad worden jaarlijks ‘profielprijzen1’ vastgesteld. Deze zijn voor alle hogescholen gelijk. De ‘Onderwijsopslagen’ worden per instelling vastgesteld (zie bijlage 5e). Deze middelen dienen bijvoorbeeld ter bekostiging van specifieke opleidingen (kunst), verlagen van de uitval, kwaliteitsverbetering van docenten en kosten die gepaard gaan met aantrekken van studenten van buiten deEuropese Economische Ruimte (niet-EER).
Met ingang van 2013 ontvangen hogescholen 5% van de rijksbijdrageop basis van prestatieafspraken die ze hebben gemaakt met OCW en 2% voor het opzetten van ‘Centres of Expertise’. De omvang van deze budgetten wordt door OCW bepaald met behulp van verdeelsleutels.
1
Elke opleiding wordt o.b.v. criteria (wat maakt dat een opleiding meer mag kosten) beoordeeld en krijgt een ‘opleidingsprofiel’. Er zijn drie profielen: ‘Laag’, ‘Hoog’ of ‘Top’.
Pagina 12 van 23
Prestatieafspraken (2013 – 2016) Studiesucces De uitval na het eerste studiejaar zal in 2015 25% of lager zijn. De switch van studenten na hun eerste studiejaar zal in 2015 10% zijn. Het diplomarendement van herinschrijvers na 5 jaar zal in 2015 65% of meer zijn. Onderwijskwaliteit In 2015 zal 7% van onze voltijd Bachelor studenten deelnemen aan een van de in het kader van het Sirius programma ontwikkelde onderdelen van het excellentieprogramma Onderwijsintensiteit 0% van onze eerstejaars studenten heeft in een voltijd Bacheloropleiding minder dan 12 klokuren per week geprogrammeerde contacttijd. Docentkwaliteit In 2015 zal 70% van onze docenten tenminste een Master-opleiding hebben. Indirecte kosten In 2015 zal het percentage ‘generieke overhead’, zoals gemeten volgens de ‘Berenschotsystematiek’, gedaald zijn naar 23% of lager en in ieder geval niet hoger liggen dan het gemiddelde bij de referentiegroep van grote Randstadhogescholen (G5). De verhouding OP/OOP (in fte) zal in 2015 op tenminste 1,45 uitkomen. Tabel: Prestatieafspraken Hogeschool Rotterdam Onder de noemer ‘Ontwerp en ontwikkeling’ omvat de rijksbijdrage middelen ter dekking van de kosten van de ‘kenniscentra’ (bundeling van lectoraten). Per lectoraat wordt een budget ter beschikking gesteld. b. College- en examengelden OCW bekostigt 1 bachelor- en 1 masteropleiding per student (uitzonderingen gelden voor sectoren gezondheidszorg en lerarenopleidingen). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een tarief voor ‘voltijd’ (VT) en ‘deeltijd’ (DT) studenten. OCW bepaalt de hoogte van het wettelijk collegegeld voor VT studenten, welk bedrag de hogescholen bij deze studenten in rekening brengen. Hogescholen mogen zelf de hoogte van het collegegeld voor DT studenten bepalen, mits niet hoger dan het collegegeld VT en rekening houdend met het door het ministerie vastgestelde minimum. Studenten die reeds een graad hebben behaald of niet voldoen aan andere eisen voor bekostiging, zijn ‘niet bekostigde studenten’. Deze studenten moeten het ‘instellingscollegegeld’ (= kostprijs) betalen. Het instellingscollegegeld wordt door de onderwijsinstelling zelf vastgesteld, maar is minimaal de hoogte van het wettelijk collegegeld. Instellingscollegegeld kan per onderwijsinstelling verschillen en binnen een instelling ook per opleiding en/of per groep studenten. De HR hanteert, voor het berekenen van het instellingscollegegeld, het uitgangspunt dat dit bedrag vergelijkbaar moet zijn met het bedrag wat de overheid als bekostiging verstrekt. De ‘Rijksbijdrage’ en de ‘College- en examengelden’ worden ook wel ‘eerste geldstroom’ genoemd. c. Overige baten Onder deze noemer vallen baten verkregen door externe activiteiten (projectsubsidies; ook wel ‘tweede geldstroom’), private activiteiten (post HBO opleidingen; ook wel ‘derde geldstroom’), stagevergoedingen (via het stagefonds VWS) voor Masters en baten uit verkoop van leermiddelen, kantine, verhuur en externe detacheringen en renteopbrengsten.
Pagina 13 van 23
5. Hoe worden de baten2 van Hogeschool Rotterdam naar de instituten en diensten verdeeld? De externe budgetten uit de normatieve rijksbijdrage en collegegelden worden intern verdeeld over de instituten, diensten en centrale fondsen (Ziekenfonds, Saneringsfonds, Innovatiefonds). Voor private activiteiten wordt geen bekostiging uit hoofde van vigerende wet- en regelgeving verkregen. De instituten ontvangen de middelen volgens een systematiek die zoveel mogelijk aansluit bij de externe systematiek (zie onderdeel 5a). De interne verdeling wijkt op twee wezenlijke punten af van de externe verdeling: Extern wordt gekeken naar de situatie (aantallen correct ingeschreven studenten) per T-2, terwijl intern wordt verdeeld op basis van T-1 (de verdeling naar de opleidingen sluit zo beter aan op het actuele aantal studenten). De bekostigingshistorie van de bachelor student. Intern wordt iedere student de eerste vier jaar van inschrijving bij de Hogeschool Rotterdam, ongeacht voor welke opleiding/bij welk instituut de student is ingeschreven, bekostigd, terwijl extern rekening wordt gehouden met de jaren van inschrijving bij alle hoger onderwijsinstellingen. Deze keuze is door Hogeschool Rotterdam gemaakt daar instituten geen invloed hebben op de externe bekostigingshistorie van hun studenten en dit gegeven dus geen invloed heeft op toelatingsbeleid bij instituten. Voor opleidingen die vallen onder het ‘Kunstenonderwijs/KUO’ (in het geval van Hogeschool Rotterdam de Willem de Kooning Academie en het Instituut voor Gebouwde Omgeving) en voor Masters worden de middelen conform de externe systematiek verdeeld. Per saldo bekleden drie onderdelen van de Hogeschool Rotterdameen uitzonderingspositie: Gezien de aard van Willem de Kooning Academie (WdK) krijgt het instituut, op basis van wet- en regelgeving met betrekking tot het Kunstenonderwijs (KUO), extra middelen via de Rijksbijdrage, de zogenaamde onderwijsopslag. De Rotterdam Mainport University of applied sciences (RMU) is een samenwerkingsverband tussen Hogeschool Rotterdam en het Scheepvaart en Transport College (STC) op basis van gelijkwaardigheid (50/50). De rijksbijdrage en collegegelden met betrekking tot studenten die bij Hogeschool Rotterdam zijn ingeschreven voor de opleidingen, die door RMU worden gegeven, worden volledig voor de RMU-opleidingen aangewend, conform de contractuele afspraken tussen Hogeschool Rotterdam en het Scheepvaart en Transport College. De kenniscentra worden gefinancierd uit het budget voor ‘Ontwerp en ontwikkeling’ (zie ook ‘4. Hoe komt Hogeschool Rotterdam aan haar baten?’). De toewijzing van middelen, ontvangen in de normatieve rijksbijdrage, aan de diensten is gebaseerd op de vastgestelde streefformatie en het opgestelde activiteitenoverzicht. Uitzondering hierop is het budget voor huisvesting ondergebracht bij de facilitaire dienst (FaDi). Het CvB stelt het maximale huisvestingsbudget (8% van rijksbijdrage + collegegelden; exclusief samenwerkingsverbanden die elders zijn gehuisvest, zoals RMU) vast. De Fondsen voor Innovatie (IF), Sanering (SF) en Ziekenvervanging (ZF), hebben een belangrijke functie in de centrale sturing door het College van Bestuur. Via deze Fondsen kunnen selectief toewijzingen worden gedaan voor die doelen en bij die instituten en diensten waar dat beleidsmatig het meest gewenst en noodzakelijk wordt geacht door het CvB. 2
Rijksbijdragen + collegegelden
Pagina 14 van 23
Het IF wordt gevuld met middelen uit de rijksbijdrage en collegegelden (zie ‘4. Hoe komt Hogeschool Rotterdam aan haar baten?’). Het IF is geheel bestemd om onderwijsinnovatie door instituten te bekostigen. Het SF wordt gevuld vanuit interne bekostiging (interne verdeling ontvangen normatieve rijksbijdrage en collegegelden). Deze middelen zijn bedoeld om kosten van wachtgelden, noodzakelijke reorganisaties of, in uitzonderlijke gevallen, vertrekregelingen te financieren. Het ZF wordt gevuld met middelen ontvangen via de rijksbijdrage en collegegelden door middel van een opslag bij de loonjournaalpost. Het Ziekenvervangingsfonds dekt de personele lasten van personeelsleden die langdurig (meer dan 12 maanden) ziek en meer dan 50% arbeidsongeschikt zijn, voor maximaal één jaar. De betreffende totaal verwachte externe bijdrage en de daarvan afhankelijke interne verdeling wordt jaarlijks in detail uitgewerkt in de zogeheten Kaderbrief (zie bijlage 5f).
Pagina 15 van 23
6. Hoe houdt de hogeschool grip op de besteding van middelen door de diensten en de instituten? Grip houden op de besteding van middelen door de diensten en de instituten geschiedt middels meerdere instrumenten: a. b. c. d. e.
Borging door organisatiestructuur, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Borging door inrichting van processen, waaronder de Planning & Control cyclus Borging met behulp van normeringen Informatievoorziening anders dan middels periodieke rapportages Management-/sturingsinformatie
a. Borging door organisatiestructuur, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het fundament voor het beheersen van bestedingen wordt gevormd door de organisatiestructuur van Hogeschool Rotterdam. Hogeschool Rotterdam heeft twee formele, bevoegde managementlagen: het CvB en de directies (van instituten en diensten). Het CvB is (statutair) eindverantwoordelijk voor het financieel beheer van Hogeschool Rotterdam als geheel. Ten behoeve van het invullen van de integrale verantwoordelijkheid, worden directies van instituten en diensten door het CvB gemandateerd om het financieel beheer te voeren over hun instituut c.q. hun dienst (voor details zie bijlage 6: ‘Reglement Onderwijsinstituutsdirecties’). Voor de dagelijkse gang van zaken betekent dit dat alleen het CvB en de directies van instituten/diensten bevoegd zijn (financiële) verplichtingen aan te gaan: Voor de instituten en diensten (met uitzondering van de diensten C&EB, FADI en HR Services) geldt dat de budgethouder zelfstandig bevoegd is om een factuur voor akkoord te ondertekenen tot een maximumbedrag van € 45.000,-; Voor de dienst C&EB geldt dat de budgethouder zelfstandig bevoegd is om een factuur voor akkoord te ondertekenen tot een maximumbedrag van € 100.000,-; Voor de diensten FADI en HR Services geldt dat de budgethouder zelfstandig bevoegd is om een factuur voor akkoord te ondertekenen tot een maximumbedrag van € 450.000,-; Indien een factuur het maximumbedrag overschrijdt, dient de factuur tevens door een lid van het College van Bestuur te worden geaccordeerd. Binnen de integrale verantwoordelijkheid is ruimte voor directies om bevoegdheden te delegeren naar lagere managementlagen. Jaarlijks stellen CvB en instituten/diensten inhoudelijke en financiële kaders op die voor het volgende kalenderjaar gaan gelden. In de Kaderbrief wordt de externe bijdrage becijferd op basis van de beschikbare gegevens (aantal ingeschreven studenten en verleende graden) (zie ook ‘5. Hoe worden de baten van Hogeschool Rotterdam naar de instituten en diensten verdeeld?’). De diensten en instituten vertalen de jaarlijks door het CvB vastgestelde zwaartepunten uit de strategie van de hogeschool naar hun jaarplannen. Deze jaarplannen worden vervolgens vertaald naar de jaarbegroting. Vervolgens wordt in het ‘managementcontract’ (tussen CvB en instituuts/dienstdirectie) vastgelegd de bevestiging dat de afspraken rondom jaarplan en jaarbegroting zullen worden gevolgd. Directies van onderwijsinstituten en diensten zijn, binnen de vastgelegde afspraken in het managementcontract, bevoegd en verantwoordelijk voor financiën op de volgende terreinen:
Pagina 16 van 23
- Personeel (alleen personeel in dienst van of extern ingehuurd door het instituut/de dienst) - Beheerslasten (leermiddelen, studentenvoorzieningen, wervingskosten, kantoorkosten, etc.) De aard van de kenniscentra maakt dat ‘Overige baten’ (inkomsten uit externe onderzoeksprojecten en dergelijke), in vergelijking met de instituten, een relatief groot aandeel hebben in de totale baten. Instituten en de kenniscentra zijn zelf verantwoordelijk voor verwerven van projecten ten behoeve van realiseren van de begrote ‘Overige baten’. b. Borging door inrichting van processen
Voor zover instituten en diensten zelf bevoegd zijn tot het aangaan van verplichtingen, zijn voor een aantal kostenposten, regels en procedures vastgesteld, waarmee vooraf toetsing van de uitgave plaatsvindt. Voorbeelden hiervan zijn: Personeel: keuzemenu arbeidsvoorwaarden, declaratieregels, reglement woon-werkverkeer. Huisvesting: aanbestedingsprocedures, specifieke wensen met betrekking tot huisvesting, inventaris en dergelijke dienen door de FaDi te worden behandeld. IT: aanbestedingsprocedures, specifieke wensen met betrekking tot IT dienen door HRS te worden behandeld. Diverse beheerslasten: bestellingen dienen via diensten en/of bij aangewezen leveranciers te worden geplaatst (Bijvoorbeeld werving studenten door/met medewerking van C&EB, interne lunches afnemen bij specifieke cateraar, pc’s, laptops en communicatieapparatuur via HRS). Ten behoeve van de volledigheid van periodieke financiële rapportage worden alle verplichtingen met betrekking tot personeel niet in loondienst (PNIL-lers) en overige inkoopverplichtingen vanaf € 5.000 vastgelegd in een ‘verplichtingenadministratie’. De meest materiële verplichtingenpost betreft de afspraken met personeel niet in loondienst (Pnil). De verplichtingen worden middels het pakket Orion vastgelegd door de diensten en instituten en de afdeling Control verwerkt deze gegevens in de maandrapportages.Proces uitgelicht: Planning & Control cyclus Eerder in deze notitie is uiteengezet hoe de baten van Hogeschool Rotterdam naar instituten en diensten worden verdeeld. Voor het plannen en beheersen van besteding van deze baten gedurende het kalenderjaar (= boekjaar), wordt een Planning & Control cyclus doorlopen. Het verloop van de cyclus is als volgt. 1. Opstellen Kaderbrief Jaarlijks wordt door de dienst F&S in samenwerking met en Concernstrategie (CS) en Algemeen Bestuurlijke Zaken (ABZ) een concept kaderbrief opgesteld, welk door het College van Bestuur voor de zomer wordt gepubliceerd. Hierin worden de inhoudelijke en financiële3 kaders voor het beleid van het volgende kalenderjaar uiteengezet. Na de reacties van de bestuursraad op het concept stelt het College van Bestuur de kaderbrief vast. 2. Opstellen begrotingsvoorstellen Directies van instituten en diensten zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting voor hun instituut/dienst. De dienst F&S ondersteunt hen daarbij. Op basis van de vastgestelde Kaderbrief levert de dienst Financiën en Studentregistratie (F&S) aan elk instituut en aan elke dienst een ‘beleidsarme begroting’ aan, met daarin de geactualiseerde baten op basis van de teldatum 1 oktober en alle op dat moment beschikbare gegevens. De uitgavenkant van de begroting per instituut en dienst wordt grotendeels bepaald door de (geplande) omvang van de 3
(o.b.v. ramingen; zie ook ‘Hoe worden de baten van Hogeschool Rotterdam naar instituten en diensten verdeeld?’)
Pagina 17 van 23
3.
4.
5.
6.
7.
personeelsformatie (personeel in loondienst en personeel niet in loondienst). Daarnaast is voor enkele diensten de verantwoordelijkheid voor hogeschoolbrede activiteiten een bepalende factor (P&O -> Personeelsontwikkeling, CEB -> Communicatie, FaDi -> Huisvesting, HRS -> ICT, F&S -> Studentregistratie). a. Algemene werkwijze De directie van elk instituut en elke dienst (budgethouders) stemt, ieder voor zich, het door hen te voeren beleid af met de beschikbare (financiële) middelen zoals weergegeven in hun beleidsarme begroting. Dit leidt uiteindelijk (in samenwerking met de afdeling Control van de dienst Financiën en Studentregistratie; F&S) per instituut/dienst tot een ‘beleidsrijke begroting’ of ‘begrotingsvoorstel’. b. Werkwijze diensten Gezien de verantwoordelijkheid voor hogeschoolbrede taken moeten de diensten hun jaarplan in september met het College van Bestuur bespreken en laten vaststellen, waarna het jaarplan wordt verwerkt in het begrotingsvoorstel. Toetsen begrotingsvoorstellen De begrotingsvoorstellen worden ingediend bij de directie F&S. De afdeling Control van F&S toetst het begrotingsvoorstel (inhoudelijk – financieel, sluitende – meerjarige – begroting). Eventueel vindt, in overleg met de budgethouders, bijstelling plaats. Indienen, bespreken en vaststellen individuele begrotingsvoorstellen Het definitieve begrotingsvoorstel wordt door de budgethouders ingediend bij het College van Bestuur. Het College van Bestuur voert bilaterale begrotingsoverleggen met de budgethouders. Naar aanleiding van het overleg en na verwerking van eventuele laatste wijzigingen, stelt het College van Bestuur de individuele begrotingen per instituut/dienst vast. Goedkeuren en vaststellen begroting Na goedkeuring van alle individuele begrotingen, wordt de begroting van Hogeschool Rotterdam als geheel ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voorgelegd. De begroting wordt vastgesteld door het College van Bestuur. Tenslotte wordt de begroting ter instemming aan de CMR aangeboden. Periodieke bewaking bestedingen De vastgestelde begroting en de daaraan gekoppelde personeelsformatie dienen als toetsingskader voor de maandelijkse financiële rapportages/uitputtingsoverzichten. Aan de hand van de financiële rapportages/uitputtingsoverzichten voert de afdeling Control periodiek overleg met de budgethouders. Doel is de besteding van de middelen en de omvang van de formatie (Pcontrol), zoals vastgelegd in de begroting, te bewaken. Afwijkingen en ontwikkelingen/risico’s die tot afwijkingen kunnen leiden, worden daarbij door het instituut of dienst geïnventariseerd en gerapporteerd, waarbij de afdeling Control als sparring partner optreedt. Gewijzigde begroting Gaandeweg het boekjaar worden de definitieve studentenaantallen en graden bekend. Op grond daarvan en o.b.v. definitieve tarieven, stelt OCW de definitieve rijksbijdrage voor Hogeschool Rotterdam (en andere hogescholen) vast. Om de gevolgen hiervan en van mogelijk andere bekende ontwikkelingen voor instituten en diensten te bepalen, wordt een Gewijzigde Begroting opgesteld. Het betreft een financiële bijstelling, van de oorspronkelijke begroting, op basis van actuele gegevens (aantal studenten, bijdrage per student)is. Naast een definitieve verdeling van de rijksbijdrage en collegegelden, biedt dit het CvB de mogelijkheid om aanwending van (algemene) middelen te herzien.
Pagina 18 van 23
8. Periodieke rapportage aan College van Bestuur en Raad van Toezicht Nadat de periodieke uitputtingsoverzichten (tot en met april, augustus en oktober) door de afdeling Control met de budgethouders van diensten en instituten zijn besproken, rapporteert de afdeling Control een HR totaal overzicht aan het CvB, waarna deze ook aan de Raad van Toezicht rapporteert. 9. Opstellen jaarrekening Na afloop van het kalenderjaar vindt de afsluiting van de boekhouding van de hogeschool plaats, waarna door de afdeling Control de jaarrekening wordt opgesteld. De jaarrekening en het accountantsverslag wordt met het CvB en de externe accountant besproken, waarna het CvB de jaarrekening vaststelt en ter goedkeuring aanbiedt aan de Raad van Toezicht. c. Borging met behulp van normeringen Voor het bewaken van de financiële continuïteit van Hogeschool Rotterdam worden twee indicatoren gehanteerd: de current ratio en de solvabiliteitsratio. De current ratio geeft de verhouding weer van de kortlopende activa (vorderingen plus liquide middelen) ten opzichte van de kort lopende schulden. Hiermee wordt weergegeven de mate waarin de instelling op korte termijn haar schulden kan betalen. Hoewel in mindere mate wordt de continuïteit van de instelling ook bepaald door de solvabiliteit. De solvabiliteitsratio geeft weer de verhouding van het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen (balanstotaal). Hiermee wordt weergegeven de mate waarin de instelling op de lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. De solvabiliteit is van belang in het geval een instelling vreemd vermogen wil aantrekken (bijvoorbeeld een hypothecaire lening). Immers, een bank zal zo min mogelijk risico willen lopen en een solvabele instelling zal gemakkelijker en goedkoper een lening kunnen afsluiten. Hogeschool Rotterdam streeft, gegeven het bovenstaande, naar een current ratio van tenminste 0,5 en naar een solvabiliteit binnen de bandbreedte van 30% tot 40%. Met een solvabiliteit binnen de genoemde bandbreedte is Hogeschool Rotterdam goed in staat om (tijdelijke) tegenslagen op te vangen. Met betrekking tot de exploitatie wordt jaarlijks ingezet op een sluitende begroting, waarbij meerjarig de koopkracht van het eigen vermogen in stand moet worden gehouden. Dat betekent feitelijk dat er meerjarig een positief exploitatieresultaat moet worden gerealiseerd, welke de inflatie op het eigen vermogen compenseert. Hier wordt gesproken over meerjarig, omdat de mogelijkheid bestaat dat in een individueel jaar dit doel niet wordt behaald en er mogelijk zelfs een negatieve exploitatie wordt gerealiseerd. Over een gemiddelde van 3 jaren dient het per saldo positief exploitatieresultaat de koopkracht van het eigen vermogen in stand te houden. Om te bewaken dat de primaire taak van Hogeschool Rotterdam – onderwijs geven – voldoende financiële ruimte krijgt en behoudt, zijn normen vastgesteld voor de omvang (in fte’s) van de formatie Algemeen Ondersteunend Personeel (AOP). Per eind december 2016 mag het AOP maximaal 37% van het personeelsbestand bedragen. Van die 37% bestaat dan 22% uit generieke overhead en 15% uit onderwijs- en onderzoeksondersteuning. Voor de definities van generieke overhead en specifieke overhead (onderwijs- en onderzoeksondersteuning) sluit Hogeschool Rotterdam aan bij de Berenschot-definities.
Pagina 19 van 23
19/21-Vuistregel: vanaf 2016 werkt maximaal 19% van het totale personeelbestand (gerekend in fte) van HR bij de diensten. Binnen de instituten bestaat het personeelsbestand voor maximaal 21% uit ondersteunend personeel. d. Informatievoorziening anders dan middels periodieke rapportages Naast de periodieke rapportages hebben budgethouders zelf directe toegang tot detailgegevens m.b.t. financiën en personeel. Hoewel het onderwerp van deze notitie het ‘financieel beleid’ van Hogeschool Rotterdam betreft, wordt hier ook ‘personeel’ genoemd vanwege het aandeel dat de personeelslasten hebben in de begroting van Hogeschool Rotterdam. Financiële gegevens (rapporten) kunnen worden benaderd via Business Objects (BO) binnen het portal van de afdeling Beleids- en Managementinformatie (BMI). Hiermee heeft men inzicht in de stand van zaken van de exploitatie tot en met de laatst afgesloten periode. Binnen Hogeschool Rotterdam wordt de boekhouding maandelijks afgesloten. Personeelsgegevens (omvang in fte, ziekteverzuim, algemene gegevens en dergelijke) zijn toegankelijk via E-HRM. Ten behoeve van activiteiten waarvoor uren moeten worden geregistreerd (met name projecten) wordt door instituten gebruik gemaakt van Sagitta. Budgethouders (op projectniveau en hoger) gebruiken deze informatie voor bewaking van het aantal besteedde uren. In de boekhouding wordt de financiële waarde (uren x tarief) op de betreffende activiteiten geboekt. e. Management-/sturingsinformatie In- en externe ontwikkelingen beïnvloeden de eisen die aan de financiële informatievoorziening worden gesteld. De informatiebehoefte t.b.v. de externe verantwoording is niet per definitie gelijk aan de informatiebehoefte t.b.v. interne sturing (management accounting). Externe eisen kunnen wel invloed hebben op de interne informatiebehoefte. Intern verschilt de behoefte aan (gedetailleerdheid, regelmaat, toegankelijkheid van) informatie al naar gelang het niveau van sturing (van opleiding/project tot Hogeschool Rotterdam overall). Veranderende externe eisen (bv. wet- en regelgeving en m.b.t. verantwoording aan OCW) bereiken de dienst F&S via diverse kanalen (ministerie, Vereniging Hogescholen (voorheen: de HBO raad), etc.). Hogeschool Rotterdam is goed in staat aan de veranderende externe eisen van verantwoording te voldoen. De dienst F&S en daarbinnen de afdeling Control, is verantwoordelijk voor het leveren van de benodigde financiële rapportages.
Pagina 20 van 23
7. Hoe gaat de hogeschool om met reserves, fondsen, voorzieningen en subsidies? a. Reserves De reserves worden aangehouden om aan toekomstige uitgaven, die voortkomen uit niet reguliere bedrijfsrisico’s, te kunnen voldoen. Bij de opbouw van het eigen vermogen maken we onderscheid tussen een algemene reserve, bestemmingsreserves in de publieke sfeer en bestemmingsreserves in de private sfeer. Instituten en diensten kunnen, op basis van de interne verdeling van middelen, financiële ruimte creëren ter dekking van toekomstige kosten en/of tegenvallers. De financiële ruimte kan 2% van de baat bedragen (rijksbijdrage en collegegelden) van het afgesloten boekjaar met een minimum van 0,1 miljoen euro. Een eventueel surplus op het einde van een boekjaar vervalt aan de Algemene reserve van de hogeschool. Tekorten dienen door de diensten respectievelijk de instituten te worden aangevuld vanuit toekomstige resultaten. Als een instituut in een jaar een hoger resultaat behaalt, dan de 2% norm, is er de mogelijkheid om, in overleg met het CvB, dit bedrag in de meerjarenbegroting op te nemen., Dit kan alleen indien er binnen een periode van vier jaar een substantieel exploitatietekort zal optreden ten gevolge van een (eenmalige) dip in de instroom van nieuwe studenten; het CvB zal hiervoor expliciet toestemming moeten verlenen. b. Fondsen De fondsen (Innovatiefonds/IF, Saneringsfonds/SF, Ziekenvervangingsfonds/ZF) zijn bedoeld om innovatie, saneringen en kosten voor langdurig zieken te kunnen bekostigen. De schoolfondsen zijn niet gevormd vanuit geoormerkte bedragen vanuit de rijksbijdragen en staan in principe ter vrije beschikking van de hogeschool. We kennen momenteel slechts één bestemmingsfonds: het schoolfonds (publiek). c. Voorzieningen Ten behoeve van bestaande verplichtingen, waarvan het exacte bedrag per einde van het boekjaar niet bekend is, maar wel redelijk is in te schatten, worden voorzieningen gevormd. De voorzieningen worden gevormd ten laste van de exploitatie in enig jaar om in een komende periode aan te wenden. Van jaar op jaar wordt bekeken of er aanleiding is de bestaande voorzieningen voort te zetten en/of nieuwe te vormen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen personeelsvoorzieningen en overige voorzieningen (Waarborgfonds, Profileringsfonds en Asbestfonds). d. Subsidies (o.a. middelen uit tweede en derde geldstroom) In toenemende mate maakt Hogeschool Rotterdam gebruik van middelen uit de tweede en derde geldstroom, ook wel subsidies genoemd. Deze middelen zijn in principe van tijdelijke aard. In de kenniscentra is de hoeveelheid onderzoeksmiddelen uit subsidies een veelvoud van de bijdrage uit lectoraatgelden en promotievouchers (beiden eerste geldstroom). Subsidies kunnen over meerdere jaren worden besteed. Per jaar wordt dan steeds een evenredig deel als baat verantwoord. Hierbij wordt de subsidiebegroting en de gemaakte kosten in de periode in ogenschouw genomen.
Pagina 21 van 23
8. Hoe gaat de hogeschool om met haar liquiditeitspositie respectievelijk –behoefte? Om de behoefte aan geld (liquide middelen) voor korte en langere termijn te kunnen inschatten, wordt twee keer per jaar (bij het opstellen van de begroting en de gewijzigde begroting) een (meerjarige) liquiditeitsprognose opgesteld. Wekelijks wordt de actualiteit van de prognose getoetst. De liquiditeitsprognose wordt gebaseerd op de (meerjarige) exploitatiebegroting, huisvestingsplan, OKF gelden, ICT- en inventarisplan. Ten behoeve van de financiering van korte termijn verplichtingen houdt Hogeschool Rotterdam eigen (liquide) middelen aan. Uitgangspunt hierbij is dat deze minimaal 1 maand salarisbetaling dekken, waarbij de norm is vastgesteld op € 10 miljoen. Hogeschool Rotterdam heeft bij haar huisbankier een rekening courant faciliteit van € 10 miljoen in datzelfde kader. Overtollige middelen worden geplaatst op een spaarrekening of deposito. Hogeschool Rotterdam heeft een formeel kader vastgelegd waarbinnen de beleggingsactiviteiten dienen plaats te vinden: het treasury statuut (zie bijlage 7). Hierbij wordt rekening gehouden met de OCW-regeling Beleggen en Belenen door Instellingen voor Onderwijs en Onderzoek. Verplichtingen op langere termijn betreffen met name projecten met betrekking tot onroerend goed. Hiervoor zijn langlopende leningen afgesloten, waarbij de variabele rente door het instrument van renteswaps is gedecimeerd tot een vaste rente. Binnen de kaders van het treasury statuut, zijn de renterisico’s die Hogeschool Rotterdam hierdoor loopt, afgedekt.
Pagina 22 van 23
9. Heeft de hogeschool ook te maken met fiscaliteiten? Hogeschool Rotterdam heeft te maken met diverse belastingen, waarbij de belangrijkste zijn de loonbelasting, de vennootschapsbelasting en de omzetbelasting. Loonbelasting Hogeschool Rotterdam heeft personeel in dienst en is als werkgever gehouden aan de Wet op de Loonbelasting. In principe gelden voor onderwijsinstellingen geen afwijkende regels ten opzichte van andere werkgevers. Vennootschapsbelasting De rechtsvorm waarbinnen Hogeschool Rotterdam haar activiteiten ontplooit is een stichting. Winst maken is geen hoofddoelstelling van de hogeschool. Wel wordt er onderscheid gemaakt tussen Publieke en Private activiteiten. Dit onderscheid wordt gemaakt op basis van de bijbehorende geldstroom die de activiteit feitelijk bekostigt. Dit is voor HR in detail uitgewerkt in het document Kaders Privaat, waarin de Beslissingsboom opleiding Privaat/Publiek is opgenomen (zie bijlage 8). HR doet jaarlijks aangifte voor de vennootschapsbelasting van haar private activiteiten. Van de totale baat, gemoeid met de private activiteiten, worden alle aan deze activiteiten toe te rekenen kosten afgetrokken om de basis voor de vennootschapsbelasting (de “winst”) te berekenen. De publieke activiteiten zijn niet onderhevig aan (vrijgesteld van) de vennootschapsbelasting. Omzetbelasting Hogeschool Rotterdam is een wettelijk erkende onderwijsinstelling en valt daarmee in principe onder de vrijstellingsregels voor de omzetbelasting, althans voor het geven van onderwijs en de daarmee samenhangende levering van diensten en goederen. De vrijstelling geldt dus niet voor de instelling, maar is afhankelijk van de feitelijk (deel) activiteiten. Voor het uitdetacheren van HR-personeel naar bedrijven en/of instellingen, ten behoeve van activiteiten bij die bedrijven en/of instellingen die niet onder BTW-vrijstellingsregels vallen, moet HR wel omzetbelasting in rekening brengen en afdragen. Over de verkopen van niet aan het onderwijsgerelateerde zaken (conform de omzetbelastingwet), zoals de koffie/thee/snoepjesmachines, dient HR ook de BTW af te dragen. De daarmee samenhangende betaalde BTW op de inkoop, de zogenaamde voorbelasting, mag dan in mindering worden gebracht. Datzelfde geldt voor het toe te rekenen deel van de ontvangen nota’s voor huisvestingslasten, zoals schoonmaak, energie en dergelijke.
Pagina 23 van 23
