Nota: Zicht op risico s

Zicht op risico’s

Nota: Zicht op risico’s Risicomanagementbeleid Gemeente Hengelo

1

Inleiding ........................................................................................................................ 3

2

Management Summary. ............................................................................................. 3

3

Risicomanagement ...................................................................................................... 5 3.1 Begripsbepaling, wat is risicomanagement? .......................................................... 5 3.1.1 Risico ................................................................................................................. 5 3.1.2 Risicomanagement ............................................................................................ 7 3.2 Wat is het wettelijk kader? ..................................................................................... 7 3.3 Wat is het bestuurlijk kader? .................................................................................. 8 3.4 Wat zijn de doelstellingen van deze beleidsnota? .................................................. 9

4

Huidige situatie risicomanagement ...........................................................................10 4.1 Wat doet de gemeente al aan risicomanagement? ...............................................10 4.2 Wat is de rol van het bestuur?...............................................................................10 4.2.1 Het college van Burgemeester en Wethouders .................................................10 4.2.2 De Raadscommissie Bestuur ............................................................................10 4.2.3 De Raad............................................................................................................10 4.3 Wat zijn de rollen, taken en werkwijzen van de organisatie? .................................11 4.3.1 Verspreiding van kennis over risicomanagement ..............................................11 4.3.2 Taken risicomanagement verbinden met bestaande processen ........................11

5

Implementatie risicomanagement ..............................................................................13 5.1 Welke methodiek is van toepassing? ....................................................................13 5.1.1 Opstellen Risicoprofiel.......................................................................................13 5.1.2 Benodigde weerstandscapaciteit.......................................................................14 5.2 Welke maatregelen moeten worden genomen? ....................................................15 5.2.1 Welke niveaus van verantwoordelijkheid zijn er te onderscheiden?...................16 5.2.2 Wanneer rapporteren in het kader van de actieve informatieplicht? ..................16 5.2.3 Wanneer rapporteren in het kader van de P&C cyclus? ....................................17 5.2.4 In welke fase van ontwikkeling bevindt de organisatie zich? .............................17 5.3 Welke beleidsmatige keuzes moeten gemaakt worden? .......................................18 5.3.1 Percentage zekerheid .......................................................................................18 5.3.2 Selecteren van risico’s voor het weerstandsvermogen ......................................18 5.4 Besluiten ten behoeve van verdere implementatie ......................................................18

6

Risicobeheersing ........................................................................................................18 6.1 Welke soorten maatregelen zijn te onderscheiden? ..............................................18 6.2 Welke risicocontrol technieken zijn er? .................................................................19 6.2.1 Risicovermijding ................................................................................................19 6.2.2 Risicopreventie .................................................................................................19 6.2.3 Risicoreductie ...................................................................................................19 6.2.4 Segregatie van risico’s ......................................................................................19 6.2.5 Contractuele overdracht ....................................................................................20 6.3 Welke risicofinanciering maatregelen zijn er? .......................................................20

1

6.3.1 Financieren uit lopende rekening ......................................................................20 6.3.2 Bezuinigingsmogelijkheden...............................................................................20 6.3.3 Algemene reserve .............................................................................................20 6.3.4 Stille reserves ...................................................................................................20 6.3.5 Bestemmingsreserves.......................................................................................20 6.3.6 Voorzieningen ...................................................................................................20 6.3.7 Geleende fondsen.............................................................................................20 6.3.8 Captive..............................................................................................................21 6.3.9 Onbenutte belastingcapaciteit ...........................................................................21 6.3.10 Contractuele overdracht van risicofinanciering ..............................................21 6.3.11 Commerciële verzekering..............................................................................21 6.4 Wat is de rol en betekenis van verzekeren?..........................................................21 6.4.1 Algemeen..........................................................................................................21 6.4.2 Organisatie verzekeringen en schaderegistratie................................................21 7

Weerstandsvermogen .................................................................................................21 7.1 Wat is weerstandsvermogen? ...............................................................................21 7.2 Wat is weerstandscapaciteit?................................................................................22 7.3 Hoe wordt het weerstandsvermogen berekend? ...................................................24 7.4 Hoe wordt het weerstandsvermogen beoordeeld? ................................................25 7.5 Welke mate van risicobeheersing wordt nagestreefd? ..........................................25

8

Conclusie en Aanbevelingen......................................................................................26 8.1 Conclusies .............................................................................................................26

8.2

Aanbevelingen ..........................................................................................................26

Bijlage I: Wetteksten van de belangrijkste artikelen en toelichting. ..............................26 Bijlage II Monitoring & Review Framework.......................................................................29 Bijlage III Format paragraaf 8.2 weerstandsvermogen ...................................................30 Bijlage IV Begrippen...........................................................................................................35 Bijlage V Risico Categorieën. ............................................................................................37 Bijlage VI. Functieprofiel risicomanagement coördinator ...............................................38 Bijlage VII, Detailbeschrijving van fase 2 en fase 3 van het COSO Model......................39 Bijlage VIII, Weerstandsvermogen Grondbedrijf. ............................................................40

2

1

Inleiding

Vanaf 2004 is in het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) de wettelijke regelgeving over rapportage van risico’s aangescherpt, en zijn gemeenten verplicht om een weerstandsvermogen te berekenen op basis van de inventarisatie van risico’s in een risicoprofiel. Provincie en Rijk hechten in hun toezichthoudende rol grote waarde aan de inventarisatie van risico’s van gemeenten en leggen hierbij een relatie met de benodigde weerstandscapaciteit. De kwaliteit van het risicomanagement systeem is een object van toezicht geworden. Vanaf 2004 moeten gemeenten daarom ook expliciet een beleid over risicomanagement voeren. Het huidige beleid is opgenomen in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van begroting en jaarverslag.

De vele lopende projecten laten zien dat de gemeente Hengelo een ambitieuze gemeente is. Toenemende complexiteit van de samenleving en van de projecten waarbij de gemeente Hengelo betrokken is en de veranderende wet en regelgeving dwingen tot een verhoogd risicobewustzijn. Daarom is het van belang om zicht te hebben op de risico’s die zich voor kunnen doen bij de uitvoering van de gemeentelijke taken, om de oorzaken op te sporen en om tijdig passende beheersingsmaatregelen (controls) te treffen. Om deze doelstellingen daadwerkelijk te behalen bestaat de behoefte aan een beleidskader, dat aangeeft hoe de gemeente de risico’s die zij loopt in kaart brengt, beheerst en op welke wijze het bedrag wordt berekend dat de gemeente achter de hand wil hebben om de financiële gevolgen van tegenvallers op te vangen.

Om daadwerkelijk beleid te voeren dient bepaald te worden: op welke wijze het risicoprofiel van de gemeente wordt opgesteld; wat er tot de weerstandscapaciteit gerekend kan worden; hoe het weerstandsvermogen berekend wordt. met welk normenkader het weerstandsvermogen wordt beoordeeld; welke mate van beheersing wordt nagestreefd; en hoe daarover wordt gerapporteerd en gecommuniceerd.

De nota “Zicht op Risico’s” is nieuw. De ontwikkeling van risicomanagement heeft sinds de introductie in 2004 niet stil gestaan. Risicomanagement is gestart als een zuiver financieel instrument gericht op het afdekken van risico’s. In de periode 2004 – 2008 heeft risicomanagement zich verder ontwikkeld tot een instrument voor bestuur en management. Risicomanagement richt zich thans op inventarisatie en beheersing van alle risico’s die zich voor kunnen doen bij het realiseren van beleidsdoelen. De manier waarop een gemeente met risico’s wil omgaan is primair een bestuurlijke keuze. Zo kan de gemeente kiezen voor diverse opties: het risico verzekeren, het risico zelf nemen, uitbesteden of probleemeigenaren aanwijzen die hun keuzes moeten verantwoorden. Deze nota bevat het beleid, de organisatie en de rapportage processen voor risicomanagement “nieuwe stijl” bij de gemeente Hengelo. De nota wordt voor een periode van 5 jaar vastgesteld.

2

Management Summary.

De nota benadrukt het belang van het tijdig detecteren van risico's en het tijdig treffen van de juiste interne beheersing maatregelen. Dit is een managementtaak die door sector FBV van een impuls moet worden voorzien. Risico's moeten we bewust nemen, risico’s mogen ons niet overvallen en als risico’s zich toch manifesteren hoort het beleid te voorzien in het bestaan van een weerstandsvermogen van voldoende omvang om eventuele klappen te kunnen opvangen. Het eigen vermogen van de gemeente vervult deze bufferfunctie en omvat de algemene reserves en de bestemmingsreserves. Aan de andere kant heeft de gemeente ook bestuurlijke ambities. Dat is een gezond streven maar overmaat schaadt, want blinde ambitie is een gevaar. Centraal staat

3

daarom de vraag welke doelen we willen bereiken en welke risico’s de realisatie van deze doelen kunnen dwarsbomen. De gevolgen van risico’s kunnen we enerzijds beperken door tijdig maatregelen te nemen en anderzijds beperken door voldoende weerstandsvermogen aan te houden. De nota reikt de kaderstellende elementen aan waarmee de Raad een bestuurlijke afweging kan maken tussen ambities, de daarmee samenhangende risico’s en de beschikbare maatregelen en middelen om nadelige gevolgen te kunnen opvangen. De gemeente moet in staat zijn om een “worst case” scenario te overleven. In dat kader heeft de onderzoeksfunctie bij de gemeente een aantal taken te vervullen. 1) Vaststellen van het bestaan van grote risico’s; 2) Zorgdragen dat de management aandacht op de grote risico’s gericht wordt; 3) Functioneren als sparringpartner voor het management bij risicobeheersing vraagstukken en de bestuurlijke advisering daarover door uitvoeren van audits; 4) De rapportage processen zo in te richten dat de Raad haar kaderstellende en controlerende rol kan waarmaken. Risico’s leiden een verborgen bestaan en zijn niet direct waarneembaar. Daarom moeten wij in onze organisatie het vermogen ontwikkelen om risico’s tijdig te kunnen waarnemen en om risico’s te beheersen. Dit is een groeiproces. In dat kader heeft het management de taak om de competenties omgevingbewustzijn, organisatiesensitiviteit en resultaatgerichtheid bij de medewerkers te ontwikkelen en te bevorderen. Alertheid is belangrijk in een organisatie en een gewaarschuwd mens telt voor twee.

Leeswijzer. In deze nota “Zicht op risico’s”, wordt nader op risicomanagement in de gemeente Hengelo ingegaan aan de hand van de volgende vragen.

Hoofdstuk 2, Risicomanagement - Hoofdstuk 2.1, wat is risicomanagement? - Hoofdstuk 2.2, wat is het wettelijk kader? - Hoofdstuk 2.3, wat is het bestuurlijk kader? - Hoofdstuk 2.4, wat zijn gewenste uitgangspunten en doelen van risicomanagement? Hoofdstuk 3, Huidige situatie risicomanagement - Hoofdstuk 3.1, wat doet de gemeente Hengelo al aan risicomanagement? - Hoofdstuk 3.2, wat is de rol van het bestuur? - Hoofdstuk 3.3, wat zijn de rollen, taken en werkwijzen van de organisatie? Hoofdstuk 4, Implementatie risicomanagement - Hoofdstuk 4.1, welke methodiek is van toepassing? - Hoofdstuk 4.2, welke maatregelen moeten worden genomen? - Hoofdstuk 4.3, welke beleidskeuzen moeten gemaakt worden? Hoofdstuk 5, Risicobeheersing - Hoofdstuk 5.1, welke soorten maatregelen zijn te onderscheiden?

4

- Hoofdstuk 5.2, welke risico control technieken zijn er te nemen? - Hoofdstuk 5.3, welke risico financiering maatregelen zijn er te nemen? - Hoofdstuk 5.4, wat is de rol en de betekenis van verzekeringen? Hoofdstuk 6, Weerstandsvermogen - Hoofdstuk 6.1, wat is weerstandsvermogen? - Hoofdstuk 6.2, wat is weerstandscapaciteit? - Hoofdstuk 6.3, hoe wordt het weerstandsvermogen berekend? - Hoofdstuk 6.4, hoe wordt het weerstandsvermogen beoordeeld? - Hoofdstuk 6.5, welke mate van risicobeheersing wordt nagestreefd? Hoofstuk 7, Conclusies en aanbevelingen - Hoofdstuk 7.1, Conclusies - Hoofdstuk 7.2, Aanbevelingen

3

Risicomanagement

3.1

Begripsbepaling, wat is risicomanagement?

3.1.1

Risico

Hieronder volgt een definitie wat in het kader van deze nota en de verplichte paragraaf weerstandsvermogen in begroting en jaarrekening onder de gebruikte begrippen wordt verstaan. Een overzicht van de begrippen is opgenomen in bijlage IV. Risico is een fenomeen dat “verborgen” aanwezig is. Er bestaat een bepaalde kans op (negatieve) gevolgen voor ons dagelijks functioneren. Dit kan de continuïteit en de doelrealisatie van de organisatie in gevaar kan brengen.

Risico: Een risico is de kans op het optreden van een gebeurtenis met een negatief gevolg voor de gemeente. Uit de definitie van een risico volgt dat een goede omschrijving drie elementen bevat: 1) Een kans op het optreden van een gebeurtenis) Het gaat hier dus om een mogelijke gebeurtenis. Als de kans op een gebeurtenis 100% zeker is, is het geen risico meer. 2) Negatief gevolg De gevolgen van een risico kunnen zowel financieel als niet-financieel van aard zijn. We richten ons echter op het in kaart brengen van de financiële gevolgen die de gebeurtenissen met zich meebrengen. 3) Een betrokkene, voor wiens rekening de gevolgen komen De betrokkene is hierbij de gemeente Hengelo als organisatie, of waar van toepassing een specifieke afdeling. Als de kans op een gebeurtenis 100% is maar de omvang van het negatieve gevolg nog niet duidelijk is, dan spreken we van een onzekerheid. Deze dienen met behulp van een voorziening te worden afgedekt. De oorzaak voor de vorming van een voorziening ligt in het verleden. Een voorziening is altijd gebaseerd op een berekening.

5

Onzekerheid: Een zekere gebeurtenis met een onduidelijk gevolg. Als de kans op een gebeurtenis 100% is en de omvang van het negatieve gevolg staat ook voor 100% vast, dan spreken we van een schuld. Risicocategorieën Van bestuurlijk belang is het onderscheid tussen beleid en bedrijfsvoeringrisico’s. Dit onderscheid wordt in hoofdstuk 2.3 nader uitgewerkt. Van organisatorisch belang is het onderscheid tussen en 10 – tal risico categorieën die samen het hele spectrum van gemeentelijke activiteiten bestrijken. Deze categorieën staan met een toelichting vermeld in bijlage V.

6

3.1.2

Risicomanagement

Risicomanagement is niet het minimaliseren van alle risico’s, want dat elimineert de opbrengst. Risicomanagement is geen nieuwe trend of een nieuwe hype, maar vormt de brug tussen activiteiten en zonder al te veel verrassingen halen van doelstellingen. Een definitie van risicomanagement is: Risicomanagement: ‘Het nemen van beslissingen die gericht zijn op het voorkomen of minimaliseren van de nadelige effecten die het optreden van risico's met zich mee kunnen brengen.’

Risicomanagement is een cyclisch proces dat bestaat uit de volgende stappen: 1) 2) 3) 4) 5) 6)

identificatie van risico’s analyse van risico’s beoordeling van risico’s maatregelen ontwerpen maatregelen implementeren evalueren en rapporteren

Deze stappen zullen minimaal tweemaal per jaar bij de programmabegroting en de jaarrekening moeten worden doorlopen. De uitkomst van dit proces is een risicoprofiel. In bijlage II is een overzicht opgenomen voor het systematisch verbeteren van dit proces.

Risicoprofiel:

een overzicht van de risico’s van de organisatie dat ten minste omvat de 10 genoemde risicocategorieën met bijbehorende kansen en gevolgen.

In overeenstemming met de actieve informatieplicht van het college van B&W aan de Raad, wordt er niet gewacht met rapporteren bij het manifesteren van grote risico’s. In de volgende hoofdstukken staat beschreven hoe onze organisatie hiermee om wil gaan.

Risico-identificatie Evaluatie & rapportage

Risicoanalyse

Maatregelen implementeren

Risicobeoordeling Maatregelen ontwerpen

3.2

Wat is het wettelijk kader?

Vanaf 2004 verplicht het BBV gemeenten om op basis van de geïnventariseerde risico’s hun weerstandsvermogen te berekenen. Aanknopingspunten voor het wettelijk kader zijn te vinden in de gemeentewet, in de artikel 189 lid 3 over het evenwichtscriterium in de begroting en in artikel 203 lid 1, over het toezicht van gedeputeerde staten bij het niet structureel in evenwicht zijn van de begroting. De wettekst van de

7

belangrijkste artikelen en de verwerking conform BBV van de belangrijkste posten in de jaarrekening is opgenomen in bijlage I. Feit is dat de financiële gevolgen van optredende risico’s het evenwicht in de begroting ernstig in gevaar kunnen brengen. Indirect zijn de aanwezige risico’s daarom een medebepalende factor bij het evenwichtscriterium in artikel 189 van de gemeentewet. De provincie betrekt daarom terecht de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit in haar financieel toezicht. Feitelijk toetst de provincie niet alleen het evenwicht van de begroting maar ook alle indirecte factoren die de toekomstige financiële positie van de gemeente kunnen beïnvloeden, waaronder dus de weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s. In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten van 17 januari 2003 worden voorschriften ten aanzien van de begroting en de toelichting daarop gegeven. Een begroting moet bestaan uit een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat vervolgens uit het programmaplan en de paragrafen. De gemeente is verplicht tot zeven paragrafen, waaronder een paragraaf over het weerstandsvermogen. Voor de indeling van de paragraaf Weerstandsvermogen kan worden gekozen voor een indeling naar programma’s of naar organisatieonderdelen (die op afdelingsniveau veelal ook weer kunnen worden gekoppeld aan programma’s) Omdat de realisatie van programmadoelstellingen centraal staat in het verkeer tussen Raad en college van B&W is in het jaar 2007 het voorstel gedaan om risico’s en weerstandsvermogen per programma te rubriceren. Deze aanbeveling komt terug in hoofdstuk 7.2

3.3

Wat is het bestuurlijk kader?

In het duale stelsel is het college van B&W primair de eigenaar van alle risico’s. Besturen gaat niet zonder risico’s. Dit gegeven vraagt om extra aandacht bij besluitvormingsprocessen. De Raad draagt in het kader van haar kaderstellende en controlerende rol eindverantwoordelijkheid voor alle risico’s in de gemeente. College van B&W en Raad hebben om die reden beiden belang bij de juiste informatie over de risico’s die het realiseren van de doelstellingen van de organisatie kunnen belemmeren. Door risico’s vroegtijdig te onderkennen kunnen adequate maatregelen worden genomen die de gevolgen van risico’s beperken. Beleidsmatige risico’s Beleidsmatige risico’s zijn de risico’s waarmee de Raad in haar kaderstellende rol richting college van B&W zelf rekening mee moet houden. Beleidsmatige risico’s kunnen zowel interne oorzaken als externe oorzaken hebben. Een voorbeeld van een intern risico is het opstarten van een risicovolle grondexploitatie. Een voorbeeld van een extern risico is een economische recessie. De Raad zelf beïnvloedt direct de ontwikkeling van deze risico’s op het moment van besluitvorming. Dit maakt risicomanagement dan ook tot een bestuurlijk instrument; de Raad is medeverantwoordelijk voor de beheersing van de risico’s.

Bedrijfsvoering risico’s Tegenover de beleidsmatige risico’s staan de bedrijfsvoering risico’s. Ten aanzien van dit type risico’s vervult de Raad richting college van B&W primair de controlerende rol. Een voorbeeld hiervan is het claimrisico bij vergunningverlening. Hierop heeft de Raad nauwelijks directe invloed omdat de bedrijfsvoering de verantwoordelijkheid is van het college van B&W. Om deze reden is tijdige informatievoorziening over de bedrijfsvoering risico’s belangrijk voor de Raad. Bij het beheersen van de bedrijfsvoering risico’s speelt de interne organisatie van de actieve informatieplicht van de gemeente een belangrijke rol. Organisatie en Mandaatbesluit In het organisatie en mandaatbesluit moeten er omtrent signaleren, melden en bijsturen van risico’s eveneens afspraken worden gemaakt. Risicomanagement is een sectormanagement verantwoordelijkheid. Zonder goede afspraken en zonder goed functionerend risicomanagement systeem kan het college van B&W de actieve informatieplicht aan de Raad niet waarmaken. In hoofdstuk 3.3 worden de rollen, taken en werkwijzen van de organisatie nader uitgewerkt. In de aanbevelingen onder hoofdstuk 7.2 is een voorstel opgenomen tot aanpassing van het organisatie en mandaatbesluit.

8

3.4

Wat zijn de doelstellingen van deze beleidsnota?

Centraal uitgangspunt in deze nota is de duidelijke vastlegging op welke wijze de gemeente Hengelo omgaat met het weerstandsvermogen, op welke wijze het college van B&W invulling geeft aan risicomanagement en hierover communiceert met de Raad. De belangrijkste doelstellingen van deze nota zijn: Inzichtelijk maken dat actief risicomanagement een belangrijk en waardevol sturinginstrument is voor bestuur en management; Invullen van het wettelijk en bestuurlijk kader rond weerstandsvermogen; Vastleggen van de structuur en het gebruik van de paragraaf weerstandsvermogen, inclusief de afspraken over rapportage en communicatie in de reguliere Planning en Control cyclus; Vastleggen van methodiek en richtlijnen rond weerstandsvermogen, weerstandscapaciteit en risicomanagement: wat verstaan we eronder en hoe wordt het gewenste niveau van beheersing bepaald; Afstemming met de beleidsnota over Reserves en Voorzieningen, vanwege de vraag welke reserves en voorzieningen tot de weerstandscapaciteit gerekend mogen worden Vastleggen van de rapportage en communicatie structuur bij manifest worden van grote risico’s; De nota moet borgen dat de Raad de kaderstellende en controlerende taken goed en efficiënt kan uitvoeren. Kwantitatieve normen voor de totale omvang van de gemeentelijke risico’s, de benodigde weerstandscapaciteit, de beschikbare weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen kunnen daarbij niet gemist worden. De nota moet ook borgen dat de gemeente Hengelo niet wordt benadeeld doordat risico’s ongewenst openbaar worden.

De kwantitatieve normen maken het bestuurlijke spanningsveld zichtbaar. Het is mogelijk om de risico’s van toekomstige grootschalige projecten vooraf te toetsen aan de actuele streefwaarde voor het weerstandsvermogen. De ultieme bestuurlijke consequentie is dat de Raad aan het opstarten van nieuwe grote projecten de eis kan verbinden om eerst het weerstandsvermogen op het gewenste peil te brengen, of de eis kan stellen om de risico’s in te perken. De eis om eerst een dotatie te doen aan de reserves kan haaks staan op de wens om extra uitgaven te doen voor politieke prioriteiten. Hoe leg je aan de burgers uit wat prioriteit heeft, welke keuzes zijn gemaakt, welke afwegingen een rol hebben gespeeld, wat de doorslag heeft gegeven en wat de consequenties daarvan zijn? Met het normenkader van de nota “Zicht op risico’s”, kan de Raad heldere, gemotiveerde en afgewogen keuzes maken. Hoe beter het risicomanagement systeem hoe beter de Raad kan afwegen. Ook kan de Raad in de kaderstellende rol besluiten tot het beperken van de risico’s door activiteiten af te stoten of door verordeningen aan te passen. Voor dit type besluiten ligt het primaat bij de Raad.

In financiële zin werkt risicomanagement kosten verlagend. Aansprakelijkheidclaims, hogere rentestanden, stijgende verzekeringspremies en stijgende kosten van planschades zijn voorbeelden van schades die door actief risicomanagement zo laag mogelijk gehouden kunnen worden. Daarmee is een belangrijke stap gezet in het verbeteren van de besturing en de beheersing van de organisatie van de gemeente Hengelo. Risico’s “overkomen” de gemeente niet, maar zijn het resultaat van gewilde en bewuste (politieke) keuzes. De verdienste van goed risicomanagement is, dat het besluitvorming proces transparant wordt gemaakt, en aan de burgers van de gemeente Hengelo is uit te leggen. Tevens wordt het belang van een deugdelijk normenkader duidelijk voor het goed functioneren van de besturing en beheersing.

Weerstandsvermogen is een van de verplichte paragrafen in begroting en jaarverslag. Er bestaat een nauwe relatie met de verplichte paragrafen financiering, grondbeleid, onderhoud kapitaalgoederen en bedrijfsvoering.

9

4

Huidige situatie risicomanagement

4.1

Wat doet de gemeente al aan risicomanagement?

De activiteiten op het gebied van risicomanagement worden sinds 2004 systematisch aangepakt in samenwerking met het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR). Alle risico’s en beheersmaatregelen worden beheerd in een centrale database (Naris) welke jaarlijks geactualiseerd wordt door middel van interviews met de afdelinghoofden. Daarnaast ontplooit de organisatie van de gemeente Hengelo een breed scala aan activiteiten om de risico’s te beheersen. De gemeente Hengelo doet, al dan niet bewust, al heel veel aan risicobeheersing. Risico’s worden overgedragen, verzekerd, uitbesteed of zelf genomen en beheerst door maatregelen van interne controle.

4.2

Wat is de rol van het bestuur?

4.2.1

Het college van Burgemeester en Wethouders

Het college van B&W is sinds 2004 in formele zin eigenaar van de risico’s. Het college van B&W moet de Raad periodiek informeren over de stand van zaken in begroting en jaarverslag. 4.2.2

De Raadscommissie Bestuur

In de Raadscommissie is op 18 december 2007 een presentatie gegeven over risicomanagement. Daarbij is ook de vraag aan de orde gekomen wanneer de Raadscommissie zich in voldoende mate geïnformeerd weet over de risico’s. 4.2.3

De Raad

De Raad stelt uiteindelijk het risicomanagementbeleid, de programmabegroting en het programmaverslag met de paragraaf over het weerstandsvermogen en het risicoprofiel vast.

10

4.3

Wat zijn de rollen, taken en werkwijzen van de organisatie?

Verhoging risicobewustzijn medewerkers Om de effecten van risico’s te minimaliseren en de continuïteit te waarborgen is het van belang inzicht te verschaffen in de risico’s die de organisatie loopt. Inzicht in de risico’s die de gemeente Hengelo loopt, begint bij het risicobewustzijn van de medewerkers in de organisatie. Als zij risicobewust zijn in hun dagelijkse werkzaamheden, zal het inzicht in de risico’s toenemen. Echter, de interpretatie van wat als risico dient te worden meegenomen is persoonsafhankelijk. Dit moet zoveel mogelijk voorkomen worden door een eenduidig risicomanagementbeleid dat in de hele organisatie uitgedragen wordt. Taken Hoofdstuk 4 geeft een overzicht van de toegepaste methoden en de organisatorische maatregelen om de risico’s in beeld te krijgen en te houden. De rapportage processen over risico’s moeten aansluiten op de agenda van de planning- en controlcyclus. In de rapportage wordt er gestreefd naar een zo volledig mogelijk en actueel beeld van de materieel wezenlijke risico’s. Dit vereist een transparant en toegankelijk systeem en een systematische aanpak, waarbij alle relevante 10 risicocategorieën van bijlage V periodiek beoordeeld worden. Werkwijzen voor sturing en (effectieve) beheersing Hoofdstuk 5 geeft een overzicht van de maatregelen die een gemeente kan treffen rondom programma’s, producten en (bedrijfs)processen om risico’s te minimaliseren tegen (maatschappelijk) aanvaardbare kosten. Door het inzicht in de risico’s van de gemeente Hengelo, krijgen college van B&W en de Raad meer zicht op de interne organisatie en (beleid)processen. De confrontatie van de verwachte kosten van risico’s met beheersing maatregelen zoals verzekeren, zelf dragen, afstoten,etc, roept de noodzaak op van transparante en afgewogen keuzes. Want ook beheersing maatregelen kosten geld. Het is de kunst om een zodanige balans te vinden dat de organisatie gezond blijft en de kwaliteit van de dienstverlening verder verbetert. Identificatie en beheersing van risico’s is een verantwoordelijkheid van de sectormanager. In lijn met de mandatering van beslissingsbevoegdheid over uitvoering van beleid zijn de sectormanagers verantwoordelijk voor het nemen van actie. Elk risico heeft daarmee een “eigenaar” in de organisatie. Daarnaast kan de integrale risicoaanpak tevens leiden tot de invoering van organisatiebrede beheersmaatregelen. Door inzicht in de beleidsmatige risico’s en de tijdige rapportage over de belangrijkste bedrijfsvoering risico’s kan de Raad immers in haar kaderstellende en controlerende rol de risicostrategie zelf mede bepalen. 4.3.1

Verspreiding van kennis over risicomanagement

Voldoende draagvlak voor risicomanagement op bestuur- en managementniveau is een voorwaarde voor succes. Dit is essentieel om de medewerking van de organisatie te verkrijgen. Om binnen de ambtelijke organisatie risico’s daadwerkelijk te beheersen is vergroting van de bewustwording van risico’s binnen de beleidsvelden van groot belang. Het sectormanagement moet bewust zijn van de risico’s die worden gelopen bij het uitoefenen van de taken binnen hun specifieke beleidsvelden zonder dat dit een verlammende uitwerking krijgt. De wijze waarop actie dient te worden genomen op de risico’s vergt vanzelfsprekend maatwerk per beleidsveld. Iedere manager is verantwoordelijk voor de risico’s van zijn organisatieonderdeel. Voor een effectieve implementatie is het van belang dat kennis van risicomanagement in de organisatie wordt ingebracht. Een goede ondersteuning kan daarbij niet gemist worden. Daarom zijn er binnen de afdeling Bedrijfsondersteuning een viertal risicomanagement coördinatoren benoemd. De rollen, taken en verantwoordelijkheden van deze coördinatoren zijn opgenomen in Bijlage VI. 4.3.2

Taken risicomanagement verbinden met bestaande processen

Om te voorkomen dat risicomanagement een nieuw blokje op de controletoren wordt is de positionering ten opzichte van andere bestaande processen noodzakelijk. Dit maakt het mogelijk om de verschillende dwarsverbanden te verankeren en het draagvlak te vergroten. Mogelijke processen waaraan gedacht kan worden zijn onder andere; • rechtmatigheid, • AO/IC, • de ervaringen van het grondbedrijf, • Juridisch control

11

•

kritische prestatie indicatoren (KPI’s)

Risicomanagement verbonden met de planning en control cyclus Door de koppeling van het risicomanagement aan de p&c-cyclus worden de risico’s periodiek onder de aandacht gebracht in de programmabegroting, programmaverslag en de bestuursrapportages. Risicoprofielen van grote risicovolle projecten verdienen extra aandacht van het bestuur. In hoofdstuk 7.2 is daarom de aanbeveling opgenomen dat over dit type projecten altijd gerapporteerd wordt. Voor de grondcomplexen die in beheer zijn bij de afdeling Grondzaken gebeurt dit al. In de programmabegroting, gaat het om de mogelijke risico’s die het begrotingsbeeld kunnen verstoren, in relatie tot de benodigde weerstandscapaciteit. In de bestuursrapportages (Beraps) gaat het om de significante afwijkingen ten opzichte van het risicoprofiel in de begroting. In het programmaverslag tenslotte gaat het om de evaluatie en de bijsturing. Dat wil zeggen dat de rapportage de risico’s toelicht die afgelopen jaar manifest zijn geworden en dat gerapporteerd wordt hoe effectief de beheersmaatregelen zijn geweest. De invloed hiervan op het weerstandsvermogen komt tevens in het jaarverslag aan bod. In principe geven deze rapportages een volledig beeld van de risico’s, tenzij de belangen van de gemeente Hengelo door de openbaarheid van deze informatie in het geding komen. Dit zou kunnen spelen bij financiële indicaties van claims. De negatieve invloed hiervan op de onderhandelingsprocessen tussen de gemeente Hengelo en derden speelt dan een rol. In dergelijke gevallen kan de Raad vertrouwelijk worden geïnformeerd. De rapportage over risico’s is gekoppeld aan de planning en control producten tenzij materieel wezenlijke zaken zich voor (dreigen te) doen. Deze zaken dienen het bestuurlijke traject te volgen op basis van de actieve informatieplicht.

Risicomanagement verbonden met de actieve informatieplicht De actieve informatieplicht verplicht het college van B&W en de burgemeester om open te handelen. Het college van B&W en de burgemeester dienen alle informatie te verschaffen die de Raad voor de uitvoering van zijn taken nodig heeft. Dit betekent dat zij een afweging moeten maken wat voor de Raad interessante en noodzakelijke informatie is. Maatgevend is de hoogte van de risicoscore. De rapportage criteria staan vermeld in hoofdstuk 4.2.2., en in de vorm van aanbevelingen ook in hoofdstuk 7.2.

Risicomanagement verbonden met nieuwe beleidsinitiatieven Bij besluitvorming over nieuw beleid moet de Raad in haar kaderstellende rol rekening houden met de beleidsmatige risico’s. Bij nieuwe bestuurlijke voorstellen met risico’s van materieel belang moet daarom een risicoanalyse en een berekening van de impact op het weerstandsvermogen worden uitgevoerd. De sectormanager ziet erop toe dat de advisering in dit aspect voorziet. De Raad beslist over het gewenste niveau van het weerstandsvermogen en moet dan ook tijdig worden ingelicht (actieve informatieplicht), als er zich zaken voordoen waardoor het niveau van het weerstandsvermogen verandert. Dat is dus het geval bij alle bestuurlijke voorstellen waarbij in een “worst case scenario” de eigen begrotingsruimte van de afdeling niet meer toereikend is. Het weerstandsvermogen van de gemeente moet dan worden aangesproken en de Raad moet dat weten om een eigen afweging te kunnen maken.

12

5

Implementatie risicomanagement

In dit hoofdstuk wordt eerst methodisch uiteengezet op welke wijze een risicoprofiel kan worden verkregen, en vervolgens hoe risicomanagement in de organisatie op een blijvende manier kan worden ingevoerd.

5.1

Welke methodiek is van toepassing?

5.1.1

Opstellen Risicoprofiel

Risico identificatie Jaarlijks wordt een gemeentebrede risico-inventarisatie uitgevoerd door interviews af te nemen bij alle afdelinghoofden. Deze inventarisatie confronteert de10 risicocategorieën met de activiteiten van de betreffende afdeling. De risico’s en de voorgestelde beheersmaatregelen worden vervolgens verwerkt in de centrale database NARIS. Daarna vindt terugkoppeling plaats naar de afdelinghoofden over de afdelingsrisicoprofielen ter verifiëring om vast te stellen dat het zijn of haar risico’s zijn. Op deze wijze is voor alle afdelingen bottom-up het risicoprofiel van de gemeente Hengelo opgesteld. Gemeentebreed is op deze wijze een nulmeting uitgevoerd op alle organisatieonderdelen. Voor de afdeling Grondzaken zijn de risico’s op complex niveau in beeld gebracht. Voor het afdekken van risico’s in de grondexploitaties berekent de afdeling Grondzaken haar eigen risicoprofiel en haar eigen risicobuffer.

Risico analyse Om risico’s te kwantificeren dienen zowel de kans als het gevolg te worden bepaald. Daartoe wordt gebruik gemaakt van referentiebeelden om te bepalen in welke klasse een risico zich bevindt. De referentiebeelden zijn gekoppeld aan kanspercentages. Bijvoorbeeld als een risico zich eenmaal in de tien jaar voordoet is de kans op optreden 10%. Als een risico zich eenmaal per jaar kan voordoet wordt de kans vastgesteld op 90% (bij een kans van 100% was het immers geen risico meer). Op basis van deze kansverdeling wordt in een risicosimulatie gerekend. Ten behoeve van de risicosimulatie (zie berekening weerstandsvermogen) kunnen de kanspercentages ook handmatig worden verfijnd tot getallen variërend tussen 0,1% en 99,9%. Kans Voor de beoordeling van de kans hanteren we 5 klassen met de volgende referentiebeelden

Klasse 1 2 3 4 5

Referentiebeelden < of 1 keer per 10 jaar (10%) 1 keer per 5-10 jaar 1 keer per 2-5 jaar 1 keer per 1-2 jaar 1 keer per jaar of >

Kwantitatief (30%) (50%) (70%) (90%)

Tijdgevolg Tijdgevolgen worden alleen bij de grondexploitaties meegewogen. Vertraging betekent dat opbrengsten later gerealiseerd worden. De afdeling Grondzaken gebruikt de onderstaande klassenindeling. Klasse 0. 1 2 3 4 5

Referentiebeelden/bandbreedte Geen tijdgevolgen 0 - 1 weken 1 - 4 weken 4 - 8 weken 8 - 26 weken > 26 weken

Geldgevolg

13

Hiervoor hanteren we 5 klassen met de volgende klassenindeling Klasse 0 1 2 3 4 5

Referentiebeelden/bandbreedte Geen geldgevolgen x < € 25.000 € 25.000 < x > € 100.000 € 100.000 < x > € 500.000 € 500.000 < x > € 1.000.000 x > € 1.000.000

Indien het risico in klasse 5 valt (en dus groter is dan € 1.000.000), dient voor dat risico ook het maximale gevolg in euro’s aan te worden gegeven. Vooral bij grote projecten doet deze situatie zich voor en is het relevant te weten hoeveel meer dan € 1.000.000 het risico kan zijn.

Risico beoordeling. Deze processtap voorziet in het evalueren van de eerste twee processtappen, de identificatie en de analyse, en in het vooruitkijken naar de volgende fase in de cyclus, de te nemen beheersmaatregelen. In de evaluatie worden beoordeeld: - de kwaliteit van de risicodefinitie: worden alle drie elementen geraakt? - de inschatting van kansen en gevolgen: zijn deze realistisch te noemen? - de volledigheid van het risicoprofiel: zijn er geen risico’s over het hoofd gezien? - de uniformiteit van het risicoprofiel: bevat de database geen doublures? Doublures van risico’s ontstaan vooral bij de middelen functies, want iedere afdeling heeft te maken met personeel, facilitaire zaken, ICT middelen en financiën. Bij de inrichting van de database is daarom gekozen voor een oplossing waarin alle personeelsrisico’s, zoals bijvoorbeeld het risico van een hoog ziekteverzuim, aan de afdeling Personeel Organisatie en Kwaliteit (POK) zijn gekoppeld. Dit is arbitrair maar voor de beoordeling van de bedrijfsvoering risico’s maakt het niet uit of de risico’s aan de ene of aan de andere afdeling zijn gekoppeld. Bovendien zullen de te nemen beheersmaatregelen meestal vanuit de betreffende middelen functies gecoördineerd worden. Voor de beoordeling van welke beheersing maatregelen voor de organisatie van belang zijn moet eerst gekeken worden naar het totale risicoprofiel van de gemeente. Vervolgens is het van belang te weten hoe dat risicoprofiel zich bij simulatie gedraagt.

5.1.2

Benodigde weerstandscapaciteit

Het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt uitgevoerd met behulp van een risicosimulatie (Monte Carlo simulatie), onderdeel van NARIS, waarbij gebruik wordt gemaakt van de kansverdelingen en gevolgen uit de vorige paragraaf. Een risicosimulatie gaat er vanuit dat niet alle risico’s allemaal tegelijk en in hun maximale omvang zich voordoen. Uit onderzoek blijkt dat gemeenten die risicosimulatie toepassen minder weerstandscapaciteit aanhouden dan gemeenten die deze techniek niet toepassen. Het resultaat van de risicosimulatie is een kansdichtheidsfunctie die aangeeft hoeveel geld benodigd is om alle risico’s af te dekken gekoppeld aan een bepaald zekerheidspercentage. Hoe meer zekerheid men wenst om risico’s af te dekken hoe hoger de prijs die daaraan gekoppeld is. Onderstaande figuur is een voorbeeld van de uitkomst van een risicosimulatie waaruit duidelijk blijkt dat naarmate men meer zekerheid (% oppervlakte van de figuur) wenst, het te reserveren bedrag tussen de € 4 en 11 miljoen ligt. Aanbevolen wordt om minimaal één standaarddeviatie als betrouwbaarheidspercentage te nemen. Dit komt neer op 84%. In de praktijk wordt gerekend met 90%.

14

Voorbeeld uitkomst risicosimulatie: Benodigde risicofinanciering

Kans (p)

4

5,75

7,5

9,25

11

Kansverdeling van te verwachten kosten in miljoenen euro’s 8,4 (90%)

De uitkomst van de benodigde weerstandscapaciteit wordt vastgelegd in de weerstandsparagraaf van de programmabegroting en het programmaverslag. In de praktijk blijkt het risicoprofiel van de gemeente Hengelo vrij stabiel te zijn. In de periode tussen 2004 en 2008 lag de benodigde weerstandscapaciteit tussen de € 40 en € 50 miljoen. Het percentage betrouwbaarheid is door de jaren heen op 90% gehouden. De meeste gemeenten hanteren dit percentage als de standaardnorm.

Uit de risicosimulatie volgt tevens een analyse waaruit blijkt welke risico’s de meeste impact hebben op de uitkomst van de risicosimulatie.

Gevoeligheidsanalyse risicoprofiel

Planschade claim firma Jan...

,66

1% rentedaling leidt tot 3...

,5

ESF subsidie wordt niet vo...

5.2 moeten

Bijdragen aan exploitatiet...

1

-0,75

-0,5

,38

-0,25

0

,30

0,25

0,5

0,75

1

Welke maatregelen worden genomen?

Op het moment dat risico’s zich werkelijk voor doen valt er weinig meer te managen, want: Als het risico structureel van aard is leidt dit tot een begroting wijziging: Als het risico incidenteel van aard is leidt dit tot het aanspreken van de weerstandscapaciteit.

15

Risicomanagement gaat dan ook over de vraag wat een organisatie kan doen voor dat risico’s zich voordoen. Daarbij zijn drie vragen van belang. - Paragraaf 5.2.1:Welke niveaus van verantwoordelijkheid zijn er te onderscheiden? - Paragraaf 5.2.2 en 5.2.3: Wanneer, hoe en door wie wordt er gerapporteerd? - Paragraaf 5.2.4: In welke fase van ontwikkeling bevindt de organisatie zich? 5.2.1

Welke niveaus van verantwoordelijkheid zijn er te onderscheiden?

Hieronder wordt nader ingegaan op de verantwoordelijkheden van bestuur De pyramidefiguur op bladzijde 19 dient als basis. Bestuur De raad stelt de hoogte van het weerstandsvermogen vast en moet uit dien hoofde geïnformeerd worden over belangrijke wijzigingen daarin. In december 2007 is aan de raadscommissie bestuur de vraag voorgelegd wanneer zij zich voldoende geïnformeerd weet. Desgevraagd stelde de raadscommissie dat zij: - bij begroting, berap en jaarverslag zicht wil hebben op 60% van het totale risicoprofiel; - een toelichting wil bij de belangrijkste veranderingen in het risicoprofiel; - informatie wil van het college van B&W als belangrijke risico’s, met een risicoscore groter dan 16, manifest dreigen te worden.

5.2.2

Wanneer rapporteren in het kader van de actieve informatieplicht?

De risicoscore wordt bepaald door de bepaalde klassen van kans en gevolg te vermenigvuldigen volgens onderstaande formule. Met behulp van de risicoscore kunnen risico’s worden geprioriteerd en wordt inzichtelijk welke risico’s het meest belangrijk zijn om te worden gemanaged.

Risicoscore = kans x geldgevolg De maximale risicoscore bedraagt 25. De gemeente Hengelo is een inkomenbestedende huishouding. Om die reden is ervoor gekozen om alleen de geld gevolgen in beeld te brengen voor de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit. De uitzondering is de afdeling Grondzaken. Bij de grondexploitaties wordt ook het tijdgevolg in beeld gebracht. De reden hiervoor is dat iedere vertraging in een grondexploitatie zich ogenblikkelijk vertaald in hogere rentekosten.

Op basis van de relatieve waardering kan ook worden bepaald wie verantwoordelijk is voor een risico. Het zou immers vreemd zijn indien een afdelingshoofd met een tekenbevoegdheid van € 20.000 wel mag beslissen over een risico dat de organisatie miljoenen kan kosten. In de figuur hiernaast wordt aangegeven hoe op basis van de risicoscore de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van risico’s binnen de organisatie kunnen worden verdeeld

Directeu r

Risicoscore 1 6

Secto r 7

Binnen de gemeente kunnen beleidsmatig keuzes worden

Afdelin g

0

16

gemaakt om vast te leggen tot welke risicoscore afdelingshoofden en sectormanagers verantwoordelijk en rapportage plichtig zijn. Wij stellen voor om in het kader van de actieve informatieplicht de grenzen voor ambtelijk rapporteren bij respectievelijk 7 en 16 te leggen. Het regime bij bestuurlijke initiatiefstukken is, dat met een risicoscore boven de 7 volstaan kan worden met behandeling door het college van B&W. Bestuurlijke initiatiefstukken met een risicoscore boven de 16 worden altijd geagendeerd voor behandeling door de Raad. 5.2.3

Wanneer rapporteren in het kader van de P&C cyclus?

Een risicoprofiel is dynamisch. Ieder jaar komen er nieuwe risico’s bij en verdwijnen er weer risico’s. In het bestuurlijke traject worden deze ontwikkelingen gevolgd in programmabegroting en jaarrekening. Daarmee wordt voldaan aan de wettelijke eisen. De status van risicomanagement in de organisatie is op dit moment nog onduidelijk en de koppeling met de P&C cyclus is nog zwak. Risicomanagement heeft tot dusver geen vaste plaats in de Beraps, de jaarplannen en Maraps van de sectoren. In hoofstuk 7.2 staan de voorstellen om hier verandering in te brengen. 5.2.4

In welke fase van ontwikkeling bevindt de organisatie zich?

De implementatie van risicomanagement in een organisatie is een groeiproces waarin een aantal stadia doorlopen worden. Naarmate de organisatie groeit, neemt de volwassenheid in de omgang met risico’s toe en verandert ook de rol van risicomanagement coördinator. Het beeld van de mate van risicovolwassenheid van de gemeente Hengelo is niet éénduidig. De meerderheid van de financieel relevante processen bevinden zich in fase 2. Maar er zijn ook voorbeelden van fase 1 en fase 3. (De fasen zijn ontleend aan het COSO – model). Fase 1 In eerste fase weet de organisatie niets van risicomanagement en heeft de risicomanagement coördinator de rol van productkampioen. De status van de interne beheersingsmaatregelen kan worden omschreven als fragmentarisch: de beheersingsmaatregelen zijn niet of in onvoldoende mate aanwezig. De risicomanagement coördinator vervult de rol van consultant. Fase 2 In de tweede fase begint de organisatie de principes van risicomanagement te begrijpen en heeft de risicomanagement coördinator de rol van begeleider (facilitator). De status van de interne beheersingsmaatregelen kan worden omschreven als informeel: de beheersingsmaatregelen worden wel uitgevoerd maar worden niet vastgelegd in dossiers en de uitvoering ervan is niet geborgd. Voor een meer gedetailleerde beschrijving van deze fase wordt verwezen naar Bijlage VII. Fase 3 n de derde fase heeft de organisatie de principes van risicomanagement onder de knie en heeft de risicomanagement coördinator de functie van adviseur. De status van de interne beheersingsmaatregelen kan omschreven worden als de basis op orde: de interne beheersingsmaatregelen zijn adequaat en aanwezig en worden op verantwoorde wijze gedocumenteerd en vastgelegd. De organisatie is volwassen genoeg om te kunnen beoordelen of en wanneer de risicomanagement coördinator in zijn rol van adviseur geraadpleegd moet worden. Voor meer details over deze fase wordt verwezen naar Bijlage VII.

Fase 4. In de vierde fase heeft de organisatie risicomanagement volledig geïmplementeerd en kan de organisatie zelfstandig interne beheersingsmaatregelen treffen. De status van de interne beheersingsmaatregelen kan omschreven worden als volwassen: er is sprake van gestandaardiseerde beheersactiviteiten met periodieke toetsing waarbij intern en extern wordt gerapporteerd. De risicomanagement coördinator heeft in deze fase de rol van auditor die een formeel oordeel uitspreekt (Assurance) over de kwaliteit van het risicomanagement systeem en de effectiviteit van de interne beheersingsmaatregelen. De externe accountant kan bij de jaarrekening controle volledig op de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen steunen.

17

5.3

Welke beleidsmatige keuzes moeten gemaakt worden?

Voor de weerstandsparagraaf moeten bepaalde keuzes gemaakt worden ten behoeve van een bestendige gedragslijn. Dit waarborgt een consequente aanpak voor de gehele organisatie door de jaren heen. Twee belangrijke keuzes zullen hieronder nader worden toegelicht. 5.3.1

Percentage zekerheid

In het risicomanagementbeleid is de keuze voor een bepaald percentage zekerheid van groot belang. Ter illustratie: De gemeente heeft met een bepaald % zekerheid aan een x bedrag genoeg om alle risico’s af te kunnen dekken (zie paragraaf 4.1.2). Een vuistregel die wij hanteren is om uit te gaan van 1 standaarddeviatie afwijking. Dit komt overeen met 84% zekerheid. In de praktijk wordt veel gekozen voor 90% als zekerheidspercentage. Dit betekent dat er dan 10% kans is dat de gemeente over onvoldoende middelen beschikt om de risico’s af te kunnen dekken. Het voorstel is om van 90% uit te gaan. 5.3.2

Selecteren van risico’s voor het weerstandsvermogen

Het voorstel is om niet alle geselecteerde risico’s zonder meer in de weerstandsparagraaf op te nemen. Het schatten van een toe te kennen bedrag aan een schadeclaim kan worden opgevat als toegeven aan de aansprakelijkheid of kan leiden tot een hogere schadeclaim dan oorspronkelijk zou worden ingediend. Dit soort risico’s worden niet opgenomen in de (openbare) risicoparagraaf. Informatieverstrekking aan de Raad geschiedt vertrouwelijk. Mogelijke voorbeelden van risico’s die vertrouwelijk kunnen zijn: • Aansprakelijkheid - Vaststellen of een claim te verwachten is (vermelding leidt tot ideeën) - Vaststellen hoogte van de claim (bemoeilijkt schikkingen en kan leiden tot hogere claims) • Afwijkingen van bestemmingsplannen - Is er strijdigheid met andere vergunningen zoals bouwvergunningen? - Zijn er financiële belangen in het spel zoals planschade? • Vergunningverlening of weigering die niet geheel volgens de procedure is verlopen

5.4 Besluiten ten behoeve van verdere implementatie Om risicomanagement verder te implementeren in de organisatie dienen een aantal besluiten te worden genomen om het in gang gezette proces van volwassenwording te continueren. De noodzakelijke besluiten zijn in hoofdstuk 7.2 opgenomen in de vorm van aanbevelingen.

6

Risicobeheersing

6.1

Welke soorten maatregelen zijn te onderscheiden?

Nadat het risicoprofiel is beoordeeld komt de vraag hoe de risico’s het best beheerst kunnen worden. Hiervoor worden een divers aantal technieken onderscheiden die vallen te rangschikken onder 2 noemers: risicocontrol en risicofinanciering. Dit hoofdstuk is algemeen van opzet en niet specifiek gemaakt voor de gemeente Hengelo. De reden is dat ieder beleidsveld om maatwerk vraagt. Maar er wel een algemene beleidslijn. Risico ’s met een hoog geldgevolg moeten in principe verzekerd zijn. Afhankelijk van het soort verzekeringsproduct is er dan de keuze voor een hoog eigen risico of een laag eigen risico. Marktomstandigheden zijn meestal bepalend voor de keuze. Risico’s met een hoge kansfrequentie moeten anders worden aangepakt. De organisatie heeft er regelmatig last van. Management aandacht voor goed werkende beheersmaatregelen is dan dringend gewenst. Dit verhoogt de effectiviteit en de efficiency.

18

Voor een effectieve aanpak van de risico’s wordt meestal gekozen voor een combinatie van risicocontrol en risicofinanciering technieken.

6.2

Welke risicocontrol technieken zijn er?

Risicocontrol richt zich op de gebeurtenissen, de risico’s zelf. Maatregelen richten zich op de kans waarmee de risico’s zich voordoen, en de mogelijke gevolgen. De risicocontrol instrumenten zijn instrumenten waardoor de kans op een risico en/of de omvang van een risico afneemt. Risico’s kunnen vermeden worden. Preventieve maatregelen kunnen van kracht zijn. Risico’s kunnen beperkt en gesplitst worden Risico’s kunnen contractueel worden overgedragen. 6.2.1

Risicovermijding

De techniek om risico’s te vermijden komt neer op het ontlopen van risico’s. Aanvullende maatregelen zijn in deze geheel overbodig, daar het risico na toepassing van deze techniek simpelweg niet meer bestaat. Daarom wordt deze techniek ook wel gezien als de meest complete risicomanagementtechniek. In de praktijk is het onmogelijk om een risico in zijn geheel uit de weg te gaan. 6.2.2

Risicopreventie

Risicopreventie zijn alle activiteiten die de waarschijnlijkheid van het optreden van het risico verkleinen. In tegenstelling tot risico vermijding is preventie niet alles omvattend. Naast preventie moet gekozen worden voor een andere techniek. Veelal wordt dan gekozen voor een financieringsmaatregel. Voorbeelden van preventie op het gebied van het risico brand zijn het verwijderen van niet noodzakelijke (ont)vlambare objecten en het veilig opslaan van noodzakelijke vlambare producten. 6.2.3

Risicoreductie

Risicoreductie beperkt het (negatieve) gevolg na optreden van het risico. Bij risicoreductie kan een onderscheid gemaakt worden in pre-loss en post-loss maatregelen. Pre-loss maatregelen reduceren op voorhand de gevolgen van het risico. Post-loss maatregelen doen dit pas na optreden van het risico. Voorbeeld van pre-loss maatregelen is het gebruik van brandwerende materialen tijdens een brand. Voorbeelden van een post-loss maatregel is het inwerking stellen van een rampenplan. 6.2.4

Segregatie van risico’s

De term segregatie of scheiding van risico’s omvat twee verwante risicotechnieken. De eerste zorgt voor opsplitsing van de risico’s. De tweede omvat het dupliceren van de objecten die risico’s lopen. Een voorbeeld van opsplitsing is bijvoorbeeld de opslag van voorraden in verschillende gebouwen. Als er ergens brand uitbreekt is gaat niet de hele voorraad verloren, maar slechts een gedeelte. Duplicering vindt zeker sinds het gebruik van computers steeds meer plaats. Een voorbeeld is de back-up van belangrijke bedrijfsgegevens. Het risico op het definitieve verlies van informatie wordt zo aanzienlijk verkleind.

19

6.2.5

Contractuele overdracht

Er worden twee typen contractuele overdracht te onderscheiden. De eerste vorm van overdracht ligt op het vlak van de risicofinanciering. De tweede vorm valt onder risicocontrol. Het bestaat uit het overdragen van de verantwoordelijkheid voor een bepaalde activiteit. Voorbeelden hiervan zijn de lease-auto, uitzendkrachten en een uitsluiting van aansprakelijkheid bij inkoopvoorwaarden.

6.3

Welke risicofinanciering maatregelen zijn er?

De nadruk bij risicofinanciering maatregelen ligt op het afdekken van de financiële gevolgen. Dit kan zowel vooraf als achteraf. In de praktijk worden risicofinanciering maatregelen vaak in combinatie met risicocontrol maatregelen toegepast. Risicofinanciering zorgt voor middelen om geleden verliezen op te vangen. In de financiële sfeer kunnen risico’s als geheel geaccepteerd worden. De gevolgen worden dan opgevangen door de algemene en bestemmingreserves. Risicofinanciering kan contractueel worden overgedragen, of er kan een commerciële verzekering worden afgesloten. 6.3.1

Financieren uit lopende rekening

Het financieren van de gevolgen van een risico door het te betalen vanuit de lopende rekening is geschikt bij risico’s met kleine gevolgen. Het gaat dan om bedragen die het financiële resultaat van de organisatie nauwelijks beïnvloeden. 6.3.2

Bezuinigingsmogelijkheden

De bezuinigingsmogelijkheden zijn de bedragen die de gemeente op korte termijn kan bezuinigen. Kleine bezuinigingen voor de gevolgen van kleine risico’s kunnen meestal in de lopende exploitatie worden opgevangen. 6.3.3

Algemene reserve

De algemene reserve bij de gemeente Hengelo is vrij besteedbaar, en functioneert als buffer voor optredende risico’s. Er zijn externe risico’s denkbaar, waarvan de gevolgen de omvang van de algemene reserve te boven gaan. Bijvoorbeeld de balkons in Maastricht, de vuurwerkramp in Enschede, de cafébrand in Volendam of de gevolgen van een lekkende chloortrein. Het Rijk kent voor dit soort gevallen de Wet rampen en zware ongelukken, die in dit soort gevallen als vangnet kan functioneren. Artikel 25 lid 1 van deze wet bepaald dat: In de kosten, die voor de gemeente voortvloeien uit de daadwerkelijke bestrijding van een ramp of een zwaar ongeval en de gevolgen daarvan, kan uit ’s Rijks kas een bijdrage worden verleend. 6.3.4

Stille reserves

Er is sprake van stille reserves als de gemeente (direct) verhandelbare activa bezit waarvan de (huidige) marktwaarde hoger is dan de boekwaarde. Deze reserves worden niet meegenomen in de berekening van het weerstandsvermogen van de gemeente Hengelo. 6.3.5

Bestemmingsreserves

Bestemmingsreserves zijn voor specifieke doeleinden gevormd op basis van een Raadsbesluit. Als de nood aan de man is kan de Raad de bestemming van de reserves wijzigen. Daarom telt de gemeente Hengelo deze reserves volledig mee bij de bepaling van de weerstandscapaciteit. 6.3.6

Voorzieningen

Voorzieningen zijn eveneens voor specifieke doeleinden gevormd. Na instelling van een voorziening is de bestemming echter niet meer te wijzigen. Voorzieningen maken daarom ook geen onderdeel uit van de weerstandscapaciteit. 6.3.7

Geleende fondsen

Deze beheersmaatregel is gebaseerd op het aantrekken van liquide middelen van derden op basis van een lening. Dit kan op twee manieren. Ten eerste kan voordat een risico optreedt afspraken gemaakt worden over de mogelijkheden om middelen te lenen om gevolgen op te vangen. De andere mogelijkheid is om dit achteraf, dus pas na het optreden van een risico, te doen.

20

6.3.8

Captive

Deze constructie is voor een gemeente niet mogelijk. 6.3.9

Onbenutte belastingcapaciteit

Een gemeente kan haar belastingen verhogen en haar heffingen kostendekkend maken om financiële tegenvallers op te vangen. Het verschil tussen de fictieve opbrengsten bij maximale heffing- en belastingtarieven en de begrote/werkelijke opbrengsten is de onbenutte belastingcapaciteit. De artikel 12 norm kan worden gezien als het minimale tarief dat de gemeente moet hanteren om haar onbenutte belastingcapaciteit te berekenen. Dit tarief moet de gemeente immers minimaal hanteren wanneer het steun wil in de vorm van de artikel 12 status. 6.3.10 Contractuele overdracht van risicofinanciering Contractuele overdracht van risicofinanciering is tweeledig. Ten eerste bestaat het uit de commerciële verzekeringen die hierna apart besproken zullen worden, en ten tweede contractuele overdracht. Bij contractuele overdracht wordt het financiële risico overgenomen door een derde. Echter het is een gewone organisatie of persoon en geen verzekeraar. Er hoeven geen periodieke premies betaald te worden. Voorbeeld van contractuele overdracht zijn bijvoorbeeld garantstellingen. 6.3.11 Commerciële verzekering Bij commercieel verzekeren worden de financiële gevolgen overgedragen aan een verzekeraar. Voorbeelden als een brandverzekering, een aansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering geven aan dat er op veel terreinen verzekeringen zijn. Verzekeringen worden steeds duurder. Daarom is het verstandig voor organisaties om deze techniek slechts in combinatie met andere technieken te gebruiken.

6.4

Wat is de rol en betekenis van verzekeren?

6.4.1

Algemeen

Risico’s dienen pas verzekerd te worden wanneer de gemeente weet dat bepaalde risico’s niet meer gedragen kunnen worden binnen door de gemeente zelf te stellen grenzen. Voordat tot verzekeren wordt overgegaan moeten eerst andere beheersmaatregelen worden onderzocht. Verzekeren wordt daarmee het sluitstuk van beheersing van risico’s in het kader van risicomanagement. Vooral risico’s met een kleine kans maar met een groot gevolg moeten bij een verzekeraar worden ondergebracht. Iedere verzekering vraagt om een professionele afweging tussen preventie, eigen risico en de hoogte van de premie. Dit is maatwerk.

6.4.2

Organisatie verzekeringen en schaderegistratie

Verzekeringen worden in de gemeente Hengelo centraal afgesloten en beheerd door de afdeling Bedrijfsondersteuning, cluster Verzekeringen. Hierdoor is een goed inzicht in alle verzekeringen op centraal niveau gecreëerd. Van belang is dat bijgehouden wordt welke schadegevallen de gemeente in de afgelopen jaren heeft gehad en welke bedragen hiermee gemoeid waren. De premies voor de verzekeringen zijn namelijk meestal afhankelijk van het schadeprofiel van de gemeente. Met het oog op een optimale afstemming tussen het zelf dragen en het overdragen van risico’s is het noodzakelijk permanent een goed inzicht te hebben in de schadecijfers; ook met betrekking tot niet verzekerde schades. Door een juist risicomanagement te voeren kunnen schades zoveel mogelijk worden vermeden of verminderd.

7

Weerstandsvermogen

7.1

Wat is weerstandsvermogen?

21

Dit hoofdstuk beschrijft wat het weerstandsvermogen is en hoe het op basis van het risicomanagementbeleid wordt bepaald. Jaarlijks wordt in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen bij begroting en jaarrekening uitvoering gegeven aan dit beleid. Het format van de paragraaf weerstandsvermogen wordt aan de hand van een uitwerking als bijlage III bijgevoegd. De functie van weerstandsvermogen is dat er een buffer aanwezig is om de financiële tegenvallers op te vangen zodra risico’s werkelijkheid worden. Een algemeen aanvaarde normstelling voor de hoogte van het weerstandsvermogen is er niet. Het oordeel over de toereikendheid is afhankelijk van de omvang van de risico’s die de gemeente loopt. De Raad moet zelf aangeven wat het beleid is betreffende het aanhouden van weerstandsvermogen. Definitie weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen of waar na het treffen van maatregelen nog restrisico’s overblijven. De figuur op bladzijde 28 illustreert dit. Daarnaast geeft het BBV aan dat alleen risico’s van materiële betekenis in relatie tot de financiële positie hoeven te worden meegenomen. Het gaat er vooral om dat de Raad de robuustheid van de begroting vaststelt. Zonder voldoende weerstandsvermogen betekent iedere materiële financiële tegenvaller in principe een bezuinigingsopgave. Een zekere mate van flexibiliteit is dus belangrijk voor het vermijden van een permanente crisissfeer. Incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Er wordt onderscheid gemaakt in 1 jarig en meerjarig weerstandsvermogen en incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Met incidentele weerstandscapaciteit wordt bedoeld het vermogen om calamiteiten en andere eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveau. Met de structurele weerstandscapaciteit worden de middelen bedoeld die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers in de begroting op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken. De verwachte impact van risico’s met structurele gevolgen is in principe oneindig. Dit zou moeten betekenen dat het weerstandsvermogen oneindig groot zou moeten zijn. Dit is niet realistisch. Voor de verwachte impact van risico’s met structurele gevolgen geldt daarom dat de gevolgen van deze risico’s voor de periode van maximaal 1 jaar uit het weerstandsvermogen opgevangen kunnen worden. Binnen de reactietijd van een begrotingsjaar moet de impact van risico’s door bijsturingmaatregelen zijn geminimaliseerd of zijn opgevangen in de reguliere exploitatie door middel van begrotingswijzigingen. Het weerstandsvermogen kan betrekking hebben op het begrotingsjaar zelf (statisch weerstandsvermogen), maar het kan ook betrekking hebben op de consequenties voor meerdere begrotingsjaren (dynamisch weerstandsvermogen). Risico’s met een structureel karakter bestaan in de praktijk niet. Want een structurele kostenverhoging leidt altijd tot begrotingsaanpassingen.

7.2

Wat is weerstandscapaciteit?

De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat uit de volgende componenten: 1. 2. 3. 4. 5.

Reserves (algemene- en bestemmingsreserves) Bezuinigingsmogelijkheden Onbenutte belastingcapaciteit Stille reserves Onbenutte ruimte begroting

Ad.1 Reserves Van de reserves vormt de algemene reserve het direct vrij besteedbare deel dat kan worden aangewend ter financiering van opgetreden risico’s. Tot de algemene reserve behoort ook het resultaat na bestemming op de programmabegroting van het afgelopen boekjaar.

22

Bij de bestemmingsreserves stellen wij voor om alle reserves waarvan de Raad in geval van nood de bestemming kan wijzigen tot de weerstandscapaciteit te rekenen. Dat heeft wel consequenties voor de bestedingsplannen onder deze reserves. In geval van nood zijn extra financiële middelen nodig. Deze zullen worden aangetrokken in de vorm van geldleningen. Tegenover de rentelasten van deze leningen moeten bezuinigingen komen te staan. Ad.2 Bezuiniging-/ombuigingsmogelijkheden. Door middel van een zeer sober beleid is het mogelijk de omvang van de begroting onder het huidige niveau te brengen. Bezuinigingen betekent wel dat een aantal van de huidige voorzieningen wordt versoberd of afgebouwd. Meestal zijn meerdere jaren nodig om voorzieningen af te bouwen. Op iedere begroting blijkt bij nadere beschouwing bezuinigd te kunnen worden. Hiermee kunnen kleine risico’s worden opgevangen. Voor de berekening van het weerstandsvermogen worden daarom alleen de risico’s vanaf score 8 meegewogen. Ad.3 Onbenutte belastingcapaciteit De mate waarin van de onbenutte belastingcapaciteit gebruik wordt gemaakt, verschilt van gemeente tot gemeente en is mede afhankelijk van de politieke relevantie van de hoogte van het OZB tarief. Als zich tegenvallers voordoen, zal de onbenutte belastingcapaciteit niet zonder slag of stoot worden ingezet, maar dit is wel één van de mogelijkheden. Ook wordt wel gekeken naar de belastingdruk(tarieven) in omliggende gemeenten en de in verband hiermee maximaal geachte belastingdruk in de eigen gemeente. Bij de berekening van de onbenutte belastingcapaciteit wordt aangesloten bij de OZB, de belangrijkste eigen inkomstenbron van de gemeente. Tariefsverhogingen van belastingen liggen politiek zeer gevoelig. Het voorstel is om de onbenutte belasting capaciteit niet tot het weerstandsvermogen te rekenen. De mogelijke opbrengsten zijn P.M. geraamd.

Ad.4 Stille reserves In werkelijkheid kan de beschikbare weerstandscapaciteit van de gemeente hoger zijn. Onder andere door het aanwezig zijn van stille reserves. Stille reserves ontstaan als de (huidige) waardering van activa tegen marktwaarde hoger is dan de boekwaarde. De omvang van stille reserves wordt direct zichtbaar op het moment van verkoop van de activa. Het voorstel is om de stille reserves niet tot de weerstandscapaciteit te rekenen. De redenen worden hierna genoemd. Het probleem zit in het woorden direct en waardering. Meestal moet eerst de bestemming worden gewijzigd om de meerwaarde te kunnen realiseren. De waardering is een ander probleem. Vaak is de marktwaarde van de activa niet eenduidig vast te stellen. Stille reserves zijn onder te verdelen naar: Financiële vaste activa, waaronder activa in eigendom van derden, effecten en deelnemingen; (IM) materiele vast activa, waaronder erfpachten, gronden, landerijen, gebouwen, etc. Omdat de omvang van de stille reserves bovendien sterk worden bepaald door marktontwikkelingen worden de stille reserves P.M., geraamd en tellen ze niet mee bij de bepaling van de weerstandscapaciteit. Ad. 5 Onbenutte ruimte begroting De onbenutte ruimte in de begroting omvat: De stelpost onvoorzien, ter waarde van € 6 per inwoner ter dekking van incidentele uitgaven; De kleine opties nieuw beleid, ter waarde van € 25.000,= ter dekking van de structurele lasten, met een maximum van € 5000,= per voorstel Eventueel het begrotingsaldo.

23

Iedere gemeente heeft gedurende het jaar te maken met uitgaven die onvermijdbaar, onuitstelbaar, en onvoorzienbaar zijn. Deze posten mogen alleen tot de weerstandscapaciteit gerekend worden, indien in de begroting zo veel flexibiliteit is ingebouwd dat deze posten kunnen vrijvallen, zonder dat op andere onderdelen de continuïteit van de gemeentelijke taken in gevaar komt. Het voorstel is om de onbenutte ruimte op de begroting niet tot de weerstandscapaciteit te rekenen. Samenvatting De beschikbare weerstandscapaciteit voor risico’s bij de gemeente Hengelo bestaat uit twee componenten: Met een risicoscore 7 of lager: bezuinigen op lopende exploitatie Met een risicoscore 8 of hoger: 1. Algemene reserve 2. Bestemmingsreserves waarvan de bestemming kan worden gewijzigd In theorie komt daar nog bij de stille reserves (P.M.) de onbenutte belastingcapaciteit (tot aan art. 12 norm) en de artikel 12 status.

7.3

Hoe wordt het weerstandsvermogen berekend?

Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij gewenste weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De relatie tussen beide wordt in onderstaande figuur weergegeven. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen of waar na het treffen van maatregelen nog restrisico’s overblijven (zie figuur hieronder).

Weerstandscapaciteit

Risico’s • • • • •

Financieel Juridisch Veiligheid Imago/politiek Etc.

• • • • •

Bruto

Algemene reserve Bestemmingsreserves Stille reserves P.M. Onbenutte belastingcapaciteit P.M. Minus: de lasten van 1 jaar financiering tegen omslagrente van algemene en

Beheersmaatregelen

• • • •

Ao/ic Voorzieningen Verzekeringen Positieve risico’s Netto WEERSTANDSVERMOGEN

Figuur 1: Relatie tussen risico’s en weerstandscapaciteit.

Het weerstandsvermogen van een gemeente kan dus worden gedefinieerd als het vermogen van de gemeente om tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. De gemeente moet in staat zijn om een “worst case scenario” overleven.

24

Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit Ratio weerstandsvermogen = Benodigde weerstandscapaciteit Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio de gemeente Hengelo nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel1.

7.4

Hoe wordt het weerstandsvermogen beoordeeld?

Waarderingscijfer A B C D E F

Ratio weerstandsvermogen > 2,0 1,4 1,0 0,8 0,6

<x< <x< <x< <x< < 0,6

2,0 1,4 1,0 0,8

Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende

De gemeente streeft na om de impact van de risico’s te minimaliseren. Dit betekent dat de gemeente Hengelo een weerstandsvermogen nastreeft dat tenminste voldoende is. Dat betekent een ratio weerstandsvermogen tussen de 1,0 en 1,4 met als waarderingscijfer C. Een ratio weerstandsvermogen van 0,8, waarderingcijfer D, wordt gezien als de ondergrens.

7.5

Welke mate van risicobeheersing wordt nagestreefd?

Indien besluitvorming over nieuwe investeringen met substantiële omvang met daaraan verbonden risico’s plaatsvindt, zal dit besluit ook moeten worden getoetst aan het weerstandsvermogen. Te bezien valt of door het nemen van het besluit het weerstandsvermogen niet in de gevaren zone komt. (code D of lager) Bij het investeringsbesluit zal dan ook een berekening van het weerstandsvermogen worden gevoegd waaruit blijkt wat de benodigde weerstandscapaciteit is inclusief de risico’s van het te nemen besluit. Zoals reeds is gesteld is de sectormanager verantwoordelijk voor de kwaliteit van de risicoparagraaf bij bestuurlijke initiatief stukken. De Raad moet in staat worden gesteld om een eigen afweging te maken over de toereikendheid van het weerstandsvermogen. Het beleid is om het weerstandsvermogen op een voldoende niveau te houden. Dit voorkomt dat besluiten over individuele investeringen onnodig belemmerd worden.

25

8

Conclusie en Aanbevelingen

8.1

Conclusies

De gemeente Hengelo voert een solide financieel beleid en de normering voor weerstandsvermogen krijgt de kwalificatie voldoende mee. Als het gaat om het voldoen aan de wettelijke eisen en het afdekken van de financiële risico’s voldoet het huidige beleid van de gemeente Hengelo. Voor de provincie is risicomanagement een object van toezicht geworden. Afhankelijk van het ambitieniveau is er echter meer mogelijk met het instrument risicomanagement. Goed risicomanagement dwingt het bestuur en het management om vooruit te denken, de consequenties van besluiten te voorzien en om er tijdig naar te handelen en vooral om tijdig bij te sturen. Het ontwikkelde normenkader voor risicoprofiel en weerstandsvermogen kan hierbij ondersteunen. De huidige stand van zaken rondom risicomanagement is te kenschetsen als informeel: er zijn interne beheersmaatregelen actief maar de dossiervorming erover en de borging van de uitvoering ervan zijn nog zwak. De Raad stelt zelf de hoogte van het weerstandsvermogen vast bij begroting en jaarrekening, en dient uit dien hoofde tijdig geïnformeerd te worden (actieve informatieplicht) over nieuwe risico’s die dit weerstandsvermogen aantasten. Er is geen wettelijk voorgeschreven norm voor het weerstandsvermogen. De Raad dient zelf beleid te ontwikkelen. Dit geldt voor de beleidsmatige risico’s waar de Raad in haar kaderstellende rol zelf medebepalend is voor de keuzen die worden gemaakt op het moment van besluitvorming. Maar dit geldt ook voor de bedrijfsmatige risico’s waar de Raad in haar controlerende rol moet toezien op de uitvoering van het beleid door het college van B&W. Tijdige informatievoorziening over optredende risico’s kan alleen gerealiseerd worden door een goede interne organisatie en heldere rapportage afspraken.

8.2

Aanbevelingen 1) De Raad voor te stellen om de streefnorm voor voldoende weerstandsvermogen vast te stellen op de ratiowaarden tussen 1,0 en 1,4 met ratiowaarde 0,8 als ondergrens. 2) De Raad bij begroting en jaarverslag te informeren over 60% van het totale risicoprofiel en belangrijke wijzigingen in het risicoprofiel, inclusief de grote projecten, door middel van een risicosimulatie aan de hand van een format zoals opgenomen in bijlage III. 3) De Raad bij de Beraps te informeren over belangrijke wijzigingen in het risicoprofiel, inclusief de grote projecten, door middel van een risicosimulatie. 4) De Raad tijdig te informeren over optredende risico’s met een score van 16 of hoger door middel van collegeverslagen of een bestuurlijk initiatiefstuk. 5) De Raad bij publicatie van risico’s waar gemeentelijke belangen een rol spelen vertrouwelijk te informeren. 6) De Raad te informeren over de volgende uitgangspunten van beleid: - risico’s te simuleren met 90% zekerheid - risico’s te rubriceren per beleidsprogramma - het risicoprofiel te baseren op de som van de risicoscores groter dan 7 - de weerstandscapaciteit te bepalen als de som van de algemene en bestemmingreserves minus de lasten van 1 jaar financiering van deze reserves tegen het percentage van de omslagrente.

Bijlage I: Wetteksten van de belangrijkste artikelen en toelichting. Artikel 189 lid 3 gemeentewet De Raad ziet er op toe dat de begroting in evenwicht is. Hiervan kan hij afwijken indien aannemelijk is dat het evenwicht in de begroting in de eerst volgende jaren tot stand kan worden gebracht. Artikel 203 lid 1 gemeentewet De begroting, bedoeld in artikel 189, van het eerstvolgende begrotingsjaar evenals de daarop betrekking hebbende begrotingswijzigingen, behoeven de goedkeuring van gedeputeerde staten, indien naar hun oordeel de begroting, bedoeld in artikel 189, niet in evenwicht is en blijkens de meerjarenraming, bedoeld in artikel 190, niet aannemelijk is dat in de eerstvolgende jaren een

26

evenwicht tot stand zal worden gebracht. Gedeputeerde staten doen hiervan vóór de aanvang van het begrotingsjaar mededeling aan het gemeentebestuur. Artikel 11 BBV 1. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. 2. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat ten minste: a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; b. een inventarisatie van de risico’s; c. het beleid over de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Toelichting Artikel 11 BBV De paragraaf weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de begroting is. Dit is van belang wanneer er zich een financiële tegenvaller voordoet. Door aandacht voor het weerstandsvermogen kan worden voorkomen dat elke financiële tegenvaller dwingt tot bezuinigen. Het weerstandsvermogen kan betrekking hebben op het begrotingsjaar zelf (statisch weerstandsvermogen genoemd), het kan ook betrekking hebben op de consequenties voor meerdere begrotingsjaren (dynamisch weerstandsvermogen genoemd) ingeval van een financiële tegenvaller. Voor het beoordelen van de robuustheid van de begroting is inzicht nodig in de omvang en in de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de provincie of gemeente beschikt om niet begrote kosten die onverwachts en substantieel zijn te dekken. Het gaat om die elementen waar mee tegenvallers eventueel bekostigd kunnen worden zoals de algemene reserve, maar ook de onbenutte belastingcapaciteit en de stille reserves. Stille reserves zijn de meerwaarden van activa die te laag of tegen nul zijn gewaardeerd doch direct verkoopbaar zijn indien men dat zou willen. Onderscheid kan worden gemaakt in incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Met het eerste wordt bedoeld het vermogen om calamiteiten en andere eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveau. Met de structurele weerstandscapaciteit worden de middelen bedoeld die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van de bestaande taken. De risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn die risico’s die niet anderszins zijn ondervangen. Reguliere risico’s - risico’s die zich regelmatig voordoen en die veelal vrij goed meetbaar zijn - maken geen deel uit van de risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen. Hiervoor kunnen immers verzekeringen worden afgesloten of voorzieningen worden gevormd. Voorbeelden van risico’s die wel tot de paragraaf weerstandsvermogen horen zijn ondernemersrisico’s (of bedrijfsrisico’s) en hangen vooral samen met grondexploitatie, gebiedsuitbreiding, publiek - private samenwerking (PPS), sociale structuur (bij neergaande conjunctuur) en openeinde regelingen. De paragraaf weerstandsvermogen bevat een aanduiding van de weerstandscapaciteit en de risico’s, evenals het beleid over beide. Wat in provincies en gemeenten tot de weerstandscapaciteit wordt gerekend en welke risico’s relevant zijn kan niet in zijn algemeenheid worden aangegeven. Provincies en gemeenten dienen de capaciteit en de risico’s zelf na te lopen en in kaart te brengen. Doordat de risico’s die provincies en gemeenten lopen verschillen, is het niet mogelijk een algemene norm te stellen voor een goede relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s. Het is aan de provincies en gemeenten zelf een beleidslijn te formuleren over de in de organisatie noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s. Een voorbeeld van een beleidslijn zou kunnen zijn dat de weerstandscapaciteit binnen 5 jaar wordt verhoogd met een xaantal euro’s.

Toelichting BBV: onderscheid schulden, voorzieningen, niet uit de balans blijkende verplichtingen en de paragraaf weerstandsvermogen. Hieronder is een toelichting opgenomen van de wijze waarop de bovengenoemde posten in de jaarrekening verwerkt dienen te worden.

27

Als het bedrag van een bepaalde verplichting vaststaat, en dus niet onzeker is, dient een schuld in de balans te worden opgenomen en geen voorziening. Voor het treffen van een voorziening geldt dat er per balansdatum sprake moet zijn van het bestaan van een verplichting of het bestaan van een risico op het ontstaan van een verplichting, waarvan de precieze omvang onzeker is, maar wel redelijker wijze te schatten. De beste schatting wordt als voorziening in de balans opgenomen. Als slechts de bandbreedte van een verplichting met voldoende mate van betrouwbaarheid kan worden geraamd, dan wordt de laagste waarde van de bandbreedte als voorziening in de balans opgenomen. In de toelichting op balans moet dan vervolgens worden gemeld in hoeverre tegenvallers denkbaar zijn. Het is niet toegestaan om een voorziening te vormen voor de hoogst denkbare waarde. Als de tijdstippen van geschatte toekomstige uitgaven onzeker zijn, dan kan de contante waarden van de toekomstige uitgaven niet met voldoende mate van betrouwbaarheid worden vastgesteld. In dat geval dient de voorziening niet tegen de contante waarde, maar tegen de nominale waarde in de balans gewaardeerd te worden. Verplichtingen die onvoldoende betrouwbaar geraamd kunnen worden, worden in de toelichting opgenomen als niet op de balans opgenomen verplichting. Zo mogelijk, wordt de potentiële omvang van de verplichting aangegeven. In de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag behoren alle risico’s aan bod te komen die niet of niet geheel door een voorziening zijn afgedekt. Dan kan het dus gaan om algemene risico’s waarvoor nimmer een voorziening gevormd wordt, of om voorzieningen die niet getroffen zijn omdat er geen voldoende betrouwbare raming beschikbaar is, of om risico’s die mogelijk een getroffen voorziening zullen overstijgen, omdat slechts voor het minimum van de mogelijke bandbreedte een voorziening gevormd mocht worden. Dit zijn dus de posten die onder de rubriek “Niet uit de balans blijkende verplichtingen” in de toelichting vermeldt staan. Uit de toelichting bij de voorziening moet de omvang van het (niet afgedekte) risico blijken. Artikel 169 gemeentewet: actieve informatieplicht 1. Het college en elk van zijn leden afzonderlijk zijn aan de Raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur. 2. Zij geven de Raad alle inlichtingen die de Raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft 3. Zij geven de Raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken daarvan in strijd is met het openbare belang 4. Zij geven de Raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g, h, indien de Raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de Raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft kunnen brengen. 5. Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 160, eerste lid onder f, geen uitstel kan leiden, geven zij in afwijking van het vierde lid de Raad zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het ter zake genomen besluit Artikel 160, lid 1 gemeentewet Het college is in ieder geval bevoegd: e. tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten f. te besluiten namens de gemeente, het college of de Raad rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij de Raad, voor zover het de Raad aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist. g. ten aanzien van de voorbereiding van de civiele verdediging h. jaarmarkten of gewone marktdagen in te stellen, af te schaffen of te veranderen. Artikel 180 gemeentewet: actieve informatieplicht burgemeester. 1. De burgemeester is aan de Raad verantwoording schuldig over het door hem gevoerde bestuur 2. Hij geeft de Raad alle inlichten die de Raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft

28

3. Hij geeft de Raad mondeling of schriftelijk de door een of mee leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbare belang

Bijlage II Monitoring & Review Framework

29

Bijlage III Format paragraaf 8.2 weerstandsvermogen. INLEIDING De gemeente Hengelo hecht aan het bewust omgaan met risico’s. Dat is ook een wettelijke verplichting die voortkomt uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Die wettelijke verplichting heeft als achtergrond dat de financiële positie van de gemeente voor het gemeentebestuur (en burgerij) inzichtelijk dient te zijn. De begroting en de jaarrekening dienen een paragraaf Weerstandsvermogen te bevatten met daarin een overzicht van de aard en omvang van risico’s die de gemeente loopt. Daarnaast dient er een kwantitatief inzicht te zijn in de weerstandscapaciteit waarmee de risico’s opgevangen kunnen worden. Tenslotte dient de gemeente een risicobeleid te formuleren.

BELEIDSNOTITIES Titel

Raadsbesluit

Presentatie over risicomanagement en weerstandsvermogen aan Raadscommissie op 18 december 2007. Beleidsnota “Zicht op risico’s” over de paragraaf weerstandsvermogen in najaar 2008 in procedure, tezamen met de beleidsnota “Vet op de botten?” over de evaluatie van reserves en voorzieningen. De Financiële Beheersverordening van 2004 bepaalt dat het College de raad tenminste 1 keer per 5 jaar geactualiseerde nota’s aanbiedt over de verplichte paragrafen. Hoewel niet strikt voorgeschreven is het wenselijk om ook 1 keer per 5 jaar de beleidsregels met betrekking tot risico’s en weerstandsvermogen te herzien. Om daadwerkelijk beleid te voeren dient bepaald te worden op welke wijze het risicoprofiel van de gemeente opgesteld wordt, wat er tot de weerstandscapaciteit gerekend kan worden en hoe het weerstandsvermogen berekend wordt.

30

DOELEN Bereiken?

Doen?

Inzichtelijk maken van de financiële positie van de gemeente

•

In beleidsrapportages wordt het risicoprofiel geactualiseerd en wordt verslag gedaan van de uitgevoerde maatregelen voor risicobeheersing en -reductie.

Stand van zaken In het jaar 2008 worden de afdelinghoofden, evenals in het jaar 2007, actief bij het proces van risicomanagement betrokken. Alle afdelinghoofden worden in het najaar van 2008 geïnterviewd, met als doel dat de risicoprofielen naar de meest recente inzichten geactualiseerd worden. Daarbij zal ook aandacht besteed worden aan nieuwe ontwikkelingen in de herziene exploitaties van het grondbedrijf en de de oprichting van een BV voor de exploitatatie van een warmtenet. Risicomanagement is tevens bedoeld om managers, voorafgaand aan bestuurlijke besluitvorming inzicht te geven in de mogelijke financiële impact van belangrijke voorgenomen activiteiten en projecten. Naar aanleiding de presentatie over risicomanagement en weerstandsvermogen heeft de raadscommissie bestuur in december 2007 het standpunt ingenomen dat zij zich goed geïnformeerd weet over de financiële positie als twee derde van het risicoprofiel in beeld is, als de belangrijkste wijzigingen in het profiel goed worden toegelicht, en als nieuwe risico’s tijdig gerapporteerd worden. De raad beslist over het gewenste niveau van het weerstandsvermogen en de raad moet dan ook tijdig worden ingelicht (de actieve informatieplicht), als er zich zaken voordoen waardoor het niveau van het weerstandsvermogen verandert. Dat is het geval bij alle bestuurlijke voorstellen en optredende nieuwe risico’s waarbij in een noodscenario de eigen begrotingsruimte van de afdeling niet meer toereikend is. Het weerstandsvermogen van de gemeente moet dan worden aangesproken en de raad moet dat weten om bij de besluitvorming een eigen afweging te kunnen maken.

Overzicht houden op de bekende risico’s

•

Actueel houden van de database met onderkende risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen uit het NARIS pakket. Uitvoeren van simulaties om te bepalen welk buffervermogen nodig is bij de beleidsmatig bepaalde grens van 90%-zekerheid.

Stand van zaken De risicosimulatie, op basis van de beleidsmatig bepaalde grens van 90% zekerheid, berekent een benodigde gemeentelijke weerstandscapaciteit van € 51,1 miljoen. Conform het in de vorige beleidsbegroting vastgestelde beleid dienen risico’s met een laag risicoprofiel (score van 7 of lager op een schaal van 25 en een geldgevolg kleiner dan € 1,0 miljoen) binnen de huidige eigen budgetten van de afdelingen te worden opgevangen. De benodigde weerstandscapaciteit welke dient te worden gedekt door de algemene reserve en de bestemmingsreserves bedraagt vervolgens: Totale benodigde weerstandscapaciteit:

€ 51,1 miljoen

Ten laste van afdelingsbudgetten:

€ 5,3 miljoen

Herrekende benodigde weerstandscapaciteit: € 45,8 miljoen Dit is vergeleken met de € 43,2 miljoen opgenomen in de beleidsbegroting 2008 – 2011 een stijging van € 2,6 miljoen, welke voornamelijk veroorzaakt wordt door de voorgenomen deelname in de exploitatie van een warmtenet. Inzichtelijk maken van risico’s bij grote investeringen en grondexploitaties

•

Nieuwe investeringen en grondexploitaties gaan vergezeld van een risicoanalyse en worden getoetst aan het weerstandsvermogen.

Stand van zaken Het weerstandsvermogen van het grondbedrijf kan als volgt worden weergegeven: Totale benodigde weerstandcapaciteit:

€ 15,0 miljoen

Totale beschikbare weerstandscapaciteit: € 1,5 miljoen Tekort:

€ 13,5 miljoen

Het weerstandsvermogen van het grondbedrijf is dus ontoereikend, zodat dit

31

gecompenseerd dient te worden door de overige beschikbare weerstandscapaciteit van de gemeente. Hierbij dient te worden opgemerkt dat door het grondbedrijf wel voorzieningen zijn gevormd voor tekortexploitaties van € 19,5 miljoen en van € 5,5 miljoen voor “nog niet in exploitatie genomen gronden”. In overeenstemming met de BBV systematiek, is bij het grondbedrijf eveneens geen rekening is gehouden met nog niet gerealiseerde toekomstige exploitatiewinsten van € 30,2 miljoen, met stille reserves grondbedrijf van € 4,1 miljoen en met specifieke eigen bijdragen en stortingen van € 7,9 miljoen. Deze laatste post is zowel op de boekwaarde als de reserves van het grondbedrijf in mindering gebracht. Bij de interne beoordeling van de financiёle positie van het grondbedrijf wordt met deze aspecten wel rekening gehouden, en is op basis van deze interne ( niet BBV) maatstaven de weerstandscapaciteit op 31 december 2007 bepaald op € 29,4 miljoen. Voor (externe) jaarverslag doeleinden is dit laatste cijfer echter niet relevant: bij de bepaling van het weerstandsvermogen voor de gehele gemeente wordt er gerekend met een weerstandscapaciteit grondbedrijf van € 1,5 miljoen. •

Onderzoeken of de NARIS systematiek toepasbaar is op de grondexploitaties

Stand van zaken Thans (evenals vorig jaar) blijkt het (nog) niet mogelijk om de zogenaamde gevoeligheidsanalyses, waarbij de onzekerheden binnen de grondexploitaties in beeld worden gebracht, uit te voeren. De oorzaak hiervan is dat het NARIS pakket, op dit moment (nog) niet in staat is om deze analyses uit te voeren. Dit leidt niet tot onaanvaardbaar grote risico’s omdat ieder jaar de grondexploitaties herzien worden aan de hand van de laatst beschikbare gegevens over de verwachte kosten en opbrengsten, zodat de calculaties een redelijk betrouwbaar beeld geven van de financieel – economische haalbaarheid van deze grondexploitaties.

INDICATOREN Indicator

Waarde

Begrotingssaldo

Tenminste een sluitende begroting. Stand van zaken De beleidsbegroting 2009 – 2012 toont een positief begrotingsaldo van € X,X miljoen in 2009, oplopend naar € X,X miljoen in 2012.

Vrij aanwendbare begrotingsruimte

Post onvoorzien tenminste € 6,- per inwoner. Post kleine opties nieuw beleid tenminste € 25.000 per jaar, met een maximum van € 5000 per voorstel. Stand van zaken Uitgaande van een bevolking van 81.400 is de omvang van de post onvoorzien bepaald op afgerond € 488.400 (in de vorige beleidsbegroting € 365.400). Jaarlijks wordt nieuwe structurele ruimte aangeboden tot een bedrag van € 25.000 voor kleine opties nieuw beleid, tot een maximum per voorstel van € 5.000

Onderuitputting

P.M. Stand van zaken In deze begroting anticipeert Hengelo alleen op onderuitputting bij de kapitaallasten van investeringen. Kwantificering van deze post is niet goed mogelijk, zodat we een schatting hiervan achterwege blijft.

Behoedzaamheidsreserve

P.M. Stand van zaken

32

Na afloop van het begrotingsjaar wordt door het Rijk op nacalculatiebasis bepaald welk deel van deze reserve wordt uitgekeerd. Hengelo anticipeert in de begroting niet op dit gegeven. Beschikbare belastingcapaciteit

Kostendekkendheid tarieven Stand van zaken De tarieven voor belastingen en retributies, waaraan vanuit de wetgeving een limiet is gesteld, zijn met uitzondering van de marktgelden kostendekkend. Voor de overige belastingen, waaronder de OZB, geldt geen limiet. Deze kunnen dus in principe (mits er geen onredelijke / willekeurige belastingheffing plaatsvindt) onbeperkt worden verhoogd. In 2008 zal een artikel 213a onderzoek naar de kostendekkendheid van de tarieven in procedure worden gebracht.

Weerstandscapaciteit (de beschikbare weerstandscapaciteit in relatie tot de benodigde weerstandscapaciteit

Streefcijfer is 1,0 (= voldoende). Het bureau NAR hanteert de volgende classificatie.

Klasse

Ratio

Betekenis

A

> 2,0

Uitstekend

B

1,4 – 2,0

Ruim voldoende

C

1,0 – 1,4

Voldoende

D

0,8 – 1,0

Matig

E

0,6 – 0,8

Onvoldoende

F

< 0,6

Ruim onvoldoende

Stand van zaken De beschikbare weerstandcapaciteit op basis van de gegevens van de jaarrekening 2007 kan als volgt worden bepaald. Algemene reserve

: € 14,8

Bestemming reserves

: € 54,2

Totaal reserves

: € 69,0 miljoen

In mindering komen de volgende niet vrij aanwendbare reserves: Inbouw winstsaldo gasbedrijf : € 1,5 Grote investeringen

: € 2,9

Egalisatie BTW compensatie : € 0,2 Volkshuisvestingfonds

: € 3,8

Totaal niet vrij aanwendbaar : € 8,4 miljoen Netto weerstandscapaciteit

: €60,6 miljoen

De benodigde weerstandscapaciteit is € 45,8 miljoen en de beschikbare weerstandscapaciteit is € 60,6 miljoen. Dit levert vervolgens een ratio op van 1,3 (= voldoende).

UITKOMSTEN WEERSTANDVERMOGEN VAN DE GEMEENTE Als het risicoprofiel bekend is, kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die ratioberekening vormt het weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit kan als volgt worden weergegeven (bron: Naris simulatie jaarrekening 2007 in miljoenen).

33

Programma

Reserves

1

Mens in ontwikkeling Mens in de samenleving Zorg voor de mens Werk en inkomen Woonconsumenten Gebruiker openbare ruimte Mens en milieu Inwoners en bestuur Stad in ontwikkeling Middelen

2 3 4 5 6 7 8 9 10 Subtotaal “Beklemd" Totaal

Ultimo 2006 14,9

Ultimo 2007 18,3

Bruto profiel 1,1

Netto profiel 1,1

4,7

4,3

0,4

0,4

2,8 4,1 0,0 0,1

2,4 4,3 0,0 0,2

0,8 7,0 0,0 2,8

0,7 6,6 0,0 2,5

4,7 4,9

5,8 4,4

9,1 10,5

8,3 8,9

3,9

3,5

12,1

10,9

13,4 53,5 11,1 64,6

17,4 60,6 8,4 69,0

7,2

6,4

51.1

45,8

Bruto Ratio

1,1

Netto ratio

1,3

Classificatie

Voldoende

Bruto risicoprofiel = totaal risico’s voor toepassing beheersmaatregelen Netto risicoprofiel = totaal risico’s na toepassing beheersmaatregelen

Het verschil tussen bruto en netto risicoprofiel ontstaat door de toepassing van effectieve interne beheersingsmaatregelen. Voorbeelden van interne beheersmaatregelen zijn een goede administratieve organisatie, geteste interne controles, verzekeringen, etc. Bruto ratio = bruto risicopofiel / reserves ultimo 2007 Netto ratio = netto risicopofiel / reserves ultimo 2007

Overzicht van de belangrijkste risico’s In de raadscommissie van december 2007 is goede informatievoorziening aan de Raad gedefinieerd als het in beeld brengen van twee derde van het totale risicoprofiel. Deze afspraak resulteert in de volgende opsomming van de 27 belangrijkste risico’s. Belangrijkste risico’s gemeente Hengelo Vervuilde grond leidt tot saneringskosten Rendementsrisico exploitatie warmtenet Veldwijk Noord: + Kuipersdijk en waterwingebied WWB budget: tussentijdse aanpassing minSZW 2 de fase HVZ wordt later of nooit gerealiseerd WWB onderbenutting werkdeel Berflo–Es niet of later op warmtenet aangesloten Kristenbos, geen woningbouw locatie Grundel Verordening baatbelasting wordt nietig verklaard Revitalisering Twentekanaal Zuid, project en subs. risico Revitalisering Twentekanaal Zuid, saneringsrisico Onvoldoende inzicht in reïntegratietrajecten Schalmeden woningbouw, politieke risico’s Openbare ruimte binnenstad, kostenverhaal Warmtenet: verkoop aansluitingen stagneert Uitstroom uitkeringsgerechtigden stagneert Dalmeden: huidige eigenaren opteren voor zelfrealisatie Extreme klimaatverschijnselen leiden tot hogere beheerkosten Budgetoverschrijdingen door mismatch planning en investering Veldwijk Noord: deal waterschap werkt opbrengstverlagend Geen toezicht bij bouwwerken door personeelstekort Geen effectuering bestuursdwang door personeelstekort Boekwaarde complex Weusthag is hoger dan de marktwaarde

Invloed (percentage van totaal) 9.53% 7.87% 4.82% 4.73% 3.20% 2.75% 2.46% 2.44% 2.33% 1.87% 1.85% 1.84% 1.84% 1.54% 1.50% 1.42% 1.41% 1.40% 1.38% 1.29% 1.22% 1.20% 1.20%

34

Vertraagde uitgifte gronden Westermaat Campus Verbieden van onkruidbestrijdingmiddelen Hoog ziekteverzuim leidt extra inzet van derden Brandweer haalt de zorgnormering niet: aansprakelijkheid

1.02% 1.01% 1.00% 1.00%

Bijlage IV Begrippen

Weerstandscapaciteit

Met de structurele weerstandscapaciteit worden de middelen bedoeld die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van de bestaande taken. Deze bestaat in Hengelo uit:

Positief begrotingssaldo. Voor de vaststelling van het begrotingssaldo verwijzen wij naar hoofdstuk 6 van deze Beleidsbegroting. Bij een positief structureel saldo is er sprake van een structurele ruimte. Zolang deze ruimte niet is besteed is deze vrij inzetbaar als weerstandscapaciteit. Behoedzaamheidreserve, buffer in de algemene uitkering (AU), die het rijk aanhoudt tegenover het risico van een lagere AU door onderuitputting in de rijksuitgaven. Door de koppeling van de rijksuitgaven met de voeding van het gemeentefonds lopen gemeenten hier een risico. Na afloop van het begrotingsjaar wordt op nacalculatiebasis bepaald welk deel van deze reserve wordt uitgekeerd. Hengelo anticipeert in de begroting niet op dit gegeven. Ten minste de helft van dit bedrag kan beschouwd worden als structurele weerstandscapaciteit: € 0,50 mln. Onderuitputting. Elk jaar blijkt weer dat bestedingen achterblijven bij de ramingen. Een belangrijke component hierin zijn de onbenutte vacaturegelden. In de begroting anticipeert Hengelo alleen op onderuitputting bij de kapitaallasten van investeringen. Kwantificering van deze post is niet goed mogelijk, zodat we een schatting hier achterwege moeten laten.

35

Post onvoorzien/kleine opties nieuw beleid. In deze begroting is hiervoor een bedrag opgenomen van structureel € 0,45 mln. Tarieven en belastingen. De belangrijkste tarieven zijn in Hengelo 100% kostendekkend. Dat betekent dat daarin geen potentiële financiële ruimte zit. Theoretisch kunnen middelen worden gegenereerd door de tarieven voor parkeren, hondenbelasting, toeristenbelasting en precariobelasting te verhogen. Ook is het nog mogelijk een belasting op reclame-uitingen en een woonforensenbelasting in te voeren. Praktisch en beleidsmatig is deze ruimte beperkt. Niettemin geven wij een kwantitatieve indruk ervan: 10% verhoging van de genoemde belastingen en tarieven betekent € 0,25 mln. meeropbrengst. OZB. De beleidslijn van de gemeente is op dit moment om de opbrengst jaarlijks te laten stijgen met het percentage van de inflatie. Met de incidentele weerstandscapaciteit worden de middelen bedoeld die éénmalig kunnen worden ingezet om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van de bestaande taken. Deze bestaat in Hengelo uit: Algemene reserve. Deze reserve is opgebouwd uit het rentedragende en het niet – rentedragende deel van de algemene reserve en de reserve grondexploitaties. Bestemming reserves. Deze reserve is opgebouwd uit alle reserves waar de Raad de bestemming op korte termijn zou kunnen wijzigen zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken. Van een viertal bestemming reserves is aangenomen dat de Raad de bestemming niet op korte termijn kan wijzigen, te weten: inbouw winstsaldo gasbedrijf, grote investeringen, BTW compensatie, en volkshuisvesting reserve. Stille reserves. Stille reserves ontstaan doordat de marktwaarde van een bezit (een activum) op enig moment hoger is dan de boekwaarde. Stille reserves worden in de gemeente Hengelo niet gerekend tot de weerstandscapaciteit omdat: -

het bezit niet op korte termijn liquide te maken valt;

-

dit vanuit beleidsoptiek vaak niet gewenst is;

-

de weerstandscapaciteit is gedefinieerd als de middelen die op korte termijn kunnen worden ingezet om tegenvallers in de exploitatie op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van andere taken.

Weerstandsvermogen: de mate waarin de beschikbare weerstandscapaciteit ( = algemene reserves plus op korte termijn te wijzigen bestemmingreserves) afdoende is in relatie tot de benodigde weerstandscapaciteit. ( = het totaal van de simulatie van alle risico’s met 90% zekerheid). Het weerstandsvermogen wordt bepaald door de benodigde weerstandscapaciteit te delen door de beschikbare incidentele weerstandscapaciteit. De structurele weerstandscapaciteit blijft in de berekening buiten beschouwing. Het uitgangspunt is dat risico’s per definitie incidenteel zijn en dus ook met incidentele middelen moeten worden opgevangen. Structurele risico’s moeten in de meerjaren beleidsbegroting door de Raad worden afgewogen tegen de beschikbare middelen.

36

Bijlage V Risico Categorieën. Bedrijfsproces/organisatie: Aantasting van de productiecapaciteit vanwege gehele of gedeeltelijke bedrijfsstilstand door bijvoorbeeld uitval van apparatuur of machines, ontbrekende of onjuiste procedures, stroomuitval, etc., en de daaruit voortvloeiende planningsproblemen. Onder de organisatorische risico’s vallen de risico’s die verband houden met de wijze waarop de organisatie is ingericht. Te denken valt hierbij aan de organisatiestructuur, richtlijnen, regelgeving, administratieve organisatie (AO), protocollen, interne gedragsregels en gedragscodes, en interne controle (IC). Vooral het onjuist, verouderd en onvolledig zijn hiervan is het voornaamste risico. Een goede AO/IC beperkt het optreden van risico’s. Letsel / Veiligheid: Het oproepen van gevoelens van (sociale) onveiligheid, eventueel gevolgd door bedreiging of lichamelijke schade aan personen. Bijvoorbeeld ongevallen bij bouwwerkzaamheden, agressie, werken met gevaarlijke apparaten, etc., Financieel: Directe aantasting van de financiële middelen die nodig zijn om de afgesproken prestaties (exploitatie en investeringsprestaties) te kunnen leveren. Met als gevolg: aantasting van de vermogenspositie van de organisatie. Materieel: Beschadiging of verlies van gebouwen, bedrijfsinventaris, transportmiddelen, goederen. ICT, enz., door brand, diefstal, fraude, vandalisme, aanrijdingen, etc. Imago/Politiek: Imago risico’s betreffen de aantasting van het vertrouwen in de organisatie als gevolg van negatieve publiciteit. Voorbeelden zijn het niet nakomen van toezeggingen, onjuiste berichtgeving, etc. Politieke risico’s zijn bijvoorbeeld besluitvorming in strijd met wet en regelgeving, onbehoorlijk bestuur en onbevoegde besluitvorming. Milieu: Aantasting van lucht, bodem, water of leefomgeving, door vervoer van gevaarlijke stoffen, illegale lozingen, fouten in de milieuvergunning, etc., Informatie/Strategie: Schade door onvoldoende of niet juiste informatie, waardoor geen of niet juiste besluiten worden genomen, verkeerde strategische keuzes worden gemaakt, etc. Personeel/Arbo: Hieronder vallen de risico’s die de arbeidscapaciteit en de kwaliteit van arbeid aantasten. Zoals uitstroom van vitale kennis, ziekte, bedrijfsongevallen, slecht aanname beleid, onvoldoende gekwalificeerd personeel op vitale posities, etc. Juridisch/Aansprakelijkheid: Hieronder vallen de risico’s die verband houden met juridische procedures, zoals aansprakelijkheidstellingen of de mogelijkheid daartoe. Met als gevolg: aantasting van de vermogenspositie van de organisatie door claims van derden als gevolg van

37

wettelijke- of contractuele aansprakelijkheid (materiële schade, letselschade, planschade, vermogenschade enz.). Product: Aantasting van de afzetcapaciteit, doordat producten en diensten niet aan de door de afnemer gestelde kwaliteitseisen voldoen. Voorbeelden zijn de afgifte van een onjuist of foutief document of product. In de risicodatabase van de gemeente Hengelo wordt met alle genoemde risico’s rekening gehouden.

Bijlage VI. Functieprofiel risicomanagement coördinator

Risicomanagement is vanuit de gedachte van integraal management een zaak van het sectormanagement. Het initiatief en de eindverantwoordelijkheid voor het proces van risicoinventarisatie ligt bij de sectormanagers in samenwerking met de coördinatoren. Toch is het aan te raden om binnen de organisatie medewerkers te benoemen die toezien op de gemaakte afspraken en medewerkers ondersteunen bij een voor hen nieuw vakgebied. De belangrijkste taken die een risicomanagement coördinator vervult zijn: • • • •

Constateren waar in de organisatie risicomanagement gebrekkig verloopt, helpen de problemen op te lossen en/of in het managementoverleg aan de orde stellen. Een tweede taak is het kwalitatief een vinger aan de pols houden als het gaat om het definiëren en beoordelen van risico’s. Overzicht houden over het totale risicoprofiel van de gemeente. Een derde taak is het bewaken van de onderlinge samenhang van risico’s en beheersmaatregelen en daarop bijsturen om de beheerskosten zo laag mogelijk te houden. De vierde taak is het faciliteren van de organisatie om op een uniforme wijze risico’s te identificeren en te beoordelen. Een net aangestelde risicomanagement coördinator beschikt in de beginfase vaak niet over voldoende kennis om zijn werkzaamheden goed te kunnen verrichten. Om goed aan de slag te kunnen gaan dient daarom een opleidingsprogramma te worden gevolgd.Enkele onderwerpen die tijdens de opleiding worden behandeld zijn risico-identificatie en – analyse, risicofinanciering, het opstellen en de implementatie van risicomanagementbeleid.

38

Bijlage VII, Detailbeschrijving van fase 2 en fase 3 van het COSO Model. Kenmerkend voor fase 2 zijn: Het management heeft beperkt aandacht voor risicomanagement en is vooral reactief en symptoom bestrijdend. Het management reageert op incidenten, zonder een structurele vastlegging. Taken en verantwoordelijkheden rondom risicomanagement zijn nog niet eenduidig vastgelegd. De doelstellingen zijn weliswaar bekend, maar zijn nog beperkt doorvertaald in de organisatie. Kritische succesfactoren (KSF’s), en Kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) en de bijbehorende normen zijn nog slechts beperkt beschikbaar. Men richt zich vooral op de financiële risico’s. De aandacht voor de strategische en de operationele risico’s is nog niet aanwezig. De structuur voor het ontwikkelen van een integraal actieplan ontbreekt nog. De effectiviteit en de efficiëntie van de getroffen beheersingsmaatregelen wordt ad hoc vastgesteld. Informatie over de belangrijkste risico’s is nog slechts beperkt voor handen en wordt beperkt voor externe doeleinden gebruikt De organisatie onderdelen, afdelinghoofden en projectleiders, worden nog niet verplicht tot het maken van bijvoorbeeld investeringsrapportages, en rapporteren op beperkte schaal bottom – up over de beheersing van risico’s In de management letter en het rapport van de accountant over het jaar 2007 voor de gemeente Hengelo is voor de eerste maal de kwaliteit van het risicomanagement en de getroffen beheersing maatregelen formeel aan de orde gesteld.

Kenmerkend voor fase 3 zijn: o Het management heeft oog gekregen voor de relevante risico’s, heeft vooruit leren kijken en weet zelfstandig de belangrijkste risico’s te vermijden; o Risicomanagement staat periodiek op de bestuurlijke en ambtelijke agenda. In de P&C cyclus krijgen risico’s en het managen daarvan structurele aandacht; o De taken en verantwoordelijkheden rondom risicomanagement zijn uitgekristalliseerd en vastgelegd; o De doelstellingen zijn doorvertaald naar de verschillende niveaus van de organisatie en KSF’s en KPI’s en de normen zijn in de praktijk getest. De organisatie heeft leren denken in termen van doelstellingen. Ten opzichte van de vorige fase is de bottom – up en de top – down communicatie sterk geïntensiveerd. Management en medewerkers zijn niet alleen maar voelen zich ook verantwoordelijk voor het halen van doelstellingen o Er worden relaties gelegd tussen strategische, financiële en operationele risico’s. De risicotolerantie en risicoambitie ( the risk appetite) is een onderwerp van gesprek geworden bij beleid en planvorming. De vastlegging van gebeurtenissen en incidenten worden structureel geanalyseerd naar oorzaak en gevolg. o Een generiek model stelt de organisatie delen in staat hun risico’s te identificeren en te koppelen aan de doelstellingen op verschillende management niveaus o De effectiviteit en de efficiëntie van de getroffen beheersmaatregelen worden meer structureel vastgesteld. Informatie over de belangrijkste risico’s wordt meer betrouwbaar en bruikbaar voor externe (rapportage) doeleinden o Via interne en externe verklaringen kan de organisatie over de kwaliteit van het risicomanagement systeem en de getroffen beheersingsmaatregelen rapporteren. De eerste ervaringen worden opgedaan met “In control statements” en “Letters Of Representation” ( de LOR). o Naast de periodieke rapportages proberen de organisatie onderdelen ook op andere wijze de risico’s te monitoren. Er wordt voorzichtig een koppeling gemaakt met performance management. De allereerste dashboard rapportages worden zichtbaar. o De organisatie leert werken met de PDCA cyclus. Juist de Act fase van de cyclus duidt op een meer volwassen benadering van de problematiek. Vaststellen van wat er nog niet optimaal loopt, het identificeren van de risico’s, is een belangrijke eerste stap, vaststellen van wat er vervolgens moet gebeuren, het treffen van maatregelen, is een belangrijke vervolgstap, maar essentieel is het feitelijk managen van de aanpassingen die zijn voorgesteld.

39

o

o

Het “rond maken” van de PDCA cyclus is voor de managers van de gemeente Hengelo een belangrijke opgave. Kenmerkend voor deze fase is vooral dat er systematisch en gestructureerd aan verbetering wordt gewerkt. Het proces “verbeteren en innoveren” is op gang gekomen. De gemeente Hengelo staat nu voor de uitdaging om de resultaten van risicoanalyses te vertalen naar concrete oplossingen, actiehouders te benoemen, de uitwerking van een deadline te voorzien, en in de P&C cyclus de gemaakte afspraken te volgen.

Bijlage VIII, Weerstandsvermogen Grondbedrijf. Het grondbedrijf hanteert een andere definitie van het begrip weerstandsvermogen bij de jaarlijkse herzienigen grondexploitiaties. De Nota “Zicht op Risico’s” dient een integraal beeld dient te geven van het risicomanagement beleid van de gemeente Hengelo. De notitie Weerstandsvermogen Grondbedrijf is daarom als bijlage toegevoegd en maakt onderdeel uit van de besluitvorming.

Inleiding In de Beheerregels Grondzaken 2007, die begin 2007 door het college van Burgemeester en Wethouders zijn vastgesteld, staat onder meer vermeld dat minimaal eens per vier jaar een nota weerstandsvermogen grondzaken zal worden opgesteld, waarin de huidige en toekomstige risico’s worden afgezet tegen de aanwezige weerstandscapaciteit. Aangezien er ook gemeentebreed een behoefte is aan een beleidskader inzake risicomanagement is besloten om niet een aparte nota weerstandsvermogen grondbedrijf vast te laten stellen, maar om deze te integreren in de nota “Zicht op risico’s”. In deze bijlage staan de specifiek voor het grondbedrijf van toepassing zijnde aspecten met betrekking tot risicomanagement. Het weerstandsvermogen van het grondbedrijf kan als volgt worden omschreven: De mate waarin het grondbedrijf de mogelijkheden heeft om zelf financiële risico’s te kunnen opvangen. Hierbij komt het erop neer dat de aanwezige weerstandscapaciteit voldoende moet zijn om financiële risico’s te kunnen opvangen.

40

Het grondbedrijf rapporteert reeds jaarlijks over het weerstandsvermogen, in deel Ia van de ‘herzieningen van de grondexploitaties’. In deze bijlage wordt vastgelegd hoe het weerstandsvermogen van het grondbedrijf wordt bepaald, opdat de gemeenteraad de werkwijze kan vaststellen. In afwijking van hetgeen in de Beheerregels Grondzaken 2007 staat opgenomen, wordt de nota eens in de vijf jaar herzien, in plaats van eens in de vier jaar.

Relatie met … Herzieningen van de grondexploitaties In de nota wordt het beleidskader voor de komende vijf jaar neergelegd. Jaarlijks worden per 1 januari van het betreffende jaar de grondexploitaties door de gemeenteraad vastgesteld. Een risicoanalyse maakt onderdeel uit van een grondexploitatie. Bij de jaarlijkse herzieningen wordt eveneens de financiële positie van het grondbedrijf in beeld gebracht. Het weerstandsvermogen maakt hier onderdeel van uit. De komende vijf jaar zullen de kaders – zoals in deze nota verwoord – worden toegepast om jaarlijks het weerstandsvermogen van het grondbedrijf in beeld te brengen. Jaarrekening en begroting Het Besluit Begroting en Verantwoording verplicht de gemeente een risicoparagraaf op te nemen in haar begroting en jaarrekening. Hierbij dient het weerstandsvermogen in beeld te worden gebracht. Het weerstandsvermogen van het grondbedrijf maakt onderdeel uit van de paragraaf weerstandsvermogen bij de jaarrekening en de begroting. In de paragraaf grondbeleid bij de jaarrekening en de begroting wordt over de in deze bijlage genoemde beleidskaders, die specifiek voor het grondbedrijf gelden, gerapporteerd.

Weerstandscapaciteit De aanwezige weerstandscapaciteit van het grondbedrijf is uit de volgende middelen opgebouwd:




Reserve grondbedrijf; Bestemmingsreserves; Stille reserves.

Reserve grondbedrijf De reserve van het Grondbedrijf kan als volgt worden opgebouwd: Saldo reserve grondbedrijf (winsten en verliezen uit het verleden) Saldo verliesgevende grondexploitaties (noodzakelijke voorziening) Verschil tussen boekwaarde en verkeerswaarde van de nog niet in exploitatie genomen gronden waarvan de boekwaarde hoger is dan de verkeerswaarde (noodzakelijk voorziening) = Huidige reserve grondbedrijf + Saldo winstgevende grondexploitaties (toekomstige winsten) + Nog te realiseringen specifieke stortingen in de reserve Stelposten (zoals opgenomen in de meerjarenraming van de reserve grondbedrijf) = Toekomstige (geprognosticeerde) reserve grondbedrijf

Ter zake wordt opgemerkt dat bij het bepalen van de weerstandscapaciteit van de gemeente uitsluitend de huidige reserve van het grondbedrijf wordt meegenomen (conform het Besluit Begroting en Verantwoording). Bestemmingsreserves Dit betreffen gereserveerde middelen, ingesteld ter toekomstige dekking van een door de raad aangegeven doel, maar niet het karakter van een voorziening (gereserveerde middelen ter dekking van nu al voorzienbare risico’s en/of verplichtingen) hebbende. Het grondbedrijf van de gemeente Hengelo onderscheidt de volgende bestemmingsreserves, die een relatie hebben met de grondexploitaties:

41








Reserve Bovenwijkse Voorzieningen; Reserve Verfraaiing Woon- en werkomgeving; Reserve Bodemsanering; Mobiliteitsreserve; Reserve Volkshuisvesting.

Stille reserves Onder stille reserves wordt verstaan de meerwaarde van bezittingen, die in geval van nood te gelde kunnen worden gemaakt. Hierbij zijn er twee mogelijkheden: 1. Stille reserves binnen de door de raad vastgestelde grondexploitaties; 2. Verkoop van onroerende zaken waarvan de boekwaarde lager is dan de huidige verkeerswaarde Ad. 1. Hiervan is in principe geen sprake. Uitgangspunt bij de grondexploitaties is dat deze reëel zijn begroot en dat er derhalve geen posten onvoorzien in de grondexploitaties staan opgenomen. Ad. 2. Hierbij kan gedacht worden aan eigendommen binnen verspreide gronden waarvan de huidige verkeerswaarde (bij de huidige bestemming) hoger is dan de boekwaarde. Wanneer de boekwaarde wordt vergeleken met een (eventuele) toekomstige bestemming, dan leidt dit in de meeste gevallen tot grotere voordelen. Deze potentiële opbrengsten worden niet tot een stille reserve gerekend. Beleidsuitgangspunten:
De aanwezige weerstandscapaciteit van het grondbedrijf bestaat uit de reserve van het grondbedrijf, de aan het grondbedrijf gelieerde bestemmingsreserves en de stille reserves;
Bij het bepalen van de weerstandscapaciteit van het grondbedrijf wordt de contante waarde van de winstgevende grondexploitaties meegenomen.

42

Risico’s Het grondbedrijf is verantwoordelijk voor de realisatie van grondexploitaties en loopt daarom diverse risico’s. Om de risico’s te onderkennen en inzichtelijk te krijgen, zijn we actief bezig met identificeren van risico’s. Voordat we mogelijke risico’s in beeld kunnen brengen, is het van belang om te weten welke risico’s zich in relatie tot een grondexploitatie kunnen manifesteren. Dit is niet alleen van belang om een eerste gevoel te krijgen, maar het draagt ook bij tot uniformiteit in het kijken naar en beoordelen van risico’s. Aangezien er sprake is van meerdere planeconomen (en projectleiders) is een gezamenlijke taal belangrijk om consensus te bereiken over de aanpak en methodiek. Hieronder volgt een checklist van de te onderscheiden financiële risico’s. De lijst is niet uitputtend, doch dient als een handvat om de risico’s te benaderen. Aandachtsgebied

Omschrijving risico

De huidige verkeerswaarde van een aankoop is lager dan de boekwaarde; Boekwaarde
De verwachting bestaat dat de gedane investeringen niet goed gemaakt kunnen worden door werkelijke en nog te verwachte opbrengsten.
Het moeten aanpassen van de plangrenzen; Stedenbouwkundig
Het moeten aanpassen van het grondgebruik; plan
Het moeten aanpassen van het bouwprogramma.
Minnelijke verwerving lukt niet / er wordt geopteerd voor Verwervingen zelfrealisatie waardoor de economische uitvoerbaarheid onder druk komt te staan.
Niet voorziene sloopkosten zoals asbest en ondergrondse Sloopkosten funderingen.
Er wordt vanuit gegaan dat het schone grond betreft, terwijl er nog Bodemsanering geen bodemonderzoeken hebben plaatsgevonden.
Tegenvallende aanbesteding Bouw- en woonrijp
Bij de uitvoering van het plan ontstaan afwijkingen ten opzichte van maken het Voorlopig Ontwerp, Definitief Ontwerp en bestek.
Het kader en de randvoorwaarden zijn niet duidelijk;
Een langere looptijd;
Planschades; Plankosten
Aanpassingen aan het oorspronkelijke plan als gevolg van nieuwe wetgeving;
Aanpassingen op het oorspronkelijke plan als gevolg van bezwaren of onmogelijkheden om te realiseren. Rentekosten
Langere looptijd door vertragingen.
De gemiddelde jaarlijkse prijsstijging is hoger dan de toegepaste Kostenstijging indexering. Verkoopopbrengsten
De verwachte verkoopprijs blijkt niet haalbaar;
De effecten van mogelijke (economische) omstandigheden waardoor vraag en aanbod niet direct aan elkaar gelijk zijn en een mogelijk afzetrisico bestaat. Subsidies
Het mislopen van verwachte subsidies door het niet voldoen aan subsidievoorwaarden. Exploitatiebijdragen
Faillissementen / terugtrekken samenwerkingspartners leiden tot het niet ontvangen van een verwachte bijdrage / het niet nemen van een bekostigingsbesluit. Opbrengstenstijging
De gemiddelde jaarlijkse indexering is anders dan aangenomen. Om de vereiste weerstandscapaciteit in beeld te brengen is het noodzakelijk dat de risico’s worden gekwantificeerd. Dit wordt gedaan door de kans op het optreden van de gebeurtenis in beeld te brengen, alsmede het financiële gevolg. Daarnaast wordt bij grondexploitaties eveneens het tijdsgevolg in beeld gebracht. De reden hiervoor is dat iedere vertraging in een grondexploitatie leidt tot hogere rentelasten.


Beleidsuitgangspunten:
Per vastgestelde grondexploitatie wordt bekeken welke risico’s zich kunnen manifesteren. Hiervoor wordt de op de vorige pagina gepresenteerde checklist gebruikt;

43




Om de risico’s te kwantificeren wordt naast de kans op het optreden van de gebeurtenis en het verwachte financiële gevolg tevens een eventueel tijdsgevolg in beeld gebracht.

Weerstandsvermogen Uit de confrontatie van de aanwezige weerstandscapaciteit met de vereiste weerstandscapaciteit (de risico’s) kan worden afgelezen hoe het grondbedrijf er financieel voor staat. Heeft het grondbedrijf voldoende “vlees op de botten” om de risico’s in de grondexploitaties op te kunnen vangen? Dekkingsgraad In de nota wordt voorgesteld om (gemeentebreed) als norm voor de bepaling van het weerstandsvermogen een zekerheid van 90% te hanteren. Met andere woorden de kans, dat de risico’s – in financiële zin – niet kunnen worden opgevangen met het aanwezige weerstandscapaciteit, mag ten hoogste 10% zijn. Bij het bepalen van het weerstandsvermogen van het grondbedrijf zal eveneens deze norm worden gehanteerd. In de Beheerregels Grondzaken 2007 staat in artikel 21.2 dat als norm voor de bepaling van het weerstandsvermogen een zekerheid van 100% wordt gehanteerd. Bij de eerstvolgende herziening van de beheerregels zal dit worden aangepast.

Confrontatie aanwezige en vereiste weerstandscapaciteit Op de volgende pagina wordt schematisch de confrontatie tussen de aanwezige en de vereiste weerstandscapaciteit aangegeven. In kleuren wordt aangegeven of de confrontatie een wenselijk beeld laat zien of niet. De volgende situaties worden onderscheiden: Groen:

De huidige reserve van het grondbedrijf is groot genoeg om 90% van de risico’s te dekken.

Geel:

De toekomstige (verwachte) reserve van het grondbedrijf is groot genoeg om 90% van de risico’s te dekken.

Oranje:

Naast de toekomstige reserve van het grondbedrijf dienen ook de bestemmings- en stille reserves te worden aangewend om 90% van de risico’s te dekken.

Rood:

Zelfs als alle (toekomstige) reserves van het grondbedrijf worden aangewend kan niet 90% van de risico’s worden afgedekt.

Naast de te onderscheiden situaties staan maatregelen vermeld die genomen dienen te worden wanneer een situatie zich voordoet.

Aanwezig

Vereist

Benodigde actie Optimaliseringvoorstellen buiten kaders

raad

Stille reserves Geen strategische aankopen; Geen grondexploitaties met een negatief Bestemmingreserves

resultaat laten vaststellen

44

Toekomstige reserve

Verscherpen

risicobewaking

(extra

aandacht grondbedrijf

voor de vastgestelde kaders)

Huidige reserve grondbedrijf

Geen acties nodig

Beleidsuitgangspunt:
Bij de confrontatie tussen de aanwezige en de vereiste weerstandscapaciteit zijn vier situaties te onderscheiden, op basis waarvan de volgende acties uitgevoerd moeten worden: Groen: Geel: Oranje:

Rood:

Geen acties nodig. Verscherpen risicobewaking (extra aandacht voor de vastgestelde kaders m.b.t. tijd, geld en kwaliteit). Bovenstaande; Geen strategische aankopen waarvan de huidige verkeerswaarde lager is dan de aanschafwaarde; Geen nieuwe grondexploitaties met een negatief resultaat laten vaststellen. Bovenstaande; Optimaliseringvoorstellen waarbij de kaders zoals vastgesteld door de gemeenteraad ter discussie worden gesteld.

Toepassing Jaarlijks worden de grondexploitaties geactualiseerd en door de gemeenteraad vastgesteld. Hierbij wordt tevens – op basis van de geactualiseerde grondexploitaties – het weerstandsvermogen van het grondbedrijf in beeld gebracht. Op basis hiervan kan worden geconstateerd of er een situatie ontstaat waarin maatregelen dienen te worden getroffen. In principe zal moeten worden voorkomen om in een oranje – laat staan een rode - situatie te geraken. Wanneer in een lopend jaar een grondexploitatie wordt vastgesteld of een strategische aankoop wordt gerealiseerd, worden tevens de (eventuele) risico’s in beeld gebracht. Op basis hiervan kan bij het besluit van de gemeenteraad worden aangegeven of het weerstandsvermogen van het grondbedrijf “van kleur verschiet”.

Beleidsuitgangspunten:
Het weerstandsvermogen van het grondbedrijf wordt bij de jaarlijkse herzieningen van de grondexploitaties vastgesteld;
Wanneer in het lopende jaar een grondexploitatie wordt vastgesteld of tot een strategische aankoop wordt besloten, wordt tevens in beeld gebracht welke gevolgen dit voor het weerstandsvermogen van het grondbedrijf heeft;
Er wordt gestreefd naar een situatie waarbij de vereiste weerstandscapaciteit kleiner of gelijk is aan de (toekomstige) reserve van het grondbedrijf.

Voor de volledigheid wordt hieronder de confrontatie weergegeven op basis van en zoals gepresenteerd bij de herzieningen van de grondexploitaties per 01.01.2008 (raadsbesluit d.d. 24.06.2008). Er wordt een onderscheid gemaakt naar het weerstandsvermogen conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zoals bij de bepaling van het gemeentelijke weerstandsvermogen wordt meegenomen en het weerstandsvermogen conform het gemeentelijk grondbedrijf. Herziening ‘08 Reserve grondbedrijf per 01.01.2008 Voorziening tekortexploitaties

€ 26,5 mln. € 19,5 mln.

BBV € 26,5 mln. € 19,5 mln.

45

Voorziening “niet in exploitatie genomen gronden” Huidige reserve grondbedrijf

€ €

Saldo winstgevende grondexploitaties Stortingen in de reserve Stelposten (opgenomen in de reserve) Toekomstige reserve grondbedrijf

€ 30,2 mln. + € 0,6 mln. + € 8,5 mln. € 23,8 mln.

Bestemmingsreserves per 01.01.2008

€

Stille reserves Aanwezige weerstandscapaciteit Vereiste weerstandscapaciteit

€ €

5,5 mln. 1,5 mln.

1,5 mln. € 25,3 mln. € 3,2 mln. + € 28,5 mln.

€ 16,6 mln.

€

5,5 mln.1,5 mln.

1,5 mln. € 3,0 mln. € €

3,2 mln. + 6,2 mln.

€ 16,6 mln.

46