ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
Önkormányzati feladatok és az azt támogató folyamatok átalakítása, a járásnak történő feladatátadás következtében
Készítette: Kelt:
Tóth László köztisztviselő Pilisi Polgármesteri Hivatal Pilis, 2014. augusztus 14.-18.
1
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
Tartalomjegyzék
1. Összefoglaló .................................................................................................................................... 3 2. Projekt célja, módszertan .............................................................................................................. 4 3. Költségvetési tervezés folyamata .................................................................................................. 6 3.1. Bevezetés ................................................................................................................................... 6 3.3. Költségvetés tervezési folyamata Pilis Város Önkormányzatánál ...................................... 7 3.4. Fejlesztés alapadatai ................................................................................................................ 8 4. Kapcsolattartás a nemzetiségi önkormányzatokkal ................................................................. 14 4.1. Bevezető .................................................................................................................................. 14 4.2. Kapcsolattartás folyamata a nemzetiségi önkormányzatokkal ......................................... 16 5. Panaszkezelés ................................................................................................................................ 20 6. Jogszabályok jegyzéke ................................................................................................................. 23
2
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
1. Összefoglaló Pilis Város Önkormányzata sikeresen indult az Államreform Operatív Program keretében megvalósuló ÁROP-3.A.2-2013 számú „Szervezetfejlesztés a Közép-magyarországi régióban levő önkormányzatok számára” című egyfordulós pályázaton. Jelen tanulmányban kerül sor az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálatára. A tevékenység keretében a áttekintésre kerültek a jelenlegi folyamatok lépései, elemei, felmérésre kerültek a folyamatokban meglévő esetleges hibák, a folyamatokban meglévő nem vagy részben értékteremtő lépések, a folyamatok átfutási ideje, majd javaslatot kerül az átalakítás, a hatékonyabb működés megvalósítási lehetőségére. A projekttevékenység keretében az alábbi folyamatok részletes felülvizsgálata történt meg: • költségvetési tervezés folyamata, • kapcsolattartás az önkormányzati szervekkel, kiemelten a nemzetiségi önkormányzatokkal, • lakossági bejelentések panaszkezelés. Javaslatainkat az alábbiak szerint foglaljuk össze: •
Megállapítható, hogy a költségvetési tervezés folyamatának IT támogatottsága egyenlőre alacsony szintű. Az Excel táblázatban történő összeállítást, majd a képviselő-testületi elfogadást követően az előirányzatokat rögzíteni kell a könyvelést támogató szoftverben, valamint a központ szervek felé történő kötelező adatszolgáltatási rendszerben is, mely háromszoros terhelést jelent a pénzügyi adminisztrációnak. Megj.: támogató infrastruktúra projektelem / tanulmányban már javaslatot tettünk az IT fejlesztésre a költségvetés folyamatára vonatkozóan is.
•
A költségvetési tervezés folyamata, nem tartalmazza az Önkormányzati Gazdasági Programban foglaltak vizsgálatát, valamint a polgármester által a költségvetés megalkotása előtt a költségvetési szerveknek a költségvetési irányelvek kiküldésének kötelezettségét.
3
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
2. Projekt célja, módszertan1 A folyamat optimalizálás célja A módszertan céljait két részre bonthatjuk. Az egyik rész a felsőbb rendű, általános célokat tartalmazza, a másik pedig a konkrétan definiálható, egyértelmű célokat jelenti, amik a módszertan alkalmazásával függnek össze szorosan. A módszertan általános célja: a hatékonyság növelése, melyet a Magyar Program hat elemre oszt: eredményesség, gazdaságosság, hatásosság, biztonság, felügyelhetőség és alkalmazkodás. A folyamatok optimalizálása gyorsítja az államigazgatási eljárásokat és csökkenti azok átfutási idejét. Valamint hozzájárul a hatékonyság javulásához, a folyamatok és tevékenységek egyszerűsítéséhez és megoldást nyújt a túlterheltség és a határidőcsúszásokra is. A módszertan konkrét célja pedig olyan megoldások, eszközök és módszerek az érintett intézmények részére bocsátása, mely gyakorlatias, egységesen alkalmazható és további fejlesztéseket alapoz meg.
Módszertan bemutatása A folyamat optimalizálás módszertan alapját a Lean menedzsment, 6 Szigma és Kaizen minőségfejlesztési módszertanok képzik. • • •
A Lean célja a folyamatok egyszerűsítése, gyorsítása a veszteségek kiküszöbölésével. A 6 Szigma módszertan a hibák csökkentésére koncentrál, célja az egyenletes és kiszámítható folyamatteljesítmény létrehozása. A Kaizen pedig az érintettek bevonására és az elengedhetetlen csapatmunkára fókuszál.
A folyamat optimalizálás módszertan fázisai A folyamat optimalizálás módszertan bemutatásakor minden fázisnál kifejtésre kerülnek • • • •
az elvégzendő fejlesztési tevékenységek (lépések); a fázis elvárt eredményei; a fázis során figyelembeveendő szempontok és a végrehajtást támogató eszközök, technikák.
1
Folyamat optimalizálás FEJLESZTÉSI MÓDSZERTAN a funkcionális folyamatok http://magyaryprogram.kormany.hu/szervezetfejlesztesi-modszertanok (Folyamatoptimalizálás)
4
egyszerűsítésére:
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
A teljesítménymutatók meghatározásakor igazodtunk a stratégiai célok és Önkormányzat elvárásaihoz, azaz: • • • •
a folyamatban lévő és tervezett stratégiai fejlesztések között kapcsolatot kerestünk releváns jogszabályokat megvizsgáltuk valamint a folyamatot is érintő külső és belső problémákat mérhető, elérhető és reális célokat tűztünk ki az önkormányzat elé.
A különböző fázisok során alkalmazott eszközök és technikák: • • • • •
Folyamatfejlesztési terv Interjú Workshop Folyamatábrák és diagramok (pl. úszósáv) Hatás-elemzés, ami az optimalizálási javaslatokat több szempontból veszi figyelembe
A projekttevékenység végrehajtása az alábbi lépésekkel történt meg. Dokumentumok alapján történő elemzés: •
a dokumentumelemzés keretében a kigyűjtésre került a releváns dokumentáció (elsősorban belső eljárásrendek, szabályzatok valamint a jogszabályi környezet előírásai).
•
kidolgozásra került az a szempontrendszert, amellyel mérhető a folyamatok lebonyolítási hatékonysága, eredményessége, megfelelősége: -
a belső elvárásoknak, jogszabályoknak való megfelelés és ettől való eltérés mértéke, ha van ilyen (pl. nem szabályos lebonyolítás, időbeliség problémái, nem megfelelő iratkezelési folyamatok),
-
a vezetői elvárásoktól, stratégiai célkitűzésektől való eltérés (pl. napban, eredményességben, hatékonyságban).
Az elemzés során alkalmazásra kerültek az ÁROP 1.2.18 kiemelt projektben kidolgozott módszertanok2. Interjúk végrehajtása: •
a kiválasztott személyekkel, akik személyesen részt vettek a folyamatok végrehajtásában, interjúk keretében került áttekintésre a kiválasztott folyamatok jelenlegi végrehajtásának rendszere, az esetleges problémák, végrehajtási nehézségek megléte.
A folyamatok fejlesztésére vonatkozó javaslatokat a belső szakértők workshopok formájában vitatták meg és alakították ki a közös javaslatokat. A javaslatok kialakításánál figyelembe kellett venni a korszerű megoldások bevezetési lehetőségét, így elsősorban a folyamatok egyes részeinek informatizálását.
2
Magyary Program
5
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
3. Költségvetési tervezés folyamata 3.1. Bevezetés Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (Mötv.) VI. fejezetén belül hat szakaszt tartalmaz, mely rendelkezik a költségvetési gazdálkodással összefüggő kiemelt kérdésekről. A szabályok 2013. január 1-től hatályosak. 2011. évi CXCV. törvény, az államháztartásról (Áht.) 3 §-a szerint az államháztartás központi és önkormányzati alrendszerekből áll. Az önkormányzati alrendszerbe az alábbiak tartoznak: • • • • •
A helyi önkormányzatok Nemzetiségi önkormányzatok Jogi személyiségű önkormányzati társulások Többcélú kistérségi társulások Térségi fejlesztési tanácsok
Az Áht.-vel összhangban a Mötv. 111. § (1) bekezdése úgy rendelkezik, hogy a helyi önkormányzat költségvetése az államháztartás része, de a központi költségvetéstől elkülönül. Az önkormányzati alrendszer költségvetése a központi költségvetéshez központi költségvetési támogatásokkal kapcsolódik, de a két alrendszer más központi költségvetési forrásokon keresztül is kapcsolódik egymáshoz. Az Alaptörvény önkormányzati hatáskörként nevesíti a költségvetés megállapítását és a költségvetés alapján történő önálló gazdálkodást. A Mötv. 111. § (2) bekezdése ezt ismeri el, amikor úgy rendelkezik, hogy a helyi önkormányzat gazdálkodásának alapja az éves költségvetése. A költségvetés normatív fogalmát az Áht. 4.§ (2) bekezdése határozza meg. Eszerint a költségvetés a költségvetési évben teljesülő költségvetési bevételek és költségvetési kiadások előirányzott összegét tartalmazza, vagyis a költségvetés költségvetési bevételekről és kiadásokról szóló terv. A költségvetés egyúttal pénzügyi alapként szolgál a kötelező, valamint az önként vállalt önkormányzati feladatok finanszírozására. Ezzel kapcsolatban fontos kiemelni a Mötv. 111. § (2) bekezdésének előírását, mely szerint az önkormányzat önként vállalt feladatai nem veszélyeztethetik a törvényben meghatározott kötelező feladatok ellátását, azaz a kötelező feladatok biztosítása az elsődleges. A helyi önkormányzat költségvetésének jogforrása a költségvetési rendelet, amelynek kötelező tartalmát az Áht. 23. § (2) bekezdése állapítja meg. A költségvetési rendeletnek elkülönítve kell tartalmaznia egyfelől a helyi önkormányzat, másfelől költségvetési szerveinek bevételeit és kiadásait. A költségvetési ciklust az alábbi részekre oszthatjuk: • • • •
tervezési, (tárgyév előtti október – december) döntési, (tárgyévi január – február) szükség esetén átmeneti költségvetés készítési kötelezettség végrehajtási, (tárgyévi január - december) beszámolási szakasz. (tárgyévet követő év április – május)
6
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
A tervezés során az első elkészítendő dokumentum a költségvetési koncepció, amelyet a jegyző állít össze és a polgármester terjeszt a képviselő-testüket elé a költségvetési tárgyévet megelőző év október 31-ig. Ezt követően a jegyző elkészíti a költségvetési rendelet tervezetét, amelynek kialakítása során a képviselő-testület koncepcióval kapcsolatban hozott határozatának megfelelően jár el. A költségvetési rendelettervezetet a polgármester a központi költségvetésről szóló törvény kihirdetését követő negyvenötödik napig nyújtja be a képviselő-testületnek. Ezzel együtt terjeszti be azt az önálló rendelettervezetet, amely megalapozza a költségvetési terveket. A költségvetési rendelettervezet benyújtására a gyakorlatban a költségvetési tárgyév januárjában vagy februárjában kerülhet sor, mert a költségvetési törvény kihirdetése decemberben valószínű. 3.3. Költségvetés tervezési folyamata Pilis Város Önkormányzatánál A költségvetési koncepcióalkotás, a költségvetés megalkotásának, elfogadásának folyamatát a Pilis Város Önkormányzata az államháztartásról szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (Áht.) illetve annak végrehajtására kiadott 386/2011. (XII. 31.) Kormány rendelet (Ávr.) által megállapított módon végzi. Lefolytatott interjúk alapján megállapítható, hogy a Képviselő-testület 2010-2014. évekre elfogadott Önkormányzati Gazdasági (Ciklus) Program a koncepció alkotásának, költségvetés megalkotásának a folyamatában fontos szerepet játszik, figyelembe véve a rövid távú (egy éves) pályázati lehetőségeket, valamint ingatlanértékesítésből származó bevételek várható alakulását, valamint a jogszabályi környezetet.
A szabályozás a gyakorlatnak megfelelően került kialakításra azzal a megjegyzéssel, hogy minden évben a költségvetési tervezést megelőzően a Polgármester költségvetési irányelvekről tájékoztatót küld az intézményeknek, mely a takarékos költségvetési tervezéshez nyújt támpontot (részletes, több oldalas, pl. illetményalap emelés, jogszabály-változás, nem lehet jutalmat, béremelést tervezni, stb.). A költségvetés számadatainak tervezése a gazdálkodási irodavezető által megalkotott táblázati, Excel sémában történik az Intézmények által is. A Gazdálkodási irodavezető a költségvetést, az előző évi adatokkal is összehasonlítja. Az Intézményvezetőkkel történő egyeztetés során előírt követelmény szerint, melyről/melyekről jegyzőkönyv felvétele kötelező. A dokumentumok interjúk alapján megállapítható, hogy az egyeztetés az előírtak szerint megvalósult a 2014. évi költségvetés tervezésekor. Ugyanakkor megállapítható, hogy a költségvetési tervezés IT támogatottsága alacsony szintű.
7
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
Az Excel táblázatban történő összeállítást, majd a képviselő-testületi elfogadást követően az előirányzatokat rögzíteni kell a könyvelést támogató szoftverben, valamint a központ szervek felé történő kötelező adatszolgáltatási rendszerben is, mely háromszoros terhelést jelent a pénzügyi adminisztrációnak. Jelen szervezetfejlesztés tanulmányában már javaslatot tettünk az IT fejlesztésre a költségvetés folyamatára vonatkozóan is. 3.4. Fejlesztés alapadatai A költségvetés tervezési folyamatának főbb lépéseit tartalmazza a következő táblázat: Ssz.
Költségvetés tervezés folyamat főbb adatai
1
A költségvetési koncepció elkészítési határideje a tárgyévet megelőző év október 31-e.
2
A tárgyévi költségvetés elkészítési határideje legkésőbb a központi költségvetési törvény hatálybalépését követő negyvenötödik nap. (amennyiben a központi költségvetési törvény tárgyévet megelőző év december 31-én lép hatályba, a tárgyévi költségvetést február 15-éig be kell nyújtani a képviselő-testületnek.)
3
A költségvetés készítés folyamatát nem támogatja egységes informatikai alkalmazás.
4
A folyamatot lassítják az ismételt tárgyalások, egyeztetések során felmerülő módosítási igények.
5
2014. évben a számviteli program változásából adódóan az eredeti előirányzatok felrögzítése a megszokottnál is jobban elhúzódott.
6
A költségvetési igénye meghaladják a költségvetési lehetőségeket.
7
A költségvetés készítéséhez kevés a személyi kapacitás, többszörös adatrögzítések történnek intézményi és önkormányzati szinten, a költségvetési előterjesztés és rendelet alapadatait Excel alkalmazásban tartják nyilván.
8
Átmeneti gazdálkodásról rendeletet alkotnak.
A fejlesztés terjedelmének és céljának kijelölése A költségvetés tervezése folyamat vizsgálatának része volt a koncepció alkotástól az elemi költségvetés elkészítéséig, Magyar Államkincstár való felterjesztéséig történő lépései, de nem volt része a költségvetés könyvelési szoftverben való rögzítése, annak felmerülő problémáival. A folyamat-optimalizálásának lehetőségét elsősorban bizonyos egyszerűsítések, valamint a hatékonyság növelése érdekében vizsgáltuk meg, javaslatainkat is ennek mentén fogalmaztuk meg. A költségvetés készítésének folyamatában fontos problémaként azonosítottuk, hogy nem támogatja megfelelő IT háttér, ezáltal a költségvetés időigényes, manuális munkával készül. A folyamatban előfordulnak többszörös adatrögzítések, az adatok felvitele, módosítása, nyilvántartása jellemzően Excel alkalmazásban történik, ezért fennáll az adatvesztés veszélye. Az adatok-biztonsági szintje sem megnyugtató.
8
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
Problémák azonosítása Ssz.
Probléma
1.
A költségvetési koncepció elkészítési határideje a tárgyévet megelőző év október 31-e. Ebben az időszakban nem állnak rendelkezésre megalapozott teljesítési adatok a következő évi költségvetéshez.
2.
A költségvetés készítés folyamatát nem támogatja egységes informatikai alkalmazás, a költségvetési változatok Excel táblázatokban készülnek jelentős manuális munkával, többszöri átszámolásokkal.
3.
Az intézmények között nincs elektronikus adatátadási kapcsolat, azok Excel táblázatban érkeznek. A folyamatot lassítják az ismételt tárgyalások, egyeztetések során felmerülő újabb módosítási igények is.
4.
Az intézmények adatait a Hivatal által megküldött Excel táblában rögzítik, továbbá az előirányzatok, az előirányzatok MÁK felé történő adatszolgáltatása is manuálisan rögzített. A könyvelési szoftverben való rögzítés 3, rögzítési triplázódásnak felel meg.
5.
A költségvetés készítéséhez kevés a személyi kapacitás, megbízási szerződés keretében is történik foglalkoztatás a feladat végrehajtására.
6.
Átmeneti gazdálkodásról rendeletet alkotnak, amely jogszabály alapján nem kötelező, azonban többletmunkát eredményez.
9
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
A költségvetés tervezésének jelenlegi folyamata A költségvetés tervezésének folyamata a következő ábrában foglalható össze: Költségvetési folyamat a gazdasági koncepciótól a költségvetés elfogadásáig
Képviselő-testület
Legalább a Képviselőtestület megbízatásának időtartamára
Bizottságii véleményezés
Képvielő-testület vitája, elfogadás
Költségvetési koncepció jóváhagyása
Elemi költségvetés megküldése a MÁK részére
Polgármester
Gazdasági program
Átmeneti költségvetés
nincs
visszaküldés módosításra nincs módosítás Javaslat egyeztetése
Intézmények, szakirodák, polgármester
Jegyző, Pénzügy
Polgármesteri levélben tervezési irányelvek meghatározása
Intézmények költségvetésének összegyűjtése, javaslat kidolgozása
Előző évi és tárgyévi költségvetés elemzés. Koncepció
Költségvetés kihirdetése
Intézmények értesítése
Könyvvizsgáló, intézmények, szakszervezet Elemi költségvetés elkészítése
Költségvetés tételes összeállítása
A költségvetés tervezésének folyamata megfelelő, azonban véleményünk szerint ki kell alakítani a tervezés olyan IT támogatását, mely egy integrált rendszerben, a tervezési adatok egyszeri rögzítése után képes a kötelező feladatokat további adatbevitel nélkül támogatni. Erre az ASP alapú integrált rendszerek nyújthatnak majd megoldást, koncentrálva arra, hogy az adott rendszer valóban támogatja-e a tervezés folyamatát is. Az integrált rendszer bevezetését önkormányzati szinten, egységes módon javasoljuk közép/hosszútávon bevezetni, hogy a rendszerben történő adatfeldolgozási folyamat nyomon követhetővé váljon. Az integrált rendszerből kinyerhető információk nem mennek át több esetben olyan csatornákon, melyek lassítják azok felhasználását.
10
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
Alábbiakban bemutatásra kerül a költségvetés értéket teremtő és értéket nem teremtő tevékenységei:
Ssz. 1. 2.
Értéket teremtő tevékenységek Költségvetési koncepció előkészítése, egyeztetése, tárgyalása, jóváhagyása Költségvetés tervezési körirat elkészítése, egyeztetése, jóváhagyása Költségvetés intézményi egyeztetése
3.
4. 5.
6. 7. 8.
Költségvetés előterjesztés és rendelet-tervezet előkészítése, egyeztetése, tárgyalása, jóváhagyása
Értéket nem teremtő tevékenységek Költségvetési koncepció átadása, átvétele, valamennyi átadás, átvétel során iktatása, sokszorosítása Költségvetési koncepció és a költségvetés készítés megkezdése közötti várakozási idő Az intézményi egyeztetés olyan időpontban történik, amikor még nem áll rendelkezésre várható teljesítési adatokat tartalmazó főkönyvi kivonat. Költségvetés előterjesztés és rendelet-tervezet átadása, átvétele, valamennyi átadás, átvétel során iktatása, sokszorosítása Költségvetési rendelet számozása, közzététele
Intézmények és hivatali szervezeti egységek (keretgazdák) többszörös duplikált adatrögzítés tájékoztatása a költségvetési előirányzataikról Adatszolgáltatás a költségvetésről Költségvetés eredeti előirányzatainak rögzítése a főkönyvi rendszerben
11
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
A következő táblázat, folyamatábra a költségvetés javasolt tervezési folyamatát mutatja be: Legalább a Képviselőtestület megbízatásának időtartamára Gazdasági program
Jegyző, Pénzügy Intézmények, szakirodák, polgármester
Átmeneti költségvetés
nincs Képvielőtestület vitája,
Bizottságii véleményezés Költségvetési koncepció jóváhagyása
Elemi költségvetés megküldése a MÁK részére
Feladatokhoz szükséges erőforrások felmérése és meghatározása
Polgármester
Képviselő-testület
Költségvetési folyamat a gazdasági koncepciótól a költségvetés elfogadásáig
visszaküldés módosításra nincs módosítás
A kötelező és az önként vállalt feladatok meghatározása
Polgármesteri levélben tervezési irányelvek meghatározása
Javaslat egyeztetése
Intézmények költségvetésének összegyűjtése, javaslat kidolgozása
Költségvetés kihirdetése
Intézmények értesítése
Könyvvizsgáló, intézmények, szakszervezet
Előző évi és tárgyévi költségvetés elemzés. Koncepció
Elemi költségvetés elkészítése
Költségvetés tételes összeállítása
A jelenlegi folyamat feltérképezése után az alábbi fejlesztési javaslatokat tesszük: Ssz.
Probléma
Megoldási javaslat
Megoldás idősávja
1.
A költségvetési koncepció elkészítési határideje a tárgyévet megelőző év október 31-e. Ebben az időszakban nem állnak rendelkezésre megalapozott teljesítési adatok a következő évi költségvetéshez.
Vezetői információs rendszer bevezetése, amely a naprakész teljesítési adatokból meghatározott paraméterek rögzítése mellett automatikus tervváltozatokat generál.
Projekten kívül megvalósítandó hosszú távon.
2.
A költségvetés készítés folyamatát nem támogatja egységes informatikai alkalmazás, a költségvetési változatok excel táblázatokban készülnek jelentős manuális munkával, többszöri átszámolásokkal.
A rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy az adatokat intézményi szinten és összesítve is kezelje, a változások átírása egyszerűen, biztonságosan, adatvesztés nélkül történjen.
Projekten kívül megvalósítandó hosszú távon.
12
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
Ssz.
Probléma
Megoldási javaslat
3.
A költségvetési koncepció megalkotását megelőzően meg kell határozni az önként vállalt feladatok körét és annak megvalósításának és finanszírozásának módját.
A költségvetés tervezési folyamatot előzze meg egy felmérés az önként vállalt feladatok igényéről, amelyet a költségvetési finanszírozási lehetőségekkel kell összevetni.
4.
Az intézmények adatait a Hivatal által megküldött Excel táblában rögzítik, továbbá az előirányzatok, az előirányzatok MÁK felé történő adatszolgáltatása is manuálisan rögzített. A könyvelési szoftverben való rögzítés 3, rögzítési triplázódásnak felel meg.
A Hivatal és az intézmények között integrált gazdálkodási rendszer kialakítása, amely alapján lehetőség van az intézmény adatainak azonos idejű lekérdezésére a Hivatalban is.
5.
A költségvetés készítéséhez kevés a személyi kapacitás.
Átmeneti gazdálkodásról rendeletet alkotnak, amely jogszabály alapján nem kötelező, azonban többletmunkát eredményez. 6.
A költségvetés készítésének személyi feltételeit szükséges megerősíteni tárgyi feltételekkel: informatikai támogatottsággal az 1-2-es sor szerint.
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.) 25. § (3) bekezdése szerint, ha a polgármester az átmeneti gazdálkodásról rendeletet nem alkotott, a polgármester jogosult a helyi önkormányzatot megillető bevételek beszedésére és az előző évi kiadási előirányzatokon belül a kiadások arányos teljesítésére.
13
Megoldás idősávja Projekten kívül megvalósítandó a következő költségvetés tervezéstől kezdődően. Projekten kívül megvalósítandó hosszú távon.
Projekten kívül megvalósítandó a 3. számú részterület tanulmányában javasoltak szerint Projekt keretein belül megvalósítható
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
4. Kapcsolattartás a nemzetiségi önkormányzatokkal A tevékenység végrehajtása során, a projektgazdával egyeztetve, a kapcsolattartás témakörében a nemzetiségi önkormányzatokkal történő kapcsolattartás egyik folyamata került kiválasztásra. 4.1. Bevezető Magyarország Alaptörvénye a Szabadság és felelősség című fejezetének XXIX. cikkében a nemzetiségekről az alábbiakban idézetteket tartalmazza: „(1) A Magyarországon élő nemzetiségek államalkotó tényezők. Minden, valamely nemzetiséghez tartozó magyar állampolgárnak joga van önazonossága szabad vállalásához és megőrzéséhez. A Magyarországon élő nemzetiségeknek joguk van az anyanyelvhasználathoz, a saját nyelven való egyéni és közösségi névhasználathoz, saját kultúrájuk ápolásához és az anyanyelvű oktatáshoz. (2) A Magyarországon élő nemzetiségek helyi és országos önkormányzatokat hozhatnak létre. (3) A Magyarországon élő nemzetiségek jogaira vonatkozó részletes szabályokat, valamint a helyi és országos önkormányzataik megválasztásának szabályait sarkalatos törvény határozza meg.” Az Alaptörvény deklarálja, hogy a Magyarországon élő nemzetiséghez tartozó személyeket az általános alapvető jogokon kívül többletjogok, egyéni és kollektív jogok illetik meg. Ilyen az, hogy önazonosságukat szabadon megvallhatják, használhatják anyanyelvüket, ápolhatják kultúrájukat. Joguk van továbbá a saját nyelven való egyéni névhasználathoz és az anyanyelvű oktatáshoz. A hazai nemzetiségek autonómiája abban nyilvánul meg, hogy saját szerveket, helyi és országos önkormányzatokat hozhatnak létre. Az Alaptörvényben rögzítettek értelmében sarkalatos törvényként megalkotásra került a nemzetiségi önkormányzatok feladat- és hatásköreinek szabályozási kereteként a nemzetiségek jogairól szóló 2011. CLXXIX. törvény (a továbbiakban: Nj.tv.). Az Nj.tv. rögzíti, hogy a nemzetiségi önkormányzatok alapvető feladata a nemzetiségek érdekeinek védelme és képviselete, a törvényben megállapított feladat- és hatáskörök gyakorlásával. E törvény szabályozása kiterjed az önkormányzatok létrehozásának módjára, azok jogaira, kötelezettségeire, működési feltételeire, kapcsolataikra az állam szerveivel. A nemzetiségi önkormányzati feladatok csoportokra bonthatók, attól függően, hogy a jogszabály milyen keretet szab az önkormányzati hatáskörnek. A nemzetiségi önkormányzatoknak saját hatáskörben ellátandó feladata a szervezeti és működési rendről szóló határozat megalkotása, nevének, jelképeinek meghatározása. Dönthet kitüntetések alapításáról is, természetesen ez esetben az odaítélés feltételeiről és szabályairól is rendelkeznie kell. Meghatározhatja a helyi ünnepeket, figyelembe véve az általa képviselt nemzetiség szokásait, hagyományait. Az önkormányzati feladatkörök (nyelvápolás, hagyományőrzés; rendezvények szervezése, kiadványok létrehozása, terjesztése; kiállítások, műsorok, összejövetelek szervezése, finanszírozása; más települési, területi és az országos önkormányzatokkal való kapcsolattartás, a nemzetiségi közösséghez tartozók egyéni és kollektív jogainak védelme, állami és önkormányzati szervekkel és intézményekkel való kapcsolattartás stb.) teljesítése, teljesíthetősége a nemzetiségi önkormányzat rendelkezésére álló források nagyságától függ.
14
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
A nemzetiségi önkormányzat költségvetését és zárszámadását önállóan - határozattal - állapítja meg, a települési önkormányzat által biztosított források, az állami támogatás, esetleg saját forrás, valamint az önkormányzatok által ellátandó feladatok és ezekhez kapcsolódó kiadások figyelembevételével. Az Nj.tv. 76. § (3) bekezdése értelmében a nemzetiségi önkormányzat jogi személy. Az Nj.tv.76.§ (4)-(5) bekezdései kimondják azt is, hogy a nemzetiségi önkormányzatok, valamint a helyi és a nemzetiségi önkormányzatok között sincs alá-fölérendeltségi viszony. A helyi önkormányzatok és helyi nemzetiségi önkormányzatok együttműködését a nemzetiségi önkormányzatok működési feltételeinek biztosításával kapcsolatban az Nj.tv. 80.§-a az eddigiekhez képest pontosabban és részletesebben rögzíti, e szerint: A helyi önkormányzat a helyi nemzetiségi önkormányzat részére biztosítja az önkormányzati működés személyi és tárgyi feltételeit, továbbá gondoskodik a működéssel kapcsolatos végrehajtási feladatok ellátásáról. Az önkormányzati működés feltételei és az ezzel kapcsolatos végrehajtási feladatok: a. a helyi nemzetiségi önkormányzat részére havonta igény szerint, de legalább tizenhat órában, az önkormányzati feladat ellátásához szükséges tárgyi, technikai eszközökkel felszerelt helyiség ingyenes használata, a helyiséghez, továbbá a helyiség infrastruktúrájához kapcsolódó rezsiköltségek és fenntartási költségek viselése; b. a helyi nemzetiségi önkormányzat működéséhez (a testületi, tisztségviselői, képviselői feladatok ellátásához) szükséges tárgyi és személyi feltételek biztosítása; c. a testületi ülések előkészítése, különösen a meghívók, az előterjesztések, a testületi ülések jegyzőkönyveinek és valamennyi hivatalos levelezés előkészítése és postázása; d. a testületi döntések és a tisztségviselők döntéseinek előkészítése, a testületi és tisztségviselői döntéshozatalhoz kapcsolódó nyilvántartási, sokszorosítási, postázási feladatok ellátása; e. a helyi nemzetiségi önkormányzat működésével, nyilvántartási, iratkezelési feladatok ellátása;
gazdálkodásával
kapcsolatos
f. a jelnyelv és a speciális kommunikációs rendszer használatának biztosítása, és g. az a)-f) pontban meghatározott feladatellátáshoz kapcsolódó költségek viselése a helyi nemzetiségi önkormányzat tagja és tisztségviselője telefonhasználata költségeinek kivételével. (2) Az (1) bekezdés szerinti kötelezettségének teljesítése érdekében a helyi önkormányzat harminc napon belül biztosítja a rendeltetésszerű helyiséghasználatot, valamint a helyiséghasználatra, a további feltételek biztosítására és a feladatok ellátására vonatkozóan megállapodást köt a helyi nemzetiségi önkormányzattal. A megállapodást minden év január 31. napjáig, általános vagy időközi választás esetén az alakuló ülést követő harminc napon belül felül kell vizsgálni. A helyi önkormányzat és a nemzetiségi önkormányzat szervezeti és működési szabályzatában rögzíti a megállapodás szerinti működési feltételeket, a megállapodás megkötését, módosítását követő harminc napon belül.
15
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
4.2. Kapcsolattartás folyamata a nemzetiségi önkormányzatokkal Pilis Városban két nemzetiségi önkormányzat működik jelenleg: -
Roma Nemzetiségi Önkormányzat
-
Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat
A nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény 242. § (2) bekezdése szerint a települési nemzetiségi önkormányzati képviselők választását akkor kell kitűzni, ha a településen az adott nemzetiséghez tartozó személyek száma - a legutolsó népszámlálásnak az adott nemzetiséghez tartozásra vonatkozó kérdéseire nyújtott adatszolgáltatás nemzetiségenként összesített adatai szerint - a huszonöt főt eléri. Sajnos a Roma Nemzetiségi Önkormányzat 2014. május 30-án az elnök lemondása miatt a következő nemzetiségi önkormányzati választásokig nem működik, tekintettel arra, hogy létszáma a törvény szerinti minimum, azaz három fő alá csökkent. Pilis Város Önkormányzata megkötötte együttműködési megállapodását a Roma illetve a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzattal, melyet mind a kettő nemzetiségi önkormányzat jóvá hagyott határozatával. A folyamat kijelölése megtörtént, így a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat ülései összehívásának folyamata került modellezésre. Pilis Város Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat testülete a nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény alapján a Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban SZMSZ) 11/2012. (III.7.) sz. szlovák nemzetiségi önkormányzati határozatával megalkotta, mely szabályozza az ülések összehívását is. Az interjúk alapján megállapítottuk, hogy a Pilisi Polgármesteri Hivatal, valamint a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat elnöke a kapcsolattartást, az ülések lebonyolítását nagyon jónak tartja, annak folyamatán nem kívánnak változtatni. Véleményem szerint az ülések összehívásának folyamatában a számítógépes technikák (e-mailen történő ülésegyeztetés, e-mailen történő meghívó kiküldés előterjesztésekkel együtt a papírtakarékosság jegyében, stb.) bevezetése lenne célszerű, azonban szükséges az előrelépés előtt a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat részéről ennek erőforrás-vizsgálata (technikai, emberi).
16
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
A fejlesztés alapadatai Az ülések összehívásának főbb lépéseit tartalmazza a következő ábra:
Munkaterv
Ülés összehívásának kezdeményezése Szlovák nemzetiségi önkormányzat elnöke, vagy Pilisi Polgármesteri Hivatal részéről
Telefonon történő egyeztetés a hivatal és az elnök között
Napirendek előkészítése-Polgármesteri Hivatal részéről
Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő-testületi tagok kiértesítése a Polgármesteri hivatal által
Jegyzőkönyv vezetése, elkészítése, felterjesztése a KormányhivatalnakPolgármesteri Hivatal 4.3. A fejlesztés terjedelmének és céljának kijelölése A részterület felelőseivel lefolytatott interjúk alapján kijelölésre került a fejlesztés terjedelme és célja. A nemzetiségi önkormányzatok testületi ülései összehívása folyamata vizsgálatának része volt a munkatervtől a jegyzőkönyv Kormányhivatalhoz való felterjesztéséig, de nem volt része az ülések határozatképességének vizsgálata, annak felmerülő problémáival. A folyamat-optimalizálásának lehetőségét elsősorban bizonyos egyszerűsítések, valamint a hatékonyság növelése érdekében került megvizsgálásra és a javaslatok is ennek mentén kerültek megfogalmazásra.
17
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
Szintén a jelenlegi folyamatot szemlélteti a következő ábra az éves munkatervtől egészen a jegyzőkönyv kormányhivatalhoz történő felterjesztéséig. Problémák azonosítása Ssz.
Probléma
1.
Munkaterv túl általános, nem alkalmas az ülések összehívásának tervszerű ütemezésére
2.
Az ülések összehívásának kezdeményezése telefonon, szóban történik
3.
A meghívó és az előterjesztések papír alapon kerülnek kiküldésre.
A lefolytatott elemzések alapján az ülésösszehívás folyamata az alábbiakban foglalható össze:
Nemzetiségi Önkormányzat Testületi összehívásának folyamata Naptári évre szóló Képviselő-testületi ülés lefolytatása Munkaterv
Telefonon történő egyeztetés a referens és az elnök között
Jegyzőkönyv hitelesítése
Ülés összehívásának kezdeményezése
Jegyzőkönyv előterjesztése a Kormányhivatal részére
Postai úton
Napirendek előkészítése
Meghívó és a előterjesztések kiküldése tagok részére
Jegyzőkönyv vezetése, megírása
Az azonosított problémák tükrében a jelenlegi folyamat hatékonyságát növelné, ha a munkatervet követően, s az alapján a Hivatal összeállítaná az ülések naptári éves tervét, melyet a Nemzetiségi Önkormányzat elnöke hagyna jóvá. Hatékonyságnövekedést, hosszú távon pedig költségmegtakarítást jelentene, ha az ülések összehívása elektronikusan, a meghívó és az előterjesztések kiküldése szintén elektronikusan valósulna meg.
18
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
A kritikus pont viszont a Nemzetiségi Önkormányzat tagjai részéről a hardverrel, internettel való ellátottsága, illetve a számítástechnikai alkalmazás elfogadottságával kapcsolatos fenntartás. Javaslatainkat magába foglalóan tartalmazza a következő ábra a Nemzetiségi Önkormányzatok ülése összehívásának folyamatára: Nemzetiségi Önkormányzat Testületi összehívásának folyamata Naptári évre szóló Képviselő-testületi ülés lefolytatása Munkaterv
Ülésterv elfogadása Telefonon történő egyeztetés a referens és az elnök között
Email vagy postai úton történő egyeztetés
Ülés összehívásának kezdeményezése Postai úton A munkaterv alapján a naptrári év ülétervének elkészítése
Ssz.
Napirendek előkészítése
Email vagy postai úton történő kiküldés
Meghívó és a előterjesztések kiküldése tagok részére
Probléma
1.
Munkaterv túl általános, nem alkalmas az ülések összehívásának tervszerű ütemezésére
2.
Az ülések összehívásának kezdeményezése elektronikus módon, vagy levélben
3.
Jegyzőkönyv hitelesítése
A meghívó és az előterjesztések papír alapon kerülnek kiküldésre.
Jegyzőkönyv előterjesztése a Kormányhivatal részére Jegyzőkönyv vezetése, megírása
Megoldási javaslatok
Megoldás idősávja
Munkaterv alapján naptári év Projekt keretein belül üléstervének elkészítése a megvalósítható Polgármesteri Hivatal által
E-mailben történő kommunikációra való áttérés
A projekt keretein túl megvalósítható a hardver, internet és a személyes fogadókészség miatt
E-mailben történő meghívó és előterjesztés kiküldéshosszú távon költségmegtakarítás
A projekt keretein túl megvalósítható a hardver, internet és a személyes fogadókészség miatt
19
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
5. Panaszkezelés
Pilis Város Önkormányzatánál a panaszkezelés folyamata jelenleg nem szabályozott módon történik, a panaszok, bejelentések rendszerint elektronikus - illetve postai - úton, valamint személyes megjelenés esetén jegyzőkönyv felvételével történik.
Az irányadó jogi szabályozás a következő: A panaszokról és a közérdekű bejelentésekről 2013. évi CLXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) szabályozza, hogy az e törvényben definiálható állampolgárok által megtett bejelentések, panaszok esetében a törvény szerinti eljárást kell alkalmazni. A Panasz tv. rögzíti, hogy a panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más - így különösen bírósági, közigazgatási eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat. A közérdekű bejelentés pedig olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés szintén tartalmazhat javaslatokat. Panasszal és közérdekű bejelentéssel bárki fordulhat a panasszal vagy a közérdekű bejelentéssel összefüggő tárgykörben eljárásra jogosult szervhez. A szóbeli közérdekű bejelentést az eljárásra jogosult szerv írásba foglalja és a közérdekű bejelentő számára másodpéldányban átadja. A panasz, vagy közérdekű bejelentés elintézésére, azaz az ügyintézésre nyitva álló határidő a hatályos szabályozás szerint 30 nap, amelyen belül - amennyiben a panasz alaposnak bizonyul – gondoskodni kell: -
a jogszerű vagy a közérdeknek megfelelő állapot helyreállításáról, illetve az egyébként szükséges intézkedések megtételéről, feltárt hibák okainak megszüntetéséről, az okozott sérelem orvoslásáról valamint indokolt esetben a felelősségre vonás kezdeményezéséről.
Amennyiben a bejelentés azonosíthatatlan személytől származik akkor a vizsgálat mellőzhető. Pilis Város Önkormányzatánál illetve a Polgármesteri Hivatalban a panaszok fogadásának a rendje jelenleg nem szabályozott. Természetesen, a Panasz tv. értelmében a panasz megtételének a módját, az idejét, a terjedelmét felhatalmazás hiányában a jogalkalmazó, végrehajtó szerv nem szabályozhatja, nem írhatja elő, azonban a szervezeti struktúra keretein belül annak elintézését szabályozhatja.
20
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
5.1. Panaszkezelési szabályzat főbb szempontjai
I. Értelmező rendelkezés: Panasz: A panasz olyan egyedi kérelem, amelyben a panaszos meghatározott eljárást kifogásol, vagy érdeksérelmet jelent be és ennek elintézése ne tartozik más eljárás hatálya alá. Panaszos: Lehet természetes személy, jogi személy vagy jogi személlyel nem rendelkező gazdasági társaság, amely az Önkormányzattal – hivatalos ügyek intézése során – kapcsolatba kerül. Közérdekű bejelentés: olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása, illetőleg megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.
II. Panasz benyújtása: Panasz benyújtására csak írásban van lehetőség papír alapú, vagy e-mailen történő bejelentés formájában, amelyben a panaszos személyének egyértelműen beazonosíthatónak kell lennie (név, pontos lakcím), mivel a panasz kivizsgálása személyre szabottan történik, és a tájékoztatást panaszosnak írásban juttatjuk el. Az elektronikus levélben mindenképpen közölni kell a levelezési címét is, mert részletes választ csak levélben küldünk.
III. A panaszbejelentés minimális tartalmi követelményei: -
Egyértelműen rögzítse annak tárgyát. Röviden, tömören le kell írni annak jellegét. A panasz indokainak, lényeges körülményeinek az ismertetése. A konkrét kérés, igény megjelölése.
IV. A befogadott panaszok ügyintézése: A beadott panaszok kivizsgálásának a döntés meghozatalának ügyintézési határideje 30 munkanap. Ha az elbírálást megalapozó vizsgálat előreláthatólag 30 munkanapnál hosszabb ideig tart, erről a panaszost (bejelentőt) a panasz (bejelentés) beérkezésétől számított tizenöt napon belül – az elintézés várható időpontjának egyidejű közlésével – tájékoztatni kell. Az eljárásra jogosult szerv a panaszost, illetőleg a közérdekű bejelentőt meghallgathatja, ha azt a panasz, illetőleg bejelentés tartalma szükségessé teszi. Az eljárásra jogosult szerv a vizsgálat befejezésekor a megtett intézkedésről vagy annak mellőzéséről – az indokok megjelölésével – köteles a panaszost, illetőleg bejelentőt írásban vagy elektronikus úton haladéktalanul értesíteni. A panasz vizsgálata mellőzhető akkor is, ha a panasztevő a sérelmezett tevékenységről (mulasztásról) való tudomásszerzéstől számított hat hónap után terjesztette elő a panaszát. A tudomásszerzéstől számított egy éven túl előterjesztett panaszt érdemi vizsgálat nélkül el kell utasítani. Az írásbeli megkeresésekre, panaszokra minden esetben írásban kell választ adni, kivéve, ha a feladó erre nem tart igényt.
21
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
Az írásbeli értesítés mellőzhető, ha az elintézésről a jelen lévő panaszost, illetőleg bejelentőt szóban tájékoztatták, és a tájékoztatást tudomásul vette. A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon panaszos, illetőleg bejelentő által tett ismételt, továbbá a névtelen bejelentés vizsgálata mellőzhető. A panaszost, illetőleg a bejelentőt nem érheti hátrány a panasz, illetőleg a közérdekű bejelentés megtétele miatt. A panaszos, illetőleg a közérdekű bejelentést tevő személyes adatai csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, amennyiben e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő egyértelműen hozzájárult. A bejelentő adatai egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen járt el, és ezzel bűncselekményt vagy szabálysértést követetett el; másnak kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, adatai az eljárás kezdeményezésére, illetőleg lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére átadhatóak.
V. Jogorvoslat Az érdemi döntés meghozatalával egy időben amennyiben lehetséges tájékoztatni kell a panaszost a rendelkezésére álló igényérvényesítési és a panasszal érintett üggyel kapcsolatos jogorvoslati lehetőségeiről is.
5.2. A panaszkezelés szervezeten belüli szabályozása: Az írásban, elektronikus úton beérkezett panasz kivizsgálása az igazgatási csoport vezetőjének a feladata, az Önkormányzat intézményeinek működésével kapcsolatos panaszok kivizsgálása az intézményvezető feladata. A kivizsgálás módja az érintett ügyintéző, szervezeti egység írásos beszámolója, az előzményekkel való összevetése, illetve áttekintése. Amennyiben a panasz intézkedést igényel akkor a jegyző írásos értesítése egyidejűleg megtett javaslattal együtt.
5.3. A www.pilis.hu önkormányzati honlapon megtett panaszok intézése Javasolt az önkormányzat honlapján egy panasz, bejelentésekkel foglalkozó menüpont (funkció) kialakítása is. Amely funkcióval bővítve a honlap eleget tenne ezen, követelménynek is, és az itt megtett panasz, vagy bejelentés egyenértékű lenne megfelelő ügyfél-azonosítás után az írásban megtett panasszal vagy bejelentéssel is Erre vonatkozóan szoftver3 beszerzését javasoljuk a fentiek céljából.
3
panaszkezelés felsőfokon; www. panaszkezelo.hu
22
ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása.
6. Jogszabályok jegyzéke
1. Magyarország Alaptörvénye (2011. április 25.) (Alaptörvény) 2. A nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény (Nj.tv.) 3. A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (Ötv.) és Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény hatályos rendelkezései (Mötv.) 4. A helyi önkormányzati képviselők jogállásának egyes kérdéseiről szóló 2000. évi XCVI. törvény (Ökjt.) 5. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. (Áht.) 6. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.) 7. A nemzetiségi célú előirányzatokból nyújtott támogatások feltételrendszeréről és elszámolásának rendjéről szóló 28/2012. (III. 6.) Korm. rendelet 8. A Magyarország gazdasági stabilitásáról szóló 2011. évi CXCIV. törvény, valamint az adósságot keletkezető ügyletekhez történő hozzájárulás részletes szabályairól szóló 353/2011. (XII.30.) Kormányrendelet 9. A nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény
23
