Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Soltvadkert Város Önkormányzatánál

Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Soltvadkert Város Önkormányzatánál az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0084 kódszámú projekt megvalósításához kapcsolódóan

Soltvadkert Város Önkormányzata Cím: 6230 Soltvadkert, Kossuth L. u. 6. Telefon: +36 78 480 144 Web: www.soltvadkert.hu

Tartalomjegyzék 1 Bevezetés ........................................................................................................................ 3 2 Vezetői összefoglaló ........................................................................................................ 4 3 Soltvadkert Város Önkormányzata .................................................................................. 7 3.1 Az Önkormányzat bemutatás .............................................................................................................................. 7 3.2 A szervezet struktúrláis jellemzői ....................................................................................................................... 7

4 Módszertani megközelítés és az együttműködés folyamatának bemutatása ................. 14 5 A felmért folyamatok bemutatás ................................................................................... 17 5.1 Folyamatábrázolás ................................................................................................................................................. 17 5.2 Közbeszerzési folyamat ....................................................................................................................................... 18 5.2.1 Folyamatlépések ................................................................................................................................................. 18 5.2.2 Felelősségi mátrix .............................................................................................................................................. 22 5.2.3 Kapcsolódó szabályzatok, eljárásrendek ............................................................................................. 23 5.3 Irattárazás, iratkezelés folyamatok ................................................................................................................ 24 5.3.1 Folyamatlépések ................................................................................................................................................. 24 5.3.2 Felelősségi matrix .............................................................................................................................................. 31 5.3.3 Kapcsolódó szabályzatok, eljárásrendek ............................................................................................. 32 5.4 Információkezelés és belső kommunikáció ............................................................................................... 32 5.4.1 Vezető – vezető kommunikáció ................................................................................................................. 33 5.4.2 Vezető – beosztott kommunikáció ............................................................................................................ 34 5.4.3 Beosztott – vezető kommunikáció ............................................................................................................ 34 5.4.4 Beosztott – beosztott kommunikáció ...................................................................................................... 34

6 Fejlesztési, optimailázálási javaslatok ............................................................................ 35 6.1 Közbeszerzési folyamat ....................................................................................................................................... 35 6.2 Irattárazás, iratkezelés folyamat ..................................................................................................................... 37 6.3 Információkezelés, belső kommunikáció .................................................................................................... 39


2

1 Bevezetés A magyarországi önkormányzat működését az elmúlt időszakban több lényeges külső, jogszabályból eredő körülmény befolyásolta. Ezen befolyásoló tényezők közül a legfontosabba a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló törvény és a járások kialakításáról, valamint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló törvény hatályba lépése következtében megvalósult feladatváltozások, tovább a nemzetközi intézkedések

pénzügyi

és

gazdasági

következtében

az

válság

hatására

önkormányzati

meghozott

feladatok

stabilitási

finanszírozásában,

finanszírozási lehetőségeiben bekövetkezett változások. Soltvadkert Város Önkormányzata a jogszabályi és egyéb külső változások mellett több olyan működési problémát, ill. fejlesztési területet azonosított, amelyeken megfelelő

beavatkozással

hatékonyság-javulás,

valamint

a

szolgáltatás

minőségének közvetett javulása érhető el. Az Önkormányzat a problémák és fejlesztési területek kezelése, fejlesztése érdekében az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0084 projekt keretében a Magyary Program eljárás beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedésként az alábbi területen tűzött ki maga elé célfeladatot: •

Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok

felülvizsgálata,

újraszervezése,

a

kapcsolódó

szervezeti

szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása. Jelen tanulmány ezen célkitűzés megvalósítása érdekében végzett tevékenységek eredményeit mutatja be.


3

2 Vezetői összefoglaló Az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0084 projekt keretében vállalt célkitűzés teljesítése érdekében az alábbi, a benyújtott pályázatban definiált feladat végrehajtására került sor: •

Az Önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok

felülvizsgálata,

újraszervezése,

a

kapcsolódó

szervezeti

szabályzatok felülvizsgálata, három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása. Az ügyintézéshez kapcsolódó kulcsfontosságú szakmai alapfolyamatokban és a támogató folyamatokban tapasztalt lassú átfutási idők, az információáramlás akadozása, ügyintézési hibák, tisztázatlan kapcsolódási pontok, a nem megfelelő támogató

eszközök,

önkormányzat

az

elektronizálás

tevékenysége

alkalmazásának

működésének

gyengeségei

megítélését,

továbbá

az a

folyamatköltségek mértékét negatívan befolyásolják. A fejlesztés során olyan javaslatok megfogalmazását tűztük ki célul, amelyek gyors gyakorlatba illesztésével rövidtávú folyamathatékonyság fejlesztés érhető el. A folyamatok felülvizsgálatának kiemelt területei: •

Pénzügyi követési folyamat fejlesztése

•

Irattárazás, iratkezelés folyamatok elektronizálásának fejlesztése

A folyamatok fejlesztési lehetőségeinek vizsgálata a hivatal és az intézmények, gazdasági társaságok közti kapcsolatokban, együttműködésekben is megtörtént. Alkalmazott módszertani megközelítés: •

A végrehajtás első fázisában interjúkkal és műhelymunkával feltérképezésre kerültek a problémás/nem hatékony szakmai, illetve támogató területek (pl. beszerzés, pályázati menedzsment, vagyongazdálkodás, stb.), kritikus folyamatok, eljárások.


4

•

A 2. fázisban további interjúkkal pontosításra kerültek a változtatási igények, problémák, továbbá hipotetikus fejlesztési és optimalizálási javaslatokat kerültek meghatározásra. A kritikus folyamatok problémáinak részletes feltárása, a kritikus, átalakítandó folyamatok módosítása után az új folyamatok kialakítására javaslatok kerültek kidolgozásra.

A kiválasztott folyamatok optimalizálása: •

Az

adott

folyamatban

résztvevő

és

érintett

munkatársak

aktív

közreműködésével azonosítottuk a jelenlegi folyamat kritikus pontjait, a standardizálható folyamati lépéseket.

•

Közösen

meghatároztuk

optimalizált

új

a

folyamatokat.

dokumentum/adat-elemzés eszközök

fejlesztési

alkalmazása

Az

keretében

mellett:

lehetőségeket,

optimalizálást végeztük

az

folyamat-modellezés,

kialakítottuk

műhelymunka alábbi

az és

módszertani

problémaelemzés,

probléma okok azonosítása, feltárása, priorizálás, adatgyűjtés, probléma okok értékelése, priorizálása, megoldási javaslatok kidolgozása a gyökér okok kiküszöbölésére és megoldási javaslatok értékelése.

•

A folyamatok konkrét problémaazonosítását, problémák feltárását, elemzését, optimalizálását nemzetközileg bevett módszertanokban (elsősorban: six sigma) meghatározott elemzési technikák alkalmazásával valósítottuk meg. A folyamat optimalizálás fókusza minden esetben úgy került meghatározásra, hogy a leginkább jellemző működési- és költséghatékonysági tényezők határozzák meg a fejlesztési irányokat.

•

A fejlesztési/optimalizálási akciók az alábbiak szerinti csoportosításban kerültek meghatározásra elősegítendő az önkormányzat döntéseit: rövidtávú „Quick win”-ek, amelyek gyorsan megvalósíthatók és azonnali eredményt hoznak és olyan fejlesztési javaslatok, melyek projektekben valósíthatók meg, hosszabb távon adnak megoldást.

A fenti módszertanok egyes releváns eszközei a különböző historikus adatok, Soltvadkert Város Önkormányzata 5 Cím: 6230 Soltvadkert, Kossuth L. u. 6. Telefon: +36 78 480 144 Web: www.soltvadkert.hu

mérések adatgyűjtése, elemzése, összevetése a célértékekkel, folyamat-modellezés, problémaelemzés, probléma okok azonosítása, priorizálása, gyökérokok feltárása és megoldási javaslatok kidolgozása, megoldási javaslatok értékelése és felsőszintű költség-haszon elemzés végrehajtása. A folyamat optimalizálás fókusza minden esetben úgy került meghatározásra, hogy a leginkább jellemző működési- és költséghatékonysági tényezők határozzák meg a fejlesztési irányokat. A folyamatok optimalizálása során elsősorban a következő fejlesztési lehetőségek alkalmazhatóságát vizsgáltuk: •

duplikációk megszüntetése;

•

emberi erőforrás – létszám optimalizálás;

•

egyszerűsítések, standardizáció; támogató folyamatok ésszerűsítése;

•

folyamat - funkció felosztás ésszerűsítése;

•

humán kockázatok csökkentése: végrehajtási, jóváhagyási és ellenőrzési szerepkörök szétválasztása;

•

átfutási

idő

redukálása,

tevékenységek

időtartamának

csökkentése;

manualitást kiváltó tényezők kiküszöbölése; munkafolyamat támogatási és elektronizálhatósági javaslatok azonosítása. Az optimalizálási akciók során külön kiemeltük a gyorsan végrehajtható és gyorsan realizálható eredményeket jelentő módosításokat, melyek tényleges hatásait már az ellenőrző mérésekben korán érzékelni lehet. Ezek mellett összefoglalásra kerültek azok a fejlesztési javaslatok, melyek projektekben valósíthatók meg, hosszabb távon adnak megoldást a felmerülő folyamati problémákra. A folyamatfejlesztési, valamint az új folyamatok kialakítására vonatkozó javaslatok számos területen jelentős hatást fejtenek ki a hivatali, illetve az esetlegesen érintett intézményi működés különböző dimenzióira, amely változások hatásai vizsgálatra és szükség esetén átvezetésre kerülnek az alábbi szervezetműködési aspektusokon: •

kapcsolódó folyamatok;

•

a szervezeti struktúrára vonatkozó módosítási igények;

•

szerepkörök kialakítása, megszűntetése, módosítása;


6

•

első szabályozó dokumentumok;

•

tevékenység inputok, outputok, bizonylatok, adatkörök;

•

a szükséges szabályzati elemeket érintő módosításokra tett javaslatok.

3 Soltvadkert Város Önkormányzata

3.1 Az Önkormányzat bemutatás A helyi önkormányzatok hatékony és szakszerű munkája elengedhetetlen a polgárbarát

közigazgatás

megteremtéséhez,

illetve

a

helyi

közösségek

megszervezéséhez. A társadalmi jólét növelésében kiemelt feladat hárul a közigazgatásra, azon belül is az önkormányzati intézményekre és a polgármesteri hivatalokra. Soltvadkert

Város

Önkormányzata

(továbbiakban:

Önkormányzat)

önállóan,

szabadon, demokratikus módon széleskörű nyilvánosságot teremtve intézi a település közügyeit, gondoskodik a helyi közszolgáltatásokról, a helyi közhatalom önkormányzati típusú gyakorlásáról.

3.2 A szervezet struktúrláis jellemzői Az Önkormányzat legfontosabb szervei: a képviselő-testület, a polgármester, a bizottságok és a polgármesteri hivatal. A képviselő-testület taglétszáma 9 fő, mely az önkormányzat kötelező feladatain túl önként is vállalhatja közfeladat vállalását a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvényben (továbbiakban: Ötv.) foglaltak szerint, ha annak személyi, tárgyi és pénzügyi feltételei rendelkezésre állnak, ugyanakkor egyes hatásköreit a polgármesterre és a bizottságokra rendeletében átruházhatja.


7

A képviselő-testület éves munkatervében fontossági sorrendben meghatározza a napirendi pontokat, valamint azok előadóit, főbb feladatait és az ülések tervezett időpontjait. A képviselő-testület ülését a polgármester, akadályoztatása esetén az alpolgármester hívja össze. A polgármesternek a képviselő-testület működésével összefüggő legfontosabb feladatai: •

segíti a települési képviselők munkáját,

•

összehívja és vezeti a képviselő-testület üléseit,

•

az önkormányzati rendeleteket, valamint a képviselő-testület üléseiről készült jegyzőkönyveket a jegyzővel közösen aláírja.

A polgármesternek a bizottságok működésével kapcsolatos legfontosabb feladatai: •

indítványozhatja a bizottság összehívását,

•

felfüggesztheti a bizottság döntésének végrehajtását,

•

bizottsági döntéshozatalnál a bizottsági elnök esetében dönt a kizárásról, ha az ügy a bizottság elnökét vagy hozzátartozóját személyesen érinti.

A képviselő-testület feladatának eredményesebb ellátása érdekében az alábbi bizottságok létrehozásáról döntött: 1. Ügyrendi Bizottság Legfőbb feladatai: •

vizsgálja

a

polgármester,

alpolgármester

és

az

önkormányzati

képviselők által tett vagyonnyilatkozatokat, •

vizsgálja a képviselők összeférhetetlenségi ügyeit,

•

előkészíti a Képviselő-testület és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatról szóló rendelet tervezetet és annak módosításait,

•

vizsgálja az önkormányzati rendeletalkotás indokoltságát és célját.

•

ellenőrzi és figyelemmel kíséri a képviselő-testület és szervei szabályszerű

működését

és

intézkedést kezdeményez,


8

a

szabályzat

megsértése

esetén

•

vizsgálja

a

képviselő-

testület

határozatainak,

rendeleteinek

végrehajtását, •

közreműködik a képviselő-testület rendeleteinek előkészítésében,

•

felügyeli

a

képviselő-testület

határozatainak

és

rendeleteinek

törvényességét, •

elvégzi a képviselő-testület titkos szavazással történő döntései esetén a szavazás lebonyolításával kapcsolatos teendőket,

•

véleményezi és felülvizsgálja a képviselő-testület által átruházott hatáskörök gyakorlását,

•

vizsgálja a képviselők jogainak, kötelezettségeinek érvényesülését,

•

felülvizsgálja a képviselő-testület döntése előtt a képviselők, illetve a polgármesteri hivatal valamennyi dolgozóját érintő, képviselő-testület elé kerülő előterjesztést.

•

ellátja


hatáskörébe

tartozó

fegyelmi

ügyek

előkészítését. •

jogi szempontból vizsgálja a szakbizottságok részére átruházott hatáskörök közül az önkormányzat intézményei szervezeti és működési szabályzatát.

•

véleményezi

a


pályázatok,

versenytárgyalások,

döntéseinek 1

millió

megfelelően forint

a

feletti

ingatlanértékesítéseket, illetve azok esetleges módosításait. •

polgármester, alpolgármester illetményemelésére vonatkozó képviselőtestületi előterjesztést készít,

•

javaslatot tesz a polgármester jutalmára meghatározott időszakban végzett munkája értékelése alapján

•

előkészítő bizottságként jár el a jegyzői, aljegyzői állás betöltésére irányuló pályázati eljárás során.

2. Pénzügyi Bizottság Legfőbb feladatai: •

részt vesz a középtávú gazdasági program előkészítésében,


9

•

véleményezi az éves költségvetési javaslatot és a végrehajtásról szóló beszámoló tervezeteit,

•

véleményezi a költségvetési koncepciót,

•

közreműködik a költségvetési rendelet- tervezet előkészítésében,

•

figyelemmel kíséri a költségvetési bevételek alakulását, különös tekintettel a saját bevételekre, a vagyonváltozás / vagyonnövekedéscsökkenés / alakulását, értékeli az azt előidéző okokat, szükség esetén vizsgálja a hitelfelvétel indokait, és gazdasági megalapozottságát,

•

ellenőrizteti a pénzkezelési szabályzat megtartását, a bizonylati rend és a bizonylati fegyelem érvényesítését,

•

véleményezi a képviselő-testület által alapított alapítvány induló forrásait, beszámolóit,

•

részt vesz a képviselő-testület által alapított gazdasági társaság tulajdoni döntéseinek előkészítésében,

•

véleményezi az 1 millió forint értékhatár feletti ingatlanok értékesítésére vonatkozó képviselő testületi előterjesztést,

3. Gazdasági és Vállalkozási Bizottság Legfőbb feladatai: •

közreműködik a költségvetési rendelet- tervezet előkészítésében,

•

előzetesen megtárgyalja az önkormányzat gazdálkodását érintő rendelet-tervezetet,

•

véleményezi az önkormányzati tulajdonnal rendelkező gazdasági társaság alapítását és működését,

•

véleményezi és javaslatot ad az ingatlan-értékesítési -, bérleti ügyekben, ingatlan - hasznosítás lebonyolításában, szervezésében,

•

javaslatot tesz az önkormányzati vállalkozásokra, felmérést készít a vállalkozás várható hatásairól, közreműködik az idegen forgalommal kapcsolatos koncepció kialakításában,

•

véleményezi

a

lakásgazdálkodási

tervezetet,


10

koncepcióról

szóló

rendelet-

•

közreműködik a önkormányzati vagyonnal kapcsolatos feladatok meghatározásában, javaslatot tesz annak gazdaságos működésére,

•

véleményezi a Vadkert Komszolg Kft., valamint a Biztonság Soltvadkert Vagyonvédelmi Kft. ügyvezetői munkakör betöltésére vonatkozó pályázatot és a gazdasági társaságokkal kapcsolatos valamennyi előterjesztést,

•

köztemető fenntartás és működtetés

•

az

önkormányzati

vagyon

értékesítésének,

hasznosításának

ellenőrzése. •

véleményezi a városfejlesztési és városüzemeltetési feladatokat,

•

véleményezi

a

városrendezési

feladatokat,

rendezési

terveket

tartalmazó önkormányzati rendelet-tervezeteket •

véleményezi az építési-igazgatási és építésrendészeti feladatkörökből a városképi jelentősséggel bíró ügyeket,

•

véleményezi a városképi jelentőségű egyedi telkek beépítését,

•

véleményezi az idegenforgalommal kapcsolatos képviselő-testületi előterjesztéseket,

•

véleményezi az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság alapítását és működését, feladattervét és beszámolóját.

•

véleményezi

a

Soltvadkert

Város

Önkormányzati

Tűzoltó-

parancsokságával kapcsolatos előterjesztéseket 4. Mezőgazdasági és Környezetvédelmi Bizottság Legfőbb feladatai: •

véleményezi a mezőgazdasági hasznosítású ingatlanok értékesítéséről szóló képviselő-testületi előterjesztéseket,

•

szakvéleményt

nyújt

a

mezőgazdasági

vállalkozások

pályázati

lehetőségeihez és figyelemmel kíséri a pályázati felhívásokat. •

közreműködik a költségvetési rendelet-tervezet előkészítésében,

•

jelzéssel élhet a parlagterületek felszámolása ügyében,

•

véleményezi a szemétszállítással, hulladékgazdálkodással kapcsolatos előterjesztéseket


11

•

véleményezi

a

Vadkert

Komszolg

Kft.-vel

és

kapcsolatos

előterjesztéseket •

véleményezi az ivóvízellátással, a csatornahálózat, valamint a szennyvíztelep üzemeltetésével és szennyvízkezeléssel kapcsolatos előterjesztéseket,

•

véleményezi

a

közterületek

tisztántartásával

és

használatával

kapcsolatos előterjesztéseket. •

véleményezi

az

ebrendészeti

telep

működésével

kapcsolatos

előterjesztéseket 5. Kulturális, Sport és Egészségügyi Bizottság Legfőbb feladatai: •

iskolai oktatással, óvodai és bölcsődei ellátással, közművelődéssel kapcsolatos érdekek feltárása, egyeztetése

•

oktatási

és

közművelődési

intézmények

működési

feltételeinek

figyelemmel kísérése, •

szükség

szerinti

javaslat

kidolgozása,

költségvetési

prioritások

feladatok

ellátásában

meghatározása, •

oktatással,

közművelődéssel

kapcsolatos

közreműködő szervezetek és önkormányzat közötti együttműködési megállapodás előkészítése, koordinálása, •

véleményezés, javaslattétel oktatási, kulturális témakörökben,

•

Soltvadkert város kulturális életének egyeztetése, új folyamatainak kezdeményezése, támogatása,

•

új tevékenységi és működési formák véleményezése,

•

önkormányzat éves – évközi – támogatási rendszerének kidolgozása,

•

oktatási, közművelődési intézményvezetői állás betöltésére benyújtott pályázat véleményezése,

•

a képviselő- testülettel, testvérvárosokkal és egyházakkal kötött megállapodások véleményezése, azok végrehajtásának előkészítése és ellenőrzése,

•

a megyei tanulmányi ösztöndíj – pályázatok véleményezése.


12

•

előkészíti a diák-, szabadidősporttal kapcsolatos képviselő-testületi döntéseket, végrehajtását és ellenőrzését.

•

véleményezi a STE képviselőtestület elé kerülő beszámolóját,

•

szervezi, integrálja a kétévente ismétlődő Szüreti Fesztivál rendezvény előkészületeit, lebonyolítását,

•

véleményezi a városi egészségügyi alapellátás szervezését,

•

figyelemmel kíséri az alapellátás helyzetét, és közreműködik az egészségügyi ellátást igénylő lakossági kapcsolatok erősítésében,

•

figyelemmel kíséri a város egészségügyi és szociális ellátását biztosító intézmények működését, véleményezi a költségvetési előterjesztéseket és beszámolókat,

•

véleményezi a város közegészségügyével foglalkozó előterjesztéseket,

•

figyelemmel kíséri az egészségügyi ellátást biztosító intézményeket, elősegíti az érdekegyeztetéseket, koordinálja a város egészségügyi rendszerét,

•

véleményezi az egészségügyi intézményvezetői pályázatokat.

•

figyelemmel kíséri a város szociális ellátását biztosító intézmények működését,

•

véleményezi

a

szociális

ellátás

érintő

képviselő-testületi

előterjesztéseket, elősegíti a szociális szolgáltatást igénylő lakossági kapcsolatok erősítését, érdekegyeztetéseket, •

véleményezi a szociális intézményvezetői pályázatokat,

•

pályázati feltételeket állapíthat meg a városi sporttámogatási alap felosztásához, melynek alapján felosztja a támogatási alapot.

•

oktatási-nevelési és közművelődési intézmények működési feltételeinek figyelemmel

kísérése,

költségvetésének

és

beszámolóinak

véleményezése •

javaslatot tesz az „Év Sportolója” kitüntető cím odaítélésére,

•

véleményezi az önkormányzat által alapított oktatási, közművelődési és szociális intézmények szervezeti és működési szabályzatát.

•

véleményezi a nevelési, oktatási intézménynevelési, illetve pedagógiai programját,


13

Önkormányzati társulások és az átruházott önkormányzati feladatok: 1. Homokhátsági Hulladékgazdálkodási Társulás: •

szemétszállítás, hulladékgazdálkodás

2. Dél-alföldi Ivóvízminőség-javító Társulás: •

ivóvízminőség javítás

3. Kiskőrös és Térsége Ivóvízminőség-javító Önkormányzati Társulás •

ivóvízminőség javítás

4. Kiskőrösi Kistérségi Többcélú társulás: •

ebrendészeti telep működtetése

•

központi orvosi ügyelet működtetése

5. Kiskőrös Város Önkormányzata •

művészetoktatás

6. Homokhátsági Vízgazdálkodási Társulat •

4

belvízelvezetés, vízgazdálkodás

Módszertani

megközelítés

és

az

együttműködés

folyamatának bemutatása Az együttműködés folyamata négy fő fázisra, azokon belül pedig nyolc elkülöníthető folyamatlépésre bontható. A lépések pedig további folyamatelemekből állnak. 1. Előkészítő fázis 1.1. Kidolgozandó folyamatok meghatározása Az előkésztési fázis legfontosabb feladata a kidolgozandó feladatok meghatározása. Az a cél, hogy olyan folyamatok kerüljenek kiválasztásra, melyek fejlesztése lehetővé teszi az Önkormányzat számára a hatékonyabb munkavégzést, mely segíti az ügyintézési idő csökkentését, továbbá az Önkormányzat munkájával kapcsolatos ügyfélélmény fejlesztését biztosítja. 1.1.1. Javaslattétel kidolgozandó folyamatok meghatározására Soltvadkert Város Önkormányzata 14 Cím: 6230 Soltvadkert, Kossuth L. u. 6. Telefon: +36 78 480 144 Web: www.soltvadkert.hu

1.1.2. Kidolgozandó folyamatok elfogadása 1.2. Módszertan meghatározása és rögzítése A módszertan meghatározásának célja, hogy biztosítsa az együttműködés teljes folyamatának meghatározását, a jelenlegi folyamatok felmérésének módszerét,

a

jelenlegi

folyamatok

dokumentálásának

módszerét,

a

folyamatok elfogadásának és jóváhagyásának módszerét és felelősét, a folyamatatok feltérképezése során feltárt javítási, fejélesztési javaslatok megfogalmazásának módszerét, továbbá a tanulmány elkészítésének és jóváhagyásának kereteit. 1.2.1. Módszertan meghatározása 1.2.2. Módszertan bemutatása 2. Folyamat elkészítései fázis 2.1. Folyamatok feltérképezése A folyamatok feltéképezésének legfőbb feladata a már működő és bevezetett folyamatok

megismerésén

keresztül

az

Önkormányzat

szervezeti

működésének megismerése és felkészülés a folyamatok dokumentálására. 2.1.1. A rendelkezésre álló dokumentáció megismerése 2.1.2. Folyamatinterjúk szervezése 2.1.3. Folyamatok megismerése és rögzítése 2.2. Folyamatok dokumentálása A folyamatok dokumentálása során a megismert folyamatot a lehető legrészletesebben

szükséges

rögzíteni

és

a

fejlesztési

javaslatokat

feltérképezni. A folyamatábrázolásnak tartalmaznia kell a felelősségi mátrix elkészítéséhez szükséges információkat (végrehajtó, felelős, konzultáló, informálandó). A folyamatok lépéseit szerepkörökhöz kell rendelni. 2.2.1. Folyamatok módszertan szerinti dokumentálása 2.3. Folyamatok validálása A folyamatok elkészítését követően azokat validáltatni szükséges az Önkormányzat kijelölt szakértőivel. A validálás célja, annak biztosítása, hogy Soltvadkert Város Önkormányzata Cím: 6230 Soltvadkert, Kossuth L. u. 6. Telefon: +36 78 480 144 Web: www.soltvadkert.hu

15

a megismert és dokumentált folyamat minden szakértő szerint megfelel a jelenleg működő folyamatoknak. 2.3.1. Folyamatleírások megismerése 2.3.2. Észrevételek, javaslatok rögzítése 2.3.3. Folyamatok véglegesítése 3. Javaslattételi fázis 3.1. Fejlesztési javaslatok összegyűjtése Annak érdekében, hogy az Önkormányzat számára a folyamatok fejlesztése megvalósítható legyen, valamit a folyamatok hatékonyabbá, jobbá, gyorsabb lefutásúvá tétele érdekében fejlesztési javaslatokat kell tenni és azokat megfelelően

–

minden

bevont

szakértő

számára

értelmezhetően

–

dokumentálni kell. 3.1.1. Fejlesztési javaslatok rögzítése 3.2. Fejlesztési javaslatok dokumentálása A rögzített fejlesztési javaslatokat a megérthetőség és megvalósíthatóság érdekében olyan szintre kell kidolgozni, amely alapján az minden bevont Önkormányzati szakértő számára egyértelmű és megvalósítható. 3.2.1. Fejlesztési javaslatok részleteinek kidolgozása 3.2.2. Fejlesztési javaslatok részteles dokumentálása 4. Lezáró fázis 4.1. Tanulmány elkészítése A tanulmány elkészítése, és a meghatározott határidőre való leszállítása a tanácsadó

feladata.

minőségellenőrzését

Az a

átadott

tanácsadó

által

tanulmány bevont

egészben szakértő

Önkormányzat a tanulmányt - annak átvétele után – véleményezi. 4.1.1. Tanulmány elkészítése 4.1.2. Tanulmány átadása


16

végzi,

való az

5 A felmért folyamatok bemutatás

5.1 Folyamatábrázolás A folyamatok három különböző szinten értelmezhetők, és az alábbiak szerint csoportosíthatjuk őket: •

fő folyamatok (értékláncban szereplő folyamatok)

•

generikus folyamatok (a folyamatok logikai lefutását, célját bemutató folyamat)

•

folyamatlépés (szervezeti egységhez rendelt folyamatlépések)

A folyamatok feltérképezése során meg kell határozni a folyamatlépések mélységét. Az önkormányzati SzMSz-ben szereplő legalsóbb szintű szervezeti egységeket kell alapul venni, és szervezeti egységhez egyértelműen besorolható folyamatlépésig felmérni a folyamatokat. Amennyiben egy folyamatlépésről nem egyértelműen meghatározható, hogy melyik szervezeti egység a felelőse, akkor tovább kell bontani a folyamatlépést, amíg besorolható lesz annak érdekében, hogy minden egyes folyamatlépéshez egyértelműen hozzárendelhető legyen szervezeti felelősség. A folyamatábrák elkészítésének menete: 1. A folyamat résztvevőinek azonosítása. 2. A folyamat első és utolós lépésének meghatározása. 3. Rögzítsük, hogy ki kapja az első tevékenység kimenetét, és ennek hatására milyen tevékenységet hajt végre. 4. Azonosítsuk, hogy ki kapja a második tevékenység kimenetét, és ez milyen következményt indukál. 5. Folytassuk a kimenetek és lépések azonosítását, míg el nem érünk az utolsó tevékenységhez. 6. A tevékenységeket egészítsük ki az előzetesen definiált horizontális elemekkel.


17

5.2 Közbeszerzési folyamat Az alábbiakban bemutatásra kerül a KBT hatálya alá tartozó beszezések végrehajtásának

folyamatát.

Elsőként

a

folyamat

uszodasávos

ábrázolású

folyamatábrájával kezdjük, majd részletesen ismertetjük a folyamat során alkalmazott tevékenységeket és felelősségi köröket.

5.2.1 Folyamatlépések 1. Beszerzési igények bejelentése •

Új beszerzési igény felmerülése esetén az ajánlatkérő érintett szervezeti egység köteles igényét írásban jelezni a Jegyzőnek.

•

A beszerzés becsült értékének meghatározása az érintett szervezeti egység

kötelezettsége.

A

becsült

értékének

elsősorban

előzetes

árajánlaton, tervezői költségvetésen vagy korábban megkötött szerződés alapján számított értékbecslésen kell alapulnia. •

Amennyiben a beszerzés alapján létrejövő szerződés megkötéséhez engedély szükséges, azt a közbeszerzési eljárás megindítása előtt be is kell szerezni.

•

A közbeszerzés a beszerzés pénzügyi fedezetének hiányában nem indítható meg.

2. Döntés a közbeszerzési eljárás megindításáról •

A

Jegyző

feladata

a

rendelkezésre

álló

dokumentumok

alapján

megállapítani, hogy az ajánlatkérőnek kötelezettsége-e közbeszerzési eljárás

lefolytatása.

Amennyiben

közbeszerzési

eljárás

lefolytatása

kötelező, úgy a közbeszerzési eljárás megindításra vonatkozó szükséges eljárást megindítja. •

Közbeszerzési eljárás megindítására csak az ajánlatkérő képviselőjének előzetes jóváhagyást követően kerülhet sor.


18

•

Amennyiben a megindítani kívánt eljárás az éves közbeszerzési tervben nem

szerepel,

a

közbeszerzési

eljárás

megindításakor

az

éves

közbeszerzési terv módosítása szükséges. •

A közbeszerzési eljárás típusát a Közbeszerzési Bíráló Bizottság a KBT alapján határozza meg. A Bíráló Bizottság döntése alapján kerül sor az eljárást megindító hirdetmény elkészítésére.

3. A részvételi dokumentáció, illetőleg ismertető •

Az ajánlatkérő a meghívásos és a tárgyalásos részvételi dokumentációt készíthet, a versenypárbeszédben pedig ismertetőt köteles készíteni. Az ajánlatkérő a részvételi felhívásban köteles megadni a részvételi dokumentáció, illetőleg ismertető rendelkezésre bocsátásának módját, határidejét, annak beszerzési helyét és pénzügyi feltételeit.

•

Az ajánlatkérő a részvételi felhívásban előírhatja, hogy a részvételi jelentkezés

érdekében

jelentkezésenként

legalább

a

részvételi egy

dokumentációt

részvételre

jelentkezőnek

résztéveli vagy

a

közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozónak meg kell vásárolnia vagy át kell vennie.

4. Kiegészítő tájékoztatás •

A részvételre jelentkező a részvételi felhívásban, illetőleg a részvételi dokumentációban

foglaltakkal

kapcsolatban

írásban

kiegészítő

tájékoztatást kérhet az ajánlatkérőtől a részvételi htáridő lejárta előtt legkésőbb nyolc nappal. •

A kiegészítő tájékoztatást a részvételi határidő lejárta előtt legkésőbb négy nappal kell megadni.

•

A kiegészítő tájékoztatást úgy kell megadni, hogy az ne sértse a résztvételre jelentkezők esélyegyenlőségét.


19

5. Az ajánlatok benyújtása és felbontása •

Az ajánlat írásban és zártan, az ajánlati felhívásban megadott címre közvetlenül vagy postai úton kell benyújtani az ajánlattételi határidő lejártáig.

•

Az ajánlatok tartalmazó iratok felbontását az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A bontás mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig összes ajánlat felbontásra nem kerül.

•

Az ajánlatok felbontásánál az ajánlatkérő, az ajánlattevők, valamint az általuk

meghívott

személyek,

továbbá

a

külön

jogszabályban

meghatározott szervek képviselői lehetnek jelen. •

Az ajánlatok felbontásánál ismertetni kell az ajánlattevők nevét, címét, valamint azokat a főbb, számszerűsíthető adatokat, amelyek a bírálati szempont alapján értékelésre kerülnek.

6. Az ajánlatok elbírálása •

Az ajánlatok elbírásálása során az ajánlatkérőnek meg kell vizsgálnia, hogy az ajánlatok megfelelnek-e az ajánlati felhívásban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek.

•

Az ajánlatkérő köteles megállapítani, hogy mely ajánlatok érvénytelen, illetőleg van-e olyan ajánlattevő, akit az eljárásból ki kell zárni.

•

Az érvényes ajánlatokat az ajánlati felhívásban meghatározott bírálati szempont alapján kell értékelni.

•

Az ajánlatkérő az ajánlatokat kizárólag azok elbírálására azok elbírálására használhatja fel.

•

Az ajánlatkérő köteles az ajánlatok elbírálni.

•

Az ajánlatkérő köteles az összes ajánlattevő számára azonos feltételekkel biztosítani a hiánypótlás lehetőségét.


20

7. Tájékoztatás az ajánlatok elbírálásáról, eredményhirdetés •

Az ajánlatkérő köteles az ajánlattevőket írásban tájékoztatni kizárásról, a szerződés

teljesítésére

való

alkalmatlanságának

megállapításáról,

valamint ezek indokáról. •

Az

ajánlatkerő

az

ajánlatok

elbírálásának

befejezésekor

írásbeli

összegzést készít az ajánlatokról. •

Az eredményhirdetés során az ajánlatkérő köteles ismertetni az írásbeli összegzésben foglaltakat.

8. Szerződéskötés •

Eredményes közbeszerzési eljárásalapján a szerződést a nyertes szervezettel kell írásban megkötni az ajánlati felhívás, a dokumentáció, a szerződéstervezet, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően.

•

Ha az ajánlatkérő lehetővé tette a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt, a részek tekintetében kell a nyertesekkel szerződést kötni. E szörződés szükség esetén az ajánlatoknak, illetőleg az ajánlati felhívásnak megfelelően tartalmazhatja az ajánlattevőként szerződést kötők közötti együttműködés feltételeit is.

•

A szerződéskötés tervezett időpontját az ajánlati felhívásban kell megadni azzal,

hogy

az

nem

határozható

meg

az

írásbeli

összegzés

eredményhirdetésen történő átadását vagy megküldését követő naptól számított

tizedik

napnál

korábbi

időpontban.


21

és

harmincadik

napnál

későbbi

5.2.2 Felelősségi mátrix A felelősségi mátrix az alábbi elemekből áll: •

R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős szerepkör;

•

A (Accountable/Approver, Számon kérhető/Jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. Egy folyamatlépéshez csak egy A szerepkör tartozhat;

•

C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör;

•

I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó szerepkör.

FOLYAMAT

Beszerzés

Pénzügyi

Kötelezetts

ért felelős

ellenjegyzé

égvállalásr

vezető

s-re

a jogosult

jogosult

vezető

vezető Beszerzési értékhatár

R/A

I

I

R/A

-

-

R/A

-

-

R

A

-

R

-

A

vizsgálata Ajánlatkérési dokumentáció összeállítása Ajánlatkérés Ajánlatkérés értékhatárfüggő pénzügyi ellenjegyzése Ajánlatkérés értékhatárfüggő kötelezettségvállalói Soltvadkert Város Önkormányzata Cím: 6230 Soltvadkert, Kossuth L. u. 6. Telefon: +36 78 480 144 Web: www.soltvadkert.hu

22

ellenjegyzése Ajánlatok értékelése

R/A

I

I

Eredményhirdetés

R/A

-

I

Szerződés készítése

R/A

-

-

R

A

A

R/A

-

-

Szakmai teljesítés igazolása

R/A

-

-

Érvényesítés, szabályossági

C

R/A

-

-

R/A

-

Szerződés ellenjegyzése Szakmai teljesítés ellenőrzése

vizsgálat Utalványozás

5.2.3 Kapcsolódó szabályzatok, eljárásrendek A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó szabályzatok, eljárásrendek az alábbiak: •

Közbeszerzési Szabályzat

•

Gazdasági Szervezet Ügyrendje

•

Szervezeti és Működési Szabályzat


23

5.3 Irattárazás, iratkezelés folyamatok

5.3.1 Folyamatlépések Az

önkormányzat

a

feladat-

és

hatáskörébe

tartozó

ügyek

intézésnek

áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kezeli. A továbbiakban az Iratkezelési folyamatot mutatjuk be, mely során részletesen ismertetésre kerül a folyamat során alkalmazott tevékenységek és felelősségi körök. 1. A küldemények átvétele •

A polgármesteri hivatalhoz érkező o postai küldemények átvétele az ügykezelő feladata, o a csomagokat a hivatalsegéd veszi át, majd továbbítja a központi iktatóba, o a telefaxokat, az elektronikus iratokat jó minőségű, tartós papírlapra történő

másolás/kinyomtatás

után

érkeztetésre/iktatásra

az

érkeztetéssel megbízott ügykezelőnek kerülnek átadásra, •

A küldeményt átvevő személy ellenőrzi: o a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultsága o a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét, o az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomatolás sértetlenségét

•

Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes

küldemények

esetén

gondoskodik

a

tértivevény

visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy Soltvadkert Város Önkormányzata Cím: 6230 Soltvadkert, Kossuth L. u. 6. Telefon: +36 78 480 144 Web: www.soltvadkert.hu

24

veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az iktatónak iktatásra átadni. •

Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt – átvételi elismervénnyel – igazolni kell.

•

Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell és soron kívül ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét.

•

A gyors elintézést igénylő ("azonnal", vagy "sürgős" jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, akkor a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni, illetve átadni.

•

Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak.

2. Küldemények érkeztetése és felbontása •

A polgármesteri hivatalhoz érkezett valamennyi küldeményt az e feladattal megbízott személy bonthatja fel és látja el érkeztető bélyegzővel.

•

Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: o a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű küldeményeket o az sk. felbontásra szóló küldeményeket o azon küldeményeket, amelyekre ezt elrendelték

•

A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel sürgősen eljuttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat az iratkezelőhöz.

•

A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve borítékon jelzett melléklet(-ek) meglétét, valamint illetékköteles iratnál az illeték lerovásának

tényét.


Az

esetlegesen

25

felmerülő

irathiány

tényét

jegyzőkönyvben, továbbá elektronikus adatrögzítés kiegészítő adatok megjegyzés rovatában és az előadói íven is kell rögzíteni. •

A telefaxon, az elektronikusan úton, vagy más nem tartós megőrzést biztosító adathordozón (mágneslemez, hangszalag, stb.) érkezett irat esetében először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat elkészítéséről. A másolat hitelesítését az illetékes iratkezelő (a másolat készítője) végzi záradékolással. (A másolat hiteléül: sajátkezű, olvasható aláírás, beosztás, dátum.) A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett, keletkezett (mágnesszalag, hajlékony lemez, CD-ROM stb.) iratot, ha az nyomtatható formátumú, a beérkezés után haladéktalanul ki kell nyomtatni és a továbbiakban a hagyományos ügykezelés szabályai szerint kell kezelni.

•

A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha: o az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, o a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, o a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, o bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel

•

A hivatalhoz beérkező küldemények érkeztetését, iktató bélyegzővel való ellátását az iktató iratkezelője végzi a küldemény megérkezése napján. Érkeztetés az iktató bélyegző lenyomatának elhelyezésével, a napi dátum feltüntetésével valósul meg.

3. Az iktatás •

Az iktatás célja, hogy biztosítsa: o a küldemények pontos idejének, tárgyának megállapíthatóságát, a beadványok ügykövetését, o az ügyiratok fellelhetőségét,


26

o az ügyirattal kapcsolatos feladatok elintézésében a személyi felelősség megállapíthatóságát, illetve ennek elősegítését, o a határidők betartásának ellenőrzését, o a vezetői irányítási, ellenőrzési feladatok támogatását, o az iratforgalom pontos számbavételét. •

Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidős iratokat,

táviratokat,

express

küldeményeket,

a

hivatalból

tett

intézkedéseket tartalmazó "sürgős" jelzésű iratokat. Az iratok továbbítása és az ügyintéző kijelölése (szignálás). •

A

hivatal

iratainak

iktatása,

iktatókönyvi

feldolgozása,

részbeni

ügykövetése a hivatal rendszerében számítógépes iktatási rendszerre épülően, az IQtató® Pro Titkársági Információkezelő Önkormányzati modul számítógépes program keretében valósul meg. •

A küldemények iktatása a hivatal teljes hivatali rendszerében vegyes iktatószámképzéssel, azaz sorszám+alszám és gyűjtőszám rendszer együttes használatával valósul meg.

•

A hivatalnál rendszeresen előforduló, egy intézkedéssel lezáruló ügyeket gyűjtőszámon kell nyilvántartani. A gyűjtőszám keretet az év elején meg kell határozni. A nyilvántartása az elektronikus iktatókönyv gyűjtőszám adatbázisában valósul meg, majd azt év végén tartós módon ki kell nyomtatni.

•

A küldemények (beadvány) iktatása előtt – az iktatást végző dolgozónak – meg kell állapítani, hogy a tárgybani iratnak van-e hivatkozási száma (előzménye), illetve előirata. Kiadmány (kimenő válaszlevél) esetén kötelező jelleggel fel kell tüntetni a hivatkozott küldemény (bejövő levél/irat) – partnerszerv/szervezet által adott – iktatószámát, mely a partner előiratát megjelöli.


27

4. Az iratok továbbítása és az ügyintéző kijelölése (szignálás) •

Iratkezelő a hivatal részére érkezett iratot, érkeztetést követően az ügyintéző kijelölése (szignálás) végett köteles az irat szignálására jogosult személynek

(polgármesternek,

jegyzőnek,

aljegyzőnek

vagy

akadályoztatásuk esetén az általuk megjelöltnek) bemutatni. •

Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve, iktatást követően közvetlenül az ügyintézőhöz kell (lehet) továbbítani.

•

Az elintézett további érdemi ügyintézést nem igénylő, illetve kiadmányozott iratokat az ügyintéző az előadói munkakönyvvel együtt továbbítja az iktatónak, aki a visszavételt, illetve átvételt saját kezű aláírásával ismeri el, egyben kitölti, illetve módosítja az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovatait.

5. Az intézkedés (kiadmány) tervezetek elkészítése •

Az intézkedés történhet: o az irat eredetiben, vagy másolatban való továbbításával, o továbbítással rövid úton, továbbá visszavárólag, o láttamozással, illetve o láttamozás révén, határidős vagy végleges irattárba helyezéssel, vagy o tisztázásra kerülő intézkedés tervezet útján.

•

Az intézkedés tervezet készülhet: o előadói íven, o sokszorosított nyomtatványon (előnyomott formában) o tisztázati és egyidejűleg készülő másodlati példányokon

•

A közbenső intézkedéseket is írásban kell megtenni: o ha a címzettnek a közbenső intézkedések alapján kötelezettségei adódnak,


28

o ha a közbenső intézkedések az ügy érdemi elintézéséhez szükséges

vélemény,

állásfoglalás

kérésére

illetve

adására

irányulnak. 6. Kiadói utasítás készítése •

Az intézkedés tervezetek elkészítését követően az ügyintéző az iratkezelő részére az előadói íven egyértelmű utasítást ad az intézkedés-tervezet leírására, kiadmányozására, a kiadmány továbbítására. Az utasításban rögzíteni kell: o ha a kiadás után az iratot tudomásulvétel vagy további intézkedés végett látnia kell valamelyik társcsoportnak, o ha valamely iratot külső szervhez eredetben meg kell küldeni és ezért arról elküldés előtt, másolatot kell készíteni, o ha mellékleteket kell csatolni, o a továbbítás mozzanatait (ajánlott, tértivevény, soron kívül, stb.) o ha a kiadás után az ügyintéző visszakéri az iratot vagy határidőbe helyezteti, o mindezeket a jelzéseket az előadói íven kell feltüntetni.

7. Kiadmányozás •

A más szervhez, személyhez küldendő kiadmányokat a polgármesteri hivatal hivatalos nyomtatványán (levélpapíron) kell elkészíteni. A kiadmány leírásáról, a borítékok pontos címzéséről az intézkedés-tervezet készítője köteles gondoskodni.

•

A kiadmányok leírása során a letisztázott kiadmányon az irat tárgyát, a hivatkozási számot, a mellékletek számát és az ügyintéző nevét fel kell tüntetni.

•

A kiadmányozott intézkedés-tervezetet a tisztázattal össze kell olvasni, az esetleges hibákat ki kell javítani

•

Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak a kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani.


29

•

Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak a kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani.

8. Iratok továbbítása, postázása (expediálás) •

Az iratkezelőnek, illetve az azzal megbízottnak: o ellenőriznie

kell,

hogy

az

aláírt,

illetőleg

hitelesített

és

bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, csatolták-e a jelzett mellékleteket, o előadói íven jelölni kell a továbbítás dátumát, o a kimenő küldeményeket az átadó könyvben bevezetve postázásra a központi iktatóba le kell adni, megjelölve a továbbítás módját (ajánlott, tértivevényes, stb.) •

A küldeményeket a titkárságon a továbbítás módja szerint (posta, kézbesítő, stb.) csoportosítani kell, a megfelelő kézbesítőkönyvbe be kell írni és az átvételi-, vagy az azt követő munkanapon expediálni kell.

9. Határidő nyilvántartás •

Határidő

nyilvántartásba

kell

venni

az

iratot,

amelynek

végleges

elintézéséhez valamilyen közbenső intézkedés szükséges vagy befejezése valamilyen feltétel bekövetkezésétől, illetve megszűnésétől függ. •

Iratot az ügyintéző utasítására, a kiadmányozó engedélyével lehet határidő-nyilvántartásba helyezni.

•

A határidőt az ügyintéző a munkanaplóba köteles haladéktalanul bevezetni és az ügyiratot a központi iratkezelőnek átadni. Az iratkezelő a határidőt az elektronikus nyilvántartás/iktatókönyv határidő naplójába, illetve az iktatási tétel módosításával, a határidő rovat megfelelő kitöltésével (a naptári nap megjelölésével) feljegyzi.

•

A határidőre átvett iratokat az ügyiratkezelő köteles az egyéb iratokról elkülönítve, a határidőben megjelölt napok szerinti bontásban – az azonos napokra határidőzött iratokat az iktatószám sorrendjében – kezelni.


30

•

A határidő lejárta előtti napon azt a határidős iratot, amelyre válasz nem érkezett, ki kell emelni a határidős ügyiratok közül és az ügyiratot munkanaplóval együtt, az ügyintézőhöz kell továbbítani.

•

Irattárba tétel előtt valamennyi határidő-bejegyzést törölni kell.

10. Irattározás •

Az elintézett ügyek iratait, amelyeknek kiadmányait továbbították, vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni.

•

A lezárt, de az ügyvitelben még gyakorta szükséges iratokat átmeneti, 2 évi őrzésre szervezeti csoportonként felállított kézi irattárakban kell elhelyezni.

•

A kézi irattárakból az ügyvitelhez már nem szükséges iratanyag további őrzésre-kezelésre a hivatal központi irattárba kerül.

•

Az irattárban elhelyezett iratokat az irattáros rendezi, rendszerezi, megfelelő tárolóeszközökbe helyezi, az iratállományról nyilvántartást és segédleteket

készít,

biztosítja

az

irattár

szakszerű

használatát,

közreműködik az irattári selejtezésben és a levéltári átadásban.

5.3.2 Felelősségi matrix

FOLYAMAT

Iktatást

Kiadmányo

végző

-zásra

munkatárs

jogosult

Ügyintéző

vezető A küldemények átvétele

R/A

-

C

A küldemények érkeztetése

R/A

-

-


31

A küldemények felbontása

I

-

R

R

-

-

R/A

-

C

R/A

-

R

Irat előállítása

-

I

R/A

Kiadmányozás

-

R/A

C

R

A

C

R/A

I

C

Az ügyintéző kijelölése (szignálás) Előzményezés (iratok csatolása, szerelése) Iktatás

Az irat határidőnyilvántartásba helyezése Expediálás és az iratok továbbítása

5.3.3 Kapcsolódó szabályzatok, eljárásrendek Az iratkezelési folyamathoz kapcsolódó szabályzatok, eljárásrendek az alábbiak: •

Iratkezelési- és Irattározási Szabályzat

•

Szervezeti és Működési Szabályzat

5.4 Információkezelés és belső kommunikáció Vizsgálat alá került az Önkormányzat belső kommunikációja, az információkezelés mikéntje is. Mivel a kommunikáció rendkívül szerteágazó, és igen sok az egyedi kezelést igénylő aleset, ezért a belső kommunikáció folyamati szinten nem definiálható. Így a folyamatok meghatározása helyett a belső kommunikáció


32

különböző szintjeihez kapcsolódó irányelvek megfogalmazását tűztük ki célul, hogy lehetőség legyen fejlesztésre, optimailizálásra az információkezelés területén is. A belső kommunikációval szemben megfogalmazott elsődleges elvárás a folyamatos és gyors információáramlás biztosítása. A belső kommunikáció vizsgálata során az alábbi típusokat azonosítottuk: •

vezető – vezető kommunikáció

•

vezető – beosztott kommunikáció

•

beosztott – vezető kommunikáció

•

beosztott – beosztott kommunikáció

5.4.1 Vezető – vezető kommunikáció Jellemzők

•

leggyakoribb formája a vezetői értekezlet

•

rendszeres operatív vezetői megbeszélések

•

a megbeszélések releváns eredményeit a funkcionális vezetőknek az osztályértekezleteken kell továbbadniuk

•

az egy bizonyos funkcionális területet érintő szakmai témák megbeszélésére a jegyző és a funkcionális terület vezetője között egyedi, ad-hoc módon összeszervezett egyeztetés keretében nyílik lehetőség

Irányelvek

•

pontos információ-szolgáltatás, információ-megosztás

•

feladatkiosztás a dedikált felelősségek mentén

•

a kommunikáció és információ-megosztás egyik dedikált célja a helyettesíthetőség

•

a szervezetek közti kapcsolat kiépítése és aktív fenntartása szükséges a szervezeti egységeken átívelő folyamatok végrehajtása során. Ennek fenntartása, tudatosítása a funkcionális területi vezetők felelőssége


33

5.4.2 Vezető – beosztott kommunikáció Jellemzők

•

leggyakoribb formája az osztályértekezlet, a továbbított elektronikus

levelek,

illetve

a

személyes

vezetői

tájékoztatás •

nincs előre definiált rendszeressége, az információmegosztás nem ütemezett

•

megvalósításának tartalmi és formai kereteit a funkcionális területek vezetői egyedileg alakítják ki, így nem egységes

Irányelvek

•

precíz, gyors, torzításmentes információ-megosztás

•

a továbbított elektronikus levél (vagy a megosztott postaláda) célja a távollét esetén a helyettesíthetőség biztosításával a folyamatos működés fenntarthatóságának biztosítása

5.4.3 Beosztott – vezető kommunikáció Jellemzők

•

leggyakoribb esetei az információkérés, visszacsatolás és a problémafelvetés

•

nincs határozott rendszeressége, ad-hoc felmerülő belső kommunikációs forma

Irányelvek

•

a

beosztottak

által

felvetett

problémák

a

hierarchia

következő szintjén kezelendők

5.4.4 Beosztott – beosztott kommunikáció Jellemzők

•

egyedi, nem tipizálható belső kommunikációs forma

Irányelvek

•

az információ-megosztás minél szélesebbkörő feltételeinek biztosítása


34

•

a betanítás és betanulás mindkét fél felelőssége

•

a munkatársak minden esetben tájékoztassák helyettesüket a folyamatban lévő ügyekről

6 Fejlesztési, optimailázálási javaslatok Az előzőekben bemutatott folyamatok fejlesztését, optimalizálását célzó javaslatokat az alábbiak szerint határoztuk meg: •

Azonosítottuk az adott folyamatok kritikus pontjait, valamint a standardizálható folyamati lépéseket.

•

A javaslatok kidolgozása során építettünk az ún. “best practice”-ekre, vagyis az “iparági gyakorlatokra”.

•

A folymat optimalizálás fókusza minden esetben úgy került meghatározásra, hogy a leginkább jellemző működési- és költséghatékonysági tényezők határozzák meg a fejlesztési irányokat.

•

A fejlesztési, optimalizálási javaslatok az alábbi csoportosításban kerültek meghatározásra: o rövidtávú akciók: gyorsan megvalósíthatók, azonnali eredményt hoznak o közép-, és hosszútávú akciók: projektekben megvalósíthatók, hosszabb távon adnak megoldást

6.1 Közbeszerzési folyamat Ssz. 1.

Érintett folyamatlépés

Fejlesztési/optimalizálási javaslat Rövidtávú

Közép-, hosszútávú

Beszerzési értékhatár

Nincs érdemi fejlesztési

vizsgálata

igény/lehetőség.

A Közeszerzési szabályzatban definiált értékhatárok rendszeres


35

összevetése a KBT-ben meghatározottakkal. 2.

Ajánlatkérési


dokumentáció

igény/lehetőség.

Nincs érdemi fejlesztési igény/lehetőség.



igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

Ajánlatkérés


értékhatárfüggő

igény/lehetőség.

A közbeszerzési szabályzatban meghatározott értékhatár rendszeres felülvizsgálata.

összeállítása 3. 4.

Ajánlatkérés

pénzügyi ellenjegyzése

5.

6. 7.

Ajánlatok értékelése

Eredményhirdetés Szerződés készítése


Az ajánlatok értékelési kritériumainak meghatározásához arra vonatkozó irányelv kiadása, hogy mely esetekben kell a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást és mely esetekben az összességében legelőnyösebb ajánlatot preferálni.




igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

A szerződéstervezet összeállítását egy szerződés-checklist segítségével lehetne segíteni. Ez a checklist a különböző típusú szerződésekben szerepeltetendő szerződéses elemeket tartalmazná.

A szerződéstervezetet célszerű lenne már korábban előállítani .

36

igény/lehetőség.

A már kész szerződéses panelek szerepelnének, amelyekből a szerződéstervezet összeállítója a beszerzés jellegének megfelelően válogathatná össze a

szükséges elemeket. 8. 9. 10. 11. 12.

Szerződés



ellenjegyzése

igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

Szakmai teljesítés



ellenőrzése

igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

Szakmai teljesítés



igazolása

igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

Érvényesítés,



szabályossági vizsgálat

igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

Általános,


folyamatlépéseken

igény/lehetőség.

Az Önkormányzat jelenleg is rendelkezik Közbeszerzési szabályzattal, azonban ezen, Kbt. hatálya alá eső beszerzések végrehajtása tekintetében a szabályzat szűkszavú, a sokszereplős tevékenység végrehajtásához egy részletesebben kidolgozott szabályzat nagyobb segítséget tudna nyújtani.

átnyúló

6.2 Irattárazás, iratkezelés folyamat Ssz.

Érintett folyamatlépés

Fejlesztési javaslat Rövidtávú

1.

A küldemények átvétele Nincs érdemi fejlesztési igény/lehetőség.


37

Közép-, hosszútávú Nincs érdemi fejlesztési igény/lehetőség.

2.

A küldemények



érkeztetése

igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

A küldemények


felbontása

igény/lehetőség.


Az ügyintéző kijelölése


(szignálás)

igény/lehetőség.

5.

Iktatás

Az iktatást végző munkatársak tehermentesítése érdekében célszerű lenne megvizsgálni, hogy a legjelentősebb mennyiségű alszámot generáló szakterületek számára (szociális osztály, műszaki terület) biztosítható-e hozzáférés az iktatórendszerhez.

A hozzáférés biztosításával az iktatási tevékenység jogosultságfüggő átalakítása és a jogosultsági rendszer pontos szabályozása válik szükségessé. (középtávú fejlesztési javaslat)

6.

Irat előállítása



igény/lehetőség.

igény/lehetőség.


A hiteles kiadmányok kiadására aláírási joggal rendelkezők alacsony száma szűk keresztmetszetet jelenthet a kiadmányozás folyamatában. A kiadmányozási jogosultság és a hitelesítéssel felhatalmazott személyek körének felülvizsgálatával és szükség esetén növelésével ez a nyomás csökkenthető.

3. 4.

7.

Kiadmányozás

igény/lehetőség.


38


8.

Az irat határidő-



nyilvántartásba

igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

Expediálás és az iratok



továbbítása

igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

Általános,

Az érvényben lévő 2004. évi iratkezelési szabályzat elavult. Célszerű lenne ennek a szabályzatnak a finomhangolásával egy új szabályozási háttér megteremtése.

Az elavult szabályzatok hatályban maradásának elkerülése érdekében célszerű lenne egy általános szabályozás felülvizsgálati rend kialakítása.

helyezése 10. 11.

folyamatlépéseken átnyúló

6.3 Információkezelés, belső kommunikáció Ssz.

Érintett terület

Fejlesztési javaslat Rövidtávú

1.

Vezető -> vezető kommunikáció

A vezetői értekezlet témáinak előzetes megküldése a részvevők számára. A vezetői értekezleten elfogadott feladatok és felelősök feladatlistában történő dokumentálása és a feladatlista nyomonkövetése.

2.

Vezető -> beosztott


kommunikáció

igény/lehetőség.


39

Közép-, hosszútávú A vezetői értekezlet eredményeinek dokumentálása. A vezetői értekezlet napirendjében a funkcionális területek számára dedikált időkeret biztosítása.

A szervezeten belüli kapcsolatok folyamatba épülésének konkrét megfogalmazása és határozott kommunikációja.

3. 4.

Beosztott -> vezető



kommunikáció

igény/lehetőség.

igény/lehetőség.

Beosztott -> beosztott


kommunikáció

igény/lehetőség.

A szakmai tudásmegosztás ösztönzése, lehetőség biztosítása a széleskörű megismertetésre.


40

Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Soltvadkert Város Önkormányzatánál

Recommend Documents