MS Access Module 0 MS Access, versie 2000 (NL) Nummer: 257 (11062002)
© The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD
Geachte cursist(e), Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt het cursusboek waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Dit boek is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft dit cursusboek (welk uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de trainer een duidelijke, centrale uitleg en zal u intensief begeleiden bij het uitvoeren van opdrachten. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Wanneer u vragen heeft of extra uitleg wenst, aarzelt u dan niet de trainer te raadplegen. Tijdens een Individuele-training heeft de trainer een actiefbegeleidende rol. Hij/zij zal u helpen wanneer u problemen heeft met, of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
ALGEMENE CURSUSINFORMATIE
Opbouw van het cursusmateriaal Het materiaal voor deze cursus is opgebouwd uit algemene informatie, een of meer modules en een algemene index. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt hieronder getoond in een stroomdiagram. Algemene informatie De algemene informatie is opgebouwd uit: − Voorwoord; − Algemene cursusinformatie; − Algemene inhoudsopgave. Moduleopbouw Elke lesmodule behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met een dagdeel. Iedere module is opgebouwd uit: − Hoofdstukken (zie volgende paragraaf); − Case (opgave over de gehele module). Hoofdstukopbouw Ook de hoofdstukken hebben een vaste opbouw: Opbouw
Omschrijving
Inleiding
Korte tekst over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp.
Uitleg
Bespreking van een bepaalde functie of handeling. Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan de computer.
Procedures
Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk.
Opgaven
De opgaven zijn beschrijvend. U dient zelf de oplossingen te bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk heeft begrepen.
Algemene index In deze index vindt u, op alfabetische volgorde, alle trefwoorden die in het materiaal worden gebruikt.
1
The Courseware Company
Module 0
Structuurschema De structuur van de cursus MS Access 2000 NL is als volgt:
Module 1 Inleiding
Module 2 Ontwerpen van tabellen
Module 3 Relationele databases en query's
Module 4 Formulieren en rapporten
Module 5 Geavanceerde formulieren en rapporten
Module 6 Macro's
Module 7 Beveiliging en beheer
Module 8 Introductie Visual Basic for Applications
U kunt aan de hand van dit schema zelf het leertraject uitstippelen.
2
Module 9 Integratie
Algemene inhoudsopgave
The Courseware Company
Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Symbool/Schrijfwijze
Betekenis
!
Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkoefeningen te kunnen maken. In het materiaal wordt ervan uitgegaan dat deze lesbestanden zich bevinden in een speciale "map met lesbestanden" die bekend is bij de cursist.
☺
Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt aangegeven dat een bepaalde handeling kan worden uitgevoerd met de rechtermuisknop.
# $
Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Naast dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken.
Cursief
Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven.
""
Tekst die u wordt verondersteld in te typen, is tussen aanhalingstekens geplaatst. Typ alleen de tekst, niet de aanhalingstekens.
Hoofdletters
Alle bestands- en mapnamen worden in hoofdletters weergegeven.
Shift+F1
Toetsencombinaties met een plusteken tussen de toetsnamen geven aan dat u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede typt.
Home, %
Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet typen.
Gebruik van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt gebruikgemaakt van scheidingstekens voor: decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket.
3
Algemene Inhoudsopgave
Module 5 Geavanceerde formulieren en rapporten Hoofdstuk 1 Werken met besturingselementen ....................................5-1 Hoofdstuk 2 Keuzelijsten ...................................................................5-3 Type keuzelijsten ..............................................................................................5-3 Welke keuzelijst moet u wanneer gebruiken ..........................................................5-4 Waarden in de keuzelijst.....................................................................................5-4 Lijst met vaste waarden ..................................................................................5-4 Waarden ophalen uit tabel of query ..................................................................5-4 In de keuzelijst geselecteerde waarde...................................................................5-4 Opgeslagen in een tabel ..................................................................................5-4 Op een andere manier gebruikt.........................................................................5-4 Een afhankelijke keuzelijst met vaste waarden.......................................................5-5 Opzoekveld gebruiken voor afhankelijke keuzelijst...............................................5-5 Afhankelijk keuzelijst maken op basis van een refererende sleutel .........................5-8 Een niet-afhankelijke keuzelijst met waarden uit een tabel of query ........................ 5-13 Records zoeken met behulp van een keuzelijst.................................................. 5-13 Relevante eigenschappen keuzelijsten ................................................................ 5-16 Procedures ..................................................................................................... 5-17 Opgaven ........................................................................................................ 5-19
Hoofdstuk 3 Keuzeknoppen en groepsvakken ....................................5-21 Selectievakje, keuzerondje of wisselknop maken.................................................. 5-21 Groepsvakken................................................................................................. 5-22 Een groepsvak handmatig maken.................................................................... 5-22 Een groepsvak aanmaken met behulp van een wizard........................................ 5-25 Procedures ..................................................................................................... 5-25 Opgaven ........................................................................................................ 5-27
Hoofdstuk 4 Tabbesturingselement...................................................5-29 Een tabbesturingselement toevoegen ................................................................. 5-29 Eigenschappen instellen ................................................................................ 5-29 Volgorde tabbladen wijzigen, tabbladen verwijderen of toevoegen....................... 5-31 Procedures ..................................................................................................... 5-32 Opgaven ........................................................................................................ 5-33
Hoofdstuk 5 Expressies...................................................................5-35 Wat is een expressie........................................................................................ 5-35 Een rekencontrol maken voor een berekening ................................................... 5-35 Een rekencontrol maken voor het koppelen van tekenreeksen ............................. 5-36 De plaats van een rekencontrol ...................................................................... 5-37 Functie Euroconvert......................................................................................... 5-37 Procedures ..................................................................................................... 5-39 Opgaven ........................................................................................................ 5-41
Hoofdstuk 6 Data Access-pagina's ...................................................5-43 Data Access-Pagina's ontwerpen....................................................................... 5-43 Data Access-pagina's die worden gebruikt voor het invoeren van gegevens ......... 5-43 Data Access-pagina tonen als Webpagina ........................................................ 5-45 Data Access-pagina die worden gebruikt voor het analyseren van gegevens ......... 5-46
5
The Courseware Company
Algemene inhoudsopgave
Ontwerp Data Access-pagina's wijzigen ............................................................. 5-49 Procedures ..................................................................................................... 5-52 Opgaven ........................................................................................................ 5-53
Hoofdstuk 7 Case...........................................................................5-57 Index ............................................................................................5-63
6
Module 6 Macro's Hoofdstuk 1 Een macro maken...........................................................6-1 Wat is een macro ..............................................................................................6-1 Een macro maken..............................................................................................6-2 Een actie toevoegen ..........................................................................................6-2 Procedures .......................................................................................................6-4 Opgaven ..........................................................................................................6-5
Hoofdstuk 2 Enkele macroacties.........................................................6-7 Het afdrukken van formuliergegevens...................................................................6-7 Formulier openen ...........................................................................................6-7 Afdrukken .....................................................................................................6-9 Object sluiten ................................................................................................6-9 Vensterbesturing............................................................................................. 6-10 Macroactie Vorig formaat .............................................................................. 6-11 Meldingen ...................................................................................................... 6-12 Zoekacties ..................................................................................................... 6-13 Procedures ..................................................................................................... 6-15 Opgaven ........................................................................................................ 6-17
Hoofdstuk 3 Een macro testen en uitvoeren.......................................6-21 Doelstellingen .............................................................................................. 6-21 Een macro stap voor stap uitvoeren ................................................................... 6-21 Toepassen van een macro ................................................................................ 6-22 Een macro aan een opdrachtknop toekennen.................................................... 6-23 Macro maken tijdens maken van een knop....................................................... 6-24 Met macro en query uitgebreid zoeken ............................................................ 6-26 De Wizard Opdrachtknop............................................................................... 6-28 De macro Autoexec...................................................................................... 6-32 Schakelborden ................................................................................................ 6-33 Een schakelbord aanmaken via het menu......................................................... 6-33 Onderdelen toevoegen aan de het hoofdschakelbord ......................................... 6-33 Onderdelen toevoegen of bewerken aan een bestaand schakelbord ..................... 6-36 Schakelbord verwijderen ............................................................................... 6-37 Werken met meerdere schakelborden .............................................................. 6-37 Ontwerp schakelbordformulieren aanpassen..................................................... 6-40 De macro Autoexec maken voor het openen van het formulier Switchboard ......... 6-41 Procedures ..................................................................................................... 6-42 Opgaven ........................................................................................................ 6-44
Hoofdstuk 4 Macrogroepen .............................................................6-51 Een macrogroep maken .................................................................................... 6-51 De macro Autokey .......................................................................................... 6-53 Procedures ..................................................................................................... 6-53 Opgaven ........................................................................................................ 6-55
Hoofdstuk 5 Een voorwaarde toevoegen ...........................................6-57 Een voorwaarde toevoegen............................................................................... 6-57 Procedures ..................................................................................................... 6-59 Opgaven ........................................................................................................ 6-60
Hoofdstuk 6 Case...........................................................................6-61 Index ............................................................................................6-67
7
Module 7 Beveiliging en beheer Hoofdstuk 1 Wachtwoorden en gebruikersdefinities..............................7-1 Wachtwoord voor het openen van de database .....................................................7-1 Een databasewachtwoord instellen ...................................................................7-1 Een databasewachtwoord verwijderen ..............................................................7-3 Beveiliging op gebruikersniveau ...........................................................................7-3 Wat is een werkgroep .....................................................................................7-3 Architectuur van de beveiliging ...........................................................................7-4 De Wizard Beveiliging op gebruikersniveau.........................................................7-4 Algemene groepsrechten ............................................................................... 7-10 Procedures ..................................................................................................... 7-10 Opgaven ........................................................................................................ 7-12
Hoofdstuk 2 Groepen en rechten ......................................................7-13 Werkgroepinformatiebestand activeren ............................................................... 7-13 Groepen en gebruikers ..................................................................................... 7-14 Aanmaken van groepen en gebruikers ............................................................. 7-14 Een groep of gebruiker verwijderen ................................................................. 7-16 Wachtwoorden ............................................................................................ 7-17 Wachtwoord verwijderen .............................................................................. 7-18 De beheerder van een database...................................................................... 7-18 De eigenaar .................................................................................................... 7-19 Eigenaar databaseobjecten wijzigen ................................................................ 7-19 Database-eigenaar........................................................................................ 7-21 Overzicht van Access machtigingen................................................................... 7-21 Machtiging gebruiker wijzigen ........................................................................ 7-22 Procedures ..................................................................................................... 7-23 Opgaven ........................................................................................................ 7-26
Hoofdstuk 3 Tabellenbeheer ............................................................7-29 Doelstellingen ................................................................................................. 7-29 Tabellen importeren ......................................................................................... 7-29 Tekstbestanden importeren ........................................................................... 7-29 Excel-gegevens importeren ............................................................................ 7-34 Gegevens importeren uit een andere Accessdatabase........................................ 7-34 Tabellen koppelen ........................................................................................... 7-35 Database splitsen ............................................................................................ 7-36 Procedures ..................................................................................................... 7-37 Opgaven ........................................................................................................ 7-39
Hoofdstuk 4 Analyse van een database.............................................7-41 Doelstellingen ................................................................................................. 7-41 Tabellen analyseren ......................................................................................... 7-41 Documentatie ................................................................................................. 7-43 Relaties afdrukken........................................................................................ 7-44 Documentatie .............................................................................................. 7-44 Database comprimeren en herstellen .................................................................. 7-45 Procedures ..................................................................................................... 7-45 Opgaven ........................................................................................................ 7-46
Hoofdstuk 5 Werkbalken maken en aanpassen...................................7-47 Doelstellingen ................................................................................................. 7-47 Een nieuwe werkbalk maken ............................................................................. 7-47 Opdrachtknop aan een werkbalk toevoegen ..................................................... 7-48 Een bestaande werkbalk wijzigen....................................................................... 7-50 Knop toevoegen........................................................................................... 7-50
9
The Courseware Company
Algemene inhoudsopgave
Knop verwijderen ......................................................................................... 7-50 Knopvlak bewerken ...................................................................................... 7-51 Een nieuwe menubalk maken ............................................................................ 7-53 Nieuwe balken koppelen aan een formulier.......................................................... 7-54 Een werkbalk aan een formulier koppelen ........................................................ 7-54 Een menubalk aan een formulier koppelen........................................................ 7-55 Procedures ..................................................................................................... 7-55 Opgaven ........................................................................................................ 7-57
Hoofdstuk 6 Case...........................................................................7-59 Index ............................................................................................7-61
10
Module 8 Introductie Visual Basic for Applications Hoofdstuk 1 Inleiding in applicatieontwikkeling ....................................8-1 Doelstellingen ...................................................................................................8-1 Stappen in de applicatieontwikkeling....................................................................8-1 Programmacode bekijken....................................................................................8-1 Procedures .......................................................................................................8-3 Opgaven ..........................................................................................................8-4
Hoofdstuk 2 Gebeurtenissen ..............................................................8-5 Doelstellingen ...................................................................................................8-5 Focusgebeurtenissen .........................................................................................8-5 Gegevensgebeurtenissen ....................................................................................8-6 Procedures .......................................................................................................8-7 Opgaven ..........................................................................................................8-8
Hoofdstuk 3 Wizards nader bekeken ...................................................8-9 Doelstellingen ...................................................................................................8-9 De Wizard opzoeken ..........................................................................................8-9 Waarden worden getypt..................................................................................8-9 Waarde opzoeken in een tabel of query ........................................................... 8-11 Query achter de Wizard keuzelijst met invoervak ................................................. 8-12 Wizard Keuzelijst met invoervak: Record opzoeken in het formulier ..................... 8-13 Subformulieren ............................................................................................... 8-14 Procedures ..................................................................................................... 8-17 Opgaven ........................................................................................................ 8-19
Hoofdstuk 4 Programmacode schrijven .............................................8-23 Doelstellingen ................................................................................................. 8-23 Variabelen ...................................................................................................... 8-23 Naamgeving variabele ................................................................................... 8-23 Variabelen declareren....................................................................................... 8-24 Gegevenstype................................................................................................. 8-24 Bereik van een variabele................................................................................ 8-24 Procedurebereik ........................................................................................... 8-25 Persoonlijk bereik ......................................................................................... 8-25 Openbaar bereik........................................................................................... 8-25 Variabelen vullen en uitlezen.......................................................................... 8-25 Procedures ..................................................................................................... 8-26 Opgaven ........................................................................................................ 8-28
Hoofdstuk 5 Programmafouten.........................................................8-29 Doelstellingen ................................................................................................. 8-29 Foutsoorten.................................................................................................... 8-29 Compileerfouten .......................................................................................... 8-29 Run-time fouten ........................................................................................... 8-30 Logische fouten ........................................................................................... 8-31 Procedure onderbrekingen ................................................................................ 8-31 Onderbrekingspunt invoegen.......................................................................... 8-31 Onderbrekingspunt verwijderen ...................................................................... 8-32 Stap voor stap uitvoeren ............................................................................... 8-32 Procedures ..................................................................................................... 8-33 Opgaven ........................................................................................................ 8-34
Hoofdstuk 6 Veelgebruikte functies ..................................................8-35 Doelstellingen ................................................................................................. 8-35 Dialoogvenster................................................................................................ 8-35
11
The Courseware Company
Algemene inhoudsopgave
Informatie geven .......................................................................................... 8-35 Een gebruiker een keuze laten maken .............................................................. 8-36 Inputbox ........................................................................................................ 8-37 If …then functie............................................................................................... 8-38 If …Then …Else functie ..................................................................................... 8-39 Select Case ................................................................................................. 8-40 Procedures ..................................................................................................... 8-42 Opgaven ........................................................................................................ 8-44
Hoofdstuk 7 Case...........................................................................8-47 Index ............................................................................................8-51
12
Module 9 Integratie Hoofdstuk 1 MS Office integratie .......................................................9-1 Manieren om gegevens te delen ..........................................................................9-1 Bestanden converteren of importeren ................................................................9-1 Gegevens plakken, insluiten of koppelen............................................................9-1
Hoofdstuk 2 Gegevens uitwisselen met Excel ......................................9-3 Plakken van gegevens.....................................................................................9-3 Importeren van gegevens ................................................................................9-4 Koppelen van gegevens ..................................................................................9-4 Analyseren met Excel .....................................................................................9-6 Gegevens exporteren ......................................................................................9-6 Gebruikmaken van draaitabellen .......................................................................9-6 Een draaitabel maken......................................................................................9-7 Een draaitabel bewerken ............................................................................... 9-11 Procedures ..................................................................................................... 9-12 Opgaven ........................................................................................................ 9-14
Hoofdstuk 3 Gegevens uitwisselen met Word ....................................9-17 Exporteren naar Word ................................................................................... 9-17 Gegevens publiceren met Word ...................................................................... 9-17 Samenvoegen met Word ............................................................................... 9-18 Procedures ..................................................................................................... 9-20 Opgaven ........................................................................................................ 9-22
Hoofdstuk 4 Gegevens uitwisselen met Outlook.................................9-23 Importeren van Outlookgegevens....................................................................... 9-23 Procedures ..................................................................................................... 9-23
Hoofdstuk 5 Internetgebruik ............................................................9-25 Internet.......................................................................................................... 9-25 Ontstaan van het World Wide Web .................................................................... 9-25 Hoe werkt het World Wide Web ........................................................................ 9-25 Intranet ...................................................................................................... 9-26 Hypertext links ............................................................................................... 9-26 Veel voorkomende termen ................................................................................ 9-26 De integratie van Office en het Internet .............................................................. 9-27 Office Server Extensions .................................................................................. 9-27 Voordelen van OSE: ..................................................................................... 9-28 Webmappen ................................................................................................ 9-28
Hoofdstuk 6 Access en het web.......................................................9-29 Hyperlinks ...................................................................................................... 9-29 Hyperlinkvelden gebruiken ............................................................................. 9-29 Bedieningselement als hyperlink ..................................................................... 9-29 Database objecten opslaan als HTML bestand ..................................................... 9-30 Data Accespagina opslaan op een webserver ...................................................... 9-30 On line vergaderen met behulp van NetMeeting ................................................... 9-31 Installeren NetMeeting .................................................................................. 9-31 Vergadering voorzitten .................................................................................. 9-34 Deelnemen aan een vergadering ..................................................................... 9-34 On line vergadering plannen........................................................................... 9-35 Een vergaderverzoek als iCal verzenden........................................................... 9-36 Database delen met behulp van NetMeeting........................................................ 9-37 Procedures ..................................................................................................... 9-37 Opgaven ........................................................................................................ 9-39
13
The Courseware Company
Algemene inhoudsopgave
Index ............................................................................................9-41
14
