GroupWise Module 0 GroupWise, versie 5.5 (NL) Nummer: 057 (11062002)
© The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD
Geachte cursist(e), Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt de lesmap waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Deze lesmap is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft deze lesmap (welke uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de trainer een duidelijke, centrale uitleg en zal u intensief begeleiden bij het uitvoeren van opdrachten. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Wanneer u vragen heeft of extra uitleg wenst, aarzel dan niet om dit aan de trainer te vragen. Tijdens een individuele training heeft de trainer een actief begeleidende rol. Hij/zij zal u helpen wanneer u problemen heeft met of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
ALGEMENE CURSUSINFORMATIE Cursusopbouw De cursus is opgebouwd uit een aantal modules. Elke module behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met één dagdeel. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt verder op deze pagina getoond in een stroomdiagram. Module-opbouw Iedere module is opgebouwd uit: − Inhoudsopgave − Hoofdstukken (zie volgende paragraaf) − Case (opgave over de gehele module) − Index (trefwoordenlijst) Hoofdstuk-opbouw De hoofdstukken hebben ook een vaste opbouw: Opbouw
Omschrijving
Inleiding
Korte uitleg over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp
Uitleg
Bespreking van een bepaalde functie of handeling Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan uw computer
Procedures
Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk.
Oefeningen
De oefeningen zijn beschrijvend. U moet zelf de oplossingen bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk begrepen heeft.
De structuur van de cursus GroupWise 5.5 NL is als volgt: Module 1 Basisvaardigheden
Module 2 Archiveren en Agendabeheer
U kunt aan de hand van het schema dus zelf het leertraject uitstippelen.
The Courseware Company
Module 0
Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd:
Symbool/ Schrijfwijze
Betekenis
Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkvoorbeelden te kunnen volgen.
-
Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt aangegeven dat bepaalde handelingen uitgevoerd kunnen worden met de rechtermuisknop.
/
Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Achter dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken.
Cursief
Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven.
“”
Tekst tussen aanhalingstekens moet u intypen. Typ alleen de tekst in en niet de aanhalingstekens.
Hoofdletters
Alle bestands- en directory-namen worden in hoofdletters weergegeven.
Shift+F1
Toetsencombinaties met een plus-teken tussen de toetsnamen geven aan dat de u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede kort indrukt, alsof u typt.
Home, È
Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet indrukken, alsof u ze typt.
Gebruiken van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt vaak gebruik gemaakt van scheidingstekens voor: decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket.
The Courseware Company
Algemene Inhoudsopgave
Module 1 Basisvaardigheden Hoofdstuk 1 Werken in netwerken ..................................................... 1-1 Inleiding .......................................................................................................... 1-1 Doelstellingen ............................................................................................... 1-1 Bereik van netwerken........................................................................................ 1-1 Terminologie .................................................................................................... 1-2 Mogelijkheden van een netwerk.......................................................................... 1-3 Werken in een netwerk ..................................................................................... 1-3 Inloggen....................................................................................................... 1-3 Uitloggen ..................................................................................................... 1-3 Elektronische post ............................................................................................ 1-3
Hoofdstuk 2 GroupWise ................................................................... 1-5 Inleiding .......................................................................................................... 1-5 Doelstellingen ............................................................................................... 1-5 Werken met de muis ......................................................................................... 1-5 GroupWise activeren......................................................................................... 1-6 Het hoofdvenster van GroupWise ....................................................................... 1-6 GroupWise afsluiten.......................................................................................... 1-7 Procedures ...................................................................................................... 1-7
Hoofdstuk 3 Mail verzenden.............................................................. 1-9 Inleiding .......................................................................................................... 1-9 Doelstellingen ............................................................................................... 1-9 Kiezen van een berichtformulier .......................................................................... 1-9 Bericht adresseren ........................................................................................1-12 Het bericht voltooien en opmaken...................................................................1-13 Spellingcontrole ...........................................................................................1-14 Telefoonnotitie ................................................................................................1-15 Procedures .....................................................................................................1-17 Opgaven ........................................................................................................1-18
Hoofdstuk 4 Berichten ontvangen .................................................... 1-19 Inleiding .........................................................................................................1-19 Doelstellingen: .............................................................................................1-19 Controle op nieuwe berichten............................................................................1-19 Mapweergave .................................................................................................1-19 Notify activeren ..............................................................................................1-21 Notify-meldingen .............................................................................................1-22 Algemene opties ..........................................................................................1-22 Geluidopties ................................................................................................1-22 Procedures .....................................................................................................1-24 Opgaven ........................................................................................................1-25
Hoofdstuk 5 Berichten lezen............................................................ 1-27 Inleiding .........................................................................................................1-27 Doelstellingen ..............................................................................................1-27 De map Postbus ..............................................................................................1-27 Antwoorden ...................................................................................................1-29
The Courseware Company
Algemene inhoudsopgave
4
Doorsturen .....................................................................................................1-30 Afdrukken van een bericht ................................................................................1-31 Een bericht verwijderen ....................................................................................1-32 Standaardinstellingen voor verwijderen van items .............................................1-33 Standaardinstellingen voor verzonden items .....................................................1-33 De map Prullenbak...........................................................................................1-34 Procedures .....................................................................................................1-35 Opgaven ........................................................................................................1-38
Hoofdstuk 6 Help........................................................................... 1-39 Inleiding .........................................................................................................1-39 Doelstellingen ..............................................................................................1-39 Het menu Help ................................................................................................1-39 Richtlijnen ......................................................................................................1-40 Contextgevoelige help......................................................................................1-41 Helpknop in titelbalk van het dialoogvenster.....................................................1-41 Procedures .....................................................................................................1-42 Opgaven ........................................................................................................1-43
Hoofdstuk 7 Extra verzendmogelijkheden.......................................... 1-45 Inleiding .........................................................................................................1-45 Doelstellingen ..............................................................................................1-45 Verzendopties .................................................................................................1-45 Markeren als privé ........................................................................................1-45 Zendopties voor berichten en telefoonnotities...................................................1-45 Machtigen ......................................................................................................1-48 Machtigen van andere gebruikers....................................................................1-48 Optreden als gemachtigde .............................................................................1-50 Groepslijsten...................................................................................................1-50 Algemene groepen........................................................................................1-51 Persoonlijke groepen .....................................................................................1-51 Persoonlijke groepen gebruiken.......................................................................1-53 Bestanden bijsluiten .........................................................................................1-53 Openen bijgesloten bestand ...........................................................................1-54 Een bijgesloten bestand openen om te bewerken ..............................................1-55 Domein en postkantoor ....................................................................................1-55 Domein .......................................................................................................1-55 Postkantoren ...............................................................................................1-56 Procedures .....................................................................................................1-56 Opgaven ........................................................................................................1-59
Hoofdstuk 8 Discussiegroepen ........................................................ 1-61 Inleiding .........................................................................................................1-61 Doelstellingen ..............................................................................................1-61 Een discussiegroep maken ................................................................................1-61 Een map creëren ..........................................................................................1-62 Een map delen .............................................................................................1-62 Een gedeelde map accepteren ........................................................................1-63 Een discussie starten .......................................................................................1-63 Deelnemen aan een discussie ............................................................................1-64 Verwijderen van een discussiegroep ...................................................................1-65 Procedures .....................................................................................................1-67 Opgaven ........................................................................................................1-68
Hoofdstuk 9 Case .......................................................................... 1-69 Index............................................................................................ 1-71
The Courseware Company
Module 0
5
Module 2 Archiveren en agendabeheer Hoofdstuk 1 Archiveren.................................................................... 2-1 Inleiding .......................................................................................................... 2-1 Doelstellingen ............................................................................................... 2-1 Beheren van mappen ........................................................................................ 2-1 Inhoud map bekijken ......................................................................................... 2-4 Items naar mappen verplaatsen of kopiëren.......................................................... 2-5 Mappen verwijderen, hernoemen en verplaatsen ................................................... 2-7 Mappen verwijderen ...................................................................................... 2-7 Mappen hernoemen ....................................................................................... 2-8 Verplaatsen van mappen ................................................................................ 2-8 Items zoeken ................................................................................................... 2-9 Meerdere waarden in één tekstvak..................................................................2-10 Zoekresultaten bewaren ................................................................................2-10 Filters ............................................................................................................2-11 Item sorteren ..................................................................................................2-13 Items opslaan .................................................................................................2-13 Items archiveren..............................................................................................2-14 Archiefbestand instellen ................................................................................2-15 Archief openen ............................................................................................2-15 Items uit archief terugplaatsen .......................................................................2-16 Procedures .....................................................................................................2-17 Opgaven ........................................................................................................2-20
Hoofdstuk 2 Introductie agenda....................................................... 2-21 Inleiding .........................................................................................................2-21 Doelstellingen ..............................................................................................2-21 Het venster Agenda .........................................................................................2-21 Verschillende soorten items ..............................................................................2-23 Afspraken ...................................................................................................2-23 Notities .......................................................................................................2-24 Taken .........................................................................................................2-24 Weergave van verschillende items ..................................................................2-24
Hoofdstuk 3 Plannen van items ....................................................... 2-27 Inleiding .........................................................................................................2-27 Doelstellingen ..............................................................................................2-27 Persoonlijke of geposte afspraken maken............................................................2-27 Gezamenlijke afspraken maken ..........................................................................2-29 Afspraken accepteren en weigeren .................................................................2-31 Afspraken delegeren .....................................................................................2-32 Faciliteiten...................................................................................................2-34 Tijden zoeken ..............................................................................................2-34 Beschikbare tijden ........................................................................................2-35 Eigen of geposte taken maken...........................................................................2-36 Gezamenlijke taken maken................................................................................2-37 Een taak markeren als voltooid .......................................................................2-38 Verzendopties bij een taak .............................................................................2-39 Eigen of geposte notities maken ........................................................................2-40 Een gezamenlijke notitie maken .........................................................................2-41 Info over items................................................................................................2-41 Standaardinformatie......................................................................................2-42 Informatie via verzendopties ..........................................................................2-43
The Courseware Company
Algemene inhoudsopgave
6
Procedures .....................................................................................................2-43 Opgaven ........................................................................................................2-46
Hoofdstuk 4 Hulpmiddelen bij het maken van items ........................... 2-47 Inleiding .........................................................................................................2-47 Doelstellingen ..............................................................................................2-47 Herhaling instellen ...........................................................................................2-47 Datums .......................................................................................................2-47 Voorbeeld....................................................................................................2-48 Formule ......................................................................................................2-50 Herhaalde items verwijderen ..........................................................................2-53 Gezamenlijke, herhaalde items accepteren en weigeren .....................................2-53 Alarm instellen ................................................................................................2-54 Items verwijderen en opnieuw plannen ...............................................................2-55 Items verwijderen .........................................................................................2-55 Items opnieuw plannen .................................................................................2-55 Ga naar datum gebruiken..................................................................................2-56 Agenda afdrukken ...........................................................................................2-57 Procedures .....................................................................................................2-58 Opgaven ........................................................................................................2-60
Hoofdstuk 5 Case .......................................................................... 2-61 Index............................................................................................ 2-63
The Courseware Company
