Access Module 0
Access voor Windows, versie 97 (UK) Nummer: 011 (11062002)
© The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD
Geachte cursist, Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt de lesmap waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. De lesmap is bedoeld als hulpmiddel bij het oefenen. U krijgt daarin een duidelijke, stapsgewijze uitleg met voorbeelden. Daardoor heeft deze lesmap (die u na afloop van de opleiding mag behouden) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin bepaalde zaken terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de docent een duidelijke uitleg van hetgeen dat u wilt leren en zal u intensief begeleiden bij het oefenen. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Als u vragen hebt of extra uitleg wenst, aarzel dan niet om dit aan de docent te vragen. Tijdens een individuele training heeft de docent een begeleidende rol. Hij/zij kan u helpen wanneer u problemen heeft met of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
ALGEMENE CURSUSINFORMATIE Cursusopbouw De cursus is opgebouwd uit een aantal modules. Elke module behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met één dagdeel. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt verder op deze pagina getoond in een stroomdiagram. Module-opbouw Iedere module is opgebouwd uit: − Inhoudsopgave − Hoofdstukken (zie volgende paragraaf) − Case (opgave over de gehele module) − Index (trefwoordenlijst) Hoofdstuk-opbouw De hoofdstukken hebben ook een vaste opbouw: Opbouw
Omschrijving
Inleiding
Korte uitleg over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp
Uitleg
Bespreking van een bepaalde functie of handeling Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan uw computer
Procedures
Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk.
Oefeningen
De oefeningen zijn beschrijvend. U moet zelf de oplossingen bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk begrepen heeft.
The Courseware Company
De structuur van de cursus Access voor Windows 97 UK is als volgt: Module 1 Inleiding
Module 2 Ontwerpen van tabellen
Module 3 Relationele databases en queries
Module 4 Formulieren en rapporten
Module 5 Geav. formulieren en rapporten
Module 6 Macro's en menu's
Module 7 Beveiliging en Introductie Visual Basic
Module 8 Visual Basic II
U kunt aan de hand van het schema dus zelf het leertraject uitstippelen. Bijvoorbeeld U wilt uiteindelijk eenvoudige queries kunnen maken. U doorloopt daarvoor de modules “Inleiding”, “Ontwerpen van tabellen", “Relationele datbases en queries". Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd:
The Courseware Company
Symbool/ Schrijfwijze
Betekenis
!
Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkvoorbeelden te kunnen volgen.
☺ # $
Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven.
Cursief
Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven.
“”
Tekst tussen aanhalingstekens moet u intypen of geeft een typhandeling aan. Typ alleen de tekst in en niet de aanhalingstekens.
Hoofdletters
Alle bestands- en directory-namen worden in hoofdletters weergegeven.
Shift+F1
Toetscombinaties met een plus-teken tussen de toetsnamen geven aan dat de toetsen tegelijkertijd moeten worden ingedrukt.
Home, %
Toetscombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat de toetsen na elkaar moeten worden ingedrukt.
Hiermee wordt een waarschuwing aangegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Achter dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken.
Inhoudsopgave
Module 1 Inleiding Hoofdstuk 1 Kennismaking met Access 97..........................................1-1 Werken met de muis..........................................................................................1-1 Access starten..................................................................................................1-1 Opstartscherm ..................................................................................................1-2 Opbouw van het scherm ....................................................................................1-3 Schermonderdelen..........................................................................................1-4 Help gebruiken..................................................................................................1-5 Office-assistant .............................................................................................1-5 Het helpmenu ................................................................................................1-6 De helpknop in dialoogvensters ...................................................................... 1-10 Access afsluiten ............................................................................................. 1-12 Procedures ..................................................................................................... 1-12 Opgaven ........................................................................................................ 1-14
Hoofdstuk 2 Databasebegrippen .......................................................1-15 Een database.................................................................................................. 1-15 Tabellen...................................................................................................... 1-15 Andere objecten........................................................................................... 1-15 Een database openen en sluiten ........................................................................ 1-16 Relationele database........................................................................................ 1-17 Procedures ..................................................................................................... 1-19
Hoofdstuk 3 Gegevens muteren .......................................................1-21 Recordkiezer verplaatsen.................................................................................. 1-21 Met het toetsenbord ..................................................................................... 1-21 Met de muis ................................................................................................ 1-22 Records toevoegen.......................................................................................... 1-23 Records wijzigen ............................................................................................. 1-24 Records verwijderen ........................................................................................ 1-25 Records sorteren ............................................................................................. 1-26 Procedures ..................................................................................................... 1-27 Opgaven ........................................................................................................ 1-29
Hoofdstuk 4 Zoeken en vervangen van gegevens ...............................1-31 Zoeken .......................................................................................................... 1-31 Jokertekens gebruiken ..................................................................................... 1-33 Zoeken en vervangen....................................................................................... 1-33 Filters gebruiken ............................................................................................. 1-34 Procedures ..................................................................................................... 1-35 Opgaven ........................................................................................................ 1-37
Hoofdstuk 5 Tabelweergave ............................................................1-39 Lettertype aanpassen....................................................................................... 1-39 Celopmaak ..................................................................................................... 1-40 Rijhoogte en kolombreedte aanpassen................................................................ 1-41 Rijhoogte .................................................................................................... 1-41 Kolombreedte .............................................................................................. 1-41 Kolommen verplaatsen ..................................................................................... 1-42
The Courseware Company
0-2
Inhoudsopgave
Kolommen verbergen ....................................................................................... 1-42 Kolommen blokkeren ....................................................................................... 1-43 Procedures ..................................................................................................... 1-45 Opgaven ........................................................................................................ 1-46
Hoofdstuk 6 Eenvoudig afdrukken ....................................................1-47 Afdrukvoorbeeld ............................................................................................. 1-47 Afdrukken ...................................................................................................... 1-48 Printerinstellingen wijzigen................................................................................ 1-48 Procedures ..................................................................................................... 1-50 Opgaven ........................................................................................................ 1-51
Hoofdstuk 7 Case...........................................................................1-53 Index ............................................................................................1-55
The Courseware Company
Module 0
0-3
Module 2 Ontwerpen van tabellen Hoofdstuk 1 Tabel aanmaken.............................................................2-1 Database aanmaken ..........................................................................................2-1 Tabel aanmaken................................................................................................2-3 Velden.............................................................................................................2-4 Veldnamen ....................................................................................................2-4 Gegevenstype................................................................................................2-4 Beschrijving...................................................................................................2-5 Primaire sleutel .................................................................................................2-6 Tabeldefinitie opslaan ........................................................................................2-7 Hyperlinkvelden gebruiken ..................................................................................2-8 Procedures .......................................................................................................2-8 Opgaven ........................................................................................................ 2-10
Hoofdstuk 2 Wizards ......................................................................2-11 Database wizard ............................................................................................. 2-11 Table wizard................................................................................................... 2-13 Procedures ..................................................................................................... 2-14 Opgaven ........................................................................................................ 2-15
Hoofdstuk 3 Veldeigenschappen instellen ..........................................2-17 Veldeigenschappen bekijken ............................................................................. 2-17 Field Size ....................................................................................................... 2-17 Text ........................................................................................................... 2-18 Number ...................................................................................................... 2-18 Notatie .......................................................................................................... 2-19 Tekstvelden................................................................................................. 2-19 Number ...................................................................................................... 2-20 Date/Time ................................................................................................... 2-21 Yes/No ....................................................................................................... 2-21 Input mask ..................................................................................................... 2-22 Caption.......................................................................................................... 2-22 Default value .................................................................................................. 2-23 Validation Rule................................................................................................ 2-23 Validation Text ............................................................................................... 2-24 Required ........................................................................................................ 2-25 Opzoeken (Lookup).......................................................................................... 2-25 Opzoeken door zelf ingetypte waarden............................................................ 2-26 Opzoeken door waarden uit een andere tabel ................................................... 2-29 Procedures ..................................................................................................... 2-30 Opgaven ........................................................................................................ 2-32
Hoofdstuk 4 Tabelontwerp wijzigen ..................................................2-33 Kopie maken .................................................................................................. 2-33 Veldvolgorde aanpassen................................................................................... 2-34 Velden verwijderen.......................................................................................... 2-34 Velden toevoegen ........................................................................................... 2-35 Veldtype en veldlengte wijzigen ........................................................................ 2-35 Tabel aanmaken in de gegevensbladweergave..................................................... 2-36 Procedures ..................................................................................................... 2-37 Opgaven ........................................................................................................ 2-39
Hoofdstuk 5 Indexeren ....................................................................2-41 Index op één veld............................................................................................ 2-41 Index op meerdere velden................................................................................. 2-41 The Courseware Company
0-4
Inhoudsopgave
Een index verwijderen ...................................................................................... 2-43 Procedures ..................................................................................................... 2-44 Opgaven ........................................................................................................ 2-45
Hoofdstuk 6 Case...........................................................................2-47 Index ............................................................................................2-49
The Courseware Company
Module 0
0-5
Module 3 Relationele databases en query's Hoofdstuk 1 Relationele databases .....................................................3-1 Sleutelvelden ....................................................................................................3-1 Soorten relaties.................................................................................................3-1 Eén op één relatie ..........................................................................................3-1 Eén op veel relatie..........................................................................................3-2 Relaties definiëren .............................................................................................3-2 Bestaande relatie verwijderen...........................................................................3-4 Wijzigingen in een bestaande relatie aanbrengen.................................................3-5 Referentiële integriteit........................................................................................3-5 Trapsgewijs bijwerken en verwijderen ..................................................................3-6 Procedures .......................................................................................................3-8 Opgaven ........................................................................................................ 3-10
Hoofdstuk 2 Selectiequery...............................................................3-11 Query maken .................................................................................................. 3-11 Simple Query Wizard .................................................................................... 3-11 Ontwerpweergave ........................................................................................ 3-14 Records sorteren.......................................................................................... 3-16 Procedures ..................................................................................................... 3-16 Opgaven ........................................................................................................ 3-18
Hoofdstuk 3 Selectiecriteria .............................................................3-19 Enkelvoudig selectiecriterium ............................................................................ 3-19 Samengestelde criteria ..................................................................................... 3-20 And criterium .............................................................................................. 3-20 Or criterium................................................................................................. 3-21 Operatoren ..................................................................................................... 3-21 Datum en tijd operatoren............................................................................... 3-22 Queries met meerdere tabellen .......................................................................... 3-23 Type relaties ............................................................................................... 3-24 Specificeren van het soort verbinding................................................................. 3-24 Procedures ..................................................................................................... 3-26 Opgaven ........................................................................................................ 3-27
Hoofdstuk 4 Geavanceerde query's ..................................................3-29 Parameterquery............................................................................................... 3-29 Rekenvelden maken......................................................................................... 3-30 De & operator.............................................................................................. 3-32 Groepeerquery's.............................................................................................. 3-32 Update Query ................................................................................................. 3-34 Delete Query .................................................................................................. 3-35 Procedures ..................................................................................................... 3-36 Opgaven ........................................................................................................ 3-38
Hoofdstuk 5 Queries en filters..........................................................3-39 Gebruik van query's en filters ........................................................................... 3-39 Filters maken .................................................................................................. 3-39 Filter als query opslaan .................................................................................... 3-41 Bestaande query als filter gebruiken................................................................... 3-41 Procedures ..................................................................................................... 3-43 Opgaven ........................................................................................................ 3-44
Hoofdstuk 6 Kruistabelquery's .........................................................3-45 Kruistabelquery maken met de wizard ................................................................ 3-45 Procedures ..................................................................................................... 3-50 The Courseware Company
0-6
Inhoudsopgave
Opgaven ........................................................................................................ 3-51
Case .............................................................................................3-53 Index ............................................................................................3-57
The Courseware Company
Module 0
0-7
Module 4 Formulieren en rapporten Hoofdstuk 1 Formulieren ...................................................................4-1 Formulier maken ...............................................................................................4-1 AutoForm......................................................................................................4-2 Wizard..........................................................................................................4-2 Procedures .......................................................................................................4-6 Opgaven ..........................................................................................................4-7
Hoofdstuk 2 Ontwerpweergave..........................................................4-9 Schermonderdelen.............................................................................................4-9 Besturingselementen........................................................................................ 4-10 Besturingselementen selecteren en verplaatsen ................................................ 4-10 Tabvolgorde aanpassen................................................................................. 4-12 Formaat aanpassen ...................................................................................... 4-13 Besturingselementen verwijderen.................................................................... 4-14 Besturingselementen uitlijnen ............................................................................ 4-15 Besturingselementen op raster uitlijnen ........................................................... 4-15 Besturingselementen op elkaar uitlijnen ........................................................... 4-16 Procedures ..................................................................................................... 4-17 Opgaven ........................................................................................................ 4-19
Hoofdstuk 3 Besturingselementen wijzigen en toevoegen ....................4-21 Besturingselementen wijzigen ........................................................................... 4-21 Lettertype en uitlijning .................................................................................. 4-21 Kleur en opmaakprofiel ................................................................................. 4-22 Eigenschappenblad ....................................................................................... 4-23 Besturingselementen toevoegen ........................................................................ 4-24 Velden toevoegen ........................................................................................ 4-24 Labels toevoegen ......................................................................................... 4-25 Lijnen en rechthoeken toevoegen ................................................................... 4-26 Datum en tijd toevoegen ............................................................................... 4-27 Procedures ..................................................................................................... 4-28 Opgaven ........................................................................................................ 4-30
Hoofdstuk 4 Hoofd-/subformulieren ..................................................4-31 Hoofd-/subformulier maken............................................................................... 4-31 Procedures ..................................................................................................... 4-34 Opgaven ........................................................................................................ 4-35
Hoofdstuk 5 Rapporten ...................................................................4-37 Rapport maken ............................................................................................... 4-37 AutoReport ................................................................................................. 4-37 Wizard........................................................................................................ 4-37 Procedures ..................................................................................................... 4-42 Opgaven ........................................................................................................ 4-43
Hoofdstuk 6 Rapportontwerpweergave .............................................4-45 Schermonderdelen........................................................................................... 4-45 Rekenbesturingselementen toevoegen................................................................ 4-47 Procedures ..................................................................................................... 4-49 Opgaven ........................................................................................................ 4-50
Hoofdstuk 7 Grafieken ....................................................................4-51 Grafiek maken ................................................................................................ 4-51 Opmaak grafiek wijzigen .................................................................................. 4-54 Procedures ..................................................................................................... 4-56 The Courseware Company
0-8
Inhoudsopgave
Opgaven ........................................................................................................ 4-57
Hoofdstuk 8 Etiketten .....................................................................4-59 Etiketten maken .............................................................................................. 4-59 Procedures ..................................................................................................... 4-62 Opgaven ........................................................................................................ 4-63
Hoofdstuk 9 Case...........................................................................4-65 Index ............................................................................................4-69
The Courseware Company
