MS Access Module 0 MS Access , versie 2000 (NL) Nummer: 256 (11062002)
© The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD
Geachte cursist(e), Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt het cursusboek waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Dit boek is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft dit cursusboek (welk uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de trainer een duidelijke, centrale uitleg en zal u intensief begeleiden bij het uitvoeren van opdrachten. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Wanneer u vragen heeft of extra uitleg wenst, aarzelt u dan niet de trainer te raadplegen. Tijdens een individuele training heeft de trainer een actiefbegeleidende rol. Hij/zij zal u helpen wanneer u problemen heeft met, of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
ALGEMENE CURSUSINFORMATIE
Opbouw van het cursusmateriaal Het materiaal voor deze cursus is opgebouwd uit algemene informatie, een of meer modules en een algemene index. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt hieronder getoond in een stroomdiagram. Algemene informatie De algemene informatie is opgebouwd uit: Voorwoord; Algemene cursusinformatie; Algemene inhoudsopgave. Moduleopbouw Elke lesmodule behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met een dagdeel. Iedere module is opgebouwd uit: Hoofdstukken (zie volgende paragraaf); Case (opgave over de gehele module). Hoofdstukopbouw Ook de hoofdstukken hebben een vaste opbouw: Opbouw
Omschrijving
Inleiding
Korte tekst over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp.
Uitleg
Bespreking van een bepaalde functie of handeling. Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan de computer.
Procedures
Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk.
Opgaven
De opgaven zijn beschrijvend. U dient zelf de oplossingen te bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk heeft begrepen.
Algemene index In deze index vindt u, op alfabetische volgorde, alle trefwoorden die in het materiaal worden gebruikt.
1
The Courseware Company
Module 0
Structuurschema De structuur van de cursus MS Access 2000 NL is als volgt: Module 1 Inleiding
Module 2 Ontwerpen van tabellen
Module 3 Relationele databases en query's
Module 4 Formulieren en rapporten
Module 5 Geavanceerde formulieren en rapporten
Module 6 Macro's
Module 7 Beveiliging en beheer
Module 8 Introductie Visual Basic for Applications
U kunt aan de hand van dit schema zelf het leertraject uitstippelen. Bijvoorbeeld Module 1 t/m 4 en daarna module 6 en 8.
2
Module 9 Integratie
Algemene inhoudsopgave
The Courseware Company
Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Symbool/Schrijfwijze
Betekenis
Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkoefeningen te kunnen maken. In het materiaal wordt ervan uitgegaan dat deze lesbestanden zich bevinden in een speciale "map met lesbestanden" die bekend is bij de cursist.
-
Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt aangegeven dat een bepaalde handeling kan worden uitgevoerd met de rechtermuisknop.
/
Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Naast dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken.
Cursief
Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven.
""
Tekst die u wordt verondersteld in te typen, is tussen aanhalingstekens geplaatst. Typ alleen de tekst, niet de aanhalingstekens.
Hoofdletters
Alle bestands- en mapnamen worden in hoofdletters weergegeven.
Shift+F1
Toetsencombinaties met een plusteken tussen de toetsnamen geven aan dat u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede typt.
Home, È
Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet typen.
Gebruik van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt gebruikgemaakt van scheidingstekens voor: decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket.
3
Algemene Inhoudsopgave
Module 1 Inleiding Hoofdstuk 1 Kennismaking ............................................................... 1-1 Access starten ................................................................................................. 1-1 Opstartscherm .............................................................................................. 1-1 Sluiten Access ................................................................................................. 1-2 Schermverkenning ............................................................................................ 1-3 De menubalk................................................................................................. 1-3 De werkbalk ................................................................................................. 1-4 Help gebruiken ................................................................................................. 1-4 Office-assistent............................................................................................. 1-4 Microsoft Access Help ................................................................................... 1-6 Wat is dit?.................................................................................................... 1-8 Analyse en Herstel......................................................................................... 1-8 Procedures ...................................................................................................... 1-9 Opgaven ........................................................................................................1-10
Hoofdstuk 2 Database opbouwen .................................................... 1-11 Begrippen .......................................................................................................1-11 Een database ...............................................................................................1-11 Een relationele database ................................................................................1-11 Tabellen ......................................................................................................1-11 Gegevensanalyse..........................................................................................1-12 Normaliseren................................................................................................1-12 Voorbeeld van een gegevensanalyse ..................................................................1-12 Informatiebehoeften......................................................................................1-13 Gegevensstructuur .......................................................................................1-15 Opslagstructuur ...........................................................................................1-15 Gegevensbeheer..............................................................................................1-15 Procedures .....................................................................................................1-16 Opgaven ........................................................................................................1-17
Hoofdstuk 3 Bestaande database openen, wijzigen en opslaan ............ 1-19 Een database openen en sluiten.........................................................................1-19 Sluiten van een bestaande database...................................................................1-21 Openen en sluiten van een tabel ........................................................................1-21 Tabel openen ...............................................................................................1-21 Tabel sluiten ................................................................................................1-22 Gegevens bewerken.........................................................................................1-22 Record activeren ..........................................................................................1-22 Records toevoegen .......................................................................................1-24 Records wijzigen ..........................................................................................1-25 Records verwijderen .....................................................................................1-25 Het office klembord ......................................................................................1-26 Records sorteren ..........................................................................................1-27 Opslaan van een bestaande database .................................................................1-27 Procedures .....................................................................................................1-28 Opgaven ........................................................................................................1-30
Hoofdstuk 4 Zoeken en vervangen van gegevens in een tabel ............. 1-31
5
The Courseware Company
Algemene inhoudsopgave
Zoeken in een tabel .........................................................................................1-31 Zoeken van een volledige veldinhoud...............................................................1-31 Zoeken van een gedeelte van de veldinhoud.....................................................1-32 Extra mogelijkheden voor het zoeken...............................................................1-33 Jokertekens gebruiken ..................................................................................1-33 Zoeken en vervangen .......................................................................................1-34 Selectiefilters gebruiken....................................................................................1-35 Procedures .....................................................................................................1-36 Opgaven ........................................................................................................1-37
Hoofdstuk 5 Eenvoudig afdrukken ................................................... 1-39 Afdrukvoorbeeld..............................................................................................1-39 Afdrukken ......................................................................................................1-40 Printerinstellingen wijzigen ................................................................................1-40 Eigenschappen van de printer wijzigen.............................................................1-41 Paginaopmaak wijzigen .................................................................................1-41 Procedures .....................................................................................................1-42 Opgaven ........................................................................................................1-43
Hoofdstuk 6 Case .......................................................................... 1-45 Index............................................................................................ 1-47
6
Module 2 Ontwerpen van tabellen Hoofdstuk 1 Database en tabellen maken ........................................... 2-1 Database aanmaken.......................................................................................... 2-1 Tabel aanmaken ............................................................................................... 2-3 Tabel maken met de Wizard ............................................................................ 2-4 Tabel maken en direct gegevens invoeren ......................................................... 2-6 Tabel maken in de ontwerpweergave ............................................................... 2-7 Velden definiëren.............................................................................................. 2-7 Veldnamen ................................................................................................... 2-8 Gegevenstype ............................................................................................... 2-8 Beschrijving .................................................................................................. 2-8 Primaire sleutel................................................................................................. 2-9 Primaire sleutel instellen voor één veld ............................................................. 2-9 Primaire sleutel instellen voor een combinatie van velden .................................... 2-9 Tabeldefinitie opslaan.......................................................................................2-10 Toevoegen gegevens ....................................................................................2-10 Procedures .....................................................................................................2-11 Opgaven ........................................................................................................2-12
Hoofdstuk 2 Veldeigenschappen instellen ......................................... 2-13 Veldeigenschappen bekijken..............................................................................2-13 Veldeigenschappen aanpassen ..........................................................................2-14 Standaard veldlengte aanpassen .....................................................................2-14 Presenteren van de gegevens .........................................................................2-16 Restricties bepalen voor de in te voeren gegevens.............................................2-18 Een andere naam voor een veld weergeven ......................................................2-19 Een standaardwaarde toekennen aan een veld ..................................................2-19 Voorwaarde instellen voor de inhoud van een veld ............................................2-20 Verplichte invoer voor een veld opgeven..........................................................2-21 Veldeigenschap voor opzoeken.......................................................................2-21 Opzoeken door zelf ingetypte waarden ............................................................2-22 Opzoeken door waarden uit een andere tabel ...................................................2-25 Procedures .....................................................................................................2-29 Opgaven ........................................................................................................2-31
Hoofdstuk 3 Ontwerp van een database wijzigen .............................. 2-33 Kopie maken...................................................................................................2-33 Veldvolgorde aanpassen ...................................................................................2-34 Velden verwijderen ..........................................................................................2-34 Velden toevoegen............................................................................................2-35 Index toevoegen..............................................................................................2-35 Een index verwijderen ......................................................................................2-36 Veldtype en veldlengte wijzigen.........................................................................2-36 Automatische correctie na hernoemen van een veld- of tabelnaam .........................2-37 Procedures .....................................................................................................2-39 Opgaven ........................................................................................................2-40
Hoofdstuk 4 Case .......................................................................... 2-41 Index............................................................................................ 2-43
7
Module 3 Relationele databases en query's Hoofdstuk 1 Relationele databases .................................................... 3-1 Sleutelvelden ................................................................................................... 3-1 Soorten relaties ................................................................................................ 3-1 Eén op één relatie.......................................................................................... 3-1 Eén op veel relatie ......................................................................................... 3-2 Veel op veel relatie ........................................................................................ 3-2 Relaties definiëren ............................................................................................ 3-3 Relaties zichtbaar maken in een subgegevensblad .............................................. 3-6 Bestaande relatie verwijderen .......................................................................... 3-7 Wijzigingen in een bestaande relatie aanbrengen ................................................ 3-7 Referentiële integriteit ....................................................................................... 3-8 Trapsgewijs bijwerken en verwijderen ................................................................. 3-9 Afdrukken van relaties .....................................................................................3-11 Procedures .....................................................................................................3-13 Opgaven ........................................................................................................3-14
Hoofdstuk 2 Selectiequery .............................................................. 3-17 Query maken ..................................................................................................3-17 Query maken met behulp van een Wizard ...........................................................3-18 Query maken in de ontwerpweergave.................................................................3-20 Velden selecteren .........................................................................................3-21 Query uitvoeren en opslaan............................................................................3-22 Query resultaten afdrukken ............................................................................3-23 Records sorteren .............................................................................................3-24 Sorteervolgorde wijzigen ...............................................................................3-24 Procedures .....................................................................................................3-25 Opgaven ........................................................................................................3-26
Hoofdstuk 3 Selectiecriteria ............................................................ 3-29 Enkelvoudig selectiecriterium ............................................................................3-29 Samengestelde criteria .....................................................................................3-30 En criterium .................................................................................................3-30 Of criterium .................................................................................................3-31 Operatoren .....................................................................................................3-32 Datum en tijd operatoren ...............................................................................3-33 Type relaties ...................................................................................................3-34 Specificeren van het soort verbinding ..............................................................3-35 Procedures .....................................................................................................3-36 Opgaven ........................................................................................................3-37
Hoofdstuk 4 Geavanceerde Query’s ................................................. 3-41 Parameterquery ...............................................................................................3-41 Rekenvelden maken .........................................................................................3-43 De & operator ..............................................................................................3-44 Groepeerqueries ..............................................................................................3-45 Bijwerkquery...................................................................................................3-46 Procedures .....................................................................................................3-48 Opgaven ........................................................................................................3-49
Hoofdstuk 5 Kruistabelqueries ......................................................... 3-55 Kruistabelquery maken .....................................................................................3-55 Procedures .....................................................................................................3-57 Opgaven ........................................................................................................3-58
9
The Courseware Company
Algemene inhoudsopgave
Hoofdstuk 6 Case .......................................................................... 3-59 Index............................................................................................ 3-63
10
Module 4 Formulieren en rapporten Hoofdstuk 1 Formulieren .................................................................. 4-1 Formulier maken............................................................................................... 4-1 Autoformulier................................................................................................ 4-2 Met behulp van de wizard............................................................................... 4-3 Formulierweergave ........................................................................................... 4-5 Sorteren....................................................................................................... 4-6 Filter............................................................................................................ 4-6 Procedures ...................................................................................................... 4-7 Opgaven ......................................................................................................... 4-9
Hoofdstuk 2 Ontwerpweergave ....................................................... 4-11 Schermonderdelen ...........................................................................................4-11 Besturingselementen ........................................................................................4-12 Besturingselementen selecteren en verplaatsen.................................................4-12 Tabvolgorde aanpassen .................................................................................4-14 Formaat aanpassen.......................................................................................4-15 Besturingselement verwijderen .......................................................................4-16 Besturingselementen uitlijnen ............................................................................4-17 Besturingselementen op raster uitlijnen ............................................................4-17 Besturingselementen op elkaar uitlijnen............................................................4-19 Procedures .....................................................................................................4-20 Opgaven ........................................................................................................4-22
Hoofdstuk 3 Besturingselementen wijzigen en toevoegen ................... 4-23 Besturingselementen wijzigen............................................................................4-23 Lettertype en uitlijning...................................................................................4-23 Kleur en opmaakprofiel..................................................................................4-24 Voorwaardelijke opmaak................................................................................4-25 Eigenschappenvenster...................................................................................4-26 Besturingselementen toevoegen.........................................................................4-27 Velden toevoegen.........................................................................................4-28 Labels toevoegen .........................................................................................4-29 Lijnen en rechthoeken toevoegen....................................................................4-30 Datum en tijd toevoegen ...............................................................................4-30 Procedures .....................................................................................................4-32 Opgaven ........................................................................................................4-34
Hoofdstuk 4 Hoofd-/subformulieren ................................................. 4-35 Hoofd-/subformulier maken ...............................................................................4-35 Procedures .....................................................................................................4-38 Opgaven ........................................................................................................4-39
Hoofdstuk 5 Rapporten .................................................................. 4-41 Rapport maken................................................................................................4-41 AutoRapport ................................................................................................4-41 Met behulp van wizard ..................................................................................4-42 Aanpassen van het rapport in de ontwerpweergave...........................................4-45 Procedures .....................................................................................................4-45 Opgaven ........................................................................................................4-47
Hoofdstuk 6 Rapportontwerpweergave............................................. 4-49 Schermonderdelen ...........................................................................................4-49 Berekende besturingselementen toevoegen .........................................................4-51 Procedures .....................................................................................................4-53
11
The Courseware Company
Algemene inhoudsopgave
Opgaven ........................................................................................................4-54
Hoofdstuk 7 Grafieken ................................................................... 4-55 Grafiek maken.................................................................................................4-55 Opmaak grafiek wijzigen...................................................................................4-57 Procedures .....................................................................................................4-59 Opgaven ........................................................................................................4-61
Hoofdstuk 8 Etiketten .................................................................... 4-63 Etiketten maken ..............................................................................................4-63 Procedures .....................................................................................................4-65 Opgaven ........................................................................................................4-66
Hoofdstuk 9 Case .......................................................................... 4-67 Index............................................................................................ 4-69
12
