B3-cursus. Kennismaking met MS Access (2000)

B3: Systematisch ontwikkelen van eenvoudige informatiesystemen

Practicumopdracht 2

B3-cursus Practicumopdracht 2

Kennismaking met MS Access (2000) Doelstelling bij deze practicumopdracht: 1) kennismaken met de ‘gebruikers’ (dus niet die van de ‘ontwikkelaars’) -aspecten van MS Access 2) een eerste kennismaking met het programmeren binnen MS Access voor het maken van database-applicaties

Inleiding In de eerste practicumopdracht hebben we al besproken dat MS Access een RDBMS (Relationeel DataBase-ManagementSysteem) is. Het is een van de vele bestaande RDBMS-en. Daarbij zijn RDBMS-en die stammen uit de MSDOS-tijd, zoals dBase III Plus en dBase IV; RDBMS-en die draaien onder MS Windows, zoals dBase for Windows, FoxPro, FileMaker (Pro) etc., systemen die draaien onder Unix, zoals Oracle, Progress en Sybase. Meerdere van deze systemen kennen verschillende versies voor verschillende besturingssystemen. Centraal begrip binnen dergelijke RDBMS-en is de gegevenstabel. Zo'n gegevenstabel is opgebouwd uit meestal vele (zo niet zeer vele) gelijksoortige records van eenduidig bij elkaar behorende gegevens. Een dergelijke gegevenstabel kan met andere tabellen gerelateerd worden. Wij zullen dat doen via het gebruik van relationele gegevenstabellen, waartussen koppelingen mogelijk zijn (vandaar de naam relationeel gegevensbankbeheerssysteem). In practicumopdracht 1 bespraken we al een aantal van zulke gegevenstabellen. Als voorbeeld herinneren we aan de student-gegevenstabel waarin studentrecords zijn opgenomen. In elk studentrecord staan van telkens een andere student: studentnummer, naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, het eerste (begin-) semester van inschrijving en eventueel het laatste (eind-) semester van inschrijving. Die afzonderlijke delen van zo'n record worden (gegevens)velden genoemd. De inhoud van gelijknamige velden van de afzonderlijke records staat kolom-gewijs onder elkaar. Op de bovenste regel van het overzicht staan de namen van de diverse gegevensvelden vermeld (dus: Studnr, Naam, etc.).

Algemeen over MS Windows-applicaties Voor we aan de slag gaan met het werken met de genoemde concepten van gegevenstabellen, bespreken we hier eerst enkele basisprincipes voor het werken met Windows-applicaties zoals MS Access. Bijna alle Window-applicaties verschijnen met een groot venster op het beeldscherm. Boven in dat venster tref je een titelbalk met daarin de programmanaam (zoals b.v. het hierna getoonde ‘Microsoft Access’). Meestal links in het applicatie-hoofdmenu een pulldown-optie van File (of: Bestand), waarin (te zien nà het aanklikken van die File-optie met de muis) een Close (= sluit venster) of Exit (= verlaat programma) zit. Als voorbeeld tonen we de hoofdmenubalk van het MS Access-systeem, met het 'naar beneden getrokken' File-pulldown-submenu.

De MS Access Help-functie Zoals iedere professionele Windows-applicatie heeft ook MS Access een uitgebreide Help-functie. Je start hem zoals gebruikelijk op via het aanklikken van de ‘Help’-menuoptie, rechtsboven in het applicatiewindow. Bovendien kun je op bijna elk gewenst moment door op de F1toets te drukken de context-gevoelige Help-functie opstarten.

1


Practicumopdracht 2

Voorbereiding op deze practicumopgave: • Werk in de pc-ruimtes van de B-faculteiten steeds onder Windows 98 • Koppel na opstarten via de Windows Verkenner (via Tools/Map Network drives) als I:-schijf: \\stut\cursus. • Kopieer met behulp van de ‘Verkenner’ de aanwezige .MDB-bestanden uit de I:\VoorB3ld-directory naar je werkgebied op de H:-drive. • Waarschijnlijk is het gemakkelijk als je op je Windows9x-bureaublad een snelkoppeling naar MS Access maakt en bij ‘Eigenschappen’ van die snelkoppeling als werkdirectory (Beginnen in . .) ‘iets’ (een directory, als is het de root-directory H:\ ) op je H:-drive aangeeft.

Practicumopgave: 2.0 (Gebruik van de MS Access-Help-functie) Start via ‘Help’ op de menubalk de MS Access-Help-functie op; activeer de eerste optie ‘MicroSoft Access Help’; kies het tab-blad ‘Contents’ en open het ‘eerste boek’: ‘Getting started with Microsoft Access’. Activeer uit het eerste document (‘Get started with Microsoft Access 2000’) de derde verwijzing naar ‘Using a databases for the first time’. Lees het onderdeel: ‘Databases: What they are and how they work’. Ga vervolgens terug naar de ‘root’ van de Help en kies het zevende boek ‘Creating and Designing tables’ en lees de eerste twee teksten: ‘Tables: What they are and how they work’ [klik op het plaatje om de 8 pagina’s te bekijken] en ‘Ways to customize a table’. N.B. Soms bestaan deze Help-documenten uit meerdere onderdelen; links bovenaan (pal onder de button met het opschrift ‘Help-onderwerpen’ staan dan nummers . .). Waar eens wat verder door de Help-structuur en bekijk bijvoorbeeld de daar via ‘Zoeken’ te vinden informatie over ‘capacity’ van het MS Access-systeem (snuffel eens rond; je hoeft niets te noteren!).

We gaan nu verder met het werken met MS Access-gegevenstabellen en zullen achtereenvolgens bekijken: 1) het creëren van een nieuwe database 2) vastleggen (en eventueel wijzigen) van de structuur van de tabel-records 3) het (‘direct’) toevoegen van gegevensrecords 4) het opvragen van gegevens 5) het wijzigen van records 6) het verwijderen van records

ad 1) Het creëren van een nieuwe database Na het opstarten van MS Access kun je kiezen voor het ‘openen’ van een bestaande database of voor het aanmaken van een ‘blank Access database’ of om dat aanmaken te doebn via wizzards e.d.. Ook kun je [als je dat eerste scherm via ‘Cancel’ hebt weggeklikt] uit het FILE-menu van MS Access de optie New Database kiezen. Er verschijnt dan een dialoogscherm waarbij je aan moet geven of je een geheel zelf te definiëren database wilt aanmaken of dat je via het tab-blad ‘Databases’ gebruik wilt maken van de structuur van een aantal ‘voorgedefinieerde databases’. Wij kiezen voor het aanmaken van een standaard ‘Blank database’ . Na het maken van die keuze wordt gevraagd een bestandsnaam op te geven (+ de directory waar dat database-bestand in te plaatsen). Het database-venster van de zo aangemaakte ‘blank database’ ziet er vrij leeg uit (zie hiernaast waarbij ‘Tables’ geactiveerd is), met alleen wat ‘create’ mogelijkheden. Het aanklikken van een andere ‘push button’ links in dit venster levert zoals verwacht steeds een nogal ‘leeg’ venster op.

ad 2) Het vastleggen van de structuur van een gegevenstabel(-record) Indien we via dubbelklikken op de koppeling naar ‘Create table in Design View’, dan verschijnt het volgende venster. Let hierbij speciaal op de toelichtende tekst die in de rechter benedenhoek verschijnt.

2


N.B.

Practicumopdracht 2

Toevallig moeten we de in de figuur getoonde tekst licht afraden: gebruik liever géén spaties in veldnamen; als je dat toch doet, kan dat verderop in de cursus problemen opleveren bij het programmeren in VBA-code. Gebruik liever naamconventies als ‘Geef het begin van een nieuw woord aan via een hoofdletter’ (b.v. VoorlopigeCategorie).

In dit verschenen dialoogvenster worden we allereerst uitgenodigd om in het veld Field Name de eerste door ons gewenste veldnaam in te tikken (bijvoorbeeld: Studentnr). Bij overgang op dezelfde regel naar het veld Data Type staat eerst alleen 'Text'; door met de muis-cursor op het bijbehorende pijltje-naar-beneden te drukken, komt als overzicht van mogelijke gegevenstypes te voorschijn: (zie figuur) Als je meer informatie over de mogelijke datatypes wilt hebben, ga dan met de muiscursor in het datatype-veld staan en druk op de F1-functietoets, waardoor de contextgevoelige Help-functie een overzicht van de beschikbare datatypen met hun doeleinden/eigenschappen toont. Links onder (onder de Tab ‘General’) staat een invulstaatje met verdere eigenschappen voor dat veld. Uit die Help-functie halen we het volgende overzicht over de op dit moment voor ons belangrijkste datatypen: Instelling Tekst (Text)

Type gegevens

Memo Numeriek (Number)

Lange tekst of combinaties van tekst en cijfers. Numerieke gegevens voor wiskundige berekeningen. Meer informatie over de specifieke instellingen voor numerieke gegevenstypen vindt u bij de eigenschap Veldlengte (FieldSize). Datum- en tijdwaarden vanaf het jaar 100 tot en met het jaar 9999. Valutawaarden en numerieke gegevens voor wiskundige berekeningen waarin gegevens met een tot vier decimalen worden gebruikt. Nauwkeurig tot op 15 cijfers links van het decimale scheidingsteken en 4 cijfers rechts daarvan. Een uniek sequentieel getal (dat in stappen van 1 wordt verhoogd) of een uniek willekeurig getal, dat wordt toegewezen aan elke nieuwe record die aan een tabel wordt toegevoegd. Velden van het type AutoNummering kunnen niet worden bijgewerkt. Meer informatie vindt u bij de eigenschap Nieuwe waarden (NewValues). Waarden Ja en Nee en velden die slechts een van twee waarden kunnen bevatten (Ja/Nee, True/False, Aan/Uit). Een object (zoals een Microsoft Excel-werkblad, een Microsoft Word-document, afbeeldingen, geluiden of andere binaire gegevens) dat is gekoppeld aan of ingesloten in een Microsoft Access-tabel.

Datum/tijd (Date/Time) Valuta (Currency) AutoNummering (AutoNumber)

Ja/Nee (Yes/No) OLE-object

(Default) Tekst of combinaties van tekst en cijfers. Ook cijfers waarop geen berekeningen worden uitgevoerd, zoals telefoonnummers.

Lengte Maximaal 255 tekens of de lengte die is ingesteld met de eigenschap Veldlengte (FieldSize). De kleinste lengte wordt gebruikt. Voor ongebruikte delen van een tekstveld wordt geen ruimte gereserveerd. Maximaal 65.535 tekens. 1, 2, 4 of 8 bytes (16 bytes als de eigenschap Veldlengte (FieldSize) is ingesteld op Replicatie-id). 8 bytes. 8 bytes.

4 bytes (16 bytes als de eigenschap Veldlengte (FieldSize) is ingesteld op Replicatie-id).

1 bit. Maximaal 1 gigabyte (afhankelijk van de beschikbare schijfruimte)

In het meest rechtse ‘Description’-veld van de getoonde Table-Structure-Design-figuur kunnen we voor documentatie-doeleinden een verklarende tekst toevoegen over [vooral] de gegevens in het betreffende veld.

3


Practicumopdracht 2

In het onderste deel van de getoonde Table-Structure-Design-figuur zijn er per veld verdere specificaties aan te geven. Van de hierna te creëren ‘Leden’-tabel geven we hier de volgende figuur:

De cursor staat in deze figuur in het ‘Naam’-veld; bij ‘Data Type’ kunnen we zien, dat dit veld van het type ‘Text’ is. Linksonder kunnen we vinden [bij ‘Field Size’], dat de maximale lengte voor de gegevens in dit veld blijkbaar 12 is en dat in dit veld een waarde vereist [‘Required’] is. Op de ander ‘Property’-mogelijkheden komen we later terug. Als een veld van een ander data-type is (bijvoorbeeld ‘Number’), dan verschijnt linksonder als we de cursor plaatsen in het veld met ‘Field Size’ een combo-box met keuze-mogelijkheden voor diverse numerieke (sub)types, zoals ‘Byte’, ‘Integer’, ‘Long Integer’, ‘Single’, ‘Double’ etc. Raadpleeg zonodig de Help-functie voor de betekenis van deze (sub)types. Onder de Tab ‘Lookup’ (Nederlands: ‘Opzoeken’) staan soms keuzemogelijkheden voor de manier waarop de aangegeven waarden getoond zullen worden. Als het om een ‘Tekst’ of een Numeriek veld gaat, zijn de keuzemogelijkheden via deze tab: ‘Tekstvak/Keuzelijst/Keuzelijst met invoervak’. Als het om een ‘Ja/Nee’-veld gaat, zijn die keuzemogelijkheden: ‘Selectievakje/Tekstvak/ Keuzelijst met invoervak’. Helemaal linksboven in de figuur zien we dat naast de veldnamen ‘Naam’ en ‘Voornaam’ een sleutel-symbool staat. Die symbolen zijn daar geplaatst door eerst de twee velden gelijktijdig te selecteren (houd tijdens het klikken met de muis de <Shift> of de -toets ingedrukt) en daarna op het sleutel-symbool onder de MS Access-menubalk te klikken. Een sleutel over een veld (of een combinatie van velden) betekent, dat de waarde in zo’n veld identificerend voor een record zijn. In bovenstaand voorbeeld betekent dat dus, dat de combinatie van ‘Voornaam’+ ‘(Achter-)Naam’ uniek is voor elk record (in andere woorden: je kunt dan niet de gegevens van twéé Jan Jansens apart in deze tabel opslaan.

Practicumopgave: 2.a (Tabelstructuur vastleggen) Maak in overeenstemming met de getoonde figuur nu zelf een tabel 'Leden' met de volgende tabelstructuur (met 8 data-velden): NAAM Text [12] (‘verplicht’) VOORNAAM Text [8] (‘verplicht’) ADRES Text [18] POSTCODE Text [7] PLAATS Text [15] LIDSINDS Date/Time (subtype: ‘Korte datumnotatie’) NIVEAU Number (subtype: Byte) BONDSLID Yes/No (bij Opzoeken: ‘Selectievakje’) Zorg ervoor dat conform de situatie in de getoonde Tabel-Structure-Design-figuur een sleutel komt te liggen over de combinatie van ‘(Achter-)Naam’+‘Voornaam’. Sla de structuur op onder de tabelnaam ‘Leden’.

ad 3) Het ‘direct’ toevoegen van gegevensrecords aan een gegevenstabel Voor het rechtstreeks toevoegen van records aan een gegevenstabel moet uiteraard die gegevenstabel reeds gedefinieerd zijn, maar tevens moet hij al ‘geopend’ zijn. (We bespreken later hoe je gegevens ‘indirect’ aan een tabel kunt toevoegen.) Als je een tabel ‘op de gewone wijze’ opent, kom je in de ‘gegevensbladweergave’ terecht. Je kunt dan in het

4


Practicumopdracht 2

‘laatste’ record nieuwe gegevens toevoegen. (N.B. als de cursor niet in het ‘laatste record’ staat, dan wordt vóór dat laatste record een sterretje getoond.)

Practicumopdracht 2.b: (Gegevens ‘direct’ toevoegen) Voer in de nog lege ‘Leden’-gegevenstabel de volgende gegevens in: Paul Peters Bergweg 12 6534 CH Nijmegen 25-2-89 1 ja

Marion v/h Dorp Marialaan 3 6512 WY Nijmegen 18-7-96 2 nee

Marianne Gerards Heyendaalseweg 37 6524 SP Nijmegen 6-12-96 5 ja

Julia Peters Pegasusplaats 44 6525 JJ Nijmegen 31-1-92 4 nee

Martin Jillesen Marialaan 3 6512 WY Nijmegen 21-3-92 3 ja

Marc Goosens Heideweg 78 6834 CJ Beuningen 15-9-92 3 nee

Joop Zwartjens Stationsweg 5 6803 PL Arnhem 28-4-99 2 ja

Agnes Kleinen Canisiussingel 53 6512 WB Nijmegen 28-4-97 1 ja

Jan Petersens Bergweg 124 6571 BG Ubbergen 10-10-93 2 nee

Na toevoegen van deze gegevens ziet (in ‘gegevensbladweergave’) de tabel er als volgt uit:

Let erop dat in dit overzicht de getoonde volgorde van de verschillende records niet die van de volgorde van invoeren is, maar de volgorde die afgedwongen wordt door de ‘sleutel’-velden. Indien je de gegevens in een andere volgorde wilt zien, kun je ze opvragen via een SQL-query, waarin je de ORDER BY-optie gebruikt. N.B. Uit de MS Access-Help halen we de volgende opmerking: Datums en getallen worden in het ontwerpraster weergegeven in de notatie van het land dat is geselecteerd bij Landinstellingen in het Configuratiescherm van Windows. De volgorde van de datumnotatie is voor Nederland bijvoorbeeld dag/maand/jaar en voor de Verenigde Staten maand/dag/jaar. N.B. Als je jaartallen-weergave van alleen de laatste 2 cijfers wilt veranderen in 4 cijfers (dus bijvoorbeeld 1998 in plaats van 98) dan kan dat via het besturingssysteem MS Windows: Start/Instellingen/Control Panel/Regional Settings. In het tabblad ‘Date’ kun je dan bij ‘Short date style’ de ‘d-M-yy’ instelling veranderen in ‘d-M-yyyy’.

ad 4) Het opvragen van gegevens We zullen hier na elkaar een aantal verschillende manieren bespreken om gegevens uit een gegevenstabel op te vragen en op het scherm te presenteren: a) via een zèlf ingetikte SQL-query b) via een met behulp van de Query-Wizard gemaakte SQL-query c) via de Report-mogelijkheden van MS Access De twee genoemde opvraagmogelijkheden: a) via een zèlf ingetikte SQL-query en: b) via een met behulp van de Query-Wizard gemaakte SQL-query, geven qua uitvoer hetzelfde resultaat op het beeldscherm.

5


Practicumopdracht 2

4.a) Gegevens opvragen via een zèlf ingetikte SQL-query Het werken met zèlf ingetikte SQL-queries hebben we bij de vorige practicumopdracht al geoefend. We hebben daar gezien dat het resultaat van een SQL-query er ook uitziet als een tabel uit en door MS Access ook als een gegevenstabel kan worden behandeld (kortom: een query op een query is mogelijk).

4.b) Gegevens opvragen via een met de MS Access-Query-Wizard gemaakte SQL-query Voor het opstellen van gegevensvragen via de MS Access Query-Wizard ga je als volgt te werk. Kies voor het maken van een nieuwe Query; kies voor ‘Ontwerpweergave’, kies vervolgens voor het toevoegen van een of meer tabellen (de gekozen tabellen worden dan, inclusief de kolomnamen, getoond in het bovenste deel van het query-window) en geef via como-box-keuzes aan welke velden getoond moeten worden, waar eventueel op gesorteerd moet worden en welke selectie-criteria toegepast moeten worden. Bekijk de volgende figuur: Let daarbij op de volgende aspecten: • als we toch alle velden van de records willen zien, kunnen we via de combo-box bij ‘Veld’ de keuze maken voor .* en het ‘afvinkhokje’ bij ‘weergeven’ op ‘aan’ zetten. N.B. we hebben deze constructie met ‘*’ hier laten zien om te tonen dat hij mogelijk is. Toch raden we hem af en bevelen aan om elke gewenste kolom apart in een ‘kolom’ op ‘weergeven aan’ te zetten. Dit is de betere constructie, want mocht iemand later in de tabelstructuur veranderingen aanbrengen, dan blijft het rapport hetzelfde en het ontwerp is dus niet gevoelig voor zulke latere veranderingen. • als we de hiervoor genoemde ‘*’-mogelijkheid gebruiken, dan is het voor het aangeven van een gewenste volgorde nodig, om dat veld apart aan te geven, maar [omdat het via dat ‘*’ toch al getoond wordt, niet nog een tweede keer zichtbaar te maken (dus: ‘weergeven uit’)]. • let ook op de manier waarop selectie-criteria aangegeven worden (bij de betreffende kolom). Als we nu naar de SQL-View gaan, dan zien we dat MS Access er in zijn eigen SQL-dialect de volgende SQL-query bij gegenereerd heeft. Vergelijk deze SQL-query met de inhoud van de getoonde figuur: SELECT Leden.* FROM Leden WHERE (((Leden.VOORNAAM)<>'Marion') AND ((Leden.PLAATS)='Nijmegen' Or (Leden.PLAATS)='Arnhem')) ORDER BY Leden.VOORNAAM;

Let op de wijze waarop MS Access steeds tabelnamen vóór de kolomnamen (met een ‘.’ ertussen) plaatst. Als je hulp nodig hebt over het hoe velden in te vullen in deze query-Wizard, druk dan op de F1-functietoets en maak een keuze uit de geboden Help-onderwerpen. Zo vinden we daar (in de Nederlandstalige versie): Voorbeelden van het gebruik van criteria Wat wilt u doen? 1. Records ophalen met waarden tussen, groter of kleiner dan, gelijk aan of niet gelijk aan bepaalde waarden 2. Records ophalen met waarden die beginnen met of eindigen op bepaalde tekens of woorden, of die bepaalde tekens of woorden bevatten 3. Records ophalen die niet gelijk zijn aan een bepaalde waarde 4. Records ophalen die een waarde bevatten (geen spaties) (Null-waarden) 5. Records ophalen die een bepaalde waarde niet bevatten 6. Records ophalen die de huidige datum bevatten 7. Records ophalen die één waarde uit een lijst met mogelijke waarden bevatten

Over het eerste onderwerp halen we uit die MS Access Help: Records ophalen die waarden bevatten tussen >, <, >=, >= of <>: 1) Maak een query in de ontwerpweergave. Voeg de tabellen toe waarvan u de records wilt gebruiken en voeg vervolgens de velden die u in het resultaat wilt opnemen toe aan het ontwerpraster van de query. 2) In een expressie in de cel Criteria van het gewenste veld definieert u een bereik met de operator Between...And of met een of meer vergelijkingsoperatoren (<, >, <>, <= en >=). Zo kunt u bijvoorbeeld zoeken naar orders die zijn geplaatst vóór 1-jan-93 of naar producten waarvan tussen de 10 en 35 eenheden in voorraad zijn. In de volgende tabel ziet u enkele voorbeelden van het gebruik van operatoren in expressies.

6

B3: Systematisch ontwikkelen van eenvoudige informatiesystemen Expressie >234 Between #02-2-93# And #12-1-93# <1200,45 >="Barends"

Practicumopdracht 2

Betekenis Getallen groter dan 234 Datums van 2-feb-93 tot en met 1-dec-93 Getallen kleiner dan 1200,45 Alle namen vanaf Barends tot het eind van het alfabet

Zo kun je bijvoorbeeld ook over de manier waarop je met deze query-wizard de SQL-LIKE-operator kunt simuleren via de Help informatie opvragen. N.B. Let op de beperkingen van de MS Access Query-Wizard. Hij is heel handig in gebruik voor het opstellen van relatief eenvoudige queries (vooral op één enkelvoudige tabel of bij joins van meerdere tabellen) maar als de queries wat moeilijker worden (bijvoorbeeld met subqueries en groepering), dan zul je naar eigengemaakte SQL-queries moeten terug grijpen.

Practicumopdracht 2.c

(Gegevens opzoeken via de Query-Wizard)

Bepaal via de MS Access Query-Wizard antwoorden op de volgende vragen (zéér waarschijnlijk moet je dingen via de Help opzoeken!): I) Toon de gegevens van alle buiten Nijmegen woonachtige bondsleden ; II) Toon de NAW- (naam-, adres- en woonplaats-) gegevens van de leden wier achternaam met 'Pet...' begint; III) Toon de gegevens van degenen die in 1991 of 1992 lid zijn geworden. => Sla deze queries steeds onder zinvolle (en voor een gebruiker herkenbare) namen op in de database.

4.c) Gegevens opvragen via de Report-mogelijkheden van MS Access De Report-mogelijkheid is heel handig voor het door eindgebruikers maken van niet al te complexe overzichtsrapporten. Indien we het Database-venster ‘Reports’ geactiveerd hebben, zijn 2 ‘create’-opties mogelijk: een Create Report in Design view en een Create Report by using wizard. De eerste optie (die met ‘Design view’) is meestal te omslachtig in gebruik (je moet daarbij elk report-element één-voor-één gaan toevoegen). Als we de optie Create Report by using wizard aanklikken, verschijnt het hiernaast getoonde dialoogvenster. Een rapport wordt gebaseerd op de tabel of de query (resultaten) die je selecteert via het getoonde Tables/Queriescombo-box-veld (combo-box: Nederlands: ‘Keuzelijst met invoerveld’). Je kunt daarbij met behulp van een stap-voor-stap-wizard een wat complexer rapport op een ruwe manier samenstellen (met desgewenst groepeer-mogelijkheden e.d.) en dan later in de design-modus dat ruwe rapport [bijvoorbeeld wat layout betreft] naar eigen smaak gaan aanpassen. Als we inderdaad kiezen voor die Report by Using design wizard, dan komt die wizard steeds met een volgende te zetten stap. Je dient bij de eerste stap aangeven van welke velden je gegevens in je rapport wilt tonen. Via de push button met het ‘>’-symbool kun je steeds (één-voor-één) geselecteerde velden overbrengen naar de rechter lijst waar je de gewenste (geselecteerde) velden verzamelt. We kiezen in dit voorbeeld voor klikken op de ‘>>’-knop, waardoor álle velden worden overgebracht (dus: geselecteerd). Als we na het maken van deze selectie ‘tevreden zijn’, kunnen we via de ‘Finish’-knop aan de wizard doorgeven, dat we niet verder hoeven te gaan. Je kunt echter ook doorgaan met andere door de wizard mogelijk gemaakte aspecten. Drukken op ‘Next’ levert het volgende scherm: We staan nu voor de keuze of we in ons rapport gegevens willen groeperen; wij kiezen in ons voorbeeld voor ‘groeperen

7


Practicumopdracht 2

op plaats’. Gebruik daarvoor weer de ‘>’-knop. Indien we op meerdere aspecten willen groeperen (bijvoorbeeld naast op ‘plaats’ ook op ‘niveau’) dan kunnen we voor dat groeperen de ‘prioriteit’ aangeven en/of aanpassen. Als vervolgscherm (na ‘Next’) komt: We kiezen er hier voor om binnen een (plaats-) groep de gegevens te sorteren op (achter-) naam. Via de push button ‘Summary options’ is het mogelijk om per groep o.a. numerieke waarden te laten optellen en/of om gemiddelde, minimale en maximale waarde te laten weergeven (we passen deze mogelijkheid in ons voorbeeld niet toe).

In het vervolgscherm (na ‘Next’) kunnen we allerlei gewenste layoutaspecten aangeven (zie links). (probeer de effecten zelf maar eens uit).

In het vervolgscherm (na ‘Next’) kunnen we de gewenste stijlaspecten aangeven (zie rechts). (probeer de effecten zelf maar eens uit).

Het laatste vervolgscherm (na ‘Next’) is hier links getoond. Blijkbaar vinden ook de ontwerpers van deze MS Accessreport-wizard onze gesuggereerde aanpak van ‘gebruik deze report-wizard voor een ruwe layout en pas hem verder handmatig aan eigen wensen aan’ een juiste aanpak, want in dit laatste report-wizard-scherm kunnen we de radiobutton ‘Modify the report’s design’ selecteren.

Indien we daar inderdaad voor kiezen, komen we in de echte report-designer terecht; hiernaast geven we het ‘design’-window voor maken of veranderen van de gegenereerde ruwe report-layout.

8


Practicumopdracht 2

Je kunt nu handmatig allerlei eigenschappen van de verschillende rapportelementen gaan aanpassen. Daaronder vallen lettertypes en groottes, plaats van de velden, wel/niet soort ‘omlijning’ om de velden heen, etc. Als je bijvoorbeeld een ‘report-object’ geselecteerd hebt en vervolgens op de rechter muisknop klikt, kun je helemaal onder in het verschijnende combo-boxkeuze-menuutje op ‘Eigenschappen’ (Engels: ‘Properties’) klikken. Er verschijnt dan een dialoogschermpje dat er (bij een ‘text-box’) als volgt uitziet. Datzelfde schermpje kun je krijgen door op een nog niet geselecteerd object dubbel te klikken! Bij activering van het ‘Format’-tab-blad in dit scherm kun je een heleboel zaken rond layout van zo’n element instellen. In de hierbij getoonde figuur zie je bijvoorbeeld dat blijkbaar het ‘Adres’-veld hier als ‘Border Style’ ‘transparant’ heeft gekregen. Ook kun je (in de vorige figuur) de verschillende ‘balken’ (met in de figuur als opschriften: ‘Report Header’, ‘Page Header’, ‘PLAATS Header’, ‘Detail’ ) al dan niet verder van elkaar afschuiven, er iets tussen zetten e.d.. Een mogelijk resultaat van onze aanpassingen op het eerder via de wizard gegenereerde ruwe rapport wordt hierna getoond.

Als je een report wilt baseren op een query waar ook afgeleide gegevens in voorkomen (bijvoorbeeld met groeperen en de som of het aantal laten bepalen), dan is het handig om de gebruikte expressies via ‘ . . AS . .’ een zinvolle naam te geven. Die nieuwe naam wordt dan meegenomen als ‘kolomkop’ in o.a. een erop gebaseerd rapport (maar b.v. ook bij het tonen van een query-resultaat). Een mogelijke voorbeeld-query met die constructie is: SELECT Plaats, COUNT ( * ) AS Aantal FROM Leden GROUP BY Plaats

Practicumopdracht 2.d

(Gebruik Report-Wizard met daarna aanpassing van het design)

Gebruik de Report-Wizard-optie voor het maken van het hiervoor getoonde rapport-overzicht van alle leden. Je zult na genereren handmatig het report design verder moeten aanpassen. Zorg er voor, dat het een ‘bijna exacte kopie’ van het bovenstaande rapport is (dus met sommige velden wel/niet omlijnd).

ad 5) Het ‘direct’ wijzigen van gegevens via een eenvoudig ‘Form’ Voor het wijzigen van gegevens kunnen we een directe en/of een indirecte manier gebruiken. We bespreken hier de directe manier, waarbij we, zichtbaar op het beeldscherm, als het ware in een record de verandering aanbrengen; we maken daarbij gebruik van een ‘Form’. In latere opdrachten bespreken we ook de ‘indirecte manier’, waarbij we gegevens eerst (veld voor veld) in geheugenvariabelen wijzigen en waarbij die wijzigingen later vanuit die geheugenvariabelen ‘in één klap’ in een of meer tabelrecords worden doorgevoerd. We bekijken nu eerst de wijze waarop we in MS Access zogenaamde Forms kunnen maken.

9


Practicumopdracht 2

Indien we het Database-venster ‘Forms’ geactiveerd hebben, zijn weer 2 ‘create’-opties mogelijk: een Create form in Design view en een Create form by using wizard (zie figuur hiernaast). De eerste optie (die met ‘Design view’) is meestal weer te omslachtig in gebruik (je moet daarbij elk form-element één-voor-één gaan toevoegen). Als we de optie Create Report by using wizard dubbel aanklikken komen we in een serie wizard-stappen terecht. Ook voor een Form geldt, dat het wordt gebaseerd op de tabel of de query (-resultaten) die je selecteert via het getoonde Tables/Queriescombo-box-veld (combo-box: Nederlands: ‘Keuzelijst met invoerveld’). Vervolgens moeten we in het volgende wizard-scherm (net zoals bij de Report-wizard) de gewenste velden selecteren. We kiezen weer ‘alle’ via de ‘>>’-button. In het volgende scherm over de layout (‘Columnar/Tabular/Datasheet/ Justified’) kiezen we vervolgens voor de eerste ‘Columnar’-optie. In het volgende scherm wordt gevraagd de ‘stijl’ (lees: achtergrondkleur/raster) op te geven. In het laatste scherm moeten we een naam voor dit Form opgeven en tevens een radiobutton aanklikken als we na het klikken op ‘Finish’ in de FormDesigner het gegenereerde Form nog handmatig willen aanpassen. Als we die radiobutton niet aanklikken, krijgen we het eenvoudige, hiernaast getoonde Form. Kortom: we hebben nu een Form, waarmee we bestaande gegevensrecords kunnen inkijken, wijzigen, (achteraan) toevoegen en verwijderen. Als je in deze figuur kijkt naar de inhoud van het postcode-veld, dan is duidelijk, dat we waarschijnlijk beter hadden kunnen kiezen voor toch wel wat dingen handmatig aanpassen (bijvoorbeeld: een proportioneel lettertype kiezen of een grotere veldbreedte). Maar . . . we kunnen ook na afloop van de geschetste Form-Wizard-aanpak nog het gegeneerde Form in de Designmodus nemen en alsnog gewenste aanpassingen doorvoeren. Wat kunnen we nu doen met behulp van het hier getoonde Form? Uit de Help (open in Contents het 9e boek “Working with Data”; selecteer het eerste document en klik op het verschenen figuurtje) halen we het hiernaast getoonde overzicht. Activeer en bekijk beslist ook [via de 1|2|3|4-pagina-opties linksonder] de volgende Help-pagina’s [lees: 2, 3 en 4].

Indien we [in zo’n gemaakt Form] gegevens in een veld wijzigen en naar een volgend veld zijn gegaan maar nog steeds in hetzelfde gegevensrecord zitten, dan kunnen we door een druk op de <Escape>-toets [meestal linksboven op het toetsenbord] de aangebrachte wijzingen in dat record weer ongedaan maken. Als we echter al naar een volgend record zijn gegaan en weer terugkomen naar het gewijzigde record, dan werkt zo’n druk op <Escape> niet meer! Zoals hiervoor gezegd, kunnen we ons Form alsnog in de Design-modus openen en gaan aanpassen. Zeer waarschijnlijk maken we dan gebruik van de ‘Form-Toolbox’ (zie hiernaast). Heel belangrijk voor de verdere afwerking van de vanaf de toolbox op een Form te plaatsen schermobjecten, is of helemaal rechtsboven in de toolbox het icon met het toverstokje-met-sterretjes (de zogenaamde ‘Control-Wizard’) al dan niet geactiveerd is.

10


Practicumopdracht 2

Als bijvoorbeeld (met dat toverstokje geactiveerd) een push button op ons Form willen plaatsen en we daarvoor het vijfde symbool van linksonder gezien in de toolbox aanklikken en dan die button op het Form plaatsen, dan verschijnt de Control-Wizard als volgt (zie hiernaast) We zien in die figuur dat we bij een push-buttoncategorie ‘Record Navigation’ een aantal mogelijke actie-keuzes hebben om door records heen te lopen (‘Record Navigation’).

In het ‘Categorie’-venster zien we ook andere categorieën staan. We tonen daarvan die van ‘Record Operations’ en ‘Form Operations’. Bij aanklikken van zo’n categorie verandert steeds de inhoud van het bijbehorende rechter deelvenster. Zo zien dat we bij ‘Form Operations’ via de action ‘Close Form’ blijkbaar aan een button het gedrag kunnen toekennen, dat klikken erop het Form sluit.

Het is goed gebruik, dat we boven aan een Form voor de gebruiker duidelijk vermelden waar dat Form voor gebruikt kan worden en dat we minimaal een ‘Sluit’-button aanbrengen. In de figuur rechts hiernaast hebben we aangegeven dat we ín de FormDesigner tussen de balken ‘Form Header’ en ‘Detail’ (hint: schuif de ‘Detail’-balk met de muis een stukje naar beneden) een verklarende tekst voor de gebruiker hebben toegevoegd en dat we onder de ‘Form Footer’-balk een ‘sluit’- en een ‘herstel’-button hebben toegevoegd. In de figuur links tonen we hoe na een werkelijk activeren van dit form het er in werkelijkheid uit ziet. Voor de ‘Herstel’-button hebben we daarvoor in de Form-Designer van ‘Record Operations’ de actie ‘Undo Record’ geselecteerd. N.B. Let op de analogie tussen het maken/aanpassen van Reports en het maken/aanpassen van Forms. In beide gevallen kun je werken met met bovenin een ‘Header’-strook, daarna met ‘Details’ en onderin met een ‘Footer’-strook. Ook de wijze van opmaak/aanpassen van de afzonderlijke velden gaat op een analoge wijze. Verschillend is meestal de wijze van gebruik: een Report is om op het scherm te tonen of via de printer af te drukken en is te zien als een soort ‘Read Only’, terwijl via Forms meestal (hoeft niet) gegevens veranderd kunnen worden.

Practicumopdracht 2.e

(Gegevens wijzigen/toevoegen/verwijderen via een Form)

Bouw het hiervoor gegeven ‘Ledenform’ volgens de geschetste aanpak nu geheel zelf na en sla het op onder een zinvolle naam. Test het uiteraard uit. Raadpleeg zonodig de Help-functie!

11


Practicumopdracht 2

Deel II van deze practicumopdracht:

Programmeren in VBA (Visual Basic for Applications) Samenvatting van dit deel van opdracht Binnenkort zullen we zien, dat bij het ‘programmeren’ in MS Access het systeem ons veel werk uit handen neemt, door programmacode voor ons te genereren. Toch blijft het noodzakelijk wat van het programmeren in de onderliggende VBA-taal te leren, omdat we ook bij het gebruik van allerlei wizards er niet aan zullen ontkomen om kleine stukken programmacode zélf in te voeren. Ook moeten we delen van de VBA-taal beheersen om bij problemen de gegenereerde code te kunnen analyseren. Nog meer dan bij andere programmeertalen kun je van een VBA-programma een puinzooi maken. Een eis die we stellen aan je VBA-code is, dat hij toch zoveel mogelijk gestructureerd is; in de praktijk is ‘onderhoudbaarheid’ en dus ‘leesbaarheid’ van je code belangrijker dan het eenmalig via allerlei trucs aan de praat krijgen van onbegrijpelijke code. In deze opdracht gaan we ons richten op het maken van programma-delen binnen het MS Access-DBMS. Het gebruik van variabelen, van controle-structuren (keuze, herhaling e.d.) en procedures en functies komt ter sprake. Ook zullen we een beperkt aantal van de vele beschikbare standaard-procedures/functies bespreken.

II.a) Inleiding Bij B1 heb je programma's geschreven in (Turbo) Pascal. Je hebt daarbij gebruik gemaakt van: • Datastructuren • Controlestructuren (IF-THEN-ELSE, WHILE enz.) • Procedures/functies (en eventueel ‘verfijningen’ binnen procedures via commentaartekst) • Standaard-algorithmen (write, read enz.) Bij B1 heb je geleerd dat je een (programmeer-)probleem gestructureerd op moet lossen. De methoden die je daarvoor hebt geleerd zijn Top-Down en Bottom-Up. Veel bij B1 opgedane kennis en ervaring kun je in de VBA-praktijk toepassen. Ook bij programmeren in VBA-taal maak je gebruik van controlestructuren voor keuzes en herhalingen en bestaan er (zeer veel) ingebouwde standaard-algoritmen (zoals voor input/output en voor conversie van o.a. datum naar tekst). Ook binnen VBA-taal zul je je programma duidelijk leesbaar moeten maken, door programma’s, procedures en functies zélf van commentaarregels te voorzien! Zoals te verwachten kun je VBA-programma-delen: aanmaken, veranderen èn: laten uitvoeren!

II.b) Modules: verzamelplaatsen voor procedures en functies Bijna steeds sla je VBA-procedures en –functies in een zogenaamde module op. (In het algemene database-venster zit daarvoor een ‘Tab/button’ met het opschrift ‘Modules’ en na activeren van dat tab-blad zien we bovenin dat venster minimaal een ‘New’button.) Om te werken in zo’n module wordt automatisch overgeschakeld naar de Microsoft Visual Basic editor. Hiernaast is een Help-pagina weergegeven over ‘Modulen: wat modulen zijn en hoe ze werken’. We geven een aantal algemene opmerkingen: • Zorg er altijd voor, dat in het getoonde ‘Declaraties’-deel opgenomen is: ‘Option Explicit’ (zie tweede regel). Indien in de MS Visual Basicmenubalk via Tools/Options/Editor afgevinkt is: ‘Variabele declareren vereist’, dan zal die (tweede) regel met ‘Option Explicit’ automatisch in je module-declaratiedeel worden opgenomen.

12


Practicumopdracht 2

Als die ‘Option Explicit’ afwezig is, dan kunnen typefouten in een variabelenaam tot gevolg hebben, dat er plotseling een nieuwe, niet-gedefinieerde variabele ontstaat van een niet constant blijvend datatype. Je begrijpt waarschijnlijk dat zoiets de eerder genoemde puinzooi alleen maar kan bevorderen. • Onder in het scherm worden genoemd ‘klassemodulen’ en ‘standaardmodulen’. Uit de Help halen we: Klassemodulen: Formulier- en rapportmodulen zijn klassemodulen die zijn verbonden met een bepaald formulier of rapport. Formulier- en rapportmodulen bevatten vaak gebeurtenisprocedures die als reactie op een gebeurtenis voor het formulier of rapport worden uitgevoerd. Met gebeurtenisprocedures kunt u het gedrag van uw formulieren en rapporten besturen, en hun reactie op gebruikersacties zoals klikken met de muis op een opdrachtknop. Als u de eerste gebeurtenisprocedure voor een formulier of rapport maakt, wordt automatisch een bijbehorende formulier- of rapportmodule gemaakt. Klik op Programmacode op de werkbalk in de ontwerpweergave van het formulier of rapport om de module voor een formulier of rapport te zien. Procedures in uw formulieren rapportmodulen kunnen procedures oproepen die u hebt toegevoegd aan standaardmodulen. Standaardmodulen: Standaardmodulen bevatten algemene procedures die niet zijn verbonden met een ander object en vaak gebruikte procedures die vanuit elk punt in de database kunnen worden uitgevoerd. • Helemaal onderaan zie je vermeld staan, dat er in VBA blijkbaar twee soorten procedures zijn: ‘Function’procedures en ‘Sub’-procedures. Dit is slechts een kwestie van [een ander] taalgebruik; in Pascal zouden we dit respectievelijk ‘functies’ en [gewone] ‘procedures’ noemen. Naast deze twee soorten ‘procedures’ kent VBA ook nog de zogenaamde ‘gebeurtenisprocedures’ die gekoppeld zijn aan uit te voeren acties bij het optreden van een bepalde gebeurtenis (b.v. klikken op een push button e.d.).

Het maken en opvullen van modules Als we in het algemene database-venster kiezen voor Module/New, dan verschijnt (binnen VBA) een module-window dat er als hiernaast getoond uitziet. Behalve het ‘declaratie’-deel (let op de inhoud daarvan) staat er verder nog niets in. Om een procedureof functie toe te voegen, kunnen we het beste in de Visual Basic-menubalk klikken op Invoegen/Procedure. Een dialoogvenster ‘Procedure invoegen’ komt dan te voorschijn. Op de eerste plaats wordt ons gevraagd een naam voor de procedure in te vullen (we vullen in dit voorbeeld in: ‘Maak_Geluidje’). Sub-procedures toevoegen Verder moeten we het gewenste type van de nieuwe procedure aanklikken; we kiezen hier voor ‘Sub’ (in B1/Pascal-terminologie: een ‘normale procedure’). Verder laten we ‘Bereik’ op ‘Openbaar’ staan (B1: ‘globaal’). Direct na het klikken op de OK-button wordt het module venster aangepast; het procedure-skelet (de kopregel en de laatste regel) zijn automatisch voor ons toegevoegd en op de blanco regel ertussen staat de cursor te wachten op de door ons toevoegen ‘echte’ code. Let op het automatisch verschenen openen sluithaakje direct na de procedurenaam en op het ‘Public Sub’ ervoor. We zien rechtsboven in het procedure-combo-box-vakje dat daar de naam van onze verder uit te werken procedure staat; daar is momenteel op ‘gefocussed’. We completeren onze ‘Sub’ door drie regels eigen code in te tikken, waardoor de volledige procedure-code is: Public Sub Maak_Geluidje() Beep ' mogelijk commentaar . . . MsgBox ("Dat was het geluidje") End Sub

En dan nu het uittesten . . . doet hij het wel?

13


Practicumopdracht 2

Daarvoor zijn 2 mogelijkheden; beiden zijn in het plaatje hiernaast getoond. 1) Tik in het ‘Immediate’-venster de naam ‘Maak_Geluidje’ van de procedure in en druk op <Enter>. 2) Plaats de muiscursor ergens ‘in de uit te testen procedure’ en klik in de MS Visual Basic-menubalk op Run en vervolgens ‘Run Sub/UserForm F5’. Het resultaat is in beide gevallen hetzelfde. Het effect laat zich eerst horen en onmiddellijk daarna ook zien. Let op dat je de Sub-procedure-naam zonder ‘( )’ intikt; dat [die haakjes] mag nìet omdat we bij de aanroep van deze Sub géén parameters [kunnen] meegeven. Als je dat toch doet krijg je een foutmelding (‘Compileerfout’). Commentaar kan achter een enkele apostrofe (') worden geplaatst. String-constanten worden tussen dubbele aanhalingstekens geplaatst (zie de meegegeven parametertekst bij aanroep van de gebruikte standaard-Subprocedure MsgBox).

Functie-procedures toevoegen Indien we in het dialoogvenster ‘Procedure invoegen’ kiezen voor een ‘Functie’-procedure en daar bijvoorbeeld als functienaam opgeven” ‘Met_BTW’, dan wordt het volgende functie-skelet in de module geplaatst: Public Function Met_BTW() End Function

We moeten daar flink wat aan toe voegen om er een werkende functie van te maken, die ons in staat stelt om bij een als parameter meegegeven bedrag de verschuldigde BTW bij te tellen en het resultaat als functie-waarde terug te geven: Public Function Met_BTW ( Bedrag As Single ) As Single Const BTW_percentage = 0.19 Dim Hulpgetal As Single Hulpgetal = Bedrag * ( 1 + BTW_percentage ) Met_BTW = Hulpgetal End Function

In bijgaande figuur is ook getoond, hoe je het functieresultaat via het gebruik van de Print-opdracht in het Immediate-venster kunt laten zien. De invulling van de body van de functie is wat overdreven gedaan om een aantal nieuwe aspecten te demonstreren. (Die hele invulling had natuurlijk ook kunnen zijn: Met_BTW = Bedrag * 1.19 en klaar was het werk . .) Opvallend zijn: • de uitdrukkingen ‘As Single’ ; blijkbaar zijn dat type-aanduidingen • er staan géén puntkomma’s (‘;’) tussen de verschillende opdrachtregels • het ‘gereserveerde woord’ DIM ; blijkbaar staat daar een variabele-declaratie • toekenningen gebeuren niet zoals in Pascal via ‘:=’ maar via ‘=’ N.B. Over het algemeen zal het correcter zijn dat Const BTW_percentage = 0.19 niet als een lokale constante binnen een procedure op te nemen, maar als globale constante bij het ‘Declaraties’-deel te voegen. Dat toevoegen gaat op een ietwat vreemde manier; tik hem in ónder de lijn die het ‘Declaraties’-deel afgrenst en druk daarna op <Enter> en je ziet dat hij automatisch boven de lijn als ‘Declaratie’ is opgenomen. Let trouwens in de getoonde figuur op de mogelijkheden van het ‘procedurevak’ (de combo-box rechtsboven) van de

14


Practicumopdracht 2

module-editor. Daarin worden alle onderdelen (procedures, functies en het declaratiedeel) van die module in een alfabetisch geordende lijst getoond. Als je een bepaald onderdeel wilt editten, dan hoef je daarvoor niet de gehele editor af te speuren, maar kun je de naam ervan in dat ‘procedurevak’ aanklikken en . . hups . . het betreffende onderdeel wordt in de editor getoond en de muiscursor staat daar reeds te knipperen, gereed voor gebruik.

Uiteraard is het ook mogelijk om in de ene procedure de andere aan te roepen. Als voorbeeld geven we: Public Function Met_BTW_inclusief_geluidje ( Bedrag As Single ) As Single Call Maak_Geluidje Met_BTW_inclusief_geluidje = Met_BTW ( Bedrag ) End Function

Het meest opvallende in dit voorbeeld is waarschijnlijk, dat een Sub-procedure met een Call-opdracht wordt aangeroepen (hier: Call Maak_Geluidje ). Het gebruik van de functie (hier: om een toekenning te doen) is conform wat we gewend zijn in talen als Pascal. N.B. Onder ‘bepaalde omstandigheden’ kan dat Call achterwege worden gelaten; wen je echter aan om het wel te gebruiken.

Indien we een procedure aan het uittesten zijn en vanuit die procedure bijvoorbeeld een tussenresultaat in het Debug/Foutopsporing-venster willen laten verschijnen, dan moeten we duidelijk die verwijzing naar dat ‘Debug’-venster aangeven via b.v.: Debug.Print "Hatsekidee"

II.c) Geheugenvariabelen: hun datatypen, declareren en toekennen van waarden Over de binnen VBA bestaande datatypen halen we uit de MS Access (versie 97) Help: Gegevenstype Omschrijving Een der waarden True of False. Boolean Een gegevenstype dat bestemd is voor kleine, positieve gehele getallen van 0 tot 255. Byte Een elementair gegevenstype voor het opslaan van integergetallen. Een variabele van het type Integer wordt Integer Long Single

Double

String Ook: String*Lengte Currency (Valuta) Date (Datum) Variant

opgeslagen als een 16-bits getal (2 bytes) met een waarde tussen –32.768 en 32.767. N.B. In Visual Basic kunt u met variabelen van het type Integer Boole-waarden (True/False) opslaan. Een elementair gegevenstype voor het opslaan van lange integers. Een variabele van het type Lang (Long) wordt opgeslagen als een 32-bits getal (4 bytes) met een waarde tussen –2.147.483.648 en 2.147.483.647. Een elementair gegevenstype voor het opslaan van getallen met een drijvende komma en enkele precisie in de IEEEnotatie. Een variabele van het type Enkel wordt opgeslagen als een 32-bits getal (4 bytes) met een waarde tussen – 3,402823E38 en –1,401298E–45 voor negatieve waarden, tussen 1,401298E–45 en 3,402823E38 voor positieve getallen, en de waarde 0. Een gegevenstype voor de opslag van getallen met een drijvende komma en dubbele precisie in de IEEE-notatie. Een variabele van het type Dubbel wordt opgeslagen als een 64-bits getal (8 bytes) met een waarde tussen – 1,79769313486231E308 en –4,94065645841247E–324 voor negatieve waarden, en tussen 4,94065645841247E– 324 en 1,79769313486231E308 voor positieve waarden, en de waarde 0. Een elementair gegevenstype voor het opslaan van tekengegevens. Een variabele van het type Reeks (String) heeft een vaste of een variabele lengte en bevat één teken per byte. Reeksen met een vaste lengte worden met een bepaalde lengte gedeclareerd en kunnen tussen 1 en ongeveer 64 kB (2^16) tekens bevatten. Reeksen met een variabele lengte kunnen maximaal 2 miljard (2^31) tekens lang zijn (ongeveer 64 kB (2^16) tekens voor Microsoft Windows versie 3.1 en ouder). Een klein deel daarvan is gereserveerd voor opslag. Een gegevenstype dat wordt gebruikt bij berekeningen met geldbedragen of bij berekeningen met vaste komma, waarin nauwkeurigheid een zeer belangrijke rol speelt. Dit gegevenstype wordt gebruikt voor het opslaan van getallen met 15 cijfers links van de komma en 4 cijfers rechts van de komma. Een gegevenstype dat is bestemd voor het opslaan van tijden en datums (tussen 1 januari 100 en 31 december 9999). Het standaardgegevenstype voor variabelen die geen teken voor typedeclaratie hebben als er geen instructie Deftype van kracht is. In een variabele van het type Variant kunnen numerieke waarden, tekenreeksen, datum-/tijdwaarden, of Null- of Empty-waarden worden opgeslagen.

We zagen al dat in VBA het declareren van variabelen gebeurt via het gereserveerde woord ‘Dim’ . 1 We geven hier naast elkaar een aantal voorbeelden van hoe we enerzijds in VBA en anderzijds in Pascal variabelen declareren en toewijzingen doen.

1

Declareren van variabelen is ook mogelijk via de gereserveerde woorden Public, Private of Static; misschien komt dit later ter sprake.

15


Visual Basic for Applications Declaraties:

Practicumopdracht 2

Pascal Declaraties:

Dim Aantal As Integer Dim Regel As String Dim Woord As String * 15

Toekenningen:

VAR Aantal : INTEGER ; VAR Regel : STRING ; VAR Naam : STRING[15] ;

Toekenningen: Aantal := 0 ; Naam := 'Pieterse' ;

Aantal = 0 Naam = "Pieterse"

Let op de verschillen N.B. Je kunt na één enkele ‘Dim’ meerdere variabelen van gelijke of verschillende typen declareren, waarbij de declaraties gescheiden worden door een komma, zoals: Dim Aantal As Integer , Regel As String . We merken nu reeds op dat er in VBA geen verschil is in schrijfwijze tussen de toekenning, waar een variabele een nieuwe waarde krijgt, en de vergelijking tussen een variabele en een waarde zoals die bijvoorbeeld achter een IF kan staan ( If Naam = "Pieterse" ). N.B. Het is in VBA voor een aantal gegevenstypen ook mogelijk om bij een via Dim gedeclareerde variabele op een zeer cryptische manier dat gegevenstype vast te leggen. Daarvoor moet je dan aan de variabele-naam een speciaal teken toevoegen. Voor een Integer is dat b.v. het teken ‘%’ en voor een String ‘$’. Declaraties als enerzijds Dim Getal As Integer, Woord As String en anderzijds Dim Getal%, Woord$ zijn gelijkwaardig. Vanwege de verminderde leesbaarheid staan we in onze cursus het gebruik van deze speciale tekens niet toe!

II.d) Controlestructuren II.d.1) De keuze In Pascal wordt de keuze aangegeven met de ‘IF-THEN-ELSE’-constructie (samengestelde opdrachten zet je daarbij tussen de gereserveerde woorden ‘BEGIN’ en ‘END’); in VBA bestaat de analoge IF/THEN/ELSE/END IF-constructie: If voorwaarde Then opdrachtserie1 Else opdrachtserie2 End If

Uiteraard mag het Else-deel ontbreken. Let er speciaal op, dat in het afsluitende ‘End If’ een spatie staat! Voor een keuze-uit-méér kent de VBA-taal ook een ‘CASE’-constructie (zoek de precieze syntax daarvan zo nodig op via de Help-functie). N.B. Een handige, niet alleen typewerk besparende mogelijkheid, maar zeker ook de overzichtelijkheid bevorderende constructie bij geneste keuzes is die met de ‘ElseIf’-optie. Bij gebruik binnen een keuze-constructie van zo’n nesting via ‘ElseIf . . Then . .’ is, dat je slechts één keer een afsluitend ‘End If’ hoeft te gebruiken. If voorwaarde1 Then opdrachtserie1 ElseIf voorwaarde2 Then opdrachtserie2 Else opdrachtserie3 End If

II.d.2) De herhaling De syntax van het VBA-FOR-commando voor een begrensde herhaling is: For = <startwaarde> To <eindwaarde> [ Step ] opdrachtserie1 opdrachtserie2 Next

Let op de (niet verplichte) optie voor het gebruik van een ‘stapgrootte’ en op de afsluiting via ‘Next ’.

16


Practicumopdracht 2

Ook in VBA bestaan voorwaardelijke herhalingen in meerdere smaken met een test vooraf of een test achteraf. Er bestaat in VBA een While/Wend-constructie, maar we beperken ons tot de veel algemenere ‘DO-LOOP’constructies. Die bestaan in smaken met zowel formuleringen als test (al dan niet beide) vooraf of achteraf. Je kunt dus kiezen uit 4 mogelijkheden: Do While opdracht1 opdracht2 Loop Do Until opdracht1 opdracht2 Loop

Do Loop Do Loop

opdracht1 opdracht2 While opdracht1 opdracht2 Until

N.B. Ofschoon het misschien beter is om het bestaan ervan helemaal te verzwijgen, zullen we hier toch maar in kleine letters vermelden, dat het in VBA mogelijk is om een EXIT-commando te gebruiken, maar dat gebruik ervan raden we sterk af! Dat commando verbreekt een gestructureerde opzet van een programma en kunnen misschien wel op het moment van een eerste programmeren aantrekkelijk lijken, maar leveren vaak grote problemen bij corrigeren en aanpassen van reeds gemaakte programma's.

Als voorbeeld van een combinatie van een (begrensde) herhaling en een keuze geven we de volgende VBAfunction-procedure: Public Function Som_van_Even_Waarden_Tussen ( Start As Byte, Einde As Byte ) As Byte Dim Hulpsom As Integer, Teller As Byte Hulpsom = 0 If ( Start Mod 2 ) = 1 Then Start = Start - 1 End If

' Start is niet "even"; grenswaarde aanpassen:

For Teller = ( Start + 2 ) To ( Einde – 1 ) Step 2 Hulpsom = Hulpsom + Teller Debug.Print "Hulpsom = "; Hulpsom Next Teller

‘ sommeer even waarden “tussen” ! ‘ toon tussenresultaat in Debug-window

Som_van_Even_Waarden_Tussen = Hulpsom End Function

Bij aanroepen van deze functie vanuit het Debug-window, zien we daarin bijvoorbeeld: Print Som_van_Even_Waarden_Tussen ( 3, 7 ) Hulpsom = 4 Hulpsom = 10 10

Opdracht: ga na hoe de verschillende delen van deze uitvoer precies tot stand zijn gekomen.

II.e) Het parameter-mechanisme bij VBA-procedures In de B1-cursus heb je gezien dat bij programmeertalen als Pascal (maar ook bij C e.d.) een onderscheid gemaakt wordt tussen VAR- en (niet-VAR =) Value-parameters. Het verschil daartussen zit in het communicatiemechanisme tussen ‘plaats-van-aanroep’ en de ‘procedure-zelf’. Bij VAR-parameters hebben we daartussen twéérichtingsverkeer, terwijl dat bij Value-parameters slechts éénrichtingsverkeer (naar de procedure toe) is. Meer algemene aanduidingen zijn: VAR-parameter: ‘call bij reference’ versus Value-parameters: ‘call by value’ Het lijkt erop alsof VBA ontwikkeld is met de gedachte: “Laten we het vooral niet te moeilijk maken voor de mensen . .” en daarom kunnen degenen, die wél gewend zijn om in termen van ‘dataflow’ en ‘afschermen van gegevens’ te denken, net in de problemen komen. Bekijk het volgende voorbeeld, met 2 procedures en een aanroep vanuit het Debug-window: Public Sub Verveelvuldig ( Aantal As Byte, Tekst As String ) Dim HulpString As String, Teller As Byte HulpString = "" For Teller = 1 To Aantal HulpString = HulpString + Tekst

17


Practicumopdracht 2

Next Teller Tekst = HulpString End Sub Public Sub Test_Verveelvuldig ( ) Dim Woord As String Woord = "Hallo" Call Verveelvuldig ( 3, Woord ) Debug.Print "Resultaat: " ; Woord End Sub

En de inhoud van het Immediate-window: Test_Verveelvuldig Resultaat: HalloHalloHallo

Tja, blijkbaar heeft VBA hier maar zelf besloten, dat van de eerste procedure (Verveelvuldig) de 2 parameters ‘Aantal As Byte, Tekst As String’ in dit geval de eerste parameter (Aantal) als (call by) Value-parameter behandeld zal worden en de tweede parameter (Tekst) als een VAR- (call by reference) parameter. Toevallig was dat hier ook onze bedoeling, maar wat te doen om te voorkomen dat VBA besluit iets te doen, wat wij, denkend in termen van communicatie tussen programma-onderdelen, nu net niet willen? Daarvoor biedt VBA meerdere mogelijkheden. We bespreken hier: a) aanduiding in de kop van de procedure of een parameter een ByVal- of een ByRef-parameter is; en b) aanduiding bij aanroep van een procedure, dat een meegegeven parameter-waarde bij terugkomst uit de procedure niet gewijzigd mag worden (door de betreffende variabele-naam tussen haakjes te plaatsen). Ad a) in ons voorbeeld kunnen we de procedure-kop veranderen in: Public Sub Verveelvuldig ( ByVal Aantal As Byte , ByRef Tekst As String )

We hebben nu duidelijk aangegeven, dat bij de eerste parameter een call by value dient te worden toegepast en bij de tweede parameter een call by reference. Bij ongewijzigde aanroep blijft de uitvoer ‘HalloHalloHallo’. Ad b) Indien we alleen de aanroep aanpassen tot (en de procedure-kop als eerder houden): Call Verveelvuldig ( 3 , ( Woord ) ) ‘ let op de extra haakjes rond ‘Woord’ ! dan zal als uitvoer in het Debug-window verschijnen: Resultaat: Hallo . Door die extra haakjes om ‘Woord’ kunnen we zelfs bij een aparte aanduiding van ByRef in de procedure-kop afdwingen, dat het veranderde resultaat niet teruggespeeld wordt en dat we dus echt een call by value krijgen (desnoods door een ‘over rule’n van de aanduiding ByRef !).

II. f) Enkele standaardfuncties uit de VBA-taal De Len-function Uit de Help halen we: Returns a Long containing the number of characters in a string or the number of bytes required to store a variable. Syntax: Len ( string | varname )

Behalve dat Len een functie is om de lengte van een String (constante of opgeslagen in een variabele) mee te bepalen, kunnen we Len ook gebruiken om de geheugenruimte in bytes te bepalen die een variabele van een bepaald type in beslag neemt (later komen we nog op rij-typen en samengestelde types te spreken). De string-functions Mid, Left en Right Uit de Help halen we weer: Left: Syntax:

Returns a Variant (String) containing a specified number of characters from the left side of a string. Left ( string, length )

Mid: Syntax:

Returns a Variant (String) containing a specified number of characters from a string. Mid ( string, start [, length] )

Right: Syntax:

Returns a Variant (String) containing a specified number of characters from the right side of a string. Right ( string, length )

18


Practicumopdracht 2

De string-functions LTrim, RTrim en Trim Uit de Help halen we weer: Returns a Variant (String) containing a copy of a specified string without leading spaces (LTrim), trailing spaces (RTrim), or both leading and trailing spaces (Trim). Syntax: LTrim (string ) RTrim ( string ) Trim ( string )

Opdracht: Ga na wat de Debug-opdracht Print Len ( Trim ("

hallo

") )

voor resultaat zal tonen.

De conversie-functie Str Uit de Help halen we weer: Returns a Variant ( String ) representation of a number. Syntax: Str ( number ) ; The required number argument is a Long containing any valid numeric expression.

N.B. Uit diezelfde Help halen we ook: Returning Strings from Functions Some functions have two versions: one that returns a Variant data type and one that returns a String data type. The Variant versions are more convenient because variants handle conversions between different types of data automatically. They also allow Null to be propagated through an expression. The String versions are more efficient because they use less memory. The following functions return values in a String variable when you append a dollar sign ($) to the function name. These functions have the same usage and syntax as their Variant equivalents without the dollar sign. Chr$ Input$ Right$

ChrB$ *Command$ InputB$ LCase$ Left$ RightB$ RTrim$ Space$

CurDir$ Date$ Dir$ LeftB$ LTrim$ Mid$ Str$ String$ Time$

Error$ MidB$ Trim$

Format$ Hex$ Oct$ UCase$

II. g) Enkele voorgedefinieerde (standaard)constanten uit de MS Acces-omgeving Er is binnen het MS Access-databasesysteem een enorme hoeveelheid constanten gedefinieerd. Vaak wordt je zelfs gevraagd om een keuze te maken uit een constanten-lijstje. Als we bijvoorbeeld in de editor ‘MsgBox’ intikken voor het laten tonen van een messagebox en we tikken daarna op de spatiebalk (of een ‘(‘ ), dan verschijnt het volgende kleine Help-windowtje ter ondersteuning.

We zien daarin hoe de MsgBox-opdracht verder moet of kan worden aangevuld. Als we verder gaan en de gevraagde ‘prompt’ hebben ingetikt, dan verschijnt:

waarbij we kunnen kiezen uit een van de aangeboden mogelijke (constante) waarden voor de door ons gewenste ‘Button style’ en ook verder in het opmaakverhaal zijn keuzes van constanten mogelijk. Een overzicht van voorgedefinieerde constanten is op te roepen via de MS Access-menubalk: View/Object Browser. We krijgen dan bijvoorbeeld het hiernaast getoonde overzichtswindow. Onderaan kunnen we nu lezen, dat het geselecteerde vbOKCancel een bij VbMsgBoxStyle gebruikte constante is met de waarde 1.

19


Practicumopdracht 2

Practicumopdracht 2.f Leerdoel: gebruik van geheugenvariabelen, controlestructuren, enkele standaardfuncties Opdracht: Maak een sub-procedure, die aangeroepen moet worden met een enkele string-waarde en waarin bepaald wordt wat, na verwijdering van alle eventueel aanwezige leading en/of trailing blanks ‘de som van de letterposities’ is. Na aanroepen van deze procedure vanuit het Debug-window moet het bepaalde resultaat via een MsgBox-venster worden getoond (zie voorbeeld hierbij). Met die ‘som van de letterposities’ wordt bedoeld, dat (nogmaals: na verwijdering van eventuele leading/trailing spaties) de eerste letter een waarde ‘1’ krijgt, de tweede letter de waarde ‘2’ etc.. Een meegegeven tekst (let op de spaties) “ Ger ” moet dan als ‘som van de letterposities’ 6 (=1+2+3) opleveren, terwijl “Linus ” 15 (=1+2+3+4+5) oplevert. Maak zo correct mogelijk gebruik van de communicatie-mechanismen tussen programma-onderdelen. Hints: 1) Als je de MsgBox-functie gebruikt, zul je het resultaat ergens (tijdelijk) in moeten opslaan. 2) Om teksten aan elkaar te koppelen kun je de ‘+’- of ook de ‘&’-operator gebruiken.

‘Compacteer’ (als je ‘Database-venster’ geselecteerd is, via Tools/Database Utilities/Compact Database) je database voordat je hem inlevert !!! (dat scheelt vaak een factor 2 à 5 aan ruimte...)

Lever je in de database opgeslagen uitwerkingen uiterlijk ten tijde van het volgende B3-werkcollege (dus voor maandag 16 februari 2004 om 13:45u) in per email naar [email protected]

20

B3-cursus. Kennismaking met MS Access (2000)

Recommend Documents