Access 2000 beginners

Access 2000 beginners

campinia

media

Roger Frans

Frans, Roger – Access 2000 - beginners / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 1999; 282 p; index; 29 cm; gelijmd. ISBN: 90.356.1119.5; NUGI 854; UDC 681.3.06 Wettelijk depot België: D/1999/3941/14 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B – 2440 – GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/59 09 59 Fax: (+32) 014/59 03 44 e-Mail: URL: <www.campiniamedia.be> Copyright 1999:

No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Inleiding Access 2000 is een relationeel database-systeem. Het is m.a.w. een programma om gegevens op een (relatief) gemakkelijke manier te beheren. Deze gegevens worden in tabellen bewaard. Tussen de tabellen kunnen relaties bestaan. In de cursus komen de klassieke onderwerpen m.b.t. een databasesysteem aan bod: aanmaken van tabellen, ontwerpen van query’s, formulieren, rapporten en etiketten. Access 2000 is een databasesysteem onder Windows. Dit geeft bijkomende mogelijkheden: opnemen van objecten in een tabel (foto’s, figuren, geluid,...), grafische mogelijkheden bij rapporten,... Er wordt ook aandacht besteed aan de uitwisselbaarheid van gegevens met andere pakketten: Excel, Word, WordPerfect, enz... Access 2000 - beginners is een doe-cursus. Dit betekent dat u de cursus doorneemt terwijl u voor de computer zit. U neemt per hoofdstuk de cursustekst door. Daarna maakt u de oefeningen die achteraan elk hoofdstuk zijn opgenomen. Bij de cursus hoort een diskette. Op deze diskette vindt u bestanden die u nodig hebt om de voorbeelden en oefeningen te kunnen uitwerken. U kopieert de inhoud van deze diskette naar een map C:\AccBeg op uw harde schijf. De manier waarop u een map kunt aanmaken en hoe u de bestanden naar deze map kan kopiëren, wordt uitgelegd in het tweede hoofdstuk. Op de diskette staan ook een aantal bestanden die een extensie ZIP hebben. De bestanden hebben de naam H1.ZIP, H4.ZIP, enz... Deze bestanden bevatten de voorbeelden en oefeningen die in de cursus aan bod komen. Het zijn gecomprimeerde bestanden. Het bestand H4.ZIP bevat b.v. de toestand na het vierde hoofdstuk. Indien u dit bestand wenst te decomprimeren in de directory C:\AccBeg geeft u het volgende commando aan de DOS-prompt C:\AccBeg>. A:\PKUNZIP -o A:\H4.ZIP U hoeft deze bestanden niet te gebruiken. Indien u de cursus in zijn geheel doorneemt, kunt u blijven verder werken met de voorbeelden die u zelf uitwerkt. Indien u een bepaald hoofdstuk opnieuw wenst door te nemen, kan het handig zijn van de eindtoestand van het vorige hoofdstuk gebruik te kunnen maken. Op de bijgevoegde schijf vindt u ook een bestand LeesMij.doc. Dit bestand bevat last-minute informatie. U kunt het lezen door te dubbelklikken op het bestand. Ik hoop dat deze cursus u vertrouwd mag maken met Access 2000. Indien u opmerkingen hebt die een latere uitgave kunnen verbeteren, kunt u die steeds kwijt aan de auteur. Roger Frans september 1999

Inleiding - 1

2 – Access 2000 - beginners

Inhoudstafel

INLEIDING ..................................................................................................................1 INHOUDSTAFEL ........................................................................................................3 1

EEN EERSTE KENNISMAKING ........................................................................11

1.1 Inleiding ............................................................................................................................................11 1.2 Wat is een database?.........................................................................................................................11 1.3 Afspraken..........................................................................................................................................12 1.4 Access starten....................................................................................................................................12 1.4.1 Windows starten .............................................................................................................................12 1.4.2 De Windows-omgeving ..................................................................................................................13 1.4.3 Access starten.................................................................................................................................13 1.5 Het beginscherm ...............................................................................................................................16 1.5.1 De werkruimte................................................................................................................................16 1.5.2 Titelbalk.........................................................................................................................................16 1.5.3 Menubalk .......................................................................................................................................16 1.5.4 Werkbalk Database.........................................................................................................................17 1.5.5 De statusbalk ..................................................................................................................................18 1.6 Noordenwind installeren...................................................................................................................18 1.7 Een database openen.........................................................................................................................19 1.7.1 Directory of map.............................................................................................................................19 1.7.2 Bestandsnaam.................................................................................................................................20 1.7.3 Bestandstype ..................................................................................................................................20 1.7.4 Database openen.............................................................................................................................20 1.8 Het venster Database ........................................................................................................................21 1.8.1 Tabellen .........................................................................................................................................22 1.8.2 Query’s ..........................................................................................................................................22 1.8.3 Formulieren....................................................................................................................................23 1.8.4 Rapporten.......................................................................................................................................24 1.8.5 Pagina’s..........................................................................................................................................25 1.8.6 Macro’s ..........................................................................................................................................25 1.8.7 Modules .........................................................................................................................................25 1.8.8 De menukeuze Beeld ......................................................................................................................25 1.8.9 Opmerkingen..................................................................................................................................25 1.9 Werkbalken.......................................................................................................................................25 1.10 Opties ................................................................................................................................................28 1.11 Een nieuwe database maken met een wizard ...................................................................................28 1.12 De helpfunctie in Access ...................................................................................................................34 1.12.1 Help ...........................................................................................................................................34 1.12.2 De Office-assistent .....................................................................................................................35 1.12.3 De menukeuze Wat is dit? ..........................................................................................................37 1.12.4 De knop Help in een dialoogvenster............................................................................................37 1.13 Access afsluiten .................................................................................................................................37 1.14 Oefeningen ........................................................................................................................................38

2 2.1 2.2 2.3 2.4

EEN NIEUWE TABEL MAKEN ..........................................................................39 Inleiding ............................................................................................................................................39 Het voorbeeld....................................................................................................................................39 Een nieuwe database.........................................................................................................................39 Een tabel maken m.b.v. een wizard ..................................................................................................40

Inhoudstafel - 3

2.5 Formulierweergave........................................................................................................................... 42 2.6 Gegevensbladweergave..................................................................................................................... 45 2.7 Opslaan van het formulier................................................................................................................ 46 2.8 Naam wijzigen .................................................................................................................................. 46 2.9 Ontwerpweergave............................................................................................................................. 47 2.9.1 Veldnaam....................................................................................................................................... 47 2.9.2 Gegevenstype ................................................................................................................................. 47 2.9.3 Beschrijving................................................................................................................................... 49 2.9.4 Primaire sleutel .............................................................................................................................. 49 2.9.5 Help ............................................................................................................................................... 49 2.10 Veldeigenschappen ........................................................................................................................... 50 2.10.1 Veldlengte.................................................................................................................................. 50 2.10.2 Notatie ....................................................................................................................................... 51 2.10.3 Invoermasker ............................................................................................................................. 51 2.10.4 Bijschrift.................................................................................................................................... 51 2.10.5 Standaardwaarde ........................................................................................................................ 52 2.10.6 Validatieregel............................................................................................................................. 52 2.10.7 Validatietekst ............................................................................................................................. 52 2.10.8 Vereist ....................................................................................................................................... 53 2.10.9 Lengte nul toestaan..................................................................................................................... 53 2.10.10 Geïndexeerd............................................................................................................................... 53 2.11 Wijzigen tabel-structuur .................................................................................................................. 53 2.11.1 Rijen invoegen ........................................................................................................................... 53 2.11.2 Veldeigenschappen..................................................................................................................... 54 2.11.3 De velden Verkoopprijs en BTWpercentage toevoegen ............................................................... 54 2.11.4 Toevoegen van een datumveld.................................................................................................... 55 2.11.5 Opbouwfunctie voor velden........................................................................................................ 55 2.11.6 Verwijderen van een veld ........................................................................................................... 56 2.12 Indexvenster ..................................................................................................................................... 56 2.13 Tabeleigenschappen.......................................................................................................................... 57 2.14 Gegevensbladweergave..................................................................................................................... 57 2.15 En ons formulier?............................................................................................................................. 58 2.15.1 Verwijderen van een formulier ................................................................................................... 58 2.15.2 Opnieuw aanmaken van een formulier ........................................................................................ 59 2.16 Verwijderen van records .................................................................................................................. 59 2.16.1 Positioneren van de recordkiezer ................................................................................................ 59 2.16.2 Verwijderen van een record in de formulierweergave.................................................................. 60 2.16.3 Verwijderen in gegevensbladweergave ....................................................................................... 60 2.17 Wijzigen van records........................................................................................................................ 61 2.18 Jaartallen met 4 cijfers ..................................................................................................................... 61 2.19 Een tabel creëren vanuit gegevensbladweergave ............................................................................. 61 2.19.1 Aanmaken tabel ......................................................................................................................... 61 2.19.2 Kolomnamen wijzigen................................................................................................................ 62 2.19.3 Ontwerp van de tabel.................................................................................................................. 62 2.19.4 Veldlengte.................................................................................................................................. 63 2.19.5 Vereist ....................................................................................................................................... 64 2.19.6 Lengte nul toestaan..................................................................................................................... 64 2.19.7 Invoermasker ............................................................................................................................. 64 2.19.8 Notatie ....................................................................................................................................... 66 2.20 Ingeven van records en uittesten eigenschappen.............................................................................. 67 2.21 Oefeningen........................................................................................................................................ 68

3 3.1 3.2 3.3

SORTEREN, ZOEKEN EN FILTEREN.............................................................. 73 Inleiding............................................................................................................................................ 73 Importeren uit Excel, in een bestaande tabel ................................................................................... 73 Importeren uit Excel, in een nieuw bestand..................................................................................... 77

4 – Access 2000 - beginners

3.3.1 Importeren van de gegevens............................................................................................................77 3.3.2 De gegevens in één tabel brengen....................................................................................................79 3.4 Toevoegen via het klembord vanuit Excel........................................................................................79 3.5 Verwijderen van een tabel ................................................................................................................79 3.6 Sorteren.............................................................................................................................................79 3.6.1 Sorteren op één veld .......................................................................................................................80 3.6.2 Sorteren op meerdere velden ...........................................................................................................80 3.7 Zoeken...............................................................................................................................................81 3.7.1 Zoeken op naam .............................................................................................................................81 3.7.2 Het jokerteken * .............................................................................................................................82 3.7.3 De jokertekens ? en #......................................................................................................................83 3.7.4 De jokertekens [ ], ! en -..................................................................................................................83 3.7.5 Bijkomende mogelijkheden.............................................................................................................83 3.8 Vervangen .........................................................................................................................................84 3.9 Filters ................................................................................................................................................85 3.9.1 Selectiefilters..................................................................................................................................85 3.9.2 Een snelmenu oproepen ..................................................................................................................85 3.9.3 Formulierfilters...............................................................................................................................86 3.9.4 Geavanceerde filter-/sorteeropties ...................................................................................................87 3.10 Meervoudige indexen........................................................................................................................88 3.10.1 Enkelvoudige indexen ................................................................................................................88 3.10.2 Samengestelde index ..................................................................................................................89 3.10.3 Samengestelde sleutels en primaire sleutels.................................................................................89 3.11 Een tabel afdrukken .........................................................................................................................89 3.12 Definitie afdrukken...........................................................................................................................92 3.13 Andere informatie over objecten en over de database .....................................................................94 3.13.1 Informatie over de database ........................................................................................................94 3.13.2 Informatie over een enkel object .................................................................................................94 3.14 Databasehulpprogramma’s ..............................................................................................................95 3.14.1 Comprimeren en herstellen van een database...............................................................................95 3.14.2 Databases converteren ................................................................................................................96 3.14.3 Mde-bestand maken....................................................................................................................96 3.14.4 Backup.......................................................................................................................................96 3.15 Oefeningen ........................................................................................................................................97

4

SELECTIEQUERY’S ..........................................................................................99

4.1 Inleiding ............................................................................................................................................99 4.2 De Wizard Selectiequery...................................................................................................................99 4.2.1 Aanmaken van een query................................................................................................................99 4.2.2 Ontwerpweergave van een query...................................................................................................101 4.3 Zelf een selectiequery maken..........................................................................................................102 4.3.1 Aanmaken van de query................................................................................................................102 4.3.2 Samenstellen van de query............................................................................................................103 4.3.3 Gegevensbladweergave.................................................................................................................103 4.3.4 SQL .............................................................................................................................................104 4.3.5 Een veld verwijderen uit de recordset ............................................................................................104 4.3.6 Een veld al of niet weergeven........................................................................................................104 4.3.7 Een veld van plaats wijzigen .........................................................................................................104 4.3.8 Opnieuw de recordset bekijken .....................................................................................................105 4.3.9 Query-scherm verlaten..................................................................................................................105 4.4 Sorteervolgorde aanbrengen...........................................................................................................105 4.5 Naam wijzigen van een query.........................................................................................................106 4.6 Criteria toevoegen...........................................................................................................................106 4.6.1 Een nieuwe query vertrekkende van een andere query ...................................................................106 4.6.2 Vergelijkingsoperatoren................................................................................................................107 4.6.3 Andere operatoren ........................................................................................................................107

Inhoudstafel - 5

4.7 Rekenkundige operatoren .............................................................................................................. 109 4.8 Logische operatoren ....................................................................................................................... 111 4.8.1 Voorbeeld van OR-voorwaarden................................................................................................... 111 4.8.2 De logische operatoren ................................................................................................................. 112 4.8.3 Voorbeeld van AND-voorwaarden m.b.t. verschillende velden...................................................... 112 4.9 Aaneenschakelingsoperator............................................................................................................ 113 4.10 De opbouwfunctie voor expressies.................................................................................................. 113 4.11 Bijwerken van records.................................................................................................................... 113 4.12 Berekende velden............................................................................................................................ 114 4.13 Functies........................................................................................................................................... 115 4.14 Parameterquery’s........................................................................................................................... 116 4.14.1 Een eerste voorbeeld ................................................................................................................ 116 4.14.2 Een tweede voorbeeld............................................................................................................... 117 4.14.3 De parameterquery uitvoeren vanuit het databasevenster........................................................... 117 4.15 Afdrukken van een recordset ......................................................................................................... 117 4.16 Exporteren naar Word ................................................................................................................... 117 4.16.1 Knippen en plakken.................................................................................................................. 117 4.16.2 Publiceren met Word................................................................................................................ 119 4.17 Oefeningen...................................................................................................................................... 119

5

FORMULIEREN............................................................................................... 123

5.1 Inleiding.......................................................................................................................................... 123 5.2 Een formulier maken...................................................................................................................... 123 5.2.1 De formulierwizards..................................................................................................................... 123 5.2.2 Bewerken van records in een formulier ......................................................................................... 126 5.2.3 Zoeken in formulierweergave ....................................................................................................... 126 5.3 Records toevoegen m.b.v. een formulier ........................................................................................ 127 5.4 Op uw stappen terugkeren ............................................................................................................. 127 5.5 Ontwerpweergave........................................................................................................................... 128 5.5.1 De ontwerpweergave .................................................................................................................... 128 5.5.2 Secties van een formulier.............................................................................................................. 129 5.5.3 Andere elementen op het scherm................................................................................................... 129 5.5.4 Het raster...................................................................................................................................... 129 5.6 Een formulier aanpassen ................................................................................................................ 129 5.6.1 Een besturingselement selecteren, van formaat wijzigen en verplaatsen ......................................... 129 5.6.2 Een besturingselement verwijderen............................................................................................... 130 5.6.3 Een besturingselement kopiëren.................................................................................................... 131 5.6.4 Een besturingselement dupliceren ................................................................................................. 131 5.6.5 Labels wijzigen ............................................................................................................................ 131 5.6.6 Uitlijnen....................................................................................................................................... 131 5.6.7 Selecteren van meerdere besturingselementen ............................................................................... 132 5.6.8 Besturingselementen op gelijke afstand plaatsen ........................................................................... 132 5.6.9 Selecteren van een object m.b.v. de keuzelijst Object .................................................................... 133 5.7 Opmaak van een besturingselement............................................................................................... 133 5.7.1 Lettertype en uitlijning ................................................................................................................. 133 5.7.2 Voorgrondkleur, achtergrondkleur en randkleur ............................................................................ 134 5.7.3 Randtype...................................................................................................................................... 134 5.8 Gebruik van de werkset.................................................................................................................. 134 5.9 Eigenschappen ................................................................................................................................ 135 5.9.1 Het venster Eigenschappen ........................................................................................................... 135 5.9.2 De eigenschappen van een sectie................................................................................................... 136 5.9.3 Eigenschappen van het formulier .................................................................................................. 136 5.10 Het formulier gebruiken................................................................................................................. 137 5.11 Volgorde van de besturingselementen wijzigen ............................................................................. 137 5.12 Het formulier een naam geven ....................................................................................................... 138

6 – Access 2000 - beginners

5.13 Foto invoegen ..................................................................................................................................138 5.13.1 Aanpassen tabelstructuur ..........................................................................................................138 5.13.2 OLE .........................................................................................................................................139 5.13.3 Formulier aanpassen .................................................................................................................139 5.13.4 Een figuur insluiten ..................................................................................................................140 5.13.5 Meer dan alleen maar foto’s......................................................................................................141 5.14 Een formulier afdrukken................................................................................................................141 5.15 Formulier verwijderen....................................................................................................................141 5.16 Het formulier frmProduct ..............................................................................................................142 5.16.1 Aanmaken formulier.................................................................................................................142 5.16.2 Aanpassen formulier frmProduct...............................................................................................142 5.17 Bijschrift van het formulier ............................................................................................................143 5.18 Een berekend veld toevoegen..........................................................................................................143 5.18.1 Een label toevoegen..................................................................................................................143 5.18.2 Een tekstvak toevoegen ............................................................................................................143 5.18.3 Een berekend veld ....................................................................................................................144 5.18.4 Rechts uitlijnen.........................................................................................................................145 5.18.5 Een speciaal effect ....................................................................................................................145 5.18.6 Notatie wijzigen .......................................................................................................................145 5.19 Lijst met velden...............................................................................................................................145 5.20 Een selectievakje toevoegen ............................................................................................................146 5.21 Globale opmaak van een formulier wijzigen..................................................................................146 5.22 Tabbladen in een formulier ............................................................................................................147 5.22.1 Een tabbesturingselement .........................................................................................................147 5.22.2 Een tabblad toevoegen en verwijderen ......................................................................................148 5.22.3 Volgorde van de tabbladen........................................................................................................148 5.22.4 Naam van het tabbesturingselement wijzigen ............................................................................148 5.22.5 Naam van een tabblad wijzen....................................................................................................149 5.22.6 Plaatsen van andere besturingselementen op een tabblad ...........................................................149 5.23 Keuzerondjes ..................................................................................................................................150 5.24 Oefeningen ......................................................................................................................................153

6

EENVOUDIGE RAPPORTEN ..........................................................................155

6.1 Inleiding ..........................................................................................................................................155 6.2 De rapportwizards ..........................................................................................................................155 6.3 Afdrukvoorbeeld.............................................................................................................................159 6.4 Ontwerp ..........................................................................................................................................160 6.4.1 Het venster Rapport ......................................................................................................................160 6.4.2 Secties ..........................................................................................................................................160 6.4.3 Afdrukvoorbeeld versus Rapportvoorbeeld....................................................................................161 6.5 Eigenschappen ................................................................................................................................161 6.6 Ontwerp wijzigen............................................................................................................................162 6.6.1 Wijzigen volgorde ........................................................................................................................162 6.6.2 Sorteervolgorde ............................................................................................................................162 6.6.3 Datum ..........................................................................................................................................163 6.6.4 Bladzijdenummeringen .................................................................................................................163 6.7 Bewaren van de rapportopmaak ....................................................................................................163 6.8 Naar Word,... ..................................................................................................................................163 6.8.1 Publiceren naar Microsoft Word....................................................................................................163 6.8.2 Naar WordPerfect .........................................................................................................................164 6.8.3 Exporteren....................................................................................................................................164 6.9 Een rapport afdrukken...................................................................................................................165 6.10 Een figuur in ons rapport ...............................................................................................................166 6.11 Adreslabels......................................................................................................................................168 6.12 Ontwerpweergave labels.................................................................................................................171

Inhoudstafel - 7

6.12.1 Ontwerpweergave bekijken ...................................................................................................... 171 6.12.2 Ontwerp aanpassen................................................................................................................... 173 6.13 Pagina’s voor Internet maken ........................................................................................................ 173 6.13.1 Aanmaken van de pagina.......................................................................................................... 174 6.13.2 Tonen van de pagina................................................................................................................. 176 6.14 Oefeningen...................................................................................................................................... 177

7

RELATIES TUSSEN BESTANDEN................................................................. 179

7.1 Inleiding.......................................................................................................................................... 179 7.2 Omschrijven van het doel van de toepassing.................................................................................. 179 7.2.1 Algemene omschrijving................................................................................................................ 179 7.2.2 Concretisering .............................................................................................................................. 180 7.2.3 Vragen naar voorbeelden .............................................................................................................. 180 7.3 Een data-model ............................................................................................................................... 180 7.4 Normaliseren .................................................................................................................................. 180 7.5 De eerste normaalvorm .................................................................................................................. 181 7.5.1 De eerste normaalvorm................................................................................................................. 181 7.5.2 Inventariseer alle elementaire gegevens (stap 1.1) ......................................................................... 181 7.5.3 Elementaire gegevens ................................................................................................................... 182 7.5.4 Verwijder alle procesgegevens (stap 1.2) ...................................................................................... 182 7.5.5 Een primaire sleutel kiezen (stap 1.4)............................................................................................ 182 7.5.6 Deelverzamelingen opzoeken die meermaals voorkomen (stap 1.5) ............................................... 183 7.5.7 Een nieuwe groep maken (stap 1.6)............................................................................................... 184 7.5.8 De zich herhalende deelverzameling verwijderen (Stap 1.7) .......................................................... 184 7.5.9 De stappen 1.3 tot 1.8 zijn herhalend............................................................................................. 185 7.5.10 Een andere keuze van de primaire sleutel.................................................................................. 185 7.6 De tweede normaalvorm................................................................................................................. 185 7.6.1 De tweede normaalvorm............................................................................................................... 185 7.6.2 Het begrip functionele afhankelijkheid.......................................................................................... 186 7.6.3 Functionele afhankelijkheden in ons voorbeeld ............................................................................. 186 7.7 De derde normaalvorm................................................................................................................... 187 7.8 Andere normaalvormen ................................................................................................................. 188 7.9 Koppeling tussen groepen............................................................................................................... 188 7.10 Fysische implementatie................................................................................................................... 189 7.11 Tekstbestanden importeren............................................................................................................ 189 7.12 Tekstbestand met scheidingsteken ................................................................................................. 189 7.13 Tekstbestanden met een vaste breedte ........................................................................................... 194 7.14 Tekstgegevens toevoegen aan een tabel .......................................................................................... 195 7.15 Structuur wijzigen .......................................................................................................................... 196 7.15.1 Wijzigen structuur tblOrders..................................................................................................... 196 7.15.2 Wijzigen structuur tblOrderlijnen ............................................................................................. 197 7.16 Relaties tussen tabellen................................................................................................................... 198 7.16.1 De verschillende tabellen.......................................................................................................... 198 7.16.2 Relaties .................................................................................................................................... 198 7.16.3 Referentiële integriteit afdwingen ............................................................................................. 200 7.16.4 Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken................................................................................ 200 7.16.5 Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen............................................................................ 201 7.16.6 Jointype ................................................................................................................................... 201 7.16.7 De relatie tussen tblKlanten en tblOrders .................................................................................. 201 7.16.8 De relatie tussen tblProducten en tblOrderlijnen........................................................................ 202 7.16.9 Verlaten van het dialoogvenster Relaties................................................................................... 202 7.16.10 Fouten? .................................................................................................................................... 202 7.17 Subgegevensbladen......................................................................................................................... 203 7.17.1 Wat zijn subgegevensbladen? ................................................................................................... 203 7.17.2 De instelling Naam subgegevensblad........................................................................................ 204 7.18 Uittesten relaties en referentiële integriteit .................................................................................... 204

8 – Access 2000 - beginners

7.18.1 Toevoegen order voor een onbestaande klant ............................................................................204 7.18.2 Verwijderen van een order ........................................................................................................205 7.19 Een relatie bewerken ......................................................................................................................206 7.19.1 Een relatie bijwerken ................................................................................................................206 7.19.2 Een tabel verwijderen uit het scherm Relaties............................................................................206 7.19.3 De knop Alle relaties weergeven...............................................................................................206 7.19.4 Rechtstreekse relaties weergeven ..............................................................................................206 7.19.5 Indeling wissen.........................................................................................................................206 7.19.6 Tabel toevoegen .......................................................................................................................207 7.20 Een relatie verwijderen...................................................................................................................207 7.21 Relaties afdrukken..........................................................................................................................207 7.22 Database comprimeren...................................................................................................................208 7.23 Oefeningen ......................................................................................................................................208

8

MEER OVER QUERY’S ...................................................................................211

8.1 Inleiding ..........................................................................................................................................211 8.2 Een equi join (inner join)................................................................................................................211 8.2.1 Het begrip.....................................................................................................................................211 8.2.2 Selecties .......................................................................................................................................212 8.3 Een outer join..................................................................................................................................213 8.3.1 Een left outer join .........................................................................................................................213 8.3.2 Een right outer join .......................................................................................................................214 8.4 De query uitbreiden ........................................................................................................................215 8.4.1 Tabellen toevoegen.......................................................................................................................215 8.4.2 Bewaren query..............................................................................................................................216 8.5 Self joins..........................................................................................................................................216 8.5.1 Aanmaken nieuwe database en tabel..............................................................................................216 8.5.2 Self join........................................................................................................................................216 8.5.3 Outer joins....................................................................................................................................217 8.6 Totalen berekenen met een query...................................................................................................218 8.6.1 Totaal voor de ganse tabel.............................................................................................................218 8.6.2 Groeperen.....................................................................................................................................219 8.6.3 Het ontwerp van de query opnieuw bekijken .................................................................................220 8.6.4 Algemene werkwijze ....................................................................................................................220 8.6.5 Nog een voorbeeld........................................................................................................................221 8.7 Kruistabelquery’s ...........................................................................................................................222 8.8 Actiequery’s ....................................................................................................................................223 8.9 Tabelmaakquery’s ..........................................................................................................................223 8.10 Een verwijderquery ........................................................................................................................225 8.11 Een tabel bijwerken ........................................................................................................................227 8.12 Een toevoegquery............................................................................................................................228 8.13 Oefeningen ......................................................................................................................................229

9

HOOFD- EN SUBFORMULIEREN...................................................................233

9.1 Inleiding ..........................................................................................................................................233 9.2 Query’s aanmaken..........................................................................................................................234 9.3 De wizard voor een hoofd- en subformulier ...................................................................................234 9.4 Het formulier bewerken..................................................................................................................237 9.5 Koppelen hoofd- en subformulier...................................................................................................239 9.5.1 De koppeling is door Access aangebracht......................................................................................239 9.5.2 Zelf een subformulier toevoegen ...................................................................................................240 9.6 Aanpassen subformulier .................................................................................................................240 9.7 Uittesten ..........................................................................................................................................241 9.7.1 Uittesten .......................................................................................................................................241 9.7.2 De klantgegevens kunnen aangepast worden .................................................................................242

Inhoudstafel - 9

9.7.3 Welk is de normale verkoopprijs? ................................................................................................. 242 9.7.4 De gebeurtenis Na bijwerken ........................................................................................................ 246 9.7.5 De eigenschap Bijschrift van het formulier.................................................................................... 247 9.8 Het totaal van een order op het formulier plaatsen ....................................................................... 247 9.8.1 Berekening in het subformulier..................................................................................................... 247 9.8.2 Resultaat in het formulier.............................................................................................................. 248 9.9 Een opdrachtknop toevoegen ......................................................................................................... 249 9.10 Oefeningen...................................................................................................................................... 250

10

RAPPORTEN MET GROEPSONDERBREKING ......................................... 253

10.1 Inleiding.......................................................................................................................................... 253 10.2 Een rapport aanmaken in ontwerpweergave ................................................................................. 253 10.3 Groeperen....................................................................................................................................... 254 10.4 Tekst en velden aanbrengen ........................................................................................................... 255 10.4.1 Tekstvak met meerdere lijnen ................................................................................................... 255 10.4.2 Samenvoegen van velden ......................................................................................................... 256 10.4.3 De velden in de detaillijn toevoegen ......................................................................................... 256 10.4.4 Een sectie op een andere bladzijde starten................................................................................. 258 10.5 Totalen maken ................................................................................................................................ 258 10.5.1 Query aanpassen ...................................................................................................................... 258 10.5.2 Het ordertotaal ......................................................................................................................... 258 10.5.3 Bewaar het resultaat ................................................................................................................. 259 10.6 Sorteren en groeperen m.b.v. de wizard......................................................................................... 259 10.7 Ontwerpweergave........................................................................................................................... 262 10.7.1 Ontwerpweergave .................................................................................................................... 262 10.7.2 Sorteren en groeperen............................................................................................................... 263 10.7.3 Titel aanpassen......................................................................................................................... 263 10.7.4 Eerste letter in detailsectie ........................................................................................................ 264 10.7.5 Verder opmaken....................................................................................................................... 265 10.8 Oefeningen...................................................................................................................................... 266

11

SCHAKELBORDBEHEER ........................................................................... 269

11.1 Inleiding.......................................................................................................................................... 269 11.2 Schakelbordbeheer ......................................................................................................................... 269 11.2.1 Aanmaken van een schakelbord................................................................................................ 269 11.2.2 Uittesten van het schakelbord ................................................................................................... 270 11.3 Bewerken van een schakelbord ...................................................................................................... 271 11.3.1 Figuur toevoegen...................................................................................................................... 271 11.3.2 De titel H&S ............................................................................................................................ 272 11.4 Een submenu .................................................................................................................................. 272 11.5 Automatisch starten........................................................................................................................ 274 11.6 Een MDE-bestand maken............................................................................................................... 275 11.7 Oefeningen...................................................................................................................................... 276

TREFWOORDENREGISTER................................................................................. 277

10 – Access 2000 - beginners