Excel 2000 beginners. Roger Frans

Excel 2000 beginners

campinia

media

Roger Frans

Frans, Roger – Excel 2000 - beginners / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 1999; 211 p; index; 29 cm; gelijmd. ISBN: 90.356.1117.9; NUGI 854; UDC 681.3.06 Wettelijk depot België: D/1999/3941/12 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B – 2440 – GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/59 09 59 Fax: (+32) 014/59 03 44 e-Mail: URL: <www.campiniamedia.be> Copyright 1999:

No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Inleiding Excel 2000 - beginners geeft u een inleiding tot het programma Excel 2000 van de firma Microsoft. Het maakt deel uit van het gebundelde pakket Microsoft Office 2000 waarin onder andere ook het tekstverwerkingspakket Word en het presentatiepakket PowerPoint zitten. Excel is een rekenblad of spreadsheet. Het biedt bovendien de mogelijkheid om de gegevens grafisch voor te stellen. Ook heeft Excel een aantal mogelijkheden voor wat betreft gegevensbanken. De cursus geeft een inleiding tot Excel 2000. Hij wil u leren werken met Excel en is dus geen manual maar een leerboek. Meer nog, het is een doe-boek. Er wordt vanuit gegaan dat u de cursus doorneemt terwijl u voor de computer zit en dat u de commando’s en functies uitprobeert. In de verschillende hoofdstukken wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere concrete voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden worden de commando’s van Excel uitgelegd. Bij elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Het is meer dan wenselijk dat u deze oefeningen maakt. U oefent de technieken in die u aangeleerd hebt in de vorige hoofdstukken, maar bovendien komen in de oefeningen nog meerdere commando’s en functies aan bod die nauw verband houden met de geziene commando’s en functies. Om Excel echt te beheersen, is het maken van de oefeningen noodzakelijk. Neem er uw tijd voor. Bij de cursus hoort een diskette. Op deze diskette staan een aantal voorbeelden en figuren die u nodig hebt om de cursus te kunnen doornemen. U kunt de bestanden op de schijf best kopiëren naar uw harde schijf. Dat werkt het snelst. In een map Vbn vindt u ook de voorbeelden die in deze cursus zijn uitgewerkt. Op de diskette vindt u ook een document met de naam LeesMij.doc. Dit bestand bevat ‘last minute’ informatie m.b.t. de cursus. U kunt het document lezen door er op te dubbelklikken. Tenslotte wil ik een woord van dank uitspreken aan al de mensen die hebben bijgedragen tot het tot stand komen van deze cursus. Ik denk dan vooreerst aan alle collega’s die nota’s en voorbeelden ter beschikking stelden en aan hen die de cursus hebben nagelezen. Ik hoop dat deze cursus u vertrouwd mag maken met het programma Excel 2000. Opmerkingen zijn steeds welkom.

Roger Frans september 1999

Inleiding - 1

2 - Excel 2000 - beginners

Inhoudstafel

INLEIDING ..................................................................................................................1 INHOUDSTAFEL ........................................................................................................3 1

KENNISMAKING MET DE OMGEVING ............................................................11

1.1

Inleiding ............................................................................................................................................11

1.2

Een spreadsheet? ..............................................................................................................................11

1.3

Afspraken..........................................................................................................................................13

1.4 Excel 2000 opstarten .........................................................................................................................14 1.4.1 Windows starten .............................................................................................................................14 1.4.2 De Windows-omgeving ..................................................................................................................14 1.4.3 Excel starten ...................................................................................................................................15 1.5 Het beginscherm ...............................................................................................................................16 1.5.1 Werkblad of werkmap.....................................................................................................................16 1.5.2 Titelbalk.........................................................................................................................................17 1.5.3 Menubalk .......................................................................................................................................18 1.5.4 Werkbalk Standaard........................................................................................................................18 1.5.5 Werkbalk Opmaak..........................................................................................................................21 1.5.6 Formulebalk ...................................................................................................................................22 1.5.7 Statusbalk.......................................................................................................................................22 1.5.8 Schuifbalken...................................................................................................................................23 1.5.9 Snelmenu’s.....................................................................................................................................23 1.6

Een eerste werkmap maken..............................................................................................................24

1.7 Een bestand bewaren........................................................................................................................25 1.7.1 Directory of map.............................................................................................................................26 1.7.2 Bestandsnaam.................................................................................................................................27 1.7.3 Plaats opgeven................................................................................................................................27 1.8

Een werkmap sluiten ........................................................................................................................27

1.9

Een nieuwe werkmap maken............................................................................................................28

1.10 Een werkmap oproepen ....................................................................................................................28 1.10.1 Via het menu ..............................................................................................................................28 1.10.2 Laatst bewerkte bestanden ..........................................................................................................29 1.11 Bewerken van een werkmap.............................................................................................................29 1.11.1 Wijzigen van de inhoud van een cel ............................................................................................29 1.11.2 Invoegmodus en overschrijfmodus..............................................................................................30 1.11.3 Verschillende werkbladen...........................................................................................................30 1.12

Opnieuw bewaren .............................................................................................................................30

1.13 Verplaatsen binnen een werkmap ....................................................................................................31 1.13.1 Cursorbesturingstoetsen..............................................................................................................31 1.13.2 Muisbewerkingen .......................................................................................................................31 1.13.3 Ga naar.......................................................................................................................................32 1.13.4 M.b.v. het naamvak in de formulebalk ........................................................................................32

Inhoudstafel - 3

1.14 Extra / Opties.................................................................................................................................... 32 1.14.1 Laatst gebruikte bestanden.......................................................................................................... 33 1.14.2 Werkbladen in nieuwe werkmap................................................................................................. 33 1.14.3 Standaardlettertype..................................................................................................................... 33 1.14.4 Bestandslocatie .......................................................................................................................... 33 1.15

Reservekopie van een bestand.......................................................................................................... 34

1.16

Automatisch bewaren van werkmappen.......................................................................................... 34

1.17 De helpfunctie in Excel ..................................................................................................................... 36 1.17.1 Help........................................................................................................................................... 36 1.17.2 De Office-assistent ..................................................................................................................... 36 1.17.3 Instellen van de Office-assistent ................................................................................................. 39 1.17.4 De menukeuze Wat is dit? .......................................................................................................... 40 1.17.5 Help in een dialoogvenster ......................................................................................................... 41 1.18

Excel afsluiten................................................................................................................................... 41

1.19

Oefeningen........................................................................................................................................ 41

2

EEN EERSTE ECHT WERKBLAD.................................................................... 43

2.1

Inleiding............................................................................................................................................ 43

2.2

Het voorbeeld H2VB1.XLS .............................................................................................................. 43

2.3

Aanbrengen van tekst....................................................................................................................... 44

2.4 Bewerken van een cel........................................................................................................................ 45 2.4.1 Een andere waarde ingeven............................................................................................................. 45 2.4.2 De tekst aanpassen in de formulebalk.............................................................................................. 45 2.4.3 De tekst aanpassen in de cel zelf ..................................................................................................... 45 2.5

Aanbrengen van getallen .................................................................................................................. 46

2.6 Verbreden van een kolom................................................................................................................. 46 2.6.1 Verbreden van een kolom met de muis............................................................................................ 46 2.6.2 Verbreden van een kolom met menukeuzen .................................................................................... 47 2.6.3 Verbreden van een kolom met een snelmenu................................................................................... 47 2.6.4 Automatisch verbreden van een kolom........................................................................................... 48 2.6.5 Standaardbreedte opnieuw instellen ................................................................................................ 48 2.7

De rijhoogte aanpassen..................................................................................................................... 48

2.8 Een rij of kolom invoegen................................................................................................................. 49 2.8.1 Een enkele rij of kolom invoegen.................................................................................................... 49 2.8.2 Meerdere rijen of kolommen invoegen ............................................................................................ 49 2.9

Een rij of kolom verwijderen............................................................................................................ 49

2.10 Aanbrengen van formules ................................................................................................................ 50 2.10.1 Een formule invoeren ................................................................................................................. 50 2.10.2 Een formule opbouwen door de cellen aan te wijzen ................................................................... 51 2.10.3 De knop AutoSom...................................................................................................................... 52 2.10.4 Functies ..................................................................................................................................... 52 2.10.5 Het formulepalet ........................................................................................................................ 52 2.10.6 Foute formules ........................................................................................................................... 53 2.11

Cellen kopiëren................................................................................................................................. 54

4 - Excel 2000 - beginners

2.11.1 2.11.2 2.11.3

Kopiëren m.b.v. menukeuzen......................................................................................................54 Kopiëren door te slepen ..............................................................................................................54 Kopiëren m.b.v. de knoppen op de werkbalk Standaard...............................................................54

2.12

Cellen verplaatsen.............................................................................................................................55

2.13

Opmaak van getallen ........................................................................................................................55

2.14

Uitlijning ...........................................................................................................................................57

2.15

Ongedaan maken ..............................................................................................................................58

2.16

Opnieuw ............................................................................................................................................58

2.17

De Escape-toets .................................................................................................................................58

2.18

Enkele bijkomende toetsencombinaties............................................................................................59

2.19

Het werkblad afdrukken...................................................................................................................59

2.20

Oefeningen ........................................................................................................................................61

3

ABSOLUTE EN RELATIEVE CELADRESSEN .................................................65

3.1

Inleiding ............................................................................................................................................65

3.2

Omzettingstabel ................................................................................................................................65

3.3

Absolute, gemengde, relatieve adressen............................................................................................66

3.4

Kopiëren naar aangrenzende cellen .................................................................................................67

3.5 Opmaak van een cellenbereik...........................................................................................................68 3.5.1 Categorieën ....................................................................................................................................69 3.5.2 Symbolen voor aangepaste getalnotaties..........................................................................................70 3.6

Datum................................................................................................................................................73

3.7

Knoppen voor opmaak .....................................................................................................................74

3.8 Een tweede werkmap openen ...........................................................................................................74 3.8.1 Openen van een tweede werkmap....................................................................................................74 3.8.2 Wisselen tussen documentvensters ..................................................................................................75 3.8.3 Sluiten van meerdere werkmappen..................................................................................................75 3.9

Cellenbereiken opvullen met de vulgreep.........................................................................................75

3.10

Opmaak kopiëren/plakken ...............................................................................................................76

3.11

Vastzetten van een titel .....................................................................................................................77

3.12

Een cel of cellenbereik benoemen .....................................................................................................78

3.13 De Euro .............................................................................................................................................78 3.13.1 De invoegtoepassing installeren ..................................................................................................78 3.13.2 Het werkblad aanvullen ..............................................................................................................79 3.13.3 Opmaken met het EUR-symbool.................................................................................................79 3.14

Beveiligen van een werkblad.............................................................................................................80

Inhoudstafel - 5

3.15 Meer over datums en tijd ................................................................................................................. 81 3.15.1 Principe...................................................................................................................................... 81 3.15.2 Bij een datum een aantal dagen optellen...................................................................................... 82 3.15.3 Tijden optellen ........................................................................................................................... 82 3.16

4 4.1

Oefeningen........................................................................................................................................ 82

VORMGEVING .................................................................................................. 87 Inleiding............................................................................................................................................ 87

4.2 Lettertype kiezen .............................................................................................................................. 87 4.2.1 Lettertype....................................................................................................................................... 88 4.2.2 Tekenstijl ....................................................................................................................................... 88 4.2.3 Punten............................................................................................................................................ 88 4.2.4 Proportioneel en niet-proportioneel lettertype.................................................................................. 88 4.2.5 Effecten.......................................................................................................................................... 89 4.2.6 Onderstrepen .................................................................................................................................. 89 4.2.7 Kleur.............................................................................................................................................. 89 4.2.8 Belangrijke opmerking ................................................................................................................... 89 4.3

Lettertypes en de werkbalk Opmaak ............................................................................................... 90

4.4 Uitlijning........................................................................................................................................... 90 4.4.1 Horizontale uitlijning...................................................................................................................... 91 4.4.2 Verticale uitlijning.......................................................................................................................... 92 4.4.3 Stand.............................................................................................................................................. 92 4.4.4 Terugloop....................................................................................................................................... 93 4.5 Randen.............................................................................................................................................. 93 4.5.1 Het tabblad Rand............................................................................................................................ 93 4.5.2 Twee labels in één cel..................................................................................................................... 95 4.6

Vulling .............................................................................................................................................. 95

4.7

Automatische opmaak ...................................................................................................................... 96

4.8

Opmaak kopiëren/plakken............................................................................................................... 97

4.9

Toevoegen van een opmerking ......................................................................................................... 98

4.10 Afdrukken......................................................................................................................................... 98 4.10.1 Tabblad Pagina........................................................................................................................... 98 4.10.2 Tabblad marges........................................................................................................................ 100 4.10.3 Tabblad Koptekst/voettekst ...................................................................................................... 101 4.10.4 Tabblad Blad............................................................................................................................ 102 4.10.5 Afdrukbereik opgeven .............................................................................................................. 103 4.11

Opslaan als een webpagina............................................................................................................. 104

4.12

Oefeningen...................................................................................................................................... 105

5

VAN WERKBLADEN TOT WERKMAP........................................................... 109

5.1

Inleiding.......................................................................................................................................... 109

5.2

Voorbeeld H5VB1.XLS .................................................................................................................. 109

5.3

Transponeren.................................................................................................................................. 109

6 - Excel 2000 - beginners

5.4

Getallen en formules ingeven..........................................................................................................111

5.5

Tekst uitvullen ................................................................................................................................112

5.6

Meerdere werkbladen in een werkmap ..........................................................................................113

5.7

Opslaan van de werkmap ...............................................................................................................113

5.8

Invoegen van een werkblad ............................................................................................................114

5.9

Meerdere gebieden kopiëren ..........................................................................................................114

5.10

Berekeningen over meerdere tabbladen.........................................................................................115

5.11

Functie plakken...............................................................................................................................117

5.12

Namen van de tabbladen wijzigen..................................................................................................119

5.13

Afdrukken van geselecteerde tabbladen.........................................................................................119

5.14

Spellingcontrole ..............................................................................................................................120

5.15

Autocorrectie ..................................................................................................................................122

5.16

Automatisch aanvullen ...................................................................................................................123

5.17

Zoeken en vervangen ......................................................................................................................124

5.18

Oefeningen ......................................................................................................................................124

6

GRAFIEKEN.....................................................................................................129

6.1

Inleiding ..........................................................................................................................................129

6.2

Inlezen van een tekstbestand ..........................................................................................................129

6.3

De Wizard Grafieken......................................................................................................................131

6.4 Bewerken van een grafiek...............................................................................................................139 6.4.1 De grafiek verplaatsen ..................................................................................................................140 6.4.2 De grafiek vergroten of verkleinen ................................................................................................140 6.4.3 De grafiek verwijderen..................................................................................................................140 6.4.4 Wijzigen van grafiektype ..............................................................................................................140 6.5 Onderdelen van een grafiek bewerken ...........................................................................................141 6.5.1 Een grafiek activeren ....................................................................................................................141 6.5.2 De verschillende onderdelen leren kennen.....................................................................................141 6.5.3 Aanpassen van de titel van een grafiek ..........................................................................................142 6.5.4 Verplaatsen van een onderdeel ......................................................................................................142 6.5.5 Bewerken van een onderdeel.........................................................................................................142 6.5.6 Een selectie annuleren...................................................................................................................143 6.6

Een cirkeldiagram...........................................................................................................................143

6.7 Een segment uitlichten....................................................................................................................146 6.7.1 Eén enkel segment uitlichten.........................................................................................................146 6.7.2 Alle segmenten uitlichten..............................................................................................................146 6.8

De cirkelgrafiek draaien .................................................................................................................147

Inhoudstafel - 7

6.9

3D-weergave ................................................................................................................................... 148

6.10

Grafiek afdrukken.......................................................................................................................... 149

6.11

Een tweede grafiek.......................................................................................................................... 149

6.12 Wijzigen van de waarden ............................................................................................................... 150 6.12.1 Wijzigen van de waarden in het werkblad ................................................................................. 150 6.12.2 Wijzigen van de waarden in de grafiek...................................................................................... 150 6.13 Een wiskundige functie................................................................................................................... 151 6.13.1 Werkblad maken ...................................................................................................................... 151 6.13.2 Grafiek van de wiskundige functie............................................................................................ 152 6.13.3 Schaal op de Y-as..................................................................................................................... 153 6.13.4 Punten op de functie................................................................................................................. 154 6.13.5 Rand Grafiekgebied verwijderen............................................................................................... 154 6.13.6 Rand en Vlak Tekengebied verwijderen.................................................................................... 154 6.14

De grafiek (als deel van het werkblad) afdrukken......................................................................... 155

6.15

Grafiek exporteren ......................................................................................................................... 155

6.16

Een groter werkblad afdrukken..................................................................................................... 156

6.17

Oefeningen...................................................................................................................................... 157

7

LIJSTEN .......................................................................................................... 161

7.1

Inleiding.......................................................................................................................................... 161

7.2

Een lijst maken ............................................................................................................................... 161

7.3 Gegevensrecords invullen............................................................................................................... 161 7.3.1 Gewoon invullen .......................................................................................................................... 161 7.3.2 Een gegevensformulier gebruiken ................................................................................................. 162 7.3.3 Een gegeven wijzigen................................................................................................................... 162 7.4 De ALS-functie ............................................................................................................................... 163 7.4.1 Eenvoudige voorbeelden van de ALS-functie................................................................................ 163 7.4.2 De ALS-functie toegepast in ons voorbeeld................................................................................... 163 7.5

Records opzoeken ........................................................................................................................... 164

7.6 Een lijst sorteren............................................................................................................................. 165 7.6.1 Een eenvoudig voorbeeld.............................................................................................................. 165 7.6.2 Sorteren op meerdere velden......................................................................................................... 166 7.6.3 Sorteren m.b.v. knoppen ............................................................................................................... 167 7.7 Een lijst filteren .............................................................................................................................. 167 7.7.1 Eerst enkele records toevoegen ..................................................................................................... 167 7.7.2 Automatische filter ....................................................................................................................... 167 7.7.3 Aangepaste voorwaarden en jokers ............................................................................................... 168 7.7.4 Samengestelde voorwaarden......................................................................................................... 169 7.8 Uitgebreid filter .............................................................................................................................. 170 7.8.1 Een voorbeeld .............................................................................................................................. 170 7.8.2 Samengestelde voorwaarden......................................................................................................... 171 7.8.3 Operatoren ................................................................................................................................... 171 7.9

Splitsen van een werkblad .............................................................................................................. 171

8 - Excel 2000 - beginners

7.10

Een figuur invoegen ........................................................................................................................172

7.11

Oefeningen ......................................................................................................................................174

8

TABELLEN ......................................................................................................177

8.1

Inleiding ..........................................................................................................................................177

8.2

Voorbeeld H8VB1.XLS...................................................................................................................177

8.3

Een enkele invoertabel....................................................................................................................177

8.4

Dubbele invoertabel ........................................................................................................................179

8.5

Cellen onzichtbaar maken ..............................................................................................................180

8.6

Willekeurige getallen ......................................................................................................................181

8.7

Een cellenbereik met formules kopiëren naar waarden.................................................................182

8.8

Frequentietabel ...............................................................................................................................183

8.9 Grafiek van de frequentieverdeling................................................................................................184 8.9.1 Tekenen van de grafiek .................................................................................................................184 8.9.2 Een figuur in een gegevensreeks van een grafiek ...........................................................................184 8.10

9

Oefeningen ......................................................................................................................................186

ZOEKEN IN TABELLEN ..................................................................................189

9.1

Inleiding ..........................................................................................................................................189

9.2

De functie Zoeken ...........................................................................................................................189

9.3 De functies VERT.ZOEKEN en HOR.ZOEKEN...........................................................................190 9.3.1 Het werkblad aanmaken................................................................................................................190 9.3.2 Importeren uit Access ...................................................................................................................191 9.3.3 De functie VERT.ZOEKEN..........................................................................................................191 9.3.4 Exacte waarde?.............................................................................................................................192 9.3.5 De functie HOR.ZOEKEN............................................................................................................192 9.4 De functie VERGELIJKEN en INDEX..........................................................................................192 9.4.1 De functie VERGELIJKEN ..........................................................................................................192 9.4.2 De functie INDEX........................................................................................................................192 9.4.3 Toepassen op het voorbeeld ..........................................................................................................193 9.5

Sjablonen of modellen.....................................................................................................................193

9.6 Opmaakprofielen ............................................................................................................................194 9.6.1 Wat is een opmaakprofiel? ............................................................................................................194 9.6.2 Een opmaakprofiel toevoegen .......................................................................................................195 9.6.3 Een opmaakprofiel toepassen ........................................................................................................195 9.6.4 De kracht van opmaakprofielen.....................................................................................................195 9.6.5 Kopiëren van opmaakprofielen......................................................................................................196 9.6.6 Een opmaakprofiel in een sjabloon plaatsen ..................................................................................196 9.7

Een knop toevoegen aan een werkbalk...........................................................................................196

9.8

Oefeningen ......................................................................................................................................197

Inhoudstafel - 9

10

MACRO’S..................................................................................................... 199

10.1

Inleiding.......................................................................................................................................... 199

10.2

Opnemen van een macro ................................................................................................................ 199

10.3 Macro afspelen................................................................................................................................ 201 10.3.1 M.b.v. menukeuze Macro ......................................................................................................... 201 10.3.2 M.b.v. een sneltoets.................................................................................................................. 201 10.3.3 De macro in een menu opnemen ............................................................................................... 201 10.4

Macrobladen en modules................................................................................................................ 203

10.5 Macro’s in elk werkblad gebruiken ............................................................................................... 204 10.5.1 Probleem.................................................................................................................................. 204 10.5.2 Geen probleem met de menukeuze............................................................................................ 204 10.5.3 Persoonlijke macrowerkmap..................................................................................................... 204 10.6

Oefeningen...................................................................................................................................... 205

TREFWOORDENREGISTER................................................................................. 207

10 - Excel 2000 - beginners