MICROSOFT EXCEL 2000 GRAFIEKEN

MICROSOFT EXCEL 2000 GRAFIEKEN

MTSO-INFO 9

NILS NEYT NICO CARPENTIER 2000

Faculteit PSW – Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans ([email protected]) Tel : +32 (03) 820.28.53 - Fax : +32 (03) 820.28.82

MTSO-INFO

Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema’s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma’s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op http://www.ua.ac.be/mtso. Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding.

WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma’s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

MICROSOFT EXCEL 2000. GRAFIEKEN Inhoud

1 INLEIDING .................................................................................................................................................. 2 2 BASISPRINCIPES VAN GRAFIEKEN .................................................................................................... 2 2.1 DIAGRAMMEN EN GRAFIEKEN .................................................................................................................. 2 2.2 TYPES GRAFIEKEN ................................................................................................................................... 2 2.2.1 Staafgrafiek................................................................................................................................ 3 2.2.2 Cirkelgrafiek.............................................................................................................................. 4 2.2.3 Oppervlaktegrafiek .................................................................................................................... 5 2.2.4 Curve- of lijngrafieken en vlakgrafieken ................................................................................... 6 2.2.5 Spreidingsgrafieken ................................................................................................................... 8 2.2.6 Beeldgrafieken........................................................................................................................... 9 2.2.7 Stroomgrafieken en profielen .................................................................................................. 10 2.2.8 Grafiektypes in MS Graph en Excel ........................................................................................ 11 2.3 ASSEN EN SCHALEN ............................................................................................................................... 11 2.4 OPTISCHE EN ANDERE VORMEN VAN BEDROG ........................................................................................ 16 3 GRAFIEKEN MAKEN IN EXCEL 2000................................................................................................. 18 3.1 GRAFIEKEN IN OFFICE 2000................................................................................................................... 18 3.2 INVOER VAN DE GRAFIEKDATA .............................................................................................................. 19 3.3 DE WIZARD GRAFIEKEN ........................................................................................................................ 19 3.3.1 Stap 1: Het grafiektype bepalen .............................................................................................. 19 3.3.2 Stap 2: De gegevensbron van de grafiek aanduiden ............................................................... 20 3.3.3 Stap 3: Grafiekopties instellen................................................................................................. 21 3.3.4 Stap 4: De plaats van de grafiek bepalen ................................................................................ 24 4 LITERATUUR ........................................................................................................................................... 25

© MTSO – INFO / UA - FPSW

2

1 Inleiding Het Engelse gezegde "A picture is worth a thousand words" illustreert het belangrijkste voordeel van het gebruik van grafische voorstellingen. Door data te visualiseren, wordt de informatie toegankelijker en begrijpelijker gemaakt. Visuele communicatie maakt het werk ook aantrekkelijker voor de lezer. Daarnaast zijn er een aantal eerder methodische redenen om te kiezen voor het visualiseren van data: het totaalbeeld van een verschijnsel wordt in sommige gevallen efficiënter duidelijk gemaakt en verbanden kunnen soms alleen maar door een grafische voorstelling aan het licht komen. Grafieken komen in de rapporteringsfase van een onderzoek om de hierboven aangehaalde redenen bijzonder goed van pas. Het kon dus in Deel III zeker niet ontbreken naast de onderdelen over tekstverwerking, presentaties en rekenbladen. Daar waar de voorgaande stukken nog sterk toegespitst waren op één welbepaald programma, ligt het abstractiegehalte in dit onderdeel hoger. Zo wordt er eerst uitvoerig ingegaan op de types grafieken en pas daarna komt de software om dergelijke grafieken op te bouwen aan bod. 2 Basisprincipes van grafieken 2.1 Diagrammen en grafieken Sommige auteurs maken een onderscheid tussen diagrammen en grafieken. Diagrammen worden dan gezien als een grafische voorstellingsvorm tussen tabellen en grafieken in, waarbij de voorgestelde informatie minder complex is dan bij een grafiek. De term grafiek wordt in deze traditie gereserveerd om de evolutie weer te geven van een verschijnsel in de tijd, of om de correlatie tussen twee gegevensreeksen uit te drukken. In een variant van deze denkwijze wordt de term grafiek slechts gebruikt als er sprake is van een assenstelsel, en worden alle andere grafische voorstellingen gedefinieerd als diagrammen. Een derde groep auteurs maakt geen onderscheid tussen beide termen, en gebruikt ze door elkaar. Aangezien deze discussie relatief semantisch is, sluiten we ons in deze tekst aan bij deze laatste traditie, en geven we de voorkeur aan het woord grafiek. 2.2 Types grafieken In het boek 'Diagram en kaart' van Wieland1 wordt een onderscheid gemaakt tussen acht verschillende types: de staafgrafiek, de cirkelgrafiek, de oppervlaktegrafiek, de curvegrafiek, de spreidingsgrafiek, de beeldgrafiek, de stroomgrafiek en het profiel.

1

Het behoeft weinig nadruk dat Wieland wel een voorstander is van het gebruik van het woord diagram in plaats van het woord grafiek. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

3 2.2.1 Staafgrafiek Enigszins voorspelbaar wordt in een staafgrafiek gebruik gemaakt van rechthoekige vormen om bepaalde verschijnselen visueel voor te stellen. De meest gebruikelijke variant van de staafgrafiek maakt gebruik van rechtopstaande staven. Daarnaast is het natuurlijk ook mogelijk gebruik te maken van horizontaal liggende staven. Deze variant wordt ook wel eens een strookgrafiek genoemd. Gecumuleerde staafdiagram

Bron: Nubuo (1995), p. 76

Strookdiagram

Bron: Wieland (1980), p. 50

De staven kunnen nog verder onderverdeeld worden, zodat elke staaf verschillende categorieën kan bevatten. In de onderverdeelde of samengestelde staafgrafiek aan de rechterzijde verwijzen de staven naar een bepaald jaartal, en wordt binnen elke staaf weergegeven hoeveel nieuwe geneesmiddelen (van 6 verschillende types) getest werden. Een ander subtype staafgrafiek is de cumulatieve staafgrafiek, waarbij de staven berekend worden op basis van het cumulatieve percentage. In het voorbeeld aan de linkerzijde wordt aangegeven hoeveel procent van de onderzochte groep het desbetreffende onderwijsniveau of minder bereikt heeft. Door een aparte gradatie (in dit geval zwart) is bovendien in de staven aangegeven hoeveel de betreffende categorie aan het cumulatieve percentage toevoegt.

© MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

4 Bevolkingspiramide

Bron: Wieland, (1980) p. 66

Een specifiek en veelgebruikt subtype van de staafgrafiek is de bevolkingspiramide. Deze grafiek wordt gebruikt om de samenstelling van de bevolking naar leeftijd en geslacht weer te geven. Een bevolkingspiramide wordt opgebouwd door twee horizontale staafgrafieken rug tegen rug te plaatsen. 2.2.2 Cirkelgrafiek Terwijl bij een staafgrafiek de kwantiteit door de lengte van de staven wordt weergegeven, wordt in een cirkelgrafiek deze kwantiteit weergegeven door de grootte van de hoek. Een variant van de cirkelgrafiek is de ringgrafiek, waar in het midden van de cirkel geen informatie wordt weergegeven. De ringgrafiek biedt als extra voordeel dat ook een samengestelde ringgrafiek - zoals het voorbeeld rechts illustreert - mogelijk wordt.


5 Cirkelgrafiek

Ringgrafiek

honden katten kanaries

Cirkelgrafiek

Bron: Nubuo (1995) p. 24

2.2.3 Oppervlaktegrafiek In een oppervlaktegrafiek wordt de oppervlakte van de grafiek gebruikt om informatie over te dragen, waarbij het mogelijk wordt om tegelijk relatieve als absolute verschillen uit te beelden. In de meeste gevallen worden voor oppervlaktegrafieken cirkels of staven gebruikt. Binnen de vormen wordt een relatieve verdeling weergegeven (in het voorbeeld hieronder de verdeling tussen mannen en vrouwen), terwijl de oppervlakte van de vormen absolute informatie doorgeeft (in het voorbeeld het aantal bewoners in België en in Kiribatu).


6

Cirkelvormige oppervlaktegrafieken

Mannen

Mannen

Vrouwen

Vrouwen

België

Kiribatu

Een andere variant is de segmentgrafiek, waar de grootte van de verschillende segmenten gerelateerd is aan de grootte van het percentage. In tegenstelling tot de cirkelgrafiek wordt het aandeel van een segment niet alleen weergegeven door de grootte van de hoek, maar ook door de grootte van het segment zelf. Segmentgrafieken


2.2.4 Curve- of lijngrafieken en vlakgrafieken In een curvegrafiek worden de gegevens door middel van een assenstelsel weergegeven, waarbij de verschillende punten door een lijn met elkaar verbonden worden. In een vlakgrafiek wordt de oppervlakte onder de lijn ingekleurd.


7 Curvegrafiek

Vlakgrafiek

350 300 250 200 150 100 50 0

350 300 250 200 150 100 50 0

honden

katten

honden

kanaries

katten

kanaries

Zoals bij staaf- en cirkelgrafieken behoort ook hier een samengestelde curvegrafiek tot de mogelijkheden, waarbij de totale hoeveelheid kan onderverdeeld worden in categorieën. Het totale energieverbruik voor een bepaalde periode kan bijvoorbeeld opgesplitst worden in aardgas-, aardolie- en kernenergie. De bovenste curve geeft het totaal aan, de curven die eronder liggen de verschillende categorieën. In het voorbeeld hieronder wordt duidelijk gemaakt dat het totaal aantal huisdieren over een periode van twee jaar gedaald is. De verklaring die deze grafiek aanreikt is dat door de stijging van het aantal katten het aantal kanaries drastisch teruggelopen is. Samengestelde curvegrafiek 1400 1200 1000

totaal

800

kanaries

600

katten honden

400 200 0 93

94

95

Een subtype van de curvegrafiek dat een meer creatieve invalshoek hanteert, is de radargrafiek. Elke categorie krijgt in dit subtype een eigen as, waarop de waarden van deze categorie uitgezet worden. Waarden van een zelfde reeks worden met lijnen verbonden. Ook hier - zoals het voorbeeld hiernaast duidelijk maakt, is een samengestelde radargrafiek mogelijk. Een specifieke toepassing van dit subtype is de poolgrafiek, die meestal gebruikt wordt om cyclische verschijnselen weer te geven. Voor elk relevant tijdstip wordt één as gebruikt. In het onderstaande voorbeeld zijn dit de verschillende maanden.


8 Radargrafiek

honden 300 200 100

Poolgrafiek

1993 1994

0 kanaries

katten


Een tweede variant van de radargrafiek is de windroosgrafiek. In dit type worden de kompas- of windrichtingen als assen gebruikt. Windroosgrafiek


2.2.5 Spreidingsgrafieken Zoals bij curvegrafieken worden bij spreidingsgrafieken de gegevens door middel van een assenstelstel weergegeven. Alleen worden bij spreidingsgrafieken deze verschillende punten niet door een lijn met elkaar verbonden. In de meeste gevallen wordt gebruikt gemaakt van twee assen, maar mits enige creativiteit kunnen ook meer dan twee assen gebruikt worden. Een voorbeeld hiervan zijn de zogenaamde driehoeksgrafieken, waar ofwel de loodlijnen (methode Gibbs) of de zijden (methode Bakhuis Roozeboom) van een gelijkzijdige driehoek als assen gebruikt worden. Een voorbeeld van dit eerste type driehoekgrafiek is hieronder terug te vinden.


9 Spreidingsgrafiek

Driehoeksgrafiek (methode Gibbs) "Boys' and Girls' choice for a data: relative importance of scholarship (best student), appearance (best looking), and athletics (star athlete) or activities (cheerleader)"

350 300 250 200 150 100 50 0 0

1

2

3

4

Bron: Coleman (1961), p. 14

2.2.6 Beeldgrafieken Een groep op zich zijn de grafieken die gebruik maken van afbeeldingen. Het voorbeeld hiernaast maakt gebruik van een brood om gegevens te presenteren over de herkomst van het in Engeland verwerkte broodgraan. Hoe dikker de broodsnee, hoe groter het percentage. In het onderstaande voorbeeld worden figuurtjes gebruikt om het aantal personen in dienst van de Metropolitan Police weer te geven. Beeldgrafieken

Bron: Moroney (1967), p. 25 Bron: Nubuo (1995), p. 82


10 2.2.7 Stroomgrafieken en profielen Twee types die Wieland onderscheidt worden in dit hoofdstuk niet verder besproken, omdat ze strikt genomen niet als grafieken beschouwd kunnen worden. De zogenaamde stroomgrafieken, die 'stromen van goederen of wezens van de ene plaats naar de andere tonen' (Wieland, 1980, p. 135), worden in deze cursus eerder als schema's gecategoriseerd. Stroomgrafiek


De profielen, het laatste type dat Wieland onderscheidt, zijn 'doorsneden van een terrein langs een van te voren uitgezocht tracé'. (Wieland, 1980, p. 148). Deze wijze van voorstellen balanceert tussen de grafiek en de kaart, en hiervoor verwijzen we naar het hoofdstuk Beeld van deze cursus. Profiel



11 2.2.8 Grafiektypes in MS Graph en Excel De twee programma's, MS Graph en Excel, die in dit deel besproken worden, bieden standaard acht grafiektypes aan: de vlak-, staaf-, kolom-, lijn-, cirkel-, ring, radar- en spreidingsgrafiek. Vlak

Lijn

300

300

250

250

200

200

150

150

100

100

50

50

0

Kolom 300 250 200 150 100 50 0

0

honden

kat ten

kanaries

honden

Staaf

katt en

kanaries

Cirkel

Ring

kanaries

katt en

honden

0

100

200

300

Radar

Spreiding

honden

300

300

200

250

100

200

0

150 100

kanaries

katten

50 0 0

1

2

3

2.3 Assen en Schalen Een aantal grafiektypes maakt gebruik van assen om de data grafisch voor te stellen. Bij conventie wordt de horizontale as de X-as genoemd, de verticale as de


12 Y-as en (in het geval van drie-dimensionele grafieken) de schuin naar links staande as de Z-as.

Y X Z

Op elke as komt een bepaalde indeling. Deze indeling kan ten eerste bestaan uit een aantal categorieën. Hierbij wordt vaak de voorkeur gegeven aan de X-as. Een tweede optie voor het indelen van een as is het gebruik van een schaal. Bijna altijd is deze schaal rekenkundig (of lineair). Dit wil zeggen dat de afstand evenredig toeneemt met de absolute grootheid. In het voorbeeld hiernaast worden de machten van twee weergegeven (20=1, 21=2, 22=4, enzovoort): op de X-as staan de exponenten, op de Y-as staan de resultaten van de berekeningen. Op beide assen loopt de afstand gelijk met de grootheid, en is deze schaal dus lineair. De grafiek wordt een lineaire grafiek genoemd. Zowel relatieve (percentages) als absolute waarden kunnen op deze manier weergegeven worden. Semi-logaritmische grafiek 100

70 60 50 40 30 20 10 0

Waarde

Waarde

Lineaire grafiek

0

1

2

3 Exponent

4

5

6

10

1 0

1

2

3 4 Exponent

5

6

Natuurlijk kunnen rekenkundige schalen gecombineerd worden met categoriale asindelingen. Een voorbeeld om dit te illustreren uit een onderzoek uit 1993, naar de condoomervaring van de Belgen. Op de X-as staan de vier leeftijdscategorieën, terwijl op de Y-as een rekenkundige schaal wordt gehanteerd, met percentages van 0% tot 100%.


13 Rekenkundige schaal en categoriale asindeling Procent personen in elke leeftijdscategorie dat ervaring met condooms heeft (N1=452;N2=456;N3=577;N4=478) 15-24 jaar 35-44 jaar

25-34 jaar 45-59 jaar

100% 90% 80% 70%

77,2 62,2

63,4 52,4

60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Bron: Van Hove e.a. (1995)

Een tweede schaalindeling is de logaritmische indeling. Hier treedt er een toenemende versmalling op, eigen aan het logaritmische karakter van een absolute grootheid. In hetzelfde voorbeeld van de 2de machten, waarbij de Y-as een logaritmische schaal heeft, ziet de grafiek er enigszins anders uit. Het logaritmische karakter van de as is duidelijk herkenbaar, aangezien de afstand tussen 1 en 10 gelijk is aan de afstand tussen 10 en 100. Door de keuze voor een logaritmische schaal is de oorspronkelijke progressieve curve veranderd in een rechte. In dit voorbeeld werd de logaritmische schaal slechts bij één as gebruikt, terwijl bij de X-as de rekenkundige schaal behouden bleef. In dit geval is er sprake van een semi-logaritmische (of semi-log) grafiek. Het is ook mogelijk om beide assen logaritmisch te maken, en dan wordt de grafiek dubbel-logaritmisch (of loglog) genoemd. De logaritmische schaal kent een aantal specifieke toepassingen, zoals het weergeven van data met een grote spreiding, gaande van bijvoorbeeld 1 tot 1.000.000. Ook wordt deze schaal gebruikt om de groeiratio van een grootheid aan te geven. Een groei van 90 naar 99 (dus 10%) is op een rekenkundige schaal 9 eenheden, terwijl een groei van 10 naar 11 (dus ook 10%) op een rekenkundige schaal slechts 1 eenheid is. Op een semi-logaritmische grafiek krijgen beide curven een gelijke helling. Een voorbeeld zal dit misschien verduidelijken: beide onderstaande grafieken geven de bevolkingstoename weer in de Amerikaanse stad Flint, in vergelijking met de Amerikaanse staat Michigan. De rechtse grafiek is echter lineair, terwijl de linkse grafiek semi-logaritmisch is. Tussen 1900 en 1910 steeg de bevolking van Flint van 13000 tot 38500 zielen (bijna 200%), terwijl in de staat Michigan de bevolking steeg van 2.400.000 tot 2.800.000 (iets meer dan © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

14 16%). Op de lineaire grafiek is weinig te merken van de explosieve groei van Flint in deze periode, terwijl de helling van de bevolkingsgroei van Flint in de semilogaritmische grafiek deze groei duidelijk weergeeft. Semi-logaritmische grafiek

Lineaire grafiek

Een voorbeeld van een dubbel-logaritmische grafiek is terug te vinden bij Schmid en Schmid, (in Growth of Cities and Towns, 1969). Zij kenden 263 Amerikaanse steden op basis van hun economische prestaties een rangorde toe, en vergeleken deze met het bevolkingsaantal van elke stad.


15 Dubbel-logaritmische grafiek

Bron: Schmid en Schmid (1969)

Het werken met semi-logaritmische en dubbel-logaritmische grafieken houdt een aantal gevaren in. In 'How to lie with Charts' (1995) geeft Jones een mooi voorbeeld van manipulatie door het gebruik van een semi-logaritmische grafiek. Uit een gewone lineaire grafiek blijkt dat de bedrijfskosten van dit fictieve bedrijf sterk gestegen zijn in de voorbije jaren, terwijl aan de hand van een semilogaritmische grafiek de indruk gewekt kan worden dat dezelfde bedrijfskosten in de voorbije jaren constant gebleven zijn, en zelfs iets gedaald zijn. Lineaire grafiek

Semi-logaritmische grafiek

Kosten in 1000$

Kosten in 1000$

600

1000

500 100

400 300

10

200 100

1

0 1995

1996

1996

1997

1995

1996


1996

1997

16 Een derde schaal is de waarschijnlijkheidsschaal. Hierbij wordt een cumulatieve normale verdelingscurve weergeven in de vorm van een rechte. Deze schaal wordt gebruikt om grafisch te controleren of een verschijnsel normaal verdeeld is. Als de verdeling effectief normaal verdeeld is, dan zal de curve op de grafiek een rechte benaderen. Waarschijnlijkheidsgrafiek

Bron: Young (1966)

2.4 Optische en andere vormen van bedrog De grafische reductie van data houdt sowieso een aantal gevaren in. Ten eerste kunnen grafieken optisch misleidend zijn. Reichmann geeft in 'Use and Abuse of statistics' uit 1964 enkele mooie voorbeelden van optisch bedrog. In het eerste voorbeeld (rechts) is de vraag welke afstand de langste is: deze tussen a en b of deze tussen c en d. Zorgvuldig nameten toont aan dat beide afstanden gelijk zijn, terwijl optisch de afstand cd duidelijk groter is dan de afstand ab. In het tweede voorbeeld (links) is de vraag en het antwoord ongeveer hetzelfde. Vraag: welke afstand is groter: ae of be. Antwoord: de afstand ae is gelijk aan de afstand be.


17 Optische vormen van bedrog

Bron: Reichmann (1964)

In het derde, onderstaande voorbeeld is de vraag om de tekst in de driehoeken luidop te lezen. Pas na enkele keren de tekst gelezen te hebben, valt het op dat in elke driehoek een woord onnodig herhaald wordt. Zo staat er bijvoorbeeld 'Paris in the the spring', maar dit wordt bijna onvermijdelijk gelezen als 'Paris in the spring'. Hetzelfde geldt voor de twee andere driehoeken, die een gelijkaardige fout bevatten. Optische vormen van bedrog

Bron: Reichmann (1964)

Naast de problemen met het optisch bedrog zijn er ook andere fouten mogelijk. Moroney geeft in zijn boek 'Feiten uit cijfers' uit 1967 een mooi beeld van de explosieve groei van de verbruikscijfers van het (fictieve) product Snibbo. Bij nader toezien blijkt het met deze groei wel mee te vallen: in 8 jaar tijd steeg het verbruik van Snibbo van 139000 naar 143000 stuks, hetgeen een stijging betekende van 4000 eenheden, oftewel een stijging van 2.87%. Door op de verticale as het nulpunt weg te laten, en de as wat uit te rekken, ontstaat al snel de indruk dat de stijging wezenlijk is. Een nog grotere doodzonde is het weglaten van de gegevens op de assen, waardoor elke interpretatie van de grafiek onmogelijk gemaakt wordt.


18

144 143 142 Verbruik 141 van Snibbo 140 139 138 137 1940 1942 1944 1946 1948

Een ander gevaar schuilt in het ongeoorloofd gebruik van een trendlijn om de relatie tussen 2 variabelen duidelijk te maken. Moroney schrijft hierover: "Vooral

beginnelingen onder de wetenschapsmensen willen voorts nogal bedreven zijn in het trekken van vloeiende 'krommen' (hoe aantrekkelijk klinkt dat!) door een verzameling punten die evenveel samenhang vertonen als de krenten in een kerstbrood. Ons oog, dat op zoek is naar orde in de chaos, is dan maar al te zeer bereid die fraaie curve te volgen zonder veel acht te slaan op de punten die er bezijden vallen" (Moroney, 1967, p. 36). 3 Grafieken maken in Excel 2000 3.1 Grafieken in Office 2000

Microsoft Excel 2000 is niet alleen een krachtig rekenprogramma, maar biedt ook uitgebreide mogelijkheden om grafieken aan te maken op basis van gegevens die in werkbladen vervat zijn. Over de rekenfuncties van Excel werd reeds uitgebreid ingegaan in het hoofdstuk Rekenbladen. Bij de aanmaak van grafieken in Excel wordt de gebruiker sterk begeleid door een zogenaamde Wizard. In vier stappen (en dus ook vier vensters) wordt alle benodigde informatie voor de aanmaak van een grafiek op een gestructureerde manier opgevraagd. Deze Wizard kan op twee manieren opgestart worden. Ten eerste is in de werkbalk "Standaard" de knop "Wizard Grafieken" voorzien. Een tweede mogelijkheid om deze Wizard te starten is het onderdeel "Grafiek…" onder het menu "Invoegen". De daarna te doorlopen stappen, worden in een volgende onderdeel uitgebreid besproken. Na het doorlopen van de Wizard, kan deze geselecteerd, geknipt of gekopieerd worden en desgewenst in een ander programma geplakt worden. Door de grote integratie tussen de verschillende pakketten van Microsoft Office verloopt de uitwisseling van gegevens tussen Excel enerzijds en Word of PowerPoint anderzijds bovendien bijzonder vlot. Als de grafiek effectief in één van deze twee Office-programma's geplakt wordt, blijft het mogelijk deze grafiek te bewerken met behulp van Excel. Een dubbelklik op de grafiek volstaat om (binnen Word of PowerPoint) de grafiek te bewerken. Door met de rechtermuisknop te klikken op de grafiek verschijnen, afhankelijk van © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

19 de positie van de muis, een drietal verschillende contextmenu's die toelaten de grafiek uitgebreid opnieuw te bewerken. Muis in tekengebied

Muis op grafiekassen

Muis op gegevensreeks

Aan de hand van de Excel-functies uit deze contextmenu's kan als het ware de "Wizard Grafieken" uit Excel helemaal opnieuw opgeroepen worden. Het volstaat om naast de grafiek te klikken om terug te keren naar het eigenlijke Word- of PowerPoint-bestand. 3.2 Invoer van de grafiekdata Zoals reeds in het hoofdstuk over Rekenbladen uitvoerig werd beschreven, kunnen data op twee manieren in Excel ingevoerd worden. Een eerste mogelijkheid bestaat uit het manueel intypen van gegevens. Een tweede manier maakt gebruik van reeds bestaande data en de uitgebreide converteringsprogramma's van Excel. In dit geval zijn de gegevens reeds in elektronische vorm beschikbaar en volstaat het ze correct in te lezen in een aanvaardbaar Excel-gegevenstype. Het is natuurlijk ook mogelijk data in het oorspronkelijke programma te kopiëren en in Excel te plakken. Eenmaal de gegevens in Excel ingevoerd zijn, kan de gebruiker de Wizard opstarten. 3.3 De Wizard Grafieken 3.3.1 Stap 1: Het grafiektype bepalen In een eerste venster van de Wizard krijgt de gebruiker de kans om een grafiektype te selecteren. Daartoe staan enerzijds een heleboel standaard grafiektypes ter beschikking, maar anderzijds kan de gebruiker ook een aantal aangepaste types selecteren. Door met de muis op de knop "Ingedrukt houden om voorbeeld te bekijken" te klikken bij de standaardtypes krijgt de gebruiker bovendien reeds een voorsmaak van hoe zijn op haar gegevens zullen weergegeven worden aan de hand van het geselecteerde grafiektype. Bij de aangepaste types wordt het type onmiddellijk aangepast aan het grafiektype.


20

3.3.2 Stap 2: De gegevensbron van de grafiek aanduiden Door op de "Volgende >"-toets te klikken, verschijnt het tweede venster van de Wizard. In deze tweede stap wordt gevraagd naar de exacte grafiekdata. Indien vóór het opstarten van de Wizard de grafiekdata reeds geselecteerd werden, zal het vak "Bereik" reeds ingevuld zijn. Indien daarentegen vooraf niets geselecteerd werd, kan dit vooralsnog gebeuren. Het "Bereik"-vak zal dan automatisch aangepast worden aan de geselecteerde cellen. Dit Bereik kan overigens ook manueel ingevuld worden, maar vereist wel een kennis van de verkorte bereiknotaties die Excel hanteert. In deze stap kan de gebruiker ook opgegeven of de geselecteerd gegevens in rijen of kolommen zijn opgesteld. Meestal zullen de gegevens in kolomvorm ingevoerd zijn, met bovenaan elke kolom een veldnaam. Een verkeerde keuze op dit punt heeft ingrijpende gevolgen voor de verdere weergave van de grafiek.


21

3.3.3 Stap 3: Grafiekopties instellen Door vervolgens nogmaals op de "Volgende >"-knop te klikken, komt de gebruik in de derde stap van de wizard terecht. Hier kan de gebruiker de grafiek uitgebreid naar zijn hand zetten wat de weergave betreft. Daartoe staan zes tabbladen ter beschikking. Het eerste tabblad heeft betrekking op de vele "Titels" die toegevoegd kunnen worden. In het voorbeeld dat gehanteerd wordt om het gebruik van de Wizard toe telichten wordt nogmaals gebruik gemaakt van het voorbeeld van de verkoper van tweedehandsauto's. Door de aard van de gegevens dienen naast de traditionele primaire assen ("Categorieas X" en Waardeas Y") nog een secundaire as gebruikt te worden ("Tweede waardeas Y").


22

Een tweede tabblad handelt over de weergave van waarden op de verschillende "Assen" van de grafiek. In totaal bestaan vier mogelijkheden: twee primaire assen (X en Y), waarvan de waarden meestal weergegeven worden en twee secundaire assen (X en Y), die slechts gehanteerd worden indien twee verschillende gegevensreeksen weergegeven worden. Aangezien in deze grafiek zowel "Bouwjaar" als "Prijs" opgenomen zijn, wordt ervoor geopteerd om de waarden van de secundaire waardeas Y eveneens zichtbaar te maken.

Nog een mogelijkheid om de grafiek overzichtelijker te maken, bestaat uit het weergeven van rasterlijnen. Dit wordt mogelijk gemaakt op het gelijknamige derde tabblad van stap drie van de Wizard. Opnieuw bestaan hier dezelfde vier mogelijkheden. In dit voorbeeld volstaat enkel de weergave van primaire rasterlijnen om de waarden op zowel de primaire als de secundaire waardeas vlot te kunnen aflezen. De weergave van alle vier rasterlijnen zou de grafiek immers veel te onduidelijk maken. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

23

Een vierde, niet onbelangrijk element op de grafiek zijn de legenda. Allereerst dient de gebruiker te bepalen of hij of zij deze al dan niet wenst weer te geven (vakje "Legenda weergeven" aan- of afkruisen). Indien deze weergegeven worden, kan de plaatsing ervan door de gebruiker bepaald worden aan de hand van de vijf vooraf opgegeven mogelijkheden. In dit voorbeeld werd ervoor geopteerd om de legenda boven de grafiek weer te geven.

Naast de legenda van de gegevensreeksen, kan ook voor elk afzonderlijk gegeven een label weergegeven worden. Daarmee verschijnt voor elke observatie de waarde op de respectievelijke assen in de grafiek. Uiteraard is dit ook niet echt bevorderlijk voor de overzichtelijkheid van de grafiek.


24

Tot slot kan de gebruiker er ook voor kiezen om de gegevens die aan de basis van de grafiek liggen eveneens weer te geven onder de grafiek. Meestal is dit overbodig, zodat deze optie maar zelden gebruikt wordt.

3.3.4 Stap 4: De plaats van de grafiek bepalen De vierde en laatste stap van de "Wizard Grafieken" heeft betrekking op de uiteindelijke plaatsing van de grafiek. De gebruiker heeft daarbij de keuze tussen twee mogelijkheden. Ofwel wordt de grafiek op een afzonderlijk grafiekblad geplaatst, waarvan de naam aangepast kan worden (standaard is dit "Grafiek1"). Ofwel wordt de grafiek als een object op een bestaand werkblad geplaatst, dat zelf geselecteerd kan worden uit de bestaande werkbladen.


25

De Wizard wordt afgesloten door op de knop "Voltooien" te klikken. Aldus verschijnt de grafiek die aan de hand van deze vier stappen minutieus vormgegeven was. Zolang niet op de Voltooien-knop geklikt werd, kan de gebruiker door middel van de knop "< Vorige" nog steeds teruggaan tot de vorige stappen om daar nog wijzigingen door te voeren.

4 Literatuur - Coleman, James, (1961), Social Climates in High Schools, Washington, Govenment Printing Office - Jones, Gerald E., (1995), How to lie with charts, San Francisco, Sybex - Moroney, M.J., (1967), Feiten uit cijfers, Utrecht, Marka - Nakagaki Nubuo, (1995), Diagram graphics 2, Tokio, Nippan - Reichmann, W.J., (1964), Use and abuse of statistics, Harmondsworth, Penguin


26 - Schmid, C.F. en Schmid, S.E, (1969), Growth of cities and towns, Washington, State planning and community Affairs agency - Van Hove, e.a., (1995), Jongeren, seks en Aids herbekeken, Leuven, Garant - Wieland, C., (1980), Diagram en kaart, Haarlem, Unieboek - Young, Pauline, (1966), Scientific Surveys and research, Englewood Cliffs, Prentice-Hal


MICROSOFT EXCEL 2000 GRAFIEKEN

Recommend Documents