BAB I PENGENALAN SPREAD SHEET/MICROSOFT EXCEL Instruksi Tujuan instruksional umum Tujuan instruksional Khusus Pokok Bahasan
Pengajaran Setelah mengikuti mata kuliah ini, mahasiswa akan memiliki pengetahuan penggunaan alat bantu aplikasi, proses pengolahan data dan analisis kuantitatif untuk membantu dalam pengambilan keputusan Setelah mengikuti kuliah ini, mahasiswa akan memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam menggunakan komputer dengan aplikasi microsoft excell sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan Pengenalan Spreadsheet/Excell: Menjelaskan tentang Cell;Worksheet; dan Jenis Data Menjelaskan bagaimana menyusun suatu Formula dan Fungsi sederhana Melakukan editing file yaitu menyimpan File ; menghapus; memindahkan data serta melakukan pengkopian data
Program spreadsheet di banyak perusahaan sangat sering dipakai dalam kalkulasi keuangan dan akuntansi. Contoh program spreadsheet yang dikenal saat ini adalah Lotus 123, Microsoft Excel, Quattro Pro, dsb. Namun program spreadsheet yang paling banyak digunakan di Indonesia pada saat ini adalah program spreadsheet berbasis Windows yang bernama Microsoft Excel. Microsoft Excel (biasa disebut Excel) sendiri adalah salah satu program spreadsheet yang merupakan salah satu paket program yang dikeluarkan oleh Microsoft yaitu Microsoft Office. Dalam suatu program spreadsheet biasanya terdapat workbook/buku kerja/dokumen utama (sheet). Dalam suatu workbook terdapat beberapa worksheet/lembar kerja. Setiap worksheet terdiri dari beberapa kolom dan beberapa baris. Nama masing-masing kolom dibuat sesuai urutan huruf A, B, C, … dan seterusnya. Sedangkan nama baris dibuat sesuai urutan angka 1, 2, 3, ... dan seterusnya. Setiap pertemuan kolom dan baris akan membentuk suatu sel yang penamaannya dibuat berdasarkan lokasi kolom dan barisnya, misalnya untuk sel yang berada pada kolom C dan baris 31 disebut sel C31. Range adalah sekumpulan sel yang terletak diantara dua sel, yang penulisannya harus dibatasi dengan tanda titik dua. Misal : range A5:B8. Maka yang dimaksud adalah sel yang berada di A5, A6,A7,A8,B5,B6,B7,B8.
Program spreadsheet terdapat banyak merk program diantaranya Microsoft excell Program spreadsheet dalam 1 file terdiri dari banyak lembar kerja (worksheet)
Cara Mengaktifkan Microsoft Excel 1. Klik tombol Start. 2. Klik menu Program - Microsoft Excel atau Program - Office 2000 - Microsoft Excel 3. Klik tombol New (pada toolbar standard) bila tidak muncul lembar dokumen. Di bawah ini adalah tampilan Excel setelah diaktifkan.
formula bar
name box kolom/column baris/row
toolbar standard
toolbar formatting sel/cell Worhsheet/lembar kerja
tittle bar menu bar
minimize/ maximize
restore/ maximize
close
1
Menyimpan file workbook 1. Dari menu File pilihlah Save / 2. Kemudian kotak dialogakan muncul, pastikan directory dan drive yang telah sesuai (drive A atau C), telah anda pilih 3. Dalam kotak File name, tuliskan nama file yang anda inginkan 4. Diakhiri dengan me-klik tombol Save
Membuka file workbook Bila telah mempunyai file, anda dapat membukanya dengan cara : 1. 2. 3. 4.
Klik tombol open pada tools bar. Pilih file yang anda simpan pada directory yang tepat. Tekan OK Klik maximize bila file anda belum diperbesar.
Bila belum mempunyai file; Anda memulai dengan membuat suatu workbook pada lembaran kosong. Setelah selesai anda mengerjakan, maka anda dapat menyimpan workbook baru tersebut dengan nama baru dengan cara: Dari menu File pilihlah Save As. Kemudian kotak dialog muncul. Pastikan directory dan drive yang telah sesuai (drive A atau C), telah anda pilih. Dalam kotak File name, tuliskan nama file yang anda inginkan, misal : pratika 1. Diakhiri dengan me-klik tombol Save. ENTRY DATA PADA EXCEL Setiap sel dapat diisi dengan data yang berupa: 1. Data Numerik atau Value, dari suatu formula atau fungsi, yakni data yang diawali oleh : Angka 0,1,2,..9. Tanda +,-, =,$,@,#, (, ), tanda titik Data ini bisa berupa : Bilangan Bilangan ilmiah misal : 2e6=2000000 Bilangan prosentase, misal : 15 % Data tanggal atau date, misal 12-6-1999 atau 12 Jun 1999 Data yang didapat dari suatu formula antar sel yang dibuat oleh user dari suatu fungsi, yang penulisannya harus diawali dengan tanda =. Data numerik dalam sel atau rage yang tampilanya muncul ### berarti lebar kolomnya kurang. Kolom ini harus dilebarkan dengan cara : pilih menu format, pilih kolom dan ubah lebar kolom tersebut.
2
2. Data Text atau Label Adalah data alfabet atau data angka yang digabung dengan alfabet. Perataan data text pada alamat sel adalah pada rata kanan. EDITING DATA PADA EXCEL 1. Menghapus dan Memperbaiki Data Pada Suatu Sel Atau Range Jika kita ingin menghapus data pada suatu sel atau range, sel atau range tersebut kita blok lalu kita tekan tombol delete. Untuk memperbaiki data, setelah data masuk dalam sel maka klik sel tersebut lalu tekan tombol F2, maka sel tersebut siap untuk diperbaiki maka tekan tombol enter. Cara yang lain adalah dengan melakukan perbaikan melalui formula bar. CARA MENGCOPY DAN MEMINDAHKAN DATA PADA SUATU SEL Dengan Menu Mouse Icon Data yang akan di-copy diblok Data yang akan di-copy diblok Idem Pilih menu edit-copy Klik kanan, pilih copy Klik Copy Tentukan Destination-nya Tentukan Destination-nya Pilih menu edit-paste Klik kanan, pilih paste Klik Data yang akan di-cut diblok Data yang akan di-cut diblok Idem Pilih menu edit-cut Klik kanan, pilih cut Klik Cut Tentukan Destination-nya Tentukan Destination-nya Pilih menu edit-paste Klik kanan, pilih paste Klik
Terdapat banyak cara untuk edit data. Perhatian yang utama pada menu bar.
2. Penulisan Tanda Absolut Atau Semi Absolut Pada Sel Suatu alamat sel yang biasa kita tulis disebut sel relatif. Penulisan tanda string ($) di depan huruf maupun angka berfungsi untuk mengunci kolom ataupun baris agar tempatnya tidak akan berpindah pada saat dilakukan peng-copy-an. Pemberian tanda string ini untuk keperluan perhitungan dalam pembuatan formula atau fungsi yang akan dicopy, tanda ini dapat dicantumkan secara otomatis dengan menekan tombol F4. Contoh : Sel relatif B2 Sel semi relatif/semi absolut $B2 atau B$2 Sel absolut $b$2
Pemahaman tentang sel akan membantu mempercepa t penyelesaian pekerjaan.
Penulisan formula harus dimulai tanda “=” Penulisan atau “+”. formula fungsi, pada setiap komponennya dibatasi dengan tanda koma atau titik koma tergantung regional setting komputer
MENULIS RUMUS/FORMULA Syarat penulisan rumus/formula: (i) Penulisan rumus/formula diawali dengan tanda “=” tanpa spasi. (ii) Jika rumus yang akan digunakan menggunakan tanda kurung maka banyaknya kurung buka harus = banyaknya kurung tutup (perhatikan penggunaan tanda kurung dalam penulisan rumus/formula). (iii) Tidak boleh memuat nama sel yang ditempati oleh formula tersebut. Jika pengetikan suatu formula atau fungsi salah maka akan muncul eror di sel tersebut, seperti #num#, #value#, atau yang lain. (iv) Setiap komponen fungsi dipisahkan dengan tanda “,” (koma) atau “;” (titik koma). Perhatikan di Tools Bar icon Currency (di sebelah kiri icon Percent Style). Jika icon Currency bergambar uang gunakan “;” tapi jika icon Currency bergambar $ gunakan “,”. Perhatikan penulisan fungsi berikut: =SUM(A1;A2;A3;A4) dan =SUM(A1,A2,A3,A4) atau =SUM(A1:A4) Anda dapat melakukan perhitungan matematis pada data anda dengan menggunakan rumus. MS Excel menyediakan ratusan fungsi yang dapat anda gunakan sebagai rumus, termasuk fungsi otomatis, misalnya autosum ( ∑ ) yang berfungsi menjumlahkan data dalam baris atau kolom yang dipilih. 3
Khusus untuk penulisan fungsi harus memperhatikan syarat penulisan argumen dari fungsi tersebut, bahkan yang tidak mempunyai argumen masih harus diikuti oleh tanda kurung buka dan atau kurung tutup, misal =today (…), =PI(...), =now(...) Pada penulisan fungsi yang argumennya adalah fungsi, maka tanda = hanya boleh ada satu kali yakni pada awalan penulisan fungsi, misalnya =SUM(MAX(...)+MIN(...)). Perhatikan urutan tingkat operasi hitung, yakni urutan terendah sampai urutan tertinggi: Tanda +, Tanda * ( kali ) dan / ( bagi ), Tanda ^ ( pangkat ), Operasi kurung (..) Contoh : =B3*(C5-D5)/$F$3 atau = INT(2345/14))
Cara penulisan dan urutasn tanda hitung akan mempengaru hi hasil. Sehingga harap diperhatikan tingkatan operasi hitung
FUNGSI- FUNGSI DALAM EXCEL Seringkali kita membutuhkan suatu fungsi atau formula yang dapat mempercepat pekerjaan. Misalkan menjumlah suatu range tertentu, menghitung rata-rata suatu data, menggabung data dan sebagainya, semua itu dapat dilakukan dengan bantuan function (fx) dalam program excel. Untuk mengaktifkan function dapat melalui menu insert function atau langsung melalui toolbar bergambar fx sehingga akan muncul dialog box seperti berikut (catatan: versi office 2000 kebawah tampilannya berbeda dengan tampilan dibawah (office 2002 keatas)
Terdapat banyak formula Fungsi yang dapat membantu untuk keperluan statistik, keuangan dsb
Dalam setiap fungsi terdapat keterangan mengenai kegunaannya Bila kurang jelas bisa lihat pada menu help
Beberapa Fungsi statistik sederhana Dalam Excel Perhatian: unsur fungsi dengan huruf tebal berarti harus diperhitungkan (dimasukkan nilainya) sedangkan unsur fungsi dengan huruf biasa berarti tidak harus diperhitungkan. Hasil fungsi keuangan selalu negatif (dianggap pengeluaran kita). Fungsi Statistik Sebagian fungsi statistik sederhana disajikan sebagai berikut: =MAX(number1,number2,...) digunakan untuk mencari nilai maksimal dari range data. =MIN(number1,number2,...) digunakan untuk mencari nilai minimal dari range data. =AVERAGE(number1,number2,...) digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari range data. =MEDIAN(number1,number2,...) digunakan untuk mencari nilai tengah dari range data. =MODE(number1,number2,...) digunakan mencari nilai yang sering muncul dari range data.
Selain fungsi statistik yang diajarkan ini masih banyak fungsi statistik yang lain yang dapat anda pelajari melalui buku excell.
4
Contoh 1 1 Persentase potongan harga 2 Persentase tunai 3 Nilai Bulan 4 Penjualan 5 Januari 21.000.000 6 Februari 26.500.000 7 Maret 45.000.000 8 April 58.000.000 9 Mei 70.000.000 10 Juni 69.000.000 11 Juli 36.000.000 12 Agustus 55.000.000 13 September 35.000.000 14 Oktober 48.000.000 15 Nopember 67.000.000 16 Desember 72.000.000 17 Jumlah 18 Maksimum 19 Minimum 20 Rata-rata
Laporan penjualan tahun 2013
Persentase Penjualan
Potongan Harga
Harga Jual
15% 7,5% Bayar Tunai
Sisa
Keterangan soal : 1.Persentase penjualan adalah penjualan per bulan dibagi dengan jumlah penjualan 2.Potongan harga sama dengan persentase potongan harga dikalikan dengan nilai penjualan per bulan 3.Harga jual sama dengan nilai penjualan dikurangi dengan potongan harga 4.Bayar tunai adalah persentase tunai dikalikan dengan harga jual 5.Sisa adalah harga jual dikurangi dengan bayar tunai 6.Jumlah, maksimum, minimum, rata-rata menggunakan fungsi :SUM,MAX,MIN, AVERAGE
5
