MICROSOFT EXCEL 2000 EEN INLEIDING

MICROSOFT EXCEL 2000 EEN INLEIDING

MTSO-INFO 8

NILS NEYT NICO CARPENTIER 2000

Faculteit PSW – Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans ([email protected]) Tel : +32 (03) 820.28.53 - Fax : +32 (03) 820.28.82

MTSO-INFO

Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema’s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma’s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op http://www.ua.ac.be/mtso. Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding.

WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma’s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

MICROSOFT EXCEL 2000. EEN INLEIDING Inhoud

1 INLEIDING .................................................................................................................................................. 3 1.1 HISTORISCH OVERZICHT .......................................................................................................................... 3 1.2 SOORTEN REKENPROGRAMMA’S .............................................................................................................. 3 2 PRINCIPES VAN EEN REKENBLAD...................................................................................................... 4 3 BEGINNEN MET EXCEL 2000 ................................................................................................................. 5 4 BASISPRINCIPES VAN EXCEL............................................................................................................... 5 4.1 SOORTEN EXCEL-DOCUMENTEN .............................................................................................................. 5 4.2 ELEMENTEN VAN EEN WERKBLAD ........................................................................................................... 8 4.2.1 Cellen, rijen en kolommen ......................................................................................................... 8 4.2.2 Bereik......................................................................................................................................... 9 4.2.3 Gegevenstypes ......................................................................................................................... 10 4.3 GEGEVENS INVOEREN IN EXCEL ............................................................................................................ 12 4.3.1 Manuele invoer ........................................................................................................................ 12 4.3.2 Snel kopiëren met de vulgreep................................................................................................. 13 4.3.3 Data importeren ...................................................................................................................... 15 5 LAY-OUTING IN EXCEL........................................................................................................................ 18 5.1 GEGEVENS IN CELLEN OF BEREIKEN OPMAKEN ...................................................................................... 18 5.2 ELEMENTEN INVOEGEN.......................................................................................................................... 20 5.3 RIJEN EN KOLOMMEN AANPASSEN ......................................................................................................... 20 5.4 HET WERKBLAD OPMAKEN .................................................................................................................... 22 5.5 PAGINA-INSTELLING .............................................................................................................................. 23 6 VERWIJZINGEN ...................................................................................................................................... 25 6.1 VERWIJZINGSSTIJL A1 ........................................................................................................................... 25 6.1.1 Relatieve verwijzingen............................................................................................................. 26 6.1.2 Absolute verwijzingen.............................................................................................................. 27 6.1.3 Schakelen tussen relatieve en absolute verwijzingen............................................................... 28 6.1.4 3D-verwijzingen ...................................................................................................................... 29 6.2 VERWIJZINGSSTIJL R1K1 ...................................................................................................................... 29 7 FORMULES ............................................................................................................................................... 30 7.1 ALGEMENE OPBOUW VAN FORMULES .................................................................................................... 31 7.2 SOORTEN BESCHIKBARE FORMULES....................................................................................................... 31 7.3 DE WIZARD FORMULES ......................................................................................................................... 32 7.4 MEERDERE FORMULES COMBINEREN .................................................................................................... 35 8 DRAAITABELLEN ................................................................................................................................... 36 8.1 BASISPRINCIPES VAN EEN DRAAITABEL ................................................................................................. 36 8.2 AANMAAK VAN EEN DRAAITABEL ......................................................................................................... 40 8.3 DRAAITABELLEN WIJZIGEN.................................................................................................................... 43 8.3.1 Het statuut van velden wijzigen ............................................................................................... 44 © MTSO – INFO / UA - FPSW

2 8.3.2 8.3.3 8.3.4

Het groeperen van gegevens.................................................................................................... 45 De weergave van gegevens aanpassen .................................................................................... 46 Gegevens vernieuwen .............................................................................................................. 48

© MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

3

1 Inleiding Verschillende programma's lenen zich tot het bewerken van cijfermatige gegevens. SAS en SPSS zijn de meer bekende, gespecialiseerde programma's om dergelijke bewerkingen tot een goed einde te brengen. Daarnaast bestaan er een veelheid aan kleinere softwarepakketten die specifiek geschreven zijn om één of meerdere technieken voor databewerking uit te voeren. Maar ook nietgespecialiseerde software, zoals Microsoft Excel, biedt een toenemend aantal mogelijkheden. 1.1 Historisch overzicht Historisch gezien hebben rekenprogramma's zeer sterk bijgedragen tot de doorbraak en de wereldwijde verspreiding van computers. Zo was het succes van één van de eerste personal computers, de Apple II, gebaseerd op het rekenprogramma VisiCalc. Vooral voor professionele gebruikers in de wetenschappelijke, de financiële en de economische sector betekende dit programma een enorme sprong voorwaarts in de richting van tijdswinst en een efficiëntere manier van werken. De gretige afname van computers door deze vaklui bevorderde op zijn beurt niet alleen de verbetering van de rekenprogramma's, maar ook de doorbraak van de computer bij het grote publiek. Computers zijn inderdaad bij uitstek geschikt voor grote en ingewikkelde berekeningen. Door hun continu stijgende kloksnelheid – en a fortiori hun stijgende rekenkracht – worden diezelfde berekeningen op een steeds kortere tijdspanne uitgevoerd. Uiterst belangrijk in dit verband was de opkomst van de mathematische coprocessor vanaf de 80386-processor van Intel. Niet alleen werd de hoofdprocessor daarmee voor een groot stuk van zijn rekenkundige taken ontlast, maar ook meer ingewikkelde berekeningen zoals breuken met decimale getallen konden vanaf dan probleemloos worden uitgevoerd. 1.2 Soorten rekenprogramma’s Net zoals tekstverwerkers kunnen rekenprogramma's ook onderscheiden worden naar doelgroep, omvang en mogelijkheden (zie Hoofdstuk Tekstverwerking). Ongetwijfeld het eenvoudigste rekenprogramma is de rekenmachine, die standaard deel uitmaakt van de meeste besturingssystemen. In Microsoft Windows 95/98 bij voorbeeld vind je de rekenmachine in de programmamap "Bureau-accessoires" in het "Start Menu". Iets grotere rekenprogramma's zijn terug te vinden in geïntegreerde softwarepakketten (zie ook Tekstverwerking). Daar zijn, zoals reeds vermeld, wel een aantal voordelen en nadelen aan verbonden. De werking ervan is grotendeels gelijk aan traditionele rekenbladen, maar wegens een beperkter aantal mogelijkheden dan professionele programma’s veel goedkoper en bovendien minder omvangrijk. De occasionele gebruiker – voor wie dit type programma’s in © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

4 de eerste plaats bedoeld is – komt echter ruimschoots aan zijn trekken en vindt snel zijn weg in het programma dankzij de analogie met de geassocieerde programma's van het geïntegreerde pakket. Veelvuldige gebruikers die ten volle van de mogelijkheden van rekenprogramma's gebruik wensen te maken, schakelen best over op gespecialiseerde pakketten als SAS, SPSS en – in het geval van rekenbladen – op Microsoft Excel of een ander groot rekenbladprogramma. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de voornaamste rekenbladprogramma’s. In dit onderdeel zal Microsoft Excel 2000 besproken worden, het bekendste en meest gebruikte uit deze lijst. Tabel 1: De voornaamste rekenbladprogramma’s

Producent Microsoft Lotus Corel

Product Excel 1-2-3 Quattro Pro

Huidige versie 2000 9.5 9

2 Principes van een rekenblad Rekenbladen hebben onderliggend een aantal principes gemeen. Een eerste principe heeft betrekking op het rekenaspect van dergelijke programma’s. In vergelijking tot andere rekenprogramma’s als SAS en SPSS zijn de mogelijkheden van rekenbladen eerder gering te noemen. Alhoewel de trend zich doorzet naar steeds meer ondersteunde functies, zullen dergelijke programma’s nooit kunnen wedijveren met de meer professionele rekenprogramma’s. Dit neemt niet weg dat de rekenkracht van rekenbladen voor de doorsnee computergebruiker ruimschoots volstaat. Rekenbladen worden daarom het meest gebruikt voor doeleinden gaande van gewone berekeningen en grafieken, over budgetten, investeringsmanagement en toekomstprojecties tot wetenschappelijke simulaties. Dit brengt ons bij het tweede aspect: het gegevensbeheer. Zuiver naar het aantal getallen gekeken, schieten rekenbladen te kort voor het werken met grote databestanden. Hoe groot rekenbladen op het eerste zicht ook mogen lijken, hun maximale omvang wordt bij veeleisende gebruikers vaker dan verwacht bereikt. Voor eerder kleinschalige onderzoeken die vrij weinig berekeningen vereisen en visueel sterk uit de verf moeten komen, zijn rekenbladen ideale programma’s. Professionele rekenprogramma’s schieten echter wel te kort op het vlak van de flexibele omgang met gegevens. Het gaat dan in de eerste plaats om de invoer van gegevens, die dankzij de geoptimaliseerde Windows-interface en het standaard werken met cellen zeer vlot verloopt. Denken we daarbij allereerst aan de uitgebreide toepasbaarheid van traditionele functies als knippen, kopiëren, plakken, slepen, neerzetten, enz. Daarnaast bewijst ook het WYSIWYG-aspect zijn nut.


5 Nog met betrekking tot dit gegevensbewerkingsaspect is het vermeldenswaard dat het bewerken van reeds ingevoerde gegevens in rekenbladen ook veel voordelen biedt. Het verwijderen, dupliceren, aanpassen, enz. van data verloopt opnieuw probleemloos. Ook kunnen gegevens voor verschillende bewerkingen gebruikt worden, net als de uitkomsten van eerdere bewerkingen. Dit brengt ons vervolgens bij de uitstekende grafische kwaliteiten van rekenbladen: allerlei grafiektypes en voorstellingswijzen staan ter beschikking van de gebruiker en kunnen naar believen aan zijn wensen aangepast worden. Dit sluit nauw aan bij het opzet van rekenbladen (rapporten, kleinschalige analyses, enz.). Een laatste principe is dat rekenbladen ook zonder hun rekenfuncties gebruikt kunnen worden. Voor veel gebruikers is de standaardopmaak met cellen een ideale manier om allerhande databases of tabellen aan te maken. Programma’s die specifiek daarvoor ontworpen zijn (zoals Microsoft Access), krijgen dus in feite concurrentie vanuit onverwachte hoek. 3 Beginnen met Excel 2000 Alvorens te beginnen met de eigenlijke uitleg over het programma, wensen we er toch nog de nadruk op te leggen dat Microsoft Excel in versie 2000 meer dan ooit deel uitmaakt van een groter geheel: Office. Dit wil niet alleen zeggen dat de uitwisselbaarheid tussen de verschillende programma's van het pakket uiterst groot is (bijvoorbeeld het werkblad "Klembord"), maar dat er grote gelijkenissen bestaan tussen de verschillende programma's. Op de werking van werkbalken en op algemene functies zoals de spellingscontrole en de auto-correctie, die reeds in het hoofdstuk Tekstverwerking uitgebreid werden besproken, wordt daarom niet meer ingegaan. Verder impliceert versie 2000 ook voor Excel dat het Internet centraal staat, wat tot uiting komt in de vele koppelingen met het World Wide Web en met de uitgebreide mogelijkheden om bestanden op het web te publiceren. Het opstarten van Excel 2000 gebeurt - zoals steeds in Windows 95/98 - door te dubbelklikken op het Excel-icoon. Op het scherm zal dan een werkmap met drie lege werkbladen verschijnen (cfr. infra). Zoals later zal blijken, kunnen de gegevens hier onmiddellijk ingevoerd worden. Het behoort natuurlijk ook tot de mogelijkheden om een reeds bestaand Excel-document te openen, via het menu "Bestand" en het onderdeel "Openen". 4 Basisprincipes van Excel 4.1 Soorten Excel-documenten Een werkmap is de basiseenheid van Excel, het bestand (met de extensie ".xls") waarbinnen gewerkt wordt. Werkmappen kunnen verschillende onderdelen bevatten: werkbladen of grafiekbladen. Deze bladen worden geactiveerd aan de hand van de tabbladen, links onderaan in het Excel-venster.


6 Werkbladen

Een werkblad wordt ook wel een spreadsheet genoemd. Het werkblad is het belangrijkste document dat in Microsoft Excel gebruikt wordt om gegevens op te slaan en te bewerken. Een werkblad maakt altijd deel uit van een werkmap en bestaat uit cellen die in kolommen en rijen zijn gerangschikt. Bij het opstarten van Excel zijn er standaard drie werkbladen beschikbaar. Extra werkbladen toevoegen, gebeurt via het menu "Invoegen" en de optie "Werkblad". Dit hoofdstuk zal zich vooral richten op deze werkbladen. Het verwijderen van werkbladen gebeurt via het menu "Bewerken" en het onderdeel "Blad verwijderen". Werkbladen kunnen eveneens verplaatst of gekopieerd worden (naar een andere werkmap) via hetzelfde menu en de optie "Blad verplaatsen of kopiëren…".


7 Grafiekbladen

Dit is een blad in een werkmap dat een grafiek bevat. Wanneer een grafiekblad aangemaakt wordt, wordt het door Microsoft Excel links van het werkblad waarop de grafiek is gebaseerd, ingevoegd in de werkmap. Als een grafiekblad geactiveerd wordt, kunnen gegevens toegevoegd worden en kunnen de meeste onderdelen geselecteerd, opgemaakt, verplaatst en het formaat ervan gewijzigd worden. Grafiekbladen zijn gekoppeld aan werkbladgegevens en worden bijgewerkt wanneer de werkbladgegevens worden gewijzigd. Grafiekbladen kunnen aangemaakt worden door in het menu "Invoegen" te kiezen voor "Grafiek…" en "Als een nieuw blad" op het einde van de wizard. Voor meer informatie verwijzen we naar het onderdeel "Grafieken" van deze cursus.

Verschillende Excel-werkmappen kunnen gekoppeld worden. Op dat moment is er sprake van een werkruimte. Bij het openen van een werkruimte-bestand (met de extensie ".xll" of ".xlw") worden alle onderliggende werkmappen tegelijk geopend. Deze techniek heeft als voordeel dat bij elkaar horende werkmappen niet stuk voor stuk manueel geopend moeten worden. Een werkruimte wordt aangemaakt door eerst alle benodigde werkmappen te openen, en dan te kiezen voor het onderdeel "Werkruimte opslaan…" in het menu "Bestand".


8

4.2 Elementen van een werkblad 4.2.1 Cellen, rijen en kolommen Een werkblad is opgebouwd uit maximum 65.536 rijen en 256 (IV) kolommen. De kolommen worden met een letter aangeduid, de rijen met een cijfer. Bovenaan de kolommen zijn kolomknoppen voorzien, helemaal links zijn de rijknoppen zichtbaar1. In de linkerbovenhoek is ook de knop Alles selecteren beschikbaar. Door middel van deze knoppen kunnen respectievelijk kolommen, rijen en het volledige werkblad geselecteerd worden. Ook kunnen de kolom- en rijknoppen gebruikt worden om kolommen en rijen respectievelijk op de gewenste breedte en hoogte te slepen. Door met de rechtermuisknop op een kolom- of rijknop te klikken kan een contextmenu opgeroepen worden, die het op een snelle manier mogelijk maakt toegang te krijgen tot een groot aantal functies.

1

In MS Graph heten kolom- en rijkoppen stuurvakken. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

9 Contextmenu Rij

Contextmenu Kolom

In deze kolommen en rijen zitten de cellen van het werkblad. Zij worden gedefinieerd aan de hand van een letter- en cijfercombinatie; zo draagt bijvoorbeeld de eerste cel de naam A1. De naamverwijzing is zichtbaar in het naamvak, dat zich naast de formulebalk en boven de kolomknoppen situeert. Eén van de cellen van het werkblad is steeds actief. Gegevens die manueel ingevoerd worden, zullen in deze cel terechtkomen. Het navigeren tussen de cellen gebeurt aan de hand van de pijtjestoetsen of met de muis. 4.2.2 Bereik In een werkblad kunnen ook meerdere cellen geselecteerd worden. Op dat moment is er sprake van een bereik. Een bereik kan bestaan uit een geselecteerde rij of kolom, een reeks aaneensluitende cellen, of een aantal willekeurig geplaatste cellen2. geselecteerde rij

2

reeks aaneensluitende cellen

Een willekeurige selectie ontstaat door op de gewenste cellen te klikken met de CTRL-toets ingedrukt. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

10 geselecteerde rij en kolom

aantal willekeurig geplaatste cellen

bereik Dit bereik kan ook een naam gegeven worden, die in het naamvak ingeschreven wordt. Later kan dit bereik dan door middel van het trekmenu terug opgeroepen worden3.

Een dergelijk kan niet alleen door middel van de muis, maar ook manueel opgegeven worden. De notatie die Excel aan een dergelijke bereik toekent, varieert van selectie tot selectie. De soorten bereiken en hun respectievelijke notaties staan in onderstaande tabel. De meesten daarvan komen nog uitgebreid aan bod in het onderdeel "Verwijzingen" (fr. infra). Bereik

Voorbeeld

Aangrenzend [:]

A3:D3

cellen A3, B3, C3 en D3

Niet-aangrenzend [;]

A3;D3

cellen A3 en D3

Intersectie [ ]

B1:B3 A2:C2

cel B2 (het bereiken)

Absoluut [!]

BLAD2!A1

cel A1 op Blad2

3D [!]

BLAD2:BLAD6!A3:D3 cellen A3 tot D3 op Blad2 tot Blad6

snijpunt

van

beide

4.2.3 Gegevenstypes In Excel kunnen twee typen gegevens in een werkblad ingevoerd worden: constante waarden en formules. Constante waarden zijn gegevens die rechtstreeks in één of meerdere cellen worden ingevoerd, terwijl formules reeksen waarden, celverwijzingen, namen, functies of operatoren zijn waarmee op basis 3

Een meer omslachtige manier om een bereik te benoemen, is door gebruik te maken van de Namen bepalen optie, bereikbaar via het menu Invoegen, nadat het bereik geselecteerd werd. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

11 van bestaande waarden een nieuwe waarden wordt gemaakt. Een formule begint steeds met een "="-teken (cfr. infra). Gegeven

Constante waarde

Tekst

Numerieke waarde getal valuta percentage breuk wetenschap datum tijd

Formule

Constante waarden Operatoren Celverwijzingen Celbereiken Functies Namen

Constante waarden kunnen nog verder onderverdeeld worden in 2 types: tekst4 en numerieke waarden5. Dit laatste type kan nog verder gespecificeerd worden als bijvoorbeeld een gewoon getal of een datum. De toewijzing van het gegevenstype voor constante waarden gebeurt door middel van het menu "Opmaak", en de optie "Celeigenschappen…". In dit menu dat voornamelijk voor de lay-outing van cellen gebruikt wordt, is ook het tabblad "Getal" beschikbaar waar het gegevenstype opgegeven kan worden. Dit menu is ook bereikbaar door met de rechtermuisknop op de cel te klikken, en dan de optie "Celeigenschappen…" uit het menu te selecteren.

De eerste negen onderdelen (standaard, getal, valuta, financieel, datum, tijd, percentage, breuk en wetenschappelijk) en de laatste twee (speciaal en aangepast) van het linkse menu uit dit tabblad verwijzen allen naar numerieke 4

5

Cijfers en getallen in een werkblad kunnen ook het gegevenstype 'tekst' toegewezen krijgen. Deze getallen worden dan door Excel op dezelfde manier als lettertekens behandeld. Een synoniem voor dit gegevenstype is "getalsnotatie". © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

12 waarden, al dan niet met speciale kenmerken. Het gegevenstype tekst bevindt zich op de tiende plaats van deze lijst. In de tabel hieronder worden de verschillende mogelijkheden voor de getalnotatie beschreven. Categorie

Getalnotatie

Standaard

Zonder specifieke getalnotatie.

Getal

Met een scheidingsteken voor duizendtallen, een aantal decimalen achter de komma en verschillende notaties voor negatieve getallen.

Valuta

Met een aantal decimalen achter de komma, valutasymbolen en verschillende notaties voor negatieve getallen.

Financieel

Met uitgelijnde valutasymbolen en een aantal decimalen achter de komma.

Datum

Als datums of in een combinatie van een datum en tijd.

Tijd

Als tijden.

Percentage

Als een percentage van 1.

Breuk

Als breuken.

Wetenschappelijk

In de wetenschappelijke notatie: E+

Tekst

Als tekst, inclusief getallen opgemaakt als tekst

Speciaal

Als postcodes, telefoonnummers of sofi-nummers.

Aangepast

Als een variatie van de voorgaande noteringen.

In de "Opmaak"-werkbalk zijn standaard vijf knoppen voorzien om de getalnotatie te wijzigen. Met de eerste drie knoppen van deze rij wordt respectievelijk de getalnotatie valuta, percentage en financieel toegewezen. De laatste twee knoppen combineren de toewijzing van de categorie "getal" met een vermindering of vermeerdering van het aantal cijfers na de komma die op het scherm getoond worden.

4.3 Gegevens invoeren in Excel 4.3.1 Manuele invoer De actieve cel kan in Excel handmatig ingevuld worden. De ingevoerde gegevens verschijnen zowel in de actieve cel, als in de formulebalk. De invoer verloopt meestal zonder beperkingen, maar indien gewenst kan de gebruiker een aantal regels opleggen waaraan de ingevoerde gegevens moeten beantwoorden, zoniet worden zij gewijgerd. Het opgeven van criteria waaraan de invoer moet beantwoorden gebeurt in het onderdeel "Valideren…" van het menu "Data". In dit onderdeel zijn eveneens ruime mogelijkheden om bevestigingen of foutmeldingen bij de invoer op te geven. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

13

De gegevens kunnen zowel in de actieve cel, als in de formulebalk gewijzigd worden. In de eerste werkwijze volstaat het te dubbelklikken op de actieve cel (of met functietoets F2), terwijl in de tweede werkwijze de tekst of cijfers rechtstreeks in de formulebalk gewijzigd kunnen worden. Bestaande gegevens kunnen naar andere cellen gekopieerd worden door te kopiëren en te plakken. Indien het nodig zou blijken om gegevens uit één cel naar meerdere cellen te kopiëren, kan een bereik geselecteerd worden waarbinnen de gegevens geplakt kunnen worden. te kopiëren cel

cel kopiëren en bereik (bestemming) selecteren

cel plakken in bereik

4.3.2 Snel kopiëren met de vulgreep Cellen kunnen daarenboven snel vermenigvuldigd worden door gebruik te maken van de vulgreep, die zich rechts onderaan van de actieve cel of van een selectie bevindt ( ). Door deze vulgreep te verslepen, kunnen meerdere cellen gevuld worden met de gegevens uit de actieve cel (of uit de selectie). Wel moet © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

14 opgemerkt worden dat de vulgreep alleen maar in één beweging of horizontaal, of verticaal versleept kan worden. In onderstaand voorbeeld is er bijgevolg eerst naar rechts gesleept en dan naar onderen. te kopiëren cel

reeks

De vulgreep kan ook gebruikt worden om reeksen aan te vullen. Als je snel een opeenvolging van cijfers nodig hebt (bv. 1, 2, 3, 4, …) dan kan je de eerste twee cijfers van de reeks ingeven en naar beneden slepen met de vulgreep. Excel zal zelf het wiskundig algoritme (hier +1) zoeken om de reeks door te voeren. door te voeren reeks

doorgevoerde reeks

De vulgreep wordt echter het vaakst gebruikt om formules te kopiëren. In het hieronderstaande voorbeeld wordt in de laatste kolom een som gemaakt van de rij ernaast. Het is duidelijk dat onder het getal 257 de totalen van de andere rijen moeten komen. In plaats van voor elke rij de Wizard Formules (zie verder) op te starten, kan je deze formules ook kopiëren met de vulgreep. Let daarbij wel goed op relatieve en absolute verwijzingen.


15 door te voeren formule

doorgevoerde formules

4.3.3 Data importeren Excel laat toe een aanzienlijk aantal externe bestandstypes in te lezen, via het onderdeel "Openen…" in het menu "Bestand". Een explicietere manier om externe gegevens in Excel te importeren verloopt via het menu "Data" en het onderdeel "Externe gegevens ophalen"/"Tekstbestand importeren…". De gebruiker wordt daarbij begeleid door de Wizard tekst importeren, die drie achtereenvolgende schermen omvat.

Na de keuze voor de optie "Openen" vraagt Excel de naam en bestandtype van het te importeren bestand. Nadat het juiste bestandstype, de naam van het bestand en de knop "Openen" wordt aangeklikt, start de Wizard. In deze Wizard zal reeds een aanbeveling gebeuren over de beste instellingen om het bewuste bestand in te lezen. Bovendien zal in het onderste gedeelte van het Wizardvenster ook een voorbeeld te zien zijn van het in te lezen bestand. In het eerste van de drie Wizard-vensters wordt gevraagd naar de ordening van de data. Ofwel zijn de verschillende kolommen (velden of variabelen) gescheiden door een specifiek teken (een scheidingsteken zoals een komma of een tab), ofwel staan de data reeds geordend in kolommen. In dit eerste venster wordt ook de mogelijkheid geboden om (de eerste) rij(en) over te slaan, en om de oorsprong van het bestand aan te geven.


16

In een tweede stap kunnen de scheidingstekens gedefinieerd worden. In dit concrete voorbeeld worden de aanwezige scheidingstekens in het bestand duidelijk herkend door de Wizard. Onderaan in het venster zijn de aanwezige kolommen immers al duidelijk te herkennen. Ook tekst kan desgewenst laten herkend worden aan de hand van zelf te bepalen tekstindicatoren.

In een laatste stap kan voor elke kolom een gegevenstype (cfr. supra) ingesteld worden. Zoals in dit venster ook af te lezen valt, worden door middel van de "Standaard"-optie numerieke waarden naar getallen omgezet, datumwaarden naar datums, en alle andere waarden krijgen het gegevenstype tekst opgekleefd. Voor elke kolom kan dit type ingesteld worden door met de muis op de gewenste kolom te klikken. Het is echter ook mogelijk kolommen over te slaan.


17

Nadat de knop "Voltooien" is ingedrukt, wordt de vraag gesteld naar de plaatsing van de geïmporteerde gegevens in het programma. De keuze kan daarbij gemaakt worden tussen het huidige werkblad enerzijds met de opgave van een bereik en de plaatsing op een nieuw werkblad anderzijds.

Ten slotte kan het eindresultaat, mits wat schuiven met de kolombreedtes, in het Excel-werkblad bewonderd worden. Merk op dat Excel de kolombreedtes al automatisch aan de gegevens aanpast.


18

Excel kan naast deze ruwe databestanden ook andere types bestanden importeren, zoals webqueries en databasequeries. Beide kunnen opgehaald worden via het menu "Data" en het onderdeel "Externe gegevens ophalen". Telkens wordt een aangepaste wizard opgestart om de gegevens op een adequate manier te importeren. Tot slot zijn in Excel, net zoals in de andere Office-onderdelen, ook uitgebreide mogelijkheden om papieren gegevens rechtstreeks in te lezen aan de hand van een scanner. De meest directe vorm verloopt via de opdracht "Tekst verwerven…" in het menu "Bestand". Ook figuren kunnen op deze manier rechtstreeks geïmporteerd worden via het onderdeel "Figuur"/"Van scanner of camera importeren…" in het "Invoegen"-menu. Uiteraard is de aansluiting van een scanner op het toestel van de gebruiker een noodzakelijke voorwaarde. 5 Lay-outing in Excel 5.1 Gegevens in cellen of bereiken opmaken Ten eerste kan het gebruikte lettertype in de cellen6 verschillende wijzigingen ondergaan. Door middel van een aantal knoppen van de werkbalk "Opmaak" kan gekozen worden voor een ander lettertype, of kan een lettertype verkleind, vergroot, vet, cursief, onderlijnd of gekleurd worden. Meer mogelijkheden om het lettertype aan te passen, zijn aanwezig in het tabblad "Lettertype", bereikbaar via het onderdeel "Celeigenschappen…" in het menu "Opmaak". Via dit tabblad kan een lettertype ook nog op verschillende manieren onderlijnd worden, doorgehaald worden en in super- of subscript geplaatst worden.

6

Omwille van de eenvoud wordt in dit onderdeel alleen over cellen gesproken. Voor bereiken geldt echter dezelfde logica. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

19 Daarnaast kan ook de uitlijning van de gegevens in de cellen aangepast worden. Standaard wordt tekst links en getallen rechts uitgelijnd. Om deze uitlijning te wijzigen kan gebruik gemaakt worden van de drie beschikbare knoppen van de "Opmaak"-werkbalk: links uitlijnen, centreren en rechts uitlijnen. Ook hier biedt de optie "Celeigenschappen…" in het menu "Opmaak" meer mogelijkheden. In dit venster kan niet alleen de horizontale, maar ook de verticale uitlijning van gegevens gewijzigd worden. De Terugloop-optie zorgt ervoor dat als tekst langer is dan de cel breed is, de hoogte van de cel aangepast wordt zodat de tekst toch binnen de celwand weergegeven wordt. Bovendien kan ook de stand van de tekst bepaald worden. Enkele voorbeelden om dit te illustreren. Terugloop

Horizontaal uitlijnen links

gecentreerd

rechts

centreren

onder

verticaal

links gekanteld

opvullen

Verticaal uitlijnen

boven

Stand

standaard

rechts gekanteld

Ten derde kunnen cellen ook voorzien worden van randen. De knop "Werkbalk Randopmaak" biedt hier een beperkt aantal mogelijkheden. Zoals steeds moet voor de meer complexe combinaties beroep gedaan worden op de "Celeigenschappen…", en meer specifiek het tabblad "Rand". Ten slotte kunnen ook de cellen zelf ingekleurd worden. De eenvoudige manier om dit te doen is via het "Opmaak"-menu en de knop "Opvulkleur". In het "Celeigenschappen"-venster is het tabblad "Patronen" voorzien, waar niet alleen de binnenkleur van de cel bepaald kan worden, maar ook een patroon geselecteerd kan worden.


20 5.2 Elementen invoegen Excel biedt de mogelijkheid om verschillende soorten grafische elementen in een werkblad in te voegen, zoals bijvoorbeeld figuren, grafieken, kaarten en objecten. In de "Standaard"-werkbalk zijn twee knoppen voorzien om dit te vergemakkelijken: de knop "Wizard Grafieken" en de knop "Tekenen". Het invoegen van grafieken, figuren en objecten kan ook gebeuren via het menu "Invoegen", en de respectievelijke onderdelen "Grafiek…", "Figuur" (met de subopdrachten "Illustratie…" en "Uit bestand…") en "Object…". Deze functies komen zo goed als volledig overeen met Word en PowerPoint, waar zij uitgebreid besproken werden (zie hoofdstuk Tekstverwerking en Presenteren). Het invoegen van reeds bestaande figuren (via de optie "Figuur") en objecten (via de optie "Object…" en het tabblad "Bestand gebruiken") gebeurt door het bestand (op schijf) te selecteren. Nieuwe objecten worden eerst in het daartoe geschikte programma aangemaakt (via de optie "Object…" en het tabblad "Nieuw"), en dan in het Excel-werkblad ingevoegd. 5.3 Rijen en kolommen aanpassen Hierboven werd reeds verwezen naar het belang van de kolom- en rijknoppen. Door met de linkermuisknop op één van deze knoppen te klikken, kan de bewuste rij of kolom geselecteerd en aangepast worden. Door met de rechtermuisknop op deze knoppen te klikken, verschijnt een handig contextmenu om eveneens aanpassingen door te voeren. Daarnaast kan een vergelijkbaar menu opgeroepen worden door met de rechtermuisknop op een individuele cel te klikken. Ondanks het feit dat het merendeel van deze instructies van toepassing is op individuele cellen, zal ook het menu bruikbaar blijken voor rijen kolommanipulaties. Ten vierde staan ook twee menu's ter beschikking: "Invoegen" en "Opmaak". De functies die daaronder terug te vinden zijn, zijn voor een groot deel vergelijkbaar met de functies in de twee menu's die met de rechtermuisknop bereikt kunnen worden. Het is vanzelfsprekend dat niet alleen individuele cellen gekopieerd, geknipt en geplakt kunnen worden, maar dat deze instructies ook gelden voor volledige rijen en kolommen. Hier is het nodig om een volledige rij of kolom via de rij- of kolomknop te selecteren, om dan de gewenste knip- of kopieerbeweging uit te voeren. De opties "Knippen", "Kopiëren" en "Plakken" zijn bereikbaar via de rechtermuisknop of via het menu "Bewerken". De basisprocedure om kolommen en rijen toe te voegen of te verwijderen is vergelijkbaar: eerst wordt de kolom of rij geselecteerd, en dan wordt de kolom of rij toegevoegd of verwijderd door gebruik te maken van de rechtermuisknop. Het menu "Invoegen" (met de opdrachten "Kolommen" en "Rijen") laat toe kolommen of rijen toe te voegen, het menu "Bewerken" (met de optie Verwijderen) kan ook gebruikt worden om geselecteerde kolommen of rijen te verwijderen. Meerdere kolommen of rijen verwijderen en toevoegen kan door de selectie uit te breiden tot meerdere kolommen of rijen. Een andere methode om kolommen of rijen toe


21 te voegen of te verwijderen, is met de rechtermuisknop op een individuele cel te klikken. In het contextmenu dat dan verschijnt, kunnen via de opties "Invoegen…" of "Verwijderen…" de twee onderstaande vensters opgeroepen worden. In deze vensters kan dan gekozen worden om hele rijen of hele kolommen toe te voegen of te verwijderen.

Ook om rijen en kolommen leeg te maken, is het nodig deze eerst te selecteren. Via de rechtermuisknop (de optie "Inhoud wissen") of via het menu "Bewerken" (de optie "Wissen") kan de inhoud van een volledige rij of kolom gewist worden. Ten vierde kan ook de rijhoogte en kolombreedte gewijzigd worden. Bij het opstarten van Excel hebben alle rijen en kolommen dezelfde grootte: een rijhoogte van 12,75 en een kolombreedte van 8,43. Er staan de gebruiker een aantal mogelijkheden ter beschikking om deze rijhoogte en kolombreedte te wijzigen. Een eerste methode is door een rij of kolom te selecteren en dan met de rechtermuisknop het menu op te roepen. In dit menu is de optie "Rijhoogte…" of "Kolombreedte…" beschikbaar al naargelang de selectie. De onderstaande vensters verschijnen door voor één van deze twee opties te kiezen.

Een andere methode maakt gebruik van het menu "Opmaak" en de opdrachten "Rij" en "Kolom". Onder deze opties zijn respectievelijk de opties "Hoogte…" en "Breedte…" terug te vinden, die de bovenstaande vensters genereren. Via de opties "Rij" en "Kolom" kunnen rijen en kolommen opnieuw de standaardhoogte en -breedte krijgen door de gelijknamige subopdrachten. Ook kunnen kolommen aangepast worden aan de breedte van de tekst door middel van de optie "AutoAanpassen aan selectie" aanpassen (onder het menu "Opmaak" en de optie "Kolom"). Indien een kolom geselecteerd werd, zal de kolombreedte zich richten op de langste tekst in de kolom. Ten slotte kan ook de "Rijhoogte" en "Kolombreedte" op nul gezet worden door middel van de instructie "Verbergen", die zowel via de rechtermuisknop als via het menu "Opmaak" (onder de optie "Rij" en "Kolom") bereikt kan worden. Verborgen rijen of kolommen worden terug


22 getoond via de instructie "Zichtbaar maken", die op dezelfde twee manieren bereikbaar is als "Verbergen". Ten vijfde kunnen ook de kolommen en rijen omgewisseld worden door de Transponeren-instructie. Hierdoor wordt het werkblad volledig gekanteld. Om dit effect te bereiken, dient een volledig werkblad eerst geselecteerd (bijvoorbeeld via de knop "Alles selecteren") en gekopieerd te worden. In een tweede stap wordt een nieuw werkblad aangemaakt. Door daarna voor "Plakken Speciaal…" onder het menu "Bewerken" te kiezen, verschijnt het volgende venster:

Door in dit venster een vinkje te plaatsen voor de optie "Transponeren", wordt het volgende resultaat bereikt: Voor

Na

Een laatste mogelijkheid is het centreren van tekst over de grenzen van een aantal kolommen heen. Om dit effect te bereiken kan enerzijds de knop "Centreren over kolommen" op de werkbalk "Opmaak" gebruikt worden, of anderzijds de optie "Celeigenschappen…" (cfr. supra). 5.4 Het werkblad opmaken Excel biedt ook een aantal mogelijkheden om het gehele werkblad op te maken. Ten eerste is het via het menu "Opmaak" en de optie "Blad" mogelijk een achtergrond te selecteren voor een werkblad (via de optie "Achtergrond"). Excel zal dan vragen een grafisch bestand te selecteren dat als achtergrond van het werkblad kan dienen. Een tweede optie onder het menu "Opmaak" en de optie "Blad" is de optie "Verbergen", waardoor het volledige werkblad verborgen kan worden (en niet alleen rijen en kolommen zoals hierboven beschreven werd). © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

23

Ten tweede laat Excel ook toe werkbladen in verschillende delen te verdelen. Door middel van deze deelvensters kunnen verschillende gebieden van een groot werkblad tegelijk bekeken worden. Het is dus niet zo dat er verschillende werkbladen ontstaan, maar wel dat er verschillende delen van een werkblad (bijvoorbeeld de kolom A tot C, en de kolom F tot H) tegelijk op het scherm getoond kunnen worden. Het maximum aantal deelvensters dat weergegeven kan worden is dus vier. Dit effect wordt bereikt door te kiezen voor de optie "Splitsen" onder het menu "Venster". De plaats van de actieve cel zal bepalen waar deze deelvensters komen. Om dit effect ongedaan te maken, volstaat het te kiezen voor de optie "Splitsing ongedaan maken" in hetzelfde menu Venster. Een tweede manier om met deelvensters te werken, is de splitsbalken, die zich respectievelijk boven de verticale schuifbalk en links van de horizontale schuifbalk bevinden te verslepen. Ook de grootte van de deelvensters kan bepaald worden door de splitsbalk(en) te verslepen. Splitsen

Titels blokkeren

Een variant hiervan is het blokkeren van titels. Met deze methode wordt niet alleen het werkblad in deelvensters ingedeeld, maar worden de bovenste en/of meest linkse deelvensters geblokkeerd. Dit effect wordt bereikt door in het "Venster"-menu te kiezen voor de optie "Titels blokkeren". Waar de deelvensters geplaatst worden, is ook hier afhankelijk van de actieve cel. 5.5 Pagina-instelling De pagina-instelling (menu "Bestand" en onderdeel "Pagina-instelling…") in Excel houdt nauw verband met het afdrukken. Het printen in Excel verloopt steeds via het menu "Bestand" en de optie "Printen…". Het "Pagina-Instelling"-onderdeel bestaat uit vier tabbladen. Het eerste en tweede tabblad ("Pagina" en "Marges") bevatten de eerder klassieke print-instellingen, waardoor bijvoorbeeld de afdrukstand, de vergrotings/verkleiningsfactor, het papierformaat, de afdrukkwaliteit en de verschillende marges bepaald kunnen worden.


24

De twee laatste tabbladen zijn vrij specifiek voor Excel: in het "Koptekst/voettekst"-tabblad kan een tekst boven en onder het af te drukken werkblad geplaatst worden. In het laatste tabblad kan ten eerste een "Afdrukbereik" ingevuld worden, waardoor slechts een bepaald gedeelte van het werkblad afgedrukt wordt. Het afdrukbereik is tegelijk ook een optie die bereikbaar is via het menu "Bestand". In deze laatste situatie wordt eerst het gewenste gedeelte van het werkblad geselecteerd, waarna het afdrukbereik gedefinieerd kan worden aan de hand van de optie "Afdrukbereik bepalen" onder de optie "Afdrukbereik" van het menu "Bestand". Om dit ongedaan te maken, kan ofwel gekozen worden voor de optie "Afdrukbereik wissen", of kan het gedefinieerde bereik in het tabblad "Blad" van de "Pagina-instelling" gewist worden. In het "Afdrukken"-gedeelte wordt ook de mogelijkheid geboden om de rijen kolomkoppen én de celrasterlijnen af te drukken. Zonder Rij- en kolomkoppen en zonder Celrasterlijnen

Met Rij- en kolomkoppen en met Celrasterlijnen

Het eindresultaat van de wijzigingen kan bekeken worden aan de hand van een afdrukvoorbeeld, bereikbaar via de gelijknamige optie onder het menu "Bestand", of via de knop "Voorbeeld" in het printvenster. In het afdrukvoorbeeld wordt het werkblad weergegeven zoals het op papier moet (of zou moeten) verschijnen. Via de knoppenbalk boven het Afdrukvoorbeeld kunnen onder andere de Printinstellingen (de knoppen "Instellen" en "Marges") alsnog gewijzigd worden. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

25

Verder kunnen in Excel ook Pagina-einden toegevoegd worden, via de gelijknamige optie in het menu "Invoegen". Niet onbelangrijk in dit verband is dan ook de weergave mogelijkheid "Pagina-eindevoorbeeld" (menu "Beeld"). Excel kent slechts twee weergavemodi, meestal wordt de normale weergavemodus gebruikt. Bij het overschakelen naar het pagina-eindevoorbeeld krijgt de gebruiker een globaal beeld op de manier waarop het werkblad in pagina's ingedeeld wordt. Die manier kan overigens nog aangepast worden aan de hand van het afdrukbereik (cfr. supra). 6 Verwijzingen Hierboven werd reeds uitvoerig ingegaan op de verschillende elementen van een werkblad: cellen, rijen en kolommen. Deze elementen kunnen ook op een indirecte wijze gebruikt worden. Het gaat daarbij voornamelijk om bewerkingen op de gegevens van het werkblad. Bij verwijzingen draait het niet zozeer om de inhoud van de cellen (de gegevens), maar eerder om de positie van die cellen. Excel kent twee verschillende manieren om naar cellen te verwijzen ("A1" en "R1K1"). Hieronder worden die twee manieren besproken. Daarbij wordt ook telkens ingegaan op absolute en relatieve verwijzingen. 6.1 Verwijzingsstijl A1 Standaard wordt in Microsoft Excel de verwijzingsstijl A1 gebruikt. Bij de uitleg over de verschillende elementen kwam die reeds aan bod. Bij deze verwijzingsstijl worden kolommen aangeduid met letters (A tot en met IV voor in totaal 256 kolommen) en rijen met nummers (1 tot en met 65536). Als de gebruiker naar een bepaalde cel wil verwijzen, typt hij de kolomaanduiding, gevolgd door het rijnummer. Als de gebruiker naar een bereik van cellen wil verwijzen, typt hij zoals gezegd eerst de verwijzing naar de cel in de linkerbovenhoek van het bereik, vervolgens een dubbele punt [:] en ten slotte de verwijzing naar de cel in de rechterbenedenhoek van het bereik. Hieronder volgen enkele voorbeelden van verwijzingen:


26 Verwijzing Betekenis A10

De cel in kolom A en rij 10

5:5

Alle cellen in rij 5

5:10

Alle cellen in de rijen 5 tot en met 10

H:H

Alle cellen in kolom H

H:J

Alle cellen in de kolommen H tot en met J

A10:A20

Het bereik van cellen in kolom A en de rijen 10 tot en met 20

B15:E15

Het bereik van cellen in rij 15 en de kolommen B tot en met E

A10:E20

Het bereik van cellen in de kolommen A tot en met E en de rijen 10 tot en met 20

6.1.1 Relatieve verwijzingen Een relatieve celverwijzing is een verwijzingstype die in een formule (cfr. infra) wordt gebruikt en die wordt aangepast als de formule naar een andere cel wordt gekopieerd. Zodra de formule op een andere plaats is geplakt, wordt de relatieve verwijzing in de nieuwe formule zo gewijzigd dat deze verwijst naar de cel die hetzelfde aantal rijen en kolommen is verwijderd van de formule als de oorspronkelijke cel van de oorspronkelijke formule. Het voorbeeld hieronder maakt een en ander duidelijk. Formule opstellen

Formule plakken

Relatieve verwijzing

Eerst wordt in cel B2 een formule geschreven. Die eenvoudige formule (=A1) zorgt ervoor dat de inhoud van cel B2 gelijk gesteld wordt aan de inhoud van cel A1. Deze formule wordt vervolgens gekopieerd naar de daaronderliggende cellen B3 tot B6. Het resultaat van die kopieer- en plakoperatie is dat de formule telkens aangepast werd. Zo blijkt uit de formulebalk van cel B6 dat de formule niet meer "=A1" is, maar "=A5". Inderdaad, de oorspronkelijke cel staat vier rijen verder (van rij 2 naar rij 6), maar de kolom is nog steeds dezelfde gebleven (kolom A). Deze positiewijziging heeft dus rechtstreekse gevolgen voor (het resultaat van) de formule.


27 6.1.2 Absolute verwijzingen Als de gebruiker niet wil dat verwijzingen worden aangepast wanneer een formule naar een andere cel gekopieerd wordt, wordt best een absolute verwijzing gehanteerd. De notatie is nog steeds dezelfde als bij relatieve verwijzingen, met dit verschil dat voor kolommen of rijen die niet veranderd mogen worden dollartekens [$] geplaatst dienen te worden. Sommige celverwijzingen zijn dus gemengd: ofwel de kolom, ofwel de rij zijn niet vastgelegd. Een absolute rijverwijzing heeft dus de vorm A$1, B$1, enz. Een absolute kolomverwijzing heeft de vorm $A1, $B1, enz. Hetzelfde voorbeeld als hierboven wordt gehanteerd om de verschillen duidelijk te maken. Formule opstellen

Formule plakken


Opnieuw wordt een eenvoudige formule aangemaakt in cel B2, zij het ditmaal met een absolute verwijzing (=$A$1). Vervolgens wordt deze formule geplakt in de vier daaronderliggende cellen. Dit heeft geen gevolgen voor het resultaat van de formules. Zo is de waarde van cel B6 dezelfde als cel B2. Zowel de kolom als de rij waren immers vastgelegd in de oorspronkelijke formule.


28 Formule opstellen

Formule plakken


Hetzelfde wordt nogmaals overgedaan, maar ditmaal met een absolute kolomverwijzing. De formule in cel B2 luidt dus als volgt "=$A1". Het plakken van deze formule in cel B3 tot cel B6 heeft wel gevolgen voor (het resultaat van) de formules. Aldus blijkt dat de formule in cel B6 gewijzigd is in "=$A5". In de formule was de kolom immers vastgelegd, terwijl de rij nog steeds kon variëren. Formule opstellen

Formule plakken


Omgekeerd kan ook een absolute rijverwijzing gebruikt worden. De formule in cel B2 wordt dan "=A$1". Het plakken van deze formule in de vier onderliggende cellen heeft effect op (het resultaat van) de formule. Er heeft zich bij het plakken immers geen verspringing van kolom voorgedaan. 6.1.3 Schakelen tussen relatieve en absolute verwijzingen Het wijzigen van relatieve in absolute verwijzingen kan ofwel manueel, ofwel automatisch gebeuren. In beide gevallen dient eerst de cursor in de formulebalk geplaatst te worden. Dit gebeurt het best met de muis. Manueel kunnen dan op de gewenste positie dollartekens toegevoegd of verwijderd worden. Een eenvoudigere manier is gebruik te maken van functietoets "F4". Dit heeft voor gevolg dat alternerend van verwijzingstype gewisseld wordt, zoals uit onderstaande figuur blijkt.


29


Absolute kolomverwijzing

Absolute verwijzing

F4 Absolute rijverwijzing

6.1.4 3D-verwijzingen De voorgaande verwijzingstypes hadden steeds betrekking tot cellen die zich op één en hetzelfde werkblad bevonden. Het is echter ook mogelijk om met gegevens te werken die op verschillende werkbladen staan. Dit voegt als het ware een derde dimensie toe aan de verwijzingen, vandaar de term "3D-verwijzingen". Deze verwijzingen kunnen manueel of aan de hand van de muis opgesteld worden. De manuele manier werkt zoals bij gewone verwijzingen. Een bereik van werkbladen wordt ook gescheiden door een dubbelpunt [:]. Indien zowel naar bladen als naar cellen verwezen wordt, wordt een uitroepingsteken gehanteerd om beide bereiken te scheiden [!]. Deze notaties kwamen reeds in het onderdeel over bereiken aan bod. Hier worden ze voor de volledigheid nogmaals herhaald. Bereik

Voorbeeld

Absoluut [!]

BLAD2!A1

3D [!]

BLAD2:BLAD6!A3:D3 cellen A3 tot D3 op Blad2 tot Blad6

cel A1 op Blad2

Vermits een combinatie van bereiken al vrij snel onoverzichtelijk wordt, is het in vele gevallen handiger en sneller om met de muis verwijzingen aan te maken over verschillende bladen heen. Net als in enkelvoudige verwijzingen wordt eerst een selectie gemaakt van cellen, met dit verschil dat ditmaal bladen geselecteerd dienen te worden. Dit gebeurt door op het tabblad van elk werkblad (onderaan links) te klikken en tegelijk de SHIFT-toets ingedrukt te houden. Op die manier zal naar de geselecteerde cellen op elk van die bladen verwezen worden. 6.2 Verwijzingsstijl R1K1 Naast de staandaard A1-notatie kan ook de R1K1-verwijzingsstijl gehanteerd worden. Hierbij worden niet alleen de rijen, maar ook de kolommen genummerd. De locatie van een cel wordt nu weergegeven door een "R", gevolgd door het rijnummer en een "K", gevolgd door het kolomnummer. Deze stijl wordt veel minder gebruikt, maar komt vooral bij berekeningen in macro's goed van pas. Het gebruik ervan moet bovendien expliciet in- of uitgeschakeld worden. Dit gebeurt © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

30 door in het menu "Extra" onder het tabblad "Algemeen" van het onderdeel "Opties" het instellingenvakje "Verwijzingstype R1K1" in of uit te schakelen.

Voor de volledigheid geven we hieronder ook enkele voorbeelden. Ook hier kunnen absolute en relatieve verwijzingen gebruikt worden. Verwijzing Betekenis R2K2

Een absolute verwijzing naar de cel die zich in de tweede rij en de tweede kolom bevindt.

R[-2]K

Een relatieve verwijzing naar de cel die zich twee rijen hoger en in dezelfde kolom bevindt.

R[2]K[2]

Een relatieve verwijzing naar de cel die zich twee rijen lager en twee kolommen naar rechts bevindt.

R[-1]

Een relatieve verwijzing naar de hele rij die zich boven de actieve cel bevindt.

R

Een absolute verwijzing naar de huidige rij.

7 Formules Zoals reeds in de Inleiding vermeld werd, is Microsoft Excel een rekenprogramma bij uitstek. Het kan daarbij niet wedijveren met zwaardere pakketten als SPSS en SAS, maar het biedt niettemin een groot arsenaal aan rekenfuncties. De meeste daarvan zitten vervat in zogenaamde Formules.


31 7.1 Algemene opbouw van formules Formules zijn de commando's die aan Excel gegeven worden om bepaalde bewerkingen uit te voeren op bepaalde gegevens. Deze formules worden hetzij rechtstreeks in een cel getypt (of in de formulebalk), hetzij aan de hand van hulpvensters opgesteld. Het resultaat van deze formules verschijnt als een getal in de cel waarin de formule opgegeven werd. In de formulebalk verschijnt daarentegen nog steeds de formule die aan de basis lag van dit getal.

Formules bestaan uit een aantal elementen. Het allereerste element, dat tevens de hoeksteen van elke formule vorm is het gelijkheidsteken [=]. Het invoegen van dit teken is voor Excel een signaal dat een wiskundige uitdrukking zal volgen. Vervolgens worden in formules celverwijzingen opgegeven (cfr. supra). Die verwijzen naar de gegevens in de Excel-werkmap waarop bewerkingen zullen uitgevoerd worden. Het laatste element ten slotte zijn de operators. Een operator is een teken of een symbool dat het type berekening aangeeft (zoals optellen, aftrekken of vermenigvuldigen) dat op de elementen van een formule moet worden uitgevoerd. Excel kent vier soorten operatoren: •

Rekenkundige operators waarmee de rekenkundige basisbewerkingen

•

Vergelijkings- of logische operators waarmee twee waarden worden

• •

worden uitgevoerd

vergeleken en die de waarde WAAR of ONWAAR opleveren. De tekstoperator & waarmee twee tekenreeksen worden gecombineerd of bij elkaar worden gevoegd tot één tekstwaarde. Verwijzingsoperators waarmee van twee verwijzingen één verwijzing naar een cel of cellenbereik wordt gemaakt.

Equatieteken

Operator

Celverwijzing

7.2 Soorten beschikbare formules Excel kent uiteenlopende types formules. Deze zijn geordend in een aantal hoofdcategorieën, die telkens een groot aantal operators bevatten. Door op de werkbalk "Algemeen" op de knop "Functie plakken" te klikken, krijgt de gebruiker een overzicht van alle mogelijke categorieën en functies (cfr. infra). Een klik op een functie in datzelfde venster levert onderaan het scherm ook telkens een korte


32 uitleg van de functie uit, vergezeld van de correcte syntaxis. Onderstaande tabel biedt een overzicht van deze functiecategorieën. Functiecategorie Betekenis Laatst gebruikt

Deze categorie is variabel van aard en omvat de laatst (en dus meestal ook vaakst) gebruikte formules

Alles

Deze categorie omvat alle mogelijke functies, ongeacht hun verschillende betekenissen.

Financieel

Deze categorie heeft betrekking op financiële verrichten zoals rente, cashflow en afschrijvingen.

Datum en tijd

Dit omvat voornamelijk functies om te werken met tijdselementen zoals seconden, minuten, uren, dagen, maanden, weken, jaren, enz.

Wiskunde en trigonometrie

Dit is één van de grootste categorieën en omvat een heel arsenaal aan wiskundige en meetkundige functies zoals sinus, cosinus, tangens, faculteit, graden, enz.

Statistisch

Dit is de grootste categorie en biedt de meeste functies aan die ook in gespecialiseerde pakketten als SPSS en SAS vervat zitten.

Zoeken en verwijzen

Deze operators maken het mogelijk om op een indirecte manier met gegevens te werken en hebben eerder betrekking op de cellen zelf dan op hun inhoud.

Database

Deze functies zijn grotendeels equivalent aan de bewerkingen die mogelijk zijn in databasepakketten als MS FoxPro of MS Access.

Tekst

Deze operators hebben betrekking op tekstuele gegevens, zoals bijvoorbeeld substitueren, hoofd- of kleine letters, enz.

Logisch

Dit zijn de traditionele operators uit de logica zoals "Als", "Waar", "Onwaar", enz.

Info

Dit zijn allemaal operators die een vraag oproepen die enkel met "waar" of "niet waar" beantwoord kan worden en zijn zowel tekstueel als niet-tekstueel van aard.

Door gebruiker gedefinieerd

Hier kan de gebruiker eventueel ontbrekende functies zelf opstellen en later toepassen op de gegevens.

7.3 De Wizard Formules Formules worden in Excel hetzij manueel, hetzij aan de hand van een zogenaamde wizard opgebouwd. De manuele manier van opstellen veronderstelt een grondige voorafgaandelijke kennis van de gebruiker op het vlak van celverwijzingen en operators. Het is daarom meer aangewezen om gebruik te maken de wizard die Excel aanbiedt. Deze wizard is echter minder expliciet dan bij de opbouw van grafieken en draaitabellen of bij de invoer van externe gegevens. De verschillende stappen worden immers niet expliciet van elkaar onderscheiden, maar eerder als een reeks opeenvolgende vensters achter elkaar geplaatst. Eerst dient de cel waar het resultaat moet verschijnen geselecteerd te worden. De wizard wordt dan opgestart aan de hand van de optie "Functie..." in het menu "Invoegen" of nog via de knop "Functie plakken" op de werkbalk "Standaard". © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

33 Daarop verschijnt het hierboven reeds vermelde venster "Functie", waarin alle mogelijke operators in een aantal hoofdcategorieën weergegeven worden (cfr. supra). Eerst selecteert de gebruiker een categorie en daarbinnen klikt hij de gewenste bewerking aan. Onderaan het venster verschijnt een korte beschrijving van de operator, alsook de correcte syntaxis voor het gebruik ervan.

Na de keuze voor de gewenste operator, dienen de gegevens geselecteerd te worden waarop deze bewerking toegepast moet worden. Na een druk op de "OK"knop verschijnt daarvoor automatisch een venster dat toegespitst is op de geslecteerde operator. De syntaxis ervan wordt daarin namelijk nogmaals uitgebreid toegelicht, met ditmaal de mogelijkheid voor de gebruiker om een aantal argumenten en parameters zelf in te stellen.


34 Om deze argumenten en parameters op te geven, moet meestal teruggegrepen worden naar de gegevensbladen. Een druk op een speciaal daarvoor bestemde knop plaatst het bewerkingsvenster tijdelijk op de achtergrond en geeft het volledige werkblad weer. De gebruiker kan daarin de gegevens met de muis selecteren, waarna die onder de vorm van celverwijzingen in het invoervak zullen verschijnen.

Om terug te gaan naar het bewerkingsvenster volstaat het na de selectie opnieuw op die knop te klikken of op de "Enter"-toets te drukken. Uiteraard kunnen deze gegevens ook manueel ingevoerd worden volgens de conventies van de celverwijzingen, maar dit veronderstelt wel een grondige kennis van het gegevensbestand.


35

Nu de gewenste gegevens in het juiste invoervak ingevuld zijn, volstaat een druk op de "OK"-knop om het resultaat van de bewerking ook effectief in de gewenste cel te doen verschijnen. Daarmee is meteen de wizard ook afgesloten. Merk ook op dat het uiteindelijke resultaat reeds in het bewerkingsvenster te zien was. De cel die voor het opstarten van de wizard actief was gemaakt en die nu het resultaat van de formule bevat, kan nog steeds verplaatst worden zonder noemenswaardige gevolgen voor dit resultaat.

Actieve cel: F16

Actieve cel: F14

7.4 Meerdere formules combineren Het is eveneens mogelijk om verschillende functies met elkaar te combineren in één formule. Daarvoor hoeft de wizard niet opnieuw doorlopen te worden. De snelste manier is om in de formulebalk van een bestaande formule een aanvulling te typen op basis van een andere functie. Deze manier van werken houdt uiteraard wel een risico op fouten in. Het werken met verschillende (wiskundige) operatoren brengt ook met zich mee dat extra aandacht moet besteed worden aan de voorrangsregels van de bewerkingen. Voor de volledigheid worden ze hieronder nogmaals op een rijtje gezet. Prioriteit Bewerking

Symbool

1.

Machtsverheffing

^

2.

Vermenigvuldiging

*

3.

Deling

/

4.

Op- en aftelling

5.

Twee tekenreeksen aan elkaar koppelen

+ en &

Een andere manier om formules te combineren, bestaat eruit een bestaande formule als een argument voor een nieuwe formule te gebruiken. Een goed voorbeeld hiervan is de logische operator "ALS". De syntaxis van deze operator vertrekt van een door de gebruiker te bepalen voorwaarde en voert naargelang het al dan niet beantwoorden aan deze voorwaarde een eveneens door de gebruiker te bepalen argument uit.


36

In bovenstaand voorbeeld wordt als voorwaarde gesteld dat de inhoud van een cel leeg is of gelijk is aan nul. Indien aan deze voorwaarde voldaan is, wordt de cel opgevuld met de tekstboodschap "Deze cel is leeg". Indien daarentegen niet aan deze voorwaarde voldaan is, wordt de celinhoud van de geselecteerde cel gelijkgesteld aan cel F16. Uit voorgaande voorbeelden blijkt dat deze cel het gemiddelde van een reeks prijzen weergeeft. De celverwijzing is bovendien relatief, zodat bij een verschuiving van cel F16 de "Waarde-als-onwaar" in de ALSfunctie ook aangepast wordt. 8 Draaitabellen In Excel zijn een aantal niet onbelangrijke analysetechnieken voorzien. Eén van de meest gebruikte technieken is de frequentietabel, die in Excel de naam draaitabel heeft meegekregen. Aan de hand van draaitabellen kunnen grote hoeveelheden gegevens samengevat worden op basis van een aantal gekozen indelings- en berekeningswijzen. 8.1 Basisprincipes van een draaitabel Draaitabellen kunnen aangemaakt worden op basis van de gegevens in een werkblad7. Dit vertrekpunt wordt in Excel een bronlijst (of brontabel) genoemd.

7

Ook externe bronnen (zoals Access-, FoxPro- of dBase-bestanden) kunnen als basis voor een draaitabel dienen. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

37

In het Excel-jargon wordt een draaitabel opgebouwd op basis van een bronlijst en velden met de nodige onderdelen. De velden zijn de variabelen van de analyse. Zij verwijzen naar een bepaalde meting van een bepaald verschijnsel. Onderdelen zijn de categorieën (of waarden) van een veld. In het bovenstaande voorbeeld over een tweedehandsverkoper van Audi's zijn er vier velden: product, bouwjaar, producent en prijs. Het veld "Bouwjaar" heeft zeven verschillende categorieën (namelijk van 1992 tot en met 1998), terwijl het veld "Product" er vijftien heeft. Excel maakt een onderscheid tussen twee types velden: ten eerste de velden die de structuur van de tabel leveren (oftewel de categorieën van de tabel leveren, vandaar de naam categoriale variabelen). De onderdelen van deze velden worden de labels (of categorieën) van de tabel genoemd. Deze labels (of draaitabelonderdelen) kunnen in een kolom, rij of op verschillende pagina's terecht komen. Het tweede type zijn de gegevensvelden (of analysevariabelen), waarvan de onderdelen in het gegevensgebied van de tabel samengevat worden. De eigenlijke onderdelen (of in deze context beter: waarden) van gegevensvelden komen meestal niet meer in de tabel voor. In de meeste gevallen zijn deze gegevens numerisch, maar het gebruik van gegevensvelden met tekstonderdelen blijft echter wel mogelijk. Velden

Rijvelden Kolomvelden Paginavelden

Gegevensvelden

Een voorbeeld om dit te verduidelijken. We baseren ons op de hierboven afgedrukte bronlijst om deze draaitabel te construeren (cfr. infra). "Bouwjaar" en "Model" zijn na deze constructie respectievelijk kolomveld en rijveld geworden. Het veld "Prijs" is gedefinieerd als een gegevensveld.


38

Gegevensvel

Kolomveld

Kolomlabels

Rijtotaal

Rijveld Rijlabels

Gegevensgebie

Kolomtotaal

Bovenstaande klassieke tabel kan op een eenvoudige manier aangepast worden door met de verschillende velden te schuiven (cfr. infra). Zo is in het onderstaande voorbeeld het veld "Model" een paginaveld geworden. Een paginaveld laat toe een draaitabel op te delen in verschillende pagina's, zodat de draaitabel voor elke categorie van dit veld apart bekeken kan worden. Door middel van het trekmenu naast dit veld, kunnen twee types draaitabellen weergegeven worden: enerzijds een tabel met alle zeven categorieën en anderzijds een afzonderlijke tabel per categorie. Tabel van alle categorieën van een paginaveld

Door op het pijtje rechts in cel B1 te klikken, komt een trekmenu te voorschijn met alle onderdelen van het paginaveld. Aan de hand van een keuze uit dit menu kan een afzonderlijke tabel weergegeven worden van de geselecteerde categorie.


39 Tabel van één categorie van een paginaveld

Hierboven staan twee afzonderlijke tabellen voor respectievelijk de categorieën "A4" en "A8", die genereerd werden na een keuze uit het trekmenu van het paginaveld.

In het gegevensgebied worden - zoals hierboven reeds vermeld - de onderdelen van een gegevensveld samengevat. Deze samenvatting kan op een aantal manier gebeuren. Standaard wordt voor numerieke waarden de functie "Som" gebruikt. Als het gegevensveld tekstonderdelen bevat voor standaard gekozen voor de functie "Aantal". In het eerste geval worden de numerieke waarden voor een bepaald veldlabel (dus voor een bepaalde categorie) samengeteld, in het tweede geval wordt nagegaan hoeveel keer een bepaalde categorie voorkomt. Toegepast op het hierboven beschreven voorbeeld, geven deze twee functies het volgende resultaat: Som

In dit geval wordt voor elk van de zeven categorieën van "Bouwjaar" de waarden van "Prijs" opgeteld. Voor de categorie "1998" bijvoorbeeld wordt de waarde 2638000 berekend op basis van de som van 689000 en 1949000.

Aantal

Hier wordt voor elk van de zeven categorieën van "Bouwjaar" nagegaan hoeveel maal een waarde voor "Prijs" ingevuld is. Voor de categorie "1997" zijn er bijvoorbeeld drie waarden voor "Prijs": namelijk één A4, één A6, één A8 en één S6.

Naast de twee standaard-functies "Som" en "Aantal" kunnen ook nog een aantal andere functies geselecteerd worden. De tabel hieronder geeft hiervan een overzicht:


40 Functie

Betekenis

Som

De som van de waarden in de bijbehorende gegevens. Dit is de standaardsamenvattingsfunctie voor numerieke gegevensvelden.

Aantal

Het aantal records of rijen in de bijbehorende gegevens. Dit is de standaardsamenvattingsfunctie voor niet-numerieke gegevensvelden.

Gemiddelde

Het gemiddelde van de waarden in de bijbehorende gegevens.

Maximum

De hoogste waarde in de bijbehorende gegevens.

Minimum

De laagste waarde in de bijbehorende gegevens.

Product

Het product van de bijbehorende gegevens.

Getallen tellen

Het aantal records of rijen met numerieke gegevens in de bijbehorende gegevens.

Stdev

Een schatting van de standaarddeviatie van een populatie, waarbij de bijbehorende gegevens de steekproef vormen.

Stdevp

De standaarddeviatie van een populatie, waarbij de bijbehorende gegevens de volledige populatie vormen.

Var

Een schatting van de variantie van een populatie, waarbij de bijbehorende gegevens de steekproef vormen.

Varp

De variantie van een populatie gegevens, waarbij de bijbehorende gegevens de volledige populatie vormen.

De manier van samenvatten is één van de vragen die bij de aanmaak van een draaitabel in de Wizard gesteld worden (zie 8.2). Latere wijzigingen kunnen gebeuren door middel van het "Draaitabelveld"-venster. Dit venster kan opgeroepen via het menu "Data" en de optie "Draaitabel- en draaigrafiekrapport…", of via de rechtermuisknop. In het eerste manier is het wel nodig dat de actieve cel in het gegevensgebied staat, of in de linkerbovenhoek van de draaitabel, in het tweede geval moet de cursor op één van deze twee gebieden staan. 8.2 Aanmaak van een draaitabel Excel beschikt over een Wizard om onder begeleiding draaitabellen aan te maken. Deze Wizard telt vier schermen en wordt opgestart door middel van het "Data"menu en de optie "Draaitabel- en draaigrafiekrapport…". Door de knop "Wizard Draaitabellen" op de werkbalk "Draaitabel" kan deze wizard eveneens opgestart worden. Indien de gegevens voor de draaitabel in een werkblad staan, is de beste strategie het gewenste gebied te selecteren voor de Wizard gestart wordt. In een eerste venster van de Wizard wordt gevraagd naar de bron van de gegevens. We beperken ons in de bespreking van de Wizard tot de eerste mogelijkheid, waar de gegevens in een werkblad zijn opgenomen.


41

Indien voor deze eerste mogelijkheid wordt gekozen, en op de toets "Volgende" wordt geklikt, wordt in het tweede scherm van de Wizard gevraagd het bereik te definiëren. Indien vooraf reeds een bereik werd geselecteerd, zal dit bereik hier in het scherm verschijnen.

In het derde venster van de Wizard wordt gevraagd naar de plaatsing van de draaitabel aan de hand van de begincel. Die kan ofwel op een nieuw werkblad geplaatst worden, ofwel op het bestaande werkblad op een aan te geven cel. In het eerste geval komt de draaitabel standaard in de linkerbovenhoek van het nieuwe werkblad te staan. De gebruiker kan nu de Wizard afsluiten door op de knop "Voltooien" te klikken. Alvorens daartoe over te gaan, is het nuttig om de structuur van de draaitabel vast te leggen aan de hand van de knoppen "Indeling…" en "Opties…". Die structuur kan evenwel ook na het afsluiten van de Wizard bepaald worden.


42 Via de knop "Opties…" krijgt de gebruiker de mogelijkheid om de draaitabel een naam te geven, in te grijpen in de uiterlijke kenmerken van de tabel (onder andere opmaak, weergave en afdruk) en om niet-specifieke tabelelementen zoals rijen kolomtotalen al dan niet weer te geven.

De knop "Indeling…" opent een afzonderlijk venster die de gebruiker de mogelijkheid biedt om de draaitabel op voorhand vorm te geven. Rechts in dit venster verschijnen knoppen met de velden die mogelijk in de draaitabel gebruikt zullen worden. Deze knoppen worden gevormd op basis van de kolomlabels van het geselecteerde gegevensbereik bij het opstarten van de Wizard. Afhankelijk van de plaats waar deze veldknoppen naartoe gesleept worden op tabel in het midden van dit venster, zal het bewuste veld een rij-, kolom-, pagina- of gegevensveld worden en in de tabel opgenomen worden. Het is evenwel niet noodzakelijk alle veldknoppen een plaats in de tabel te geven.


43 Indien de veldknop "Bouwjaar" op het bereik "Rij", en de veldknop "Product" op het bereik "Gegevens" wordt gesleept, zal dit uiteindelijk leiden tot het volgende resultaat:

De weergave van deze velden kan op zijn beurt ook aangepast worden door te dubbelklikken op één van de veldknoppen. Daardoor verschijnt een "Draaitabelveld"-venster op het scherm, die de gebruiker uitgebreide mogelijkheden biedt om het bewuste veld aan te passen. Afhankelijk van de plaats (en dus ook het statuut) van de veldknoppen zal dan één van de twee onderstaande "Draaitabelveld"-vensters verschijnen. Veldknop bevindt zich nog aan de rechterzijde, of is een rij-, kolom-, of paginaveld.

Veldknop is een gegevensveld.

De knop "Opties" in het "Draaitabelveld"-venster van een gegevensveld biedt bovendien een aantal extra mogelijkheden. Het Draaitabelveld-venster wordt vergroot om een zogenaamde 'aangepaste berekening' uit te voeren: waarden van cellen in het gegevensgebied kunnen dan berekend worden op basis van waarden van andere cellen in het gegevensgebied (cfr. infra). 8.3 Draaitabellen wijzigen Om draaitabellen te wijzigen, staan de gebruiker een aantal mogelijkheden ter beschikking: het "Data"-menu, de rechtermuisknop-menu en de "Draaitabel"-


44 werkbalk. Daarnaast kunnen de gegevens in de draaitabel steeds overschreven worden. Rechtermuisknop-menu

Draaitabel-werkbalk

Het onderste gedeelte van de werkbalk bevat nogmaals alle veldknoppen, die ook in het "Draaitabel"-venster weergegeven werden (cfr. supra). Hier geldt hetzelfde principe: de gebruiker kan de knoppen van of naar de werkbalk slepen op de draaitabel om de structuur ervan naar eigen goeddunken aan te passen. Verder komen beide hulpmiddelen om de draaitabel aan te passen (menu en werkbalk) in grote mate overeen met elkaar.

8.3.1 Het statuut van velden wijzigen Hierboven werd reeds de manier om een draaitabel aan te maken besproken. Daarbij werd vermeld dat de structuur van draaitabellen flexibel is en door de gebruiker zelf aangepast kan worden tijdens of na de wizard draaitabellen. De gemakkelijkste manier om met veldknoppen te schuiven is via de werkbalk "Draaitabel" (cfr. supra). Een langere weg loopt via het onderdeel "Draaitabel en draaigrafiekrapport…" in het menu "Data", waarmee opnieuw het laatste venster van de wizard opgeroepen wordt. De knop "Indeling…" biedt de gebruiker dan de mogelijkheid om zowel de veldknoppen van plaats om te wisselen als de veldgegevens aan te passen (cfr. supra). In de draaitabel zelf kunnen de veldknoppen nog versleept worden om ze een ander statuut te geven. Bij het slepen kan de cursor vijf mogelijke vormen aannemen:


45 Cursor

Betekenis Maak van dit veld een paginaveld Maak van dit veld een rijveld Maak van dit veld een kolomveld Maak van dit veld een gegevensveld Verwijder dit veld uit de draaitabel

8.3.2 Het groeperen van gegevens De functie "Groeperen" laat toe categorieën van velden samen te voegen. Dit kan handig zijn bij velden waarvan de categorieën moeilijk een beeld geven van het eigenlijke verloop van de velden. Deze functie is bereikbaar via de rechtermuisknop ("Overzicht"/Groeperen…") of via het "Data"-menu en het onderdeel "Overzicht"/"Groeperen…". In het onderstaande voorbeeld wordt het veld "Prijs" een rijveld, en "Model" (beperkt tot de categorieën "A4", "A6" en "A8") zowel een kolomveld als een gegevensveld. Het veld "Prijs" wordt vervolgens gehergroepeerd per schijven van 250.000 Bfr.


46 Draaitabel zonder groepering

Draaitabel met gegroepeerd rijveld

8.3.3 De weergave van gegevens aanpassen Bij de algemene beginselen van draaitabellen werd reeds vermeld dat gegevensvelden op een andere manier kunnen weergegeven worden aan de hand van andere berekeningswijzen. Die kunnen bepaald worden door in de draaitabel te dubbelklikken op het gegevensveld en de knop "Opties>>" in te drukken (cfr. supra). De 'aangepaste berekeningswijzen' kunnen geselecteerd worden aan de hand van het trekmenu onder "Gegevens weergeven als". Zowat de meest gebruikte 'aangepaste berekeningswijzen' zijn "% van rij" en "% van kolom". Hierdoor worden de waarden in het gegevensgebied gerelateerd aan de rij- of de kolom(eind)totalen8. In het onderstaande voorbeeld is eerst de standaard-berekeningswijze gehanteerd. Het gegevensveld is "Prijs" en de gegevens zijn samengevat aan de hand van de functie Som. In deze draaitabel zijn zowel de rij- als de kolomtotalen opgenomen. Als we cel D6 als voorbeeld nemen, kunnen zowel rij- als kolompercentages voor deze cel manueel berekend worden: het rijtotaal is 8

Rijpercentages worden berekend door de celwaarde te delen door het rijtotaal en te vermenigvuldigen met 100. Kolompercentages door de celwaarde te delen door het kolomtotaal en te vermenigvuldigen met 100. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

47 1.276.000, waardoor het rijpercentage voor de actieve cel 881.000/1.276.000 (of 69.04%) wordt. Het kolomtotaal is 3.875.000, waardoor het kolompercentage voor de actieve cel 881.000/3.875.000 (of 22.73%) wordt. Om deze berekeningen voor alle cellen automatisch uit te voeren, kan via de "Opties"-knop van het "Draaitabelveld"-venster gekozen worden voor "% van rij" of voor "% van kolom", met een resultaat zoals hieronder afgebeeld staat. Merk ook op dat de percentages, die standaard met twee decimalen achter de komma in de draaitabel verschijnen, afgerond zijn met de daartoe bestemde knop op de werkbalk "Opmaak" (cfr. supra). Som

% van rij

% van kolom

Onderstaande tabel geeft een overzicht van alle 'aangepaste berekeningswijzen':


48 Berekeningswijz Betekenis e Verschil met

Geeft de gegevens in het gegevensgebied weer als het verschil tussen het opgegeven basisveld en basisonderdeel.

% van

Geeft alle gegevens in het gegevensgebied weer als een percentage van het opgegeven basisveld en basisonderdeel.

% verschil met

Geeft alle gegevens in het gegevensgebied weer volgens dezelfde methode als de functie Verschil met, maar geeft het verschil als een percentage van de basisgegevens weer.

Voorlopig totaal in

Geeft de gegevens voor opeenvolgende onderdelen als een voorlopig totaal weer. U selecteert het veld waarvan u de onderdelen in een voorlopig totaal wilt weergeven.

% van rij

Geeft de gegevens in elke rij weer als een percentage van de totale waarde van de rij.

% van kolom

Geeft de gegevens in elke kolom weer als een percentage van de totale waarde van de kolom.

% van totaal

Geeft de gegevens in het gegevensgebied weer als een percentage van de totale waarde van alle gegevens in de draaitabel.

Index

Geeft de gegevens weer met gebruikmaking van de volgende algoritme: ((waarde in cel) x (Eindtotaal)) / ((Totaal van rijen) x (Totaal van kolommen))

8.3.4 Gegevens vernieuwen Een functie die eveneens via het rechtermuisknop-menu als de menubalk bereikbaar is, is het vernieuwen van de gegevens. Dit wil zeggen dat op het moment dat de bronlijst of de brontabel gewijzigd wordt, door middel van de functie "Gegevens vernieuwen" de tabel aan de vernieuwde bronlijst aangepast worden zonder opnieuw de volledige Wizard te hoeven doorlopen.


MICROSOFT EXCEL 2000 EEN INLEIDING

Recommend Documents