MICROSOFT POWERPOINT 2000 EEN INLEIDING

MICROSOFT POWERPOINT 2000 EEN INLEIDING

MTSO-INFO 10

NILS NEYT DIMITRI MORTELMANS 2000

Faculteit PSW – Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans ([email protected]) Tel : +32 (03) 820.28.53 - Fax : +32 (03) 820.28.82

MTSO-INFO

Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema’s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma’s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op http://www.ua.ac.be/mtso. Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding.

WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma’s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

MICROSOFT POWERPOINT 2000. EEN INLEIDING Inhoud

1 INLEIDING .................................................................................................................................................. 2 1.1 HULP BIJ HET MAKEN VAN NIEUWE PRESENTATIES .................................................................................. 2 1.2 DE SCHERMINDELING VAN POWERPOINT ................................................................................................. 3 2 HET STRUCTUREREN VAN PRESENTATIES..................................................................................... 5 3 DE OPMAAK VAN PRESENTATIES ...................................................................................................... 8 3.1 ONTWERPSJABLONEN EN KLEURENCOMBINATIES .................................................................................... 8 3.2 TEKST .................................................................................................................................................... 10 3.3 GRAFISCHE ELEMENTEN ........................................................................................................................ 11 3.3.1 Basiskenmerken van grafische objecten .................................................................................. 11 3.3.2 Basistechnieken voor het tekenen ............................................................................................ 14 3.3.3 Illustraties, figuren en objecten invoegen................................................................................ 17 3.4 SPECIALE EFFECTEN .............................................................................................................................. 19 3.4.1 Opbouw van dia’s.................................................................................................................... 19 3.4.2 Overgangen tussen dia’s ......................................................................................................... 22 3.5 TIJDSINSTELLINGEN VAN ELEKTRONISCHE PRESENTATIES ..................................................................... 23 3.6 NOTITIES EN HAND-OUTS MAKEN VOOR HET PUBLIEK ........................................................................... 24 3.6.1 Hand-outmodellen ................................................................................................................... 24 3.6.2 Notitiemodellen........................................................................................................................ 25

© MTSO – INFO / UA - FPSW

2

In dit document gaan we dieper in op de mogelijkheden van presentatiesoftware om hulpmiddelen te maken voor presentaties. Presentatiesoftware is momenteel zo ver ontwikkeld dat de thuisgebruiker zelf tot zeer professionele resultaten kan komen. Van alle hulpmiddelen bij het presenteren, is presentatiesoftware alleen geschikt voor het maken van sheets (zwart-wit en in kleur), elektronische presentaties en dia’s. Voor deze laatste is het wellicht niet mogelijk om de dia’s zelf te maken maar met de software kan men wel dia’s ontwerpen. Als men het bestand dan doorspeelt aan een gespecialiseerde zaak, kunnen deze met jouw ontwerp dia’s maken. We gaan in deze paragraaf niet verder in op het maken van dia’s. Hoewel er veel softwareprogramma’s op de markt zijn, hebben we geopteerd om hier Powerpoint als basis te gebruiken en meerbepaald de versie 2000 van het pakket. 1 Inleiding De basiseenheid van een tekstverwerker als Word is een alinea. Die van een spreadsheet als Excel is een cel op het werkblad. De basiseenheid voor Powerpoint is de dia. De term dia is verwarrend omdat het niet letterlijk om dia’s gaat. Een dia in Powerpoint kan een overheadsheet zijn, een sheet in een elektronische presentatie of een echte dia. Je zou ze kunnen vergelijken met pagina’s in Word of werkbladen in Excel. Het pakket bevat een heel arsenaal layouttechnieken die de gebruiker in staat stellen om deze dia’s zo goed mogelijk op te maken met het oog op de presentatie. 1.1 Hulp bij het maken van nieuwe presentaties Bij het opstarten van het programma wordt aan de gebruiker verschillende opties aangeboden: de Wizard Autoinhoud starten, een Ontwerpsjabloon kiezen, een lege presentatie kiezen of een bestaande presentatie kiezen. De laatste twee spreken voor zichzelf. Als de gebruiker wil verder werken aan een presentatie die reeds bestaat, kan hij deze langs die weg openen. Wil hij geen hulp van het programma dan start hij met een lege presentatie. Het Ontwerpsjabloon geeft de gebruiker de mogelijkheid om een van de meegeleverde achtergronden van Powerpoint te kiezen. De Wizard Autoinhoud wordt zelden gebruikt terwijl deze toch de moeite van het bekijken waard is. De Wizard helpt de gebruiker op twee manieren om een nieuwe presentatie te maken.

© MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

3

In de eerste plaats moet de gebruiker een keuze maken over de inhoud van de presentatie. De verschillende inhoudelijke rubrieken geven allemaal enkele situaties waarvoor men een presentatie kan houden. In de tweede stap moet de gebruiker dan een keuze maken over de presentatiestijl. Powerpoint biedt de keuze tussen vijf stijlen: presentaties op het scherm, webpresentaties, zwart-wit overheadtransparanten, gekleurde overheadtransparanten en 35 mm dia’s. Deze Wizard is interessant om twee redenen. In de eerste plaats omdat de presentatietypes niets meer zijn dan vaste structuren zoals we die eerder in dit hoofdstuk gezien hebben. We hebben in dit hoofdstuk slechts enkele van de vele mogelijke vaste structuren voorgesteld. Als een gebruiker voor een heel specifieke situatie een vaste structuur nodig heeft, dan is die misschien wel te vinden via de Wizard Autoinhoud. In de tweede plaats is de Wizard interessant omdat de gebruiker eenvoudig kan kiezen voor welk type hulpmiddel hij het programma nodig heeft. Powerpoint zal andere dia’s genereren als er voor zwart-wit sheets gekozen wordt in vergelijking met elektronische presentaties. Het beëindigen van de Wizard heeft voor gevolg dat een presentatie aangemaakt wordt die reeds inhoudelijk gestructureerd is. Op basis van de gekozen vaste structuur worden dia’s en mogelijke inhoudelijke suggesties aangemaakt. Bovendien wordt de lay-out geoptimaliseerd voor de gekozen presentatiestijl. Het nadeel van de Wizard is dat je presentatie herkenbaar is als een “meegeleverde presentatie”. Omdat het publiek meestal zelf ook dergelijke Ontwerpsjablonen gebruikt, geeft dat niet echt grote problemen. Een mogelijke oplossing bestaat er in om het resultaat van de Wizard aan te passen zodat de afkomst niet langer herkenbaar is. 1.2 De schermindeling van Powerpoint De beginnende gebruiker moet steeds wennen aan het uitzicht van een nieuw programma. In Powerpoint kunnen we naast de vertrouwde Windows-werkbalken en menu’s een viertal onderdelen terugvinden: het overzichtsvenster, het ontwerpvenster, het notitievenster en de wisselknoppen.


4

Ontwerpvenster: In dit venster worden de dia’s ontworpen en van een gepaste layout voorzien.

Overzichtsvenster: Dit venster geeft de structuur van de verschillende dia’s. Het scherm maakt het structureren van dia’s ook eenvoudiger.

Wisselknoppen: Wisselen tussen verschillende schermindelingen

Notitievenster: Hier kunnen notities getypt worden die op de hand-outs zullen verschijnen.

Het overzichtsvenster geeft een overzicht van de structuur van de verschillende dia’s. Wanneer een spreker op voorhand al een structuur heeft ontworpen, kan hij in dit scherm stap voor stap zijn structuur uittypen. Powerpoint zal nieuwe dia’s maken voor elk nieuw onderdeel. Het ontwerpvenster is de centrale werkruimte van het programma. Hier voegt de gebruiker woord en beeld toe aan de dia’s en ziet onmiddellijk hoe de dia’s er uit zullen zien. Het notitievenster is minder gebruikelijk en wordt enkel gebruikt door sprekers die hand-outs willen voorzien voor hun publiek. De wisselknoppen zorgen voor een snelle toegang tot de andere mogelijke weergaven in Powerpoint. In totaal zijn er vijf mogelijke weergaven die elk een eigen knop hebben. Hierboven hebben we de standaardweergave besproken. Deze is toegankelijk met de volgende knop: De andere weergaven zijn de volgende: Overzichtsweergave De overzichtsweergave brengt het overzichtsvenster centraal op het scherm. Deze weergave is belangrijk wanneer de gebruiker voor langere tijd aan zijn structuur gaat werken. De lay-out is op dat moment nog niet belangrijk en dus wordt het ontwerpvenster naar de achtergrond (de rechterbovenhoek) verschoven.


5 Diaweergave De diaweergave verschuift de focus naar het grafische ontwerp van de dia’s. Vele gebruikers werken uitsluitend in deze weergave omdat de inhoud en de structuur van de dia’s hier ook opgebouwd kan worden. Het overzichtsvenster rechts wordt heel klein en het notitievenster is verdwenen.

Diasorteerderweergave De diasorteerderweergave geeft een grafisch overzicht van de volgorde van alle dia’s. In deze weergave kan de gebruiker dia’s van plaats verwisselen of dupliceren (CTRL + D). Voor elektronische presentaties kan hij hier ook de overgangen tussen verschillende dia’s regelen en tijdsinstellingen bekijken.

Diavoorstelling Deze weergave is vooral nuttig voor elektronische presentaties. De diavoorstelling neemt het hele scherm in beslag en toont de dia’s zoals ze bij de echte presentatie zouden verschijnen. Voor overheadsheets en dia’s is er geen verschil met de diaweergave. Voor elektronische presentaties kan de gebruiker nu zien hoe de speciale effecten van de presentatie zullen overkomen. Ook de reacties van de presentatie op het klikgedrag (met de muis) van de spreker kunnen nagegaan worden.

2 Het structureren van presentaties Voor we dieper ingaan op de specifieke technieken voor het maken van overheadsheets en elektronische presentaties, gaan we kort in op het overzichtsvenster. Het structureren van dia’s is immers zeer belangrijk en is onafhankelijk van het soort medium dat de spreker zal gebruiken. Het is


6 bovendien een goede gewoonte om eerst de presentatie inhoudelijk uit te werken alvorens met het lay-outen ervan te starten. Eerder in dit hoofdstuk zijn we uitgebreid ingegaan op de structuur van een presentatie. Naast de vaste onderdelen (inleiding, middenstuk, besluit) bespraken we ook de vaste structuren die de gebruiker in staat stellen om snel over een bepaald onderwerp een gestructureerde tekst te schrijven. Wanneer de spreker aan een presentatie werkt, zal het uitschrijven van de structuur een van de eerste elementen zijn waaraan hij werkt. Nadien zal de tekst eventueel volledig uitgeschreven worden of in een script gegoten worden. In de derde plaats komt pas het uitwerken van sheets. Bij het werken aan sheets voor een presentatie zal de gebruiker in de eerste plaats de structuur van de presentatie in zijn presentatie overbrengen alvorens de grafische vormgeving en de speciale effecten toegevoegd worden. De structuur van een presentatie wordt het best gemaakt in de overzichtsweergave:

Controleer in de eerste plaats of de werkbalk Overzicht (links in beeld) op je scherm staat. Deze werkbalk is onontbeerlijk voor het uitwerken van een structuur. Wanneer de werkbalk niet op je scherm staat, klik dan met de rechtermuisknop boven de menu’s van het programma. Je krijgt dan een overzicht te zien van alle mogelijk werkbalken. Klik in deze lijst de werkbalk Overzicht aan en deze verschijnt op het scherm. Standaard hebben alle dia’s dezelfde indeling. Dat wil zeggen dat de dia een titelvak heeft en een tekstvak. Als je in het overzichtsvenster de structuur begint te typen, wordt deze automatisch in deze standaardstructuur ingepast.


7 Overzichtsvenster 1

Dia-indeling

Titel eerste deel • Eerste punt • Opmerking 1

Titel eerste deel • Eerste punt • Opmerking 1

wordt in de dia ingevoegd Wat in de overzichtsweergave getypt wordt achter in het tekstvak bovenaan de dia. De titel wordt in de overzichtweergave steeds in het vet gezet. Alle onderdelen in de sheet die daarna volgen, worden in het tekstvak onder de titel geplaatst. De standaardindeling bestaat uit twee onderdelen: titelvak en tekstvak. Wanneer men in het menu Opmaak kiest voor de optie Dia-indeling kan de indeling van de dia veranderen. Dit is mogelijk in het diaweergavevenster maar het kan evengoed gebeuren wanneer men de structuur aan het vastleggen is in het overzichtsvenster. Wanneer men de dia-indeling wil veranderen, zijn er de volgende mogelijkheden:

De gebruiker kan kiezen tussen alleen tekst of combinaties tussen grafische elementen en tekst. Het is aan te raden om af en toe deze voorgeprogrammeerde indelingen te doorbreken om afwisseling te brengen in de presentatie. Structuur aanbrengen in het overzichtsvenster kan gebeuren met de entertoets en de tabtoets. De entertoets creëert een nieuw element op het niveau van het vorige element. De tabtoets verlaagt het niveau van de tekstregel. De combinatie van Shift en de tabtoets verhoogt de regel één niveau. Hetzelfde kan ook gedaan worden met de knoppen uit de werkbalk Overzicht. De pijlen Links en Rechts zorgen respectievelijk voor een verhoging of een verlaging van het niveau van de regel. De knoppen Omhoog en Omlaag zorgen voor het opschuiven van een bepaalde regel in de structuur (omhoog of omlaag). Wanneer de gebruiker klaar is met het maken van de structuur kan Powerpoint automatisch een inhoudsopgave-dia genereren. Wanneer de gebruiker klikt op de


8 knop Samenvattingsdia ( ) zal het programma alle titels van de dia’s samenvoegen in één dia vooraan. Op die manier hoeven niet meer alle titels overgetypt te worden om een overzicht te geven van de presentatie. 3 De opmaak van presentaties Wanneer de structuur van de presentatie vast ligt, komt het er op aan de overheadsheets of de elektronische presentatie een gepaste opmaak te geven. Dezelfde elementen en onderdelen worden gebruikt voor het opmaken van overheadsheets als voor dia’s in elektronische presentaties. Waar het nodig is maken we het onderscheid tussen beide. Verder worden de technieken behandeld, los van het soort medium waarvoor de dia’s van Powerpoint voor zullen dienen. 3.1 Ontwerpsjablonen en kleurencombinaties Als de gebruiker de Wizard Autoinhoud links laat liggen, zal hij starten met een lege, kale presentatie. Wanneer hij klaar is met het intypen van de structuur van zijn presentatie, zal hij een even kale zwart-wit presentatie hebben waarin de tekstelementen reeds aanwezig zijn maar waarin geen lay-out, kleur noch grafische elementen, gebruikt worden. De eerste stap in de lay-out van een presentatie is de opmaak van de achtergrond van een presentatie en het kiezen van een juiste kleurencombinatie, afhankelijk van het soort medium waarvoor men de dia’s aan het maken is. We beginnen met de achtergrond. PowerPoint kent twee soorten dia’s. Gewone dia’s waar de gebruiker in werkt en het diamodel. Het diamodel is een speciale dia die de lay-out stuurt van alle dia’s die een gebruiker in een bepaalde presentatie maakt. Wanneer je sheets moet maken voor de presentatie van een seminariewerk kan je bijvoorbeeld het UIAlogo plaatsen op elke dia. Een weinig efficiënte manier van werken zou het kopiëren en plakken zijn van het logo op elke afzonderlijk dia. Wanneer je het logo toevoegt aan het diamodel, verschijnt dit automatisch op elke dia. Op die manier kan de gebruiker een uniforme lay-out creëren voor alle dia’s in een bepaalde presentatie. Naast het lay-outen van de achtergrond, kan de gebruiker ook de layout instellen van een aantal onderdelen van de dia. Zo kan hij in het tekstvak bepalen wat de standaard-opsommingstekens zijn van deze presentatie. Powerpoint zal zelf opsommingstekens suggereren voor het eerste, tweede, derde, … niveau van de opsommingen maar indien gewenst kan de gebruiker dit zelf aanpassen. Om in het diamodel van een bepaalde presentatie te komen, kies je in het menu Beeld voor Model en daarbinnen kies je voor Diamodel. Je krijgt dan ogenschijnlijk een kopie te zien van de dia waar je op bezig was maar dan zonder inhoud. Alles wat je in deze dia verandert zal onmiddellijk aangepast worden in heel je presentatie. Je verlaat het diamodel door op sluiten te klikken in het Model-venster.


9 Het probleem voor vele gebruikers is dat een mooie lay-out maken uit het niets, geen eenvoudige opgave is. Daarom kiezen de meeste mensen voor het starten met een Ontwerpsjabloon die dan eventueel voor de presentatie aangepast wordt. Een Ontwerpsjabloon is een door Microsoft ontworpen sjabloon dat de gebruiker onmiddellijk een professioneel uitziend diamodel bezorgt. Een Ontwerpsjabloon kan je kiezen door in het menu Opmaak te kiezen voor “Ontwerpsjabloon toepassen …”. Je krijgt dan een Openen-scherm te zien met daarin voorbeelden van diamodellen.

In de lange lijst Ontwerpsjablonen kan de gebruiker dan een sjabloon kiezen dat het best aansluit bij wat hij in gedachten heeft voor zijn presentatie. Wanneer hij op Toepassen klikt, zal hij merken dat al zijn dia’s nu opgemaakt zijn met dit diamodel. Het sterkst zal dat te merken zijn aan de achtergrond die alle dia’s nu gekregen hebben. Bij nadere inspectie zal je ook merken dat titels in een bepaalde kleur gezet zijn, net als de teksten in de tekstvakken. Bovendien hanteert Powerpoint een reeks opsommingstekens die bij de gekozen achtergrond passen. De ontwerpsjablonen zijn heel handig om een presentatie snel én uniform vorm te geven. Doordat de gebruiker snel naar het diamodel terug kan, heeft hij zelf de controle over alle onderdelen van het Ontwerpsjabloon. Hij kan met andere woorden de Microsoft-sjablonen naar eigen smaak verder uitbreiden en aanpassen. Het probleem met de ontwerpsjablonen is dat ze gemaakt zijn voor elektronische presentaties en 35mm dia’s. Dat wil zeggen dat de meeste achtergronden van de sjablonen donker zijn met scherp afstekende kleuren. Deze lay-out komt goed over op scherm maar is niet bruikbaar voor overheadsheets, niet voor zwart-wit sheets maar ook niet voor gekleurde sheets. Om daaraan een oplossing te bieden kan de gebruiker de Kleurencombinatie van de dia veranderen. De kleurencombinatie van een dia stemt de lay-out van de presentatie af op een bepaald medium. Wanneer de gebruiker de kleurencombinatie van een dia verandert, verandert niet alleen de kleur van de titels en de tekst maar ook de kleur van de achtergrond. De gebruiker kan de kleurencombinatie van een dia wijzigen door in het menu Opmaak te kiezen voor


10 “Kleurencombinatie dia …”. De meeste meegeleverde Ontwerpsjablonen bevatten drie standaard Kleurencombinaties.

De combinatie links wordt automatisch gebruikt wanneer de gebruiker een ontwerpsjabloon toepast. Het is het sjabloon dat toepasselijk is voor elektronische presentaties en 35mm dia’s. De twee andere presentaties hebben een veel lichtere achtergrond en zijn meer geschikt voor overheadsheets. De zwart-wit combinatie (rechts) is voor zwart-wit sheets, de licht gekleurde combinatie (midden) is geschikt voor gekleurde sheets. Daarnaast kan de gebruiker ook steeds een eigen combinatie aanmaken. Voor elk onderdeel van de dia kan hij dan een eigen standaardkleur kiezen. We geven een voorbeeld van het effect van het wijzigen van de kleurencombinatie van een dia: Elektronische presentatie

Gekleurde overheadsheet

Zwart-wit overheadsheet

De verschillen tussen de drie Kleurencombinaties zijn zeer duidelijk. Opnieuw moet de gebruiker zich geen zorgen maken over welke kleuren het best overkomen op het scherm of op een overheadsheet. Door de juiste kleurencombinatie te kiezen, wordt alles automatisch gelay-out voor de gebruiker. 3.2 Tekst Bij het vormen van de structuur van de presentatie stelden we reeds dat het uittypen van een structuur ervoor zorgt dat Powerpoint automatisch dia’s aanmaakt voor de gebruiker waarbij titelvakken en tekstvakken gevuld worden. Deze manier is de meest eenvoudige wijze om te werken met tekst in Powerpoint:


11 vanuit het overzichtsvenster wordt alle tekst automatisch overgebracht op de dia’s. Wanneer de gebruiker dan een Ontwerpsjabloon toepast, zou hij zijn presentatie reeds kunnen afdrukken en gebruiken. Vaak is het echter zo dat de gebruiker nog extra tekstelementen wil toevoegen aan de dia’s. Als de gebruiker in een elektronische presentatie een bepaald woord rood wil kleuren wanneer hij met de muis klikt, dan kan hij een apart tekstvak maken waarin dat woord in het rood staat en dat hij doet verschijnen op het moment dat hij klikt. De eenvoudigste manier om extra tekstvakken toe te voegen aan een dia is het ) onderaan op de werkbalk Tekenen. De klikken op de knop Tekstvak ( muisaanwijzer verandert dan in een cursor ( ) die toelaat om ergens op de dia te klikken en daar een nieuw tekstvak te creëren. In het nieuwe tekstvak verschijnt een gewone cursor die aangeeft dat de gebruiker zijn tekst kan intypen. Powerpoint voorziet ook de mogelijkheid om van een figuur een tekstvak te maken. Dat kan handig zijn wanneer men over een bepaalde autovorm (zie verder) een tekst wil typen. Om van een autovorm een tekstvak/figuur te maken, klik je opnieuw op de knop Tekstvak en klik je vervolgens op de vorm waar de tekst in moet komen.

Powerpoint is geen tekstverwerker maar bevat toch een aantal basisgereedschappen om teksten op te maken. Op de Standaard werkbalk boven aan het scherm vind je een aantal van deze gereedschappen terug: lettertype, puntgrootte, vet, cursief, onderlijnen, links uitlijnen. Wanneer je meer opties wil om tekst op te maken kies je het menu Opmaak en daarin heb je de keuzes: Lettertype, Opsommingstekens en nummering, Uitlijning, Regelafstand, Hoodflettergebruik en Lettertype vervangen. De meeste van deze keuzes spreken voor zich en kunnen bij het werken met Powerpoint stapsgewijs verkend worden. We gaan er hier niet dieper op in. 3.3 Grafische elementen Naast het gebruik van tekst, zullen de meeste presentaties ook enkele grafische elementen bevatten: schema’s, grafieken, illustraties, enzovoort. Net zoals alle Officepakketten kan de gebruiker in Powerpoint gebruik maken van de tekengereedschappen van het pakket. We gaan in deze paragraaf in op enkele basistechnieken van het werken met grafische objecten. 3.3.1 Basiskenmerken van grafische objecten Voor we ingaan op de basiskenmerken van grafische objecten, willen we eerst even stilstaan bij het soort objecten, dat in Powerpoint gebruikt kan worden. Over het algemeen kunnen we twee soorten grafische objecten onderscheiden: bitmapafbeeldingen en vectorafbeeldingen. Bitmapafbeeldingen worden in de


12 praktijk het meest gebruikt maar vergen de meeste ervaring van de gebruiker. Het zijn afbeeldingen die bestaan uit een raster van kleine puntjes. Elk van deze vlakken in het raster wordt opgevuld met een bepaalde kleur. Het werken met bitmapafbeeldingen bestaat in het manipuleren van de kleur van vakken in het raster. Bitmapafbeeldingen worden uitvoerig gebruikt op het internet en voor het digitaliseren van foto’s. Vectorafbeeldingen aan de andere kant werken met vectoren (coördinaten). Voor elke lijn die de gebruiker trekt in de tekening wordt de begincoördinaat geregistreerd en de eindcoördinaat. Tussen beide wordt dan een lijn getrokken. Het voordeel van deze techniek is dat de tekening eenvoudig vergroot en verkleind kan worden zonder kwaliteitsverlies. Wanneer je bitmaptekeningen vergroot, worden de rechthoekige vlakken zichtbaar en krijg je een ‘geblokte computertekening’. Een tweede voordeel van vectortekeningen is dat het zeer eenvoudig is om schema’s te tekenen en te bewerken. Het nadeel van het formaat is dat het geen ‘realistische’ afbeeldingen mogelijk maakt. Vectortekeningen blijven getekende afbeeldingen, terwijl bitmaptekeningen fotografische kenmerken hebben. Voor presentaties zullen we doorgaans alleen gebruik maken van vectortekeningen. De nadruk in deze paragraaf komt daarom ook te liggen op dit formaat. Omdat Powerpoint echter beide formaten kan gebruiken, gaan we toch kort even in op de basiskenmerken van bitmap- en vectorafbeeldingen.

1. Vectortekeningen Basiskenmerken van figuren zijn de wijzen waarop de vorm van een figuur gemanipuleerd kan worden. De basistechnieken in de volgende paragraaf gaan meer in op het uitzicht (kleuren en lijnen) van figuren. Om de vorm van een vectorfiguur te manipuleren, wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde “grepen”. Grepen zijn plaatsen aan de rand van de figuur waar je met de muis op kan klikken en slepen. Afhankelijk van de richting waarin je sleept, verandert de vorm van de figuur. Er zijn twee grepen mogelijk bij vectorfiguren: De formaatgreep Voor

Na

Na

De meest gebruikte greep is de formaatgreep. Deze dient om de grootte van de figuur te veranderen. In totaal wordt een figuur omgeven door acht formaatgrepen. De grepen in de hoeken zorgen voor een proportionele verandering van zowel de hoogte als de breedte van de figuur. De andere grepen zorgen voor een vergroting van de figuur naar een bepaalde richting.


13 De Bijstellingsgreep Voor

Na

Na

Voor

Na

Na

De bijstellingsgreep verschijnt bij de meeste Autovormen (zie verder). Met deze greep kan je de vorm (niet de grootte) aanpassen. Van een pijl kan je bijvoorbeeld de dikte bepalen. Van een kruis kan je de lijnen dikker of dunner maken. Voor zelfgetekende figuren of lijnen kan je de bijstellingsgreep niet gebruiken. In de plaats daarvan kan je de punten waaruit de tekening bestaat, bewerken. Zoals gezegd bevat een vectortekening coördinaten van lijnen die getekend moeten worden. Het bewerken van de punten van een tekening, verandert de coördinaten van de lijnen van een tekening en past op die manier de vorm ervan aan. Punten aanpassen gebeurt niet met een greep maar met een knop Punten Bewerken die terug te vinden is in het menu Tekenen onderaan het scherm (op de werkbalk Tekenen). Punten bewerken Tijdens

Voor

Na

Wanneer je op de knop klikt, verdwijnen de formaatgrepen en zie je allemaal zwarte punten verschijnen in de figuur. Van elk van deze punten kan je de coördinaten veranderen door ze te verslepen. Tijdens het verslepen geeft een stippellijn aan hoe de figuur er zal uitzien wanneer je loslaat. Na het loslaten is de vorm van de figuur veranderd.

2. Bitmaptekeningen Voor bitmaptekeningen zijn de mogelijkheden tot het manipuleren van de vorm van een tekening beperkter. Net zoals bij vectortekeningen laten de formaatgrepen toe de grootte van de tekening te bepalen (zie hierboven). Naast


14 de formaatgrepen is er nog een andere mogelijkheid om de vorm van een bitmaptekening te veranderen: het bijsnijden van een figuur. Bijsnijden Tijdens

Voor

Na

De knop Bijsnijden is te vinden op de werkbalk Figuur. Deze werkbalk verschijnt automatisch wanneer de gebruiker een bitmapfiguur aanklikt. Met de knop Bijsnijden kan de gebruiker delen van een bitmapfiguur verwijderen. Dat gebeurt in twee stappen. Eerst moet de functie Bijsnijden aangezet worden door op de knop Bijsnijden te klikken. In een tweede stap klikt de gebruiker op een van de acht formaatgrepen die zichtbaar zijn. Door dan te slepen, krijgt de cursor een Tvorm. Het loslaten heeft voor gevolg dat de figuur bijgesneden is. 3.3.2 Basistechnieken voor het tekenen De basistechnieken die we in deze paragraaf behandelen, zijn verschillend voor vectoren bitmaptekeningen. In Office zal de gebruiker zelf voornamelijk vectortekeningen creëren. Dat komt omdat Office niet onmiddellijk gereedschappen voorziet om bitmaptekeningen te creëren. Bitmaptekeningen worden van externe bronnen ingevoerd en de basistechnieken die we hier behandelen gaan dan ook uitsluitend over het lay-outen van deze afbeeldingen.

1. Vectortekeningen aanmaken In de eerste plaats voorziet de werkbalk Tekenen een aantal knoppen om tekeningen aan te maken. Er zijn vijf knoppen voorzien die de gebruiker in staat stellen tekeningen te maken:


15

Lijnen Pijlen Rechthoeken Ellipsen Autovormen De vijfde knop Autovormen, geeft toegang tot een menu met verschillende mogelijke Autovormen. Dat zijn tekeningen die de gebruiker regelmatig nodig kan hebben in zijn documenten: pijlen, sterren, toelichtingsvakken, enzovoort. De meeste Autovormen hebben één of meerdere bijstellingsgrepen die de gebruiker toelaten varianten van de standaardvormen te creëren. Autovormen stellen de gebruiker in staat om snel, professioneel lijkende schema’s te tekenen. Tot slot nog een opmerking over het tekenen van pijlen, lijnen, rechthoeken en ellipsen. Al deze figuren worden getekend door te slepen. De gebruiker klikt op de beginpositie van de lijn en houdt de muisknop ingedrukt tot de gewenst lengte is bereikt.

2. Vectortekeningen opmaken Er zijn in Office verschillende opmaakmogelijkheden voor figuren. De drie centrale opmaakgereedschappen zijn mogelijkheden om kleur aan de figuur toe te voegen: opvulkleur, lijnkleur en tekstkleur. -

Opvulkleur De opvulkleur is een menu waarmee de gebruiker de opvulkleur van een bepaalde figuur kan kiezen. Wanneer de gebruiker op dit menu klikt, kan hij kiezen uit een aantal kleuren die rechtstreeks aangeboden worden. Deze kleuren zijn de kleuren die voorkomen in het diamodel dat de gebruiker eerder heeft gekozen. Alle kleuren die daar staan ‘passen’ dus in de stijl die de gebruiker heeft gekozen. Wanneer je toch een andere kleur nodig hebt, kan je klikken op Meer Opvulkleuren om andere kleuren te kiezen. Naast de gewone opvulkleuren kan je in Powerpoint ook Opvuleffecten gebruiken om een figuur in te kleuren. Opvuleffecten stappen af van de uniforme opvulkleur en zullen meer variatie brengen in de opvulling. Er zijn vier typen van opvuleffecten:


16 Kleurovergang

Bitmappatroon

Patroon

Figuur

De kleurovergang zorgt voor een soort mengeffect waarbij een overgang gecreëerd wordt tussen twee kleuren. Het bitmappatroon zorgt voor een opvulling met een bepaalde bitmap. Hierbij wordt een vectortekening gekleurd met een bitmaptekening. Op deze wijze kan een vectortekening bijvoorbeeld een marmeren uitzicht krijgen. De laatste mogelijkheid laat de gebruiker de mogelijkheid om zelf een tekening te kiezen waarmee de figuur dan opgevuld zal worden. -

Lijnkleur Met de lijnkleur kan, zoals de term zelf zegt, de kleur van de randlijnen van een figuur gekozen worden. Hetzelfde principe geldt hier als bij de opvulkleur: de kleuren die bij het diamodel horen, worden automatisch weergegeven. Wil je andere kleuren dan klik je op Meer Lijnkleuren. Ook hier kan je verder gaan dan het louter inkleuren van de lijn. Het menu voorziet ook nog een optie Lijnpatronen. Wanneer daar op geklikt wordt, krijgt de gebruiker een menu dat vergelijkbaar is met het menu Patroon van de opvuleffecten (zie hierboven).

-

Tekstkleur De tekstkleur tot slot kleurt tekst in tekstvakken met een bepaalde kleur. Hier kan de gebruiker alleen kiezen tussen de aangeboden kleuren en andere uniforme kleuren. Er zijn geen effecten mogelijk met tekstkleuren.

Naast de drie meest gebruikte opmaakgereedschappen, biedt de werkbalk Tekenen nog heel wat andere knoppen om een vectorfiguur op te maken: Lijnstijl Streepstijl Pijlstijl Schaduw 3D


17 Naast deze knoppen om lijnen en figuren op te maken, vindt de gebruiker in het menu Tekenen (op de werkbalk Tekenen) nog opties om figuren te roteren, te spiegelen of naar voor- en achtergrond te verplaatsen.

3. Bitmaptekeningen opmaken Zoals gezegd zijn de mogelijkheden voor bitmapfiguren beperkter in Powerpoint. Wat opmaakgereedschappen betreft zijn er drie tools ter beschikking: Meer/minder contrast Meer/minder helderheid Transparante kleur instellen Het contrast en de helderheid bepalen kan helpen om bitmapfiguren die wazig of donker zijn de juiste kleur te geven. Een handigheid die in presentaties vaak gebruikt wordt is het instellen van de transparante kleur. Vaak worden bitmapfiguren ingescand met een witte achtergrond. Wanneer deze dan in een dia ingevoegd worden, zie je de figuur met daarrond nog een witte kader. Het instellen van een transparantiekleur maakt het mogelijk om deze storende rand weg te werken. Zonder transparante kleur

Met transparante kleur

3.3.3 Illustraties, figuren en objecten invoegen Naast het zelf tekenen van figuren, kan de gebruiker allerlei grafische elementen van buiten Powerpoint in de presentatie importeren. De algemene naam voor dergelijke externe elementen is het object. Een object in Powerpoint kan dus een bitmaptekening zijn, een Excel-grafiek, een organigram. Omdat “het object” zo algemeen en nietszeggend was, heeft Microsoft er voor gezorgd dat de meest voorkomende objecten in de menu’s nu als aparte onderdelen opgenomen werden. Het blijven allemaal objecten, maar ze hebben in het menu Invoegen andere namen gekregen:


18

Een grote groep wordt gevormd door de figuren. Dat zijn allemaal objecten die grafisch van aard zijn: Illustraties, grafische bestanden, Autovormen, enzovoort. Illustraties zijn figuren die geïmporteerd worden uit Microsoft Illustratiegalerij. De illustratiegalerij is de georganiseerde verzameling van figuren die bij het Officepakket meegeleverd worden. Via een speciale knop kan men bovendien aan de galerij illustraties invoegen die op de Microsoft-website staan. Naast de grafische objecten vinden we in het menu andere objecten terug zoals films, grafieken of tabellen. Tot slot is er ook nog de optie om andere objecten in te voegen.

Als je deze optie kiest, krijg je een lange lijst met mogelijk invoegbare objecten. Vele objecten die in het menu weergegeven werden, staan ook in de lijst, naast andere, minder frequent voorkomende objecten (of niet-Microsoft producten). De gebruiker krijgt steeds de keuze om een bestaand object vanuit een bestand in te voegen of een nieuw object te creëren met het bijbehorende programma. Wanneer je kiest om een nieuw object van een bepaald type te maken, opent Powerpoint dit programma in zijn eigen venster en de gebruiker kan het object van zijn keuze creëren. Dit is niet beperkt tot Office-toepassingen. We hebben het uitgetest met Corel Draw (een van de grote concurrenten van Microsoft op grafisch gebied) en de Powerpoint menu’s werden vervangen door die van Corel Draw. Wanneer de gebruiker na afsluiten opnieuw op een object dubbelklikt, zal de oorspronkelijke toepassing terug opgestart worden zodat het object bewerkt kan worden.


19 3.4 Speciale effecten Het gebruik van tekst en grafische elementen is gelijk voor zowel overheadsheets als voor elektronische presentaties. Tot nu toe hebben we aan deze laatste nog niet veel aandacht besteed. In deze paragraaf bespreken we verschillende effecten die de gebruiker kan aanwenden wanneer hij elektronische presentaties aanmaakt. 3.4.1 Opbouw van dia’s In de eerste plaats kan de gebruiker beweging voorzien binnen één bepaalde dia. Op de volgende voorbeelddia hebben we verschillende elementen samengebracht die een animatie kunnen krijgen: de titel, een tekstvak met twee opsommingspunten, een grafiek en een videofragment.

1. Kiezen van elementen die van animatie voorzien moeten worden Wanneer je kiest in het menu Diavoorstelling voor Aangepast Animatie, krijg je volgend scherm te zien:


20 De eerste stap is het kiezen van de elementen op de dia die je een bepaald effect wil geven. Linksboven staat een lijst van alle elementen die deze dia bevat. In deze lijst kan je alle elementen die je wil gebruiken in je animatie aankruisen. Het gevolg hiervan is dat ze pas zichtbaar zullen worden wanneer je klikt met je muis of entert met het toetsenbord. De manier waarop ze zichtbaar worden, kan je in een latere fase nog opgeven.

2. Animatievolgorde en overgangen De tweede stap is het bepalen van de volgorde van alle elementen in de dia. Vaak wil je dat de titel eerst verschijnt en dan pas de punten waarover je spreekt. Bovendien kan je ook bepalen of het element zichtbaar moet worden door een muisklik of niet:

Het opvolgen van verschillende elementen kan leiden tot speciale effecten die niet automatisch ingebouwd zitten in Powerpoint. Wanneer men bijvoorbeeld een pijl een willekeurig traject wil doen volgen op het scherm, kan men door middel van opeenvolgende animaties de pijl doen bewegen. Je maakt verschillende kopieën van de pijl en plaatst die op het pad dat de pijl moet volgen. Wanneer je dan de verschillende pijlen automatisch na elkaar laat volgen (bv. met 0 seconden na de vorige gebeurtenis) krijg je de illusie van een bewegende pijl.

3. De titel opbouwen Wanneer je bepaald hebt welke elementen je een animatie wil geven, in welke volgorde en met muisklik of niet, kan je beginnen met het kiezen van de effecten zelf. Daarvoor klik je op het tabblad Effecten:


21 In de keuzelijsten kan je het soort effect bepalen dat op dat element toegepast moet worden. Voor de titel kunnen we bijvoorbeeld instellen dat de tekst van de titel met een spiraalbeweging op het scherm wordt gebracht. Voor elke instelling kan de gebruiker een voorbeeld bekijken in de miniatuurdia rechtsboven op het scherm.

4. Het tekstvak opbouwen Voor de volgende drie elementen (tekstvak, grafiek en video) wordt eerst de eerste stap (zie titel) uitgevoerd. Eerst bepaalt de gebruiker wat de algemene opbouw is en specifieert dan nog enkele extra instellingen die specifiek zijn voor dat element.

Voor het tekstvak kan je apart bepalen hoe de verschillende punten (cfr. opsommingstekens) op het scherm vertoond moeten worden. Voor het tekstvak hebben we gekozen om elke zin in één keer in te voegen (je kan ook kiezen om dat per woord of per letter te doen). De manier van invoegen wordt links bepaald: Wissen naar rechts. Er wordt ook gegroepeerd per alinea van het eerste niveau. Dat wil zeggen dat punt 1 met alle punten daaronder als geheel wordt getoond. Wil je dat eerst 1 getoond wordt en dan pas 1.1, kies dan voor het tweede (of hogere) niveau.

5. De grafiek opbouwen Voor grafieken zijn er bijkomende speciale instellingen voorzien in het tabblad Grafiekeffecten.

Elke balk in de grafiek kan men apart weergeven. In het voorbeeld worden alle categorieën van de grafiek stap voor stap weergegeven door ze te wissen naar © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

22 boven (dat geeft het effect alsof ze van op de as groeien). Per categorie wil zeggen dat we eerst alle gegevens van Antwerpen te zien krijgen, dan die van Brussel, enzovoort. Als je in de keuzelijst de optie Per serie had gekozen, krijg je eerst de eerste vogel te zien (de mussen) en dan de tweede soort, enzovoort (zie voorbeeld). De optie Na animatie kan je aankruisen wanneer je wil dat bepaalde balken een lichtere kleur krijgen wanneer de volgende verschijnen. Op die manier kan je meer nadruk leggen op de gegevens waarover je aan het spreken bent. Deze optie komt trouwens ook voor in het vorige tabblad. Men kan dus ook heel figuren of teksten lichter kleuren wanneer men er niet over praat.

6. De video opbouwen Tot slot bekijken we de mogelijk effecten die men op het videofragment kan toepassen. Daarvoor klik je op het tabblad Multimedia-instellingen

Wanneer de gebruiker bij het videofragment is aangekomen, zal dit fragment automatisch afgespeeld worden. 3.4.2 Overgangen tussen dia’s Niet alleen binnen een bepaalde dia kan men effecten voorzien. Ook tussen twee opeenvolgende dia’s kan men effecten gebruiken. Zonder effecten verschijnt de volgende dia gewoon na de vorige. Overgangen zorgen er voor dat de volgende dia over de vorige schuift of dat ze in elkaar overvloeien. Overgangen instellen gebeurt door in het menu Diavoorstelling de optie Diaovergang te kiezen. Volgend scherm verschijnt dan:


23

De afbeelding van de hond stelt de vorige dia voor. Wanneer men uit de keuzelijst eronder een bepaald effect kiest, verschijnt een dia met een sleutel. Zo zie je hoe de huidige dia zal verschijnen ten opzichte van de vorige. Verder kan je nog instellen hoe de overgang gebeurt (met een muisklik, al dan niet met geluid). 3.5 Tijdsinstellingen van elektronische presentaties Normaal gezien bestuurt een spreker een presentatie zelf. Dat wil zeggen dat hij zelf bepaalt wanneer het volgende effect of de volgende dia getoond zal worden (met een muisklik of een enter). Dat heeft voordelen omdat de kans dat er iets misloopt dan redelijk klein is. We raden dan ook aan om de controle steeds in eigen hand te houden. Sommige mensen hebben echter graag dat ze niet meer moeten klikken tijdens hun presentatie. In andere gevallen laat de organisatie weten dat de spreker niet de mogelijkheid heeft om zelf de presentatie aan te sturen. In plaats van de regiekamer te laten beslissen over het klikgedrag, kan het wijs zijn om de presentatie dan toch maar te automatiseren. Met automatiseren bedoelen we het volledig timen van de presentatie zodat die in gang gezet kan worden en autonoom afspeelt zonder tussenkomst van de spreker. Alle opbouweffecten en overgangen worden dan automatisch uitgevoerd. Om een presentatie te timen, kies je uit het menu Diavoorstelling de optie Try-out voor tijdsinstellingen. De spreker kan de presentatie dan uittesten alsof hij voor de zaal staat. Hij klikt wanneer er een overgang is en het programma houdt de timing bij in volgend scherm:

De gebruiker kan gewoon klikken om in de presentatie verder te gaan of hij kan klikken op de pijl in het menu. Om even op adem te komen, is er een pauzeknop voorzien. De timer in het witte vakje geeft aan hoe lang over de huidige dia © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

24 gepraat wordt, de timer helemaal rechts geeft de totale tijd van de presentatie weer. Wanneer de spreker aan de laatste dia is aangekomen, kan hij beslissen of de tijdsinstellingen gebruikt zullen worden voor deze presentatie:

Wanneer je op Ja klikt, worden de tijdsinstellingen gebruikt. Wanneer je de tijdsinstellingen niet (meer) wil, klik je op nee. De bestaande tijdsinstellingen worden niet meer gebruikt en de juist opgenomen instellingen worden genegeerd. 3.6 Notities en hand-outs maken voor het publiek Een spreker moet bij het begin van zijn presentatie duidelijk maken aan zijn publiek of hij al dan niet hand-outs zal bezorgen aan zijn publiek. Powerpoint biedt de gebruiker twee mogelijkheden om zijn presentatie aan het publiek te geven. Aan de ene kant kan hij zorgen voor wat in Powerpoint aangeduid wordt met hand-outs. In het programma wordt een verzameling van verschillende dia’s op een pagina een hand-out genoemd. Deze hand-outs staan dan tegenover notitiepagina’s waar er telkens één dia afgebeeld staat met daaronder de notities die de gebruiker tijdens de creatie van zijn presentatie toegevoegd heeft. Voor beide typen bestaat er in Powerpoint een apart model. Vergelijkbaar met het diamodel dat de lay-out verzorgt van alle dia’s in de presentatie, kan je ook het notitiemodel of het hand-outmodel aanpassen. Op die manier zorg je er voor dat alle notitiepagina’s of hand-outpagina’s een uniforme lay-out hebben. Ook kan je bijvoorbeeld een bedrijfslogo toevoegen zodat de pagina’s nog meer aangepast worden aan de huisstijl van waar je werkt of studeert. 3.6.1 Hand-outmodellen Om het Hand-outmodel aan te passen klik je in het menu Beeld op de optie Model en daarbinnen kies je voor Hand-outmodel. Er zijn zes verschillende soorten modellen die zichtbaar worden op het menu Hand-outmodel:

De gebruiker kan kiezen tussen hand-out voor twee, drie, vier, zes en negen dia’s op één blad. De laatste knop laat toe om de lay-out van de overzichtsweergave aan te passen. Let wel op: het kan zijn dat je een hand-outmodel voor zes dia’s aanpast en klaar maakt. Zorg er dan wel voor dat je bij het afdrukken zowel Hand-outs kiest als het juiste aantal dia’s (hier: zes). Wanneer je een ander aantal dia’s kiest om af te drukken zal een ander Hand-outmodel gebruikt worden.


25

Het hand-outmodel voor zes dia’s bevat zes rechthoeken die de plaatsen aangeven waar de dia’s zullen komen. In de vier hoeken worden vier verschillende gebieden voorzien die de gebruiker kan aanpassen: het koptekstgebied, het datumgebied, het voettekstgebied en het nummergebied. Naast deze vier gebieden kan de gebruiker zelf nog figuren invoegen of tekst bijtypen, in tekstvakken die hij zelf aanmaakt. 3.6.2 Notitiemodellen Het notitiemodel wordt weergegeven door in het menu Beeld te kiezen voor Model en dan voor Notitiemodel. De standaardlay-out geeft bovenaan de dia te zien met daaronder het Notitiehoofdtekstgebied. In dat gebied worden de notities die een spreker typt bij zijn dia’s weergegeven.

In de vier hoeken vinden we hetzelfde opmaakgebied terug als in het Handoutmodel. Ook bij het notitiemodel kan de gebruiker zelf zijn eigen figuren of


26 tekstvakken toevoegen die dan op alle notitiebladen terug zullen komen. Om de notitiebladen af te drukken, selecteer je bij Afdrukken de optie Notities.


MICROSOFT POWERPOINT 2000 EEN INLEIDING

Recommend Documents