MICROSOFT OUTLOOK 2000 EEN INLEIDING

MICROSOFT OUTLOOK 2000 EEN INLEIDING

MTSO-INFO 11

DIMITRI MORTELMANS 1999

Faculteit PSW – Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans ([email protected]) Tel : +32 (03) 820.28.53 - Fax : +32 (03) 820.28.82

MTSO-INFO Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema’s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma’s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op http://www.ua.ac.be/mtso. Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding.

WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma’s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

MICROSOFT OUTLOOK 2000. EEN INLEIDING Inhoud

1 INLEIDING .................................................................................................................................................. 3 2 STARTEN MET OUTLOOK 2000............................................................................................................. 3 2.1 HET OPENINGSSCHERM: OUTLOOK VANDAAG ......................................................................................... 3 2.2 HET UITZICHT VAN OUTLOOK AANPASSEN .............................................................................................. 4 2.3 HET UITZICHT VAN ONDERDELEN BEPALEN ............................................................................................. 6 2.3.1 Subdirectories en categorieën ................................................................................................... 6 2.3.2 Werken met categorieën ............................................................................................................ 7 3 OUTLOOK ALS E-MAIL PROGRAMMA .............................................................................................. 9 3.1 EEN E-MAIL ACCOUNT MAKEN ................................................................................................................. 9 3.2 DE UA-ADRESLIJSTSERVICE INSTELLEN ................................................................................................ 12 3.3 E-MAIL ONTVANGEN .............................................................................................................................. 14 3.4 E-MAIL VERSTUREN ............................................................................................................................... 15 3.4.1 Een nieuwe e-mail maken ........................................................................................................ 15 3.4.2 Berichtopties instellen ............................................................................................................. 16 3.4.3 Attachments en Outlook-items toevoegen ................................................................................ 17 3.4.4 Handtekeningen gebruiken ...................................................................................................... 17 3.4.5 HTML of ASCII-E-mails ? ....................................................................................................... 19 3.5 HET ADRESBOEK .................................................................................................................................... 20 3.6 E-MAIL VERWERKEN .............................................................................................................................. 22 3.6.1 Subdirectories aanmaken ........................................................................................................ 22 3.6.2 Handmatig e-mail verwerken .................................................................................................. 23 3.6.3 Automatisch e-mail verwerken ................................................................................................ 24 4 OUTLOOK ALS ADRESBEHEERDER ................................................................................................. 26 4.1 PERSONEN TOEVOEGEN ......................................................................................................................... 27 4.2 DISTRIBUTIELIJSTEN AANMAKEN........................................................................................................... 31 4.3 AFDRUK SAMENVOEGEN IN WORD (MET GEGEVENS UIT CONTACTPERSONEN)...................................... 33 4.3.1 Contactpersonen selecteren met Filters .................................................................................. 33 4.3.2 Contacten samenvoegen met Word.......................................................................................... 35 5 OUTLOOK ALS KALENDERPROGRAMMA...................................................................................... 36 5.1 KALENDERBEHEER ................................................................................................................................ 36 5.1.1 Een kalender-item aanmaken .................................................................................................. 37 5.1.2 Terugkerende kalender-items .................................................................................................. 39 5.1.3 Kalenderitems snel aanpassen en verschuiven ........................................................................ 40 5.2 COLLEGA’S UITNODIGEN VOOR VERGADERINGEN.................................................................................. 41 5.3 DE BESCHIKBAARHEID VAN COLLEGA’S NAGAAN .................................................................................. 44 5.3.1 Beschikbaarheid van anderen instellen ................................................................................... 44 5.3.2 Beschikbaarheid van anderen nagaan..................................................................................... 46 5.4 KALENDERS DELEN MET COLLEGA’S ..................................................................................................... 47 5.4.1 De zenderskant: uitnodigingen versturen ................................................................................ 48 5.4.2 De ontvangerskant: iemands agenda accepteren .................................................................... 49

© MTSO – INFO / UA - FPSW

2 5.4.3

Agendadeling opzeggen ........................................................................................................... 51

6 OUTLOOK ALS TAKEN-MANAGER ................................................................................................... 52 6.1 TAKEN AANMAKEN EN BEHEREN ........................................................................................................... 52 6.2 TAKEN DELEN MET ANDEREN ................................................................................................................ 53 7 OUTLOOK ALS NOTITIEBLOK ........................................................................................................... 55 8 OUTLOOK ALS LOGBOEK ................................................................................................................... 57 9 ANDERE ELEMENTEN........................................................................................................................... 59 9.1 HET OUTLOOK.PST BESTAND ................................................................................................................. 59 9.2 WERKEN MET MEERDERE PST-BESTANDEN ............................................................................................ 59 9.3 AUTO-ARCHIVEREN ............................................................................................................................... 61

© MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

3

1 Inleiding Outlook typeren is geen gemakkelijke taak. Aan de ene kant is het een geavanceerd e-mailprogramma dat een volwaardige plaats inneemt naast de twee andere grote e-mailprogramma’s: Netscape Messenger en Outlook Express. Momenteel heeft het samen met Netscape Messenger zelfs de fakkel van Eudora overgenomen als vernieuwer op de markt van de e-mail programma’s. Aan de andere kant is Outlook veel meer dan alleen een e-mailprogramma. Het is een geïntegreerd geheel dat niet alleen e-mail beheert maar ook een automatische kalender bevat en de mogelijkheid biedt om een uitgebreid adressenboek aan te leggen. Wanneer de gebruiker gewend is geraakt aan de integratie van al deze items, is Outlook een krachtig bureau-instrument. Bovendien maakt Outlook integraal deel uit van het Officepakket. Dat maakt dat de toepassing op regelmatige basis bijgewerkt wordt wanneer de Officetoepassing geüpgraded wordt. De integratie in het Officepakket biedt bovendien ook nog voordelen naar de gebruiker omwille van de eenvormige lay-out en de krachtige integratie van de verschillende pakketten in elkaar. 2 Starten met Outlook 2000 Starten met een nieuw programma is altijd eerst wennen aan het nieuwe uitzicht van het programma en aan de basisprincipes die voor dit programma gelden. In deze eerst paragraaf gaan we dieper in op de eerste kennismaking met het programma en de opbouw van Outlook 2000. 2.1 Het openingsscherm: Outlook Vandaag Wanneer je het programma Outlook opstart kom je standaard terecht in ‘Outlook Vandaag’. ‘Outlook vandaag’ geeft een overzicht van alle agenda-items die voor de volgende vijf dagen in je agenda staan geprogrammeerd. Het geeft eveneens een overzicht van de taken die je nog te doen hebt en de e-mail berichten die nieuw binnengekomen zijn of die je zelf nog aan het schrijven was (Concepten genaamd).


4

‘Outlook vandaag’ is met andere woorden een welkomscherm dat de gebruiker in staat stelt in één oogopslag zijn hele dag en eventueel ook de volgende dagen te overzien. Vele gebruikers willen echter hun e-mail raadplegen zodra ze Outlook opgestart hebben en willen daarom onmiddellijk overgaan naar hun Inbox. Dat kan door in het venster ‘Outlook vandaag’ rechtsboven te klikken op ‘Outlook Vandaag aanpassen’. De gebruiker kan dan verschillende opties kiezen die in het venster ‘Outlook vandaag’ getoond worden. Wanneer je de (eerste) optie ‘ga na het starten meteen naar Outlook Vandaag’ uitschakelt, zal het programma onmiddellijk de Inbox (Postvak In) van de gebruiker tonen. 2.2 Het uitzicht van Outlook aanpassen Omdat Outlook verschillende onderdelen bevat, moest het programma voorzien in een snelle toegang tot elk van de onderdelen. Sommige verbindingen komen vanuit de onderdelen zelf tot stand. Zo kan een gebruiker vanuit een nieuw emailbericht snel de Contactpersonen benaderen om een e-mailadres in te voegen (zie verder). Maar ook buiten de onderdelen zelf, moet er snel omgeschakeld kunnen worden. Outlook maakt deze navigatie mogelijk met twee hulpmiddelen. Beiden laten ze het navigeren toe door middel van een werkbalk links van het gebruikersscherm1.

1

Doorgaans zet de gebruiker slechts een van beide werkbalken op. Het is echter mogelijk om tegelijk beide werkbalken op het scherm te tonen. Dit beperkt uiteraard de werkruimte van de verschillende onderdelen zelf. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

5 A. De Outlook-balk Deze balk staat standaard ingeschakeld. Het bevat de verschillende onderdelen van Outlook met een eigen icoon. Het klikken op een van de onderdelen activeert dit onderdeel rechts in de werkruimte. De Outlook-balk bevat bovendien drie onderdelen die afzonderlijk opgeklapt kunnen worden door op de grijze zone van het onderdeel te klikken. De zone Outlook bevat de belangrijke onderdelen van het programma. De zone Persoonlijk bevat de verschillende e-mail onderdelen afzonderlijk (Inbox, Outbox, verzonden, verwijderd, concepten). De zone Overig laat de gebruiker onder andere toe om bestanden te raadplegen op de harde schijf. Indien gewenst kan de gebruiker zelf nog items toevoegen aan de Outlook-balk B. De mappenlijst De mappenlijst is een meer no nonsens benadering. De mappenlijst bevat identiek dezelfde informatie als de Outlook-balk, alleen in een veel toegankelijkere stijl en zonder mooie opmaakeffecten. Alle onderdelen van Outlook (kalender, e-mail, notities, …) worden intern in Outlook opgeslagen als subdirectories met een bepaalde functie2. De items die in de mappenlijst standaard aangeboden worden, zijn dezelfde als deze in de Outlook-balk. Alleen krijgt de gebruiker nu alle items tegelijk in één overzicht aangeboden. Dat is naar onze mening het grote voordeel van het werken met de Mappenlijst. Niet alleen krijg je ineens alle items te zien, ook de subdirectories die je eventueel zelf aanmaakt (bv. om e-mail items te groeperen) zijn zichtbaar in de Mappenlijst. Ook al kiest de gebruiker zelf met welke weergave hij het liefst werkt, in deze cursus zal verder gebruik gemaakt worden van de Mappenlijst omwille van de voordelen die deze balk biedt. Om de weergave van een van de balken te activeren of te verbergen, klikt de gebruiker in het menu Beeld. Als de Outlook-balk geactiveerd is, zal er een vinkje 2

Met die functie bedoelen we dat een subdirectory in Outlook bijvoorbeeld alleen e-mail-items bevat of alleen maar kalender-items. Wanneer de gebruiker zelf subdirectories aanmaakt, dient hij trouwens ook op te geven welk soort items hij in deze subdirectory wil opslaan (zie verder). © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

6 staan voor Outlook-balk. Om deze uit te schakelen, volstaat het te klikken op Outlook-balk. Als je dan de Mappenlijst wil activeren, kan dat door op Mappenlijst te klikken. 2.3 Het uitzicht van onderdelen bepalen Voor we in de volgende paragraaf ingaan op het eerste onderdeel van Outlook (Outlook als e-mail programma) willen we in deze paragraaf nog even stilstaan bij de weergave mogelijkheden van Outlook. Voor alle onderdelen kan de gebruiker immers tussen verschillende weergavemogelijkheden kiezen. Op die manier kan hij de weergave van elk van de onderdelen maximaal aan zijn eigen smaak aanpassen. Hoewel de gebruiker best zelf alle mogelijkheden eens uitprobeert en zo komt tot de weergave die hem het best bevalt, willen we hier dieper ingaan op het gebruik van categorieën en de mogelijkheden van het werken met deze weergave. 2.3.1 Subdirectories en categorieën Alle items in Outlook kunnen beheerd worden in subdirectories of met behulp van categorieën. Het eigene aan subdirectories is dat items (bv. contactpersonen of emails) fysiek op een afgescheiden plaats staan. Het nadeel van de methode is dat één item niet tegelijk in twee subdirectories kan staan, iets wat in sommige gevallen handig is. Met categorieën is dat wel mogelijk. Categorieën in Outlook zijn sleutelwoorden of woordgroepen waarmee de gebruiker items kan bijeenhouden zodat hij op deze items eenvoudiger kan zoeken, sorteren, filteren of groeperen. Met categorieën kan de gebruiker verschillende typen items bijeenhouden die verwant zijn, maar die in verschillende mappen zijn opgeslagen (bv. BEPAALDE contactpersonen en Taken van deze personen). Categorieën geven ook de mogelijkheid om items bij te houden zonder ze in aparte mappen te plaatsen (bv. categorieën van taken). Hoewel beide werkwijzen bij de meeste items in Outlook werken, lijken bepaalde onderdelen beter gediend met het gebruik van een van beide weergaven: Onderdeel

Geprefereerde werkwijze

E-mail Agenda Contactpersonen Taken Notities

Subdirectory Categorieën Categorieën Categorieën Geen van beide

E-mails die de gebruiker wil bijhouden, kan hij best verplaatsen naar een bepaalde subdirectory. Het is mogelijk om e-mails in te delen in categorieën maar het loont niet omdat de weergavemogelijkheden voor e-mail-items niet zijn afgestemd op categorieën. Bovendien is het gebruik van het archiveren van e-mail berichten in


7 afzonderlijke subdirectories zo ingeburgerd dat de meeste gebruikers hier naar teruggrijpen. Agenda-items kunnen niet in subdirectories ingedeeld worden. Hier blijft dus alleen de mogelijkheid om categorieën te gebruiken. Het indelen van agendaitems in categorieën gebeurt niet regelmatig. Omdat de meeste gebruikers toch kiezen om de items in een weekvoorstelling te zien, worden er geen categorieën voor gebruikt. Toch kan het gebruik van categorieën in de agenda handig zijn om bijvoorbeeld feestdagen te selecteren, verjaardagen te bekijken of alle komende vergaderingen op een rij te zien. Categorieën worden het meest gebruikt voor Contactpersonen. Elke persoon in het adressenbestand dat de gebruiker aanlegt, kan aan een of meerdere categorieën toegewezen worden. Zo kan het zijn dat een collega ook behoort tot de sportclub waar je traint of dat een contactpersoon zowel belangrijk is in Project 1 als in Project 2. Wanneer je je contactpersonen toewijst aan bepaalde categorieën is het later eenvoudig om verschillende mensen die samenhoren op te vragen. Ook taken kunnen gegroepeerd worden in categorieën ook al komt dit ook niet frequent voor. Een mogelijk toepassing hier is het opdelen van taken in privé (bv. boodschappen doen) en werktaken (seminarie voorbereiden). Notities tot slot zijn kleine berichtjes die in categorieën kunnen gestopt worden maar waarvan het nut om dit te doen duidelijk ontbreekt. 2.3.2 Werken met categorieën Om categorieën toe te wijzen, geldt in heel Outlook dat je met de rechtermuisknop op dit item klikt en dan in het contextmenu de optie Categorieën aanklikt. Bij agenda-items of contactpersonen kan de gebruiker de gewenste categorie ook nog invullen, onderaan het scherm. We gaan daar verder nog dieper op in. Wanneer je in het contextmenu (dat verschijnt na het klikken op de rechtermuisknop) klikt op Categorieën, krijg je volgend scherm te zien:


8

Je krijgt een lijst van categorieën te zien die Outlook standaard aanbiedt. Door bepaalde categorieën aan te kruisen, voeg je het geselecteerde item (van welke aard dat ook mag zijn) toe aan deze categorie. Je hebt zelf controle over welke categorieën in deze lijst verschijnen. Als je de lijst van Outlook wil aanpassen, klik je beneden in het venster op ‘Hoofdlijst van categorieën’. Je krijgt dan een analoog scherm te zien, waarin je nu zelf categorieën kan toevoegen of verwijderen:

In bovenstaand voorbeeld zijn alle standaard-items van Outlook verwijderd. In de plaats daarvan werden nieuwe categorieën gecreëerd. Merk op dat de naam van de categorie al het soort item suggereert waarvoor de categorie gebruikt kan worden. Voor sommige categorieën kan dit handig zijn. In andere gevallen wil de gebruiker nu net niet dat een bepaalde categorie slechts één soort item bevat (bv. wanneer je alle items van een bepaald project wil opvragen: contactpersonen, agenda-items, enzovoort).


9 Wanneer je nu aan een bepaald item een categorie wil toevoegen, klik je de gewenste categorie(ën) aan in de (nieuwe) lijst:

3 Outlook als e-mail programma Als e-mailprogramma behoort Outlook momenteel tot de meest vooruitstrevende en modernste pakketten. In essentie is het programma een uitgebreide versie van het e-mailprogramma Outlook Express dat met Internet Explorer gratis verspreid wordt. Met beide programma’s wil Microsoft de hegemonie van de Netscape browsersuite breken. In vergelijking met Eudora heeft Outlook alle basisfuncties die een e-mailprogramma moet hebben en daar bovenop diverse additionele functies die in Eudora niet aanwezig zijn. 3.1 Een e-mail account maken De eerste stap in het instellen van Outlook als e-mailprogramma is het aanmaken van een account. Normaal gezien wordt een dergelijke account automatisch ingesteld met behulp van de Wizard die bij het eerste gebruik van Outlook opgestart wordt. Het is echter ook mogelijk handmatig een nieuwe account aan te maken door deze Wizard opnieuw op te roepen3. Daarvoor klik je in het menu extra op Accounts. Je krijgt volgend scherm te zien:

3

Het kan ook nuttig zijn een tweede account te creëren in Outlook als je een andere afzender wil voor je e-mailberichten, of als je mails van twee emailadressen (logins) wil doen toekomen. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

10

In dit venster kan je bestaande accounts aanpassen door te klikken op de account en dan op Eigenschappen. Omdat de opties die je hier kan instellen grotendeels overeenkomen met de Wizard voor nieuwe accounts, behandelen we dit niet verder in deze cursus. Nieuwe accounts maak je door op de knop Toevoegen te klikken en dan E-mail te kiezen. Automatisch wordt de Wizard opgestart. Stap 1: De naam van de gebruiker invullen

Stap 2: Het eigen e-mail adres

In de eerste twee stappen vult de gebruiker achtereenvolgens zijn eigen naam en zijn e-mail adres in. De naam die je invult zal bij de ontvangers van je e-mails verschijnen als naam in het From-veld. Dat wil zeggen dat je hier best je eigen naam en voornaam intypt maar dat je eveneens een meer algemene naam kan ingeven (bv. PSW-papers).


11 Stap 3: Servertype

Stap 4: Login en paswoord

De derde stap in de Wizard vraagt om het servertype van UIA-mail op te geven en de namen van de uitgaande en inkomende mailservers. Het servertype is POP3. Dat staat in de lijst zo al aangegeven en dient dus niet veranderd te worden. De naam van de mailserver is mpsw.uia.ac.be, zowel voor inkomende als voor uitgaande post. In de vierde stap moet de gebruiker zijn login en paswoord opgeven op het UIA-netwerk. Voor de meeste gebruikers is het ook aan te raden om het paswoord te laten onthouden. Anders moet je de hele dag door je paswoord intypen zodra Outlook je mail gaat checken. Stap 5: De Internet-verbinding aangeven

Stap 6: De Wizard beëindigen

De voorlaatste stap in het aanmaken van een account bestaat in het opgeven van het type Internetverbinding. Omdat iedereen op UIA rechtstreeks op het Internet is aangesloten, klik je de tweede keuze aan: “LAN-netwerk gebruiken”. De laatste stap geeft gewoon aan dat de Wizard alle gegevens heeft en nu klaar is om een nieuwe account aan te maken. Klikken op Voltooien zal de account dan ook werkelijk aanmaken. Let op ! Door het instellen van Outlook als een POP3-client zal Outlook alle mails uit je inbox op de server verplaatsen naar de harde schijf. Dat betekent dat je © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

12 mailbox op het netwerk zelden overvol zal zitten. Dat heeft wel voor gevolg dat als je met de modem inbelt op UIA, dat je dan geen of bijna geen post meer terugvindt op het netwerk. Je kan dit voorkomen door in het menu Extra te kiezen voor Accounts. Je vraagt voor je e-mailaccount de Eigenschappen op en klikt op het tabblad Geavanceerd:

Onderaan het tabblad vind je opties die het mogelijk maken om alsnog een kopie van je e-mail te laten staan op de server. Op die manier kan je thuis nog al je mails lezen (of omgekeerd). De laatste optie kruis je best ook aan zodat je mailbox opgekuist wordt wanneer je in Outlook e-mails verwijdert. Wanneer dit systeem nog niet ver genoeg gaat, kan je Outlook ook als IMAP-client instellen in stap 3 van de Wizard. Dit is echter geen gebruikelijke optie. 3.2 De UA-adreslijstservice instellen Wanneer je de Wizard Accounts maken opstart, kan je naast een e-mailaccount ook een adreslijstservice instellen. Dat zijn zoekmachines voor e-mailadressen. De UA heeft al haar personeelsleden maar ook alle geregistreerde studenten in zo’n adreslijstservice beschikbaar gemaakt. Je kan deze zoekmachines rechtstreeks vanuit Outlook aanspreken wanneer je een e-mail wil sturen naar iemand op de UA. De voorwaarde hiervoor is wel dat je eerst een nieuwe ‘account’ aanmaakt voor de UA-adreslijstservice. Dat kan door in het menu Extra op Accounts te klikken en dan bij de knop Toevoegen te kiezen voor Adreslijstservice. Outlook start dan automatisch de bijhorende Wizard op:


13 Stap 1: De naam van de adreslijstserver opgeven Stap 2: E-mailadressen controleren

De eerste stap is de belangrijkste. Daarin wordt gevraagd om de servernaam van de adreslijstservice op te geven. Voor de UA-lijst is dat het adres ldap.ua.ac.be. In de tweede stap kan de gebruiker kiezen om nieuwe e-mailadressen die hij intypt te laten controleren door de adreslijstservice. Dat kan in sommige gevallen handig zijn, maar de ervaring leert dat dit het maken van e-mails vertraagt. De laatste stap is het beëindigen van de Wizard door op Voltooien te klikken. Na het beëindigen van de Wizard moet je nog één optie handmatig instellen. Daarvoor klik je in het venster Internet-accounts op de nieuwe adreslijstservice en vervolgens op Eigenschappen. Volgend scherm verschijnt dan:

In het eerste tabblad kan je desgewenst de verwijzingsnaam van de zoekmachine wijzigen. Na de Wizard staat hier ldap.ua.ac.be. Je kan dat veranderen in bijvoorbeeld Universiteit Antwerpen. De optie die je nog moet instellen, bevindt zich echter in het tweede tabblad Geavanceerd.


14

In het vak Zoekbasis typ je: o=Universiteit Antwerpen,c=BE. Dat is nodig om de zoekmachine in staat te stellen de gegevens over de UA-te vinden. Op OK klikken gaat terug naar het vorige scherm waar je het instellen van Accounts kan beëindigen. 3.3 E-mail ontvangen Eens je account aangemaakt is, zal Outlook starten met het maken van een verbinding met het netwerk om jouw post binnen te halen in het programma. Wanneer je nieuwe berichten hebt, maakt Outlook dat op verschillende wijzen kenbaar. Allereerst verschijnt er in je Windows-balk onderaan rechts een klein icoontje met een brief. Ten tweede zet Outlook de map “Postvak IN” in het vet en geeft hij tussen haken (in het blauw) aan hoeveel nieuwe, ongelezen berichten er staan in je Inbox. Tot slot geeft Outlook in de Inbox zelf ook aan welke berichten nieuw zijn door ook hier de titels van de berichten in het vet te zetten en een icoon van een gesloten brief te tonen.

Nieuwe, ongelezen berichten staan in het vet in de lijst. Indicatie van een nieuw item in Postvak IN. De weergave ‘Berichten’ geeft de eerste regels van het emailbericht in een apart venster.


15

Bovenstaand beeld geeft een idee hoe een nieuw bericht getoond wordt in Outlook. Merk op dat de Mappenlijst gebruikt wordt en dat de weergave Berichten is gekozen waardoor je onmiddellijk ook de eerste regels van het bericht (en daarmee in vele gevallen ook heel het e-mail bericht) kan lezen. 3.4 E-mail versturen 3.4.1 Een nieuwe e-mail maken Om een nieuw e-mail bericht aan te maken klik je op de knop Nieuw in de . werkbalk standaard. Let echter op ! De knop moet er als volgt uit zien: In elk onderdeel van Outlook heeft de knop Nieuw immers een ander uitzicht. In de agenda bijvoorbeeld maakt de knop een nieuw agenda-item aan. In het Postvak IN is dat een nieuwe e-mail. Nieuwe e-mail

Nieuw contact

Nieuw agenda-item

Nieuwe taak

Nieuwe notitie

Wanneer je je niet in een e-mail onderdeel bevindt, kan je toch snel een nieuwe e-mail aanmaken door te klikken op het pijltje van de Nieuw-knop. Je krijgt dan een lijst waaruit je e-mailbericht kan kiezen. Wanneer je een nieuw e-mailbericht maakt, krijg je volgend (bekend) scherm te zien:

Het aanmaken van een nieuwe e-mail verloopt analoog aan de procedure in andere programma’s. In het veld Aan typ je de geadresseerde. Het veld CC geeft aan aan welke geadresseerden het bericht nog verstuurd wordt (dit kan ook door


16 meerdere e-mail adressen op te geven in het Aan-veld). In het veld BCC4 zet je de e-mailadressen van de mensen die deze mail ook zullen ontvangen zonder dat de e-mailadressen in het veld Aan of CC dit merken (Blind Carbon Copy). Wanneer je op een van de knoppen links (Aan, CC of BCC) klikt krijg je de Contactpersonen te zien en kan je snel verschillende e-mailadressen toevoegen zonder deze te moeten typen (zie verder). Bovendien kan Outlook e-mailadressen ook aanvullen op basis van de gegevens in je Contactpersonen. Een automatische aanvulling van het laatste deel van je e-mailadres (bv. @uia.ua.ac.be) is helaas niet in het programma voorzien. Dit euvel is wel te omzeilen in het onderdeel Contactpersonen (zie verder). 3.4.2 Berichtopties instellen Voor elk e-mailbericht kan de gebruiker extra opties instellen. Zo kan de gebruiker het versturen van de mail uitstellen tot een bepaalde datum. Of hij kan een berichtje aan de e-mail koppelen waarin hij vraagt aan de geadresseerde om hem te verwittigen wanneer het bericht gelezen is. Als de geadresseerde ook Outlook gebruikt, moet deze gewoon op een Bevestig-knop klikken om dit kenbaar te maken. In het Postvak In verschijnt zo’n bevestiging als een e-mail met een eigen icoontje ervoor:

Wanneer de gebruiker meerdere accounts gemaakt heeft, kan hij ook aangeven met welke account (met andere woorden met welke From-naam) hij het bericht wil versturen. Ook de gevoeligheid en de urgentie kunnen veranderd worden. Dit is echter iets dat zelden in e-mail verkeer gebruikt wordt.

4

Dit veld is standaard niet beschikbaar. Je kan het veld echter activeren door in het menu Beeld (van je nieuwe e-mail) te kiezen voor “Veld BCC”. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

17 3.4.3 Attachments en Outlook-items toevoegen De gebruiker kan ook allerhande extra items mee doorsturen. De meest gebruikelijke bijlage is een attachment. Dat wil zeggen dat een extern bestand meegestuurd wordt. Om een attachment in te voegen, kies je in het menu Invoegen voor Bestand. Je krijgt dan een menu waarmee je op de harde schijf een of meerdere bestanden kan aanklikken die bijgevoegd dienen te worden. Een attachment invoegen

Een Outlook-item invoegen

Daarnaast kan je in het menu Invoegen ook kiezen voor Item. Dat wil zeggen dat je een item uit Outlook zelf wil meesturen. Dat kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld een Contactpersoon met iemand wil delen. De geadresseerde hoeft dit item dan alleen maar te slepen naar de juiste plaats (in dit geval zijn eigen Contactpersonen) om het item daar toe te voegen. 3.4.4 Handtekeningen gebruiken Vele gebruikers plaatsen onder hun e-mail een elektronische handtekening (signature) met hun contactinformatie of een spreuk. Je kan een handtekening standaard laten toevoegen aan elk nieuw e-mailbericht dat je maakt. De voorwaarde daarvoor is dat je eerst een of meerdere handtekeningen aanmaakt. Handtekeningen maken, doe je door in het menu Extra te kiezen voor Opties en daarin het tabblad E-mailindeling te kiezen. Onderaan in dit tabblad vind je een gedeelte dat toelaat handtekeningen toe te wijzen.

Wanneer je klikt op de knop Handtekeningenkiezer, kom je terecht in volgend scherm:


18

Hierin staat een lijst van alle beschikbare handtekeningen (op dit moment nog geen). Wanneer je een nieuwe handtekening wil toevoegen klik je op Nieuw en er wordt een Wizard opgestart: Stap 1: De naam van de gebruiker invullen

Stap 2: Het eigen e-mail adres

De eerste stap vraagt om een naam te geven aan je handtekening. Dat is de naam die je straks in de lijst zal terugvinden. Wanneer je reeds een handtekening hebt (uit Eudora bijvoorbeeld) in een bepaald bestand, kan je kiezen voor “Dit bestand als sjabloon gebruiken”. In dit voorbeeld opteren we echter om met een leeg exemplaar te beginnen. In de tweede stap schrijft de gebruiker dan de tekst van zijn handtekening. Hij kan daarnaast ook opteren om een vCard mee te sturen met een e-mail. Een vCard is een item uit de Contactpersonen maar dan met je eigen gegevens. Op die manier kan de ontvanger jou snel en zonder typwerk invoegen in zijn eigen Contactpersonen. Als je Voltooien kiest, wordt de handtekening gemaakt en in de lijst van het eerste venster toegevoegd. Wanneer je nu steeds een bepaalde


19 handtekening aan een bericht wil toevoegen, kan je dit in het Opties-venster aanklikken. 3.4.5 HTML of ASCII-E-mails ? E-mail is steeds een kwestie geweest van snel berichten de wereld rondsturen zonder je ook maar iets aan te trekken van lay-out. Dat kwam omdat e-mail opgesteld werd in ASCII-tekens en dat hierbinnen geen lay-out mogelijk was. Eudora paste dit systeem aan door enige lay-out toe te laten. Momenteel zijn de lay-out mogelijkheden van e-mails enorm uitgebreid omdat meer en meer HTML als onderliggende e-mailtaal gebruikt wordt. HTML is de programmeertaal die achter web-pagina’s zit en die nu ook toelaat om e-mails te layouten.

De gebruiker wordt zorgvuldig afgeschermd van de HTML-programmeertaal en krijgt enkel de lay-outopties in gebruiksvriendelijke menu’s te zien. Het verzenden van e-mails in HTML-formaat biedt een nieuwe waaier van mogelijkheden. De voorwaarde om met deze nieuwe lay-outinstrumenten te kunnen werken, is het activeren van HTML voor e-mailberichten. Dat gebeurt opnieuw in het Optiesvenster (menu Extra), in het tabblad Berichtenindeling.

Door de standaard-berichtenindeling in te stellen op HTML, kan de gebruiker alle mogelijke lay-out aan zijn e-mail toevoegen (bepaalde lettertypen, tekst in groot lettertype of in kleur, een achtergrond, enzovoort). Bij het onderdeel briefpapier © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

20 en lettertypen kan men bovendien nog enkele extra HTML-lay-out opties instellen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om elke e-mail met een eigen achtergrond en logo (cfr. het UIA briefpapier) op te maken. Wat gebeurt er met gebruikers die dan niet met Outlook werken of die een oud emailprogramma hebben die geen HTML-indeling kan lezen ? Deze gebruikers zullen geconfronteerd worden met de verschillende HTML-codes in het bericht. Dat zal het bericht moeilijker leesbaar maken. Gelukkig biedt Outlook hier twee antwoorden op. In de eerste plaats kan je voor elke Contactpersoon opgeven of deze HTML kan lezen of niet (het is eerder omgekeerd: je geeft op of hij alleen maar ASCII-berichten mag ontvangen of niet). Aan de andere kant kan je in elk mailtje afzonderlijk het formaat wijzigen van HTML naar Onbewerkte tekst (dwz. ASCII). Dit gebeurt in het menu Opmaak van het e-mailbericht. 3.5 Het adresboek Elk e-mailprogramma heeft een adresboek. Daarin kan de gebruiker een lijst aanleggen van e-mailadressen en additionele gegevens. Wanneer de gebruiker dan een nieuwe mail stuurt, kan hij uit dit adresboek snel gegevens en adressen halen. Het aanmaken en beheren van adressen in Outlook wordt uitgebreid besproken in deel 4 ( Contactpersonen). Hier gaan we nog even in op de manier waarop de gebruiker zijn Adresboek (of beter zijn Contactpersonen) gebruikt wanneer hij een e-mail bericht wil versturen. Zoals eerder reeds gezegd, kan je in de vakken Aan: of CC: gewoon een e-mail adres typen wanneer je een mail wil schrijven. De gebruiker kan echter ook op de knop Aan: (of een van de andere knoppen) klikken. Dan verschijnt volgend scherm:

Alle personen die in Contactpersonen voorkomen, zijn te zien in de linkerzijde van het scherm. Ongeacht op welke knop men klikt in het e-mailbericht, men kan met de pijltjestoetsen onmiddellijk adressen toevoegen aan het Aan:-veld, het CC:-veld


21 en het BCC:-veld. Merk op dat de namen in de lijst gesorteerd worden op voornaam en dan op achternaam. Dat kan het zoeken iets bemoeilijken. Wanneer je een bepaald iemand niet in je adresboek hebt zitten, kan je daar ook naar zoeken. De belangrijkste bron waar je op UA naar adressen kan gaan zoeken is de UA-adreslijstservice. Eerder hebben we reeds uitgelegd hoe je een account kan creëren om in deze database te zoeken (zie 3.2). Nu gaan we iets dieper in op de manier waarop je de zoekmachine kan gebruiken wanneer je een e-mail aan het maken bent. De eerste stap hierin is het aanklikken van de knop Zoeken in bovenstaand scherm. De gebruiker wordt dan de keuze geboden om te kiezen waar hij wil zoeken. Standaard zal in de keuzelijst de optie Contactpersonen geselecteerd zijn. Wanneer je wil zoeken in de adreslijstservice van UA, klik je op ldap.ua.ac.be (of een aangepaste naam indien je deze veranderd hebt).

Je kan zoeken op de naam (achternaam of voornaam) en op het e-mailadres. Wanneer je complexere zoekfuncties wil gebruiken, kan je daarvoor het tweede tabblad gebruiken. Je klikt op Nu zoeken om het zoeken te starten.

Wanneer een bepaald resultaat gevonden is, kan je dit onmiddellijk in je emailbericht toevoegen. Daarvoor klik je op de gevonden persoon en vervolgens (rechtsonder) op het veld waar de persoon in je e-mail moet terechtkomen: Aan, © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

22 CC of BCC. De zoekfunctie gaat nog verder: wanneer je dit wil, kan je de gevonden persoon ook onmiddellijk toevoegen aan je adresboek zodat je de volgende keer niet nog een keer moet zoeken naar deze naam. Daarvoor klik je op de knop Toevoegen aan adresboek ( ). 3.6 E-mail verwerken Vele gebruikers leggen een archief aan van e-mailberichten of ze laten e-mails van bepaalde personen niet in hun Postvak IN binnenkomen maar in een speciaal daarvoor aangemaakte map. Het is niet aangewezen om al je e-mailberichten in je Postvak IN te laten staan omdat dat na een tijd een onoverzichtelijk lange lijst wordt. E-mail archiveren5 gebeurt door e-mailberichten te verplaatsen naar eigenhandig aangemaakte archiefmappen. Daarnaast kan je ook binnenkomende post automatisch afleiden naar opgegeven plaatsen met de Wizard Regels. 3.6.1 Subdirectories aanmaken De eerste stap in het archiveren of verplaatsen van e-mails is het aanmaken van eigen subdirectories. Standaard heeft Outlook een subdirectory voor elk van zijn onderdelen (Postvak IN, Contactpersonen, Notities, enzovoort) plus nog enkele extra subdirectories die veelal met e-mail te maken hebben (Concepten, Verzonden items, Postvak UIT). Daarnaast heeft de gebruiker de vrijheid om zelf subdirectories aan te maken waarin hij zelf allerhande Outlook-items kan plaatsen. Daarbij geldt de algemene regel dat elke subdirectory gebonden is aan één type Outlook-item. Dat betekent dat je een extra subdirectory kan maken voor Notities maar dat je in deze subdirectory dan ook alleen maar Notities kan opslaan. Wanneer je een ander item sleept naar deze subdirectory zal Outlook dit automatisch converteren naar een Notitie. Dat heeft voor gevolg dat het item zijn oorspronkelijke vorm verliest. Soms voert Outlook een extra controle uit. Zo kan je een e-mail slepen naar je agenda waarna Outlook zal proberen om uit de inhoud van de e-mail agendagegevens te puren en die om te zetten. Om een nieuwe map aan te maken in je Mappenlijst, klik je rechts op een van de subdirectories in de Mappenlijst. Uit het contextmenu dat dan verschijnt, kies je Nieuwe map. Je krijgt dan volgend scherm:

5

Je kan e-mail archiveren in je standaard Outlook-bestand. Het is echter aan te raden om een archiefbestand te creëren en daar je e-mails te archiveren. Meer uitleg hierover is terug te vinden in 9.2. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

23 Een nieuwe map aanmaken

Resultaat in de Mappenlijst

Je wordt gevraagd om de naam van de map op te geven, alsook het type item dat in de map opgeslagen zal worden. Omdat we e-mails willen verplaatsen, zal het type in de meeste gevallen “E-mailitems” zijn. In het scherm onderaan krijg je een overzicht van alle nu bestaande mappen in je Mappenlijst. De bedoeling is dat je klikt op de map waaronder de nieuwe map moet komen. Dat wil zeggen dat als je een hoofdmap Methodologie wil aanmaken (zie voorbeeld) dat je dan op “Persoonlijke mappen” klikt. In bovenstaand geval willen we een map Atlas-ti aanmaken en deze plaatsen onder de bestaande map Methodologie. Daarom wordt Methodologie aangeduid in het onderste venster. Het resultaat verschijnt onmiddellijk in je Mappenlijst: onder de map Methodologie is een nieuwe map Atlas-ti aangemaakt. 3.6.2 Handmatig e-mail verwerken Het handmatig archiveren van e-mail kan op twee manieren gebeuren. Het doel blijft hetzelfde: berichten uit je Postvak IN verplaatsen naar een archiefmap die je zelf hebt aangemaakt. De eerste manier om dit te doen is door te slepen. Je zorgt dat de subdirectory waarin de e-mail terecht moet komen zichtbaar is in de Mappenlijst. Met andere woorden, je klapt eventuele hoofddirectories open zodat de onderliggende subdirectories zichtbaar worden (zie het voorbeeld in de vorige paragraaf). Wanneer dat gebeurd is, sleep je het e-mailbericht uit je Postvak IN naar de bewuste subdirectory. Het resultaat is dat het e-mailbericht verplaatst wordt naar deze subdirectory. In sommige gevallen is je directorystructuur zo complex dat openklappen niet langer efficiënt is (denk er ook aan dat alles nadien nog eens terug dicht moet om een overzicht te bewaren). In die gevallen is het sneller om op je e-mailbericht


24 rechts te klikken en in het contextmenu te klikken op Naar map verplaatsen. Je krijgt dan de Mappenlijst te zien in een apart venster. Wanneer je de juiste directory gevonden hebt, volstaat het deze aan te klikken en op OK te klikken. Het resultaat is hetzelfde, alleen sluit het venster nu onmiddellijk en kan je verder werken. 3.6.3 Automatisch e-mail verwerken Naast het verplaatsen van e-mailitems kan je er ook voor zorgen dat Outlook binnenkomende mail bekijkt en sorteert. Dat sorteren kan verschillende vormen aannemen. Ofwel kan Outlook bepaalde berichten onmiddellijk verwijderen, ofwel kan hij ze verplaatsen naar een door de gebruiker gedefinieerde subdirectory. Het instellen van deze automatische verwerking gebeurt met de Wizard Regels. Deze wordt opgestart door in het menu Extra te klikken op Wizard Regels:

In de lijst hierboven is reeds één automatische regel aanwezig. Elke regel die in Outlook gemaakt wordt, heeft een eigen naam gekregen. In onze lijst is dat de regel “SAS verwijderen”. In het scherm onderaan wordt in woorden weergegeven wat Outlook moet doen: elke keer dat er een e-mailbericht binnenkomt waarin het woord SAS voorkomt in het onderwerp (Subject) dan moet dit bericht niet in Postvak IN getoond worden maar onmiddellijk verwijderd worden. We voegen er nu een nieuwe regel aan toe door te klikken op Nieuw. De Wizard start dan op:


25

In de eerste stap krijg je een lange lijst van mogelijke acties die Outlook kan ondernemen met e-mailberichten. We kiezen er voor dit voorbeeld de regel uit die e-mailberichten bij het binnenkomen automatisch verplaatst. Merk op dat onderaan in het scherm reeds een eerste versie verschijnt van wat de regel gaat doen. Klik op Volgende en een nieuwe keuzelijst wordt gegeven:

Uit deze lijst kan je kiezen waarop Outlook moet reageren. De standaardcontrole in de vorige stap ging over personen of distributielijst. In dit venster hebben we deze optie uitgeschakeld en kiezen we voor specifieke tekst in het onderwerp. We hebben op dit moment onze volledige regel geconstrueerd. Nu komt het moment om specifiek aan Outlook op te geven waarop hij moet reageren. In de beschrijving onderaan zijn de termen specifieke tekst en naam map nog onderlijnd. Dat betekent dat de gebruiker hier zelf moet invullen welke tekst Outlook met zoeken en naar welke map hij het bericht moet verplaatsen. Om dit in te vullen klik je op onderlijnde teksten. Je krijgt telkens een invulscherm:


26 Na klikken op ‘specifieke term’

Na klikken op ‘naam map’

Nadat je dit gedaan hebt geeft Outlook nog twee vensters met allerlei opties waarmee je de regel verder kan verfijnen. Tot slot vraagt de Wizard om een naam te geven aan de regel en de regel te voltooien.

We schakelen de regel in en vanaf dan worden alle mailberichten met Atlas-ti in het onderwerp onmiddellijk verplaatst naar de gelijknamige subdirectory. Het aantal mogelijk elementen waar Outlook op kan controleren is te uitgebreid om volledig te behandelen. Het is daarom aan te raden dat de gebruiker rustig ronddwaalt in de Wizard Regels en de verschillende keuzelijsten eens uitpluist. Dat zal hem in staat stellen juiste regels in te stellen om het verplaatsen of archiveren van e-mailberichten te automatiseren6. 4 Outlook als adresbeheerder Het gebruik van Outlook als adresbeheerder is reeds in de vorige paragraaf aan bod gekomen. Het onderdeel Contactpersonen heeft de functie van een e-mail adresboek binnen Outlook maar functioneert bovendien ook nog als een 6

Je kan met verschillende collega’s bepaalde regels ook uitwisselen. In het eerste venster van de wizard Regels is een knop Opties voorzien. Als je daarop klikt krijg je de mogelijkheid om regels te exporteren of te importeren. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

27 persoonlijk telefoonboek van de gebruiker waarin hij veel meer gegevens kan opnemen dan louter de naam en het e-mailadres. 4.1 Personen toevoegen Personen aan Contactpersonen toevoegen kan op veel manieren. De meest gebruikelijke is het klikken op de knop Nieuw wanneer men in het onderdeel Contactpersonen staat. Outlook geeft dan een nieuw, leeg contactenblad.

Het eerste dat de gebruiker dan intypt is de naam van de nieuwe persoon. Let daarbij op dat je eerst de voornaam en dan de achternaam typt. Op die manier zal Outlook automatisch de juiste naam invoegen in het juiste veld. Om te controleren of de juiste naam is ingevoerd in het juiste veld, kan je klikken op de knop Volledige Naam. Dan geeft Outlook een gedetailleerd naamveld waarin je nog meer velden kan invullen:

De voornaam en de achternaam staan in de juiste velden. In het hoofdscherm staat de naam nogmaals in het veld Opslaan als. Daarin geeft Outlook aan hoe de naam in je Contactpersonen zal voorkomen. Merk op dat hij standaard de achternaam eerst zet en bijgevolg de Contactpersonen op achternaam zal rangschikken. Na het ingeven van de naam krijgt de gebruiker nog verschillende velden die hij al dan niet kan invullen. Zo is er naast de knop Volledige naam ook een knop Adres © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

28 waarin je stap voor stap de adresgegevens in de juiste velden kan intypen. Wanneer je echter rechtstreeks in het veld intypt, herkent Outlook veel van de ingevoerde gegevens automatisch en is het niet nodig om het extra scherm op te roepen. Belangrijker is te letten op de pijltjes ( ) die bij het adres en de telefoonnummers staan. Deze maken een wisseling van type adres, e-mail of telefoonnummer mogelijk. Outlook kan in het Contactpersoonscherm maar een beperkt aantal gegevens tonen. Dat wil echter niet zeggen dat er niet meer velden beschikbaar zijn. Per contactenblad kan de gebruiker telkens maar één adres zien, vier telefoonnummers en één e-mailadres. Dat in tegenstelling tot het maximaal aantal velden in elk van de categorieën. Er kunnen maximaal drie adressen, drie e-mails en negentien (19) telefoongegevens ingevoerd worden. Wanneer je op een pijltje klikt kan je een ander adres, e-mail of telefoon ingeven. Hieronder geven we een overzicht van alle mogelijke velden die je als gebruiker kan invoeren: Adresvelden

Telefoonvelden

E-mailvelden

Outlook voert deze gegevens in maar kan slechts een van de gegevens tonen. Dat betekent dat men via de pijltje bijvoorbeeld achterliggende adressen kan opzoeken (op voorwaarde dat deze ingegeven werden). De gebruiker bepaalt zelf hoeveel gegevens hij wil invullen maar ook welke gegevens onmiddellijk zichtbaar zullen zijn wanneer hij een bepaalde contactpersoon opent.


29

In bovenstaand voorbeeld zijn enkele basisgegevens ingevuld. Een aantal velden spreken echter niet voor zich. Zo is er onder het adresveld een aankruisvakje ‘Dit adres gebruiken in adressenlijst’. Hiermee kan de gebruiker aangeven welk van de drie adressen Outlook moet gebruiken wanneer hij gegevens moet samenvoegen met andere programma’s (Word bijvoorbeeld, zie verder). Aan de andere kant kan de gebruiker ook de persoonlijke website van de contactpersoon opgeven. Op die manier werkt Contactpersonen ook een beetje zoals de Favorieten in Internet Explorer. Net boven dit veld vindt de gebruiker opnieuw een aankruisvakje ‘Als onbewerkte tekst verzenden’. Dit is belangrijk voor het gebruik van e-mail naar deze persoon. Niet iedereen beschikt reeds over de HTML-functie voor e-mails. Wanneer je dit vakje aankruist, schakelt Outlook automatisch de HTML-functie uit wanneer je een e-mail naar deze persoon stuurt. Op die manier kan je vanuit je Contactpersonen regelen wie ASCII-mail krijgt en wie HTML-mail. Het grote veld in het midden van het scherm laat toe om bijkomende tekst over de contactpersoon op te schrijven of om andere Outlook (en niet-Outlook) items aan dit item te koppelen. Zo kan je een beschrijving opnemen van wie deze persoon is of welke aperitief hij of zij graag lust. Maar je kan ook iemands verjaardag ingeven en dan wordt in dit scherm een koppeling gelegd naar een agenda-item met deze verjaardag (zie verder). Onder dit grote veld vindt de gebruiker nog drie extra velden. Het eerste veld ‘Contactpersonen’ laat toe om deze persoon te koppelen aan bepaalde andere Contactpersonen. Dit maakt het mogelijk om later filters uit te voeren of te weten te komen wie waarbij hoort (bv. hele onderzoeksgroepen). Een andere methode om Contactpersonen in te delen, is het vak Categorieën. Eerder zijn we reeds uitvoerig ingegaan op het werken met categorieën. Vooral bij Contactpersonen is het aan te raden om alle personen in Categorieën in te delen. Het maakt het mogelijk om de weergave van je contactpersonen snel te veranderen van Adreskaartjes naar ‘Op categorie’:


30

Het grote voordeel van het werken met Categorieën is zoals gezegd het feit dat je één persoon in meerdere categorieën kan stoppen. Als je dan op zoek bent naar iemand in een bepaalde categorie, zal je die snel terugvinden. Het laatste vak (rechtsonder) ‘Privé’ laat toe om bepaalde contactpersonen onzichtbaar te maken wanneer je besluit om je contactpersonen te delen met een andere gebruiker. Het systeem van delen komt verder nog uitvoerig aan bod (zie 47). Hiermee hebben we het hele eerste tabblad besproken. In totaal kent een Contactpersoon maar liefst vijf tabbladen. We zullen niet alle vijf de tabbladen bespreken. We bespreken enkel een paar specifieke opties in het tweede tabblad:

Het tweede tabblad bevat nog een aantal extra gegevens over de contactpersoon. Meestal betreft het niet-essentiële informatie over de persoon in kwestie. Een aantal velden verdienen echter extra aandacht. In de eerste plaats is er de verjaardag. Op het eerste zicht is dit een onschuldig veld om de verjaardag van de persoon bij te houden. Outlook synchroniseert zijn contactpersonen echter met de agenda. Dat betekent dat als je een verjaardag © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

31 toevoegt in dit tabblad dat de verjaardag van deze persoon ook automatisch in je agenda toegevoegd wordt7. De e-mailalias is een term waarmee de gebruiker op een korte, snelle manier een bepaalde contactpersoon kan omschrijven in een e-mailbericht. Outlook zal aan de hand hiervan de juiste Contactpersoon opzoeken en vervangen door het juiste emailadres8. Dit is belangrijk om dat Outlook niet automatisch e-mailadressen aanvult met een achtervoegsel (@uia.ua.ac.be). Het is dan ook aan te raden om de login-naam van de gebruiker op te geven. Op die manier zal Outlook snel het juiste e-mailadres vinden en volledig aanvullen. Het laatste veld op dit tweede tabblad vraagt om een webadres waar Outlook op zoek kan gaan naar informatie over vrije en bezette tijden van deze contactpersoon. Verder gaan we in op de wijze waarop je zelf je eigen vrije en bezette tijden op deze website kan zetten. Wanneer je een UIA-collega een uitnodiging wil sturen en hij maakt gebruik van deze agendafunctie, dan kan je op de volgende website zijn vrije en bezette uren opvragen: http://www.uia.ac.be/u/mtso/. In het veld geef je na de website ook nog de loginnaam van de collega op, gevolgd door de extensie .vfb. Op dat moment zal Outlook weten waar hij moet zoeken wanneer je die bepaalde collega wil contacteren. We verwijzen voor het gebruik van deze functie naar het deel over de agendafunctie. 4.2 Distributielijsten aanmaken Vaak wil je e-mail versturen naar verschillende mensen tegelijk. Je kan dit doen door in je e-mailbericht het Contactenvenster op te roepen en alle contactenpersonen die je wil bereiken aan te klikken. Je kan echter ook in je Contactenpersonen een zogenaamde distributielijst creëren. Dat is een item in je Contactenpersonen waarin niet één maar vele andere contacten samengebracht worden met als enig doel snel e-mails te kunnen versturen naar die groep contactpersonen. Een distributielijst wordt weergegeven door volgend icoon (

).

Het contactenblad van een distributielijst verschilt ook van dat van een gewone contactpersoon:

7

8

Je merkt dit ook doordat Outlook dit agenda-item zal koppelen met deze contactpersoon. Dat zie je in het grote veld op het eerste tabblad. Outlook gebruikt niet alleen de alias om het juiste emailadres te vinden. Hij zal de contactpersonen op alle mogelijke (naam)velden doorzoeken om het juiste e-mailadres te vinden. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

32

Eerst en vooral geef je de distributielijst een naam. Dat is de naam die je in het vak AAN: van je e-mail zal moeten typen om deze lijst te gebruiken. Vervolgens krijg je drie knoppen en dan een heel veld met namen die reeds behoren tot deze distributielijst. Wil je namen toevoegen dan klik je op Leden selecteren. Je krijgt dan een scherm dat vergelijkbaar is met het selecteren van namen om een e-mail te versturen:

Naast bestaande mensen toevoegen kan je ook onmiddellijk een nieuw lid aanmaken. Daarvoor klik je op de tweede knop:


33

Je hebt hier de mogelijkheid om een nieuw lid op te nemen dat tegelijkertijd ook als nieuw item in je Contactpersonen toegevoegd wordt. Wanneer je het aankruisvakje niet aankruist, creëer je een nieuw lid dat enkel bestaat in deze distributielijst. Dat kan handig zijn wanneer het mensen betreft waar je geen uitgebreide gegevens voor wil creëren maar die wel aangeschreven moeten worden met deze distributielijst. Je herkent dergelijk lid doordat het aan ander icoon krijgt in de lijst van personen van deze distributielijst. De knop Verwijderen zorgt er voor dat een bepaald lid niet langer behoort tot de lijst. 4.3 Afdruk samenvoegen in Word (met gegevens uit Contactpersonen) Gebruikers die regelmatig gebruik maken van de functie Afdruk Samenvoegen in Word hebben misschien reeds opgemerkt dat Word het adresboek van Outlook rechtstreeks kan gebruiken om standaardbrieven of adresetiketten aan te maken. Het nadeel hiervan is dat Word het niet mogelijk maakt om een selectie uit het adresboek door te voeren. Dat wil zeggen dat steeds alle Contactpersonen uit het adresboek in de samenvoegbeweging worden betrokken. Dat kan verholpen worden wanneer de gebruiker de samenvoegoperatie niet start vanuit Word maar vanuit Outlook. Daarmee worden dergelijke gerichtere samenvoegoperaties wel mogelijk. 4.3.1 Contactpersonen selecteren met Filters De eerste stap in het samenvoegen van gegevens met Word, is het selecteren van een aantal Contactpersonen. Zoals gezegd is dit geen noodzakelijk stap maar wel een element dat in de meeste gevallen zal voorkomen. De gebruiker kiest de aan te schrijven contactpersonen door in het onderdeel Contactpersonen een filter toe te passen. Hiermee geeft Outlook slechts een beperkt deel van alle Contactpersonen weer. De anderen worden verborgen gehouden op de achtergrond. Je kan een filter instellen door in het onderdeel Contactpersonen op de rechtermuisknop te klikken en uit het contextmenu Filter te kiezen. Let daarbij wel op dat je niet op een contactpersoon klikt omdat je dan een ander contextmenu krijgt dan wanneer je ergens onderaan op een lege plaats klikt. Volgend scherm verschijnt:


34

Normaal wordt het scherm opgestart in het eerste tabblad ‘Contactpersonen’. Doorgaans zal de gebruiker echter een selectie maken op Categorie. Die mogelijkheid vinden we terug in het tweede tabblad Meer opties. Door op de knop Categorieën te klikken, krijg je een venster met alle categorieën. Hierin kan je dan aankruisen welke contactpersonen je met je Filter wil behouden. Door op OK te klikken wordt de filter geactiveerd. Je krijgt dan nog alleen de personen te zien die tot deze categorieën behoren.

In de rechterbovenhoek geeft Outlook nu aan dat er een filter is toegepast. We hebben enkel contactpersonen uit de categorie ‘Cursus informatieverwerking’ geselecteerd. Toch zien we in de Weergave ook nog items voor de categorieën MTSO, UIA-AAP en UIA-ZAP. Dat komt omdat de Weergave ‘Op categorie’ alle items uit ‘Cursus Informatieverwerking’ toont maar ook alle andere categorieën die ook aan deze personen zijn toegekend. Zo werden de vier personen ook nog toegekend aan MTSO en zitten drie van hen in UIA-AAP en een in UIA-ZAP. Dit is een voordeel van het werken met categorieën zoals we eerder hebben aangehaald. Wanneer je echter gegevens gaat samenvoegen, is dit een nadeel. Het heeft immers voor gevolg dat personen met meerdere categorieën ook meerdere keren in het samenvoegbestand terechtkomen. In dit voorbeeld zou elke persoon drie keer in het samenvoegbestand opgenomen worden. Daarom is het beter om voor samenvoegoperaties de weergave vooraf te verzetten op bijvoorbeeld Adreskaartjes. Waarom vooraf ? Omdat Outlook een filter koppelt aan de Weergave. Dat betekent dat als we nu de weergave veranderen, onze filter ook verdwenen is. We dienen de filter dan nog eens toe te © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

35 passen in de weergave Adreskaartjes. In vele gevallen kan dit handig zijn omdat je een bepaalde filter dan kan koppelen aan een bepaalde weergave. Bij het samenvoegen is het wel even opletten. 4.3.2 Contacten samenvoegen met Word Wanneer je een filter hebt ingesteld, kan je starten met het samenvoegen met Word. De samenvoegwizard wordt zoals gezegd opgestart vanuit Outlook. Hiervoor klik je in het menu Extra op Afdruk Samenvoegen. Het eerste scherm van de Wizard ziet er als volgt uit:

De Wizard biedt heel wat controleopties die de gebruiker kan instellen voor hij naar Word gaat. Zo kan hij alsnog kiezen om enkel de getoonde Contactpersonen (met de filter) samen te voegen of toch allemaal. Hij kan ook kiezen om bepaalde velden te koppelen of niet (wordt niet in de cursus besproken). Daarnaast krijgt hij ook de controle over de gegevensbestanden en het doelbestand waarin de samenvoegoptie moet gebeuren. Wanneer je verschillende malen een samenvoegoperatie zal uitvoeren met een bepaalde groep contactpersonen zou je er voor kunnen opteren om deze als een apart Word-samenvoegbestand op te slaan. Dat spaart tijd in de toekomst. Onderaan het venster kan je dan opgeven welk type hoofddocument je wil (Standaardbrieven, Adresetiketten, …) en waar je de samengevoegde brieven of etiketten naar toe wil sturen. Doorgaans is dit een nieuw document.

Het klikken op OK zal Word opstarten en de Word-samenvoegmacro oproepen en deels uitvoeren. Er wordt een hoofddocument voor Standaardbrieven gemaakt en


36 in de werkbalk Afdruk samenvoegen zijn onder de knop Samenvoegveld invoegen alle velden beschikbaar uit je Contactpersonen. Op die manier kan je brieven gepersonaliseerd versturen.

) klikt, zal Word alle Wanneer je tot slot op het samenvoegicoon ( Contactpersonen samenvoegen met je brieven of etiketten. 5 Outlook als kalenderprogramma Het derde belangrijke onderdeel van het Outlookprogramma is de agenda. Outlook biedt niet alleen de mogelijkheid om je agenda te beheren op de Pc, het biedt eveneens verschillende instrumenten die samenwerken met collega’s eenvoudiger maakt. 5.1 Kalenderbeheer Voor we dieper ingaan op de samenwerkingsmogelijkheden van de Outlookagenda, bekijken we in deze paragraaf de verschillende elementaire mogelijkheden van de agenda. Je activeert het kalenderonderdeel door in de mappenlijst te kiezen voor de map Agenda.


37

Bovenstaande screenshot van de Agenda geeft de Agenda weer in de Weergave “Dag/Week/Maand met Autovoorbeeld” waarbij de optie Werkweek aangeklikt werd. Dit is de meest voorkomende weergave, al kan de gebruiker deze weergave zelf wijzigen. Het grote voordeel aan deze weergave is dat de gebruiker een overzicht krijgt van alle afspraken van een hele week. Ook staat rechtsboven de maand waarin we nu zijn. Dat maakt dat je snel op een andere week kan klikken die Outlook onmiddellijk zal laten zien. Door de twee pijltjes te gebruiken naast de naam van de maand kan je naar andere maanden en dus ook naar andere weken binnen die maanden springen. Onder de maandkalender krijg je ook nog een overzicht van je takenlijst (zie verder). Je kan bij wijze van spreken in één oogopslag zien hoeveel werk je nog hebt en in hoe weinig tijd je dat werk moet afhebben. 5.1.1 Een kalender-item aanmaken Een nieuw kalenderitem maak je door te klikken op de knop Nieuw. Wil je dat Outlook al een deel van het item invult, kan je ook in je Agenda een gebied selecteren waar je afspraak moet komen, alvorens te klikken op de knop.


38

De meeste invulvakken op het scherm liggen voor de hand. In het vak Onderwerp geef je een omschrijving van de afspraak. In het vak locatie komt de plaats. De begin- en eindtijd kan je instellen met dezelfde maandvensters als in de bovenstaande menuweergave (zie hoger). Wanneer je niet echt een bepaalde begin en eindtijd wil instellen omdat het item eigen is aan die dag (bv. een verjaardag of een feestdag) dan kan je de keuzeoptie Duurt hele dag aanklikken. De gebruiker kan er voor zorgen dat Outlook een herinnering op het scherm toont (al dan niet met geluid) wanneer een bepaalde afspraak er aan komt. Dergelijke herinneringen kan je instellen met de optie herinnering. Je kan zowel de tijdsperiode vóór de afspraak instellen als het geluid dat de computer moet maken wanneer hij de herinnering geeft.

Naast de herinneringsoptie kan je ook aangeven, wat de status is van de afspraak in je agenda. Outlook maakt het verschil tussen vier statussen die een afspraak kunnen aannemen.


39 Omschrijving Kleur

Betekenis en gebruik

Vrij

Wit

Deze afspraak heeft geen gevolgen maar wordt wel in de agenda weergegeven (bv. voor verjaardagen en feestdagen).

Voorlopig bezet

Lichtblauw

Deze ruimte wordt voorlopig bezet gehouden voor een bepaalde vergadering. Er wordt nog een bevestiging verwacht.

Bezet

Blauw

Deze tijdsperiode is niet beschikbaar voor een afspraak maar de gebruiker bevindt zich wel op kantoor.

Niet aanwezig

Paars

Deze tijdsperiode is niet beschikbaar voor een afspraak en de gebruiker is niet op kantoor.

Onderaan het Agenda-scherm komen dezelfde elementen terug die we ook bij Contactpersonen besproken hebben. Zo kan je een Agenda-item koppelen aan bepaalde contactpersonen of kan je met een bepaalde categorie aangeven waar het Agenda-item in thuis hoort. De optie Privé is bij Agenda’s belangrijk. Het stelt de gebruiker immers in staat om bepaalde agenda-items voor collega’s verborgen te houden. Alle privé-items worden best zo gemarkeerd. Dit geldt uiteraard alleen wanneer je je Agenda deelt met collega’s. Op dat ogenblik krijgen de collega’s alleen die items te zien die niet aangekruist zijn. Alle Privé-items worden niet mee doorgestuurd. Het Agenda-item wordt toegevoegd aan de Agenda door op de knop Opslaan en sluiten (

) te klikken.

5.1.2 Terugkerende kalender-items Verjaardagen, feestdagen, verlofperiodes maar ook vastliggende vergaderingen komen met een welbepaalde regelmaat terug. Outlook maakt het mogelijk om dergelijke Agenda-items slechts één keer te definiëren en dan met een vast patroon terug in je Agenda te laten verschijnen. Om zo’n patroon in te stellen, klik ). je in het Agenda-itemscherm op de knop Terugkeerpatroon ( Volgend scherm verschijnt dan:


40 De verschillende opties van het terugkeerpatroon zijn zeer uitgebreid. Ze maken het mogelijk om diverse situaties te definiëren. Zo is het mogelijk om een wekelijks terugkerende les in de Agenda op te nemen. Je kan bovendien bepalen wanneer die les het eerst gegeven wordt en wanneer het vak eindigt. Ook kan je vergaderingen plannen die steevast de eerste donderdag van de maand gehouden worden. Zodra er een zekere regelmaat zit in de afspraak, is het mogelijk om deze aan te geven met het Terugkeerpatroon. Eens zo’n terugkeerpatroon aangemaakt is, verschijnt de afspraak met de ingestelde regelmaat in de kalender. Wanneer je iets aan het item wil wijzigen, zal Outlook steeds vragen of je deze afspraak wil wijzigen of de hele reeks. Zo wordt het mogelijk om afwijkingen van het regelmatig patroon (bijvoorbeeld een bepaalde week waarin het geen vergadering is) in de Agenda op te nemen, zonder de hele reeks daarvoor te veranderen. 5.1.3 Kalenderitems snel aanpassen en verschuiven Outlook is niet alleen in staat om eenvoudig agenda-items aan te maken en opnieuw te verwijderen. Vanuit de Agendaweergave zelf is het ook mogelijk om de aanwezige items snel aan te passen of te verplaatsen. Belangrijk hierbij is het herkennen van veranderingen in de muisaanwijzer. Volgend overzicht geeft de verschillende mogelijkheden weer: Muisaanwijzer

Actie

Gebeurtenis

Muis stilhouden boven een item.

Outlook toont in een apart venster uitgebreide informatie over dit agenda-item.

Klikken in het itemgebied

De gebruiker kan de omschrijving van het item veranderen.

Klikken op de (zij)rand van een item en slepen

Het item wordt verplaatst.

Dubbelklikken op de (zij)rand van een item

Het volledige itemscherm (zie boven) wordt geopend.

Klikken op de onder/bovenrand van een item en slepen.

De duur van het item wordt verlengd. Slepen met de bovenrand zorgt dat het item vroeger begint (en op hetzelfde uur eindigt). Slepen met de onderrand doet het item langer duren.

Het beheersen van deze muisbewegingen maakt het voor de gebruiker eenvoudig om snel zijn agenda te wijzigen wanneer dit nodig is.


41 5.2 Collega’s uitnodigen voor vergaderingen Het werken met collega’s in Outlook wordt vaak verward met het volledig openstellen van je eigen agenda. Dat is een misverstand. Zelfs zonder dat je je agenda deelt met iemand, kan je hem of haar toch via Outlook uitnodigen. Deze eenvoudige manier van uitnodigingen versturen voor de agenda verloopt immers volledig via e-mail zodat er weinig moeilijkheden zijn om mensen uit te nodigen. Het vertrekpunt van het uitnodigen van collega’s is de gebruiker die een bepaald item in zijn agenda invoegt en daarvoor enkele collega’s wil uitnodigen om aan de vergadering deel te nemen. De gebruikers krijgen dan een speciale e-mail waarin zij kunnen bevestigen dat ze op de uitnodiging ingaan of de uitnodiging kunnen weigeren omdat ze geen tijd hebben. Deelnemers uitnodigen kan door in het agenda-itemscherm te klikken op de knop ). Het gevolg hiervan is dat het Deelnemers uitnodigen ( agenda-itemscherm een iets andere vorm aanneemt:

Het scherm lijkt nu meer op een e-mailbericht omdat er bovenaan een veld Aan verschijnt. Hierin kan de gebruiker de namen tikken van de mensen die uitgenodigd worden op deze vergadering. De gebruiker kan ook gebruik maken van het adresboek en de zoekfunctie wanneer hij op de knop Aan klikt (voor uitleg, zie hoger). De knop Opslaan en sluiten verdwijnt eveneens om plaats te maken voor een knop Verzenden. Deze knop heeft dezelfde werking als Opslaan en sluiten, met dat verschil dat er tegelijk ook een uitnodiging zal vertrekken naar de personen in het Aan-veld.


42 Wanneer de gebruiker op Verzenden klikt, zal Outlook soms vragen in welke vorm hij de e-mail moet doorsturen:

Wanneer Outlook deze vraag stelt, kies dan steeds voor de RTF-indeling (Rich Text Format). Alleen zo kan de ontvanger eenvoudig de uitnodigingen accepteren of weigeren. In het Postvak In van de ontvanger zal de boodschap gemarkeerd worden door een speciaal icoontje:

Het e-mailbericht dat de genodigde ontvangt ziet er als volgt uit:

De ontvanger kan nu klikken op de knop Accepteren als hij naar de vergadering komt, hij kan ook Voorlopig accepteren of Weigeren. Het klikken op een knop heeft voor gevolg dat er een nieuwe e-mail wordt verstuurd naar de persoon die de uitnodiging verstuurde met de mededeling dat de uitnodiging geaccepteerd werd of niet. Eventueel kan nog een bijkomende boodschap aan de acceptatie (of weigering) toegevoegd worden. Outlook geeft ook aan dat het accepteren van de uitnodiging voor gevolg heeft dat de afspraak automatisch als nieuw agenda-item in de agenda van de ontvanger aangemaakt wordt.


43 In het Postvak In van de organisator van de vergadering verschijnt de acceptatie met opnieuw een eigen (licht aangepast) icoon:

Wanneer de boodschap geopend wordt (door dubbel te klikken) kan de organisator van de vergadering een stand van zaken zien van hoeveel personen accepteerden of weigerden. De stand van zaken wordt automatisch bijgewerkt voor elke genodigde die op een uitnodiging antwoordt.

De organisator van de bijeenkomst kan de vergadering ook wijzigen of verplaatsen. Wanneer hij dit doet zal Outlook vragen of de genodigden hiervan op de hoogte gebracht moeten worden. Wanneer hij hierop positief antwoordt, zal Outlook opnieuw e-mails versturen met de nieuwe aanpassingen. Ook wanneer de vergadering geannuleerd wordt, laat Outlook dit weten. In het Postvak In verschijnt een bericht met een annulatie-icoontje.

Het e-mailbericht zelf ziet er als volgt uit:


44 5.3 De beschikbaarheid van collega’s nagaan Wanneer je andere collega’s uitnodigt, is het in sommige gevallen mogelijk om na te gaan of deze collega’s beschikbaar zijn op een bepaald tijdstip. Voor we dit principe verder uitleggen, willen we eerst ingaan op de wijze waarop de beschikbaarheid van de gebruiker en van anderen ingesteld kan worden. Let op: het gaat hier enkel om het bekijken of iemand Afwezig is of Bezet is (zie hoger). Wat die persoon aan het doen is, kan je niet bekijken. Daarvoor heeft Outlook de Agenda-sharing faciliteit (zie 5.4). 5.3.1 Beschikbaarheid van anderen instellen Het nakijken van de beschikbaarheidsgegevens van andere personen gebeurt via een website op Internet. De gebruiker die zijn gegevens online wil zetten, dient hiervoor toegang te hebben tot een website om daar zijn gegevens naar te publiceren. Vermits websites publiekelijk te bekijken zijn, kan iedereen die het juiste adres kent en Outlook gebruikt, de gegevens daar raadplegen. De voorwaarde om deze functie te gebruiken, is het beschikken over een website waar deze gegevens naar toe gekopieerd kunnen worden én de kennis van het juiste adres van iemands gegevens. Beide elementen dienen vooraf in Outlook ingesteld te worden. A. De eigen gegevens online beschikbaar stellen De eerste stap is het beschikbaar maken van de eigen gegevens. Om dit te doen, kies je voor Opties in het menu Extra. Omdat beschikbaarheid een onderdeel is van de Agenda, kies je voor de knop Agenda-opties. In het scherm dat je dan krijgt, kies je onderaan voor de knop Opties omtrent vrije/bezette tijden. Daarna zou volgend scherm moeten verschijnen:

Je kan twee algemene opties ingeven: hoeveel maanden moet Outlook beschikbaar stellen en hoeveel tijd moet Outlook wachten alvorens een nieuwe versie op de website te zetten (dit merkt de gebruiker niet, het gaat bliksemsnel). Veel belangrijker zijn de twee onderste opties. Daarin geeft de gebruiker in eerste instantie aan waar zijn eigen gegevens naar toe moeten en waar Outlook moet gaan zoeken naar andere (UIA)-gebruikers.


45 Voor onze Faculteit is een speciale website gecreëerd om de beschikbaarheidsgegevens van de medewerkers op te publiceren: http://www.uia.ac.be/u/mtso. In tegenstelling tot gewone Internetpagina’s hebben bestanden die Agenda-gegevens bevatten geen extensie .html. Outlookagendabestanden hebben de extensie .vfb. Er wordt een coherente naamgeving gevolgd in het opslaan van Agenda-gegevens: er wordt steeds de naam van de login van de gebruiker (di. het eerste, korte deel van je e-mailadres) gevolgd door de extensie .vfb. In bovenstaand voorbeeld wordt het bestand van Mortelmans dan: http://www.uia.ac.be/u/mtso/mortel.vfb . De tweede regel geeft aan waar Outlook gegevens van andere gebruikers (van andere vfb-bestanden) moet gaan zoeken. Dit is in essentie hetzelfde adres. Alleen vervang je nu de loginnaam door %NAME%. Deze %NAME% zal Outlook dan zelf vervangen door de loginnamen die hij terugvindt in het Adresboek. Omdat dit niet steeds het juiste resultaat oplevert, is het aangewezen deze gegevens nog eens expliciet in te voeren bij de Contactpersonen zelf (zie verder). Wanneer je de opties ingevuld hebt en op OK klikt zal Outlook volgende mededeling tonen:

Dat betekent dat Outlook gegevens nodig heeft om de vfb-bestanden op een website te kunnen kopiëren (Publiceren wordt dat genoemd in de Wizard). In principe komt het er op neer dat de Wizard Webpublicaties een gebruikersnaam en een login zal vragen van de plaats waar de bestanden geplaatst moeten worden. Stap 1: Introductiescherm van de Wizard

Stap 2: Gebruiker en paswoord invoeren

Na een algemeen startscherm, wordt in de tweede stap van de Wizard inderdaad gevraagd naar een gebruikersnaam en een wachtwoord. De gebruikersnaam is mtso omdat dat de login is die gebruikt wordt als webpagina voor vfb-bestanden © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

46 van Outlook. Na het invullen van deze gegevens kan de gebruiker in de laatste stap op Voltooien klikken om het publiceren van zijn vfb-bestand mogelijk te maken. B. De gegeven van een van de contactpersonen in Outlook definiëren Eerder hebben we reeds aangehaald dat een optimaal gebruik van de beschikbaarheidsgegevens pas bereikt kan worden op het moment dat de plaats van het vfb-bestand niet opgezocht wordt met het algemene %NAME%commando maar daarentegen rechtstreeks gekoppeld is aan een Contactpersoon in het Adresboek.

Deze persoonsgebonden gegevens over de plaats waar Outlook beschikbaarheidsgegevens kan vinden, worden zoals eerder gezegd in het tweede tabblad van een Contactenpersoon ingegeven. Onderaan dit tabblad kan je de naam van de website opgeven, gevolgd door de loginnaam van deze persoon en de extensie .vfb. Deze werkwijze versnelt het ophalen van beschikbaarheidsgegevens op de website en verhoogt bovendien ook nog de accuraatheid hiervan. 5.3.2 Beschikbaarheid van anderen nagaan Wanneer je je beschikbaarheidsgegevens op de mtso-website geplaatst hebt, kunnen andere collega’s nagaan of je op een bepaald moment vrij bent om een vergadering te plannen. Zelf kan je met je eigen Outlook nagaan of de beschikbaarheidsgegevens van andere collega’s online te vinden zijn. Dat kan wanneer je bij het maken van een nieuwe afspraak op het tweede tabblad Beschikbaarheid van genodigden klikt. Dat geeft onderstaand beeld:


47

Alle genodigden aan een vergadering worden met horizontale balken weergegeven. Eerst komt een balk die een samenvatting is van alle genodigden (inclusief jezelf als organisator). Deze is steeds gekleurd. De tweede balk die je ziet ben je zelf. Je krijgt er een beeld van de momenten die in je eigen agenda als vrij, voorlopig bezet, bezet of niet aanwezig staan gemarkeerd. Ook deze balk is steeds ingekleurd. Daaronder komen gelijkaardige balken voor alle genodigden. Wanneer een genodigde zijn Vrije en Bezette tijden heeft gepubliceerd (zie vorige paragraaf) dan krijg je daar ook informatie over. Kan Outlook deze personen echter niet vinden (zoals in het voorbeeld waar een fictief “Onbekend persoon” werd toegevoegd) dan krijg je een gearceerde wit-zwarte balk te zien. Dat betekent dat deze persoon nergens is teruggevonden met een vfb-bestand (zie hoger). Naast de horizontale balken is er ook een verticale witte zone te zien. Deze zone start met een groene lijn en eindigt met een rode lijn. Dit is de weergave van de huidige vergadering of afspraak die gepland wordt. Het maakt het mogelijk om tussen de agenda’s van alle genodigden een moment uit te kiezen dat iedereen beschikbaar is. Zoals hierboven te zien is, heeft de organisator op hetzelfde uur al een afspraak van 14u tot 15 uur. De genodigde Pepermans kan de hele dag tussen 9u en 16 uur niet. De organisator zal in dit geval op zoek moeten gaan naar een ander moment waarop alle genodigden (en hijzelf !) vrij zijn. De samenvattende balk bovenaan geeft een snel zicht op de momenten wanneer alle genodigden beschikbaar zijn. Een mogelijkheid in dit geval zou een vergadering om 16 uur (of later) zijn. 5.4 Kalenders delen met collega’s Het bekijken van de vrije-bezette informatie van collega’s laat enkel toe om te weten of iemand beschikbaar is of niet. Het laat niet toe om na te gaan wààr iemand naar toe is. Dat hoeft ook niet als je je Agenda-gegevens deelt met de andere mensen van de Faculteit. Voor mensen waar je nauwer mee samenwerkt (of die voor jou de telefoon wel eens aannemen) is het vaak wél nodig om te weten waar precies men iemand kan vinden. In dat geval kan je aan Agendadeling © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

48 doen. Dat betekent dat je naast je eigen Agenda een nieuwe map bijkrijgt met Agendagegevens van een collega. 5.4.1 De zenderskant: uitnodigingen versturen Agenda’s delen met anderen is steeds een initiatief dat je zelf neemt. Je kan in Outlook niet vragen aan een collega om zijn Agenda te beginnen delen (buiten met een gewoon e-mailtje waarin je het vraagt). Je dient zelf naar een collega een vraag te versturen of deze jouw Agenda wil aankrijgen. Als deze daar positief op antwoordt (zie verder) dan zal die vanaf dan jouw gegevens aankrijgen. Uiteraard kan deze collega op zijn beurt een uitnodiging sturen. Om je eigen Agenda met iemand ander te delen, start je de Wizard daarvoor op. Deze is terug te vinden in het menu Bestand waar je onder de optie Delen de keuze Agenda vindt. Stap 1: Introductiescherm van de Wizard

Stap 2: De bestemmelingen selecteren en hun vergunningen instellen

Zoals de meeste Wizards geeft ook deze Wizard in zijn eerste scherm een korte uitleg over het hoe en waarom van de Wizard. Het volgende scherm daarentegen is crucialer. Daarin wordt gevraagd welke mensen een kopie van je Agenda krijgen toegestuurd (op voorwaarde dat ze accepteren). Het klikken op de knop Toevoegen geeft hetzelfde scherm met contactpersonen dat we in Outlook reeds verschillende malen zijn tegengekomen en waar je de namen van de collega’s die een kopie moeten krijgen, kan selecteren. Met de knop Machtigingen kan je eventueel de status aangeven van wie de Agenda krijgt. Outlook kent vier mogelijkheden om een Agenda door te sturen: Status

Machtigingen

Lezer Inzender

Kan items lezen in een gedeelde netwerkmap. Beschikt over alle machtigingen van een lezer en kan items aan de bronagenda toevoegen. Beschikt over alle machtigingen van een inzender en kan eigen items aan de bronagenda wijzigen en verwijderen. Beschikt over alle machtigingen van een auteur en kan alle items aan de bronagenda wijzigen en verwijderen.

Auteur Redacteur


49 Elke stap geeft meer vergunningen aan diegene die de kopie van de Agenda krijgt. Iemand die redacteur is, heeft zelf volledige controle over jouw agenda. Het spreekt voor zich dat in normale omstandigheden enkel de vergunning lezer gegeven wordt. Aangezien deze standaard toegekend wordt bij het kiezen van personen met de knop Toevoegen, zal de gebruiker zelden of nooit de machtigingen moeten wijzigen. Wanneer de collega toch iets in jouw agenda wil plaatsen kan dat beter verlopen via een uitnodiging (zie 5.2). Stap 3: Een Map-omschrijving geven

Stap 4: De Wizard beëindigen

In de derde stap van de Wizard kan je zelf de naam van de Agendamap op de computer van je collega opgeven. Deze laatste is uiteraard vrij om deze nadien te wijzigen. De naam die je hier echter opgeeft zal in eerste instantie gebruikt worden als naam voor de map in de mappenlijst Outlook van je collega. De vierde stap geeft nog wat uitleg over het vervolg van de operatie en laat toe om de Wizard af te sluiten. 5.4.2 De ontvangerskant: iemands agenda accepteren Wanneer je de Wizard afsluit, zal Outlook e-mails versturen naar de mensen die je in de Wizard hebt toegevoegd. Bij de geadresseerden verschijnt deze uitnodiging op de volgende wijze in het Postvak In:

Wanneer je deze e-mail opent, krijg je van Outlook een hele uitleg te zien over de werking van gedeelde Agenda’s. Het principe komt neer op het volgende. De ontvanger krijgt zoals gezegd een Agendamap bij in zijn Mappenlijst. Hierin zijn de Agenda-items zichtbaar van de verzender. Deze items kan je wijzigen maar als je “Lezer” bent heeft dit geen effect op de bronagenda. Op geregelde tijdstippen stuurt de Outlook van de Agenda-eigenaar e-mails naar de ontvanger met updates. Deze updates komen aan in het Postvak In maar worden daar door Outlook onmiddellijk uit verwijderd omdat het programma dergelijke e-mails herkent als Agenda-mails. Het programma zal deze mails dan ook automatisch verwerken in de gedeelde Agendamap van de ontvanger.


50

Onderaan de vraag tot agendadeling staat een knop Accepteren en een knop Negeren. Als de ontvanger de agenda van zijn collega wil ontvangen, klikt hij op Accepteren. Er wordt dan een mail gestuurd naar de uitnodiger met deze acceptatie. Het gevolg daarvan is dat Outlook de eerste updates gaat versturen met de huidige agendagegevens. Hierbij is het belangrijk om nog eens te vermelden dat alle items in de bronagenda die als Privé staan aangekruist (klein vakje rechts onderaan het Afspraakscherm), niet door Outlook naar gedeelde Agenda’s gestuurd wordt. Op die manier kan de gebruiker werk en privé in zijn Agenda scheiden zonder angst te hebben dat alle collega’s weten wat hij ’s avonds of in het weekend doet.

Bovenstaande screenshot is genomen van de mappenlijst van de ontvanger (Pepermans) die een kopie van de Agenda van Mortelmans geaccepteerd heeft. Zoals te zien is, heeft de ontvanger er een map bijgekregen die de naam draagt die eerder in de Wizard opgegeven werd (Dimitri Mortelmans’s Agenda). De ontvanger kan op deze wijze verschillende Agendamappen van collega’s verzamelen. In de mappenlijst is ook nog een map Agenda’s te zien. Dat is een


51 map die deze gebruiker zelf aangemaakt heeft en waar hij alle andere gedeelde agenda’s naar verplaatst heeft. Ook de nieuw toegevoegde agenda zal nog naar deze map verplaatst worden. Op die manier verlies je het overzicht niet in je mappenlijst. In de agenda die net gecreëerd werd, staan nog geen items. Dat komt omdat deze screenshot genomen is onmiddellijk na het accepteren. Dan maakt Outlook al een nieuwe Agendamap aan maar wacht hij nog op de eerste items die van de bronagenda verstuurd zullen worden. Na enige tijd raakt de gedeelde agenda gevuld. 5.4.3 Agendadeling opzeggen Je kan niet alleen mensen een uitnodiging sturen om je Agenda te delen. Wanneer je dit nodigt acht kan je het delen van Agenda’s ook opzeggen. Aan de gebruikerskant start je daarvoor opnieuw de Wizard Agenda’s Delen op (menu Bestand, optie Delen). In het tweede scherm van de Wizard vind je naast de knop Toevoegen ook een knop Verwijderen. Wanneer je een bepaalde collega aanklikt en op deze knop klikt zal Outlook niet langer updates versturen naar dit emailadres.

De ontvanger die uit de Agenda-deling is verwijderd krijgt volgende emailboodschap:

Outlook geeft te kennen dat de bronagenda geen updates meer zal verzenden. Met andere woorden de agendadeling is opgezegd. Merk wel op dat deze opzegging geen gevolgen heeft voor de Agendamap in de mappenlijst van de ontvanger. Deze wordt niet automatisch verwijderd. Aangezien er toch geen © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

52 updates meer verstuurd worden, is het voor de ontvanger aangewezen de map gewoon te verwijderen. Het ontbreken van updates maakt immers dat de agenda na enkele dagen of weken zo onvolledig is dat hij zijn nut volledig verliest. 6 Outlook als taken-manager Het vierde onderdeel van Outlook is het takenbeheer. Op kantoor heeft men niet alleen nood aan een communicatiemiddel of een middel om een agenda te beheren. Iedereen heeft vaak zoveel dingen tegelijk te doen dat een geheugensteun meer dan welkom is. Het takenbeheer in Outlook speelt in dit opzicht voor dat extra stukje geheugen. 6.1 Taken aanmaken en beheren Op twee plaatsen in Outlook kan de gebruiker het beheer doen van zijn taken. De meest voor de hand liggende plaats is de map Taken. Deze map geeft een overzicht van alle taken die nog af te werken zijn en de datum waartegen dit moet gebeuren. Daarnaast kan de gebruiker ook in zijn agenda de takenlijst ter beschikking krijgen. Hiervoor dient hij wel de weergave “Dag/week/maand met autovoorbeeld” te kiezen. Dan wordt niet alleen de hele werkweek met de huidige maand getoond maar ook de takenlijst van de gebruiker. Takenbeheer

Takenlijst in de Kalenderweergave

Een nieuwe taak kan aangemaakt worden door te klikken op de knop Nieuw (zie hoger) of door in het menu Bestand te kiezen voor Nieuw en dan voor Taak. Het scherm dat Outlook dan geeft, vertoont opvallende gelijkenissen met het scherm om een nieuw Agenda-item aan te maken.


53

De gebruiker kan een omschrijving geven aan de taak en aanduiden wanneer de taak zal beginnen en tegen wanneer de taak afgerond moet zijn. Het geheugensteuntje werkt optimaal wanneer men naast de einddatum ook een herinneringsdatum instelt. Dan zal Outlook een waarschuwing geven als een bepaalde deadline eraan komt. De gebruiker stelt zelf in wanneer hij van de deadline op de hoogte gebracht wil worden. Minder voorkomend zijn de status van een taak (Niet gestart, Voltooid, Wachtend, …) en het percentage voltooid. Soms kan men wel de prioriteit van een taak instellen om in de takenlijst duidelijk te zien waar de belangrijke en de minder belangrijke taken staan. Belangrijke taken krijgen dan een rood uitroepteken als icoon ( ), minder belangrijke taken een omgekeerde blauwe pijl ( ). Verder kan men taken ook indelen in categorieën of deze koppelen aan bepaalde personen. De takenlijst biedt psychologisch ook een voordeel wanneer taken afgelopen zijn. In de takenlijst is een veld Voltooid voorzien. Dit veld wordt aangegeven door het . Wanneer je bij een bepaalde taak in deze kolom het vierkantje kolomicoon aanklikt, beschouwt Outlook deze taak als voltooid. Heel duidelijk geeft Outlook dan aan dat deze taak afgerond is:

6.2 Taken delen met anderen Outlook biedt ook de mogelijkheid om taken uit te besteden. Met de knop Taak ) kan men taken versturen naar andere mensen. Deze toewijzen ( methode vertoont een grote analogie met het uitnodigen van personen op vergaderingen met de Agenda-toepassing (zie hoger). Alleen is het duidelijk dat


54 het uitbesteden van taken iets anders is dan iemand uitnodigen om naar een vergadering te komen. Het principe van taken delen verloopt gelijk aan het delen van agenda-items. De opdrachtgever kiest in het venster Taken voor de knop Taak toewijzen. Hij krijgt dan de mogelijkheid om in zijn Contactpersonen (zie hoger) een of meerdere personen te selecteren:

De knop Opslaan en sluiten verandert in een knop Verzenden en de taak kan door Outlook verzonden worden. Voor de taak vertrekt zal Outlook nog een waarschuwing geven dat de taak van eigenaar zal veranderen:

Outlook grijpt met andere woorden niet in in de Agenda van de ontvanger en schakelt automatisch de herinneringsoptie uit. In het Postvak In van de ontvanger verschijnt volgende e-mail:

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, krijgt hij zoals steeds de bekende keuze: Accepteren of Weigeren:


55

Het Accepteren van de taak heeft voor gevolg dat een Acceptatiebericht vertrekt én dat de taak in de eigen takenlijst opgenomen wordt:

Wanneer de taak beëindigd is, kan eventueel nog een bericht verstuurd worden dat alles klaar is. Dit is echter geen verplichting. 7 Outlook als notitieblok Outlook als grote geheugensteun gaat nog verder dan het bijhouden van een Agenda of het opsommen van taken die nog dienen te gebeuren. Outlook biedt als notitieblok ook de mogelijkheid om de klassieke gele plakbriefjes te vervangen door elektronische versies. Naar ons gevoel kan een elektronische versie van dergelijke briefjes nooit de charme van volgeplakte computerschermen vervangen, maar het pakket biedt in elk geval de mogelijkheid om dit wel te doen. De notitiebloktoepassing is terug te vinden in de map Notities. Wanneer je klikt op Nieuw, maakt Outlook een nieuw notitieblaadje aan. Dit heeft in sterke mate hetzelfde uitzicht en aanvoelen als de klassieke gele kleefbriefjes:


56

De gebruiker heeft heel weinig mogelijkheden met de Notities. Hij kan in feite enkel een boodschap neertypen op het briefje. Verdere mogelijkheden biedt de notitie niet. Wanneer je Outlook afsluit of minimaliseert, zal je merken dat de Notitie niet mee verdwijnt. De Notitie hecht zich, zoals een echt kleefbriefje, op je Bureaublad.

Zolang je de Notitie niet afsluit door op het kruisje rechtsboven te klikken, zal de Notitie op je scherm blijven staan (zoals een echt kleefbriefje). Wanneer je de Notitie afsluit is deze niet verdwenen. Wanneer je opnieuw naar de Notitiemap van Outlook gaat kijken, zie je dat daar de niet-actieve notities nog bewaard blijven:


57 Je kan deze notities opnieuw activeren door er op te dubbelklikken. Wanneer je een notitie definitief wil verwijderen, selecteer je de notitie en druk je op de Delete-toets. 8 Outlook als logboek De laatste toepassing die zich in het Outlookpakket bevindt, is het logboek. Hiermee kan de gebruiker het gebruik van Outlook-items of Officebestanden op zijn harde schijf bijhouden. Het logboek geeft op een tijdsas aan wanneer je bepaalde documenten gebruikte.

Het idee hierachter is dat je op die manier documenten waar je de laatste tijd frequent mee werkte, snel kan terugvinden, zonder dat je daarvoor in Windows Verkenner moet gaan zoeken naar de exacte plaats van deze bestanden op de harde schijf. Voor streng gecontroleerde omgevingen, maakt het voor oversten ook controle mogelijk op de wijze waarop bepaalde ondergeschikte werkten aan bepaalde dossiers (hoewel dit vrij eenvoudig te simuleren is door bepaalde documenten af en toe eens te openen). In bovenstaand voorbeeld zijn enkel Microsoft Officedocumenten geregistreerd in het logboek. De gebruiker kan echter heel wat andere items mee opnemen in het logboek. Om de registratie van items aan te passen, kies je in het menu Extra voor Opties. Op het tabblad Voorkeuren kies je vervolgens voor de Logboekopties.

Het opties-venster geeft een overzicht van alle mogelijk items die Outlook automatisch in het logboek kan registreren. Naast de Officeprogramma’s zien we © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

58 daarbij ook heel wat Outlookonderdelen terugkeren zoals Contactpersonen, Agenda-items en e-mailitems. Outlook geeft ook de mogelijkheid om het reageren op een dubbelklik van een Logboek-item te sturen. Wanneer je een Worddocument in het Logboek ziet dan heb je snel de neiging om op dit item te dubbelklikken om het Worddocument op die manier te openen. Dat is de algemene Windowslogica die spreekt. Toch kan de gebruiker ervoor kiezen om niet het document maar wel het logboekitem zelf te openen. Een Outlooklogboekscherm ziet er als volgt uit:

Het onderwerp van dit logboekitem is door Outlook automatisch ingevuld met het pad naar het document. De gebruiker kan echter zelf een aangepaste naam opgeven. Verder geeft Outlook aan wat het type is van het item, wanneer het in het logboek terechtgekomen is en hoe lang er aan gewerkt werd. In het midden van het scherm wordt dan de snelkoppeling gegeven naar het eigenlijke document. In de opties kan men dus instellen of men het hele scherm wil openen of rechtstreeks deze snelkoppeling. Persoonlijk raden we de gebruiker aan om de automatische registratie van logboekitems uit te schakelen. We zien zelf het nut van het logboek niet zo in. Weten wanneer je welk item het laatst geopend hebt, zal niet noodzakelijk de snelheid verhogen waarmee men bestanden of e-mails terugvindt. Een goede organisatie van de Outlookmappen enerzijds en de map Mijn Documenten anderzijds kan hier veel betere resultaten afwerpen. Bovendien heeft het Logboek het grote nadeel dat na een tijd enorm veel items gecreëerd worden. Dat maakt dat het pst-bestand (zie verder) zeer groot en log wordt. Als je zelf aanvoelt dat het logboek niet iets is waar je regelmatig in gaat rondkijken, dan raden we ten stelligste aan om in de opties het automatisch registreren van items af te zetten. Het zal de andere onderdelen van Outlook in belangrijke mate ten goede komen.


59 9 Andere elementen Tot slot van deze inleiding, willen we kort even ingaan op drie elementen die in Outlook belangrijk zijn maar niet onmiddellijk behoren tot een van de grote onderdelen van het programma. 9.1 Het Outlook.pst bestand Alle elementen die je in Outlook aanmaakt of ontvangt, worden opgeslagen in één bestand. Dit bestand heeft de extensie pst en wordt daarom voor de eenvoud het pst-bestand benoemd. Het bewaren van alle elementen in één enkel bestand heeft zo zijn voor- en nadelen. Het voordeel van één bestand is dat je maar een bestand hoeft te back-uppen om alles veilig te stellen. Deze sterkte is tegelijk ook de zwakte want als er iets kapot gaat aan dit bestand dan is er heel veel verloren. Daarom raden we de gebruikers van Outlook aan om het standaard pst-bestand van Outlook regelmatig te back-uppen op een andere schijf. Outlook maakt bij het eerste gebruik een standaard pst-bestand aan waar hij steeds mee werkt. Dit bestand noemt Outlook.pst en kan je terugvinden in C:\Windows of in C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook. Wanneer je in geen van beide subdirectories een Outlook.pst tegenkomt, kan je deze nog altijd opzoeken met de Windows-zoekfunctie. Om dit bestand te kunnen back-uppen moet je wel zorgen dat Outlook niet langer actief is. Anders krijg je een foutboodschap bij het kopiëren. 9.2 Werken met meerdere pst-bestanden Standaard werkt Outlook met Outlook.pst. Dat wil echter niet zeggen dat de gebruiker gebonden is aan dit ene bestand in het programma. Om tal van redenen kan hij verkiezen om naast zijn Outlook.pst nog andere pst-bestanden actief te hebben in Outlook. Een van de redenen daarvoor kan het aanleggen van een archief van e-mailitems (in aparte subdirectories) zijn. Om de Outlook.pst niet te veel te belasten kan men zijn archief plaatsen in een apart pst-bestand. Een tweede reden die op UIA gebruikt kan worden, is het actief maken van de facultaire adressenlijst die af en toe rondgestuurd wordt. Deze is in pst-formaat en kan onmiddellijk door Outlook geopend worden. Je kan op twee manieren met meerdere pst-bestanden werken: 1. EEN TWEEDE PST-BESTAND NIEUW AANMAKEN

Wanneer je zelf een pst-bestand wil creëren (bijvoorbeeld om e-mails te archiveren), dan klik je in het menu Bestand op nieuw. In de lange lijst van keuzes die je dan te zien krijgt, staat helemaal onderaan de keuze om een nieuw PSTbestand (Bestand met persoonlijke mappen) aan te maken. Wanneer je dit aanklikt, vraagt Outlook om het bestand ergens op te slaan onder een zelf gekozen naam. Wanneer dat gebeurd is, staat dit pst-bestand naast het standaardbestand geopend:


60

In het pst-bestand E-mail archief gaan we nu naar eigen smaak subdirectories aanmaken. Zoals eerder reeds gezegd werd, is dit mogelijk door rechts te klikken en in het contextmenu te kiezen voor nieuwe map. In het menu dat verschijnt, typ je de naam van de map, geef je aan welke items je erin wil bewaren en klik je op een bestaande map waaronder de nieuwe map aangemaakt moet worden.

Ook al kiezen we in dit voorbeeld voor E-mailitems, je kan elk soort Outlook-items opslaan in eigen gemaakte pst-bestanden. Dat gebeurt trouwens ook in de facultaire adresboek (zie verder). 2. EEN BESTAAND PST-BESTAND OP SCHIJF OPENEN

Je kan een bestaand pst-bestand dat ergens op de harde schijf staat openen in Outlook. Dit gebeurt wanneer je de facultaire adresboek die door het secretariaat wordt geüpdatet binnenkrijgt. Om dit te doen klik je in het menu Bestand op Openen. Outlook zal een venster geven waarin je op zoek kan gaan naar het pstbestand dat je wil openen. Wanneer je Personeel PSW.pst opent, krijg je volgend beeld in je mappenlijst.


61 Wanneer je klikt op de adresboek (Contactenpersonen) in het bestand Personeel PSW dan zie je dat alle collega’s van de faculteit erin onder gebracht zijn, gerangschikt volgens enkele hoofdcategorieën:

Dit pst-bestand vervangt de klassieke telefoonlijst. Zodra dit bestand in Outlook geopend wordt, heeft iedereen de beschikking over alle e-mails, vfb-locaties, telefoons en adressen van iedereen die werkzaam is op de faculteit. 9.3 Auto-archiveren Een laatste functie van Outlook die niet onbesproken mag blijven is het Autoarchiveren. Het Outlook.pst bestand wordt na verloop van tijd groot en log. Hoe meer e-mails je ontvangt, hoe meer Outlook er moet bijhouden. Om de groei van het pst-bestand tegen te gaan, kan je Outlook op bepaalde tijden laten autoarchiveren. Dan zal Outlook alle onderdelen van het programma aflopen en verwijderen wat verwijderd mag worden en archiveren wat gearchiveerd kan worden. Outlook kent naast zijn standaard Outlook.pst ook nog een tweede vaststaand bestand: Archive.pst. In dit bestand zal Outlook oude items (indien de gebruiker dit wenst) archiveren. Het archive.pst bestand bevindt zich op de harde schijf in C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Wanneer het bestand zich niet op deze plaats bevindt, kan je het zoeken met de Windowszoekfunctie. Voor Outlook begint met Auto-archiveren moet je het Auto-archiveren actief maken in de Opties. Klik daarom op Extra en dan op Opties. In het laatste tabblad Overige, vind je dan een knop AutoArchiveren. Volgend scherm verschijnt:


62

Het activeren van het AutoArchiveren doe je door het eerste keuzevakje aan te kruisen en een tijdsperiode in te stellen waarmee Outlook moet Autoarchiveren. De volgende twee keuzes laten toe om het AutoArchiveren te verfijnen. Dan volgt het archiefbestand. Zoals gezegd staat hier standaard het pad ingevuld naar Archive.pst. Wanneer je nu wil archiveren in een ander bestand dan is dit perfect mogelijk. Klik op Bladeren en kies een ander pst-bestand waarnaar je wil archiveren. De voorwaarde hiervoor is wel dat dit bestand reeds bestaat. De opmerking die Outlook onderaan het scherm geeft is niet onbelangrijk. In de Opties stelt de gebruiker algemene instellingen in van het AutoArchiveren. De tweede stap bestaat er vervolgens in om voor elke map (elk onderdeel) aparte archiveeropties in te stellen. Zoals in de tekst beschreven staat, doe je dit door op een map rechts te klikken en vervolgens eigenschappen te kiezen. Hieronder geven we mogelijk instellingen weer voor de belangrijkste Outlook-mappen. Deze instellingen zijn persoonlijke suggesties. De gebruiker heeft zelf de volledig vrije keuze in deze instellingen. We proberen voor elke map wel een korte verantwoording te geven over het waarom van bepaalde instellingen: Postvak IN Ook al kan je inbox redelijk groot worden, het is aan te raden om het archiveren van deze items zelf te doen. Sommige e-mails zou je na lange tijd nog wel eens nodig kunnen hebben. Vaak kan je van de Wizard Regels gebruik maken om bepaalde mails naar bepaalde subdirectories te verplaatsen.

Verzonden items Weinig mensen kijken ooit naar hun Verzonden Items. Toch loopt dit soms op tot enkele tientallen per dag. Deze worden allemaal bijgehouden in de map Verzonden Items. Het is aan te raden om alle items die ouder zijn dan 3 maanden te verwijderen. Archiveren heeft weinig zin omdat je deze berichten doorgaans toch niet meer naleest.


63 Verwijderde items Met deze instelling laat je alle items die je zelf al hebt weggegooid en die ouder zijn dan één maand, automatisch verwijderen. Het is echter aan te raden om dit elke dag te doen en geen maanden te laten aanslepen. Wanneer je het dan toch zou vergeten, zal AutoArchiveren je Prullenbak in Outlook leegmaken.

Taken Taken kan je gerust na zes maanden laten archiveren. Sommige mensen willen hun oude taken niet bijhouden en stellen dan beter in om deze taken na zes maanden te verwijderen.

Contactpersonen De map Contactpersonen heeft geen mogelijkheid om te Autoarchiveren. Omdat adressen in een Adresboek geen tijdsgebonden aspect hebben (ze verouderen niet bij wijze van spreken), kunnen ze ook niet gearchiveerd worden.

Agenda “Waar was je zeven maanden geleden ?” Dit is geen alledaagse vraag maar ze kan beantwoord worden omdat alle Agenda-items met deze instellingen na zes maanden naar het archief verplaatst worden. Je kan deze items niet langer actief in je Agenda bekijken maar je kan ze in een soortgelijke weergave bekijken in Archive.pst (of in een zelfgedefinieerd archiefbestand). Logboek Als je toch mocht besluiten om met het logboek te werken, is het aan te raden om na drie maanden de items uit je logboek te schrappen. Zoals gezegd is het logboek een onderdeel dat in zeer hoog tempo zorgt voor zeer veel items. Het is dan ook het onderdeel dat het sterkst behoefte heeft aan de autoarchiveerfunctie.

Analoog met deze voorbeelden kan bijna elke map in Outlook automatisch gearchiveerd worden, ook mappen die door de gebruiker zelf zijn aangemaakt. Enkel mappen met Contactpersonen kunnen nooit gearchiveerd worden.


MICROSOFT OUTLOOK 2000 EEN INLEIDING

Recommend Documents