Access Beginners. Roger Frans. met cd-rom. campinia media

Roger Frans

Over het boek Access 2002 is een relationeel databasesysteem. Het is m.a.w. een programma om gegevens op een (relatief) gemakkelijke manier te beheren. Deze gegevens worden in tabellen bewaard. Tussen de tabellen kunnen relaties bestaan. In de cursus komen de klassieke onderwerpen m.b.t. een databasesysteem aan bod: aanmaken van tabellen, ontwerpen van query’s, formulieren, rapporten en etiketten. Access 2002 is een databasesysteem onder Windows. Dit geeft bijkomende mogelijkheden: opnemen van objecten in een tabel (foto’s, figuren, geluid,...), grafische mogelijkheden bij rapporten, ...

Over de auteur Roger FRANS studeerde in 1980 af als licentiaat in de wetenschappen, groep wiskunde. Na zijn studies volgde hij diverse korte en lange bijscholingscursussen in de informaticawereld. Sinds 1988 doceert hij informatica in de Katholieke Hogeschool der Kempen, campus Hoger Instituut der Kempen te Geel. Roger FRANS is niet aan zijn proefstuk met dit boek. Al zijn cursussen zijn op een zelfde principe gebaseerd. Concrete voorbeelden worden stap voor stap uitgelegd. Ook zijn na elk hoofdstuk oefeningen opgenomen waardoor de lezer zijn kennis kan toetsen en verfijnen. De lezer leert op die manier een pakket op een relatief eenvoudige manier doorgronden. Het is een werkwijze die door de meeste lezers/cursisten wordt geapprecieerd.

ISBN 90-356-1145-4

Access 2002

Access 2002 Beginners

Er wordt ook aandacht besteed aan de uitwisselbaarheid van gegevens met andere pakketten: Excel, Word, tekstbestanden, enz...

Access 2002 Beginners Roger Frans met cd-rom

campinia

media

Frans, Roger – Access 2002 – beginners / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2001; 285 p; index; 29 cm; gelijmd. ISBN: 90.356.1145.4; NUGI 854; UDC 681.3.06; Wettelijk depot België: D/2001/3941/8 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B – 2440 – GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/59 09 59 Fax: (+32) 014/59 03 44 e-Mail: URL: <www.campiniamedia.be> Copyright 2001:

No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Inleiding Access 2002 is een relationeel databasesysteem. Het is m.a.w. een programma om gegevens op een (relatief) gemakkelijke manier te beheren. Deze gegevens worden in tabellen bewaard. Tussen de tabellen kunnen relaties bestaan. In de cursus komen de klassieke onderwerpen m.b.t. een databasesysteem aan bod: aanmaken van tabellen, ontwerpen van query’s, formulieren, rapporten en etiketten. Access 2002 is een databasesysteem onder Windows. Dit geeft bijkomende mogelijkheden: opnemen van objecten in een tabel (foto’s, figuren, geluid, ...), grafische mogelijkheden bij rapporten, ... Er wordt ook aandacht besteed aan de uitwisselbaarheid van gegevens met andere pakketten: Excel, Word, tekstbestanden, enz... Access 2002 - beginners is een doe-cursus. Dit betekent dat u de cursus doorneemt terwijl u voor de computer zit. U neemt per hoofdstuk de cursustekst door. Daarna maakt u de oefeningen die achteraan elk hoofdstuk zijn opgenomen. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom vindt u bestanden die u nodig hebt om de voorbeelden en oefeningen te kunnen uitwerken. U kopieert de map AccBegVbn naar de map Mijn documenten op uw harde schijf. Op de cd-rom staan, in de map AccBegNa ook bestanden die een extensie ZIP hebben. De bestanden hebben de naam NaH02.ZIP, NaH03.ZIP, enz... Deze bestanden bevatten de voorbeelden en oefeningen die in de cursus aan bod komen. Het zijn gecomprimeerde bestanden. Het bestand NaH03.ZIP bevat b.v. de toestand na het vierde hoofdstuk. U kan de bestanden decomprimeren met het programma WinZip. Indien het programma niet op uw pc geïnstalleerd is, kan u de versie die op de cd-rom aanwezig is, installeren. U hoeft deze bestanden niet te gebruiken. Indien u de cursus in zijn geheel doorneemt, kunt u blijven verder werken met de voorbeelden die u zelf uitwerkt. Indien u een bepaald hoofdstuk opnieuw wenst door te nemen, kan het handig zijn van de eindtoestand van het vorige hoofdstuk gebruik te kunnen maken. Op de bijgevoegde cd-rom vindt u ook een bestand Lees mij.doc. Dit bestand bevat last-minute informatie. U kunt het lezen door te dubbelklikken op het bestand. Ik hoop dat deze cursus u vertrouwd mag maken met Access 2002. Indien u opmerkingen hebt die een latere uitgave kunnen verbeteren, kunt u die steeds kwijt aan de auteur. Roger Frans oktober 2001

Inleiding - 1

2- Access 2002 - beginners

Inhoudsopgave INLEIDING ..................................................................................................................1 INHOUDSOPGAVE ....................................................................................................3 1

EEN EERSTE KENNISMAKING ........................................................................11

1.1 Inleiding .................................................................................................................................................. 11 1.2 Wat is een database? .............................................................................................................................. 11 1.3 Afspraken................................................................................................................................................ 12 1.4 Access starten.......................................................................................................................................... 13 1.4.1 Windows starten................................................................................................................................... 13 1.4.2 De Windows-omgeving ....................................................................................................................... 13 1.4.3 Access starten ...................................................................................................................................... 14 1.5 Het beginscherm..................................................................................................................................... 15 1.5.1 De werkruimte ..................................................................................................................................... 15 1.5.2 Titelbalk ............................................................................................................................................... 15 1.5.3 Menubalk ............................................................................................................................................. 16 1.5.4 Werkbalk Database .............................................................................................................................. 17 1.5.5 De statusbalk........................................................................................................................................ 17 1.5.6 Taakvenster.......................................................................................................................................... 18 1.6 Noordenwind........................................................................................................................................... 18 1.6.1 Tabellen ............................................................................................................................................... 20 1.6.2 Query’s................................................................................................................................................. 21 1.6.3 Formulieren.......................................................................................................................................... 22 1.6.4 Rapporten............................................................................................................................................. 23 1.6.5 Pagina’s................................................................................................................................................ 24 1.6.6 Macro’s ................................................................................................................................................ 24 1.6.7 Modules ............................................................................................................................................... 24 1.6.8 De menukeuze Beeld ........................................................................................................................... 25 1.6.9 Opmerkingen ....................................................................................................................................... 25 1.7 Werkbalken ............................................................................................................................................ 25 1.8 Opties....................................................................................................................................................... 27 1.9 Een nieuwe database maken met een wizard ....................................................................................... 28 1.10 De helpfunctie in Access......................................................................................................................... 32 1.10.1 Help ................................................................................................................................................. 32 1.10.2 Een vraag stellen.............................................................................................................................. 33 1.10.3 De Office-assistent .......................................................................................................................... 34 1.10.4 De menukeuze Wat is dit? ............................................................................................................... 35 1.10.5 De knop Help in een dialoogvenster................................................................................................ 35 1.11 Access afsluiten....................................................................................................................................... 35 1.12 Oefeningen .............................................................................................................................................. 36

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

EEN NIEUWE TABEL MAKEN ..........................................................................37 Inleiding .................................................................................................................................................. 37 Het voorbeeld.......................................................................................................................................... 37 Een nieuwe database .............................................................................................................................. 37 Een tabel maken m.b.v. een wizard ...................................................................................................... 38 Formulierweergave ................................................................................................................................ 41 Gegevensbladweergave .......................................................................................................................... 43 Opslaan van het formulier..................................................................................................................... 44 Naam wijzigen ........................................................................................................................................ 45

Inhoudsopgave - 3

2.9 Ontwerpweergave...................................................................................................................................45 2.9.1 Veldnaam .............................................................................................................................................45 2.9.2 Gegevenstype .......................................................................................................................................45 2.9.3 Beschrijving .........................................................................................................................................47 2.9.4 Primaire sleutel.....................................................................................................................................47 2.9.5 Help......................................................................................................................................................47 2.10 Veldeigenschappen .................................................................................................................................48 2.10.1 Veldlengte........................................................................................................................................48 2.10.2 Notatie .............................................................................................................................................49 2.10.3 Invoermasker ...................................................................................................................................49 2.10.4 Bijschrift ..........................................................................................................................................49 2.10.5 Standaardwaarde..............................................................................................................................50 2.10.6 Validatieregel...................................................................................................................................50 2.10.7 Validatietekst ...................................................................................................................................50 2.10.8 Vereist..............................................................................................................................................51 2.10.9 Lengte nul toestaan ..........................................................................................................................51 2.10.10 Geïndexeerd.....................................................................................................................................51 2.10.11 Unicode-compressie.........................................................................................................................51 2.11 Wijzigen tabelstructuur .........................................................................................................................51 2.11.1 Rijen invoegen .................................................................................................................................51 2.11.2 Veldeigenschappen ..........................................................................................................................52 2.11.3 De velden Verkoopprijs en BTWpercentage toevoegen ..................................................................52 2.11.4 Toevoegen van een datumveld.........................................................................................................53 2.11.5 Opbouwfunctie voor velden.............................................................................................................53 2.11.6 Verwijderen van een veld ................................................................................................................54 2.12 Indexvenster............................................................................................................................................54 2.13 Tabeleigenschappen................................................................................................................................55 2.14 Gegevensbladweergave ..........................................................................................................................56 2.15 En ons formulier? ...................................................................................................................................56 2.15.1 Verwijderen van een formulier ........................................................................................................56 2.15.2 Opnieuw aanmaken van een formulier ............................................................................................57 2.16 Verwijderen van records........................................................................................................................57 2.16.1 Positioneren van de recordkiezer .....................................................................................................57 2.16.2 Verwijderen van een record in de formulierweergave .....................................................................58 2.16.3 Verwijderen in gegevensbladweergave ...........................................................................................58 2.17 Wijzigen van records..............................................................................................................................59 2.18 Jaartallen met 4 cijfers...........................................................................................................................59 2.19 Een tabel creëren vanuit gegevensbladweergave .................................................................................59 2.19.1 Aanmaken tabel ...............................................................................................................................59 2.19.2 Kolomnamen wijzigen.....................................................................................................................60 2.19.3 Ontwerp van de tabel .......................................................................................................................60 2.19.4 Veldlengte........................................................................................................................................61 2.19.5 Vereist..............................................................................................................................................61 2.19.6 Lengte nul toestaan ..........................................................................................................................62 2.19.7 Bewaren structuur ............................................................................................................................62 2.19.8 Ingeven van records en uittesten......................................................................................................62 2.20 De eigenschappen Notatie en Invoermasker.........................................................................................63 2.20.1 De eigenschap Invoermasker ...........................................................................................................63 2.20.2 Notatie .............................................................................................................................................64 2.20.3 Uittesten...........................................................................................................................................66 2.21 Oefeningen...............................................................................................................................................66

3

SORTEREN, ZOEKEN EN FILTEREN .............................................................. 71

3.1 Inleiding...................................................................................................................................................71 3.2 Importeren uit Excel, in een bestaande tabel .......................................................................................71 3.3 Importeren uit Excel, in een nieuwe tabel ............................................................................................75 3.3.1 Importeren van de gegevens.................................................................................................................75

4- Access 2002 - beginners

3.3.2 De gegevens in één tabel brengen........................................................................................................ 76 3.4 Toevoegen via het klembord vanuit Excel............................................................................................ 77 3.5 Verwijderen van een tabel ..................................................................................................................... 77 3.6 Sorteren................................................................................................................................................... 77 3.6.1 Sorteren op één veld............................................................................................................................. 77 3.6.2 Sorteren op meerdere velden................................................................................................................ 78 3.7 Zoeken ..................................................................................................................................................... 79 3.7.1 Zoeken op naam................................................................................................................................... 79 3.7.2 Het jokerteken *................................................................................................................................... 79 3.7.3 De jokertekens ? en #........................................................................................................................... 80 3.7.4 De jokertekens [ ], ! en - ...................................................................................................................... 80 3.8 Vervangen ............................................................................................................................................... 81 3.9 Filters....................................................................................................................................................... 82 3.9.1 Selectiefilters ....................................................................................................................................... 82 3.9.2 Een snelmenu oproepen ....................................................................................................................... 82 3.9.3 Formulierfilters .................................................................................................................................... 83 3.9.4 Formulierfilters vanuit een formulier................................................................................................... 84 3.9.5 Geavanceerde filter-/sorteeropties ....................................................................................................... 84 3.10 Meervoudige indexen ............................................................................................................................. 85 3.10.1 Enkelvoudige indexen ..................................................................................................................... 86 3.10.2 Samengestelde index ....................................................................................................................... 86 3.10.3 Samengestelde sleutels en primaire sleutels .................................................................................... 87 3.11 Een tabel afdrukken............................................................................................................................... 87 3.12 Definitie afdrukken ................................................................................................................................ 90 3.13 Andere informatie over objecten en over de database ........................................................................ 92 3.13.1 Informatie over de database............................................................................................................. 92 3.13.2 Informatie over een enkel object ..................................................................................................... 92 3.14 Databasehulpprogramma’s ................................................................................................................... 93 3.14.1 Comprimeren en herstellen van een database.................................................................................. 93 3.14.2 Databases converteren ..................................................................................................................... 94 3.14.3 Back-up ........................................................................................................................................... 94 3.15 Problemen ............................................................................................................................................... 94 3.16 Oefeningen .............................................................................................................................................. 95

4

SELECTIEQUERY’S ..........................................................................................97

4.1 Inleiding .................................................................................................................................................. 97 4.2 De Wizard Selectiequery........................................................................................................................ 97 4.2.1 Aanmaken van een query..................................................................................................................... 97 4.2.2 Ontwerpweergave van een query ......................................................................................................... 99 4.3 Een selectiequery maken in ontwerpweergave .................................................................................. 100 4.3.1 Aanmaken van de query..................................................................................................................... 100 4.3.2 Samenstellen van de query................................................................................................................. 101 4.3.3 Gegevensbladweergave...................................................................................................................... 101 4.3.4 SQL.................................................................................................................................................... 102 4.3.5 Een veld verwijderen uit de recordset................................................................................................ 102 4.3.6 Een veld al of niet weergeven ............................................................................................................ 102 4.3.7 Een veld van plaats wijzigen.............................................................................................................. 102 4.3.8 Opnieuw de recordset bekijken.......................................................................................................... 102 4.3.9 Query-scherm verlaten....................................................................................................................... 103 4.4 Sorteervolgorde aanbrengen ............................................................................................................... 103 4.5 Naam wijzigen van een query.............................................................................................................. 104 4.6 Criteria toevoegen ................................................................................................................................ 104 4.6.1 Een nieuwe query vertrekkende van een andere query ...................................................................... 104 4.6.2 Vergelijkingsoperatoren..................................................................................................................... 105 4.6.3 Andere operatoren.............................................................................................................................. 105 4.7 Rekenkundige operatoren ................................................................................................................... 107

Inhoudsopgave - 5

4.8 Logische operatoren .............................................................................................................................109 4.8.1 Voorbeeld van OR-voorwaarden........................................................................................................109 4.8.2 De logische operatoren.......................................................................................................................110 4.8.3 Voorbeeld van AND-voorwaarden m.b.t. verschillende velden.........................................................110 4.9 Aaneenschakelingsoperator .................................................................................................................110 4.10 De opbouwfunctie voor expressies ......................................................................................................111 4.11 Bijwerken van records .........................................................................................................................111 4.12 Berekende velden..................................................................................................................................112 4.13 Functies..................................................................................................................................................113 4.14 Parameterquery’s .................................................................................................................................114 4.14.1 Een eerste voorbeeld......................................................................................................................114 4.14.2 Een tweede voorbeeld....................................................................................................................115 4.14.3 De parameterquery uitvoeren vanuit het databasevenster..............................................................115 4.15 Afdrukken van een recordset ..............................................................................................................115 4.16 Exporteren naar Word.........................................................................................................................115 4.16.1 Knippen en plakken .......................................................................................................................115 4.16.2 Publiceren met Word .....................................................................................................................116 4.17 Oefeningen.............................................................................................................................................117

5

FORMULIEREN ............................................................................................... 121

5.1 Inleiding.................................................................................................................................................121 5.2 Een formulier maken............................................................................................................................121 5.2.1 De formulierwizards...........................................................................................................................121 5.2.2 Bewerken van records in een formulier..............................................................................................124 5.2.3 Zoeken in formulierweergave ............................................................................................................124 5.3 Records toevoegen m.b.v. een formulier.............................................................................................125 5.4 Op uw stappen terugkeren...................................................................................................................125 5.5 Ontwerpweergave.................................................................................................................................126 5.5.1 De ontwerpweergave..........................................................................................................................126 5.5.2 Secties van een formulier ...................................................................................................................126 5.5.3 Andere elementen op het scherm .......................................................................................................127 5.5.4 Het raster ............................................................................................................................................127 5.6 Een formulier aanpassen......................................................................................................................127 5.6.1 Een besturingselement selecteren, van formaat wijzigen en verplaatsen ...........................................127 5.6.2 Een besturingselement verwijderen....................................................................................................128 5.6.3 Een besturingselement kopiëren.........................................................................................................128 5.6.4 Een besturingselement dupliceren......................................................................................................129 5.6.5 Labels wijzigen ..................................................................................................................................129 5.6.6 Uitlijnen .............................................................................................................................................129 5.6.7 Selecteren van meerdere besturingselementen ...................................................................................130 5.6.8 Besturingselementen op gelijke afstand plaatsen ...............................................................................130 5.6.9 Selecteren van een object m.b.v. de keuzelijst Object........................................................................130 5.7 Opmaak van een besturingselement ...................................................................................................131 5.7.1 Lettertype en uitlijning .......................................................................................................................131 5.7.2 Voorgrondkleur, achtergrondkleur en randkleur ................................................................................131 5.7.3 Randtype ............................................................................................................................................132 5.8 Gebruik van de werkset .......................................................................................................................132 5.9 Eigenschappen ......................................................................................................................................133 5.9.1 Het venster Eigenschappen ................................................................................................................133 5.9.2 De eigenschappen van een sectie .......................................................................................................133 5.9.3 Eigenschappen van het formulier .......................................................................................................134 5.10 Het formulier gebruiken ......................................................................................................................134 5.11 Volgorde van de besturingselementen wijzigen .................................................................................135 5.12 Het formulier een naam geven.............................................................................................................135 5.13 Foto invoegen ........................................................................................................................................136

6- Access 2002 - beginners

5.13.1 Aanpassen tabelstructuur............................................................................................................... 136 5.13.2 OLE ............................................................................................................................................... 136 5.13.3 Formulier aanpassen ...................................................................................................................... 137 5.13.4 Een figuur insluiten ....................................................................................................................... 137 5.13.5 Meer dan alleen maar foto’s .......................................................................................................... 138 5.14 Een formulier afdrukken..................................................................................................................... 138 5.15 Formulier verwijderen......................................................................................................................... 139 5.16 Het formulier frmProduct ................................................................................................................... 139 5.16.1 Aanmaken formulier...................................................................................................................... 139 5.16.2 Aanpassen formulier frmProduct................................................................................................... 140 5.17 Bijschrift van het formulier................................................................................................................. 140 5.18 Een berekend veld toevoegen .............................................................................................................. 141 5.18.1 Een tekstvak toevoegen ................................................................................................................. 141 5.18.2 Een berekend veld ......................................................................................................................... 141 5.18.3 Rechts uitlijnen.............................................................................................................................. 142 5.18.4 Notatie wijzigen............................................................................................................................. 142 5.18.5 Een speciaal effect ......................................................................................................................... 142 5.19 Een selectievakje toevoegen ................................................................................................................. 142 5.20 Globale opmaak van een formulier wijzigen ..................................................................................... 143 5.21 Tabbladen in een formulier ................................................................................................................. 144 5.21.1 Een tabbesturingselement .............................................................................................................. 144 5.21.2 Een tabblad toevoegen en verwijderen .......................................................................................... 144 5.21.3 Volgorde van de tabbladen ............................................................................................................ 145 5.21.4 Naam van het tabbesturingselement wijzigen................................................................................ 145 5.21.5 Naam van een tabblad wijzen ........................................................................................................ 145 5.21.6 Plaatsen van andere besturingselementen op een tabblad.............................................................. 146 5.22 Keuzerondjes ........................................................................................................................................ 146 5.23 Oefeningen ............................................................................................................................................ 149

6

EENVOUDIGE RAPPORTEN ..........................................................................151

6.1 Inleiding ................................................................................................................................................ 151 6.2 De rapportwizards................................................................................................................................ 151 6.3 Afdrukvoorbeeld .................................................................................................................................. 154 6.4 Ontwerp ................................................................................................................................................ 155 6.4.1 Het ontwerpvenster Rapport .............................................................................................................. 155 6.4.2 Secties ................................................................................................................................................ 156 6.4.3 Afdrukvoorbeeld versus Rapportvoorbeeld ....................................................................................... 156 6.5 Eigenschappen ...................................................................................................................................... 157 6.6 Ontwerp wijzigen ................................................................................................................................. 157 6.6.1 Wijzigen volgorde.............................................................................................................................. 157 6.6.2 Sorteervolgorde.................................................................................................................................. 158 6.6.3 Datum ................................................................................................................................................ 158 6.6.4 Bladzijdenummeringen ...................................................................................................................... 159 6.7 Bewaren van de rapportopmaak......................................................................................................... 159 6.8 Naar Word, ... ....................................................................................................................................... 159 6.8.1 Publiceren naar Microsoft Word........................................................................................................ 159 6.8.2 Naar WordPerfect .............................................................................................................................. 160 6.8.3 Exporteren.......................................................................................................................................... 160 6.9 Een rapport afdrukken ........................................................................................................................ 161 6.10 Een figuur in ons rapport .................................................................................................................... 162 6.11 Adreslabels............................................................................................................................................ 164 6.12 Ontwerpweergave labels...................................................................................................................... 167 6.12.1 Ontwerpweergave bekijken ........................................................................................................... 167 6.12.2 Ontwerp aanpassen ........................................................................................................................ 168 6.13 Pagina’s voor internet maken.............................................................................................................. 169

Inhoudsopgave - 7

6.13.1 Aanmaken van de pagina ...............................................................................................................169 6.13.2 Tonen van de pagina ......................................................................................................................172 6.14 Oefeningen.............................................................................................................................................172

7

RELATIES TUSSEN TABELLEN .................................................................... 175

7.1 Inleiding.................................................................................................................................................175 7.2 Omschrijven van het doel van de toepassing......................................................................................175 7.2.1 Algemene omschrijving .....................................................................................................................175 7.2.2 Concretisering ....................................................................................................................................176 7.2.3 Vragen naar voorbeelden ...................................................................................................................176 7.3 Een data-model .....................................................................................................................................176 7.4 Normaliseren.........................................................................................................................................176 7.5 De eerste normaalvorm ........................................................................................................................177 7.5.1 De eerste normaalvorm ......................................................................................................................177 7.5.2 Inventariseer alle elementaire gegevens (stap 1.1).............................................................................177 7.5.3 Elementaire gegevens.........................................................................................................................178 7.5.4 Verwijder alle procesgegevens (stap 1.2)...........................................................................................178 7.5.5 Een primaire sleutel kiezen (stap 1.4) ................................................................................................178 7.5.6 Deelverzamelingen opzoeken die meermaals voorkomen (stap 1.5) .................................................179 7.5.7 Een nieuwe groep maken (stap 1.6) ...................................................................................................180 7.5.8 De zich herhalende deelverzameling verwijderen (Stap 1.7) .............................................................180 7.5.9 De stappen 1.3 tot 1.8 zijn herhalend .................................................................................................180 7.5.10 Een andere keuze van de primaire sleutel ......................................................................................181 7.6 De tweede normaalvorm ......................................................................................................................181 7.6.1 De tweede normaalvorm ....................................................................................................................181 7.6.2 Het begrip functionele afhankelijkheid ..............................................................................................181 7.6.3 Functionele afhankelijkheden in ons voorbeeld .................................................................................182 7.7 De derde normaalvorm ........................................................................................................................183 7.8 Andere normaalvormen .......................................................................................................................183 7.9 Koppeling tussen groepen ....................................................................................................................184 7.10 Fysische implementatie ........................................................................................................................184 7.11 Tekstbestanden importeren .................................................................................................................185 7.12 Tekstbestand met scheidingsteken ......................................................................................................185 7.13 Tekstbestanden met een vaste breedte................................................................................................190 7.14 Tekstgegevens toevoegen aan een tabel ..............................................................................................191 7.15 Structuur wijzigen ................................................................................................................................191 7.15.1 Wijzigen structuur tblOrders..........................................................................................................192 7.15.2 Wijzigen structuur tblOrderlijnen ..................................................................................................193 7.16 Relaties tussen tabellen ........................................................................................................................193 7.16.1 De verschillende tabellen...............................................................................................................193 7.16.2 Relaties ..........................................................................................................................................194 7.16.3 Referentiële integriteit afdwingen..................................................................................................195 7.16.4 Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken ...................................................................................196 7.16.5 Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen ...............................................................................196 7.16.6 Jointype..........................................................................................................................................196 7.16.7 De relatie tussen tblKlanten en tblOrders ......................................................................................196 7.16.8 De relatie tussen tblProducten en tblOrderlijnen ...........................................................................197 7.16.9 Verlaten van het dialoogvenster Relaties.......................................................................................197 7.16.10 Fouten? ..........................................................................................................................................197 7.17 Subgegevensbladen...............................................................................................................................198 7.17.1 Wat zijn subgegevensbladen? ........................................................................................................198 7.17.2 De instelling Naam subgegevensblad ............................................................................................199 7.18 Uittesten relaties en referentiële integriteit ........................................................................................199 7.18.1 Toevoegen order voor een onbestaande klant................................................................................199 7.18.2 Verwijderen van een order.............................................................................................................200 7.19 Opzoekvelden........................................................................................................................................201

8- Access 2002 - beginners

7.20 Een relatie bewerken............................................................................................................................ 203 7.20.1 Een relatie bijwerken ..................................................................................................................... 203 7.20.2 Een tabel verwijderen uit het scherm Relaties............................................................................... 203 7.20.3 De knop Alle relaties weergeven................................................................................................... 203 7.20.4 Rechtstreekse relaties weergeven .................................................................................................. 204 7.20.5 Indeling wissen.............................................................................................................................. 204 7.20.6 Tabel toevoegen............................................................................................................................. 204 7.21 Een relatie verwijderen........................................................................................................................ 204 7.22 Relaties afdrukken ............................................................................................................................... 204 7.23 Database comprimeren ........................................................................................................................ 205 7.24 Oefeningen ............................................................................................................................................ 205

8

MEER OVER QUERY’S ...................................................................................209

8.1 Inleiding ................................................................................................................................................ 209 8.2 Een equi join (inner join)..................................................................................................................... 209 8.2.1 Het begrip .......................................................................................................................................... 209 8.2.2 Selecties ............................................................................................................................................. 210 8.3 Een outer join ....................................................................................................................................... 211 8.3.1 Een left outer join............................................................................................................................... 211 8.3.2 Een right outer join ............................................................................................................................ 212 8.4 De query uitbreiden ............................................................................................................................. 212 8.4.1 Tabellen toevoegen ............................................................................................................................ 212 8.4.2 Bewaren query ................................................................................................................................... 213 8.5 Self joins ................................................................................................................................................ 214 8.5.1 Aanmaken nieuwe database en tabel.................................................................................................. 214 8.5.2 Self join.............................................................................................................................................. 214 8.5.3 Outer joins.......................................................................................................................................... 215 8.6 Totalen berekenen met een query ....................................................................................................... 215 8.6.1 Totaal voor de ganse tabel ................................................................................................................. 215 8.6.2 Groeperen........................................................................................................................................... 217 8.6.3 Het ontwerp van de query opnieuw bekijken..................................................................................... 217 8.6.4 Algemene werkwijze ......................................................................................................................... 218 8.6.5 Nog een voorbeeld ............................................................................................................................. 218 8.7 Kruistabelquery’s................................................................................................................................. 220 8.8 Actiequery’s .......................................................................................................................................... 221 8.9 Tabelmaakquery’s................................................................................................................................ 221 8.10 Een verwijderquery.............................................................................................................................. 223 8.11 Een tabel bijwerken ............................................................................................................................. 225 8.12 Een toevoegquery ................................................................................................................................. 225 8.13 Oefeningen ............................................................................................................................................ 226

9

HOOFD- EN SUBFORMULIEREN ...................................................................231

9.1 Inleiding ................................................................................................................................................ 231 9.2 Query’s aanmaken ............................................................................................................................... 232 9.3 De wizard voor een hoofd- en subformulier....................................................................................... 232 9.4 Het formulier bewerken....................................................................................................................... 235 9.5 Koppelen hoofd- en subformulier ....................................................................................................... 237 9.5.1 De koppeling is door Access aangebracht.......................................................................................... 237 9.5.2 Zelf een subformulier toevoegen ....................................................................................................... 237 9.6 Aanpassen subformulier ...................................................................................................................... 238 9.7 Uittesten ................................................................................................................................................ 239 9.7.1 Uittesten ............................................................................................................................................. 239 9.7.2 De klantgegevens kunnen aangepast worden..................................................................................... 240 9.7.3 Welk is de normale verkoopprijs?...................................................................................................... 240 9.7.4 De gebeurtenis Na bijwerken............................................................................................................. 244

Inhoudsopgave - 9

9.7.5 De eigenschap Bijschrift van het formulier ........................................................................................244 9.8 Het totaal van een order op het formulier plaatsen...........................................................................244 9.8.1 Berekening in het subformulier..........................................................................................................245 9.8.2 Resultaat in het formulier ...................................................................................................................246 9.9 Een opdrachtknop toevoegen...............................................................................................................246 9.10 Oefeningen.............................................................................................................................................248

10

RAPPORTEN MET GROEPSONDERBREKING ......................................... 251

10.1 Inleiding.................................................................................................................................................251 10.2 Een rapport aanmaken in ontwerpweergave .....................................................................................251 10.3 Groeperen..............................................................................................................................................252 10.4 Tekst en velden aanbrengen ................................................................................................................253 10.4.1 Tekstvak met meerdere lijnen........................................................................................................253 10.4.2 Samenvoegen van velden...............................................................................................................254 10.4.3 De velden in de detaillijn toevoegen..............................................................................................254 10.4.4 Een sectie op een andere bladzijde starten.....................................................................................255 10.5 Totalen maken ......................................................................................................................................256 10.5.1 Query aanpassen ............................................................................................................................256 10.5.2 Het ordertotaal ...............................................................................................................................256 10.5.3 Bewaar het resultaat.......................................................................................................................257 10.6 Sorteren en groeperen m.b.v. de wizard .............................................................................................257 10.7 Ontwerpweergave.................................................................................................................................259 10.7.1 Ontwerpweergave ..........................................................................................................................259 10.7.2 Sorteren en groeperen ....................................................................................................................260 10.7.3 Titel aanpassen...............................................................................................................................260 10.7.4 Eerste letter in detailsectie .............................................................................................................260 10.7.5 Verder opmaken.............................................................................................................................262 10.8 Oefeningen.............................................................................................................................................262

11

SCHAKELBORDBEHEER ........................................................................... 265

11.1 Inleiding.................................................................................................................................................265 11.2 Schakelbordbeheer ...............................................................................................................................265 11.2.1 Aanmaken van een schakelbord.....................................................................................................265 11.2.2 Uittesten van het schakelbord ........................................................................................................266 11.3 Bewerken van een schakelbord ...........................................................................................................267 11.3.1 Figuur toevoegen ...........................................................................................................................267 11.3.2 De titel H&S ..................................................................................................................................267 11.4 Een submenu.........................................................................................................................................268 11.5 Automatisch starten .............................................................................................................................270 11.6 Een MDE-bestand maken ....................................................................................................................270 11.6.1 Access 2002-formaat .....................................................................................................................270 11.6.2 MDE-bestand.................................................................................................................................271 11.7 Oefeningen.............................................................................................................................................272

TREFWOORDENREGISTER ................................................................................. 273

10- Access 2002 - beginners