OFFICE 2007 OUTLOOK. Roger Frans. campinia media vzw

t m e cd

OFFICE 2007 OUTLOOK -rom

Roger Frans

®

campinia media vzw

Frans, Roger – Outlook 2007 / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2008; 222 p; index; 25 cm; gelijmd. ISBN: 978.90.356.1229.7; NUGI 854; UDC 681.3.06 Wettelijk depot België: D/2008/3941/8 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B – 2440 – GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/59 09 59 Fax: (+32) 014/59 03 44 e-Mail: URL: <www.campiniamedia.be> Copyright 2008:

No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Inleiding De cursus Outlook 2007 leert je werken met Microsoft Outlook 2007, een pakket uit de bundel Microsoft Office 2007 waarin o.a. ook Word 2007 en Excel 2007 zijn opgenomen. Je kan Outlook gebruiken om e-mailberichten te versturen via het internet of het bedrijfsnetwerk. Deze functie van Outlook wordt wellicht het meest gebruikt. Outlook biedt echter meer. Outlook bevat een elektronische agenda, een hulpmiddel om gegevens m.b.t. je contactpersonen bij te houden, het helpt je bij het organiseren van je taken, enz. Outlook helpt je bij je dagelijkse bezigheden en kan je helpen om je tijd efficiënter te benutten. De cursus geeft je een ruime inleiding tot Outlook 2007. Hij wil je leren werken met Outlook Het is een doe-boek. Er wordt vanuit gegaan dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit en dat je de voorbeelden en opdrachten stap voor stap uitvoert. In de verschillende hoofdstukken wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere concrete voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden worden de mogelijkheden van Outlook uitgelegd. Bij elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Het is meer dan wenselijk dat je deze oefeningen maakt. Je oefent de technieken in die je aangeleerd hebt in de vorige hoofdstukken, maar bovendien komen in de oefeningen nog meerdere functies aan bod die nauw verband houden met de geziene functies. Om Outlook echt te beheersen, is het maken van de oefeningen noodzakelijk. Neem er je tijd voor. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom staan de bestanden die je nodig hebt om de cursus te kunnen doornemen. Je kunt map Ou2007_Vbn op de cd-rom best kopiëren naar je harde schijf. Dat werkt het gemakkelijkst. Op de cd-rom vind je ook een document met de naam Lees mij.doc. Dit bestand bevat „last minute‟ informatie m.b.t. de cursus. Je kunt het document lezen door er op te dubbelklikken. Tenslotte wil ik een woord van dank uitspreken aan de mensen die hebben bijgedragen tot het tot stand komen van deze cursus. Ik hoop dat deze cursus je vertrouwd mag maken met het programma Outlook 2007. Opmerkingen die volgende uitgave kunnen verbeteren, zijn steeds welkom.

Roger Frans juli 2008

Inleiding - 1

Afspraken We gaan van start... In de volgende paragrafen en hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Outlook gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd.  Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen worden vet afgedrukt. Namen van menukeuzen, knoppen, e.d. worden schuin afgedrukt. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. Indien je een keuze moet maken uit een menu, duiden we dit bv. als volgt aan.  Kies Acties / Ongewenste e-mail / Opties voor ongewenste e-mail. Dit betekent dat je moet klikken op de menukeuze Acties in de menubalk en vervolgens de menukeuze Ongewenste e-mail moet kiezen. In dit geval krijg je opnieuw een menu dat opent. Je kiest hier voor Opties voor ongewenste e-mail. De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ou2007_Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. Je kopieert de map best naar je harde schijf. Je maakt ook een map Ou2007_Oef aan waarin je de voorbeelden plaatst die je in deze cursus uitwerkt.

2 – Outlook 2007

Inhoudsopgave INLEIDING ................................................................................................. 1 AFSPRAKEN ............................................................................................. 2 INHOUDSOPGAVE .................................................................................... 3 1

MET EEN E-MAIL DE HALVE WERELD ROND................................. 9

1.1 Inleiding .............................................................................................................................. 9 1.2 Wat is Outlook? ................................................................................................................. 9 1.3 Het voorbeeld ................................................................................................................... 12 1.4 Outlook starten ................................................................................................................ 12 1.4.1 Windows starten ............................................................................................................ 12 1.4.2 Outlook starten .............................................................................................................. 12 1.5 Het venster van Microsoft Outlook ................................................................................ 13 1.5.1 Navigatiedeelvenster ..................................................................................................... 13 1.5.2 Titelbalk ........................................................................................................................ 13 1.5.3 Menubalk ....................................................................................................................... 14 1.5.4 De werkbalk Standaard.................................................................................................. 15 1.5.5 Statusbalk ...................................................................................................................... 15 1.6 Accountinstellingen .......................................................................................................... 15 1.7 Berichten verzenden en ontvangen ................................................................................. 16 1.8 Een e-mail aanmaken en verzenden ............................................................................... 17 1.8.1 E-mail indelingen .......................................................................................................... 17 1.8.2 Een e-mail aanmaken .................................................................................................... 18 1.8.3 Een e-mail verzenden .................................................................................................... 20 1.8.4 Postvak UIT ................................................................................................................... 20 1.8.5 Het e-mailbericht echt verzenden .................................................................................. 21 1.8.6 Postvak Verzonden items .............................................................................................. 21 1.9 Ontvangen en lezen van e-mail ....................................................................................... 21 1.9.1 Ontvangen van e-mail.................................................................................................... 21 1.9.2 Indeling van het venster................................................................................................. 22 1.9.3 Lezen van een e-mail ..................................................................................................... 25 1.10 Een bijlage toevoegen ...................................................................................................... 26 1.10.1 Een bericht naar meerdere personen sturen ................................................................... 26 1.10.2 Een bijlage toevoegen.................................................................................................... 26 1.10.3 Een e-mail met bijlage lezen ......................................................................................... 27 1.11 Beantwoorden van een e-mail ......................................................................................... 29 1.12 Doorsturen van een e-mail .............................................................................................. 30 1.13 Verwijderen van e-mailberichten ................................................................................... 30 1.13.1 Verwijderen van een e-mailbericht................................................................................ 30 1.13.2 Terughalen van een verwijderd e-mailbericht ............................................................... 31 1.14 Afdrukken van een e-mailbericht ................................................................................... 31 1.14.1 Afdrukvoorbeeld ........................................................................................................... 31 1.14.2 Afdrukken ...................................................................................................................... 31 1.15 De helpfunctie ................................................................................................................... 32 1.16 Afsluiten Outlook ............................................................................................................. 33 1.17 Oefeningen ........................................................................................................................ 33

2 2.1 2.2 2.3

GRAAG WAT MEER CONTACT… ................................................... 37 Inleiding ............................................................................................................................ 37 Contactpersonen toevoegen............................................................................................. 37 Contactpersonen importeren uit Access ........................................................................ 40

Inhoudsopgave - 3

2.4 Bewerken van gegevens ................................................................................................... 43 2.4.1 Bewerken van gegevens ................................................................................................ 43 2.4.2 Afbeelding toevoegen .................................................................................................... 44 2.4.3 Notities .......................................................................................................................... 45 2.4.4 Het formulier Details ..................................................................................................... 45 2.4.5 Het formulier Alle velden .............................................................................................. 46 2.4.6 Een nieuw veld .............................................................................................................. 47 2.4.7 Bewerken of niet? .......................................................................................................... 48 2.5 Ordenen en weergave van contactpersonen .................................................................. 48 2.5.1 Tab met letters ............................................................................................................... 48 2.5.2 Zoeken van een contactpersoon ..................................................................................... 48 2.5.3 Weergave ....................................................................................................................... 49 2.5.4 Sorteren ......................................................................................................................... 50 2.5.5 Velden verplaatsen ........................................................................................................ 50 2.5.6 Kolombreedten aanpassen ............................................................................................. 51 2.5.7 Veld verwijderen ........................................................................................................... 51 2.5.8 Veld toevoegen .............................................................................................................. 51 2.5.9 Weergave aanpassen ...................................................................................................... 52 2.6 Indelen in categorieën ...................................................................................................... 53 2.6.1 Een categorie toekennen aan een contactpersoon .......................................................... 53 2.6.2 Een categorie toekennen aan meerdere contactpersonen ............................................... 54 2.6.3 Een nieuwe categorie maken ......................................................................................... 54 2.6.4 Weergave in categorieën ............................................................................................... 54 2.7 Persoonlijk ........................................................................................................................ 55 2.8 Afdrukken gegevens contactpersonen ............................................................................ 55 2.8.1 Stijl voor kaart ............................................................................................................... 56 2.8.2 Stijl voor telefoonboek .................................................................................................. 56 2.8.3 Andere weergave ........................................................................................................... 57 2.8.4 De gegevens van één contactpersoon ............................................................................ 57 2.9 Oefeningen ........................................................................................................................ 58

3

MET EEN E-MAIL DE REST VAN DE WERELD ROND ................... 61

3.1 Inleiding ............................................................................................................................ 61 3.2 E-mail versturen vanuit de gegevens van contactpersonen .......................................... 61 3.2.1 Een e-mail versturen naar een bepaalde contactpersoon ............................................... 61 3.2.2 Een e-mailbericht openen door te slepen ....................................................................... 62 3.2.3 Contactpersonen oproepen ............................................................................................ 62 3.3 Distributielijsten............................................................................................................... 64 3.4 Een e-mail versturen naar een distributielijst ............................................................... 66 3.5 Concepten ......................................................................................................................... 67 3.6 Spelling controleren ......................................................................................................... 68 3.6.1 Automatische spellingcontrole ...................................................................................... 68 3.6.2 Woord toevoegen in de woordenlijst ............................................................................. 69 3.6.3 Fout verbeteren .............................................................................................................. 69 3.6.4 Spelling controleren....................................................................................................... 69 3.7 Instellen van verzendopties ............................................................................................. 70 3.8 Handtekening ................................................................................................................... 71 3.8.1 Handtekening maken ..................................................................................................... 71 3.8.2 Handtekening wordt automatisch toegevoegd ............................................................... 73 3.8.3 Handtekening manueel toevoegen ................................................................................. 73 3.9 Ontvangen van het e-mailbericht ................................................................................... 74 3.9.1 Een dringende e-mail ..................................................................................................... 74 3.9.2 Een niet gekende gebruiker ........................................................................................... 74 3.9.3 Niet echt een probleem… .............................................................................................. 75 3.10 Een vCard ......................................................................................................................... 76 3.10.1 Wat is een vCard? .......................................................................................................... 76 3.10.2 Een vCard als handtekening invoegen ........................................................................... 76 3.10.3 Een vCard als bijlage ..................................................................................................... 77

4 – Outlook 2007

3.11 Sorteren van e-mailberichten.......................................................................................... 78 3.11.1 Kolomkoppen ................................................................................................................ 78 3.11.2 Kolomkoppen indien het leesvenster gesloten is ........................................................... 79 3.12 Ordenen van e-mailberichten in submappen ................................................................ 80 3.12.1 Mappen en submappen .................................................................................................. 80 3.12.2 Items in submappen plaatsen ......................................................................................... 81 3.13 Zoeken naar een e-mail ................................................................................................... 82 3.13.1 Direct zoeken ................................................................................................................. 82 3.13.2 Zoekcriteria ................................................................................................................... 83 3.13.3 Zoekopties ..................................................................................................................... 83 3.14 Zoekmappen ..................................................................................................................... 84 3.14.1 Bestaande zoekmappen ................................................................................................. 84 3.14.2 Nieuwe zoekmap ........................................................................................................... 85 3.15 Een e-mailbericht markeren voor opvolging ................................................................. 85 3.15.1 Markeren voor opvolging .............................................................................................. 85 3.15.2 Standaardwaarde ........................................................................................................... 87 3.15.3 Markeren als voltooid .................................................................................................... 87 3.15.4 Markering wissen .......................................................................................................... 87 3.16 Categoriseren van e-mailberichten................................................................................. 87 3.16.1 Categoriseren ................................................................................................................. 87 3.16.2 Gecategoriseerde e-mail ................................................................................................ 88 3.17 Oefeningen ........................................................................................................................ 88

4

NETJES OP TIJD .............................................................................. 91

4.1 Inleiding ............................................................................................................................ 91 4.2 Het venster bij Agenda .................................................................................................... 91 4.3 Een afspraak toevoegen ................................................................................................... 92 4.3.1 Een afspraak toevoegen ................................................................................................. 92 4.3.2 Het venster Afspraak ..................................................................................................... 93 4.4 Navigeren tussen datums en weergaven ......................................................................... 94 4.4.1 Navigeren naar de vorige of volgende dag .................................................................... 94 4.4.2 Weergave per dag, week, maand, … ............................................................................. 95 4.4.3 Ga naar .......................................................................................................................... 96 4.5 Instellingen agenda .......................................................................................................... 97 4.6 Een afspraak verplaatsen ................................................................................................ 98 4.6.1 Selecteren ...................................................................................................................... 98 4.6.2 Slepen naar de datumnavigator...................................................................................... 98 4.6.3 Slepen naar een andere dag ........................................................................................... 99 4.7 Een afspraak wijzigen ..................................................................................................... 99 4.8 Een afspraak verwijderen ............................................................................................... 99 4.9 Documenten koppelen aan een afspraak........................................................................ 99 4.10 Dubbele afspraken ......................................................................................................... 100 4.11 Terugkerende afspraken ............................................................................................... 101 4.11.1 Een nieuwe terugkerende afspraak .............................................................................. 101 4.11.2 Een terugkerende afspraak wijzigen ............................................................................ 102 4.11.3 Een terugkerende afspraak verwijderen....................................................................... 103 4.12 Gebeurtenisen ................................................................................................................ 103 4.12.1 Een gebeurtenis plannen .............................................................................................. 103 4.12.2 Een terugkerend gebeurtenis ....................................................................................... 104 4.12.3 Verjaardagen ............................................................................................................... 105 4.12.4 Feestdagen ................................................................................................................... 105 4.13 Andere weergaven.......................................................................................................... 106 4.14 Afdrukken ...................................................................................................................... 107 4.15 Oefeningen ...................................................................................................................... 109

Inhoudsopgave - 5

5

OOK NOG OP DE AGENDA ........................................................... 111

5.1 Inleiding .......................................................................................................................... 111 5.2 Vergaderingen ................................................................................................................ 111 5.2.1 Een vergaderverzoek sturen......................................................................................... 111 5.2.2 Opgenomen in je agenda ............................................................................................. 114 5.2.3 Vergaderverzoeken beantwoorden .............................................................................. 114 5.2.4 Antwoorden controleren .............................................................................................. 117 5.2.5 Vergadergegevens wijzigen ......................................................................................... 118 5.2.6 Gewijzigde vergadergegevens ontvangen ................................................................... 119 5.2.7 Resultaten bekijken ..................................................................................................... 119 5.3 Agenda publiceren op Microsoft Office Online ........................................................... 120 5.3.1 Een agenda publiceren ................................................................................................. 120 5.3.2 Een gepubliceerde agenda openen ............................................................................... 124 5.3.3 Instellingen van een gepubliceerde agenda wijzigen ................................................... 126 5.3.4 Gepubliceerde agenda verwijderen.............................................................................. 126 5.4 Agenda verzenden via e-mail ........................................................................................ 127 5.5 Oefeningen ...................................................................................................................... 129

6

EEN TAAKJE MEER OF MINDER .................................................. 131

6.1 Inleiding .......................................................................................................................... 131 6.2 Het venster bij Taken .................................................................................................... 131 6.3 Een nieuwe taak maken ................................................................................................. 132 6.4 Een item gemarkeerd voor opvolging is ook een taak ................................................ 135 6.4.1 Een e-mailbericht ........................................................................................................ 135 6.4.2 Een contactpersoon ...................................................................................................... 135 6.5 Verschillende weergaven ............................................................................................... 136 6.6 Een taak bewerken ......................................................................................................... 137 6.7 Een taak maken vanuit Postvak IN .............................................................................. 138 6.7.1 E-mail importeren ........................................................................................................ 138 6.7.2 Een taak maken vanuit een e-mailbericht .................................................................... 138 6.8 Een taak maken vanuit een afspraak ........................................................................... 139 6.9 Een taak voltooien .......................................................................................................... 139 6.10 Een taak verwijderen ..................................................................................................... 140 6.11 Een terugkerende taak .................................................................................................. 140 6.11.1 Een terugkerende taak maken ...................................................................................... 140 6.11.2 Een terugkerende taak uitvoeren ................................................................................. 142 6.11.3 Een enkele taak uit een terukerende taak overslaan .................................................... 142 6.12 Een taak aan een collega toewijzen .............................................................................. 142 6.13 Oefeningen ...................................................................................................................... 146

7

DAT IS GENOTEERD ..................................................................... 149

7.1 Inleiding .......................................................................................................................... 149 7.2 Outlook Vandaag ........................................................................................................... 149 7.3 Een nieuwe notitie maken ............................................................................................. 150 7.4 Een notitie bewerken ..................................................................................................... 151 7.5 Opties .............................................................................................................................. 152 7.6 Eigenschappen van een notitie ...................................................................................... 152 7.6.1 Toekennen van een categorie ...................................................................................... 152 7.6.2 Toekennen van contactpersonen .................................................................................. 152 7.7 Andere weergaven.......................................................................................................... 153 7.7.1 Importeren van enkele notities .................................................................................... 153 7.7.2 Andere weergaven ....................................................................................................... 153 7.7.3 Leesvenster .................................................................................................................. 154 7.7.4 Andere pictogrammen ................................................................................................. 154 7.8 Mappen en snelkoppelingen creëren en verwijderen.................................................. 154 7.8.1 Een nieuwe map maken ............................................................................................... 154 7.8.2 Een map verwijderen ................................................................................................... 155 7.9 Oefeningen ...................................................................................................................... 155

6 – Outlook 2007

8

MICROSOFT EXCHANGE…........................................................... 157

8.1 Inleiding .......................................................................................................................... 157 8.2 Installatie van Outlook in combinatie met Exchange ................................................. 157 8.3 Adresboek ....................................................................................................................... 162 8.4 Agenda delen .................................................................................................................. 163 8.4.1 Enkele items ingeven ................................................................................................... 163 8.4.2 Mijn agenda delen ....................................................................................................... 163 8.4.3 Machtigingen instellen ................................................................................................ 165 8.4.4 Een gedeelde agenda opnemen .................................................................................... 166 8.4.5 Een gedeelde agenda openen ....................................................................................... 168 8.4.6 Een agenda niet langer meer delen .............................................................................. 170 8.5 Afwezigheidsassistent .................................................................................................... 170 8.6 Bericht intrekken… ....................................................................................................... 173 8.7 Vergaderingen plannen… ............................................................................................. 174 8.7.1 Beschikbaarheidsinformatie ter beschikking stellen .................................................... 174 8.7.2 Een vergaderverzoek formuleren ................................................................................. 175 8.8 Oefeningen ...................................................................................................................... 178

9

SPELEN OP VEILIG ........................................................................ 179

9.1 Inleiding .......................................................................................................................... 179 9.2 Beveiliging in Outlook ................................................................................................... 179 9.2.1 Virussen ....................................................................................................................... 179 9.2.2 Microsoft en de strijd tegen… ..................................................................................... 179 9.2.3 Versturen van een Access-bestand .............................................................................. 180 9.2.4 Het bestand in een gecomprimeerd bestand opnemen ................................................. 181 9.2.5 Toch openen? .............................................................................................................. 181 9.3 Downloaden van externe webinhoud............................................................................ 181 9.4 Ongewenste e-mail ......................................................................................................... 182 9.5 Back-up ........................................................................................................................... 183 9.5.1 Inleiding ...................................................................................................................... 183 9.5.2 Back-up van het pst-bestand ........................................................................................ 184 9.5.3 Exporteren van de gegevens ........................................................................................ 184 9.6 Archiveren ...................................................................................................................... 186 9.6.1 Automatisch archiveren ............................................................................................... 186 9.6.2 Instellingen per map .................................................................................................... 187 9.6.3 Manueel archiveren ..................................................................................................... 189 9.6.4 Gearchiveerde items weergeven .................................................................................. 189 9.7 Postvak opruimen .......................................................................................................... 189 9.8 Wachtwoord instellen .................................................................................................... 191 9.9 Oefeningen ...................................................................................................................... 191

10

NOG EEN EXTRAATJE ............................................................... 193

10.1 Inleiding .......................................................................................................................... 193 10.2 Meerdere accounts instellen .......................................................................................... 193 10.2.1 Een tweede account instellen ....................................................................................... 193 10.2.2 Kiezen met welke account je een e-mailbericht verstuurt ........................................... 195 10.2.3 Een Hotmail- of Windows Live Mail-account instellen? ............................................ 196 10.2.4 Een account verwijderen ............................................................................................. 196 10.3 Een ander Outlookbestand openen .............................................................................. 196 10.4 Een gegevensbestand creëren ........................................................................................ 196 10.5 Bijkomende opties… ...................................................................................................... 198 10.5.1 E-mailinstellingen voor Verzenden/ontvangen ........................................................... 198 10.5.2 E-mailindeling – Briefpapier en lettertypen ................................................................ 199 10.6 En is het dat? .................................................................................................................. 201 10.7 Oefeningen ...................................................................................................................... 201

APPENDIX A OUTLOOK CONFIGUREREN ........................................ 203 TREFWOORDENREGISTER ................................................................. 217 Inhoudsopgave - 7