3 OFFICE 2007 EXCEL. Roger Frans. campinia media vzw

t m e cd

OFFICE 2007 -rom

1/

3

EXCEL Roger Frans

®

campinia media vzw

Frans, Roger – Excel 2007 1/3 / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2007; 202 p; index; 25 cm; gelijmd. ISBN: 97890356.1219.8; NUGI 854; UDC 681.3.06 Wettelijk depot België: D/2007/3941/10 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B – 2440 – GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/59 09 59 Fax: (+32) 014/59 03 44 e-Mail: URL: <www.campiniamedia.be> Copyright 2007:

No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Inleiding Excel 2007 1/3 geeft je een inleiding tot het programma Excel 2007 van de firma Microsoft. Het maakt deel uit van de bundel Microsoft Office 2007 waarin onder andere ook het tekstverwerkingspakket Word en het presentatiepakket PowerPoint zitten. Excel is een rekenblad of spreadsheet. Het biedt bovendien de mogelijkheid om deze gegevens grafisch voor te stellen. Ook heeft Excel een aantal mogelijkheden voor wat betreft gegevensbanken. De cursus geeft een inleiding tot Excel 2007. Hij wil je leren werken met Excel en is dus geen manual maar een leerboek. Meer nog, het is een doe-boek. Er wordt vanuit gegaan dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit en dat je de opdrachten uitprobeert. In de verschillende hoofdstukken wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere concrete voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden worden de opdrachten van Excel uitgelegd. Bij elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Het is meer dan wenselijk dat je deze oefeningen maakt. Je oefent de technieken in die je aangeleerd hebt in de vorige hoofdstukken, maar bovendien komen in de oefeningen nog meerdere opdrachten en functies aan bod die nauw verband houden met de geziene opdrachten en functies. Om Excel echt te beheersen, is het maken van de oefeningen noodzakelijk. Neem er je tijd voor. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom staan een aantal voorbeeldbestanden die je nodig hebt om de cursus te kunnen doornemen. Je kunt de bestanden in de map Ex2007_1_Vbn best kopiëren naar de harde schijf, bij voorkeur onder de map Documenten. Op de cd-rom vind je ook een document met de naam Lees mij.docx. Dit bestand bevat „last minute‟ informatie m.b.t. de cursus en de inhoud van de cd-rom. Je kunt het document lezen door er op te dubbelklikken. Ik hoop dat deze cursus je vertrouwd mag maken met het programma Excel 2007. Opmerkingen zijn steeds welkom.

Roger Frans september 2007

Inleiding - 1

Afspraken We gaan van start... In de volgende hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Excel gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd.  Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen zijn vet gedrukt, namen van menukeuzen, knoppen, e.d. zijn schuin gedrukt. De verschillende opdrachten en/of menukeuzen zijn gescheiden door een schuine streep, bv. Tabel / Tabel invoegen. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ex2007_1_Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. Je kopieert de map best naar je harde schijf, bij voorkeur onder de map Documenten. De voorbeelden en oefeningen die je in deze cursus zelf uitwerkt, plaats je in een map met de naam Ex2007_1_Oef.

2 – Excel 2007 1/3

Inhoudsopgave INLEIDING ................................................................................................. 1 AFSPRAKEN ............................................................................................. 2 INHOUDSOPGAVE .................................................................................... 3 1

KENNISMAKING MET DE OMGEVING .............................................. 9

1.1 Inleiding .............................................................................................................................. 9 1.2 Een spreadsheet?................................................................................................................ 9 1.3 Excel 2007 starten ............................................................................................................ 11 1.3.1 Windows starten ............................................................................................................ 11 1.3.2 De Windows-omgeving ................................................................................................. 11 1.3.3 Excel starten .................................................................................................................. 12 1.4 Het beginscherm .............................................................................................................. 14 1.4.1 Werkblad of werkmap ................................................................................................... 14 1.4.2 Titelbalk ........................................................................................................................ 14 1.4.3 De Office-knop .............................................................................................................. 15 1.4.4 Het lint ........................................................................................................................... 16 1.4.5 Formulebalk................................................................................................................... 17 1.4.6 Statusbalk ...................................................................................................................... 18 1.4.7 Schuifbalken .................................................................................................................. 19 1.4.8 Snelmenu‟s .................................................................................................................... 19 1.4.9 De miniwerkbalk ........................................................................................................... 19 1.4.10 De werkbalk Snelle toegang .......................................................................................... 20 1.5 Een eerste werkmap maken ............................................................................................ 20 1.6 Een werkmap opslaan ..................................................................................................... 22 1.7 Een werkmap sluiten ....................................................................................................... 23 1.8 Een nieuwe werkmap maken .......................................................................................... 23 1.9 Een werkmap oproepen ................................................................................................... 25 1.9.1 De menukeuze Openen .................................................................................................. 25 1.9.2 Laatst bewerkte bestanden ............................................................................................. 25 1.10 Bewerken van een werkmap ........................................................................................... 26 1.10.1 Wijzigen van de inhoud van een cel .............................................................................. 26 1.10.2 Invoegmodus en overschrijfmodus ................................................................................ 26 1.10.3 Verschillende werkbladen ............................................................................................. 27 1.11 Opnieuw bewaren ............................................................................................................ 27 1.12 Verplaatsen binnen een werkmap .................................................................................. 27 1.12.1 Navigatietoetsen ............................................................................................................ 27 1.12.2 Muisbewerkingen .......................................................................................................... 28 1.12.3 Ga naar .......................................................................................................................... 28 1.12.4 M.b.v. het naamvak in de formulebalk .......................................................................... 29 1.13 Weergaven ........................................................................................................................ 29 1.14 Opties voor Excel ............................................................................................................. 31 1.14.1 Standaardlettertype ........................................................................................................ 31 1.14.2 Opties voor een nieuwe werkmap ................................................................................. 31 1.14.3 Gebruikersnaam............................................................................................................. 31 1.14.4 Werkmappen opslaan .................................................................................................... 31 1.15 De helpfunctie in Excel .................................................................................................... 32

Inhoudsopgave - 3

1.15.1 De helpfunctie opvragen................................................................................................ 32 1.15.2 Bladeren in Help van Excel ........................................................................................... 33 1.15.3 De inhoudsopgave weergeven ....................................................................................... 34 1.15.4 Zoekvak ......................................................................................................................... 36 1.15.5 Microsoft Office Online of niet… ................................................................................. 36 1.15.6 Andere knoppen in de werkbalk .................................................................................... 37 1.16 Excel afsluiten .................................................................................................................. 38 1.17 Terugblik .......................................................................................................................... 38 1.18 Oefeningen ........................................................................................................................ 38

2

EEN EERSTE ECHT WERKBLAD .................................................... 41

2.1 Inleiding ............................................................................................................................ 41 2.2 Het voorbeeld H02VB01.xlsx .......................................................................................... 41 2.3 Aanbrengen van tekst ...................................................................................................... 42 2.4 Bewerken van een cel ....................................................................................................... 43 2.4.1 Een andere waarde ingeven ........................................................................................... 43 2.4.2 De tekst aanpassen in de formulebalk ........................................................................... 43 2.4.3 De tekst aanpassen in de cel zelf ................................................................................... 43 2.5 Aanbrengen van getallen ................................................................................................. 43 2.6 Verbreden van een kolom ............................................................................................... 44 2.6.1 Verbreden van een kolom met de muis ......................................................................... 44 2.6.2 Verbreden van een kolom via het lint ............................................................................ 45 2.6.3 Verbreden van een kolom met een snelmenu ................................................................ 45 2.6.4 Automatisch verbreden van een kolom ......................................................................... 46 2.6.5 Standaardbreedte instellen ............................................................................................. 46 2.7 De rijhoogte aanpassen .................................................................................................... 46 2.8 Een rij of kolom invoegen................................................................................................ 46 2.8.1 Een enkele rij of kolom invoegen .................................................................................. 46 2.8.2 Meerdere rijen of kolommen invoegen .......................................................................... 47 2.9 Een rij of kolom verwijderen .......................................................................................... 47 2.10 Aanbrengen van formules ............................................................................................... 48 2.10.1 Een formule invoeren .................................................................................................... 48 2.10.2 Een formule opbouwen door de cellen aan te wijzen .................................................... 49 2.10.3 De knop Som ................................................................................................................. 49 2.10.4 Functies ......................................................................................................................... 50 2.10.5 Formulepalet .................................................................................................................. 50 2.11 Cellen kopiëren ................................................................................................................ 51 2.11.1 Kopiëren m.b.v. een knop in het lint ............................................................................. 51 2.11.2 Kopiëren door te slepen ................................................................................................. 51 2.11.3 Kopiëren en plakken ...................................................................................................... 51 2.12 Cellen verplaatsen ............................................................................................................ 52 2.13 Opmaak van getallen ....................................................................................................... 53 2.14 Uitlijning ........................................................................................................................... 54 2.15 Ongedaan maken ............................................................................................................. 55 2.16 Opnieuw ............................................................................................................................ 55 2.17 De Escape-toets ................................................................................................................ 55 2.18 Enkele bijkomende toetsencombinaties ......................................................................... 56 2.19 Het werkblad afdrukken ................................................................................................. 56 2.20 Fouten ............................................................................................................................... 59 2.20.1 ####### ......................................................................................................................... 59 2.20.2 #NAAM ......................................................................................................................... 59 2.20.3 #WAARDE ................................................................................................................... 60

4 – Excel 2007 1/3

2.20.4 #GETAL! ...................................................................................................................... 60 2.20.5 #DEEL/0! ...................................................................................................................... 60 2.21 Meerdere werkmappen openen ...................................................................................... 61 2.21.1 Kopiëren tussen werkbladen .......................................................................................... 61 2.21.2 Wisselen tussen documentvensters ................................................................................ 61 2.22 Terugblik .......................................................................................................................... 61 2.23 Oefeningen ........................................................................................................................ 62

3

ABSOLUTE EN RELATIEVE CELADRESSEN ................................ 67

3.1 Inleiding ............................................................................................................................ 67 3.2 Voorbeeld: Ingeschreven cursisten ................................................................................. 67 3.3 Absolute, gemengde, relatieve adressen ......................................................................... 68 3.4 Kopiëren naar aangrenzende cellen ............................................................................... 69 3.5 Opmaak van een cellenbereik ......................................................................................... 69 3.5.1 Categorieën .................................................................................................................... 70 3.5.2 Symbolen voor aangepaste getalnotaties ....................................................................... 72 3.5.3 Datum ............................................................................................................................ 75 3.5.4 Secties............................................................................................................................ 76 3.6 Getalnotaties in de groep Getal ....................................................................................... 77 3.7 Gemengde adressen ......................................................................................................... 77 3.8 Cellenbereiken opvullen met de vulgreep ...................................................................... 78 3.9 Meer over datums en tijd ................................................................................................ 79 3.9.1 Principe.......................................................................................................................... 79 3.9.2 Bij een datum een aantal dagen optellen ....................................................................... 80 3.9.3 Tijden optellen ............................................................................................................... 80 3.10 Een cel of cellenbereik benoemen ................................................................................... 80 3.10.1 Een cel of cellenbereik een naam geven ........................................................................ 80 3.10.2 Aanpassen van het cellenbereik van een bereik met naam ............................................ 81 3.11 Terugblik .......................................................................................................................... 83 3.12 Oefeningen ........................................................................................................................ 83

4

MEER FUNCTIES .............................................................................. 87

4.1 Inleiding ............................................................................................................................ 87 4.2 Body Mass Index .............................................................................................................. 87 4.3 Functie invoegen .............................................................................................................. 88 4.3.1 Het dialoogvenster Functie invoegen ............................................................................ 88 4.3.2 De functie TEKST.SAMENVOEGEN .......................................................................... 89 4.4 Functie ingeven ................................................................................................................ 91 4.4.1 De functie HOOFDLETTERS....................................................................................... 91 4.4.2 De functie AFRONDEN ................................................................................................ 91 4.5 De ALS-functie ................................................................................................................. 92 4.6 Samenvoegen en centreren .............................................................................................. 93 4.7 Lettertypes ........................................................................................................................ 93 4.7.1 Lettertypes ..................................................................................................................... 93 4.7.2 Een lettertype kiezen in Excel ....................................................................................... 94 4.7.3 Tekenstijl ....................................................................................................................... 95 4.7.4 Punten ............................................................................................................................ 95 4.7.5 Proportioneel en niet-proportioneel lettertype ............................................................... 95 4.7.6 Onderstrepen ................................................................................................................. 95 4.7.7 Kleur .............................................................................................................................. 95 4.7.8 Effecten ......................................................................................................................... 96 4.7.9 Opmerking ..................................................................................................................... 96

Inhoudsopgave - 5

4.8 Lettertype, tekengrootte, … in het lint ........................................................................... 96 4.9 Uitlijning ........................................................................................................................... 97 4.9.1 Horizontale uitlijning..................................................................................................... 98 4.9.2 Verticale uitlijning ......................................................................................................... 99 4.9.3 Stand .............................................................................................................................. 99 4.9.4 Terugloop ...................................................................................................................... 99 4.9.5 Tekst passend maken ..................................................................................................... 99 4.9.6 Cellen samenvoegen ...................................................................................................... 99 4.9.7 Tekstrichting .................................................................................................................. 99 4.9.8 Opdrachten in het lint .................................................................................................... 99 4.10 Randen ............................................................................................................................ 100 4.11 Vulling ............................................................................................................................. 101 4.12 Rasterlijnen verbergen .................................................................................................. 102 4.13 Cellenbereiken en opmaak… ........................................................................................ 102 4.13.1 Opmaak kopiëren/plakken ........................................................................................... 102 4.13.2 Verwijderen van gegevens in een cellenbereik............................................................ 103 4.13.3 Verwijderen van data en opmaak ................................................................................ 103 4.13.4 Verwijderen van data en opschuiven resterende data .................................................. 104 4.14 Terugblik ........................................................................................................................ 105 4.15 Oefeningen ...................................................................................................................... 105

5

IMPORTEREN EN EXPORTEREN ................................................. 109

5.1 Inleiding .......................................................................................................................... 109 5.2 Importeren uit een tekstbestand ................................................................................... 109 5.3 Tekst- en wiskundige functies ....................................................................................... 112 5.4 Weergeven en afdrukken van formules ....................................................................... 115 5.5 Importeren uit een Access-bestand .............................................................................. 116 5.6 Vastzetten van een titel .................................................................................................. 118 5.7 Pagina-instellingen ......................................................................................................... 119 5.7.1 Tabblad Pagina ............................................................................................................ 119 5.7.2 Tabblad marges ........................................................................................................... 120 5.7.3 Tabblad Koptekst/voettekst ......................................................................................... 121 5.7.4 Tabblad Blad ............................................................................................................... 123 5.7.5 Pagina-einden invoegen............................................................................................... 125 5.7.6 Pagina-einden weergeven en verplaatsen .................................................................... 126 5.7.7 Pagina-einden verwijderen .......................................................................................... 127 5.7.8 Afdrukbereik opgeven ................................................................................................. 128 5.8 Kop- en voetteksten in Pagina-indeling ....................................................................... 128 5.9 Opslaan als ..................................................................................................................... 128 5.9.1 Een werkblad opslaan in een andere versie ................................................................. 128 5.9.2 Een werkblad opslaan als een webpagina .................................................................... 129 5.9.3 Opslaan als tekstbestand .............................................................................................. 131 5.10 Terugblik ........................................................................................................................ 132 5.11 Oefeningen ...................................................................................................................... 132

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

VAN WERKBLADEN TOT WERKMAP .......................................... 137 Inleiding .......................................................................................................................... 137 Voorbeeld H06VB01.xlsx .............................................................................................. 137 Transponeren ................................................................................................................. 137 Getallen en formules ingeven ........................................................................................ 138 Tekst uitvullen ................................................................................................................ 140 Meerdere werkbladen in een werkmap ....................................................................... 140

6 – Excel 2007 1/3

6.7 Opslaan van de werkmap .............................................................................................. 142 6.8 Invoegen en verwijderen van een werkblad ................................................................ 142 6.9 Meerdere gebieden kopiëren ......................................................................................... 142 6.10 Berekeningen over meerdere tabbladen ...................................................................... 144 6.11 Namen van de tabbladen wijzigen ................................................................................ 147 6.12 Afdrukken van geselecteerde tabbladen ...................................................................... 147 6.12.1 Eén tabblad afdrukken ................................................................................................. 147 6.13 Werkbladen kopiëren, verplaatsen en verwijderen .................................................... 148 6.13.1 Werkblad kopiëren ...................................................................................................... 148 6.13.2 Werkblad verplaatsen .................................................................................................. 148 6.13.3 Werkblad verwijderen ................................................................................................. 148 6.14 Lineaire reeksen en groeireeksen ................................................................................. 148 6.14.1 Lineaire reeksen .......................................................................................................... 149 6.14.2 Lineaire reeks met trend .............................................................................................. 149 6.14.3 Groeireeksen ................................................................................................................ 150 6.14.4 Groeireeksen met trend ................................................................................................ 151 6.15 Terugblik ........................................................................................................................ 151 6.16 Oefeningen ...................................................................................................................... 152

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12

8

BEVEILIGEN VAN EEN WERKBLAD ............................................ 155 Inleiding .......................................................................................................................... 155 Beveiligen van een werkblad ......................................................................................... 155 Beveiligen van een werkmap ......................................................................................... 158 Een werkblad verbergen ............................................................................................... 159 Beveiligen tegen het openen… ...................................................................................... 159 Zoeken en vervangen ..................................................................................................... 161 Spellingcontrole .............................................................................................................. 162 AutoCorrectie ................................................................................................................. 164 Automatisch aanvullen .................................................................................................. 165 Eigenschappen van een werkmap ................................................................................. 166 Terugblik ........................................................................................................................ 168 Oefeningen ...................................................................................................................... 168

GRAFIEKEN .................................................................................... 169

8.1 Inleiding .......................................................................................................................... 169 8.2 Een grafiek invoegen ..................................................................................................... 169 8.3 Bewerken van een grafiek ............................................................................................. 171 8.3.1 De grafiek verplaatsen ................................................................................................. 171 8.3.2 De grafiek vergroten of verkleinen .............................................................................. 171 8.3.3 De grafiek verwijderen ................................................................................................ 171 8.3.4 Wijzigen van grafiektype ............................................................................................ 171 8.4 De grafiek opmaken ....................................................................................................... 172 8.4.1 Titel ............................................................................................................................. 172 8.4.2 Astitels ......................................................................................................................... 172 8.4.3 Legenda ....................................................................................................................... 173 8.4.4 Gegevenslabels ............................................................................................................ 173 8.4.5 Gegevenstabel ............................................................................................................. 173 8.4.6 Rasterlijnen .................................................................................................................. 174 8.5 Onderdelen van een grafiek bewerken ......................................................................... 174 8.5.1 Een grafiek activeren ................................................................................................... 174 8.5.2 De verschillende onderdelen leren kennen .................................................................. 175 8.5.3 Aanpassen van de titel van een grafiek ........................................................................ 175 8.5.4 Verplaatsen van een onderdeel .................................................................................... 175

Inhoudsopgave - 7

8.5.5 Bewerken van een onderdeel ....................................................................................... 176 8.5.6 Een selectie annuleren ................................................................................................. 176 8.6 Een cirkeldiagram.......................................................................................................... 177 8.6.1 Een segment uitlichten ................................................................................................ 179 8.6.2 Alle segmenten uitlichten ............................................................................................ 180 8.7 3D-weergave ................................................................................................................... 180 8.8 Grafiekstijl ...................................................................................................................... 181 8.9 Grafiek afdrukken ......................................................................................................... 182 8.10 Een tweede grafiek ......................................................................................................... 182 8.11 Wijzigen van de waarden .............................................................................................. 183 8.12 Rijen en kolommen omdraaien ..................................................................................... 184 8.13 Een wiskundige functie .................................................................................................. 185 8.13.1 Werkblad maken.......................................................................................................... 185 8.13.2 Grafiek van de wiskundige functie .............................................................................. 186 8.13.3 Schaal op de Y-as ........................................................................................................ 187 8.13.4 Punten op de functie .................................................................................................... 188 8.13.5 Kader Grafiekgebied verwijderen................................................................................ 188 8.14 De grafiek (als deel van het werkblad) afdrukken ...................................................... 188 8.15 Een grafiek exporteren .................................................................................................. 188 8.16 Terugblik ........................................................................................................................ 189 8.17 Oefeningen ...................................................................................................................... 190

TREFWOORDENREGISTER ................................................................. 195

8 – Excel 2007 1/3